Внутренняя документация это: Управление внутренней документацией

Внутренняя документация это: Управление внутренней документацией

Содержание

Управление внутренней документацией

  • 20 декабря 2012
  • Статьи

Внутренняя документация — это весь объем официальных бумаг, разработанных для применения в рамках предприятия. Они создаются согласно указаниям внешних нормативных актов и не выходят за пределы организации, в которой они были подготовлены, классифицируются по различным признакам, таким как содержание, предназначение, порядок согласования и другим параметрам.

Внутренние документы подразделяются по следующим направлениям:

  • организационно-правовые — учредительный договор, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, устав, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции;
  • информационно-справочные — служебные или докладные записки, объяснительные, заявления, протоколы, акты, справки, предложения;
  • трудовые — личные дела, карточки Т-2, трудовые книжки, графики отпусков, приказы, контракты, лицевые счета;
  • финансово-бухгалтерские — кассовые книги, первичные документы, акты и приказы по инвентаризации, главная книга;
  • распорядительные — постановления, решения, приказы, распоряжения;
  • личные — доверенности, расписки, резюме.

В крупных компаниях с большим количеством подразделений принято также обозначать категории входящих и исходящих документов. К ним относятся различные заявления, справки и другие важные информационные файлы.

Управление внутренней документацией — это комплексный процесс по распределению перечисленных документов, обозначению правил их оформления и перемещения. Данный алгоритм прописывается в локальных актах и инструкциях по делопроизводству. От момента создания и до достижения предназначенной цели (исполнение) внутренний документ проходит несколько этапов, включая согласование, подпись, рассмотрение, утверждение и регистрацию в системе. После того, как проведены процедуры контроля, он передается на хранение и подшивается в дело или передается в архив.

Использование СЭД для организации управления внутренней документацией

Повсеместное распространение электронного документооборота и развитие программных средств обработки больших объемов информации поспособствовали значительному упрощению процесса движения внутренних данных в организациях. На смену бумажным журналам и таблицам пришли их цифровые аналоги. Таким образом, управление внутренней документацией стало одним из направлений автоматизации документооборота и внутренних бизнес-процессов компании.

Чаще всего в процессе обработки того или иного рабочего запроса необходимо задействовать сразу несколько связанных документов. Ручной поиск и оформление бумажных приказов и актов отнимает большое количество времени и не исключает возможности появления ошибок или неточностей в данных. При использовании систем электронного документооборота из процесса управления исключается человеческий фактор. Значительно упрощается регистрация данных и передача их в нужное подразделение.

В управление внутренней документацией также включается и этап передачи актов, приказов и других бумаг на хранение и в архив. Все передвижения документов должны быть зарегистрированы согласно утвержденным положениям в организации. Функциональность СЭД позволяет провести этот этап с минимальным участием сотрудников предприятия, должным образом зафиксировав перемещения документа.

Составные части процесса управления внутренней документацией

Грамотное распределение внутренних документов (в электронном и бумажном виде) на предприятии способствует эффективному ведению хозяйственной деятельности, поскольку их поиск и обработка не отнимают большого количества времени и не отрывают от основных должностных обязанностей.

Благодаря использованию автоматизированной системы управления данные всегда упорядочены и находятся в доступе. Отсюда вытекает положительное последствие — упрощение взаимодействия с проверяющими органами (аудиторская компания, налоговая инспекция). После получения от них соответствующего запроса можно не только быстро найти нужный акт или договор, но и показать всю сеть взаимосвязанных документов по выбранному факту хозяйственной жизни.

Помимо прочего управление внутренней документацией включает следующие направления:

  • установление процедур и указаний руководящего характера;
  • разработка, принятие и применение стандартов и политики в области управления документами внутри организации;
  • формирование списка ответственных лиц и распределение установленных полномочий по сотрудникам, связанным с реализацией внутреннего документооборота;
  • подбор, тестирование, внедрение, администрирование и использование подходящих СЭД;
  • решение вопросов по усовершенствованию управления файлами в рамках системы электронного документооборота.

Использование Docsvision для управления внутренней документацией

Комплексные решения для автоматизации электронного документооборота (СЭД) на базе платформы Docsvision проработаны с учетом богатого опыта внедрений в крупныз и средних компаниях  и понимания задач, которые необходимо предусмотреть в процессе внутреннего поиска, обмена и хранения важных корпоративных документов.

Выбор Docsvision в качестве платформы для автоматизации сопровождается следующими преимуществами:

  • экономия на разработке и внедрении за счет большого количества партнерских решений;
  • уменьшение объема бумажной документации;
  • возможность интеграции с другими корпоративными решениями;
  • высокий уровень конфиденциальности информации;
  • поддержка быстрого ввода ручным или автоматическим способом;
  • хранение данных согласно созданным папкам и обеспечение отдельного доступа для разного типа пользователей;
  • большой набор атрибутов, приписываемых тому или иному документу;
  • поддержка простой электронной цифровой подписи для отображения факта ознакомления с информацией.

Дополнительные услуги

Управление внутренней документацией с применением СЭД принесет максимальную пользу предприятию, если руководители и сотрудники будут хорошо знакомы со всеми параметрами системы. Помимо услуг по внедрению системы электронного документооборота, которые оказывают как партнеры «ДоксВижн» самостоятельно, так и сам вендор, компания «ДоксВижн» организует обучение в форме вебинаров или очных семинаров по направлениям, соответствующим разрабатываемым продуктам. При желании может быть проведен семинар для отдельной компании по узкой тематике. Небольшие вопросы, возникающие в рамках работы внедренного продукта, можно решить, воспользовавшись консультацией от специалистов «ДоксВижн» или услугой авторского надзора. После внедрения системы СЭД Docsivision заказчики получают техническую поддержку.

Внутренние документы организации: основные характеристики :: BusinessMan.ru

Внутренние документы организации включают в себя следующие типы: организационные, служебные и распорядительные.

Организационные документы предприятия

Абсолютно вся деятельность фирм и предприятий должна быть зафиксирована. Для этого предусмотрены различные типы документов.

На основании действующего законодательства все учреждения, фирмы и частные предприятия действуют на основании издаваемых уставов, положений, штатных расписаний и инструкций. Все перечисленные документы и составляют подгруппу документов, именуемых организационными. Все они являются необходимыми элементами любого предприятия.

Таким образом, организационными документами предприятия можно назвать группу бумаг, которые регламентируют функции, задачи и общую структуру предприятия или фирмы. Они регулируют организацию его работы, обязанности и права, а также ответственность его специалистов и руководящего персонала. Это внутренние нормативные документы организации.

Устав

Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.

При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.

Содержание устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:

  • наименование и вид предприятия;
  • его почтовый адрес;
  • цель и направление деятельности;
  • порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
  • прочие аспекты деятельности.

Положения

К положениям относят нормативные акты, которые определяют порядок образования и организацию работы предприятия. Они могут регулировать рамки деятельности различных должностных лиц. Но на практике, как правило, создаются положения, которые регулируют общую совокупность трудовых отношений.

Наиболее распространенным видом положения является документ, который регламентирует общую деятельность организации или деятельность ее структурного подразделения в частности. Если положение касается организации в целом, то оно определяет статус предприятия, его компетенцию, а также порядки ликвидации и реорганизации. Положения, касающиеся структурных подразделений, фиксируют порядок разграничения их функций. Какие нюансы имеют эти внутренние документы организации?

Все положения имеют унифицированный формуляр и оформляются на общем бланке предприятия. В обязательном порядке они должны содержать информацию о наименовании предприятия или подразделения, дату и гриф утверждения. Сам текст положения включает в себя цели, задачи, функции, права и обязанности, общие положения, руководство.

Положения должны быть утверждены директором, завизированы юристом и подписаны непосредственно теми, кто их разрабатывал. Это могут быть заместители руководителя или руководители структурных подразделений.

Штатное расписание и штатная численность

Документ, закрепляющий наименование подразделений, имеющихся должностей и количество единиц в штате, именуется штатной численностью. Как и положения, штатная численность унифицирована в системе организационно-распорядительной документации. Также она должна быть оформлена на общем бланке. Штатная численность имеет визу главного бухгалтера предприятия, инспектора отдела кадров, непосредственно руководителя и должна быть заверена печатью.

Ниже будут рассмотрены и другие внутренние и внешние документы организации.

Документ, закрепляющий на предприятии должности и численность сотрудников, а также фонд заработной платы, именуется штатным расписанием. Форма документа имеет унифицированное название Т-3 и представляет собой таблицу, в которой содержатся наименования должностей, тарифные ставки, размеры окладов, надбавки и прочая информация. Составление и утверждение штатного расписания находится в компетенции главного бухгалтера предприятия.

Какие еще внутренние документы организации существуют?

Должностные инструкции

Это нормативные акты, определяющие права и обязанности сотрудников организации, сферу их деятельности, рамки ответственности. Занимают особенное место в структуре внутренних документов предприятия. Именно на основании должностных инструкций разрабатывается и заключается договор с работником. Таким образом, именно трудовой договор и штатное расписание используются для разрешения конфликтной ситуации между работником и работодателем в случае ее возникновения.

Разработка должностной инструкции входит в компетенцию инспектора отдела кадров, затем она согласуется с юридическим отделом и заверяется руководителем. Любое изменение, имеющее существенное значение, должно вноситься на основании приказа директора. Этого требуют внутренние нормативные документы организации.

Договоры

Договор – многофункциональный документ. Он регулирует любые взаимоотношения между субъектами экономической деятельности. Договор может оформляться при покупке или аренде помещений, поручительстве или ценообразовании, продаже товаров или услуг, найме сотрудников или подрядчиков, привлечении сторонних организаций. Он является, как правило, основным документом, который регулирует различные связи экономического характера между категориями граждан, юридическими лицами.

Основной частью договора являются положения о взаимных правах и обязательствах сторон, порядок и сроки расчета, полные реквизиты. Организация работы с внутренними документами лежит на руководителе предприятия.

Служебные документы

Служебные документы – официальные документы, используемые в текущей организационной деятельности предприятия. Основными видами служебной документации являются акты, протоколы, служебные записки и справки.

Акты

Это внутренние документы, отражающие те или иные события или факты и составленные несколькими лицами.

Составляются данные документы в различных ситуациях, поэтому имеют огромное количество разновидностей: это акты приема-передачи, акты списания, коммерческие акты. Должны быть составлены постоянно действующей или назначенной руководителем комиссией. Оформляются на общем бланке предприятия (если являются внутренними), должны иметь информацию об организации (если являются внешними).

Состоят акты из двух частей. В первой они несут информацию о предмете и основании составления, членах комиссии. Во второй содержится непосредственно информация о проведенной комиссией работе, ее результатах.

Подписывается всеми членами комиссии. Если акт несет какую-либо материальную или финансовую нагрузку, он должен утверждаться руководителем и заверяться печатью.

Если акт затрагивает деятельность других структурных подразделений или должностных лиц, то последние должны быть с ним ознакомлены. Внутренние регламентирующие документы организации часто запрашиваются проверяющими органами.

Акты, касающиеся важных вопросов в деятельности организации (реорганизация, проверка, ревизия), должны храниться на постоянной основе. Менее важные подлежат хранению в течение пяти лет.

Протоколы

Фиксируют ход собраний и совещаний, обсуждаемые на них вопросы и принятые решения. Порядок организации внутренних документов должен соблюдаться.

Как правило, протокол собрания и заседания ведется секретарем путем конспектирования или стенографирования. Включает в себя основные тезисы выступающих с докладами, проекты решений по поднятым вопросам. Составляется на общем бланке предприятия с указанием наименования протоколируемого события, даты его проведения, списком участников и порядковым номером.

Протокол состоит из вводной части (указываются председатель, секретарь и присутствующие должностные лица, а также повестка дня) и основной (включает в себя разделы, соответствующие повестке дня, описания выступлений и постановление – решение).

В перечень внутренних документов организации также входят акты о порче имущества, недостачах, повреждениях или нарушениях при транспортировке. Таковые должны составляться на фирменном бланке без каких-либо исправлений или помарок.

Докладные, служебные, объяснительные записки

Служебные и докладные записки представляют собой документы, которые адресуются руководителю предприятия или любого подразделения (в редких случаях - вышестоящему органу). Содержат информацию по какому-либо вопросу, касающемуся деятельности предприятия или должностных лиц, предложения или выводы.

Служебная записка – это элемент внутренней переписки. Составляется в том случае, если вопрос между подразделениями не может быть решен устно. При необходимости визируется у руководителя. Может быть составлена как в рукописном, так и в печатном виде.

Служебная записка должна иметь заголовок и основной текст, раскрывающий суть события, которое послужило поводом к ее составлению, а также выводы и предложения. Датой является дата составления. Должна быть подписана составителем, а в случае направления в вышестоящие органы - еще и руководителем организации.

Служебные записки, касающиеся деятельности предприятия и направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, а документы внутреннего контроля организации – пять лет.

Объяснительные записки составляются в произвольной форме и несут информацию по трудовым отношениям. Как правило, содержат информацию о причинах, которые привели к каким-либо нарушениям. В зависимости от важности хранятся от одного года до пяти лет.

Справки

Это внутренние документы, которые описывают и подтверждают факты и события. Наиболее часто используемыми справками на предприятии являются справки о заработной плате и подтверждающие факт работы сотрудника на данном предприятии. По его требованию организация обязана выдать ему подобную справку.

Зачастую на предприятии используются формализованные бланки справок для ускорения процесса их подготовки и последующей выдачи.

Справка должна содержать данные о сотруднике, которому она предоставляется, его должности и окладе. В обязательном порядке должна иметь дату составления, подписи руководителей, печати предприятия.

Отдельным видом справок являются справки по производственной тематике, которые могут быть предоставлены по запросу руководства. Таковые составляются в двух экземплярах: один предоставляется адресату, второй прикладывается к делу.

Учет внутренних документов организации должен быть строгим.

Распорядительные документы организации

Различают следующие виды распорядительных документов:

  • Приказ. Издается руководством организации с целью решения производственных задач. Различают приказы по производственным вопросам и приказы по личному составу. К первым относятся приказы в отношении финансирования, снабжения, реализации товаров или услуг, распределения ресурсов. Ко вторым - о приеме на работу или увольнении, об отпуске или командировании сотрудника. Должен быть подписан руководителем и доведен до сведения тех лиц, деятельность которых он затрагивает.
  • Решения и распоряжения. Акты, издаваемы с целью оперативного решения возникших на производстве вопросов. Преимущественно носят методический и информационный характер. Решения и распоряжения оформляются идентично приказам и издаются в одном из следующих случаев: при необходимости распределения обязанностей или определении сроков выполнения той или иной задачи; при определении порядка использования автотранспорта и так далее. Распоряжения, как правило, состоят из распорядительной части и констатирующей, имеют отдельным пунктом назначение контролирующего органа в виде подразделения или должностного лица. Подписываются директором, нумеруются в границах календарного года. Если касаются основной деятельности предприятия, то хранятся постоянно, по хозяйственно-административным вопросам – пять лет.

Внутренние документы кредитной организации

Обычно кредитные организации разрабатывают и утверждают различные документы, которые регулируют деятельность их подразделений и должностных лиц. Это документы о совершении банковских операций и других сделок (некоторые виды правил, процедур, положений, распоряжений, решений, приказов, методик, должностных инструкций и иных документов в формах, принятых международной банковской практикой).

внутренний документ - это... Что такое внутренний документ?


внутренний документ

    делопр.

    документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан

Краткий словарь терминов из области делопроизводства. - Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, — (Серия «Высшее образование»).. М.В. Кирсанова . 2003.

  • внутренний адрес письма
  • входящий документ

Смотреть что такое "внутренний документ" в других словарях:

  • Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации …   Бухгалтерская энциклопедия

  • внутренний документ — Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация работы с документами …   Справочник технического переводчика

  • внутренний документ — 64 внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации …   Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • внутренний документ — ы.   В делопроизводстве: служебный документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан …   Учебный словарь стилистических терминов

  • Документ внутренний — 64 ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации... Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв.… …   Официальная терминология

  • ВНУТРЕННИЙ РЕГЛАМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ — документ, регламентирующий внутреннее устройство компании, права и обязанности акционеров. Этот документ, как правило, отличается от учредительного договора или устава акционерного общества и не предъявляется к регистрации. Райзберг Б.А.,… …   Экономический словарь

  • ВНУТРЕННИЙ РЕГЛАМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ — документ, регламентирующий внутреннее устройство организации, права и обязанности акционеров. Этот документ, как правило, отличается от учредительного договора или устава акционерного общества и не предъявляется к регистрации …   Энциклопедический словарь экономики и права

  • внутренний регламент (организации) —    документ, регламентирующий внутреннее устройство компании, права и обязанности акционеров. Этот документ, как правило, отличается от учредительного договора или устава акционерного общества и не предъявляется к регистрации …   Словарь экономических терминов

  • Внутренний контроль — Финансовый контроль Контроль Виды финансового контроля Государственный контроль …   Википедия


Внутренний документ - это... Что такое Внутренний документ?


Внутренний документ

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

Бухгалтерская энциклопедия. 2013.

  • Внеоборотные активы
  • Водный налог

Смотреть что такое "Внутренний документ" в других словарях:

  • внутренний документ — Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация работы с документами …   Справочник технического переводчика

  • внутренний документ — 64 внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации …   Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • внутренний документ —     делопр.     документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан …   Краткий словарь терминов из области делопроизводства

  • внутренний документ — ы.   В делопроизводстве: служебный документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан …   Учебный словарь стилистических терминов

  • Документ внутренний — 64 ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации... Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв.… …   Официальная терминология

  • ВНУТРЕННИЙ РЕГЛАМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ — документ, регламентирующий внутреннее устройство компании, права и обязанности акционеров. Этот документ, как правило, отличается от учредительного договора или устава акционерного общества и не предъявляется к регистрации. Райзберг Б.А.,… …   Экономический словарь

  • ВНУТРЕННИЙ РЕГЛАМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ — документ, регламентирующий внутреннее устройство организации, права и обязанности акционеров. Этот документ, как правило, отличается от учредительного договора или устава акционерного общества и не предъявляется к регистрации …   Энциклопедический словарь экономики и права

  • внутренний регламент (организации) —    документ, регламентирующий внутреннее устройство компании, права и обязанности акционеров. Этот документ, как правило, отличается от учредительного договора или устава акционерного общества и не предъявляется к регистрации …   Словарь экономических терминов

  • Внутренний контроль — Финансовый контроль Контроль Виды финансового контроля Государственный контроль …   Википедия


Управление внешней документацией

  • 10 декабря 2012
  • Статьи

Организация документооборота — ключевой элемент эффективной работы компании. Однако на практике мало что сравнится с ним по сложности. Количество внешних и внутренних документов, которые компания вынуждена обрабатывать ежедневно, зачастую превышает пределы разумного. К тому же остро стоит вопрос их согласованности. Чем четче сотрудники понимают поступающие к ним инструкции, внешние распоряжения и договоры, тем выше вероятность, что работа будет выполнена полноценно.

Внешние документы и управление ими

К внешним относят все документы, поступающие на предприятие из сторонних источников. Они состоят из:

  • законодательной и правоустанавливающей базы — Кодексы, Законы, нормативные акты министерств и так далее;
  • стандартизирующих документов и регистров инстанций надзора — технические регламенты, нормативы, правила безопасности, инструкции;
  • информационных источников — литература, справочники;
  • документации, поступающей от заказчиков, контрагентов, клиентов — все, что связано с хозяйственной деятельностью.

Управление внешней документацией представляет собой систему взаимосвязанных процессов по подготовке, идентификации, рассмотрению, хранению и удалению бумаг, которые осуществляются в соответствии с заранее установленными и обязательными правилами. При организации работы по повышению их эффективности следует придерживаться положений стандартов качества — ISO 10013:2001, 9001:2008 и так далее. Подобный подход даст возможность организации разработать оптимальный порядок управления документацией, которая поступает в организацию из внешних источников в бумажном и электронном виде.

Ее условно можно разделить на две группы:

  • Нормативно-регламентирующая документация. В документах — законодательных актах, справочниках, рекомендациях — содержатся инструкции, правила, любая информация, отвечающая на вопрос «что необходимо делать и в какой ситуации». Их основная особенность заключается в изменяемости, поэтому управление внешней документацией нормативного характера должно включать гибкий механизм обновления и корректировки действий сотрудников.
  • Документация, отражающая факт свершившегося события. Это неизменяемая документация — договоры, бумаги от клиентов или партнеров, акты и так далее — она отвечает на вопрос «что произошло и когда». При управлении ею нужно обращать особое внимание на обработку информации и учет ее при принятии решений.

Процесс и задачи управления внешней документацией

Грамотно организованная документация — эффективный управленческий инструмент, выполняющий контрольную, координационную и другие функции. Это в полной мере относится к внешней ее форме. Все документы должны быть правильно включены в систему поступления/создания, согласования, утверждения, передачи и ликвидации — чтобы было как можно меньше «лишних» процедур. Иначе компания будет терять время и средства, а у руководства не будет рычагов для контроля ситуации.

На современном предприятии в большинстве случаев используются электронные системы и регистры, в особенности для работы с внешней информацией, -  интернет-средства передачи и получения данных, публикации обновлений нормативной базы, юридически значимые цифровые источники и так далее. Это одновременно упрощает и затрудняет управление внешней документацией.

Поэтому перед руководством стоят следующие задачи:

  • организация поступления и согласования документов в электронной и традиционной форме — нужно исключить противоречивые данные, согласовать регистры между собой;
  • обеспечение полного, однозначного, правильного понимания сотрудниками информации;
  • полноценное введение поступающих документов в действие, контроль процесса;
  • отслеживание состояния документа — актуален ли он в текущий момент, каковы сроки его использования;
  • планирование перспективных действий, связанных с поступающим документом, — выполнение содержащихся в нем указаний, требований;
  • архивирование и аннулирование поступивших бумаг.

Использование Docsvision для управления внешней документацией  

Как гласят ГОСТы, степень документированности компании должна соответствовать законодательным, контрактным и прочим обязательным требованиям. Для этого необходимо разработать управленческие процедуры по проверке бумаг на адекватность, идентификации, актуализации, учету и хранению. Делать это удобнее всего в рамках единой системы документооборота, организованной в электронной форме. Только так можно добиться быстроты, прозрачности и качества управления.

Управление внешней документацией на платформе решений компании «ДоксВижн» — отлаженный, хорошо контролируемый процесс. Программные продукты Docsvision, позволяют на высоком уровне решать все связанные задачи. При помощи СЭД заказчики смогут быстро и эффективно:

  • получать всю внешнюю документацию и включать ее в общий внутрифирменный оборот;
  • регулярно обновлять, проверять на актуальность и утверждать документацию до принятия ее к исполнению;
  • настроить систему обозначения изменений и редакций внешних документов;
  • обеспечить четкую идентификацию и упорядоченность групп входящих документов;
  • вовремя передавать устаревшие бумаги в грамотно организованный архив;
  • контролировать исполнение требований внешних документов сотрудниками.

Docsvision — широкие возможности и удобные продукты

Программная платформа Docsvision разработана в соответствии с передовыми стандартами и моделями. Совместно с обширной сетью партнеров по внедрению и центров отраслевой и технологической компетенции мы постоянно совершенствуем инструментарий — управление внешней документацией становится более прозрачным, повышается его результативность. Помимо платформы для автоматизации документооборота и бизнес-процессов корпоративного уровня «ДоксВижн» предлагает множество дополнительных решений – отраслевых и специализированных. А для эффективной реализации бизнес-задачи заказчика партнеры компании «ДоксВижн» и непосредственно сервисное подразделение вендора готовы оказать широкий перечень услуг по автоматизации уникальных бизнес-потребностей заказчиков, а также поддержке заказчика на протяжении всего срока использования наших решений. Мы обеспечиваем заказчика консультационной и технической поддержкой до, во время и после внедрения решений электронного документооборота на платформе Docsvision. Также мы помогаем обучать персонал, осуществляет обслуживание, актуализацию и масштабирование системы.

документы нормативные внутреннего происхождения - это... Что такое документы нормативные внутреннего происхождения?


документы нормативные внутреннего происхождения

3.11 документы нормативные внутреннего происхождения : Организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.д.) или инструкции, устанавливающие порядок и объем действий при выполнении какого-либо процесса, разработанные и действующие внутри Общества.

Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации. academic.ru. 2015.

  • документы нормативные внешнего происхождения
  • Документы по конфигурации

Смотреть что такое "документы нормативные внутреннего происхождения" в других словарях:

  • Нормативные документы внутреннего происхождения — (Documents of normative internal origin) — организационно распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.д.) или инструкции, устанавливающие порядок и объем действий при выполнении какого либо процесса, разработанные и действующие… …   Экономико-математический словарь

  • нормативные документы внутреннего происхождения — Организационно распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.д.) или инструкции, устанавливающие порядок и объем действий при выполнении какого либо процесса, разработанные и действующие внутри данной организации. [http://slovar… …   Справочник технического переводчика

  • СТО 70238424.27.100.027-2009: Водоподготовительные установки и водно-химический режим ТЭС. Организация эксплуатации и технического обслуживания. Нормы и требования — Терминология СТО 70238424.27.100.027 2009: Водоподготовительные установки и водно химический режим ТЭС. Организация эксплуатации и технического обслуживания. Нормы и требования: 3.40 Na катионирование : Процесс фильтрования воды через слой… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Пошлина — (Duty) Содержание Содержание 1. Понятие и значение государственной Антидемпинговая пошлина как мера государственного регулирования внешнеторговой деятельности 2. Виды государственной пошлины 3. Место государственной пошлины в 4. Плательщики,… …   Энциклопедия инвестора

  • Н — Наблюдаемые входные данные — см .Ненаблюдаемые входные данные Наблюдатель [ analyst, observer] Наблюдение экономических явлений [economic observation] Наблюдения [observations] …   Экономико-математический словарь

  • объект — 3.14 объект (object): Элемент, который может быть охарактеризован посредством измерения его атрибутов. Источник …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Суверенитет — (Sovereignty) Суверенитет это независимость государства от других стран Суверенитет России и его проблемы, суверенитет Украины, суверенитет республики Беларусь, суверенитет Казахстана, суверенитет Чечни, Проблемы суверенитета стран Европы,… …   Энциклопедия инвестора

  • Соединённые Штаты Америки — Соединенные Штаты Америки США, гос во в Сев. Америке. Название включает: геогр. термин штаты (от англ, state государство ), так в ряде стран называют самоуправляющиеся территориальные единицы; определение соединенные, т. е. входящие в федерацию,… …   Географическая энциклопедия

  • Российская Советская Федеративная Социалистическая Республика —         РСФСР.          I. Общие сведения РСФСР образована 25 октября (7 ноября) 1917. Граничит на С. З. с Норвегией и Финляндией, на З. с Польшей, на Ю. В. с Китаем, МНР и КНДР, а также с союзными республиками, входящими в состав СССР: на З. с… …   Большая советская энциклопедия

  • Государство — (Country) Государство это особая организация общества, обеспечивающая единство и целостность, гарантирующая права и свободы граждан Происхождение государства, признаки государства, форма государственного правления, форма государственного… …   Энциклопедия инвестора

Номер

03:39

Исчисление одной переменной

Ускорение Предположим, что полностью загруженный самолет, стартовавший из состояния покоя, имеет постоянное ускорение при движении по взлетно-посадочной полосе. Самолету требуется 0,7 мили взлетно-посадочной полосы и скорость 160 миль в час, чтобы взлететь. Какое ускорение у самолета?

.

2007 Документирование внутреннего контроля

Комитет спонсорских организаций Комиссии Тредуэя (COSO) определяет внутреннего контроля как процесс, осуществляемый советом директоров, менеджментом и другим персоналом и призванный обеспечить разумную уверенность в достижении результатов. целей. Средства контроля должны способствовать повышению эффективности, уменьшать риск потери активов и обеспечивать надежность финансовой отчетности и соблюдение соответствующих законов и нормативных актов.

Внутренний контроль включает в себя политики, процедуры и практики на каждом уровне организации, и как руководство, так и внутренние аудиторы должны обладать глубоким пониманием средств контроля для их документирования. Причины для документации различаются, но часто вытекают из нормативных требований. Например, руководство компаний, котирующихся на Нью-Йоркской фондовой бирже, должно периодически оценивать и документировать внутренний контроль, чтобы обеспечить разумную уверенность в надежности финансовой отчетности.Кроме того, Международные стандарты профессиональной практики внутреннего аудита IIA ( стандарты ) рекомендуют периодическую оценку адекватности систем контроля организации, и во многих компаниях руководство и другие заинтересованные стороны требуют оценки эффективности контроля. и эффективность.

Нормативные требования, профессиональные инструкции и предписания компании дают внутренним аудиторам веские основания для развития навыков контрольной документации.Используя правильные методы и инструменты, аудиторы могут лучше понять механизмы контроля и помочь руководству определить, какие методы документации могут наилучшим образом удовлетворить потребности организации.

Выявление средств контроля

Перед документированием внутреннего контроля аудиторы должны идентифицировать их, а также рассмотреть соответствующие цели и риски на уровне организации и процесса. Средства контроля должны снижать риск до приемлемого уровня, но не за счет чрезмерных затрат. Руководство устанавливает внутренний контроль в ответ на риск, рассматриваемый как возможности, неопределенности или опасности.

Элементы управления могут быть определены на каждом уровне организации по всем пяти компонентам COSO:

  • Среда управления.
  • Оценка рисков.
  • Контрольные мероприятия.
  • Информация и связь.
  • Мониторинг.

В каждой из этих областей аудиторы могут собирать информацию о рисках и контроле посредством интервью, фасилитированных сессий, опросов, изучения документов, аналитических процедур и наблюдений.Информация, полученная с помощью этих методов, становится основой для четкого определения, документирования и оценки важности каждого элемента управления. По этой причине документация должна быть хорошо организованной и последовательной.

Цели управления

Помимо подробного описания рисков и средств контроля, контрольная документация должна четко определять цели контроля. Чтобы лучше понять цели контроля, связанные с деятельностью, процессом или системой, внутренние аудиторы могут ссылаться на документацию по соблюдению нормативных требований от соответствующих органов, включая регулирующие органы рынка капитала и центральные банки.Аудиторы также могут использовать свободно доступные Интернет-ресурсы, такие как ресурсы AuditNet.org и веб-сайта IIA.

Цели контроля могут быть сформулированы в различных документах, включая заявление о миссии организации, стратегический план, бизнес-планы и бюджеты. Внутренние аудиторы могут использовать матрицу рисков и контроля, которая включает концепции COSO, для документирования целей и выявленных соответствующих рисков. Цели контроля должны быть установлены в основном для элементов управления и соответствия coso и должны касаться задач обработки информации:

  • Полнота - что предотвращает дублирование проводок системой?
  • Точность - что обеспечивает точный ввод данных?
  • Срок действия - что предотвращает несанкционированные транзакции?
  • Ограниченный доступ - что обеспечивает конфиденциальность данных?

Цели контроля должны учитывать конкретные организационные риски, например, связанные со стратегией, операциями, отчетностью и соответствием.

Понимание средств контроля

Для эффективного документирования внутреннего контроля внутренние аудиторы должны понимать поток транзакций, в том числе то, как транзакции инициируются, регистрируются, санкционируются, обрабатываются и сообщаются. Аудиторы также должны идентифицировать и документировать риски в рамках процесса, включая риск мошенничества, а также идентифицировать и документировать меры контроля, которые должны быть внедрены для управления этими рисками.

Внутренние аудиторы должны уметь определять, какие средства контроля необходимы для проверяемого процесса, деятельности или системы в свете профиля риска и желаемого уровня контроля.Руководство несет ответственность за создание адекватных бизнес-процессов и измерение производительности, а также за определение того, как лучше всего контролировать операционную эффективность корпоративных процессов и средств контроля. Внутренние аудиторы должны учитывать эти обязанности при документировании формального (письменного) или неформального (недокументированного) контроля.

Типы документации

Документация по внутреннему контролю может принимать различные формы, включая блок-схемы, руководства по политикам и процедурам, а также повествовательные описания.Стандарты IIA не требуют какой-либо конкретной формы документации, а объем документации может варьироваться в зависимости от сложности области. В зависимости от характера организации контрольная документация может варьироваться от общих руководств до подробных письменных политик и процедур.

В большинстве случаев внутренние аудиторы используют блок-схемы, дополненные повествовательными описаниями, в качестве отправной точки для работы с документами. После того, как эти элементы выполнены, аудиторы часто используют матрицы рисков и контроля для более конкретного анализа.Эти методы, а также анкеты внутреннего контроля (ICQ) и руководства по политикам и процедурам представляют собой наиболее известные и часто используемые формы идентификации и документации средств контроля.

Блок-схемы

Аудиторы используют блок-схемы для описания последовательности действий в процессе, а также соответствующую документацию. Основным выходом блок-схемы является карта процесса - графическое представление событий, выполняемых группой людей. Карты процессов могут помочь аудиторам лучше понять бизнес-процессы; сэкономить время на общение и согласование бизнес-процессов с руководством; выявлять риски, средства контроля, недостатки и неэффективность; и разработать рекомендации по улучшению.Они расширяют возможности надзорного надзора и предоставляют подробный метод регистрации систем.

Описания

Описания описывают потоки процессов в письменной форме, без графического представления. Они служат полезным дополнением к блок-схемам документации, детализируя существующие практики и тем самым сводя к минимуму возможные недоразумения. Однако независимо друг от друга повествовательные описания не служат эффективным инструментом для описания процессов - они могут быть длинными и трудными для просмотра и обычно не считаются удобными для пользователя.

Анкеты внутреннего контроля

Заполненные ICQ содержат ответы на вопросы, связанные с идентификацией и оценкой внутреннего контроля. Эффективные документы ICQ состоят из тщательно структурированной, логически упорядоченной серии вопросов, которые помогают руководству и внутренним аудиторам документировать процессы и выделять пробелы, сильные и слабые стороны системы контроля. Результаты анкетирования обеспечивают постоянный учет средств контроля как на уровне организации, так и на уровне процесса. Как правило, ICQ представляют информацию в формате, который легко понятен внешним сторонам, таким как внешние аудиторы и контролирующие органы, и помогает упростить и ускорить процесс контрольной оценки.

Матрицы рисков и контроля

Матрицы рисков и контроля связывают средства контроля с целями контроля и соответствующими рисками. Они предназначены как для документирования рисков и средств контроля, так и для облегчения оценки дизайна и эффективности системы контроля. Получив первоначальное представление об ожидаемых средствах контроля в процессе, внутренние аудиторы могут выявить пробелы между фактическими средствами контроля и конкретными целями контроля и рисками.

Руководства по политике и процедурам

Руководства по политикам и процедурам устанавливают систематическую основу и надежные руководящие принципы для конкретных процессов и видов деятельности организации, способствуя эффективной реализации бизнес-стратегии как на стратегическом, так и на операционном уровне.Руководства обычно включают в себя соответствующие внутренние средства контроля в письменной форме как средство адекватного управления организационными рисками. С помощью руководств по политикам и процедурам организации передают свою философию управления конкретными процессами, обеспечивая согласованность с целями организации, а также с задачами по повышению эффективности.

Надежная документация

Внутренние аудиторы могут использовать множество методов для выявления и документирования внутреннего контроля. Передовой опыт включает использование блок-схем, описательных описаний, ICQ, матриц рисков и контроля, а также обзор корпоративных политик и руководств по процедурам и другой соответствующей документации.Независимо от конкретных используемых методов аудиторы должны уделять пристальное внимание процессу контрольной документации, так как они будут полагаться на эти документы при оценке средств контроля на более позднем этапе. Контрольные оценки не могут быть выполнены эффективно, если все ключевые риски и средства контроля не будут надлежащим образом идентифицированы и задокументированы.

PPT - Внутренняя документация и пользовательская документация Презентация PowerPoint

  • Семинар ЕЭК ООН по сезонной корректировке 20 - 23 февраля 2012 года, Анкара, Турция Внутренняя документация и пользовательская документация Секция экономической статистики Ану Пелтола, ЕЭК ООН

  • Обзор • Главная типы документации • Внутренняя документация • Пользовательская документация • Публикация метаданных • Сообщать о проблемах качества • Оценивать и объяснять изменения • Четкое представление

  • Основные типы документации • Метаданные для пользователей • Различные информационные потребности • Документы, необходимые для производства • Результат сами данные • По крайней мере необработанные данные и данные с сезонной корректировкой, которые должны храниться в качестве винтажных данных • Подходит для анализа исправлений

  • Внутренняя документация Внутренняя документация включает следующее: • Пошаговые рабочие инструкции по выполнению сезонной корректировки • Внутренние qual отчеты о состоянии • Регулярно обновляемые списки национальных праздников • Списки для мониторинга и перечисления причин выбросов

  • Demetra + • Предоставляет значительный объем диагностики качества • Для ключевой серии вы можете сохранить результаты корректировки, по крайней мере, при повторной -идентификация модели • i.е. Сводная статистика панели результатов • Уделяйте больше времени документированию ключевых временных рядов

  • Некоторые международные руководящие принципы • Фундаментальные принципы официальной статистики (ЕЭК ООН, 1992) • Руководящие принципы моделирования статистических данных и метаданных ( ЕЭК ООН, 1995 г.) • Руководство ЕСС по сезонной корректировке

  • Проектная документация для пользователя Скважина • Из-за избытка информации • Предоставляйте только релевантную информацию • Направляйте пользователя на более подробную информацию (ссылка) • Делайте акцент на: 1.Понимание идеи сезонной корректировки 2. Знание того, как использовать данные 3. Информация для специалистов по воспроизведению результатов • Вы можете использовать шаблон метаданных Руководства ESS для определения содержания

  • 1. Общие пояснения Предложите метаданные для понимания статистики: «Сезонная корректировка - это процесс оценки и последующего удаления из временного ряда систематических и связанных с календарем влияний. Наблюдаемые данные необходимо скорректировать с учетом сезонных колебаний, поскольку сезонные эффекты могут скрывать как истинное базовое движение в ряду, так и некоторые несезонные характеристики, которые могут представлять интерес для аналитиков.”- Статистическое управление Австралии

  • 2. Как использовать данные? Например, объясните пользователям чтение индексов: • Название «индекс» происходит от латинского и означает указатель • Оно позволяет проводить сравнение во времени и пространстве. • Чашка кофе стоила 3 ​​швейцарских франка в 2011 году, тогда как в 2005 году она составляла 2,4 франка. • Здесь 2005 год является нашим базовым периодом. Индекс за 2005 год равен 100, а сопоставимый показатель за 2011 год - 125. Результат показывает рост цен на 25 процентов.

  • 3. Метаданные для собственной сезонной корректировки • Метод сезонной корректировки (например, TRAMO / SEATS или X-12-ARIMA) • Программное обеспечение (например, Demetra +) • Применяются общие правила принятия решений • Опишите качество исходных данных • Средство для обнаружения и исправления выбросов • Варианты корректировки календаря и национальных праздников • Набор основных диагностических средств качества • Сроки и причины пересмотра • Контактная информация для экспертов

  • Практика распространения метаданных - OECD ”Все статистические агентства должны: • Компилировать метаданные, необходимые для того, чтобы пользователи понимали сильные и слабые стороны описываемой статистики; и • поддерживать свои метаданные в актуальном состоянии, включая последние изменения в определениях, классификациях, методологии и т. д.«

  • Метаданные для сопровождения каждого выпуска • Обеспечьте легкий доступ к метаданным • Направляйте читателя к более подробной информации со ссылкой на выпуски, таблицы и графики + добавляйте к печатным публикациям • Составляйте отчет о качестве для индикатор • Вы можете предложить архив исторических изменений • Метаданные на родном и некоторых других языках, например, на английском

  • Метаданные для сопровождения каждой версии - пример для Великобритании • Извлечены из конца пресс-релиза: http: / / www.ons.gov.uk/ons/dcp171778_241735.pdf

  • Что говорить о качестве данных • Как правило, метаданные для статистического показателя: • описывают качество исходных данных (длину и пригодность для корректировки) • Сообщите о любых перерывах в серии • Объясните измеряемые определения • Ограничения использования • Методы компиляции и система взвешивания • Обработка изменений • Отклонения от международных стандартов • Предоставьте как минимум минимальный объем информации для оценки надежности

  • Выбросы, требующие объяснения • Выбросы остаются видимыми в скорректированных данных • Они содержат информацию о событиях • Понимание причин выбросов помогает интерпретировать данные • Информирует пользователя о критериях для определения выбросов • Вы можете опубликовать список событий, которые вызвали выбросы • Объясните трудности с выбросами в конце ряда - продолжительность и тип не известны до новых наблюдений накапливать • Постоянное изменение уровня или только один пик?

  • Почему пересматривается сезонная корректировка? Предложите пользователям объяснение, например: «Есть две причины, по которым мы пересматриваем сезонные факторы: Мы пересматриваем факторы, когда мы пересматриваем нескорректированные данные, чтобы добиться лучшего соответствия пересмотренным данным.»И«… когда будут доступны будущие данные, мы используем их для получения улучшенных оценок сезонных факторов для самых последних лет ряда. Эти пересмотренные факторы приводят к более качественным пересмотренным сезонным корректировкам ». - Бюро экономического анализа США

  • Оценка исправлений перед публикацией • Demetra + включает в себя тест истории изменений • Используйте его для оценки вероятного размера исправлений • Просмотрите исправления к изменениям (предыдущий / соответствующий месяц)

  • Рекомендуемые метаданные для индексов - OECD • Точные определения основных понятий • Методы расчета индексов - Ласпейрес, Пааше, Фишер • Стратегия построения индексов - фиксированная базовая или цепная индекс • Используемая система взвешивания, методы пересмотра • Практика агрегирования • Пересмотр -основные практики - процедуры для увязки • Обработка изменений

  • Четкое представление • Сходным, но разным сериям следует давать разные названия • Точное название классификации, используемой в статистике, четко указано • Когда сфера деятельности является лишь частично покрытый, он должен быть четко обозначен, например, звездочкой или сноской Примечание • Дополнение: данные, исправленные после выпуска, могут быть четко обозначены звездочкой

  • .

    Внутренняя документация ▷ Испанский перевод

    La documentación interna

    Следовательно, необходимо сохранять адресные этикетки / идентификационные номера поддонов для внутренней документации . Es por lo tanto esencial conservar las etiquetas / números de Identificación de los Palets para la documentación interna .В декабре 2002 года процедура «Голубых карточек» была изменена: бюрократия, связанная с подготовкой внутренней документации полиции , была ограничена. En diciembre de 2002 se modificó el procedure de las "Tarjetas Azules": se redujeron los trámites burocráticos necesarios para preparar la documentación interna de la policía.

    Documentos internos

    Наши отношения начались с перевода их веб-сайтов и продолжаются сегодня переводом различной внутренней документации . Tradujimos su página web y nos encargamos de la traducción de sus documentos internos .В подтверждение этого заявления "КОК" составляет соответствующие контракты по проектам и другую внутреннюю документацию , такую ​​как пересмотр разрешений на расходы. En apoyo de esa declaración, la KOC Presenta los Contratos pertinentes de los proyectos y otros documentos internos tales como revisiones de autorizaciones de gastos.

    Documentación interna

    Значения истинной мощности записываются с помощью рамановского сбора данных и могут быть извлечены позже, что важно для внутренней документации
    и точной воспроизводимости в условиях измерения. Truepower registra los valores junto con la adquisición de datos raman y pueden ser rescatados con posterioridad- importante para toda documentación interna y воспроизводится с точностью до las condiciones de la medición.Или, по крайней мере, для тех, кому нужно улучшить внутреннюю документацию , менеджмент и поделиться ею с персоналом. O, al menos, para todas aquellas que necesitan mejorar la gestión de su documentación interna y comparela con sus trabajadores.

    Другие примеры предложений

    ассигнования в размере 138 200 долл. США предназначены для размножения внутренней документации . la suma de 138.200 dólares sufragará los gastos de repliccción de documentación interna . Один вопрос остается открытым в отношении внутренней документации , объясняющей, как компания пришла к решению, что

    Ситуация с безопасностью в декабре 2004 года находилась под достаточным контролем.

    Queda pendiente una cuestiónpecto a la documentación interna , en donde se explica la forma en que la empresa llegó

    a la definitionación de que la situación de seguridad en diciembre de 2004 createda suficientemente controlada.

    .

    Об авторе

    alexxlab administrator

    Оставить ответ