На сегодняшний день в бухгалтерском учете важное место занимает правильное оформление первичной документации. Поэтому каждый бухгалтер обязан знать, как правильно оформить данный вид документов. Именно этому вопросу и будет посвящена данная статья.
Основанием для осуществления записи в бухгалтерском учете и внесении его в регистр считаются первичные документы. Эти документы, которые применяются в бухгалтерском учете, считаются частью системы управленческой документации.
В бухгалтерии к учету в реестр первичной документации допускаются документы только тогда, когда они оформлены по структуре, которая находится в определенных альбомах, содержащих унифицированные формы. Они специально созданы для первичной документации. В этих формах можно найти образец оформления необходимых документов. Данная форма определена законодательством Российской Федерации. Форма была подтверждена в России Приказом Минфина.
Классифицируются они согласно Общероссийской классификации управленческой документации, аббревиатура ОКУД. Согласно этой классификации каждому первичному документу присваивается код по ОКУД.
В бухгалтерии, в случае надобности, для оформления таких сведений, существует типовой бланк. В него возможно включение дополнительных и новых строк. Эти новые реквизиты, которые были предусмотрены ранее узаконенной формой, должны в обязательном порядке быть сохранены в неизменном виде. Новые изменения, которые были внесены, оформляются в соответствии с существующим распоряжением (приказом). Данные изменения бланков, связанных с учетом, кассовых операций не касаются.
Формы, которые были утверждены Госкомстатом России, содержат определенные зоны с кодированной информацией. Они заполняются в полном согласии с классификаторами, принятыми в РФ. Следует помнить, что коды, не имеющие ссылок в соответствии с принятым классификатором (это касается графы с наименованием «Вид процедур» и другие), используются для обобщения и классификации полученной информации, при обрабатывании данных с помощью вычислительной аппаратуры. Они проставляются в строгом соответствии с выбранной системой кодирования, которая была узаконена данной организацией.
Сегодня в бухгалтерии обязательными реквизитами для оформления первичных сведений считаются:
Необходимо знать, что в бухгалтерии перечень этих людей, обладающими правом подписи на первичном документе, может устанавливать только руководитель данной организации (с предварительной договоренностью с главным бухгалтером). Только эти люди могут определять перечень должностных лиц, обладающих правом подписи. Документация, по которой происходит оформление различных хозяйственных процедур, связанных с денежными средствами, может подписываться только руководителем и главным бухгалтером. Кроме вышеуказанных лиц допускаются подписи и других людей. При этом необходимо помнить, что все они обязаны предварительно быть утвержденными руководителем и главным бухгалтером.
Следовательно, в бухгалтерском учете первичные документы – это прямые свидетельства осуществления следующих типов хозяйственных процедур: выдачи наличных денег, оплата товара и другие. Они составляются прямо в момент свершения процедуры либо после ее завершения (в случае невозможности составления в момент самой процедуры).
Согласно существующей классификации, бухгалтерские первичные документы делятся на следующие виды:
Рассмотрим две последние группы более детально:
Чтобы правильно вести перечень первичной документации в бухгалтерии, был разработан, а затем утвержден определенный документооборотный график. Он определяет сроки движения, порядок передачи первичной документации внутри предприятия и дальнейшее поступление в бухгалтерию.
Все эти документы, поступающие к бухгалтеру, обязательно проверяются по следующим пунктам:
При обнаружении несоответствий в документе по любым параметрам, их необходимо исправить. Править должен тот человек, который занимался его оформлением. Иногда нужно провести реконструкцию всего документа.
Только после проверки проводится передача документации в бухгалтерию. Информация с них переносится в учетные регистры. Сам документ получает отметку, которая позволяет исключить возможность его повторного применения. Эта отметка может представлять собой дату записи и внесения его в учетный регистр.
В бухгалтерии разрешается составление первичной документации на машинных или бумажных носителях. Когда был применен машинный носитель, обязательно должна быть изготовлена копия на бумаге.
Все сведения сдаются в архив только по хронологии. Она комплектуется, потом переплетается и подшивается по папкам. Данная процедура сопровождается выдачей справки. Во время хранения в здании архива, сведения должны обязательно защищаться от несанкционированных внесений исправлений.
Хранение первичной документации происходит по определенным срокам, которые прописаны в законодательстве РФ. Согласно нему, организация должна сохранять все первичные документы, а также регистры бухгалтерской учета и отчетности на протяжении периода, не меньше 5 лет. При этом сведения, нужные для уплаты и вычисления налогов, должны храниться на протяжении 4 лет. Также документация, подтверждающая убыток, хранится на протяжении всего периода уменьшения у предприятия налогооблагаемой прибыли на сумму убытка, который был получен ранее. Документация, осуществляющая учет кадров, лицевых счетов всех работников, хранится в архиве на протяжении 75 лет.
Необходимо помнить, что срок для хранения начинает начисляться с 1 января года, который следует за годом оформления документации.
![]()
В законодательство не прописаны четкие правила, касательно осуществления процедуры восстановления таких документов. Данный аспект важен в ситуации повреждения или потери нужного.
Определенные нормативные акты содержат четкие предписания по срокам хранения бухгалтерской документации первичного назначения. Но поэтапность процедуры, которую следует провести в случае потери не определена. В данной ситуации необходимо приказом назначить комиссию, которая проводит расследование для определения причин повреждения, пропажи, нарушения целостности документа. Возможно подключение к исследованию представителей следственных органов, представителей охраны и пожарной службы. После этого следует проведение восстановительных мероприятий.
Об исправлении ошибок в первичной документации мы говорили вкратце выше. Исправление имеющихся ошибок в документах и учетных регистрах прописано в законодательстве России.
Согласно данным законодательным нормам категорически запрещается внесение любых исправлений в документацию, относящуюся к банковским и кассовым сведениям. В других ситуациях внесение исправлений проводится только тогда, когда имеется договоренность со всеми участниками хозяйственных процедуры. Эта договоренность обязательно засвидетельствована подписями всех участников исправления. Также обязательно указывают дату занесения всех исправлений.
Помните, что в бухгалтерии реквизит документа, который нужно исправить, следует перечеркивать тонкой и четкой чертой, чтобы осталось ясно видно перечеркнутое первоначальное содержание/значение произведенного исправления. Вблизи реквизита следует сделать пометку «Исправленному верить». После этого исправление необходимо заверить подписью должностного лица, который и осуществил данное исправление. На документе должны быть указаны его инициалы и фамилия.
Знание вышеперечисленных положений поможет правильно и быстро оформить первичную документацию для бухгалтерии.
Посмотрев запись вы узнаете как подавать первичную документацию в налоговую на территории России.
Для вас мы подготовили емкую и практичную памятку по проверке документов от контрагентов. Следуя инструкции, вы не пропустите ни одного важного момента.
1. Проверка обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9, 402-ФЗ:
Документ, предоставляемые контрагентом, не принимается к учету, если хотя бы один из вышеперечисленных реквизитов отсутствует. Необходимо связаться с поставщиком и просить переделать документ.
2. Проверка соответствия наименования:
При обнаружении ошибки в наименованиях документ к учету не принимать. Необходимо еще раз запросить бумаги у контрагента в исправленном виде.
3. Проверка суммы НДС и цены товара с учетом НДС
При обнаружении арифметической ошибки документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать исправленную версию.
4. Проверка заполнения документации при выставлении УПД
Если поставщик выставляет УПД, документ должен быть заполнен с учетом рекомендаций, приведенных в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 № ММВ-20-3/96.
5. Проверка формы накладной
Некоторые поставщики составляют товарную накладную по своей утвержденной форме. Форма накладной указана в договоре. Если в накладной заполнены все обязательные реквизиты, документ можно принимать к учету.
Смотрите запись вебинара «Новый стандарт контроля финансовых документов в «1С».
Будет полезно всем, кто:
Существуют различные способы проверки в первичных бухгалтерских документах, несмотря на это, способы исправления зависят именно от вида нарушения, которое было найдено.
В ходе проверки может выяснится, что совершаемая операция экономически не обоснована, либо нарушает законодательство. В таком случае операцию могут отменить, а первичные документы по ней изъять.
Если в ходе проверки первичной бухгалтерской отчетности будет найдена ошибка в расчетах, либо неточность в расчетах, ее можно откорректировать. При этом, важно помнить, чтобы исправить первичную бухгалтерскую документацию, необходимо его повторно заверить подписями тех, кто его изначально составил.
Обратите внимание: есть такие документы первичного учета, где просто так ошибку исправить не выйдет. Например, нельзя исправлять кассовую и банковскую документацию. Если в ходе проверки такой первички были выявлены неточности, их следует заменить на новые. Такой способ, к слову, допустим в отношении любых первичных бухгалтерских документов.
Какой бы способ корректировки первичных бухгалтерских документов вы не использовали, нельзя применять способы, «маскирующие» ранее допущенную ошибку. Такие, как корректор, подчистка или ластик.
Когда ошибка найдена и исправлена в первичном документе, имеющем несколько экземпляров, обязательно необходимо внести корректировки во все его версии одинаково. Если копии бухгалтерских документов будут отличны друг от друга, они потеряют юридическую силу.
Когда исправленная бумага уже принят к бухгалтерскому учету, необходимо сделать корректировки в проводках. Существует два способа внесения таких изменений:
Не всегда ошибки в бухгалтерских документах получается выявить сразу. Это может случиться с существенной задержкой, когда придется вносить корректировки не только в первичный документ, но и в отчетность. Сложность данного предприятия полностью зависит от того, насколько допущенная ошибка была существенной, а также, было утверждение данного отчета собственниками.
Как мы уже знаем, первичные документы чаще всего подписывают сотрудники, работающие непосредственно на местах. Ответственность за ошибки при этом ложиться, как правило, на руководителя. Считается, что руководитель организации, в той или иной степени, обязан владеть азами бухгалтерского учета, а также знать стандарты и требования, установленные законодательством на этот счет.
Конечно, в организации есть бухгалтер, иные сотрудники, призванные осуществлять контроль документов, однако ответственность за организацию учета в целом все равно несет руководитель.
Бухгалтера или обычного сотрудника конечно также могут наказать. Это случается реже, и вот почему. Чтобы привлечь к ответственности за ошибку в первичных документах бухгалтера или сотрудника, необходимо доказать, что данная ошибка была допущена умышленно. С целью хищения или получения иной корыстной выгоды.
Сперва давайте разберемся в природе возникновения расхождений и неточностей в первичных бухгалтерских документах. Чаще всего причинами становится большое количество однотипных бумаг, проходящих через ответственное лицо. Иногда, чтобы заполнить документ правильно, необходимо свериться с другим документом, которого под рукой может не быть. В условиях производства, найти нужную бумагу не всегда получается. Как следствие, возникают неблагоприятные условия.
Что делать в подобной ситуации?
Современные компании выбирают, в качестве решения данной проблемы, переход на электронный архив документов «Скан-Архив». В чем его преимущества:
Эти и многие другие преимущества позволяют оптимизировать работу организации, как следствие, свести количество допускаемых ошибок в документах к минимуму. Компания «ГЭНДАЛЬФ» проводит бесплатные консультации по внедрению системы «Скан-Архив», запишитесь на нее сейчас и получите всю информацию из первоисточника.
Первичный документ является основой ведения всего бухгалтерского учета в организации. От того, насколько верно ведутся эти документы, зависит в конечном итоге то, какие финансовые результаты компания получит. Мы наглядно продемонстрировали, почему этот тезис является верным. Работе с первичной документацией следует уделять особое внимание.
Музыка (как ноты, так и записи), устные рассказы и звукозаписи дают исследователям уникальный взгляд на прошлое. Вы можете узнать о культурных тенденциях, словоупотреблении, повседневных звуках города, устной поэзии или услышать, как кто-то рассказывает свою собственную версию событий, свидетелями которых они были лично.
Общие дисциплины: История, музыка, лингвистика, антропология, искусство, английский язык
В большинстве случаев книги можно считать вторичным источником, поскольку автор использует доказательства из других источников для подтверждения своих аргументов. Однако в некоторых дисциплинах книги можно считать первоисточником; опубликованные мемуары, автобиографические работы, собрание документов в переплете или творческое письмо могут подпадать под категорию первоисточников. Точно так же брошюры или небольшие переплетенные буклеты или листовки по одному конкретному предмету обычно являются основным источником.
Общие дисциплины: Английский язык, история, материальная культура
Информация, которая систематически собирается и систематизируется. Данные часто создаются организациями или группами людей, которые пытаются собрать информацию по определенной теме. Примерами типов собираемых данных являются: данные опроса или опроса, эксперименты, моделирование или наблюдение.
Общие дисциплины: Общественные науки (политология, психология и др.), науки (биология, химия и др.), история, государственная политика, правоведение
Хотя большинство исследователей в первую очередь думают о первичных источниках как об объектах, созданных только до 20 века или ранее; есть первоисточники, которые называются рожденно-цифровым материалом. Рождённо-цифровой означает, что источник был создан в цифровом виде, а не конвертирован из другого формата. Примеры: твиты, электронные письма, сообщения в социальных сетях или гифки.
Общие дисциплины: Социология, антропология, история, английский язык
Эфемеры — это первичные источники, которые существуют или были созданы только для того, чтобы существовать в течение короткого периода времени. Примерами эфемеров могут быть корешки билетов, открытки, наклейки или игральные карты.
Общие дисциплины: История, материальная культура, английский язык, антропология, искусство, история искусств действия всех ветвей власти — местной, государственной, федеральной и международной.
Общие дисциплины: История, политология/государственная политика, социология, уголовное правосудие, образование
В праве основным источником является сам закон. Первичный закон исходит от одной из 3 ветвей власти. Законодательная ветвь принимает законы или законы, которые можно найти в Уставных кодексах. Административная ветвь составляет административное или нормативное право, которое содержится в нормативных кодексах. Судебная власть составляет прецедентное право посредством судебных заключений, которые могут быть либо опубликованы в репортерах по делам, либо могут быть «несообщены», но все же могут быть найдены в Интернете.
Общие дисциплины: Право, государственная политика
Термин «манускрипты» имеет несколько значений. Первоначально он относился к рукописным письмам, но его также можно использовать для обозначения собрания документов, обычно находящихся в архиве, или для обозначения отдельной работы автора, например книги. Рукописи могут включать в себя: деловую или личную переписку, дневники, юридические и финансовые документы и многое другое.
Общие дисциплины: История, английский язык, журналистика
Созданы, чтобы показать определенный географический регион, который представляет мысли, идеи, культурные представления, а также визуальные и текстовые представления того периода времени. Карты являются продуктом чьих-то личных мыслей, поэтому они могут дать представление о культурных нравах и мыслях того времени.
Общие дисциплины: История, политология, наука, социология, антропология, правоведение
Предоставить информацию о реакции на местные и международные новости, реакцию населения на события, рекламу, некрологи и мнения.
Общие дисциплины: История, английский язык, политология
Артефакты — это, как правило, трехмерные объекты, которые когда-то выполняли определенную функцию или цель. Артефакты могут пролить свет на то, как группа людей выполняла определенную задачу, или дать представление об их обычаях и культуре. Многие вещи можно считать артефактом; некоторые обычно рассматриваемые артефакты, которые можно использовать для исследований: чайники, униформа, украшения или компьютер.
Общие дисциплины: История, антропология
Составленное описание определенной темы или события. Типичными примерами отчета могут быть: тематические исследования, отчеты совета директоров, бизнес-отчеты, полевые заметки или наблюдения, эмпирические исследования и интервью.
Общие дисциплины: История, английский язык, социальные науки, естественные науки, образование, юриспруденция
Видео и изображения могут охватывать широкий спектр первоисточников, которые дают представление о видах, звуках и визуальных эффектах. прошлого. Примеры, которые можно использовать в качестве первоисточника: фильм, видео (самодельные кадры или пропагандистская реклама), рекламные ролики и фотографии.
Общие дисциплины: История, английский язык, киноведение, антропология, социология
Визуальный материал используется для описания большого количества первоисточников в разных формах; включая фотографию, картины, рисунки, скульптуру, архитектурные планы, гравюры (гравюры на дереве, гравюры, литографии), графику (мультфильмы, плакаты, торговые карточки, компьютерные изображения) и фильмы.
Общие дисциплины: История, искусство, история искусства, материальная культура, английский язык, кино, антропология, коммуникации
Первоисточники – это материалы, которые содержат прямые доказательства, показания из первых рук или свидетельства очевидцев по теме или расследуемому событию. Они могут быть опубликованы или неопубликованы в любом формате (оригинал или суррогатный формат, такой как фотокопия, цифровая копия, печатное издание или издание на микрофильме), от рукописных писем до объектов и искусственной среды.
Вторичные источники – это работы, которые анализируют и интерпретируют другие источники. Они используют первоисточники для решения исследовательских задач.
Первичный и вторичный . То, как вы взаимодействуете с источником, определяет, является ли он основным или вторичным источником для вашего проекта. Рецензии на книги, например, обычно считаются вторичными источниками. Однако, если предметом вашего исследования являются рецензии на книги, они будут основными источниками для вашего проекта.
( Sources: The Craft of Research by Wayne C. Booth, Gregory G. Colomb, Joseph M. Williams. Chicago: University of Chicago Press, c2008; Introduction to Archival Terminology, NARA. )
Неопубликованные архивные материалы являются лишь одним из видов первоисточников. В The Information-Literate Historian , Дженни Преснелл описывает девять категорий первоисточников:
(Источник: Информационно грамотный историк , 93-95.)
Проводя исследование, вы можете обнаружить, что некоторые источники помогут ответить на ваш исследовательский вопрос, а другие вызовут новые вопросы.
Рукописи и архивы — это лишь часть исследовательской головоломки, один из видов «документов», которые следует учитывать при сборе улик. Обдумывая свой исследовательский вопрос, спросите себя:
Об авторе