Виды документов в организации: Виды документов в деятельности организации

Виды документов в организации: Виды документов в деятельности организации

виды, методы и способы классификации документов в организации

Любая компания ежедневно сталкивается с необходимостью обработки десятков, если не сотен различных документов. Их классификация становится одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте. И чем больше поток документов, тем больше времени и трудозатрат требуется на то, чтобы его обработать. А если прибавить к «классическим» документам еще электронные письма и запросы, которые также требуют классификации и анализа, то задача усложняется в разы. Облегчить рутинную работу компании помогают интеллектуальные решения ABBYY.

Принципов классификации документов в делопроизводстве существует множество: по времени создания, по способу изготовления, по месту издания и даже по уровню секретности. Однако наиболее востребованными в практической работе в организациях все же являются два способа — по сфере использования документа и по его содержанию.

По сфере использования все документы можно разделить на несколько подгрупп:

• организационно-правовые, к которым относятся договора, уставы, положения, должностные инструкции, штатное расписание;
• распорядительные — приказы, постановления, распоряжения, решения;
• учетно-расчетные (бухгалтерские) — счета-фактуры, накладные, платежные поручения, акты, приходные ордера;
• информационно-справочные — служебные записки, справки, письма, протоколы, докладные, объяснительные;
• нормативные — нормы, своды правил, стандарты, руководящие документы, регламенты и пр.
• коммерческие контракты или договоры.

Классификация документов по содержанию, или семантическая классификация, — это тот случай, когда для понимания того, к какой группе относится документ, необходимо сначала его прочитать. Например, чтобы понять, что у вас в руках именно договор, а не приложение к нему, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

При этом каждый документ может быть одновременно классифицирован и по типу, и по содержанию. Сотрудникам, ответственным за обработку, необходимо определить тип документа, перевести бумажный документ в электронный, ввести его в систему, а при необходимости направить в соответствующее подразделение. Ручная обработка документов нередко приводит к появлению ошибок ввода, искажению данных, что абсолютно недопустимо, если компания хочет занимать достойное место на рынке.

То же самое происходит и с клиентскими запросами или электронными письмами. Отправив запрос, человек ожидает, что на него придет ответ, причем достаточно быстро. По утверждению Джея Баэра, консультанта по маркетингу из США, почти 30% клиентов ожидают ответа на свои запросы в течение получаса, а более половины уверены, что компания обязана отвечать и в выходные дни и даже в ночное время. Несвоевременные ответы на запросы заметно снижают уровень доверия к компании.

На заметку

По данным Accenture, 83% клиентов готовы уйти к конкурентам в том случае, если их не устроит уровень сервиса[1].

Что же можно сделать, чтобы упростить процесс классификации и повысить качество обработки документов? Ответ на этот вопрос кроется в решениях ABBYY.

Решения ABBYY: оптимизация бизнес-процессов на всех уровнях

Оптимизировать основные бизнес-процессы в самых разных отраслях бизнеса и в самых разных подразделениях компаний — задача решений ABBYY. Они подойдут для усовершенствования работы делопроизводителей, секретарей, бухгалтеров, специалистов службы поддержки или работы с клиентами в банковской сфере, энергетике, нефтегазовой отрасли.

Технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR дает возможность идеально точно конвертировать бумажные документы или их сканы, фотографии и PDF-документы любого типа в редактируемые форматы, такие как Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие.

ABBYY Compreno — уникальная технология для анализа и понимания текстов на естественных языках. В отличие от классических систем, базирующихся на статистике и жестких правилах, она способна производить полный семантико-синтаксический анализ текста, анализируя события и связи. Благодаря такому глубокому анализу существенно увеличивается полнота и качество значимой для компании информации. С помощью ABBYY Compreno можно проводить классификацию документов по содержанию, поиск документов, похожих по смыслу, их аннотирование и реферирование.

Важно!

С помощью интеллектуальных решений ABBYY вполне возможно круглосуточно отвечать на вопросы, прибегая к помощи службы поддержки только в экстренных случаях. При получении текстового запроса по любому из каналов, технология анализирует обращение, понимает его смысл и формирует автоматический ответ, основываясь на собранных ранее электронных письмах, платежах и звонках клиентов. Такой разносторонний анализ дает возможность реагировать на запросы практически моментально и даже давать персонифицированные ответы.

1. ABBYY FlexiCapture Engine встраивается в платформу клиента и используется для классификации любых документов с помощью оптического распознавания символов, меток, интеллектуальной обработки печатных документов. Отсканированные документы поступают единым потоком, а система автоматически анализирует и классифицирует их, к какому бы типу они не принадлежали — счета-фактуры, контракты, статьи, письма, клиентские запросы и т. д. ABBYY FlexiCapture Engine позволяет классифицировать структурированные документы, поля которых совпадают на просвет — исследования, бланки, опросники. Для этого используются определенные и созданные заранее шаблоны для всех типов документов. С помощью шаблонов в документах распознаются стандартные поля, метки и штрих-коды. Кроме того, решение классифицирует и неструктурированные документы, такие как платежные поручения, акты выполненных работ, счета-фактуры. Для их обработки применяются гибкие описания, на основе которых система извлекает даты, числа, строки текста, таблицы и т. д. При помощи всего лишь одного гибкого описания программа способна найти все необходимые поля на счетах разного формата, поступивших от разных клиентов. ABBYY FlexiCapture Engine успешно классифицирует документы, заполненные как на компьютере, так и от руки. Решение будет особенно полезно финансовым организациям, поскольку дает возможность быстро классифицировать документы разных типов и вводить их в информационную систему.
2. ABBYY FlexiCapture. Решение используется для обработки информации из любых типов документов. Ни формат, ни размер, ни источник происхождения в данном случае роли не играют. ABBYY FlexiCapture способно классифицировать все входящие документы как по содержанию, так и по внешнему виду. Решение комбинирует два вида интеллектуальной классификации:
   • классификацию по изображению, основанную на машинном обучении и сортирующую документы по внешнему виду или расположению элементов в них;
   • классификацию по содержанию документа.

   Применение ABBYY FlexiCapture будет очень эффективным во всех компаниях, где есть документооборот, но особенно оно подойдет для крупных организаций, где на классификацию документов и клиентских запросов расходуется много времени.

3. ABBYY Smart Classifier SDK — это решение на базе технологии ABBYY Compreno, позволяющее решать задачи классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания. С его помощью можно автоматически распределять поток входящих документов, классифицировать их и легко находить в корпоративной системе. Решение может быть полезно, например, для работы службы технической поддержки. В этом случае оно проводит классификацию всех клиентских запросов соответственно их проблематике и составляет автоответ. Если автоответа недостаточно, то при помощи решения запрос перенаправляется компетентному сотруднику. Кроме того, решение способно обрабатывать и классифицировать запросы клиентов, поступающие в компанию в бумажном или электронном виде. Поток входящих запросов также анализируется, определяются темы запросов, профильные подразделения и сотрудники, ответственные за рассмотрение обращения. Использование ABBYY Smart Classifier SDK в государственных и коммерческих организациях позволяет повысить эффективность бизнес-процессов, снизить риски утечки или утраты важной информации и оптимизировать затраты на обработку документов.

Эти три продукта, в сущности, решают одну задачу — классифицируют документы, но в зависимости от персональных потребностей заказчик сам выбирает, что оптимально подходит именно ему.

Интеллектуальные решения ABBYY дают возможность избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить в системе нужные документы, контролировать доступ к конфиденциальной информации. Решения способны автоматически распределять все документы по определенным категориям — содержанию, назначению, ответственному подразделению, отрасли и уровню секретности. Как утверждают специалисты, с применением «умных» технологий ABBYY процент отказов от услуг компании значительно снижается, поскольку у сотрудников высвобождается время на работу с клиентами и повышается качество их обслуживания.

Как классифицировать документы в компании? — Documentolog

Все документы в организации можно классифицировать по следующим признакам: 

• видам деятельности, 
• наименованию, 
• способу фиксации информации, 
• месту составления, 
• степени сложности, 
• степени гласности (секретности), 
• срокам исполнения, 
• юридической силе, 
• стадиям создания, 
• происхождению, 
• срокам хранения, 
• степени обязательности, 
• степени унификации, 
• характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных, документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника. 

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

• Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.
• Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.
• Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

12 типов деловых документов, которые нужны каждому бизнесу

Документы и бизнес являются синонимами друг друга. Вам нужны документы, чтобы начать, управлять и расширять бизнес.

Короче говоря, их невозможно обойти. На самом деле вам нужна система для надлежащего ведения всех деловых документов, которые вы накопили за эти годы.

Если вы начинаете свой бизнес и задаетесь вопросом, какие типы деловых документов потребуются вашей компании, то это руководство для вас.

Давайте сделаем быстрый обзор.

1. Уставная документация

Будьте готовы копаться во всевозможных юридических документах за годы работы владельцем бизнеса. Один из этих деловых документов, который вам нужно иметь под рукой, — это письменный отчет о уставе.

Не нужно подавать в штат, но необходимо иметь на руках. Что такое устав?

Это правила, которые компания устанавливает для управления собой. В некоторых штатах не требуется, чтобы предприятия имели устав, но все же рекомендуется их создавать. Он предоставит вашей компании рекомендации по решению определенных вопросов.

В этом документе подробно описана структура вашей компании, проблемы управления и отдельные роли. В случае, если ваша компания окажется в споре, ваши директора будут знать, что делать. Это также будет определять, требуется ли собрание правления для предварительного утверждения решения.

2. Операционное соглашение (ООО)

Если вы являетесь корпорацией с ограниченной ответственностью (ООО), рекомендуется иметь под рукой операционное соглашение. Это особенно необходимо, когда членов несколько.

Целью этого делового документа является определение функциональных и финансовых решений. Например, если есть несколько партнеров, в нем будет подробно описано, как следует принимать бизнес-решения и как будет происходить распределение прибыли и убытков.

Хорошо охватить все углы, например, что будет, если один из партнеров решит уйти из бизнеса.

Все члены компании должны подписать этот документ, и он становится юридически обязывающим контрактом. Вы можете сделать это с помощью онлайн-инструмента электронной подписи, такого как eversign.

Во-первых, поговорите со своими партнерами, чтобы определить, что следует включить в документ об операционном соглашении.

3. Соглашение о неразглашении

На протяжении всей своей деловой карьеры вы будете работать с подрядчиками, фрилансерами, сотрудниками и деловыми партнерами. И во время этих отношений вам придется делиться информацией, которая имеет решающее значение для вашей компании.

Важно защитить свой бизнес, требуя от этих лиц подписать соглашение о неразглашении (NDA).

Некоторые важные данные, которыми вы можете поделиться, включают:

• Списки клиентов
• Детали проекта
• Финансовые отчеты
• Тарифные планы
• Идеи дизайна
• И так далее
3 их руки должны быть конфиденциальными. И один из способов обеспечить это — написать соглашение о неразглашении и использовать его для каждого нового найма или делового сотрудничества.

4. Протоколы деловых встреч

В большинстве штатов корпорации обязаны вести протоколы, но только для крупных собраний. Что касается формальных встреч, все, что вам нужно, — это официальный отчет, в котором указывается, что обсуждалось и какие решения (или предпринятые действия) были приняты.

Смысл протоколов собраний в том, что они могут помочь в урегулировании споров относительно того, что произошло во время конкретного собрания. Не забудьте подробно описать все, что можно, в протоколе собрания, включая список участников и голосов.

5. Трудовой договор

Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, вам необходимо подписать с ним трудовой договор. Это охватывает ожидания компании от работника и обязательства работодателя.

Этот документ также предназначен для разрешения споров в случае, если компания или сотрудник попытается скрыть ожидания от своих рабочих отношений.

Трудовой договор также может помочь удержать новых сотрудников, предусматривая штрафы за слишком раннее увольнение или нарушение договора.

Вы также можете установить срок, в течение которого сотруднику разрешено работать на конкурента, например, через два года после увольнения из вашей компании. Это помогает гарантировать, что ваши деловые секреты не будут переданы вашим конкурентам.

Обязательно разрешите юристу по трудоустройству просмотреть документ перед его использованием.

6. Ваш бизнес-план

Это деловой документ, необходимый вам для начала бизнеса, получения кредитов и грантов, а также установления деловых партнерских отношений. Это то, что определяет цели компании и средства их достижения.

Прежде чем открывать магазин, необходимо провести тщательное исследование, чтобы убедиться, что вы находитесь в лучшей игре. Это включает в себя анализ ваших конкурентов, целевых клиентов и того, как вы планируете выделиться на своем рынке.

Ваш бизнес-план также не должен быть длинным. Это может быть одна страница или целых 200 страниц. Все зависит от того, сколько информации у вас есть, чтобы продемонстрировать дорожную карту будущего успеха вашего бизнеса.

7. Бизнес-отчеты

Приятно знать, насколько хорошо идет ваш бизнес. С помощью бизнес-отчетов вы можете узнать все о своей компании, ее командах и сотрудниках.

Они длиннее обычного письма и состоят из разных форм данных. Например, он может отображать данные о продажах, маркетинговые планы, соблюдение требований безопасности, технико-экономические обоснования, изображения, графики, тематические исследования и многое другое.

Бизнес-отчеты помогают вам и вашим управленческим командам принимать более обоснованные бизнес-решения. Они также могут пригодиться, если вы хотите привлечь новых инвесторов. Вы можете легко создать шаблон, чтобы упростить составление отчетов по прихоти.

8. Финансовые документы

Знание того, укладывается ли ваш бюджет в рамки бюджета или приближаетесь к долгу, является ключом к успеху. В ваших финансовых документах будет указано, перерасходовали ли вы средства или остались в рамках своего бюджета.

Эти записи также могут помочь вам в процессе составления бюджетных предложений и подачи налоговых деклараций. Некоторые примеры финансовой документации включают:

• Отчеты о прибылях и убытках
• Бухгалтерские балансы
• Банковские выписки
• Отчеты о заработной плате
• Отчеты о поступлениях

С помощью финансового отчета вы сможете определить, является ли отдел продуктивным или нет. Обычно финансовые отчеты составляются на ежегодной основе, чтобы дать вам широкий обзор успехов и неудач в течение этого года.

9. Транзакционные документы

Отслеживание денежных потоков, входящих и исходящих из вашего бизнеса, имеет ключевое значение. Как и финансовые документы, транзакционные документы помогают организовать финансы.

Операции, которыми вы хотите управлять, включают квитанции, счета-фактуры, формы заказов и страницы передачи.

Вы можете составить отчет на основе собранных документов по сделкам. Это поможет организовать все в один аккуратный документ вместо натиска бумажной работы.

Некоторые предприятия даже нанимают юриста для составления документа.

10. Документы о создании бизнеса

Никогда не знаешь, когда тебе придется доказывать законность своего бизнеса. К счастью, это так же просто, как показать три ключевых документа.

Одним из них является устав вашей компании или организации. Это когда ваша компания регистрируется как корпорация, например ООО, индивидуальный предприниматель или другой тип юридического лица.

В этих документах могут быть указаны протоколы собраний, имена первых должностных лиц и сертификаты акционеров.

Затем есть документ для вашего идентификационного номера работодателя, предоставленный IRS. Это номер, который вы используете, чтобы разделить свои личные и деловые финансы. Вы также можете использовать его для открытия отдельного банковского счета, кредитных карт и кредитов.

Подать заявку на EIN онлайн очень просто. Как только вы получите одобрение и получите свой EIN, сохраните его в своих деловых записях.

Наконец, вам необходимо иметь под рукой свои разрешения и документы с номером государственной налоговой. Существуют различные требования в зависимости от штата, в котором вы живете, и отрасли, в которой вы работаете.

Вы можете посетить местный налоговый совет штата или веб-сайт офиса контролера, чтобы узнать больше о руководящих принципах для идентификационных налоговых номеров, разрешений и налога на франшизу. Регистрация.

Все эти документы необходимы для создания вашей компании и должны храниться до тех пор, пока вы не закроете магазин.

11. Соответствие и нормативные документы

Ваш штат, отрасль бизнеса и характер вашей деятельности определяют, какие документы вы должны хранить для соблюдения нормативных требований и требований.

Например, если у вас есть наемные работники, вам придется хранить данные о заработной плате, формы подтверждения ИНН и налоговые документы в течение определенного количества лет.

Любые документы, касающиеся прохождения обучения по вопросам безопасности и разнообразия, должны быть подписаны сотрудниками и храниться в вашем отделе кадров.

12. Документы по страхованию бизнеса

Надеюсь, вы решили инвестировать в страхование бизнеса, чтобы не потерять свою компанию в случае стихийного бедствия. Важно хранить документацию в файле вашей страховки, включая номер полиса и сведения о страховом покрытии.

Вы обнаружите, что некоторые страховщики не предлагают страховку от наводнений и землетрясений, но они покрывают вандализм, кражу, пожары и ущерб, нанесенный ветром.

Если вам нужны все виды страховки, вам нужно будет приобрести отдельную страховку от наводнений и землетрясений.

Защита ваших деловых документов

Это не исчерпывающий список деловых документов, которые вы должны иметь под рукой. Вы обнаружите, что есть некоторые документы, уникальные для вашего бизнеса, которые требуют ведения учета.

Хорошо организовать свои файлы на тот случай, если вам потребуются доказательства во время спора.

С системой управления цифровыми документами вы можете легко упорядочить все свои документы. С eversign вы можете отправлять, подписывать и получать документы на 100 % онлайн.

Управление бизнес-документами в облаке намного проще, чем работа с кучами бумажной работы.

Если вы умеете управлять всеми своими бизнес-документами, сообщите нам в комментариях, какие системы и инструменты вы используете!

типов документов, которые должен создать каждый бизнес!

Само собой разумеется, что в бизнесе у вас есть множество документов, которые необходимо создавать и отслеживать, например, предложения, соглашения, письма и контракты.

Документы являются строительными блоками любого бизнеса, и именно поэтому вам нужно иметь правильные документы, если вы хотите вести успешный бизнес.

Если вы еще не знаете, что такое «правильные документы», не беспокойтесь — мы здесь, чтобы помочь. В этой статье мы рассмотрим 9 основных типов документов, которые ваш бизнес должен создать для успешной работы.

Итак, без лишних слов, давайте приступим к делу…

 

T Типы документов, о которых должен знать ваш бизнес 
1. Планы 

Бизнес-планы охватывают все аспекты вашего бизнеса и каждый уголок этого аспекта. Все эти планы включают в себя направления для достижения конечной цели, и, очевидно, они могут создать или разрушить бизнес!

Например, маркетинговый план охватывает все, что вам нужно достичь с помощью маркетинговой кампании, и то, как вы планируете это сделать. Принимая во внимание, что план смягчения содержит краткие сведения о том, как уменьшить влияние определенного риска.

Точно так же существует множество других планов, которые могут понадобиться вашему бизнесу. Вот некоторые из них: план управления рисками, тактический план, план действий в чрезвычайных ситуациях, план развития бизнеса и т. д.

 

ваш клиент или ваш менеджер. Вы должны сформулировать свое понимание определенной проблемы, предложить решение, определить путь, по которому вы собираетесь пойти с предложением.

А в бизнесе создание предложений неизбежно, и именно поэтому это еще один документ, на котором вы обязательно должны сосредоточить свою энергию. Некоторые из множества типов предложений: коммерческие предложения, проектные предложения, маркетинговые предложения и другие.

 

3. Отчеты 

Ведение бизнеса – непростая задача, и вы постоянно будете находиться в глубокой воде. В такие моменты бизнес-отчеты пригодятся.

Используя бизнес-отчеты, вы можете анализировать ситуации (реальную ситуацию или тематические исследования) и применять бизнес-теории, чтобы найти ряд решений и предложений.

Таким образом, отчеты помогут вам не только улучшить текущую производительность, но и избавиться от серьезных препятствий. Некоторые типы бизнес -отчетов:

• Отчет о продажах
• Технический отчет
• Отчет KPI
• Отчет о прогрессе
• Отчет обследования
4. Подробности. выполнение множества законных действий, от подписания договоров аренды, создания трудовых договоров и т.д.

Эти контракты и соглашения имеют обязательную юридическую силу и подлежат исполнению в суде. Без правильных юридических документов вы можете лишить свой бизнес успеха.

Кроме того, эти документы помогают избежать недоразумений и споров, которые могут истощить ресурсы вашего бизнеса и привести к дорогостоящим судебным разбирательствам.

Некоторые виды соглашений и контрактов:

• Учредительный договор
• Акционерный договор
• Трудовой договор
• Договор купли-продажи

 

5. Политики 

Политика – это правило, устанавливаемое менеджерами компании, чтобы убедиться, что все понимают рабочую среду компании. Эти политики могут быть связаны с максимальным количеством отпусков, которые может взять сотрудник, или с чем-либо еще.

Эти политики, как правило, защищают функционирование фирм и должны быть эффективно задокументированы. Некоторыми политиками являются Политика обслуживания клиентов, Политика возмещения, Политика работы на дому и многое другое.

 

6. Письма 

Деловые письма отправляются как форма письменного общения либо между двумя компаниями, либо между людьми внутри компании, либо между компанией и клиентом. Эти письма могут быть направлены на поставку заказов, отправку новому сотруднику письма с предложением или ответ на какой-либо вопрос, заданный клиентом.

Хотя письма могут показаться старомодными, они прекрасно подходят в качестве улики и ведения записей. Некоторые известные типы писем, отправляемых предприятиями:

• Proposal Letter
• Offer Letter
• Leave Of Absence Letter
• Complaint Letter
• Letter of Resignation

 

7. HR Documents 

A sound HR professional will tell you about the importance of good documentation !

Кадровые документы необходимы для записи всех транзакций, действий и событий, связанных с организацией. Кадровые документы помогают в общем управлении любым бизнесом.

Одними из многих основных документов отдела кадров являются Руководство по эксплуатации, Руководство по обучению, Справочник сотрудника и Руководство по эксплуатации.

 

8. Исследовательские работы

Исследовательские работы состоят из глубоких исследований по определенной теме. Он также включает полный анализ исследования вместе с авторской интерпретацией результатов и дальнейшими вариантами использования.

Эти исследования помогают предприятиям исследовать новые возможности, поэтому так же важно включить их в свой список документов! Некоторые типы исследовательских работ — это маркетинговые исследования и исследования UX.

 

9. Финансовые документы 

Финансовые документы помогают отслеживать расходы, убытки, прибыль, активы, обязательства и многое другое. Только с помощью правильных финансовых документов вы сможете проанализировать, как работает ваша фирма, и разработать изменения, которые помогут вам добиться успеха.

Эти документы также пригодятся с юридической точки зрения при подаче налоговых деклараций, государственных аудитов и т. д. Таким образом, необходимо иметь все необходимые финансовые документы!

Некоторыми типами финансовых документов, используемых предприятиями, являются отчеты о движении денежных средств, отчеты о прибылях и убытках, балансы и другие.

 

Вам слово!

Как мы уже говорили ранее, документация является важным аспектом вашего бизнеса. Наличие централизованной системы для создания и хранения документов имеет первостепенное значение.

Вот почему мы хотим, чтобы вы проверили Bit.ai. Bit — это новейший инструмент для документирования программного обеспечения и управления знаниями, который помогает вам совместно работать, делиться, отслеживать и управлять всей документацией компании в одном месте. Вот некоторые замечательные функции, которые предоставляет Bit:

1. Потрясающие, полностью адаптивные шаблоны: Независимо от того, какой деловой документ вы хотите создать, на Bit есть великолепный шаблон для этого. Благодаря более чем 90 предварительно созданным, полностью адаптивным и великолепным шаблонам Bit превратил сложный и долгий процесс создания деловых документов в прогулку по парку.

2. Автоматизация проектирования: Создание деловых документов — непростая задача. Это занимает так много вашего времени, что у вас не остается сил на то, чтобы отформатировать документ и сделать его привлекательным. Что ж, Bit решает эту проблему за вас, автоматизируя для вас аспект проектирования. Всего одним щелчком мыши вы можете изменить внешний вид всего документа. Вы также можете изменить макет темы и обновить цвет документа.

3. Интерактивные документы:  Зачем давать кому-то скучный статичный документ, который он никогда не откроет, если можно превратить его во что-то гораздо более увлекательное? Да, Bit позволяет добавлять PDF-файлы, облачные файлы, карты, обзоры/опросы, диаграммы, видео — практически все виды мультимедиа в ваш документ. Прямо сейчас на Bit есть более 100 интеграций мультимедийных вставок!

4.