Законность факсимильной подписи: Юридическая сила факсимиле | «Гарант-Сервис» г. Смоленск — ICQ Information Center. Продажа ICQ. Продажа уинов. Продажа асек. ICQ sale. Sale ICQ.

Законность факсимильной подписи: Юридическая сила факсимиле | «Гарант-Сервис» г. Смоленск

Содержание

Законность использования факсимиле предприятиями

Если содержание договоров и других документов перед их подписанием часто вычитывается вплоть до каждой запятой, то на сам процесс подписания мало кто обращает внимание. А зря.

Кто подписывает, при каких обстоятельствах и каким образом — один из важнейших моментов, на который стоит обращать пристальное внимание — разъясняет нам в юридической компании Альва Прайвеси адвокат по хозяйственным делам https://alvaprivacy.ua/uslugi/commercial/predstavitelstvo-v-sude. Свидетельство тому – решение Верховного Суда в составе коллегии судей Кассационного хозяйственного суда в деле № 910/4050/17.

Судебная практика Верховного Суда

Из фабулы судебного решения становится известно, что договорные отношения оформлялись в течение многих лет путём нанесения факсимильной подписи на документы. До тех пор, пока не возник спор, на этот нюанс никто особого внимания не обращал. А вот при возникновении спора, этот аргумент стал решающим.

Истец настаивал на том, что между ним и ответчиком существовала устная договорённость относительно использования факсимиле и имеется многолетняя сложившаяся практика. Действительно, ч. 3 ст. 297 Гражданского кодекса Украины (с изменениями 2015 года) содержит норму, которая допускает использование факсимиле при подписании документов.

Однако важно обратить внимание на уточнение: что подобное возможно только и исключительно по письменному соглашению сторон, и в этом письменном соглашении должны присутствовать образцы аналогов собственноручных подписей.

Что говорит закон про использование факсимиле

Кроме того, важно также учитывать и требования ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», в которой утверждается, что в первичных документах должна содержаться личная подпись или иные данные, позволяющие идентифицировать лицо.

Собственно, на основании этих положений ВС/КХС и сделал вывод о том, что ни устные договорённости, ни сложившаяся в отношениях субъектов практика относительно использования факсимиле, никак не влияют на его использование вопреки положению ч.

3 ст. 297 ГК, если одна из сторон отрицает юридическую силу подписанного таким образом документа.

Как правильно использовать факсимиле

Документы лучше всегда подписывать собственноручно уполномоченному лицу. Если же в рамках договорных отношений предполагается постоянный документооборот на протяжении длительного времени, то использование факсимиле возможно, но только после письменного соглашения о допустимости такого способа подписания, в котором должны содержаться образцы личных подписей сторон. В противном случае существует риск потери значительных сумм, если контрагент решит отрицать законность документов.

Источник: Адвокатское объединение Альва Прайвеси, г. Киев.

Факсимиле юридическая сила и законность факсимильных документов

Факсимильная подпись руководителя используется во многих служебных документах наряду с собственноручной и набирающей популярность электронной цифровой подписью. И крупные, и небольшие компании регулярно применяют

факсимиле – юридическая сила таких документов по большей части доказуема. Однако есть моменты, когда использовать подпись-клише нельзя или не рекомендуется, и каждая организация должна их учитывать.

Нормативная база использования факсимиле

Конкретного понятия факсимиле в законах не существует, но многие правовые акты объясняют, в каких случаях организация имеет право использовать печатную подпись-клише.

Использование факсимиле закон разрешает при определенных условиях. Гражданский кодекс РФ гласит, что ставить факсимиле можно в случаях, предусмотренных законом, другими правовыми актами (в том числе внутри самой компании), а также включать пункт про подпись-клише в деловое соглашение между партнерами.

Законность факсимиле также прописывается в специальных инструкциях и положениях МВД и Верховного суда России, регламентах органов госвласти и местного самоуправления и т.

д. Любая организация может составить собственное положение, где будет прописано, имеет ли факсимиле юридическую силу, издать приказ или вписать отдельным пунктом в договоре с контрагентом. В правовых актах обязательно нужно указать конкретные документы, где разрешается и запрещается факсимиле руководителя.

В каких случаях факсимиле всегда имеет юридическую силу

Использование факсимиле закон считает обоснованным при оформлении очень многих гражданско-правовых сделок и при деловой переписке: благодарности, поздравительные открытки, телеграммы и др.

Подпись факсимиле юридическую силу имеет и в таких документах, как служебные и наградные удостоверения, патенты, страховые медицинские полисы, грамоты, различная справочная документация.

При заключении всевозможных договоров (поставки товара, купли-продажи и т.д.) с контрагентами факсимиле может иметь юридическую силу, если юрист прописал это отдельным пунктом в договоре или составил специальный приказ о факсимильной подписи для этого соглашения. В противном случае суд просто не признает такой документ.

Запрет на использование факсимильной подписи

Существует также перечень деловых бумаг, где использование факсимиле закон строго запрещает. В первую очередь это те бумаги, которые так или иначе имеют финансовые последствия. Итак, применение факсимильной подписи руководителя лишает юридической силы следующие документы:

— нормативно-правовые акты;

— конкурсную и аукционную документацию;

— сертификаты соответствия продукции различным требованиям;

— заявления;

— доверенности;

— счета-фактуры.

Также не разрешается использовать факсимильный оттиск в трудовых договорах, первичных учетных документах бухучета и налоговых декларациях.

Цены на изготовление факсимиле. Законность и варианты использования факсимиле

В настоящее время бюрократический строй навязывает множество не нужной документации, которую обычный обыватель не любит и с трудом справляется с ней. Чего стоит пройтись в банк и взять кредит. Подписать тысячу бумаг и заполнить документы иногда лень даже самому трудолюбивому человеку. Что же тогда сказать о бухгалтерах, начальниках отделов производства или продаж? Количество документов, которое проходит через их стол за день превосходит количество бумаг подписываемых обычным человеком за год. И это не преувеличение. Иногда им приходиться нелегко. Именно в таких случаях человек изощряется и придумывает различные приспособления для облегчения своей жизни. Представляем печать-подпись – вещь незаменимую для рутинной работы с бумагами. Раз нажал и получил подпись на документе. Удобно, легко, непринужденно, а сколько сэкономлено времени и сил.

Печать с образцом подписи в настоящее время называется факсимиле. Оттиск подписи на штампе широко распространен на тех предприятиях, где большой документооборот и справиться с ним невозможно одному человеку. Эта изощренная вещь дает право пользования росписью другому человеку. С юридической точки зрения это возможно, но не каждый суд в процессе искового ходатайства признает легитимность этого устройства. Так что обладателям такой печати следует с определенной безопасностью и осторожностью относиться к этому предмету, хранить в надежном месте и давать только доверенным лицам, лучше подкрепить это каким-нибудь контрактом.

Подпись для ленивых или как сэкономить свое время подписывая документы?

Факсимиле означает детальное воспроизведение монограммы, рисунка, картины, подписи и т.д. Даже существуют старые факсимильные книги. Это древние издания редких авторов. Однако, в настоящее время под этим словом подразумевают личную печать – аналогичную подписи ее обладателя.

Окунувшись немного в историю можно узнать, что слово факсимиле произошло от некого человека, который подделывал картины великих живописцев. Причем фальсификационные работы художника были настолько идентичными, что порой было невозможно определить подлинник. Человек по фамилии Факсимиле с невероятной правдоподобностью поделывал подписи художников и так заработал огромные капиталы.

Но история великого фальсификатора не имеет продолжения и на данный момент считается лишь легендой.

Широкое распространение печать с подписью получила в конце 20-го века, когда в моде было коллекционирование подписей знаменитостей. Тогда мошенники добывали подписи известных людей, делали факсимиле и продавали автографы направо и налево. В настоящее время печать с подписью используется там, где нужно подписать большое количество документов которые не предполагают какой-либо материальной и юридической ответственности. Получить ее можно как в виде печати – физического прибора, так и в электронном виде. Распространителями такой продукции является налоговая или частная юридическая фирма.

Механический аналог собственноручной подписи руководителя или другого ответственного должностного лица – факсимильная подпись – используется в делопроизводстве многих предприятий и организаций. Она может потребоваться в случае отсутствия самого владельца подписи при необходимости оформления какого-то срочного документа, и, кроме того, ею может пользоваться и сам владелец, которому на подпись приносят целые кипы бумаг. Тем не менее в силу ряда причин, широкое использование факсимильной подписи в финансовых, экономических, юридических и налоговых правоотношениях достаточно рискованно.

Случаи, когда факсимильная печать руководителя попадала в руки недобросовестных сотрудников, частое явление, поэтому в 2004 г. письмом Министерства по налогам и Сборам №18-0-09/000042 «Об использовании факсимильной подписи» было четко определены случаи, когда ее использование строго запрещено. Согласно этому письму, факсимильная подпись не ставится и не считается действительной на разного рода доверенностях, счетах-фактурах, платежных и иных финансовых документах. В письме оговорены и случаи, когда использование факсимиле считается допустимым.

Если в организации предусмотрено использование факсимиле, необходимо назначить ответственного за ее хранение сотрудника и закрепить эту обязанность в его должностной инструкции.

Когда факсимильную подпись можно использовать

Факсимильный оттиск подписи можно использовать в гражданско-правовых отношениях , в этом случае ее использование регламентируется п.2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ. В нем оговаривается, что условием правомочности такой подписи может быть, кроме случаев, предусмотренных законом, простое соглашение сторон. Это означает , что когда при заключении сделки планируется использование факсимиле, стороны должны также заключить дополнительное соглашение об этом.

В соглашении, предусматривающем возможность использования факсимильных подписей, необходимо обязательно оговорить срок его действия.

Это соглашение может касаться только одной конкретной сделки или оговаривать все последующие сделки, которые организация планирует заключить с данным контрагентом . Обязательно в этом соглашении должны быть перечислены типы документов, на которые распространяются его нормы. В дополнение к соглашению руководитель организации должен позаботиться о строгом учете и контроле над этим факсимильным штампом. Своим приказом он назначает лиц, имеющих право пользоваться факсимильной подписью, оговаривает виды документации, где она может использоваться, и приводит перечень мероприятий и мер, обеспечивающих ее сохранность.

За последние годы все большее число предпринимателей, бухгалтеров и прочих лиц, работающих в частных и государственных компаниях, задействуют автоматические устройства для мгновенного переноса подписи на документы. Однако некоторые лица до сих пор желают знать, как называется печать с подписью руководителя. Благодаря автоматическим устройствам можно точно переносить копию оригинального оттиска на документы разной важности, делая это мгновенно и без сложностей. С факсимиле существенно упрощается работа с бумажной номенклатурой, особенно когда необходимо заверять множество документов. Если частное лицо или организацию интересует изготовление факсимиле , рекомендуется перейти на сайт http://pechatimsk. ru/faksimile-podpisi/ для ознакомления с широкими возможностями современной полиграфии.

Как используют печати с подписью

Подпись-штамп является гибким, современным, удобным решением для ведения финансово-хозяйственной деятельности. В аптеках, банках, больницах, школах и прочих заведениях и организациях давно перешли на факсимиле. Благодаря такому решению можно быстро и законно подтверждать деятельность, избавившись от возни с ручками и прочих сложностей.
Перед заказом печати-штампа рекомендуется ознакомиться с нюансами проведения такой процедуры:

для изготовления финансового инструмента настоящий владелец подписи должен предварительно расписаться несколько раз на чистом листе бумаги;
предоставлять документы для заказа не требуется;
стоимость печати-штампа будет зависеть от ее конечного размера.Выбрав понравившийся вариант, клиент должен определиться с размером будущего изделия.

Штамп с образцом подписи — эффективное решение

Печать с образцом подписи — это уникальная возможность удобно воспроизводить собственноручный оттиск при работе с документами разной значимости. Факсимиле высокого качества изготавливается путем применения инновационных технологий и материалов, точно предающих все особенности подписи владельца финансового инструмента. Визуально отличить факсимиле от настоящей подписи практически невозможно, благодаря чему в законности совершенной сделки или подписания документов сомневаться не придется.Заказ факсимиле полностью оправдан с технической, экономической точки зрения. Ведь удобство использования факсимиле особенно неопровержимо при работе с большим объемом документов, когда на эту работу бухгалтер или руководящее лицо затрачивают много времени, усилий.

Факсимиле представляет собой воспроизведение оригинального графического изображения. В качестве него может выступать гравюра, чертеж, текст, рисунок, монограмма и так далее. Само слово происходит от латинского fac simile. В буквальном переводе оно значит «делай подобное».

Историческая справка

До 19-го столетия факсимиле изготавливалось обычно прорисовкой оригинала с помощью прозрачной бумаги, гравированием на дереве либо металле и литографированием. В современном мире эта процедура значительно облегчилась. Благодаря изобретению и последующему усовершенствованию светописи — фотогравюры, фотографии и прочих процессов, которые позволяют получать безусловно верные копии исключительно механическим способом. Процесс выполнения воспроизведений именуется факсимилированием. С его помощью осуществляется издание редких экземпляров в научных целях. Сегодня достаточно распространено использование факсимильной подписи. Рассмотрим далее, что она собой представляет и для чего она нужна.

Общие сведения

Факсимильные подписи на документах уже давно не считаются редкостью. В ряде случаев удобнее использовать именно такие, а не оригинальные элементы. Тем не менее, несмотря на достаточно широкое распространение, факсимильная подпись разрешена не на всех бумагах. Существует ряд ограничений, нарушение которых может повлечь достаточно серьезные последствия.

Факсимильная подпись: юридическая сила

В ГК присутствует только одно упоминание о рассматриваемом реквизите. В частности, в ст. 160, ч. 2 допускается, что при совершении сделок может применяться электронная, факсимильная подпись или иной аналог оригинальной, созданный средствами механического или другого копирования. Разрешено это в случаях, которые предусмотрены в законодательстве либо по соглашению сторон. В этих ситуациях факсимильная подпись имеет юридическую силу. Возможность ее применения должна, в свою очередь, закрепляться соответствующим соглашением. Только после его заключения факсимильная подпись на договоре может заменять оригинальную. В противном случае письменная форма при совершении сделки будет считаться не соблюденной по ст. 160 ГК.

Вместе с этим, правоприменительная практика складывается таким образом, что заключающие договор стороны могут предусмотреть возможность применения факсимильной подписи непосредственно в его тексте, в качестве отдельного пункта. В таком случае нет необходимости составлять дополнительное соглашение. Данной позиции придерживается и МНС. В соответствующем письме было дано разъяснение о том, что поскольку законодательством не установлен порядок, факсимильная подпись может применяться исключительно по взаимному согласию сторон, что должно подтверждаться письменно. При отсутствии соглашения Арбитражные суды признают сделки незаключенными в связи с несоблюдением установленных требований к форме их совершения. Из этого следует, что стороны сами определяют, где можно ставить факсимильную подпись, и допускается ли ее применять вообще.

Процесс совершения сделок

Как правило, факсимильная подпись представлена в виде штампа, на котором присутствует точная копия оригинала. Применяется такой реквизит для ускорения делопроизводства в компании. Однако существует ряд недостатков при использовании этой подписи. В частности, воспользоваться ею может любой сотрудник без ведома директора. Кроме того, далеко не на каждой бумаге факсимильная подпись может заменить оригинал. Сделки юрлиц друг с другом и с гражданами заключаются обычно в письменной форме вне зависимости от стоимости. Этот процесс осуществляется путем составления соответствующего документа. В нем отражено, собственно, содержание сделки. Для подтверждения своих намерений сторонам следует подписать договор. По общему правилу, это осуществляется непосредственно самими лицами или их представителями.

Перед заключением договора, который будет удостоверен факсимильной подписью, следует составить соглашение о порядке применения этого реквизита. Каких-либо особенных сложностей в его оформлении на практике не возникает. В соглашении обычно пишут, что факсимильная подпись обладает такой же силой, что и оригинальная роспись уполномоченного лица. Стороны, таким образом, признают правомочность и законность бумаг, которые завизированы ею. Как выше было сказано, такой же пункт можно предусмотреть непосредственно в основном договоре. Последний вариант в последнее время более популярен. Кроме этого, целесообразно заранее предусмотреть, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Например, это могут быть заявки, промежуточные отчеты, заказы, информационные или гарантийные письма, справки, дополнительные соглашения и так далее. Следует также четко обозначить круг лиц, которые могут применять клише, сделать факсимильную подпись и приложить образцы оттисков.

Трудовой контракт

В ТК нет запрета либо ограничения на использование копии подписи. Однако возможность ее применения должна фиксироваться в локальных актах компании. В них также может приводиться перечень бумаг, на которых клише может заменять оригинал. Таким образом, копия на приказах, контракте, распоряжениях о переводе и прочих актах будет вполне законной.

Важный момент

С октября 2014-го года действует ФЗ №267. В соответствии с ним были внесены изменения в другой Закон, регламентировавший порядок обеспечения социальной защиты инвалидов по зрению. По действующим в настоящее время нормам, в ряде случаев указанные граждане могут заменять оригинал своей подписи факсимильной в банках. Тождественность клише и подлинника удостоверяется нотариусом и подтверждается соответствующим свидетельством.

Факсимильная подпись на первичных документах

Контролирующие инстанции выразили свою позицию относительно легитимности применения клише в соответствующих Письмах. В частности, в разъяснениях говорится о том, что не допускается факсимильная подпись на первичных документах, счетах-фактурах, доверенностях, платежных и прочих имеющих финансовые последствия бумагах. Судебная практика, однако, достаточно неоднозначно подходит к рассмотрению этого вопроса. Большинство Арбитражных инстанций придерживается позиции контролирующих органов. Однако в одном из Постановлений ФАС по Уральскому округу отметил, что апелляционной инстанцией со ссылкой на ст. 160, ч. 2 было верно указано на отсутствие в действующем законодательстве норм, которые устанавливали бы запрет либо ограничение на применение клише при заключении актов по форме КС-2, договора подряда и составлении справок по ф. КС-3.

Постановление ФАС по Московскому округу говорить о том, что соглашение, по которому клише может заменять оригинал, может последовать из конклюдентных действий. Отсутствие в договоре указания на возможность применять факсимиле без учета прочих обстоятельств, само по себе, не может выступать в качестве основания для признания подписанных таким образом накладных не обладающими юридической силой при наличии на них печати покупателя. Дополнительное подтверждение сделки дают акты сверки, в которых отражается задолженность за поставку. Все это говорит о том, что при подписании первичной документации с помощью факсимиле, существует риск возникновения спорных ситуаций.

Счет-фактура

Выше было указано, что в таких бумагах факсимильная подпись не может заменять оригинальную. Тем не менее не всем до конца ясен этот вопрос. Как считают контролирующие органы, использование клише на счет-фактуре выступает в качестве нарушения правил ее оформления. Такие бумаги не дают прав на вычет НДС. ВАС в одном из своих Постановлений поддержал позицию налоговых органов. В своем разъяснении суд указал, что в НК, в ст. 169, в частности, не предусматривается возможность использования факсимильной подписи в процессе оформления счета-фактуры. Окружные суды также придерживаются этой позиции и выносят решения не в пользу налогоплательщиков.

Запреты и разрешения

Законодательство не допускает применение факсимильной подписи на:

Вместе с этим, закон допускает использование факсимиле на:

Поздравлениях, приглашениях, благодарственных письмах, прочих бумагах, которые не влекут финансовых последствий.
Договорах, изменениях либо дополнениях к ним при условии, что возможность использования клише прописана в них или установлена соглашением сторон.

Приказ

Руководитель предприятия самостоятельно решает вопросы, касающиеся применения в документообороте факсимильной подписи. Если он сделает выбор в пользу клише, то это должно быть оформлено соответствующим актом — приказом. Он составляется обычно в произвольном виде. В своем распоряжении руководитель устанавливает перечень бумаг, на которых может проставляться факсимильная подпись, круг лиц, которые уполномочены визировать их таким образом. Целесообразно издать также специальную инструкцию, в которой будут освещены все важные моменты, касающиеся непосредственного применения клише, его хранения и уничтожения при необходимости.

Возможные проблемы

Зачастую руководители предприятий совершают большую ошибку, когда в своем приказе на применение факсимильного воспроизведения подписи наделяют такой возможностью должностных лиц, чей автограф не заверяется. Это считается нарушением установленных правил делопроизводства. Обуславливается это тем, что использовать факсимильную подпись может только тот, чей автограф, собственно, воспроизводится. В данном случае необходимо помнить, что задача клише — заменить оригинал, по которому можно идентифицировать конкретное должностное лицо.

Таким образом, завизировать бумагу должно именно оно, так как на нем лежит ответственность за достоверность бумаги. Вместе с этим руководитель не всегда имеет возможность присутствовать при подписании тех или иных документов. На такие случаи ему следует издать отдельный приказ, в котором он наделяет соответствующими полномочиями другое ответственное лицо. Эти изменения должны быть внесены в локальные акты компании, в том числе в ее учредительную документацию.

Особенности создания клише

Чтобы применять факсимильную подпись и соблюдать при этом требования, установленные в законодательных нормах, необходимо, чтобы она была качественно изготовлена. Оснастка, которую применяют при создании клише, выдерживает высокое давление и обеспечивает защиту оттиска от механических повреждений. Для этого используется высокотехнологичный GRM элемент. Он снабжается специальным механизмом, ограничивающим силу прижатия. Размер оснастки зависит от величины автографа. GRM элемент позволяет получить четкий и не раздавленный оттиск. В целом изготовление факсимильной подписи не сопровождается серьезными сложностями, кроме некоторых технических тонкостей, которые имеют место в ходе процесса. Сначала осуществляется сканирование автографа. Под образец изготавливается клише. Выглядит оно, как правило, в виде печати-штампа. Оснастка может быть простой (металлической или пластмассовой) либо автоматической. Перед тем как начать изготовление компания должна взять с заказчика факсимиле письменное разрешение на это.

Заключение

Из приведенной выше информации можно сделать вывод, что факсимильная подпись — достаточно удобное средство применения своего автографа для многих людей. Однако далеко не всегда замена оригинала является безопасной. Следует помнить, что ни в гражданском, ни в налоговом законодательствах порядок применения факсимильного воспроизведения не регламентируется. Тем не менее при соблюдении разъяснений и некоторых существующих требований можно существенно снизить риск. Так или иначе, эксперты рекомендуют перед подписанием каких-либо договоров или иных важных бумаг, составить предварительно соглашение, в котором обе стороны будут признавать клише правомерным. К нему следует приложить и образцы оттисков. Руководителям же предприятий необходимо отнестись со всем вниманием к составлению соответствующего приказа на своем предприятии, согласно которому будет осуществляться использование факсимильного воспроизведения подписи. Особе значение следует придать определению тех лиц, которые уполномочены визировать те или иные бумаги таким способом. При издании приказа о передаче таких возможностей какому-либо сотруднику необходимо оговорить и ответственность этого служащего при выявлении нарушений или превышении своих полномочий.

Не следует считать, что факсимильная подпись полностью заменяет оригинальную. Это далеко не так. Тем более закон устанавливает перечень бумаг, которые могут визироваться только собственноручно. При возникновении каких-либо споров главным аргументом в пользу использования факсимиле будет выступать обоюдное соглашение сторон или наличие соответствующего пункта в договоре. В противном случае судебная инстанция признает ее применение неправомерным, а бумагу — недействительной. До тех пор пока применение клише не будет строго регламентировано законом, использование оттиска лучше всего ограничить. В некоторых организациях бланки бумаг, не имеющих финансовую важность, визируются заранее. Например, это относится к благодарственным, деловым письмам, поздравлениям, объявлениям и так далее.

в наше время стали использовать все больше и больше офисов и частных предпринимателей. Что же такое факсимиле? Грубо говоря — точная копия росписи, сделанная в виде печати. А согласно Энциклопедическому Словарю это слово произошло от латинского «fac simile» — «делай подобное» — воспроизведение всякого графического оригинала (рукописи, чертежа, гравюры, подписи, рисунка, монограммы). Процесс изготовления факсимиле называется «факсимилированием». И, например, точные копии древних рукописных книг, которые сейчас используют в научных целях, называются «факсимильными». Ранее изготовление факсимиле происходило с помощью прорисовки и гравировки через прозрачную бумагу. Процесс был очень сложным и трудоемким. Сейчас изготовить факсимиле, конечно же, намного проще, например, с помощью фотополимерной технологии , которой пользуется и наша типография. Также в полиграфии уже давно стало возможным срочное изготовление факсимиле (в нашем случае — от 30 минут).

заказ факсимиле

Для заказа факсимиле вам потребуется несколько раз расписаться на чистом листе и выбрать наиболее удачную подпись, а затем выбрать оснастку. Если же факсимиле заказывается без присутствия человека, чью подпись надо воспроизводить, то необходима заявка на изготовление от фирмы с заверением руководителя и печатью. Факсимиле обычно заказывают на автоматических оснастках , так как заказ такой печати сам по себе подразумевает, что данная роспись используется часто.

факсимильная печать

Перед тем, как заказать изготовление факсимиле , важно ознакомиться с плюсами и минусами его использования. Несомненный плюс — экономия времени. Особенно в крупных фирмах росписями директора и главного бухгалтера приходится заверять несчетное количество документов. Для таких фирм изготовление факсимиле руководящего состава практически необходимо. Но с юридической стороны, право на использование такой росписи при подписании документов, подразумевающих материальную ответственность, неоднозначно. Поэтому пользоваться факсимиле надо с осторожностью. Вот некоторые советы, которые помогут Вам избежать проблем при использовании факсимиле. Во-первых, следует обеспечить надежное безопасное хранение клише у доверенного лица, и лучше всего прописать это в трудовом договоре. Также, руководитель выдает доверенному лицу четкую заверенную инструкцию, на каких документах допустимо использование факсимиле, а на каких нет. Во-вторых, отношение налоговых органов к факсимильным подписям на счетах-фактурах негативное. Хотя федеральный арбитражный суд Московского округа и утвердил такие подписи, отказав инспекции в признании их недействительными, суды других округов зачастую придерживаются иного мнения. Вследствие чего у покупателя могут возникнуть проблемы. И, в-третьих, нельзя применять факсимиле на платежных поручениях, доверенностях и в трудовых договорах.

Закажите изготовление факсимиле в нашей типографии!

Оперативная полиграфия «Даймонд Тим», расположенная рядом с метро Автозаводская, уже много лет занимается изготовлением факсимиле. Наличие большого ассортимента автоматических и ручных оснасток предоставляет вам неограниченный выбор. Наши качественные факсимиле прослужат долго!

Факсимиле | Мира Полиграф

Изготовление факсимиле

У фирмы солидный документооборот?
Получить подпись должностных лиц на документах становится проблемой?
Необходимо оформить большое количество приглашений от имени руководителя?

Безусловно, Вы не станете отвлекать начальника от дел! На помощь Вам придёт факсимиле — штамп или печать с подписью. Попросите расписаться несколько раз человека, подпись которого необходима, а остальное доверьте нам.

Изготовленное факсимиле с применением автоматической оснастки делает факсимиле — подпись практически неотличимой от настоящей.

Факсимиле ( от лат. fac simile «делай подобное») — это факсимиле штамп с оттиском подписи в натуральную величину, призванный упростить жизнь Вам или Вашим подчинённым.

ОБРАЗЦЫ ФАКСИМИЛЕ-ПОДПИСЕЙ. Абсолютно любая сложность и размер!

А теперь немного истории…

История факсимиле началась в девятнадцатом веке, когда появилось новое увлечение – коллекционирование автографов знаменитых личностей.

Производство осуществлялось следующим образом: оригинальная подпись накрывалась прозрачным листом бумаги и делалась прорисовка, а затем получали оттиск – факсимиле. Оттиск получали различными методами: гравировка на дереве и металле, литография и другое. Этот процесс получил название факсимилирование.

Технологии изготовления факсимиле постоянно совершенствовались. Появление фотографии, компьютеров и цифровых технологий способствовало развитию этого дела. Точность воспроизведения оригинала достигла максимума. Факсимиле воспроизводит с точностью все до мельчайших деталей. С помощью факсимиле можно отразить автографы, рукописи, письма, монограммы, ноты, рисунки, чертежи и многое другое. Такая технология используется сегодня и в изготовлении полиграфической продукции.

Например, можно выполнить печать визиток с подписью генерального директора компании. Естественно, что директор не будет собственноручно подписывать каждую визитку, достаточно всего лишь предоставить в типографию образец своей подписи, а специалисты все сделают на самом высоком уровне. Такую подпись еще называют автоматической. С ее помощью можно изготавливать не только визитки, но еще и вести деловые операции, главное – оформить эту возможность юридически, иначе такая подпись будет признана недействительной. В настоящее время автоматическая подпись в деловых документах не используется, хотя такая возможность существует. Автоматическая подпись может применяться в самых разных случаях, например, когда необходимо изготовить большое число пригласительных билетов с подписью юбиляра, факсимиле может применяться при выпуске рекламных плакатов, сувенирной продукции – в общем, на всех предметах, где будет уместно смотреться подпись человека.

Законность использования факсимиле

В соответствии с ч. 2 ст. 207 ГК Украины сделка, которую совершает юридическое лицо, подписывается лицами, уполномоченными на это ее учредительными документами, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства, и скрепляется печатью. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-числовой подписи или иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей (ч. 3 ст. 207 ГК).

Итак, в нормативно-правовых актах Украины используется термин как факсимиле, факсимильная подпись, однако, определение данному понятию не дается. Не урегулирован также порядок использования факсимильной подписи. Однако, по мнению Госпредпринимательства Украины, субъекты хозяйствования имеют право использовать при осуществлении сделок факсимильные подписи, если действующим законодательством не установлен запрет в отношении использования таких подписей, а также в случае достижения письменного согласия между сторонами сделки по их применению (см. письмо Госпредпринимательства от 12.01.2005). Аналогичный вывод по использованию факсимиле сделан Министерством юстиции в письме от 10.01.2005 г.

В случае использования факсимильных подписей необходимо придерживаться определенной процедуры. В частности, стороны договора, которые используют факсимильную подпись, должны письменно договориться о разрешении на использование факсимильной подписи и обменяться соответствующими образцами оригиналов подписей уполномоченных лиц (ч. 3 ст. 207 ГК Украины). Итак, если невозможно договориться с другой стороной о праве и порядке использования факсимильной подписи, то, на практике, лучше избежать такого способа удостоверения документов. Кроме того, не стоит использовать факсимильную подпись в отношениях с налоговой службой.

Что касается первичных документов (в.т. накладных, актов выполненных работ), то согласно п.2.5. Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. N 883 первичный документ может быть подписан лично, с использованием факсимиле (штампа) или другим механическим или электронным способом.

В то же время использование факсимиле не допускается при составлении кассовых и расчетных (чеки, платежные поручения) документов (письмо НБУ от 30.10.2006 г. N 25-113/2453-11507). Относительно налоговых накладных, которые не являются первичными документами, то согласно п. 18. Порядка заполнения налоговой накладной, утв. Приказом ГНА от 30.05.97 № 165 все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным плательщиком налога осуществлять продажу товаров (работ, услуг), и скрепляются печатью такого плательщика налога – продавца. При этом об использовании факсимиле ничего не сказано. Поэтому, учитывая, что возможность использования факсимиле в данном случае прямо не предусмотрена, подписывать налоговые накладные надо собственноручно. Данную мысль подтверждает письмо Госпредпринимательства от 19.03.2004 № 1699.

Следовательно, за исключением указанных случаев, факсимильная подпись должностных лиц может применяться на любых документах (договорах, актах приема-передачи, счетах и т.д.) в случае, когда между сторонами (контрагентами) существует письменное соглашение (договор) о согласии на использование факсимильной подписи этих лиц при осуществлении совместной хозяйственной деятельности. Также в договоре должны содержаться образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей. Кроме того, факсимильная подпись, должностных лиц по желанию может применяться в хозяйственной деятельности внутри самого предприятия на любых документах (на приказах, распоряжениях и т. д.). Однако это должно быть оформлено соответствующим приказом руководителя об использовании на предприятии факсимиле (с указанием на каких именно документах) или инструкцией, утвержденной руководством.

Использование факсимильной подписи на документах. Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах

Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что использование факсимильного воспроизведения подписи допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Как правило, фискалы настаивают на том, что налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Счета-фактуры с факсимиле лишают права на вычет или возмещение НДС

Что касается использования факсимильной подписи при заполнении счетов-фактур, то здесь озвучим две сложившиеся позиции.

Высшие судьи считают, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении плательщиком установленных статьей 169 Налогового кодекса требований (определение ВАС РФ от 13 февраля 2009 г. № ВАС-16068/08).

Налоговики же настаивают на ненадлежащем и неполном оформлении первичных документов в случае подписания счетов-фактур с использованием факсимиле.

Напомним, что в силу пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами.

В то же время пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического и ли иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами и ли соглашением сторон.

Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Налоговым кодексом не предусмотрено.

Ссылаясь на данные положения, финансисты выносят вердикт, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету (письма Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33, от 17 сентября 2009 г. № 03-07-09/48).

Однако не стоит отчаиваться, суд я по сложившейся судебной практике в этом направлении, у налогоплательщиков есть неплохие шансы отстоять свое право на вычет НДС при представлении счетов-фактур с факсимиле.

Высшие арбитры в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 приходят к аналогичному выводу, ссылаясь на статью 169 Налогового кодекса и Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ), которые не содержат положений, позволяющих оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи лиц, уполномоченных на их подписание.

Факсимиле (в переводе с латинского – сделай подобное) представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

К сведению

Факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии «первички» не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 25 января 2008 г. № 20-12/05968).

Положениями статьи 169 Налогового кодекса не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Закон № 129-ФЗ, в силу которого документы бухгалтерского у чета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам- фактурам.

Отказывая плательщикам в предоставлении вычетов по НДС по счетам-фактурам, содержащим факсимильную подпись, судьи также приводят следующие аргументы, как в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 13 декабря 2011 г. № А03-79/2011. Установив, что счета-фактуры, выставленные поставщиком, содержат подписи руководителей организации, выполненные путем факсимильного воспроизведения, судьи считают, что такие документы считаются не подписанными руководителем поставщика товара, поскольку не соответствуют установленным требованиям.

Правовой статус подписи факсимиле не закреплен

А вот какие аргументы приводят судьи в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 2 декабря 2010 г. № А33-20240/ 2009, где признано необоснованным возмещение НДС, поскольку представленные первичные документы были подписаны неустановленными лицами.

Факсимильная подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах свидетельствует о нарушении установленного порядка.

Исходя из толкования статьи 169 Налогового кодекса о порядке составления и подписания счетов-фактур во взаимосвязи со статьей 160 Гражданского кодекса об использовании факсимильного воспроизведения подписи и с учетом того, что нормативными правовыми акта ми Российской Федерации не предусмотрено подписание счета- фактуры факсимиле, не закреплен правовой статус такой подписи, суд пришел к выводу о том, что воспроизведение на счете-фактуре подписи не подтверждает соблюдение требования об обязательности ее подписания установленными уполномоченными лица ми.

Это важно

Использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Факсимиле приводит к риску подтверждения достоверности сведений

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 декабря 2011 г. № А56-66090/2010 в качестве аргумента «против факсимиле» упомянуты следующие положения. Факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах и других документах, имеющих финансовые последствия.

Налоговым законодательством допускается возможность представления налоговых деклараций в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. Однако действие данного закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи. Также законодательство о бухгалтерском учете и о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

Более того, судьи заявляют, что истолкование абзаца 2 пункта 5 статьи 80 Налогового кодекса в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами.

Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

Поэтому суды исходи ли из несоответствия налоговой декларации, в которой подпись руководителя общества проставлена посредством факсимиле, требованиям налогового законодательства и отсутствия обязанности у налогового органа ее принять и производить проверку. Такая налоговая декларация не подтверждает действительного за явления налогоплательщиком указанных в ней сведений.

Особые правила

Факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Однако не все так безнадежно, и у налогоплательщиков есть неплохие шансы на вычет или возмещение НДС по счетам-фактурам, содержащим подпись факсимиле, судя по судебной практике.

Запрета на подпись руководителя путем штампа-факсимиле не имеется

Вот яркий пример такого положительного для плательщика судебного решения – постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 апреля 2011 г. № А13-8617/2008.

В представленных обществом счетах-фактурах и товарных накладных содержались факсимильные подписи от имени поставщиков.

Суд посчитал ошибочной позицию инспекции о том, что представленные налогоплательщиком документы по взаимоотношениям с поставщиками не могут являться документальным подтверждением совершения хозяйственных операций, так как не содержат подлинных подписей их руководителей.

Действительно, в силу статьи 9 Закона № 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организациями, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью.

Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением установленного порядка, не являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету или возмещению.

Использование при совершении сделок факсимильной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается по соглашению сторон.

Судьи при вынесении решения ссылаются на то, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов -фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.

Факт наличия факсимильной подписи в первичных документах сам по себе не может быть основанием для отказа в предоставлении вычета сумм НДС, уплаченного поставщикам при приобретении товаров.

Факсимиле – оригинальная личная подпись

Не является основанием для отказа в возмещении НДС подписание счетов-фактур, выставленных поставщиком, с использованием факсимильного воспроизведения подписей руководителя поставщика. Факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении установленных статьей 169 Налогового кодекса положений. В данном случае фактически оплата произведена и товар получен, договор сторонами исполнен.

Кроме того, судьи учли тот факт, что составителем спорных счетов-фактур является поставщик, а не плательщик. А на налогоплательщика не возлагается обязанность осуществлять проверку контрагента (постановление ФАС Северо-Западного округа от 8 февраля 2011 г. № А56- 12834/2010).

Е. Юдахина, редактор-эксперт

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

По договоренности с контрагентом использовать факсимиле можно

Судебные решения, упоминаемые в статье, можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторонп. 2 ст. 160 ГК РФ . Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Факсимиле — клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись.

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Составить этот документ можно так.

Соглашение об использовании факсимиле

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2011, и Общество с ограниченной ответственностью «Смелость» в лице генерального директора Н.П. Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.

НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Подписывать с помощью факсимиле договоры, счета, акты и т. д. можно, только если такая возможность письменно согласована с контрагентом.

Соглашение об использовании факсимиле нужно заверить собственноручными подписями сторон. Ведь если соглашение будет подписано с использованием факсимиле, нельзя будет утверждать, что в нем выражена воля лица, чья подпись воспроизведена (что согласие действительно достигнуто). Если возникнет спор, связанный с выполнением условий договора, подписанного факсимиле, отсутствие такого соглашения станет причиной признания договора судом недействительным либо незаключеннымПостановления ФАС ЗСО от 27.01.2010 № А02-413/2009 ; ФАС УО от 06.10.2009 № Ф09-7622/09-С5 ; ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009 .

Возможность использования факсимиле для подписания документов, оформляемых в ходе исполнения договора, можно предусмотреть самим договором. Тогда именно его нужно подписать собственноручно.

Что нельзя подписывать факсимиле

Без соглашения подписывать факсимиле нельзя никакие используемые в работе документы. Именно поэтому не получится использовать факсимильную подпись:

на налоговых декларациях. С тем, что декларация, подписанная факсимиле, не соответствует законодательству, согласен не только Минфин, но и судыПисьмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 ; Постановление ФАС ВВО от 11.04.2008 № А11-2499/2007-К2-24/126 ;
на бухгалтерской отчетности;
на банковских документах (к ним относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и т. п.)п. 2.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П . Более того, применение факсимиле для подписания карточки прямо запрещено Банком Россиип. 7.2 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И ;
на доверенности. С такой позицией согласны и контролирующие органыПисьмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/[email protected] , и, как правило, судыПостановления ФАС УО от 05.04.2010 № Ф09-2085/10-С3 ; ФАС ЦО от 09.10.2007 № А09-8896/06-4 ; ФАС ВВО от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164 .

В перечисленных случаях это соглашение просто не с кем заключать. К тому же к налоговым и другим финансовым и административным отношениям гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено самим законодательствомп. 3 ст. 2 ГК РФ .

Факсимиле на счетах-фактурах и первичке — вопрос спорный

Контролирующие органы считают, что применение факсимиле при оформлении счетов-фактур и первичных документов неправомерно. Обосновывают они это тем, что такая возможность не предусмотрена налоговым и бухгалтерским законодательствомПисьма Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33 , от 17.09.2009 № 03-07-09/48 , от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 ; ФНС России от 07.04.2005 № 03-1-03/557/11 , от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11 ; УМНС России по г. Москве от 02. 06.2003 № 11-14/29297 . Есть судебные решения, подтверждающие позицию налоговиков

Факсимиле – (лат. fac simile – «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица. Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Ударение в слове на последнем слоге.

Факсимиле директора на договорах. Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.

Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?

Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле , нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск.

Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения, но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером, которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии, у вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия и, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.

Правовая основа факсимиле

Понятие факсимиле законодательно не определено, однако Гражданским кодексом РФ установлено следующее:

Гражданский кодекс РФ, «Письменная форма сделки»
2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

к меню

Когда можно использовать факсимиле?

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.

к меню

Использование факсимиле при заключении договоров

Из п. 2 следует, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. При этом контрагенты могут отразить в тексте договора условие об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки. При этом суды, руководствуясь п. 1 , применяют последствия несоблюдения простой письменной формы сделки:

Гражданский кодекс РФ, статья 162 «Последствия несоблюдения простой письменной формы сделки»
1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства.

к меню

Судебная и арбитражная практика при использовании факсимиле

Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 26.05.2008 г. по делу № А55-16332/2007
Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3». Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи. При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений.
В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, подписанный факсимильным способом.
В результате суд кассационной инстанции удовлетворил требования ЗАО «Молочная ферма 3», сославшись на отсутствие надлежащих доказательств наличия возникших договорных правоотношений.

к меню

Как избежать неблагоприятных последствий при использовании факсимиле

При использовании факсимильной подписи (факсимиле) на накладных, договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски.

Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы. Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств.

Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова (как гражданин), а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью – оно принадлежит предприятию. Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании.

Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.

Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие существенные моменты. Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению. При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива. При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники.

к меню

Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий (подписание необходимых документов) одному или нескольким сотрудникам организации.

Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.

Необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.

Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов. В этом случае в Инструкции по делопроизводству или в Положении по организации работы с факсимиле может быть зафиксировано следующие положения:

«Факсимильная подпись генерального директора может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись генерального директора»;
«Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и вице-президентов Общества разрешается при необходимости ставить на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается»;
«Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.».

Из приведенных примеров видно, что во избежание злоупотреблений на использование факсимильной подписи при переписке во многих организациях устанавливаются жесткие ограничения. Можно рекомендовать использовать такие ограничения и в своей организации, закрепляя их в локальных нормативных актах.

Но из общих правил могут быть сделаны исключения. Все зависит от специфики деятельности. Так, при ведении большой и постоянной переписки между организациями для оперативного решения вопросов можно рекомендовать использовать факсимильную подпись для определенного вида документов путем подписания:

специального соглашения (образец документа приведен ниже) или
двустороннего приказа (образец этого документа также см. ниже).

к меню

Факсимиле приказ

Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать существенным моментом.

Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.

Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).

к меню

Что НЕЛЬЗЯ подписывать с использованием факсимиле: счет-фактура, доверенность, налоговые декларации.

доверенности;
трудовые договоры и иную «трудовую» документацию;
счет-фактураж
документы, необходимость оформления которых вытекает из публичных правоотношений, в частности налоговых.

Можно ли на бланках бухгалтерской отчетности проставлять факсимильную подпись руководителя организации

Нельзя. Использовать факсимиле можно только в случаях, предусмотренных законодательством (). А закон о бухучете прямо не разрешает использовать факсимильную подпись. Зато там сказано, что бухгалтерскую отчетность руководитель должен подписать лично, на бумаге ( Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

к меню

Налоговые декларации и факсимиле

Однако не представляется возможным подписание такого соглашения между предпринимателем и государством. Поэтому использование факсимиле, к примеру, на налоговых декларациях недопустимо.

Так в Определении ВАС РФ от 02.06.2008г. № 6600/08 суд дает следующие разъяснения по факту подписания налоговой декларации при помощи факсимиле: воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней. Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия. Истолкование абз. 2 п. 5 в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

Таким образом, сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми (хозяйственными) отношениями. В области иных правоотношений, в частности административно-налоговых, использования факсимиле не разрешено.

к меню

Счет-фактура и факсимиле

Согласно п. 6 «счет — фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». Факсимиле — это штамп, а не собственноручная подпись должностного лица, поэтому использование такого штампа может привести (и приводит) к проблемам с принятием к зачету НДС по оформленным с его использованием счетам-фактурам.

Примечание : Письмо Минфина от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951

Кроме того, необходимо отметить, что согласно позиции высшего судебного органа по хозяйственным и налоговым спорам – Высшего Арбитражного Суда (Определение ВАС РФ от 13 февраля 2009г. № ВАС-16068/08), проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных налоговым законодательством.

Прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счете-фактуре, но и прямого запрета на нее не содержит. При этом гражданское законодательство предусматривает возможность использования факсимильной подписи, в, том числе, если это предусмотрено соглашением сторон.

Проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи может быть легитимным только при наличии соглашения сторон об этом.

Помните, что на практике для обоснования применения штампа-факсимиле в качестве подписи первичных документов, в том числе и счетов-фактур, соответствующее соглашение должно быть зафиксировано сторонами сделки.

Позиция контролирующих органов по этому вопросу неоднократно изложена и заключается в том, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. В качестве примеров можно привести письма ФНС России МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/[email protected], от 19.10.2005 № ММ-6-03/[email protected] и Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 .

к меню

Вексель и факсимиле

Законодательство не допускает проставление факсимиле подписи при составлении векселя. Данное правило подтверждается и судебной практикой. Пунктом 75 Положения о переводном и простом векселе, введенного в действие Постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 № 104/1341 в качестве обязательного реквизита векселя предусмотрена подпись векселедателя. Подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе собственноручно и притом рукописным способом. Иными словами, наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя.

Как правило, поставщики товаров вынуждены использовать факсимиле при оформлении первичных документов в случае наличия большого числа контрагентов. Однако для покупателей такая ситуация сопряжена с явными налоговыми рисками.

к меню

Трудовой договор и факсимиле

Нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора. Этот вывод следует из : Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Доверенность и факсимиле

Согласно п. 1 доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. При этом ГК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при выдаче доверенности. К тому же в п. 5 той же статьи ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

к меню

Механический аналог собственноручной подписи руководителя или другого ответственного должностного лица – факсимильная подпись – используется в многих предприятий и организаций. Она может потребоваться в случае отсутствия самого владельца подписи при необходимости оформления какого-то срочного документа, и, кроме того, ею может пользоваться и сам владелец, которому на подпись приносят целые кипы бумаг. Тем не менее в силу ряда причин, широкое использование факсимильной подписи в финансовых, экономических, юридических и налоговых правоотношениях достаточно рискованно.

Если в организации предусмотрено использование факсимиле, необходимо назначить ответственного за ее хранение сотрудника и закрепить эту обязанность в его должностной инструкции.

Когда факсимильную подпись можно использовать

Факсимильный оттиск подписи можно использовать в гражданско-правовых , в этом случае ее использование регламентируется п.2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ. В нем оговаривается, что условием правомочности такой подписи может быть, кроме случаев, предусмотренных законом, простое соглашение сторон. Это , что когда при заключении сделки планируется использование факсимиле, стороны должны также заключить дополнительное соглашение об этом.

В соглашении, предусматривающем возможность использования факсимильных подписей, необходимо обязательно оговорить срок его действия.

Это соглашение может касаться только одной конкретной сделки или оговаривать все последующие сделки, которые организация планирует заключить с данным . Обязательно в этом соглашении должны быть перечислены типы документов, на которые распространяются его нормы. В дополнение к соглашению руководитель организации должен позаботиться о строгом учете и контроле над этим факсимильным штампом. Своим приказом он назначает лиц, имеющих право пользоваться факсимильной подписью, оговаривает виды документации, где она может использоваться, и приводит перечень мероприятий и мер, обеспечивающих ее сохранность.

Факсимиле произошло от латинского слова facsimile, означающее «сделай подобное» . В гражданском законодательстве Российской Федерации данное понятие трактуется как воспроизведение собственной подписи физического лица, сделанное вручную. Факсимиле имеет юридическую силу, но не во всех случаях.

Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

Печать представляет собой атрибут, подтверждающий подлинность документа. На ней размещается информация о компании, а именно , ИНН/ОГРН, по желанию собственника – логотип.

Штамп является носителем информации, необходимой для внутри организационной работы компании. Им штампуются документы, на которых ставятся однотипные записи (оплачено, получено и прочие).

Заверенные печатью документы фирмы имеют юридическую силу, в отличие от штампа, который не присваивает такой силы бумагам. Согласно законодательным нормам может иметь только округлую форму, в отличие от штампа, который может быть изготовлен в треугольной или прямоугольной форме.

Фасимиле по своему смыслу ближе к печати, так как имеет юридическую силу. Однако, использование такой подписи допускается в редких случаях, так при подписании документов, непосредственно связанных с финансовыми вопросами, использование факсимиле не допускается.

Необходимость, преимущества и использование

Существует несколько факторов необходимости использования факсимиле в организациях:

отсутствие руководства либо высокая загруженность;
большое количество ежедневных документов, которые нужно подписать.

Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии . Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании.

Изготавливается данный вид подписи в тех же компания, где печати и штампы. Специалисты рекомендуют заказывать факсимиле на автоматической оснастке, чтобы подпись не получилась размазанной.

Гражданско-правовые сделки

Согласно пункту 2 статьи 160 ГК РФ следует, что если другая сторона по гражданско-правовой сделке готова принять факсимиле, то сделка имеет такую же юридическую силу, как при подписании обычной подписью.

Отражается согласие сторон на использование подписи факсимиле непосредственно в тексте договора, либо заключается дополнительное соглашение сторон.

Если не отразить согласие сторон на подписание сделки таким образом, то суд может признать ее недействительной. В этом случае устное согласие сторон не будет иметь значения для суда, так как согласно пункту 1 статьи 161 ГК РФ не соблюдена письменная форма, и более того суды обращаются к пункту 1 статьи 162 ГК РФ , где применяются санкции за несоблюдение письменной формы.

Бухгалтерский и налоговый учеты

Вопрос относительно использования подписи факсимиле в документации бухгалтерского и налогового учета остается открытым на протяжении не одного года , что связано с тем, что в законе о бухгалтерском учете и налоговом кодексе не указана позиция относительно факсимиле.

Невозможность использовать факсимиле в бухгалтерском учете вытекает из обратных норм, так как на первичных документах необходимо личная подпись директора (иных ответственных лиц). Факсимиле нельзя использовать при подписании документов, которые влекут за собой финансовые последствия (доверенности, платежные поручения и иные документы). Такая позиция поддерживается в судах.

К примеру, суд ссылался на то, что акт приема-передачи выполненных работ не может быть подписан данным видом подписи, а, следовательно, такой документ не может рассматриваться в качестве доказательства при вынесении решения по исковому заявлению.

Представители налоговых органов указывают, что законодательством не предусмотрено использование факсимиле. В целом данное законодательство основано на подчинении одной стороны другой, в отличии от гражданского кодекса, следовательно и использование факсимиле невозможно.

В законодательных нормативах предусмотрено подписание налоговых деклараций , как альтернативой собственноручной. Однако, в законе об электронных подписях не указывается иной вид «живой» подписи.

Спорные позиции

Спорные вопросы по поводу применения подписи факсимиле возникают непрерывно, так как российским законодательством не оговорены конкретные случаи запрета или разрешения на использования такого вида подписи.

В налоговых органах зачастую отклоняют заявления налогоплательщиков на вычеты по НДС. Специалисты налоговых служб ссылаются на условия необходимости подписания первичных финансовых документов непосредственно руководителем .

Законность

Отсутствие единообразия в применении факсимиле не позволяет выработать единую позицию случаев законности его использования. Как отмечалось выше, только гражданский кодекс предусматривает законность использования факсимиле. Таким образом, он может быть применен в гражданско-правовых сделках.

В российском законодательстве не предусмотрено регулирование такого вида подписи , как факсимиле. В этом вопросе ссылаются исключительно на Гражданский кодекс, статью 160.

В данной статье предусмотрено, что если другая сторона готова принять подпись факсимиле, то в гражданско-правовых сделках ее можно использовать. В этом случае она будет иметь юридическую силу только между сторонами, заключившими данную сделку.

Для того чтобы подпись факсимиле была наделена юридической силой при обращении в суд, необходимо указать согласие компаний пунктом в договоре. Если между компаниями идет непрерывное и тесное взаимодействие, рекомендуется подписать соглашение о принятии такого вида подписи сторонами. В этом случае суд будет рассматривать документы, подписанные факсимиле, в качестве доказательств.

На счетах-фактурах и первичной документации

В отношении счетов-фактуры налоговые службы высказывают единое мнение о том, что применение здесь подписи факсимиле невозможно . Такой вид документа может быть подписан только оригинальной подписью руководителя. Следовательно, заверенные счета-фактуры подписью факсимиле не могут приниматься для вычета по НДС.

До недавнего времени позиция судов в отношении использования факсимиле на счетах-фактуры была неоднозначна. Они указывали на все тоже отсутствие в законодательных документах требований о применении указанного вида подписи, что было положительным моментом для бизнеса. Суды вставали на сторону предпринимателей, если у них было предусмотрено дополнительным соглашением сторон использование факсимиле.

Ситуация изменилась по причине того, что Президиум ВАС поддержал сторону налоговых органов. Указав на то, что в Налоговом кодексе не содержится положения о возможности применения факсимиле на счетах-фактуры. В Федеральном законе №129 указано требование о необходимости на первичных документах наличия собственноручной подписи руководства.

Данное решение Президиум ВАС не является окончательной версией «чтения» закона, однако, может оказать существенное влияние на дальнейшие решения других инстанций судов.

Решение Высшего суда

Высший суд принял решение в отношении спора, касающегося факсимиле, согласно которому счета-фактуры не могут быть подписаны данным видам подписи. В этом случае заключенное дополнительное соглашение сторонами не будет основанием законности о возможности применения факсимиле.

Решение о законности использования факсимильной подписи в налоговых декларациях также было четко обозначено Высшим судом.

Суд определил, что использование факсимиле в налоговых органах полностью исключается, следовательно, даже изготовление таких подписей сотрудниками не имеет смысла.

Возможные риски

Количество возможно изготовленных подписей факсимиле неограниченно, руководитель самостоятельно решает целесообразность применение такого рода подписей и количество этих клише, так как это возлагает на него финансовую ответственность. Риски, связанные с использование факсимиле, приравниваются на практике к рискам с использованием гербовых и простых печатей.

Основным риском является хранение подписи. Необходимо обеспечить доступ к подписи только тем лицам, которые имеют на это право, что может закрепляться инструкцией, распоряжением директора или иным документом.

На практике директор может закрепить, что в течение рабочего дня факсимиле находится в пользовании ответственного лица, после окончания работы он передает его в сейф. В этом случае в течение дня сотрудник несет ответственность за использование подписи и при нарушениях может быть привлечен к ответственности.

Может быть предусмотрен журнал учета выдачи и возврата факсимиле, как в случаях с печатями и штампами. Необходимо при физическом износе подписи отразить в приказе его ликвидацию. При краже либо утере подписи следует обратиться в соответствующие органы власти для объявления в розыск.

Наличие факсимильной подписи в организации накладывает на него значительные правовые риски, так как законодательство в регулировании данного вопроса имеет значительные пробелы, а судебная практика имеет множество противоречий.

Перед тем как поставить такую подпись, следует учитывать перечень тех документов, которые могут быть заверены таким образом.

Когда разрешается и когда запрещается

Для определения перечня документов, которые могут быть подписаны факсимиле, необходимо проанализировать большой перечень нормативных актов. В их перечень включаются:

письма благодарности;
грамоты, приглашения;
подтверждение оплаты по аккредитиву;
патенты, свидетельства, сертификаты;
результаты ЕГЭ.

При определении перечня документов, которые могут быть подписаны факсимильной подписью, следует обращать внимание на регион, так как этот фактор также оказывает влияние.

На практике выделяют те документы, которые не могут быть заверены факсимильной подписью, среди них:

законодательные акты;
декларации для налоговой;
трудовые договоры;
доверенности;
первичные документы;
счета-фактуры;
заявления физ и юрлиц.

Порядок применения

При наличии в компании подписи факсимиле необходимо выработать стандарты ее применения в первую очередь для снижения рисков ответственности руководителя. В документе по использованию данным видом подписи следует отразить два основных условия :

использование;
хранение.

Также в нем указывается перечень допустимых для подписи факсимиле бумаг и сотрудники, в чьи должностные обязанности будет входит использование, сохранность и ответственность за несоответствующее использование фасимиле.

Наличие такого документа в компании является подтверждением правомерности использования данной подписи.

Правомерность использования факсимиле представлена на данном видео.

Материалы по теме:

Подписаться на еженедельную рассылку eduction.ru

сейчас читают

Последние материалы

2021 — eduction.ru — Образовательный портал. Образование

Что такое факсимильная подпись руководителя

Оттиск факсимиле, использование счет-фактура, подписи

Факсимиле — лат. Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Ударение в слове на последнем слоге. Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле , нужно письменное соглашение с контрагентом на это.

Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск. Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения, но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером, которые он не оспаривал.

Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия и, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

При этом контрагенты могут отразить в тексте договора условие об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело, поскольку в соответствии с п. При этом суды, руководствуясь п. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства.

Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, подписанный факсимильным способом.

При использовании факсимильной подписи факсимиле на накладных, договорах, письмах предприятие несет значительные правовые риски. Теоретически у предприятия может быть столько факсимиле, сколько у него работников, уполномоченных подписывать документы.

Но насколько целесообразно изготавливать их в таком количестве, руководство должно решать, исходя из конкретных обстоятельств. Что касается вопроса хранения факсимиле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит.

Но поскольку факсимиле изготавливается по заказу предприятия для использования в своей деятельности, под таким лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова как гражданин , а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. В таком случае факсимиле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако не является его собственностью — оно принадлежит предприятию.

Поэтому и решать, где и как хранить факсимиле, должно руководство компании. Например, приказом по фирме может быть установлено, что факсимиле в рабочее время находится на рабочем месте сотрудника, где должна быть предусмотрена невозможность доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.

Чтобы обезопасить себя от возможных проблем с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, следует разработать инструкцию с указанием перечня документов, которые разрешено визировать с использованием факсимиле; перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежит изготовлению; порядок хранения факсимиле; порядок его уничтожения например, в случае увольнения работника и другие существенные моменты.

Инструкцию следует утвердить приказом по предприятию. Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсимиле возлагается на руководителей предприятий.

Наряду с другими печатями и штампами прием и передача факсимиле ответственному лицу может учитываться в журнале учета и выдачи печатей и штампов. О каждой такой приемке-передаче делается запись в журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсимиле. Изношенные факсимиле, подлежащие ликвидации, следует уничтожить, создав на предприятии комиссию по их уничтожению.

При этом состав данной комиссии и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по предприятию. В случае кражи или утери факсимиле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску. На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что при использовании факсимильной подписи предприятие несет значительные правовые риски, так как в законодательстве РФ в этой части имеются большие пробелы, а судебная практика достаточно противоречива.

При этом использовать факсимиле необходимо с особой осмотрительностью. Кроме того, не исключена возможность, что факсимиле в своих интересах могут воспользоваться злоумышленники. Наилучшей альтернативой использованию факсимиле подписи уполномоченного лица организации является выдача доверенности на совершение соответствующих действий подписание необходимых документов одному или нескольким сотрудникам организации.

Если руководство компании принимает решение о подписании документов при помощи факсимиле, то перечень документов, на которые возможно проставление факсимиле, должен быть утвержден. Всегда следует помнить, что в случае возникновения спорных вопросов свою точку зрения о возможности применения факсимиле на документе придется отстаивать в суде. Письма, направленные в адрес вышестоящих организаций, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов федерации, другие государственные органы, не должны подписываться факсимильной подписью.

Необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, так как на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен. Во многих организациях факсимильная подпись проставляется только на копиях отправляемых документов.

Данные документы соглашение или приказ в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле.

Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением офертой или согласием заключить сделку акцептом. Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров.

Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ. Использовать факсимиле можно только в случаях, предусмотренных законодательством п. А закон о бухучете прямо не разрешает использовать факсимильную подпись. Зато там сказано, что бухгалтерскую отчетность руководитель должен подписать лично, на бумаге ч. Однако не представляется возможным подписание такого соглашения между предпринимателем и государством.

Поэтому использование факсимиле, к примеру, на налоговых декларациях недопустимо. Налогоплательщик его представитель , подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия.

Истолкование абз. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков. Таким образом, сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми хозяйственными отношениями.

В области иных правоотношений, в частности административно-налоговых, использования факсимиле не разрешено. Согласно п. Факсимиле – это штамп, а не собственноручная подпись должностного лица, поэтому использование такого штампа может привести и приводит к проблемам с принятием к зачету НДС по оформленным с его использованием счетам-фактурам.

Заверение счетов-фактур с использованием факсимильной подписи не предусмотрено действующим законодательством. А значит, если вы получили от контрагента документ, на котором личная подпись уполномоченного лица заменена факсимиле, о принятии к вычету входного НДС можно забыть. Примечание : Письмо Минфина от Кроме того, необходимо отметить, что согласно позиции высшего судебного органа по хозяйственным и налоговым спорам — Высшего Арбитражного Суда Определение ВАС РФ от 13 февраля г.

Налоговой кодекс РФ прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счете-фактуре, но и прямого запрета на нее не содержит.

При этом гражданское законодательство предусматривает возможность использования факсимильной подписи, в, том числе, если это предусмотрено соглашением сторон. Проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи может быть легитимным только при наличии соглашения сторон об этом. Помните, что на практике для обоснования применения штампа-факсимиле в качестве подписи первичных документов, в том числе и счетов-фактур, соответствующее соглашение должно быть зафиксировано сторонами сделки.

Позиция контролирующих органов по этому вопросу неоднократно изложена и заключается в том, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. Законодательство не допускает проставление факсимиле подписи при составлении векселя. Данное правило подтверждается и судебной практикой. Подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе собственноручно и притом рукописным способом.

Иными словами, наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя. Как правило, поставщики товаров вынуждены использовать факсимиле при оформлении первичных документов в случае наличия большого числа контрагентов.

Однако для покупателей такая ситуация сопряжена с явными налоговыми рисками. Нельзя использовать факсимиле при заключении трудового договора. Этот вывод следует из статьи 67 Трудового кодекса : Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Однако, подписание трудового договора при помощи факсимиле не влечет его недействительности. Трудовой договор будет считаться заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При этом ГК РФ не предусматривает возможность использования факсимиле при выдаче доверенности. Факсимиле директора на договорах. Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика. Примечание : Если у вас остались вопросы – задайте их нашему юристу.

Судебная и арбитражная практика при использовании факсимиле 3. Как избежать неблагоприятных последствий при использовании факсимиле 4.

Что такое факсимильная подпись?

Факсимильная подпись: быть или не быть Факсимиле – это печать, которая оставляет на бумаге оттиск в виде подписи.

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон 2 .

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств 3 .

Законность электронного документооборота, порядок использования

Обеспечение юридической значимости электронного документооборота и законность применения электронных документов в Российской федерации обеспечивается следующими нормативными актами:

Обеспечение юридической значимости электронного документооборота

Федеральный закон «Об электронной подписи» N 63-ФЗ от 06.04.2011
Ст.2.п.1. Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Ст.4.п.3. Недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» №149-ФЗ от 27.07.2006
П.11.п.4. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Законность электронного документооборота

Гражданский кодекс РФ (часть первая)
ст.160 п.2. Использование при совершении сделок … электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом…
ст.434 п.2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного дoкyмeнта, подписанного сторонами, а также путем обмена дoкyмeнтами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что дoкyмeнт исходит от стороны по договору.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011
ст.9 п.5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Налоговый кодекс РФ (часть вторая)
ст.169 п.1. Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде.
ст.169 п.6. Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом.

Порядок использования электронных документов

Приказ ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@
«Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи»

Приказ ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@
«Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме »

Приказ ФНС России от 30.11.2015 №ММВ-7-10/551@
«Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»

Приказ ФНС России от 30.11.2015 №ММВ-7-10/552@
«Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»

Приказ ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@
«Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи»

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137
«О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»

Приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н
«Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной цифровой подписи»

Приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@
«Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи»

Приказ ФНС России от 9 июня 2011 г. N ММВ-7-6/362@
«Об утверждении форм и форматов сообщений, предусмотренных пунктами 2 и 3 статьи 23 налогового кодекса РФ, а также порядка заполнения форм сообщений и порядка представления сообщений в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи»

Письмо Минфина РФ от 05.10.2011 N ЕД-4-3/16368@ «Об отдельных вопросах применения электронных документов»
…Федеральная налоговая служба сообщает, что легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности».

Письмо Минфина РФ от 01.08.11 №03-07-09/25
…требования к операторам электронного документооборота во многом идентичны требованиям к специализированным операторам связи, осуществляющим в настоящее время передачу налоговой декларации в электронном виде по каналам связи от налогоплательщиков или их представителей в налоговые органы…

Письмо Минфина от 26.08.11 № 03-03-06/1/521
Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).

Письмо Минфина от 01.08.11 №03-07-09/26
Согласие на применение электронных счетов-фактур может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил поведения (обычаев делового оборота), в том числе посредством обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, выполнения действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т.п.

Признание судебными органами электронных документов наравне c бумажными

Арбитражный процессуальный кодекс РФ
ст. 75 п.3. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации.

Гражданский процессуальный кодекс РФ
ст. 71. п.1. Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом.

Арбитражная практика

Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу N А43-5226/2010
ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. В свою очередь, ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП и утверждал, что они были подписаны не уполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Так же в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд постановил, что первичные документы были подписаны уполномоченным лицом ответчика надлежащим образом.

Постановление Федерального арбитражного суда северо-западного округа от 01.06.2009 по делу №А56-28501/2008
Довод ИФНС об отсутствии у ОАО оснований для предъявления к вычету НДС по счету-фактуре, подписанному путем проставления штампа-факсимиле, воспроизводящего личную подпись руководителя организации-поставщика, не обоснован, поскольку действующее законодательство не устанавливает допустимые способы подписания счетов-фактур и не предусматривает запрет на совершение подписи руководителя путем проставления факсимильной подписи, которая представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи.

Определение Высшего арбитражного суда Российской федерации от 13.02.2009 № ВАС-16068/08
В передаче дела по заявлению о признании незаконным акта налогового органа в части доначисления налогов, начисления пени, привлечении к налоговой ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ для пересмотра в порядке надзора судебных актов отказано, поскольку представленные в дело доказательства подтверждают наличие хозяйственных операций между заявителем и ООО, проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не говорит о нарушении обществом ст. 169 НК РФ.

Законодательство в области электронного документооборота развивается, расширяя возможности перехода на безбумажные технологии.

экземпляров и подписей, имеющих обязательную юридическую силу

В сегодняшнем виртуальном мире, когда многие люди работают в облаке и на расстоянии от коллег, концепция того, что делает документ «законным», имеет новое значение, и новые технологии изменили типы подписей (включая электронные подписи). приемлемо для юридических документов.

Что такое двойник

В законе дубликат документа — это дубликат документа. Термин «партнер» используется в юридических документах для описания копии подписанного контракта, который считается юридически обязательным, так же, как и оригинал.Во многих случаях готовится несколько копий контрактного документа, чтобы все стороны и подписавшие могли иметь копию контракта. После подписания всех копий их можно считать одинаковыми.

Контрагенты в контрактах

Копии обычно используются, когда стороны, подписавшие контракт, находятся в разных местах, и контракты должны включать положения, разрешающие использование двойников. В этом пункте обычно указывается, что каждый из подписанных экземпляров «считается оригиналом» и что все копии вместе составляют один документ.

Эти параллельные пункты также описывают, что определяет приемлемую доставку. Например, может быть приемлемо факсимиле (копия) страницы подписи.

Электронные подписи на контрагентах

В последние годы все больше и больше людей используют электронные подписи (электронные подписи) для подписания дубликатов контрактов.

Электронная подпись (электронная подпись) — это электронный звук, символ или процесс, который прикреплен или логически связан с контрактом или другой записью.Он оформляется (подписывается) или принимается лицом с намерением подписать запись.

Вы также можете увидеть, что используется термин «цифровая подпись». Цифровые подписи — это тип электронной подписи, за которой стоит цифровой сертификат для аутентификации документа, подписанного электронной подписью.

Использование электронных подписей разрешено несколькими федеральными законами и законами штата.

Закон 2000 года об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (Закон об электронной подписи) разрешает использование электронных записей в потребительских договорах, если потребитель «утвердительно согласился» на их использование.В нем говорится, что любой закон, требующий подписи, может быть удовлетворен электронной подписью и что заключенные в электронном виде соглашения могут быть представлены в качестве доказательства в суде.

Единый закон об электронных транзакциях (UETA) 1999 года устанавливает единые правила, которым государства должны следовать при использовании электронных средств связи в транзакциях. Некоторые штаты следуют этим правилам, в то время как другие приняли свои собственные правила электронных транзакций. Взаимодействие с другими людьми

Закон об интегрированном цифровом опыте 21-го века применяется к государственным клиентам (например, с государственными контрактами) и федеральным публичным веб-сайтам.Взаимодействие с другими людьми

Электронные подписи на налоговых документах

Закон 2019 года (Закон о налогоплательщиках (TFA) требует, чтобы IRS предоставляла варианты цифровой подписи для нескольких типов документов: формы 2848 Доверенность и формы 8821 Разрешение налоговой информации. Эти формы дают налогоплательщикам безопасную возможность уполномочить налоговых специалистов представлять им без личной встречи.

Если вас беспокоит, является ли электронная подпись законной в конкретном контракте, сначала посмотрите на контракт и пункт о дубликатах.Если вы все еще не уверены, обратитесь к юристу.

Другие приемлемые аналоги

Подлинная копия с подписью любого юридического документа всегда является приемлемой копией. В некоторых случаях может потребоваться подпись в присутствии нотариуса или удостоверение личности.

Как отмечалось выше, подписанный f ax или отсканированный и отправленный по электронной почте документ часто принимается в качестве дубликата, если это специально не оговорено в контракте. Но многие правительственные учреждения, например, регистратор графства, не принимают факсы и требуют оригинал подписанного документа.

Сводка

Если вы подписываете частный договор между двумя сторонами, вы можете договориться о том, какие типы подписей приемлемы. Оформите это соглашение в письменной форме, чтобы при необходимости можно было подать в суд. Если ваш контракт или соглашение должны быть зарегистрированы в суде, вам, вероятно, потребуется оригиналы подписанных документов в качестве копий.

Заявление об ограничении ответственности: информация в этой статье и на этом сайте предназначена только для общего понимания и не предназначена для использования в качестве юридической консультации.Каждый случай уникален, а законы и постановления постоянно меняются. Если у вас есть вопросы по юридическим документам, обсудите их с адвокатом.

Обеспечение принудительного исполнения факсов и отсканированных страниц подписей

Ранее на этой неделе я получил следующее электронное письмо от читателя:

Не могли бы вы сделать сообщение о своих мыслях о принудительном исполнении контрактов, в которых используются факсы или сканирование в формате PDF в качестве единственного доказательства другого принятие партии? В наши дни люди, похоже, очень неохотно отправляют оригиналы, написанные чернилами на бумаге.Единообразный закон об электронных транзакциях (принятый почти в каждом штате), кажется, говорит, что электронные подписи — это нормально, но можно ли отсканировать или отправить факс подписи в принудительном порядке?

Я стараюсь не изобретать велосипед, поэтому я проконсультировался с кем-то, кто, я был уверен, сможет дать мне быстрый и надежный ответ, а именно с Джейсоном Лемкиным, генеральным директором Echosign, компании по автоматизации подписи. С отказом от ответственности, что Джейсон не предоставляет юридических консультаций, вот что он сказал:

Факс-подписи, вероятно, являются основным способом подписания контрактов сегодня, и, в целом, основное договорное право признает большое разнообразие типов подписей, где отметка или подпись сделана с намерением подписаться на условия соглашения.Таким образом, поставленный вопрос является правильным — не являются ли подписи факсов и страницы подписей в формате PDF действительными для обозначения согласия с условиями контракта — они обычно таковы, — но подлежат ли они исполнению. В частности, вопрос заключается в том, удовлетворяют ли они Статуту о мошенничестве, который предусматривает, что для обеспечения принудительного исполнения определенные типы соглашений должны быть засвидетельствованы в письменной форме, подписанной стороной, которой будет предъявлено обвинение.
За прошедшие годы суды пришли к выводу, что телеграммы, телексы, телефонные копии, факсимильные сообщения и электронная почта являются письменными документами, удовлетворяющими Статуту о мошенничестве.Но чтобы устранить любую неопределенность, большинство штатов пошли дальше и прямо приняли законодательство, разрешающее использование подписей по факсу в качестве доказательства для споров, связанных с обычными деловыми операциями. Однако не все пошли на этот дополнительный шаг. Федеральное правительство и UETA фактически пошли дальше в случае электронных подписей, посчитав, что большинство электронных подписей соответствует их положениям, эквивалентным письменным подписям.
Чтобы избежать неопределенности, многие контракты часто включают простое и четкое положение, в котором говорится, что стороны соглашаются подписывать как копии, так и факсимильную связь.
В конечном счете, существует неизбежный компромисс между целесообразностью и высочайшими стандартами аутентификации. Нотариально заверенный документ является более высоким стандартом, чем не нотариально заверенный документ, и, возможно, было бы легче доказать действительность подписи мокрыми чернилами, чем ухудшенную подпись факса или сканирование в формате PDF. Этот компромисс означает, что большинство рутинных деловых сделок, совершаемых удаленно, сегодня подписывается по факсу (с электронной подписью все больше и больше), но более дорогостоящие и менее рутинные сделки остаются прерогативой мокрых чернил и, в некоторых случаях, нотариально заверенных. подписи.

Вот и все. Добавлю пару мыслей. Во-первых, я обычно предпочитаю отправлять и получать отсканированные и отправленные по электронной почте страницы с подписью, а не страницы с подписью по факсу. Во-вторых, единственный способ оспорить факс или отсканированную страницу с подписью — это заявить, что они подделаны. Учитывая, что в любой основной транзакционной электронной почте, вероятно, будет много доказательств того, что было согласовано и какой стадии достигла транзакция, вероятность того, что кто-то сможет избежать наказания за подделку или попытается выйти из сделки, придумав заявление о подделке, казалось бы, ничтожно.

Кстати, в мае прошлого года я разместил эту статью про EchoSign. И EchoSign недавно был в новостях, когда они привлекли финансирование в размере 6 миллионов долларов.

Действительна ли факсимильная копия юридического документа?

Факсимильные (сокращенно факс) версии юридических документов — или отсканированные и отправленные по электронной почте документы или файлы PDF — обычно приемлемы для использования в судебных процессах для обеспечения исполнения контрактов или обязательств и, как таковые, могут использоваться получателем.

Но есть один каменный камень.

Если юридический документ необходимо подать в какое-либо государственное учреждение (для каких бы целей), копии по факсу обычно не принимаются; большинство регистрирующих или архивных агентств требуют оригиналы подписей на юридических документах, которые они принимают.

Таким образом, в большинстве случаев, если есть хотя бы небольшая вероятность того, что подписанный юридический документ необходимо будет отправить в государственное учреждение в будущем, целесообразно получить подписанные оригиналы.

Если единственной причиной создания документа является обеспечение исполнения контракта, то его копия по факсу или электронной почте является приемлемой.

Контракт или юридическое соглашение, содержащие фотокопию или отправленную по факсу подпись, считаются действительными и подлежат исполнению в большинстве штатов. Такой документ может быть использован для доказательства наличия контракта в суде или в административном порядке. Такой отличный ресурс, как Cohen Law Group, даст вам общее представление о том, что здесь обсуждается.

Если проверяется действительность подписи, исходный документ может быть ценным для проверки соответствия копии или отправленной по факсу подписи.Однако, опять же, копии или отправленного по факсу документа должно быть достаточно для подтверждения существования контракта.

В некоторых случаях, однако, отправленные по факсу или копии подписи не подходят — например, офис регистратора округа или регистратор документов обычно требует оригинальной подписи на акте или меморандуме об аренде до подачи того же документа. ”

Аналогичным образом, в тех юрисдикциях, где векселя действительны, вексель, поданный в суд для вынесения приговора, обычно должен содержать оригинальную подпись лица, выдавшего вексель.

Итог, не используйте факс, если речь идет о правительственном учреждении, даже если это местное правительственное учреждение. Если документ представляет собой простой договор между сторонами, можно использовать факс, но лучше использовать оригинал подписанного документа.

Создавайте действительные юридические документы быстро и по доступной цене с помощью программного обеспечения для юридических форм Standard Legal.

Код Делавэра Интернет

Правительство штата

Государственные служащие и служащие

ГЛАВА 54.Закон

о единых факсимильных подписях государственных должностных лиц

§ 5401. Определения.

Используется в этой главе:

(1) «Уполномоченное должностное лицо» означает любое должностное лицо этого штата или любого из его департаментов, агентств или других структур или любого из его политических подразделений, подпись которого на общественной безопасности или платежном документе требуется или разрешается.

(2) «Факсимильная подпись» означает воспроизведение путем гравировки, оттиска, штампа или других средств ручной подписи уполномоченного должностного лица.

(3) «Платежный инструмент» означает чек, тратту, ордер или распоряжение на оплату, доставку или перевод денежных средств.

(4) «Общественная безопасность» означает облигацию, вексель, свидетельство о задолженности или другое обязательство по выплате денег, выпущенное этим государством или любым из его департаментов, агентств или других органов или любым из его политических подразделений.

29 Del. C. 1953, § 5801; 58 Del. Laws, c. 57 .;

§ 5402. Факсимильная подпись.

(a) Любое уполномоченное должностное лицо после подачи Государственному секретарю подписи вручную, заверенной уполномоченным должностным лицом под присягой, может исполнить или вызвать исполнение с факсимильной подписью вместо ручной подписи:

(1) Любая общественная безопасность при условии, что по крайней мере одна подпись, которую требуется или разрешено разместить на ней, должна быть подписана вручную; и

(2) Любой платежный инструмент.

(b) После выполнения требований настоящей главы уполномоченным должностным лицом факсимильная подпись имеет такую же юридическую силу, что и подпись вручную.

29 Del. C. 1953, § 5802; 58 Del. Laws, c. 57; 70 Del. Laws, c. 186, § 1;

§ 5403.Использование факсимильной печати.

Когда печать этого штата или любого из его департаментов, агентств или других органов или любого из его политических подразделений требуется для исполнения государственной безопасности или платежного инструмента, уполномоченное должностное лицо может нанести печать, гравировку печати. , проштампованные или иным образом размещенные на нем по факсимильной связи. Факсимильная печать имеет такую же юридическую силу, что и оттиск печати.

29 Del. C. 1953, § 5803; 58 Del. Laws, c. 57 .;

§ 5404. Нарушение и наказание.

Любое лицо, которое с намерением обмана использует в целях общественной безопасности или платежное средство:

(1) Факсимильная подпись или любое ее воспроизведение любого уполномоченного должностного лица; или

(2) Любая факсимильная печать или любое ее воспроизведение этого штата или любого из его департаментов, агентств или других органов или любого из его политических подразделений

виновен в совершении тяжкого преступления и подлежит уголовным санкциям и штрафам, которые необходимы в данном штате для осуждения за преступление подделки документов.

29 Del. C. 1953, § 5804; 58 Del. Laws, c. 57 .;

§ 5405. Единообразие толкования.

Настоящая глава должна быть составлена таким образом, чтобы выполнять ее общую цель — унифицировать законы тех штатов, которые ее принимают.

29 Del. C. 1953, § 5805; 58 Del. Laws, c. 57 .;

§ 5406. Краткое название.

Эту главу можно цитировать как «Закон о единой факсимильной подписи государственных служащих».”

29 Del. C. 1953, § 5806; 58 Del. Laws, c. 57 .;

Законы штата Миссури 108.175 — Использование факсимильных подписей и печатей, требования — банки штата Миссури или… »LawServer

1. Невзирая на все другие положения закона, утверждающие обратное, когда в соответствии с каким-либо законом или уставом какой-либо муниципальной корпорации или округа в этом штате любая облигация, вексель или другое свидетельство о наличии задолженности выдается любым округом, городом , деревня, школьный округ, образовательное учреждение, дренажный район, дамбовый район, район домов престарелых, больничный район, библиотечный район, дорожный район, участок пожарной охраны, район водоснабжения, канализационный район, жилищное управление, управление землеустройства на перепланировку, специальный орган создан в соответствии с разделом 64.920, орган, созданный в соответствии с положениями главы 238, или другой муниципалитет, политическое подразделение или район этого штата, печать такого эмитента может быть отпечатана на нем или прикреплена к нему, отпечатана или воспроизведена иным образом на нем, и если такая облигация, вексель или другие доказательства задолженности должны быть подтверждены банком или трастовой компанией, главный офис которой находится в штате Миссури, путем ручной подписи должным образом уполномоченного должностного лица или служащего, должным образом уполномоченных должностных лиц такого эмитента, оформляющего и удостоверяющего такую облигацию, вексель или другие доказательства задолженности могут быть сделаны посредством факсимильной подписи при условии, что такие подписи были должным образом заполнены, как предусмотрено в унифицированной факсимильной подписи закона о государственных должностных лицах, и только банк или трастовая компания, имеющая свой главный офис в штате Миссури, при наличии надлежащего разрешения постановлением или решением такого эмитента может действовать от имени и от имени любого такого эмитента в качестве трансфер-агента, регистратора, платежного агентства t, удостоверяющий агент или другой агент в отношении такой облигации или другого доказательства задолженности, за исключением того, что ничто в настоящем документе не должно толковаться как запрещающее банку или трастовой компании, имеющей главный офис за пределами штата Миссури, выступать в качестве агента по доплате в отношении на такую облигацию, вексель или другое свидетельство о задолженности.

2. Невзирая на все остальные положения закона, когда в соответствии с каким-либо статутом или уставом какой-либо муниципальной корпорации или округа в этом штате любая облигация, вексель или другое доказательство задолженности имеет право иметь факсимильную подпись или подписи. такая облигация, вексель или другое доказательство задолженности может иметь факсимильную подпись лица или лиц, занимающих офис или офисы указанного эмитента, уполномоченных выполнять или засвидетельствовать то же самое на дату их первоначального выпуска, независимо от того, что указанное учреждение или офисы могут принадлежать другим лицам на дату любого обмена, продажи или передачи такой облигации, векселя или другого доказательства наличия задолженности.

Использование факсимильной подписи в финансовой и коммерческой деятельности. Часть 1

Использование факсимильной связи давно стало способом оперативного контроля в финансово-хозяйственной деятельности. Конечно, бывает очень много ситуаций, когда нужна подпись человека, но его здесь нет. Например, необходимо подписать приказ о срочном приказе об отправке сотрудника в командировку или заключении выгодного договора, о котором шла речь ранее.Так что есть много ситуаций, когда можно использовать факсимильную связь. Однако существуют юридические ограничения на использование факсимиле. Вы должны отнестись к этому серьезно, потому что незаконное использование факсимильного сообщения может привести к различным негативным последствиям.

Несмотря на активное использование факсимиле в финансово-хозяйственной деятельности, ни в одном законе нет его определения. Статья 207 Гражданского кодекса Украины гласит, что «использование факсимильной подписи с помощью механической или иного аналога подписи при подписании договора допускается только в случаях, когда это разрешено законами или другими гражданскими актами, либо по письменному соглашению сторон. с примерами их подписей ».Исходя из этого, можно сделать вывод, что использование факсимиле должно регулироваться специальными правовыми актами в различных ситуациях. Кроме того, в статье 207 Гражданского кодекса Украины есть положения об использовании факсимиле для подписания договоров, и это не означает автоматического использования этого пункта для проектов с банковскими квитанциями и чеками.

Вы должны определить правильный правовой акт для использования факсимильного аппарата, когда вы используете его в различных ситуациях.

Наиболее понятна процедура использования факса при заключении договоров.Как было сказано ранее, разрешение на это есть в статье 207 Гражданского кодекса Украины. Следовательно, обязательно наличие письменного соглашения сторон с их настоящими подписями. Поэтому, если партнеры планируют использовать факсимиле для составления соглашения, они должны составить предварительное соглашение или подписать протокол о намерениях использовать факсимиле и зафиксировать примеры реальных и факсимильных подписей должностных лиц или представителей сторон. Так определяется юридическая сила факсимиле как личной подписи, поэтому заверенные им документы считаются подписанными в соответствии с законодательством.

Вы должны серьезно отнестись к этому пункту, поскольку несоблюдение требований может привести к незаконному использованию факсимильной связи и признанию соглашения недействительным.

Самый распространенный случай — использование факсимиле при работе с внутренними документами предпринимателей. При этом речь идет не только об использовании факсимиле должностными лицами, но и другими сотрудниками, которые могут подписывать документы. Это могут быть бухгалтеры разных отделов, провайдеры, кладовщики и т. Д. Законодательство не запрещает использовать факсимильную связь для работы с внутренними документами.Но если вы хотите избежать проблем, например, по кадровым вопросам или по учету товаров и материальных ценностей, вам необходимо оформить приказ, который будет регулировать вопросы по порядку использования факсимильной связи в компании. Этот приказ должен раскрывать вопросы: какие документы могут быть подписаны с помощью факсимиле; список лиц, имеющих факсимиле и использующих его для подписания документов; образцы личной и факсимильной подписей; порядок хранения и уничтожения факсимиле, а также другие вопросы.

Имейте в виду: использование факсимильной связи в трудовом книжке запрещено.

Порядок использования факсимиле для подписания предварительных и финансовых документов будет рассмотрен в следующей статье.

COVID-19 UK: Корпоративные контракты и электронные подписи

Меры предосторожности, принимаемые во всем мире для борьбы с распространением коронавируса (COVID 19), включают рекомендации или требование для многих людей работать из дома.В связи с этим возник вопрос о том, как оформлять документы в этих обстоятельствах и возможно ли оформление документов электронной подписью на законных основаниях. Соответствующий метод исполнения будет зависеть от применяемой схемы фактов, типа документа, формы электронной подписи, которая будет использоваться, и других соответствующих факторов.

Согласно английскому праву, для создания имеющего обязательную силу договора должны присутствовать ключевые элементы предложения, принятия, рассмотрения, намерения создать правовые отношения и определенность условий.Применение этих принципов не зависит от конкретной технологии, которая используется для создания контракта. Поэтому, стремясь заключить договор с помощью электронных средств, сторонам необходимо будет рассмотреть, присутствуют ли ключевые элементы для заключения договора в используемом электронном общении или процессе заключения договора.

Если стороны желают заключить договор, который подчиняется определенным законодательным требованиям, возникают важные вопросы относительно того, могут ли предписанные формальности быть выполнены с помощью конкретных принятых электронных средств, и в какой степени договор, созданный в электронном виде, может иметь тот же эффект, что и традиционный бумажный контракт.

В этом примечании также рассматриваются формальности для выполнения документов, отличных от договоров, посредством электронной подписи, таких как протоколы правления и решения акционеров.

Простые договоры

В отсутствие каких-либо (обычно установленных законом) требований, по английскому праву нет необходимости заключать контракты в какой-либо конкретной форме; фактически, они могут быть заключены в устной форме при условии, что есть предложение и принятие, рассмотрение, определенность условий и намерение быть юридически связанными.

Таким образом, простой договор можно заключить с использованием электронной подписи.

Акты

Для вступления в силу ряда юридических сделок требуется исполнение документа. Для создания действительного акта должны быть соблюдены строгие формальности, которые более обременительны, чем для документа, который требуется просто оформить в письменной форме или подписать. В частности:

Документ должен быть оформлен в письменной форме.
По лицевой стороне инструмента должно быть ясно, что он должен вступить в силу в качестве действия.
Инструмент должен быть оформлен как акт. Применимые формальности исполнения для сделки будут отличаться в зависимости от правосубъектности исполнительной стороны.
Должен быть доставлен акт.

Оформление договора

Документ считается действительным как акт физическим лицом, если и только если он подписан физическим лицом в присутствии свидетеля , который подтверждает подпись, или по указанию и в присутствии физического лица и присутствие двух свидетелей, каждый из которых заверяет подпись.

Документ правомерно оформлен компанией как акт, если (и только если) он оформлен компанией и предоставлен как акт (Раздел 46 Закона о компаниях 2006 г.). Методы, с помощью которых компания может оформлять документы (включая документы), изложены в разделе 44 Закона о компаниях 2006 г. Сюда входят: (i) подпись от имени компании двумя уполномоченными лицами, подписавшими ; (ii) подпись одного директора компании в присутствии свидетеля , подтверждающего подпись.

Кто может выступать в качестве свидетеля?

Сторона в деле не может быть подтверждающим свидетелем. Закон не требует, чтобы свидетель был независимым или незаинтересованным. Нет запрета супругу, сожительнице или гражданскому партнеру подписавшего выступать в качестве свидетеля. Также обычно допустимо, чтобы служащий или директор стороны засвидетельствовал подпись этой стороны. Однако, учитывая, что цель требования подписи стороны для засвидетельствования заключается в предоставлении, при необходимости, беспристрастных доказательств того, что было подписано, кем и когда, независимое свидетельство всегда должно требоваться в соответствии с передовой практикой

Можно ли оформить документы в электронном виде?

Для того, чтобы транзакции могли быть завершены без необходимости физического собрания или распространения бумажных документов для исполнения, на практике принято, чтобы дела выполнялись в «виртуальной» форме.

Эта практика, как правило, будет включать в себя доставку исполненного документа электронными средствами при закрытии (обычно отправка копии в формате PDF с оформленным актом по электронной почте), страницы с подписью документа будут распечатаны и выполнены сторонами с использованием ручного «мокрого» -ссылка »подписи.

При условии, что приняты соответствующие меры для обеспечения того, чтобы каждая сторона выполнила полную версию окончательного документа, общепризнано, что обязательный документ может быть создан с использованием механизма виртуального закрытия этого типа.Из этого общего правила есть два важных исключения: документы, подлежащие регистрации в Земельном реестре Великобритании, и завещания.

Однако было меньше ясности в отношении того, могут ли формальности для действительного акта быть выполнены только с помощью электронных коммуникаций (то есть без ручного выполнения бумажной копии акта или страницы с подписью) и, как Закон в настоящее время действует, отсутствуют какие-либо законодательные положения, регулирующие электронное исполнение сделок.

Свидетельство электронной подписи

Даже если с юридической точки зрения допустимо, чтобы акт был составлен в электронной форме и подписан физическим лицом с использованием электронной подписи, тогда возникает вопрос, можно ли удовлетворить требования к свидетельству и аттестации полностью электронными средствами.

Юридическая комиссия заключает, что требование закона о свидетельских показаниях и аттестации может быть выполнено в случае, если документ оформлен в электронном виде, когда свидетель физически присутствует в том же месте , что и подписавший.Таким образом, действующий закон не допускает «удаленного» свидетельствования (например, по видеосвязи), когда свидетель физически не присутствует, когда подписывающий подписывает акт.

Юридическая комиссия указывает, что для компании может быть возможно оформить договор в электронном виде путем подписи двух лиц, имеющих право подписи , в соответствии с разделом 44 Закона о компаниях 2006 г., поскольку не требуется, чтобы подписи применялись к тем же страница подписи одновременно.

Сводка актов

Таким образом, везде, где это возможно, действия должны выполняться на платформах электронной подписи (как обсуждается ниже), а в случае действий, выполняемых компанией, путем аутентификации с помощью подписей двух уполномоченных лиц.Это устраняет любые требования к свидетельству и аттестации. Рабочий процесс подписи также намного проще. Это также предотвратит любые (ошибочные) заявления юристов другой стороны о том, что документ не может быть законно засвидетельствован с использованием платформы для электронной подписи.

Английский закон	Выполнение по электронной почте	Подпись Jpeg	Платформы электронной подписи
Можете ли вы подписаться электронным способом?	Да (включая документы)	Да (включая документы)	Да (включая документы)
Исключения	подписи мокрыми чернилами необходимы для документов, поданных в Земельный кадастр и завещания	То же, что и по электронной почте	То же, что и по электронной почте
Дополнительные условия и соображения	удовлетворение процедурных требований подписания, например, документы должны быть: физически целое (т.е. подписанная страница подписи PDF должна быть отправлена вместе со всем документом) любой свидетель должен присутствовать физически и иметь возможность подписать статьи об аттестации	то же, что и выполнение по электронной почте маловероятно, что оборотные документы могут быть подписаны электронным способом необходимые права для прикрепления jpeg	то же, что и для подписи jpeg Требования к безопасности ИТ / облака всех сторон должны быть выполнены

Минуты и разрешение

Документ (включая протокол собрания директоров, письменные решения директоров и письменные решения членов), подписанный электронной подписью лицом и отправленный или предоставленный компании, будет в достаточной степени аутентифицирован, если он отправлен или предоставлен в твердом виде. копия формы от лица, подписавшего ее, или от ее имени, либо она отправляется или предоставляется в электронном виде, при условии, что личность отправителя подтверждена в порядке, указанном компанией.Если такой способ не был указан компанией, сообщение должно содержать или сопровождаться указанием личности отправителя, и у компании не должно быть оснований сомневаться в истинности этого заявления. На практике будет достаточно электронного письма от соответствующего директора, содержащего его / ее подпись (и) в электронном виде, но чем больше доказательств личности и подлинности директора, тем лучше (см. Раздел «Доказательная сила» ниже).

Протокол общего собрания, подписанный председателем с использованием электронной подписи, является свидетельством работы этого собрания.Запись решения, принятого иначе, чем на общем собрании, подписанная директором или секретарем компании с использованием электронной подписи, является свидетельством принятия такого решения.

Платформы для электронной подписи

Эти платформы обеспечивают большую степень контроля и собирают больше доказательств намерения подписать, чем типичный веб-сайт электронной коммерции или вставка факсимиле или изображения в формате JPEG собственноручной подписи.

Если транзакция выполняется с использованием платформы электронной подписи, такой как Adobe Sign или DocuSign, создается цифровой контрольный журнал.В нем записывается, кто подписал документ, включая их электронную почту и IP-адрес, любые дополнительные шаги, предпринятые для аутентификации подписавшего (например, код доступа, отправленный на мобильный телефон подписавшего), и указывается время. Цифровой контрольный журнал допускается в качестве доказательства в соответствии с разделом 7 (1) Закона об электронных коммуникациях 2000 года.

Есть два важных практических момента в отношении требования о свидетельстве, когда дело выполняется через платформу электронной подписи:

В цифровом контрольном журнале будет записан IP-адрес свидетеля, когда он засвидетельствует документ.Этот IP-адрес должен быть идентичен IP-адресу подписавшего и будет свидетельствовать о том, что свидетель физически присутствовал, когда электронная подпись была прикреплена к документу.
Юридическая комиссия подтверждает, что если дело оформляется компанией подписью двух лиц, имеющих право подписи, не требуется, чтобы подписи применялись одновременно. Следовательно, компания уже может законно оформить договор с электронными подписями и без необходимости выполнять требование о свидетельстве и подтверждении.

Использование комбинации методов выполнения

Нет причин, по которым документ не может быть подписан с использованием комбинации различных методов (таких как электронные подписи и подписи «мокрыми чернилами»), если каждая сторона использует допустимый метод подписи.

Подтвержденный вес

Если бы подлинность документа, подписанного с использованием электронной подписи, была бы оспорена, английский суд применил бы те же принципы, что и в отношении подписей мокрыми чернилами.Документ с электронной подписью будет принят в качестве доказательства prima facie подлинности документа, и, если не будет доказательств обратного, этого будет достаточно для решения проблемы.

Законность факсимильной подписи: Юридическая сила факсимиле | «Гарант-Сервис» г. Смоленск