Законность факсимильной подписи: Законна ли факсимильная подпись на документах

Законность факсимильной подписи: Законна ли факсимильная подпись на документах

Законна ли факсимильная подпись на документах

Автор: Оксана Кофтова, юрисконсульт. Дата публикации: 20 ноября 2012.

Не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи, поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит.

Статья опубликована в журнале «Бухгалтерские вести» №32 за август 2012 года

Редко в какой организации не используют факсимиле. С одной стороны, это облегчает и ускоряет работу – руководитель может быстрее справиться с горой накопившихся бумаг или вообще освободить себя от утомительного занятия ставить резолюции, вручив факсимиле своему заместителю. С другой стороны, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи и поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит, и что по этому поводу думают в Министерстве финансов и арбитражных судах.

Упоминание о факсимиле можно найти в п. 2 ст. 160 Гражданского Кодекса РФ, где сказано, что использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. То есть использование факсимильного воспроизведения личной подписи допускается при наличии между контрагентами соответствующей договоренности — письменного соглашения.

Взыскание задолженности, оспаривание решений государственных органов, защита интересов бизнеса в судах всех инстанций

Такого же мнения придерживаются и налоговые органы, но подчеркивают, что на платежных документах и документах, имеющих финансовые последствия, использовать факсимиле недопустимо:

«В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия» (Письмо ФНС от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи»).

«Пунктом 6 статьи 169 Кодекса установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. При этом данная статья Кодекса не представляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно вышеуказанной норме Кодекса не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

В связи с изложенным налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации» (Письмо ФНС от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11)

Минфин также против использования факсимиле на налоговых декларациях, первичных документах и счетах-фактурах (Письмо Минфина РФ от 1 июня 2010 г. N 03-07-09/33).

Позиция Минфина и налоговых органов, по нашему мнению, вполне обоснована, так как к вопросам налогового учета не могут применяться положения гражданского законодательства, в частности ст. 160 ГК РФ, а Налоговый Кодекс РФ использование факсимиле подписи не предусматривает.

Cудебная практика относительно факсимильной подписи

Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.

Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.

Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)

Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)

Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.

Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.

Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).

Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.

Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.

Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.

Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно. Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).

что это и где используется?

Для того чтобы упростить документооборот, многие организации заказывают факсимиле. О том, как трактует закон такой вариант удостоверения подписи, и когда допускается использование факсимиле на документах, расскажем в этой статье.

Что такое факсимиле?

Закон не содержит юридического понятия факсимиле подписи, однако указанный термин широко применяется в хозяйственной деятельности предприятий и ИП.Это штамп, на котором в зеркальном отображении располагается чья-либо подпись. Можно сделать факсимиле с обыкновенной или с автоматической оснасткой.

Наличие подобного штампа в организации очень выручает в случае необходимости проставления большого количества подписей ответственного лица на тех или иных документах. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.

Факсимиле — точное воспроизведение подписи.

На каких документах можно ставить?

На каких документах можно ставить факсимиле? В законе ответ на этот вопрос не найти, однако компания может разработать и утвердить собственное положение о факсимиле. Во внутренних актах можно зафиксировать случаи законного применения оттиска, виды факсимиле, порядок разрешения спорных вопросов.

Читайте также

Дарение квартиры родственнику

Правила применения оттиска подписи нельзя назвать четкими и однозначными. Тем не менее можно определить, где ставить такую роспись, а в каких случаях ее использование недопустимо.Использование факсимиле на первичных документах и при заключении сделок возможно только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. Таким образом подобный штамп можно ставить на соглашениях и любых иных документах, которые заключаются в рамках гражданского права.

Чтобы ни одна из сторон впоследствии не могла оспорить документ, необходимо в договоре предусмотреть пункт, содержащий разрешение на использование сторонами подписи-факсимиле.

Рассмотрим, каков порядок применения факсимиле для отдельных видов правоотношений, и может ли организация использовать факсимиле при оформлении своих первичных или кадровых документов, на счетах-фактурах, счетах на оплату, при выдаче доверенностей и составлении товарных накладных.

Читайте также

Отключение канализации за неуплату — законная мера или произвол?

Наличие согласия сторон сделки является основанием для использования факсимиле.

На первичных документах

Проставление факсимиле на бухгалтерских документах первичного учета является недопустимым. Положения ГК РФ не могут быть применены к административным, финансовым, налоговым отношениям, которые основаны на властном подчинении.

Если первичные или кассовые документы будут удостоверены факсимиле, а не живой подписью, у налоговой службы возникнут обоснованные претензии к налогоплательщику. Таким образом использование факсимиле по указанному направлению не допускается. Логичным будет предположить, что управления по налогам и сборам в других регионах будут придерживаться такой же точки зрения.

Обратите внимание!

Все первичные бумаги должны быть скреплены подписями ответственных лиц, поставленными ими собственноручно.

На доверенности

Можно ли ставить факсимиле на доверенность? Что касается проставления подписи такого типа на доверенностях, выдаваемых организацией, то запрет на это можно найти в Письме МНС РФ № 18-0-09/000042@. В нем прямо указано, что использование факсимиле на доверенностях не допускается, даже если выдается дубликат документа.

На счете на оплату

Казалось бы, счета на оплату работ или услуг выставляются организациям, физическим или юридическим лицам на основе договоров, а значит подпись-отпечаток при их оформлении использовать можно. Тем не менее закон запрещает применение факсимиле на счете на оплату. Счета на оплату следует подписывать только собственноручно, а если на таких документах будет стоять вмес

Факсимильная подпись на различных документах в 2020 году

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

• Почетных листах и грамотах.
• Страховых (медицинских) полисах.
• Служебных и наградных удостоверениях.
• Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
• Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
• Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
• Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

• Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
• Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
• Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
• Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
• Заявления граждан и организаций.
• Векселя.
• Налоговые декларации.
• Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.

Факсимильная подпись

Подпись на документе может быть выполнена различными способами. Она может быть собственноручной, факсимильной или электронной цифровой. В данной статье речь пойдет о применении факсимильной подписи в делопроизводстве.

Энциклопедии и словари трактуют  факсимиле как клише-печать, воспроизводящее подпись (от лат. fac simile – сделай подобное). В законах нет определения понятия «факсимиле». Однако оно встречается в некоторых инструкциях и положениях, принятых ведомствами и организациями. Например, Инструкция о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России, утвержденная приказом  МВД России от 06.02.2007 № 130, определяет факсимиле как устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажные носители. В Положении о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле, бланков и вывесок администрации района, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений района, утвержденном постановлением главы Нижневартовского района от 06.12.2007 № 1555, факсимиле определяется как  точное воспроизведение каким-либо способом собственноручной подписи.

Факсимильная подпись высокого качества практически не отличается от сделанной собственноручной. В определении, приведенном в Современном экономическом словаре (М.: ИНФРА-М, 2007), сказано, что факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Указанное утверждение, на наш взгляд, является слишком оптимистичным. На практике дело обстоит сложнее.

Зачем нужно факсимиле? Чем вызвано использование факсимильной подписи? В данном случае можно назвать две основные причины: во-первых, большой объем документооборота в организации, при котором руководитель вынужден тратить слишком много времени на то, чтобы поставить на всех документах личную подпись; во-вторых, отсутствие или занятость руководителя в то время, когда должны быть подписаны документы.

Следует сказать и о рисках, существующих при использовании факсимиле. Они сходны с рисками, которые сопровождают применение гербовых и простых печатей. В чьих руках находится факсимиле? Правильно ли распоряжается своими полномочиями лицо, которому доверено факсимиле?

Каков правовой статус факсимильной подписи? Какая нормативная база существует по этому вопросу? При ответе на эти вопросы, как правило, ссылаются на Гражданский кодекс Российской Федерации (далее – ГК РФ).

Извлечение

из Гражданского кодекса Российской Федерации

Статья 160. Письменная форма сделки

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, исходя из норм Гражданского кодекса, факсимильную подпись можно использовать в нескольких случаях: во-первых, если такая возможность напрямую предусмотрена законом; во-вторых, по соглашению сторон, т.е. условие об использовании факсимильного воспроизведения подписи должно быть включено в договор.

В указанных случаях факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же силу, как и собственноручная подпись. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (п. 3 ст. 75 «Письменные доказательства») говорит о том, что документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором.  Вместе с тем следует иметь в виду, что согласно п. 3 ст. 2 ГК РФ гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в т.ч. к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.

Как закрепить возможность использования факсимильной подписи по соглашению сторон? Соглашение об использовании факсимиле может быть зафиксировано отдельно или включено в договор. Например, в договор поставки (имеющий личные подписи) можно ввести следующее положение: «Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимильной подписи  на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, изменения или прекращения».

В автоматизированных правовых системах можно найти множество примеров того, как формулируются в договорах положения о возможности использования факсимильной подписи. Приведем некоторые из них.

Так, в формах договоров, утвержденных приказом Минобрнауки России от 01.10.2007 № 276, даны следующие формулировки:

Договор образовательного кредита: «Стороны пришли к соглашению об использовании Банком факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор, дополнительные соглашения к нему и другие документы, заключаемые между Банком и Заемщиком в связи с предоставлением Кредита».

Договор о предоставлении поручительства: «Стороны пришли к соглашению об использовании Поручителем факсимильного воспроизведения подписи лица, уполномоченного подписывать настоящий Договор».

В форме Договора управления многоквартирным домом, утвержденной постановлением Администрации города Сургута от 01.10.2007 № 3168, указано: «От имени Управляющей организации договор подписывается ее директором. Подпись директора может быть выполнена в виде факсимильного оттиска. Оригинал подписи директора и его факсимильный оттиск имеют одинаковую юридическую силу. Подпись заверяется печатью Управляющей организации».

На каких документах может проставляться факсимильная подпись, а на каких это запрещается законодательством?  Рассматривая эти вопросы, обратимся, прежде всего, к положениям локальных нормативных актов, непосредственно посвященных использованию факсимиле, а также регламентов и инструкций, определяющих порядок ведения делопроизводства.

Инструкции и положения о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле

В ряде инструкций и положений, посвященных использованию печатей и штампов, содержатся требования к факсимиле. Основная часть этих требований связана с установлением порядка изготовления, учета, хранения и уничтожения факсимиле. Вместе с тем в указанных правовых актах называются виды документов, на которых может проставляться факсимильная подпись, а также виды документов, на которых ее использование не допускается.

Извлечение

из Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России (утверждена приказом  МВД России от 06.02.2007 № 130)

9. В подразделениях системы МВД России разрешается иметь и допускается использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя (уполномоченного заместителя руководителя) подразделения на документах, не влекущих за собой материальную или иного другого вида ответственность (если иное не было предусмотрено соглашением сторон).

Особенности учета, хранения и использования факсимиле отражаются в отдельной инструкции, утверждаемой руководителем соответствующего подразделения МВД России.

Извлечение

из Положения о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (утверждено приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 24.01.2006 № 4)

4.14. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Генерального директора Судебного департамента используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись Генерального директора Судебного департамента, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Ответственным должностным лицом за использование и хранение штампа является управляющий делами.

Извлечение

из Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле, бланков и вывесок администрации района, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений района (утверждено постановлением главы Нижневартовского района от 06.12.2007 № 1555)

VIII. Использование клише с факсимильным изображением подписи

8.1. В администрации района могут использоваться клише с факсимильным изображением подписей Главы района и заместителей главы района.

8.2. Оттиском клише с факсимильным воспроизведением соответствующей подписи разрешается заверять в текущей деловой переписке:

копии подписанных в установленном порядке документов;

поздравительные, приветственные письма и телеграммы;

другие документы по прямому указанию Главы района, заместителей главы района за исключением случаев, указанных в пункте 8.3 Положения.

8.3. Запрещается применять оттиск клише с факсимильным воспроизведением подписи при выдаче доверенностей, подписании платежных документов и других документов, имеющих финансовые последствия, а также использовать указанные клише при оформлении подлинников всех документов.

Положения об использовании факсимиле в регламентах органов государственной власти и местного самоуправления

В регламентах вопросы использования факсимильной подписи обычно излагаются в том же ключе, что и в инструкциях, посвященных печатям и штампам. Так, в них достаточно подробно описывается порядок учета и хранения факсимиле, но о документах, на которых может проставляться факсимильная подпись, лишь упоминается в общих формулировках.

В п. 13.1.2.9 Регламента Правительства Москвы (утвержден постановлением Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП, в ред. от 11.09.2007) установлено, что использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.

В Регламенте работы Администрации Тверской области (утвержден постановлением Губернатора области от 02.07.2003 № 73-пг, в ред. от 05.09.2007) указано, что штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, заместителей Губернатора области разрешается при необходимости использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование этого штампа при оформлении подлинников всех документов не допускается.

В ст. 52 Регламента администрации города Костромы (утвержден постановлением Администрации г. Костромы от 05.05.2004 № 1256, в ред. от 21.11.2007) установлено следующее: факсимильная подпись-печать Главы города используется управляющим делами для проставления на страховых полисах, приветственных адресах и в других случаях направления подписанных Главой города документов, имеющих идентичное содержание, но предназначенных для отправки разным адресатам, а также его советником при направлении входящих документов от имени Главы города должностным лицам Администрации для сведения или учета в работе.

В Регламенте администрации города Смоленска (утвержден постановлением Главы города от 31.10.2006 № 3392, в ред. 08.11.2007) указано, что штампы с факсимильным воспроизведением подписи Главы города, заместителей Главы города разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование этих штампов при оформлении подлинников документов не допускается.

Извлечение

из Регламента Администрации Псковской области (утвержден  постановлением Администрации Псковской области от 15.10.2007 № 397)

 

11. Использование аналогов собственноручной подписи

11.1. Документы Администрации области могут быть согласованы либо подписаны с использованием аналогов собственноручной подписи (электронная цифровая подпись, факсимильное воспроизведение подписи).

На документах Администрации области, исполненных на бумажных носителях, может быть использовано факсимильное воспроизведение подписи губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата.

На документах Администрации области, имеющих вид электронного сообщения, могут быть использованы электронные цифровые подписи губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений аппарата Администрации области и органов исполнительной власти области.

11.2. В случае необходимости руководитель органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области вправе использовать факсимильное воспроизведение своей подписи (далее – факсимиле) при оформлении служебных документов.

Порядок использования факсимиле руководителя органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области устанавливается нормативным правовым актом соответствующего государственного органа. На руководителей органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата Администрации области в полном объеме распространяются нормы настоящего раздела.

Необходимость изготовления штампов с факсимиле определяется руководителями органов исполнительной власти области и согласовывается с руководителем аппарата.

11.3. Необходимость изготовления штампов с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата определяется соответственно губернатором области, заместителями губернатора области, руководителем аппарата.

Необходимость изготовления и порядок использования ключей электронных цифровых подписей (далее – ключи ЭЦП) губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата, руководителей органов исполнительной власти области и структурных подразделений аппарата Администрации области определяется нормативным правовым актом Администрации области, регулирующим порядок работы с документами с использованием автоматизированных систем электронного документооборота.

Указанные должностные лица определяют порядок использования материальных носителей аналога собственноручной подписи (личный ключ электронной цифровой подписи, штамп с факсимиле) и несут персональную ответственность (дисциплинарную, административную, уголовную и материальную) за их использование, а также обеспечивают их сохранность.

11.4. Изготовленные в соответствии с заявками штампы с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата учитываются в управлении финансово-хозяйственного обеспечения Администрации области в журнале учета по форме приложения № 2 к настоящему Регламенту и выдаются ответственным за их использование под роспись.

11.5. Штампы с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата разрешается использовать по прямому указанию губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата при подготовке документов, где требуется их подпись.

Использование штампа с факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата на документах бухгалтерской отчетности, первичных учетных документах, карточках с образцами подписей установленного образца, доверенностях на получение материальных ценностей не допускается.

Факсимиле губернатора области, заместителей губернатора области, руководителя аппарата может быть использовано на копиях подписанных в установленном порядке документов и материалов, а также на документах и материалах, подписанных или согласованных с использованием ЭЦП при переносе на бумажный носитель.

11.6. В случае временной передачи материальных носителей аналога собственноручной подписи по решению должностного лица работнику своего секретариата, органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области на указанный период времени обеспечение правильности хранения и использования штампов с факсимиле возлагается соответственно на секретариат указанного должностного лица, работника органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области.

11.7. Об утере материальных носителей аналога собственноручной подписи незамедлительно ставится в известность руководитель аппарата.

11.8. Пришедшие в негодность, утратившие значение штампы с факсимиле уничтожаются в управлении финансово-хозяйственного обеспечения Администрации области по акту. В журнале учета по форме приложения № 2 к настоящему Регламенту проставляются соответствующие отметки. […]

Приложение № 2 к Регламенту Администрации Псковской области

ЖУРНАЛ

учета штампов с факсимильным воспроизведением подписи

Дата получения штампа	Ф.И.О.,  должность ответственного за использование штампа	Ф.И.О., должность ответственного за хранение штампа	Дата, номер акта     о списании (уничтожении) штампа

 

Положения об использовании факсимиле в инструкциях по делопроизводству

Инструкции по делопроизводству также весьма лаконично говорят о том, на каких документах можно проставлять факсимильную подпись.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов (утверждена приказом Федеральной службы судебных приставов от 27.12.2006 № 179)

9.9 […] Штамп факсимиле используется по прямому указанию Директора при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись директора, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Использование указанного штампа при оформлении директивных писем не допускается.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в аппарате Администрации Ивановской области (утверждена распоряжением Главы Администрации Ивановской области от 22.12.2003 № 1658-р, в ред. от 24.01.2007)

23.8. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Главы Администрации Ивановской области или его заместителей разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края (утверждена постановлением главы администрации Краснодарского края от 29.12.2004 № 1315, в ред. от 24.10.2007)

2.42. […] Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании приглашений, извещений и т.п. При этом первый экземпляр документа должен быть подписан непосредственно руководителем.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области (утверждена постановлением Губернатора Саратовской области от 01.06.2006 № 88, в ред. от 02.02.2007)

15.3. Факсимиле подписи ставится на документах только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит. На факсимильную подпись гербовые печати не ставятся.

иметь личную подпись руководителя.

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (утверждена распоряжением Губернатора Хабаровского края от 11.08.2006 № 491-р)

Использование факсимиль

Факсимиле (факсимильная подпись) на документах: юридическая сила

Использование факсимиле удобно, но не всегда возможно. Если одна из сторон хочет проставить на документах факсимильную подпись, остальные участники сделки должны быть уведомлены об этом, а также необходимо документально оформить согласие всех заинтересованных лиц на применение неоригинальной подписи руководителя. Согласие выражается в форме отдельного соглашения, в нем проставляются собственноручные подписи.

Факсимиле – на каких документах можно ставить?

Стандартным способом удостоверения документации является проставление на них подписей руководства. Для ускорения процедуры оформления формуляров ГК РФ разрешает использовать средства факсимильного воспроизведения подписи. В ст. 160 ГК РФ указано, что в отдельных случаях допускается пользование факсимиле, юридическая сила такой подписи будет действительна при условии, что этот вариант оформления документации предусмотрен законодательством или соглашением между участниками сделки.

В письме Минфина от 01.04.2004 г. № 18-0-09/000042@ акцентируется внимание на том, что порядок проставления факсимиле на документах на законодательном уровне не урегулирован. Поэтому для использования такого способа удостоверения бланков необходимо заручиться взаимным согласием всех заинтересованных сторон, причем согласие обязательно должно быть выражено в письменной форме.

Читайте также: Кто может подписывать первичные документы?

На каких документах можно ставить факсимиле руководителя (при наличии соглашения):

• договорная документация;

• наградные листы, грамоты, благодарности;

• страховые полисы;

• служебные удостоверения, пропуски;

• письма от имени руководителя организации, извещения и уведомительные бланки;

• патенты.

Можно ли ставить факсимиле на первичных документах

Правила оформления первичной документации регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. К такому типу формуляров предъявляются особые требования, так как они служат оправданием сделки, подтверждают экономическую обоснованность расходов. На какие документы можно ставить факсимиле директора, указано выше, форм первичного учета в этом перечне нет.

В Законе № 402-ФЗ в п. 2 ст. 9 обозначены обязательные реквизиты для первичной документации – в числе необходимых и подписи ответственных лиц. При этом штамп факсимильный (подпись директора или главного бухгалтера) не приравнивается к собственноручной визе. Минфин в ряде писем указывает на неправомерность факсимиле-подписи на документах, служащих оправданием по совершаемым сделкам:

• в письме Минфина от 13.04.2015 г. № 03-03-06/20808 говорится, что на документах, связанных с проведением денежных операций, должны стоять собственноручные подписи директора и главного бухгалтера, а факсимиле и электронные копии не будут обладать юридической силой;

• в письме Минфина от 08.12.2017 г. № 03-03-06/1/81951 обосновывается невозможность применения в отдельных ситуациях факсимиле-подписи на документах, юридическая сила первичной, налоговой и отчетной документации появляется только при проставлении собственноручных подписей или ЭЦП.

Читайте также: Доверенность на право подписи документов (образец)

Как применять факсимиле, на каких документах можно ставить в 2019 году? Пока законодательство в этом плане не менялось – на документах, относящихся к сфере регулирования ГК РФ. То есть договор, заверенный таким способом, будет считаться действительным, оспорить его можно будет в суде только при условии, что между участниками сделки нет письменного соглашения о применении факсимильных средств удостоверения бланков или такое соглашение не завизировано собственноручными подписями сторон.

Подписание первичных документов факсимиле запрещено. Эта норма распространяется не только на накладные, акты выполненных работ, но и на счета-фактуры. Если субъект хозяйствования примет к вычету суммы из счета-фактуры, заверенного факсимильным оттиском, налоговая при проверке сочтет это действие неправомерным.

В п. 6 ст. 169 НК РФ указано, что счет-фактура должен быть подписан руководителем (или ИП) и главным бухгалтером, если бланк оформляется в электронном формате, допускается его визирование при помощи ЭЦП, но нет указаний на возможное использование факсимильной подписи, что делает этот вариант недопустимым. Такая позиция фискальных структур совпадает с мнением Минфина, судебная практика имеет примеры как положительных решений в пользу факсимиле на счетах-фактурах (они основываются на отсутствии прямых законодательных запретов для применения факсимильных штампов), так и отрицательные вердикты.

Договор, подписанный факсимиле, считается действительным, а платежные бланки должны содержать собственноручные подписи. Так, банковские организации не будут проводить платежные поручения, завизированные факсимильным штампом, так как доступ к оттиску может быть получен сторонним лицами без разрешения, а для проведения перевода денежных средств банку необходимо удостовериться в наличии собственного волеизъявления руководителя, что подтверждается подписью.

Штампы подписей не допускаются на налоговых декларациях, счетах-фактурах, других налоговых и финансовых документах. Эта позиция, например, была озвучена не только Минфином, но и рядом судов. Так, Арбитражный суд Поволжского округа в своем постановлении от 20.06.2012 г. № А12-13422/2011 указал не неприемлемость отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных, которые взяты из документов, заверенных факсимиле – факсимильная подпись на документах, по мнению суда, может быть только в сфере гражданских правоотношений. Факсимильная подпись на оправдательных документах служит препятствием для признания расхода по сделке в целях налогообложения.

Читайте также: Электронная подпись: как сделать самому

Порядок использования факсимильной подписи

Через каждую компанию проходит огромное количество документации различного типа. Практически все бумаги требуют официальной подписи руководителя организации. Однако не всегда управляющее лицо может собственноручно подписать документы по причине отъезда, командировки, повышенной занятости. На помощь в этом случае приходит факсимиле – аналог подписи руководящего лица. Каков порядок использования факсимильной подписи на предприятиях, и имеет ли она юридическую силу?

Правовое положение подписи-клише

С помощью подписи-аналога облегчается работа бухгалтерии – при значительном объеме документации можно завизировать большое количество бланков. Документ с подобной подписью имеет юридическую силу, однако факсимиле используется только в случаях, прописанных в нормативных актах компании или в договорах партнеров (ст. 160 ГК РФ).

До 2017 года официального понятия факсимиле в законодательной базе РФ не было. Несмотря на фигурирование подписи-аналога в многочисленной внутренней документации компании, юридического определения понятию до сих пор не дано.

Случаи, когда компаниями используется факсимиле, могут быть такими:

• Отсутствие руководителя.
• В целях ускорения договоров и сделок между партнерами-организациями.
• Массовое скопление бумаг, нуждающихся в личной подписи главы компании.
• Для упрощения оборота документации внутри предприятия.

Основной недостаток факсимиле, в отличие от собственноручной подписи руководителя, состоит в том, что при заверении документа штампом нельзя с уверенностью сказать, что он отражает волю человека, чью подпись он повторяет.

В компании должен действовать строгий механизм определения правового статуса и юридической силы документов, заверенных штампом.

Чтобы исключить риски и ввести в компании подписание бумаг факсимиле официально, руководитель должен выдать документ (разработать правовой акт), регламентирующий использование и хранение штампа. В акте прописывается перечень документов, разрешенных к подписи с помощью факсимиле. Также указываются сотрудники компании, которым можно применять штамп в работе. Они обязаны должным образом хранить подпись-аналог и отвечать за ее правомерное применение. При правильном составлении акта признание такой подписи недействительной невозможно, а уполномоченные лица в случае невыполнения своих обязанностей привлекаются к ответственности.

Где не применяется подпись-штамп

В компании должны действовать четкие правила использования факсимиле. Ответственные сотрудники обязаны знать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Нельзя использовать штамп для подписания:

• Первичных бухгалтерских документов.
• Законодательных актов, нормативных документов.
• Деклараций налогового формата.
• Договоров трудоустройства сотрудников.
• Официальных доверенностей.
• Векселей.
• Платежных бланков.
• Счетов-фактур.
• Заявлений, полученных от юридических или физических лиц.
• Конкурсной документации.

Где разрешается применять подпись

Выделяют перечень документов, в которых можно применять факсимиле. Однако следует помнить, что использовать механическую подпись может только доверенное лицо, указанное в официальном приказе руководителя.

Подпись-штамп можно использовать:

• В квитанциях, приходных, расходных ордерах.
• В кассовых книгах.
• В бланках по учету сырья.
• В удостоверениях.
• Для подписания патентов, сертификатов, свидетельств ФС по интеллектуальной собственности.
• В ведомостях, справках о заработной плате сотрудников.
• В табелях, свидетельствах о ЕГЗ, страховых полисах.
• В приказах, благодарственных бумагах, почетных грамотах, извещающей документации.
• Факсимиле можно заверять копии внутренних документов.

Факсимиле облегчает работу бухгалтерии и документооборот компании. Однако чаще всего именно документы, подписанные факсимиле, становятся предметом судебных разбирательств. Чтобы избежать неприятностей, процесс использования штампа должен четко прописываться в документе, выданном руководителем. Движение факсимиле внутри компании следует строго контролировать и фиксировать в журнале по учету выдачи штампов и печатей организации.

Где можно использовать факсимиле в 2020 году

Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

Где в 2020 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.

Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.

В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2020 году?

Общие моменты

Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.

Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:

• Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
• образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
• действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
• период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.

В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.

Необходимые термины

Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.

Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).

Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг. По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу.

Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами.

Каково его назначение

Основными факторами необходимости использования факсимиле является:

• отсутствие ответственного лица;
• высокая загруженность руководства;
• большой объем документов, требующих подписи.

Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.

Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью.

Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск. Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования.

Доказать впоследствии, что факсимиле применялось неправомерно достаточно сложно. Потому очень важно предусмотреть порядок хранения и использования факсимиле.

При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо.

Нормативное регулирование

Возможность использования факсимиле предусмотрена п.2 ст.160 ГК РФ. Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон.

Хотя использование факсимиле довольно рискованно, оно часто применяется в хозяйственном обороте.

При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.

А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.

По мнению указанных ведомств нельзя использовать факсимиле на платежных документах, отчетности и доверенностях.

Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.

Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.

Где можно использовать факсимиле подписи

Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.

Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.

До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.

Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.

Для подписания договоров

Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.

Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор. В таком случае действительность факсимильного заверения не внушает сомнений.

Если основной договор подписывается собственноручной подписью, а последующие документы – факсимиле, то важно предусмотреть вероятность подделки оттиска.

При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.

Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.

Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.

Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным «по причине заверения ненадлежащим лицом».

На товарных накладных

Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.

Но налоговые органы могут счесть такое заверение неправомерным, доначислив налог на прибыль покупателю и при этом отказав в вычете НДС.

Основанием высказывается то, что товарные накладные признаются первичными документами и обязаны соответствовать существующим требованиям.

А первичная документация в качестве обязательного реквизита должна обладать личной подписью уполномоченного лица.

Но норма о наличии непременных реквизитов действует лишь для документов, для каковых не предусмотрены типовые формы. Для товарных накладных применяются учрежденные Госкомстатом формы.

Требования по их заполнению не указывают на использование «живой» подписи и не содержат запрета на факсимильное воспроизведение подписи.

То есть использовать факсимиле можно для унифицированной формы товарной накладной, но нельзя применять для самостоятельно разработанной формы документа. Но нужно быть готовым, что ФНС не согласится с такой позицией.

На актах выполненных работ

Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей должностных лиц.

Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.

При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной.

Видео: использование факсимиле

И если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.

В кассовых документах

Можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов и кассовой документации?

По п.2 ст.9 Закона «О бухучете» первичная учетная документация к учету принимается при наличии собственноручных подписей ответственных за свершение хозопераций лиц.

Первичными признаются все документы, выступающие основанием для ведения бухгалтерского учета. То есть кассовые документы могут заверяться исключительно оригинальной подписью.

На счетах-фактурах

Факсимиле на счетах-фактурах препятствует реализации прав на вычет НДС. Вероятность принятия НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимиле долго оставалась спорной.

Окончательный запрет был установлен в 2011 году Президиумом ВАС РФ. И все же, арбитражные суды нередко занимают сторону налогоплательщиков.

Что касается налоговой службы и Минфина РФ, то они считают использование факсимиле нарушением норм при оформлении счета-фактуры. Вычет НДС в подобной ситуации не предоставляется.

В кадровых документах

Согласно ст.67 ТК РФ нельзя использовать факсимиле при оформлении трудовых договоров. Распространяется запрет и на все приказы руководителя, связанные с приемом персонала на работу.

Среди непременных реквизитов, которые придают распорядительным документам юридическую силу, числится собственноручная подпись руководителя.

Документы, заверенные факсимиле, будут недействительны. Поскольку кадровая документация в большинстве своем требует подтверждения ответственного лица, то и применение факсимиле вместо личной подписи неправомерно.

На доверенностях

Выдача доверенности зачастую предполагает последствия финансового характера. По п.1 ст.185 доверенность это сделка односторонняя.

По этой причине невозможно применения факсимиле по соглашению. Поэтому заверять доверенность следует собственноручной подписью ответственного лица.

Если лицо, действующее на основании доверенности с факсимиле, подпишет какой-либо договор, то при взаимодействии с налоговым ведомством такой документ не будет признан действительным.

Попросту потому, что полномочия такого лица не будут признаны. На недопустимость применения факсимиле в доверенностях ФНС указало еще в 2004 году в Письме № 18-0-09/000042@.

На бухгалтерских бланках

Вопрос о применении факсимиле на бухгалтерских документах довольно давно относится к спорным ситуациям.

Налоговое и бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета в отношении факсимильной подписи. Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм.

В частности первичная документация должна содержать личную подпись руководителя или иного ответственного лица.

Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.

Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.

Плюсы и минусы

Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.

Это ускоряет и упрощает документооборот. Но вместе с тем использование факсимильной подписи сопряжено с рисками.

Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.

По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:

В соглашении с контрагентом	Должно четко прописываться, для каких случаев и кем может использоваться факсимиле
В рабочее время храниться факсимиле	Должно у ответственного сотрудника, в недоступном для прочих лиц месте
В нерабочее время	Сохранять клише следует в сейфе

Каждый факт выдачи и приема факсимильного оттиска должен строго фиксироваться. Периодически следует проверять наличие клише у ответственных лиц.

В случае увольнения ответственного лица клише должно быть своевременно изъято или уничтожено.

В целом использование факсимиле создает для предприятия существенные правовые риски.

Целесообразнее применять альтернативу факсимильной подписи, выдавая доверенность сотруднику, уполномоченному на подпись документов.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Что такое факсимильные подписи? | Перо и блокнот

••• Comstock / Comstock / Getty Images

Факсимильная подпись — это копия вашей ручной подписи, которая может быть сохранена в электронном виде или путем гравировки, печати или штамповки. Использование факсимильных подписей облегчает дела государственных служащих или любых должностных лиц, поскольку факсимильная подпись уполномоченного должностного лица имеет такой же вес, как и его ручная подпись. Факсимильные подписи являются законными, хотя они могут не подходить для всех государственных или частных документов.

Time-Saver

Государственные учреждения, университеты и частные компании позволяют своим сотрудникам получать факсимильные подписи. Сотрудник компании, который работает в отделе расчета заработной платы, может ежедневно подписывать множество чеков. Точно так же профессора университетов ежедневно просматривают множество документов, требующих подписи. Кроме того, у государственных служащих и агентов есть много документов, которые требуют ежедневной подписи. Таким образом, использование штампа с подписью может сэкономить время и облегчить их дела.

Механический или электронный

Факсимильные подписи производятся механическим способом с помощью резиновых штампов, оттиска или гравировки, а также их можно использовать в электронном виде. Например, вы можете использовать копию своей подписи, которую вы сохранили в электронном виде, при подписании писем или любых документов, находящихся на вашем компьютере.

Вопросы об ответственности

Частные учреждения, такие как банки и коммерческие компании, могут привлекать своих клиентов к ответственности в случае несанкционированного использования факсимильной подписи.Таким образом, имея дело с организацией, с которой вы будете вести дела на регулярной основе, например, с вашим банком, запросите еще одну проверку безопасности вместе с факсимильной подписью. Вы можете договориться о том, что пароль из трех цифр будет напечатан поверх факсимильной подписи.

Проблемы безопасности

Те, кто использует факсимильную подпись, должны стремиться защитить себя от мошенничества. Вы должны обеспечить надежное хранение вашей факсимильной подписи, будь то подпись на штампе или в электронном виде.В случае отсутствия факсимильной подписи сообщите об украденной факсимильной подписи сторонам, с которыми вы будете иметь дело немедленно.

.

5 факторов, делающих электронные подписи юридически обязательными в США

Цифровизация захватила бизнес по всему миру. Согласно исследованию Capgemini, в среднем компании, использующие цифровые решения, на 26% более прибыльны и имеют на 12% более высокую рыночную оценку, чем их коллеги.

Электронные подписи представляют собой одну из самых больших возможностей для начала использования цифровых бизнес-решений. В 2000 году правительство США приняло Закон о ESIGN (электронные подписи в глобальной и национальной торговле), чтобы упростить внедрение электронных подписей, открыв новую эру оптимизации документов.

Однако 17 лет спустя большинство предприятий все еще не понимают законность электронных подписей. Во время консультаций наши клиенты часто спрашивают нас, как они могут обеспечить защиту своих документов, подписанных электронным способом, в суде.

Этот блог поможет вам лучше понять, что нужно для того, чтобы электронные подписи стали юридически обязательными в США.

Является ли Закон ESIGN единственным обязательным нормативным актом об электронной подписи в США?

№В дополнение к Закону о ESIGN, Комиссия по единому праву разработала в 1999 году проект UETA (Единый закон об электронных транзакциях), чтобы обеспечить правовую основу для использования электронной подписи в каждом штате.

UETA был принят 47 штатами, округом Колумбия, Пуэрто-Рико и Виргинскими островами США. Хотя Иллинойс, Нью-Йорк и Вашингтон не приняли UETA, они внедрили аналогичные законы о проверке электронных подписей.

Что подразумевают Закон о ESIGN и UETA?

И UETA, и ESIGN предоставляют электронным подписям такой же правовой статус, что и традиционные подписи мокрыми чернилами в U.С.

Этих актов:

• Установить, что любой закон, требующий подписи, может быть удовлетворен электронной подписью.
• Разрешить представление договоров, заключенных в электронной форме, в качестве доказательств в суде.
• Предотвратить отказ в признании действительности или исковой силы документа, подписанного электронной подписью, только потому, что он находится в электронной форме.

Какие факторы делают электронные подписи законными в США?

Для того, чтобы электронная подпись имела обязательную юридическую силу, она должна соответствовать следующим требованиям:

(i) Намерение подписать

Как и в случае с традиционными подписями влажными чернилами, электронные подписи действительны, только если пользователь демонстрирует четкое намерение подписать.Например, SignEasy позволяет пользователям отказаться от электронной подписи документа, предоставив возможность отклонять запросы подписи.

(ii) Согласие на ведение бизнеса в электронном виде

Соответствующие стороны должны либо выразить, либо подразумевать свое согласие на ведение бизнеса в электронном виде. Большинство ведущих программ для электронной подписи предлагают пользователям подтвердить свое согласие перед подписью.

(iii) Четкая атрибуция подписи

Контекст и обстоятельства, при которых был подписан документ, могут указывать на атрибуцию электронной подписи.SignEasy обеспечивает правильную атрибуцию, предоставляя пользователям подробный контрольный журнал. Этот след идет от идентификатора электронной почты подписывающего лица к IP-адресу устройства и отметке времени подписи каждый раз, когда они подписывают документ электронным способом.

(iv) Связь подписи с записью

Очень важно, чтобы электронные подписи были связаны с подписываемым документом. Например, SignEasy не разрешает никому передавать электронные подписи, кроме как в составе подписанного документа, отправленного подписавшим.

(v) Хранение записей

Закон о ESIGN гарантирует действительность записей электронной подписи, если они точно отражают соглашение и могут быть воспроизведены по мере необходимости. Большинство ведущих программ для электронной подписи решают эту проблему, предоставляя полностью подписанную копию или позволяя загружать копию подписанного документа.

Вышеупомянутые факторы помогут вам с легкостью выбрать юридически обязательное программное обеспечение для электронной подписи, которое соответствует вашим потребностям.

Используйте электронные подписи и развивайте свой бизнес, подписавшись на бесплатную пробную версию сегодня!

.

Являются ли электронные подписи такими же законными, как собственноручные подписи?

Считаете, что электронные подписи — это что-то новое? Подумай еще раз. Эта проверенная временем и юридически обязательная технология существует дольше, чем iPhone или Gmail.

‍

Технологии постоянно пересматривают способы работы. Так же, как электронная почта заменила традиционную почту для большинства деловых коммуникаций, традиционные ручки и бумажные подписи быстро заменяются электронными подписями.

‍

Эта технология, более известная как «электронные подписи», не обязательно нова.Прошло более 10 лет с тех пор, как был принят Закон о ESIGN, который придал электронным подписям такой же юридический вес, что и традиционные подписи, но все еще есть несколько людей, которые все еще не решаются использовать их.

‍

Тем не менее, чернильные автографы заменяются их цифровыми аналогами, а электронные подписи никуда не денутся. Чтобы упростить переход на использование электронных подписей, мы разбили легальность электронных подписей ниже:

‍

Во-первых, что такое электронные подписи?

‍

Проще говоря, электронная подпись — это электронный маркер, который указывает, что человек соглашается или одобряет договор или содержание документа.

‍

Являются ли электронные подписи такими же законными, как и собственноручные подписи?

‍

Да, электронные подписи полностью законны и имеют такой же юридический вес, что и собственноручные подписи. Хотите узнать как? Читай дальше!

‍

В соответствии с Законом об электронных подписях в международной и национальной торговле, также известным как «Закон об электронных подписях», электронные подписи имеют такой же юридический статус, что и подписи, сделанные с помощью ручки и бумаги. Контракт или документ не могут быть лишены юридической силы. , действительности или исковой силы, потому что это электронная форма.

‍

Это отличная новость, потому что это означает, что людям больше не нужно подписывать документы лично. Используя электронные подписи, человек может оказаться на другом конце света и подписать юридически обязательный документ. Электронные подписи стали огромным современным удобством для многих людей.

‍

Какие законы регулируют электронные подписи?

‍

Электронные подписи регулируются Федеральным законом о ESIGN 2000 года. Этот закон наделяет электронные подписи тем же статусом, что и письменные подписи.На уровне штата в 1999 году был подписан Единый закон об электронных транзакциях (UETA). Этот закон является более всеобъемлющим, чем Закон о ESIGN, и отличается от штата к штату. Если вы хотите проверить, подпадает ли ваш документ под действие UETA вашего штата, проконсультируйтесь с юристом.

‍

На что не распространяется электронная подпись?

‍

Важно отметить, что у электронных подписей есть некоторые ограничения. В Законе ESIGN есть определенные исключения, о которых вам следует знать.Следующие типы записей и документов, которые не рассматриваются, включают:

‍

• Документы об усыновлении и разводе
• Судебные постановления и уведомления
• Завещания, распоряжения и трасты
• Отмена коммунальных услуг (включая электроэнергию, воду и тепло)
• Уведомления о возвращении во владение, отчуждении права выкупа, выселении или право на исправление
• Отзыв продукта или отказ материала
• Документация, сопровождающая опасные материалы, пестициды или другие токсичные или опасные материалы

‍

Так что будьте уверены, электронные подписи в большинстве случаев совершенно законны и защищены федеральным законом.Не сомневайтесь, когда в следующий раз получите запрос на электронную подпись!

.

Sign — Legal Guide

Руководство по законности цифровой подписи в Австралии

Что является приемлемым для суда?

Это относится к тому, могут ли документы, подписанные электронной цифровой подписью, быть представлены в качестве доказательств в суде. В настоящее время большинство стран поддерживают цифровые транзакции и цифровые подписи, но с согласия участвующих сторон.

Что такое правовая модель?

Страна может иметь открытую или многоуровневую правовую модель для цифровых подписей. Страны с открытой правовой моделью не требуют никаких технологических стандартов для получения специального правового статуса для документов, подписанных электронной цифровой подписью.Это означает, что документы, подписанные Zoho Sign, автоматически считаются доказательствами в суде.

Страны с многоуровневой правовой моделью признают квалифицированную электронную подпись (QES) или ее местный эквивалент как отдельный вид цифровой подписи. Это означает, что документы, подписанные с помощью QES, считаются подлинными и сразу принимаются в качестве доказательств в суде. Таким образом, документы, подписанные Zoho Sign, также будут считаться доказательствами в суде вместе с каким-то доказательством.

Исключения для Австралии

• Документы, требующие нотариального заверения
• Документы, связанные с миграцией и гражданством
• Официальные декларации, требующие свидетеля
• Доверенности в некоторых штатах

• Переводные векселя
• Медицинское страхование, страхование жизни и общее страхование
• Документы, уведомления и согласия на услуги, связанные с кредитованием
• Операции с недвижимостью в Южной Австралии
• Передача интеллектуальной собственности

• Суд страны — Допустимая правовая модель Правительственные ресурсы
• Аргентина Да (за некоторыми исключениями) Многоуровневый Закон о цифровой подписи

Исключения для Аргентины

• Документы, требующие нотариального заверения
• Корпоративные протоколы, содержащие решения, назначения и увольнения должностных лиц и директоров
• Заявления сотрудников об увольнении
• Соглашения, связанные с правами на недвижимость

Исключения для Австрии

• Документы, требующие нотариального заверения
• Юридические операции по семейному и наследственному праву
• Регистры компаний

Исключения для Бельгии

• Документы, требующие нотариального заверения
• Недвижимость контракты, создающие или передающие права
• Контракты, требующие участия судов или государственных органов
• Контракты, включающие залоговые ценные бумаги, предоставленные лицами, действующими в целях, не связанных с их торговлей, бизнесом или профессией

• Контракты, регулируемые семейным правом или законодательством правопреемство

• Суд страны — Допустимая правовая модель Правительственные ресурсы
• Бразилия Да Многоуровневая Временная мера

Исключения для Бразилии

• Документы, требующие нотариального заверения

Исключения для Бермудских островов

• Документы, требующие нотариального заверения
• Завещания
• Соглашения о недвижимости

• Суд страны — Допустимая правовая модель Правительственные ресурсы
• Болгария Да Многоуровневый Регламент eIDAS

Исключения для Болгарии

• Документы, требующие нотариальное заверение

Исключения для Брунея

• Документы, требующие нотариального заверения

Исключения для Канады

• Документы, требующие нотариального заверения
• Договоры о недвижимости, завещания и доверенности

Исключения для Чили

• Соглашения, которые требует присутствия одной или нескольких сторон
• Договоры с недвижимостью, связанные с приобретением, изменением и аннулированием
• Договоры аренды
• Назначение законных опекунов несовершеннолетних
• Брачные соглашения
• Декларация о правах ребенка lls

• Ипотека
• Передача ИС
• Документы, требующие нотариального заверения
• Соглашения, требующие физического присутствия одной или нескольких сторон
• Документы, относящиеся к семейному праву

Исключения для Китая

• Документы, требующие нотариального заверения
• Соглашения о личных отношениях
• Некоторые соглашения о недвижимости

• Суд страны — Допустимая правовая модель Правительственные ресурсы
• Колумбия Да Многоуровневый Регламент eIDAS

Исключения для Колумбии

• Документы, требующие нотариального заверения

Исключения для Чехии Республика

• Документы, требующие нотариального заверения
• Договоры аренды и недвижимости

• Суд страны — Допустимая правовая модель Правительственные ресурсы
• Хорватия Да Многоуровневый Регламент eIDAS
90 025

Исключения для Хорватии

• Документы, требующие нотариального заверения
• Суд страны — Допустимая правовая модель Правительственные ресурсы
• Кипр Да Многоуровневый Регламент eIDAS

Исключения для Кипра

• Документы, требующие нотариального заверения

Исключения для Дании

• Документы, требующие нотариального заверения

Исключения для Эквадора

• Документы, требующие нотариального заверения

Исключения для Египта

• Передача нематериального имущества
• Договоры купли-продажи недвижимости
• Документы, требующие нотариального заверения
• Суд страны — Допустимая правовая модель Государственные ресурсы
• Эстония Да Многоуровневый Закон о Гражданском кодексе

Исключения для Эстонии

• Документы, требующие нотариального заверения
9002 5

Исключения для Финляндии

• Договоры купли-продажи недвижимости
• Документы, требующие нотариального заверения

Исключения для Франции

• Документы, требующие нотариального заверения
• Брачные договоры
• Трудовые договоры
• Некоторые договоры о недвижимости

Исключения для Германии

• Документы, требующие нотариального заверения
• Брачные договоры
• Договоры о недвижимости

Исключения для Греции

• Документы, требующие нотариального удостоверения
• Некоторые договоры о недвижимости
• Суд страны — Допустимая правовая модель Правительственные ресурсы
• Гватемала Да Закон об многоуровневых электронных коммуникациях и подписях

Исключения для Гватемалы

• Документы, требующие нотариального заверения

Исключения для Гонконга

• Документы требующие нотариального заверения
• Завещания
• Доверенности
• Государственная аренда
• Некоторые договоры о недвижимости

Исключения для Венгрии

• Документы, требующие нотариального заверения
• Семейные договоры
• Брачные договоры

Исключения для Исландии

• Документы, требующие нотариального заверения
• Контракты с сотрудниками

Исключения для Индии

• Документы, требующие нотариального заверения
• Соглашения о недвижимости
• Доверенности
• Завещания
• Трастовые документы

Исключения для Индонезии

• Документы, которые требуется нотариальное заверение
• Нотариальные документы
• Судебные повестки
• Сертификаты облигаций
• Документы по недвижимости
• Кадровые документы
• Документы по сделке с активами

Исключения для Ирландии

• Документы, требующие нотариального заверения
• Завещания
• Трасты
• Доверенности
• Сделки с недвижимостью

Исключения для Израиля

• Документы, требующие нотариального заверения

Исключения для Италии

• Кредитные договоры
• требуется нотариальное заверение

Исключения для Японии

• Трудовые договоры
• Документы, требующие нотариального заверения
• Передача недвижимого имущества
• Завещания

Исключения для Казахстана

• Документы, требующие нотариального заверения
• Кадровые документы

Исключения для Латвия

• Документы, требующие нотариального заверения

Исключения для Литвы

• Документы, требующие нотариального заверения
• Суд страны — Допустимая правовая модель Государственные ресурсы 90 018
• Люксембург Да Многоуровневый Регламент eIDAS

Исключения для Люксембурга

• Государственная аренда
• Доверенность
• Договоры о недвижимости
• Трудовые договоры
• Документы, требующие нотариального заверения

Исключения для Макао

• Документы требующие нотариального заверения

Исключения для Малайзии

• Документы, требующие нотариального заверения
• Передача недвижимости
• Завещания
• Соглашения о ссуде денег
• Суд страны — Допустимая правовая модель Правительственные ресурсы
• Мексика Да Многоуровневый Федеральный гражданский Код

Исключения для Мексики

• Документы, требующие нотариального заверения
• Брачные договоры
• Документы, связанные с налоговыми обязательствами
• Суд страны — Допустимо юридическое Типовые государственные ресурсы
• Мальта Есть многоуровневый Регламент eIDAS

Исключения для Мальты

• Документы, требующие нотариального заверения

Исключения для Новой Зеландии

• Документы, требующие нотариального заверения
• Доверенности
• Соглашения о недвижимости
• Завещания

Исключения для Нигерии

• Документы, требующие нотариального заверения
• Доверенности
• Завещания

Исключения для Нидерландов

• Документы, требующие нотариального заверения
• Суд страны — Допустимая правовая модель Правительственные ресурсы
• Норвегия Да Многоуровневый Регламент eIDAS Закон об электронной подписи (Закон об электронной подписи) (Lov om elektronisk signatur)

Исключения для Норвегии

• Документы, требующие нотариального заверения
• Долговое свидетельство Положения
• Добрачные соглашения
• Договоры займа и обеспечения

Исключения для Перу

• Документы, требующие нотариального заверения
• Ипотека

Исключения для Филиппин

• Документы, требующие нотариального заверения
• Некоторые соглашения о недвижимости

для Польши

• Документы, требующие нотариального заверения
• Договоры о недвижимости
• Акции компании
• Переводные векселя

Исключения для Португалии

• Документы, требующие нотариального заверения
• Увольнения сотрудников
• Соглашения о недвижимости

Исключения для Румыния

• Документы, требующие нотариального заверения
• Некоторые договоры недвижимого имущества
• Договоры личной гарантии

Исключения для России

• Документы, требующие нотариальное заверение
• Доверенность
• Кадровые документы
• Некоторые соглашения о недвижимости
• Суд страны — Допустимая правовая модель Правительственные ресурсы
• Саудовская Аравия Да (не используется большинством предприятий) Многоуровневый Закон о сделках с электроникой

Исключения для Саудовской Аравии

• Документы, требующие нотариального заверения

Исключения для Сингапура

• Документы, требующие нотариального заверения
• Завещания
• Оборотные инструменты
• Доверенности
• Некоторые соглашения о недвижимости

Исключения для Южной Африки

• Документы, требующие нотариального заверения
• Долгосрочные договоры о недвижимости
• Смена прав собственности на недвижимость
• Завещания
• Переводные векселя

Исключения для Южной Кореи

• Документы, требующие отаризация
• Смена прав собственности на недвижимость
• Передача нематериальных активов
• Завещания

Исключения для Испании

• Документы, требующие нотариального заверения
• Брачные договоры
• Некоторые договоры о недвижимости
• Кадровые документы

Исключения для Шри-Ланка

• Документы, требующие нотариального заверения
• Завещания
• Доверенности
• Контракты, регулируемые семейным или наследственным правом

Исключения для Швеции

• Документы, требующие нотариального заверения
• Государственные соглашения
• Сертификаты акций
• Увольнительные письма сотрудников

Исключения для Швейцарии

• Документы, требующие нотариального заверения
• Завещания
• Трасты
• Некоторые соглашения о недвижимости
• Договоры о наследовании
9002 5
• Суд страны — Допустимая правовая модель Правительственные ресурсы
• Словакия Да Многоуровневый Регламент eIDAS

Исключения для Словакии

• Документы, требующие нотариального заверения
• Суд страны — Допустимая правовая модель Правительственные ресурсы
• Словения Да Многоуровневый Регламент eIDAS

Исключения для Словении

• Документы, требующие нотариального заверения

Исключения для Тайваня

• Документы, требующие нотариального заверения
• Соглашения с государственными органами

Исключения для Таиланда

• Документы, требующие нотариального заверения
• Договоры на недвижимое имущество
• Договоры на ипотеку
• Некоторые договоры о судах

Объединенные Арабские Эмираты

Электронные подписи действительны в Объединенных Арабских Эмиратах.Они получают свою юридическую силу в соответствии с Федеральным законом № 1 от 2006 года об электронной торговле и транзакциях («Закон об электронной торговле)». Закон также определяет особые критерии электронных подписей, называемые «Безопасные электронные подписи» в соответствии со статьей 17.

Документы, подписанные с помощью Zoho Sign, соответствуют требованиям для безопасной электронной подписи следующим образом:

• Уникально для лица, использующего его
• Способно идентифицировать такое лицо
• На момент подписания находилось под исключительным контролем Подписавшейся стороны с точки зрения данных для создания и используемых средств
• Связано с Электронной записью, к которой она относится, таким образом, чтобы обеспечить надежную гарантию целостности подписи, так что в случае изменения записи Электронная подпись станет недействительной



Использование защищенных электронных подписей обеспечивает более высокий уровень безопасности и доказательственную ценность, но не является необходимым для электронного документа или электронная подпись должна действовать по закону.В соответствии с Законом об электронной коммерции вы не можете использовать электронные подписи, и вам потребуется влажная или физическая подпись для следующего:

• Сделки и вопросы, касающиеся личного права, такие как брак, развод и завещания
• право собственности на недвижимое имущество
• Оборотные инструменты
• Сделки, включающие продажу, покупку, аренду (на срок более 10 лет) и иное распоряжение недвижимым имуществом, а также регистрацию других прав, связанных с недвижимым имуществом
• Любой документ, требуемый по закону для заверения у нотариуса



Поскольку Zoho Sign будет иностранным поставщиком услуг, имеющим иностранные сертификаты электронной аттестации, выданные иностранным поставщиком сертификационных услуг, мы рекомендуем вам в качестве хорошей практики добавить «Использование E- Пункт о подписи «, который гласит, что вы используете Zoho Sign для цифровой подписи ваших соглашений, и является обязательным в соответствии с пунктом 6 статьи 23 электронного сообщения. Закон милосердия.Суд страны — Допустимая правовая модель Правительственные ресурсы

Исключения для Соединенного Королевства

• Документы, требующие нотариального заверения
• Брачные договоры
• Некоторые соглашения о недвижимости
• Оборотные инструменты

Исключения для США

• Документы, требующие нотариального заверения
• Некоторые договоры о недвижимости
• Завещания
• Соглашения о расторжении брака
• Заявления
• Прекращение страхования

Исключения для Турции

• Документы, требующие нотариального заверения
• Завещания
• Договоры по семейному праву
• Соглашения о наследстве

Исключения для Украины

• Документы, требующие нотариального заверения
• Договоры о недвижимости
• Договоры по семейному праву
• Договоры наследования

Исключения для Уругвая

• Документы ts, требующие нотариального заверения
• Договоры недвижимости
• Трудовые договоры
• Договоры страхования

Исключения для Вьетнама

• Документы, требующие нотариального заверения
• Передача движимого имущества
• Договоры недвижимости
• Передача нематериального имущества

Отказ от ответственности

Руководство по законности цифровых подписей является результатом всестороннего юридического исследования законов об электронных подписях в каждой стране.Хотя мы опубликовали это руководство с помощью нашей команды юристов и технических экспертов, мы просим вас использовать информацию только для общих информационных целей. Вам всегда нужно обращаться за юридической консультацией к лицензированному юристу в вашем регионе, поскольку законы часто меняются.

.