Ведение первичной документации: Что такое первичная документация | Что относится к первичной документации — Контур.Бухгалтерия

Ведение первичной документации: Что такое первичная документация | Что относится к первичной документации — Контур.Бухгалтерия

Ведение первичной бухгалтерской документации: важные моменты

Ведение первичной бухгалтерской документации: важные моменты

Ведение первичной бухгалтерской документации: важные моменты

Начиная вести финансово-хозяйственную деятельность, многие предприниматели сталкиваются с вопросом составления первичной бухгалтерской документации. Что это за документы? И почему в процессе ведения бухгалтерии ему уделяется такое большое внимание? Ведение первичная бухгалтерская документация представляет собой документы, которые подтверждают факт заключения сделок, продаж и прочих хозяйственных операций.

Эти документы создаются непосредственно в момент совершения сделки, при этом очень важно соблюдать своевременность и последовательность операций при ее оформлении. Таким образом, первичная документация – это документы, на которых строится вся бухгалтерская отчетность. Поэтому ведение первичной бухгалтерской документации – это процесс, которым должен заниматься профессиональный специалист.

ПЕРЕЧЕНЬ ОСНОВНЫХ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

• Договор – основополагающий документ, который регламентирует права, обязанности сторон сделки.
• Банковские и кассовые документы, которые фиксируют движение денежных средств предприятия.
• Приходно-расходная накладная – документ, с помощью которого фиксируется передвижение товаров.
• Счет-фактура – документ, который является подтверждением факта выполнения услуги или принятия товара. Этот документ заполняется заказчиком и необходим для учета НДС.
• Акт выполненных работ – документ, который подтверждает соответствие предоставленных услуг тем условиям, которые определены в договоре.
• Авансовый отчет – документ, который подтверждает расходование аванса.

Следует отметить, что требования к ведению первички в бухгалетрии регулярно меняются, поэтому этот процесс очень важно доверять исключительно профессионалам.

Если у Вас в силу каких-либо причин нет возможности взять на работу квалифицированного бухгалтера, то лучше – воспользоваться аутсорсинговыми услугами. Ведь этот процесс по праву можно считать фундаментом учетной деятельности.

Ведение бухгалтерии от профессионалов компании «Правовед»

Доверив ведение первичной бухгалтерской документации специалистам «Правовед», Вы приобретете массу преимуществ, среди которых можно выделить:

• профессиональный подход к делу
• своевременное выполнение работ
• возможность сэкономить время и деньги (ведь выполнение работ нашими специалистами обходится намного дешевле, чем содержание в штате специалиста)
• гарантию полной конфиденциальности
• гибкие условия сотрудничества.

Ведение первичной бухгалтерской документации и учетной деятельности специалисты компании «Правовед» осуществляют в строго соответствии с действующими нормами и требованиями, поэтому все наши клиенты могут быть уверены, что сотрудничество с нами – это шаг к успеху. Ведение первичной бухгалтерской документации: важные моменты.

Оформление первичных бухгалтерских документов: требования и правила

Содержание
Требования к оформлению первичных документов бухгалтерского учета Закрепите первичные документы в учетной политике и оформите право подписи Первичные документы можно оформлять в электронном виде Позаботьтесь об электронном архиве первичных документов Не используйте факсимиле Не повторяйте чужих ошибок

Первичные документы – основа основ бухгалтерского и налогового учета любого предприятия. По информации из этих документов делают проводки, составляют регистры бухучета, считают налоги и т.д.

Купили или продали товар, получили или оказали услугу, выдали деньги из кассы, возместили кому-то расходы, списали материалы, выдали зарплату – на все должен быть документ: акт, накладная, приходный или расходный ордер, авансовый отчет, платежное поручение и т.д. Его оформляют в момент операции или сразу после ее завершения.

Если документ не оформят или оформят неправильно, это выльется в проблемы. Налоговики будут снимать расходы, доначислять налоги, оспаривать реальность сделки, а в судах при спорах с налоговой и контрагентами без правильно оформленных документов фирма обречена на проигрыш.

Все, что нужно знать об оформлении первичных документов в бухгалтерском учете, содержит статья 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011г. Расскажем об этом подробнее.

С 1 января 2013 года организации получили право не использовать унифицированные формы «первички», а разрабатывать их самостоятельно. Но большинству предприятий возможность изобретать велосипед не нужна. В разработанных Госкомстатом документах, которые когда-то были обязательными, есть все необходимое, поэтому проще взять унифицированную форму, и, если нужно, доработать ее под себя.

При заполнении первичных бухгалтерских документов следите, чтобы в них были обязательные реквизиты:

1. Наименование документа (акт, накладная, ведомость и т.д.).
2. Дата документа.
3. Наименование экономического субъекта (Ф.И.О предпринимателя или название фирмы с указанием организационно-правовой формы).
4. Содержание операции.
5. Натуральное и/или денежное измерение операции с указанием единиц измерения (рубли, штуки, упаковки, килограммы и т.д.).
6. Должности, Ф.И.О и подписи совершивших сделку и/или ответственных за ее оформление.

Важно!

Эти данные должны быть в любом первичном документе, даже если фирма не пользуется унифицированными.

Но не все документы можно разрабатывать самостоятельно.

• Для учета кассовых операций нужно применять документы, которые закреплены в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Например, приходный кассовый ордер (КО-1), расходный кассовый ордер (КО-2), кассовая книга (КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5).
• Для учета и оплаты труда – в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Например, расчетно-платежная ведомость (Т-49), платежная ведомость (Т-53).
• Для учета услуг по перевозке грузов применяют транспортную накладную из Постановления Правительства от 30.12.2011 № 1208.

В других сферах деятельности тоже могут быть обязательные документы.

Все бланки, которые применяют в организации, нужно включить в учетную политику.

Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.

Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.

Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.

Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.

Подробнее

Такая возможность закреплена в п. 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ.

Электронный документ должен быть подписан электронной подписью, но какой именно – закон не уточняет. Дублировать документ в бумажном виде необязательно, если только это не предусмотрено договором или законом РФ.

Правильно оформленные документы, заверенные электронной подписью, можно принимать к учету. В законе о бухучете вид подписи не указан, но Минфин считает, что электронный документ будет равен по юридической силе бумажному с «живой» подписью, если будет подписан электронной квалифицированной подписью (письмо Минфина РФ от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248).

Одного вашего желания выставлять документы в электронном виде недостаточно. У вашей компании должна быть взаимная договоренность с контрагентами об электронном документообороте.

Возможность составлять и принимать документы в электронном виде и принимать их к учету нужно прописать в учетной политике.

Даже если у вас в ходу только бумажные документы, рекомендуем создать электронный архив отсканированных документов. В этом случаев в любой момент можно будет найти нужный документ и не придется копаться в кипах бумаг.

В 1С-WiseAdvice пошли дальше – разработали и запатентовали уникальную технологию обработки первичных документов «Процессинг» и доработали под нее программу 1С. Как это работает.

Бумажные экземпляры «первички» сразу передаются в отдел Делопроизводителей, сотрудники которого:

1. Сканируют все оригиналы «первички». Электронные копии размещаются на сервере в клиентских папках, после чего происходит их загрузка в учетную систему.
2. Подшивают бумажные оригиналы в папки-регистраторы. По мере наполнения каждая папка опечатывается и возвращается клиенту либо передается на хранение в архивную компанию.

Бухгалтеры получают автоматическое оповещение о необходимости обработать новый документ. После чего:

1. Определяют вид документа, принадлежность к конкретной сделке, устанавливают взаимосвязи с другими документами по этой сделке.
2. Проверяют качество документов по специальному чек-листу на соответствие требованиям ФНС (чтобы на проверках инспекторы приняли эти документы и не доначислили НДС и налог на прибыль).
3. При наличии в системе дубля или более ранней версии документа происходит замена на актуальную версию, чтобы предотвратить ошибки в учете.

Главные бухгалтеры в свою очередь:

1. Ведут учет на основании загруженной в учетную систему «первички».
2. Правильно рассчитывают налоги (без недоимок и переплат).
3. На основе корректного учета составляют отчетность, которую не приходится исправлять подачей уточненных деклараций.

Порядок оформления первичных бухгалтерских документов допускает только собственноручную или электронную подпись. Других вариантов в законе о бухучете нет.

Минфин не признает документы, подписанные факсимиле, и неоднократно говорил об этом (см. письма от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). Поэтому для того чтобы не было проблем с вычетами по НДС и налогу на прибыль, позаботьтесь о том, чтобы на «первичке» стояли либо собственноручная, либо электронная подписи.

О том, что «первичка» не в порядке, чаще всего задумываются только когда пришла налоговая проверка, и бывает уже поздно. Вот на чем чаще всего «попадаются» организации во время проверки:

1. Провели операцию по неправильному документу, а после получения правильного правки в учете не сделали.
2. Не проводили инвентаризацию первичных документов, и во время проверки возникла неразбериха.
3. Не соблюдали правила оформления первичных бухгалтерских документов: не было обязательных реквизитов, подписи ответственных, были ошибки в значимых полях и т.д.
4. Отправили контрагенту документ на переделку и забыли об этом.
5. Потеряли документы.

1С-WiseAdvice позаботится о том, чтобы каждый документ был на месте, правильно оформлен и не вызывал вопросов.

Услуга «Процессинг» входит в комплексное бухгалтерское обслуживание клиентов

Преимущества, связанные с использованием уникальной технологии обработки «первички» в 1C-WiseAdvice:

1. Прозрачность процесса обработки «первички»: документы собираются равномерно в течение отчетного квартала, мы можем восстановить историю движения каждого документа от момента передачи нам в офис до его отражения в учете.
2. Многоуровневый контроль: своевременность и качество обработки «первички», ведения учета и подготовки отчетности контролируются кураторами-аудиторами и средствами электронной автоматизации.
3. Сохранность бумажных архивов: команда бухгалтеров работает только с электронными копиями вашей «первички», а бумажные оригиналы не покидают пределов одного помещения, не теряются и тщательно архивируются.
4. Электронный архив: позволяет за несколько секунд найти в 1С необходимый документ и его распечатать, что является неоспоримым преимуществом при взаимодействии с ИФНС.
5. Оперативные и достоверные данные: в системе всегда актуальная информация для формирования отчетности в налоговую и для принятия управленческих решений.
6. Снижение налоговых рисков: мы гарантируем, что каждая цифра в подготовленной нами отчетности подтверждена документально, что минимизирует риск претензий на налоговых проверках.

Передайте ведение бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, и вы сможете быть уверены в том, что с «первичкой» у вас полный порядок.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Ведение технической документации | Программное обеспечение MadCap

Первым ключом к поддержке технической документации является планирование и проектирование технического обслуживания с самого начала. Второй ключ — взять на себя обязательства по обслуживанию. В этой статье блога консультант MadCap Flare Нита Бек предлагает передовые методы разработки проектов Flare, обеспечивающих простоту обслуживания. Среди идей, которые она исследует:

• дизайн-планирование;
• разработка хорошей структуры папок и соглашений об именах;
• создание шаблонов тем и «стартовых» сниппетов;
• добавление авторских комментариев к вашему контенту, таблицам стилей и другим файлам проекта;
• поддерживать порядок в проекте;
• и руководство для авторов.

Ох, какие истории я могу рассказать о ведении документации

Будучи консультантом MadCap Flare более 15 лет, я видел множество проектов Flare. Многие из них хорошо структурированы, и их легко освоить. Они вызывают у меня улыбку. Другие, не очень. Много раз я ломал себе голову, пытаясь понять, какие файлы в проекте Flare являются фактическими источниками, которые нужно поддерживать, а какие файлы, говоря прямо, мусором.

Я видел проекты, изобилующие целевыми объектами, оглавлениями, темами, изображениями и другими файлами контента, которые оказались всего лишь остатками импорта из устаревших инструментов или, что еще хуже, чисто экспериментальными.

Зачем беспокоиться об обслуживании технической документации?

На мой взгляд, цифровые файлы, которые создает технический писатель, являются корпоративными активами , столь же важными, как и физические активы, хранящиеся на складе или используемые на заводе. Эти файлы стоят денег. Они имеют ценность. Они заслуживают заботы. Вот почему ведение технической документации должно быть требованием бизнес-процесса для каждой организации.

» Технические писатели обязаны обеспечить наилучшее управление цифровыми активами, которые они изобретают. »

Для кого мы обычно разрабатываем техническую документацию?

Технические писатели проектируют и разрабатывают документацию в первую очередь для конечных пользователей. Мы рассматриваем, как оформляется документация МСП и как она организована. Мы стремимся разработать методы навигации, которые легко понятны и доступны. Мы разрабатываем таблицы стилей и элементы скина, которые поддерживают отзывчивость, чтобы конечные пользователи могли использовать любое устройство. Мы также учитываем локализацию и поэтому стремимся писать контент таким образом, чтобы его было легко перевести. Для справочных систем программных приложений нам может потребоваться согласование с нашими разработчиками для поддержки контекстно-зависимого доступа к содержимому.

Посмотрим. Конечные пользователи: ✓ Маркетинг (хранители бренда): ✓ Переводчики: ✓ Разработчики: ✓ Кого-то не хватает…

Ах! Мы забыли очень важную составляющую — наше настоящее и будущее — и очень важную цель дизайна — простоту обслуживания .

Стратегии проектирования для обслуживания

Ниже приведены мои рекомендации по проектированию (и разработке) проектов Flare, которые: будущее

Простота расширения – например, для получения новых результатов, которые изначально не предполагались.

Убери за собой.

Записывайте.

Будьте добры к авторам, которые следуют за вами.

Передовой опыт №1: Анализ и планирование

Когда я начинаю анализировать и планировать новый проект технической документации на основе Flare, я сосредотачиваюсь на:

• Архитектура проекта, особенно структуры папок.
• Соглашения и правила, особенно использование того, что я называю зарезервированными сокращениями для использования в именах папок и файлов.
• Текущие и будущие потребности, особенно для публикации результатов и локализации.
• Рабочие процессы обслуживания, проверки и контроля версий.

Я предпочитаю думать визуально, когда анализирую и планирую. Моя любимая техника — это использование ментальных карт или других визуализаций структур папок и связей. Я также могу начать думать о таких вещах, как соглашения об именах.

Иногда я использую диаграммы плавательных дорожек, чтобы визуализировать рабочие процессы документации или отношения между проектами.

Для большинства проектов все размышления, которые я делаю на этапе анализа и планирования, завершаются формальным планом проектирования. Большинство моих клиентов предпочитают, чтобы это было написано в Word или Google Docs.

Лучшая практика №2: Поддерживайте порядок в проекте

Как только я начинаю процесс документирования во Flare, я делаю привычкой:

• Усердно следовать запланированным соглашениям об именах и структуре папок.
• Имейте место для всего и ставьте каждую вещь на свое место.
• Постоянно убираю за собой.

Начнем с соглашений об именах.

Сделайте их понятными!

Однажды я консультировал команду Flare, чьи файлы темы были названы так, как показано внизу слева. Для авторов, которые годами работали с контентом, эти имена файлов для существующей документации имели смысл. Писателям, новичкам в команде, имена файлов были непонятны. Они лишь намекали, к какой главе относятся темы и в каком порядке. Я посоветовал переименовать файлы, показанные справа, чтобы они были более информативными, чтобы их формулировка соответствовала их первым заголовкам.

Непонятные имена файлов	Информативное имя файла
1-1-1.htm	цель этого заказа. htm
1-1-2.htm	аудитория.htm
1-1-3.htm	, где найти этот заказ.htm
1-1-4.htm	what-this-order-cancels.htm

Эта старая поговорка: место для всего…

… и все на своем месте (и правильно названо). Я советую клиентам не хранить файлы контента непосредственно в своей «родительской» папке. Например, я не помещаю все файлы тем непосредственно в папку «Темы». По мере роста проекта список файлов может стать очень длинным. Вместо этого я советую использовать подпапки для организации файлов темы, но не слишком глубоко. Работать со слишком глубокой структурой папок может быть так же сложно, как и со слишком мелкой.

Для моего самого продолжительного проекта, продолжающегося 11 лет, из которого создается онлайн-справка, мы систематизируем темы по типам тем:

• Содержание
  • …
  • Темы 9004 9003
    205
    • con-about-abc.htm
    • con-about-xyx.htm
  • FAQs
    • faq-how-do-i-90.htm 902ht-i-abc.htm 013 часто задаваемые вопросы почему -это-произошло-в-xyz.htm
  • Лендинг
  • Ссылка
  • Задачи
7 7 90 вывод и PDF-файлы, мы систематизируем по документам и, в том числе, по главам:
• Содержание
  • …
  • SysArch
    • about
      • about-sysarch 16
      • подтверждения-sysarch.htm
    • введение
      • _ch-intro.htm
      • программирование-модель.htm
      • ключевые слова
    • детали
    • память

Недавно я унаследовал проект, в котором каждая отдельная тема была вложена в свою собственную подпапку вместе со связанными изображениями. Как я и ожидал, с этой структурой папок было сложно работать, что привело к потере драгоценного времени, необходимого команде авторов для внесения изменений. В будущем мы пересмотрим структуру папок (не говоря уже об именах файлов) с учетом простоты поиска.

А как насчет уборки за собой?

Однажды меня наняли, чтобы дать клиенту рекомендации по оптимизации очень большого проекта Flare. То, что несколько лет назад было большой коллекцией проектов RoboHelp, теперь превратилось в один грандиозный проект Flare. По мере роста проекта авторы обнаружили, что производительность Flare страдала, иногда сильно. Команда авторов все больше разочаровывалась в процессе разработки.

Родственный: Как написать эффективную техническую документацию с помощью MadCap Flare

Я провел целую неделю, анализируя проект, чтобы определить его состояние и предложить рекомендации по исправлению. Среди обломков проекта я нашел:

• Тысячи отслеженных изменений — за много лет — которые никогда не принимались и не отвергались.
• Файлы-дубликаты, появившиеся во время последовательных проходов импорта, включая 35 экземпляров одного и того же изображения логотипа и множество таблиц стилей и файлов скинов, большинство из которых не используются.
• Экспериментальные мишени, оглавления, таблицы стилей и другие файлы, которые автор изобрел, изучая программное обеспечение для технического письма Flare, а затем оставил на месте.
• Папки, содержащие сотни файлов изображений для предыдущих выпусков продуктов, ни один из которых больше не нужен.
• Сотни неиспользуемых тем, которые клиент объявил устаревшими, но боялся выбросить за борт.
• Сотни целей, глубоко вложенных в подпапки и больше не используемых.
• Сотни битых ссылок и битых закладок, с которыми так и не разобрались.
• И еще…

После того, как клиент привел проект в порядок, авторская команда могла работать гораздо комфортнее и эффективнее.

Подводя итог, имейте место для всего и ставьте все правильно названное на свои места. И избавьтесь от старых, заплесневелых, устаревших файлов, отнимающих драгоценные ресурсы.

Передовой опыт № 3: Сделайте «виджеты» простыми в использовании

Я использую термин виджет здесь вольно, но он похож на шаблон .

Мне нравится изобретать вещи, которые авторы могут использовать, чтобы начать создавать новый контент. Мои любимые виджеты — это шаблоны файлов, начальные фрагменты и автоматические предложения, основанные на текстовых фразах, фрагментах и ​​переменных.

Шаблоны файлов

Я стараюсь предвидеть типы файлов, которые авторы будут часто изобретать или захотят «предварительно подготовить» в процессе разработки контента. К ним могут относиться:

• Шаблоны тем, например, для справочных тем или тем задач, с заполнителем и руководством автора.
• Шаблоны TOC с элементами-заполнителями TOC.
• Целевые шаблоны с уже установленными определенными параметрами.
• Импорт шаблонов файлов с уже заданными правилами импорта.

Обычно я храню эти элементы прямо в проекте Flare, рядом с однотипными файлами. Авторы могут копировать и вставлять их, переименовывать, а затем приступать к созданию своего контента. Кроме того, их можно хранить в папке MyFolders или в качестве внешнего ресурса в общей папке при работе с документацией.

Начальные фрагменты

Мне нравится создавать то, что я называю начальными фрагментами (а некоторые называют исходных фрагментов ). Эти файлы содержат предварительно отформатированное и (иногда) предварительно заполненное содержимое. Автор может вставить начальный фрагмент в тему, преобразовать его в текст, а затем быстро приступить к редактированию содержимого.

Автопредложения

Я советую клиентам включать Автопредложения, в том числе для сниппетов. Когда автор вводит символы в тему или фрагмент, Flare предлагает одну или несколько совпадающих текстовых строк, найденных в переменных, фрагментах и ​​списках автоподсказок (по сути, списках «плоских» текстовых строк). Автор может выбрать из предложенных и уйти.

Передовой опыт № 4: документируйте проект

Будьте добры к своим нынешним и будущим специалистам по техническому письму и Пишите. Вещи. Вниз . Пожалуйста…

Вот несколько идей для ведения проектной документации, от самых простых до самых сложных:

Добавляйте комментарии по ходу дела

Во Flare есть много мест, где вы найдете поле комментария, например, при создании CSS-стили или переменные. Потратьте несколько минут, чтобы добавить комментарий о цели вещи, которую вы изобрели. Вы поблагодарите себя позже.

Включить тему ReadMe для авторов

Во многие проекты, которые я разработал, я включил тему ReadMe для авторов, которая охватывает основные моменты проекта. Например, для упомянутого ранее 11-летнего проекта ReadMe охватывает такие темы, как:

• Программные продукты, поддерживаемые проектом.
• Цели, которые он производит.
• Структура Content Explorer.
• Типы тем, которых мы придерживаемся (концепция, ссылка, задача и т. д.).
• Ссылки на локальный индекс.
• Глобальные и локальные переменные.

Расширяйтесь и изобретайте темы Справочника авторов, оглавление и целевые права в проекте

Для некоторых проектов мои клиенты и я идем немного дальше минимального авторского ReadMe. Мы составляем обширный набор тематических файлов, охватывающих различные темы обслуживания, собирая эти знания по ходу дела. Например, в новом проекте, из которого мы скоро будем публиковать вывод Flare в Zendesk, мы уже задокументировали процессы Zendesk прямо в проекте.

Отдельный проект «Справочник автора»

Самый полный метод документирования проектов и практик Flare — создать отдельный проект «Справочник автора» (который некоторые, в том числе авторы MadCap Software, называют Библией документации). Проект должен следовать тем же соглашениям, что и производственные проекты — те же структуры папок, соглашения об именах, таблицы стилей и т. д.

Этот автономный проект может стать настолько всеобъемлющим, насколько вы захотите. Один клиент, для которого я воздвиг каркас проекта справочника, планирует задокументировать общие для всего отдела рекомендации по стилю написания, методы управления исходным кодом, управление изображениями, практику локализации и руководство по использованию инструментов, используемых «вокруг» Flare.

Отдельный проект «Справочник авторов», предназначенный только для внутреннего использования, предлагает прекрасную возможность для адаптации нового члена авторской группы. С помощью этой внутренней документации они могут быстро ознакомиться с соглашениями команды.

Один из моих клиентов, который называет свой справочник Авторской библиотекой, создает систему боковой навигации HTML5, размещенную на MadCap Central. Несколько групп разработчиков Flare, распределенных по компании, могут легко получить доступ к этому онлайн-ресурсу.

Альтернативы документированию проекта Flare с помощью самого Flare

Некоторые клиенты документировали свои проекты Flare с помощью таких инструментов, как Confluence, SharePoint или общей записной книжки OneNote.

Ранее я упоминал о написании проектного документа в Word или Google Docs, чтобы зафиксировать анализ и планирование перед созданием проекта Flare. Обычно я расширяю этот документ, чтобы он стал руководством по обслуживанию.

Parting Wisdom

Все ваши планы и проекты, направленные на простоту обслуживания проекта Flare, будут напрасными, если вы не обязуетесь следовать надежной технологической документации. Периодически устраивайте генеральную уборку в своих проектах. Проверьте наличие неиспользуемых файлов. Избавьтесь от устаревших и экспериментальных файлов. Самое главное, подумайте о том, как стать лучшим техническим писателем, и создайте руководство, которое понадобится вашим будущим техническим писателям.

Проектная документация: 15 основных документов

Лидерство, управление проектами 101

Руководитель проекта

Джейсон Уэстленд | 5 августа 2022 г.

Содержание

• Что такое проектная документация?
• Документация проекта по фазам проекта
• 15 основных проектных документов
• Что стоит документировать?
• Рекомендации по проектной документации
• Как ProjectManager помогает с проектной документацией

Руководители проектов осознают важность проектной документации. Документы проекта должны быть точными и постоянно обновляться, чтобы соответствовать проекту. Создание проектной документации и управление ею на протяжении всего жизненного цикла проекта имеет решающее значение для успеха проекта, но с чего начать?

Это руководство определяет, что такое проектная документация и почему она важна, а также перечисляет 15 основных проектных документов, которые вы всегда должны создавать для планирования и выполнения своих проектов.

Что такое проектная документация?

Термин проектная документация относится к документам по управлению проектом, которые создаются на протяжении всего жизненного цикла проекта. Эти документы, такие как план проекта, график проекта или бюджет проекта, определяют действия, процедуры и рекомендации, которым должна следовать команда проекта.

Проектная документация имеет несколько целей, таких как планирование проекта, управление затратами или управление рисками. Кроме того, существуют определенные проектные документы, которые должны быть созданы на определенном этапе проекта, поскольку они закладывают основу для следующего шага. Например, план управления проектом должен быть создан до начала фазы выполнения проекта.

Программное обеспечение для управления проектами

может помочь вам систематизировать и обмениваться информацией, которая имеет решающее значение для успеха вашего проекта. ProjectManager — это программное обеспечение для управления работой, которое имеет неограниченное хранилище файлов и позволяет легко обмениваться документацией по продукту с вашей командой и заинтересованными сторонами. Все его многочисленные представления проекта используют один источник информации, чтобы держать всех на одной странице. Начните бесплатно.

ProjectManager имеет представление списка с неограниченным хранилищем файлов, чтобы упростить документацию по проекту. Узнать больше

Давайте посмотрим, какие документы проекта должны создаваться на каждом этапе проекта.

Проектная документация по фазам проекта

Проекты различаются по размеру и сложности, и некоторые из них требуют более полной проектной документации, чем другие. Вот обзор некоторых документов проекта, которые обычно создаются на протяжении всего жизненного цикла проекта.

• Инициирование проекта: Устав проекта, краткое изложение проекта, экономическое обоснование, повестка дня стартового собрания проекта
• Планирование проекта: План управления проектом, структурная структура работ, бюджет проекта, график проекта, план управления изменениями, план управления содержанием, план управления рисками
• Выполнение проекта: Отчет о состоянии проекта, шаблон извлеченных уроков, расписания, запросы на изменение, заказы на изменение
• Мониторинг и контроль проекта: Отчет о состоянии проекта, шаблон извлеченных уроков, табели учета рабочего времени
• Закрытие проекта: Образец закрытия проекта, список недостатков

Теперь, когда у вас есть представление о правильной проектной документации для каждой фазы жизненного цикла вашего проекта, давайте углубимся в некоторые важные документы по управлению проектом.

15 основных проектных документов для включения в проектную документацию

Вот краткое описание важных документов проекта и соответствующий шаблон управления проектом для каждого из них. Не забудьте проверить нашу библиотеку бесплатных шаблонов управления проектами , где вы найдете десятки шаблонов для создания документации по проекту.

1. План проекта

План проекта является наиболее полным из всех документов по управлению проектом, поскольку в нем собраны документы проекта, созданные на этапе планирования проекта. Например, ваш план проекта должен включать бюджет проекта и график проекта.

Бесплатный шаблон плана проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

2. Устав проекта

Устав проекта пишется на этапе инициации проекта и закладывает основу для плана проекта. Руководители проектов используют уставы проектов, чтобы предоставить заинтересованным сторонам, спонсорам и клиентам краткий обзор проекта.

Бесплатный шаблон плана проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

3. Экономическое обоснование

Как и устав проекта, экономическое обоснование — это документ, который создается на этапе инициации, чтобы убедить участников проекта в ценности проекта, объясняя потенциальные выгоды, которые он может принести их организации.

Бесплатный шаблон бизнес-кейса ProjectManager. Скачать сейчас

4. График проекта

На базовом уровне расписание проекта определяет график выполнения всех задач проекта. Он также может включать более подробную информацию, такую ​​как ресурсы, необходимые для каждой задачи, кто за нее отвечает, резерв или резерв вашего проекта и критический путь. Диаграмма Ганта ProjectManager — идеальный инструмент для создания подробного расписания проекта.

Диаграмма Ганта ProjectManager помогает планировать задачи, зависимости, ресурсы и многое другое. Попробуйте бесплатно.

5. Реестр рисков

Этот документ позволяет зарегистрировать все потенциальные риски проекта и включает краткое описание их потенциального воздействия и вероятности. Реестр рисков является важным проектным документом, поскольку он предоставляет важную информацию для вашего плана управления рисками, который содержит все документы, стратегии и рекомендации по управлению рисками.

Бесплатный шаблон отслеживания рисков ProjectManager. Скачать сейчас

6. Заявление о сфере применения

Заявление о содержании определяет действия, которые будут выполнены для завершения проекта. Он используется менеджерами проектов, чтобы сообщить заинтересованным сторонам, что будет сделано, а что нет, чтобы ожидания были ясны с самого начала. Это часть плана управления содержанием, всеобъемлющего документа, в котором объясняются процедуры и рекомендации, относящиеся к содержанию проекта.

Бесплатный шаблон содержания проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

7. Бюджет проекта

Бюджет проекта является важным документом управления проектом. Чтобы создать его, вам необходимо оценить затраты на проект, включая рабочую силу, материалы, оборудование и все, что необходимо для выполнения проекта.

Бесплатный шаблон бюджета проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

8. План коммуникаций проекта

План коммуникации устанавливает все принципы коммуникации между членами команды и заинтересованными сторонами проекта. Он определяет используемые каналы коммуникации, график коммуникации, роли и обязанности среди других деталей, чтобы упростить процесс коммуникации на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Бесплатный шаблон плана коммуникации ProjectManager. Загрузить сейчас

9. Отчет о состоянии проекта

Отчеты о состоянии проекта — обязательный инструмент управления проектами, поскольку они позволяют вам проверять состояние вашего проекта в любой момент времени и обмениваться данными с заинтересованными сторонами, чтобы поддерживать их в актуальном состоянии. Отчеты о состоянии являются краткими и содержат только наиболее важную информацию.

Бесплатный шаблон отчета о состоянии ProjectManager. Загрузить сейчас

10. Шаблон закрытия проекта

Всегда необходимо создавать проектную документацию в конце этапа закрытия проекта. Это связано с тем, что руководителям проектов необходимо закрывать контракты, создавать документ «извлеченные уроки» и получать официальное одобрение заинтересованных сторон среди других важных задач. Все это должно быть задокументировано, чтобы ничего не провалилось.

Бесплатный шаблон закрытия проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

11. Шаблон проектного предложения

Предложение по проекту — это документ управления проектом, в котором содержится краткий обзор ключевых областей проекта. Его основная цель — убедить потенциальных заинтересованных лиц в ценности проекта на этапе инициации. Это должен быть убедительный документ, в котором выделяются основные преимущества, цели и требования.

Шаблон предложения руководителя проекта. Загрузить сейчас

12. Краткое описание проекта, шаблон

Краткое описание проекта — это краткая версия вашего плана проекта, предназначенная для такой аудитории, как межфункциональные команды или заинтересованные стороны, которым не нужно погружаться во все детали плана управления проектом, но все же необходимо иметь представление о цели проекта, бюджет, роли и обязанности среди других ключевых аспектов.

Бесплатный шаблон краткого описания проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

13. Шаблон сбора требований

Требования к проекту — это цели и спецификации, которые ожидаются от проекта, чтобы убедиться, что все заинтересованные стороны удовлетворены. Наш бесплатный шаблон сбора требований поможет вам задокументировать все требования вашего проекта.

Бесплатный шаблон сбора требований ProjectManager. Загрузить сейчас

14. Шаблон обзора проекта

Обзор проекта — это одностраничный документ, в котором излагаются наиболее важные аспекты проекта, такие как его сроки, этапы, бюджет, статус, а также роли и обязанности членов команды.

Бесплатный шаблон обзора проекта ProjectManager. Загрузить сейчас

15. Шаблон устава команды

Устав команды — это документ по управлению проектом, в котором показаны роли, обязанности, результаты и ресурсы команды проекта. Это помогает менеджерам проектов понять рабочую нагрузку и цели каждого члена команды для лучшего планирования ресурсов.

Бесплатный шаблон устава команды ProjectManager. Загрузить сейчас

Что стоит задокументировать

Независимо от структуры вашей организации способность записывать и документировать все аспекты проекта жизненно важна для успешного руководителя проекта. Несколько отчетов, диаграмм, графиков, документов, запросов на изменение и обновлений состояния необходимо поддерживать на протяжении всего жизненного цикла проекта, а документация работает, чтобы объединить разрозненные части проекта и довести его до успешного завершения.

Однако ваше время ограничено, как и терпение большинства организаций для утомительной бумажной работы. Как вы можете поддерживать эффективность и эффективно документировать проект? Примите во внимание следующее, чтобы определить, что стоит документировать:

• Все, что связано с клиентом . Представьте, что клиент внезапно ставит под сомнение решение, принятое несколько месяцев назад. Клиент говорит, что они выбрали одно направление, а ваша компания при внедрении решила пойти по другому пути. Четкая документация по встречам с клиентами, включая заметки с датами, временем и участниками, помогает устранять недоразумения.
• Юридические предписания — Для некоторых проектов юридические группы должны просматривать документацию во время проекта. Для общедоступных проектов могут существовать процессы надзора и проверки, которые анализируют проект после его завершения. Узнайте, какие требования к документации нужны вашей команде юристов до начала вашего проекта. Играть в догонялки в такой среде рискованно.
• Правильное количество процессов . Хотя вы не хотите запутаться в документировании большого количества планов и процессов, которые вы на самом деле не обрабатываете, вам необходимо некоторое определение плана и целей проекта. Пусть ваша организационная структура определяет, сколько процессов нужно документировать. Например, попытка работать без процессов над проектом, для которого требуется юридическая документация, только создаст проблемы для вашего проекта. Если вы сомневаетесь, лучшим подходом является документирование.
• Изменения в проекте . Текущие обновления проекта необходимо документировать, особенно по мере изменения целей проекта. В идеале у вас должен быть онлайн-инструмент управления проектами в режиме реального времени, чтобы ваши ресурсы и изменения задач планировались в режиме реального времени, а проблемы фиксировались по мере их возникновения. Однако более значительные воздействия на план проекта следует добавлять в проектную документацию с контролем версий.

Рекомендации по проектной документации

Итак, каковы наилучшие стратегии, которые вы должны использовать, чтобы ваша документация была эффективной, действенной и своевременной? Чтобы привести документацию в соответствие с передовыми практиками, выполните следующие действия:

• Не торопитесь – Используйте свой календарь! Многие люди думают, что календари предназначены только для планирования встреч. Это не. Используйте его, чтобы запланировать 2-3 часа непрерывного времени для сборки важного документа. Вместо того, чтобы отвечать на звонки или разговаривать с коллегой, найдите время, чтобы войти в зону письма. Сосредоточив время и внимание, вы сможете добиться значительного прогресса. Точно так же каждую неделю выделяйте в своем календаре 10–15-минутные блоки для просмотра и обновления документации.
• Имейте правильный уровень детализации . Составление документации для инженеров отличается от документов, которые вы представляете руководителям. Инженерам нужны детали, которые вы можете предоставить, а у руководителей нет времени зацикливаться на деталях. Им просто нужны маркеры, итоги и следующие шаги. Вы должны определить правильный уровень документации для правильной аудитории.
• Используйте интеллектуальное хранилище  . Ваша документация должна быть легкодоступной. Документация бесполезна, если она спрятана под скалой, где никто не может ее найти. Это включает в себя обеспечение наличия инфраструктуры для доступа к документации в Интернете, а также простоту и интуитивность понимания структуры и иерархии папок.
• Делитесь с другими . Большинство людей ненавидят собирать документацию, но любят, когда она упакована для них. Вы будете приятно удивлены тем, что люди действительно читают документацию! Используйте свое онлайн-программное обеспечение для управления проектами, чтобы хранить свои документы в Интернете вместе с проектом, в идеале в защищенной среде для совместной работы.
• Контроль версий и актуальность . Поддержание проектной документации в актуальном состоянии и актуальность является сложной задачей. Легко добраться до исходной версии, но мучительно возвращаться назад, обновлять документацию и поддерживать контроль версий. Самая большая помощь — это инфраструктура репозитория документов, которая у вас есть. Автоматический контроль версий позволяет вам управлять этим процессом, и потребители вашей документации всегда уверены, что у них есть последняя версия.

Как ProjectManager помогает с проектной документацией

ProjectManager — это программное обеспечение для работы и проектов, которое объединяет гибридные команды и способствует совместной работе. Все документы проекта могут храниться на инструменте, и каждый, кому нужен доступ к документам, будет иметь его. Вы можете создавать планы проектов и многое другое, что делает ProjectManager единственным программным обеспечением, которое вам нужно для успеха проекта.

Создание планов проекта на интерактивных диаграммах Ганта

Одним из наиболее важных документов проекта является план проекта. Вы можете сделать и поделиться этим с нашей диаграммой Ганта, которая упорядочивает все ваши задачи, связывает зависимости и намечает вехи, чтобы помочь вам оставаться в графике. Он даже фильтрует критический путь. Наши онлайн-диаграммы Ганта предоставляют данные в режиме реального времени, и ими легко поделиться, поэтому каждый всегда работает с самыми последними данными.

Отслеживайте свой проект с помощью информационных панелей в реальном времени

Ваша проектная документация только закладывает основу для выполнения вашего проекта. Чтобы придерживаться этих планов, вам нужен способ отслеживать прогресс и производительность в режиме реального времени. Наша живая информационная панель автоматически собирает, вычисляет и предоставляет показатели времени, рабочей нагрузки и т. д. в режиме реального времени. В отличие от других инструментов, настройка не требуется. Вы видите, что происходит, когда проект разворачивается.

Углубитесь в данные с помощью отчетов в один щелчок

Если представления высокого уровня недостаточно, вы можете создавать отчеты по проекту нажатием клавиши. Получите больше информации о ваших затратах, прогрессе и многом другом. Все отчеты можно фильтровать, чтобы отображались только те данные, которые вы хотите видеть. Вы можете прикреплять отчеты к электронным письмам заинтересованных сторон или распечатывать их для презентаций.

ProjectManager — это гибкий инструмент, позволяющий обновлять проектную документацию по мере необходимости по мере изменения проектов. Все получают уведомления по электронной почте или оповещения в приложении, поэтому никогда не возникает путаницы в отношении того, что ожидается. Используйте инструмент, который управляет вашим планом проекта, ресурсами, стоимостью и командой, сохраняя при этом всю проектную документацию, необходимую для достижения успеха.

Связанный контент

• Как написать резюме проекта (бесплатный шаблон включен)
• Как написать описание проекта: краткое руководство
• Как написать резюме: краткое руководство
• Полное руководство по диаграммам Ганта
• Полное руководство по отслеживанию проектов
• Как использовать журнал решений по проекту для получения оптимальных результатов

Конечно, документация может стать проклятием для вашего проекта, но она вам нужна. Есть инструменты, которые помогут вам сделать это проще, лучше и быстрее.