Ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции: Журнал входящей/исходящей корреспонденции — Форумы BizLog.ru

Ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции: Журнал входящей/исходящей корреспонденции — Форумы BizLog.ru

Содержание

2.7. Ведение журналов внешней входящей

В любой организации ведется журнал учета входящей и исходящей корреспонденции. Система электронного документооборота позволяет организовать ведение журнала поступления и отправки электронных документов. Как правило, в журнале регистрируются документы, поступающие или отправляемые в течение одного года. Для ведения журнала пользователь должен быть руководителем группы и обладать правами «Секретаря». Журнал в системе электронного документооборота «NetDocs 6.0.», это отчет по содержимому папки, в которой содержится входная или выходная корреспонденция. Для создания журналов необходимо создать две папки. В первой папке необходимо поместить всю поступившую в течение года корреспонденцию. Во второй папке необходимо поместить всю корреспонденцию, отправляемую за пределы организации в течение года. Для построения журналов необходимо активировать папку, в которой содержатся необходимая документация, и нажать на кнопку «Работа с текущей папкой». У сотрудника с правами «Секретаря», появится форма, представленная на рис 2.7.1.

 

Рис 2.7.1. Форма построения журналов входной и выходной

корреспонденции организации.

 

Нажатием кнопок, указанных на рис. 2.7.1. формируются отчеты по входящим и исходящим документам, которые находятся в активированной папке.

Пример отчета по внешним входящим документам организации представлен на рис. 2.7.2.

 

Рис. 2.7.2. Отчет о внешних входящих документах организации.

 

Представленный отчет может выводить описание входящего документа, не превышающее девяти строк.

Пример отчета об исходящих документах представлен на рис. 2.7.3.

 

Рис. 2.7.3.Отчет об исходящих внешних документах организации.

 

Отчет об исходящих документах организации может содержать описание документа, размером не более девяти строк текста.

 

 

 

 

 

Ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации.

В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе два части: обложку и страницы. На обложке написаны название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты.

Основная часть должна:

  • Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  • Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  • Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  • Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа.

Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  • Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  • Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  • Адресат.
  • Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования.
    Тогда это графа остается пустой.
  • Кем подписана исходящая бумага.
  • Исполнитель.
  • Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  • Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

  • Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
  • Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

  • Вышестоящие инстанции.
  • Нижестоящие организации.
  • Предприятия-партнеры.
  • Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств). Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.

Документы для нижестоящих организаций

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы. Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями. Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.

Документация для фирм-партнеров

Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.

Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.

Документация в рамках одной организации

Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела – входящей.

Правила оформления журнала

Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.

Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.

Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.

Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от вида корреспонденции, в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

Компьютер в помощь!

В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

  • Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
  • Принтер.
  • Сканер.
  • Компьютерную электронную почту.
  • Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать. Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Сколько нужно журналов?

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

  • Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
  • Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
  • Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Как вести записи в журнале

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции. Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье.

Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

  • Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
  • Дата отправления.
  • Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
  • Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
  • Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
  • Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
  • Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
  • Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
  • Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
  • Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции. Образец представлен выше.

Входящая корреспонденция

Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

  1. Вышестоящие инстанции.
  2. Нижестоящие организации.
  3. Фирмы-партнеры.
  4. Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
  5. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.

Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Работа с поступающим документами

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.

Разница состоит в «шапке» на бланках. В ней должны быть такие графы:

  • Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
  • Дата получения.
  • Организация, направившая документ.
  • Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
  • Название документа.
  • Количество экземпляров.
  • Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

Кто ведет учет?

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия. Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях). В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника – составитель и секретарь.

В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства.

Как нужно правильно вести учет входящей документации?

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции – дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие. Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя. Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию. На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.

На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами – принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку. Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.

На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма. Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ – в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции. На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6. 30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия. Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

Зачем нужен учет корреспонденции?

Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции – это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

  • Упорядочивает документооборот.
  • Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
  • Рационализирует обмен информацией внутри производства.
  • Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
  • Помогает быстро найти необходимый документ.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.

Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в журнале.

Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

Для чего нужен?

Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

    облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;

    сокращает сроки исполнения поручений руководства;

    помогает контролировать работу подчиненных;

  • повышает продуктивность работы.
  • Виды журнала: их преимущества и недостатки

    Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

    В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

    Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).

    Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

    Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

    К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.

    Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

    Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.

    Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

    Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).

    Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

    Документы, не подлежащие обязательной регистрации

    Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).

    Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

      Корреспонденцию поздравительного и личного характера.

    Прессу и периодику.

    Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).

    Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.

    Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.

    Формы и бланки, кроме строгой отчетности.

  • Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.
  • Кто ведет?

    Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.

    Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер.

    Оформление

    Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности.

    На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.

    Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

    Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.

    Основные графы

    Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.

    Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера журнала регистрации, позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.

    При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).

    Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.

    Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.

    В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр..

    Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.

    Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.

    Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.

    Дополнительные графы

    В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А. А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».

    В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

    Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.

    В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).

    Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.

    Правила заполнения

    Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила:

      Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.

    Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.

    Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.

  • В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый журнал.
  • Особенности ведения

    В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).

    Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в журнале регистрации (например, исх. №132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение.

    Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО., организация). Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. №, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.

    В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).

    Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.п., позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг.

    Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности, продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.

    Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    образец и правила заполнения по предприятию

    Основные правила ведения журнала регистрации исходящих документов.

    Все предприниматели рано или поздно отправляют документацию «во внешний мир», даже в маленькой организации. Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации. При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг.

    Традиционное бумажное оформление для решения этой проблемы вполне подойдёт.

    Журнал регистрации исходящих документов: определение и главные понятия

    Регистрацией называют процесс записи учётных данных, касающихся документа. Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне. Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.

    Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально.

    Для регистрации документов используют специальные журналы. Они продаются в  канцелярских магазинах. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.

    Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются. В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.

    Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса. Сами руководители регистрируют документацию в небольших компаниях, где нет ни секретаря, ни организованного документооборота. Если за это отвечает сотрудник из штата организации, лучше всё закрепить в соответствующем приказе.

    Больше информации о том, в каком порядке осуществляется ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию, вы можете получить здесь.

    О некоторых важных понятиях

    • На оригинале документов проставляют дату регистрации, индивидуальные номера. Это делается только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.
    • Дата отправления – день, когда бумагу утвердили, когда поставило подпись руководство, ответственное лицо. Для этих данных используют вторую графу. Проставляются арабские цифры, обозначая день, месяц и год.
    • На документации, кроме писем, ставят наименование вида. Назначение и содержание помогут разобраться, к какой разновидности относится тот или иной документ. Обозначается это в графе номер три.
    • В исходящих бумагах, в начале текста, указывают краткое содержание, заголовок. Это не обязательно, если содержание писем маленькое. О нём надо спрашивают у сотрудников. Или быстро оценивают самостоятельно. Обозначается в третьей графе.
    • Графа 4 нужна для сведений об адресате. Здесь пишут, куда и кому отправляется посылка.
    • Графа 5 – содержит указание на количество листов. Через дробь проставляется количество листов в приложении, если это необходимо.

    Сотрудники, отвечающие за составление писем, называются исполнителями в тексте. Они приносят документы за регистрацию, пишут письмо и обращаются за подписью к руководителям, работают с контрагентами.

    Способов отправки корреспонденции 8:

    1. Курьером.
    2. Телефонограммой.
    3. Факсом.
    4. Электронной почтой.
    5. Почтой.

    Дату отправки документа ставят в графе 9. Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.

    Срок хранения и некоторые правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

    3 года – максимальный срок сохранения журналов для регистрации документации. После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений. Для этого руководитель составляет отдельный приказ. Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются. Что сопровождается отдельным актом.

    Вот некоторые  отдельные категории деловых бумаг, регистрации не подлежащих:

    1. Бухгалтерские.
    2. Пригласительные билеты на мероприятия.
    3. Открытки, поздравительные письма.
    4. Материалы и проспекты рекламного содержания.

    Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.

    Для оформления допускается применение фирменных бланков. В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования. На них подпись руководства ещё не стоит.

    Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной.

    Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения:

    Журнал регистрации исходящей корреспонденции ОАО Автодорстрой.Образец заполнения журнала регистрации исходящих документов ЗАО Спектр.

    Исходящие письма. Подготовка. Для всех ли обязательна регистрация?

    Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет. Он состоит из нескольких этапов:

    1. Проект письма готовят исполнители.
    2. Согласуются бумаги только в случае необходимости
    3. Подпись на проекте ставит генеральный директор. Или другой руководитель с соответствующими полномочиями.
    4. Секретарь регистрирует бумаги. При электронном документообороте исполнители сами решают вопрос.
    5. Отправка письма.
    6. Помещение в дело оригинала письма, либо его визовой версии.

    Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений. Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.

    Какие группы бумаг не требуют регистрации?

    • Поздравления.
    • Приглашения на мероприятия.
    • Прайс-листы.
    • Материалы с рекламным содержанием.
    • Коммерческие предложения.

    Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.

    Что на счёт дат и номеров?

    Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.

    Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.

    В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера. Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным. Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер. Другие варианты оформления незаконны. Письмо получает одно обозначение, даже если один и тот же его текст отправляется нескольким разным адресатам.

    Журнал регистрации исходящих документов – образец вы можете скачать по следующей ссылке.

    Журнал регистрации исходящих документов: как исправлять ошибки?

    И высокая квалификация не спасает бухгалтеров от ошибок. Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров. Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию.

    Соответствующая запись ставится там, где номера пропущены. Этого достаточно для внесения большей ясности. Печать и подпись ответственного сотрудника заверяют такую запись.

    В «примечаниях» делается запись об аннулировании, если регистрация бумаг в журнале регистрации исходящей корреспонденции прошла по ошибке.

    Появилась  двойная регистрация? Об этом сообщают с указанием номера исходной бумаги, тогда его легче будет найти.

    Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете в этой публикации.

    Рекомендации для составителей исходящей документации

    1. Письма в исходящих бумагах – ответные, либо инициативные. Они отличаются только тем, начинает организация переписку сама, или отвечает на предложение. В ответных письмах содержится только информация, соответствующая запросу.
    2. На бланках организации письма печатаются в количестве двух экземпляров. Оформление «шапки» требует внимания.
    3. Слева, в верхней части документа, упоминается лицо, которому предназначается документ.
    4. Справа – стоят реквизиты компании, которая письмо отправляет.
    5. В первой части обращение к адресату и описания причины, по которой требуется обращение.
    6. Приложения перечисляются только после основного текста. В нижней части страницы, в конце, данные о себе пишет составитель.
    7. Письмо требует согласования с должностными лицами, которые принимают решения в конкретных направлениях. Только после этого свою подпись ставят руководители.
    8. Подписанные, согласованные свидетельства передаются делопроизводителям. Ещё один экземпляр распечатывается, если его важно сохранить в организации.

    Журнал регистрации исходящей корреспонденции – образец для заполнения по предприятию:

    Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции.

     

    Как действовать делопроизводителям?

    1. Исходящие письма принимаются от составителей. Делопроизводитель проверяет, соответствуют ли требованиям реквизиты. И смотрят, присутствуют ли все необходимые подписи. Отдельное внимание уделяется приложениям.
    2. В журнале регистрации исходящей корреспонденции указываются все сведения по документу. Допускается применение других инструкций, если на предприятии перешли к документообороте в электронной форме. Но строгих правил оформления нет и для документов, которые оформляются традиционным способом.
    3. Набор требований предъявляется к исходящим номерам. Сначала идёт номенклатура папки, где документы хранятся. Порядковый номер по конкретному письму указывается через косую или тире.
    4. Исходящие номера пишутся в специальных строках. Это касается и входящей корреспонденции. Копии хранятся в папках-делах.

    Поступившие документы проходят регистрацию в тот же день, когда они оказываются у получателей. Максимальная отсрочка – следующий рабочий день. Иначе снижается время на фактическое исполнение указанных действий. Подобные промедления оборачиваются негативными последствиями, и для предприятия в целом, и для отдельных сотрудников.

    Не знаете, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени по предприятию? В нашей новой статье вы можете узнать, как это сделать!

    Проводится регистрационная процедура на протяжении календарного года. 1 января каждого года обнуляется нумерация документов. Лишь описи дел постоянного хранения могут стать исключением из правил.

    Не всегда целесообразно создавать новую систему хранения и прошивки для бумаг, которые поступили в компанию нестандартными способами. Легче всего обозначать изменения в отдельных графах, либо добавлять буквы или цифры к коду.

    Каждая организация сама определяет не только способ регистрации исходящей и входящей документации, но и порядок внесения записей по ней. Децентрализованное ведение учётных баз в электронном виде применяют уже тысячи и сотни тысяч компаний. Главное – предусмотреть защиту данных, чтобы избежать ошибок и изменений без необходимости.

    Пошаговая инструкция по регистрации ООО самостоятельно и список необходимых документов для оформления – тут.

    Благодаря электронному хранению процесс регистрации заметно упрощается. Секретари тратят меньше времени на поиск нужной информации. Это помогает наладить и документооборот между подразделениями. Допускается создание специальных внутренних служб, отвечающих за этот процесс. Либо структурные подразделения организуют процесс самостоятельно.

    В каком порядке осуществляется регистрация исходящей документации в электронном виде, вы можете узнать в этом видео:

    образец, структура и порядок заполнения на предриятиии

    Как заполнить журнал регистрации входящих документов?

    В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

    Для решения каких задач заводят журнал регистрации входящих документов?

    • Проведение продуктивной справочной работы с важными бумагами.
    • Контроль внешней и внутренней работы сотрудников
    • Приведение в действие решений руководства в указанное время.
    • Учёт, систематизация и грамотная обработка поступающей корреспонденции.

    Заполнение журнала регистрации входящих документов – работа, выполняемая офис-менеджером, дело-производителем или референтом, секретаря. Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг.

    Самостоятельно руководство занимается решением вопросов по:

    • Количеству граф в журналах.
    • Регистрационным формам входящей документации. Она бумажная или электронная.

    Регистрация входящих документов в бумажной форме

    Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.

    В журнале информация о входящих документах вписывается с левой и правой стороны. Пишется всё ручкой, допускается применение чернил чёрного или фиолетового, синего или голубого цвета. Рекомендуется использовать шариковые ручки, они способствуют сохранению информации на больший срок.

    Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете тут.

    Регистрация входящих документов в электронной форме

    Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls. На бумаге журналы не дублируют.

    Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения. Единственные искажения  возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом.

    Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ – читайте в этой статье.

    Электронный документооборот

    Система электронного документооборота – это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.

    Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами.

    Единственная опасность такого документооборота – в том, что к документам иногда получают доступ лица, не имеющие отношения к конкретному запросу. Злоумышленники с большей вероятностью взломают базу, даже если у каждого сотрудника будет отдельная страничка с паролем.

    Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц. Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений. А в электронной форме хранятся распоряжения или приказы от руководства.

    О графах журнала регистрации

    В журнале регистрации входящих документов основными станут графы:

    • С указанием на исполнителя.
    • Содержательной части
    • Корреспондентских данных
    • Разновидности деловых бумаг
    • Даты
    • Регистрационного номера.

    Регистрация требует присвоения номеров для всех входящих бумаг. Это надпись из цифр и букв.

    Трёхчастная структура предпочтительна при заполнении:

    1. Цифра с кодом структурных подразделений по штатному расписанию идёт вначале.
    2. Второй символ изображает номер самого журнала.
    3. Последним стоит порядковый номер по документу.

    Для разделения цифр используют косую черту или тире.

    В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию. Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части.

    Корреспонденция входящего вида бывает внешней или внутренней.

    К основным типам бумаг относят:

    • Текст справок и распоряжений.
    • Записки с объяснениями.
    • Записки служебного вида
    • Заявления, телеграммы
    • Письма

    Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители – это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.

    Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей новой публикации.

    Что на счёт дополнительных граф?

    • Исполнительной отметки.
    • Резолюции

    Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте. Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.

    В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью. Благодаря этой информации легче отследить, как выполняются поручения. По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку. Не рекомендуется ставить слова «выполнено». В будущем из-за этого возникают неприятные ситуации.

    Дата резолюции – ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа. И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги.

    Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением.

    Есть ещё графы, которые включаются по желанию руководителей:

    1. Сколько листов входит в документ?
    2. Каким способом деловая бумага была доставлена?
    3. Что можно сказать в примечаниях?
    4. В каком по номеру деле описан документ и его вопрос?

    Образец журнала регистрации входящих документов:

    Журнал регистрации входящей корреспонденции по предприятию. Образец журнала регистрации входящих документов ОАО Афиша.

    Заполнение журнала: по каким правилам это делается?

    Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе. Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью.

    Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.

    Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы. Запрещено выдёргивать даже одну страницу. Хранится документ на протяжении 5 лет. Прошивка не обязательна, поскольку к документам полной отчётности журналы не относятся.

    Основные принципы регистрации входящей корреспонденции

    • В пределах одного года нумерация ставится только сквозная.
    • Информация допускается только полная. Смысл документа теряется, если данные приводятся лишь сокращённо.
    • Однократность. Через регистрацию проходят только один раз. В этот момент документам присваиваются уникальные номера.
    • Соблюдение сроков. Регистрация проводится в тот же день, когда деловая бумага поступает в организацию. Срок увеличивается до 3 дней, но только в исключительных случаях.

    Не знаете, как заполнить журнал регистрации входящих документов – скачать образец вы можете по следующей ссылке.

    Формы регистрации

    Документация, для которой регистрация не обязательна:

    1. Материалы информационного характера.
    2. Копии распоряжений государственных органов, постановлений и нормативной документации.
    3. «Личные» пакеты с соответствующей пометкой
    4. Журнальные, брошюрные бумаги и книги, другая печатная продукция.
    5. Программные описания конференций, совещаний и семинаров, приглашения на мероприятия.
    6. Телеграммы и письма с поздравлениями.
    7. Письма с рекламным содержанием.
    8. Информационно-справочная документация.

    В какой срок необходимо зарегистрировать ООО в налоговой и каковы последствия несоблюдения сроков регистрации, вы можете прочесть, перейдя по ссылке.

    О журнальной форме

    Применяется, если первостепенное значение у учёта. Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью. У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия.

    Это касается конфиденциальных данных. Форму журналов разрабатывают для каждого вида деловых бумаг. Дробность сведений о документе имеет разную степень.

    При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются – такая система обрастает рядом недостатков. Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку. Процесс регистрации отнимает слишком много времени, когда  информации становится слишком много.

    Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений.

    Журнальная форма регистрации входящей документации.

    Автоматизированная и карточная формы

    С помощью карточной системы легко преодолевается ряд недостатков, указанных ранее. В картотеках сведения располагаются в любой удобной последовательности. Несколько человек занимаются работой одновременно. В самом учреждении отдельно устанавливают формы, по которым проводится заполнение карточек.

    Автоматизированные процессы регистрации на компьютере становятся наиболее востребованным решением для современных предприятий. Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Сведения о документах вносятся в единую базу данных.

    Предприятия и номенклатура дел

    Номенклатура дел – это перечень по делам, которые заводятся в организации. Указываются сроки хранения. Оформление проводится только в порядке, установленном законодательно.

    Сюда входят дела относительно структурных подразделений. То же касается журналов регистрации. Только печатные издания и научно-технические документы – не одна из частей номенклатуры.

    Секретарь-референт ответственен за её составление. Эта же функция возлагается на архивиста предприятия, ответственного за работу со всеми документами. Наименования структур подразделения служат разделами. Если их нет – используют обозначения направлений деятельности, должностей руководителей или специалистов.

    Как изменить основной ОКВЭД ООО и какие документы для этого нужны – читайте в новой юридической статье.

    Дополнительные правила

    Телеграммы на предприятии принимаются под расписку. Это касается и входящей, и исходящей документации. Правила регистрации остаются такими же, что и у всех писем.

    Руководство компании рассматривает телеграммы, при необходимости – решает обозначенные в них вопросы. Получатель применяет бланк или журнал для переноса текста телеграммы.

    При поступлении писем в электронной форме они сразу заносятся в систему. Отдельная карточка с регистрационными данными заводится для каждого письма. С сопроводительным письмом к файлу присылаются оригиналы.

    Допускается применение специального программного обеспечения для упрощения регистрационных процедур. Легко ставится на персональных компьютерах. В базе данных хранятся все карточки, в них и вносятся сведения в случае необходимости.

    Содержание и внешний вид карточки бывают разными в программах, но суть остаётся одинаковой. Не доставляет хлопот самостоятельное изменение существующих реквизитов. Или же изменение внешнего вида.

    Формы регистрации в электронном виде при желании легко распечатать на бумаге. Автоматизированные системы в эксплуатации удобнее, но никто не заставляет отказываться от бумажной формы ведения документов. Правила по оформлению документов рекомендуется закреплять в локальных нормативных актах.

    Больше информации о том, как зарегистрировать входящий документ в электронном журнале на компьютере, содержится в следующем видео:

    Журнал регистрации входящей и исходящей документации: правила заполнения


    – Минуточку, Иван Сергеевич!
    – Что такое?

    – Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может.

    – Ну и бюрократ же ты, Вертер! […]

    – Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!

    – Это ужасно, Вертер. Ужасно…

    К/ф « Гостья из будущего»

    Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего». И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации. Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

    Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности. Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

    «Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией[1]: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д. Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

    Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.

    Виды журнала: их преимущества и недостатки

    Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

    В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

    Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).
    Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.
    Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

    Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

    К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.

    Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

    Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.

    Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

    Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).

    Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

    Документы, не подлежащие обязательной регистрации

    Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).

    Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности, а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к инструкции регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным приказом) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации, а какие нет.

    Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

    1. Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
    2. Прессу и периодику.
    3. Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
    4. Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
    5. Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
    6. Формы и бланки, кроме строгой отчетности.
    7. Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.

    Когда необходим журнал регистрации заявок

    Этот вспомогательный документ обусловлен потребностью конкретного заказчика. Обязательной или строго установленной формы нет. Однако вести и пополнять его актуальной информацией не только удобно, но, как правило, необходимо.
    Предложение на ряд процедур может быть подано в письменной форме в запечатанном конверте. У заказчика в связи с этим возникает обязанность зарегистрировать ее и выдать расписку о получении. В ряде госорганов установлен порядок приема корреспонденции. Тогда обязанность вести регистрационную книгу подкрепляется внутренним регламентом.

    Другим примером необходимости вести такую книгу является регистрация с указанием хронологии подачи предложений в запросе котировок. Согласно правилу 44-ФЗ, при их рассмотрении заказчик ориентируется на критерий наиболее низкой цены. Но когда возникает ситуация с подачей нескольких предложений с одинаковой низкой ценой, закон установил, что победит та, которая поступила ранее других (ч. 6 ст. 78 44-ФЗ).

    Заполненный заказчиком журнал регистрации котировочных заявок придет на помощь. Дата и время поступления каждого конверта будут подтверждены соответствующей регистрационной записью. Еще такой документ предотвратит прием двух и более заявок на котировочную процедуру (запрет по ч. 4 ст. 78) и поможет при нарушении участником сроков подачи.

    В целом документ находит применение в любой закупочной процедуре. Так, и в конкурсе, и в запросе предложений, на которые предусмотрена бумажная форма подачи заявок, зафиксированные в книге регистраций данные окажут поддержку заказчику. Более того, даже в электронных процедурах от функции ведения журнала не отказались, а делегировали ее оператору электронной площадки. Он присваивает номер корректно направленному предложению и отклоняет те, которые поступили с нарушениями.

    Оформление

    Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности.

    На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.

    Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет.

    Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

    Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.

    Охрана труда

    Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

    Один из основных документов по охране труда. Заполняется согласно графику проведения первичных, повторных и внеплановых инструктажей.

    1. Дата;
    2. ФИО, год рождения и должность работника;
    3. Вид инструктажа;
    4. Если внеплановый, то основание для его проведения – внутренний приказ директора, приказ Министерства труда;
    5. ФИО инструктирующего;
    6. Подписи обеих сторон;
    7. Графы с 10 по 11 заполняются только при прохождении сотрудником стажировки.

    Вводного инструктажа по охране труда

    Вводный инструктаж проводится для всех новых сотрудников, а также для командировочных, учеников, проходящих производственную практику.

    1. Дата;
    2. ФИО, год рождения и должность сотрудника;
    3. Наименование подразделения;
    4. ФИО и должность инструктирующего;
    5. Подписи обеих сторон.

    Регистрации несчастных случаев

    Заполняется, если в салоне красоты произошли несчастные случаи, например, удар током, ожог или другая травма.

    1. Дата и врем несчастного случая;
    2. ФИО, год рождения и стаж работы пострадавшего;
    3. Должность;
    4. Место происшествия – подразделение, объект;
    5. Номер рабочего места;
    6. Вид происшествия, приведшего к несчастному случаю;
    7. Краткое описание обстоятельств;
    8. Номер акта о несчастном случае;
    9. Последствия;
    10. Меры по устранению причин.

    Охрана труда в салоне красоты

    Учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектротехническому персоналу

    Содержит информацию об обучении неэлектротехнического персонала нормам электробезопасности. Данные на каждого сотрудника должны обновляться каждый год.

    1. ФИО работника, получившего 1 группу;
    2. Название структурного подразделения;
    3. Должность;
    4. Дата предыдущего присвоения;
    5. Дата присвоения текущая;
    6. Подписи работника и проверяющего.

    Основные графы

    Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.

    Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера журнала регистрации, позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.

    При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).

    Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.

    Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.

    В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр..

    Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.

    Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.

    Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.

    Дополнительные графы

    В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.

    В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».

    В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

    Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.

    В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).

    Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.

    Журнал учета огнетушителей + образец заполнения

    Согласно правилам противопожарного режима, руководитель организации обеспечивает объект защиты огнетушителями по нормам согласно пунктам 468 и 474 ППР. Огнетушители необходимы для обеспечения безопасности людей и имущества организации. Государственный пожарный надзор в ходе проверок, помимо всего прочего, зачастую уделяет немало внимания как наличию огнетушителей, так и наличию самого журнала учета огнетушителей.

    Огнетушители относятся к первичным средствам пожаротушения, но они не единственные в своем роде, ведь кроме них к первичным средствам пожаротушения относятся: • пожарные щиты, на которых расположены багры, лопаты, топоры и прочий инструменты; • резервуары с водой; • ящики с песком; • противопожарная кошма.

    Форма журнала учета огнетушителей

    На данный момент законодательство не устанавливает какой-либо четкой формы журнала учета первичных средств пожаротушения, поэтому многие организации составляют либо сокращенную произвольную форму, либо используют рекомендованную форму из СП 9.13130.

    Произвольная форма зачастую включает в себя основные технические характеристики оборудования, графы для примечаний, отметок о перезаряде, подписей ответственного лица:

    • порядковый номер записи
    • наименование средства пожаротушения
    • область применения
    • серийный (заводской) номер, дату производства
    • дату последней и следующей перезарядки
    • графу для примечаний
    • подпись ответственного лица

    Рекомендованная форма учета и технического обслуживания огнетушителей из Свода правил 9.13130 включает в себя:

    • Номер, присвоенный огнетушителю
    • Дата введения огнетушителя в эксплуатацию
    • Место установки огнетушителя
    • Тип и марка огнетушителя
    • Завод-изготовитель огнетушителя
    • Заводской номер
    • Дата изготовления огнетушителя
    • Марка (концентрация) заряженного ОТВ
    • Дата и вид проведенного технического обслуживания
    • Результаты технического обслуживания огнетушителя
    • Внешний вид и состояние узлов огнетушителя
    • Полная масса огнетушителя
    • Давление (при наличии индикатора давления) или масса газового баллона
    • Состояние ходовой части передвижного огнетушителя
    • Принятые меры по устранению отмеченных недостатков
    • Должность, фамилия, инициалы и подпись ответственного лица

    Кто ведет журнал учета огнетушителей

    Ответственность за ведение журнала учета огнетушителей лежит либо на руководителе организации, либо, по приказу руководителя, на ответственном за пожарную безопасность. При этом этот человек обязан изучить необходимый пожарно-технический минимум(ПТМ) на курсах в специальном лицензированном образовательном учреждении. По окончанию обучения и сдачи теста, он получает удостоверение о повышении квалификации.

    Образец заполнения журнала учета огнетушителей

    Произвольная форма выглядит следующим образом. Не забывайте, что это не официальная форма журнала, поэтому конкретно для своей организации вы можете добавить дополнительные пункты.

    Рекомендованная форма журнала из Свода правил 9.13130 выглядит следующим образом:

    Этот журнал — один из множества других документов по пожарной безопасности в каждой организации. Если у вас возникли вопросы по оформлению других документов по пожарной безопасности, вы всегда можете обратиться к нашим специалистам, которые разработают для вас индивидуальный пакет документов, учитывая специфику вашего объекта.

    Разбираясь с огнетушителями в организации, вам также потребуется рассчитать необходимое количество огнетушителей на помещение. Чтобы вам было проще, мы разработали алгоритм и пример расчета количества огнетушителей ↓

    Что еще можно почитать:

    • Журнал по пожарной безопасности: образец заполнения
    • Алгоритм и пример расчета огнетушителей
    • Ответственность за нарушение пожарной безопасности. Штрафы и наказания

    Поделиться в соц. сетях:

    Правила заполнения

    Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила:

    1. Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.
    2. Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.
    3. Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.
    4. В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый журнал.

    Об особенностях ведения, кто должен заполнять и каков порядок оформления журналов на регистрацию служебных записок, по инструктажу по охране труда, учета выдачи трудовых книжек и проверок воинского учета вы сможете узнать в наших статьях. Дополнительно мы расскажем вам о том, что такое журнал учета рабочего времени, огнетушителей, проверки и испытаний электроинструмента, регистрации инструктажа по пожарной безопасности, книга кассира-операциониста и санитарный журнал.

    Программы

    Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

    • Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
    • Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
    • Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

    Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

    Зачем и как вести регистрацию входящей корреспонденции

    Вся поступающая корреспонденция организации или предприятия должна быть обработана. Обработка подразумевает под собой принятие документации делопроизводителем или секретарем, присвоение ей регистрационного номера и перенаправление адресату. На нынешний момент все больше организаций переходят на электронную систему документооборота, но не везде внедрены соответствующие технические средства, или используются не полностью. В таких случаях поступление корреспонденции заносится в журнал фиксации входящих документов. Этот журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде, в него заносятся записи обо всей входящей документации, каким бы образом она не была получена.

    Какую корреспонденцию и как нужно регистрировать?

    В офис любой организации постоянно приходит большое количество корреспонденции, которая может касаться непосредственной деятельности фирмы, а может носить рекламный и общий характер – периодические издания, рекламные буклеты и листовки. Естественно не всю корреспонденцию нужно регистрировать, поэтому она подлежит жесткой фильтрации дабы избежать путаницы и лишней работы. Любая корреспонденция отфильтровывается в два этапа – изначально выбирается документация, которая относится к деятельности компании, после чего делится на подлежащую и не подлежащую регистрации.

    Перечень документов, которые не подлежат обязательной регистрации:
    1) Документы, которые передаются в структурные подразделения организации и вносятся в инструкцию по делопроизводству.
    2) Поздравительная корреспонденция (письма, открытки и т.д.).
    3) Печатные и периодические издания.
    4) Личная корреспонденция.
    5) Анонимная корреспонденция, или та, происхождение которой невозможно подтвердить (документы, не заверенные подписью или печатью).
    6) Рекламные материалы и коммерческие предложения.
    7) Приглашения на посещение или участие в выставках, форумах и других мероприятиях, а также программы мероприятий.
    8) Бухгалтерская и административно-хозяйственная документация, которая поступает без сопроводительного письма.

    Вся остальная документация, не попавшая в список, имеющая отношение к деятельности организации, требующая ответа, должна быть зафиксирована в журнале регистрации. Резюмируем первое правило – любой важный для организации документ подлежит обязательной регистрации.

    Бывает так, что некоторые документы дублируются или доставляются разными способами. К примеру, по ошибке сотрудника может прийти один и тот же документ дважды, либо же сначала приходит отсканированный документ на электронную почту, после чего оригинал присылается обычной почтой. Чтобы не допустить путаницы, нужно отслеживать возможные совпадения. Если один и тот же документ получен дважды, документу, поступившему позже, необходимо присвоить номер ранее поступившего документа. Резюмируем второе правило – каждый документ регистрируется единожды.

    Третье правило – каждый входящий документ должен иметь уникальный входящий номер. Это правило не менее важно, чем второе. Оно позволит избежать ситуации, когда какой-либо документ по ошибке не будет рассмотрен, что порой чревато негативными последствиями.

    Заполнение журнала фиксации входящих документов.

    К журналу фиксации не предъявляется каких-либо особых требований по оформлению. Поэтому каждая организация устанавливает свои правила и требования в зависимости от того, какую информацию о входящих документах необходимо вносить в журнал. Количество столбцов зависит от того, какую информацию нужно вносить о поступающей документации – дату отправления, отправителя, контактные данные отправителя, тип документа, адресат, примечания и так далее. Естественно, существуют общепринятые «неофициальные» правила, которые нужно соблюдать при создании и ведении журнала регистрации, а именно:
    1) В организации должен быть только один журнал для регистрации всей входящей корреспонденции.
    2) В журнале обязательно должно быть поле для сквозной нумерации входящей корреспонденции, которая обнуляется ежегодно. При этом совершенно не обязательно заводить новый журнал каждый год.

    Для того чтобы максимально упростить учет и контроль входящей документации, а также работу с ней, журнал должен содержать следующие столбцы:
    А) Регистрационный номер входящего документа. Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым. Присваивается он в зависимости от очередности поступления и дублируется в нижнем правом углу документа на штампе о получении в специально отведенном месте.
    Б) Дата поступления входящего документа, которая также дублируется в нижнем правом углу документа на штампе в специально отведенном месте.
    В) Название документа и/или его содержание.
    Г) Отправитель документа.
    Д) Адресат документа – сотрудник или структурное подразделение, которому будет передан документ. В этой графе также должно быть поле для пометки о передаче.

    Иногда документация требует более строгого учета. В таких случаях может отдельно быть внесена графа, в которой необходимо указывать количество страниц входящего документа, наличие и количество приложений и дополнений к документу. Также можно отмечать назначенного на рассмотрение и исполнение сотрудника, оставив место для пометки о выполнении задачи.

    В некоторых случаях целесообразно отводить отдельную графу для исходящих реквизитов документа, указанных отправителем – даты и исходящего номера. Это поможет в двух случаях – когда документы дублируются (присылаются в двух экземплярах), или же в случае утери – имея исходящие данные легче получить дубликат документа.

    Какой журнал лучше – бумажный, или электронный?

    Во многих организациях до сих пор журнал фиксации ведется в больших тетрадях, по старинке. Такой способ учета имеет свои преимущества только при малых объемах входящей документации, но имеет и отрицательные черты. В такой журнал проблематично занести всю необходимую информацию о входящем документе – банально не позволяет печатный формат тетради. К тому же, для того чтобы проверить результат работы над документом или проверить его поступление, приходится тратить довольно много времени, так как все это делается вручную. Именно поэтому не только крупные, но и небольшие организации все чаще используют электронные журналы фиксации.

    Электронный журнал фиксации можно вести с помощью специальных программ, либо же в стандартных офисных Word и Excel. В любом случае работа с электронным журналом гораздо удобнее, чем с бумажным. В нем без особого труда можно найти нужный документ, сортировать документы, добавлять отсканированные копии или гиперссылки на интернет-сайты. Доступ к такому журналу можно открыть как для всех сотрудников, так и для определенного круга, что позволяет сразу нескольким людям не только получать данные о документации, но и обрабатывать ее.

    Существует и компромиссный вариант – ведение двух журналов одновременно. Такой вариант удобен при работе с важной документацией. В таком случае электронный журнал является основным средством работы с документацией, а бумажный – своего рода резервной копией.

    Журнал входящей и исходящей документации образец заполнения

    журнал входящей и исходящей документации образец заполнения



    Образец заполнения такого журнала прилагается . Образец заполнения квитанций на замену паспорта. Делопроизводство от А до Я. Правила заполнения журнала регистрации входящей (поступающей) Корреспонденция, адресованная. Журнал регистрации входящих документов - применяется для регистрации поступивших в организацию документов,. Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы. Журнал регистрации исходящих документов традиционно прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации. Для входящей и исходящей документации ведутся два журнала, и регистрируются такие документы по отдельности. Журнал регистрации исходящих документов образец заполнения (это примерная форма.). Добрый день, подскажите пожалуйста, исходящая и входящая документация сдается. Макет из архива типографии РИОН: журнал RA0576. Документы > Журналы > Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации. Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Образец заполнения журнала регистрации. Журнал выдачи выписок из реестра акционеров. Образец. ИСХОДЯЩАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ.Зайди к любой секретарше, помогут. Журнал регистрации исходящих документов — образец заполнения:. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. Там все четко расписано. Правила заполнения журнала регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции. Журнал регистрации входящей корреспонденции (рекомендуемый образец заполнения). Образец журнала входящей и исходящей документации В. Журнал регистрации исходящей корреспонденции (образец заполнения). Купить систему|. Заказать демоверсию. Прямое описание - образец заполнения журнала входящей документации. Журнал регистрации документов образец. Журналы входящей и исходящей корреспонденции обычно заводят на всю документацию, не. Образец документа: Журнал регистрации исходящей корреспонденции. Надо вести журнал, и отдельно базу исходящнй документации, а копии Учета входящей. Образец заполнения журнала входящей и исходящей корреспонденции-. О том, как исправить типичные ошибки, допускаемые в журналах регистрации.Найти. Официальный сайт компании «КонсультантПлюс». Входящие, исходящие и внутренние документы. Скажите нужно ли нумеровать страницы в журнале входящей и исходящей документации?. В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения. Журнал регистрации входящей и исходящей. Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в. Срок ¦о постановке¦ об ¦ N ¦ ¦п/п¦ индекс ¦. Зайди в любой книжный магазин и найди литературу по делопроизводству. Когда во входящем документе исходящий номер отсутствует,. Образцы заполнения форм документов Трудовым законодательством Республики Беларусь не установлен перечень.. Форма журнала учета регистрации входящей корреспонденции. Посмотреть образец бланка Скачать бланк Правила заполнения журнала регистрации входящей поступающей. Образец заполнения заявления на регистрацию ипЖурнал регистрации входящей и исходящей. Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации. Журнал входящей корреспонденции. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной.Как правило, входящие и исходящие документы регистрируют в отдельных журналах. Более крупные предприятия ведут два отдельных регистрационных журнала для входящей и исходящей документации. Во-первых, отдельно учитывается входящая, исходящая и внутренняя документация. Книга: Делопроизводство для секретаря: Как вести журнал входящей исходящей корреспонденции образец. Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная. Исходящие письма делового характера (в случае большого количества входящей документации возможно разделение. Графы для заполнения Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции:. Бланки: Образец заполнения журнала регистрации исходящих и (или). Мб Правила заполнения журнала регистрации входящей (поступающей) форматы бланков исходящей. Журнал входящей документации образец. Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Бланки: Образец заполнения журнала регистрации исходящих и (или) внутренних документов. Журнал регистрации входящих документов (образец заполнения). По внешнему виду журнал регистрации входящей и исходящей документации представляет собой тетрадь или. Такой документации присваивается определенный номер или индекс, а.

    Как я регистрирую свои входящие / исходящие письма

    Я собирался написать это руководство в документе Google, чтобы поделиться им с группой Facebook, частью которой я был, но решил, что с таким же успехом могу поделиться им.

    Подготовительные работы

    1. Создайте учетную запись на Google Drive - если у вас есть Gmail, вам просто нужно активировать Google Drive
    2. Создайте папку с именем «общая»
    3. Создать учетную запись на IFTTT
    4. Загрузите Workflow (приложение) на свой iPhone

    Таблица Google

    1. Откройте электронную таблицу отслеживания почты

    Не используйте этот лист просто (иначе вы будете регистрировать свою почту прямо в шаблоне, который будут использовать все остальные).

    2. Создайте дубликат, выбрав Файл - \> Создать копию
    3. Переименуйте его в «Mail Tracker» (вместо «Copy of Mail Tracker»)
    4. В поле «Папка» выберите «Shared» », Которую вы создали ранее.
    5. (вы можете положить его в другое место, но тогда вам нужно будет запомнить путь к папке и изменить его в сценарии рабочего процесса)

    Рабочий процесс

    1. Откройте эту ссылку на своем iPhone
    2. Нажмите кнопку «Получить рабочий процесс», это откроет приложение «Рабочий процесс» и сохранит рабочий процесс / сценарий в приложении.

    1. Чтобы активировать рабочий процесс, дважды щелкните значок «Журнал почты» в приложении. Но сделайте это после того, как настроите скрипт IFTTT (следующий раздел). Есть другой, более быстрый способ сделать это, и я покажу вам, как это сделать позже.

    IFTTT

    1. Щелкните по этой ссылке, чтобы сохранить правило IFTTT в своей учетной записи.
    2. Предполагая, что вы вошли в свою учетную запись, вы сможете добавить и включить скрипт IFTTT

    Создание кнопки

    Чтобы активировать сценарий рабочего процесса, в настоящее время необходимо открыть приложение рабочего процесса и дважды щелкнуть значок «Регистрация почты».

    Чтобы сделать это быстрее, можно создать значок на главном экране, который немедленно активирует сценарий рабочего процесса.

    Итак, давайте сделаем иконку.
    1. Откройте приложение Workflow
    2. Откройте «Журнал почты», щелкнув значок один раз .
    3. Нажмите кнопку «Поделиться листом»:

    1. Нажмите кнопку «Добавить на главный экран»:

    1. Следуйте инструкциям на экране.
    Журнал входящих / исходящих

    писем - Компас подрядчика

    Июль 2018 г.

    Анвар Хафиз, SDC & Associates, Inc.

    Для того, чтобы субподрядчик мог быть хорошо организован и эффективно выполнять проект и увеличивать свою прибыль, ему необходимо вести эти пять журналов, чтобы отслеживать информацию и быстро ее находить:

    1. Отчет о доставке
    2. Протокол RFI
    3. Журнал заказов на изменение
    4. Журнал обратного заряда
    5. Журнал входящих / исходящих писем

    В этой статье обсуждается лучшая методология, которую следует использовать для подготовки, управления и отслеживания этих журналов, как указано ниже:

    Отчет о доставке

    Почему владелец требует подачи документов? Для субподрядчиков требуются отчеты о сдаче:

    • Материалы, соответствующие контрактной документации.
    • Координация с другими профессиями, особенно электрическими и механическими.
    • Производственные чертежи конструкционной стали, арматуры, столярных изделий и т. Д.
    • Требуется место для вставки.
    • Чертежи контуров, панели управления и т. Д.
    • Макеты.

    Определенные документы абсолютно необходимы, такие как арматура, конструкционная сталь, рабочие чертежи столярных изделий, потому что контрактные чертежи для них являются схематичными по своей природе, а рабочие чертежи подготовлены, чтобы показать все сложные детали и стать рабочими чертежами.Владелец должен исключить большинство документов, на которых стоит штамп на продукте, в котором указано, что было указано.

    Типы документов

    • Утверждение.
    • Замена.
    • As-Equal.
    • образцов.
    • Каталог сокращений.
    • Магазин чертежей.

    Замещающие и или аналогичные заявки должны быть отмечены в вашей форме передачи - это может включать предоставление кредита - в противном случае считается, что поданные заявки соответствуют проектной документации.В противном случае у вас возникнут проблемы, если вы отправите некоторые продукты, на которые две стороны не заключили контракта, даже если отправка будет одобрена.

    Протокол RFI

    Что такое RFI? RFI - это система запроса информации для вопросов, касающихся проблем, возникающих на строительных проектах, например:

    • Дефектные договорные документы.
    • Конфликты в контрактных документах.
    • Упущения в договорных документах.
    • Неясности в контрактных документах.
    • Различия в условиях площадки.
    • Устные указания.
    • Координация рабочего места.
    • Проблемы конструктивных изменений.

    Система RFI представляет собой стандартную рабочую процедуру для строительных проектов в качестве контрактной документации, особенно потому, что дизайн большинства строительных проектов ухудшился, и проектировщики больше не выходят на стройплощадку и, таким образом, они не узнают, как на самом деле построено .

    RFI - это уникальная форма связи. В отличие от писем, электронных писем или служебных записок, вы можете получить или не получить ответ на заданный вами вопрос, но RFI - это система вопросов и ответов. Вы задаете вопрос - получаете ответ. Иногда вам может не понравиться ответ на вопрос, но вы все равно его получите.

    Итак, для чего мы используем буквы? Написание о договорных вопросах, таких как:

    • Уведомление о задержках и дополнительных расходах в связи с ответами на RFI, заявлениями, разъяснениями.
    • Отправка предложений по стоимости для заказов на изменение.
    • Извещение о предъявлении претензии.

    Система RFI эффективна, если она подготовлена ​​и реализована правильно. Вы можете написать RFI и повлиять на ответ по своему желанию. Иногда вам не следует писать RFI, см. Предыдущие статьи в The Contractor’s Compass , которые я написал на тему «Конфликты и комиссии».

    Предположим, что, начиная с завтрашнего дня, вы решили, что каждый вопрос, который вы зададите, задается через RFI, а не через письма, электронные письма или служебные записки.В чем преимущество?

    • Все ваши вопросы и ответы, которые вы задали, находятся в одной системе, а не в четырех системах.
    • Они пронумерованы и отслеживаются.
    • Вам не нужно задаваться вопросом, задавали ли вы вопрос во время строительства - вы задали или нет.
    • Информацию легко найти, и она находится в одном месте.
    • RFI - отличный источник получения заказов на изменение и документирования задержек в проекте.

    Ключи к победившей системе RFI

    • Используйте его в качестве основного средства связи
    • Установите систему приоритетов на совещании перед началом строительства:
      • Приоритет 1 - Требуется ответ в течение 1 рабочего дня
      • Приоритет 2 - Требуется ответ в течение 2 рабочих дней
      • Приоритет 3 - Требуется ответ в течение 5 рабочих дней
      • Приоритет 4 - Требуется ответ в течение 10 рабочих дней
    • Ведите и отслеживайте журнал RFI и напишите письмо с жалобой на проблемы с чертежами и спецификациями, а также на то, что проектировщики завершают разработку во время строительства.
    • Сохраняйте перекрестные ссылки в журнале RFI, например, как показано на рис. 2:

    Журналы отправки и запросов на получение информации (RFI), продолжение

    Вы должны посылать следующее письмо вашей стороне по договору каждый понедельник утром. Вы можете запрограммировать свою электронную таблицу Excel или, если вы используете какое-либо программное обеспечение для управления проектами, - все, что вам нужно сделать, это нажать кнопку печати и отправить следующее письмо с указанием:

    1. Доводим до вашего сведения, что следующие запросы на получение информации запаздывают с ответом нам:
    RFI No. Дата отправки Дата запроса ответа Дата Поздняя
    1. Доводим до вашего сведения, что следующие документы задерживаются с утверждением для нас:
    № заявки Дата отправки Дата запроса ответа Дата Поздняя

    Последствиями поздних ответов на RFI и позднего утверждения наших заявок являются дополнительные задержки и / или расходы по этому проекту. Мы настоятельно просим вас ускорить ответы на запросы на получение информации и одобрение наших документов, перечисленных выше, а также других запросов на получение информации и материалов, имеющихся в вашем распоряжении.

    Это то, что я называю «непрекращающимися действиями», которые сообщают стороне-подрядчику, что вы активно пытаетесь выполнить проект вовремя.

    Журнал заказов на изменение

    Чтобы отслеживать ваши заказы на изменение (CO), назначьте менеджера проекта (PM) назначать номера CO после того, как другой персонал проекта убедит PM, что это законный CO, в противном случае ваша компания отправит запросы на изменение, которые не имеют заслуги, и это ухудшает отношения со стороной по контракту.Ваш менеджер проекта должен вести этот журнал

    Журнал обратной заправки

    Чтобы отслеживать ваши заказы на изменение обратных платежей (BCO), поручите своему менеджеру проекта (PM) назначить номера BCO после того, как другой персонал проекта убедит PM, что это законный BCO, в противном случае ваша компания отправит BCO, которые не имеют никаких достоинств. и это ухудшает отношения с вашими поставщиками / субподрядчиками. Ваш менеджер проекта должен вести этот журнал.

    Этот журнал отличается от журнала CO, поскольку он отслеживает обратные платежи / внутренние транзакции между вами и вашими субподрядчиками и не имеет ничего общего с вашим контрактом по проекту.Используйте разные серии кодов кодов затрат для отслеживания затрат BCO - отдельно от затрат по контракту и затрат CO.

    Журнал входящих / исходящих писем

    Чтобы отслеживать входящие / исходящие письма, вы должны отслеживать исходящие и входящие письма стороне, с которой вы заключили договор. Таким образом, вы не потеряете ни одного письма и будете знать, на какие письма вы ответили, и как и на какие письма вы решили не отвечать. Вы также знаете, что если вы получаете письма не по порядку, вам следует следить за ними, чтобы получить недостающие письма или узнать, что они были аннулированы.Я не рекомендую использовать этот журнал для небольших проектов, так как для этого требуется много работы

    Если вы используете программное обеспечение для управления проектами или интернет-систему управления проектами, настройте ее, используя информацию, представленную в этой статье, и / или добавьте то, что работает для вашей компании. Если кому-то нужна копия «5 журналов» в формате Excel, отправьте запрос по электронной почте.

    Вооруженные этими знаниями, субподрядчики внедряют, внедряют и поддерживают 5 журналов, которые необходимо вести, которые сделают вашу работу более эффективной, сэкономят время и увеличат вашу прибыль!

    Анвар Хафиз - президент SDC & Associates, Inc., консалтинговая фирма по строительству претензий, которая готовит и согласовывает заявки / претензии на изменение, планирование CPM и проводит семинары по управлению проектами и изменениям заказов / претензий. Для получения дополнительной информации посетите www.sdcassociates.com , позвоните (800) 732-3996 или напишите по электронной почте [email protected] .

    ##

    Глава 5: Управление записями

    Глава 5: Записи Управление

    Управление записями ПРООН связано с созданием, использованием и поддержанием текущие записи систематическим образом и относятся к любой информации, независимо от физической формы или характеристик, происходящих из или полученных ПРООН в рамках своей официальной деятельности.

    5.1.1 Входящая и исходящая корреспонденция

      • Обычная почта

      • Обычная почта вскрывается регистратором, передается адресату и, в конечном итоге, хранится органом регистрации в соответствии с соответствующим файлом коды.
      • Конфиденциальное или личное внимание

      • Конфиденциальная или личная почта не открывается и проходит мимо регистрационный блок адресату.При случайном открытии отдел реестра кладет его обратно в конверт, скрепляет скрепками и отправляет в адресат с запиской извинений. Могут потребоваться действия для обеспечения отправители соответствующим образом маркируют конверты. Переписка может быть подана в секретный файл с необязательной перекрестной ссылкой на предметный файл, либо рассекречены и хранятся в обычных файлах. Личная переписка может скопировать в личное дело адресата. Получатель конфиденциальная / личная переписка отвечает за присвоение файла номер (при необходимости).
    • Исходящая почта

      • Конфиденциальное или личное внимание

      • Отправитель определяет, является ли корреспонденция конфиденциальной или личной. внимание. Если пакет запечатан, проверьте подпись удостоверяющего дипломатического сотрудника.

    5.1.2 Файлы и архив

    Файлы должны содержать записи, исходящие от или полученные организацией. в письменной, аудио, видео, электронной и других формах.

    5.1.2.1 Глобальная система классификации заявок

    Текущая глобальная система классификации файлов ПРООН использует предмет классификация файлов. Основные предметы в целом делятся на следующие категории:

    серия мероприятия префикс
    100 серии организационная деятельность ORG
    200 серии общая деятельность АДМ
    финансовая деятельность ФИН
    кадровая деятельность PER
    общественная информационная деятельность PUB
    300/400 серии программная деятельность ПРО
    500 серии правовые вопросы НОЖКА

    Данная классификационная система организована таким образом, чтобы позволить расширение установленных сюжеты и освоение новых предметов за счет большого промежутка нумерации система.Полную глобальную систему подачи документов можно найти в разделе 5.4.2: Глобальный список заявок.

    Файлы проекта хранятся отдельно по номерам проектов. Страновые отделения следует проверить выполнимость различных файлов проекта (проектные документы, оборудование, общие, стипендии и т. д.) для того же проекта.

    5.1.2.2 Техническое обслуживание
    • Хронология и / или чтение файлов

    • Организационным подразделениям в штаб-квартире и страновых отделениях следует вести ежедневный хронологический файл и / или файл чтения для одной копии каждого исходящая корреспонденция.Файл для чтения обычно уничтожается после распространения среди соответствующих сотрудников. Хронологический файл будет храниться не более одного года. Мастер-копия хранится в основном предметном файле.
    • Главный предметный файл

      • Ежедневная подача

      • Подача документов должна выполняться ежедневно во избежание скопления бумаг. и убедитесь, что файлы всегда актуальны.
      • Правильная подача

      • Входящую корреспонденцию следует размещать в хронологическом порядке. согласно дате в переписке (а не дате получения). В сотрудник, ответственный за регистрацию, должен проверять как исходящие, так и входящие соответствие для правильной классификации файлов.
      • Выполненные действия

      • Сотрудник, ответственный за регистрацию, должен проверять входящие переписка перед подачей, чтобы убедиться, что все необходимые действия были завершенный.
    • Корпуса и насадки

    • Приложения и приложения следует подавать в хронологической последовательности. с сопроводительным письмом в соответствующем тематическом файле. Если корпус / насадка слишком громоздка, чтобы ее можно было подпилить с покрытием письмо / переписка в тематическом файле, перекрестная ссылка должна быть сделана на сопроводительное письмо с указанием объемного документа хранится в отдельном ящике файл с меткой "коробочный файл, содержащий отчеты / публикации, слишком громоздкие для основного файл."Если приложение / приложение является копией полученного сообщения или отправлено в более раннюю дату, сотрудник должен убедиться, что он уже в файле в правильной хронологической последовательности. Если вложение / приложение отсутствует, только что полученное вложение необходимо подать в хронологическом порядке в соответствующем тематическом файле.
    5.1.2.3 Архивирование

    Ответственное подразделение в штаб-квартире или страновом офисе выдает руководящие принципы архивирования, которые будут отражать местную ситуацию и включать следующие директивы: См. политику хранения при архивировании.

    • Подготовка файлов к архивированию

    • Удаление файлов перед архивированием. Разложите отдельные бумаги по файлам или закрепить резинкой. Отдельные постоянные и временные файлы и архив их в отдельных коробках. По возможности размещайте файлы общего характера в один архивный ящик, например файлы проектной документации, файлы персонала. Подготовить список содержимого каждого поля с указанием имени файлов и содержимого (например, IND / 78/008 Документы проекта) и поместите одну копию в коробку.Отправить в соответствующий блок архивации с необходимым количеством копий оглавления. Подразделение архивации и организационное подразделение сохраняют копии списка содержание.
    • Подтверждение графика хранения

    • После получения и проверки ящиков, Отдел архивации свяжется с организационной единицей, и подтверждает и записывает дату утилизации в соответствии с графику хранения.
    • Запрос на возврат файлов

    • Организационные подразделения могут запрашивать файлы в письменной форме или по электронной почте, указав, если возможно, номер файла и описание коробки. Обычная ссуда срок 30 дней. Если файлы требуются более 30 дней, организационные подразделения должны запросить продление. Подразделение архивации поддерживает записи всех перемещений файлов.
    • Выбытие

    • Архивный отдел подтверждает дату утилизации организационное подразделение до утилизации файлов.

    5.2 Роли и Обязанности

    5.2.1 Введение

    5.2.1.1 Главный офис

    Хранение и мониторинг архивных, постоянных и непостоянных записей. Ответственность за административное обслуживание (ASD) / COHSS в Штаб-квартира. ASD контролирует внедрение делопроизводства и архивов программы, обеспечивая полноту и актуальность руководящих принципов, пересматривая графики хранения для обеспечения покрытия новых записей, а также архивирование и получение записей штаб-квартиры ПРООН.

    Управление записями и систематическое ведение файлов (в соответствии с установленными процедуры) являются обязанностью каждого подразделения Штаб-квартиры. руководители отдела несут ответственность за соблюдение этих правил и эффективно внедрены процедуры управления записями и архивирования.

    5.2.1.2 Страновые офисы

    Управление записями и систематическое ведение файлов (в соответствии с установленными процедуры) являются обязанностью каждого странового офиса.Резидент Представители несут ответственность за соблюдение этих правил. соблюдаются соответствующие процедуры управления записями и архивирования. эффективно реализовано.

    Офисы

    могут выбрать централизованную файловую систему (с записями подразделение управления, несущее общую ответственность) или назначить сотрудника для контролировать децентрализованную файловую систему. Смесь централизованных общих файлов также могут быть рассмотрены децентрализованные файлы проекта.Какая бы система ни использовалась, четкие внутренние инструкции о том, кто несет ответственность за файлы, должны быть изданы Постоянный представитель. Документы и циркуляры, выпущенные страновым отделениям следует рассматривать как часть этой ответственности за подачу документов.

    Хранение и мониторинг архивных, постоянных и непостоянных записей ответственность Постоянного представителя.

    5.2.1.3 Заинтересованный персонал

    Назначенный персонал должен знать свои обязанности и обязанности других лиц. единиц для обеспечения правильного управления записями и архивирования.

    5.2.2 Указания

    • Классификация

    • Создатель записи несет ответственность за ее классификацию. Вся корреспонденция должна содержать соответствующий номер / имя тематического файла в в соответствии с глобальной регистрацией система классификации. Если объект классифицируется как конфиденциальный, датированный в тематическом файле должна быть сделана перекрестная ссылка, указывающая на конфиденциальное письмо / документ существует в отдельном конфиденциальном файле.Все документы должны иметь соответствующий классификационный символ и должны быть выданы в числовом порядке.
    • Языки

    • Циркулярные письма готовятся в одной или нескольких из шести официальные языки: арабский, китайский, английский, французский, русский и Испанский. Все остальные документы и переписка (если иное не уполномоченный директором Финансово-административного бюро Услуги) должны быть подготовлены на английском, французском или испанском языках (основной рабочие языки).Письма на арабском языке с ответом также на Арабский язык должен сопровождаться неподписанной копией на английском языке. Это относится на письма, полученные на всех других языках, не являющихся рабочими языками ООН.
    • Зазоры

    • Корреспонденция и документы, содержащие заявления о политике ПРООН (кроме тех, которые специально цитируются из официальных отчетов или которые пытаются для интерпретации установленной политики) необходимо передать Ассистенту Администратор обеспокоен.Информация, подлежащая распространению, в которой сделана ссылка на мнение, выраженное Администратором, или заявление приписываемые ему / ей должны быть одобрены Администратором. Все остальные корреспонденция и документы должны быть очищены и иметь подписи в соответствии с письменная политика соответствующего подразделения или странового офиса.

    5.3.1 Определение

    Записи - это любая информация, независимо от физической формы или характеристик, исходящие от ПРООН или получаемые ею в рамках ее официальная деятельность.Файлы содержат записи, исходящие от или полученные организация письменных, аудио, видео, электронных и других формы. Управление записями относится к созданию, использованию и обслуживанию текущие записи систематическим образом. Архивирование занимается сохранением и ведение долгосрочных записей на временном или постоянном / бессрочном основе в соответствии с установленным графиком хранения.

    5.3.2 Ключевая цель, основная политика и будущее Проезд

    5.3.2.1 Введение

    В целях повышения эффективности и результативности операций продвигать качество программ и позволит ПРООН выполнять свою роль агентства развития, недавно были представлены следующие инициативы:

    • С введением децентрализации страновые отделения делегируются расширенные полномочия по утверждению, ответственность за проверку странового отделения и система отчетности, а также усиленное и независимое управление финансовыми и административные обязанности.

    • Внедрение ПРООН современных технологий управления информацией (через внедрение стандартизированной автоматизации делопроизводства в штаб-квартире и стране офисы) способствовал гораздо более быстрому и эффективному обмену информацией. В результате поток информации внутри отделов в штаб-квартире, страновые офисы, а также с дочерними организациями, а также с другими офисами потрясающе.

    Этот переход к более децентрализованной, автоматизированной и прозрачной оперативная практика способствует эффективности и результативности ПРООН.На в то же время отдельные сотрудники несут большую ответственность за создание, распространение, ведение и сохранение официальных отчетов. Пока официальный записи более доступны, риск потери важных официальных записи выше. Поэтому крайне важно, чтобы технологически современные, систематическое и эффективное управление и хранение жизненно важных записей происходит в комплексный и скоординированный подход к быстро движущимся, высокотехнологичным операционная практика.

    5.3.2.2 Основная цель

    Целью процедур управления документами и архивами ПРООН является установить и внедрить систематическую программу управления записями / файлами, которая позволяет сотрудникам создавать, поддерживать, оценивать и сохранять официальную ПРООН записей, что обеспечивает легкий доступ и непрерывность информации.

    5.3.2.3 Основная политика

    Записи ПРООН, независимо от физической формы или характеристик, являются собственностью организации.Они не могут быть уничтожены или удалены из единицы происхождения, кроме как в соответствии с установленными руководящими принципами или одобрение и консультации с руководством исходного офиса.

    5.3.3 Подача заявки

    5.3.3.1 Предметная классификация

    Текущая система классификации в настоящее время пересматривается, чтобы учесть рассмотрение перехода организации к электронному управлению файлами, и обеспечить включение многих новых инициатив и мандатов ПРООН. В ожидании завершения пересмотренной системы подачи заявок существующая глобальная система классификации заявок использоваться. Все официальные файлы должны соответствовать этой системе. Это из крайне важно, чтобы файлы были точно идентифицированы.

    Глобальная система классификации файлов включает в себя все возможные предметных вопросов, но не предполагается, что каждое страновое отделение или штаб-квартира unit создает файл для каждого указанного номера. Система должна быть изменена в зависимости от местных условий, размера офиса и / или сферы деятельности.

    5.3.3.2 Реестр

    Реестр в страновых отделениях ПРООН - это институциональная память для входящих и исходящие сообщения и файлы. Учитывая меньшее укомплектование штатов страновых отделений и внедрение электронных коммуникаций, это Резидент Ответственность представителя (независимо от того, централизованный или децентрализованный), чтобы назначить кого-то для обеспечения переписки правильно закодированы и поданы, а также письменные инструкции по внутренним коммуникациям и имеются функции реестра.

    5.3.3.3 Политика хранения архивов
    • Программные файлы

    • Документальные материалы, касающиеся политики, процедурного или технического характера. вопросы, которые могут рассматриваться как имеющие постоянную архивную ценность для организацию следует сохранить. Список таких файлов находится в разделе 5.4.1 Файлы для постоянного Удержание. Штаб-квартира является основным хранилищем программы файлы. Следует поддерживать программные файлы, отличные от постоянных. в течение семи лет после завершения проекта.
    • Финансовая отчетность

    • Внешние аудиторы ПРООН подтвердили в феврале 2000 г., что максимальная количество лет, в течение которых любой финансовый файл должен храниться, составляет десять (10) лет. Этот применяется как в штаб-квартире, так и в страновых офисах.
    • Личные записи сотрудников

    • Записи для сотрудников штаб-квартиры, набираемых на месте, и всего Персонал, набранный на международной основе, сохраняется в Штаб-квартире.Страна офисы ведут учет персонала, набранного на месте. Список постоянных записи о персонале находятся в разделе 5.4.1. Файлы для постоянного хранения. Документация в файле, отличном от Вышеупомянутые записи должны храниться как минимум семь годы.
    • Действующие договоры аренды

    • Как в штаб-квартире (Отдел административного обслуживания), так и в стране офисы должны вести постоянный учет всех действующих договоров аренды на офисные помещения и / или жилье.
    • Прочие административные, кадровые, программные, организационные файлы

    • Список постоянных файлов / записей находится в разделе 5.4.1 Файлы для постоянных Удержание.
      Все остальные файлы / записи должны храниться не более семи лет.
    • Хронология / чтение файлов

    • Один набор файлов хронологии и / или чтения должен быть сохранен для максимум один год.
    • Страновые отделения: постоянные файлы после закрытия отделения ПРООН

    • Отдел административного обслуживания (ASD) будет координировать эту операцию. Управление людских ресурсов, Отдел Финансы, и соответствующее бюро сообщит страновому офису о файлы / записи для отправки в штаб-квартиру или уничтожения.
    5.3.3.4 Списание внеоборотных записей

    Для предотвращения ненужного накопления записей в ограниченном офисе пространство, удаление файлов должно производиться ежеквартально каждой организацией подразделение / страновой офис.Если такая частота нецелесообразна или не нужна, файлы должны выходить на пенсию не реже одного раза в календарный год. Удаление файлов должно включать очистку файлов (удаление дубликатов копий, черновиков и любых ненужные документы).

    При очистке файлов наивысший приоритет должен быть отдан завершенным или неактивным файлы, но устаревшие части файлов, полуактивные файлы и файлы, которые редко должен быть изъят из употребления. Исходящие офисы могут иметь доступ к пенсионерам файлы за несколько дней.При необходимости на пенсии файлы должны быть доступны в течение одного рабочего дня.

    Личные и рабочие файлы, содержащие информацию ПРООН неличного природа часто поддерживается отдельными офицерами по разным причинам. Это Следует помнить, что эти файлы являются собственностью организации. Когда лица, выходящие на пенсию из организации, эти файлы должны быть проверены.

    Записи утилизируются в соответствии с официальным графиком хранения.Когда подлежит утилизации, Группа архивации рассмотрит список записи, подлежащие удалению, проконсультируйтесь с офисом-отправителем (при необходимости) и разрешить утилизацию в случае необходимости. Если это оправдано, пересмотренная дата утилизации может должно быть создано, и Отдел архивации должным образом уведомлен о таком изменении. Файлы будут утилизировать путем сжигания и / или измельчения.

    5.3.3.5 Хранение архивных материалов
    • Главный офис

    • Штаб-квартира ПРООН использует частную компанию для физического хранения официальные записи.Группа управления архивами и записями может сделать компьютеризированный, детализированный список всех удаленных файлов, доступных для исходящих офис. Этот список представляет собой перечень заархивированных файлов, которые можно отсортировать. по разным категориям, используется для проверки того, были ли файлы удалены, и для помощи в поиске файлов.

    5.3.4 Управление формами

    По мере возможности, страновые отделения должны загружать электронные версии форм или создайте необходимые формы на месте.Формы можно найти на веб-страницах BFAS и / или OHR в разделе ФОРМЫ. ПРООН Отдел административного обслуживания штаб-квартиры продолжит поставки ограниченного количество декалей и бланков ООН. Прилагается заказ Forms Order . как часть MOM, а также может быть найден под заголовком FORMS. Страна офисы должны обеспечить, чтобы их номер кода счета был четко обозначен, когда заказ.

    5.3.5 Руководства ПРООН

    Руководств ПРООН являются собственностью организации.Страновые отделения получат только ограниченные копии. Эти ПРООН выпускает руководства для офисов и должностей, а не для частных лиц. Это обязанность постоянного представителя следить за тем, чтобы руководство не было удалено или взяты любым сотрудником, и что все руководства актуальны и доступны для использование сменяющими друг друга офицерами. С появлением руководств ПРООН, передаваемых в в страновых офисах в электронном виде, постоянный представитель должен обеспечить, чтобы все сотрудники имеют доступ к последней версии такой электронной информации.

    5.3.6 Информационный отчет и финансовый директор

    Ожидается, что

    страновых отделений обновят информационный отчет и страновое поле Office Manual непосредственно в предоставленных базах данных. Шаблоны имеют Предусмотрено единообразие и простота ввода необходимых данных. Страна офисы несут ответственность за предоставление имен двух координаторов, которые будут отправьте этот проект в штаб-квартиру [[email protected]], чтобы получить необходимые пароли - страновой офис должен предоставить штаб-квартире полное имя, должность должность и адрес электронной почты соответствующих сотрудников.

    Те немногие страновые отделения, которые считают, что не смогут ввести для получения информации напрямую следует обращаться за советом к координатору штаб-квартиры [mailto: %20%[email protected]]. После подтверждения того, что конкретное страновое отделение не может напрямую ввести информации, Отдел административного обслуживания будет продолжать обновлять Информация.

    Информационный отчет

    Информационный отчет - очень важный документ, который должен дать ответы на большинство запросы о заселении в новое место службы.Информация должна быть краткой и соответствует потребностям новичков. Рекомендуется не более половины страница может быть отдана любому подразделу главы. Постоянные представители несет ответственность за содержание и обеспечение актуальности отчета. Страна офис несет ответственность за включение данных в интранет ПРООН и за копирование и распространение, при необходимости, в другие страновые офисы и ООН агентства. Страновым офисам рекомендуется обновлять информационный отчет по крайней мере раз в год.

    Инструкция по обновлению и Заполнение шаблона информационного отчета описано в разделе 5.4.3.

    Финансовый директор

    CFO - одно из наиболее широко используемых руководств. Постоянные представители несет ответственность за обеспечение регулярного обновления информации и, по крайней мере, раз в квартал, и ASD будет продолжать следить за тем, чтобы это было сделано. В Приложения к финансовому директору будут по-прежнему напрямую включаться во внутреннюю сеть ПРООН. штаб-квартирой.

    Инструкция по обновлению и Заполнение шаблона финансового директора см. В разделе 5.4.4.

    5.3.7 Распространение информации административного Природа для ПРООН и агентств ООН

    Часто необходимо информировать агентства ООН и штаб-квартиру ПРООН / страну отделения определенных условий, преобладающих в месте службы, которые имеют относящиеся к административным формальностям. Это в основном (но не исключительно) касается всех аспектов командировки с точки зрения требований правительство программы, а также услуги и возможности, доступные на местном уровне через офис ПРООН или иным образом.Такие циркуляры будут транслироваться специальными странового офиса в страновые офисы ПРООН и / или затронутые агентства ООН. Информационные копии также будут отправлены в Бюро и Административное управление. Отдел обслуживания (ASD), который, в свою очередь, будет консультировать туристическую службу ООН, и вставить соответствующие статьи в Информацию о страновом полевом офисе Буклет .

    5.3.8 Отчеты страновых офисов

    Страновые отделения обязаны направлять следующие оперативные отчеты в Штаб-квартира на регулярной основе:

    Тип отчета Процесс
    Информационный отчет Страновые отделения обязаны вводить информацию напрямую, как за 5.3.6 и 5.4.3.

    Срок: не реже одного раза в год

    Руководство для полевого офиса в стране Страновые отделения обязаны вводить информацию напрямую, как согласно 5.3.6 и 5.4.4.

    Срок: не реже одного раза в квартал

    Инвентарь / FOINVENT Дискета требуется до 31 января каждого года.
    Транспортные средства на хранении ПРООН Отчет требуется до 5 января каждого года.
    Прокат рулона Отчет требуется до 7 числа каждого месяца.
    Местная инспекционная комиссия и комитет по местным контрактам членство Списки участников требуются ежегодно.
    Отчет о деятельности Комитета по местным контрактам Ежегодное резюме и копии протоколов местного комитета по контрактам должны быть представлен секретарю Консультативного комитета по закупкам 15 января каждого года.
    План автоматизации делопроизводства Ежегодная подача должна подаваться в начале каждого год.
    Отчеты о передаче Описано в разделах 5.3.9 и 5.3.9.1 Это предназначены для новых представителей-резидентов или другого нового персонала, и представлен во время смены персонала. Копии должны быть отправлены в штаб-квартиру. (ASD) и в региональное бюро.
    План безопасности Включает список международного персонала в целях безопасности.Годовые и полугодовые списки необходимо отправлять в службу безопасности ООН. Координатор.
    Каталог страновых офисов Справочник всего персонала. Копии отправляются в региональное бюро. и координатор по вопросам безопасности штаб-квартиры.
    План аварийного восстановления Единовременная потребность при запуске оборудования автоматизации делопроизводства или модифицированный.
    Акт медицинской эвакуации Ежегодно в Управление людских ресурсов (OHR).
    Штатное расписание FOST ежеквартально в OHR. АЭС и ДПМ в OHR раз в полгода.
    прочие Как указано в других руководствах ПРООН.

    5.3.9 Отчетность о процедурах передачи при отправлении

    Для обеспечения бесперебойной работы и потока информации во время смены руководства уходящий старший персонал (Постоянный представитель и / или заместитель постоянного представителя, операционный менеджер) должны подготовить отчет о передаче.Этот отчет является формальным средством, с помощью которого уходящий персонал член предоставляет синопсис новому сотруднику о статусе различных аспекты взаимоотношений ПРООН: с правительством программы, агентствами в рамках системы Организации Объединенных Наций, двусторонние программы помощи, помощь координация, управление чрезвычайными ситуациями, управление программами, управление операциями (общее управление, финансы, автоматизация делопроизводства, человеческие ресурсы) и др. связанные вопросы. Даже если уходящий сотрудник может организовать личный инструктаж по передаче, должен быть подготовлен отчет о передаче в качестве фона для обсуждения и для необходимого распространения среди других стороны.

    Отчет о передаче, подготовленный Постоянным представителем, должен быть всесторонний; те, которые предназначены для депутатов, должны относиться к их конкретным областям операции внутри странового офиса. Передаточные отчеты депутатов должны быть одобрено Постоянным представителем.

    Подробное описание функций страновых отделений (см. Организационное руководство) может быть полезным в качестве справочного материала для готовим этот документ. Хотя следует избегать длинных описательных отчетов (рекомендуется десять страниц в качестве оптимального объема), деятельность странового отделения должна быть точно и кратко рассмотрено.Информация включена во внутреннюю отчеты страновых отделений или отчеты, представленные в штаб-квартиру, следует направлять до и не тиражируется. Электронная версия отчета о передаче следует хранить на дискете в страновом офисе. Это должно быть рассматривается как конфиденциальный файл.

    Уходящий сотрудник должен направить копии отчета о передаче к:

    • новый сотрудник (через представителя-резидента или Исполняющий обязанности офицера, в зависимости от обстоятельств).
    • Администрация, Кабинет Администратора.
    • соответствующее региональное бюро.
    • Управление людских ресурсов.
    • Финансовый отдел.
    • Отдел административного обслуживания.
    5.3.9.1 Отчет о передаче: рекомендуемое содержание
    • Отношения с правительством программы

    • Общие отношения с соответствующими государственными министерствами и ведомствами.Важная информация, которая может быть полезна приезжающему резиденту Представитель по отношению к правительственным координирующим органам и каналам коммуникации.
    • Отношения с исполнительными агентствами, другими организациями США Система наций и неправительственные организации

    • Анализ взаимоотношений с представительствами ООН, прочее организации системы Организации Объединенных Наций и неправительственные организации.Укажите, регулярно ли проводятся координационные встречи, и какие действия необходимо предпринять (если таковые имеются) для поддержания и укрепления этого процесс согласования.
    • Функции / отношения координатора-резидента

    • Анализ должен включать действия, предпринимаемые в качестве координатора-резидента, и отношения с другими агентствами ООН и правительством программы.
    • Отношения с программами двусторонней помощи

    • Режим участия и проблемы, возникшие с двусторонними техническими помощь в государственных проектах.Предложения по обслуживанию и укрепление этих отношений.
    • Координация помощи

    • Существующие экономические и социальные условия в стране, текущие политика и планы развития. Поскольку координация помощи - это прежде всего ответственность правительства, предложения о том, как ПРООН могла бы помочь в улучшение функции координации помощи.
    • Связи с общественностью и сбор средств

    • Связи с донорами для определения стратегий, выгодных отношений с неправительственных организаций и других местных представителей национальных или международные партнеры.
    • Управление в чрезвычайных ситуациях

    • Анализ деятельности по реабилитации и развитию, в том числе национальные системы предупреждения, готовности, координации, сотрудничества и взаимосвязь между оказанием чрезвычайной помощи и развитием. Где страновой офис переживает стихийные бедствия, хорошо задокументированное приложение о шагах должны быть приняты во время такого случая.
    • Ситуация безопасности

    • Текущее состояние безопасности, включая вопросы, требующие внимание (текущее действие плана безопасности, особые меры предосторожности) вопросы и т. д.).
    • Управление программами

    • Основные вопросы, касающиеся статуса страновой программы, проектов мониторинг и оценка (круглый стол, консультативная группа и другие, пиковые бюджеты, конвейер, так далее.). Записка о национальной стратегии и возможности мобилизации неосновного финансирования (совместное несение расходов, СУМ и другие отчисления в трастовые фонды из глобальных и тематических фондов, таких как Global Экологический фонд, Монреальский протокол и т. Д.). Статус каждого текущий и планируемый проект не следует включать, так как эта информация доступный новому представителю-резиденту в других отчетах. Соответствующие отчеты, представленные в штаб-квартиру, которые касаются вопросов программы и, если необходимо, могут быть назначены необходимые последующие меры. Предложения и осуществляемые мероприятия по повышению качества управления программами / проектами. Проблемы, которые могли негативно повлиять на реализацию проекта, и меры по их устранению. направления действий следует выделить.
    • Операционный менеджмент

    • Комментарии к существующей организационной структуре странового офиса (цепочки подчинения, подчиненность, области, требующие оптимизации и усиление). Следует выделить хронические и повторяющиеся проблемные области; должны быть включены предложения о возможных коррективных или последующих действиях. В общее управление, финансы, автоматизация делопроизводства и человеческие ресурсы ситуация должна быть отражена.Уходящим сотрудникам следует подчеркнуть: рекомендации по дальнейшим действиям по различным вопросам.
    • Человеческие ресурсы

    • Органиграмма, план работы офиса, текущее состояние персонала, закрепленного за страновой офис, FOST, восприятие сотрудниками своих функций, моральный дух в Общее. Адекватность и состояние услуг, функционирование PAR / MRG система, реализация национального офицера схема.Структура местной заработной платы, шкала АЭС, назначение и Панель продвижения, план обучения, ассоциация персонала и т. Д. Предложения для необходимые последующие действия.
    • Финансы

    • Государственные взносы (невыплаченные объявленные взносы, GLOC). Финансы (бюджет, статус распределения, внебюджетные фонды, дополнительные фонды, ARL). Подотчетность (удостоверяющие и утверждающие сотрудники как по финансам, так и по дипломатической почте, банковские счета, лица, имеющие право подписи, мелкие и безопасные хранители, делегирование полномочия на закупку, уровень аванса, банковское соглашение).Аудит (последний аудиторские отчеты). Мнения о возможных областях риска и о том, насколько эффективны финансовое управление и внутренний контроль могут сохраняться и усилен.
    • Общее управление

    • Проблемы с жильем в целом и статус информационного отчета. Помещения странового офиса, амбулатория и магазинные операции (если применимо), инвентарь. Местная собственность Смотровая комиссия , Местный комитет по контрактам , транспорт, оборудование, связь (факс, телефон, электронная почта, дипломатическая почта, телекс), изменения будут введены или объединены для обеспечения наиболее рентабельного использования средства связи.Существующие сервисные контракты на командировки, техническое обслуживание помещений и локальной сети (LAN) поддерживать.
    • Информационные системы управления и автоматизация делопроизводства

    • Состояние автоматизации делопроизводства (включая использование компьютеризированных информационные системы управления), адекватность инфраструктуры и план автоматизации делопроизводства.
    • Помещения общего пользования

    • Соглашения об общих помещениях (если применимо), совместное использование агентств, CSA резюме, план этажа, любые договоренности о субподряде, бюджеты и т. д.
    • При необходимости прочие вопросы

    • Проблемы, не охваченные в вышеперечисленных областях, которые могут иметь прямое и / или косвенное влияние на работу страновых отделений как по программе, так и по администрация.


    5.4 Связанные Информация

    5.4.1 Файлы для постоянного хранения

    • Личные записи сотрудников
      • личная история формы P.11
      • свидетельств о браке
      • изменение семейного положения
      • Указ о разводе
      • свидетельство о рождении
      • документов об усыновлении
      • национальный статус сотрудников с более чем одним национальность P.78
      • изменение гражданства
      • уведомление о разрешении Генеральным секретарем встреча
      • обозначение, изменение или отзыв бенефициара П.2
      • сертификатов, дипломов и др. (Доп. образование)
      • результаты языковых экзаменов
      • наград за работу за пределами ООН
      • наград за работу в ООН
      • благодарственных писем
      • кадровая книжка / информационный лист
      • изменение адреса
      • форма действий персонала п.5
      • урегулирование окончательных выплат по отделение п.35
      • свидетельство об окончательном разрешении
      • ведомостей расходов на младших сотрудников категории специалистов
      • Действие по расчету заработной платы персонала
      • предложений о записи
      • уведомление о расторжении
      • отчет о несчастном случае или болезни в связи с обслуживанием
      • изменение медицинской классификации
      • экземпляров отчетов / аттестаций
      • конфиденциальная переписка

    • Файлы программ / проектов
      • проектных предложений
      • заявок на проекты
      • итоговый отчет
      • подписанный проектный документ и исправления
      • окончательный бюджет проекта
      • отчетов об оценке
      • документальные материалы, например, касающиеся политики, процедурные или технические вопросы, которые могут рассматриваться как имеющие постоянный архивная ценность для организации

    • Административная документация
      • Опись имущества длительного пользования
      • удостоверяющих сотрудников
      • кредитный союз
      • Политика таможенного оформления и импортных процедур (страновой офис)
      • Утилизация офисного оборудования (штаб-квартира и страна офис)
      • руководства и справочники
      • протокол опросной комиссии (штаб-квартира и страна офис)
      • Создание / аренда офиса (штаб-квартира и страна офис)
      • политики и процедуры
      • контрактов и закупок (штаб-квартира и страна офис)

    • Кадровая документация
      • обязанности, обязанности и льготы персонала (часов работа, официальные праздники)
      • окладов и надбавок (шкала, язык надбавка, корректив по месту службы, суточные, специальная должность надбавка, сверхурочные и отгулы, авансы)
      • Совет по назначениям и продвижению по службе (штаб-квартира и страновой офис)

    • Деятельность в области общественной информации
      • полис
      • Консультативный комитет по общественной информации
      • отдельных публикаций
      • специальные статьи
      • публичная информация (включая День ООН и День)

    • Организационная документация
      • законодательных актов (Омнибусный статут, резолюции, консенсус)
      • основных исследований
      • участие в ПРООН
      • канал связи (правительства, агентства)
      • управленческих проверок
      • сотрудничество и консультация
      • Постоянные представители (глобальные, региональные, Другой)
      • механизм ПРООН - организация и управление
      • Администратор и заместитель администратора
      • управляющий совет (круг ведения, правила и процедуры, члены, собрания, представительство, комитеты, отчеты)
      • Консультативный совет по планированию политики
      • планирование конференций

    5.4.2 Глобальный список подачи

    5.4.3 Инструкции по обновлению и заполнению Шаблон информационного отчета
    1. Откройте Netscape Navigator
    2. Измените URL-адрес на - http://stone.undp.org/main/undpintra.cfm
    3. Введите свой логин и пароль. Затем нажмите Редактировать информационный отчет. в разделе "Управление страной"
    4. Выберите Регион и Страна и введите информацию на шаблон.
    5. Помощь по шаблонным заголовкам приведена ниже.
    • Информация о стране : - Информация о стране добавляется автоматически в информационный отчет путем заполнения финансового директора: т.е. почтовый адрес, Почтовый адрес, телефон, факс, электронная почта FO, адрес электронной почты реестра CO.
    • I Введение в систему ООН в _______ - Агентства ООН - автоматически вставляется из CFO - Mission Заявления: страновое отделение для включения
    • II Проживание в ______________ - Физическое состояние Особенности, Климат, Природные ресурсы, Политические и административные Организации, Показатели развития, Люди, Язык, Религия, Образование: страновой офис для вставки.
    • III Проживание в _______________ - Супруги и Возможности трудоустройства, магазины и рынки, еда и рестораны, PTT, телевидение, Радио и Интернет, Чем заняться, Путешествие по этой стране: страновой офис для вставки - Официальные праздники: вставляется автоматически от финансового директора - Службы ООН: страновой офис для вставки.
    • IV_____________Values ​​- Обзоры экспатриантов, советы по еде, Подарки и социальные правила: страновой офис, чтобы вставить
    • V Перед вылетом в _____________ - Контрольный список перед отъездом страновой офис для вставки - Visa Требования: автоматически вставляется из финансового директора - Другое Visa Требования, Путешествие в эту страну, Домашние животные, Пересылка Информация / импорт: страновых офисов для включения
    • VI Поселение в ___________ - Прибытие Контрольный список, гостиницы, охота на дом, мебель / техника, помощь по дому, Коммунальные услуги, Диапазон ежемесячных затрат, Транспортные средства, Банковское дело, Школа, Здравоохранение, Безопасность, страхование: страновой офис, чтобы указать
    • VII Полезная информация - Справочная информация, Другие номера телефонов: страновой офис для вставки - Телефонный номер: автоматически вставляется из CFO.
    • Дата обновления появится автоматически.

    5.4.4 Инструкции по обновлению и заполнению CFO Шаблон
    1. Откройте Netscape Navigator
    2. Измените URL-адрес на: http://stone.undp.org/main/undpintra.cfm
    3. Введите свой логин и пароль. Затем нажмите «Отправить» кнопка
    4. Найдите «Country Management» и нажмите CFO Edits
    5. Выберите Регион и Страна и введите информацию на шаблон.
    6. Оказывается помощь в заполнении заголовков шаблона брифинга. ниже.

    [Чтобы начать НОВУЮ строку, необходимо поставить
    в конце предложение]

    • Информация о стране - Автоматический ввод с помощью DIMA.
    • Постоянный координатор ООН / Постоянный представитель ПРООН - Информация вставлено OHR.
    • Персонал ПРООН Страновой офис для ввода.Однако имена сотрудников должны быть добавлены в базу данных персонала ПРООН перед включением. [Если сомневаешься свяжитесь с DIMA [email protected]
    • Почтовый адрес / почтовый адрес / основной формат телефона / принципал Формат факса - Страновой офис для ввода.
    • Дополнительные обязанности РОП - Страновой офис для ввода
    • URL - Страновой офис для ввода [адрес домашней страницы CO]
    • Последнее обновление страны / организации: - Автоматический ввод с помощью DIMA
    • Формат телефона / Формат факса / Электронная почта и регистрационный адрес электронной почты - Страна офис для ввода
    • Обслуживает: - Страновой офис для ввода [Множественный выбор]
    • Регион / Неактивен - По умолчанию «Нет» и «Нет» [оставить как есть]
    • Прочий персонал ООН / Врачи ООН / агентства с офисом в Страна / Координационная группа и каналы связи по вопросам ПРООН / Часы работы ; Официальные праздники / Требования к визе / Инокуляции / Отель Размещение / Транспорт. - Страновой офис для ввода.
    • Замечания без просмотра - Страновой офис для ввода.
    • Спутник A Спутник B Спутник M - Техническое обслуживание штаб-квартиры Деление [TSD] для ввода
    • URL-адрес для информации - Страновой офис для ввода
    • Дата обновления появится автоматически.

    Процедура обработки исходящей корреспонденции для целей хранения и архивирования

    • Исходящие меморандумы также должны иметь заголовок или строку темы (например,грамм. Re: Программа управления архивами и записями). «Знаки безопасности» или «метки конфиденциальности» печатаются на видном месте вверху и внизу каждого листа.
    • Если исходящему письму или меморандуму был присвоен неправильный ссылочный код, сотрудники отдела документации исправят ссылочный код и уведомят об изменении лицо, подготовившее его.
    • После подписания письма или меморандума ответственным за действия, они должны быть возвращены в архив для отправки.

    Характеристики исходящих писем

    Для обеспечения того, чтобы имидж правительства, отраженный в его исходящей корреспонденции, был последовательным и профессиональным, предлагается, чтобы исходящие письма были подготовлены в соответствии со следующими спецификациями:

    • 12-кегментный шрифт Helvetia или Times Roman. Не используйте шрифты Courier
    • .
    • Набирается на соответствующем правительственном бланке. Фирменный бланк должен быть напечатан в метрической системе размеров
    • Поля должны быть 1 дюйм
    • Следует использовать стиль блока
    • Ссылочный номер файла должен быть вверху буквы
    • .
    • Под блоком подписи должны быть указаны инициалы автора и машинистки.
    • Вложения указаны под инициалами отправителя и машинистки
    • Код заголовка файла текстового редактора должен отображаться внизу страницы, когда это необходимо.

    Копии файлов

    Копии всей исходящей корреспонденции всегда должны быть подготовлены и отправлены в архив для хранения.

    Размещение букв «F / C» рядом с номером файла / справочным кодом должно указывать на то, что документ является копией файла исходящей корреспонденции.

    Копия файла затем должна быть помещена в межведомственный почтовый конверт в поддон / лоток, предназначенный для документов / файлов, и отправлена ​​сотруднику отдела документации. Не позволяйте копиям документов накапливаться в течение длительного времени перед их отправкой на регистрацию, так как это приведет к задержке регистрации в Офисе документации.

    Регистр исходящей почты и исходящей корреспонденции

    Подготовка писем к отправке:

    Сотрудники отдела документации

    отвечают за проверку исходящей почты, обеспечение правильности имен, адресов и ссылок, а также наличие всех вложений и приложений. Как только письмо было подписано и датировано ответственным за действия, оно должно быть возвращено в архив для отправки. Персонал Records отвечает за сортировку исходящей почты по соответствующим категориям и за ведение записей о том, что было отправлено.В реестре исходящей корреспонденции заносится следующая информация о письмах, покидающих Офис:

    • серийный номер
    • дата получения письма для отправки
    • тема письма
    • справочный номер письма
    • имя получателя письма
    • способ отправки (ручная или почтовая)

    Диспетчерская книга ассистента

    Письма, подлежащие доставке в руки, записываются в диспетчерской.Будут введены следующие данные:

    • дата отправки письма
    • справочный номер письма
    • Имя помощника / курьера
    • куда отправлено (министерство / ведомство / подразделение)
    • имя и подпись принимающего должностного лица и дата

    Доставка почты

    Офис документации передаст всю почту, готовую к отправке, офисному помощнику / посыльному вместе с диспетчерской книгой посыльного. При доставке писем курьер должен получить имя и подпись или инициалы лиц, которым он доставляет письма.Об этом пишется в последней колонке диспетчерской вместе с датой получения.

    Регистрация корреспонденции | Мир улитки

    Сообщение denisentexas

    , 15 января, 2016 1:52:32 GMT Я уверен, что это обсуждалось, но быстрый поиск ничего мне не дал, так что поехали.

    Вы ведете журнал переписки? Если да, то используете ли вы цифровой формат? Бумага? Мне любопытно, как это делают другие.

    Я использую простой текстовый файл, и хотя он работает, я знаю, что есть способы сделать это лучше.

    Так что да, расскажите, если вы входите в систему и как вы это делаете!

    Спасибо!

    Сообщение MKB от

    15 января, 2016 6:52:04 GMT Я хотел отслеживать, какие чернила я использовал для писем, чтобы получатели обычно всегда видели что-то новое.Я просто использую приложение Notes на своем телефоне. Также приятно видеть, когда я в последний раз писал:

    Letters 2016
    01.06.16 Jennifer M. - N Habanero
    01.07.16 David A. - DA J.S. Бах
    01.08.16 Симона Р. - JH Изумруд Чивора

    Просто, но всегда актуально, поскольку это легко. Иногда я добавляю записку или звездочки, обозначающие погружную ручку, специальную бумагу или конверт.

    Удален
    Удален Участник

    Сообщений: 0


    Сообщение удалено

    18 января, 2016 8:46:35 GMT Я просто записываю имя в своем карманном календаре с ежемесячным обзором, добавляя небольшой значок для письма, открытки или пакета.Вот и все.

    Достаточно хорошо, чтобы отслеживать, когда я кому писал. Входящую почту не регистрирую. Письма без ответа остаются на моем столе, пока я не отвечу.

    ieahleen
    Мелки

    Сообщений: 21

    Ищете друзей по переписке ?: Да. Друзья по переписке приветствуются

    Страна, в которой я живу: Италия


    Сообщение ieahleen от

    18 января, 2016 19:03:37 GMT

    Я не веду журнал почты, обычно отслеживаю входящую и исходящую почту и кладу в ящик отвеченные письма.

    Брюс
    Мелки

    Сообщений: 32

    Ищете друзей по переписке ?: Да. Друзья по переписке приветствуются

    Страна, в которой я живу: Канада


    Сообщение Брюса

    13 марта, 2016 10:44:03 GMT
    Nevamo
    Мелки

    Сообщений: 42

    Ищете друзей по переписке ?: Да.Друзья по переписке приветствуются

    Страна, в которой я живу: Германия


    Сообщение nevamo от

    13 марта, 2016 14:26:22 GMT

    Я делаю это как каллиопа, записываю имя в свой карманный календарь, когда отправляю письмо, входящая почта просто остается на моем столе, пока не ответят.
    Думаю, это работает, потому что у меня не так много друзей по переписке.

    Диагностика проблем с входящей почтой на сервере Jira | Jira

    Если приложение JIRA неправильно создает проблемы или комментарии, начните с начальной оценки и переходите к расширенной оценке, если требуется дальнейшая диагностика.

    Первоначальная оценка

    1. Проверьте, доходит ли сообщение до учетной записи электронной почты. Попросите администратора вашего почтового сервера подтвердить, что электронное письмо, отправленное на учетную запись приложения JIRA, успешно достигает папки «Входящие» этой учетной записи.
    2. Убедитесь, что служба создания или обработки комментариев правильно настроена в приложении JIRA. Пожалуйста, просмотрите раздел «Создание проблем» и «Комментарии из электронной почты», чтобы оценить это.
    3. Убедитесь, что разрешения установлены правильно. Имеет ли пользователь, отправляющий задачу, разрешения на создание задачи в схеме разрешений? Если у вас возникли проблемы с добавлением комментариев, убедитесь, что ваша схема безопасности проблемы не ограничивает доступ пользователя к проблеме.

    Расширенная оценка

    1. Включите ведение журнала отладки в приложении JIRA.
      1. Перейти к ведению журнала и профилированию
      2. Щелкните Включить для ведения журнала входящей или исходящей почты, а также Включить отладку , в зависимости от того, устраняете ли вы проблемы входящей или исходящей почты.
        1. Альтернативный метод: если эти параметры недоступны, добавьте уровень DEBUG для пакетов журнала com.atlassian.mail (для исходящих) и / или com.atlassian.mail.Входящие (для входящих)
    2. Отправьте два электронных письма на адрес электронной почты, который ваше приложение JIRA проверяет на наличие новых проблем и комментариев. Подождите 5 минут, а затем отправьте запрос в службу поддержки, который включает журналы приложения JIRA. Это можно сделать из следующего меню:
      Администрирование -> Система -> Услуги

      Пример служебной информации

      Обработчик

      : Обработчик создания или комментария
      popserver: Сервер POP - обработчик JSP
      .params: project = JSP, issueetype = 1, createusers = true, stripquotes = true, bulk = forward
      usessl: нет SSL
      forwardEmail: [email protected]

      Не забудьте установить флажок Прикрепить журналы приложения JIRA ! Также обратите внимание на адрес электронной почты, который используется для тестирования, и скопируйте / вставьте настройки службы приложения JIRA для этого обработчика Create или Comment.

    3. Отключить ведение журнала на уровне отладки для почты при ведении журнала и профилировании

      a. При использовании альтернативного метода снова добавьте пакет журнала и установите значение WARN

    .

    Требуется ведение журнала почты черного пояса?

    Эти ресурсы действительно могут помочь экспертам и штатным сотрудникам провести анализ первопричин:

    Как настроить учетную запись электронной почты Интернета в Outlook 2013 или 2016

    Расширенная настройка сервера

    Если вы хотите изменить свою учетную запись электронной почты, щелкните «Дополнительные параметры», чтобы открыть диалоговое окно «Параметры электронной почты в Интернете».

    Вкладка «Дополнительно» в диалоговом окне «Настройки электронной почты в Интернете» позволяет вам установить порты POP3 и SMTP-сервера, указать, требуется ли серверу зашифрованный канал, а также определить параметры тайм-аута сервера и параметры доставки.

    Некоторым почтовым серверам ISP теперь требуется безопасный порт (SSL) как для POP3, так и для SMTP-серверов. Свяжитесь с вашим интернет-провайдером, чтобы узнать, требуются ли эти настройки для вашей учетной записи электронной почты.

    Настройки доставки позволяют прочитать сообщение, но оставить сообщение на сервере на определенное время.Эта функция особенно полезна, если вы используете одну и ту же учетную запись электронной почты с нескольких компьютеров. По умолчанию Outlook включает эту функцию и устанавливает ограничение по времени на сервере до 14 дней, прежде чем копии сообщений будут удалены. Если вы не хотите хранить копии сообщений на сервере, снимите флажок «Оставлять копии сообщений на этом сервере».

    Настройки интернет-провайдеров (для ручной настройки Outlook)

    Мы рекомендуем вам обратиться к своему поставщику услуг Интернета (ISP) для получения информации о точных именах серверов входящей и исходящей почты и настройках, которые следует использовать при настройке учетной записи электронной почты Интернета в Outlook.Приведенный здесь список содержит информацию только для некоторых интернет-провайдеров в США и может быть устаревшим.

    Имена и настройки серверов входящей почты (POP3):

    Имя провайдера

    Имя сервера

    Порт

    SPA

    SSL

    Auth Требуется

    AOL

    нас.аол

    110

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    ПО

    AT&T Yahoo

    нас.att.yahoo.com

    995

    ВЫКЛ

    ПО

    ПО

    Устав

    нас.charter.net

    110

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    ПО

    Comcast

    мейл.comcast.net

    995

    ВЫКЛ

    ПО

    ПО

    Кокс

    нас.[укажите регион] .cox.net

    110

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    Gmail

    нас.gmail.com

    995

    ВЫКЛ

    ПО

    ПО

    Юнона

    нас.juno.com

    110

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    Microsoft Live

    pop3.live.com

    995

    ВЫКЛ

    ПО

    ПО

    Netscape

    нас.3.isp.netscape.com

    110

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    ПО

    Netzero

    нас.netzero.com

    110

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    ПО

    Пакбелл

    нас.att.yahoo.com

    995

    ВЫКЛ

    ПО

    ПО

    ЛюдиPC

    нас.peoplepc.com

    110

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    ПО

    Qwest

    нас.[введите идентификатор штата] .qwest.net

    110

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    Роджерс

    нас.broadband.rogers.com

    110

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    ПО

    SBC Глобальный

    нас.att.yahoo.com

    995

    ВЫКЛ

    ПО

    ПО

    Swbell

    нас.att.yahoo.com

    995

    ВЫКЛ

    ПО

    ПО

    Verizon

    входящих.verizon.net

    110

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    ПО

    Yahoo

    нас.mail.yahoo.com

    110

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    Имена и настройки сервера исходящей почты (SMTP):

    Имя провайдера

    Имя сервера

    Порт

    SPA

    Auth Требуется

    Шифрование

    AOL

    smtp.aol.com

    587

    ВЫКЛ

    ПО

    Нет

    AT&T Yahoo

    smtp.att.yahoo.com

    465

    ВЫКЛ

    ПО

    SSL

    Устав

    smtp.charter.net

    25

    ВЫКЛ

    ПО

    Нет

    Comcast

    smtp.comcast.net

    587

    ВЫКЛ

    ПО

    TLS

    Кокс

    smtp.[укажите регион] .cox.net

    25

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    Нет

    Gmail

    smtp.gmail.com

    587

    ВЫКЛ

    ПО

    TLS

    Юнона

    authsmtp.juno.com

    587

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    Нет

    Microsoft Live

    smtp.live.com

    587

    ВЫКЛ

    ПО

    TLS

    Netscape

    smtp.isp.netscape.com

    25

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    Нет

    Netzero

    authsmtp.netzero.com

    25

    ВЫКЛ

    ПО

    Нет

    Пакбелл

    smtp.att.yahoo.com

    465

    ВЫКЛ

    ПО

    SSL

    ЛюдиPC

    smtpauth.peoplepc.com

    587

    ВЫКЛ

    ПО

    Нет

    Qwest

    нас.[введите идентификатор штата] .qwest.net

    25

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    Нет

    Роджерс

    smtp.broadband.rogers.com

    587

    ВЫКЛ

    ПО

    Нет

    SBC Глобальный

    smtp.att.yahoo.com

    465

    ВЫКЛ

    ПО

    SSL

    Swbell

    smtp.att.yahoo.com

    465

    ВЫКЛ

    ПО

    SSL

    Verizon

    исходящий.verizon.net

    25

    ВЫКЛ

    ПО

    Нет

    Yahoo

    smtp.mail.yahoo.com

    25

    ВЫКЛ

    ВЫКЛ

    Нет

    Дополнительные сведения о настройке учетной записи электронной почты в Интернете в других версиях Outlook см. В следующих статьях:

    Как настроить учетную запись электронной почты в Интернете в Outlook 2010

    Как настроить учетные записи электронной почты Интернета в Outlook 2007 или 2003

    Нужна дополнительная помощь?

    Вы также можете получить помощь в онлайн-сообществе Microsoft Answers, поискать дополнительную информацию в поддержке Microsoft или Windows Help and How To или узнать больше о вариантах вспомогательной поддержки.

    .

    Об авторе

    alexxlab administrator

    Оставить ответ