Заканчивается журнал кассира операциониста что делать: Заканчивается журнал кассира операциониста, что делать

Заканчивается журнал кассира операциониста что делать: Заканчивается журнал кассира операциониста, что делать

Содержание

Владельцы онлайн‑касс могут не оформлять первичку по ККТ

Такое разъяснение дал Минфин России в своем письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692. Дело в том, что законодательство РФ о применении ККТ состоит только из Федерального закона № 54-ФЗ и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Постановление Госкомстата России от 25.12.98 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» к ним не относится. Поэтому формы первичной учетной документации, утвержденные данным постановлением, не подлежат обязательному применению.

Таким образом, владельцы онлайн-касс могут не оформлять следующие формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин:

  • КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины», 
  • КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию», 
  • КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»,
  • КМ-4 «Журнал кассира-операциониста», 
  • КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста»,
  • КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста», 
  • КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»,
  • КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»,
  • КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

С переходом на онлайн-ККТ ведение первички по кассе действительно перестает быть необходимостью. Во-первых, потому что теперь все фискальные данные поступают напрямую в ФНС по интернету через оператора фискальных данных. Во-вторых, сами владельцы касс могут контролировать работу своих торговых точек и получать необходимую информацию о продажах от своего оператора фискальных данных. Например, в личном кабинете Контур.ОФД в режиме реального времени можно отслеживать выручку, формировать аналитические отчеты по продажам в разрезе торговых точек или касс, просматривать все выбитые чеки, а также контролировать работу кассиров (открытие и закрытие смены, оформление возвратов — каких товаров и на какую сумму). Посмотреть, как это работает, вы можете в видеоролике о возможностях Контур.ОФД. 

Журнал кассира операциониста

Субъекты предпринимательства, применяющие контрольно-кассовую технику, должны регистрировать выручку, полученную с их использованием, в журнале кассира-операциониста. Его правильное оформление и регулярность применения проверяют не только уполномоченные специалисты на предприятии, но и налоговые органы.

Оглавление статьи

Применение журнала кассира

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Журнал кассира-операциониста

— это специальный регистр, который составляется по типовой унифицированной форме КМ-4, и служит для фиксации поступления и сдачи выручки фирмы, а также для отражения контрольных показателей отчетов.

Он составляется на каждый кассовый аппарат. Его ведение поручается уполномоченным должностным лицам (кассирам), которые регулярно должны снимать соответствующие счетные показатели и записывать их в нем.

Отчет кассира операциониста существует в нескольких видах. В регистре отражается только итоговый за день или смену, который называется z-отчетом.

Впервые журнал кассира операциониста км 4 заводится в момент регистрации нового ККА. Эту книгу можно приобрести в типографии. Ее необходимо пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью и визой руководителя. После этого он вместе с карточкой ККТ подается в налоговую, где ее работники отмечают на нем присвоенный ими номер, и проставляют печати и подписи.

Журнал ведется до того момента, пока последняя его строка не будет заполнена. Как только он заканчивается, организация должна оформить новый регистр, при этом в инспекцию по месту учета подается старый и последующий. Налоговые работники делают запись о его замене в карточке учета ККА.

В журнале также отражаются заметки технических работников ЦТО, которые осуществляют его проверку в соответствии с договором кассового обслуживания.

Согласно законодательству все ККА имеют ЭКЛЗ, которую необходимо устанавливать каждый год, в противном случае машина заблокируется. Ее замену также надо фиксировать в журнале кассира-операциониста.

В конце своей смены (рабочего дня) кассир снимает итоговый отчет по кассовому аппарату и сверяет его данные с приходными документами (если они есть) и наличными денежными средствами. После этого он записывает показания z-отчета в журнал, заполняет справку-отчет и сдает дневную выручку либо старшему кассиру, либо уполномоченному на это лицу, который после проверки и получения наличных денег расписывается в регистре и возвращает журнал обратно кассовому работнику.

Образец заполнения журнала кассира операциониста

Изучим подробнее как заполнять журнал кассира операциониста.

На титульном листе нужно записать название организации, ее полный адрес, номер телефона, а также коды ОКПО, ОКДП и ИНН. Если есть структурное подразделение, его тоже нужно указывать. Далее заполняются марка или модель кассового аппарата и его производственный номер. При необходимости можно занести информацию об используемой прикладной программе. Работники налоговой или ЦТО ниже заполняют регистрационный номер ККМ.

В журнале нужно отражать начало и конец периода его ведения, а также Ф.И.О. ответственного за это должностного лица.

Регистр представляет собой таблицу с большим количеством столбцов, которые необходимо заполнять.

В графе «1» отражается текущая дата, указанная в отчете. За один день может быть несколько записей по количеству смен или ответственных лиц.

В следующем столбике нужно вписывать номер отдела. В кассовом аппарате может быть открыто их несколько, на каждый вид деятельности. Часто заводят разные отделы для ведения раздельного учета выручки, полученной по разным системам налогообложения (например, ЕНВД и ОСНО). Их открытие осуществляют специалисты ЦТО, информация об этом отражается в учетной карточке ККА в налоговой.

В графе «3» заполняются личные данные кассиров, которые осуществляли прием денежных средств в течение смены (рабочего дня). Далее необходимо отразить текущий номер z-отчета. За один день может быть снято несколько таких документов (случайно, при нескольких сменах), каждый из них необходимо отразить в соответствующей строке журнала.

Графа «5» в последнее время либо не заполняется, либо в ней проставляется 0. Это связано с тем, что ККА с ЭКЛЗ не обнуляются.

В следующем столбике указывается информация об необнуляемом остатке на начала дня. При использовании нового аппарата он равен 0, иначе нарастающему остатку на конец предыдущего дня работы.

Поля «7» и «8» должны содержать подписи кассира и проверяющего его уполномоченного лица.

В столбце «9» отражается необнуляемый остаток на конец дня. Далее записывается итоговая выручка по ККМ, которая должна быть равна разнице между значениями граф «9» и «6».

В следующих полях необходимо заполнить информацию о полученных наличных денежных средствах и документов платежа. Графы «12» и «13» нужно заполнять, если при оплате за товары, услуги, работы принимаются банковские карточки. Несмотря на то что карточки — это безначальные расчеты, выручку по ним необходимо пробивать по ККА отдельным отделом, и указывать количество выпущенных чеков. При их отсутствии — проставляется прочерки.

Столбец «14» равен сумме значений «10» и «13».

Согласно законодательству кассир может произвести возврат денежных средств в случае отказа клиента от покупки при предъявлении им чека. Если этот возврат осуществляется в тот же день что покупка, то его показатели записываются в графе «15». При этом на возвращенный чек должен быть составлен акт, который должен включать обязательные для него реквизиты. Если возврат осуществляется в последующие дни, он в журнале кассира-операциониста не фиксируется. Здесь же отражаются ошибочно пробитые чеки. Ее значение равно разнице показателей «10» и «14».

В следующих столбцах расписываются кассир (сдающий деньги) и уполномоченное лицо, принимающее их, а также ответственный за контроль над этими операциями.

Нюансы ведения журнала

При замене ЭКЛЗ закрывается 3 z-отчета, которые отражаются в журнале: до снятия, проверочный (равный 1 рублю 11 копейкам) и после замены памяти.

Согласно законодательству, использование ККМ может происходить как при приеме, так и при выдаче денежных средств из кассы (скупка металлолома у населения). Аппараты в этом случае желательно покупать отдельно на прием и выдачу. При этом отражение последнего в журнале происходит в обычном порядке, просто в приказе необходимо отразить, что операции – расходные.

В случае допущения ошибки при заполнении этого регистра, исправление необходимо делать путем зачеркивания неправильной записи одной линией (чтобы можно было ее прочитать) и оформления новой. Это должны завизировать кассир, главный бухгалтер, руководитель компании.

Форма журнала и образец заполнения

Журнал кассира операциониста форма КМ 4 в формате Excel.

Пример заполнения журнала КМ 4 в формате Excel.

Как снять с учёта ККМ?

Вопрос:

Организация применяет УСН.
Есть ККМ, но её не использовали ни разу. Только первый чек пробили на копейку или рубль.
Нужно ли пробивать нулевые чеки, ежедневные отчеты и вести какие-либо журналы? И заканчивается срок действия наклейки какой-то, которую нужно продлевать.
Можно ли не использовать ККМ, если с наличными не работаем, а только по безналу? И если можно не использовать, то нужно ли продлевать срок действия или можно как-то отказаться и снять с учета ККМ?

Как снять с учёта ККМ? И грозит ли нам это штрафами, если наклейку мы не продлевали, но и аппаратом не пользовались?

Ответ:
Снимать Z-отчеты следует, если в течение рабочий смены Вы включали кассовый аппарат. Если наличных Вы не принимали, то ККМ можно просто не включать, и в этом случае снимать нулевые чеки, а также заполнять журнал кассира-операциониста не потребуется.

Далее о сроки действия наклейки - вероятно речь идет о замене ЭКЛЗ - это процедура, которую проводят раз в год. По прошествии срока действия старого ЭКЛЗ кассовый аппарат просто не будет работать. Этот момент Вы должны учитывать, принимая решение о непрохождении процедуры. Но вообще говоря если Вы не принимаете и не планируете принимать наличные деньги от клиентов, проще снять кассовый аппарат с учета в ИФНС. Это позволит Вам как минимум сэкономить на договоре с ЦТО на обслуживание ККМ, который должен быть у Вас заключен в течение всего срока, пока касса состоит на учете в ИФНС.

Если платежи наличными Вы в принципе не применяете, то Вы можете обойтись без ККМ. Таким образом, если Вы уверены, что аппарат Вам в дальнейшем не пригодится, хотя бы для разового приема денег, то его действительно можно снять с учета.


Штрафа в связи с отсутствием замены ЭКЛЗ, либо прекращением договора техобслуживания ККМ не будет, если кассовым аппаратом Вы не пользовались. Собственно использовать кассу, срок действия ЭКЛЗ которой вышел, просто нельзя технически.

Снять ККМ с учета можно в следующем порядке:
– организация (индивидуальный предприниматель) подает в налоговую инспекцию заявление о снятии с регистрации ККТ, паспорт и карточку регистрации ККТ;
– налоговый инспектор, ответственный за прием документов, регистрирует их соответствующим образом и передает в отдел, ответственный за снятие ККТ с учета;
– налоговая инспекция рассматривает (проверяет) представленные документы;
– при снятии с регистрации ККТ в присутствии специалиста налоговой инспекции специалистом ЦТО составляется акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков;
– по результатам снятия ККТ с регистрационного учета налоговый инспектор делает отметки в паспорте и учетном талоне ККТ, в книге учета ККТ, в карточке регистрации ККТ и заверяет их печатью налоговой инспекции.

Актуально на дату 29.06.2015 г.

Правила ведения журнала км 4. Нюансы ведения журнала. Необходимые документы для оформления нового журнала

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 - это документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе торговой организации. Его ведёт кассир-операционист отдельно для каждого кассового аппарата. Журнал шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями руководителя и главного бухгалтера организации; ставят печать. Далее журнал заверяется в ИФНС налоговым инспектором.

Унифицированная форма № КМ-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить журнал кассира

Если в журнал кассира вносят исправления, то их необходимо заранее оговорить и далее заверить подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.

Графа 5 остаётся пустой. Данная графа заполняется при проверке, перерегистрации, снятии кассового аппарата с учёта или при передаче его в ремонт. Заполняется сотрудником налоговой инспекции или работником центра технического обслуживания.

Сумма в графе 6 должна быть равна сумме в графе 9 за предыдущий день.
Сумма в графе 10 равняется сумме граф 14 и 15.

Сумма в графе 10 расчитывается так: сумма графы 9 минус сумма графы 6.

Графа 14 равняется сумме граф 11 и 13.

Графа 15 заполняется, только если возврат был сделан в день покупки или был ошибочно пробит чек.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

  • Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
  • Печатать документы с изображением подписи и печати
  • Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
  • Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
  • Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Класс365 прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Класс365

Как заполнять журнал кассира?

Для получения информации о выручке и функционировании современных кассовых аппаратов был создан журнал кассира-операциониста. Это важный бухгалтерский документ, который должен прилагаться к любой рабочей операционной кассе и фиксировать периодические поступления денежных средств.

Правила заполнения кассового журнала

Каждый человек, принятый на должность кассира, обязан научиться и понять, как правильно заполнять журнал. В настоящее время широко используется форма журнала КМ-4. Записи в журнале выполняются шариковой ручкой с синими чернилами. Одна строка документа фиксирует данные за один рабочий день. Основанием для журнальных записей становится Z-отчёт, выполненный в конце смены, а записи в журнале ведутся в строгом хронологическом порядке.

Правильно оформленный журнал имеет нумерацию на каждой странице и прошнурованный вид. Журнал обязательно должен иметь печать организации, подписи налоговых органов и руководителя предприятия. Открыв журнал кассира, можно увидеть таблицу с 18 колонками, каждую из которых необходимо правильно заполнить после закрытия смены.

Как заполнять журнал кассира-операциониста:

  • В 1-ой колонке следует отметить дату рабочего дня;
  • Во 2-ой колонке обозначается номер секции, если есть подразделение на отделы;
  • В 3-ей колонке пишется фамилия, имя и отчество кассира, сдающего смену. Запись можно сделать один раз на странице, а в дальнейшем просто ставить специальный значок, если за кассой всегда один и тот же работник;
  • В 4-ой колонке следует поставить номер отчёта фискальной памяти, который можно увидеть на Z-отчёте в конце смены;
  • 5-я заполняется редко из-за больших споров и разногласий по поводу её значения, лучше поставить прочерк. Налоговая служба не придаёт ей особого значения, так как она не несёт важной информации;
  • 6-я показывает сумму денежных счётчиков на начало смены. Обычно, число переписывается с предыдущей смены, но некоторые кассовые аппараты не выводят это показание и его приходится высчитывать самостоятельно;
  • В 7-ой колонке обязательна ежедневная подпись кассира-операциониста;
  • В 8-ой колонке регулярно расписывается администратор;
  • В 9-ую колонку переписывается сумма из Z-отчёта, показывающая итог счётчика по завершении рабочего дня;
  • В 10-ой фиксируется сумма выручки за прошедший день в рублях и копейках, которые отделяются друг от друга дефисом. Обязательно нужно проверить совпадение суммы, указанной в отчёте, с денежной выручкой, полученной в результате применения формулы: 9 графа - 6 гр. = 10 гр.;
  • В 11-ой кассир должен указать фактическую выручку, полученную за смену;
  • В 12-ой необходимо указать сумму безналичных платежей;
  • В 13-ой отмечается сумма, получившаяся при пробитии по кредитным картам и чекам, то есть по платёжным документам;
  • В 14-ой колонке должна быть общая денежная сумма наличных и безналичных платежей;
  • 15-ая отражает сумму возвратов от покупателей, а также ошибочно пробитых чеков. Возвращать деньги покупателям без пробития чеков можно только в текущую смену, в противном случае потребуется составление Расходного кассового ордена;
  • 16-ая, 17-ая и 18-ая колонки нужны для подписи кассира, администратора, руководителя.

Что делать, если допущена ошибка в журнале кассира

Когда кассир не имеет достаточного количества навыков и не разобрался до конца, как заполнять кассовый журнал, могут возникать ошибки. Существуют правила исправления ошибок, в соответствии с которыми разрешено зачёркивать неправильную запись одной чертой, а рядом указывать правильную информацию с пометкой «исправлено». Исправления обязательно заверяются подписями кассира, администратора и руководителя.

Запрещено использовать для удаления неверных записей специальные корректирующие вещества, а также поверх старой суммы наносить новую.

Нужно ли делать отчёт, если в течение дня не пробивались чеки?

Бывают ситуации, когда за всю смену не было совершено ни одной покупки, кассовый аппарат не выдал ни одного чека. В таком случае можно не заполнять документ, тем более снять Z-отчёт не получится.

При желании на аппарате можно сделать один нулевой чек, и по окончанию смены заполнить журнал на основании получившегося отчёта. Также следует знать, что если смена не была закрыта вечером по каким-то причинам, можно сделать отчёт утром или даже через день, только необходимо провести выручку задним числом и оставить свободную строку в журнале.

Знания о том, как заполнять журнал, являются важным моментом в работе кассира-операциониста и помогают ему контролировать поступление и расход денежных средств. Кассовый журнал КМ-4 - это серьёзный документ, находящийся под контролем налоговой службы, поэтому следует ответственно относиться к его заполнению.

Всё движение наличности, проходящее через кассовый аппарат за рабочую смену, должно фиксироваться в Журнале кассира-операциониста по форме КМ-4. Это первичный учётный документ, который ежедневно, на основе Z-отчета, заполняет ответственный кассир.

Перед началом работы журнал регистрируют в налоговой. Для этого все страницы журнала нумеруются, прошнуровываются, на последней делается запись: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов». Запись заверяется подписями работника налоговой инспекции, главного бухгалтера и руководителя. Ставится печать организации.
Для каждой кассовой машины ведётся свой журнал учёта. Записи делаются от руки, шариковой ручкой.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста

Посмотреть образец журнала по форме КМ-4: стр. 1 стр. 2 стр. 3

Бланк журнала кассира-операциониста. Форма КМ-4

Правила заполнения журнала кассира-операциониста

На обложке указываются наименование, адрес, ОКПО, ИНН организации, наименование подразделения (торговой точки), данные о ККМ (модель, заводской и регистрационный - присвоенный при регистрации у налоговиков - номер).

В строке «Период» ставятся фактические даты начала и окончания его ведения. Когда журнал заканчивается, регистрируется новый.

Подписывает титульный лист ответственное за ведение журнала лицо - кассир (кассир-операционист).

Заполнение внутренних страниц бланка:

1 – дата снятия Z-отчета в конце смены или рабочего дня. Если в один вечер снято несколько Z-отчетов, то данные по каждому заносятся под одной датой в отдельную строку журнала.

2 – номер отдела (секции), если у торговой точки есть такое деление. Заполнять не обязательно.

3 – ФИО ответственного кассира.

4 - номер Z-отчета, снятого в конце рабочей смены.

5 – у современных ККМ эта функция отсутствует. Графу можно не заполнять.

6 – показания общей суммы - всех пробитых на этой ККМ денег за всё время её работы - на начало дня. Эта сумма увеличивается с каждым снятым Z-отчетом.

7, 8 – подписи кассира и администратора.

9 – показания общей суммы на конец рабочей смены: цифры из гр.6 + накопления (гросс-итог) за рабочую смену.

10 – выручка за рабочую смену; включает в себя наличку, безнал и возвраты по неиспользованным чекам.

11 – только наличная выручка, которая сдается в бухгалтерию по приходному кассовому ордеру.

12 – столбец заполняется, если у кассового аппарата есть функция подсчета безналичных платежей.

13 – размер безналичных платежей, если они были

14 – общая сумма наличных и безналичных платежей минус возвраты.

15 – возвраты покупателям по неиспользованным кассовым чекам, если они были.

16 – после того, как кассир заполнит журнал, он оформляет справку-отчет (форма КМ-6), вместе с наличностью передает ее старшему кассиру и расписывается в этой графе.

17 – подпись администратора или старшего кассира, получившего деньги у кассира-операциониста и проверившего правильность расчётов.

18 – подпись руководителя (старшего кассира).

Графы 1,2,3,6 заполняются в начале рабочей смены.

Если в журнал необходимо внести исправления, они должны быть заверены подписью кассира-операциониста, главного бухгалтера и руководителя предприятия. Журнал кассира-операциониста хранят минимум 5 лет.

Субъекты предпринимательства, применяющие контрольно-кассовую технику, должны регистрировать выручку, полученную с их использованием, в журнале кассира-операциониста. Его правильное оформление и регулярность применения проверяют не только уполномоченные специалисты на предприятии, но и налоговые органы.

Журнал кассира-операциониста - это специальный регистр, который составляется по типовой унифицированной форме КМ-4, и служит для фиксации поступления и сдачи выручки фирмы, а также для отражения контрольных показателей отчетов.

Он составляется на каждый кассовый аппарат. Его ведение поручается уполномоченным должностным лицам (кассирам), которые регулярно должны снимать соответствующие счетные показатели и записывать их в нем.

О тчет кассира операциониста существует в нескольких видах. В регистре отражается только итоговый за день или смену, который называется z-отчетом.

Впервые журнал кассира операциониста км 4 заводится в момент регистрации нового ККА. Эту книгу можно приобрести в типографии.Ее необходимо пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью и визой руководителя. После этого он вместе с карточкой ККТ подается в налоговую, где ее работники отмечают на нем присвоенный ими номер, и проставляют печати и подписи.

Журнал ведется до того момента, пока последняя его строка не будет заполнена. Как только он заканчивается, организация должна оформить новый регистр, при этом в инспекцию по месту учета подается старый и последующий. Налоговые работники делают запись о его замене в карточке учета ККА.

В журнале также отражаются заметки технических работников ЦТО, которые осуществляют его проверку в соответствии с договором кассового обслуживания.

Согласно законодательству все ККА имеют ЭКЛЗ, которую необходимо устанавливать каждый год, в противном случае машина заблокируется. Ее замену также надо фиксировать в журнале кассира-операциониста.

В конце своей смены (рабочего дня) кассир снимает итоговый отчет по кассовому аппарату и сверяет его данные с приходными документами (если они есть) и наличными денежными средствами. После этого он записывает показания z-отчета в журнал, заполняет справку-отчет и сдает дневную выручку либо старшему кассиру, либо уполномоченному на это лицу, который после проверки и получения наличных денег расписывается в регистре и возвращает журнал обратно кассовому работнику.

Образец заполнения журнала кассира операциониста


Изучим подробнее как заполнять журнал кассира операциониста.

На титульном листе нужно записать название организации, ее полный адрес, номер телефона, а также коды , ОКДП и ИНН. Если есть структурное подразделение, его тоже нужно указывать. Далее заполняются марка или модель кассового аппарата и его производственный номер. При необходимости можно занести информацию об используемой прикладной программе. Работники налоговой или ЦТО ниже заполняют регистрационный номер ККМ.

В журнале нужно отражать начало и конец периода его ведения, а также Ф.И.О. ответственного за это должностного лица.

Регистр представляет собой таблицу с большим количеством столбцов, которые необходимо заполнять.

В графе «1» отражается текущая дата, указанная в отчете. За один день может быть несколько записей по количеству смен или ответственных лиц.

В следующем столбике нужно вписывать номер отдела. В кассовом аппарате может быть открыто их несколько, на каждый вид деятельности. Часто заводят разные отделы для ведения раздельного учета выручки, полученной по разным системам налогообложения (например, ЕНВД и ОСНО). Их открытие осуществляют специалисты ЦТО, информация об этом отражается в учетной карточке ККА в налоговой.


В графе «3» заполняются личные данные кассиров, которые осуществляли прием денежных средств в течение смены (рабочего дня). Далее необходимо отразить текущий номер z-отчета. За один день может быть снято несколько таких документов (случайно, при нескольких сменах), каждый из них необходимо отразить в соответствующей строке журнала.

Графа «5» в последнее время либо не заполняется, либо в ней проставляется 0. Это связано с тем, что ККА с ЭКЛЗ не обнуляются.

В следующем столбике указывается информация об необнуляемом остатке на начала дня. При использовании нового аппарата он равен 0, иначе нарастающему остатку на конец предыдущего дня работы.

Поля «7» и «8» должны содержать подписи кассира и проверяющего его уполномоченного лица.

В столбце «9» отражается необнуляемый остаток на конец дня. Далее записывается итоговая выручка по ККМ, которая должна быть равна разнице между значениями граф «9» и «6».

В следующих полях необходимо заполнить информацию о полученных наличных денежных средствах и документов платежа. Графы «12» и «13» нужно заполнять, если при оплате за товары, услуги, работы принимаются банковские карточки. Несмотря на то что карточки - это безначальные расчеты, выручку по ним необходимо пробивать по ККА отдельным отделом, и указывать количество выпущенных чеков. При их отсутствии - проставляется прочерки.

Столбец «14» равен сумме значений «10» и «13».


Согласно законодательству кассир может произвести возврат денежных средств в случае отказа клиента от покупки при предъявлении им чека. Если этот возврат осуществляется в тот же день что покупка, то его показатели записываются в графе «15» . При этом на возвращенный чек должен быть составлен акт, который должен включать обязательные для него реквизиты. Если возврат осуществляется в последующие дни, он в журнале кассира-операциониста не фиксируется. Здесь же отражаются ошибочно пробитые чеки. Ее значение равно разнице показателей «10» и «14».

В следующих столбцах расписываются кассир (сдающий деньги) и уполномоченное лицо, принимающее их, а также ответственный за контроль над этими операциями.

Нюансы ведения журнала

При замене ЭКЛЗ закрывается 3 z-отчета, которые отражаются в журнале: до снятия, проверочный (равный 1 рублю 11 копейкам) и после замены памяти.

Согласно законодательству, использование ККМ может происходить как при приеме, так и при выдаче денежных средств из кассы (скупка металлолома у населения). Аппараты в этом случае желательно покупать отдельно на прием и выдачу. При этом отражение последнего в журнале происходит в обычном порядке, просто в приказе необходимо отразить, что операции — расходные.

В случае допущения ошибки при заполнении этого регистра, исправление необходимо делать путем зачеркивания неправильной записи одной линией (чтобы можно было ее прочитать) и оформления новой. Это должны завизировать кассир, главный бухгалтер, руководитель компании.

 

Возможно, будет полезно почитать:

 

Как заполнить кассовый журнал с первого чека

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Проводим расчеты через РРО: главные правила. После того как РРО приобретен, зарегистрирован и запрограммирован, его можно смело использовать. Работать на РРО при осуществлении кассовых операций в учреждении будет специальное лицо — кассир. Работу кассира на РРО в течение дня можно разбить на три основных этапа. Первый этап: подготовка к смене.

Субъекты предпринимательства, применяющие контрольно-кассовую технику, должны регистрировать выручку, полученную с их использованием, в журнале кассира-операциониста. Его правильное оформление и регулярность применения проверяют не только уполномоченные специалисты на предприятии, но и налоговые органы.

Ставится дата снятия Z - отчета , который вносится в журнал. Если за эту дату было снято несколько Z - отчетов, то их все надо вносить отдельной строкой, но все они будут одной датой. Слово "смена" в этой графе значит, что если за одну дату у вас работало две смены и два разных кассира вы можете не обязательно поставить в скобочках номер смены, например: В этой графе ставятся номера отделов, на которые пробивались суммы за данную смену.

Журнал кассира - операциониста. Форма КМ-4.

Субъекты предпринимательства, применяющие контрольно-кассовую технику, должны регистрировать выручку, полученную с их использованием, в журнале кассира-операциониста. Его правильное оформление и регулярность применения проверяют не только уполномоченные специалисты на предприятии, но и налоговые органы. Журнал кассира-операциониста — это специальный регистр, который составляется по типовой унифицированной форме КМ-4, и служит для фиксации поступления и сдачи выручки фирмы, а также для отражения контрольных показателей отчетов.

Он составляется на каждый кассовый аппарат. Его ведение поручается уполномоченным должностным лицам кассирам , которые регулярно должны снимать соответствующие счетные показатели и записывать их в нем. О тчет кассира операциониста существует в нескольких видах. В регистре отражается только итоговый за день или смену, который называется z-отчетом. Впервые журнал кассира операциониста км 4 заводится в момент регистрации нового ККА. Эту книгу можно приобрести в типографии. Ее необходимо пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью и визой руководителя.

После этого он вместе с карточкой ККТ подается в налоговую, где ее работники отмечают на нем присвоенный ими номер, и проставляют печати и подписи. Журнал ведется до того момента, пока последняя его строка не будет заполнена. Как только он заканчивается, организация должна оформить новый регистр, при этом в инспекцию по месту учета подается старый и последующий.

Налоговые работники делают запись о его замене в карточке учета ККА. Ее замену также надо фиксировать в журнале кассира-операциониста. В конце своей смены рабочего дня кассир снимает итоговый отчет по кассовому аппарату и сверяет его данные с приходными документами если они есть и наличными денежными средствами.

После этого он записывает показания z-отчета в журнал, заполняет справку-отчет и сдает дневную выручку либо старшему кассиру, либо уполномоченному на это лицу, который после проверки и получения наличных денег расписывается в регистре и возвращает журнал обратно кассовому работнику. Если есть структурное подразделение, его тоже нужно указывать. Далее заполняются марка или модель кассового аппарата и его производственный номер.

При необходимости можно занести информацию об используемой прикладной программе. В журнале нужно отражать начало и конец периода его ведения, а также Ф. За один день может быть несколько записей по количеству смен или ответственных лиц. В следующем столбике нужно вписывать номер отдела. В кассовом аппарате может быть открыто их несколько, на каждый вид деятельности. Далее необходимо отразить текущий номер z-отчета.

За один день может быть снято несколько таких документов случайно, при нескольких сменах , каждый из них необходимо отразить в соответствующей строке журнала. В следующем столбике указывается информация об необнуляемом остатке на начала дня. При использовании нового аппарата он равен 0, иначе нарастающему остатку на конец предыдущего дня работы. В следующих полях необходимо заполнить информацию о полученных наличных денежных средствах и документов платежа.

Несмотря на то что карточки — это безначальные расчеты, выручку по ним необходимо пробивать по ККА отдельным отделом, и указывать количество выпущенных чеков. При их отсутствии — проставляется прочерки.

В следующих столбцах расписываются кассир сдающий деньги и уполномоченное лицо, принимающее их, а также ответственный за контроль над этими операциями. При замене ЭКЛЗ закрывается 3 z-отчета, которые отражаются в журнале: до снятия, проверочный равный 1 рублю 11 копейкам и после замены памяти. Согласно законодательству, использование ККМ может происходить как при приеме, так и при выдаче денежных средств из кассы скупка металлолома у населения.

Аппараты в этом случае желательно покупать отдельно на прием и выдачу. При этом отражение последнего в журнале происходит в обычном порядке, просто в приказе необходимо отразить, что операции — расходные.

В случае допущения ошибки при заполнении этого регистра, исправление необходимо делать путем зачеркивания неправильной записи одной линией чтобы можно было ее прочитать и оформления новой. Это должны завизировать кассир, главный бухгалтер, руководитель компании.

Журнал книга кассира-операциониста — вид документации, которую необходимо вести для каждого кассового аппарата в организации. При этом важно не только его правильно зарегистрировать и оформить, но и заносить в данную книгу учета ежедневные записи по установленному образцу без исправлений. Разберем все актуальные требования к журналу кассира на гг. Иное название книги кассира — форма КМ Она обязательна с Для каждого ККМ контрольно-кассового аппарата необходимо наличие одного такого сводного документа.

Ведение этого журнала — обязанность операциониста, кассира, обслуживающего клиентов при помощи ККМ и принимающего от последних наличные деньги в роли платы за продукцию, услугу, работу и т. В КМ-4 ежедневно фиксируются показания, снятые с ККМ, и суммы денег, прошедшие через кассовый аппарат.

Работник в начале и конце дня записывает в нее показания счетчиков ККМ так называемый Z-отчет — разность между ними и будет считаться выручкой за текущий день. Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста образец конкретной записи вы увидите далее? Правила следующие:. Если в работе кассир-операционист ошибку в уже внесенной записи, исправить ее можно, следуя инструкциям ниже:.

Титульный лист журнала кассира-операциониста должен быть оформлен следующим образом до непосредственного предъявления книги в налоговую инспекцию:. Перед стартом работы книга операциониста обязательно должна быть зарегистрирована в ИФНС. К этому времени она уже должна иметь заполненный титульный лист, нумеровку страниц, запись на последней странице, затрагивающей контрольный лист, быть прошитой. Новый журнал следует начинать только тогда, когда полностью заполнен старый каждая форма рассчитана на записей.

Причиной замены также может быть очевидная ветхость книги или ее существенные повреждения. Говоря о том, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, образец которого вы уже увидели на фото, разберем все существующие в нем графы, раскрыв их значение.

Компании и предприниматели, которые в своей деятельности используют ККМ, вместе с ними должны обязательно вести такой регистр, как журнал кассира операциониста км 4.

Данный отчет постоянно просят предоставить компетентные органы при проверках правильности отражения полученных доходов в виде наличной выручки. При продажах товаров работ, услуг за наличный расчет организации и предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику. Данные о поступившей выручке фиксируются в журнале кассира-операциониста.

При заполнении журнала возникает немало вопросов. Отвечаем на наиболее актуальные из них. Мы впервые завели журнал кассира-операциониста. Подскажите, как правильно его оформить и нужно ли его регистрировать в инспекции? Журнал кассира-операциониста форма N КМ-4 перед началом использования нужно обязательно зарегистрировать в налоговой инспекции, причем еще до того, как в него будет внесена первая запись.

Перед тем как нести его на регистрацию, пронумеруйте каждую страницу журнала и прошнуруйте его. Помимо самого журнала, с вас могут потребовать и другие документы. Причем тут у каждой инспекции свои требования, поэтому лучше заранее уточните в своей инспекции, что ей будет нужно.

Чаще всего просят представить:. В большинстве инспекций процедура регистрации проходит достаточно быстро, инспекторы заверяют журнал в тот же день. Я — предприниматель, наемных работников у меня нет. Нужно ли мне вести журнал кассира-операциониста? Ведь как-то странно: я сам его заполняю, сам заверяю, сам себя контролирую. Зачем мне эта лишняя работа?

Журнал кассира-операциониста — это первичный учетный документ по бухгалтерскому учету денежных средств. И если посмотреть, кто обязан его вести, то выяснится, что это только юридические лица.

Это неоднократно подтверждали и суды в ситуации, когда налоговики пытались оштрафовать предпринимателя за отсутствие журнала или его незаполнение. Вместе с тем известны случаи, когда суд придерживался иной точки зрения, согласно которой никаких исключений для предпринимателей в отношении ведения журнала нет. Так что лучше не дразнить налоговиков и журнал заполнять. В нашей компании наличные расчеты — дело нечастое. Имеющийся журнал ведется у нас уже давно — с г.

Может, уже пора завести новый? Новый журнал кассира-операциониста нужно оформлять только при полном заполнении прежнего. И не нужно заводить отдельный журнал на каждый календарный год. Однако иногда от этого правила можно и отступить. Но только, как говорится, по показаниям. Например, при сильной изношенности журнала или его повреждении. У нас небольшой магазинчик, имеющий несколько отделов, в каждом из которых установлен свой кассовый аппарат.

Скажите, можем ли мы вести один журнал и регистрировать в нем данные всех машин? Да, вести один журнал кассира-операциониста при использовании нескольких кассовых аппаратов можно. В таком случае записи в него вы должны вносить в порядке нумерации всех касс N 1, 2, 3 и т. Если в отдельные дни работали не все кассы, то записи в журнале тем не менее делаются по всем кассовым аппаратам. При этом показатели счетчиков недействующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия в запасе, в ремонте и т.

Я недавно устроилась на работу главным бухгалтером в новую организацию. Стала принимать дела и увидела, что журнал кассира-операциониста там ведется кое-как. Заполнялись не все графы, а иногда и вовсе данные за несколько дней не вносились. Чтобы привести его в нормальное состояние, придется потратить уйму времени.

Скажите, если все оставить как есть, то чем это чревато? Ответственности за само по себе неправильное ведение журнала кассира-операциониста нет.

Как заполнить журнал кассира-операциониста, если на начало дня нулевой остаток

Задать вопрос. Журнал кассира-операциониста ДОЛЖНО вести лицо, назначенное приказом руководителя и выполняющее обязанности кассира-операциониста, именно оно и должно ежедневно расписываться в нем. На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, обязанности кассира выполняет другой сотрудник по письменному приказу руководителя предприятия. С ним также заключается договор о полной материальной ответственности. В соответствии с "Порядком ведения кассовых операций" п.

Возврат или коррекция? Исправляем ошибки в кассовых чеках

ФНС разъяснила, как действовать, если пользователь ККТ не применил кассу или применил ее, но с ошибкой. Узнайте, когда вам необходим чек коррекции, а когда можно исправить ошибку чеком на возврат. Все зависит от версии от формата фискальных данных ФФД , по которому касса формирует чеки 1. Версия ФФД 1. Елена Корнеева 21 марта Добрый день!

Ошибка в чеке: делать возврат или коррекцию

Исправляйте ошибки чеком возврата. Сформируйте корректный чек. Исправляйте ошибки чеком коррекции. Сначала нужно отменить ошибку чеком коррекции. Ошибок будет меньше, если правильно настроить кассу. Кассовая программа Контур. Затем сформируйте чек коррекции. Поскольку 1.

Шпаргалка по РРО для начинающих. 6. Как правильно проводить расчеты через РРО

Нажимайте на каждое интересующее поле инструкции, чтоб появилась подробная информация. Если, допустим, работаете круглосуточно и у вас 2 смены за одну дату, то можно к дате добавлять номер смены — К тому же во многих ККМ в Z-отчётах не предусмотрено разделение по отделам. Но если говорить обо всех возможных вариантах заполнения, то это может выглядеть так:. СМЕНЫ

В Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Письмом Минфина России от

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Товарные чеки, как их обработать для Архива

Журнал кассира – операциониста

При использовании контрольно-кассовой техники обязательной к заполнению является журнал кассира–операциониста (форма КМ-4).  Журнал нумеруется, прошивается и регистрируется в налоговом органе при постановке на учет ККТ.

Журнал кассира-операциониста нужно вести до его окончания и затем заменить новым, зарегистрировав их в ИФНС вновь.  Часто заполнение документа вызывает трудности.  Рассмотрим некоторые из них: по пунктам разберем графы, в которых можно допустить ошибки.

Заполнение журнала кассира–операциониста

Рассмотрим заполнение журнала кассира — операциониста по графам:

  • Графа 1 — записывается дата.
  • Графа 1 — записывается номер секции, данная запись делается, если есть разбивка по секциям. Иначе ставим прочерк.
  • Графа 3 — записывается ФИО кассира – операциониста или лица, непосредственно на данной ККМ в течение смены.
  • Графа 4 — «Порядковый номер контрольного счетчика на конец рабочего дня» — проще говоря, номер Z-отчета. Этот номер можно причесть на сомом Z-отчете. Заполняется обязательно без пропусков в нумерации, то есть отчеты идут один за другим: 0001,0002,0003 и т.д.
  • Графа 5 — «Показания контрольного счетчика, регистрирующего количество переводов..» — опять же, говоря простыми словами, количество продаж в смену.
  • Графа 6 — «Показания суммирующих денежных счетчиков». Все суммы, пробитые по ККМ заносятся в фискальную память. В фискальной памяти ККМ хранится информация как по отдельному дню, так и общая сумма пробитая по ККМ. Вот эту сумму на начало смены и нужно заносить в эту графу. Или, говоря проще, сумма продаж нарастающим итогом с начала деятельности и до начала смены.
  • Графы 7-8 пропускаем.
  • Графа 9 — заносятся данные об общей сумме продаж за весь период деятельности ККМ (с момента регистрации ко конца текущего дня). Сумма, занесенная в эту графу, должна совпадать с суммой, отраженной в графе 6 следующего дня.
  • Графа 10 — заносится выручка по ККМ, пробитая за день. Данная сумма будет напечатана в Z-отчете. Для контроля: графа 10 = графа 9 – графа 6.
  • Графа 11 — отражается фактическая сумма наличных денежных средств, сдаваемая в кассу в конце смены.
  • Графа 12 — отражается количество продаж по документам, проще говоря, по кредитным картам.
  • Графа 13 – фактически полученная сумма по кредитным картам.
  • Графа 14 — отражается общая сумма денежных средств, сданных в бухгалтерию за смену. Данные по этой графе не всегда совпадают с графой 10. Это происходит в случае ошибочно пробитого кассового чека, недостачи и т.д.
  • Графа 15 — отражается сумма, возвращенная покупателям, как ошибочно пробитая кассиром в течение дня (графа 10 = графа 15 + графа 14).
  • Графы 16, 17, 18 — проставляются подписи ответственных лиц.

Исправления в журнале кассира-операциониста

2 способа внести исправления в журнал:

  1. Если пропущена строка, то можно дописать её внизу в свободном поле и заверить исправление.
  2. Если необходимо исправить показатель, то его аккуратно зачеркивают и надписывают правильный, заверяя исправление.

Любые исправления нужно заверить надписью «исправлено верно», подписью руководителя (главного бухгалтера) и синей печатью.

Образец журнала кассира-операциониста

Пример заполнения журнала  приведен ниже.

Левая страница разворота

Продолжение страницы разворота

Теперь вы без труда сможете заполнить журнал кассира — операциониста самостоятельно. Появились вопросы? Задавайте их в комментариях.

Получайте новые статьи блога к себе на почту — так вы всегда будете в курсе новостей для ИП!

Вопросы и ответы (128)

Как вернуть кассовый чек обратно в банк

Гарантия кассового чека выдается банком. Эти чеки часто используются для крупных транзакций, потому что продавец знает, что когда у покупателя есть кассовый чек, там есть средства. Когда у вас есть кассовый чек, выписанный на ваши банковские средства, которые вы в конечном итоге не использовали, и вы хотите вернуть его в банк, это будет зависеть от того, кому выписан чек и какова политика вашего банка в отношении неиспользованных кассовые чеки.Независимо от того, что, пока у вас есть кассовый чек, когда вы идете в банк, вы получите средства, назначенные чеку, будь то депозит или кредит на ваш счет.

Кассирский чек на ваше имя

Отнесите кассовый чек в свой банк и подойдите к окну кассира. Положите чек на прилавок лицевой стороной вниз и напишите «Только для депозита» на обратной стороне чека в области подтверждения, а затем поставьте свою подпись, чтобы подтвердить его для депозита. Передайте чек и заполненную квитанцию ​​кассиру и дождитесь квитанции, подтверждающей внесение залога.Сохраните квитанцию ​​и проверьте свой банковский счет, чтобы подтвердить депозит на следующий день. Кассовые чеки не хранятся в банке для проверки, если только сотрудники банка не подозревают, что это мошенничество.

Неиспользованный кассовый чек

Отнесите кассовый чек в кассу того банка, в котором он был выписан. Сообщите кассиру, что вы не использовали кассовый чек, как планировалось, и хотите получить средства обратно на свой счет. Разрешите кассиру поставить отметку «Не используется по назначению» и пополнить ваш счет.Дождитесь подтверждения от кассира о зачислении средств. Опять же, проверьте свою учетную запись онлайн на следующий день, чтобы убедиться, что деньги там есть.

Вариант остановки платежа

Будьте осторожны, чтобы не потерять свой кассовый чек, пока он находится в вашем распоряжении, иначе вам придется попросить банк «остановить платеж» по чеку, что часто является платной услугой. если банк признает чек недействительным. Найти неиспользованный кассовый чек - мечта вора, поэтому остановите оплату как можно скорее.

Общее и короткое определение

Что есть конец и недостаток?

Сверх и без остатка - часто называемый «остаток наличных» - это бухгалтерский термин, который сигнализирует о несоответствии между отчетными данными компании (из ее записей о продажах или квитанциях) и ее проверенными данными. Этот термин также является названием счета в главной бухгалтерской книге компании - счет с короткими денежными средствами.

Этот термин относится в первую очередь к предприятиям с интенсивным использованием денежных средств в розничном и банковском секторах, а также к предприятиям, которым необходимо обрабатывать мелкие наличных.Если кассир или кассир в банке ошиблись, дав, например, слишком много или слишком мало сдачи, то в конце дня у предприятия будет позиция «нехватка наличных» или «остаток наличных».

Ключевые выводы

  • В бухгалтерском учете избыточная и короткая позиция - или «недостаток наличности» - подразумевает несоответствие между отчетными данными фирмы и ее аудированными данными.
  • Это также имя счета, на котором фирма регистрирует эти расхождения по кассовым сборам.
  • Чаще всего бывает в розничной торговле и банковском деле.

Пример овера и шорта

Допустим, я работаю кассиром в магазине спорттоваров. Я правильно набрал пару штанов для йоги за 95 долларов за 95 долларов, но неправильно посчитал деньги, которые я получил за штаны. Клиент невольно дал мне 96 долларов за покупку, и мы оба не смогли исправить эту ошибку. Система бухгалтерского учета покажет 95 долларов США в объявленных продажах, но 96 долларов США в виде собранных денежных средств. Разница в один доллар идет на счет с короткими денежными средствами. Запись в журнале для этой продажи будет списывать наличные в размере 96 долларов, продажи в кредит на 95 долларов и кредитовать наличные деньги сверх короткого на 1 доллар.

Обратное верно для транзакций, которые приводят к нехватке наличности. Предположим ту же ситуацию, за исключением того, что я получаю 94 доллара вместо 96 долларов за продажу. Теперь наличные списываются на 94 доллара, на счет продаж кредитуется 95 долларов, а наличные и короткие списываются на 1 доллар.

Что вызывает инциденты с коротким замыканием?

Внутреннее вмешательство может привести к тому, что в бухгалтерском учете компании возникнут проблемы. Однако обычно причина кроется в простой человеческой ошибке. Сотрудник, неправильно объявляющий о продаже или совершающий другую ошибку, например неправильный учет наличных, может вызвать несоответствие между продажной ценой товара, собранной суммой и суммой, зарегистрированной в системе бухгалтерского учета.

Функция счета с короткими денежными средствами

Фирма должна отмечать случаи отклонений денежных средств на едином, легкодоступном счете. Этот счет с избыточной наличностью следует классифицировать как счет отчета о прибылях и убытках, а не как счет расходов, поскольку зарегистрированные ошибки могут увеличить или уменьшить прибыль компании в ее отчете о прибылях и убытках.

Компания может использовать данные на счете превышения кассовой наличности, чтобы определить, почему уровни денежных средств не совпадают, и попытаться уменьшить количество случаев превышения кассовой наличности за счет использования более совершенных процедур, контроля и обучения сотрудников.Таким образом, эта учетная запись служит в первую очередь для детективного контроля - бухгалтерский термин для вида внутреннего контроля, который направлен на обнаружение проблем, включая любые случаи мошенничества, в процессах компании.

Как справиться с балансировкой ящика для кассира банка | Работа

Автор: Chron Contributor Обновлено 18 сентября 2020 г.

Обслуживание денежного ящика - большая ответственность, когда вы работаете кассиром в банке. Тысячи долларов наличными могут пройти через ваши руки во время рабочей смены, и ваша работа - убедиться, что вы можете рассчитывать каждый цент в конце дня.Существуют советы и рекомендации, которые помогут вам справиться с задачей выверки кассовых ящиков.

Начало рабочей смены

Считайте свой денежный ящик в начале каждого рабочего дня. В банке должна быть электронная таблица, которая позволит вам отслеживать, сколько у вас денег каждого достоинства. Например, посчитайте свои долларовые банкноты на 100 долларов и долларов и запишите сумму в таблице под наименованием долларов 100 и долларов. Продолжайте, пока не пересчитаете все в своем ящике.Если ваш банк использует программу ввода средств контроля наличности, например, предоставленную Wynne Systems, программа, скорее всего, будет отображать уведомление «Не на балансе», пока вы не введете в программу имеющуюся у вас сумму наличных денег. Ваш менеджер позаботится о том, чтобы вы хорошо ознакомились с программным обеспечением, которое использует ваш банк, прежде чем вы останетесь одни с ним.

Банковские хранилища и поручения на изменение

Убедитесь, что у вас есть деньги, соответствующие записям в банке. Счетчики заказывают наличные из хранилища, когда их ящик становится низким.У большинства банков есть максимальная сумма наличных, которую вы можете держать в своем ящике. Это для вашей безопасности, а также для банка. Банки также предлагают минимальную рекомендуемую сумму, которая необходима для выполнения заказов для клиентов, которые хотят обналичить чеки, снять деньги и внести сдачу.

Когда вы заполняете форму запроса денег из хранилища, обычно кассир получает деньги за вас. Даже если она будет считать деньги перед тем, как отдать их вам, пересчитайте их еще раз перед ней, прежде чем класть их в свой ящик.Это поможет устранить любую человеческую ошибку. Если сумма неверна, дайте ей знать, чтобы она могла пересчитать.

Обработка денежных поступлений

Ведение системы для обработки денежных поступлений. Если вы будете следовать процедурам своего банка, у вас будет документация по каждой транзакции. Большинство банков используют компьютерную программу, которая позволяет вам вводить все, что входит и выходит из вашего ящика. Компьютер сгенерирует текущую квитанцию ​​обо всех введенных вами транзакциях, и вы поместите любую контрольную работу в назначенный почтовый ящик.Ваша контрольная работа - это вся оригинальная документация, включая чеки и подписанные квитанции о снятии средств между вами и вашими клиентами. Ваши квитанции - отличный способ отслеживать любые ошибки, которые вы совершаете. Например, если в вашем ящике не хватает 40 долларов, поищите в квитанциях все транзакции на эту сумму.

Предотвращение нехватки кассетных ящиков в банках

По словам Суонсонса, основная причина, по которой у кассиров возникают проблемы с балансировкой ящиков, заключается в том, что они не могут гарантировать точность каждой транзакции до ее завершения.Считайте свои деньги как минимум дважды каждый раз, независимо от того, рассчитываете ли вы сдачу для клиента или кладете деньги в свой ящик. Если вы получите две разные суммы, вам следует пересчитать, пока у вас не будет двух проверяемых сумм.

В зависимости от политики вашего банка, касающейся нехватки кассиров, нехватка денежных ящиков часто является одной из основных причин увольнения кассиров банка. Держите свои деньги организованными и в правильных гнездах в вашем ящике. Подсчитывайте рулоны монет, прежде чем опускать их в свой ящик, и никогда не позволяйте кому-либо проводить транзакцию из вашего ящика.Попросите другого кассира подсчитать деньги и назвать вам сумму всякий раз, когда вы беспокоитесь, что ошиблись.

Учет кассовых операций | Вольтерс Клувер

Ведение книги дебиторской задолженности

Вы должны вести счет ГК дебиторской задолженности для каждого клиента, которому вы предоставляете кредит. Разносите расходы по счетам-фактурам из журнала продаж и денежных поступлений в бухгалтерские книги клиентов в конце каждого дня. Кроме того, независимо от того, используете ли вы кассовый аппарат или отдельную книгу кассовых чеков, обязательно проводите кассовые чеки по счету в соответствующие бухгалтерские книги в конце дня.Конечно, ваше программное обеспечение должно уметь заботиться об этом автоматически.

Если вам нравится бумажный след, храните все бухгалтерские книги дебиторской задолженности в одном подшивке и пусть копии книг дебиторской задолженности также служат в качестве выписок, которые вы отправляете своим клиентам по почте с просьбой об оплате. Если вы рассылаете их по почте в виде выписок, каждый месяц начинайте составлять новый лист бухгалтерской книги.

Месячный лист бухгалтерской книги должен начинаться с форвардного сальдо, которое является конечным сальдо за предыдущий месяц.Если ваши бухгалтерские листы не будут дублироваться, как ваши клиентские отчеты, вам не нужно начинать новый лист каждый месяц. Просто ведите постоянную бухгалтерскую книгу для каждого клиента, которая поддерживает текущую сумму баланса клиента.

Для большинства предприятий выписки следует отправлять раз в месяц всем клиентам, имеющим остаток на счете, и включать:

  • начальное сальдо (конечное сальдо предыдущего месяца)
  • все счета, выставленные в течение месяца
  • платежей на счету в течение месяца
  • любые дебетовые или кредитовые авизо
  • конечное сальдо
  • в срок

Ведение вашего контрольного счета

Когда вы ежемесячно отправляете по почте выписки своим клиентам, вы должны сверять бухгалтерские книги дебиторской задолженности с контрольным счетом дебиторской задолженности.Контрольный счет - это общий остаток дебиторской задолженности из вашей главной книги.

Начальная сумма дебиторской задолженности плюс начисленные продажи за месяц минус платежи по счету за месяц должны равняться конечной сумме дебиторской задолженности. Сравните эту сумму с суммой регистров дебиторской задолженности отдельных клиентов. Это поможет вам обнаружить любые ошибки в выписках клиентов, прежде чем отправлять их по почте. Ваша бухгалтерская программа должна автоматически уведомлять вас о расхождениях.

Работа с кредиторской задолженностью

Дебиторская задолженность может быть немного забавной - в конце концов, все дело в том, чтобы загребать с трудом заработанные деньги. С другой стороны, кредиторская задолженность (часто называемая A / P) сосредоточена на неоплаченных счетах бизнеса, то есть деньгах, которые вы должны своим поставщикам и другим кредиторам. Сумма вашей задолженности перед поставщиками указана в качестве текущего обязательства в вашем балансе.

Подготовка документов о кредиторской задолженности

Если вы используете метод начисления, как мы рекомендуем, расходы регистрируются в журнале денежных выплат в момент оплаты товаров или услуг или в журнале покупок, если вы покупаете в кредит.Если вы имеете дело с определенным поставщиком много раз в течение месяца, вам не нужно регистрировать каждую покупку. Вы можете накапливать все счета за месяц от этого поставщика, а затем записывать одну транзакцию в журнал покупок в конце месяца.

Вы должны вести бухгалтерский учет кредиторской задолженности для каждого поставщика. Расходы из журнала денежных выплат в конце каждого дня проводятся в соответствующую книгу счетов кредиторской задолженности. Книга счетов к оплате - это запись того, что вы должны каждому поставщику.Убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение автоматически ведет отдельные бухгалтерские книги, а также главную книгу.

Главная книга содержит счет кредиторской задолженности, который является вашим контрольным счетом кредиторской задолженности. Журнал выплат денежных средств содержит столбцы кредиторской и дебетовой задолженности. Покупки в кредит и платежи по счету вводятся в эти два столбца соответственно. В конце месяца они суммируются и проводятся на контрольный счет в главной книге.

Процедуры кассира / кассира - Зона пользователя Mifos X

В следующем документе представлена ​​стандартная рабочая процедура для работы с наличными в организации.Он был разработан для использования в качестве основы для редактирования и разработки внутренней политики и руководства по процедурам для конечных пользователей вашей организации.

ToolKit Teller.docx

Template.pptx

ТЕЛЛЕР / КАССА ПРОЦЕДУРЫ ОБРАЗЦОВ

ИСПОЛЬЗУЙТЕ СЛЕДУЮЩИЕ ДЛЯ НАСТРОЙКИ ПИСЬМЕННЫХ ПРОЦЕДУР ДЛЯ ВАШЕГО УНИКАЛЬНОГО ОФИСА

0

0 Открытие офиса

0

0 Офис

4 или назначенный сотрудник отвечает за открытие и закрытие отделения на ежедневной основе и за назначение отдельных касс.Кассиры должны быть готовы к работе ко ВРЕМЕНИ ВВОДА.

Формы

Кассовый обменный билет

Процедура

  1. Перед тем, как открывать двери для клиентов / клиентов, проверьте:
    1. Вестибюль в порядке.
    2. Брошюры и бланки сделок хорошо укомплектованы.
    3. Под двойным контролем хранилище открывается.
    4. Каждый кассир должен получить свой денежный ящик (или сумку) из сейфа. Ежедневная сумма наличных денег не должна превышать (ВВЕДИТЕ МАКСИМАЛЬНЫЙ ПРЕДЕЛ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ) в любое время.
    5. При размещении кассового ордера средства будут получены у кассира хранилища и проверены перед тем, как подписать кассу и поместить ее в рабочий ящик.
    6. Запасите необходимые запасы на кассе и будьте готовы открыться для покупателей (клиентов) в назначенное время работы.

Обслуживание денежного ящика

Кассирам / кассирам назначаются отдельные денежные ящики, которые не должны использоваться другим сотрудником.Общая сумма наличных денег, хранящихся в одном ящике, не может превышать (ВВЕДИТЕ ОГРАНИЧЕНИЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ) в любой день. Если потребность в наличных деньгах превышает этот лимит, кассиры должны продать наличные обратно в хранилище в любое время в течение дня.

Кассиры / кассиры должны проявлять рассудительность и осторожность при обращении с наличными деньгами. Следует проявлять осмотрительность, чтобы ограничить количество наличных денег в поле зрения, а также обсуждения, связанные с наличными деньгами. Когда кассир получает наличные, он / она должен проверить сумму перед тем, как положить ее в кассовый ящик.Свернутая монета может быть проверена во время использования. Полученные или выплаченные денежные средства должны учитываться трижды: один раз, когда кассир считает деньги из ящика, один раз, когда кассир считает по номиналу на ленте калькулятора, и один раз, когда они выдаются клиенту. Обговоренные чеки должны храниться в запирающемся денежном ящике в порядке транзакции.

Денежные ящики должны оставаться заблокированными каждый раз, когда кассир находится вдали от окна. Счетчики несут ответственность за свои ключи.

Работа с наличностью / подсчет

Кассир / кассир и другие лица, работающие с наличными деньгами, несут важную ответственность за защиту активов организации путем точного и безопасного подсчета, выдачи и получения наличных.Денежные средства являются наиболее ликвидным активом организации и поэтому наиболее подвержены потерям или неправильному использованию. По этой причине необходимо проявлять особую осторожность для защиты актива. Те сотрудники, которые имеют дело с деньгами, должны сделать эту ответственность приоритетной.

Подсчет наличных

  1. Считайте от руки до прилавка.
  2. Никогда не считайте громко при получении или выдаче наличных.
  3. Считайте деньги, начиная с большого достоинства до маленького достоинства.
  4. Принимая наличные деньги от покупателя / клиента, всегда считайте их перед покупателем / клиентом в первый раз.
  5. Считайте монеты, начиная с большого номинала и заканчивая маленьким номиналом.
  6. Никогда не кладите полученные деньги в кассу, пока они не будут проверены.
  7. Концентрируйте при счете. Не пытайтесь одновременно говорить и считать.
  8. Не прерывайте счет. Когда вы начнете считать, не позволяйте ничему вас отвлекать.
  9. Будьте последовательны в том, как вы считаете наличные деньги клиентам / клиентам. При обратном отсчете введите в калькулятор сначала номер счета клиента / клиента, а затем нажмите знак #.Подсчитайте каждый номинал и введите в калькулятор и итог. Затем подсчитайте общую сумму денежных средств покупателю / клиенту.
  10. Будьте последовательны в порядке действий. Например: возьмите за привычку возвращать наличные на самом последнем этапе транзакции, после обработки депозита, ответов на вопросы и т. Д.
  11. Если вы вносите сдачу в счет или обмениваете несколько банкнот на банкноты другого достоинства, оставьте оригинал счет на счетчике в вашем поле зрения до завершения транзакции.Таким образом, покупатель / клиент не может сказать: «Я дал вам пятьдесят», когда на самом деле это была другая деноминация. Это на виду.
  12. Если клиент / клиент вносит несчетную сумму наличных денег, попросите его / ее пересчитать ее. Если они не хотят тратить время, попросите их подписать депозитный талон, чтобы показать, что он / она согласен с вашим подсчетом. Попросите менеджера филиала или старшего представителя по работе с клиентами / клиентскими службами проверить эти денежные средства перед отправкой их на счет клиента / клиента.
  13. При подсчете больших сумм делайте небольшие паузы после каждой сотни.
  14. Убирайте все после каждой транзакции перед началом следующей.

Избыточная наличность

Денежные ящики кассира / кассира не могут превышать 20 000 долларов США (30 000 долларов США в день выплаты жалованья) в любое время. Кассир / кассир должен стараться заканчивать каждый день с как можно меньшим количеством наличных в своем денежном ящике. Если в течение дня превышен лимит ящиков, излишки наличных должны быть проданы в хранилище в рабочее время в соответствии с установленными правилами.Все наличные, проданные в хранилище, должны иметь соответствующую сумму в долларах.

Формы

Кассир / кассир Обменный билет

Процедура

  1. Заполните кассовый ордер, указав номиналы и общую сумму наличных, продаваемых обратно в хранилище.
  2. Сделайте следующую запись в системе Mifos (DBH - ЗАПОМНИТЕ, ВСТАВЬТЕ ПРОЦЕДУРУ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ТЕЛЛЕРА)
  3. Отправьте заполненную форму старшему представителю отдела обслуживания клиентов / клиентов, который примет форму и возвращаемые деньги.
  4. Старший представитель по обслуживанию клиентов / клиентов проверит сумму полученных денежных средств и, под двойным контролем, поместит валюту в хранилище и сделает соответствующую запись под номером кассира / кассира хранилища. (DBH - ЗАПОМНИТЕ, ВСТАВЬТЕ ПРОЦЕДУРУ РАССМОТРЕНИЯ НАЛИЧНЫХ КАССИРОВ ЗДЕСЬ)
  5. Одна копия билета обмена кассира / кассира остается у кассира / кассира в повседневной работе. Вторая копия остается у старшего представителя службы поддержки клиентов / клиентов

Депозиты

Клиент / клиенты могут вносить депозиты на свои счета лично, с помощью мобильных денег (СПИСОК ВСЕХ СПОСОБОВ СДЕЛАТЬ ДЕПОЗИТ).Клиент / клиент должен предоставить номер своего счета и инструкции по внесению депозита. На чеки, полученные для внесения депозита, распространяется Политика удержания чеков. Кэшбэк разрешен для депозитов и должен быть подписан клиентом / клиентом.

Формы

Квитанция о транзакции

Процедура

  1. Устно проверьте запрос транзакции, предоставленный клиентом / клиентом, чтобы убедиться, что инструкции понятны.
  2. Найдите учетную запись по имени или идентификационному номеру, введя его в строку поиска Mifos.Если записей несколько, щелкните нужную учетную запись.
  3. Убедитесь, что информация на экране совпадает с информацией, предоставленной клиентом.
  4. Примите средства и поместите их в безопасное место во время обработки транзакции. Не кладите средства в кассу / кассир в это время.
  5. Нажмите на счет для депозита. Вы увидите синюю панель действий для внесения депозита, снятия средств, расчета процентов и т. Д. Выберите, è Депозит.
  6. Убедитесь, что запрашиваемая для депозита сумма соответствует принятым средствам.
  7. (ЕСЛИ ЧЕКИ ПРИНЯТЫ) Изучите все представленные чеки на: получателя, надлежащую дату, письменную сумму, соответствующую числовой сумме, подпись, маршрутный и транзитный номер, необходимые индоссаменты и, если они подлежат проверкам, удержания. - Проштампуйте оборотную сторону всех чеков печатью одобрения организации. Напишите номер счета клиента / клиента и суффикс на обратной стороне чека в пределах отведенного места в верхней части 1½ дюйма.
  8. Введите дату транзакции. Обычно это будет сегодняшняя дата, однако система позволяет задним числом датировать транзакцию, если это необходимо. .
  9. Введите сумму транзакции.
  10. Введите способ оплаты - Наличные, чек (ВВЕДИТЕ ВИДЫ ПЛАТЕЖЕЙ, ПРИНИМАЕМЫЕ ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ).
  11. Доступны дополнительные сведения (ЕСЛИ ВАША ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗУЕТ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ИНФОРМАЦИИ, ЗАПОЛНИТЕ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ № СЧЕТА, № ПРОВЕРКИ, КОДА МАРШРУТА, № КВИТАНЦИИ И БАНКА №
  12. Поместите наличные и чек в денежный ящик.
  13. Просмотрите информацию, введенную на на экране и, если все в порядке, нажмите «Отправить»
  14. Предоставьте покупателю / клиенту квитанцию ​​и поместите другой квитанцию ​​с копией в специально отведенное место для балансировки в конце дня.

Снятие средств

Клиент / клиенты могут снимать средства в форме чека или наличными. Клиент / клиенты, запрашивающие снятие средств, должны предъявить действительное удостоверение личности с фотографией с подписью. Требование идентификации может быть отменено, если клиент / клиент хорошо известен кассиру / кассиру. Совместные собственники также могут снимать средства после предоставления надлежащей идентификации

Формы

Квитанция об операции

Процедура

  1. Устно проверить запрос на транзакцию, предоставленный клиентом / клиентом, чтобы убедиться, что инструкции понятны.
  2. Подтвердите личность клиента / клиента. Введите номер счета клиента / клиента и выполните перекрестную проверку с именем клиента / клиента. Также сравните фотографию в системе с человеком, стоящим перед вами.
  3. Убедитесь, что запрошенная сумма доступна для вывода.
  4. Убедитесь, что просроченная сумма кредита отсутствует.
  5. Нажмите на счет для вывода. Вы увидите синюю панель действий для внесения, депозита, снятия, расчета процентов и т. Д.Выберите, èСнять
  6. Введите дату транзакции. Обычно это сегодняшняя дата, однако система позволяет при необходимости задним числом проводить транзакцию.
  7. Введите сумму транзакции.
  8. Введите способ оплаты - Наличные, чек (ВВЕДИТЕ ВИДЫ ПЛАТЕЖЕЙ, ПРИНИМАЕМЫЕ ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ).
  9. Доступны дополнительные сведения (ЕСЛИ ВАША ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗУЕТ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДАННЫЕ, ЗАПОЛНИТЕ ИНСТРУКЦИИ ПО СЧЕТУ №, ПРОВЕРКУ №, КОДУ МАРШРУТИЗАЦИИ, № КВИТАНЦИИ И БАНКОВСКОМУ №
  10. После процедуры обработки наличных денег передайте клиенту / клиенту запрошенные денежные средства.
  11. Выдайте покупателю / клиенту копию квитанции. Поместите вторую копию в указанном месте для балансировки в конце дня.

Выплаты по ссуде / выплаты

Клиент / клинты могут производить платежи по ссуде без рецепта, обычным переводом на счет или мобильными деньгами. (ПЕРЕЧЕНЬ ДОСТУПНЫЕ СПОСОБЫ ОПЛАТЫ В ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ). Ссуды могут быть выплачены заранее без штрафных санкций (ПРОВЕРЬТЕ ЭТО ДЛЯ ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ). Если получен платеж по кредиту на сумму, превышающую причитающуюся сумму, проверьте, желает ли клиент / клиент выплатить более одной ссуды.Если нет, внесите полную сумму в ссуду, если только клиент / клиент не дал конкретных инструкций об обратном. Если существует значительная разница, позвоните клиенту / клиенту, чтобы запросить инструкции. Если с клиентом / клиентом невозможно связаться, опубликуйте полную сумму в ссуду и сделайте пометку в области комментариев к счету онлайн.

Если платеж по ссуде просрочен, проведите платеж как обычно, если только счет не отмечен Сбором. В этом случае немедленно свяжитесь с Collections для получения инструкций.

Формы

Квитанция о транзакции

Процедура

  1. Устно просмотрите завершенную транзакцию с клиентом / клиентом, чтобы убедиться, что инструкции поняты.
  2. Примите средства и поместите их в безопасное место во время обработки транзакции. Не помещайте средства в кассу кассира / кассира до тех пор, пока транзакция не будет проведена в системе.
  3. (ЕСЛИ ВАША ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИНИМАЕТ ЧЕКИ) Изучите все представленные чеки на: получателя платежа, надлежащую дату, письменную сумму, согласованную с числовой суммой, подпись, маршрутный и транзитный номер, необходимые индоссаменты и, если они подлежат проверкам, удержания.Поставьте на оборотной стороне всех чеков печать подтверждения организации. Напишите номер счета клиента / клиента и суффикс на обратной стороне чека в пределах отведенного пространства вверху 1½ дюйма.
  4. Подтвердите идентификацию клиента / клиента. Введите номер счета клиента / клиента и выполните перекрестную проверку с именем клиента / клиента. Также сравните фотографию в системе с человеком, стоящим перед вами
  5. Выберите ссудный счет для выплаты из списка на экране. Появится страница с подробными сведениями о кредите.На синей панели навигации вы увидите «Добавить комиссию по ссуде», «Предоплата ссуды», «Сделать погашение», «Отменить выдачу кредита» и т. Д. Выберите $ Внести платеж.
  6. Проверьте дату транзакции. При необходимости введите правильную дату.
  7. Введите сумму транзакции
  8. Используйте раскрывающиеся варианты, чтобы выбрать Тип платежа.
  9. Если ваша организация использует «Показать детали платежа», введите указанную информацию.
  10. При необходимости введите примечание в систему.
  11. Просмотрите информацию на экране, если она верна, нажмите «Отправить».
  12. Выдайте квитанцию ​​покупателю / клиенту.

Переводы

Клиент / клиенты могут переводить средства с любого счета, владельцем которого они являются, на любой другой счет в организации. Переводы могут быть запрошены лично, письменно или через мобильный телефон.

Формы

Квитанция

Процедура

  1. Устно просмотрите запрос транзакции с клиентом / клиентом, чтобы убедиться, что инструкции понятны.
  2. Заполните заявку на перевод в соответствии с инструкциями клиента / клиента. Попросите клиента / клиента подписать квитанцию ​​о транзакции.
  3. Выдайте покупателю / клиенту копию квитанций об операциях. Предоставляйте клиенту / клиенту квитанции только для счетов, владельцем или совладельцем которых они являются, или поместите квитанцию ​​в запечатанный конверт.
  4. Поместите документы в специально отведенное место для балансировки в конце дня.

Обналичивание чеков

WHFCU будет обналичивать чеки только для клиентов / клиентов.Чеки должны быть выплачены клиенту / клиенту. Сторонние чеки обычно не принимаются. Перед принятием чека третьей стороны проконсультируйтесь с руководителем.

Неклиенты / клиенты, предъявившие чек клиента / клиента (общий тратт), могут обналичить чек с надлежащим удостоверением личности.

В индивидуальном порядке мы можем обналичить чек для лиц, не являющихся клиентами / клиентами, в качестве любезности. Это может включать посетителя комплекса с местным чеком, подлежащим оплате или подтвержденным заказчиком / спонсором клиента.В таких случаях представители службы поддержки клиентов / клиентов должны получить одобрение менеджера филиала.

Процедура

Принять чек (ы), по которым у клиента / клиента были запрошены наличные.

Определите, можно ли обналичить чек или его необходимо депонировать. Убедитесь, что у аккаунта хорошая репутация.

Изучите все представленные чеки на: получателя платежа, надлежащую дату, письменную сумму, согласованную с числовой суммой, подпись, маршрутный и транзитный номер, необходимые индоссаменты и, если они подлежат проверкам, удержания.Если чек выписан не в одном из банков США, отправьте его главному кассиру / кассиру для получения. Денежные средства или кредит не будут предоставлены клиенту / клиенту до получения чека. Поставьте на оборотной стороне всех чеков печать подтверждения организации. Напишите номер счета клиента / клиента и суффикс на обратной стороне чека в пределах отведенного верхнего 1½ "места. Печать со штампом кассира / кассира.

Подтвердите личность клиента / клиента. Если физическое лицо не является клиентом / клиентом, обналичивание тратта клиента / клиента, напишите идентификационный номер и дату истечения срока действия на лицевой стороне чека.

Разнесите транзакцию в систему. Если чек выписан на WHFCU, введите номер чека в систему, снимите чек и проштампуйте обратную сторону чека.

Выдайте средства клиенту / клиенту и сверьте сумму с квитанцией об операции и лентой калькулятора.

Поместите чек и бланк транзакции в указанное место для балансировки в конце дня.

Уродливые деньги

От покупателя / клиентов будет получена валюта, которая считается испорченной.Как только эти средства будут получены, они будут проданы в хранилище. Старший представитель по работе с клиентами / клиентской службой накапливает эти средства и возвращает их вместе с лишними монетами в Федеральный резерв.

Формы

Кассир / кассир Билет обмена наличных

Процедура

При получении испорченной валюты заполните Билет обмена наличных кассира / кассира.

Чтобы продать деньги обратно в хранилище, следуйте процедуре излишка наличных денег.

Старший представитель отдела обслуживания клиентов / клиентов.продаст изуродованные средства из хранилища Федеральной резервной системе.

Кассир / кассовый аппарат

Каждый кассир / кассир должен проверять, что общие транзакции системы и наличные деньги на балансе в конце каждого дня. Чрезмерные различия будут основанием для дисциплинарных взысканий, вплоть до увольнения.

Процедура

Запустите одну ленту для всех полученных чеков и проверьте количество чеков и сумму в долларах, поступившую в систему.

Подсчитайте все наличные деньги и монеты в денежном ящике и сверьте их с общими суммами системы.

После того, как вы определите, что ваши чеки и наличные деньги на балансе, запишите их на микрофильтр для подготовки к отправке в курьерскую службу.

Выполните запись всех проданных дорожных чеков и денежных переводов и сверьте общую сумму с общими суммами в системе.

Если уравновешено, поместите ежедневную работу в обозначенное место. Если не в балансе, посчитайте наличные и снова запустите ленты. Если ситуация несбалансированности сохраняется, немедленно свяжитесь с менеджером филиала для получения инструкций.

После того, как индивидуальная работа сбалансирована и снята, помогите с любой необходимой работой по закрытию офиса, которая еще не завершена. Это может включать помощь кассиру / кассиру в обнаружении ситуации несбалансированности, съемку повседневной работы и внесения чеков в FED Reserve, балансировку проданных MO и дорожных чеков или складирование расходных материалов.

Исправление ошибок

Транзакция, неправильно введенная в счет клиента / клиента, должна быть исправлена.

Коррекция ошибок в тот же день

Если ошибка обнаруживается в тот же день, когда она возникает, код транзакции VOID может быть выполнен на счете клиента / клиента. Это дает возможность отменить транзакцию, разнесенную в тот же день.

Чтобы АННУЛИРОВАТЬ транзакцию, введите номер счета клиента / клиента. В области транзакции введите VO. Появится экран, показывающий транзакции, выполненные на счете. Выделите транзакцию, которую нужно аннулировать, и следуйте инструкциям на экране.Переводы и тратты ON US требуют аннулирования двух транзакций. Если обе стороны транзакции не будут аннулированы, возникнет состояние дисбаланса. После аннулирования транзакции введите ее правильно.

Исправления ошибок предыдущего дня

Инструкции по этим исправлениям см. В онлайн-публикациях Symitar. Есть два способа внести исправления в предыдущий день.

Дважды щелкните значок SFW Online Publications на рабочем столе. Щелкните вкладку «Поиск».Введите слово регулировки. Первым заголовком будет Adjustment Z. Дважды щелкните выделенную область и следуйте инструкциям, которые появятся.

Второй метод исправления - Recast. Введите переделать. У вас будет два выбора. RL используется для изменения кредита. RS используется для переделки долевого счета.

Cash Over и Short.

В идеале, все кассиры / кассиры должны ежедневно балансировать до пенни. Однако это не всегда возможно.Если разница превышает 10 долларов, необходимо заполнить контрольный список кассовой разницы и отправить копию менеджеру филиала, если разница не обнаружена. Если разница превышает 100 долларов и не обнаружена, копию контрольного перечня кассовой разницы необходимо отправить генеральному директору.

Формы

Контрольный список разницы в деньгах

Процедура

Когда у кассира / кассира нет баланса, сначала проверьте наличность в ящике и просмотрите ленту чекового калькулятора, чтобы убедиться, что эти цифры верны.

Если ошибка не обнаружена, получите копию Контрольного списка денежной разницы. Выполните все шаги, перечисленные в контрольном списке, чтобы найти ошибку.

Если у кассира / кассира все еще нет баланса, проведите правильную корректировку в системе. Сообщите менеджеру филиала.

Если разница превышает 100 долларов, отправьте копию контрольного списка генеральному директору.

Если установлена ​​закономерность повторяющейся ошибки, спланируйте программу обучения и другие соответствующие действия для исправления ситуации.

Сохраните копию в указанном месте.

Дата:

КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК РАЗНИЦЫ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Кассир / кассир Имя:

Номер:

ПРОВЕРЯЛО

ПЕРЕПРОВЕРЕНО

1.Установите точную разницу: больше или меньше.

2. Проверьте прием всех наличных и купите билеты, чтобы убедиться, что все товары должным образом списаны или начислены.

3. Перевязанные, изувеченные, денежные средства наживки и большая монета в ящике.

4.Повторно запустите полученные чеки и сверьте общую сумму с кассой / кассиром и общими данными системы.

5. Изучите кассовую разбивку по всем операциям.

6. Проверьте дополнения к квитанциям о внесении и снятии средств и все сделанные записи, включая номиналы векселей.

7.Сравните прогон чека с депозитными квитанциями.

8. Проверьте, есть ли у другого кассира / кассира разница при взаимозачете или аналогичная сумма.

9. Проверьте переводы средств с одного счета на другой.

10.Сверить транзакции денежных переводов с общими суммами системы и поступлением средств для оплаты.

13. Проверьте любые другие разные поступления и выплаты.

14. Проверьте отсутствие документов под кассиром / кассиром и в мусоре.

15.Храните мусор в кассе / кассе и храните его до тех пор, пока не будет обнаружена разница.

Отметьте (√) и заполните все, что применимо:

 Разница обнаружена и исправлена ​​______________ (дата) ________________________ (подпись).

 Копия контрольного списка разницы в денежных средствах менеджеру ______________ (дата) до _______________________ (подпись), если разница составляет [ВВЕДИТЕ СУММУ ЗДЕСЬ] или больше и не найдена.

Процедуры кассира хранилища

Кассир хранилища несет ответственность за обеспечение достаточного количества наличных денег для организации, чтобы должным образом снабжать клиентов / клиентов. Эта должность также отвечает за возврат излишков денежных средств обратно в [ВВЕДИТЕ НАЗВАНИЕ БАНКА-КОРРЕСПОНДЕНТА ЗДЕСЬ]. В любой день на руках не должно быть более (ВВЕДИТЕ СУММУ). Хранилище нужно открывать под двойным контролем.

Формы

Билет обмена кассира / кассира

Процедура

  1. Под двойным контролем откройте хранилище на день.
  2. Заполните запросы кассы / кассира за день и удалите все чеки или другие защищенные предметы, необходимые в течение рабочего дня.
  3. Разместите транзакцию в системе (DBH - ЗАВЕРШИТЕ ЭТУ ПРОЦЕДУРУ ПОСЛЕ НОВОГО ВЫПУСКА)
  4. Попросите каждого кассира / кассира подойти к рабочей станции для получения своих средств.
  5. Каждый человек должен проверить заказ перед тем, как покинуть рабочее место.
  6. Закройте хранилище до конца дня или до тех пор, пока кассиру не потребуются дополнительные рабочие деньги в своем ящике.
  7. В конце дня сбалансируйте наличные в хранилище так же, как кассир / кассир балансирует в своем ящике.

Автономная балансировка

В случае, если система Mifos выйдет из строя, нам все равно придется предоставлять финансовые услуги участникам.

Формы

Квитанция

Процедура

Запишите имя клиента, номер счета и номер телефона в дневное время вверху квитанции.Укажите, получали ли вы наличные и / или чеки, а также суммы. Запишите сберегательный или ссудный счет, на который будет внесен или оплачен счет. Если клиент получает кэшбэк, он должен подписать квитанцию. Предоставьте клиенту копию квитанции. Храните чеки прикрепленными к копии квитанции и отдельно от любых транзакций, которые вы, возможно, уже совершили.

Когда система снова включится, введите транзакцию, скрепите бумажную квитанцию ​​от руки письменной квитанцией и распечатайте квитанцию ​​Mifos. Отправьте клиенту копию квитанции по электронной почте, если он попросит.

Если система не возобновит работу, вам нужно будет вручную сбалансировать наличные и чеки.

Чтобы сбалансировать свои денежные средства, получите конечную сумму денежных средств за предыдущий день у старшего представителя службы поддержки клиентов. Эта цифра была вашей начальной суммой денежных средств за день. Добавьте наличные, полученные от хранилища и клиентов. Вычтите все наличные, которые вы продали в хранилище, и деньги, предоставленные клиентам. Итоговая цифра - это ваши конечные деньги за день. Он должен соответствовать наличным деньгам в вашем ящике.

Добавьте проверки, которые были введены до того, как система перешла в автономный режим, как один пакет проверок. Убедитесь, что сумма чека в квитанции соответствует фактическому чеку. Добавьте эти чеки отдельно в качестве второго пакета чеков. Перечислите комплекты автономных чеков в отдельном кассовом письме.

Итого выплаченные вами чеки и денежные переводы.

Расчетно-кассовая процедура | SCC

Подразделение: Business Services
Номер политики SCC:
SPR5.3.9-P-1
Выпущено: 18 января 2005 г.
Пересмотрено: 9 января 2019 г.
Утвержденный президент / главный исполнительный директор SCC: 25 января 2019 г.
Ссылка Политика KCTCS: 5.3.9 Учет и обработка денежных средств


Обзор

Цель данной процедуры кассовых операций для Somerset Community College (SCC) является дополнением к Деловым процедурам KCTCS, размещенным по веб-адресу https: // policy.kctcs.edu/administrative-procedures/5-3-9-P.aspx. Это руководство предназначено для предоставления рабочих процедур, инструкций и информационных примечания, чтобы помочь сотрудникам, ответственным за функции обработки наличных денег и выполнять свои обязанности в соответствии с федеральными постановлениями и постановлениями штата и штата Кентукки. Деловые процедуры системы общественных и технических колледжей (KCTCS).

Применение руководства

Это руководство предназначено для сотрудников, занимающихся обработкой наличных денег. Любой сотрудник колледжа, имеющий отношение к работе с наличными деньгами, обязан прочитать: понимать и соблюдать это руководство. Сотрудник, работающий с наличными деньгами, должен подписать форма подтверждения в конце данного руководства. Копии формы подтверждения хранятся в досье в офисе колледжа.

Использование и изменения руководства

Это руководство служит разработкой бизнес-процедур на уровне подразделения колледжа. принят KCTCS.Любые вопросы относительно содержания данного руководства или проблем при использовании данного руководства доводить до сведения главного подразделения колледжа. Сотрудник по делам (CBAO). Время от времени это руководство будет пересматриваться, чтобы отразить изменения в государственных и федеральных постановлениях, изменения в политике и процедурах KCTCS, изменения, рекомендованные внутренними и внешними аудиторами, и изменения, одобренные колледжем управление.Все добавления, удаления и изменения этого руководства требуют письменного утверждение ЦБАО. Любой пользователь вручную, который определяет необходимость внесения изменений, должен отправить предложение в письменной форме в CBAO. Пользователи будут уведомлены о внесении изменений. к руководству.

За соблюдение процедур обращения с наличными деньгами Колледж несет ответственность проводить периодические проверки операций с наличными деньгами, чтобы определить, что все системы функционируют, как предполагалось, и что все применимые политики и процедуры последовал.

В данном руководстве под наличными понимаются валюта и монеты США, чеки, выписанные на В банках США и написано в долларах США (включая путешественников, кассиров и сертифицированных чеки), денежные переводы, черновики продаж кредитных карт MasterCard, Visa и Discover. Иностранный при конвертации средств в доллары США взимается комиссия за обработку. В чистая выручка, часто конвертируемая из иностранных фондов, должна равняться сумме, причитающейся колледжу.

Процедура:

Общие правила обращения с наличными деньгами

  1. Ответственность за обработку наличных денег возложена на отдельных сотрудников, которые участвуют в любой функции по работе с наличными деньгами и их руководителям. Любой сотрудник, который занимается наличные деньги ответственны за эти деньги. Руководитель любого сотрудника, работающего с наличными деньгами несет ответственность за соблюдение надлежащих и разумных мер предосторожности.Каждый сотрудник, задействованный в операциях с наличными деньгами, принимает на себя ответственность за истинное и точная отчетность обо всех обработанных средствах.
  2. Доступ к наличным деньгам должен быть ограничен. Все средства должны быть всегда в безопасности. Неавторизованный люди не допускаются в зоны обработки наличных денег, то есть в офис. При необходимости могут быть размещены знаки для предупреждения людей о запретной зоне.Вежливый устный предупреждение может также использоваться, если необходимо, в дополнение к указателям для поддержания надлежащего гарантии. Доступ к зонам, где производится подсчет или обработка наличных денег, должен быть ограничен только непосредственно вовлеченные лица. Сверка наличных в областях, видимых генералу общественность строго запрещена.
  3. Наличные деньги, находящиеся в распоряжении колледжа, должны храниться в сейфах, запираемых ящиках или ящики, или в закрытых ящиках кассовых аппаратов.Входные двери должны быть всегда заперты. в зонах обработки наличных денег. В рабочее время двери сейфов должны быть закрыты. и в остальное время должен быть заблокирован. Необходимо считать и обрабатывать крупные суммы наличных денег. вне поля зрения широкой публики.
  4. Наличные деньги нельзя оставлять без присмотра - это касается кассовых аппаратов и рабочих станций. Если сотрудник покидает рабочее место по какой-либо причине, независимо от ее краткости, все наличные деньги должны быть надежно защищены в запертом месте.
  5. На все полученные денежные средства выдается письменный кассовый чек. Форма квитанции, в зависимости от обстоятельств, это может быть предварительно напечатанная заранее пронумерованная письменная квитанция. или кассовый чек от PeopleSoft. Предварительно пронумерованные квитанции необходимо учитывать последовательно. и поддерживается для целей аудита. Аннулированные формы кассовых чеков должны быть сохранены для целей аудита.В случае признания недействительной квитанции белая и желтая копии аннулируются. пересылается в Бизнес-офис, а розовая копия остается в квитанции.
  6. Чеки должны быть незамедлительно подтверждены ограничительно «Только для депозита», чтобы Колледж - БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ !
  7. Средства, хранящиеся в сейфе на ночь (в офисе колледжа), на выходных или дольше длительный отпуск должен быть разумным.
  8. Безопасные комбинации должны предоставляться минимальному количеству сотрудников и только тем, кто чьи функции требуют доступа к наличным деньгам. Безопасные комбинации должны быть изменены, когда сотрудник внутри отдела увольняется.
  9. Оборотные фонды всегда должны быть сведены к абсолютному минимуму. Все остальные средства должны находиться в закрытом месте хранения.
  10. Чеки принимаются только на суммы, причитающиеся Колледжу. (Персональные чеки не обналичить.)
  11. Все излишки и недостачи, превышающие 5 долларов США, должны быть подписаны на ежедневной кассовой наличности. сводный отчет заведующего отделом.
  12. Сверка ежедневного отчета по операциям с отчетом по кассовым операциям и ежедневным Депозитный талон должен быть изготовлен сотрудником, независимым от отдела обработки наличных. Кроме того, все записи кассовой книги будут проверяться физическим лицом, кроме кассира, как правило, менеджер по коммерческим операциям или его назначенное лицо.
  13. Для обеспечения надлежащего разделения обязанностей сотрудники, работающие с кассовыми чеками, должны не выполняет функции дебиторской задолженности.

Порядок открытия и закрытия устройств хранения наличных

  1. Два человека должны присутствовать у всех открываний и закрываний устройств хранения наличных денег. Если эта процедура контроля не может быть осуществлена ​​(потому что есть только один сотрудник) руководитель соответствующего места обработки наличных денег должен лично осуществлять контроль для поддержания надлежащего уровня безопасности, чтобы минимизировать возможные потери.
  2. Кассовые станции / ящики без присмотра должны быть закрыты, а кассовые аппараты / лотки для наличных заблокирован, с вынутым ключом, даже когда касса закрывается на время облегчения.
  3. Все окна, двери и входы, где находятся и хранятся наличные деньги, должны быть надежно закреплены. заблокирован, и все сигналы тревоги включены.

Подсчет денег и внесение сдачи

  • Все полученные деньги должны быть пересчитаны, а сумма проверена перед тем, как они будут помещены в денежный ящик.
  • Валюта, для которой будет выдана сдача, должна быть размещена на виду у кассира. и клиент, пока транзакция не будет завершена.
  • Все изменения, внесенные в транзакцию, должны быть засчитаны клиенту.
  • Если во время подсчета / внесения изменений происходит прерывание, процесс должен начинать заново с самого начала.
  • Если клиент сообщает сотруднику, работающему с наличными деньгами, что у него / нее было короткое замыкание транзакции, сотрудник должен немедленно уведомить супервайзера, чтобы касса можно уравновесить.

Депозиты

  1. Допускается только персонал, подписанный на процедуры обработки наличных средств SCC. делать депозиты в бизнес-офисе.
  2. Должно быть произведено в соответствии с политикой.
  3. Квитанции необходимо сдавать ежедневно.
  4. Все полученные «наличные» подарки необходимо ежедневно сдавать в местный депозитарий.
  5. Ежедневные депозиты требуются независимо от суммы транзакции для балансировки с Главной бухгалтерской книгой, созданной PeopleSoft.
  6. Все депозиты должны быть отправлены в депозитарий местного банка в тот же день или на следующий день. рабочий день, если депозит в тот же день невозможен.
  7. Все кассовые чеки должны быть депонированы в целости и сохранности.Это означает, что чеки нельзя обналичить или произведенные выплаты, включая возмещение расходов по авансовым платежам, из поступлений.
  8. Все средства, внесенные в бизнес-офис другим отделом, должны быть выверены в журнал и квитанцию, скопированную кассиром до выдачи квитанции на полученные средства.

Возвращенные чеки

  • Ответственность за сбор неоплаченных чеков возложена на бизнес-офис колледжа.На счет студента должно быть наложено финансовое удержание до тех пор, пока не будет возвращен чек. доволен.
  • Знак, указывающий размер комиссии за возвращенные чеки, должен быть размещен в отдел приема чеков и на видном месте, которое хорошо видно публика.
  • Если изготовителем возвращенного чека является учащийся, подразделение уведомит учащегося из следующих:
    • Чек возвращен.
    • Причина возврата чека.
    • Дата возврата чека.
    • Что плата за обслуживание была начислена.
    • Общая сумма, причитающаяся Колледжу.
    • Этот платеж подлежит немедленной оплате.
    • Что, если студент не будет оплачен, будет сообщено в офис регистратора как просрочивший платеж.Все стенограммы будут удержаны, и студент не сможет зарегистрироваться на будущие сроки до тех пор, пока просрочка не будет удовлетворена.
    • Оплата должна производиться наличными, «кассовым чеком» или денежным переводом. "Недостаточный денежный чек "не может быть возвращен в финансовое учреждение для обработки, но сумма чека, плюс плата за обработку, должна быть выплачена колледжу.
      • Если производитель возвращенного чека является физическим лицом или агентством, не входящим в Колледж, подразделение подготовит письмо изготовителю, содержащее те же первые шесть пунктов выше. В седьмом пункте следует указать, что если не будет произведена оплата в течение 10 дней, будущий сбор усилия могут быть обработаны через внешний источник и могут привести к дополнительным расходам.

Гарантии

Требуемый уровень защиты при обращении с наличными деньгами зависит от уровня риска на это место. Централизованные пункты приема наличных обычно имеют более высокий уровень риска чем единицы, которые время от времени получают наличные.Для оценки уровня риска используются следующие необходимо учитывать факторы:

  1. Сумма привлеченных денег.
  2. Физико-географическое положение.
  3. Часы работы.
  4. Прошлый опыт убытков.
  5. Количество задействованных сотрудников.

Как правило, все наличные деньги должны храниться в огнестойком контейнере для хранения (сейф, сундук, шкаф или стол), который оборудован хотя бы одним запорным устройством и не может легко удаляться из помещения. На начальника отдела возложена общая ответственность за обеспечение надлежащих мер безопасности.

Отделения, получающие наличные от имени Колледжа, несут ответственность за поддержание безопасность над наличными деньгами.Надлежащее обращение, надлежащие записи и физическая безопасность необходимо обращать внимание на каждого сотрудника, имеющего доступ к любому колледжу или отвечающего за него. активы, то есть денежные средства, товары, материалы и / или оборудование.

ПРОГРАММНЫЕ ОБЛАСТИ

Оценка

Бланк входа в систему должен быть заполнен учащимися, когда они входят в комнату для сдачи теста. На листе регистрации учащийся должен отметить способ оплаты как наличные. или платежный ваучер. Администратор тестирования ведет лист входа и собирает деньги индивидуально от студентов. Каждому студенту выдается заранее пронумерованный квитанция. Необходимо учитывать все поступления, даже те, которые могут быть аннулированы, и сохраняется для целей аудита. Квитанция также выдается студентам, использующим ваучер на оплату экзамена с пометкой «начислено» на квитанции.

Примечание: Администратор тестирования выставит счет стороннему агентству на оплату экзамена. Копии квитанций об оплате могут быть использованы для мониторинга тестовых аккаунтов.

дебиторская задолженность. См. Бизнес-процедуры KCTCS 7.4 для взыскания дебиторской задолженности. Все платежи должны быть получены Бизнес-офисом. учетные записи

Записи о дебиторской задолженности должны вестись постоянно, а персонал бизнес-офиса будет постоянно проверять записи на импровизированной основе.

По мере сбора средств они должны быть помещены в безопасное хранилище с запорный механизм. Денежные средства должны быть подсчитаны, проверены и выверены для входа в систему. простынь. Внизу таблицы общая сумма платежей наличными, чеками и ваучерами. заносятся и сверяются с итогом по ведомости. Сотрудник должен подписать лист как подтверждение инкассации и сверки.

Если тест проводится в будний день, деньги переводятся в Бизнес-офис в в тот же день (или не позднее, чем на следующий день, если тест проводится поздно день). Копия регистрационного листа передается кассиру в офисе. вместе с депозитом. Кассир бизнес-офиса обязан перед выдачей квитанции сверьте лист входа в систему с депозитом.Кассир отвечает за выдачу предварительно пронумерованной квитанции об общей сумме депозита в Центр тестирования персонал. Персонал центра тестирования должен хранить квитанции в файле, как того требует график хранения записей, как указано в Руководстве по бизнес-процедурам KCTCS. Сотрудники внесение депозитов никогда не должно покидать офис без получения квитанции.

Если тест проводится в выходные, денежный ящик запирается в безопасном месте. до тех пор, пока залог не поступит в офис на следующий рабочий день.

Все сотрудники, участвующие в этом процессе, обязаны обеспечить, чтобы вклады вносятся своевременно, например, не позднее рабочего дня, следующего за дата испытания.

Расшифровка стенограммы

Процедуры, характерные для кампуса Somerset North:

Если студент оплачивает стенограмму лично или по телефону, сотрудники Приемной комиссии участник обязан получить наличные, чек или денежный перевод.(ПРИМЕЧАНИЕ: для кредита карточные операции, физическое лицо должно быть направлено в бизнес-офис для совершения оплата.) Сбор оформляется в протоколе расшифровки и предварительно пронумерованной квитанции. выдается студенту. Если запрос транскрипции и оплата получены через почта, чек или денежный перевод регистрируются, помечаются «только для депозита» и вручаются доставлен в приемную комиссию. Сотрудники приемной комиссии обязаны документально оформить коллекции в протоколе стенограммы (образец журнала см. в Приложении A) и выпуск / отправка по почте заранее пронумерованная квитанция студенту.

В целях внутреннего контроля второй сотрудник должен сверять стенограмму. коллекций в журнал коллекций стенограммы, чтобы определить, равны ли коллекции квитанции. Рецензент должен поставить свою подпись в журнале в строке подписи «проверено». Этот должны выполняться ежедневно, и копию заполненного журнала (содержащего все соответствующие подписи) необходимо направить начальнику отдела для обеспечения соблюдения кассового процедуры обращения.

Если укомплектование персоналом не позволяет должным образом разделить обязанности, декан службы поддержки студентов, или назначенное лицо должны активно контролировать сбор сборов за стенограмму. Излишки или о нехватке необходимо немедленно сообщать декану студенческих служб или назначенному им лицу, кто должен проверить работу. Если будет установлено, что сборы превышены или недостаточны, это находка должна быть отмечена в журнале продаж, подписанном деканом студенческой службы, или назначенного лица и прилагается к кассовым квитанциям, принесенным в офис для внесения депозита.Сотрудник бизнес-офиса подсчитает средства, выдаст квитанцию ​​и подпишет журнал. в качестве дополнительной проверки того, что деньги были пересчитаны и проверены. Декан студента Отделы, в свою очередь, должны своевременно сообщать о перерасходе / дефиците в CBAO колледжа. способом, например, в течение следующего рабочего дня.

Собранные средства должны отправляться в рабочий офис каждый рабочий день ( до 15:00 ) для депозита и записи в PeopleSoft.Предварительно пронумерованные квитанции, собранная наличность, и печать колледжа должна храниться в сейфе с ограниченным доступом к ящику. всегда.

Процедуры, относящиеся ко всем остальным кампусам и центрам:

Сборы за стенограмму

взимаются только кассиром кампуса или представителем Центра. Кассир выдаст студенту кассовый чек.Студент возьмет кассовый чек в Приемную комиссию. Сотрудники Приемной комиссии выдадут стенограмма студенту.

Развитие (Подарки)

Любой денежный подарок, полученный любым сотрудником колледжа, должен быть немедленно отправлен Управление институционального развития. Все подарки или пожертвования в натуральной форме должны пройти Управление институционального развития - БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ!

Когда подарок получен офисом кампуса или представителем колледжа, офис или представитель должен направить на следующий день (в тот же день) в офис Институциональное развитие:

  1. Актуальный чек или письменное заявление о полученном имуществе.
  2. Копия письма дарителя с указанием цели.
  3. Ограничения в отношении подарков, если таковые имеются, и формы пожертвования в натуральной форме (если применимо).

Принимающий офис или представитель должны предоставить:

  1. Имя и номер счета, на который должен быть переведен подарок.
  2. Имя и адрес дарителя.
  3. Имя и адрес лица, получающего подтверждение, если оно отличается от донор.

Любая дополнительная информация, которая поможет Управлению институционального развития при подготовке благодарственного письма колледжа также должно быть предоставлено.

Управление институционального развития отвечает за определение наличия средств. полученные являются подарками вместо оплаты товаров или услуг.Частные подарки, полученные пользователем Офис институционального развития должен быть подтвержден посредством процесса получения. Для получения наличных / чеков потребуется выдача заранее пронумерованных квитанций. Желтые копии соответствующих квитанций будут приложены в качестве резервной документации к кассовым сборам. журнал, подготовленный Управлением институционального развития и отправленный в кассу в Бизнес-офисе на депозит каждый день.Аннулированные формы квитанции должны быть включены со всеми другими формами квитанций, принесенными в Бизнес-офис и включенными в дневную кассовый отчет, подготовленный Бизнес-офисом. Согласование коллекций и квитанции должны быть выполнены. Если разделение обязанностей невозможно из-за ограниченного сотрудников, сотрудник по институциональному развитию должен проявлять осмотрительность при обращении с квитанций.

Копии любых аннулированных квитанций также должны храниться в Управлении институционального развития. и включены в расписку в тот день.Чеки должны быть одобрены немедленно с использованием штампа подтверждения. Кассир Business Office посчитает наличные в присутствии сотрудника институционального развития и напишет квитанцию сотруднику за наличные. Все квитанции получены после 15:00. будет депонирован к делам на следующий день.

Отдел институционального развития в заранее пронумерованной форме квитанции должен получить любые подарки, полученные по почте в день их получения, и отправленные Бизнес-офис для включения в ежедневный депозит.

Согласно общему правилу , обработка подарков колледжу будет осуществляться следующим образом:

Офис институционального развития будет:

  1. Выдать донору квитанцию ​​об оплате наличными, чеком или кредитной картой и / или натурой пожертвование.
  1. Соберите всю необходимую документацию для донорского файла:
    • Скопируйте чек, кассовый чек, квитанцию ​​по кредитной карте и оценочную квитанцию ​​в натуральной форме. пожертвование.Это включает любую дополнительную информацию, необходимую для правильной записи дарение подарка (соответствующая форма подарка, подарки на память и т. д.).
    • Заполните форму обработки подарка.
  1. Подготовьте форму кассового чека с соответствующей комбинацией полей диаграммы.
  1. Отправьте подарочную транзакцию в PeopleSoft Advancement.
  1. Отправьте соответствующую документацию вместе с формой обработки в офис колледжа. офис.

Относительно получения подарков наличными, Бизнес-офис колледжа (касса) будут:

  1. После получения формы обработки подарка и формы денежной квитанции внесите чек / наличные деньги в местном банке колледжа в соответствии с установленным порядком ведения кассового учета.
  2. Бизнес-офис колледжа печатает журнал AV на следующий рабочий день, проверяя остатки депонированных средств по транзакции, зарегистрированной Управлением по продвижению. Копия журнала направляется в Управление институционального развития.

Фонды отчислений

У каждого кассира есть кассовый лоток, и он должен работать только с ним.Денежные ящики не должны использоваться для обмена крупных денежных купюр. Изменить можно только во время фактическая платежная операция. Кассир обязан никогда не уходить его / ее денежный ящик без присмотра даже во время неожиданного пересчета наличных денег.

Выверка авансовых фондов должна быть представлена ​​в форме выверки KCTCS. Он будет сохранен при сверке банковской выписки и должен быть завершен к десятый день следующего месяца.Сотрудник бизнес-офиса, который подтверждает конец месяца. Счетные фонды могут выполнять сверку. На случайной основе лицо, назначенное CBAO, выберет фонды изменения авансового ревизора.

Денежные средства, выплаченные из авансовых фондов, и чеки, выписанные с авансового банковского счета должен иметь подтверждающий чек / документ. Согласно процедурам KCTCS, авансовые операции должен быть ограничен до 100 долларов и должен соответствовать процедурам KCTCS для квалифицированных покупок. (см. Приложение B для утвержденных счетов авансовых наличных средств).

Все выверки авансовых средств должны выполняться ежемесячно с использованием Формы KCTCS. TM11. Сверки должны быть рассмотрены и утверждены CBAO не позднее 10-й рабочий день следующего месяца .

Запросы на все расходы по авансовому фонду должны выполняться ежемесячно.

Чеки, выписанные с авансового банковского счета, ДОЛЖНЫ иметь подтверждающие квитанции / документы.Ежемесячная сверка проверяет наличие соответствующих квитанций / документов, подтверждающих авансовые операции. Если квитанции не включены, необходимо уведомить CBAO колледжа. немедленно. Сумма авансовых покупок ограничена до 100 долларов США. Проконсультируйтесь с отделом закупок Процедуры квалифицированных покупок.

Стоимость обучения (зачетные классы)

Все платежи за обучение, сборы, штрафы и другие сборы должны оплачиваться на предприятии. Офис.Все сотрудники Business Office должны соблюдать процедуры и инструкции. изложены в разделе о внутреннем контроле настоящего руководства.

Отчеты на конец дня должны составляться и соответствовать сумме денежных средств, собранных в конце каждого дня. день с балансировкой кассовых поступлений с отчетами по запросу.

Пожалуйста, смотрите Приложение C для ЕЖЕДНЕВНОЙ КАССИРОВКИ - КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК.

Спецодежда и недостача должны быть сообщены в CBAO колледжа в тот же день. Начисленные расходы не может быть уменьшен без надлежащей документации, включая освобождение от платы за обучение.

Тестирование медсестры

Все платежи за тестирование помощницы медсестры производятся через Бизнес-офис. касса. Кассир должен убедиться, что человек, сдающий тест, находится в хорошем финансовом состоянии. стоя до принятия платежа.После подтверждения финансового статуса кассир выдает сдающему тест рукописную квитанцию. Кассир затем регистрирует информацию о лице и платеж в файле Excel, созданном Администратор тестирования медсестры и предоставлен бизнес-офису.

Администратор тестирования медсестры несет ответственность за то, чтобы запрос места для тестирования имеет право на тестирование до направления их в Бизнес Офис для оплаты.Администратор тестирования медсестры несет ответственность за проинформируйте каждого об обязательных документах, которые необходимо принести в назначенную дату проверки. Они также обязаны уведомить потенциального тестировщика о том, что комиссия не возвращается, и это отсутствие следующих инструкций, которые не позволяют человеку пройти тестирование, будет не гарантирует возврата уплаченных сборов.

Примечание: Администратор тестирования медсестры или помощник администратора выставит счет третьей стороне. агентство по оплате экзамена.Копии квитанций об оплате могут быть использованы для контроля тестирование дебиторской задолженности. Пожалуйста, ознакомьтесь с Бизнес-процедурами KCTCS 7.4 для получения информации. дебиторской задолженности. Все платежи должны быть получены Бизнес-офисом. Записи о дебиторской задолженности должны вестись постоянно, а Бизнес-офис Персонал будет постоянно проверять записи на импровизированной основе.

Решения для персонала

Регистрация и оплата индивидуального краткосрочного обучения, повышения квалификации, помощь в обучении для промышленности, Lineman и CDL Training, а также для собственных и программы общественного образования будут выполняться Офисом по решениям для персонала. с использованием программного модуля CampusCE.Somerset Community College будет следовать Бизнес-процедуры KCTCS для обработки регистраций и платежей, связанных с некредитными обучение записано в базе данных CampusCE. Поскольку CampusCE настроен для записи транзакций с 23:00 до 23:00 (24-часовой период), чтобы все действия регистрировались за один день для включения в ежедневный журнал GL, платежи, собранные за обработанные транзакции по пятницам запирается в сейфе на выходных и балансируется с CampusCE отчеты сверки в понедельник утром.После того, как персонал Workforce Solutions завершит сверка, средства вместе со всей необходимой резервной документацией должны доставляться в бизнес-офис для включения в ежедневный депозит.

Платежи должны быть получены на заранее пронумерованных формах регистрации / оплаты взносов. Проверяет должны быть немедленно подписаны «Только для депозита». Квитанции должны быть всегда защищены. Поскольку офисы департаментов недостаточно оснащены для внесения изменений, валюта не приветствуется. Сборы и квитанции должны быть согласованы с использованием отчетов, доступных через CampusCE. чтобы определить, совпадают ли коллекции с регистрациями. Примирение должно быть выполняется кем-либо, кроме лица, выполнившего сбор сборов / регистрацию. Если укомплектование персоналом не позволяет такое разделение обязанностей, начальник отдела или назначенное ему лицо должен контролировать деятельность по сбору. Кроме того, Бизнес-офис проводит выборочные аудиты кассовой деятельности в отделе кадровых решений.это рекомендуется проводить ежемесячный аудит, но не реже, чем раз в квартал. потребуется. Об излишках или недостатках необходимо немедленно сообщать в отдел. руководитель, который должен проверить сверку. Если установлено, что сборы закончились короче говоря, это заключение должно быть подписано начальником отдела и приложено к Форма кассового чека, когда средства вносятся на депозит в офис Колледжа (касса).Об избыточном или коротком сроке также необходимо сообщить в CBAO Колледжа. Собранные средства необходимо отправить в офис Колледжа (в кассу). за предыдущий рабочий день до 15:00. (см. исключение, указанное ниже). Завершенный Бланк кассового чека должен быть отправлен в офис (кассу) со всеми собранные средства. Бизнес-офис (касса) подсчитает денежные средства в присутствие сотрудника Workforce Solutions и выдает ему письменную квитанцию. работник.

С 1 декабря 2015 г. будет сделано исключение для решений для персонала. офис только, чтобы разрешить сбор платежей за транзакции, обработанные с понедельника по Четверг состоится до тех пор, пока сумма депозита не достигнет 500 долларов. На тот момент задаток должны быть сделаны с бизнес-офисом и должны включать все средства с резервной документацией и ежедневные отчеты о сверке данных CampusCE.Это исключение необходимо на основании по нехватке кадров. Это исключение должно пересматриваться каждый год для определения необходимо продлить или прекратить действие в связи с кадровыми и бюджетными ограничениями.

ПРИМЕЧАНИЕ. Преподаватели не должны взимать плату за обучение.

Библиотечные штрафы

Все штрафы библиотеки и сборы за потерю книг, взимаемые библиотекой, должны быть задокументированы. о журнале штрафов за библиотеку и потерянных книг.Документация должна включать следующий:

  • Дата
  • Имя студента
  • Размер штрафа
  • Форма оплаты (чек, наличные, денежный перевод)
  • Комбинация Chartfield для внесения депозита через PeopleSoft Financials

Получено: ______________ (сотрудник получает денежные средства)

В конце дня второй сотрудник библиотеки должен согласовать штрафы с определить, равны ли коллекции библиотеке и журналу учета потерянных книг.Если укомплектование не допускает такого разделения обязанностей, главный библиотекарь или назначенное им лицо должны контролировать деятельность по сбору. Об излишках или дефиците необходимо немедленно сообщать главный библиотекарь или назначенное им лицо, которое должно проверить работу. Если это определено что штрафы превышены или недолгие, это заключение должно быть отмечено в журнале начислений, подписано старшим библиотекарем и прилагается к бланку сводки кассового чека и приносит в деловой офис.Сотрудник бизнес-офиса подсчитает средства и выдаст квитанция. Собранные средства необходимо отправить в офис (кассу). когда сборы достигают 50 долларов США или не реже одного раза в неделю. Бизнес-офис будет подготовьте запись в журнале для записи депозита в PeopleSoft Financials.

Торговые деньги

  1. Торговые автоматы необходимо опорожнять не реже одного раза в месяц.
  2. Два сотрудника должны присутствовать, чтобы опустошить кассовые боксы. Если это невозможно, супервайзер должен проверять всю работу.
  3. Валюту и монету следует подсчитывать отдельно, а итоговые суммы для обеих депозитный мешок.
  4. Затем средства должны быть доставлены в офис для проверки итогов, записи в PeopleSoft и депонированы.Кассир выдаст рукописный квитанция сотруднику, вносящему залог.

Процедуры обработки денежных средств, характерные для местоположений центров SCC

С 1 июля 2013 г. должности кассиров в центрах были упразднены. Тем не мение, SCC признает сохраняющуюся потребность в обслуживании студентов в отношении оплаты обучения и обвинения.В случаях, когда оплата связана со счетом студента, Студент Вариант самообслуживания должен быть предпочтительным способом оплаты, и студенты должны быть рекомендуется использовать этот метод. В случаях, когда у студента нет возможность совершить онлайн-платеж, или оплата не взимается непосредственно в учетную запись студента, необходимо выполнить следующие процедуры.

Обязанности центра

Директор центра и / или назначенное ему лицо, обученное процедурам работы с наличными деньгами, должны собирать выплаты от студентов / клиентов.Каждому студенту / клиенту должен быть присвоен предварительно пронумерованный, рукописная квитанция от назначенного персонала Центра. Все поступления подлежат учету для даже тех, которые могут быть аннулированы и сохранены для целей аудита. В случаях аннулированная квитанция, белая и желтая копии должны быть отправлены в коммерческий офис, а розовая копия остается в чековой книжке.

По мере сбора средств они должны быть помещены в безопасное хранилище с запорный механизм.Денежные средства должны всегда храниться в месте, недоступном для посторонних лиц. широкой общественности. Деньги должны быть заблокированы в сейфе Центра, когда сотрудники покидают офис. Чеки должны быть немедленно подписаны «Только для депозита» - Без исключений .

В конце дня назначенный персонал Центра должен проверить, что платежи сверить с суммой собранных наличных денег / чеков.Если суммы не сбалансированы, Директор центра отвечает за проверку ежедневных коллекций и связывается с Менеджер по коммерческим операциям, если средства не могут быть выверены. Если суммы остаток, назначенные сотрудники Центра заполняют квитанцию ​​о банковском вкладе квитанцию ​​о депозите и перевезите депозит в местный банк. По завершении депозит у кассира банка, назначенный персонал должен проверить, что сумма депозита подтверждено кассиром банка, совпадает с суммой в билете о депозите колледжа.Все Расхождения должны быть устранены до того, как покинет банк.

По возвращении в Центр в тот же день назначенный персонал отсканирует и отправит электронное письмо бланк депозита колледжа и квитанция банковского вклада (если предоставляется отдельный бланк банком) в лондонскую кассу. Назначенный персонал размещает все оригинальные документы, включая депозитные билеты, квитанции и всю другую соответствующую резервную документацию, в почте UPS / FedEx в кассу Somerset для доставки на следующий рабочий день.

Обязанности бизнес-офиса

После получения электронных писем, содержащих отсканированные ежедневные депозитные документы, Лондонский кассир должен убедиться, что сумма депозита совпадает и что наличные и чековые операции были точно зарегистрированы. Лондонская касса обрабатывает операции с наличными / чеками либо через кассу в PeopleSoft Студенческий модуль или через журнал денежных поступлений в модуле PeopleSoft Financials.

Если для платежа требуется публикация в учетной записи студента через PeopleSoft Касса, кассир Somerset должна гарантировать, что правильный целевой ключ используется, как показано ниже:

Ключ к целевому показателю денежных средств McCreary Center

E2PAY

Ключ кассовой наличности Центра Клинтона

E3PAY

Russell Center Cash Target Key

E4PAY

Ключ кассы центра Кейси

E6PAY


Если для платежа требуется журнал денежных поступлений через PeopleSoft Financials модуль, кассир Лондона должен убедиться, что используется правильный денежный счет, как показано ниже:

Номер расчетного счета McCreary Center

10740

Номер расчетного счета в Центре Клинтона

10738

Russell Center Cash Номер счета

10645

Номер денежного счета в Кейси Центр

10647


Лондонская касса обрабатывает все транзакции через PeopleSoft не позднее, чем на следующий рабочий день после получения электронных писем от Центра.После ежедневных транзакций заполнены, кассир Лондона пересылает электронные письма Центра Бюджетному аналитику. для обработки EFT (электронного перевода средств) из местного депозитария в KCTCS центральный депозитарий.

ПРИМЕЧАНИЕ : Если лондонская касса обнаружит какие-либо расхождения между суммой депозита и резервную документацию, они должны связаться с персоналом Центра, ответственным за депозит, чтобы попытаться устранить несоответствие.Если лондонская касса и Сотрудники центра не могут определить решение, менеджер по бизнес-операциям должен быть уведомлен, и должен быть завершен полный аудит повседневной деятельности. В случае, если сумма денежных средств больше или меньше суммы депозита, сотрудники Центра несет ответственность за документирование причин расхождений и признание они были проинформированы об элементе сверки.Повторные случаи согласования проблемы будут основанием для лишения права обращения с наличными деньгами у этого конкретного лица, с возможными дополнительными последствиями, определяемыми начальником отдела хозяйственной деятельности Офицер.

После получения оригинальной документации из Центров кассир Лондона должен: прикрепите квитанции студентов PeopleSoft и кассовые журналы к депозитному пакету, и отправьте полный пакет Бюджетному аналитику для аудита и проверки EFT.Бюджетный аналитик должен вести папку ежемесячных депозитов для каждого центра, и после завершения всех ежемесячных операций, включая процесс EFT, папки должны быть отправлены Менеджеру бизнес-операций для завершения ежемесячная выверка банковских счетов и финальный аудит всех транзакций.

Порядок работы с денежными средствами для косметологических программ

Для полной поддержки учебного плана и целей программы косметологии, Somerset Community Колледж осознает необходимость расширения операций с наличными деньгами.Это расширение включает использование кассовых аппаратов, запрограммированных специально для услуг, предоставляемых во время салонные / клиентские дни, а также предоставление студентам возможности работать кассирами для сбора сборов. Конкретный процесс описан ниже и вступит в силу весной. Семестр 2015 года.

Оценка рисков и подотчетность

Для минимизации риска перерасхода и нехватки денежных средств кассовый аппарат должен использоваться для записи каждой транзакции в течение всех дней работы салона / клиента.Эти кассовые аппараты предоставляются бизнес-офисом и будут предварительно запрограммированы на услуги специфические для программы косметологии. На программы косметологии необходимо приобрести все расходные материалы, необходимые для работы упомянутых кассовых аппаратов, то есть регистрационная лента. Если кто-либо из три программы закрываются, кассовые аппараты возвращаются в Бизнес-офис. Инструктор каждого объекта несет ответственность за управление повседневной работой новые процессы обработки наличных, при этом Координатор программы имеет окончательные и конечная ответственность за риск и подотчетность.

Обязанности на сайте программы

Инструктор на объекте должен быть обучен процедурам работы с наличными деньгами и будет иметь ежедневную контроль кассовых операций. Чтобы каждый студент получил практический опыт при работе с кассовыми операциями салона инструктор сайта составляет журнал назначение двух студентов на салон / клиентский день для работы с кассовым аппаратом и обработки сделки купли-продажи.О любых проблемах, возникающих у ежедневных студенческих кассиров, следует сообщать. инструктору сайта, который попытается решить возникшие проблемы. Если инструктор сайта не сможет решить вопросы, инструктор сайта свяжется с менеджером Деловые операции за помощью. В случае необходимости, Менеджер по коммерческим операциям проведет полный аудит сайта для решения любых вопросов.

Кассовые аппараты запрограммированы так, чтобы два кассира могли обрабатывать транзакции каждый день в том же регистре.Инструктор сайта присваивает номера кассиров студенческие кассиры в каждый салон / клиентский день. Студенты подписывают протокол, подтверждающий их назначение кассира на день, и этот журнал должен быть включен в общий депозит отправляется в кассу бизнес-офиса. Студенческие кассиры регистрируют каждый транзакцию под своим конкретным номером кассира. Студенческие кассиры заберут деньги от клиентов в виде наличных или кредитной / дебетовой карты за услуги оказано.

По мере поступления денежных средств они будут помещены в кассу. Фонды должны быть в безопасности в любое время. Если на стойке регистрации нет персонала постоянно, Инструктор на месте назначает одного из кассиров студентов, в обязанности которого входит защита ключа от кассового аппарата, когда он не используется. Никто, кроме двух ежедневно кассиры студентов и инструктор сайта должны иметь в собственности кассовый аппарат ключ - без исключения !

Практика внесения сдачи для студентов, сотрудников или посетителей из кассы / сдачи фонд строго запрещен.Смена выдается только в случае оформления наличных платежей. от продажи услуг. Фонды сдачи не могут быть использованы для покупки расходных материалов для Программа Косметология. Расходные материалы необходимо заказывать через утвержденную систему закупок KCTCS. методы, либо через procard, либо через заказ на покупку.

В конце каждого дня салона / клиента должен быть завершен ежедневный процесс сверки. Чтобы начать этот процесс, фонд обмена наличных средств, выданный Косметологической программе от коммерческий офис будет отсчитан и удален из денежного ящика.Изменение средства будут храниться в надежном запертом ящике / шкафу до следующего дня клиента. На этом этапе распечатывается лента X кассового аппарата, и назначенные студенты-кассиры, вместе с инструктором сайта проверяет, что платежи отмечены на кассовом аппарате Лента X согласовывает сумму транзакций с наличными и дебетовыми / кредитными картами. Если остаток сумм, на кассовом аппарате Z лента должна быть распечатана для закрытия всех транзакций в реестре.Если суммы не сбалансированы, ответственность несет инструктор сайта. для проверки ежедневных сборов и свяжется с менеджером по бизнес-операциям если невозможно сверить средства. После того, как суммы уравновешиваются, инструктор сайта заполняет ежедневный кассовый баланс и принимает бухгалтерский баланс, Журнал назначений студента-кассира, кассовые ленты, квитанции по кредитным картам и ежедневный пакетный отчет и деньги в кассу Business Office для включения в регулярные ежедневные депозиты, за исключением программы Косметологии Центра Клинтона.Для Центр Клинтона, инструктор участка косметологии сдает ежедневный залог пакет директору центра или помощнику администратора для депозита.

Обязанности бизнес-офиса

В начале каждого семестра во время, определяемое инструкторами сайта и менеджер по бизнес-операциям, все студенты, обучающиеся по программе косметологии должны быть обучены процедурам обработки наличных денежных средств KCTCS / SCC.Лист авторизации, подтверждающий Посещение этого тренинга будет проводиться каждый семестр и сохраняться в архиве. Бизнес-офисом (см. Приложение F). Понятно, что студенты не будут занимаются обработкой наличных денег до тех пор, пока они не пройдут обязательное обучение из бизнес-офиса.

При получении дневного депозита от Косметологических программ Бизнес Кассир офиса (или директор центра / помощник по административным вопросам для Клинтона) должен проверить что сумма депозита согласована с ежедневным балансом и что наличные и транзакции по кредитным картам были точно зарегистрированы.Кассир напишет рукописная квитанция представителю косметологии о внесении ежедневного депозита. В Представитель косметолога должен приложить квитанцию ​​Business Office к своим документам. в качестве доказательства того, что депозит был подан для включения в ежедневный банк колледжа депозит. Бизнес-офис обрабатывает кассовые операции через кассу. Управление через журнал денежных поступлений в модуле PeopleSoft Financials.

ПРИМЕЧАНИЕ : Если кассир бизнес-офиса обнаружит какие-либо расхождения между депозитом количество и резервную документацию, они должны связаться с инструктором сайта программы ответственный за депозит, чтобы попытаться устранить несоответствие. Если бизнес Кассир офиса и Инструктор сайта программы не могут определить решение, уведомить менеджера по бизнес-операциям и провести полный аудит ежедневного деятельность должна быть завершена.В случае, если сумма наличных больше или меньше общей суммы депозита, ответственность за документирование несет Инструктор сайта программы. причины расхождений и признать, что они были осведомлены о согласовании пункт. Неоднократное возникновение проблем с согласованием будет основанием для снятия наличных. обработка привилегий от этой конкретной программы или отдельного лица, с возможными дополнительными последствия, определенные Главным коммерческим директором.

* См. Подтверждающие документы
Отчет

о платежах наличными на сумму более 10 000, полученных в торговом или коммерческом представительстве по продаже автотранспортных средств

Как правило, любое лицо в коммерческом или коммерческом секторе, которое получает более 10 000 долларов наличными в рамках одной транзакции или связанных транзакций, должно заполнить Форму 8300, Отчет о Денежные платежи на сумму более 10 000 долларов США, полученные в торговом или деловом PDF-файле. Форма 8300 - это совместная форма, выпущенная IRS и Сетью по борьбе с финансовыми преступлениями (FinCEN), и используется правительством для отслеживания лиц, уклоняющихся от уплаты налогов, и тех, кто получает прибыль от преступной деятельности.Несмотря на то, что требования к отчетности о денежных средствах применяются ко многим типам предприятий, автосалоны часто получают денежные средства на сумму, превышающую 10 000 долларов США, и обязаны соблюдать требования к регистрации.

Программа технических консультантов по автотранспортным средствам совместно со специалистами IRS по отмыванию денег хотела бы помочь дилерам в соблюдении ими требований к заполнению формы 8300. Для достижения этой цели мы составили список вопросов и ответов для дилерских центров. По мере поступления дополнительных вопросов, которые необходимо решить, мы будем обновлять этот документ по мере необходимости.

Чтобы узнать больше о том, почему, когда и где подавать форму 8300: Справочное руководство по форме 8300 IRS теперь доступно на IRS.gov. Цель этого руководства - обучить и помочь лицам из США, которые обязаны подавать форму 8300; и для налоговых специалистов, которые готовят и заполняют форму 8300 от имени своих клиентов.

Вопросы, связанные с дилерами

Клиент приобрел автомобиль за 9000 долларов наличными. В течение следующих 12 месяцев клиент заплатил дилеру дополнительно 1500 долларов США за ремонт трансмиссии автомобиля, аксессуаров, индивидуальную покраску и т. Д.Следует ли подавать форму 8300?

  • Нет, если дилер не знал или не имел причин знать, что продажа транспортного средства и последующие транзакции представляли собой серию взаимосвязанных транзакций (например, если дилер и покупатель пришли к соглашению, в качестве условия продажи транспортного средства, что покупатель будет обязан дополнительно купить товары или услуги на сумму 1500 долларов).
  • Транзакции связаны между собой, если они происходят в течение 24-часового периода. Транзакции связаны друг с другом, даже если разница между ними составляет более 24 часов, если вы знаете или имеете основания знать, что каждая из них является одной из серии связанных транзакций.Например, товары или услуги, о которых идет речь во время первоначальной покупки, связаны с первоначальной покупкой.

Клиент перевел 7000 долларов со своего банковского счета на банковский счет дилерского центра, а также предъявил кассовый чек на 4000 долларов. Заполняет ли дилерский центр форму 8300?

  • Электронный перевод не считается наличными для отчетности по форме 8300. Поскольку оставшаяся сумма переведенных денежных средств была ниже 10 000 долларов, у дилера нет требований к регистрации 8300.

Клиент еженедельно производит платежи наличными в адрес дилерского центра в качестве платежа по лизингу или ссуде за автомобиль.В течение 12-месячного периода эти выплаты составляют более 10 000 долларов США. Считаются ли эти платежи связанными операциями и требуется ли от дилерского центра подавать форму 8300?

  • Да, еженедельные платежи по аренде или ссуде представляют собой платежи по одной и той же операции (лизинг или покупка автомобиля).
  • Соответственно, дилерский центр должен подавать форму 8300, когда общая сумма превышает 10 000 долларов.
  • Каждый раз, когда сумма платежей превышает 10 000 долларов США, дилерский центр должен подать новую форму 8300 в течение 15 дней после платежа, в результате которого сумма ранее неучтенных платежей превышает 10 000 долларов США

Муж и жена покупают две машины одновременно у одного и того же дилера, и общая сумма полученных денег составляет 10 200 долларов.Сколько форм 8300s должен подать автомобильный дилер?

  • Транзакцию (и) можно рассматривать либо как одну транзакцию, либо как две связанные транзакции. В любом случае, это гарантирует только одну форму 8300.

Если клиент приобрел кассовый чек в банке на сумму более 10 000 долларов, будет ли банк сообщать о транзакции? Должен ли продавец транспортного средства сообщать о транзакции, если тот же кассовый чек впоследствии будет использован для покупки транспортного средства?

  • Если кассовый чек был приобретен за наличные деньги, превышающие 10 000 долларов, банк подал бы отчет о валютных операциях (а не форму 8300).
  • Покупка автомобиля с кассовым чеком, банковским чеком, дорожным чеком или денежным переводом на сумму более 10 000 долларов США не рассматривается как наличные, и компания не должна подавать форму 8300 при их получении.

Форма 8300 требует предоставления идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) лица, предоставляющего денежные средства. Если компания не может получить идентификационный номер налогоплательщика клиента, совершающего денежный платеж на сумму более 10 000 долларов, следует ли в любом случае подавать бизнес-форму 8300?

Да, не заполнять форму 8300 в данной ситуации запрещено.Однако заявитель может избежать штрафных санкций, если клиент отказывается предоставить ИНН, продемонстрировав, что его отказ от получения ИНН является разумным при обстоятельствах, более полно описанных в 26 CFR 301.6724-1 (e). Минимум:

  • Компания должна запросить ИНН во время транзакции. Если лицо, предоставляющее денежные средства, отказывается предоставить ИНН, предприятие должно проинформировать лицо, которое должно предоставить ИНН, о том, что он или она подлежат штрафу в размере 50 долларов, наложенному Налоговой службой в соответствии с разделом 6723 [26 USCS § 6723], если он или она не предоставляет ИНН;
  • Вести одновременные записи, показывающие, что ходатайство было сделано правильно, и предоставлять такие одновременные записи в IRS по запросу,
  • Сопроводите заполненную неполную форму заявлением, объясняющим, почему не указан ИНН.
  • Если ИНН не получен в результате первоначального запроса (во время транзакции), первое ежегодное требование должно быть сделано не позднее 31 декабря того года, в котором счет был открыт (транзакция произошла) или 31 января. следующего года для счетов, открытых в декабре предыдущего года, в соответствии с теми же процедурами.

Как представительству следует обращаться с иностранцем-нерезидентом без SSN?

  • Используйте индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика IRS (ITIN), если он есть у нерезидента.Если ITIN отсутствует, пункт 6 формы 8300 следует оставить пустым. Pub 1544 PDF предоставляет список исключений, в которых от заявителя не требуется указывать идентификационный номер налогоплательщика лица, которое является иностранным физическим лицом-нерезидентом или иностранной организацией.
  • Вы должны проверить имя и адрес человека и указать эту информацию в пункте 14 формы 8300. Для иностранцев-нерезидентов приемлемая документация будет включать паспорт, регистрационную карточку иностранца или другой официальный документ.

Нужно ли сообщать о платежах на сумму свыше 10 000 долларов, уплаченных в автомастерскую? Применяются ли требования к подаче документов 8300 как на услуги, так и на товары?

  • Да. Необходимо сообщать наличные в денежной форме, полученные на сумму, превышающую 10 000 долларов США. Однако услуга не является потребительским предметом длительного пользования, поэтому расширенное определение наличных денег не применяется к оплате услуг. Автосервис подал бы 8300.

Дилер продавал автомобили 1 января.31 и 6 февраля одному покупателю и получил 20 000 долларов наличными двумя платежами по 10 000 долларов каждый в один и тот же день за две машины. Требуется ли форма 8300?

  • Да. Дилерский центр получил более 10 000 долларов наличными в течение 24 часов.

Заказчик приобрел пять автомобилей, каждая отдельно в течение года, на общую сумму 15 000 долларов США, ни одна из которых не превышала 10 000 долларов США по отдельности. Требуется ли форма 8300?

  • Если дилер знает или имеет основания знать, что каждая транзакция является одной из серии связанных транзакций, потребуется форма 8300.Если нет оснований полагать, что они связаны, пять транзакций будут рассматриваться как отдельные транзакции, ни одна из которых не превышает $ 10 000 наличными, и форма 8300 не требуется.

Дилерский центр получает более 10 000 долларов наличными в первый день за продажу автомобиля. На третий день сделка отменяется из-за невозможности ее финансирования. Дилерский центр возвращает наличные. Требуется ли форма 8300?

  • Да. Когда дилерский центр получает денежные средства, превышающие 10 000 долларов, необходимо заполнить форму 8300.
  • Незавершенная сделка на самом деле может быть попыткой отмывания незаконных средств.
  • Если дилер получил 10 000 долларов или меньше и сделка была отменена, он может добровольно заполнить форму 8300, если транзакция окажется подозрительной.

Считает ли IRS это наличными или их эквивалентом, если дилерский центр получает кассовый чек, выписанный на средства банка с номером лицевого счета клиента и именем клиента на нем (не чеки, выписанные на личные счета). текущий счет или в личном кабинете заказчика)?

  • Кассовые чеки (иногда называемые «казначейским чеком» или «банковским чеком»), выписанные на счет банка, а не на счет клиента на сумму не более 10 000 долларов США, считаются наличными в соответствии с расширенным определением, если только они не являются кредитными поступлениями. .См. Определение «денежные средства» в инструкциях к форме 8300 для получения дополнительной информации о расширенном определении денежных средств, в том числе о том, когда оно применяется.
  • Тот факт, что на чеке есть отметки или что чек подлежит оплате в представительстве, не отменяет этого.

Клиент покупает автомобиль за 15 000 долларов США и оплачивает его 9 000 долларов наличными, а оставшиеся 6000 долларов кладет на личную кредитную карту. Следует ли подавать форму 8300? Вместо личной кредитной карты клиент оплачивает оставшиеся 6000 долларов своим банкоматом или дебетовой картой.Считается ли сумма, полученная в банкомате или дебетовой карте, наличными или их эквивалентом, при котором общая полученная сумма превышает 10 000 долларов США и, следовательно, отражается в форме 8300?

  • Форма 8300 не требуется.
  • Денежными средствами было получено менее 10 000 долларов США. Кредитная карта - это не наличные.
  • Банкомат или дебетовая карта в этом случае работает так же, как кредитная карта. Единственное отличие состоит в том, что со счета будет списываться дебет существующих средств на банковском счете клиента, вместо того, чтобы создавать задолженность, подлежащую погашению позже.
  • Операция с банкоматом или дебетовой картой не считается наличными при заполнении формы 8300; следовательно, поскольку сумма, полученная в виде денежных средств или их эквивалентов, составляет менее 10 000 долларов США, транзакция не подлежит отчетности.

Для оптовых торговцев, когда розничный торговец покупает более одного автомобиля в один день, является ли это одной транзакцией, серией связанных транзакций или серией несвязанных транзакций при наличии нескольких транспортных средств? Что происходит с отдельными покупками в течение недели? А как насчет месяца?

  • Две или более транзакции в течение 24-часового периода являются связанными транзакциями.Торговля или бизнес, которые получают более 10 000 долларов в связанных транзакциях, должны заполнить форму 8300.
  • Если между покупками более 24 часов и они не связаны каким-либо образом, о котором продавец знает или имеет причины знать, то покупки не связаны между собой и форма 8300 не требуется.

Что именно можно сказать клиенту, который интересуется отчетностью по форме 8300 IRS? Некоторым дилерам рекомендуется не обращаться к отчетности по форме 8300 IRS в присутствии клиента.В частности, дилеры обеспокоены тем, что информирование клиентов о том, что им нужна информация для отчета IRS 8300, может вылиться в структурированный разговор. Что делать, если покупатель спрашивает, для чего нужна информация? Может ли дилер добровольно заявить, что он предназначен для отчетности по форме 8300 IRS?

  • Клиент может быть, но не обязан, проинформирован во время транзакции о законе, требующем отчитываться о платежах наличными на сумму более 10 000 долларов США в IRS и FinCEN.
  • Дилер не может помочь клиенту в структурировании транзакции, чтобы предотвратить заполнение формы 8300.
  • Дилер, который заполняет форму 8300 добровольно, чтобы сообщить о подозрительной операции, не должен информировать клиента о заполнении.

Каковы штрафы, если представительство не подает форму 8300?

  • Существуют гражданско-правовые санкции за непредставление правильной формы 8300 в установленный срок и за непредоставление выписки плательщику в соответствии с требованиями. При добровольном заполнении формы 8300 для сообщения о подозрительной транзакции не требуется никаких заявлений плательщику.Заявление плательщику требуется только в том случае, если предприятие обязано подать форму 8300.
  • За преднамеренное несоблюдение требований к подаче документов применяются дополнительные штрафы, а в случае умышленной подачи ложных или поддельных форм 8300 могут применяться уголовные санкции.
  • Штрафы за нарушение требований к заполнению и оформлению формы 8300 были увеличены Законом о продлении торговых преференций 2015 года. Повышенные штрафы применяются к форме 8300 и соответствующим уведомлениям, требующим подачи или предоставления после 31 декабря 2015 года.Кроме того, теперь суммы штрафов ежегодно корректируются с учетом инфляции.

Можно ли подать форму 8300 в электронном виде?

  • Да. 19 сентября 2012 года FinCEN объявил, что теперь предприятия могут подавать свою форму 8300 в электронном виде, используя систему электронной подачи (E-Filing) Закона о банковской тайне (BSA). Электронная подача документов бесплатна и представляет собой быстрый и безопасный способ для людей заполнить форму 8300s. Заявители получат электронное подтверждение каждой заявки.Для получения дополнительной информации об электронной подаче формы 8300 прочтите пресс-релиз FinCEN.

Дилерский центр получает ежемесячные платежи ACH [автоматические платежи с банковского счета клиента]. Если общая сумма платежей превышает 10 000 долларов, следует ли рассматривать платежи как наличные?

  • Платежи ACH не считаются денежными средствами для целей отчетности по форме 8300.

Связанная финансовая компания предоставляет финансирование клиентам нескольких связанных дилерских центров по продаже подержанных автомобилей.Финансовая компания покупает контракты на партии подержанных автомобилей, и на партию автомобилей выдается кассовый чек на сумму сделки с автомобилем. Применимо ли определение наличных денег, включающее в себя кассовые чеки и денежные переводы, к финансовой компании?

  • Что касается продажи покупателю, то дилерская продажа транспортного средства представляет собой розничную продажу потребительского товара длительного пользования, требующую предоставления отчетности по определенным денежным инструментам, если номинальная сумма составляет 10 000 долларов или меньше, а общая сумма сделки превышает 10 000 долларов.
  • Когда финансовая компания покупает «финансовый контракт», у нее нет назначенной отчетной операции. Финансовый договор не является потребительским долгом, предметом коллекционирования, путешествием или развлечениями. Таким образом, денежные инструменты номинальной стоимостью не более 10 000 долларов, полученные от финансовой компании для погашения финансового контракта, в обычных ситуациях не подлежат отчетности.

Я понимаю, что дилерский центр должен предоставить клиенту письменное заявление до 31 января года после подачи формы 8300.Может ли представительство использовать счет-фактуру продажи (или форму 8300) для удовлетворения требований письменного заявления, если в счете-фактуре напечатан язык, согласно которому в IRS сообщается о продажах за наличные на сумму более 10 000 долларов?

  • В Кодексе или нормативных актах нет ничего, требующего определенного формата для выписки клиента. Однако правила устанавливают определенные минимальные требования. Если эти минимальные требования соблюдены, не возникнет проблем, если продавец выберет печать счета на требуемом языке.
  • Выписка должна содержать следующую информацию:
    • Имя и адрес лица, заполнившего форму 8300;
    • Общая сумма отражаемых в отчетности денежных средств по всем связанным операциям с наличными деньгами; и
    • Легенда о том, что продавец передает информацию, содержащуюся в заявлении, в Налоговую службу.
  • Если в течение календарного года дилер имеет более одной транзакции с клиентом, предоставление нескольких копий счета-фактуры (или формы 8300s) не будет соответствовать требованиям к уведомлению, поскольку это не «единичный» отчет.В этой ситуации дилер должен предоставить одно письменное уведомление обо всех транзакциях.

Какие записи может запросить экзаменатор во время экзамена 8300?

  • Запрошенные записи могут отличаться в зависимости от экзаменатора, но обычно запрашиваются следующие записи:
    • Выписки по чековым, сберегательным и / или другим финансовым счетам и депозитные листки.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ