Ведение первичной документации в бухгалтерии: Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020 — Контур.Бухгалтерия — СКБ Контур

Ведение первичной документации в бухгалтерии: Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020 — Контур.Бухгалтерия — СКБ Контур

Содержание

требования, пример. Первичная бухгалтерская документация

Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений. В статье рассмотрим, что это такое - первичная документация в бухгалтерии - и как осуществляется ее обработка.

Основные понятия

Первичная документация в бухгалтерии – что это такое? Ею называют свидетельство факта совершения хозяйственной операции, отраженное на бумаге. В настоящее время многие документы составляются в автоматизированной системе "1С". Обработка первичной документации предполагает регистрацию и учет сведений о совершенных хозяйственных операциях.

Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.

Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы

Как правило, на предприятиях под понятием "работа с документацией" подразумевается:

  • Получение первичных данных.
  • Предварительная обработка сведений.
  • Оформление документов.
  • Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
  • Повторная обработка первичной документации.
  • Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.

Классификация

Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.

Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен. Накопительную документацию используют в течение определенного времени. Как правило, в ней отражается операция, совершаемая несколько раз. В этом случае при обработке первичной документации сведения из нее переносятся в специальные регистры.

Требования к ведению документов

Первичную документацию оформляют при совершении операции или непосредственно после ее завершения.

Отражение сведений осуществляется на специальных унифицированных бланках. При отсутствии утвержденных форм предприятие может разработать их самостоятельно.

Этапы обработки первичной бухгалтерской документации

На каждом предприятии в штате присутствует сотрудник, ответственный за работу с первичной информацией. Этот специалист должен знать правила обработки первичной документации, неукоснительно соблюдать требования законодательства и последовательность действий.

Этапами обработки первичной документации являются:

  • Таксировка. Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.
  • Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
  • Контировка. Она предполагает обозначение дебета и кредита.
  • Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалтер ставит отметку "оплачено".

Ошибки в документах

Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.

Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:

  • Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
  • Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
  • Поставить отметку "Исправленному верить".
  • Указать дату корректировки.
  • Поставить подпись.

Не допускается использование корректирующих средств.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

  • Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
  • Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
  • Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
  • Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
  • Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
  • Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
  • Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
  • Определение регистра, в котором будет подшит документ.
  • Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Работа с исходящими бумагами

Процесс обработки этого вида документации несколько отличается от приведенного выше.

В первую очередь уполномоченный сотрудник предприятия формирует черновой вариант исходящего документа. На его основании разрабатывается проект бумаги. Он направляется руководителю для согласования. Утвердить проект документа, однако, может и другой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.

После заверения проект оформляется по установленным правилам и направляется получателю.

Планирование документооборота

Данный этап необходим для обеспечения оперативного получения, отправки и обработки документации. Для грамотной организации документооборота на предприятии разрабатываются специальные графики. В них указываются:

  • Место и срок оформления первичных бумаг.
  • ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
  • Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
  • Время и место хранения документации.

Учетные регистры

Они необходимы для регистрации первичной документации. При этом на бумагах проставляется отметка об учете. Она необходима для предотвращения повторной регистрации документов.

Первичные бумаги могут храниться в электронных регистрах. Однако по запросу госорганов или контрагентов предприятие должно предоставить бумажные копии.

Особенности восстановления документов

В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:

  • Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
  • Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
  • Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.

В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.

Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг

Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:

  • Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
  • Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
  • Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.

Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия. К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно. Любая ошибка может привести к негативным последствиям.

Как вводить первичку, не отвлекаясь от важных дел. Автоматический ввод первички в 1С

На вопрос «Как вы вносите первичные документы в 1С?» большинство бухгалтеров ответит: «Руками, естественно! Получаю первичку, сортирую и строчка за строчкой вбиваю номенклатуру, количество, сумму и пр. в систему учета». 

И только немногие продвинутые специалисты могут похвастаться тем, что они автоматизировали процесс ввода первички в 1С и свели к минимуму рутинную ручную работу. После появления интеллектуальных программ, которые с высокой точностью способны распознать отсканированные документы, работа бухгалтера с первичкой может быть сведена лишь выбору документов для обработки и проверке точности загрузки данных в 1С.

Специальные сервисы по автоматическому вводу документов обещают ускорить загрузку первички в 10 раз. Для этого бухгалтеру на первичке придется изменить привычный рабочий процесс, это не легко, но игра стоит свеч.  

У потенциальных пользователей подобных программ бывают завышенные ожидания о том, что «робот» теперь полностью все сделает сам, или, наоборот, полное недоверие к инновациям: вручную привычней.

Это вполне естественно. Например, когда была изобретена печатная машинка, многие тоже отнеслись к ней с недоверием, ведь писать от руки без опыта печати было гораздо быстрее. Это коснулось многих новых технологий: от кофеварки до робота-пылесоса. И тем не менее, использование «умных машин» существенно облегчает нам жизнь, важно лишь научиться ими правильно пользоваться, извлекая максимум выгоды.

То же самое можно сказать и о программах по автоматическому вводу первички. Ecли вы остались недовольны их использованием, то либо вам попался не слишком качественный сервис, либо вас не познакомили с нюансами и преимуществами использование «1С сканирования».

Специалисты сервиса Entera (Энтера), собравшего наибольшее количество положительных отзывов в сети, делятся, как максимально эффективно использовать технологию по авто добавлению первичных документов в 1С и организовать трудовой процесс так, чтобы автоматизация работала на вас и на вашу компанию. Сравнивая работу сервисов по автоматическому вводу первички в 1С, и собирая обратную связь от профессиональных бухгалтеров, сотрудники компании Entera Pro подготовили несколько основных лайфхаков для бухгалтера, решившего встать на путь прогресса и ускорить ввод счетов, накладных, актов, счетов фактур и другой первички с помощью новых технологий.

1. Загружай сразу много 

Современные программы по автовводу первички в 1С такие, как Entera

(Entera.pro), легко справляются с распознаванием большого количества страниц сразу. Это называется групповой обработкой документов. Причем первичка может быть на нескольких страницах, в разных форматах (в том числе табличныe данныe в Excel) и разного уровня качества.

Для ощутимой экономии времени (до 2-3 часов в день) идеально положить сразу большую пачку накопившихся первичных документов в потоковый сканер даже без предварительной сортировки. Полученный файл со сканом всей первички загрузить в Entera.  

Пока программа работает, бухгалтер может заняться другой деятельностью.

Сервис распознает данные, проверит корректность оформления документа и подготовит его к загрузке в учетную систему. Бухгалтер работает в удобном интерфейсе, разработанном с учетом тонкостей бухучета. С помощью фильтров можно отобрать необходимые документы и оперативно завести их все вместе в 1С. Программа поможет сопоставить номенклатуру с вашими справочниками, подберет наиболее подходящие варианты, а при необходимости создаст новых контрагентов, наименования, номера ГТД, проставит склад и договор, разнесет по счетам учета. Множество настроек позволяют учесть все особенности учета конкретной организации.

Принцип работы схож с использованием в быту посудомоечной или стиральной машины: загрузил, подождал, выгрузил, проверил.

Не стоит ожидать «чуда», что бухгалтер программе совсем не потребуется: вносить незначительные корректировки придется. Однако групповая загрузка документов позволяет создать в бухгалтерии некий конвейер, который в свое время стал революционным решением сложных производственных задач. Потоковая работа с певичкой способна разгрузить бухгалтера более чем на 30%. 

2. Делегируй

В напряженные периоды, такие как сезонная сдача отчетности, для ввода первички могут быть привлечены дополнительные бухгалтеры или штатные сотрудники, не связанные напрямую с этой функцией. Бывает, что и главный бухгалтер берет часть муторной работы с документами контрагентов на себя.

Entera позволяет создать личный кабинет для любого сотрудника, например, офис-менеджера или кладовщика, которые также могут загружать документы в сервис, при этом не имея непосредственного доступа к 1C компании. Несложную проверку точности распознавания можно также делегировать любому помощнику.

Удобно использовать сервис и клиентам бухгалтерских обслуживающих компаний, которым можно сделать отдельный личный кабинет и папки с ограничением прав доступа. Таким образом программа по автовводу первички может быть посредником между клиентом и обслуживающей бухгалтерией.

3. Настраивай и обучай программу под себя

Бухгалтерский учет работает по строго определенным правилам, но каждая бухгалтерия немного индивидуальна. Для того, чтобы учесть потребности любой компании, в Entera существует возможность гибкой настройки. Все основные параметры можно задать по умолчанию, но в процессе создания документа их всегда можно изменить.

Entera проверит, заводился ли ранее такой же документ, определит входящий он или исходящий, а для созданного поступления зарегистрирует счет-фактуру с нужным номером и датой.

Программа автоматически подберет плательщика и поставщика, и предложит варианты подходящей номенклатуры, счетов учета, склада, договора и прочее, а все, что вы откорректируете, Entera запомнит и использует в следующий раз для еще большей эффективности.

Сервис умеет делать пересчет единиц измерения. К примеру, если один раз «указать», что вложение в коробке 10 штук, то в следующий раз товар автоматически будет принят в нужных единицах измерения и количествах с пересчетом стоимости за единицу.

Зная эти «фишки» и используя их, можно существенно облегчить себе работу.

Качественный сервис по вводу первички, такой как Entera, разработан так, что модуль системы с каждым использованием запоминает ваши алгоритмы. Чем больше вы работаете через программу, тем точнее будет результат распознавания и добавления документов в систему учета. В итоге число дополнительных проверок и вмешательств со стороны бухгалтера сведется к минимуму.

И главное все настройки сможет сделать любой бухгалтер самостоятельно, а если возникнут вопросы, то специалисты службы заботы о клиентах оперативно на них ответят.

4. Храни и быстро находи

Еще одним значительным удобством использования сервиса является возможность иметь электронный архив всех первичных документов. Все документы, прошедшие через сервис, хранятся неограниченное время в вашем личном кабинете. В случае проверок или другой необходимости найти старый документ, больше не нужно доставать огромные папки и перебирать в них каждый лист. Любую первичку можно найти по заданному параметру в созданной Entera базе. Особенно удобно иметь в электронном виде кассовые и товарные чеки, которые в бумажном виде обычно со временем теряют презентабельный вид.

_________

В заключение хочется отметить, что насколько бы консервативен ни был бухгалтерский учет, автоматизация с каждым днем занимает в нем прочные позиции. Интеграция различных сервисов с 1C и другими системами учета создают новые паттерны и технологи, о которых нужно знать и которыми есть смысл пользоваться. Не стоит пренебрегать вопросами и консультациями сотрудников сервисов, чтобы обучиться и извлекать максимум пользы для себя. Служба заботы о клиентах поможет настроить сервис под ваши потребности и ответит на любые вопросы в процессе использования. На то они и сервисы, чтобы помогать.

Первичная документация в бухгалтерии - Викижурнал

Первичная документация — это бухгалтерские документы, которые составляются в момент осуществления хозяйственных операций компании и свидетельствуют об их совершении. Все первичные документы (кроме счёта, платёжного поручения и транспортной накладной) проходят, так называемую, проводку в системе бухгалтерского учёта.

В федеральном законе 429-ФЗ "О бухгалтерском учете" описываются все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, основном, для налоговой, как документы, подтверждающие понесенные фирмой расходы и правильность определения налоговой базы. Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки компании, и контрагентов, взаимодействующих с этой компанией. Первичная документация также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.[1]

Первичная документация в бухгалтерии

К первичной документации относятся следующие документы:

  • Счет - требование уплатить указанную сумму. Его выдает продавец покупателю для расчетов по отдельным операциям. Он содержит перечень и описание (спецификацию) товаров с указанием их цены и формальных особенностей, таких как цвет, вес. Он включает условия поставки (дата, место) и сведения об отправителе-получателе (имя, адрес).[2] В Российской Федерации счёт является первичным документом, но не учитывается в бухгалтерском учёте, он больше играет формальную роль требования произвести оплату. К нему как правило прилагаются акт выполненных работ / оказанных услуг и счёт-фактура.
  • Платёжное поручение - Платежные поручения — это форма безналичных расчетов, представляющая собой распоряжение вкладчика счета (плательщика) своему банку о переводе определенной суммы на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке.[3] По сути этот документ является формальным.
  • Товарная накладная - это документ для оформления операций по передаче или приёму товарно-материальных ценностей, который является первичным учетным документом.[4] Сокращённое название товарной накладной (ТОРГ-12). ТОРГ-12 составляется в двух экземплярах, из которых первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания, а второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования товара (товарно-материальных ценностей).
  • Счет-фактура - унифицированный (установленного формата) первичный налоговый документ. Он составляется продавцом (исполнителем услуг) и передаётся покупателю (заказчику) сразу после принятия товаров или услуг, вместе с товарными накладными или актами приёмки работ. Цель применения – полный налоговый учёт НДС на предприятиях-налогоплательщиках.[5]
  • Товарный чек - официальный документ в форме чека, который выдает продавец товара покупателю, в нём указывается наименование и количество проданного товара, цена и уплаченная сумма. Товарный чек служит оправдательным документом, использующимся совместно с кассовым чеком, в целях подтверждения обоснованности расходов и содержащий в общем случае сведения о продавце, наименование товара, дату продажи, артикул, сорт и цену товара, а также подпись лица, непосредственно осуществляющего продажу и печать торговой организации.[6]
  • Кассовый чек - фискальный (т. е. имеющий отношение к уплате налогов в Российской Федерации, а так же других странах Содружества Независимых Государств) документ, который печатается на специальной ленте кассовой машиной. Согласно ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт» все организации и индивидуальные предприниматели (ИП), обязаны применять контрольно-кассовую технику на территории Российской Федерации при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.[7]
  • Акт оказанных услуг и Акт выполненных работ — это документ, подтверждающий факт предоставления услуги ее исполнителем и передачи результата заказчику. Акт является приложением к договору оказания услуг, наличие которого оговаривается сторонами еще до момента заключения соглашения. Целью составления акта сдачи-приемки является то, что он подтверждает факт выполнения обязанностей исполнителя согласно договору, а также гарантирует отсутствие претензий к результату предоставленной услуги со стороны заказчика в будущем.[8]
  • Бухгалтерская справка - это первичный учетный документ, содержащий сведения об операции (событии), которая должна быть отражена в бухгалтерском или налоговом учете.
  • Авансовый отчёты - относится к расчёту с подотчётными лицами. здесь можно описать коротко процедуру по авансовому отчёту.[9]
  • Кассовые документы - кассовые документы имеют свою особенность, в них не вносятся никакие исправления. К кассовым документам очень строгие требования (не оставляют пустых строк, соблюдается нумерация. Все кассовые документы должны иметь подписи и печать компании (наличка - не безнал):
    • Документы на приход - когда приходят документы на приход
    • оформляется ордер и от него отрывается боковая часть и вносится заметка, о том кто, сколько внёс и какие основания. Одна копия человек отдавшему деньги, а вторая часть остаётся в организации, при этом важно, чтобы печать была по половинке
    • Кассовый чек (кассовый аппарат / фискальный аппарат (подключается к 1С) Также есть он-лайн кассы, передающие информацию напрямую в налоговую, но для этого нужно производить ряд операций.
    • Документ на расход -
      • Расходный кассовый ордер - отличается тем, что нет печати. Также есть высокие требования к заполнению (заполняются все поля). Порядок кассовых операций - в законе прописано, на что можно тратить кассовые деньги. Компании ведущие бизнес в наличных, каждый день сдают наличные в банк. Также можно устанавливать лимит в банке (согласуя с ним). Лимит может быть и нулевым, в таком случае всегда деньги сдаются в банк. Также существует чековая книжка, благодаря ей можно снимать деньги (например на зарплату сотрудникам).
    • Больничный лист - это официальный бланк, разработанный и утвержденный Министерством здравоохранения и социальной защиты население Российской Федерации, который заполняет врач сертифицированной больницы или поликлиники (а с недавних пор часть больничного листа также заполняет работодатель). Такой официальный бланк со всеми необходимыми записями и печатями является законным основанием, чтобы вылечить болезнь или травму в домашних или больничных условиях и получить за период временной нетрудоспособности денежную компенсацию.[10]
    • Транспортная накладная - первичный документ но формально
    • Соглашение о прощении долга -
    • Универсальный передаточный документ -
    • Договоры (для страховых компаний) -

Используемые источники


Процесс занесения первичной документации в бухгалтерской фирме.

15.08.2018

Документирование хозяйственных операций – ответственная задача. В рамках договора об абонентском обслуживании она может решаться специалистами компании-аутсорсера. Фактически работники бухгалтерской фирмы осуществляют ввод, загрузку, импорт, внесение данных из бухгалтерской первички в профильную программу (например, 1С). В целях минимизации риска совершения ошибок указанные процессы максимально автоматизируются. Осуществить это позволяет применение специального программного обеспечения.


  Оперативность и точность внесения первички в базу

Документирование хозяйственных операций является довольно специфическим процессом. Бухгалтеру при решении актуальных задач так или иначе приходится сталкиваться с рядом проблем. Одной из главных является точность, оперативность внесения данных в бухгалтерскую программу.

Специалист обрабатывает множество первичных документов: товарные накладные, счета-фактуры, бланки технической документации, акты и т.п. Все они должны быть отражены в учете. Причем отразить первичку нужно строго в соответствии с нормативными требованиями и учетом специфики конкретной учетной системы.

В штатных бухгалтериях и в случае с внештатниками документирование осуществляется вручную. Метод широко распространен, но не идеален. Главный его недостаток – всецелая зависимость от человеческого фактора. При ручном вводе данных нередки неточности, опечатки, ошибки, дублирование данных. Все это отражается потом в отчетности.

Проблема оперативности, точности документирования хозяйственных операций решается эффективно и рационально с помощью аутсорсинга. Компания-исполнитель, во-первых, располагает штатом профильных специалистов, выполняющих функции внесения первички в базы, во-вторых, применяет IT-технологии автоматизации процессов.


  Как осуществляется внесение первички в базу?

В аутсорсинговой компании бизнес-процессы могут быть организованы по-разному. Вот несколько распространенных схем:

  •          Клиента обслуживает конкретный специалист. Соответственно, бухгалтер, что называется, в одни руки выполняет все необходимые операции, от документирования хозяйственных операций (внесения данных первички в базу) до составления финансовой, налоговой, бухгалтерской отчетности.
  •          Клиент сопровождается командой специалистов. В этом случае обязанности бухгалтеров распределены. Часть сотрудников осуществляет ввод, загрузку первички в учетную систему. Отдельные бухгалтеры отвечают за контроль корректности и достоверности данных. Куратор проекта выполняет функции главного бухгалтера.

Выбор применяемой схемы определяется возможностями аутсорсинговой компании и форматом сотрудничества с конкретным клиентом. Также имеет значение фактический объем обрабатываемой первички. Если документируется небольшое количество хозяйственных операций, вполне достаточно одного специалиста. Компании с большими объемами документов и учитываемых данных, как правило, обслуживают команды бухгалтеров.


  Экстренный ввод данных в системы

Специалистам бухгалтерских фирм нередко приходится решать нестандартные, сложные задачи. Одной из таковых является необходимость экстренного ввода в систему больших объемов данных. Когда это актуально для компании-заказчика услуг?

Большие объемы данных приходится обрабатывать в следующих случаях:

    •          Текущая база данных компании повреждена или утрачена.
    •          Компания переходит на другую учетную систему (не важно, в рамках одного IT продукта или нет).
    •            Количество хозяйственных операций в компании резко увеличилось (открыты новые направления деятельности, создана филиальная сеть, бизнес вышел            на новый уровень и т.п.).
    •            Бухгалтерский учет какое-то время не велся вовсе или велся некорректно, с перерывами.

При экстренном вводе больших объемов данных в систему особое внимание уделяется контролю достоверности и корректности информации. Опытные специалисты аутсорсинговой компании не допускают дублирования данных, технических и расчетных ошибок. Исполнитель несет ответственность за качество бухгалтерских услуг.

Выполнять функции оперативно, эффективно и с минимальными рисками возникновения ошибок аутсорсеру позволяет соответствующее оснащение бухгалтерии. Программные, технические средства обеспечивают возможность решения сложных задач. Квалификация персонала также имеет огромное значение.


  Услуги внесения первички в базу

Документирование хозяйственных операций с внесением соответствующих данных в учетную базу может быть разовой услугой и частью пакета бухгалтерского сопровождения. В первом случае клиент передает аутсорсинговой компании первичку, касающуюся конкретных сделок или отчетного периода. Специалисты оперативно обрабатывают входящие документы, безошибочно вводят данные в учетную систему.

Постоянная услуга предусматривает сотрудничество заказчика и исполнителя в долгосрочной перспективе. Согласно условиям договора, клиент регулярно передает первичку аутсорсеру для обработки, проверки и внесения в учетную базу. Ответственность за качество данных в базе лежит полностью на исполнителе. То есть за возможные ошибки, обнаруженные в базе и просочившиеся в отчетные документы, платит не заказчик услуг, а исполнитель. Аутсорсинг ввода первички в бухгалтерскую программу позволяет (в определенном смысле) минимизировать риск возникновения непредвиденных расходов.


  Преимущества сотрудничества с бухгалтерской фирмой

Выгоды аутсорсинга фактической экономией средств не ограничиваются. Сотрудничество с компанией, имеющей хорошую деловую репутацию, передовое оснащение и качественные кадровые ресурсы, позволяет обеспечить безопасность бухгалтерской информации, минимизировать риск утечки и потери данных.

Профильные аутсорсеры применяют передовые технические решения для организации бизнес-процессов. Такие решения позволяют:

    •          Снизить воздействие человеческого фактора. Соответственно, уменьшить количество возможных ошибок, опечаток, дубляжей и т.п.
    •          Уменьшить среднюю стоимость обработки первичных документов. Благодаря этому клиенты не переплачивают за бухгалтерские услуги.
    •          Масштабировать процессы и обеспечить круглосуточный доступ к учетной системе. Клиент в любое время может проконтролировать учетные процессы.
    •          Устранить риск потери данных. Современные средства защиты информации прекрасно показали себя на практике.
    •          Увеличить производительность труда специалистов. Технические решения позволяют бухгалтерам намного быстрее и эффективнее обрабатывать входящую первичку без риска допущения типичных ошибок.

Хотите, чтобы первичная документация обрабатывалась оперативно и максимально качественно? Доверяйте процесс внесения данных в учетную систему опытным, проверенным специалистам. Сотрудничайте с надежным аутсорсером. Это позволит оптимизировать затраты на организацию и администрирование учетных процессов, исключить перерасход ресурсов и минимизировать риск возникновения проблем при формировании отчетности.


Оформление первичных бухгалтерских документов: требования и правила

Первичные документы – основа основ бухгалтерского и налогового учета любого предприятия. По информации из этих документов делают проводки, составляют регистры бухучета, считают налоги и т.д.

Купили или продали товар, получили или оказали услугу, выдали деньги из кассы, возместили кому-то расходы, списали материалы, выдали зарплату – на все должен быть документ: акт, накладная, приходный или расходный ордер, авансовый отчет, платежное поручение и т.д. Его оформляют в момент операции или сразу после ее завершения.

Если документ не оформят или оформят неправильно, это выльется в проблемы. Налоговики будут снимать расходы, доначислять налоги, оспаривать реальность сделки, а в судах при спорах с налоговой и контрагентами без правильно оформленных документов фирма обречена на проигрыш.

Все, что нужно знать об оформлении первичных документов в бухгалтерском учете, содержит статья 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011г. Расскажем об этом подробнее.

С 1 января 2013 года организации получили право не использовать унифицированные формы «первички», а разрабатывать их самостоятельно. Но большинству предприятий возможность изобретать велосипед не нужна. В разработанных Госкомстатом документах, которые когда-то были обязательными, есть все необходимое, поэтому проще взять унифицированную форму, и, если нужно, доработать ее под себя.

При заполнении первичных бухгалтерских документов следите, чтобы в них были обязательные реквизиты:

  1. Наименование документа (акт, накладная, ведомость и т.д.).
  2. Дата документа.
  3. Наименование экономического субъекта (Ф.И.О предпринимателя или название фирмы с указанием организационно-правовой формы).
  4. Содержание операции.
  5. Натуральное и/или денежное измерение операции с указанием единиц измерения (рубли, штуки, упаковки, килограммы и т.д.).
  6. Должности, Ф.И.О и подписи совершивших сделку и/или ответственных за ее оформление.

Важно!

Эти данные должны быть в любом первичном документе, даже если фирма не пользуется унифицированными.

Но не все документы можно разрабатывать самостоятельно.

  • Для учета кассовых операций нужно применять документы, которые закреплены в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Например, приходный кассовый ордер (КО-1), расходный кассовый ордер (КО-2), кассовая книга (КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5).
  • Для учета и оплаты труда – в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Например, расчетно-платежная ведомость (Т-49), платежная ведомость (Т-53).
  • Для учета услуг по перевозке грузов применяют транспортную накладную из Постановления Правительства от 30.12.2011 № 1208.

В других сферах деятельности тоже могут быть обязательные документы.

Все бланки, которые применяют в организации, нужно включить в учетную политику.

Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.

Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.

Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.

Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.

Такая возможность закреплена в п. 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ.

Электронный документ должен быть подписан электронной подписью, но какой именно – закон не уточняет. Дублировать документ в бумажном виде необязательно, если только это не предусмотрено договором или законом РФ.

Правильно оформленные документы, заверенные электронной подписью, можно принимать к учету. В законе о бухучете вид подписи не указан, но Минфин считает, что электронный документ будет равен по юридической силе бумажному с «живой» подписью, если будет подписан электронной квалифицированной подписью (письмо Минфина РФ от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248).

Одного вашего желания выставлять документы в электронном виде недостаточно. У вашей компании должна быть взаимная договоренность с контрагентами об электронном документообороте.

Возможность составлять и принимать документы в электронном виде и принимать их к учету нужно прописать в учетной политике.

Даже если у вас в ходу только бумажные документы, рекомендуем создать электронный архив отсканированных документов. В этом случаев в любой момент можно будет найти нужный документ и не придется копаться в кипах бумаг.

В 1С-WiseAdvice пошли дальше – разработали и запатентовали уникальную технологию обработки первичных документов «Процессинг» и доработали под нее программу 1С. Как это работает.

Бумажные экземпляры «первички» сразу передаются в отдел Делопроизводителей, сотрудники которого:

  1. Сканируют все оригиналы «первички». Электронные копии размещаются на сервере в клиентских папках, после чего происходит их загрузка в учетную систему.
  2. Подшивают бумажные оригиналы в папки-регистраторы. По мере наполнения каждая папка опечатывается и возвращается клиенту либо передается на хранение в архивную компанию.

Бухгалтеры получают автоматическое оповещение о необходимости обработать новый документ. После чего:

  1. Определяют вид документа, принадлежность к конкретной сделке, устанавливают взаимосвязи с другими документами по этой сделке.
  2. Проверяют качество документов по специальному чек-листу на соответствие требованиям ФНС (чтобы на проверках инспекторы приняли эти документы и не доначислили НДС и налог на прибыль).
  3. При наличии в системе дубля или более ранней версии документа происходит замена на актуальную версию, чтобы предотвратить ошибки в учете.

Главные бухгалтеры в свою очередь:

  1. Ведут учет на основании загруженной в учетную систему «первички».
  2. Правильно рассчитывают налоги (без недоимок и переплат).
  3. На основе корректного учета составляют отчетность, которую не приходится исправлять подачей уточненных деклараций.

Порядок оформления первичных бухгалтерских документов допускает только собственноручную или электронную подпись. Других вариантов в законе о бухучете нет.

Минфин не признает документы, подписанные факсимиле, и неоднократно говорил об этом (см. письма от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). Поэтому для того чтобы не было проблем с вычетами по НДС и налогу на прибыль, позаботьтесь о том, чтобы на «первичке» стояли либо собственноручная, либо электронная подписи.

О том, что «первичка» не в порядке, чаще всего задумываются только когда пришла налоговая проверка, и бывает уже поздно. Вот на чем чаще всего «попадаются» организации во время проверки:

  1. Провели операцию по неправильному документу, а после получения правильного правки в учете не сделали.
  2. Не проводили инвентаризацию первичных документов, и во время проверки возникла неразбериха.
  3. Не соблюдали правила оформления первичных бухгалтерских документов: не было обязательных реквизитов, подписи ответственных, были ошибки в значимых полях и т.д.
  4. Отправили контрагенту документ на переделку и забыли об этом.
  5. Потеряли документы.

1С-WiseAdvice позаботится о том, чтобы каждый документ был на месте, правильно оформлен и не вызывал вопросов.

Услуга «Процессинг» входит в комплексное бухгалтерское обслуживание клиентов

Преимущества, связанные с использованием уникальной технологии обработки «первички» в 1C-WiseAdvice:

  1. Прозрачность процесса обработки «первички»: документы собираются равномерно в течение отчетного квартала, мы можем восстановить историю движения каждого документа от момента передачи нам в офис до его отражения в учете.
  2. Многоуровневый контроль: своевременность и качество обработки «первички», ведения учета и подготовки отчетности контролируются кураторами-аудиторами и средствами электронной автоматизации.
  3. Сохранность бумажных архивов: команда бухгалтеров работает только с электронными копиями вашей «первички», а бумажные оригиналы не покидают пределов одного помещения, не теряются и тщательно архивируются.
  4. Электронный архив: позволяет за несколько секунд найти в 1С необходимый документ и его распечатать, что является неоспоримым преимуществом при взаимодействии с ИФНС.
  5. Оперативные и достоверные данные: в системе всегда актуальная информация для формирования отчетности в налоговую и для принятия управленческих решений.
  6. Снижение налоговых рисков: мы гарантируем, что каждая цифра в подготовленной нами отчетности подтверждена документально, что минимизирует риск претензий на налоговых проверках.

Передайте ведение бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, и вы сможете быть уверены в том, что с «первичкой» у вас полный порядок.

Заказать услугу

Документирование процесса - важность и преимущества

При улучшении бизнес-процессов очень важно документировать процесс, а также любые внесенные в него улучшения. Большинство консультантов документируют как «процесс как есть», так и «процесс как есть». Хотя многие считают это обычным делом и делают это по тем же причинам, есть и другие важные причины для документирования процесса. Документирование помогает организации получить долгосрочные первичные и вторичные выгоды, которые перечислены ниже:

Почему это важно?

Ниже перечислены основные преимущества, которые любая организация стремится получить от явного документирования своих процессов:

  • Отсутствие операционной неоднозначности: Первой и основной причиной документирования любого процесса является тот факт, что это снижает операционную неоднозначность.В следующий раз, когда возникнет путаница относительно того, кто и что должен делать, или каковы лучшие практики, следуя которым задача должна быть выполнена, можно посмотреть подробную документацию, и спор может быть разрешен. Эти документы служат хранилищем коллективных организационных знаний о процессах и могут быть доступны любому в случае необходимости.
  • Учебный материал: Документация также выступает в качестве учебного материала, помогая новым ресурсам быстрее продвигаться по кривой обучения.Вместо того, чтобы объединять ресурсы в работе и молчаливо учиться, документацию можно использовать для обучения новым ресурсам уроки о задачах, которые необходимо выполнить. Документация действует как учебное пособие и охватывает учебный план, а также содержит примечания для ознакомления с ресурсами. Это может быть дополнено посещениями рабочих мест на рабочих местах для более эффективного и быстрого создания эффективных ресурсов.
  • Маркетинг Использование: Документация также может использоваться отделом маркетинга и продаж, чтобы по-настоящему понять, каковы возможности организации.Эти знания помогают им действительно определить, что они могут пообещать клиенту и что можно выполнить. Зная процесс, отдел маркетинга сможет давать обещания, которые организация может выполнить. Не будет необходимости в пере- и / или заниженных обещаниях, которые на более позднем этапе вызовут изжогу и смятение у клиентов.

Дополнительные льготы

Помимо очевидных первичных преимуществ, которые напрямую помогают в повседневной деятельности фирмы, существуют определенные вторичные преимущества, которые помогают фирме постоянно анализировать и улучшать свои процессы.Вот как документация помогает в этом:

Доступен для анализа: когда изменения процесса подробно задокументированы, они доступны для анализа по мере необходимости. Это помогает руководству понять знания, которые использовались при разработке лучших практик, которые применяются в настоящее время. Это также помогает руководству решить, действительно ли применяемые передовые методы актуальны для среды, в которой они работают, и избавляет их от дорогостоящего сбора требований консультантами, где они выставляются почасово.

можно сравнить версию с версией: при наличии подробной документации улучшения процесса можно отслеживать от версии к версии. Это означает, что у руководства будут предыдущие 3–4 процесса и их показатели эффективности наряду с текущим процессом и производительностью. Таким образом, они могут видеть их вместе и видеть, какие изменения приводят к каким результатам. Это скажет им, в чем они преуспевают, и они смогут продолжать это делать.




Авторство / Ссылки - Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team .В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.


.

первичный бухгалтерский документ - определение

Примеры предложений с «первичным бухгалтерским документом», память переводов

Giga-frenA первичный отчетный документ департамента, предназначенный для парламентской и общественной проверки. для парламентского и общественного контроля. Этот план будет основным документом подотчетности для парка и территории в течение следующих пяти лет.Наконец, поскольку Комиссар отчитывается о своей деятельности непосредственно перед парламентом, его основным отчетным документом всегда является его годовой отчет. Giga-fren - это основной общественный отчет для каждого национального парка. национальный парк, национальное историческое место или национальный морской заповедник. Гига-френ План был разработан с участием общественности, и в течение следующих пяти лет он будет основным общественным документом национального парка Фанди.UN-2 Некоторые государства-участники (Болгария и Российская Федерация) сообщили, что их национальные законы о бухгалтерском учете и финансовой отчетности устанавливают необходимые условия для соблюдения, включая правила использования первичных бухгалтерских документов для деловых операций, систематизацию информации в регистрах бухгалтерского учета, проведение инвентаризаций. и хранение учетных документов и составление финансовой отчетности. UN-2 Одной из основных причин плохой сопоставимости миграционных потоков являются различия в методах учета миграции, включая различия в определениях единиц учета, первичных учетных документах (паспорт, удостоверение личности , вид на жительство, приглашение, разрешение на работу, разрешение на трудоустройство, патенты и др.) и различные процедуры регистрации по прибытии. Гига-френ Рекомендации В качестве основного подотчетного документа для реализации NLCA в целом годовой отчет Комиссии должен быть реструктурирован, чтобы включать: s Ø Повторное определение поставленных целей и задач в годовом плане реализации; Ø Анализ достигнутых результатов по каждой цели; Ø Краткое изложение основных мер воздействия; Ø Полная финансовая картина всех финансовых затрат, независимо от источника; Ø независимый комментарий независимого председателя комиссии; Ø Комментарии от каждой из Сторон; Ø Краткое описание статуса каждого обязательства; и Ø Краткое изложение всех неурегулированных споров.Common crawlВосстановление бухгалтерского учета и отчетности, Составление начального баланса, Совершенствование бухгалтерского учета и отчетности, Возобновление учета по первичным документам, Услуги бухгалтерского учета, Постановка и ведение бухгалтерского учета, Сопровождение бухгалтерского учета вновь организованных предприятий, Возобновление любых сложность бухгалтерского учета, Постановка на персональный учет, Составление деклараций по НДС. Совершенствование бухгалтерского учета и отчетности, Возобновление учета по первичным документам, Услуги бухгалтерского учета, Постановка и ведение бухгалтерского учета, Сопровождение бухгалтерского учета вновь организованных предприятий, Возобновление бухгалтерского учета любой сложности, Постановка о персонифицированном учете, Составление деклараций по НДС, Составление других видов отчетов, Составление квартального баланса.SpringerPain был наиболее часто задокументированным первичным симптомом, с которым сталкивались 44 пациента, что составляет 43,6% от этой группы. 2При рассмотрении и рассмотрении всех доказательств, представленных в отношении каждой претензии, Группа сначала искала первичную документацию, такую ​​как контракты, проверенные счета или счета. Первичная проверка всегда проводится помощником по бухгалтерскому учету для обеспечения надлежащей поддержки документация, кодирование и согласования.UN-2 Командиры районов или другие соответствующие военные командиры должны нести основную ответственность за администрирование (выбор, документирование, учет, оплату, вооружение, оснащение, отчетность и т. Д.), Надзор и использование активных вспомогательных сил CAFGU. соответствующие военные командиры должны нести основную ответственность за администрирование (отбор, документирование, учет, оплату, вооружение, оснащение, отчетность и т. д.), надзор и использование активных вспомогательных сил CAFGU. Пока Группа проверяет и рассматривает все доказательства, представленные в отношении по каждой претензии Группа сначала искала первичную документацию, такую ​​как контракты, проверенные счета, платежные поручения или счета-фактурыUN-2. В то время как Группа рассматривала и рассматривала все доказательства, представленные по каждой претензии, Группа сначала искала первичную документацию, такую ​​как контракты, проверенные счета, платежные поручения или счета-фактуры.Наша компания выполняет функции главного бухгалтера (включая расчет налогов, подготовку и сдачу отчетности), однако обработка первичной документации осуществляется вашей организацией. UN-2 Таким образом, Группа обработала эти бухгалтерские отчеты в качестве подтверждающих документов, а не в качестве первичного доказательства заявленных в них фактов. Мониторинг соответствия должен регулярно инициироваться в учреждениях, чтобы гарантировать, что стандарты документации для программной деятельности разрабатываются подотчетными организациями (офисами, представляющими основной интерес), и что эти стандарты документации не только удовлетворяют изложенным выше требованиям, но и обеспечивают ожидаемые результаты в соответствии с внутренними политиками и процедурами ведения документации департаментов и агентств.

Показаны страницы 1. Найдено 133 предложения с фразой первичный бухгалтерский документ.Найдено за 32 мс.Накопители переводов создаются человеком, но выравниваются с помощью компьютера, что может вызвать ошибки. Найдено за 0 мс.Накопители переводов создаются человеком, но выравниваются с помощью компьютера, что может вызвать ошибки. Они поступают из многих источников и не проверяются. Имейте в виду.

.

Как делать записи в журнале в бухгалтерском учете [Примеры]

  • Home
  • Testing

      • Back
      • Agile Testing
      • BugZilla
      • Cucumber
      • Database Testing
      • ETL Testing
      • ETL
      • Назад
      • JUnit
      • LoadRunner
      • Ручное тестирование
      • Мобильное тестирование
      • Mantis
      • Почтальон
      • QTP
      • Назад
      • Центр качества
      • SAP
      • SoapUI
      • Управление тестированием
      • TestLink
  • SAP

      • Назад
      • ABAP
      • APO
      • Начинающий
      • Basis
      • BODS
      • BI
      • BPC
      • CO
      • Назад
      • CRM
      • Crystal Reports
      • Crystal Reports
      • FICO3
      • Заработная плата
      • Назад
      • PI / PO
      • PP
      • SD
      • SAPUI5
      • Безопасность
      • Менеджер решений
      • Successfactors
      • SAP Tutorials
      4
    • Web
    • Apache
    • AngularJS
    • ASP.Net
    • C
    • C #
    • C ++
    • CodeIgniter
    • СУБД
    • JavaScript
    • Назад
    • Java
    • JSP
    • Kotlin
    • Linux
    • Linux
    • Kotlin
    • Linux
    • js
    • Perl
    • Назад
    • PHP
    • PL / SQL
    • PostgreSQL
    • Python
    • ReactJS
    • Ruby & Rails
    • Scala
    • SQL
    • 000
    • SQL
    • 000 0003 SQL 000 0003 SQL 000
    • UML
    • VB.Net
    • VBScript
    • Веб-службы
    • WPF
  • Обязательно учите!

      • Назад
      • Бухгалтерский учет
      • Алгоритмы
      • Android
      • Блокчейн
      • Business Analyst
      • Создание веб-сайта
      • CCNA
      • Облачные вычисления
      • 00030003 COBOL 9000 Compiler
          9000 Встроенные системы
        • 00030002 9000 Compiler 9000
        • Ethical Hacking
        • Учебники по Excel
        • Программирование на Go
        • IoT
        • ITIL
        • Jenkins
        • MIS
        • Сеть
        • Операционная система
        • Назад
        • Управление проектами Обзоры
        • Salesforce
        • SEO
        • Разработка программного обеспечения
        • VB A
    • Big Data

        • Назад
        • AWS
        • BigData
        • Cassandra
        • Cognos
        • Хранилище данных
        • 0003
        • HBOps
        • 0003
        • HBOps
        • MicroStrategy
    .
  • Об авторе

    admin administrator

    Отправить ответ

    avatar
      Подписаться  
    Уведомление о