Выдача тмц сотрудникам: Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения. Образец и бланк 2021-2022 года

Выдача тмц сотрудникам: Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения. Образец и бланк 2021-2022 года

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

Как известно, коммерческие компании вправе либо использовать типовые формы первичных учетных документов, на основании которых они отражают те или иные операции, либо разрабатывать их самостоятельно. Государственные и муниципальные учреждения такого выбора лишены. Они, как и органы государственной власти, местного самоуправления и тому подобные организации обязаны использовать в своей работе строго определенные бланки. В том числе это касается и формы, на основании которой в учете учреждения фиксируются движения товарно-материальных ценностей.

Ведомость выдачи материальных ценностей

Бланк ведомости выдачи материальных ценностей для нужд учреждений утвержден приказом Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н. Данная форма подходит для случаев передачи материальных ценностей для хозяйственных, научных и учебных нужд, то есть формально она является аналогом накладной-требования.

Также нужно отметить, что до 2015 года использовалась более ранняя версия формы (ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения в прошлом варианте была утверждена приказом Минфина России от 15 декабря 2010 года № 173н). Но фактически она ничем не отличалась от бланка, актуального на сегодняшний день.

Состав и заполнение бланка ведомости выдачи ТМЦ

Документ содержит две страницы.

На первой указываются данные самого учреждения, его конкретного подразделения, в котором происходит передача ТМЦ, и о материально ответственном лице.

Утверждает ведомость выдачи материальных ценностей руководитель учреждения. Для этого в правом верхнем углу первой страницы предусмотрено поле для его подписи. Подпись в данном случае обязательна, и без нее ведомость не будет считаться действительной.

Также на первой странице представлена небольшая таблица «принято к учету». В нее вносят записи по дебету и кредиту соответствующих счетов, по которым отражается выдача материалов. Подписывает документ главный бухгалтер, исполнитель, который составил ведомость, а также лицо, которое фактически выдает ТМЦ.

Во втором листе указывается информация по самим выдаваемым товарно-материальным ценностям. Прописываются сведения по наименованию выдаваемых ТМЦ, их учетному коду, единице измерения, ФИО лиц, получивших данные материалы, а также приводится их подпись, количество выданных ТМЦ и их учетная стоимость. В конце таблицы второго листа бланка ведомости выдачи ТМЦ проводится калькуляция по количеству единиц и общей стоимости материалов.

Данный документ может составляться как в электронном виде, так и от руки. В первом случае все данные заполняются с помощью компьютера, а оставшиеся пустыми строки таблицы на второй странице просто удаляются. Либо же работник учреждения может просто скачать бланк ведомости на выдачу материальных ценностей и заполнить его обычной ручкой – тогда в пустых строках нужно поставить прочерк.

Заполненная ведомость после того, как ее подпишут все ответственные лица, передается в бухгалтерию, и на ее основании в учете учреждения отражается движение товарно-материальных ценностей.

Ведомость или акт

Списание ТМЦ в организациях подобного типа может быть оформлено и альтернативным документом – актом о списании материальных запасов, форма которого также утверждена выше упомянутым приказом Минфина. Но в отличие от ведомости, материалы по которой списываются единовременно, списания на основании акта предполагает принятие соответствующего решения специальной комиссией.

Сам акт по принципу своего заполнения схож с ведомостью на списание ТМЦ. Но в нем в соответствии со спецификой документа, дополнительно приводится заключение комиссии, принимающей решение о списании матценностей. Пописывает акт не генеральный директор, а члены комиссии и ее председатель.

Так или иначе каждое учреждение должно самостоятельно утвердить перечень случаев, в которых используется один или другой документ. Традиционно подобная информация закрепляется в учетной политике организации.

Учет и выдача ТМЦ в Битрикс24 – Блог Соль Битрикс24

Как Битрикс24 помог в учете ТМЦ в компании клиента. Упростили сложную и ресурсоемкую процедуру выдачи оборудования и ТМЦ сотрудникам. Автоматизировали подачу заявки на их получение, интегрировали Битрикс24 с 1С:Бухгалтерия, получили точные и актуальные данные по привязке ТМЦ к сотрудникам.

---

Без ТМЦ и ни туда, и ни сюда, как и все активы, важно их учитывать. Допустим вы переезжаете, в новом офисе вам нужно заново организовать структуру рабочего пространства. Да, переезд это всегда стресс и хаос, но если у вас есть четкая база данных по сотрудникам и отделам, кому что принадлежит, и где что находится, вам будет намного легче расставить все по своим местам в короткие сроки. 

У нашего клиента первоначально процесс учета ТМЦ выглядел следующим образом: сотрудники подавали бумажные заявления руководителю для получения необходимых ТМЦ, а руководитель вел учет выдачи в таблице Excel. 

Кому-то вопрос с выдачей и учетом оборудования подчиненным покажется муторным, но он требует повышенного внимания и ответственности. Наверняка у вас в компании назначено одно материально ответственное лицо, в случае чего спрашивать будут с него. 

Итак, как помочь этому человеку? Комплексно: создать грамотный учет ТМЦ и автоматизировать процесс настолько, чтобы полностью избежать ошибок в занесении информации. 

• Автоматизировать процесс работы с ТМЦ в Битрикс24
• Настроить интеграция между 1С:Бухгалтерия и Битрикс24
• Совместить автоматизацию и интеграцию.  

Теперь учет ТМЦ производится в 1С:Бухгалтерия, откуда в Битрикс24 происходит регулярная выгрузка информации о выданных ТМЦ с привязкой к сотруднику. У каждого сотрудника в карточке на Корпоративном портале Битрикс24 добавлен раздел, в котором отображаются полученные ТМЦ. Сотрудник видит только те ТМЦ, которые получил сам. Оборудование получено? Теперь это ответственность вашего подчиненного.

Руководитель отдела видит все ТМЦ по подчиненным списком и в табличной форме. Автоматизированный бизнес-процесс подачи заявки на выдачу ТМЦ включает в себя согласование выдачи, заказ недостающих ТМЦ, передачу информации в бухгалтерию, создание документа «Заявка на выдачу ТМЦ», в котором сотрудник расписывается при получении ТМЦ. 

В результате учет ТМЦ точен. Выдача приведена в юридическое поле, а сотрудники проинформированы о закрепленных за ними ТМЦ.

Работа с ТМЦ автоматизирована, потому понятна и проста в реализации. У вас всегда актуальные данные, а рутинные дела решены без напряга для подчиненных. Битрикс24 дает широкие возможности для решения практически любых задумок. Главное осознать, что вам нужно и чем это будет вам полезно. А за выбором правильного и грамотного решения – обращайтесь к нам.   

Подписывайтесь на наш Телеграм канал! Пуд Соли. Битрикс24.

Кто отвечает за контроль материалов на рабочем месте? | Small Business

Luanne Kelchner

Производственные организации используют сырье для производства продукции, которую эти компании затем продают оптовикам, розничным торговцам и покупателям. Такие предприятия, как оптовые и розничные торговцы, покупают готовую продукцию для продажи напрямую клиентам. Цепочка поставок в организации контролирует поток материалов через компанию от закупки сырья до отгрузки готовой продукции клиентам.

Закупки

1. Менеджеры по закупкам и покупатели несут ответственность за закупку сырья и готовой продукции на всех предприятиях. Покупатели должны сравнивать цены и определять качество продуктов, которые компания будет использовать для создания продуктов или продажи клиентам. Некоторые сотрудники по закупкам определяют количество закупаемых материалов после изучения прогнозов продаж, а другие приобретают материалы только тогда, когда клиенты размещают заказы на готовую продукцию. Отдел закупок отвечает за то, чтобы организация поддерживала необходимый уровень запасов для производства и продажи продуктов.

Контроль качества

1. Организации используют входящих инспекторов по контролю качества для проверки материалов от поставщиков перед их использованием в производстве. Менеджеры по контролю качества используют технические спецификации для оценки поступающих материалов, чтобы убедиться, что продукт соответствует стандартам качества. Инспекторы по контролю качества также проверяют или инспектируют готовую продукцию перед отправкой клиентам. В дополнение к проверкам качества в начале и в конце цепочки поставок компании могут проводить проверки качества на протяжении всего производственного процесса, чтобы контролировать поток материалов по всей организации.

Управление запасами

1. Работники управления запасами, такие как счетчики циклов, следят за тем, чтобы организация поддерживала точную базу данных запасов. Точная инвентаризация необходима для того, чтобы работники, занимающиеся закупками и планированием производства, выполняли свою работу. Инвентаристы подсчитывают количество запасов, исследуют несоответствия и вносят поправки, чтобы поддерживать точность базы данных.

Получение, хранение и отгрузка

1. Работники-получатели проверяют поставки от поставщиков, чтобы убедиться, что материалы соответствуют заказам на поставку, и вводят количества в систему управления запасами организации. Приемный отдел может направлять поступившие партии в отдел контроля качества для проверки или непосредственно на склад компании для хранения. Сотрудники склада хранят материалы на складе или на складе и распределяют материалы по производственным отделам. Работники склада выполняют операции в базе данных инвентаризации при распределении материалов по отделам компании. Отдел отгрузки упаковывает и передает готовую продукцию для отправки клиентам.

Ссылки

• Справочник по профессиональным перспективам Бюро статистики труда США, издание 2010-11 гг.: Менеджеры по закупкам, покупатели и агенты по закупкам , пробоотборники и весы
• Бюро статистики труда США Справочник по профессиональным перспективам, 2010-11 Издание: Менеджеры промышленного производства

Writer Bio

Луэнн Келчнер работает в Дейтона-Бич, штат Флорида, и с 2008 года занимается написанием статей на полную ставку. Она пишет статьи на разные темы, но в основном посвящена статьям о здоровье и благоустройстве дома. Келчнер имеет степень Университета Южного Нью-Гэмпшира по английскому языку и литературе.

Правила использования служебного оборудования сотрудниками в личных целях

Целый ряд проблем может возникнуть, когда сотрудники используют служебное оборудование в личных целях. Потери производительности и нецелевое использование бизнес-ресурсов можно сократить с помощью политик на рабочих местах, которые касаются личного использования бизнес-оборудования.

В каждом бизнесе используется какое-то оборудование, необходимое сотрудникам для выполнения своей работы, и это оборудование обычно предоставляется бизнесом. Несмотря на то, что использование бизнес-оборудования в личных целях вполне ожидаемо, проблемы могут возникнуть, когда оно используется в личных целях чрезмерно.

Проблемы, которые могут возникнуть при личном использовании оборудования, принадлежащего бизнесу, такого как компьютеры, инструменты или транспортные средства, включают:

• сломанное оборудование, которое может вызвать споры о том, кто несет ответственность за ремонт
• потеря производительности, поскольку сотрудники используют рабочее время для личных задач, связанных с бизнес-оборудованием
• преждевременный износ и техническое обслуживание оборудования
• проблемы с моральным духом, если некоторые привычки личного использования внезапно ограничиваются или если только некоторым сотрудникам разрешено использовать оборудование

Независимо от того, какова ваша политика и как сильно вы пытаетесь ее контролировать, сотрудники, вероятно, время от времени будут использовать ваше оборудование в личных целях.

Лучший способ справиться с неизбежным — позволить разумную слабину, но быть последовательным и бдительным в создании и соблюдении правил, чтобы убедиться, что личное использование не становится чрезмерным.

Например, на многих предприятиях сотрудники используют компьютеры для наиболее важных аспектов своей работы. Итак, что происходит, когда сотрудники начинают заниматься личными делами на этих машинах?

Пример

Марк использует компьютер при выполнении своих служебных обязанностей. Время от времени Марк использует перерыв, чтобы поиграть в компьютерные игры. Вы никогда не видели, чтобы он играл в компьютерные игры в рабочее время, и, похоже, это не влияет на его работу или работу других сотрудников. Ты говоришь Марку остановиться?

Просить его остановиться, наверное, неправильный подход. Рабочие правила, которые становятся слишком строгими, как правило, имеют больше отрицательного эффекта, чем положительного. Если Марк делает это в свой собственный перерыв и не беспокоит других сотрудников и не останавливает компьютер, вероятно, нет ничего плохого в том, чтобы позволить ему это сделать.

Тем не менее, вы можете сделать мысленную пометку, чтобы поговорить об этом с Марком, если игра станет чрезмерной.

И если вы попросите его остановиться, убедитесь, что всех других сотрудников, которые могут играть в компьютерные игры во время перерыва, также попросили остановиться.

Лучший путь — не обращать внимания. Если Марк хороший сотрудник, который всегда выполняет свою работу, при условии, что его игры во время перерыва не мешают другим сотрудникам, не отнимают ресурсы компьютера и не становятся чрезмерными, разрешение ему играть в игры во время перерыва не должно вызывать никаких проблем. . Тем не менее, в интересах справедливости и последовательности не забудьте сократить других сотрудников в той же ситуации.

Использование в личных целях оборудования, не мешающего работе, — это одно, но как поступить в ситуации, когда сотрудник играет в компьютерные игры (или занимается другими личными делами) в рабочее время? Ваше оборудование и привычки ваших сотрудников будут определять ваши действия в ситуациях личного использования. Убедитесь, что любое использование, которое вы разрешаете или запрещаете, четко доводится до сведения всех сотрудников и последовательно применяется.

Создание политики для личного использования служебного оборудования

Тип политики, которую вы создаете для регулирования личного использования служебного оборудования, будет зависеть от типа вашего бизнеса и используемого оборудования. Например, если рассматриваемое оборудование является транспортным средством, то следует учитывать другой набор последствий, включая ответственность работодателя в случае получения травмы человеком или повреждения имущества, когда сотрудник использует ваш служебный автомобиль.

Другой пример — контроль использования рабочих компьютеров. Например, в вашей политике в отношении личного использования рабочих компьютеров может быть указано следующее:

• Электронная почта и другие компьютерные файлы, предоставленные компанией, должны использоваться только в деловых целях.
• Использование компьютерных средств в личных целях строго запрещено (или использование в личных целях может быть разрешено при условии получения разрешения)

Возможно, вы не захотите разрешить сотруднице использовать компьютер для создания флаера для конкурса дебатов ее сына и распечатать 100 копий на вашем лазерном принтере с вашей бумагой.

Однако, с другой стороны, вы можете разрешить сотруднику, посещающему вечерние занятия, пользоваться компьютером во время обеда и перерывов для школьных занятий. Ключевым моментом является создание политики, которая позволит вам определить допустимое использование и применять эту политику справедливо и последовательно.

• Все пароли и коды компьютеров должны быть доступны компании в любое время.
• Ни один сотрудник не может устанавливать несанкционированное или пиратское программное обеспечение или файлы на любую машину, принадлежащую компании.

Если один из ваших сотрудников покупает отличное программное обеспечение для составления расписаний для использования дома, а также устанавливает его на компьютер вашего предприятия, возможно, вы нарушаете закон. Программное обеспечение имеет строгие авторские права, а «пиратское» программное обеспечение равносильно краже, и компания несет за это ответственность. Если вам нужна программа, купите ее и установите.

• Сотрудникам запрещается использовать компьютерные файлы или программное обеспечение, принесенное из дома или из других источников, на рабочем компьютере (во избежание вирусов).
• Компания оставляет за собой право вводить, искать и отслеживать компьютерные файлы или электронную почту любого сотрудника без предварительного уведомления в деловых целях, таких как расследование кражи, раскрытие конфиденциальной деловой или служебной информации, или личное злоупотребление системой, или мониторинг рабочего процесса или производительности.
• Программное обеспечение или другую деловую информацию на компьютере нельзя копировать и выносить из офиса без разрешения.

Некоторые компании также устанавливают политику, согласно которой экраны входа в систему появляются каждый раз при включении компьютера, чтобы отговорить сотрудников от использования оборудования в личных целях.

Контроль чрезмерного использования оборудования в личных целях

Иногда использование определенного оборудования компании само по себе не является проблемой, а скорее приводит к потере рабочего времени.

Пример

Виктория — хороший сотрудник. Атмосфера в офисе довольно спокойная, и она как раз в нее вписалась. Просматривая ежемесячную сводку сделанных копий, вы замечаете, что под присвоенным Викторией кодом имеется большое количество копий, которые были сделаны и не списаны ни с одного клиента. Вы обнаруживаете, что Виктория сбегала копии протоколов и писем для своей ассоциации кондоминиумов. Как поступить в этой ситуации?

Попросить Викторию остановиться, вероятно, лучший способ справиться с ситуацией. Хотя изготовление нескольких личных копий здесь и там может быть достаточно безобидным, поскольку Виктория регулярно использует это оборудование в рабочее время, вы испытываете потерю производительности. Вы также можете посылать сообщение другим сотрудникам о том, что личное использование оборудования в рабочее время разрешено. Это то сообщение, которое вы хотите отправить?

И хотя стоимость копий может показаться не такой уж большой проблемой, затраты на бумагу для копировальных аппаратов могут складываться, и обслуживание этих аппаратов, в частности, также связано с их использованием. Проблема также может заключаться в подключении копировальной машины, чтобы другие сотрудники не могли делать копии для клиентов или заказчиков.

Общение с Викторией не обязательно должно быть формальным или враждебным, но обязательно подчеркните ей, что копировальный аппарат должен использоваться только в деловых целях. Убедитесь, что все сотрудники придерживаются одних и тех же правил. При необходимости разместите рядом с копировальным аппаратом объявление о том, что оно предназначено только для служебного использования.

Обработка чрезмерных личных звонков и текстовых сообщений

Из-за популярности сотовых телефонов, а также если на столе или рабочей станции вашего сотрудника или рядом с ним есть телефон, личные текстовые сообщения и звонки будут совершаться и приниматься в рабочее время. Однако важно держать под контролем злоупотребление телефоном, потому что это приводит к потере производительности и, в некоторых случаях, к невозможности клиентов связаться с вашим бизнесом.

Так как же контролировать чрезмерное использование телефона? Это может быть сложной проблемой. Вы не хотите лишить сотрудников возможности пользоваться телефоном, если они должны (как в случае чрезвычайной ситуации). Некоторые поставщики телефонных услуг могут выборочно блокировать вызовы на определенные коды городов и коммутаторы. Вы также можете разместить все телефоны в местах, где вы можете видеть и слышать говорящего, чтобы предотвратить личные звонки.

Личные междугородние звонки можно контролировать, отслеживая счета и следя за тем, чтобы все звонки были в города и компании, связанные с бизнесом.

Другой возможной стратегией было бы попросить телефонную компанию перечислить телефонные счета по добавочным номерам, если все ваши телефоны находятся под одним и тем же номером.

Еще сложнее контролировать местные звонки или звонки и текстовые сообщения, сделанные на мобильных телефонах. Единственный способ узнать, проводит ли сотрудник слишком много времени по телефону, — это стать свидетелем этого или попросить других сотрудников сообщить вам об этом.

Что делать, если использование личного телефона становится проблемой.

Если вы заметили, что сотрудник слишком много времени тратит на личные телефонные звонки или текстовые сообщения:

• Отведите сотрудника в сторону, чтобы обсудить этот вопрос наедине.
• Объясните, что вы видели — не обвиняйте (20-минутный разговор с другом сотрудника в прошлую пятницу).
• Объясните, почему это вас беспокоит (работа отстает, клиенты не могут дозвониться, другие сотрудники не могут сосредоточиться).
• Выслушайте любое объяснение, которое может дать сотрудник (может быть, друг склонен к суициду — кто знает), и примите во внимание гибкость или возможное приспособление или решение.
• Попросите сотрудника ограничить звонки временем перерыва или обеденным перерывом и не превышать 10 минут (или любой другой продолжительности по вашему выбору), если только это не экстренная ситуация.
• Убедитесь, что сотрудник понимает, что ваше обсуждение не является личным выпадом.