Запись проведения внепланового инструктажа с работниками заносится: Внеплановый инструктаж по охране труда

Запись проведения внепланового инструктажа с работниками заносится: Внеплановый инструктаж по охране труда

Внеплановый инструктаж по охране труда

Рубрика: Охрана труда

• при введении в действие новых или переработанных стандартов, правил, инструкций по охране труда, а также изменений к ним;

• при изменении технологического процесса, замене или модернизации оборудования, приспособлений и инструмента, исходного сырья, материалов и других факторов, влияющих на безопасность труда;

• при нарушении работниками и обучающимися требований безопасности труда, которые могут привести или привели к травме, аварии, взрыву или пожару, отравлению;

• по требованию государственных органов надзора и контроля при нарушении работниками действующих нормативных правовых актов (документов) по охране труда;

• при перерывах в работе — для работ, к которым предъявляют дополнительные (повышенные) требования безопасности труда более чем на 30 календарных дней, а для остальных работ — 60 дней;

• при поступлении информационных материалов об авариях и несчастных случаях, происшедших на аналогичных производствах;

• по решению работодателя (или уполномоченного им лица).

Внеплановый инструктаж по охране труда проводят индивидуально или с группой работников одной профессии. Объем и содержание инструктажа определяют в каждом конкретном случае в зависимости от причин и обстоятельств, вызвавших необходимость его проведения, а также с учетом уровня исполнения требуемых правил безопасности на рабочем месте.

Внеплановый инструктаж по охране труда работников проводят по соответствующей для данной профессии или для данного вида работ инструкции по охране труда с учетом всех обстоятельств и причин, вызвавших необходимость его проведения.

При регистрации внепланового инструктажа указывается причина его проведения.

Внеплановый инструктаж по охране труда проводит непосредственный руководитель работ.

Внеплановый инструктаж проводят не позже трех суток после имевшего место нарушения требований безопасности труда или получения информации о происшедших несчастных случаях в других подразделениях организации.

Информация о проведении внепланового инструктажа на рабочем месте вносится в журнал регистрации инструктажа на рабочем месте, форма которого рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Организация обучения безопасности труда».

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

Повторный инструктаж по охране труда на рабочем месте

Первичный инструктаж по охране труда на рабочем месте

Вводный инструктаж, программа вводного инструктажа

Целевой инструктаж по охране труда

Многоступенчатый (трехступенчатый) контроль по охране труда

 

Где проводится внеплановый инструктаж?

Транспорт › РЖД › Что такое ксот п по охране труда РЖД?

Как и первичный, внеплановый инструктаж производится на рабочем месте работника для его информирования об изменениях в процессе производства (технологии) и требованиях техники безопасности.

1. Кем проводится внеплановый инструктаж на рабочем месте?
2. В каком случае проводится внеплановый инструктаж на рабочем месте?
3. Кто и когда проводит внеплановый инструктаж?
4. В каком случае необходимо провести внеплановый противопожарный инструктаж?
5. Где проводится вводный инструктаж?
6. Что входит в внеплановый инструктаж?
7. Где фиксируется внеплановый инструктаж по охране труда?
8. Как часто проводится внеплановый инструктаж?
9. Что делать после внепланового инструктажа?
10. Нужно ли проводить внеплановый инструктаж?
11. Что является причиной проведения внепланового инструктажа?
12. В каком журнале регистрируется внеплановый инструктаж?
13. Кто проводит внеплановый пожарный инструктаж?
14. Нужно ли проводить внеплановый инструктаж по пожарной безопасности в 2022 году?
15. Можно ли проводить внеплановый инструктаж по телефону?
16. В каком объеме проводится внеплановый инструктаж?
17. Кем в организациях проводятся первичный повторный и внеплановый инструктаж на рабочем месте?
18. Какой инструктаж проводят 1 раз в 3 месяца?
19. Когда проводится внеплановый и повторный инструктаж?
20. Можно ли совместить повторный и внеплановый инструктаж?
21. Какие бывают виды инструктажа?
22. Куда заносится запись о проведении внепланового инструктажа?
23. Сколько инструктажей по пожарной безопасности?
24. Где проводится первичный противопожарный инструктаж?
25. Когда проводиться внеплановый инструктаж Кфс?
26. Кто проводит внеплановый и целевой инструктаж по охране труда на рабочем месте?
27. Кто проводит внеплановый инструктаж с работниками по обновленным инструкциям и программам?
28. Кто проводит вводный инструктаж в организации?

Кем проводится внеплановый инструктаж на рабочем месте?

Первичный, повторный, внеплановый инструктажи проводятся непосредственным руководителем работника. Целевые инструктажи проводит непосредственный руководитель работ. Инструктаж по охране труда заканчивается проверкой знания требований охраны труда.

В каком случае проводится внеплановый инструктаж на рабочем месте?

Внеплановый инструктаж должен проводиться в случае изменения правил по охране труда, при изменении технологических процессов, замене оборудования и других изменениях, влияющих на безопасность труда работников.

Кто и когда проводит внеплановый инструктаж?

Внеплановый инструктаж проводит руководитель подразделения или непосредственный руководитель (производитель) работ (мастер, прораб и т. п.), который также прошел обучение и проверку знаний требований ОТ в установленном порядке.

В каком случае необходимо провести внеплановый противопожарный инструктаж?

Внеплановый противопожарный инструктаж требуется при изменении нормативных документов, технологии производства, замене оборудования, смене сырья или предписаний со стороны надзорных органов.

Где проводится вводный инструктаж?

Кабинете охраны труда.

Вводный инструктаж проводят в кабинете охраны труда или специально оборудованном помещении с использованием современных технических средств обучения и наглядных пособий (плакатов, натурных экспонатов, макетов, моделей, кинофильмов, диафильмов, видеофильмов и т. п.).

Что входит в внеплановый инструктаж?

Информирование об имеющихся опасных, вредных производственных факторах; изучение требований ОТ в организации, технической и эксплуатационной документации к оборудованию и инструментам; применение безопасных методов и приемов выполнения работ.

Где фиксируется внеплановый инструктаж по охране труда?

Факт проведения инструктажа фиксируется в журналах проведения инструктажей (п. 2.1.3 Постановления, п. 8.4 ГОСТ 2015).

Как часто проводится внеплановый инструктаж?

Кроме того, внеплановый инструктаж проводится после длительных (более 60 дней) перерывов в работе. Что касается целевого инструктажа, то он требуется перед направлением работника на выполнение любых разовых работ, не характерных для его основных производственных обязанностей.

Что делать после внепланового инструктажа?

После проведения повторного инструктажа на рабочем месте, нужно сделать запись в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте. Укажите в журнале дату его проведения и проставьте подписи инструктируемого и инструктирующего.

Нужно ли проводить внеплановый инструктаж?

Внеплановый инструктаж по охране труда в 2022 году

Из-за изменений по охране труда с 1 марта 2022 года, со всеми сотрудниками нужно было провести провести внеплановый инструктаж. Провести обучение для работников, которые участвуют в организации обучения на предприятии, нужно и из-за изменений с 1 сентября.

Что является причиной проведения внепланового инструктажа?

Когда проводят внеплановый инструктаж по охране труда

Если работники нарушили требования НПАОТ, и это привело к травме, аварии, пожару и тому подобному; при перерыве в работе более 30 дней — для работ повышенной опасности, более 60 дней — для остальных работ.

В каком журнале регистрируется внеплановый инструктаж?

Если я — сотрудник офиса, и руководитель своим приказом освободил мою должность от прохождения первичного инструктажа, то в каком журнале должна быть отметка о проведении внепланового или целевого инструктажа? Все инструктажи регистрируют в журналах проведения инструктажей.

Кто проводит внеплановый пожарный инструктаж?

Внеплановый противопожарный инструктаж проводится работником, ответственным за обеспечение пожарной безопасности в организации, или непосредственно руководителем работ (мастером, инженером), имеющим необходимую подготовку, индивидуально или с группой работников одной профессии.

Нужно ли проводить внеплановый инструктаж по пожарной безопасности в 2022 году?

По новым правилам: как пройти обучение пожарной безопасности в 2022 году С 1 марта 2022 года действует новый порядок обучения пожарной безопасности (Приказ МЧС РФ от 18.11.2021 № 806). Организациям больше не нужно проводить внутреннее обучение по программе пожарно-технического минимума.

Можно ли проводить внеплановый инструктаж по телефону?

Роструд разрешил проводить инструктажи по охране труда сотрудникам удаленно. Роструд считает допустимым проведение повторных и внеплановых инструктажей по охране труда по телефону.

В каком объеме проводится внеплановый инструктаж?

Проводит внеплановый инструктаж в организации непосредственный руководитель, к примеру, мастер, прораб, начальник отдела, главное, чтобы он прошел обучение в учебном центре по охране труда в объеме 40 часов. Если это обязательное требование (п.

Кем в организациях проводятся первичный повторный и внеплановый инструктаж на рабочем месте?

Первичный инструктаж на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой проводит непосредственный руководитель работ (мастер, начальник цеха).

Какой инструктаж проводят 1 раз в 3 месяца?

Повторный инструктаж проводят в сроки, которые определяют нормативно-правовые акты по охране труда в отрасли, или работодатель, но не реже: на работах с повышенной опасностью — 1 раз в 3 месяца; для остальных работ — 1 раз в 6 месяцев.

Когда проводится внеплановый и повторный инструктаж?

Важно! Повторный инструктаж проводится не реже одного раза в шесть месяцев. Повторный инструктаж может быть при необходимости по распоряжению организатора обучения ограничен только проведением проверки знаний требований охраны труда в объеме сведений, содержащихся в программе первичного инструктажа на рабочем месте.

Можно ли совместить повторный и внеплановый инструктаж?

Совмещать внеплановый и повторный инструктажи по охране труда нельзя. У этих инструктажей разные задачи. Внеплановый инструктаж с работниками проводят по обновленным инструкциям и программам. Делают это непосредственные руководители работ, например, мастер, прораб и т.

Какие бывают виды инструктажа?

Виды инструктажей:

• первичный;
• повторный;
• внеплановый;
• целевой.

Куда заносится запись о проведении внепланового инструктажа?

Прохождение вводного инструктажа учитывается в «Журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда». Прохождение первичного, повторного, внепланового и целевого инструктажа учитывается в «Журнале регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте».

Сколько инструктажей по пожарной безопасности?

Противопожарный инструктаж проводят со всеми работниками не реже одного раза в год, а в организациях, имеющих пожароопасное производство, — не реже одного раза в полгода.; электробезопасности — не менее одного раза в 12 месяцев.

Где проводится первичный противопожарный инструктаж?

Первичный противопожарный инструктаж осуществляется непосредственно на рабочем месте на производственных объектах, объектах хранения и торговли, а также объектах с массовым пребыванием людей.

Когда проводиться внеплановый инструктаж Кфс?

Внеплановый инструктаж проводится:

По требованию органов надзора; при перерывах в работе — для работ, к которым предъявляются дополнительные (повышенные) требования безопасности труда, более чем 30 календарных дней, а для остальных работ — более двух месяцев.

Кто проводит внеплановый и целевой инструктаж по охране труда на рабочем месте?

Первичный инструктаж на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой инструктажи проводит непосредственный руководитель (производитель) работ (мастер, прораб, преподаватель и так далее), прошедший в установленном порядке обучение по охране труда и проверку знаний требований охраны труда.

Кто проводит внеплановый инструктаж с работниками по обновленным инструкциям и программам?

Внеплановый инструктаж на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работ. Он должен будет пройти внеочередное обучение охране труда и проверку знаний требований по новым требованиям.

Кто проводит вводный инструктаж в организации?

Вводный инструктаж по охране труда проводит специалист по охране труда или работник, на которого приказом работодателя возложены эти обязанности.

1926.952 — Инструктаж по работе. | Управление по безопасности и гигиене труда

1. По стандартному номеру
2. 1926. 952 — Инструктаж по работе.

1926.952 (а)

Перед каждым заданием .

1926.952 (а) (1)

Информация предоставлена ​​работодателем . При назначении работника или группы работников для выполнения работы работодатель должен предоставить ответственному работнику всю имеющуюся информацию, касающуюся определения существующих характеристик и условий, требуемых § 1926.950(d).

1926.952 (а) (2)

Инструктаж ответственного сотрудника . Работодатель должен обеспечить, чтобы ответственный сотрудник провел инструктаж по работе, соответствующий пунктам (b), (c) и (d) настоящего раздела, с вовлеченными сотрудниками перед тем, как они приступают к каждой работе.

1926.952 (б)

Темы, подлежащие рассмотрению . Инструктаж должен охватывать как минимум следующие темы: опасности, связанные с работой, применяемые рабочие процедуры, особые меры предосторожности, средства контроля источников энергии и требования к средствам индивидуальной защиты.

1926.952 (с)

Количество инструктажей .

1926.952(с)(1)

Не менее одного раза перед каждым днем ​​или сменой . Если работа или операции, которые должны выполняться в течение рабочего дня или смены, повторяются и однотипны, перед началом первой работы каждого дня или смены должен проводиться не менее одного инструктажа.

1926. 952 (с) (2)

Дополнительные инструктажи . Дополнительные инструктажи проводятся, если в процессе работы происходят существенные изменения, которые могут повлиять на безопасность работников.

1926.952 (г)

Объем инструктажа .

1926.952 (д) (1)

Краткое обсуждение . Краткое обсуждение является удовлетворительным, если связанная с этим работа является рутинной и если работники, в силу обучения и опыта, могут разумно ожидать, что они распознают и избегают опасностей, связанных с работой.

1926,952 (г) (2)

Подробное обсуждение . Будет проведено более подробное обсуждение:

1926. 952 (д) (2) (я)

Если работа сложная или особо опасная, или

1926.952(г)(2)(ii)

Если от работника нельзя ожидать, что он распознает и избежит опасностей, связанных с работой.

Примечание к параграфу (d): Инструктаж должен затрагивать все вопросы, перечисленные в параграфе (b) этого раздела.

1926.952 (д)

Работа в одиночку . Сотруднику, работающему в одиночку, не нужно проводить инструктаж по работе. Тем не менее, работодатель должен обеспечить, чтобы задачи, которые должны быть выполнены, были запланированы так, как если бы требовался инструктаж.

[75 ФР 48135, 09.08.2010; 78 ФР 32116, 29 мая 2013 г.; 79ФР 20698, 10 июля 2014 г.]

Глава 15 — Программа управления записями

Название	Секция
Введение	5-15. 1
Цель	5-15,1А
Фон	5-15.1Б
Сфера	5-15,1С
Политика	5-15.1Д
Власти	5-15.1Е
Конфиденциальность	5-15.1F
Закон о свободе информации	5-15,1 г
Определения	5-15,1 ч
Обязанности	5-15,2
Директор, ИХС	5-15,2А
Директор, Управление управленческих услуг	5-15,2Б
Директор, Отдел политики приобретения	5-15,2С
Директор отдела регулирования	5-15. 2D
Директор, Управление информационных технологий	5-15.2Е
Директор штаб-квартиры	5-15,2F
Ведущий консультант, управление медицинской информацией	5-15,2 г
Менеджеры	5-15,2 ч
Сотрудник по управлению записями	5-15,2 л
Связь с записями	5-15,2 Дж
Сотрудники	5-15,2К
региональный директор	5-15,2 л
Сотрудник по связям с районными записями	5-15,2 м
Связь с районными записями	5-15,2Н
Процедуры	5-15,3
Инвентаризация управления записями	5-15,3А
Разработка файлового плана	5-15,3Б
Классификация рекордов	5-15,3С
Коды файлов	5-15. 3D
Захват записей в системах учета	5-15.3В
Графики размещения записей	5-15,4
Расположение записей	5-15,5
Хранение записей	5-15,5 А
Передача постоянных записей в Национальный архив	5-15,5Б
Незапланированные записи	5-15,5С
Уничтожение записей	5-15.5D
Обращение с записями во время реорганизации, переселения или присвоения племенами	5-15,6
Переезд	5-15,6А
Реорганизация	5-15,6Б
Успение племен	5-15,6С
Закупка услуг подрядчика по уничтожению	5-15,7
Жизненно важные записи	5-15,8
Судебные разбирательства	5-15,9
Обучение и руководство	5-15. 10
Процесс оценки управления записями	5-15.11
Отъезд сотрудника (федерального или подрядчика)	5-15.12

Экспонат	Описание
Руководство Экспонат 5-15-A	«IHS-970, Рабочий лист инвентаризации управления записями»
Ручной экспонат 5-15-B	«IHS-971, Рабочий лист инвентаризации электронных записей»
Ручной экспонат 5-15-C	«Запрос на изменение расписания записей IHS»
Ручной экспонат 5-15-D	«IHS-969, Сертификат об уничтожении записей»
Руководство Приложение 5-15-E	«Инструмент самооценки управления документами»

5-15. 1   ВВЕДЕНИЕ

1. Назначение . Целью этой пересмотренной и обновленной главы является публикация политики, практики, процедур и обязанностей персонала, связанных с созданием, ведением и обеспечением доступа к текстовым и электронным записям Индийской службы здравоохранения (IHS).
2. Фон . Все федеральные агентства обязаны установить программу управления записями. Все федеральные агентства обязаны создавать и хранить записи, содержащие адекватную и надлежащую документацию об организации, функциях, политике, решениях, процедурах и основных операциях. Эти записи являются собственностью федерального правительства и должны управляться в соответствии с применимыми законами и правилами.
3. Объем . Эта глава применяется ко всем сотрудникам и физическим лицам, которые работают по контракту или межведомственному соглашению, или соглашению о сотрудничестве, или меморандуму о взаимопонимании (МОВ), или любому другому соглашению с IHS.
4. Политика . Политика IHS заключается в создании, получении и ведении официальных отчетов, которые обеспечивают адекватную и надлежащую документацию об организации, функциях, политике, решениях, процедурах и основных операциях Агентства.
5. Власти
   1. Федеральный закон о архивах 1950 г. с поправками, 44 Свод законов США (U.S.C.), глава 21 (Национальное управление архивов и документации — (NARA)
      https://www.archives.gov/about/laws/nara.html Отказ от ответственности при выходе: вы покидаете www.ihs.gov
   2. Федеральный закон о архивах 1950 г. с поправками, 44 U.S.C, глава 29 (Управление документами Архивистом Соединенных Штатов и Администратором общих служб)
      https://www.archives.gov/about/laws/records-management.html Отказ от ответственности при выходе: вы покидаете www.ihs.gov
   3. Федеральный закон о архивах 1950 г. с поправками, 44 U.S.C, глава 31 (Управление документами федеральными агентствами)
      https://www. archives.gov/about/laws/fed-agencies.html Отказ от ответственности при выходе: вы покидаете www.ihs.gov
   4. Закон о Федеральных архивах 1950 г. с поправками, 44 U.S.C., глава 33 (Утилизация документов)
      https://www.archives.gov/about/laws/disposal-of-records.html Отказ от ответственности при выходе: вы покидаете www.ihs.gov
   5. 15 U.S.C. 7001 (Электронные подписи в мировой и национальной торговле (Закон об электронных подписях))
      https://www.gpo.gov/fdsys/pkg/PLAW-106publ229/pdf/PLAW-106publ229.pdf Отказ от ответственности при выходе: вы покидаете www.ihs.gov
   6. 18 U.S.C. 2071 (b) (Штрафы и пени)
      http://www.archives.gov/about/laws/concealment-removal-mutilation.html
   7. 44 U.S.C. Глава 35 (Закон о сокращении бумажной работы)
      http://www.gpo.gov/fdsys/pkg/PLAW-104publ13/html/PLAW-104publ13.htm
   8. 36 Свод федеральных правил (CFR), части 1220–1239 (управление документацией)
      Отказ от ответственности при выходе: вы покидаете www. ihs.gov
   9. Административно-бюджетное управление (OMB), циркуляр A-123 (Ответственность руководства за внутренний контроль)
      http://www.whitehouse.gov/omb/circulars/a123/a123_rev.html Отказ от ответственности при выходе: вы покидаете www.ihs.gov
   10. Циркуляр OMB A-130 (Управление федеральными информационными ресурсами)
       http://www.whitehouse.gov/omb/circulars_a130_a130trans4 Отказ от ответственности при выходе: вы покидаете www.ihs.gov
   11. Федеральное агентство по чрезвычайным ситуациям (FEMA)
       http://www.fema.gov/media-library/assets/documents/86284 Отказ от ответственности при выходе: вы покидаете www.ihs.gov
   12. Президентский меморандум об управлении правительственными документами, 28 ноября 2011 г.
       http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2011/11/28/presidential-memorandum-managing-government-records Отказ от ответственности при выходе: вы покидаете www.ihs.gov
   13. Меморандум для глав исполнительных департаментов и агентств и независимых агентств от OMB и NARA, Директива об управлении правительственными документами, 24 августа 2012 г.
       www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12- 18.pdf Отказ от ответственности при выходе: вы покидаете www.ihs.gov
   14. Департамент здравоохранения и социальных служб (HHS) OCIO-2007-0004.001 «Политика HHS в отношении ведения документации», 25 ноября 2015 г.
       http://www.hhs.gov/ocio/policy/2015-0004.002.html Отказ от ответственности при выходе: вы покидаете www.ihs.gov
6. Конфиденциальность . IHS должна защищать личную информацию, содержащуюся в любой системе учета. Каждый офис, ведущий записи и информацию о лицах, должен установить соответствующие административные, технические и физические меры безопасности для защиты личной информации от неправомерного использования, изменения или несанкционированного раскрытия.
7. Закон о свободе информации . Закон о свободе информации (FOIA), 5 U.S.C. § 552 — это федеральный закон о доступе, который разрешает полное или частичное раскрытие записей, контролируемых федеральными государственными учреждениями. Закон о свободе информации обычно предусматривает, что любое лицо имеет право, обеспечиваемое судом, на доступ к записям федерального агентства, если только записи, которые они запрашивают, не являются исключением. Записи, не освобожденные от раскрытия в соответствии с Законом, по запросу должны быть легко доступны для общественности.
8. Определения . Терминология управления записями может быть размещена на веб-сайте IHS по адресу: https://www.ihs.gov/DRA/recordsmanagement/.

5-15.2   ОБЯЗАННОСТИ

1. Директор, IHS . Директор IHS несет административную ответственность за обеспечение того, чтобы Агентство создавало и сохраняло записи, адекватно и надлежащим образом документирующие организацию, функции, политику, решения, процедуры и основные операции.
2. Директор, Управление управленческих услуг . Директор Управления служб управления (OMS) отвечает за администрирование программы управления записями, которая соответствует применимым федеральным законам и постановлениям и работает экономично и эффективно.
3. Директор отдела закупочной политики . Директор Отдела политики приобретения (DAP) должен обеспечить, чтобы:
   1. Во всех контрактах, независимо от типа, четко указывается право собственности IHS.
   2. Все записи о подрядчиках, созданные, полученные и используемые подрядчиками при выполнении работ для IHS, передаются директору отдела по вопросам регулирования (DRA).
4. Директор отдела регулирования . Директор DRA отвечает за руководство, планирование, общую политику, руководство и общий надзор за программой управления записями IHS и ее включением в более широкую структуру управления информационными ресурсами. Директор гарантирует, что все сотрудники и подрядчики IHS:
   1. Создание, получение и ведение официальных записей, содержащих адекватную и надлежащую документацию и доказательства деятельности IHS. Сотрудники Агентства, использующие эту информацию, должны управлять материалами и сохранять их в соответствии с применимыми законодательными и нормативными требованиями.
   2. Управлять записями в любом формате (например, бумажными, электронной почтой, электронными документами, изображениями, картами, видео, блогами и другими инструментами социальных сетей, которые генерируют сообщения) упорядоченным образом и в соответствии с применимыми законами, правилами, политика и руководство HHS.
   3. По возможности перенесите электронные записи из устаревших систем в одобренную IHS систему управления электронными записями.
   4. Распечатывать и хранить записи в бумажной системе ведения документации, когда утвержденная система управления электронными записями или приложение недоступны.
   5. Ведение записей в соответствии со структурой файлов Агентства, обеспечивающей своевременный доступ и поиск.
   6. Убедиться, что документы Агентства уничтожаются в соответствии с обязательными инструкциями, указанными в утвержденных списках документов.
5. Директор, Управление информационных технологий . Директор Управления информационных технологий (OIT), также назначенный директором по информационным технологиям (CIO), должен убедиться, что:
   1. Офицеры по безопасности информационных систем (ISSO) и другие назначенные сотрудники по информационным технологиям работают с сотрудником по ведению документации (RMO) над созданием и обновлением расписаний записей для электронных информационных систем (EIS).
   2. Функции ведения учета включены в существующие информационные системы и запланированные инвестиции в технологии для отражения бизнес-процессов.
   3. Электронные информационные системы поддерживаются в соответствии с утвержденными графиками записей и требованиями NARA.
   4. Публикации в Интернете и интранете, содержащие официальные записи, ведутся в соответствии с обязательными инструкциями, содержащимися в утвержденном графике записей.
6. Директор штаб-квартиры . Директор каждого головного офиса должен следить за тем, чтобы определенные записи создавались в соответствии с требованиями ведения документации. Все офисные компоненты будут включать политики, практики и процедуры управления документами в свои программы.
7. Ведущий консультант по управлению медицинской информацией . Директор OIT курирует ведущего консультанта по управлению медицинской информацией (HIM), который должен работать совместно с RMO и другими владельцами модулей системы управления ресурсами и пациентами (RPMS) для обеспечения того, чтобы инструкции по хранению и утилизации административных и клинических данных в RPMS описано в расписании записей.
8. Менеджеры . Руководители должны обеспечить надлежащее и надлежащее документирование деятельности Агентства в соответствии с федеральными законами, положениями и другими инструкциями, которые служат основой для создания записей. Кроме того, они должны назначить персонал для надзора за деятельностью по управлению записями (например, инвентаризация записей, разработка плана файлов, передача записей, уничтожение записей и т. д.) и обеспечить, чтобы подчиненные им сотрудники посещали или выполняли обязательное управление записями отдела или IHS. упражнения или мастер-классы.
9. Сотрудник по делопроизводству . Роль RMO возлагается на лицо с соответствующими полномочиями для координации и надзора за всеобъемлющей программой управления записями. RMO должен рассмотреть все предложения по преобразованию бумажных документов Агентства в электронные форматы, чтобы определить, является ли альтернатива экономически целесообразной и программно осуществимой.
10. Запись связи . Представитель по документации назначается в письменной форме посредством меморандума. Представитель по документации служит основным контактным лицом по вопросам управления документацией и другой деятельности, связанной с ведением документации в их офисе.
11. Служащие . Все сотрудники IHS несут ответственность за:
    1. Создание и управление записями, необходимыми для документирования официальной деятельности и действий Агентства, включая записи, созданные подрядчиками и получателями грантов IHS, в соответствии с требованиями IHS к ведению документации.
    2. Уничтожение записей только в соответствии с утвержденным RDS и никогда не удаление записей из IHS без разрешения.
    3. Ведение записей в безопасных и одобренных NARA хранилищах, которые способствуют эффективному поиску и хранению личных документов и неучетных материалов отдельно от официальных записей IHS.
12. Региональные директора . Каждый региональный директор должен внедрить, использовать и поддерживать программу управления записями. Региональный директор должен обеспечить, чтобы созданные или полученные записи надлежащим образом документировали действия IHS в соответствии с требованиями ведения документации.
13. Сотрудник по связям с местными записями . Сотрудник по связям с региональными записями (RLO) должен быть назначен региональным директором посредством меморандума и подотчетен региональному директору или другому официальному лицу, назначенному для надзора за программой. Районный RLO оказывает региональную поддержку и техническую помощь сотрудникам регионального офиса, работникам медицинских учреждений и другим лицам по вопросам ведения документации.
14. Связной с региональными записями . Региональные представители по связям с записями назначаются региональным директором посредством меморандума для координации деятельности по управлению записями и тесного сотрудничества с RLO для реализации политики, практики и процедур управления записями.

5-15.3   ПРОЦЕДУРЫ

1. Инвентаризация документации . Все записи, хранящиеся в офисе IHS, должны ежегодно проводить инвентаризацию своих записей, независимо от формата. Данные инвентаризации должны быть собраны с использованием «IHS-970, Рабочий лист инвентаризации документации» (Руководство, Приложение 5-15-A) и «IHS-971, Рабочий лист инвентаризации электронных записей» (Руководство, Приложение 5-15-B).
2. Разработка плана файлов . Связные с документами должны координировать подготовку и сбор файловых планов, начиная с 1 ноября каждого года. Все планы файлов должны быть завершены к 20 января.
3. Классификация записей . Классификация записей — это акт анализа и определения предметного содержания документа, обычно сразу после его создания или получения.
4. Коды файлов . RMO IHS должен гарантировать, что все офисы используют согласованные коды файлов для надлежащей маркировки и идентификации материалов документации.
5. Захват записей в системах учета . Все записи IHS, независимо от формата, должны быть идентифицированы, классифицированы, подшиты, сохранены и сохранены в утвержденных системах ведения записей. Записи должны быть легко доступны для бизнеса или раскрытия информации в течение всего срока их хранения.

5-15.4   ГРАФИК УТИЛИЗАЦИИ ЗАПИСЕЙ

График утилизации записей (RDS) – это документ, в котором содержится описательная информация о записях Агентства, а также обязательные инструкции по хранению и утилизации. Всякий раз, когда ряд записей не может быть идентифицирован, офис, собирающий записи, должен запросить создание серии записей, используя «Запрос на изменение графика записей IHS». (См. Приложение 5-15-C к Руководству.) Пока процесс составления расписания не будет завершен, записи должны храниться постоянно до получения разрешения от NARA. IHS RDS находится по адресу:

https://www.ihs.gov/dra/recordsmanagement/dispositionschedule/

5-15.5   УДАЛЕНИЕ ЗАПИСЕЙ

Действия IHS в отношении активных, неактивных и постоянных записей, созданных сотрудниками, должны включать удаление записей в Федеральный центр документации (FRC), передачу постоянных записей в NARA, передачу временных записей в дар физическому лицу или организации после получения разрешения NARA или физического уничтожения записей. Записи, подлежащие текущему аудиту, судебному разбирательству или другим юридическим требованиям, должны быть сохранены и не могут быть уничтожены.

1. Хранилище записей . Отдельные офисы могут хранить записи на месте в условиях офисной работы или периодически отправлять их за пределы офиса в FRC, где они хранятся до уничтожения или передачи в Национальный архив. Исходный офис может заимствовать свои записи, используя Информационную систему архивов и центров документации (ARCIS). Постоянное изъятие записей Агентства из FRC не допускается. Ни один из компонентов IHS не имеет права арендовать, арендовать или покупать складские площади для хранения документов, если объект не соответствует утвержденным стандартам и не санкционирован RMO.
2. Передача постоянных записей в Национальный архив . Политика IHS заключается в отправке постоянных записей в их первоначальном виде в Национальный архив. Когда постоянные записи поступают в Национальный архив, NARA берет на себя юридическое и физическое хранение записей.
3. Незапланированные записи . Категории записей, не указанные в утвержденной RDS и не имеющие назначенного срока хранения, не могут быть уничтожены. Эти материалы должны быть доведены до сведения RMO, который поможет с оценкой документации.
4. Уничтожение записей . RMO просматривает уведомления о ликвидации, т. Е. Записи, хранящиеся в FRC. С офисом, ответственным за записи, свяжутся, чтобы проверить, есть ли деловая необходимость хранить записи, или порекомендовать уничтожить записи. Все сотрудники IHS должны заполнить и заверить «IHS-969, Сертификат об уничтожении документации» (приложение 5-15-D) до уничтожения документации, которая хранится на месте в офисах IHS.

5-15.6   ОБРАБОТКА ЗАПИСЕЙ ВО ВРЕМЯ ПЕРЕСЕЛЕНИЯ, РЕОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ПРИНЯТИЯ ПЛЕМЕНАМИ

Следует уделить внимание обращению с записями во время таких событий, как переселение, реорганизация или принятие программ, функций, услуг и деятельности (PFSA) племенами. В конечном счете, с записями следует обращаться таким образом, чтобы обеспечить непрерывность программы.

1. Переезд . Перед переездом сотрудники должны провести инвентаризацию записей, чтобы определить тип записей, их количество, где они находятся и в каком формате хранятся записи. Имея эту информацию, персонал может начать оценивать ценность и обращение с записями. Ни при каких обстоятельствах сотрудники не оставляют документальные материалы в офисах.
2. Реорганизация . После изменения организационной структуры сотрудники должны перенести, если применимо, текущие записи, поддерживающие прежнюю функциональную область, в новый офис. Записи, не требуемые новым офисом, могут быть переданы в FRC. Все вспомогательные материалы, например, планы файлов, стандартная форма-135 и инвентарные списки, должны быть отправлены в новый офис.
3. Вознесение племен . Когда племя принимает PFSA, когда-то находившееся под управлением IHS, документы, поддерживающие PFSA, также должны быть переданы. IHS должен обеспечить наличие официального соглашения между Агентством и наследующей организацией и изложить любые постоянные обязательства по ведению, управлению и хранению документации. Передача представляет собой изменение в хранении записей или переход записей из владения и ответственности IHS в другую организацию. Вспомогательные материалы, например, планы файлов, SF-35 и инвентарные списки, должны быть отправлены в новую организацию. Записи, не принятые Племенем, считаются неактивными на дату принятия и должны быть переданы в FRC.

5-15.7   ЗАКУПКА УСЛУГ ПОДРЯДЧИКА ПО УНИЧТОЖЕНИЮ

Чтобы обеспечить соблюдение Агентством требований к ведению документации, все запросы на закупку услуг по уничтожению документации, независимо от метода закупки, должны быть рассмотрены RMO и региональным RLO.

5-15.8   ЗАПИСИ ОБСУЖДЕНИЯ

Записи актов гражданского состояния — это те записи, которые необходимы для повседневной деятельности IHS, без которых Агентство и/или его отдельные компоненты не могли бы эффективно работать. Программа управления записями (RMP) будет работать с офисами для определения записей, необходимых во время и после чрезвычайной ситуации или стихийного бедствия.

5-15.9   СУДЕБНЫЕ РАССЛЕДОВАНИЯ

IHS хранит записи, которые могут потребоваться для разумно ожидаемого или фактического государственного расследования, аудита или судебного разбирательства. Лица, получившие судебное удержание, обязаны сохранять информацию, независимо от формата, и должны сообщать RMO обо всех сериях записей, которые, как считается, имеют отношение к проблеме. Удержание временно отменяет срок хранения, указанный в RDS, и приостанавливает уничтожение затронутых записей до тех пор, пока удержание не будет снято. Действия по удалению также приостанавливаются для записей, хранящихся в FRC, путем замораживания соответствующих записей.

5-15.10   ОБУЧЕНИЕ И РУКОВОДСТВО

Все сотрудники и подрядчики обязаны проходить ежегодное обучение ведению делопроизводства. Обучение управлению записями служит напоминанием об ответственности за ведение и защиту записей IHS. Обучение управлению записями может проводиться онлайн или лично. Курсы могут включать, помимо прочего, базовое управление записями, разработку плана файлов, управление электронными записями и руководство по записи актов гражданского состояния. Руководители и представители сотрудников по контрактам (COR) несут ответственность за информирование новых сотрудников и подрядчиков о типах записей, которые они создают и ведут.

5-15.11   ПРОЦЕСС ОЦЕНКИ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСЯМИ

RMP будет проводить периодические оценки для мониторинга эффективности, соблюдения и выполнения программы. Последовательные оценки открывают возможности для уточнения и улучшения программы за счет внедрения передового опыта и определения новых способов повышения эффективности затрат. (См. Приложение 5-15-E к Руководству, «Инструмент самооценки управления документацией»)0422

Ни один политический назначенец, высокопоставленный чиновник, сотрудник или подрядчик IHS не должен удалять или уничтожать федеральные документы при отъезде, а также они не могут быть уничтожены без графика удаления документов. Это включает в себя записи в общих пространствах (т. е. электронные записи), о которых сотрудник знает исключительно. Все записи, находящиеся под контролем этого сотрудника, должны быть рассмотрены его руководителем, который проследит за тем, чтобы записи были переданы преемнику сотрудника или другому назначенному лицу.