Ведение учета рабочего времени: Полная информация для работы бухгалтера

Ведение учета рабочего времени: Полная информация для работы бухгалтера

виды учета времени на предприятии

• Рабочее время — что это такое?
• Кто ведет табель учета рабочего времени в организации?
• Основные определения рабочего времени
• Какие виды учета рабочего времени существуют?
• Методы учета рабочего времени: что выбрать?
• Лучшие программы для учета и анализа рабочего времени
• Системный подход к учету рабочего времени

Трудовой кодекс Российской Федерации однозначно обязывает работодателя вести учет рабочего времени сотрудников, а потому каждое предприятие должно организовать его хотя бы в минимальной форме. Однако современные учетные системы позволяют выйти на новый уровень, и вместо привычного бухгалтерского табеля, отражающего только количество отработанного времени, отслеживать еще и качество работы персонала. Устойчивость бизнеса зависит от эффективности работы каждого члена команды, а потому повышение мотивации сотрудников и анализ их загрузки положительно скажутся на конкурентоспособности фирмы. Существующие системы мониторинга действий за ПК включают разнообразные продукты с интересным функционалом, среди которых любой работодатель сможет выбрать для себя оптимальный инструмент и незамедлительно начать улучшать показатели компании.

Рабочее время — что это такое?

Статья 91 ТК РФ регламентирует понятие рабочего времени, его виды и способы учета. Согласно ей, учет рабочего времени сотрудников, трудящихся на предприятии — это отслеживание и фиксация трудовой деятельности персонала в соответствии с принятым распорядком труда.

Данный мониторинг необходим как работодателю, так и подчиненным, являясь гарантом соблюдения трудовых договоренностей, ведь злоупотребления возможны с обеих сторон: предприятие заинтересовано в повышении объема работ с минимизацией издержек на оплату труда, а сотрудники рады снизить свою нагрузку и не потерять в зарплате. Учет рабочего времени уравновешивает обе стороны, обязывая работодателя оплачивать переработки или компенсировать их дополнительными днями отдыха, а сотрудника — качественно и вовлеченно трудиться в отведенное для работы время.

Минимальный вариант такого учета — это составление табелей рабочего времени персонала, которые ранее велись вручную (по форме Т-12), а теперь автоматически формируются в современных бухгалтерских программах (преимущественно по форме Т-13). Форма табеля, принятая в организации, может отличаться от предложенных Т-12 и Т-13, описанных в приказе Госкомстата №1 от 05.01.2004 г. (первая — для ручного, вторая — для автозаполнения). Главное, чтобы карточка трудовых затрат отражала график каждого сотрудника, количество фактически отработанных часов, отпуска, больничные, невыходы на работу, сверхурочную занятость (при ее наличии).
Табель для учета и фиксации использования рабочего времени на производстве — основополагающий документ, на котором строятся договорные отношения нанимателя и трудящегося:

Поэтому корректно вести табель затраченного времени крайне важно — ошибки могут стать поводом для взысканий.
Табель учета трудового времени составляется с учетом официального государственного Производственного календаря, который публикуется на предстоящий год. Время, выпадающее на даты, которые в Производственном календаре числятся праздничными, подлежит оплате в двойном размере.

Категории причин отсутствия сотрудника на рабочем месте довольно разнообразны (табель Т-12 приводит на титульном листе их расшифровку). В сложных случаях указать верный код помогает опыт и информация консультационно-правовых системах.

Учет рабочего времени на предприятии решает следующие задачи:

Рабочее время для персонала на любом предприятии — это важный ресурс, который нужно учитывать и оптимизировать.

Кто ведет табель учета рабочего времени в организации?

Обязанность вести и хранить в печатной форме табель учета рабочего времени законодательство возлагает на главного представителя организации — ее руководителя. Именно он является ответственным за учет и адекватную оплату времени сотрудника в соответствии с Трудовым кодексом РФ, а также несет материальную и административную ответственность за допущенные нарушения.

Конечно, начальник предприятия в большинстве случаев не заполняет табель самостоятельно, делегируя эти обязанности кадровикам или руководителям подразделений, которые фактически осуществляют учет рабочего времени — ручной или электронный. На основе предоставленных табельных данных ведется начисление заработной платы со стороны бухгалтерии.

Таким образом, организация табельного учета на практике — это процесс, в который вовлечены начальники отделов или старшие смен, кадровые специалисты компании, расчетный отдел и управленческое звено.
В зависимости от степени автоматизации он может быть довольно трудоемким. Однако, как мы увидим ниже, существуют программные решения, которые готовы взять всю работу на себя, отслеживая затраченное время автоматически, предоставляя на выходе удобные и наглядные отчеты.

Основные определения рабочего времени

При приеме сотрудника на работу в трудовом договоре закрепляются график и режим его труда, которые являются основополагающими факторами для последующего учета рабочего времени и начисления зарплаты на основе реальной выработки. Организация своего рабочего времени на соответствие трудовому распорядку — это обязанность соискателя, в то время как работодатель обязан обеспечить комфортный и безопасный рабочий процесс.

Режим работы сотрудника может быть различным в зависимости от задач, которые ему предстоит решать. Существуют следующие варианты режимов (графиков) трудовой деятельности:

 

В зависимости от категории сотрудника и его договоренности с руководством может различаться и продолжительность рабочего дня:

 

Какие виды учета рабочего времени существуют?

Учитывать время сотрудника можно различными способами в зависимости от характера труда сотрудников и особенностей деятельности предприятия. Ведение учета рабочего времени может осуществляться по одной из представленных ниже методик (ни одна из которых не предписывается ТК РФ как единственно обязательная, а потому выбор остается за организацией):

 

Суммированный учет рабочего времени также подразумевает ежедневную фиксацию количества отработанных часов, отличаясь от иных видов учета лишь тем, что подсчет переработок ведется только по окончании выбранного периода. Оплату сотрудники получают не по завершении периода учета, а ежемесячно по зафиксированной в трудовом договоре ставке, но после его истечения могут рассчитывать на доплату за сверхурочные.

Единицей отработанного времени в организации может быть не только рабочий день, но и час. Почасовой учет применяется для совместителей, удаленных сотрудников, фрилансеров. Если такой человек не присутствует непосредственно в организации, а трудится дистанционно, то встает отдельный вопрос о достоверном учете отработанных часов, в чем может помочь программное обеспечение для автоматизации учета, о котором пойдет речь ниже. Для того, чтобы точно вести почасовой (или даже посекундный) учет рабочего времени за ПК для специалиста на удаленке, без подобных решений не обойтись.

Вид учета трудового времени, применяемый в отношении конкретного работника организации, как и график (режим) его труда, обязательно должны быть зафиксированы в его трудовом договоре. В противном случае проверка корректности ведения учета отработанного времени со стороны Трудовой инспекции может привести к наложению штрафов.

Методы учета рабочего времени: что выбрать?

Законодательно предприятию предписывается в обязательном порядке учитывать время сотрудника, но какой метод оно для этого выберет, как именно будет вести учет, “сверху” не указывается. Регламент ведения учета рабочего и нерабочего времени определяет сама компания, закрепляя его в своих нормативных актах.

Правила учета рабочего времени в каждой организации могут быть свои, главное — соблюдение прав сотрудника на количество дней отдыха в соответствии с производственным календарем и обязательная фиксация отработанных часов в табеле. Порядок учета трудового времени способен включать в себя разные комбинации средств автоматизации и ручных операций.

Рассмотрим варианты ведения учета, которые бывают на практике и могут подойти различным организациям в зависимости от их потребностей и размеров.

Таким образом, виды и способы учета рабочего времени бывают ручными, автоматическими и смешанными, а также могут основываться на программных решениях, физических средствах контроля доступа и устройствах для наблюдения и трекинга. Информативный учет и оценка рабочего времени на производстве часто достигаются комбинацией таких методов. Так, система для контроля времени прихода и ухода сотрудников (аппаратная или программная) может дать ответы на вопросы о возможных недоработках, чего невозможно добиться при использовании одной только бухгалтерской системы.

Хороший вариант — табель для печати, сформированный в корпоративной бухгалтерской или кадровой системе на основе первичных данных, а в дополнение к нему — детальные сведения о реальной занятости на основе мониторинга с применением специализированного ПО.

Лучшие программы для учета и анализа рабочего времени

Рассмотрим варианты тайм-трекеров и систем мониторинга, наиболее интересных с точки зрения предлагаемого функционала.
Автоматизированный непрерывный учет и посекундный контроль рабочего времени с помощью таких решений поможет:

Использование подобных инструментов пойдет на благо организации рабочего процесса и поможет мотивировать персонал трудиться лучше.

Bitcop

Полноценная система мониторинга и учета отработанного времени. Автоматизация контроля времени на базе Bitcop подходит для предприятий любых масштабов и видов деятельности. С Bitcop расходование рабочих часов всегда прозрачно для руководителя и поддается простой оценке через построение наглядных отчетов.

Основные возможности программы:

Bitcop предлагается для использования в виде облачной или коробочной версии (опция кейлоггера доступна только в последнем варианте). Поддерживает все современные браузеры и операционные системы. Возможна индивидуальная доработка функционала под потребности предприятия, а также взаимодействие с любыми бизнес-приложениями через открытый API-интерфейс.

Попробовать бесплатно

Harvest

Сервис для подсчета отработанного времени, создания и контроля расписаний, автоматического выставления счетов контрагентам.
Подходит для удаленных исполнителей или небольших команд, выполняющих заказы на аутсорсинге. Позволяет повысить самоконтроль, сделать занятость прозрачной для руководителя и заказчика, автоматизировать ведение проектов.

Пока программа доступна только на английском языке.

Основные возможности программы:

Предусмотрен бесплатный тариф на одного человека, для большего количества пользователей существует несколько вариантов тарификации.

Hubstaff

Система для онлайн-мониторинга рабочего времени с функциями автоматического начисления заработной платы и поддержкой GPS-мониторинга. Подходит для фрилансеров, удаленных команд исполнителей, фрилансеров, малого бизнеса.

Основные возможности программы:

Бесплатный пробный период: 14 дней. Безвозмездное использование программы для одного человека, далее тарификация от количества пользователей с разделением на обычную и премиум-подписку (последняя включает в себя дополнительные опции по мониторингу запущенных приложений и посещенных сайтов, по автоматическому начислению оплаты, по интеграции со сторонним ПО).

Системный подход к учету рабочего времени

Учет трудового времени и норм ежедневной выработки на любом предприятии — это законодательно закрепленная за руководителем обязанность, но выбор методов, видов и форм учета является его прерогативой.

Для различных категорий сотрудников можно подобрать разные способы контроля отработанного времени, в зависимости от характера их служебных задач и степени использования ПК в ежедневной деятельности. Существуют современные программы, которые облегчают учет и определяют показатели качества работы, которые невозможно измерить вручную.

 

Учет рабочего времени сотрудников: виды, методы, решения

Хотите знать, чем на самом деле занимаются сотрудники? Ведите учет рабочего времени.

Виды учета рабочего времени

В соответствии с регламентом, одна из задач руководителя — ведение учета рабочего времени, однако четких правил для этого не существует. Работодатель самостоятельно решает, как следить за режимом.

Сегодня компании используют разные виды мониторинга. Рассмотрим основные из них.

Ежедневный учет

Такой способ подходит для организаций с нормированным графиком. Табель (таймшит) фиксирует, сколько часов сотрудник отработал за день. Чтобы начислить зарплату, время суммируют.

Иногда при таком порядке учета возникают сложности. Например, по понедельникам сотрудник работает 10 часов, а по пятницам всего 6. В этом случае более выгодно вести учет времени за другой отчетный период, чтобы оплачивать часы по норме, а не как сверхурочные.

Еженедельный учет рабочего времени

Этот метод предназначен для предприятий, где продолжительность смены зависит от производственной необходимости. Стандартная рабочая неделя — 40 часов, которые по-разному распределяются. В этом случае компании должны подсчитывать отработанное время так, чтобы оно не превышало установленную ТК норму. Следует отметить, что на практике такие варианты встречаются редко.

При таком порядке учета зарплату начисляют по неделям. Если работник потратил ровно 40 часов, их оплачивают по фиксированной ставке. При превышении нормы «лишние» часы оценивают как сверхурочные и оплачивают отдельно. В этом случае руководителю не придется выслушивать жалобы о том, что сотрудники работают больше нормы.

Суммированный учет

При необходимости организации могут увеличить период до месяца, квартала или года. В соответствии с законодательством, предприятия с вредными условиями труда не могут выбирать срок дольше трех месяцев.

Выбор любого способа нужно фиксировать с помощью отдельного приказа. Это правило относится и к суммированному учету, при котором компания ежедневно считает отработанные часы и подводит итоги в конце периода.

При суммированном учете оплата осуществляется по фиксированной ставке. За сверхурочные часы работник получает деньги в конце отчетного периода.

Кажется кто-то переработал. Учет рабочего времени не допустил бы этого.

Методы учета рабочего времени

Предприятие может подсчитывать рабочие часы так:

1. Вести учет в таблицах Excel или Google Документах.

2. Отслеживать присутствие работников с помощью журнала, в котором фиксируют время прихода и ухода.

3. Организовать видеонаблюдение и/или аудиозапись.

4. Использовать бухгалтерские программы.

5. Ввести контроллеры и карточки доступа.

6. Внедрить CRM-систему.

7. Использовать тайм-трекеры и т.д.

Классический способ в виде таблиц подходит для проверок контролирующих органов и начисления зарплаты. Другие методы делают учет удобнее и эффективнее. Рассмотрим каждый способ более подробно.

Табель в Excel

Табель так же еще называют таймшит. Таймшит (англ. Timesheet, табель учета рабочего времени) — это лист бумаги с данными, расположенными в табличном формате. В настоящее время чаще используются цифровые таймшиты или электронные таблицы. Можно сделать шаблон, чтобы ежедневно заполнять таблицу. Раз в месяц в таблицу нужно вносить незначительные изменения.

Преимущества:

1. Это простой и понятный способ.

2. Ведение таблицы не требует дополнительных расходов.

3. Такая система привычна для многих трудящихся.

Ведение отчетов в Excel — распространенная практика многих компаний

Недостатки:

1. Метод не подходит, если система должна учитывать не только количество часов, но и эффективность работы.

2. Ответственный за ведение таблицы сотрудник тратит много времени на ее заполнение вручную.

3. Человеческий фактор повышает риски ошибок. Это особенно важно, если персонал работает по сменному графику.

4. Таблицы подходят только для небольших фирм. В крупных компаниях бизнес-процессы нужно автоматизировать.

Кроме того, табель в Excel необходимо каждый месяц пересылать в бухгалтерию. К документу в Google можно предоставить доступ, но это единственное отличие.

Журнал учета присутствия

Это проверенный вариант для детального контроля, который по-прежнему востребован во многих организациях. Журнал лежит на КПП, сотрудники отмечают, когда они пришли на работу и покинули здание, и ставят подписи.

Нарушаем рабочий график?

Особенности журналов

В соответствии с п. 4 ст. 91 ТК РФ, работодатели обязаны вести учет времени, которое по факту отработали сотрудники предприятия. Для этого есть специальный табель учета рабочего времени:

В табеле можно фиксировать количество часов, которое отработал сотрудник. Эти данные необходимы для начисления заработной платы. Для указания причин отсутствия на работе есть специальные коды. Если их не знать, понять причину отсутствия сотрудника невозможно.

Журнал помогает контролировать время, которое отработал сотрудник предприятия, и отслеживать причины, по которым он не вышел на работу.

Предусмотрите в журнале графу для фиксации причин опозданий сотрудников или их отсутствия на работе. Здесь же можно указать реквизиты больничных листов, заявлений на отпуск и т. д.

Журнал контролирует, дисциплинирует, мотивирует. Благодаря ему вы увидите старания сотрудников с гибким графиком работы. А также тех, кто часто опаздывает, выполняет и перевыполняет норму. Первым можно сделать выговор, вторым — выписать премию.

С помощью журнала рабочего времени вы отследите работу руководителей отделов и подразделений. Вы увидите, кто перегружен работой, где неправильно распределены обязанности, в каких отделах не хватает кадров и т.д.

Если в вашей организации много сотрудников с ненормированным рабочим днем, ведите отдельный журнал учета.

Образец журнала

Единой формы журнала учета рабочего времени нет. Каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно. Чаще документ заполняют в электронном виде в офисных программах «Ворд» или «Эксель». Хотя встречаются и бумажные варианты.

Ниже приведена таблица, которую можно взять за образец для ведения журнала учета рабочего времени.

На предприятиях кадровые специалисты ведут журналы, в которые заносят трудовые договоры, бланки трудовых книжек и т.д. Журнал учета рабочего времени они оформляют таким же образом, как и регистрационные книги.

Предусмотрите графы для указания причины неявки или опоздания, реквизитов документов, которые объясняют отсутствие на работе.

Для сотрудников, которые часто бывают в командировках, заведите отдельную графу. В ней фиксируйте даты, когда командированный работник отсутствует.

Рабочее время в журнале учитывайте по дням. Чтобы было удобнее, отмечайте даты в специально отведенной для этого графе или каждый день заносите данные в отдельный лист.

Журнал можно оформить в электронном варианте, чтобы потом распечатывать каждый лист, или расчертить тетрадь вручную. Некоторые компании покупают готовый документ или заказывают журнал нужного формата без лишних граф.

Пример оформления журнала учета рабочего времени

Система видеонаблюдения

Сегодня работодатели все чаще используют этот способ. Установка видеонаблюдения часто причиняет людям психологический дискомфорт, поэтому для выбора этого метода должны быть весомые причины. Важно помнить, что вести скрытую запись незаконно. Перед установкой системы видеонаблюдения или аудиозаписи нужно получить согласие сотрудников.

Вряд ли сотрудники с радостью воспримут введение видеонаблюдения

Работодатель может установить простую камеру или оборудование с микрофоном и устройством записи звука. Выбор зависит от задач контроля и бюджета фирмы. Расходы не ограничиваются установкой.

Компании нужен сотрудник, который будет просматривать записи и отмечать нарушения распорядка, иначе метод будет малоэффективным.

Бухгалтерские программы

Многие ПО для бухгалтерии оснащены функцией формирования специализированных отчетов, что ускоряет и упрощает работу.

Преимущества:

1. Бухгалтерские программы позволяют автоматизировать расчеты.

2. Благодаря ПО на заполнение ведомости уходит меньше времени.

3. Программные продукты снижают риск ошибок из-за невнимательности персонала.

4. При использовании ПО не нужно доплачивать за операции по учету рабочего времени.

Контроллеры (учет рабочего времени по картам)

Такой способ используют многие организации. Контроллер — устройство, к которому работники прикладывают карточки, чтобы войти в помещение. Оборудование позволяет вести почасовой и даже поминутный учет.

Преимущества:

1. Контроллеры считают рабочие часы максимально точно.

2. Оборудование минимизирует трудозатраты на контроль времени.

3. Устройства ограничивают доступ в отдельные помещения.

Раз, два и готово!

Недостатки:

1. Контроллер — дорогое оборудование.

2. При поломке устройства работники не смогут попасть в помещение до приезда мастера.

3. Сотрудники могут терять карточки. Кроме того, существует есть кражи пропуска.

Учет рабочего времени по лицам

Контролировать дисциплину помогают терминалы. Для этого нужно подойти к устройству и взглянуть в него или в его сторону. Личность сотрудника будет идентифицирована по геометрии лица. Преимуществом является то, что терминалу для работы не нужен интернет. Обычно он работает через блок питания, но можно использовать Wi-Fi. В таком случае появится возможность поставить терминал на любом расстоянии от сервера с программой.

Вроде похож

Такая система более выгодна, чем контроль по отпечатку пальца. При считывании лица обрабатывается большой объем данных. Этот шаблон содержится в вычислительном модуле и позволяет рассмотреть лицо со всех сторон. Такой же шаблон используют для сравнения с человеком, проходящим через турникет.

Однако тут есть свои подводные камни. Система может ошибиться, когда увидит двух похожих внешне людей. Из-за этого есть риск, что в здание попадет посторонний человек, похожий на вашего сотрудника. Иногда таким образом на предприятия проникают злоумышленники.

Биометрический учет рабочего времени

У каждого работника есть свой биометрический идентификатор. Он нужен для считывания неповторимых характеристик: сетчатки глаз, отпечатков пальцев, тембра голоса или рисунка вен. Эти характеристики нельзя подделать, забыть дома, потерять. С их помощью можно пройти контроль, отметить свое присутствие на работе или получить доступ к закрытой информации. Данные о биометрических идентификаторах заносятся в общую базу. Ее можно в любой момент обновить, дополнить или изменить.

У подхода есть один недостаток – высокая стоимость оборудования. Так, для биометрического контроля необходим мощный процессор, биологические сканеры, интерфейсы для передачи большого объема данных.

Добро пожаловать, профессор Х

На некоторых объектах лучше установить несколько точек идентификации для отслеживания перемещения сотрудников по территории на протяжении всего рабочего дня.

Автоматизированные сервисы актуальны для составления табелей и отчетов, расчета нагрузки, зарплат и штрафов. Они помогают оценить пользу работы конкретного отдела, продуктивность каждого сотрудника, наладить дисциплину, информировать о несанкционированных подключениях. Биометрический учет позволит разграничить доступ по зонам.

CRM-система

Системы оснащены таймерами для контроля общего времени работы. Они также позволяют узнать, как долго работник выполняет ту или иную задачу. Принцип действия: сотрудник приходит, открывает программу и запускает таймер, который по окончании работы надо остановить.

Преимущества:

1. Если фирма уже знакома с CRM-системами, то новое ПО не вызовет затруднений.

2. Программа дисциплинирует сотрудников и развивает навыки самоконтроля.

В первые дни работы CRM-системы возможны накладки. Важно, чтобы сотрудники не забывали запускать таймер в начале смены и выключать его перед уходом.

Тайм-трекеры: автоматизированный учет рабочего времени

Установка тайм-трекера на компьютерах поможет оценить качество работы. Программа автоматически фиксирует, когда сотрудник включил и выключил ПК, а также с определенной частотой делает скриншоты рабочего стола. Чтобы использовать такие программы, работодателю не нужно получать согласие персонала. С помощью тайм-трекера руководство может оценить, насколько продуктивно тот или иной человек тратит время. Один из таких сервисов —ИНСАЙДЕР. Программа фиксирует все действия работников в течение дня. Снимки хранятся на сервере компании в сжатом формате. Руководитель в любой момент может увидеть, как сотрудники распределяют свое рабочее время.

Сервисы (системы учета рабочего времени, СУРВ)

EMS (в русском варианте — системы учета рабочего времени или СУРВ) — это класс программного обеспечения, предназначенного для контроля сотрудников. Используя подобные инструменты, вы можете легко выяснить, кто в команде реально работает, а кто — просто имитирует бурную деятельность.

Есть системы учета рабочего времени попроще типа тайм-трекеров, которые могут включать и выключать сами сотрудники. Однако крупные организации обычно отдают предпочтение комплексным EMS-системам со множеством настроек и «умных» функций. 

Стоит подчеркнуть, что интерес к таким системам растет невообразимыми темпами. Согласно исследованию Insider Threat от Crowd Research Partners, всего за год в период с 2017 по 2018 год доля организаций, активно использующих инструменты EMS, выросла с 42 до 94%. А после вынужденного перевода сотрудников на удаленку из-за пандемии COVID-19. Сегодня СУРВы стали своего рода «золотым стандартом» в сфере управления.

Учет рабочего времени с помощью программы ИНСАЙДЕР

Программа ИНСАЙДЕР – идеальное решение для реализации мягкого контроля. Она позволяет выполнять настройки под каждую конкретную компанию, учитывать индивидуальные требования:

• Время начала и окончания рабочего дня можно устанавливать индивидуально для каждого сотрудника. Поскольку графики не всегда с 8 до 17 для всего штата, это удобно;
• Социальные сети, отвлечения тоже можно настраивать отдельно под каждого. Так социальные сети для СММ-специалиста будут непосредственным рабочим инструментом, а инженер-проектировщик явно использует их в личных интересах;
• Принцип открытости данных. Программа позволяет выполнять настройки доступа таким образом, чтобы сотрудник сам видел свои успехи и провалы. Доступность результатов всегда плюс, поскольку неизвестность, как мы писали выше, давит.

Реально ли контролировать удаленных сотрудников

Да, с программой ИНСАЙДЕР. Сейчас значительная часть персонала в большинстве компаний работает удаленно, но это не означает, что работодатель не сможет контролировать ход процесса. ИНСАЙДЕР снимает все основные опасения руководства, становится действенным инструментом для контроля внутри команды (фиксирует простои и отвлечения). Можно сказать, что программа дисциплинирует удаленщиков.

*Анализ продуктивности ИНСАЙДЕР

Главная особенность ИНСАЙДЕР – система будет полезна и самому удаленному сотруднику для самоконтроля и справедливой оплаты труда. Ведь когда в руках руководителя данные об эффективной работе – обделить зарплатой не получится.

Заключение

Учет рабочего времени — законодательно закрепленная за руководителем обязанность, но выбор методов, видов и форм учета является его прерогативой. Используя максимально подходящий вид учета и современные средства автоматизации, вы сможете не только соблюсти требования законодательства, но и значительно увеличить показатели продуктивности.

Планирование и учет рабочего времени с применением специальных систем выводит понятие об эффективности труда на новый уровень. Однако как и любой другой инструмент, система учета рабочего времени может принести компании как пользу, так и навредить. Здесь многое зависит от руководителя.

Если вы сделали все грамотно и прозрачно, прислушиваетесь к своим сотрудникам и используете полученные данные на благо — весь коллектив только выиграет. Но если под видом анализа продуктивности внедряется тотальная слежка за каждым вздохом подчиненных — не стоит удивляться, что внедрение СУРВ не оправдывает ожиданий.

Хронометраж: что можно и чего нельзя делать

Работодатели должны вести точный учет рабочего времени сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, в соответствии с федеральными законами, законами штата и местными законами. Этот, казалось бы, простой процесс может усложниться, если сотрудники начинают работать раньше или уходят поздно, путешествуют по делам, участвуют в корпоративных тренингах и используют мобильные устройства, чтобы оставаться на связи в нерабочее время. Вот некоторые рекомендации и рекомендации, которые помогут вам справляться со своими обязанностями по хронометражу.

Сделать:

• Используйте точную систему учета времени. Работодатели могут выбрать предпочитаемый метод хронометража (например, часы, табели учета рабочего времени или считыватели пропусков) при условии, что они являются полными и точными. Хотя отслеживание рабочего времени сотрудников с точностью до отработанной минуты является передовой практикой, федеральный Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) разрешает работодателям округлять рабочее время сотрудников до 15 минут. Ваша политика округления рабочего времени должна применяться справедливо и не может постоянно округляться в пользу компании или приводить к невозможности подсчета всего времени, фактически отработанного сотрудниками. Например, если работодатель округляет до ближайших 15 минут, он может округлить время работника в меньшую сторону с одной до семи минут, но он должен округлить время с восьми до четырнадцати минут.

  Примечание: В некоторых штатах установлены дополнительные ограничения на округление времени. Например, Верховный суд Калифорнии недавно постановил, что работодателям запрещено использовать практику округления при отслеживании того, предоставляются ли периоды питания в соответствии с требованиями штата. Ознакомьтесь со всеми применимыми законами и рассмотрите возможность консультации с юристом, прежде чем внедрять политику округления времени.

• Требовать от сотрудников фиксировать все отработанное время. Время, затрачиваемое на использование технологий за пределами традиционного рабочего места для ответа на рабочую электронную почту, доступа к сети компании, проверки телефонных сообщений или выполнения других рабочих задач, обычно считается компенсируемым рабочим временем. Убедитесь, что сотрудники, не освобожденные от налогов, знают, что они должны отчитываться все рабочего времени, включая время, которое они тратят на проверку рабочей электронной почты в нерабочее время. Если сотрудники не могут использовать вашу обычную систему хронометража для учета работы в нерабочее время, проинструктируйте их, как быстро и точно отчитываться об этих часах.
• Учет непроизводительного времени, которое также должно быть оплачено. В соответствии с FLSA и законами многих штатов работодатели должны платить работникам за время, фактически затраченное на работу, а также за определенное непроизводительное время, например, время, затраченное на обучение или командировку. Убедитесь, что вы понимаете правила, касающиеся непроизводительного времени, которое должно быть оплачено, и проинструктируйте сотрудников соответствующим образом фиксировать свое время.
• Считайте перерывы на отдых «рабочим временем». В соответствии с FLSA, короткие перерывы для отдыха, как правило, считаются оплачиваемым рабочим временем. Министерство труда США определяет перерыв для отдыха как любой период продолжительностью 20 минут или меньше, который работнику разрешено проводить вне работы. Продолжительность перерыва, как правило, является единственным фактором, используемым при определении необходимости оплаты, а не причиной перерыва (например, для сигареты, кофе, закуски или личного телефонного звонка).
  Примечание: В соответствии с федеральным законом работодатели должны предоставлять работникам, не освобожденным от налога, разумные перерывы для сцеживания грудного молока для их кормящих детей в течение одного года после рождения ребенка каждый раз, когда им это необходимо. Федеральный закон не требует от работодателей компенсации работникам за эти перерывы. Однако, если работодатели уже предоставляют оплачиваемые перерывы, работник, который использует этот перерыв для сцеживания молока, должен получать компенсацию таким же образом, как другие работники получают компенсацию за перерыв. Некоторые штаты и местные юрисдикции требуют оплачиваемых перерывов для медсестер независимо от того, предоставляет ли работодатель другие виды перерывов.
• Требовать от сотрудников подтверждения отработанного времени. В конце каждого платежного периода требовать от сотрудников просматривать свои учетные записи рабочего времени и проверять их точность. Это может помочь вам внести исправления перед расчетом заработной платы и документально подтвердить, что сотрудник подтвердил точность своего учета рабочего времени.

Не надо:

Заключение:

Разработайте политики и процедуры, чтобы обеспечить ведение точного учета рабочего времени для всех не освобожденных сотрудников. И убедитесь, что работникам оплачивается все время, которое должно быть компенсировано в соответствии с федеральными законами, законами штата и/или местными законами.

Хронометраж Методы учета рабочего времени

Онлайн Хронометраж — отличный способ учета и оптимизации рабочей деятельности в вашей компании. Люди часто записывают свои часы с помощью элементарных методов, таких как бумага и электронные таблицы. К сожалению, они часто подвержены ошибкам, отнимают много времени и непрактичны.

Тем временем Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует от работодателей отслеживать рабочее время «неосвобожденных сотрудников», которые обычно получают почасовую оплату. Хотя вы можете выбрать свой

система хронометража , записи, которые вы ведете, должны быть точными и полными. Вот почему мы рекомендуем использовать программное обеспечение для хронометража. Безусловно, эти программы позволят вам упростить учет отработанного времени вашими сотрудниками и не нарушать закон.

Опции программного обеспечения для хронометража

На рынке доступно множество программ для хронометража. И каждый из них предлагает различные функции. Конечно, организация хронометража всегда является сложной задачей для RH, а поиск идеального программного обеспечения, которое лучше всего подходит для каждой команды, часто является обременительным.

С ростом гиг-экономики законы о записи времени сделали почасовую оплату обычной практикой. Поэтому компаниям требуется более организованный подход и централизованный инструмент для обеспечения соответствия требованиям. В этом сценарии хронометраж становится необходимым.

Мы собрали самые популярные приложения для хронометража , чтобы вы могли выбрать то, которое вам больше всего подходит.

1. Время отслеживания

Все виды компаний полагаются на эту платформу для прозрачного выставления счетов и расчета заработной платы, от фрилансеров до крупных корпораций. TrackingTime помогает тысячам команд по всему миру удобно отслеживать свое рабочее время, профессионально выставлять им счета, анализировать их данные и принимать решения на основе профессиональных отчетов.

TrackingTime — это программное обеспечение для отслеживания времени управления проектами, которое дает четкое представление о работе вашей команды. Следите за ходом проекта без лишних усилий, работайте эффективно и вырабатывайте хорошие привычки, отражающие культуру вашей компании.

2. Каждый час

Everhour позволяет сотрудникам отслеживать количество времени, которое они тратят на определенные задачи или проекты. Этот инструмент хронометража и планирования ресурсов позволяет отслеживать время для рабочих заданий, рассчитывать бюджеты и планировать будущую работу.

3. Часы

Этот инструмент хронометража позволяет командам отслеживать рабочие часы по проектам, отслеживать часы с помощью таймера, регистрировать время в расписании, классифицировать время по проектам и отмечать время как подлежащее оплате.

4. Джиббл

Jibble позволяет входить и выходить из мобильных устройств и веб-приложений. Биометрический вход (с помощью селфи) также доступен. Приложение собирает статистику, готовит отчеты о производительности для сотрудников и менеджеров, а также доставляет ежедневные, еженедельные или ежемесячные оповещения.

5. Бибоул

BeeBole помогает командам отслеживать время, которое они тратят на выполнение рабочих заданий. Инструмент также полезен для отслеживания отпусков и отпусков.

Запись рабочих часов

В отличие от освобожденных сотрудников, не освобожденных сотрудников могут получать оплату только за точное количество отработанных часов. Поэтому очень важно точно документировать их часы. Обычно препятствия, с которыми сталкиваются компании, заключаются в том, что они не могут правильно записывать рабочее время, используя систему ручного учета рабочего времени. Конечно, инструкция табели учета рабочего времени часто вынуждают отделы расчета заработной платы тратить свое время на изучение каждой мелочи, чтобы определить, кто работал, сколько часов и кому следует платить.

В настоящее время в США запись времени является обязательной в соответствии с

FLSA . Поэтому каждый работник должен полностью и точно фиксировать все время своей работы каждый день без исключения в соответствии с правилами и процедурами, действующими в зависимости от подразделения, к которому приписан сотрудник. Ни один сотрудник не может изменять или иным образом модифицировать свой учет рабочего времени, записывать рабочее время другого сотрудника или каким-либо образом изменять или ограничивать учет рабочего времени другого сотрудника, за исключением случаев, когда это специально запрошено или разрешено руководителем.

Конечно, ручные табели учета рабочего времени часто вынуждают отделы расчета заработной платы тратить свое время на изучение каждой мелочи, чтобы определить, кто работал, сколько часов и кому следует платить.

Существует множество вариантов учета рабочего времени сотрудников, независимо от того, какой метод вы используете. Таким образом, вы сможете соблюдать закон и организовать свои административные процессы и процессы расчета заработной платы. В свою очередь, это позволит вам проанализировать работу каждого из ваших сотрудников. Вот некоторые из наиболее часто используемых систем для ведения учета и учета рабочего времени:

Различные параметры отслеживания времени

1. Использование таймера: запуск/остановка отслеживания задач в режиме реального времени, «на лету…»
2. Заполнение табелей учета рабочего времени вручную в конце дня/недели
3. Геолокация и геозона: отслеживайте время в зависимости от вашего местоположения.
4. Автоматическое отслеживание времени: Записывайте свою активность на компьютере и отслеживайте время, проведенное в приложениях и на веб-сайтах.

Сравнение автоматического учета рабочего времени и ручного заполнения табеля учета рабочего времени

Если вам интересно, какой метод лучше для вас, это будет зависеть от ваших потребностей. С одной стороны, автоматический хронометраж поможет вам упростить ваши процессы. Поэтому, если вы отслеживаете, чтобы измерять и повышать производительность, таймер будет полезен. С другой стороны, ручное отслеживание времени может быть хорошим вариантом для менеджеров, стремящихся выровнять

бизнес-процессы и осуществляют контроль, в то время как работники отслеживают, как их рабочее время преобразуется в заработную плату.

Но какой из этих вариантов лучше? Давайте проверим плюсы, которые предлагает каждый из них: 

Ведение документации вручную

• Работодатели не несут дополнительных затрат на технологии.
• Легко включить в рабочий процесс.
• Предотвращает любые проблемы, связанные с электричеством.
• Простота в обслуживании, так как не требует значительных обновлений.

Автоматический хронометраж

• Точный расчет.
• Позволяет избежать ошибок, связанных с человеческим фактором.
• Сокращает время управления посещаемостью.
• Интеграция с внутренними отделами и внешними службами.
• Собирайте ценные данные для мониторинга и анализа производительности.

Проведение аудита времени

Предположим, вы проводите большую часть своего дня в встречах, звонках, административных задачах, прерываниях, отвлекающих факторах, разговорах и встречах. Прежде чем вы это узнаете, день закончился, и вы едва поцарапали поверхность своих список дел . В этом случае самый простой способ сократить потери времени — провести точный аудит времени.

Аудит времени предназначен для того, чтобы помочь вам понять, как вы тратите свое время. Отслеживая свои действия в течение дня в течение трех, пяти или семи дней, вы можете увидеть, на что уходит больше всего вашего времени, а также определить возможности для повышения эффективности и воздействия.

Как это сделать? Легко:

1. Определите, как вы будете отслеживать повседневную деятельность.
2. Определите, как и как часто вам будут напоминать об отслеживании ваших задач.
3. Проанализируйте данные, чтобы определить, что можно улучшить.
4. Планируйте свою работу и расставляйте приоритеты.

Определив, на что вы тратите свое время, составьте план, в котором будут расставлены приоритеты для самых важных задач и устранены все действия, которые отвлекают вас от ваших приоритетов.

Перерывы, периоды приема пищи и сверхурочные

По данным Министерства труда США, работодатели должны предоставлять своим сотрудникам периоды приема пищи, обеда или перерыва. В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели должны платить не освобожденным работникам за любое время, классифицируемое как «рабочее время». Это означает, что работодатель может быть обязан платить работнику за любую работу, выполненную во время добросовестного обеденного перерыва, даже если она выполняется добровольно. Работодатель, который знает, что работник «работает через обед», чтобы выполнить задание, и позволяет ему это делать, должен оплатить работнику это время.

Работодатели должны платить не освобожденным работникам за любое время, классифицируемое как «рабочее время».

Что нужно и что нельзя делать при внедрении хронометража 

Если вы новичок в и внедряете хронометраж в свой бизнес, вы должны знать, что некоторые вещи могут стать проблемой при учете рабочего времени сотрудников. Существует множество различных способов адаптировать его для других целей, в зависимости от сферы вашей карьеры, корпоративной культуры и общих целей вашей команды. А пока давайте рассмотрим, что можно и чего нельзя делать при первом внедрении хронометража.

Дос

1. Используйте точную систему хронометража:

Система учета рабочего времени – очень полезный инструмент для любой компании. И это лучший способ отслеживать время сотрудника за отработанную минуту.

2. Требовать от сотрудников регистрировать все отработанное время:

Связанная с работой деятельность за пределами компании, например ответы на электронные письма и звонки, посещение мероприятий или собраний, проверка телефонных сообщений или выполнение других рабочих задач, обычно считается компенсируемым рабочим временем. Убедитесь, что ваши сотрудники получают записи о каждом из этих часов.

3. Запись обучения и времени в пути:

В соответствии с FLSA работодатели должны платить работникам не только за время, проведенное на работе, но и за определенное непроизводительное время, например, время, проведенное на обучении или в поездках (при условии, что они приходятся на рабочее или нерабочее время, но чья деятельность связана с работой). Убедитесь, что вы понимаете правила, и проинструктируйте сотрудников вести соответствующий учет своего времени.

4. Требовать от сотрудников подтверждения отработанных часов:

Заставьте ваших сотрудников проверять свое рабочее время после каждого рабочего дня, что позволит вам иметь более точные записи времени и вносить исправления перед расчетом заработной платы.

Запрещается

1. Отказать в оплате, если сотрудники не представляют или не подписывают свои табели учета рабочего времени.
2. Разрешить сотрудникам работать в нерабочее время.