Вкладыш для трудовой книжки: Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец

Вкладыш для трудовой книжки: Как оформить вкладыш в трудовую книжку — образец

Содержание

Вкладыш в трудовую книжку как оформить? Вкладыш в трудовую книжку: образец

Трудовая книжка – это самый важный документ для расчета трудового стажа. В некоторых случаях из-за частой смены рабочих мест основные страницы данного документа могут закончиться. Поэтому для продолжения учета трудового стажа вшивается вкладыш в трудовую книжку. Как оформить данный документ? Где его взять и каковы основные принципы ведения бланков вкладышей?

Что говорит закон

Оформление и ведение бланка вкладыша в трудовую регламентируется разделом V постановления № 255 Правительства РФ. В этом документе установлен общий порядок ведения, заполнения, хранения вкладышей, который в принципе ничем не отличается от оформления и ведения самих трудовых книжек.

Другими словами, вкладыш в трудовую является точно таким же документом, как и трудовая, и ведется по всем законодательным нормам. Но вкладыш – это продолжение трудовой, и данный фактор нужно учитывать.

Для чего нужен вкладыш

В основе своей гражданам хватает за весь рабочий период и одной трудовой книжки. Ведь для информации о работе выделено аж двадцать разворотов документа. Но случаи бывают разные, и трудовая деятельность у всех разная.

К примеру, можно работать всю жизнь на одном предприятии, но при этом трудовая будет исписана полностью. А связано это с многочисленными переводами между должностями, между подразделениями, карьерным ростом, возможным совмещением и т. п. И все эти факты должны быть отражены в документе.

В соответствии с законодательными нормами, трудовая книжка может быть только в одном экземпляре, либо в случае порчи или утери может быть дубликат. Но при окончании раздела, связанного со сведениями о работе, необходимо заводить не новую трудовую, а вкладыш, который продолжит исчисление трудового стажа сотрудника.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, будет рассмотрено далее.

Описание

Форма документа утверждена ФЗ № 225 и имеет свои особенности относительно самой трудовой книжки.

Вкладыш также имеет титульный лист, где должна быть отражена информация о сотруднике, развороты для записи информации о работе (9 разворотов) и для внесения сведений о награждениях (8 разворотов).

Согласно приказу Минфина № 117н, вкладыш и трудовая должны иметь голограмму, указывающую на высокую степень защиты документа. Но пока что голограмма не является обязательным моментом, поэтому ее нанесение – это решение исключительно самого работодателя.

Ниже представлен вкладыш в трудовую книжку (образец официального документа).

Действует ли без трудовой

Трудовое право четко оговаривает использование трудовых и вкладышей к ним. И если трудовая действительна сама по себе, то как быть с вкладышами?

Согласно основных правил и инструкции по заполнению и ведению бланков трудовых и вкладышей, последний не имеет никакой юридической силы без самой трудовой книжки, и уж тем более предъявлять его вместо трудовой сотрудник не имеет права.

Учитывая трудовое право, работодатель или лицо уполномоченное не имеют права совершать следующие действия, если сотрудник предъявляет им только вкладыш:

  1. Оформлять гражданина на работу.
  2. Увольнять сотрудника с работы.
  3. Делать записи в предъявленном документе.
  4. Совершать иные действия.

Оформить вкладыш в трудовую книжку, а также принять документ во внимание можно только в том случае, когда он вшит в бланк трудовой, а на самом документе стоит запись, говорящая о его регистрации.

Приобретение

Бланк вкладыша, как и трудовая, должен приобретаться непосредственно руководителем организации. Работодатель не может:

  • брать от сотрудника чистый вкладыш;
  • требовать купить документ самостоятельно.

Каждый руководитель знает, что вкладыш – это документ строгой отчетности. Следовательно, и покупать его можно только у тех компаний, которые имеют разрешение на продажу вкладышей и трудовых. Организация, которая занимается реализацией бланков вкладышей и трудовых, должна иметь лицензию и документы, подтверждающие полномочия на данные действия.

После приобретения вкладыши сдаются на хранение в бухгалтерию, где данные о каждом бланке вносятся в приходно-расходную книгу, и далее они отдаются под расписку в отдел кадров. Выдача вкладышей производится в соответствии с правилами. Работодатель имеет право выдавать бланк вкладыша:

  • бесплатно, приняв при этом расходы за покупку под свою ответственность;
  • взяв плату, соразмерно той, которая была потрачена на данный документ.

Если ко времени заполнения вкладыша цена на него возросла, работодатель не имеет права брать с сотрудника стоимость выше той, что он уплатил конкретно за этот бланк.

Далее рассмотрим, как вшивается вкладыш в трудовую книжку, как оформить этот документ по правилам и как избежать основных ошибок.

Правила вшивания

Тем, кто ни разу не сталкивался с продолжением трудовой, может быть интересно, что значит "вшить вкладыш в трудовую книжку"? Как оформить данный процесс правильно, чтобы в дальнейшем не было проблем и не пришлось исправлять?

Сотрудник кадрового отдела или непосредственно работодатель должны самостоятельно позаботиться о том, чтобы вкладыш был вшит в трудовую. Вшивание бланка происходит в несколько этапов:

  1. Сотрудник отдела кадров должен сделать отметку на первом листе бланка трудовой о том, что выдан вкладыш. Около этой отметки следует прописать серию и номер вкладыша, совпадающие с теми отметками, которые указаны на самом вкладыше.
  2. Заполнить титульный лист следует исключительно по тем документам, которые обязан предоставить работник организации. Дата внесения информации во вкладыш может совпадать с датой устройства в компанию. Оформление вкладыша в трудовую книжку при приеме на работу должно соответствовать общему алгоритму заполнения данного документа.
  3. Непосредственное вшивание вкладыша. Это должно быть сделано своевременно, во избежание различных штрафов.

Фиксированных правил того, как вшить вкладыш в трудовую, нет, но на практике опытных сотрудников отдела кадров доказано, что следующий алгоритм наиболее приемлем:

  • трудовую следует открыть между последней страницей и обложкой;
  • вкладыш нужно открыть посредине;
  • шилом работник делает несколько отверстий: во вкладыше и в трудовой книжке;
  • при помощи иглы и светлых ниток документы сшиваются, при этом нитки должны остаться во вкладыше.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку? Фото наглядного примера можно увидеть ниже.

Главные ошибки

Как оформить вкладыш в трудовую книжку без ошибок? Не совершать их. А для этого нужно знать несколько важных нюансов работы с вкладышем:

  1. Нельзя вшивать бланк до его заполнения. Последствием этого может стать то, что сведения на титульных листах документов будут отличаться. Если это произойдет, то сотрудник обязан будет открепить бланк и внести исправления. При этом если бланк испорчен, необходимо составить акт по данному факту и уничтожить его.
  2. Недопустимо отрывать обложку от бланка. Данный факт считается грубым нарушением. Вкладыш является утвержденным документом на законодательном уровне, следовательно, любое его видоизменение может повлечь за собой не только штрафы для работодателя, но и отказ в оформлении сотруднику пенсии, предоставившему такой документ.

За новый бланк, как уже говорилось, организация может взимать плату с работника. Но если бланк был испорчен по вине уполномоченного сотрудника, то он выдается бесплатно.

Мы разобрали, что собой представляет вкладыш в трудовую книжку. Как оформить данный документ, рассмотрим далее.

Заполнение

Сотрудники отдела кадров знают, что бланк вкладыша заполняется аналогично самой трудовой книжке. Алгоритм заполнения вкладыша заключается в следующем:

  1. Заполняет документ тот работодатель, во время работы у которого закончился раздел в трудовой, и необходимо начать оформление вкладыша в трудовую книжку. Нумерация при этом сохраняется. То есть первая запись в разделе вкладыша должна иметь порядковый номер на единицу больше, чем в предыдущей записи трудовой. Это сохраняет очередность и смысловое значение записей.
  2. Дата должна ставиться по факту занесения данных. Нельзя ставить дату начала трудового стажа.
  3. Данные, которые проставляются в бланке, должны быть актуальными на момент, когда происходит оформление вкладыша в трудовую книжку. Образование, реквизиты, профессия или специальность должны соответствовать тем документам, которые предоставил сотрудник.
  4. На первом листе должна стоять подпись уполномоченного лица и печать организации.

Также законодательство не ограничивает количество вкладышей, которое может быть подшито к трудовой книжке.

После того как все данные внесены, бланк вкладыша подшивается к трудовой, а на титульном листе последнего документа проставляется штамп «Выдан вкладыш».

Далее представлен вкладыш в трудовую книжку. Как оформить, образец документа демонстрирует наглядно.

Исправления

Уполномоченное лицо может по невнимательности совершить ошибку при заполнении вкладыша. Если это произошло, его необходимо будет списать, составив акт, и уничтожить.

При совершении ошибки в номере или серии бланка следует сделать пометку о внесении неверной записи и записать ее правильно. При этом на обложке нужно указать документ-основание и поставить печать.

Мы рассказали, как происходит оформление вкладыша в трудовую книжку. Печать организации при исправлениях обязательно должна присутствовать.

Если ошибка была совершена в написании фамилии или имени (или работник сменил фамилию), нужно аккуратно зачеркнуть неправильную запись и сверху написать правильную информацию. На обложке указать документ, удостоверяющий исправленную запись.

Ниже представлено оформление вкладыша в трудовую книжку (образец), смена фамилии если произошла у сотрудника.

Если ошибка совершена при заполнении раздела о работе, то поправки вносятся аналогично, как и в трудовой.

В любом случае возможность внести изменения не означает, что в документе можно делать ошибки.

Что нельзя писать

Чего категорически нельзя делать при оформлении вкладыша:

  • использовать чистый бланк трудовой вместо вкладыша;
  • подшивать или вклеивать в трудовую обычные чистые листы;
  • исправлять раздел «Сведения о награждениях» на «… о работе».

За такие действия организация может получить штраф.

кто должен его покупать и как правильно вшить? Порядок и образец оформления

В некоторых случаях у работника заканчивается трудовая книжка (какие-либо ее разделы, отражающие информацию о тех или иных видах его трудовой деятельности, например, о непосредственной трудовой деятельности работника). Как быть в этой ситуации и надо ли заводить новую трудовую книжку или можно обойтись вкладышем?

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

Понятие и случаи использования вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой бланк кадрового документа, который используется в тех случаях, когда по каким-то причинам закончились все графы для заполнения в трудовой книжке работника. Вкладыш используется для того, чтобы не проводить работу по оформлению новой трудовой книжки, так как законом строго запрещено наличие у работника двух и более трудовых книжек, даже если одна из них полностью заполнена.

Использование вкладыша не только позволяет сохранить имеющиеся у работника кадровые документы, но также и организовать продолжение учета имеющегося официального трудового стажа у работника, а также (в случае необходимости) продолжить внесение информации о выносимых работника.

Кто обязан покупать и предоставлять к заполнению вкладыш

В настоящее время ни в одном нормативном акте, который осуществляет регулирование процедуры заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, не содержится каких-то указаний на то, кто обязан заниматься приобретением вкладышей. Как показывает практика, данную функцию выполняет чаще всего работодатель. Обусловлено это тем, что чаще всего места для записей в трудовой книжке заканчиваются именно при внесении каких-либо сведений о внутренних кадровых передвижениях работника.

Если место для заполнения в трудовой книжке закончилось на моменте увольнения с предыдущего места работы, то обязанность по приобретению вкладыша полностью ложится на плечи работника.

Приобрести вкладыш в трудовую книжку можно в любом магазине канцелярских товаров либо, если речь идёт о заказе оптовой партии данного документа работодателем, закупка осуществляется путём заказа у поставщика, который предоставляет услуги по поставке документов, изготовленных на предприятиях Гознака. При приобретении необходимо проверить, чтобы сам вкладыш имел все необходимые степени защиты.

Правила оформления

Вкладыш в трудовую книжку, и об этом говорит Инструкция по заполнению трудовых книжек, заполняется по тем же правилам, что и основной документ. Однако в данном случае есть определенные нюансы:

  • так как вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, который используется для продолжения заполнения информации о трудовой деятельности работника, а также о выносимых ему поощрениях, то при заполнении соответствующих граф полностью сохраняется та нумерация, которая использовалась в основном документе. В том случае, если по каким-то причинам порядок нумерации не соблюден, и во вкладыше нумерация начата заново, сам вкладыш признается недействительным и подлежит уничтожению, а взамен выдается новый;
  • все записи во вкладыше должны быть выполнены таким же образом, что и записи в самой трудовой книжке, и дополнительного заверения они не требуют. Если поставлена какая-либо лишняя отметка, такой документ будет считаться недействительным;
  • внесение во вкладыш осуществляется тем же способом, что и в трудовую книжку: указывается информация о том, какую запись следует считать ошибочной, делается верная запись и указывается документ-основание для признания новой записи действительной;
  • если повторная ошибка допущена на титульном листе вкладыша, то сам вкладыш подлежит уничтожению, так как на титульном листе допускается только одно исправление. Если же речь идет о внесении изменений в информацию на титульном листе, например, при изменении фамилии у женщины после изменения семейного положения, то такое изменение заверяется подписью и печатью сотрудника отдела кадров организации или иного другого лица, уполномоченного вести кадровую работу;
  • номер заполненного вкладыша должен быть внесен на титульный лист трудовой книжки. При этом наиболее оптимальным вариантом является внесение номера вкладыша после заполнения титульного листа и формирования первой записи, так как если вкладыш был вклеен, а номер внесен на титульный лист книжки, но при заполнении была допущена ошибка, придется вкладыш уничтожать, а номер исправлять на новый.

Как правильно вклеить?

Несмотря на то что Инструкция по заполнению трудовых книжек представляет собой достаточно подробный документ, который регламентирует различные стороны работы с трудовыми книжками, тем не менее указаний на то, каким образом осуществлять вклейку вкладыша в документ, в ней не содержится.

По этой причине работодатель в лице своих сотрудников кадровых подразделений может вклеивать вкладыш в любую часть трудовой книжки таким образом, чтобы использование вкладыша было максимально удобно для всех лиц, ответственных за его .

В силу структуры трудовой книжки наиболее удобным вариантом вставки вкладыша в нее следует считать вклеивание вкладыша в середину документа. Это обусловлено тем, что в середине бланка трудовой книжки находится шов, который можно использовать для дальнейшей вставки самого вкладыша.

Так как условиями использования вкладыша является необходимость наличия возможности свободного заполнения всех его разделов, то такое расположение – в середине, где есть шов, является наиболее удобным.

Количество вкладышей, которые могут быть вклеены в трудовую книжку, законом никоим образом не ограничивается. Это связано с тем, что случаи замены трудовой книжки и выдачи дубликата крайне ограничены на сегодняшний день.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжкуОбразец оформления вкладыша в трудовую книжку

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Единственным условием является то, что использование вкладышей после их вклеивания должно оставаться удобным, а вся вносимая в них информация – читаемой и не позволяющей иных толкований.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки

Использование вкладыша без самой трудовой книжки недопустимо, так как без основного бланка документа об официальном стаже бланк вкладыша действительным считаться не будет.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии. Это бесплатно.

8 (800) 350-31-84

Рейтинг автора

332

Автор статьи

Юрист

Написано статей

571

Загрузка...

Как сделать вкладыш в трудовую книжку?

Каждый работодатель несет ответственность за обеспечение правильного ведения и хранения на территории своего предприятия трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого он может назначить ответственное лицо. Обычно ответственность по этими вопросами возлагается на специалиста кадровой службы. Когда данный специалист по кадрам замечает, что все страницы какого-то раздела трудовой книжки любого сотрудника этой организации полностью заполнены, ему необходимо будет приступить к оформлению вкладыша. Что для этого надо знать и как сделать вкладыш в трудовую книжку?

Обеспечение бланками

Обязанность каждого работодателя  иметь определенный запас бланков вкладышей в трудовую, п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правил).

Бланки должны быть со степенью защиты образца, определенного в Приложении к Приказу Минфина РФ от 22.12.2003 г. N 117н. Изготовлять эти бланки имеет право Объединение «}ГОЗНАК»} Минфина РФ.

Работодатель может заключать договор на приобретение этих бланков с юридическим лицом, а также ИП (распространителем).

Как правильно оформлять вкладыш в трудовую книжку?

Возмещение стоимости бланков работниками

Если  специалист кадровой службы заметил, что в трудовой книжке работника закончились листы для записей, то он должен вызвать сотрудника, чья книжка закончилась и принять от него заявление о выдаче ему бланка вкладыша.

Здесь нужно учесть один нюанс. Работники организации обязаны оплатить стоимость оформляемых им бланков. Сумма возмещения стоимости бланков устанавливается в размере затрат на их приобретение (п.47 Правил).

Каким способом возможно произвести эту оплату? Работодатель может предложить своим сотрудникам несколько вариантов возмещения стоимости бланков вкладышей, например:

  1. Перечислить указанную ему сумму за оформление соответствующего бланка на банковский счет данной организации.
  2. Внести в кассу организации наличные деньги. При этом способе оплаты бухгалтерия должна будет воспользоваться кассовым аппаратом.
  3. Оговорить удержание стоимости этого бланка из его заработной платы, прописав это в своем заявлении с просьбой об оформлении соответствующего бланка.

Составление заявления

Заявление можно оформить по следующему примеру:

&nbsp}

Генеральному директору
ОДО «}Омега»}
Соколу  Е.И.

инженера

Петренко Лилии Петровны

&nbsp}

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу оформить вкладыш в мою трудовую книжку. Стоимость бланка вкладыша в размере 94 ( девяносто четыре ) рубля 00 копеек прошу удержать  из моей заработной платы за февраль 2014г.

&nbsp}

«}___»}______ 2014г.              ______________________               Петренко Л.П.

(Подпись)

Некоторые организации, придерживаясь ч.2 ст.5, ч.1 ст.8 ТК РФ, в своих нормативных актах (обычно в Коллективном договоре) предусматривают бесплатную выдачу таких бланков своим работникам. И тогда вопрос о способах возмещения стоимости этих бланков сотрудниками данной организации становится неактуальным.

Получение бланков трудовых и (или) вкладышей ответственным лицом

По собранным от работников заявлениям сотрудник кадровой службы составляет заявку на получение бланков трудовых и (или) вкладышей, подписывает ее у работодателя и передает в бухгалтерию вместе с заявлениями работников. По этой заявке соответствующий работник бухгалтерии выдает ответственному лицу кадровой службы запрашиваемые для оформления бланки под роспись.

Учет бланков

Ответственный за учет бланков этих документов работник бухгалтерии должен вести специальную приходно-расходную книгу. Он заполняет все данные, связанные с получением и выдачей данных бланков, указывает их номера и серии (п.41 Правил).

В конце месяца специалист по кадрам передает в бухгалтерию отчет по наличию у него полученных бланков трудовых и (или) вкладышей. А бухгалтерия по заявлениям сотрудников должна будет удержать стоимость этих бланков из их зарплаты.

Если в заявлении работника не было оговорено удержание из его зарплаты стоимости бланка, то в данном отчете работник кадровой службы должен будет указать все суммы, полученные за оформление этих бланков и приложить соответствующий приходный кассовый ордер (п.42 Правил).

Как завести вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш —} это документ, который не является действительным без самой трудовой книжки. Поэтому оформляя вкладыш, ответственный работник кадровой службы обязан будет его вшить в закончившуюся трудовую книжку (п.38 Правил).

Прежде, чем вшивать вкладыш, рекомендуем ответственному специалисту по кадрам сперва произвести его заполнение. Поскольку в случае ошибочно внесенных записей в новый бланк вкладыш может быть испорчен, и потребуется его замена на другой чистый бланк, а тогда придется заниматься еще и процедурой изъятия бланка вкладыша из трудовой книжки и повторным вшиванием другого вкладыша. Следует отметить, что в такой ситуации оплата стоимости испорченного бланка возлагается на работодателя (п.48 Правил), а сами бланки подлежат уничтожению, но предварительно следует составить акт об этих испорченных бланках.

Правилами не установлено в каком именно месте трудовой книжки вшивается вкладыш. Обычно его принято вшивать в конце трудовой книжки плотными нитками и толстой иглой, либо помогать себе прокалывать дырки шилом. Когда вкладыш хорошо вшит, нитку следует закрепить, чтобы она со временем не ослабла и не распустилась, и чтобы вкладыш не мог случайно выскользнуть из трудовой книжки и потеряться.

Прикалывать вкладыш металлическими скобами при помощи степлера, либо прикреплять его скрепками к трудовой книжке нельзя, так как это скрепление не является надежным. Поскольку металл может окисляться и ломаться, есть немалая вероятность утери вкладыша. То есть это будет означать, что работодателем не соблюдаются установленные Правила, за что ст.5.27 КоАП РФ предусмотрены соответствующие виды административной ответственности.

Делается ли запись в трудовую книжку о вкладыше?

При оформлении вкладыша согласно п.39 Правил в трудовой книжке соответствующего работника необходимо проставить штамп следующего содержания, например:

Также в данном штампе ответственный специалист по кадрам должен будет указать серию и номер оформленного им вкладыша.

К сожалению, Правилами не установлено, в каком месте трудовой книжки необходимо проставлять оттиск данного штампа. На практике обычно штамп «Выдан вкладыш» ставится на титульном листе трудовой книжки. Разместить оттиск штампа необходимо  таким образом, чтобы он не перекрывал ранее сделанных записей на этом листе.

Если вместо указанного штампа в трудовой книжке будет произведена запись такого же содержания от руки, то, скорее всего, это не будет являться основанием для того, чтобы вкладыш был признан недействительным. Однако Правилами определено, что работодатель должен иметь подобный штамп и проставлять его оттиск в каждом случае выдачи вкладыша своим сотрудникам.

Учет оформленных вкладышей

Когда вкладыш оформлен, и специалист по кадрам вшил его в трудовую книжку, наступает момент регистрации данного вкладыша в еще один учетный документ, который имеет название  «}Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»} (п.41 Правил).

При увольнении работника, которому был оформлен вкладыш в данной организации, он должен будет расписаться в разных строках этой учетной книги:

- за получен­ную им трудовую книжку,

- за оформленный ему вкладыш.

При этом свои подписи он должен также проставить в личной карточке и в приказе об увольнении.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку - образец

Как вшить вкладыш в трудовую книжку образец вкладыша и нюансы процедуры мы приведем в статье. Рассмотрим, как на практике может быть решена эта задача.

 

 

Как вшить вкладыш в трудовую книжку: особенности процедуры

Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки. Он используется в том случае, если заполнены все страницы того или иного раздела. Вкладыш без основного документа недействителен, поэтому задача кадровика — объединить оба источника так, чтобы они были с материальной точки зрения единым документом. Это осуществляется путем вшивания вкладыша в книжку.

Вкладыш нужно именно вшивать, а не прикреплять степлером или вклеивать (п. 38 постановления Правительства «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225). При этом важно соблюсти также юридические нюансы объединения двух источников в один.

Технологические и юридические нюансы вшивания вкладыша

Оптимальное размещение вшиваемого вкладыша — место между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. То, как именно должно осуществляться вшивание вкладыша, законодательно не регламентировано. На практике эта процедура осуществляется так:

  • берется иголка с ниткой;
  • вкладыш плотно прикладывается к книжке и вшивается в 2 местах на небольшом (2-3 см) расстоянии друг от друга.

Вкладыш следует вшивать в книжку вместе с прилагающейся к нему обложкой.

Как только вкладыш вшит в трудовую книжку, в ней необходимо зафиксировать данный факт. Для этого кадровик должен проставить штамп «Выдан вкладыш», а затем вписать в пропечатанных полях данного штампа серию и номер вкладыша.

Штамп, как правило, ставится на странице книжки, которая примыкает к обложке, или на титульном листе документа, но при условии, что имеющиеся на нём записи не будут искажены.

Если в распоряжении кадровика нет штампа «Выдан вкладыш», то альтернативой ему может стать вписывание соответствующего словосочетания вручную. Чуть ниже указываются серия и номер вкладыша.

Судебная практика подтверждает правомерность такого подхода. Так, в определении Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по делу № 2-4901/09 используется понятие записи о выдаче вкладыша.

Если кадровик использует альтернативу штампу, все записи должны быть осуществлены прописью. Не следует прорисовывать элементы, соответствующие структуре штампа — его контур и линии — вручную. Также не стоит вписывать печатными буквами словосочетание «Выдан вкладыш», слова «серия» и «номер».

Далее нужно зарегистрировать сведения о начале использования вкладыша в специальной книге учета, которая ведется по форме, утвержденной приложением № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Где можно скачать образец вкладыша?

Наши специалисты подготовили для вас заполненные формы вшиваемого в трудовую книжку вкладыша.

Скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

Итоги

Трудовое законодательство РФ требует от кадровых служб российских фирм-работодателей использования в определенных случаях вкладышей в трудовых книжках. При этом вкладыши и основной документ должны быть объединены физически — путем сшивания, а также юридически — посредством проставления необходимых реквизитов на книжке и регистрации данных о вкладыше в специальной книге учета.

Ознакомиться с прочими нюансами кадрового документооборота вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Вкладыш на трудовую книжку и написание заявления на его получение

Очень часто сотрудники отдела кадров, да и сами работники задаются вопросом о том, так ли необходимо писать заявление на вкладыш в трудовую книжку, и если да, то в каком порядке это делать. Трудовая книжка – это документ государственного образца, который подтверждает трудовую деятельность гражданина Российской Федерации: его стаж, должности, награды и повышения.

Иметь трудовую книжку необходимо каждому трудоспособному лицу для гарантированного пенсионного обеспечения в будущем. Все физические и юридические лица-предприниматели также обязаны вести трудовые книжки. Для тех, кто не знает, для чего нужен вкладыш в трудовую книжку, эта информация будет полезной.

Порядок обработки заявления на вкладыш в трудовую книжку

В случае, если какой-либо из разделов трудовой книжки («Сведения о награждениях» или «Сведения о работе») заканчивается, сотрудник отдела кадров обязан уведомить работника в письменной или устной форме об этом факте. В свою очередь, работник обязан написать заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку на имя директора предприятия.

Полученное заявление заверяется секретарем у руководителя предприятия. После того, как оно заверено, руководитель предприятия обязан издать приказ о выдаче работнику вкладыша.

Приказ должен быть составлен на бланке, который специально разработан для распоряжений внутри фирмы. Сотрудник отдела кадров должен проставить на бланке приказа все реквизиты предприятия, номер приказа и его дату. Все данные следует внести в книгу приказов.

В графе «Тема приказа» стоит указать «Выдача вкладыша к трудовой книжке». В графу «Основание» следует вписать «Заявление работника». В оставшейся распорядительной части приказа вписывается информация о том, что ответственным за выдачу вкладыша к трудовой книжке является сотрудник отдела кадров. При этом обе стороны – и кадровик, и сотрудник, который запрашивает вкладыш в трудовую, – должны быть ознакомлены с приказом.

Выдача вкладыша и его место в трудовой книжке

Вкладыш выдается работнику под расписку и именно того образца, который актуален на текущий день. В этом случае образец первоначальной трудовой книжки роли не играет. Согласно нормам трудового кодекса РФ, документ о трудовой деятельности является действительным, если на время его оформления был утвержден именно этот образец. При этом стоит знать, что количество требуемых на протяжении трудовой деятельности работника вкладышей для трудовой книжки законом не ограничено.

Вкладыш необходимо обязательно вшить суровой ниткой, используя не менее пяти точек крепления. Любой другой способ крепления вкладыша считается ненадежным.

В каком именно месте трудовой книжки крепить вкладыш, законодательство не указывает. Но оптимальным вариантом считается крепление между последней страницей трудовой книжки и ее обложкой. Работнику стоит помнить, что вкладыш без самой трудовой книжки считается недействительным.

Выплатить стоимость вкладыша работник может как наличными, внеся их в кассу предприятия, так и по перечислению из основной суммы заработной платы. Однако на усмотрение руководителя предприятия вкладыш трудовой книжки может быть выдан сотруднику и бесплатно.

Правильное оформление вкладыша

Оформлять и вести вкладыш в трудовую книжку необходимо в том же порядке, что и саму книжку. То есть продолжать нумерацию во вкладыше, ранее начатую в самой трудовой книжке. Титульный лист вкладыша заполняется на основании паспорта работника и его документа об образовании. На первой странице также необходимо вписать фамилию и подпись сотрудника, ответственного за оформление. Рядом должна находиться подпись работника, которому вкладыш принадлежит.

Если же меняются персональные данные работника, то изменения нужно внести как в саму трудовую книжку, так и во вкладыш (со ссылкой на трудовое законодательство Российской Федерации).

Информация о вкладыше

Сотрудникам отдела кадров и работнику необходимо также знать, где пишут информацию о вкладыше в трудовую книжку.

Чтобы правильно внести информацию о вкладыше, вначале необходимо на титульной странице самой трудовой книжки проставить штамп «Выдан вкладыш». Штамп ставится или в правом верхнем углу титульной страницы трудовой книжки (но таким образом, чтобы он не закрывал других записей), или на внутренней стороне обложки. Если у предприятия не имеется подобного штампа, то можно внести запись «Выдан вкладыш» от руки. Но штамп на предприятии впоследствии должен быть, поскольку того требует законодательство. В проставленный штамп необходимо вписать информацию о вкладыше: его серию и номер.

Занесение данных о вкладыше в книгу учета трудовых книжек

После того, как сама книжка и вкладыш оформлены должным образом, необходимо сделать соответствующую запись в книге учета трудовых книжек:

  • вписать персональные данные работника, получившего вкладыш}
  • указать его должность и дату, когда вкладыш был выдан.

Также обязательной информацией для внесения в книгу учета трудовых книжек является серия и номер самого вкладыша. И последнее, что необходимо указать в книге, – это название предприятия и отдела, в котором трудится работник.

Порядковый номер при выдаче вкладыша в трудовую книжку в книге учета трудовых книжек должен быть соответствующим не основной части трудовой, а иметь свое место в ряде записей в книге.

При расторжении трудового договора между сотрудником и работодателем в трудовой делается соответствующая запись и книжка выдается на руки работнику.

Вставить или удалить рабочий лист

Примечание: вкладок листа отображаются по умолчанию. Если вы их не видите, щелкните Параметры > Дополнительно > Параметры отображения для этой книги > Показать вкладки листа .

Чтобы вставить новый лист, выполните одно из следующих действий:

  • Чтобы быстро вставить новый лист в конец существующих листов, щелкните вкладку Вставить лист внизу экрана.

    Sheet tabs

  • Чтобы вставить новый лист перед существующим листом, выберите этот лист и затем на вкладке Home в группе Cells нажмите Insert , а затем нажмите Insert Sheet .

    The Cells group on the Home tab

    Совет: Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку существующего листа, а затем выбрать Вставить .На вкладке General щелкните Worksheet , а затем щелкните OK .

    Примечание. Чтобы изменить порядок листов в книге, щелкните вкладку листа, который вы хотите переместить, а затем перетащите его в нужное место.

Что ты хочешь сделать?

Вставляйте несколько листов одновременно

Изменить количество листов по умолчанию в новой книге

Вставьте новый лист на основе настраиваемого шаблона

Переименовать лист

Удалить один или несколько листов

Вставить несколько листов одновременно

  1. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите такое же количество существующих вкладок листов, которые вы хотите вставить в открытую книгу.

    Например, если вы хотите добавить три новых листа, выберите три вкладки на существующих листах.

  2. На вкладке Home в группе Cells щелкните Insert , а затем щелкните Insert Sheet .

    The Cells group on the Home tab

    Совет: Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши выбранные вкладки листа, а затем нажать Вставить .На вкладке General щелкните Worksheet , а затем щелкните OK .

  3. Чтобы изменить порядок листов в книге, щелкните вкладку листа, который вы хотите переместить, а затем перетащите его в нужное место.

Изменить количество листов по умолчанию в новой книге

  1. Щелкните вкладку Файл .

    Что и где находится кнопка Microsoft Backstage?

    Дополнительные сведения о кнопке Microsoft Backstage см. В разделе Что и где находится Backstage?

  2. В Excel щелкните Параметры .

  3. В категории Общие в категории При создании новых книг в поле Включить столько листов введите количество листов, которое вы хотите включить по умолчанию при создании новой книги.

  4. Щелкните любую другую вкладку, чтобы вернуться к своему файлу.

Вставить новый лист на основе настраиваемого шаблона

  1. При необходимости создайте шаблон рабочего листа, на котором вы хотите основать новый рабочий лист.

    Как создать шаблон рабочего листа

    1. Выберите рабочий лист, который вы хотите использовать в качестве шаблона.

    2. Щелкните вкладку Файл .

    3. В разделе Информация щелкните Сохранить как .

    4. В поле Имя файла введите имя шаблона рабочего листа.

      • Чтобы создать собственный шаблон рабочего листа, введите имя файла, который вы хотите использовать.

      • Чтобы создать шаблон рабочего листа по умолчанию, введите sheet.

        Примечание. пользовательских шаблонов автоматически сохраняется в папке Templates . Шаблон рабочего листа по умолчанию, sheet.xltx или sheet.xltm, должен быть сохранен в папке XLStart, обычно это C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office14 \ XLStart.

    5. Выполните одно из следующих действий:

      • На компьютере под управлением Windows Vista в списке щелкните Excel Template или Excel Macro-Enabled Template .

      • На компьютере под управлением Microsoft Windows XP в поле Сохранить как тип щелкните Шаблон Excel или Шаблон Excel с поддержкой макросов .

    6. Нажмите Сохранить .

  2. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа на листе и выберите Вставить .

  3. Дважды щелкните шаблон для нужного типа листа.

Переименовать лист

  1. На панели вкладки Лист щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа, которую вы хотите переименовать, а затем выберите Переименовать лист .

    Sheet tabs with Sheet2 selected

  2. Выберите текущее имя, а затем введите новое имя.

    Совет: Вы можете включить имя листа при печати рабочего листа.

    Как печатать названия листов

    1. На вкладке Insert в группе Text щелкните Header & Footer .

    2. В Page Layout View щелкните место, где должно появиться имя листа.

    3. В группе Элементы верхнего и нижнего колонтитула щелкните Имя листа Button image .

Удалить один или несколько листов

  1. Выберите рабочий лист или рабочие листы, которые вы хотите удалить.

    Совет: Когда выбрано несколько листов, в строке заголовка вверху листа появляется [Группа] .Чтобы отменить выбор нескольких листов в книге, щелкните любой невыделенный лист. Если невыделенный лист не отображается, щелкните правой кнопкой мыши вкладку выбранного листа, а затем выберите Разгруппировать листы в контекстном меню.

  2. На вкладке Домашняя страница в группе Ячейки щелкните стрелку рядом с Удалить , а затем щелкните Удалить лист .

    The Cells group on the Home tab

    Совет: Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку листа рабочего листа или вкладку листа любого выбранного листа, который вы хотите удалить, а затем щелкнуть Удалить лист .

.

Использование объекта книги в Excel VBA (открытие, закрытие, сохранение, установка)

В этом руководстве я расскажу, как работать с книгами в Excel с помощью VBA.

В Excel «Рабочая книга» - это объект, который является частью коллекции «Рабочие книги». В книге есть различные объекты, такие как рабочие листы, листы диаграмм, ячейки и диапазоны, объекты диаграмм, фигуры и т. Д.

С помощью VBA вы можете выполнять множество операций с объектом книги, например открывать конкретную книгу, сохранять и закрывать книги, создавать новые книги, изменять свойства книги и т. Д.

Итак, приступим.

Если вы хотите изучить VBA простым способом, ознакомьтесь с моим курсом Online Excel VBA Training .

Ссылка на книгу с помощью VBA

Существуют разные способы ссылки на объект Workbook в VBA. Выбранный вами метод будет зависеть от того, что вы хотите сделать. В этом разделе я расскажу о различных способах обращения к книге вместе с некоторыми примерами кодов.

Использование имен книг

Если у вас есть точное имя книги, к которой вы хотите обратиться, вы можете использовать это имя в коде.

Начнем с простого примера.

Если у вас открыты две книги и вы хотите активировать книгу с именем - Examples.xlsx, вы можете использовать следующий код:

 Sub ActivateWorkbook ()
Книги ("Examples.xlsx"). Активировать
Концевой переводник 

Обратите внимание, что вам необходимо использовать имя файла вместе с расширением, если файл был сохранен. Если оно не было сохранено, вы можете использовать имя без расширения файла.

Если вы не знаете, какое имя использовать, обратитесь за помощью к Project Explorer.

Worksheets Object in Excel VBA - file name in project explorer

Если вы хотите активировать книгу и выбрать конкретную ячейку на листе в этой книге, вам необходимо указать полный адрес ячейки (включая книгу и имя рабочего листа).

 Sub ActivateWorkbook ()
Рабочие книги ("Examples.xlsx"). Рабочие листы ("Sheet1"). Активировать
Диапазон ("A1"). Выберите
Концевой переводник 

Приведенный выше код сначала активирует Sheet1 в книге Examples.xlsx, а затем выбирает ячейку A1 на листе.

Вы часто будете видеть код, в котором ссылка на рабочий лист или ячейку / диапазон делается без ссылки на книгу.Это происходит, когда вы обращаетесь к листу / диапазонам в той же книге, в которой есть код и которая также является активной книгой. Однако в некоторых случаях вам необходимо указать книгу, чтобы убедиться, что код работает (подробнее об этом в разделе ThisWorkbook).

Использование порядковых номеров

Вы также можете ссылаться на книги по их порядковому номеру.

Например, если у вас открыто три книги, следующий код покажет вам имена трех книг в окне сообщения (по одному).

 Sub WorkbookName ()
Книги MsgBox (1) .Name
Книги MsgBox (2) .Name
Книги MsgBox (3) .Name
Концевой переводник 

В приведенном выше коде используется MsgBox - функция, отображающая окно сообщения с указанным текстом / значением (которое в данном случае является именем книги).

Одна из проблем, с которыми я часто сталкиваюсь при использовании порядковых номеров в рабочих книгах, заключается в том, что вы никогда не знаете, какая из них первая книга, а какая вторая и так далее. Конечно, вам нужно будет запустить код, как показано выше, или что-то подобное, чтобы просмотреть открытые книги и узнать их порядковый номер.

Excel обрабатывает книгу, открытую первой, так, чтобы она имела порядковый номер 1, а следующая - 2 и так далее.

Несмотря на этот недостаток, использование индексных номеров может оказаться полезным. Например, если вы хотите просмотреть все открытые книги и сохранить все, вы можете использовать номера индексов. В этом случае, поскольку вы хотите, чтобы это произошло со всеми книгами, вас не беспокоят их индивидуальные порядковые номера.

Приведенный ниже код будет проходить через все открытые книги и закрывать все, кроме книги с этим кодом VBA.

 Sub CloseWorkbooks ()
Dim WbCount как целое число
WbCount = Workbooks.Count
Для i = WbCount To 1 Step -1
Если Workbooks (i) .Name <> ThisWorkbook.Name, то
Рабочие тетради (i) .Закрыть
Конец, если
Далее я
Концевой переводник 

Приведенный выше код подсчитывает количество открытых книг, а затем просматривает все книги, используя цикл For Each.

Он использует условие IF, чтобы проверить, совпадает ли имя книги с именем книги, в которой выполняется код.

Если совпадений нет, рабочая книга закрывается и выполняется переход к следующей.

Обратите внимание, что мы запустили цикл от WbCount до 1 с шагом -1. Это делается по мере того, как с каждым циклом количество открытых книг уменьшается.

ThisWorkbook подробно рассматривается в следующем разделе.

Использование ActiveWorkbook

ActiveWorkbook, как следует из названия, относится к активной книге.

Приведенный ниже код покажет вам имя активной книги.

 Sub ActiveWorkbookName ()
MsgBox ActiveWorkbook.Name
Концевой переводник 

Когда вы используете VBA для активации другой книги, часть ActiveWorkbook в VBA после этого начинает ссылаться на активированную книгу.

Вот пример этого.

Если у вас есть активная книга, и вы вставляете в нее следующий код и запускаете его, сначала будет показано имя книги, в которой есть код, а затем имя Examples.xlsx (которое активируется кодом).

 Sub ActiveWorkbookName ()
MsgBox ActiveWorkbook.Name
Книги ("Examples.xlsx"). Активировать
MsgBox ActiveWorkbook.Name
Концевой переводник 

Обратите внимание, что когда вы создаете новую книгу с помощью VBA, эта вновь созданная книга автоматически становится активной.

Использование ThisWorkbook

ThisWorkbook относится к книге, в которой выполняется код.

Каждая рабочая книга будет иметь объект ThisWorkbook как часть (видимый в проводнике проекта).

Workbook Object in VBA - ThisWorkbook

«ThisWorkbook» может хранить обычные макросы (аналогичные тем, которые мы добавляем в модули), а также процедуры обработки событий. Процедура события - это то, что запускается на основе события, например двойного щелчка по ячейке, сохранения книги или активации листа.

Любая процедура события, которую вы сохраняете в этой «ThisWorkbook», будет доступна во всей книге по сравнению с событиями уровня листа, которые ограничены только определенными листами.

Например, если вы дважды щелкните объект ThisWorkbook в проводнике проекта и скопируйте и вставьте в него приведенный ниже код, он будет отображать адрес ячейки всякий раз, когда вы дважды щелкаете любую из ячеек во всей книге.

 Private Sub Workbook_SheetBeforeDoubleClick (ByVal Sh как объект, ByVal Target как диапазон, Cancel As Boolean)
MsgBox Target.Address
Концевой переводник 

Хотя основная роль ThisWorkbook заключается в хранении процедуры обработки событий, вы также можете использовать ее для ссылки на книгу, в которой выполняется код.

Приведенный ниже код вернет имя книги, в которой выполняется код.

 Sub ThisWorkbookName ()
MsgBox ThisWorkbook.Name
Концевой переводник 

Преимущество использования ThisWorkbook (над ActiveWorkbook) состоит в том, что он будет ссылаться на одну и ту же книгу (ту, в которой есть код) во всех случаях. Поэтому, если вы используете код VBA для добавления новой книги, ActiveWorkbook изменится, но ThisWorkbook по-прежнему будет относиться к той, которая имеет код.

Создание нового объекта книги

Следующий код создаст новую книгу.

 Sub CreateNewWorkbook ()
Рабочие тетради. Добавить
Концевой переводник 

Когда вы добавляете новую книгу, она становится активной.

Следующий код добавит новую книгу, а затем покажет вам имя этой книги (которое будет именем типа Book1 по умолчанию).

 Sub CreateNewWorkbook ()
Рабочие тетради. Добавить
MsgBox ActiveWorkbook.Name
Концевой переводник 

Откройте книгу с помощью VBA

Вы можете использовать VBA для открытия определенной книги, если знаете путь к файлу книги.

Приведенный ниже код откроет книгу - Examples.xlsx, которая находится в папке Documents в моей системе.

 Подложка OpenWorkbook ()
Workbooks.Open ("C: \ Users \ sumit \ Documents \ Examples.xlsx")
Концевой переводник 

Если файл существует в папке по умолчанию, которая является папкой, в которой VBA сохраняет новые файлы по умолчанию, вы можете просто указать имя книги - без полного пути.

 Sub OpenWorkbook ()
Workbooks.Open ("Examples.xlsx")
Концевой переводник 

Если книга, которую вы пытаетесь открыть, не существует, вы увидите сообщение об ошибке.

Чтобы избежать этой ошибки, вы можете добавить несколько строк в свой код, чтобы сначала проверить, существует ли файл, и, если он существует, попробуйте открыть его.

Приведенный ниже код проверит местоположение файла и, если он не существует, отобразит настраиваемое сообщение (не сообщение об ошибке):

 Sub OpenWorkbook ()
Если Dir ("C: \ Users \ sumit \ Documents \ Examples.xlsx") <> "" Тогда
Workbooks.Open ("C: \ Users \ sumit \ Documents \ Examples.xlsx")
Еще
MsgBox «Файл не существует»
Конец, если
Концевой переводник 

Вы также можете использовать диалоговое окно «Открыть», чтобы выбрать файл, который хотите открыть.

 Sub OpenWorkbook ()
При ошибке Возобновить Далее
Dim FilePath как строка
FilePath = Application.GetOpenFilename
Workbooks.Open (FilePath)
Концевой переводник 

Приведенный выше код открывает диалоговое окно Открыть. Когда вы выбираете файл, который хотите открыть, он назначает путь к файлу переменной FilePath. Workbooks.Open затем использует путь к файлу для открытия файла.

В случае, если пользователь не открывает файл и нажимает кнопку «Отмена», FilePath принимает значение False. Чтобы избежать появления ошибки в этом случае, мы использовали оператор «On Error Resume Next».

Сохранение книги

Чтобы сохранить активную книгу, используйте следующий код:

 Sub SaveWorkbook ()
ActiveWorkbook.Save
Концевой переводник 

Этот код работает для книг, которые уже были сохранены ранее. Кроме того, поскольку книга содержит указанный выше макрос, если он не был сохранен как файл .xlsm (или .xls), вы потеряете макрос, когда откроете его в следующий раз.

Если вы сохраняете книгу в первый раз, отобразится запрос, как показано ниже:

Workbook Object in VBA - Warning when saving Workbook for the first time

При первом сохранении лучше использовать опцию «Сохранить».

Приведенный ниже код сохранит активную книгу как файл .xlsm в местоположении по умолчанию (которое является папкой документов в моей системе).

 Sub SaveWorkbook ()
ActiveWorkbook.SaveAs Имя файла: = "Test.xlsm", FileFormat: = xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled
Концевой переводник 

Если вы хотите, чтобы файл был сохранен в определенном месте, вам необходимо указать это в значении имени файла. Приведенный ниже код сохраняет файл на моем рабочем столе.

 Sub SaveWorkbook ()
ActiveWorkbook.Сохранить как имя файла: = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test.xlsm", FileFormat: = xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled
Концевой переводник 

Если вы хотите, чтобы пользователь мог выбрать место для сохранения файла, вы можете вызвать диалоговое окно «Сохранить как». Приведенный ниже код показывает диалоговое окно «Сохранить как» и позволяет пользователю выбрать место для сохранения файла.

 Sub SaveWorkbook ()
Dim FilePath как строка
FilePath = Application.GetSaveAsFilename
ActiveWorkbook.SaveAs Имя файла: = Путь к файлу & ".xlsm ", FileFormat: = xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled
Концевой переводник 

Обратите внимание, что вместо использования FileFormat: = xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled можно также использовать FileFormat: = 52, где 52 - это код xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled.

Сохранение всех открытых книг

Если у вас открыто несколько книг и вы хотите сохранить все книги, вы можете использовать следующий код:

 Sub SaveAllWorkbooks ()
Dim wb As Workbook
Для каждого ББ в книгах
wb.Save
Следующий wb
Концевой переводник 

Приведенное выше сохраняет все книги, включая те, которые никогда не сохранялись.Книги, которые не были сохранены ранее, будут сохранены в расположении по умолчанию.

Если вы хотите сохранить только те книги, которые были ранее сохранены, вы можете использовать следующий код:

 Sub SaveAllWorkbooks ()
Dim wb As Workbook
Для каждого ББ в книгах
Если wb.Path <> "" Тогда
wb.Save
Конец, если
Следующий wb
Концевой переводник 

Сохранение и закрытие всех книг

Если вы хотите закрыть все книги, кроме книги, в которой есть текущий код, вы можете использовать следующий код:

 Sub CloseandSaveWorkbooks ()
Dim wb As Workbook
Для каждого ББ в книгах
Если wb.Имя <> ThisWorkbook.Name Then
wb.Close SaveChanges: = True
Конец, если
Следующий wb
Концевой переводник 

Приведенный выше код закроет все книги (кроме книги с кодом - ThisWorkbook). Если в этих книгах есть изменения, они будут сохранены. Если есть книга, которая никогда не сохранялась, отобразится диалоговое окно «Сохранить как».

Сохранить копию книги (с отметкой времени)

Когда я работаю со сложными данными и панелью мониторинга в книгах Excel, я часто создаю разные версии своих книг.Это полезно на случай, если что-то пойдет не так с моей текущей книгой. По крайней мере, у меня была бы его копия, сохраненная под другим именем (и я потеряю только ту работу, которую сделал после создания копии).

Вот код VBA, который создаст копию вашей книги и сохранит ее в указанном месте.

 Sub CreateaCopyofWorkbook ()
ThisWorkbook.SaveCopyAs Имя файла: = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ BackupCopy.xlsm"
Концевой переводник 

Приведенный выше код будет сохранять копию вашей книги каждый раз, когда вы запускаете этот макрос.

Хотя это прекрасно работает, мне было бы удобнее, если бы я сохранял разные копии при каждом запуске этого кода. Причина, по которой это важно, заключается в том, что если я сделаю непреднамеренную ошибку и запущу этот макрос, он сохранит работу с ошибками. И у меня не будет доступа к работе, пока я не совершу ошибку.

Чтобы справиться с такими ситуациями, вы можете использовать приведенный ниже код, который сохраняет новую копию работы каждый раз, когда вы ее сохраняете. И он также добавляет дату и метку времени как часть имени книги.Это может помочь вам отследить любую допущенную вами ошибку, поскольку вы никогда не потеряете ни одну из ранее созданных резервных копий.

 Private Sub Workbook_BeforeSave (ByVal SaveAsUI As Boolean, Отменить как Boolean)
ThisWorkbook.SaveCopyAs Имя файла: = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ BackupCopy" & Format (Now (), "dd-mm-yy-hh-mm-ss-AMPM") & ".xlsm"
Концевой переводник 

Приведенный выше код будет создавать копию при каждом запуске этого макроса и добавлять отметку даты / времени к имени книги.

Создать новую книгу для каждого рабочего листа

В некоторых случаях у вас может быть книга с несколькими листами, и вы хотите создать книгу для каждого листа.

Это может иметь место, если у вас есть ежемесячные / квартальные отчеты в одной книге, и вы хотите разделить их в одну книгу для каждого рабочего листа.

Или, если у вас есть отчеты по отделам, и вы хотите разделить их на отдельные книги, чтобы вы могли отправлять эти отдельные книги руководителям отделов.

Вот код, который создаст книгу для каждого рабочего листа, присвоит ему то же имя, что и рабочий лист, и сохранит его в указанной папке.

 Подложка CreateWorkbookforWorksheets ()
Dim ws как рабочий лист
Dim wb As Workbook
Для каждого ws в ThisWorkbook.Worksheets
Установите wb = Workbooks.Add
ws.Copy До: = wb.Sheets (1)
Application.DisplayAlerts = False
wb.Sheets (2) .Удалить
Application.DisplayAlerts = True
wb.Save как "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \" & ws.Name & ".xlsx"
wb.Close
Следующий ws
Концевой переводник 

В приведенном выше коде мы использовали две переменные «ws» и «wb».

Код просматривает каждый рабочий лист (с помощью цикла For Each Next) и создает для него книгу.Он также использует метод копирования объекта рабочего листа для создания копии рабочего листа в новой книге.

Обратите внимание, что я использовал оператор SET для присвоения переменной «wb» любой новой книге, созданной с помощью кода.

Вы можете использовать этот метод для присвоения объекта книги переменной. Это рассматривается в следующем разделе.

Назначить объект книги переменной

В VBA вы можете назначить объект переменной, а затем использовать переменную для ссылки на этот объект.

Например, в приведенном ниже коде я использую VBA для добавления новой книги, а затем назначаю эту книгу переменной wb. Для этого мне нужно использовать инструкцию SET.

После того, как я назначил книгу переменной, все свойства книги также становятся доступными для переменной.

 Sub AssigntoVariable () - вспомогательная переменная присвоения ()
Dim wb As Workbook
Установите wb = Workbooks.Add
wb.SaveAs Имя файла: = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Examples.xlsx"
Концевой переводник 

Обратите внимание, что первый шаг в коде - объявить «wb» как переменную типа книги.Это сообщает VBA, что эта переменная может содержать объект книги.

Следующий оператор использует SET для присвоения переменной новой книге, которую мы добавляем. Как только это назначение будет выполнено, мы можем использовать переменную wb для сохранения книги (или сделать с ней что-нибудь еще).

Цикл через открытые книги

Мы уже видели несколько примеров кода выше, в которых использовался цикл в коде.

В этом разделе я объясню различные способы циклического перебора открытых книг с помощью VBA.

Предположим, вы хотите сохранить и закрыть все открытые книги, кроме той, в которой есть код, тогда вы можете использовать следующий код:

 Sub CloseandSaveWorkbooks ()
Dim wb As Workbook
Для каждого ББ в книгах
Если wb.Name <> ThisWorkbook.Name Тогда
wb.Close SaveChanges: = True
Конец, если
Следующий wb
Концевой переводник 

В приведенном выше коде цикл For Each используется для просмотра каждой книги в коллекции Workbooks. Для этого нам сначала нужно объявить «wb» в качестве переменной типа книги.

В каждом цикле цикла каждое имя книги анализируется, и если оно не совпадает с именем книги, в которой есть код, она закрывается после сохранения ее содержимого.

То же самое может быть достигнуто с помощью другого цикла, как показано ниже:

 Sub CloseWorkbooks ()
Dim WbCount как целое число
WbCount = Workbooks.Count
Для i = WbCount To 1 Step -1
Если Workbooks (i) .Name <> ThisWorkbook.Name, то
Workbooks (i) .Close SaveChanges: = True
Конец, если
Далее я
Концевой переводник 

В приведенном выше коде цикл For Next используется для закрытия всех книг, кроме той, в которой есть код.В этом случае нам не нужно объявлять переменную книги, но вместо этого нам нужно подсчитать общее количество открытых книг. Когда у нас есть счетчик, мы используем цикл For Next для просмотра каждой книги. Кроме того, в этом случае мы используем порядковый номер для ссылки на книги.

Обратите внимание, что в приведенном выше коде мы переходим от WbCount к 1 с шагом -1. Это необходимо, так как с каждым циклом книга закрывается, а количество книг уменьшается на 1.

Ошибка при работе с объектом книги (ошибка времени выполнения «9»)

Одна из наиболее распространенных ошибок, с которыми вы можете столкнуться при работе с книгами, - это ошибка времени выполнения «9» - нижний индекс вне допустимого диапазона.

Workbook Object in VBA - Runtime Error 9 Subscript Out of Range

Как правило, ошибки VBA не очень информативны и часто оставляют вам решать, что пошло не так.

Вот некоторые из возможных причин, которые могут привести к этой ошибке:

  • Книга, к которой вы пытаетесь получить доступ, не существует. Например, если я пытаюсь получить доступ к пятой книге с помощью Рабочих книг (5), а открыты только 4 книги, я получу эту ошибку.
  • Если вы используете неправильное имя для ссылки на книгу.Например, если имя вашей книги - Examples.xlsx, и вы используете Example.xlsx. тогда он покажет вам эту ошибку.
  • Если вы не сохранили книгу и используете расширение, вы получите эту ошибку. Например, если имя вашей книги - Book1, и вы используете имя Book1.xlsx, не сохраняя его, вы получите эту ошибку.
  • Книга, к которой вы пытаетесь получить доступ, закрыта.

Получить список всех открытых книг

Если вы хотите получить список всех открытых книг в текущей книге (книге, в которой вы запускаете код), вы можете использовать следующий код:

 Подписка GetWorkbookNames ()
Dim wbcount как целое число
wbcount = Книги.Считать
ThisWorkbook.Worksheets.Add
ActiveSheet.Range ("A1"). Активировать
Для i = 1 на wbcount
Диапазон ("A1"). Смещение (i - 1, 0). Значение = Рабочие книги (i). Имя
Далее я
Концевой переводник 

Приведенный выше код добавляет новый рабочий лист, а затем перечисляет имена всех открытых книг.

Если вы также хотите получить путь к их файлу, вы можете использовать следующий код:

 Подписка GetWorkbookNames ()
Dim wbcount как целое число
wbcount = Workbooks.Count
ThisWorkbook.Worksheets.Add
ActiveSheet.Диапазон ("A1"). Активировать
Для i = 1 на wbcount
Диапазон ("A1"). Смещение (i - 1, 0). Value = Workbooks (i) .Path & "\" & Workbooks (i) .Name
Далее я
Концевой переводник 

Откройте указанную книгу, дважды щелкнув ячейку

Если у вас есть список путей к файлам для книг Excel, вы можете использовать приведенный ниже код, чтобы просто дважды щелкнуть ячейку с путем к файлу, и эта книга откроется.

 Private Sub Workbook_SheetBeforeDoubleClick (ByVal Sh как объект, ByVal Target как диапазон, Cancel As Boolean)
Рабочие тетради.Открыть Target.Value
Концевой переводник 

Этот код будет помещен в окно кода ThisWorkbook.

Для этого:

  • Дважды щелкните объект ThisWorkbook в проводнике проекта. Обратите внимание, что объект ThisWorkbook должен находиться в книге, где вам нужна эта функция.
  • Скопируйте и вставьте приведенный выше код.

Теперь, если у вас есть точный путь к файлам, которые вы хотите открыть, вы можете сделать это, просто дважды щелкнув путь к файлу, и VBA мгновенно откроет эту книгу.

Где разместить код VBA

Хотите знать, где находится код VBA в вашей книге Excel?

Excel имеет серверную часть VBA, называемую редактором VBA. Вам необходимо скопировать и вставить код в окно кода модуля VB Editor.

Вот шаги, чтобы сделать это:

  1. Перейдите на вкладку Разработчик. Using Workbooks in Excel VBA - Developer Tab in ribbon
  2. Щелкните параметр Visual Basic. Это откроет редактор VB в бэкэнде. Click on Visual Basic
  3. На панели Project Explorer в редакторе VB щелкните правой кнопкой мыши любой объект книги, в которую вы хотите вставить код.Если вы не видите Project Explorer, перейдите на вкладку View и нажмите Project Explorer.
  4. Перейдите во вкладку "Вставить" и щелкните "Модуль". Это вставит объект модуля для вашей книги. Using Workbooks in Excel VBA - inserting module
  5. Скопируйте и вставьте код в окно модуля. Using Workbooks in Excel VBA - inserting module

Вам также могут понравиться следующие руководства по Excel VBA:

.

Создайте новую книгу - Excel

Книга - это файл, содержащий один или несколько рабочих листов, которые помогут вам организовать данные. Вы можете создать новую книгу из пустой книги или шаблона.

Your browser does not support video.

Создать книгу

  1. Откройте Excel.

  2. Выберите Пустая книга или нажмите Ctrl + N.

  3. Начните печатать.

Создать книгу из шаблона

  1. Выберите Файл > Новый .

  2. Дважды щелкните шаблон.

  3. Щелкните и начните вводить текст.

Откройте новую пустую книгу

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Щелкните Новый .

  3. В доступных шаблонах дважды щелкните Пустая книга .

    Сочетание клавиш Чтобы быстро создать новую пустую книгу, вы также можете нажать CTRL + N.

Создание новой книги на основе существующей книги

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Щелкните Новый .

  3. В разделе Templates щелкните New из существующего .

  4. В диалоговом окне Создать из существующей книги перейдите к диску, папке или расположению в Интернете, содержащему книгу, которую вы хотите открыть.

  5. Щелкните книгу, а затем щелкните Создать новый .

Создание новой книги на основе шаблона

  1. Щелкните вкладку Файл .

  2. Щелкните Новый .

  3. Выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы использовать один из образцов шаблонов, поставляемых с Excel, в разделе Доступные шаблоны щелкните Образцы шаблонов , а затем дважды щелкните нужный шаблон.

    • Чтобы использовать недавно использованный шаблон, щелкните Недавние шаблоны , а затем дважды щелкните нужный шаблон.

    • Чтобы использовать собственный шаблон, на вкладке Мои шаблоны , а затем на вкладке Персональные шаблоны в диалоговом окне Новый дважды щелкните нужный шаблон.

      Примечание. На вкладке Personal Templates перечислены созданные вами шаблоны. Если вы не видите шаблон, который хотите использовать, убедитесь, что он находится в правильной папке.Пользовательские шаблоны обычно хранятся в папке Templates , которая обычно находится в C: \ Users \ user_name \ AppData \ Local \ Microsoft \ Templates в Windows Vista и C: \ Documents and Settings \ user_name \ Application Data \ Microsoft \ Templates в Microsoft Windows XP.

Совет: Чтобы получить дополнительные шаблоны книг, вы можете загрузить их из Microsoft Office.com. В разделе «Доступные шаблоны » в разделе «Шаблоны Office.com » щелкните конкретную категорию шаблона, а затем дважды щелкните шаблон, который нужно загрузить.

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете спросить эксперта в техническом сообществе Excel, получить поддержку в сообществе Answers или предложить новую функцию или улучшение в Excel User Voice.

См. Также

Вставить или удалить лист

.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ