Запись в трудовой при увольнении: Запись об увольнении в трудовой книжке

Запись в трудовой при увольнении: Запись об увольнении в трудовой книжке

Как быть, если трудовая книжка закончилась, а запись о работе велась в сведениях о награждении?

•  21 сентября 2018 г.

Риски: внесение записей о работе в раздел «Сведения о награждении» является нарушением Правил и подлежит исправлению.

Согласно п. п. 38, 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.

Внесение записей о работе в раздел «Сведения о награждении» является нарушением Правил и подлежит исправлению.

В соответствии с п. 27 Правил в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждениях, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил).

Таким образом, если при заполнении трудовой книжки записи о работе работника были внесены в раздел «Сведения о награждении», эти записи необходимо признать недействительными и заново внести указанные сведения во вкладыш. При этом допустимо одной строкой признать недействительными сразу несколько записей в трудовой книжке работника.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником (п. 28 Правил).

Если же организация-работодатель была ликвидирована, то исправить записи, внесенные этой организацией в трудовую книжку, возможно будет только после устройства работника на новое место работы, поскольку в соответствии с п.

28 Правил только на новом месте работы вносятся записи в таких случаях.

Основанием для внесения новым работодателем записи об исправлении могут быть решение суда, архивная справка или надлежащим образом заверенная копия приказа.

На заметку: если записи о работе сделаны в разделе «Сведения о награждениях», Пенсионный фонд РФ может не учесть их при подсчете трудового (страхового) стажа сотрудника (п. 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015).

Об исправлении записей в трудовой книжке смотрите выпуск Видеогида по кадрам «Как исправить ошибки в трудовой книжке».

Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюс

Ссылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс — клиентам компании «ЭЛКОД». Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить ЗДЕСЬ.

8 самых важных правил ведения трудовых книжек

Трудовая книжка, несмотря на разговоры о ее отмене в ближайшем будущем, остается одним из самых сложных в оформлении документов, с которым приходится работать работодателю.

В настоящее время на территории нашей страны действуют следующие бланки трудовых книжек:
• трудовые книжки образца 1938 года;
• трудовые книжки колхозников;
• бланки 1974 года и вкладыши в них;
• двуязычные трудовые книжки;
• современные бланки трудовых книжек (форма бланка трудовой книжки, утвержденная в 2003 году, введена в действие с 1 января 2004 года).

Давайте вспомним самые важные правила ведения трудовых книжек, без знания которых нельзя обойтись.

Правило первое. Трудовая книжка установленного образца должна быть на каждого работника. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Правило второе. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей должны быть 2 книги:
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, заведенные работодателем.

При увольнении и получении трудовой книжки на руки работник должен поставить свою подпись и дату в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Правило третье. В организации должно быть назначено приказом работодателя лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Данная обязанность предусмотрена п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»).

Правило четвертое. Все записи, внесенные в трудовую книжку, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения. Это следует из п. 24 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 N 91 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам». В случае выявления записей, не соответствующих законодательству, данные периоды не включаются в страховой стаж и должны быть подтверждены соответствующими документами.

Правило пятое. В трудовую книжку должны быть внесены сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Правило шестое. При заполнении титульного листа трудовой книжки необходимо учитывать следующее.

Сведения на титульном листе должны соответствовать данным паспорта или иного документа, удостоверяющего личность работника. Фамилия, имя и отчество, а также дата рождения должны совпадать побуквенно, в противном случае работодатель не может принять такую трудовую книжку, так как она не принадлежит принимаемому работнику. Дата заполнения должна быть указана арабскими цифрами, без буквенно-цифрового заполнения, за исключением трудовых книжек образца 1938 г.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год (кроме образца трудовой книжки 1938 г.). При этом даты во всех разделах трудовых книжек вносятся арабскими цифрами (кроме образца трудовой книжки 1938 г. ).

Дата заполнения трудовой книжки не должна совпадать с датой начала работы, т.к. работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней.

На титульном листе трудовой книжки должна быть подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Запись об уровне образования вносится на основании имеющихся у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации (диплома, аттестата).

Внесенные на титульный лист сведения о работнике заверяются его личной подписью.

При внесении изменений (например, в фамилии, имени, дате рождения) одной чертой зачеркивается фамилия или имя и рядом указывается новая. Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним прописываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или кадровой службы.

Правило седьмое. При заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о работе» необходимо учитывать следующее.

В данный раздел вносятся периоды работы сотрудника. При внесении записи о приеме на работу сначала в качестве заголовка указывается полное (и сокращенное, при его наличии, – с 30.11.2003) наименование работодателя, при этом запись не нумеруется. Порядковый номер записи в трудовой книжке проставляется именно при внесении записи о приеме на работу, а не перед заголовком — наименованием работодателя. Заменой ручного написания может быть штамп организации, который также проставляется перед начальной записью о приеме на работу и также должен содержать и полное, и сокращенное наименование организации. Обратите внимание, что штамп не должен выходить за поля графы 3.

Число, месяц и год (арабскими цифрами) указываются, когда вносятся сведения о работе. При этом необходимо обратить внимание на то, какого образца трудовая книжка заполняется. В трудовых книжках установленного образца 1938 года дата записывалась следующим образом: «1965.05.01», а в трудовых книжках образца 1974 года и 2003 года: «05. 01.2002».

Сведения о приеме на работу в определенное структурное подразделение (но только при условии, что структурное подразделение было указано в трудовом договоре в качестве его условия) на четко определенную должность (и именно в таком порядке — сначала отдел, потом должность) вносятся в соответствии с точной формулировкой трудового договора и приказа о приеме на работу.

В четвертом разделе записывается, на основании какого документа вносится запись о приеме на работу, с указанием точного наименования документа, его даты и регистрационного номера (сначала указывать дату, потом номер документа-основания). В подавляющем большинстве случаев это приказы по личному составу, но также это могут быть решения общего собрания акционеров, протокол общего собрания учредителей и др.

В период работы сотрудника в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе» по такому же принципу вносятся сведения о:
• переводах,
• переименовании организации,
• присвоении разрядов,
• прекращении трудового договора.

При прекращении трудового договора указывается точная ссылка на статью Трудового кодекса РФ или другого федерального закона, часть и пункт статьи и ее точная расшифровка (пункт, подпункт). Такой порядок определен статьей 84.1 Трудового кодекса РФ.

После внесения сведений об увольнении указывается должность, расшифровка подписи и подпись должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Внесенные записи заверяются печатью работодателя (юридического лица) при ее наличии.

Под последней записью расписывается работник, подтверждая тем самым, что он ознакомлен и согласен со всеми записями, внесенными в его трудовую книжку в данной организации.

Правило восьмое. При заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о награждении» необходимо учитывать следующее.

В данный раздел вносятся сведения о награждениях работника за период работы у конкретного работодателя.

При внесении записи о награждении сначала в качестве заголовка указывается полное (и сокращенное, при его наличии, — с 30. 11.2003) наименование работодателя, при этом запись не нумеруется, как и при приеме на работу. Далее указывается порядковый номер записи, дата награждения работника, после чего следует информация о награждении за трудовые заслуги: о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями; о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в записи о награждениях не вносятся.

Эти 8 правил помогут не допускать ошибок при заполнении трудовых книжек, снизить риски при инспекционных проверках, а работнику — получить заслуженную пенсию.

Материал подготовлен Марией Финатовой, Институт профессионального кадровика, специально для портала Superjob.

Как долго работодатели хранят записи после увольнения сотрудника? | Малый бизнес

Автор Рут Мэйхью Обновлено 4 февраля 2019 г.

Когда трудовые отношения заканчиваются, работодатели обязаны хранить личные дела сотрудников в безопасном месте. Продолжительность хранения записей о сотрудниках варьируется в зависимости от федеральных законов и законов некоторых штатов, касающихся ведения документации работодателем. Это строгие правила, и работодатели, которые не могут предоставить определенные файлы сотрудников после увольнения, могут быть подвергнуты суровым наказаниям и штрафам, налагаемым государственными органами.

Увольнение сотрудника по собственному желанию

Термин «увольнение сотрудника» охватывает ряд действий по трудоустройству, а не только принудительное увольнение или увольнение сотрудника. Работодатели используют слово «увольнение» для обозначения всех видов увольнения с работы — добровольной отставки, увольнения, выхода на пенсию и увольнения с работы. Для неспециалиста это звучит жестко, но отделы кадров говорят об увольнении просто потому, что это означает, что трудовые отношения закончились, поэтому это применимо всегда, независимо от обстоятельств.

Компоненты трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из личных дел сотрудников, платежных ведомостей, форм регистрации пособий и медицинских карт. Связанные с работой материалы — все, кроме медицинской и медицинской информации — обычно хранятся в отделе кадров и могут быть доступны персоналу по мере необходимости. Записи о заработной плате иногда хранятся отдельно, но хранятся для легкого доступа по имени сотрудника или идентификационному номеру, например номеру социального страхования.

Информация о здоровье сотрудников или медицинских льготах и ​​связанные с ними документы доступны только сотруднику отдела кадров или сотруднику уровня менеджера, назначенному ответственным за конфиденциальность, как указано в положениях Закона о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), которые обеспечивают конфиденциальность определенных записей. поддерживается работодателем.

FLSA Ведение учета сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели обязаны вести учет заработной платы сотрудников, не освобожденных от налогов, в течение трех лет. Записи о заработной плате для сотрудников, не освобожденных от налога, включают копии квитанций работодателя или подтверждение выплаты заработной платы, подтверждение выплаты сверхурочной заработной платы, отработанных часов без перерыва и сверхурочной работы, вычеты из заработной платы и другие материалы, связанные с заработной платой. Требования к ведению учета для наемных освобожденных сотрудников немного отличаются только потому, что освобожденные сотрудники не имеют права на сверхурочную работу, и поэтому у вас не будет доказательств оплаты сверхурочной работы. FLSA требует, чтобы работодатели сохраняли неисключенные записи в течение трех лет с даты увольнения.

Требование FLSA составляет два года для таких записей, как коллективные договоры, служебные аттестации и документы, которые могут удовлетворять требованиям для обоснования шкал заработной платы, ставок заработной платы и уровней окладов.

Законы штатов о ведении документации могут отличаться от федеральных, а в некоторых штатах требования длиннее, чем предписано федеральными нормами. Штат Техас, например, требует, чтобы работодатели хранили определенную информацию о заработной плате и налогах в течение четырех лет. Определенные материалы, связанные с льготами, должны храниться работодателями Техаса в течение шести лет.

EEOC Ведение учета всех трудовых книжек

Комиссия США по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы вы хранили все трудовые книжки в течение одного года с даты увольнения сотрудника. Для целей Закона о дискриминации по возрасту при приеме на работу (ADEA) вам необходимо вести учет заработной платы в течение того же периода времени, который требуется в соответствии с FLSA — три года с даты увольнения. Информация о других вознаграждениях работникам должна храниться только в течение одного года.

Специальные правила ведения учета применяются, когда сотрудник предъявляет обвинение в дискриминации в соответствии с любым антидискриминационным законодательством, за соблюдением которого следит EEOC. В вопросах, связанных со спорами между работниками в соответствии с федеральным законодательством о гражданских правах, вы должны хранить файлы сотрудников до тех пор, пока работодатель и федеральное агентство не примут решение или пока КСРТ не примет свое решение. Поскольку файлы должны храниться на протяжении всего процесса разрешения споров, могут пройти годы после увольнения, прежде чем работодатель сможет безопасно удалить файлы сотрудника.

Лучше перестраховаться, чем сожалеть

Поскольку правила ведения учета различаются в зависимости от федеральных требований и требований правительства штата, целесообразно хранить записи о сотрудниках в течение максимального периода времени. Совершенно нормально хранить эти записи в электронном виде, поэтому вам не нужно выделять место и ресурсы для бумажных записей. Было бы разумно хранить все записи о сотрудниках в течение как минимум трех лет — чтобы охватить все основы федеральных правил — и дольше, если необходимо, для соблюдения правил штата.

BOLI : Доступ к записям сотрудников : Для работников : Штат Орегон

Работники имеют право доступа к своим записям.

Работодатели должны предоставить работникам разумную возможность ознакомиться с данными о своем персонале, времени и заработной плате и получить копии этих документов по запросу.

Если вы считаете, что ваш работодатель нарушает этот закон, вы можете жалобу или свяжитесь с нами по адресу [email protected], чтобы получить помощь.

Закон

ORS 652.750

Часто задаваемые вопросы

• ДЛЯ РАБОЧИХ
• ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

Для работников

К каким записям я могу получить доступ?

Кадровые записи включают все записи, используемые для определения вашей квалификации для трудоустройства, продвижения по службе, дополнительной компенсации, увольнения или других дисциплинарных мер. Работодатели также должны предоставлять отчеты о времени и оплате труда.

Примерный перечень документов, которые считаются кадровыми: 

• Объявления о вакансиях 
• Заявления 
• Резюме 
• Сведения о продвижении по службе 
• Документы о повышении заработной платы 
• Анализы эффективности 
• Дисциплинарные взыскания руководителя56 900; записи устных и письменных предупреждений 
• Уведомления об увольнении

Как скоро мой работодатель должен предоставить эти записи?

Записи должны быть предоставлены в течение 45 дней после запроса сотрудника. Большинство работодателей предпочитают и предлагают предоставить копии записей вместо того, чтобы разрешать просмотр оригиналов, однако вам должна быть предоставлена ​​разумная возможность проверить записи на вашем рабочем месте или на рабочем месте, если вы попросите об этом. Работодатели могут взимать разумную плату за возмещение фактической стоимости предоставления документации.

Как долго мой работодатель должен хранить эти записи?

Работодатели должны хранить кадровые записи сотрудников в течение не менее 60 дней после увольнения. Учет рабочего времени должен храниться в течение двух лет, а учет заработной платы — в течение трех лет.

Для работодателей

Какие записи включены?

Кадровые записи включают все записи, используемые для определения квалификации работника для приема на работу, продвижения по службе, дополнительной компенсации, увольнения или других дисциплинарных мер. Работодатели также должны предоставлять отчеты о времени и оплате труда.

Вот примеры списка документов, которые считаются записями персонала:

• объявления о работе
• Приложения
• Резюмы
• Записи о продвижении
• Документация по увеличению оплаты
• ОБЗОРЫ.
• Дисциплинарные взыскания; записи устных и письменных предупреждений 
• Уведомления об увольнении

Если я получу запрос от сотрудника на получение копий всех личных дел сотрудника, нужно ли мне предоставить копии всех учетных записей рабочего времени и заработной платы за три года ?

Многие работодатели выражают озабоченность в связи с автоматическим требованием предоставлять ведомости учета рабочего времени и заработной платы за три года, если сотрудник запрашивает доступ к своим личным делам или их копии. Ничто в ORS 652.750 не запрещает работодателю спрашивать, хотят ли сотрудники, запрашивающие документы, получить доступ или копии всех данных о своем рабочем времени и заработной плате или только своих личных данных. Уточнение того, какие записи сотрудник хотел бы проверить или получить, может сократить количество предоставляемых документов. Однако, если работник запрашивает все отчеты о времени и заработной плате, закон требует, чтобы они были предоставлены.

Что не должно быть включено в эти записи?

Не должно быть никаких медицинских записей, налоговых отчетов или иммиграционных документов, прилагаемых в ответ на запрос сотрудника о его кадровых записях. Должны быть включены только те записи, которые использовались для определения квалификации работника для приема на работу, продвижения по службе, дополнительной компенсации, увольнения или других дисциплинарных мер, а также учет рабочего времени и заработной платы (если требуется).

Как скоро мне нужно подготовить эти записи?

ORS 652. 750(2) требует, чтобы записи были предоставлены в течение 45 дней с момента запроса сотрудника. Большинство работодателей предпочитают и предлагают предоставлять копии записей, а не разрешать проверку оригиналов, однако работнику должна быть предоставлена ​​разумная возможность проверить записи на своем рабочем месте или по месту работы, если это требуется. Работодатели могут взимать разумную плату за возмещение фактической стоимости предоставления документации.

Я ознакомился с ORS 652.750(2), и там есть ссылка на предоставление заверенных копий. Что это такое? Нужно ли что-то нотариально заверять?

Формальной процедуры заверения кадрового делопроизводства не существует. Для выполнения этого требования должно быть достаточно сопроводительного письма, подписанного хранителем документации или менеджером по персоналу, удостоверяющего достоверность и правильность копий.

Как долго работодатель должен хранить эти записи?

В соответствии с законом работодатели обязаны хранить личные дела сотрудников в течение как минимум 60 дней после увольнения.