Выставление счета на оплату: Как выставить счёт на оплату онлайн — сделать счет на оплату товаров и услуг 2021

Выставление счета на оплату: Как выставить счёт на оплату онлайн — сделать счет на оплату товаров и услуг 2021

Выставление счетов и оплата | Ariba Network для поставщиков

Почему вы получили счет и как его оплатить

Благодарим вас за ведение бизнеса в сети Ariba Network. Если вы получили от нас счет, значит, пришло время продлить подписку на Ariba Network либо оплатить ее впервые.

Ваша подписка является платной, поскольку вы осуществляете бизнес-операции в значительном объеме по крайней мере с одним клиентом в сети Ariba Network. Поэтому мы полагаем, что лучшим способом поддержки роста вашего бизнеса и объемов электронной коммерции будет предоставление вам более широкого спектра услуг.

Имея в своем распоряжении более полный набор инструментов и возможностей для сотрудничества, вы сможете еще лучше обслуживать своих клиентов. Своевременная оплата счетов гарантирует непрерывность и высокий уровень предоставления услуг, к которому привыкли ваши клиенты при ведении дел с вами в сети Ariba Network.

Как оплатить счет

Оплатить счет очень просто.

Порядок действий такой:

1. Войдите в свою учетную запись со своим идентификатором и паролем.
2. Найдите название своей компании в правом верхнем углу экрана и щелкните по нему.
3. Выберите Подписки на услуги.
4. Затем выберите вкладку Выставление счетов для просмотра своих счетов.
5. Выберите счет, который хотите оплатить, и щелкните Оплатить счет.
6. Выберите способ оплаты (кредитная карта, чек или электронный платеж¹) и щелкните Дальше.
7. При необходимости введите данные своей платежной карты.
8. Если потребуется, подтвердите свой пакет подписки.
9. При оплате чеком или посредством электронного платежа скачайте свой счет и передайте в отдел расчетов для оплаты.

При необходимости обратитесь за помощью в Справочный центр. После входа в учетную запись щелкните по ссылке в правом верхнем углу информационной панели.

 

¹ Подписчики Ariba Network могут оплачивать счета за подписку при помощи кредитной карты, электронного перевода средств (в формате Fedwire, ACH или SEPA) либо чека (набор доступных способов оплаты зависит от региона). Однако счета на небольшие суммы можно оплатить только кредитной картой. Полный список пороговых сумм для оплаты кредитной картой в различных валютах можно найти здесь.

Как заказать счет на оплату

Для заказа счета на любую сумму вам нужно:

Указать сумму, которую хотите перечислить на Личный счет в разделе «Для клиентов → Оплата: Пополнить личный счет».

Следует указывать в окне «Сумма» сумму, равную стоимости заказываемой услуги, или иную сумму, не менее 1 рубля или 1 доллара США.

Стоимость услуг: для разных типов валюты договора используются разные тарифы (в соответствии с Приложением 2 к Договору об оказании услуг).

Распечатать копию счета в формате PDF.

Чтобы получить оригинал счета, необходимо поставить отметку «Высылать оригиналы счетов» в разделе «Для клиентов → Договор → Уведомления и рассылки → Отчетные документы». Оригиналы счетов, сформированных до установки отметки «Высылать оригиналы счетов», не высылаются.

Если отметка установлена, то оригинал счета высылается по почте на указанный в договоре адрес после заключения договора (в письменной форме или в форме оферты).

Перечислить денежные средства на расчетный счет RU-CENTER

Оплата производится в валюте договора (тип валюты для оплаты услуг выбирается при заполнении анкеты для заключения договора и впоследствии не меняется).

Формы оплаты услуг RU-CENTER

Платеж будет занесен на личный счет вашего договора только после поступления денежных средств на расчетный счет RU-CENTER при условии получения нами подтверждающих платежных документов из банка, идентифицирующих платеж. Сообщение о поступлении денежных средств отсылается по электронной почте на контактный адрес, указанный в договоре.

  

Туториал: Как оплатить, продлить и отменить услуги в RU-CENTER

404 Страница не найдена

Вы можете перейти на главную страницу сайта или воспользоваться картой сайта.

О компании Синтез ОКА сегодня Миссия, стратегия, ключевые факторы успеха Управление История Лицензии и сертификаты Партнеры Бизнес Производственный комплекс Инвестиционные проекты Технологии Сфера интересов Технология производства этаноламинов Технология производства метилдиэтаноламина (МДЭА) и специальных сорбентов на его основе для очистки газов от кислых примесей Технология производства диметилэтаноламина Технология диметиламиноэтилакрилат (ДМАЭА) Технология диметиламиноэтилметакрилат (ДМАЭМА) Технология производства оксида пропилена Технология жидкофазного гидрирования органических соединений Технология производства эфиров метилового спирта Продукция Сферы применения Этаноламины Алкилэтаноламины Поверхностно-активные вещества Неионогенные ПАВ Анионные ПАВ Нефтепромысловая химия Поглотители сероводорода и меркаптанов Реагенты Строительная химия Полиуретаны Простые полиэфиры Решения Газоочистка Строительная химия Патенты Публикации Контакты Вакансии Заказ продукции синтез ока Покупателям Общие условия продаж REACH — регистрация Экспортный контроль Контроль качества Поставщикам Закупаемое сырье Тендеры Химсорбент Синтез ОКА Винтеркем

Счет на оплату | Образец — бланк — форма

Ни в одном из нормативных документов по бухгалтерскому учету не указана обязанность выписывать такой документ, как счет на оплату.

И часто бухгалтерия их просто игнорирует. Конечно, счет по сути ничего не подтверждает, перечисленные денежные средства мы видим по платежному поручению, передачу ТМЦ — по накладной, оказание услуг (работ) — по акту приема-предачи услуг (работ). Часто достаточно договора, где указана цена товара и другие условия сделки. Но арбитражная практика показывает, что в договоре может быть указано, что оплата услуг производится ежемесячно на основании выставляемых счетов не позднее даты, указанной в счете. Или, например, не всегда есть возможность подписать с заказчиком акт приема-предачи работы. Все это может являтся причиной задержки платежей. Получается, что без счета не обойтись никак.

Счет — это своего рода соглашение, по которому продавец указывает цену за свой товар, а покупатель принимает условия, перечисляя сумму. Регламентированной формы для данного документа нет, каждая организация может разработать свою форму счета на оплату. Однако, как минимум, документ счет на оплату должен содержать следующие пункты:

• номер счета;
• дата выставления;
• платежные реквизиты продавца;
• наименование предлагаемых товаров или услуг и их стоимость с указанием налоговых деталей и т. д;
• признак облагается ли сумма НДС.

Указывая свои платежные реквизиты, не забудьте написать название организации (или ФИО у ИП), наименование банка (с № филиала), БИК банка, ИНН/КПП, номера расчетного и корреспондентского счетов.

Счет может содержать и дополнительную информацию об условиях совершения продажи, например, сроки оплаты и поставки, самовывоз товара, уведомление о предоплате и т.д. Не возбраняется в целях более эффективной работы указывать в счете контактные телефоны, небольшую рекламу, информацию о том, что предстоят сезонные скидки.

В статье 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что подписи главного бухгалтера, руководителя или уполномоченного приказом должностного лица не обязательны. Как и не требуется печать. Это, конечно, не обязательные реквизиты счета, но во избежания недоразумений не лишним будет их указать.

Важно помнить, что счет — это не тот документ, по которому можно предъявить поставщику требования, основанные на договоре поставки, например, замену товара или изменения его количества. Счет удобен тем, что покупателю не нужно ломать голову, какую сумму ему заплатить, да и вообще счет позволяет решить, устраивает ли компанию назначенная цена. Конечно, за покупателем сохраняется право требовать возврата перечисленных денежных средств ввиду необоснованного обогащения поставщика.

Требования к счету на оплату

Что такое счет и зачем он нужен?

Счет это документ, который выписывает продавец товаров или лицо, оказавшее услугу. Счет адресован покупателю или получателю услуг.
Выставляя счет, продавец / поставщик услуг может требовать оплату от покупателя / получателя услуг (счет может являться также и требованием оплаты).
В бухгалтерском учете счет служит как оправдательный документ, на основании которого бухгалтер делает проводки, рассчитывает налоги (например, налог на добавленную стоимость и подоходный налог с предприятия).
Счет также является одним из документов, которые подтверждают совершение сделки.

Основные реквизиты счета.

Счет должен содержать как минимум следующую информацию:

• Данные от продавце / поставщике услуг:
  • Название (например, название коммерсанта) или имя, фамилия (если продавце / поставщик услуг является физическим лицом).
  • Регистрационный номер или персональный код (если автор документа является физическим лицом).
  • Юридический адрес или место жительства продавца / поставщика услуг.
• Данные о покупателе / получателе услуг:
  • Название (или имя, фамилия).
  • Регистрационный номер, если покупателя / получателя услуг согласно закону нужно регистрировать (например, ООО, ИК, АО). Физическому лицу нужно указать персональный код (если такой присвоен).
  • Адрес / юридический адрес. Для физического лица нужно указать адрес декларированного места жительства.
• Общие данные о счете:
  • Название вида документа (например, счет, налоговый счет).
  • Дата выставления документа.
  • Регистрационный номер счета. Нужно указать как минимум порядковый номер в рамках календарного года (для НДС счета существуют дополнительные требования). Перед регистрационным номером нужно написать сокращение «Nr. «.
• Общие данные о сделке:
  • Описание сделки. Например, в примечаниях можно указать «поставка (продажа) товара» или «оказание услуг».
  • Основания для хозяйственной сделки (например, данные о договоре, на основании которого выставляется счет).
  • Если счет выписан о продаже товара, тогда нужно указать адрес места выдачи и доставки товара.
• Данные о товарах / услугах:
  • Название товара / услуги.
  • Единица измерения и количество (объем). Например, продавая товары, единица измерения может быть «штуки» и количество, — это количество проданных штук. По отношению к услугам, единицей измерения может быть «услуга», «час».
  • Цена одной единицы. Например, цена одной штуки, килограмма или метра, или цена за один час.
  • Оценка хозяйственной сделки в денежном выражении. Сумма цен всех товаров и услуг, указанных в счете. Обычно указывается как «Сумма до налогов».
  • Предоставленные скидки, если такие есть.
  • Совершая сделки с акцизными товарами (например, топливо, алкоголь, табак), нужно указывать дополнительные реквизиты. Требования к реквизитами предусмотрены в нормативных актах, которые применяются по отношению к соответствующему виду товаров.
• Начисленные налоги (налоги, которые применяются к сделкам, указанным в счете). Сумму налогов нужно начислять от суммы всех товаров / услуг, указанных в счете. К сделкам может применяться: налог на добавленную стоимость, налог на природные ресурсы, акцизный налог.
• Оценка хозяйственной сделки вместе с налогами. Это сумма, которую покупатель / получатель услуг платит продавцу / поставщику услуг.
• Подпись. Документ собственноручно подписывает лицо, у которой есть такие права (например, правление ООО или уполномоченное лицо, на основании доверенности).
  По отношению к электронно подготовленными счетами предусмотрены исключения.
  В счете также нужно указать должность и расшифровку подписи соответствующего лица.

Счет должен быть на латышском языке (можно использовать более одного языка, но счет должен содержать информацию на латышском языке).
Продавец / поставщик услуг на счете может указать свои бухгалтерские проводки (номера бухгалтерских счетов и суммы).

Электронно подготовленный счет.

Это счет, который подготовлен с помощью компьютера и сохранен в электронной форме. Например, продавец товаров или поставщик услуг на компьютере подготавливает счет и отправляет счет на электронную почту покупателя / получателя услуг. Счет не распечатывается. После отправления счет хранится на компьютере, в электронной форме. Нужно обеспечить возможность распечатать такой счет.
Электронно подготовленный счет должен соответствовать вышеуказанным требованиям. Исключением является подпись.

Если счет подготовлен в электронной форме (компьютером), тогда счет можно подписать электронной подписью (например, используя eparaksts.lv).
Лицо, которое выставляет счет и получатель счета может договорится о подписании электронных документов такой электронной подписью, которая не является надежной электронной подписью. Обе стороны могут создавать электронные данные и договориться, что соответствующие данные будут использоваться как электронная подпись. Но такое соглашение должно быть в письменной форме и собственноручно подписанная, или в электронной форме и подписанная с электронной подписью.
Согласно статьи 7.¹ закона О Бухгалтерском учете, счет (без подписи), полученный от других лиц, можно использовать как оправдательный документ в следующих случаях:

• Если совершение сделки, указанной в соответствующем счете подтверждает другой внешний документ (полученный от других лиц) и данный внешний документ имеет юридическую силу. Например, стороны заключили договор от купле-продаже товаров, продавец выставляет счет, покупатель оплачивает данный счет.
  В таком случае дополнительно к счету существует документ, подтверждающий оплату, и есть договор купли — продажи.
• Если упомянутое требование (условие) не возможно исполнить (не возможно получить другой внешний документ, подтверждающий совершение сделки), тогда совершение сделки может подтвердить ответственное лицо предприятия в соответствии с процедурой, установленной руководителем предприятия. Руководитель утверждает порядок (указание, инструкцию), согласно которой подтверждается совершение сделок, а также руководитель назначает (утверждает) лица, которые имеют права подтверждать совершение сделок.
  Например, предприятие в интернете загрузило программу, получило счет, но счет еще не оплачен (оплата будет на следующем месяце). В таком случае единственный документ, — это счет, и ответственное лицо предприятия подтверждает, что сделка состоялось.

Дополнительные реквизиты счета налога на добавленную стоимость (НДС).

Реквизиты перечислены в 125. и следующих статьях закона О налоге на добавленную стоимость.
В большинстве случаев дополнительные реквизиты следующие:

• Порядковый номер одной или нескольких серий. Порядковый номер уникально идентифицирует счет. Руководитель предприятия в бухгалтерских организационных документах предусматривает условия по созданию порядкового номера для счета.
• НДС номер продавца товара / поставщика услуг.
• НДС номер (если есть) покупателя / получателя услуг.
• Дата поставки товара / оказания услуг или дата, когда оплата получена авансом, если дата отличается от даты выставления счета.
• Ставка НДС (например, 21%, 12%, 0%).
• Если к сделке не применяется стандартная ставка НДС (21%), тогда ссылка на статью закона, основание для не применения стандартной ставки НДС.
• Дополнительная информация по отношению к некоторым видам сделок. Например, если товар поставляется / услуги оказывается лицу с НДС номером другой страны Европейского Союза. Также, строительным услугам, поставкам мобильных телефонов, планшетных компьютеров и др.

Нормативные акты, связанные с счетами.

Требования к реквизитам счета предусмотрены в нескольких пунктах (например, пункт 7.¹, 7.²) указаний Кабинета министров Указания о ведении и организации бухгалтерского учета, а также в статье 7 и 7.¹ Закона о бухгалтерском учете.

Также нужно соблюдать требования, которые предусмотрены в Законе о юридической силе документов (4.статья), указаний Кабинета министров Порядок разработки и оформления документов (например 3.глава) и в Законе электронных документов (например, 2.часть 3 статьи).

В 125. статье и других статьях Закона о налоге на добавленную стоимость предусмотрены требования к НДС счету (счету, который выписывает лица, регистрированные в регистре НДС облагаемых лиц).

Более распространенные виды счетов.

• Счет за оказанные услуги и проданные товары. Такой счет выписывает продавец / поставщик услуг. Покупателю / получателю услуг, согласно такому счету и договору с продавцом / поставщиком услуг нужно заплатить сумму, указанную в счете.
• Счет проформа — это документ, в котором продавец указывает товары, которые продавец готов продать покупателю за определенную цену и на определенных условиях. Проформа обычно используется в трансграничной торговле. В отдельных случаях счет — проформа используется и как авансовый счет. Также счет — проформу можно использовать, чтобы сообщить таможенным учреждениям стоимость товара.
  В проформе указывается название товара, объем, цена, сумма, а также сумма налогов.
  Проформа не считается документом, подтверждающим доставку (продажу) товара, поэтому проформу не нужно проводить (регистрировать) в бухгалтерских регистрах.
• Кредитный счет выписывает продавец / поставщик услуг, например, в случаях, когда уменьшается цена товаров / услуг. А также, в случаях, когда покупатель отдает товар (часть товара) продавцу.

Платежная ссылка: выставление счета по e-mail

Сегодня нам бы хотелось уделить внимание такому способу взимания онлайн-оплаты по банковской карте покупателя, как выставление «ссылки на оплату» или отправка счета по e-mail. Получив такую ссылку, покупатель кликает на нее, переходит на безопасную платежную страницу процессора электронных платежей, вводит реквизиты своей банковской карты и подтверждает платеж в пользу продавца, нажав кнопку «Оплатить».

Надо заметить, что это самый простой функционал ссылки на оплату.  Современные поставщики платежных услуг давно уже разработали дополнительные возможности применения ссылок для своих клиентов.

Если вы не интернет-магазин и у вас нет автоматизации продаж с сайта, прежде чем выбрать того или иного поставщика платежных услуг, поинтересуйтесь возможностями данной ссылки. Помните, детали имеют значение.

Остерегайтесь архаичных систем, они тормозят процесс ваших продаж и заставляют больше времени тратить на создание счета и его оплаты.

Ссылка не должна быть одноразовой. Т.е. у вас должна быть возможность скопировать ее и вставить туда, куда вам это нужно: на сайт, в qr-код, под кнопку «Купить», отправить ее в любой мессенджер или же, отправить ее сразу нескольким клиентам. А еще задать план подписок, если вы продаете что-то по подписке и вам нужно ежемесячно и в автоматическом режиме списывать деньги с карты покупателя.

Какому бизнесу удобно формировать ссылки на оплату и выставлять счета покупателям

1. Бизнесу, который продает услуги физическим лицам или ИП.

2. Бизнесу с небольшим перечнем товаров/ услуг -10-20 штук. Поскольку, чтобы получить ссылку на оплату, необходимо каждый товар/услугу создать в личном кабинете.

3. Бизнесу, у которого нет «корзины» на сайте, но хочется продавать товары/услуги через сайт в автоматическом режиме, т.е. через кнопку «Купить».

Как продавец формирует ссылки на оплату в личном кабинете bePaid

1. Заходит в рабочий кабинет системы bePaid

2. Создает там продукт: в специальных полях вводит его название, описание, стоимость. При необходимости: задает время действия ссылки;  количество оплат, которые можно произвести по ссылке; устанавливает сумму и периодичность автоматического списания средств с карты клиента после первого платежа, при необходимости.

3. Копирует ссылку, которую автоматически создаст наша система.

4. Вставляет ее на сайт под кнопку «Купить», в баннер, в QR-код или отправляет ее покупателю по удобным средствам электронных коммуникаций.

5. После оплаты покупателем, получает уведомление о платеже на электронный адрес.

Как покупатель производит оплату

1. Кликает на ссылку или кнопку «Купить» на сайте продавца и попадает на защищенную платежную страницу bePaid, на которой он видит сумму платежа, наименование продавца. Ему предлагается ввести реквизиты своей банковской карты и подтвердить платеж, нажав кнопку «Оплатить».

2. После оплаты, получает уведомление о платеже на электронный адрес, введенный при оплате.

Что важно учесть

Покупатель может оплатить только одну услугу/товар за одну процедуру оплаты. Иными словами, чтобы покупателю купить три услуги/товара, ему необходимо будет три раза пройти по ссылке/нажать кнопку «Купить» и произвести дальнейшую оплату.

И здесь важно понимать, если вы продаете билеты на семинар и предполагаете, что один клиент может купить сразу три билета, то метод ручного формирования счета вам не подходит. Или же если покупатель хочет купить один товар в количестве трех штук, ему необходимо будет три раза кликнуть на кнопку купить и произвести оплату три раза. Это не удобно. В данном случае, вам рекомендуется все-таки сделать несложную интеграцию и установить модуль оплаты к CRM вашего сайта.

Можно ли эти ссылки отправлять иностранным покупателям?

Можно! Принимайте карты VISA, MasterCard, БЕЛКАРТ любого банка, любой страны в BYN, RUB, USD, EUR. А также карты Халва.

Как работает ссылка на оплату? Несколько самых простых моделей.

1. Если вы продаете услуги и сумма счета для каждого покупателя индивидуальна (бухгалтерская консультация, скайп-обучение и т.д.)

В этом случае, вы на своем сайте пишете информацию о том, как можно оплатить услугу (пример текста менеджеры bePaid отправляют клиентам).

После того, как покупатель с вами связался и выразил желание купить услугу, вы заходите в рабочий кабинет системы bePaid, вносите данные об оказываемой услуге в предлагаемых полях: наименование, сумму и т.д. Система bePaid автоматически генерирует ссылку, которую вы легко копируете и отправляете клиенту по электронной почте или любым другим способом электронной связи.

2. Если вы продаете услугу или товар прямо с сайта с фиксированной ценой и клиент всегда покупает только один товар или одну услугу за один платеж. Например, оплата онлайн-курса, личной консультации, доступ к контенту и т.д.

Рядом с вашим товаром или услугой, вы размещаете описание стоимость товара/услуги и кнопку «Купить». Под кнопку «Купить»  через админку своего сайта размещаете ссылку на оплату, которую система сгенерировала в личном кабинете bePaid.

Покупатель, зайдя на ваш сайт, приобретает товар или услугу без дополнительного звонка в вашу компанию. Он кликает на кнопку «Купить» и попадает на платежную страницу для ввода карточных данных.

3. Если вы хотите продать товар или услугу в какой-либо физической точке, используя QR-код.

Вы просто создаете продукт в личном кабинете. Копируете автоматически сгенерированную ссылку на оплату и вставляете ее в QR-код. С помощью QR приложения, ваш покупатель откроет ссылку на оплату и попадет на безопасную платежную страницу bePaid, где ему будет предложено завершить процесс покупки, введя данные своей банковской карты.

QR-код можно создать на любом бесплатном сайте, специализирующихся на QR-программах. Некоторые программы позволяют добавлять логотип, свои цвета и отслеживать статистику.

4. Если вы продаете товар или услугу по акции и вам надо отследить количество и сроки.

При создании продукта в личном кабинете, вы можете установить определенную цену, какое количество раз можно купить этот продукт по этой цене и срок действия ссылки на оплату (часы или дни). Ссылку вставляете на сайт или отправляете клиентам по электронным каналам коммуникаций.

5. Если вы продаете подписку на какой-либо контент.

В личном кабинете вы можете настроить план подписки: когда и с какой периодичностью списывать деньги с карты вашего постоянного покупателя. Например, фиксированная ежемесячная плата за обучение в онлайн-школе программирования.

Как получить возможность использовать «волшебные» ссылки?

Отправьте нам заявку, а мы подключим вас к приему платежей по банковским картам через интернет и настроим личный кабинет.

С уважением,
Команда bePaid

Подключим ваш бизнес к приему платежей по банковским картам через интернет и к системе ЕРИП. 

Что такое оплата по счету?

6 мин. Читать

1. Концентратор
2. Платежи
3. Что такое оплата по счету? | Бизнес-советы по своевременной оплате счетов

Компания отправляет платеж по счету для оплаты продуктов и услуг, приобретенных у поставщиков. Малым предприятиям нужно не просто отправлять счета своим клиентам, они также должны оплачивать счета за услуги и расходные материалы, которые они покупают для ведения своей деятельности.Каждый малый бизнес должен иметь последовательную систему оплаты счетов, которая поддерживает его организованность и упрощает процесс бухгалтерского учета для малого бизнеса. Компаниям следует обеспечить своевременную оплату счетов, чтобы избежать штрафов за просрочку платежа и поддерживать прочные отношения со своими поставщиками.

В этих разделах приведены полезные советы по своевременной оплате счетов:

Советы по своевременной оплате счетов

Как произвести оплату по счету?

Что такое оплата по счету?

Советы по своевременной оплате счетов

Проверяйте счета при их получении

Лучше установить постоянную практику проверки счетов-фактур сразу после их получения от поставщиков, чтобы они не потерялись и детали покупки оставались свежими в вашей памяти.Когда в вашу компанию приходит счет-фактура, проверьте его на наличие следующего:

• Проверьте срок оплаты счета: Отметьте дату оплаты, чтобы убедиться, что вы не пропустите крайний срок.
• Просмотрите предоставленные товары или услуги: Прочтите подробный список приобретенных вами продуктов или услуг и убедитесь, что он соответствует тому, что вы фактически получили. Если это не так, свяжитесь с компанией, чтобы обсудить несоответствие.
• Проверьте общую стоимость: Проверьте общую сумму задолженности по счету, чтобы убедиться, что она соответствует тому, что вы обсуждали с поставщиком.

Выберите правильный способ оплаты

Проверьте, какие способы оплаты принимает поставщик, и выберите наиболее разумный и удобный для вашего малого бизнеса способ оплаты. Если, например, ваша бизнес-кредитная карта позволяет вам получать наличные деньги или туристические вознаграждения каждый раз, когда вы ее используете, это может быть лучшим вариантом для оплаты счетов-фактур, если вы всегда будете оплачивать счет по кредитной карте, когда оплата подлежит оплате.

Составление счетов-фактур в соответствии с графиком платежей

Настройте единую систему счетов к оплате для отслеживания всех получаемых вами счетов в срок.Вы можете создать график выставления счетов в Excel, который сортирует ваши счета по сроку оплаты, или вы можете использовать облачное решение для бухгалтерского учета, чтобы создать график оплаты счетов. Частота, с которой вы оплачиваете счета, будет зависеть от объема счетов, которые получает ваш бизнес: если вы получаете несколько счетов в разное время месяца, может иметь смысл оплачивать счета еженедельно, чтобы они не накапливались сверх курс месяца.

Установить напоминания

Важно, чтобы вы не упускали из виду и не теряли полученные счета, чтобы избежать уплаты штрафов за просрочку платежа.Чтобы помочь вам управлять всеми сроками оплаты счетов, вы можете установить напоминания для каждого полученного счета. Самый простой способ установить напоминания об оплате счета — создать оповещения в цифровом календаре, чтобы напоминать вам о счете за неделю до даты платежа по счету.

Автоматизация оплаты счетов

Самый простой и надежный способ гарантировать, что ваш бизнес никогда не пропустит оплату счета, — это автоматизировать, если это возможно, все платежи по счетам. С помощью автоматической оплаты счетов вы можете запланировать периодические платежи по счетам, чтобы деньги автоматически снимались с вашей кредитной карты или банковского счета в соответствии с установленным вами графиком платежей.Таким образом, вам даже не придется думать об оплате счетов; Ваши счета будут оплачиваться автоматически перед крайним сроком оплаты счетов.

Получение скидки при досрочном погашении

Обратите внимание на всех ваших поставщиков, которые предлагают скидки за досрочную оплату, и всегда планируйте оплату счетов, чтобы уложиться в эти ранние сроки. Компании обычно награждают клиентов за своевременную оплату, предлагая скидку на общую сумму счета, если покупатель платит в течение определенного периода досрочной оплаты.Часто предприятия предлагают двухпроцентную скидку на счета, если они оплачиваются в течение десяти дней с даты выставления счета, даже если фактический срок оплаты может быть через тридцать дней после даты выставления счета.

Придерживайтесь системы регистрации счетов

Разработайте систему регистрации счетов, которая работает для вашего бизнеса, чтобы вы могли отслеживать счета, которые вы оплатили, когда и как вы их оплатили, а также общую сумму платежа. Это поможет вам создавать точные бухгалтерские отчеты для вашего бизнеса.Также неплохо сохранить детали подтверждения платежа на случай, если когда-либо возникнет спор с продавцом о том, был ли оплачен счет.

Как произвести оплату по счету?

Чтобы произвести оплату по счету, вам нужно выбрать способ оплаты, который лучше всего подходит для вашего малого бизнеса. Вот несколько распространенных способов оплаты счетов на выбор:

Оплата чеком

Оплата чеком — дешевый и относительно безопасный способ оплаты счетов, но он может занять много времени.Вам нужно будет заполнить чек и адресовать конверт, а затем отправить платеж по почте, что отнимет время у более важных деловых вопросов.

Оплата наличными

Избегайте оплаты наличными при оплате крупных счетов, особенно если вы не оплачиваете счет лично. Наличные деньги не обеспечивают безопасности, поскольку их можно легко украсть или потерять, и заменить их невозможно.

Кредитный или дебетовый онлайн-платеж

Онлайн-платежи с помощью кредитной или дебетовой карты просты в обработке, что экономит ваше время.Мало того, онлайн-платежи через известных поставщиков предлагают несколько уровней безопасности и шифрования, чтобы ваши личные данные были в безопасности.

Мобильный платеж

Мобильные платежи удобны и безопасны, особенно если поставщик приходит к вам для выполнения услуги, например, подрядчик. С помощью мобильных платежей вы можете использовать кредитную или дебетовую карту для быстрой и безопасной оплаты через приложение.

Автоматическая оплата счетов

Если поставщики предлагают такую ​​возможность, малым предприятиям следует подумать о настройке автоматической оплаты счетов, чтобы запланировать платежи по счетам заранее и гарантировать, что они никогда не опаздывают с оплатой.Автоматическая оплата счетов происходит быстро и безопасно. Вам просто нужно следить за тем, чтобы на счете, связанном с автоматической оплатой счетов, всегда было достаточно денег, чтобы на вас не наложили штрафы за овердрафт.

Что такое оплата по счету?

Оплата счетов через Интернет — это услуга, предлагаемая банками, которая позволяет предприятиям быстро и легко оплачивать все свои счета через Интернет. Оплата счетов через Интернет может сэкономить ваше время и помочь вам оплачивать счета досрочно. Вот шаги, чтобы настроить онлайн-оплату счетов:

• Соберите все счета, которые необходимо оплатить, а также соответствующие номера счетов.
• Введите имя каждого получателя платежа и соответствующий номер счета в онлайн-платформу вашего банка для оплаты счетов.
• Выберите, когда вы хотите обработать платеж по счету.
• Решите, будет ли это разовый платеж или вы хотите настроить регулярные платежи для этого конкретного получателя.
• Установите напоминания для отслеживания сроков оплаты счетов.

---

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Как работает выставление счетов

Счета меняют статусы с момента их создания до момента оплаты.Stripe называет это рабочим процессом автоматического сбора. Прежде чем начать, вы должны создать клиентов, а также продукты и цены. Вы можете использовать как панель инструментов, так и API для настройки и взаимодействия с Stripe Invoicing.

Жизненный цикл счета-фактуры

Базовый жизненный цикл счетов-фактур выглядит следующим образом:

1. Новый счет-фактура начинается в состоянии черновик .
2. Примерно через час после создания Stripe завершает счет. (Вы больше не можете вносить в него какие-либо изменения.)
3. Установлен статус открыт , и Stripe автоматически пытается оплатить счет, используя способ оплаты по умолчанию, установленный вашим клиентом.
4. Если платеж прошел успешно, Stripe обновляет статус на оплачено .
5. Если платеж не прошел, счет-фактура остается открытым , а счет-фактура становится past_due .

В этом потоке Stripe не уведомляет клиента о счете. Мы автоматически взимаем плату с клиента вскоре после создания счета.Однако, если вы включите электронную почту клиентов, мы отправим квитанцию ​​по электронной почте.

Статусы счетов

Счета могут принимать один из пяти статусов. Эти статусы позволяют вам составлять и редактировать счета перед завершением, отправкой и попыткой оплаты. На панели мониторинга открытые счета-фактуры отображаются как ожидающие, если их платежное намерение находится в состоянии ожидания.

черновик	Начальный статус для всех счетов.Вы все еще можете редактировать счет на этом этапе.	Вы можете завершить счет до открыть или удалить его, если он разовый.
открытый	Счет завершен и ожидает оплаты от клиента. Вы больше не можете редактировать счет.	Отправьте или оплатите счет. Вы также можете аннулировать или пометить его как безнадежный.
оплачено	Этот счет был оплачен.	Действия невозможны.
недействителен	Этот счет был ошибочным и должен быть отменен.	Действия невозможны.
безнадежный	Маловероятно, что покупатель оплатит этот счет (учитывайте его как безнадежную задолженность в вашем бухгалтерском процессе).	Вы можете аннулировать или оплатить счет.

Черновики счетов-фактур

Черновики счетов-фактур по-прежнему доступны для редактирования и остаются неотправленными. На этом этапе вы можете оформить счет-фактуру или удалить его.

Открытые счета-фактуры

Счет-фактура завершена и ожидает оплаты от клиента. Вы больше не можете редактировать счет. В этом состоянии вы можете отправить или оплатить счет. Вы также можете аннулировать или пометить его как безнадежный.

Оплаченные счета-фактуры

Когда клиент оплачивает счет-фактуру через Stripe, счет-фактура переходит в статус оплачено . Этот статус является терминальным, что означает, что оплаченные счета никогда не могут получить другой статус. Чтобы попытаться произвести оплату через Личную панель, откройте страницу с информацией о счете-фактуре и щелкните Списать с клиента .

Если клиент оплатил счет внеполосно (за пределами Stripe), вы можете вручную пометить открытый счет как оплаченный на панели инструментов. На странице сведений о счете нажмите кнопку Дополнительно и выберите Изменить статус счета . В появившемся диалоговом окне выберите опцию Paid .

В следующем примере показано, как перевести счет-фактуру в состояние оплачено с помощью конечной точки API оплаты счета. Если вы настроили конечные точки веб-перехватчиков, вы получите счет .payment_failed или invoice.paid , в зависимости от результата попытки платежа.

  завиток https://api.stripe.com/v1/invoices/:id/pay \
  -u 
 sk_test_4eC39HqLyjWDarjtT1zdp7dc 
: \
  -X «POST»  

Аннулированные счета

Аннулирование счета концептуально аналогично его удалению (отмене). Однако при аннулировании счета-фактуры сохраняется бумажный след, который позволяет вам искать счет-фактуру по номеру. Аннулированные счета рассматриваются как нулевые для целей отчетности.После того, как вы аннулируете счет, страница размещенного счета по-прежнему доступна и отображает сообщение, указывающее, что счет был аннулирован. Аннулированные счета не подлежат оплате.

Вы можете аннулировать счета только в том случае, если они находятся в статусе открытый или безнадежный . Чтобы аннулировать счет на панели инструментов, перейдите на страницу Сведения о счете , нажмите кнопку Дополнительно и выберите Изменить статус счета . В появившемся диалоговом окне выберите опцию Void .Вы также можете аннулировать счет через интеграцию API, как показано в следующем примере:

  curl https://api.stripe.com/v1/invoices/:id/void \
  -u 
 sk_test_4eC39HqLyjWDarjtT1zdp7dc 
: \
  -X «POST»  

Если вы настроили конечные точки веб-перехватчика, вы получите событие invoice.voided , когда счет перейдет в статус void .

Безнадежные счета

В отделах дебиторской задолженности иногда есть клиенты, которые не могут оплатить свои непогашенные счета.Например, предположим, что вы предоставляете своему клиенту услуги на сумму 1 000 долларов США, но с тех пор он объявил о банкротстве и (даже после ликвидации активов) не сможет оплатить непогашенный остаток по счету.

В результате вы решаете списать счет как маловероятный для оплаты. В этом сценарии можно обновить статус накладной на без взыскания . Это позволяет отслеживать сумму задолженности для целей отчетности в рамках процесса учета безнадежных долгов. Вы можете пометить открытый счет как не подлежащий взысканию либо на странице сведений о счете , нажав Изменить статус счета , либо с помощью интеграции API, как показано в следующем примере:

  curl https: // api.stripe.com/v1/invoices/:id/mark_uncollectible \
  -u 
 sk_test_4eC39HqLyjWDarjtT1zdp7dc 
: \
  -X «POST»  

Если вы настроили конечные точки веб-перехватчиков, вы получите событие invoice.marked_uncollectible , когда счет-фактура перейдет в статус uncollectible .

Удаление черновиков счетов-фактур

Вы можете удалить черновик счета-фактуры в любое время, щелкнув дополнительное меню ( ••• ) рядом со счетом-фактурой на странице «Счета-фактуры». Если вы используете API и настроили конечные точки веб-перехватчика, вы получите счет .удалено событие при удалении счета-фактуры.

  завиток https://api.stripe.com/v1/invoices/:id \
  -u 
 sk_test_4eC39HqLyjWDarjtT1zdp7dc 
: \
  -X «УДАЛИТЬ»  

Переходы состояний

На следующем рисунке показаны различные способы перехода счета-фактуры из состояния в состояние. Для получения дополнительной информации см. Переходы состояний и финализация.

10 Условия выставления счетов и оплаты, которые необходимо знать

Компании, независимо от отрасли или размера, требуют регулярного денежного потока от своих клиентов и клиентов для оплаты своих расходов, таких как заработная плата их сотрудников и коммунальные услуги.Вот почему выставление счетов — необходимость. Без этих счетов вы не получите компенсацию за оказанные услуги или проданные продукты, что, в свою очередь, означает, что вы не сможете оплачивать свои расходы.

Однако ваш счет-фактура действителен ровно настолько, насколько хороши «условия оплаты», которые вы указали. Без них вы не сможете четко сообщить, когда ожидается платеж, а также другие условия, такие как предпочитаемый вами способ оплаты, стимулы для досрочных платежей и последствия просроченных платежей.

Кроме того, условия оплаты могут использоваться, чтобы помочь предприятиям получать платежи по предсказуемому графику. Когда у вас есть этот фиксированный график платежей, вы можете легко создавать бюджет и делать финансовые прогнозы, чтобы предотвратить любые проблемы с движением денежных средств.

Другими словами, успех вашего бизнеса может зависеть от условий оплаты счетов, которые вы создаете при отправке счетов.

Вот десять наиболее подходящих условий выставления счетов и оплаты:

1.Условия продажи

Это условия оплаты, о которых вы договорились с покупателем. Такие термины, как стоимость, сумма, доставка, способ оплаты и время ожидания или срока платежа. Это также важные компоненты любого счета.

Короче говоря, это ожидания между покупателем и продавцом, так что не будет никаких потенциальных недоразумений или разногласий, потому что обе стороны четко знают, что ожидается, и они удовлетворены требованиями.

Условия продажи особенно важны в международной торговле, так как они охватывают, когда происходит отгрузка, кто несет ответственность за уплату международных пошлин и налогов, а также любые другие факторы, установленные правилами международной торговой палаты.

2. Авансовый платеж

Авансовый платеж, сокращенно PIA, — это просто платеж, который производится досрочно. Владельцы бизнеса нередко требуют предоплаты за свои продукты или услуги. Например, внештатному графическому дизайнеру может потребоваться 50% первоначальный взнос перед запуском проекта. Авансы защищают продавцов от неплатежей и покрывают любые наличные расходы.

Например, графический дизайнер-фрилансер может потребовать 50% первоначального взноса перед началом проекта.Авансы защищают продавцов от неплатежей и покрывают любые наличные расходы, необходимые им для выполнения проекта.

3. Немедленный платеж

Этот термин, связанный с «Оплата при доставке» (COD) или «Оплата при получении», означает, что платеж должен быть произведен одновременно с доставкой продукта или услуги. Если клиент не производит оплату немедленно — с помощью кредитной карты, электронного чека, банковского перевода или оплаты онлайн-услуг, — продавец имеет право изъять товар интеллектуальной собственности.

Хотя этот термин выгоден для владельца бизнеса, поскольку он ускоряет процесс оплаты, он непопулярен среди некоторых клиентов и заказчиков, поскольку они опасаются, что у них не будет денег для покрытия счета.

4. Чистая сумма 7, 10, 30, 60, 90

Это означает, что чистая оплата должна быть произведена через 7, 10, 30, 60 или 90 дней после даты выставления счета. Например, если счет был датирован 10 июня и вы использовали одно из наиболее часто используемых условий оплаты, нетто 30, то платеж будет ожидаться до 9 июля.

Поскольку этот термин может сбивать с толку как команды по работе с кредиторской задолженностью, так и клиентов, рекомендуется использовать более ясный термин, например «Дни» вместо «Чистая». Кроме того, чтобы ваш денежный поток оставался положительным, используйте более короткие условия, например: «Пожалуйста, произведите платеж в течение 10 дней».

5. 2/10 Net 30

Такой термин, как «Net 30», требует от клиента или покупателя произвести платеж в течение 30 дней. Однако, если они произведут платеж в течение десяти дней, они получат 2% скидку.Конечно, вы можете изменить эти условия по своему усмотрению. Например, вы можете подсластить стимул, предложив скидку 5%, если счет будет оплачен в течение недели.

Чтобы получить более широкий отклик, перефразируйте этот термин, чтобы он не сбивал клиента с толку. Простая фраза типа «Пожалуйста, заплатите в течение 10 дней и сэкономьте 2 процента» сделает предложение максимально понятным и лаконичным.

6. Платежная линия по кредитной линии

Этот вариант оплаты дает клиенту возможность оплачивать свои счета в течение определенного периода времени — обычно ежемесячно или ежеквартально.Другими словами, это позволяет клиенту приобрести товар или услугу в кредит.

Это чаще используется крупными компаниями, а не предприятиями малого и среднего бизнеса из-за сопряженного риска, а также из-за его способности уменьшить ваш денежный поток.

7. Котировки и оценки

Это просто намеченная цена на ваши товары или услуги. Эта приблизительная цифра обычно используется, когда клиент сравнивает цены. Хотя это не окончательная сумма, которую вы собираетесь выставить счет клиенту, она все же должна включать в себя основные данные для выставления счетов, такие как цена ваших продуктов или услуг, подробная разбивка того, как вы определили цену, и график когда будут доставлены конечные товары или услуги.Большинство платформ для выставления счетов позволяют безболезненно преобразовать вашу расценку или оценку в счет-фактуру.

8. Периодический счет

Как мы объясняли ранее, повторяющиеся счета выставляются за текущие услуги, такие как ландшафтный дизайн или веб-хостинг, и обычно выставляются на одинаковую сумму каждый месяц, например, за членство или подписку.

Периодические счета-фактуры гарантируют денежный поток для вашего бизнеса, упрощают прогнозирование и избавляют вас от необходимости ежемесячно выставлять счета клиентам.Этот ежемесячный платеж снимает некоторую неопределенность и облегчает вашу жизнь.

9. Счет-фактура на проценты

Каковы последствия несвоевременной оплаты клиентом счета? Одним из наиболее распространенных решений является начисление процентов или сборов по счету. Помните, что при расчете процентов за просрочку платежа вы взимаете плату только за количество дней, в течение которых платеж просрочен.

Например, если вы взимаете процентную ставку 6%, а счет на сумму 1500 долларов опаздывает на 20 дней, вы делите 20 на 365.Затем умножьте этот результат на 0,06 и, наконец, умножьте это число на 1500. Процентная ставка составит 4,93 доллара за 20-дневный период.

Имея это в виду, счет-фактура на проценты — это не только напоминание о просроченном платеже, это счет-фактура, который содержит соответствующие процентные платежи и дату платежа для оплаты платежа.

Повторно отправляйте этот счет каждый месяц и корректируйте расчет так, чтобы он отражал дополнительные просроченные дни.

10. Факторинг счетов

Что делать, если клиент не оплатил ваш счет, а вам отчаянно нужны наличные? Вы можете рассмотреть возможность факторинга счетов.

Здесь вы передаете свой счет факторинговой компании. Вы получите аванс в размере 85% всего за один день. Имейте в виду, что эти компании будут взимать с вас плату, поэтому убедитесь, что вы читаете мелкий шрифт.

Такие компании, как BlueVine, взимают плату за проезд 0,5% в неделю и даже позволяют вашим клиентам продолжать производить платежи от имени вашей компании.

Заключение

Обдумывая условия платежа, не забывайте всегда быть вежливым, держать условия краткими и ясными, предлагать стимулы для досрочных платежей, процентные ставки за просроченные платежи и предлагать различные варианты процесса оплаты.

Помните, когда у вас есть четкие, конкретные и последовательные условия оплаты, вы можете увеличить шансы на своевременную оплату счета — что является вашей целью в первую очередь и всегда отлично подходит для вашего денежного потока.

Условия оплаты счетов: 7 основных советов | Справочник по малому бизнесу

Советы по выставлению счетов от других малых предприятий

Более трети всех счетов оплачиваются с опозданием. Это много. И все же некоторые компании блестяще получают деньги, которые им причитают.Вместо того, чтобы ждать недели или месяцы, им платят за несколько дней. Так как они это делают?

Мы попросили 1500 владельцев бизнеса поделиться своими советами и уловками, как быстрее получать деньги. И мы просмотрели миллионы счетов-фактур, чтобы предоставить вам это руководство по условиям оплаты счетов и передовым практикам.

Каковы условия оплаты по счету?

Условия оплаты счета-фактуры объясняют, как вы ожидаете получить оплату, и могут включать такие детали, как:

• допустимые формы оплаты (возможно, вы не принимаете кредитные карты)

• валюта, в которой вы работаете, если вы работаете за границей

• Штрафы за просрочку платежа, если их взимаете

Но, пожалуй, самый важный из всех условий платежа — это срок платежа.Когда вы ожидаете получить оплату? Раньше компании всегда давали 30 дней, но сейчас все меняется.

Долгие сроки оплаты — это возврат к дням обычной почты и оплаты чеками. Но теперь, когда компании отправляют счета в электронном виде и большая часть платежей производится онлайн, 30-дневные сроки устарели.

Если вы серьезно относитесь к работе, которую выполняете, и стараетесь уложиться в сроки своих клиентов, нет причин, по которым вам не должны платить в течение недели.

Короткие сроки оплаты позволяют быстрее платить

Счета с короткими сроками оплаты с большей вероятностью будут просрочены, но вы все равно получите свои деньги раньше, чем если бы вы дали три или четыре недели на оплату.

Данные основаны на миллионах счетов-фактур из США, отправленных через Xero.

Условия оплаты сокращаются

Не беспокойтесь о сокращении сроков оплаты счетов. Около 75% счетов требуют оплаты в течение 2 недель, поэтому ожидания меняются.

Некоторые клиенты могут рассчитывать на более длительные сроки оплаты больших счетов, но вы можете договориться с ними. Например, если они просят скидку, подумайте о том, чтобы взамен запросить более быструю оплату.

Быстро узнавайте о клиентах

Неважно, насколько короткие сроки оплаты счета, если вы не отправите счет вовремя. Даете ли вы 30 дней на оплату или всего семь — время не тикает, пока счет не окажется в их руках.

Никогда не откладывайте выставление счетов. Каждый раз, когда вы это делаете, вы откладываете свой день выплаты жалованья. Ускорьте процесс, используя шаблоны, отправляя счета в электронном виде и даже выставляя счета со своего телефона (чтобы вы могли сделать это сразу после того, как работа будет выполнена.).

Прочтите наше руководство по удивительному процессу выставления счетов.

Не бойтесь погони за оплатой

Не ждите, пока счет-фактура опаздывает на две недели, прежде чем напомнить клиенту, что он должен вам. Попробуйте отправить дружелюбное письмо по мере приближения срока сдачи. Снова проследите, если они просрочены.

Если клиенты не отвечают на электронные письма, возьмите трубку. Не позволяйте этому плыть по течению. Возможно, это не самая веселая часть работы в бизнесе, но она может помочь вам оставаться в бизнесе.

Если у вас нет времени на все последующие действия, подумайте:

• с помощью программного обеспечения для выставления счетов, которое автоматически отправляет вам электронные письма с напоминаниями
• спрашивает вашего бухгалтера, позвонят ли они за вас просроченным клиентам.

В нашем руководстве вы найдете дополнительные советы по обработке неоплаченных счетов.

Семь главных советов, как быстрее получать деньги

Получение заработной платы и стабильный денежный поток — это жизненная сила любого малого бизнеса, но это не всегда так просто, как отправить счет.1500 компаний, которые говорили с нами о выставлении счетов, предложили следующие практические советы:

1. Обсудите условия оплаты перед тем, как начать
   Предварительная сортировка означает, что в дальнейшем не возникнет путаницы. Он также устанавливает ожидания клиента в отношении оплаты, прежде чем вы начнете работу.
   

2. Ведите подробный учет запасов и времени
   Не рассчитывайте свои расходы во время выставления счета, так как это только замедлит вас.Ведите текущий учет, чтобы цифры были у вас под рукой, когда они вам понадобятся. Вы также с меньшей вероятностью упустите что-то таким образом. А если расходы превышают бюджет, вы можете сообщить об этом своему клиенту, вместо того, чтобы отправлять ему дорогой сюрприз в конце месяца.
   

3. Сделайте счет четким и легким для понимания
   Перечислите детали работы в понятной для клиента форме — любая путаница может привести к задержке оплаты. Также хорошо украсить счет-фактуру логотипом вашей компании — это поможет сохранить профессионализм в вашей работе.
   

4. Отправьте счет лицу, выплачивающему
   Убедитесь, что ваш счет направлен непосредственно лицу, производящему платеж, чтобы не потеряться в чужом почтовом ящике. Это, вероятно, будет отличаться от человека, заказавшего работу. Если вы не уверены, кто именно ведет учетные записи, позвоните им — стоит знать, кто оплачивает счета.

5. Счет-фактура как можно скорее
   Отправьте счет как можно скорее. Чем раньше клиент получит счет, тем скорее он произведет оплату.Это также означает, что они получат это, когда ценность вашей работы еще свежа в их памяти. Программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое позволяет создавать профессиональные повторяющиеся счета-фактуры, упростит процесс выставления счетов.
   

6. Продолжайте разговаривать со своими должниками
   Скрипящее колесо получает масло. Когда что-то просрочено, отправьте напоминания, ежемесячные отчеты или позвоните по телефону. Это поможет напомнить вашему клиенту, что вы серьезно относитесь к оплате счета. Некоторые бухгалтерские программы отправляют вам обновления при открытии счета.

7. Добавьте «просроченные» сборы
   Если вы четко указали условия оплаты в счете, а клиент их проигнорировал, вы имеете право взимать проценты в виде просроченных сборов. Будьте готовы к надежной обратной связи от ваших клиентов, если вы пойдете по этому пути, и подумайте о том, чтобы снять оплату, как только урок будет усвоен.

Создание работающей системы выставления счетов

Возможно, вы выставляли свои первые счета в стандартном программном пакете, таком как Microsoft Word.Возможно, вам даже пришлось поискать в Интернете советы о том, как выставить счет.

Однако по мере вашего роста потребности бизнеса в выставлении счетов становятся все более сложными. Подумайте, как вы можете создать систему, которая включает эти советы, ускоряет выставление счетов и улучшает денежный поток вашего бизнеса.

Биллинговая программа может помочь. В качестве бонуса он обычно входит в состав бухгалтерского пакета, что означает, что ваши книги автоматически обновляются по мере выставления и оплаты счетов.

Что стартапам следует знать о выставлении счетов

Взгляд в прошлое — замечательная вещь.Большинство людей не очень разбираются в выставлении счетов, когда начинают свой первый бизнес, поэтому полезно поучиться у людей, которые уже были там.

Компании, с которыми мы говорили, заявили, что изначально недооценивали, сколько времени займет выставление счетов. Вы можете тратить до 10% своего рабочего времени на создание, отправку и отслеживание счетов. Это может затруднить вашу другую административную работу, поэтому обязательно учитывайте это в своих стратегиях планирования и учета — и настройте максимально эффективные по времени системы.

Скорректируйте условия оплаты счетов и посмотрите на свою систему в целом

Быть владельцем малого бизнеса часто означает, что у вас мало времени, но стоит приложить усилия, чтобы правильно настроить выставление счетов. Оптимизированный процесс выставления счетов может значительно сократить время, которое вы тратите на сбор с трудом заработанных денег. И это должно быть здорово для вашего бизнеса.

Какие условия оплаты? Счет-фактура и условия оплаты для малого бизнеса

Стандартные условия оплаты

Прежде чем мы углубимся в условия оплаты, давайте рассмотрим некоторые из наиболее распространенных условий оплаты, которые владельцы малого бизнеса должны учитывать при выставлении счетов.

• PIA: Предоплата
• Нетто 7, 10, 15, 30, 60 или 90: Платеж ожидается в течение 7, 10, 15, 30, 60 или 90 дней после даты выставления счета
• EOM: Конец месяца
• 21 MFI: 21 числа месяца, следующего за датой выставления счета
• ХПК: Наложенный платеж
• CND: Наличные при следующей доставке
• CBS: Наличные до отгрузки
• CIA: Наличными заранее
• CWO: Наличные с заказом
• 1MD, 2MD: Ежемесячный платеж по кредиту за полный (или двухмесячный) запас
• Поэтапные платежи: Установить платежи в течение периода времени, согласованного между клиентом и продавцом
• Форвардное датирование: Выставление счета на оплату после получения покупателем заказа.
• Накопление скидок: Скидки на крупные заказы
• Скидка при частичной оплате: Когда продавец предлагает частичную скидку из-за низкого денежного потока
• Rebate: Возврат средств покупателю после совершения покупки.
• Contra: Оплата от клиента за вычетом стоимости закупленных материалов

Почему важны условия оплаты?

Условия оплаты важны, потому что знание того, сколько денег и когда поступит на ваш счет, необходимо для точного прогнозирования денежных потоков.

По результатам исследования QuickBooks найдено:

• 80% владельцев малого бизнеса беспокоятся о денежных потоках своей компании.
• Более половины владельцев малого бизнеса, испытывающих проблемы с денежным потоком, говорят, что основной причиной являются несвоевременные платежи клиентам.
• 62% владельцев малого бизнеса не знают точно, сколько денег они получают каждый месяц.
• 58% владельцев малого бизнеса говорят, что они приняли неправильное деловое решение, потому что беспокоились о движении денежных средств.

Точные прогнозы денежных потоков помогут вам спланировать налоги, обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса и управлять его ростом.Четкий профессиональный счет поможет вам гарантировать своевременную оплату со стороны клиентов. Четкое указание условий оплаты помогает убедиться, что вы и ваши клиенты находитесь на одной странице до начала работы.

Пример того, как работают условия оплаты

Чтобы лучше понять, почему условия оплаты важны для финансов вашего бизнеса, давайте рассмотрим пример:

Представьте, что вы собираетесь открыть новую витрину. Вам необходимо приобрести оборудование на 5000 долларов. Недавно вы получили крупный заказ от клиента и выставили счет на сумму 7000 долларов США.Вы предполагаете, что клиент оплатит счет до конца месяца.

Но покупатель не платит вовремя. В результате вы не можете приобрести необходимое вам новое оборудование. Теперь вы платите арендную плату за свою витрину, даже если не ведете бизнес за пределами этого места. Вы начинаете терять деньги в результате просрочки платежа.

Этот пример демонстрирует необходимость своевременной оплаты счетов. Составление краткого, легкого для понимания счета имеет большое значение для обеспечения своевременного получения платежей.В результате вы можете позволить себе поддерживать бизнес-операции и достигать своих целей роста.

Как использовать условия оплаты

Условия оплаты важны при заключении контракта. Условия оплаты должны обеспечивать максимальную скорость оплаты ваших клиентов и минимизировать неудобства для ваших клиентов. Хорошие условия оплаты должны приносить пользу обеим сторонам.

Когда вы начнете выставлять счета клиентам, помните, что ваши условия оплаты должны соответствовать вашим бизнес-целям. Выбор подходящих условий оплаты — важный шаг на пути к построению и поддержанию здорового бизнеса.Всегда указывайте условия оплаты в счетах, но сначала обсудите их со своими клиентами.

Предоплата

Вы можете потребовать от клиентов предоплаты за услуги. Предварительное выставление счетов может улучшить ваш денежный поток и снизить риск потери денег. Например, если вы занимаетесь свадебной фотографией, вы можете избежать риска отмены бронирования. Таким образом, вы можете захотеть, чтобы ваши клиенты платили полную предоплату. Некоторые компании предлагают скидки клиентам, которые вносят полную предоплату.

50% предоплата

Вы можете получить частичную оплату в размере 50% от общей стоимости покупки клиента. Частичные платежи могут обеспечить оборотный капитал, который может потребоваться для завершения проекта клиента. Они также могут принести пользу вашим клиентам, разбив их расходы на более мелкие платежи. Меньшие платежи для ваших клиентов также могут принести пользу вашему бизнесу в виде увеличения продаж и более высокой стоимости заказа.

50% -ный депозит также может быть компромиссом между предприятиями и клиентами, когда клиент не может или не желает вносить полную предоплату.Таким образом, обе стороны берут на себя одинаковый риск. Если вы выберете эти условия, обязательно укажите, когда вы получите оставшиеся 50%.

Договоры рассрочки

Вы также можете принять частичные платежи через планы платежей, которые разбивают платежи вашего клиента на более мелкие платежи. Например, вы можете разделить общую стоимость клиента на несколько более мелких ежемесячных платежей. Соглашения о рассрочке платежа аналогичны условиям оплаты кредитной линии, за исключением того, что они основаны на наличных расчетах.

Некоторые компании разбивают большие проекты на этапы, и заказчик платит за каждый этап. Вы можете заключать соглашения о рассрочке по времени — например, каждые три месяца — или по завершении конкретной части проекта.

Кредитные линии

Условия оплаты кредитной линией позволяют покупателям приобретать товары и услуги в кредит. После этого клиенты могут погасить остаток в соответствии с согласованным графиком платежей. Предложение кредита через ваш бизнес сопряжено с некоторыми рисками, так как клиент может не выполнить свои обязательства.Более крупные организации обычно используют этот тип клиентского финансирования.

Немедленный платеж (оплата при получении)

Немедленный платеж — это операция, оплата по которой подлежит оплате, как только вы доставите товары или услуги. Примеры условий немедленной оплаты включают «наложенный платеж» (COD) или «оплачивается при получении». Вы можете заключить договор о возврате товара в собственность, если покупатель не предоставит немедленную оплату.

Сеть 7, 10, 15, 30, 60 или 90

Эти условия относятся к количеству дней, в течение которых должен быть произведен платеж.Например, Net 30 (или N / 30) означает, что покупатель должен оплатить свой счет в течение 30 дней с даты, указанной в счете. При использовании условий Net 30, если вы выставляете счет 9 марта, клиенты обязаны произвести оплату до 8 апреля.

Выбор условий чистой оплаты может доставить неудобства вам как владельцу бизнеса, поскольку вы потратите весь проект на расходы, не получив дохода. Однако клиенты могут предпочесть эти условия. Постарайтесь найти период, который подходит и вам, и вашему клиенту.

Подписки и фиксаторы

Условия подписки и авансового платежа требуют, чтобы клиенты платили регулярно, например, ежемесячно или ежегодно. Как правило, предприятия по договорам о предоплате выставляют счета клиентам на регулярной основе. Может помочь автоматизация выставления счетов для регулярных платежей.

Досрочная выплата

Вы можете стимулировать клиентов платить раньше срока. Например, рассмотрите возможность предложения скидки в размере 5%, если клиент полностью оплачивает остаток до установленного срока.Досрочные выплаты — беспроигрышный вариант. Клиенты получают скидку на ваши товары или услуги, а у вас будет достаточно капитала для завершения проекта.

Как контролировать способы оплаты с условиями оплаты

Помимо контроля времени платежа, вы также можете влиять на то, как клиенты платят вам. Включите варианты оплаты в условия счета. Установление ожиданий в отношении предпочитаемых вами способов оплаты поможет вам получить оплату и избежать путаницы в дальнейшем.

Самый простой способ определить свою платежную политику — сделать процесс максимально удобным для клиента.Например, вы привыкли получать бумажные чеки или наличные. Однако расширение допустимых способов оплаты увеличит вероятность своевременных платежей. Вы захотите рассмотреть два наиболее современных способа оплаты: смарт-счета и оплата кредитной картой.

Умные счета

Программное обеспечение

, такое как QuickBooks, позволяет клиентам оплачивать онлайн в любое время с помощью интеллектуальных счетов с возможностью оплаты. С помощью смарт-счетов клиенты могут расплачиваться с помощью кредитных карт, дебетовых карт и банковских переводов автоматизированной клиринговой палаты (ACH).

Вы также можете настроить автоматические и повторяющиеся платежи, которые могут уменьшить количество догадок, связанных с выставлением счетов. Если вы не настроили регулярные платежи, вы можете отправить счета клиенту по электронной почте со ссылкой для оплаты. Эти функции полезны, если у вас есть действующие контракты.

QuickBooks Payments предлагает бесплатную электронную почту и учетную запись продавца услуг ACH, а также бесплатные мгновенные депозиты с помощью бизнес-банковского счета QuickBooks Cash.

Платежи по кредитной карте

Вы также можете принимать платежи по кредитной карте.Вы можете попросить клиента предоставить вам номер кредитной карты. Или вы можете принимать мобильные платежи с помощью приложения QuickBooks GoPayment, которое поставляется с оборудованием, необходимым для приема всех основных кредитных или дебетовых карт, используя только ваше мобильное устройство.

Есть комиссии, связанные с платежами по кредитным картам. Некоторые владельцы бизнеса предпочитают оплачивать сборы сами, в то время как другие предпочитают передавать их клиентам. Если вы выберете второй вариант, вам нужно будет указать это в своем контракте. В контракте должно быть четко указано, что вы будете взимать с клиента комиссию по кредитной карте, если он выберет этот способ оплаты.

Условия оплаты — часто используемые условия оплаты по счету и их значение

Условия оплаты по счету могут повлиять на количество дней, необходимое вам для получения оплаты. Без них вы не сообщаете, когда ожидается платеж, а также другие условия, такие как предпочтительный способ оплаты и любые последствия просроченных платежей.

Условия оплаты по счету

В этом списке объясняются условия оплаты , наиболее часто используемые в счетах.

Ежемесячный счет нетто	Платеж должен быть произведен в последний день месяца, следующего за тем, в котором выставлен счет
PIA	Предоплата
Нетто 7	Платеж через семь дней после даты выставления счета
Нетто 10	Оплата через десять дней после даты выставления счета
Нетто 30	Оплата через 30 дней после даты выставления счета
Нетто 60	Оплата через 60 дней после даты выставления счета
Нетто 90	Платеж через 90 дней после даты выставления счета
EOM	Конец месяца
21 MFI	21-е число месяца после даты выставления счета
% 1% 10 Нетто 30 1	Скидка если платеж получен в течение десяти дней, иначе платеж через 30 дней после даты выставления счета
Наложенным платежом	Наличными при доставке
Денежный счет	Денежный счет, без кредита
Аккредитив	Подтвержденный банком документарный аккредитив, часто используемый для экспорта
Переводной вексель	Обещание произвести оплату в более поздний срок, обычно поддерживается банком
CND	При следующей доставке наличными
CBS	Наличными до отгрузки
CIA	Предоплата
CWO	Оплата наличными с заказом
1MD	Ежемесячный платеж по кредиту на полный месяц
2MD	Как указано выше плюс дополнительный календарный месяц
Contra зачет стоимости материалов, закупленных у клиент
Поэтапный платеж	Оплата согласованных сумм на этапе

При создании условий оплаты по счету имейте в виду, что если у вас четкие, краткие и последовательные условия оплаты , это более вероятно что ваш счет будет оплачен вовремя, и это окажет положительное влияние на денежный поток вашего бизнеса.

Для получения дополнительной информации о сроках и условиях контракта см. «Установка условий и кредитная проверка ваших клиентов и установка кредитных лимитов».

Счет-фактура и процесс оплаты

Счет-фактура и процесс оплаты

Счета и платежи

Когда необходимо сгенерировать платеж поставщику, запись счета-фактуры, полученного от поставщика (или другой документации запроса платежа, такой как запрос чека), утверждается и вводится как счет-фактура в модуль расчетов с поставщиками в Oracle.Счета-фактуры можно вводить до даты предъявления чека. На основании введенных условий платежа (например, Немедленно, Нетто 30) счет-фактура выбирается для включения в процесс платежа, который осуществляется в ночное время центральным офисом РФ. В процессе оплаты генерируется чек.

Виды платежей

Помимо платежей поставщикам, счет-фактура должен обрабатываться для следующих типов платежей:

• Люди-субъекты — Если руководитель проекта использует текущий счет для денежных выплат людям, то директор проекта должен быть в файле поставщика
  , чтобы выписать чек для финансирования текущего счета.Обратитесь к разделу «Оплата человеческим субъектам» для получения дополнительной информации.
• Стипендия участника (дополнительную информацию см. В разделе «Выплата стипендии участникам»)
• Возмещение расходов сотрудников (дополнительную информацию см. В разделе «Возмещение личных расходов»)
• Гонорары
• Независимый подрядчик
• Банковские переводы
• Субподрядчики и Сервисный центр
• Мелкая наличность — необходимо обработать счет-фактуру для создания чека для финансирования мелкой наличности.Получатель платежа должен быть указан в файле поставщика.

Типы счетов

Есть несколько типов счетов, например

• Периодические счета-фактуры — повторяющиеся счета-фактуры — это счет-фактура на расходы, которые происходят регулярно и обычно не выставляются. Например, повторяющийся счет-фактура
  может быть настроен для годовой аренды один раз, и система автоматически создаст необходимые счета-фактуры и будет выдавать чеки
  каждый месяц.
• Соответствие на поставку — Счет-фактура сопоставляется с заказом на закупку и должна соответствовать определенным допускам.Счет сопоставляется по позициям, а не по общей сумме
  . Системное удержание будет помещено в счет-фактуру, который не соответствует определенным допускам. См. «Допуски» и «Задержки для счета-фактуры» для получения дополнительной информации по
  .
• Прямая оплата — счета на прямую оплату не сопоставляются с заказом на покупку.

Несколько счетов-фактур для одной площадки поставщика

Несколько платежей, обработанных в пакете платежей для одного сайта поставщика, автоматически включаются в один чек, если иное не указано отдельно в файле поставщика.На сайте поставщика в альтернативном регионе платежа есть поле «Оплата». Если закодировано, платить отдельно, все платежи, обработанные с использованием этого сайта поставщика, будут производиться отдельным чеком.

Закупка оборудования

Закупка оборудования, требующая отчетности по собственности, определяется по соответствующему виду расходов. Можно назначить 33 вида расходов приложений.

Процесс

В следующей таблице описан процесс выставления счета / платежа:

Шаг	Действие
1	Получить счет или запрос на оплату от поставщика.
2	Утверждение счета / платежа вручную.
3	Определите, есть ли поставщик в файле поставщика. Если нет, запросите добавление поставщика и / или информацию о территории кампуса в файл поставщика. См. «Обновления файлов поставщика» для получения дополнительной информации.
4	Введите информацию о счете в модуль расчетов с поставщиками.
5	Просмотрите информацию о счете.
6	Если счет-фактура сопоставляется с заказом на покупку, выполните сопоставление с P.O. онлайн.
7	Утвердите счет онлайн.
8	Просмотрите отложенные счета и примите соответствующие меры.См. «Задержанные счета-фактуры» для получения дополнительной информации.
9	Проверки создаются для утвержденных счетов-фактур, когда центральный офис выполняет прогон пакетных платежей. Обратитесь к разделу «Проверка производства и распространения» для получения дополнительной информации.

Обратная связь
Был ли этот документ ясным и легким для понимания? Пожалуйста, отправьте свой отзыв на webfeedback @ rfsuny.