Виды входящих документов: Виды входящих документов – База знаний 1С-КПД

Виды входящих документов: Виды входящих документов – База знаний 1С-КПД

Типы документов в системе документооборота

Каждый документ в Системе имеет свой тип, характеризуемый определенным набором полей. Например, существуют типы: «Входящее письмо», «Приказ», «Служебная записка» и т.д. Каждый документ обычно хранится в своей папке, предназначенной для хранения данного типа документов. Тип определяет правила работы с ним, например, на «Входящее письмо» может быть создан ответ — «Исходящее письмо».

Система поставляется с предопределенным множеством типов документов, но администратор может создавать дополнительные типы и правила работы с ним.

Рассмотрим понятие справочника FossDoc, а также некоторые часто используемые типы документов:

• Справочники
• Входящая/исходящая корреспонденция
• Обращения граждан
• Служебные записки

Справочники

Отдельные поля документов могут принимать только определенные значения, выбираемые из справочников системы.

Например, поле «Статус документа» может принимать значения «Действующий», «Действие приостановлено» и «Недействующий» из соответствующего справочника:

Пользователь с определенной ролью может самостоятельно создавать или редактировать списки значений подобных справочников.

Входящая/исходящая корреспонденция

В FossDoc поддерживаются все возможные маршруты входящих и исходящих писем. Наиболее полная схема работы с входящим письмом следующая: на входящее письмо руководитель налагает резолюцию – поручает некоторому подразделению создать исходящее письмо-ответ; входящее письмо регистрируется в подразделении; руководитель подразделения налагает свою резолюцию и поручает некоторому сотруднику создать проект письма-ответа; проект исходящего письма проходит согласование, после чего подписывается и регистрируется; исходящее письмо отправляется адресату. Вся переписка с корреспондентами в виде связанных документов будет доступна из карточки входящего письма.

Подробнее о работе с входящими/исходящими можно узнать в статье

Обращения граждан

Обращения граждан – один из типов документов, который представляет интерес, прежде всего, для государственных структур и некоторых крупных коммерческих организаций. Для создания и хранения данного типа документов существует одноименная папка. Особенностью работы с Обращениями граждан является использование взаимосвязанных справочников подсистемы физических лиц. С помощью данных справочников вы можете составить реестр граждан, находящихся в зоне ответственности вашей организации, например, список избирателей и т.п. Для работы с обращениями граждан в поставку вашей системы должен входить соответствующий Модуль.

Подробнее о работе с обращениями граждан и подсистемой физлиц можно узнать в статье

Служебные записки

Служебные записки аналогичны входящим/исходящим письмам, только предназначены для внутренней (служебной) переписки между сотрудниками предприятия. Служебные записки перемещаются между подразделениями организации. Один тип документа «Служебная» используется как для входящих, так и исходящих служебных записок.

ПО поддерживает все возможные маршруты служебных записок. Наиболее полный документооборот служебной в Системе может быть следующим: в некотором отделе создается служебная записка; там она регистрируется и отправляется в другое подразделение; в канцелярии другого подразделения служебная регистрируется и отправляется руководителю на рассмотрение; руководитель накладывает резолюцию и отправляет служебную исполнителю; исполнитель создает проект ответной служебной; ответная служебная согласовывается, подписывается, регистрируется и отправляется в подразделение, откуда пришла исходная служебная:

Для работы со служебными записками в вашу поставку Системы должен быть включен одноименный Модуль.

Подробнее о работе со служебными записками можно прочесть в статье

1С:Документооборот

 

Купить программу Заказать бесплатную демонстрацию

Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8. 3″, является преемником программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

Ключевые возможности

«1С:Документооборот 8» позволяет: 

упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов,
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
• регистрация входящих и исходящих документов,
• просмотр и редактирование документов,
• контроль версий документов,
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
• маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам.

ГОСТы, стандарты, нормативные акты

Законы, стандарты, ГОСТы и другие методические материалы, которым соответствует 1С:Документооборот 8 или которые учитывались при разработке:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009  № 76
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Федеральный закон Российской Федерации от 27. 07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года
ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0». Утвержден Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии России 21.12.2010. Идентичен ISO/IEC 26300:2006 Information technology – Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 № 28-ст. Идентичен ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27.04.1988. Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33
ГОСТ Р 52294–2004 «Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения». Введен 01.07.2005
RFC 2315 – PKCS #7: Cryptographic Message Syntax Version 1. 5
RFC 2311 S/MIME Version 2 Message Specification
ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26.10.2010 № 327-СТ
Постановление Правительства Российской Федерации от 22. 09.2009 № 754 г. Москва «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»
ГОСТ ИСО/МЭК 15420-2001 – Автоматическая идентификация. Кодирование штриховое. Спецификация символики EAN/UPC (ЕАН/ЮПиСи). Введен 01.05.2002
Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации № 221 от 02.09.2011 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения»

«1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

Делопроизводство

«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия.  Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике. 

Типы документов

Работа ведется с тремя типами документов:

• входящие
• исходящие
• внутренние

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа)..

Входящие документы

В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц, в соответствии с отечественными традициями делопроизводства и действующими ГОСТами.

Стандартная схема обработки входящего документа:

• Первичная регистрация входящего документа
• Рассмотрение
• Исполнение

Исходящие документы

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ.

Стандартная схема обработки исходящего документа:

• Создание исходящего документа
• Согласование исходящего документа
• Утверждение исходящего документа
• Регистрация исходящего документа

Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.

Внутренние документы

Внутренними документами называются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы официального характера – приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и т. д. Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения.

Виды документов

Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

• нормативный срок исполнения документов
• маршруты обработки документов
• правила формирования регистрационного номера

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов.

Нумерация документов

В «1С:Документообороте 8» поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

Карточка документа

На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать.

С помощью карточки любого входящего или исходящего документа можно ознакомиться со всей историей переписки по корреспондентам.

Дополнительные свойства

Дополнительные свойства (реквизиты и сведения) настраиваются администратором либо пользователем, ответственным за нормативно-справочную информацию. Возможна индивидуальная настройка дополнительных свойств для каждого типа (входящие, исходящие, внутренние) или вида документа. Для привязки свойств к данным используются наборы свойств.

Пример настройки дополнительных свойств: можно отметить актуальность и добавить особые отметки для внутренних документов вида «Информационно-справочный».

Прочие возможности

• В программе поддерживается учет обращений граждан.  При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и  персональным сведениям о физических лицах.
• Внутренние документы хранятся в структуре папок, которая используется для упорядочивания документов и ограничения прав доступа к ним.

Как вы ведете учет входящих и исходящих документов в вашей организации?

Программное обеспечение и системы управления документами в последние годы стали незаменимым инструментом для многих учреждений и органов государственного управления, в основном из-за большого количества документов, информации и запросов, которые ежедневно должны обрабатываться тысячами организаций по всей стране, но какова их основная функция?

Что такое программное обеспечение для регистрации заезда и отъезда?

Как мы упоминали во введении, давайте подумаем о том, как учреждения могут управлять и оцифровывать всю документацию, которая ежедневно входит и выходит из их офисов, и, прежде всего, как они могут управлять, распространять и классифицировать эту информацию абсолютно безопасным способом? , здесь очень важную роль играет программное обеспечение для регистрации заезда и отъезда.

Этот тип программного обеспечения помогает централизованно улучшить управление документами любого учреждения, позволяя интегрировать автоматизацию процессов обработки такой информации и связь с другими приложениями.

Преимущества наличия программного обеспечения для ввода и вывода документов

Основные преимущества, которые эти решения могут предложить любой организации или государственному учреждению:

• Оцифровка для всей документации, выданной и полученной на бумажном носителе.
• Централизованное администрирование и распределение всех входящих и исходящих записей.
• Безопасность документов для всей организации
• Настройка записей и экспорта
• Статистический контроль над всеми записями

Какие функции должна иметь система регистрации заезда и отъезда?

Система регистрации и выезда предлагает организациям и пользователям следующие функции:

1. Централизованное управление всей документацией.

Вы сможете иметь программу управления документами, которая позволит вам централизованно управлять, редактировать, авторизовать или подписывать любые документы.

2. Захват всех типов документов

Любой пользователь сможет регистрировать документы в системе с помощью сканера, факса или изображений. Они будут храниться в электронном архиве инструмента.

3. Создание отчета  

Программное обеспечение для управления документами позволяет выполнять исчерпывающий поиск с использованием расширенных фильтров, которые облегчают обнаружение и компиляцию документов или файлов определенным образом с помощью нескольких связанных полей.

4. Подходит для нескольких записей

Системы управления документами подготовлены для хранения и управления различными типами процессов записи. Управление файлами, управление бухгалтерским учетом, кадастровое управление или расчеты, среди прочего.

5. Стандарты защиты и безопасности документов.

Эти системы позволят вам контролировать и администрировать доступ всех участников, а также позволят вам распространять резервные копии среди разных пользователей, которые будут выполнять определенные функции во время этого процесса.

Еще одной его особенностью является настройка доступа к системе данных посредством цифрового сертификата или электронного идентификатора.

6. Интеграция с эл. из любого файла происходит.

7. Автоматическое создание документов

Программное обеспечение для управления документами позволяет создавать документы Word или PDF на основе предопределенных шаблонов.

Вы знаете Трек?

Track — это программное обеспечение Records для ввода и вывода всей документации вашей организации, разработанное Intelequia, чтобы помочь вам получить 360-градусный обзор всего вашего бизнеса простым и упрощенным способом.

Теперь, когда мы увидели, насколько важно иметь технологическое решение, которое контролирует все документальные записи, чтобы любое учреждение могло получать и выдавать в бумажном или электронном формате, не стесняйтесь запрашивать дополнительную информацию, и наша команда консультантов предоставит будем рады помочь вам.

7 новых способов обработки входящих документов

У вас уже есть программное обеспечение для управления выводом документов, и теперь вам нужно программное обеспечение для управления входящими документами?

Некоторые программные приложения помогают обрабатывать исходящие документы и даже хранить документы для этих исходящих документов
. Но когда вы по-прежнему получаете множество документов каждый день от поставщиков, органов власти и клиентов, вам нужно программное обеспечение, чтобы не утонуть в лишней документации.

PaperLess фокусируется на управлении входящими документами, что означает управление всем рабочим процессом в организации от добавления документов до обработки данных, от утверждения документов до сохранения всех типов транзакций в бухгалтерском или небухгалтерском архиве.

Итак, вот 7 новых способов улучшить свои повседневные операции и узнать, как PaperLess может сделать ваш бизнес более эффективным:

1. Добавление входящих документов в PaperLess

• Добавление любого типа входящего бумажного или электронного документа в нескольких форматах файлов, включая офисные документы или любое отсканированное изображение
• Комплексный контроль прав пользователей, позволяющий определенным пользователям ограничивать доступ к определенным документам или папкам
• Многопользовательский, многофункциональный функционал чтобы определенные документы компании были ограничены для определенных пользователей
• Пользователи без бумаги не обязательно должны быть пользователями вашего бухгалтерского приложения

2. Управление входящей документацией

• Никогда не теряйте время, определяя, где находятся ваши документы в бизнес-процессе
• Быстро и легко находите любой документ
• Просматривайте все свои документы в безбумажном рабочем пространстве, различные виды означают, что вы всегда можете увидеть, где находятся ваши документы в бизнесе процесс
• Создание бухгалтерских операций непосредственно из исходных изображений документов и размещение транзакций непосредственно в вашем бухгалтерском приложении
• Просмотр документа в PaperLess из вашего бухгалтерского приложения

3. Автоматическое распознавание счетов

• PaperLess считывает изображение документа и извлекает учетные данные, готовые для публикации непосредственно в вашем бухгалтерском приложении
• Два уровня технологии распознавания счетов обеспечивают высокую гибкость, сокращая объем ручного ввода данных

  4. Согласование документооборота

  • К любому документу бухгалтерскому или небухгалтерскому учету может быть прикреплен один или несколько получателей для согласования
  • Полный контрольный журнал для каждого процесса утверждения документов

  5. Безопасный удаленный доступ

  • Приложение удаленного доступа (файл 9 МБ) может быть запущено в любом месте через Интернет и иметь доступ ко всем функциям PaperLess

  6. Другое Архив документов

  • Для небухгалтерских документов, таких как котировки, кадровые документы, политики и процедуры, нет необходимости в каких-либо других внешних базах данных или приложениях
  • находится в функциях поиска без бумаги

  7. Отчетность

  • Расширенные возможности отчетности с выводом в Excel, что позволяет создавать отчеты по документам, размещенным в бухгалтерии, незавершенным в рабочих процессах и хранящимся в архиве небухгалтерских документов.

  Преимущества PaperLess

  • Экономия денег: Повысьте эффективность вашего бизнес-процесса за счет экономии времени и сокращения количества ошибок. Сократите бизнес-затраты на обработку, печать, копирование и хранение.
  • Увеличение прибыли: Более эффективное общение внутри организации за счет централизации управления документами, использования рабочих процессов для управления бизнес-процессами, утверждения документов в ходе процесса и снижения воздействия бизнеса на окружающую среду.
  • Снижение риска: Защитите данные в рамках своего бизнеса, надежно архивируйте всю документацию, управляйте полной аудиторской проверкой процессов и быстро находите информацию.