Выдача денежных средств в подотчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа

Выдача денежных средств в подотчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа

Содержание

Выдать под отчет | СБИС Помощь

Выдать под отчет

В СБИС подотчетные средства можно выдать только сотруднику, который добавлен в систему.

Если вы индивидуальный предприниматель — ваша карточка автоматически создается в СБИС в разделе «Сотрудники» после регистрации. Поэтому вы можете указать себя в качестве подотчетного лица при оформлении документов.

Деньги подотчетному лицу можно выдать наличными из кассы или перевести с расчетного счета организации на банковскую карту. Если в системе уже создан авасновый отчет, оформите выдачу средств из него: получатель и сумма платежа определятся автоматически.

Выдать наличными

Перевести на банковскую карту

Посмотреть проводки

Подотчетные суммы в СБИС можно выдать одному или сразу нескольким сотрудникам. Для этого оформите:

  • «Выдачу подотчетных сумм» — если требуется выдать деньги одному сотруднику;
  • «Выдачу подотчетных сумм по ведомости» — если требуется выдать деньги нескольким сотрудникам.
Выдать деньги под отчет одному сотруднику
  1. В разделе «Деньги/Касса» нажмите Расход и выберите «Выплаты сотрудникам/Выдача подотчетных сумм».
  2. Укажите кассу организации.
  3. В поле «Кому» выберите сотрудника, которому выдаете денежные средства.
  4. Введите сумму выплаты.
  5. Сохраните и распечатайте документы для заполнения. Для этого кликните , выберите документы и нажмите «Распечатать».
  6. Кроме расходного ордера в СБИС можно распечатать заявление на выдачу под отчет.

  7. Нажмите Провести. СБИС сформирует проводки по операции.
Выдать деньги под отчет нескольким сотрудникам
  1. В разделе «Деньги/Касса» нажмите Расход и выберите «Выплаты сотрудникам/Выдача подотчетных сумм по ведомости».
  2. Укажите кассу организации.
  3. В поле «Кому» выберите кассира, который будет выдавать денежные средства.
  4. Добавьте сотрудников кнопкой и введите подотчетные суммы. Общая сумма рассчитается автоматически.
  5. Также вы можете добавить сотрудников кнопкой «заполнить» — СБИС автоматически подберет сотрудников, у которых есть перерасход по авансовым отчетам. Он отражается по Кт 71 счета.

  6. Нажмите Провести. СБИС сформирует проводки по операции.

После использования подотчетных средств оформите в СБИС авансовый отчет.

Оформить из авансового отчета

Вы можете оформить выдачу денег под отчет из авансового отчета. Например, если сотрудник потратил собственные средства и оформил отчет в СБИС.

  1. Откройте авансовый отчет, по которому формируете выплату.
  2. Нажмите и выберите:
    • «Расходный кассовый ордер/Выплаты сотрудникам/Выдача подотчетных сумм», чтобы оформить выдачу наличных одному сотруднику;
    • «Расходный кассовый ордер/Выплаты сотрудникам/Выдача подотчетных сумм по ведомости», чтобы оформить выдачу наличных нескольким сотрудникам.
  3. СБИС заполнит документ данными из авансового отчета.

  4. Проведите платеж.

Подотчетные суммы в СБИС можно перечислить на банковскую карту одному или нескольким сотрудникам. В зависимости от того, как требуется выполнить перевод денег, оформите:

  • «Выдачу подотчетных сумм» — если будете переводить на лицевой счет сотрудника;
  • «Выдачу подотчетных сумм на карту сотрудника» — если переводите сотруднику на карту банка;
  • «Выдачу подотчетных сумм по ведомости» — если перечисляете деньги нескольким сотрудникам.
Перевести деньги под отчет сотруднику на лицевой счет
  1. В разделе «Деньги/Банк» нажмите Расход и выберите «Выплаты сотрудникам/Выдача подотчетных сумм».
  2. Выберите расчетный счет списания.
  3. Укажите сотрудника, которому нужно перевести денежные средства, и его лицевой счет.
  4. Введите сумму выплаты.
  5. Если требуется, заполните код дохода. Например, укажите код «2», если это командировочные расходы.

  6. Нажмите «Сохранить» и выгрузите платеж в клиент-банк.
  7. После загрузки выписки платеж может быть проведен автоматически или вручную, в зависимости от настройки системы.

Перевести деньги под отчет сотруднику на карту банка
  1. В разделе «Деньги/Банк» нажмите Расход и выберите «Выплаты сотрудникам/Выдача подотчетных сумм на карту сотрудника».
  2. Выберите расчетный счет списания.
  3. Укажите банк, к которому привязана карта сотрудника, и расчетный счет банка.
  4. В поле «За кого» добавьте сотрудника — держателя карты.
  5. Введите сумму выплаты.
  6. В назначении платежа добавьте номер карты сотрудника.
  7. Если требуется, заполните код дохода. Например, укажите код «2», если это командировочные расходы.

  8. Нажмите «Сохранить» и выгрузите платеж в клиент-банк.
  9. После загрузки выписки платеж может быть проведен автоматически или вручную, в зависимости от настройки системы.

Перевести деньги под отчет нескольким сотрудникам

Если у организации заключен с банком договор зарплатного проекта, можно перечислять подотчетные суммы сразу нескольким сотрудникам.

  1. В разделе «Деньги/Банк» нажмите Расход и выберите «Выплаты сотрудникам/Выдача подотчетных сумм по ведомости».
  2. Выберите расчетный счет списания денег.
  3. Укажите банк и расчетный счет зарплатного проекта.
  4. Добавьте сотрудников кнопкой и введите подотчетные суммы. Общая сумма выплаты рассчитается автоматически.
  5. Если требуется, заполните код дохода. Например, укажите код «2», если это командировочные расходы.

  6. Сохраните документ и сформируйте электронный реестр кнопкой .
  7. Выгрузите платеж в клиент-банк.
  8. После загрузки выписки платеж может быть проведен автоматически или вручную, в зависимости от настройки системы.

Обратите внимание, документ выплаты можно оформить не раньше даты создания карточки сотрудника.

После использования подотчетных денежных средств создайте в СБИС авансовый отчет.

Оформить из авансового отчета

Вы можете оформить перевод денег под отчет. Например, если сотрудник потратил собственные средства и оформил авансовый отчет в СБИС.

  1. Откройте авансовый отчет, по которому формируете выплату.
  2. Нажмите и выберите:
    • «Исходящий платеж/Выплаты сотрудникам/Выдача подотчетных сумм», чтобы оформить перевод сотрудникуна лицевой счет;
    • «Исходящий платеж/Выплаты сотрудникам/Выдача подотчетных сумм на карту сотрудника», чтобы оформить перевод сотруднику на карту банка;
    • «Исходящий платеж/Выплаты сотрудникам/Выдача подотчетных сумм по ведомости», чтобы ооформить перевод нескольким сотрудникам.
  3. СБИС заполнит документ данными из авансового отчета.

  4. Проведите платеж.

СБИС сформирует по выплатам бухгалтерские проводки. Нажмите , чтобы их посмотреть.

Выдача подотчетных сумм наличными
Перевод подотчетных сумм на банковскую карту

В аналитике по 71 счету указаны фамилии сотрудников, которым выдана подотчетная сумма.

Лицензия

Любой тариф сервиса «Бухгалтерия и учет». Приобретается вместе с тарифами сервиса «Отчетность через интернет».

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Порядок выдачи и расходования подотчетных сумм

Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

20192020

НомерЛюбой

Электронная версия

Кому можно выдавать деньги под отчет

Если возникает необходимость давать работникам деньги под отчет, следует разобраться в тонкостях этой финансовой процедуры. Это нужно для того, чтобы правильно отразить ее в бухгалтерском учете и избежать претензий налоговой службы. Тем более, иногда приходится давать деньги таким способом и лицам, которые не являются работниками предприятия. В нашей статье мы подробно поговорим о том, кому можно выдавать деньги под отчет.

Зачем выдавать

Под выдачей денежных средств под отчет понимается передача денег организации сотруднику или другому лицу, которые должны быть потрачены на определенные цели, связанные с нуждами фирмы. Размер денежных средств, которые могут быть выданы, российское законодательство не ограничивает. Тут все на усмотрение руководителя компании. Выдаваться финансы могут как наличным, так и безналичным способом. Регулирует данную денежную операцию Письмо Министерства по финансам РФ № 03-11-11/42288. В нем прописан порядок ведения кассовых операций. И здесь же указано, на какие нужды предприятие может давать деньги:

  • Хозяйственные нужды компании.
  • На филиалы фирмы, у которых нет собственного баланса.

Особенности выдачи

Выдавать деньги под отчет компания имеет право не только своим работникам, но и другим лицам, с которыми был заключен договор гражданско-правового характера. Но статус у этих категорий разный, о чем руководство компании должно помнить. Если своего сотрудника, работающего по трудовому договору, можно направить в командировку с выплатой суточных или удержать подотчетные деньги из заработной платы, то с теми, кто работает по гражданско-правовому договору, такие вещи не делаются. Чтобы не возникало путаницы, лучше всего деньги под отчет не сотруднику не выдавать, а использовать исполнение заключенного договора. Так, основанием для выдачи может быть заявление человека на возмещение расходов, которые пошли на выполнение поручений организации.

Сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору, нельзя направить в командировку с выплатой суточных или удержать подотчетные деньги из заработной платы.

Официально, не сотрудникам выдавать деньги под отчет нельзя, о чем говорится в указании Банка России о ведении кассовых операций № 3210-У. Согласно данному документу, подрядчик также является сотрудником фирмы, и поэтому ему можно перечислять или выдавать в наличной или безналичной форме денежные средства. Например, подрядчик может заказывать материалы, которые он потом станет использовать для ремонта помещений организации.

В локальных актах предприятия можно закреплять порядок выдачи подотчетных сумм подрядчикам. Кроме этого, в договорах с подрядчиком этот момент надо подробно прописывать. Стоит помнить, что в указании Банка РФ, касающегося проведения кассовых операций, говорится только о том, что под отчет выдаваться могут наличные деньги. Поэтому, если у фирмы есть необходимость выдать деньги безналичным способом (переводом на карточку), нужно фиксировать такой порядок в локальных актах фирмы.

Порядок выдачи

В организации выдача подотчетных денег происходит обычно по следующей схеме:

  1. Сотрудник пишет заявление на имя руководителя компании с просьбой выдать деньги на нужды фирмы.
  2. Руководитель указывает сумму выдачи и сроки.
  3. Бухгалтерия оформляет ордер на выдачу финансов.
  4. В прописанный срок сотрудник подает авансовый отчет.

И в заключение

На законных основаниях организация имеет право давать деньги под отчет тем людям, с кем у нее заключен трудовой договор или договор подряда. В других случаях выдача финансовых средств будет считаться незаконной и привлечет внимание контролирующих органов. Нарушением будет считаться также, если деньги выдаются не тому лицу, которое указано в приказе, или если средства пошли не на нужды предприятия, а на другие цели.

11.6 Операции с подотчетом — учебник iiko

Чтобы зарегистрировать информацию о выдаче денежных средств, например, директору под отчет для расчета с сотрудниками, выполните следующие действия:
1. В Плане счетов выполните двойной щелчок по одному из счетов с типом ≪Денежные средства≫, по которому будет производиться списание (например, ≪Денежные средства, наличные≫). Произойдет переход в карточку данного счета, отображающую движение по нему средств.

По умолчанию в списке представлены операции за последние 30 дней.
2. Нажмите кнопку Действия и выберите из списка Выдать деньги. Откроется окно Выдача денег.
3. Укажите дату выполнения операции (по умолчанию установлена текущая дата).
4. В поле Тип выдачи задайте, с какой целью выдаются деньги, например, ≪Подотчет≫ (значение выбирается из списка типов изъятий, для которых корр. счет ≪Текущие расчеты с сотрудниками≫).
5. В полях Со счета, Корр. счет и Статья ДДС (статья движения денежных средств) автоматически устанавливаются настройки, заданные для указанного типа изъятия (в поле Тип выдачи).
6. В поле Контрагент выберите сотрудника (поставщика или гостя), которому выдаются средства. В поле Сумма введите выдаваемую сумму денег.
7. В поле Подразделение показано название торгового предприятия, в котором регистрируется данная операция.
8. Если выбрана выплата по корр. счету ≪Текущие расчеты с сотрудниками≫, то в поле Платежная ведомость нужно будет выбрать номер ведомости, к которой относится данная операция.
9. Вы можете ввести дополнительную информацию об операции в поле Комментарий. Эта информация будет показана в проводке по начислению денежных средств.
10. Если необходимо по данной операции распечатать расходный кассовый ордер, поставьте галочку в соответствующем поле. При сохранении данной операции будет открыто окно для предварительного просмотра сформированного документа, из которого он может быть распечатан или экспортирован в формат MS Excel.
11. Нажмите кнопку Сохранить. В нашем примере будет создана проводка с типом ИС (Д (≪Деньги, выданные под отчет≫) К (Со счета – ≪Денежные средства, наличные≫)). После того, как сотрудник отчитается за выданную под отчет сумму, она должна быть с него списана.