Внутреннюю докладную записку подписывает – Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

Внутреннюю докладную записку подписывает – Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

Содержание

1.2. Докладная записка

Докладная
записка

документ, адресованный руководителю
данной или вышестоящей организации,
содержащий обстоятельное изложение
какого-либо вопроса с выводами и
предложениями составителя.

Обычно
докладной запиской информируют
руководство об имевших место событиях,
фактах, явлениях, сложившейся ситуации,
как правило, требующих принятия решения.
Докладная
записка может быть внешней или внутренней
.
Внешняя
докладная записка
представляется
руководителю вышестоящей организации,
внутренняя
— руководителю
подразделения или организации. Внутренние
докладные
записки
создаются по инициативе работника или
по заданию его непосредственного
руководителя и преследуют цель повышения
эффективности деятельности организации.

Внешние
докладные записки

составляются
на общем бланке организации, внутренние
— на стандартном листе бумаги. Обязательными
реквизитами
докладной записки

являются: наименование opганизации
(для внутренней — наименование
структурного подразделения), наименование
вида документа, дата и номер, место
составления (для внешней докладной
записки), заголовок к тексту, подпись.

Текст
докладной записки

состоит из двух или трех смысловых
частей.
В первой части излагаются факты и
события, причины, послужившие поводом
для ее написания. Во второй части —
анализ сложившейся ситуации, возможные
варианты развития событий или
выхода
из сложившейся ситуации, в третьей части
— выводы и предложения о конкретных
действиях, которые, по мнению
составителя,
необходимо предпринять
руководителю в связи с изложенными
фактами. Вторая, аналитическая часть,
может отсутствовать, в этом случае
текст докладной записки состоит только
из вводной и заключительной частей.

Внутренняя
докладная записка подписывается

составителем,
если
она представляется руководителю
подразделения, и руководителем
подразделения, если она представляется
руководителю организации. Внешняя
докладная записка подписывается

руководителем
организации.

Датой
докладной записки

является дата ее составления и подписания.
Образец докладной записки:

ОТДЕЛ
НОВЫХ
ПРОЕКТОВ
Генеральному
директору

ДОКЛАДНАЯ
ЗАПИСКА
агентства

10.03.97
N

Петрову
И.Л.

Об
увеличении
штатной

численности
отдела

В
настоящее
время
для
успешной
работы
нашего
агентства
необходимо
увеличение
базы
данных
потенциальных
клиентов.
Одним
из
наиболее
реальных
путей
ее
расширения
является
постоянный
анализ
средств
массовой
информации,
в
частности
прессы
(информация
о
наиболее
крупных
клиентах
агентства
была
получена
из
аналитического
журнала
«Эксперт»).

В
связи
с
тем,
что
отдел
в
его
теперешнем
составе
(5 сотрудников)
не
имеет
возможности
организовать
подробное
изучение
аналитических
изданий,
считаю
целесообразным
ввести
в
штат
отдела
2 должности
менеджеров
для
изучения
и
анализа
прессы
с
целью
выявления
потенциальных
клиентов,
а
также
подготовки
оперативной
информации
о
положении
на
рынке
СМИ
в
форме
еженедельных
отчетов.
Сотрудников
на
эти
должности
предлагаю
подобрать
из
числа
студентов
4-5 курсов
факультета
журналистики
МГУ
или
Школы
рекламы.

Руководитель
отдела
Подпись
И.А.
Чернышева

Предложение
— документ, представляющий собой
разновидность докладной записки,
содержащей перечень конкретных
предложений по определенному вопросу.
Составляются
предложения

аналогично до­кладным запискам, но,
как правило, по заданию руководства.
Текст
предложения

не содержит аналитической части, а
только вводную (обоснование) и
заключительную (перечень предложений).

studfile.net

как правильно оформить по ГОСТ Р 7.0.97-2016

Докладную записку могут подавать руководители чтобы сообщить о нарушениях работников: опозданиях, нарушениях режима труда и отдыха, не выполнении должностных обязанностей и других или вносить предложения, направленные на  улучшение деятельности организации.

Докладная записка, что это за документ? Как правильно написать?

Докладная записка, что это за документ?

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.

Как правильно написать докладную записку?

Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа.

В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладные записки по основной деятельности организации хранятся 5 лет.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

  • инициативные;
  • информационные;
  • отчётные.

Оформление докладной записка

Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке и должны быть подписаны руководителем  организации. Внутренние докладные записки оформляются на обычном листе бумаги.

Докладная записка – образец

Докладная записка, состоит из реквизитов, которые оформляем в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с 01 июля 2018 года оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Докладная записка имеет такой реквизит, как дата, которая оформляется в верхнем левом углу цифровым способом  05.10.2018 или словесно-цифровым  5 октября 2017г.

Реквизит. Адресат. При адресовании документа  должностному лицу инициалы указываем перед фамилией, а с 01 июля 2018 года  после фамилии. Должность лица, которому адресован документ указываем в дательном падеже.

Реквизит. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида  документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк. Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится.

Реквизит. Тест документа. Текст документа печатают, отступив  2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.

Реквизит. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.

Докладная записка – образец ГОСТ 2003

Докладная записка – образец ГОСТ  Р 7.0.97-2016 с 01 июля 2018 года

Источник: Блог Ольга Софронова

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

МРОТ с 01 января 2018 года

Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Трудовая книжка: как правильно оформлять записи

Профессиональный стандарт «Инструктор-проводник в сфере туризма» утвержден

organizatsiyatruda.ru

Докладная записка 2019: образец и пример написания

Докладная записка — это документально зафиксированная информация о том, что сотрудник не выполнил или выполнил не так, как нужно, свои должностные обязанности. Также в записке обычно предлагаются меры, которые необходимо применить руководству по отношению к нерадивому работнику.

Итак, вы руководитель среднего звена на опять-таки среднем производственном предприятии — скажем, начальник цеха. В вашем подчинении 40 работников цеха. В меру профессиональных, но каждый со своими бедами, проблемами и интересами. Когда и в каких случаях вам нужно писать на них докладные записки? Сейчас разберемся!

Как пишется докладная записка на сотрудника: образец

Докладная записка: образец (незаполненный) выглядит так:

Как написать докладную о нарушении трудовой дисциплины

Как известно, каждый, кто устраивается на работу, читает и подписывает должностную инструкцию. Если в процессе работы он не выполняет указанные в инструкции функции либо выполняет их не так, как надо, то это повод наказать его. Это может быть все что угодно: регулярные опоздания, прогул, неправильно оформленные документы…

Любые действия, которые влекут за собой убытки, — наказуемы. Вы, как непосредственный руководитель, можете решить эти проблемы путем предупреждений или бесед. Но если разговоры не действуют, то сотрудника нужно наказывать. Главное, делать это по закону.

Как утверждают многие, докладная записка о нарушении трудовой дисциплины может служить лучшим средством для борьбы с опозданиями.

Но как? Ведь все решения о дисциплинарных взысканиях в компании принимает только ее высшее руководство. Именно для того, чтобы уведомить начальство о проступке сотрудника, и пишется докладная записка, адресованная, допустим, генеральному директору фирмы.

Кстати, докладную может написать не только вышестоящее лицо, но и любой сотрудник. Однако внутренние документы ряда фирм предусматривают строгий порядок подачи жалоб. Согласно ему, рядовой сотрудник обязан не писать докладную, а пожаловаться непосредственному начальству.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Как пишется докладная? Специального формата этого документа в российском Трудовом кодексе нет. Однако в каждой организации могут быть внутренние документы, среди которых имеются и утвержденные шаблоны докладных. Писать ее можно и на компьютере, и от руки. Общие же правила составления официальных документов диктуют следующую форму написания. Докладная на сотрудника, вернее, ее схема, выглядит так.

  1. Правый верхний угол: кому адресовано письмо (должность и Ф.И.О.).
  2. Ниже: от кого (должность и Ф.И.О.).
  3. Ниже по центру (с соблюдением отступа): название — докладная записка.
  4. Далее — основной текст послания. Здесь заявитель перечисляет перечень тех обязанностей сотрудника (со ссылкой на внутренние документы, к примеру правила внутреннего распорядка или должностную), которые он не выполнил.
  5. Далее указывается, к чему привели действия сотрудника, какие последствия повлекли за собой его проступки.
  6. Завершается основной текст записки предложением о дисциплинарных мерах, которые, по мнению непосредственного руководителя, необходимо применить к проштрафившемуся сотруднику, чтобы ситуацию исправить.
  7. Внизу слева ставится дата написания документа.
  8. Внизу справа — подпись.

При необходимости к докладной можно приложить некие доказательства вины работника, скажем фотографию рабочего стола, если он целый день не работает, а сидит в интернете. Ссылки на такие приложения делаются в основном тексте записки.

Докладная: пример написания

Например, ваш сотрудник неправильно оформил накладную на товар. В результате этого машину с продукцией, которая проехала какое-то количество километров и спалила какое-то количество бензина, представители заказчика отказались разгружать. Исправленную версию заказчик отказался принимать в электронном виде, требуя оригинал. Вам пришлось срочно переоформлять документы и отправлять курьера на легковой машине на склад заказчика.

Докладная записка: пример


Директору ООО «Веселушка» Иванову С.П.

от начальника производственного цеха ООО «Веселушка» Петрова И.П.

докладная записка.

Довожу до Вашего сведения, что работник производственного цеха Сидоров Л.Е. неправильно оформил накладную на поставку товара (5 тонн) для компании «Потребитель нашей продукции». В результате неправильного оформления накладной заказчик отказался выгружать товар. Чтобы исправить ситуацию, пришлось задействовать автомобиль «Жигули» для передачи исправленной накладной заказчику.

Последствиями такого халатного отношения сотрудника, выписывавшего накладную, стали простой автомобиля на складе; использование легкового автомобиля; повышенный расход ГСМ; испорченная репутация поставщика.

За халатное отношение к работе прошу объявить Сидорову Л.Е. выговор.

Дата

Подпись


Все, докладная готова! Что дальше? Если во внутренних документах фирмы есть указание на порядок согласования подобных документов, например их должны сначала рассмотреть и поставить резолюцию, допустим, директор по производству или служба безопасности, значит, вы, следуя указанной нормативом навигации, передаете документ в соответствующие подразделения.

Докладная записка (образец по ГОСТУ) при плохом поведении

Если указания на порядок согласования нет, то идете с этой бумагой в приемную и отдаете секретарю, при этом он отмечает документ в списке входящих и присваивает ему номер.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец)

И что делать дальше? Ничего! Только ждать последствий (а они обязательно будут, ведь на официальную бумагу, которой является докладная записка, обязательно должен быть официальный же ответ). Дисциплинарные меры воздействия обозначаются в приказе по организации. Но бывает и так, что изложенные факты потребуется проверить. Тогда приказ содержит информацию о мероприятиях, которые необходимы, чтобы подтвердить или опровергнуть указанные вами факты.

Докладная: образец о хамстве коллеге или клиенту

Похожие статьи

comments powered by HyperComments

how2get.ru

Докладные и служебные записки

Новая страница 1


Докладные и служебные записки – это, как правило,
внутренние документы организации
,
видимо, поэтому очень часто этим документам не уделяют должного внимания, не
придают особого значения их оформлению. Во многих организациях вообще не делают
различий между этими документами или используют во всех случаях только служебные
записки, независимо от того, к кому, по какому поводу и с какой информацией
обращаются. Однако различия между этими документами существуют. Рассмотрим их.


Докладная записка – документ, адресованный
руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями
составителя.


Служебная записка – записка о выполнении
какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.


Из определений следует, что докладная записка –
документ, составляемый в структурном подразделении и представляемый руководителю
вышестоящего уровня, это может быть руководитель подразделения, заместитель
руководителя организации или руководитель организации. Служебная записка –
документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником
или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для
решения вопросов, входящих в его компетенцию.


Служебные записки составляются по всем тем
вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не
требует обращения к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки – это
своего рода переписка между структурными подразделениями.
Опыт показывает,
что в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие
документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях
и используются служебные записки.


Конечно, служебная записка не должна заменять докладную записку, хотя бы
по той причине, что докладная записка – это документ, направляемый вышестоящему
должностному лицу. Таким образом, можно сказать, что с помощью докладных
записок реализуются вертикальные информационные взаимосвязи организации, а с
помощью служебных записок – горизонтальные
.


Докладные и служебные записки создаются по
инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.


С точки зрения оформления у этих документов много
общего. Они имеют одинаковый состав реквизитов: наименование подразделения –
автора документа, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ
ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст,
подпись, в необходимых случаях – визы. Поскольку речь идет о внутренних
документах, место составления может не указываться. При оформлении реквизитов
следует придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению
организационно-распорядительных документов.


Текст докладной записки состоит из двух или трех
смысловых частей:
в первой части
излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во
второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в
третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора
документа, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может
отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или
предложения составителя. Докладные записки, составляемые работниками
подразделения, представляются руководителю подразделения, составляемые и
подписываемые руководителями подразделений, представляются руководителю
организации (заместителю руководителя).

Датой
докладной записки является дата ее составления и подписания.


Текст служебной записки
,
как правило, состоит из двух частей – обоснования причин ее составления и
заключительной части – предложения, просьбы и т.п.


Служебная записка подписывается непосредственно
составителем или руководителем подразделения. Датой объяснительной записки
является дата ее составления и подписания.

Янковая В.Ф.

www.profiz.ru

Докладная или служебная? | Статьи

В отечественном делопроизводстве в процессе реализации управленческих действий и задач составляются записки: докладные и служебные. У работников службы документационного обеспечения управления (ДОУ) по поводу их составления, оформления и обработки возникает ряд вопросов: в чем различие между служебной и докладной запиской, как правильно их оформлять, нужно ли их регистрировать? На эти и другие вопросы мы постараемся дать ответы в данной статье.

Если вами уже предпринимались попытки найти в специальной литературе ответы на эти вопросы, то эти ответы, скорее всего, выглядят туманно и не конкретно. Это вина не авторов, а ситуация, которая сложилась вокруг этих видов документов. Ответ на любой вопрос, связанный с составлением, оформлением, обработкой документов, надо всегда искать в нормативной базе.

   В настоящее время мы можем обратиться к четырем нормативно-методическим документам:

  1. Государственной системе документационного обеспечения управления Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) (далее – ГСДОУ).
  2. Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477) (далее – Правила).
  3. Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)  (далее – Рекомендации).
  4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ  Р 6.30-2003).

   В Правилах о записках ничего не сказано, в ГСДОУ и Рекомендациях о них лишь упоминается*. В преамбуле ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающей состав организационно-распорядительных документов (ОРД), они попали в разряд «и др.».

В ГСДОУ в п. 2.1.10. сказано, что  докладные записки подписываются как документы информационного характера: «Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных его должностной инструкцией».   В Рекомендациях в п. 3.3.5.6. упомянуты разновидности записок: аналитическая, докладная, служебная, объяснительная. Руководству федеральных органов исполнительной власти рекомендовано самим определять виды записок, создаваемых в федеральном органе и «используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками».

   На вопросы, в чем заключается различие между служебной и докладной запиской и в каких случаях составляется та или иная записка, можно ответить, отталкиваясь от определений самих понятий «докладная записка» и «служебная записка».

Отличие докладной записки от служебной

   Автор статьи нашел три определения, данные докладной записке. Первое определение приведено в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), изданной в 1974 г.: Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами или предложениями составителя. В Кратком словаре видов и разновидностей документов установлено, что докладная записка – сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

    В учебнике «Делопроизводство», допущенным Министерством образования РФ в качестве учебника для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления», дано следующее определение: докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она составляется с целью довести до сведения руководства обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями автора докладной записки.

Определений служебной записки не существует. Более того, как вид документа в отечественном делопроизводстве она впервые упоминается в п. 3.3.5.6. Рекомендаций. Сложилась удивительная ситуация: официально вид документа не существует, а на практике им активно пользуются. Причем в организации могут составлять только докладные или только служебные записки — или и служебные, и докладные. Во всех случаях различий между ними не видят. А различие служебной и докладной записки заключается в следующем:

Докладная записка – это письменное обращение подчиненного к вышестоящему должностному лицу. Служебная записка – это письменное сообщение должностных лиц одного уровня.

 В первой половине 1980-х гг. при разработке второй редакции ЕГСД, названной Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ), была сделана попытка ввести служебную записку в систему организационно-распорядительной документации. Она оказалась безрезультатной. Разработчикам ЕГСДОУ было велено в разделе «Документирование управленческой деятельности» написать: переписка между структурными подразделениями запрещена. Руководители структурных подразделений должны договариваться между собой устно или по телефону. Таким образом, служебная записка не была введена в состав организационно-распорядительных документов, хотя на практике она использовалась достаточно широко. В настоящее время руководству федеральных органов исполнительной власти предписано осуществлять информационный обмен между структурными подразделениями. То есть служебной записке возвращен статус официального документа.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются на следующие виды:

  • Инициативные (составляют с целью побудить адресата принять определенное решение).
  •  Информационные (составляют с целью информировать руководство о деталях, методах, результатах выполнения поручений).
  •  Отчетные (содержат информацию о выполненной работе).

   В Рекомендациях выделен еще один вид записок – аналитические. В данной статье они не рассматриваются.

В качестве разновидности докладной записки можно рассматривать Представление. Представление используют при документировании трудовых отношений. Составляет данную разновидность докладной записки руководитель структурного подразделения в адрес руководства организации в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации. Текст представления состоит из двух частей. В первой дается характеристика работника, с указанием фактов его биографии и общей характеристики трудовой деятельности. Во второй излагается мотив создания документа и предлагаемые решения.

Служебные записки могут быть инициативными и информационными.

Текст инициативной записки состоит всегда из двух частей: вводной и заключительной.

Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин (возможно, их анализ), побудивших автора написать докладную записку. В заключительной – предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора докладной записки по изложенным фактам.

Информационные и отчетные записки могут состоять только из вводной части, хотя не исключается вариант, когда их текст состоит из двух частей.

Теоретически, в зависимости от адресата, докладные записки делят на внутренние и внешние (служебные записки по своей сути могут быть только внутренними).

  Внешними считаются те, которые направляют в вышестоящие организации.    Внутренние докладные записки направляются руководству организации.

   Вероятно, в теории документоведения и ДОУ следует отказаться от деления докладных записок на внутренние и внешние. Во-первых, потому, что при оформлении внешней докладной записки надо использовать общий бланк, указав на нем справочные данные организации-автора записки, т.е. смешав требования к оформлению общего бланка и бланка письма. Во-вторых, потому, что на практике внешние докладные записки давно не составляют, поскольку в вышестоящие инстанции подчиненные организации направляют письма лишь в случае, если они хотят что-то предложить или о чем-то попросить и т.д.  

Оформление записок

Записки как документы, вошедшие в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), составляются и оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Это не письма, поэтому их надо оформлять на общем бланке организации.

   Докладные и служебные записки составляются на листе бумаги от руки или печатаются. Записки могут  составляться как по личной инициативе должностного лица, сотрудника организации, так и по указанию (письменному или устному) руководителя. 

При оформлении записок надо помнить, что обязательными реквизитами для них являются: наименование структурного подразделения, где работает автор записки, наименование вида документа, дата составления, регистрационный индекс,

заголовок, адресат, текст, подпись.

Этот перечень совпадает с реквизитами «докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки», перечисленными в п. 3.3.3.6. Рекомендаций.

     Так как докладные и служебные записки являются внутренними документами, на их бланке не указывают наименование организации, так как оно входит в реквизит «адресат», В реквизите «адресат» указывается должность лица, которому адресуется записка, его инициалы и фамилия. Например:

                                                                                Генеральному директору ОАО «СТРЕЛА»

                                                                               А.Т. Зорину

                                                                            

                                                                              Начальнику общего отдела ООО «Марс»

                                                                              Г.И. Орлову 

При оформлении реквизита «наименование вида документа», если подчиненный обращается к вышестоящему должностному лицу, указывают «докладная записка», а если руководитель структурного подразделения пишет другому руководителю структурного подразделения, то в бланке надо написать «служебная записка».

 При таком разграничении станет легче искать нужную записку, потому что в ор

www.sekretariat.ru

Рекомендации по написанию внутренней докладной записки: образец оформления

Что такое внутренняя докладная записка, знают все работодатели, но и у них бывают сложности при ее оформлении и вопросы, где взять образец.

Докладная записка и ее функции

Для чего составляется докладная записка

На практике при осуществлении трудовой деятельности могут быть разные обстоятельства. Бывает и такое, что приходится писать докладную записку, так как необходимо доложить руководству о тех или иных обстоятельствах, сложившихся на работе.

В докладной записке необходимо отразить четкую формулировку обозначенной проблемы, а также лаконично описать, что привело к этому и что может получиться в дальнейшем. Автору необходимо описать свои предложения для решения возникшей задачи.

Итак, докладная записка, написанная внутри предприятия или организации — это документ с отраженной в нем информацией о непосредственной связи с неприятными ситуациями, которые произошли на этом предприятии.

Подготавливается записка на листе 11 формата, на формализованном бланке, если он существует. А также необходимо принять во внимание, что следует указать четко адрес, куда направляется данная записка.

В документе следует правильно написать должность лица, уполномоченного на решение вопроса, изложенного в нем. Такие полномочия подтверждаются функциональными обязанностями руководителя.

При всем прочем следует принять во внимание, что данная бумага обладает юридической силой и поэтому лицо, написавшее ее, несет определенную ответственность.

Итак, назначение докладной записки — это обращение к начальству с какой-либо проблемой, чтобы руководитель сумел правильно оценить произошедшее.

Основные функции документа:

  • регулирование задачи производственного или административного характера;
  • предложение по решению возникшего вопроса;
  • информирование руководства о сложившихся обстоятельствах, в том числе изложение своего мнения по данному поводу;
  • доведение до руководства отчетной информации.

В докладной можно написать обо всем случившемся, что влияет на производственный процесс.

Что может послужить причиной подготовки документа

Чего добивается автор докладной записки

На практике при выполнении производственных задач встречаются различные нюансы, которые становятся впоследствии причиной принятия такого решения.

К таковым могут быть отнесены:

  1. Записка пишется в целях, чтобы администрация предприятия могла вынести некое решение по результату произошедшего действия. Достаточно указать два фактора о том, что произошло. То есть, сотрудник, написавший записку, ждет положительного решения вопроса.
  2. Если имеет смысл сообщить руководству о каких-либо действиях а также бездействиях, которые отрицательно сказываются на технологическом процессе. Данные записки можно назвать аналитическими.
  3. Если необходимо представить отчет о том, как выполнена работа и за какое время она была полностью сделана. Сюда же можно лаконично написать об эффективности пройденных исследований, в том числе выполнении распорядительных документов либо указаний от непосредственного руководящего состава. Но такого рода документ может составляться руководителями служб, участков или ИТР.

Рядовые работники тоже обладают правом написания докладных записок.

Имеется ли отличие от внешней докладной

Докладная записка, написанная работниками внутри объекта предприятия, отличается от той, что направляется в сторонние организации, а именно:

  1. Докладная записка, которая предназначена для информирования своего руководителя, представляет бумагу, которая направляется от одного руководителя к другому, вышестоящему, и делается это в единой организационной структуре. Стоит отметить, что в этом случае можно использовать для этих целей разработанный на объекте бланк, а также простые листы бумаги.
  2. После того как подготовлен документ, его необходимо подписать, а после направить адресату. Не стоит забывать, что следует указывать свою фамилию, подпись и дату составления.
  3. Внутренняя докладная записка, как правило, остается на данном предприятии и далее не выходит. Если же записка написана для иных структур, то тогда ее следует направить по почте в адрес.
  4. Но основное отличие такого документа в следующем: составление бумаги в иные организации производится на соответствующем бланке. Необходимо обозначить на бланке реквизиты организационной структуры и поставить печать.
  5. На записке во внешние организации обязательно ставиться подпись руководителя или директора предприятия.

Правила составления

Неправильно считать, что докладная, написанная внутри предприятия, не должна быть оформлена грамотно, она тоже обладает юридической силой. В связи с этим стоит внимательно подойти к оформлению.

Все сведения, изложенные в ней, должны относиться к специфике производственной деятельности. Информация должна соответствовать поставленному вопросу, излагаться кратко и лаконично. При этом не нужно писать лишнее, так как содержание будет сложно восприниматься и суть из проблемы сложно будет увидеть.

Специалистами рекомендуется при изложении внутренней докладной использовать некоторые рекомендации по составлению:

  1. Необходимо применять информационный стиль при изложении сведений. Не нужно описывать какие-либо чувства, а также на эмоциях объяснять, что произошло.
  2. Все факты, которые излагаются, должны быть написаны по существу, а некоторые детали необходимо описывать довольно подробно.
  3. К составлению документа должны быть применены определенные рекомендации. При обнаружении в бумаге какой-либо недостоверной информации или ошибок такой документ к рассмотрению руководством принят не будет.
  4. Необходимо помнить, что грамотное изложение основных деталей и определяет изюминку информации документа, а также представляет некоторую ценность для руководителя.

Структура документа:

  • необходимо подробно описать все факты, которые повлияли на события, такая часть называется констатирующей;
  • описать, какие последствия возможны исходя из сложившейся ситуации, то есть аналитическая часть;
  • предложить, какие советы или рекомендации могут последовать от написавшего докладную;
  • перед тем как передать записку руководителю рекомендуется ее предварительно проверить.

Алгоритм составления

Сам текст записки состоит из следующих разделов:

  1. Состояние самой излагаемой проблемы, явившейся поводом для составления документа. А также следует указать на результат проведенного анализа обнаруженной проблемы.
  2. В основной части документа следует указать некоторые выводы и предложения по решению проблемы.
  3. Завершить докладную следует выводом.

А также в бумаге указываются следующие данные:

  • дата составления;
  • подпись подготовившего записку лица;
  • наименование адреса;
  • инициалы и фамилия руководителя объекта;
  • наименование документа или заголовок, касающийся текста;
  • в тексте описываются факты, а также цифры и иные обозначения;
  • человек, подготовивший документ, обязательно должен поставить подпись.

При обнаружении несоответствий или ошибок в подготовленном документе его могут признать недействительным, и вероятность этого события увеличивается. Если же, напротив, все написано грамотно, то можно рассчитывать на положительное решение руководства по рассмотрению документа.

Образец докладной

Чтобы понять, как правильно написать документ, особенно неопытному сотруднику, можно принять во внимание как пишется образец записки. К примеру, при нарушении трудового регламента, при обнаружении факта опоздания или невыхода на работу предлагается оформить бумагу следующим образом.

В верхнем углу, справа следует указать адрес, а также отправителя. К примеру: «Директору ОАО ПМК Коновалову Н.Л. от организатора продаж Меньшикова Г.Д.»

После следует написать наименование документа, по центру пишется «Докладная», а после немного ниже, а также слева стоит обозначить дату, когда составлен документ.

В основной части следует описать проблему. К примеру: «Я, организатор продаж Меньшиков Г.Д., довожу до вас, что экономист по договорной работе Кочеткова Д.Т. не вышла на рабочее место 24.01.2015, то есть отсутствовала с 08.30 до 17.30. Данное нарушение считается прогулом на основании трудового законодательства. Причем от работницы не поступило никаких объяснений, и она отказалась писать объяснительную. Считаю уместным применение дисциплинарного наказания, а именно — увольнение с предприятия».

В конце докладной необходимо написать полностью должность, а также фамилию и инициалы, поставить подпись и число (подпись без даты недействительна).

В чем разница между докладными и служебными записками, смотрите в этом видео:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

naimtruda.com

49) Требования к составлению и оформлению объяснительных, служебных и докладных записок.

  1. Докладная
    записка

    – документ, адресованный руководителю
    данного или вышестоящего учреждения
    и содержащий обстоятельное изложение
    какого-либо вопроса с выводами и
    предложениями составителя.

Докладная
записка может быть составлена как по
личной инициативе должностного лица,
сотрудника организации, так и по указанию
(письменному или устному) руководителя.

По
содержанию докладные записки подразделяются
на:

Инициативные
докладные записки составляются с целью
побудить адресата принять определенное
решение.

Информационные
– с целью проинформировать руководство
о деталях, методах, результатах выполнения
их поручений.

Отчетные
докладные записки содержат информацию
о выполненной работе.

В
зависимости от адресата докладные
записки делятся на внутренние
и внешние.

Внутренние
докладные записки направляются
руководству организации. Авторами
внутренних докладных записок являются
работники организации. Докладные записки
составляются на листе бумаги от руки
или печатаются.

Правила
их оформления (расположение и оформление
реквизитов) должны соответствовать
требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

В
записке указывается:


наименование структурного подразделения,
где работает автор докладной записки


наименование вида документа


дата составления


регистрационный индекс (если докладные
записки регистрируются как внутренние
документы)


заголовок


адресат


текст


подпись

Внутреннюю
докладную записку подписывает ее автор.

Внешние
докладные записки направляются в
вышестоящие организации.

Они
оформляются на общем бланке организации,
подписываются ее руководителем. Помимо
реквизитов общего бланка на внешних
докладных записках указывают реквизиты:
адресат, исполнитель.

Текст
докладной записки может включать две
части: вводную
и заключительную.

Вводная
часть

содержит изложение конкретных фактов,
событий, причин, побудившие автора
написать докладную записку.

В
заключительной
– предложения, рекомендации, выводы,
просьбы автора докладной записки, по
изложенным фактам.

Текст
инициативной записки всегда состоит
из двух частей: вводной и заключительной.
Информационные и отчетные записки могут
состоять как только из одной вводной
части, так и из двух.

Докладные
записки могут иметь приложения. В таких
случаях необходимо оформить реквизит
«приложение». В зависимости от содержания
на них проставляются визы.

Руководитель,
которому адресована докладная записка,
проставляет на ней резолюцию, в
соответствии с которой будут осуществлены
управленческие действия: подготовлены
проекты документов, проведены мероприятия
и т.д.

  1. Объяснительная
    записка

    – документ, составляемый для пояснения
    или конкретизации отдельных положений
    выполненной работы (проекта, отчета,
    разработки). Как правило, они не содержат
    в отличие от докладной записки выводов
    и предложений. Кроме того, объяснительные
    записки составляются для объяснения
    служебных и личных обстоятельств,
    связанных с нарушением принятых
    обязательств, объяснения причин
    невыполнения условий работы, трудовой
    и технологической дисциплины внутри
    учреждения. В последнем случае они
    могут служить как оправдательный
    документ или как средство принятия к
    работнику определенных административных
    санкций.

Объяснительная
записка
оформляется
на общем бланке или чистом листе бумаги
формата А4 по ГОСТ Р 6.30-2003 и содержит
следующие реквизиты:

  • наименование
    организации автора документа

  • наименование
    вида документа

  • дата

  • индекс
    (номер)

  • место
    составления или издания

  • адресат

  • заголовок
    к тексту

  • текст

  • подпись

  • виза

Датой
объяснительной записки является дата
ее составления.

Текст
объяснительной записки должен содержать
описание фактов, послуживших поводом
к ее написанию, и аргументы, объясняющие
происшествие, смягчающие проступок
служащего или подтверждающие какие-то
факты.

При
оформлении подписи указывается должность,
личная подпись, инициалы и фамилия.

studfile.net

Об авторе

admin administrator

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о