Виды первичных документов: Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия

Виды первичных документов: Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия

Первичные документы в бухгалтерии и их виды

На сегодняшний день в бухгалтерском учете важное место занимает правильное оформление первичной документации. Поэтому каждый бухгалтер обязан знать, как правильно оформить данный вид документов. Именно этому вопросу и будет посвящена данная статья.

Понятие и виды первичных документов

Основанием для осуществления записи в бухгалтерском учете и внесении его в регистр считаются первичные документы. Эти документы, которые применяются в бухгалтерском учете, считаются частью системы управленческой документации.

В бухгалтерии к учету в реестр первичной документации допускаются документы только тогда, когда они оформлены по структуре, которая находится в определенных альбомах, содержащих унифицированные формы. Они специально созданы для первичной документации. В этих формах можно найти образец оформления необходимых документов. Данная форма определена законодательством Российской Федерации. Форма была подтверждена в России Приказом Минфина.

Классифицируются они согласно Общероссийской классификации управленческой документации, аббревиатура ОКУД. Согласно этой классификации каждому первичному документу присваивается код по ОКУД.

В бухгалтерии, в случае надобности, для оформления таких сведений, существует типовой бланк. В него возможно включение дополнительных и новых строк. Эти новые реквизиты, которые были предусмотрены ранее узаконенной формой, должны в обязательном порядке быть сохранены в неизменном виде. Новые изменения, которые были внесены, оформляются в соответствии с существующим распоряжением (приказом). Данные изменения бланков, связанных с учетом, кассовых операций не касаются.

Формы, которые были утверждены Госкомстатом России, содержат определенные зоны с кодированной информацией. Они заполняются в полном согласии с классификаторами, принятыми в РФ. Следует помнить, что коды, не имеющие ссылок в соответствии с принятым классификатором (это касается графы с наименованием «Вид процедур» и другие), используются для обобщения и классификации полученной информации, при обрабатывании данных с помощью вычислительной аппаратуры. Они проставляются в строгом соответствии с выбранной системой кодирования, которая была узаконена данной организацией.

Помимо этого, к учету пропускается бухгалтерская документация, которая была разработана предприятием самостоятельно. Это спецформы в бухгалтерии, которые имеют требуемые реквизиты. Они предусмотрены российским законодательством. Бухгалтерия допускает ведение самостоятельной разработки, но только тех сведений, которые не содержат унифицированные образцы в альбомах.

Сегодня в бухгалтерии обязательными реквизитами для оформления первичных сведений считаются:

• дата оформления документации;
• название;
• название организации. Указывается та организация, от имени которой были составлены эти сведения;
• наименование должности лица/лиц, которые были ответственны за осуществление хозяйственных процедур и правильности оформления;
• содержание хозяйственной процедуры выражается в указании стоимостного, а также натурального выражения;
• обязательно должны быть личные подписи всех указанных в документе лиц.

Качественное, своевременное оформление всей первичной документации (не стоит забывать о достоверности данных, указанных в них), а также дальнейшая передача в бухгалтерию должна проводиться в строго указанные законодательством сроки. Это делается для отражения даты в учете. Данные процедуры оформляются людьми, которые составили и подписывали документы.

Необходимо знать, что в бухгалтерии перечень этих людей, обладающими правом подписи на первичном документе, может устанавливать только руководитель данной организации (с предварительной договоренностью с главным бухгалтером). Только эти люди могут определять перечень должностных лиц, обладающих правом подписи. Документация, по которой происходит оформление различных хозяйственных процедур, связанных с денежными средствами, может подписываться только руководителем и главным бухгалтером. Кроме вышеуказанных лиц допускаются подписи и других людей. При этом необходимо помнить, что все они обязаны предварительно быть утвержденными руководителем и главным бухгалтером.

Следовательно, в бухгалтерском учете первичные документы – это прямые свидетельства осуществления следующих типов хозяйственных процедур: выдачи наличных денег, оплата товара и другие. Они составляются прямо в момент свершения процедуры либо после ее завершения (в случае невозможности составления в момент самой процедуры).

Согласно существующей классификации, бухгалтерские первичные документы делятся на следующие виды:

• бухгалтерского оформления;
• оправдательные;
• организационно-распорядительные.

Рассмотрим две последние группы более детально:

• Оправдательные документы. К ним относят следующие варианты документов: различные требования, акты приема, приходные ордера, накладные и далее. Эта документация отражает сам факт осуществления хозяйственной процедуры. Информация, имеющаяся в них, непосредственно заноситься бухгалтером в учетные регистры.
• Организационно-распорядительные документы. Сюда относят различные указания и приказы, доверенности, распоряжения. Эта документация дает разрешение на осуществление определенных хозяйственных операций.
• Существуют ситуации, когда документы могут относиться сразу к оправдательным и разрешительным документам. К такому роду документов относят, к примеру, платежную ведомость, а также расходный, кассовый ордер.

Чтобы правильно вести перечень первичной документации в бухгалтерии, был разработан, а затем утвержден определенный документооборотный график. Он определяет сроки движения, порядок передачи первичной документации внутри предприятия и дальнейшее поступление в бухгалтерию.

Все эти документы, поступающие к бухгалтеру, обязательно проверяются по следующим пунктам:

• арифметический пункт. Подразумевает под собой осуществление подсчета суммы;
• по смысловому содержимому. В документе должна прослеживаться связь отдельных его показателей. Он не должен содержать внутренних противоречий;
• по формату. Проверяется правильность, полнота документа, а также правильность заполнения в нем реквизитов.

При обнаружении несоответствий в документе по любым параметрам, их необходимо исправить. Править должен тот человек, который занимался его оформлением. Иногда нужно провести реконструкцию всего документа.

Только после проверки проводится передача документации в бухгалтерию. Информация с них переносится в учетные регистры. Сам документ получает отметку, которая позволяет исключить возможность его повторного применения. Эта отметка может представлять собой дату записи и внесения его в учетный регистр.

В бухгалтерии разрешается составление первичной документации на машинных или бумажных носителях. Когда был применен машинный носитель, обязательно должна быть изготовлена копия на бумаге.

Все сведения сдаются в архив только по хронологии. Она комплектуется, потом переплетается и подшивается по папкам. Данная процедура сопровождается выдачей справки. Во время хранения в здании архива, сведения должны обязательно защищаться от несанкционированных внесений исправлений.

Осуществление процесса исправления возможно только при подтверждении обоснованности причины. Внесенные исправления подтверждаются подписью должностного человека. Обязательно вносится дата исправления.

Сроки хранения

Хранение первичной документации происходит по определенным срокам, которые прописаны в законодательстве РФ. Согласно нему, организация должна сохранять все первичные документы, а также регистры бухгалтерской учета и отчетности на протяжении периода, не меньше 5 лет. При этом сведения, нужные для уплаты и вычисления налогов, должны храниться на протяжении 4 лет. Также документация, подтверждающая убыток, хранится на протяжении всего периода уменьшения у предприятия налогооблагаемой прибыли на сумму убытка, который был получен ранее. Документация, осуществляющая учет кадров, лицевых счетов всех работников, хранится в архиве на протяжении 75 лет.

Необходимо помнить, что срок для хранения начинает начисляться с 1 января года, который следует за годом оформления документации.

В законодательство не прописаны четкие правила, касательно осуществления процедуры восстановления таких документов. Данный аспект важен в ситуации повреждения или потери нужного.

Определенные нормативные акты содержат четкие предписания по срокам хранения бухгалтерской документации первичного назначения. Но поэтапность процедуры, которую следует провести в случае потери не определена. В данной ситуации необходимо приказом назначить комиссию, которая проводит расследование для определения причин повреждения, пропажи, нарушения целостности документа. Возможно подключение к исследованию представителей следственных органов, представителей охраны и пожарной службы. После этого следует проведение восстановительных мероприятий.

Исправление ошибок

Об исправлении ошибок в первичной документации мы говорили вкратце выше. Исправление имеющихся ошибок в документах и учетных регистрах прописано в законодательстве России.

Согласно данным законодательным нормам категорически запрещается внесение любых исправлений в документацию, относящуюся к банковским и кассовым сведениям. В других ситуациях внесение исправлений проводится только тогда, когда имеется договоренность со всеми участниками хозяйственных процедуры. Эта договоренность обязательно засвидетельствована подписями всех участников исправления. Также обязательно указывают дату занесения всех исправлений.

Помните, что в бухгалтерии реквизит документа, который нужно исправить, следует перечеркивать тонкой и четкой чертой, чтобы осталось ясно видно перечеркнутое первоначальное содержание/значение произведенного исправления. Вблизи реквизита следует сделать пометку «Исправленному верить». После этого исправление необходимо заверить подписью должностного лица, который и осуществил данное исправление. На документе должны быть указаны его инициалы и фамилия.

Знание вышеперечисленных положений поможет правильно и быстро оформить первичную документацию для бухгалтерии.

Видео «Что такое первичные бухгалтерские документы»

Посмотрев запись вы узнаете как подавать первичную документацию в налоговую на территории России.

Проверка первичных бухгалтерских документов: подробная памятка для бухгалтера

Для вас мы подготовили емкую и практичную памятку по проверке документов от контрагентов. Следуя инструкции, вы не пропустите ни одного важного момента.

Проверка первичных документов: 5 главных шагов

1. Проверка обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9, 402-ФЗ:

• наименование;
• дату составления;
• наименование организации;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
• подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.

Документ, предоставляемые контрагентом, не принимается к учету, если хотя бы один из вышеперечисленных реквизитов отсутствует. Необходимо связаться с поставщиком и просить переделать документ.

2. Проверка соответствия наименования:

• продавца и покупателя – учредительным документам
• товара – договору поставки
• работ (услуг) – договору на выполнение работ, оказание услуг.

При обнаружении ошибки в наименованиях документ к учету не принимать. Необходимо еще раз запросить бумаги у контрагента в исправленном виде.

3. Проверка суммы НДС и цены товара с учетом НДС

При обнаружении арифметической ошибки документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать исправленную версию.

4. Проверка заполнения документации при выставлении УПД

Если поставщик выставляет УПД, документ должен быть заполнен с учетом рекомендаций, приведенных в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 № ММВ-20-3/96.

5. Проверка формы накладной

Некоторые поставщики составляют товарную накладную по своей утвержденной форме. Форма накладной указана в договоре. Если в накладной заполнены все обязательные реквизиты, документ можно принимать к учету.

Хотите контролировать документы по новому стандарту в «1С»?

Смотрите запись вебинара «Новый стандарт контроля финансовых документов в «1С».

Будет полезно всем, кто:

• работает в организации с большим документооборотом;
• отвечает за контроль входящих и исходящих документов;
• тратит на подготовку к встречной проверке больше 30 минут;
• задерживает сроки сдачи отчетности и отправки пояснений из-за долгого сбора нужных документов.

Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах

Существуют различные способы проверки в первичных бухгалтерских документах, несмотря на это, способы исправления зависят именно от вида нарушения, которое было найдено.

В ходе проверки может выяснится, что совершаемая операция экономически не обоснована, либо нарушает законодательство. В таком случае операцию могут отменить, а первичные документы по ней изъять.

Если в ходе проверки первичной бухгалтерской отчетности будет найдена ошибка в расчетах, либо неточность в расчетах, ее можно откорректировать. При этом, важно помнить, чтобы исправить первичную бухгалтерскую документацию, необходимо его повторно заверить подписями тех, кто его изначально составил.

Обратите внимание: есть такие документы первичного учета, где просто так ошибку исправить не выйдет. Например, нельзя исправлять кассовую и банковскую документацию. Если в ходе проверки такой первички были выявлены неточности, их следует заменить на новые. Такой способ, к слову, допустим в отношении любых первичных бухгалтерских документов.

Какой бы способ корректировки первичных бухгалтерских документов вы не использовали, нельзя применять способы, «маскирующие» ранее допущенную ошибку. Такие, как корректор, подчистка или ластик.

Когда ошибка найдена и исправлена в первичном документе, имеющем несколько экземпляров, обязательно необходимо внести корректировки во все его версии одинаково. Если копии бухгалтерских документов будут отличны друг от друга, они потеряют юридическую силу.

Когда исправленная бумага уже принят к бухгалтерскому учету, необходимо сделать корректировки в проводках. Существует два способа внесения таких изменений:

• Можно использовать дополнительную проводку. Такое допустимо в случае, если в целом документ составлен верно, но в нем указана меньшая сумма.
• В случае, когда бумага в принципе не верно заполнен, он отменяется. Чтобы получить правильный вариант, производят новую операцию.

Не всегда ошибки в бухгалтерских документах получается выявить сразу. Это может случиться с существенной задержкой, когда придется вносить корректировки не только в первичный документ, но и в отчетность. Сложность данного предприятия полностью зависит от того, насколько допущенная ошибка была существенной, а также, было утверждение данного отчета собственниками.

Кто несет ответственность за ошибки в первичных бухгалтерских документах

Как мы уже знаем, первичные документы чаще всего подписывают сотрудники, работающие непосредственно на местах. Ответственность за ошибки при этом ложиться, как правило, на руководителя. Считается, что руководитель организации, в той или иной степени, обязан владеть азами бухгалтерского учета, а также знать стандарты и требования, установленные законодательством на этот счет.

Конечно, в организации есть бухгалтер, иные сотрудники, призванные осуществлять контроль документов, однако ответственность за организацию учета в целом все равно несет руководитель.

Бухгалтера или обычного сотрудника конечно также могут наказать. Это случается реже, и вот почему. Чтобы привлечь к ответственности за ошибку в первичных документах бухгалтера или сотрудника, необходимо доказать, что данная ошибка была допущена умышленно. С целью хищения или получения иной корыстной выгоды.

Как существенно снизить количество ошибок в первичных документах

Сперва давайте разберемся в природе возникновения расхождений и неточностей в первичных бухгалтерских документах. Чаще всего причинами становится большое количество однотипных бумаг, проходящих через ответственное лицо. Иногда, чтобы заполнить документ правильно, необходимо свериться с другим документом, которого под рукой может не быть. В условиях производства, найти нужную бумагу не всегда получается. Как следствие, возникают неблагоприятные условия.

Что делать в подобной ситуации?

Современные компании выбирают, в качестве решения данной проблемы, переход на электронный архив документов «Скан-Архив». В чем его преимущества:

• Скорость обработки данных. Бумаги можно сканировать пачкой, а система сама распознает их.
• Точность. «Скан-Архив» – умная система. Она точно определит документ туда, где вы сможете его найти в считанные секунды.
• Надежность. Используя «Скан-Архив» вы можете быть уверенны, не один документ не будет утерян.

Эти и многие другие преимущества позволяют оптимизировать работу организации, как следствие, свести количество допускаемых ошибок в документах к минимуму. Компания «ГЭНДАЛЬФ» проводит бесплатные консультации по внедрению системы «Скан-Архив», запишитесь на нее сейчас и получите всю информацию из первоисточника.

Заинтересованы в создании электронного архива?

Получите бесплатную консультацию о внедрении данного решения

Вывод

Первичный документ является основой ведения всего бухгалтерского учета в организации. От того, насколько верно ведутся эти документы, зависит в конечном итоге то, какие финансовые результаты компания получит. Мы наглядно продемонстрировали, почему этот тезис является верным. Работе с первичной документацией следует уделять особое внимание.

Типы первоисточников — Первоисточники

Аудио и музыка

Музыка (как ноты, так и записи), устные рассказы и звукозаписи дают исследователям уникальный взгляд на прошлое. Вы можете узнать о культурных тенденциях, словоупотреблении, повседневных звуках города, устной поэзии или услышать, как кто-то рассказывает свою собственную версию событий, свидетелями которых они были лично.

Общие дисциплины: История, музыка, лингвистика, антропология, искусство, английский язык

Книги и брошюры

В большинстве случаев книги можно считать вторичным источником, поскольку автор использует доказательства из других источников для подтверждения своих аргументов. Однако в некоторых дисциплинах книги можно считать первоисточником; опубликованные мемуары, автобиографические работы, собрание документов в переплете или творческое письмо могут подпадать под категорию первоисточников. Точно так же брошюры или небольшие переплетенные буклеты или листовки по одному конкретному предмету обычно являются основным источником.

Общие дисциплины:  Английский язык, история, материальная культура

Данные

Информация, которая систематически собирается и систематизируется. Данные часто создаются организациями или группами людей, которые пытаются собрать информацию по определенной теме. Примерами типов собираемых данных являются: данные опроса или опроса, эксперименты, моделирование или наблюдение.

Общие дисциплины: Общественные науки (политология, психология и др.), науки (биология, химия и др.), история, государственная политика, правоведение

Цифровой контент

Хотя большинство исследователей в первую очередь думают о первичных источниках как об объектах, созданных только до 20 века или ранее; есть первоисточники, которые называются рожденно-цифровым материалом. Рождённо-цифровой означает, что источник был создан в цифровом виде, а не конвертирован из другого формата. Примеры: твиты, электронные письма, сообщения в социальных сетях или гифки.

Общие дисциплины: Социология, антропология, история, английский язык

Эфемера

Эфемеры — это первичные источники, которые существуют или были созданы только для того, чтобы существовать в течение короткого периода времени. Примерами эфемеров могут быть корешки билетов, открытки, наклейки или игральные карты.

Общие дисциплины: История, материальная культура, английский язык, антропология, искусство, история искусств действия всех ветвей власти — местной, государственной, федеральной и международной.

Общие дисциплины:  История, политология/государственная политика, социология, уголовное правосудие, образование

Право

В праве основным источником является сам закон. Первичный закон исходит от одной из 3 ветвей власти. Законодательная ветвь принимает законы или законы, которые можно найти в Уставных кодексах. Административная ветвь составляет административное или нормативное право, которое содержится в нормативных кодексах. Судебная власть составляет прецедентное право посредством судебных заключений, которые могут быть либо опубликованы в репортерах по делам, либо могут быть «несообщены», но все же могут быть найдены в Интернете.

Общие дисциплины: Право, государственная политика

Рукописи

Термин «манускрипты» имеет несколько значений. Первоначально он относился к рукописным письмам, но его также можно использовать для обозначения собрания документов, обычно находящихся в архиве, или для обозначения отдельной работы автора, например книги. Рукописи могут включать в себя: деловую или личную переписку, дневники, юридические и финансовые документы и многое другое.

Общие дисциплины: История, английский язык, журналистика

Карты

Созданы, чтобы показать определенный географический регион, который представляет мысли, идеи, культурные представления, а также визуальные и текстовые представления того периода времени. Карты являются продуктом чьих-то личных мыслей, поэтому они могут дать представление о культурных нравах и мыслях того времени.

Общие дисциплины: История, политология, наука, социология, антропология, правоведение

Газеты

Предоставить информацию о реакции на местные и международные новости, реакцию населения на события, рекламу, некрологи и мнения.

Общие дисциплины: История, английский язык, политология

Предметы и артефакты

Артефакты — это, как правило, трехмерные объекты, которые когда-то выполняли определенную функцию или цель. Артефакты могут пролить свет на то, как группа людей выполняла определенную задачу, или дать представление об их обычаях и культуре. Многие вещи можно считать артефактом; некоторые обычно рассматриваемые артефакты, которые можно использовать для исследований: чайники, униформа, украшения или компьютер.

Общие дисциплины:   История, антропология

Отчеты и исследования

Составленное описание определенной темы или события. Типичными примерами отчета могут быть: тематические исследования, отчеты совета директоров, бизнес-отчеты, полевые заметки или наблюдения, эмпирические исследования и интервью.

Общие дисциплины:  История, английский язык, социальные науки, естественные науки, образование, юриспруденция

Видео и изображения

Видео и изображения могут охватывать широкий спектр первоисточников, которые дают представление о видах, звуках и визуальных эффектах. прошлого. Примеры, которые можно использовать в качестве первоисточника: фильм, видео (самодельные кадры или пропагандистская реклама), рекламные ролики и фотографии.

Общие дисциплины:  История, английский язык, киноведение, антропология, социология

Визуальный материал

Визуальный материал используется для описания большого количества первоисточников в разных формах; включая фотографию, картины, рисунки, скульптуру, архитектурные планы, гравюры (гравюры на дереве, гравюры, литографии), графику (мультфильмы, плакаты, торговые карточки, компьютерные изображения) и фильмы.

Общие дисциплины: История, искусство, история искусства, материальная культура, английский язык, кино, антропология, коммуникации

Первичные источники — архивные исследования

Определения

Первоисточники  – это материалы, которые содержат прямые доказательства, показания из первых рук или свидетельства очевидцев по теме или расследуемому событию. Они могут быть опубликованы или неопубликованы в любом формате (оригинал или суррогатный формат, такой как фотокопия, цифровая копия, печатное издание или издание на микрофильме), от рукописных писем до объектов и искусственной среды.

Вторичные источники  – это работы, которые анализируют и интерпретируют другие источники. Они используют первоисточники для решения исследовательских задач.

Первичный и вторичный . То, как вы взаимодействуете с источником, определяет, является ли он основным или вторичным источником для вашего проекта. Рецензии на книги, например, обычно считаются вторичными источниками. Однако, если предметом вашего исследования являются рецензии на книги, они будут основными источниками для вашего проекта.

( Sources:   The Craft of Research by Wayne C. Booth, Gregory G. Colomb, Joseph M. Williams. Chicago: University of Chicago Press, c2008; Introduction to Archival Terminology, NARA. )

Types Primary Источники

Неопубликованные архивные материалы являются лишь одним из видов первоисточников. В The Information-Literate Historian , Дженни Преснелл описывает девять категорий первоисточников:

1. Public Records — записи переписи населения, судебные записи, завещания, налоговые отчеты и т. д.
2. Официальные документы – законы, гражданские кодексы, законодательные слушания, договоры и т. д.
3. Личные документы (рукописи) — письма, дневники, устные рассказы, финансовые отчеты и т. д.
4. Артефакты/реликвии — одежда, мебель, инструменты, музыка, искусство и другие предметы, которые люди изготавливают и используют
5. Организационные документы (архивы) – протоколы заседаний, финансовые отчеты, корреспонденция и т. д.
6. Изображения — фотографии, рисунки, карикатуры, плакаты, видеоролики, графика, картины и т. д.
7. Архитектура, планы городов и карты — здания, чертежи, планы, модели и т. д.
8. Средства массовой информации и другие средства массовой информации — газеты, журналы, журналы, радио, телевидение, Twitter, Facebook, веб-сайты и т. д.
9. Литературные тексты — романы, пьесы, стихи, эссе и т. д.

(Источник: Информационно грамотный историк , 93-95.)

Размышление об источниках

Проводя исследование, вы можете обнаружить, что некоторые источники помогут ответить на ваш исследовательский вопрос, а другие вызовут новые вопросы.

Рукописи и архивы — это лишь часть исследовательской головоломки, один из видов «документов», которые следует учитывать при сборе улик. Обдумывая свой исследовательский вопрос, спросите себя:

• Какие типы источников могут существовать?
  Ваш исследовательский вопрос поможет вам сфокусировать поиск. Изучение иммигрантского населения в Нью-Йорке 21-го века приведет вас к исследованию совершенно иной вселенной источников, чем изучение детского труда на текстильных фабриках 19-го века в Новой Англии.
• Какие источники вы надеетесь найти?
  Различные форматы заполняют запись уникальным образом. Вы хотите найти личные бумаги (письма, дневники, документы) или организационные записи (переписка, протоколы, публикации)? Современные газетные отчеты? Радикальные периодические издания? Устные истории? Фотографии или движущиеся изображения? Статистика? Карты? Правительственные документы? Научные книги и статьи? Объекты? Печатная эфемера? Произведения искусства?
• Где могли быть произведены источники и кем?
  Просмотрите запасы репозиториев в географическом районе, занимающем центральное место в вашей теме. Скорее всего, местная библиотека, историческое общество, научная библиотека, муниципальный архив или университетская библиотека в регионе будут хранить архивные коллекции и другие материалы по этому вопросу.