Заполнение кассового журнала: Оутч!!! Что-то сломалось!
Порядок ведения Журнала кассира – операциониста (по форме КМ-4)
Журнал применяется для учёта операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации или индивидуального предпринимателя, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счётчиков.
В конце рабочего дня (смены ) кассир составляет кассовый отчёт и вместе с ним сдаёт выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.
После снятия показаний счётчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира — операциониста которая подтверждается подписями кассира, старшего кассира, и администратора организации.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а суммы выявленных недостач или излишков заносятся в соответствующие графы Журнала кассира — операциониста.
Все записи в журнале ведутся кассиром — операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.
На обложке журнала необходимо указать реквизиты организации (ИП), коды, информацию о контрольно-кассовой машине, период на который заводится журнал, должность, фамилию, имя, отчество лица, ответственного за ведение журнала.
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью.
ОФОРМЛЕНИЕ ВОЗВРАТА ДЕНЕГ В ДЕНЬ ПОКУПКИ
Если возврат денег за товар покупателю производится в тот же день, что и покупка товара (до закрытия смены и снятия Z-отчёта), то в этом случае возврат денежной суммы производится из операционной кассы организации по чеку, выданному в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора (заведующего) или его заместителя. При этом на сумму возврата в одном экземпляре оформляется акт о возврате товара по форме № КМ-3.
Данный акт составляется на основании чеков, возвращенных покупателями (клиентами), либо на основании ошибочно пробитых чеков. Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом по форме № КМ-3 сдаются в бухгалтерию (где они должны храниться при текстовых документах за данное число).
Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями и неиспользованным кассовым чекам, записываются в журнал кассира — операциониста (графа 15) и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.
Приём от покупателя возвращённого товара оформляется накладной, которая составляется в двух экземплярах, один из которых прикладывается к товарному отчёту, а другой экземпляр передаётся покупателю и является основанием для получения денежной суммы за возвращённый товар.
ВОЗВРАТ ДЕНЕГ В ДРУГОЙ ДЕНЬ (НЕ В ДЕНЬ ПОКУПКИ)
Если возврат денег за товар производится не в день покупки (по истечении рабочего дня после закрытия продавцом смены и снятия Z – отчёта), то этом случае организациям следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённым решением Совета директоров Банка России от 22.
09.1993г № 40.
В соответствии с п.5 ст. 18 Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1 «О защите прав потребителей» при возврате потребителем товара ненадлежащего качества отсутствие у него кассового чека не является основанием для отказа в удовлетворении его требований (расторжение договора купли-продажи и возврата денег). Для целей определения полноты оприходования выручки возврат товара ненадлежащего качества может быть произведён без предъявления покупателем кассового чека, но только в том случае, если установлен факт и условия покупки, и он доказан покупателем.
Фактом, удостоверяющим покупку, в данном случае могут являться другие документы, подтверждающие покупку, такие как товарный чек, гарантийный талон и т.д. В случае отсутствия у потребителя указанных документов это не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение факта и условий покупки.
Фактом, подтверждающим покупку, может служить контрольная лента, которая должна храниться в течение сроков, установленных для первичных учётных документов, но не менее 5 лет.
В этом случае возврат денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении паспорта или документа его заменяющего. Для возврата денег покупателю из главной кассы организации составляется расходно-кассовый ордер (форма № КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88) также с обязательным указанием фамилии, имени, отчества покупателя и его паспортных данных или иного документа, удостоверяющего личность.
Заполнение формы № КМ-4
Формирование кассовой книги и отчета кассира
Храним в порядке
В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, юридические лица обязаны в ходе хозяйственной деятельности сохранять не занятые в обороте финансовые ресурсы в банках.
Ниже мы рассмотрим некоторые правила ведения и заполнения данных финансово-учетных документов.
Кассовая книга
Заполнение кассовой книги, нумерация и подшивка листов в ней осуществляются по утвержденной форме. Этот документ (форма КО-4) должен начинаться в январе каждого календарного года. В нем фиксируются все операции с наличными деньгами. Приобрести кассовую книгу можно в магазине, она представляет собой журнал с горизонтальным расположением листов с распечатанными графами.
Еще до начала заполнения все листы журнала необходимо пронумеровать, сшить и заверить их количество печатью с пломбой на последней странице документа. Подписывать документ могут руководитель компании (организации) либо главный бухгалтер.
Соответствующие записи в книгу вносятся вручную в хронологическом порядке, по дням совершения наличных расчетов.
В том случае, когда документ ведется в электронном виде, бланк каждого расчета (операции) должен быть распечатан и подшит в книгу. При таком варианте ведения книги также должна соблюдаться хронологическая последовательность подшивки документов.
Если кассовая книга, которая приобреталась в магазине, закончилась ранее окончания года, допускается завести новый документ. Его оформление и ведение аналогичны описанному выше.
Следует учитывать, что форма КО-4 предусматривает в кассовой книге наличие двух частей. Одна из них представляет собой вкладной лист, а другая – бланк отчета кассира. Поэтому записи в такую книгу должны производиться шариковой ручкой с использованием копирки, потому что копируемый экземпляр и будет являться отчетом кассира.
Отчет кассира
Этот документ представляет собой отрывной талон, в котором отражаются приходно-расходные операции, выполненные с использованием наличных денег. После заполнения он должен передаваться кассиром в бухгалтерию компании или организации.
Так как он является копированной копией вкладного листа кассовой книги, его содержание должно полностью соответствовать бланку книги.
После получения талона бухгалтер обязан выполнить проверку правильности его заполнения, поставить свою подпись на соответствующем листе кассовой книги и оторвать заполненный бланк отчета кассира. Порядок учета бухгалтерской документации предусматривает, что этот документ хранится отдельно от кассовой книги.
При ведении учетной документации в электронном виде, отчет кассира так же, как и листы кассовой книги, распечатывается отдельно за каждую приходно-расходную операцию и подшивается аналогично тому, как было описано выше.
Хранение документов
В российском законодательстве имеются некоторые разночтения относительно того, каков срок хранения для рассматриваемых документов. Так, в соответствии с п. 1 ст. 23 НК РФ, они должны храниться на протяжении четырех лет. А Закон «О бухучете» 402-ФЗ требует, чтобы финансово-бухгалтерская отчетная документация сохранялась не менее пяти лет.
Учитывая это, лучшим решением для бухгалтеров будет руководствоваться максимально предусмотренными сроками и хранить как кассовые книги, так и отчеты кассиров в течение 5 лет.
Похожие статьи
Как сбалансировать кассовый ящик, как Pro
Ресторанный кассовый ящик раньше был самым важным атрибутом каждого ресторана. Способность современных POS-терминалов делать что угодно впечатляет. Отслеживание всех денежных средств ресторана по-прежнему имеет решающее значение для процесса.
Для облегчения мер безопасности и предотвращения неправильного обращения важны внутренние процессы.
В качестве важного процесса он должен быть надежным и создавать благоприятную среду для обеспечения эффективной работы, а также обеспечивать целостность бухгалтерских записей. Неправильное обращение с наличными не только дорого обходится бизнесу, но и является одной из наиболее серьезных причин потери продаж.
Неправильная процедура контроля делает возможной кражу, вторую распространенную причину потери продаж.
Важной функцией кассовых аппаратов является подсчет и сверка денег, сверка квитанций и балансирование кассового аппарата, в котором учитываются все транзакции в данный день. Самые современные POS-системы даже предоставляют сотрудникам руководство по балансировке кассового аппарата.
Довольно часто правила магазина разрабатываются для облегчения процесса управления денежными средствами. Кассиры должны убедиться, что все сбалансировано, иначе все может быстро пойти вниз.
Узнав, как ваша прибыльность зависит от ваших кассовых аппаратов, вы можете подумать, что вам нужно нанять профессионала для этой работы. Хотя это самый идеальный вариант, как владелец ресторана, вы должны иметь базовые знания в области финансов и бухгалтерского учета.
В этой статье вы познакомитесь с основами балансировки денежных средств. Прочитав статью до конца, вы получите информацию, необходимую для основы вашего бухгалтерского учета и финансирования.
Сбалансируйте ящик кассового аппарата в вашем ресторане
Кассовые аппараты и ящики, которые сбалансированы правильно и регулярно, всегда будут содержать достаточно денег, чтобы ваши сотрудники не отвлекались или не пострадали во время их смены.
Важно, чтобы в конце каждой смены они были сбалансированы для обеспечения прибыльности. Как минимум, убедитесь, что вы балансируете свои наличные в конце каждого дня, если слишком частое балансирование невозможно.
Важность балансировки кассового аппаратаКогда вы владеете рестораном, вам необходимо обеспечить постоянный денежный поток, включая кредитные карты и чеки. Предприятия, занимающиеся операциями с наличными, должны иметь надежные процедуры обработки наличных, даже если вы считаете, что ваша команда будет обращаться с наличными надлежащим образом.
Сбалансированные кассовые аппараты не только обеспечивают стабильность для вашего кассира, но и дают более четкое представление о том, как деньги поступают. В качестве системы мониторинга кассовый аппарат может обнаруживать движение денег, и если какие-либо деньги внезапно исчезают, либо они результат кражи, или это ошибка в суждении.
Кроме того, мобильные платежи, такие как Google Pay, становятся все более популярными и должны быть включены в модель учета и ценообразования. Вы можете поддерживать свой бизнес в финансовом состоянии, отслеживая свой реестр и отчитываясь за всю прибыль.
Кроме того, любой сотрудник может мгновенно просмотреть весь отчет о продажах в течение всей смены. Надлежащим образом задокументированные реестр и ящик позволяют избежать административных ошибок и коррупции, поэтому они работают на благо бизнеса
Точная и исчерпывающая информация о движении денежных средств имеет решающее значение для успеха. Сохранность реестра обеспечивается тем, что деньги в нем не хранятся длительное время. В качестве меры предосторожности против кражи или кражи со взломом сохраняется минимальная сумма. Держите относительно небольшие суммы наличными на полу, так как это риск.
Владельцы бизнеса, такие как вы и ваши сотрудники, защищены этой практикой, потому что каждый несет ответственность за то, что входит в реестр и выходит из него.
Когда необходимо сбалансировать кассовый аппарат ресторана После каждой смены вы должны следить за тем, чтобы касса и ящик вашего ресторана были сбалансированы. Несмотря на то, что это не жесткое правило, и некоторые предприятия могут применять его только время от времени, по разным причинам рекомендуется ежедневная проверка. Ключевым преимуществом этого является то, что если расчет не складывается, вы можете легко исправить это.
Поиск и исправление любой ошибки, произошедшей неделю назад, требует больших усилий и времени, поскольку необходимо учитывать каждый пропущенный день и проверять его по отдельности. Ежедневное отслеживание расхождений значительно снижает их влияние.
Как сбалансировать кассовый аппарат вашего ресторана – советы
Процесс точного учета денежных операций за каждый день называется балансировкой кассового аппарата. Сбалансированные регистры являются основой эффективного учета и бухгалтерского учета. Заслуживающие доверия сотрудники обычно работают с кассовыми аппаратами и достигают высокого уровня эффективности.
По окончании их смены вы должны подготовить ящик для использования следующим сотрудником или подготовить банковский депозит для ухода из вашего офиса. Чтобы правильно сбалансировать кассовый аппарат, необходимо выполнить всего несколько простых шагов.
К счастью, существует множество действенных и полезных советов по балансировке денежных средств, которые вы можете изучить, чтобы сделать процесс более увлекательным и легким для вас и вашей команды.
Установите идеальную сумму для началаУбедитесь, что ваши кассы всегда хорошо снабжены банкнотами и монетами, чтобы вы могли вносить изменения для потребителей. Однако возможно, что в нем одновременно может остаться чрезмерная сумма наличных денег, что создает потенциальную угрозу кражи и подвергает риску вас и ваших официантов.
Из-за переполненного ящика купюры также могут выпадать из регистров или проскальзывать за ними. Обе ситуации влияют на конечный результат вашего бизнеса, независимо от намерений. Когда ваши продажи находятся под угрозой, определить прибыльность невозможно.
Убедитесь, что в течение первой половины смены у вас в кассе хранится определенная сумма наличных денег для проведения стандартных платежей и транзакций. Перед загрузкой и после извлечения ящика выберите легко исчисляемое число. Эти цифры обычно колеблются от 50 до 200 долларов.
Менеджеры и контролеры вручную извлекают и кладут наличные деньги в ящик, чтобы обеспечить своевременное выполнение транзакций клиентов. Эти выплаты наличными обычно происходят ближе к концу обеденного перерыва, например, в обеденный перерыв, в зависимости от объема и частоты платежей наличными.
Убедитесь, что стандартная сумма поддерживается для каждой передачи наличных, а также обратите внимание на человека, который внес наличные. Попросите кассира проверить и авторизовать транзакцию. Поскольку именно им нужно будет иметь дело с балансом, это наиболее важно.
У каждой кассы должен быть один сотрудник Убедитесь, что один человек будет вести кассу на протяжении всей смены или приема пищи. Убедитесь, что каждому сотруднику назначен отдельный регистр, если требуется несколько регистров.
Четкое понимание должностных обязанностей и направлений работы сделает вашу столовую более эффективной. Быстрый доступ нескольких сотрудников к одному ящику может привести к ошибкам в учете и потере счетов.
Один и тот же сотрудник должен балансировать свои ящикиПри составлении расписания персонала ресторана задайте счет ящиков. Если есть возможность, попросите того же члена бригады пересчитать ящик в присутствии начальника в конце смены.
Таким образом, окончательная сумма вряд ли будет сильно снижена. Обычно это человеческий фактор, который приводит к небольшому излишку или недостаче. Любые различия, которые обычно являются более значительными, потребуют от руководителя или от вас, владельца, принятия дисциплинарных мер.
Отложите доход от стартовой суммы и немедленно сохраните Убедитесь, что объединение чаевых и их совместное использование должным образом учитываются и регистрируются, если ваш персонал участвует. Если вы собираетесь положить заработанные деньги в банк, поместите запечатанный конверт в сейф вместе с ящиками кассового аппарата.
Владельцы и контролеры должны быть единственными людьми, которые могут открыть сейф, который должен быть изолирован для максимальной безопасности. Также неплохо совместить дверную сигнализацию с камерами видеонаблюдения.
Убедитесь, что у вас установлена последняя версия программного обеспечения кассового аппаратаКогда ресторан находится в высокоскоростной среде или когда одновременно используется более одного кассового аппарата, широко используются цифровые кассовые аппараты для ресторанов. Использование устаревшего программного обеспечения в вашем бизнесе приведет только к проблемам.
Убедитесь, что программное обеспечение кассового аппарата соответствует задаче, позволяющей раскрыть весь потенциал вашего бизнеса. Вы можете выбирать из множества вариантов программного обеспечения, некоторые из которых можно настроить в соответствии с вашими потребностями.
Как сбалансировать кассовый аппарат вашего ресторана – Шаги
Ежедневное балансирование вашего кассового аппарата не даст вам потерять отчеты о продажах и поможет вам быть организованным. Любые несоответствия будут обнаружены немедленно, и причина будет в состоянии точно определиться.
Вы можете доверить своей команде выполнение этих основных шагов при балансировке кассовых аппаратов.
- Подготовьте отчет POS
Первое, что нужно сделать сотрудникам, — это создать отчет о POS-терминалах для своего программного обеспечения, в котором указано, сколько денег они должны иметь в закрепленном за ними денежном ящике. В отчете средства будут разбиты по способу оплаты: от наличных до чеков, мобильных платежей и онлайн-платежей.
- Подсчитайте и подсчитайте наличные
Теперь, когда отчет завершен, пришло время подсчитать содержимое ящика. Чтобы подсчитать итоги, сотрудники должны начать со сложения наличных денег, чеков, онлайн-платежей и мобильных платежей.
Если ваш ресторан требует больших денежных затрат, вам следует подумать о приобретении счетной машины, чтобы упростить ее процессы.
Начальный остаток денежных средств должен быть вычтен из текущего остатка денежных средств после общего расчета. Чтобы убедиться, что у них достаточно сдачи, многие сотрудники начинают свою смену, внося 100 долларов в кассу.
Выполняется перекрестный подсчет для подтверждения того, что итоговые значения отчета POS и ручные подсчеты совпадают.
- Выявите расхождения и устраните их
Во время ручного подсчета сотрудники должны сначала проверить свои подсчеты, поскольку многие расхождения вызваны ошибками, допущенными сотрудниками, такими как неправильный подсчет, неправильный расчет или неуместная кредитная карта. квитанция.
Сотрудники должны определить тип несоответствия, с которым они столкнулись, если после пересчета значений различия остались. Расхождения в денежном ящике делятся на две категории:
- Существует избыток , когда сумма наличных в кассе превышает сумму в отчете POS.
- Когда фактическая наличность в ящике меньше заявленной суммы, возникает дефицит .
Причина нехватки более серьезная, потому что она может свидетельствовать о потерянных или украденных деньгах, в то время как излишки обычно возникают из-за недоплаты клиенту. При серьезной нехватке могут возникнуть обстоятельства, когда требуется более пристальное внимание к тому, кто работал с ящиком в течение смены.
- Документируйте каждую транзакцию
В отчет о прибылях и убытках необходимо добавить отдельный столбец для любых несоответствий, которые не могут быть согласованы. В дополнение к начальному балансу и продажам за наличные сотрудники должны регистрировать продажи по кредитным картам, а также чеки и мобильные платежи.
Начальный и конечный остаток наличности В ящике всегда должен быть начальный и конечный остаток. Важно иметь хороший остаток наличных денег в качестве сдачи для клиентов в начале и в конце дня.
В ящике обычно достаточно от 50 до 200 долларов. Если вы работаете в сезонном бизнесе, вы можете поддерживать более высокий баланс в высокий сезон, а затем снова снижать его в низкий сезон.
Начало смены
Кассиры должны начинать свой день с просмотра финального розыгрыша прошлой ночи. В соответствии с предыдущим заявлением, это установленная сумма каждый день. После проверки суммы любой пользователь POS может открыть регистр.
Конец смены
Определите точную сумму наличных по типу тендера. Выньте оставшиеся деньги и пересчитайте их. Вернитесь и снова пересчитайте наличные, если они не совпадают с отчетом POS.
Больше или меньше представляют собой оставшиеся расхождения. Возможно, были обстоятельства, при которых вы переплатили или недоплатили, обманули клиента. Пока этого не произошло, паниковать не нужно.
Вы должны зафиксировать излишки или недостачу депозита, чтобы ваш бухгалтер не искал их.
После того, как вы обнаружите несоответствия, напишите сумму на бланке депозита и положите его в конверт. Этот конверт следует положить в депозитный мешок. Современные POS-системы не должны требовать каких-либо дополнительных шагов, если только ваш бухгалтер не является старомодным старожилом.
Распространенные проблемы с балансировкой денежных средств – часто задаваемые вопросыКогда чаевые невозможны из-за нехватки наличных?
Использование кредитных карт потребителями вместо наличных стало серьезной проблемой за последние пару лет. Например, у вас может быть 100 долларов наличными в кассе и 300 долларов чаевых от ваших сотрудников.
Когда это произойдет, вы должны написать неофициальное подтверждение долга и хранить их в безопасности на операционных балансах, имея при этом возможность полностью платить за чаевые.
Какова роль офисного сейфа?
Офисный сейф является абсолютной необходимостью, если ваш ресторанный бизнес имеет дело с большим количеством наличных денег. Вам нужно ограничить количество наличных денег, которые вы держите в ящике. При достижении определенной суммы наличных необходимо поместить излишек в сейф.
Этому способствует множество факторов, но наиболее очевидным является воровство. Ваш средний несгораемый сейф будет стоить вам от 200 до 500 долларов, и вы можете списать его как налоговый вычет.
Когда пропали наличные?
Хотя это, вероятно, самый большой кошмар каждого владельца, это не значит, что он неразрешим. Обычно это просто вопрос проверки параметров POS и внимательного изучения советов по кредитным картам.
Всякий раз, когда вы сталкиваетесь с подобной ситуацией, не стесняйтесь обращаться в службу поддержки торговых точек и просить о помощи.
Как следует размещать банкноты в денежном ящике ?
Банкноты должны быть размещены лицевой стороной в одном направлении во время физического счета, чтобы количество банкнот оставалось в одном и том же месте.
Чем отличаются чтения X и Z?
Современные системы торговых точек поддерживают чтение как X, так и Z одновременно, хотя чтение X указывает, что вы найдете, а чтение Z сбрасывает кассовый отчет.
Точно ли кассовый терминал балансирует наличные деньги?
Да. Современная POS-система ресторана предоставит вам точное чтение X-Y, и многие из них будут иметь возможности аудита для пользователей, где каждая транзакция имеет дату и время с указанием вовлеченного оперативника.
Какое допустимое количество раздач?
Решение зависит только от вас, но вы должны помнить, что самое главное — это поддерживать свой начальный баланс и хранить достаточное количество наличных денег в кассе для обслуживания клиентов.
Балансировка кассовых аппаратов является прекрасным примером проверенного временем ритуала гостеприимства, которому должны как можно более строго придерживаться все предприятия, работающие в этом секторе.
Надеюсь, эта статья станет вашим руководством по балансировке кассовых аппаратов. Если ваши сотрудники хотят быть на одной волне, почему бы не поделиться этим с ними?
Кассовые аппараты и POS-системы: что подходит именно вам?
Выбор кассы — это гораздо больше, чем думает большинство людей. Сегодняшним владельцам бизнеса приходится не только выбирать между традиционными кассовыми аппаратами и системами цифровых точек продаж (POS), но и разбираться в запутанных терминах и настройках, требующих надстроек для полной функциональности транзакций.
В этом руководстве рассматриваются типы вариантов оплаты, доступные для обычных предприятий, определяются некоторые стандартные термины и описывается процесс исследования, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящий вариант для своего малого бизнеса.
Примечание редактора: Нужна POS-система для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами и предоставили бесплатную информацию.
Что такое кассовый аппарат?
Кассовый аппарат представляет собой автономное устройство с кассовым ящиком, арифмометром и принтером чеков. Большинство кассовых аппаратов могут подключаться к сканерам штрих-кодов и терминалам кредитных карт для приема платежей по картам.
Кассовые аппараты предлагают различные возможности в зависимости от ценовой категории, но большинство из них позволяют рассчитывать налоги, чаевые и скидки. Они также позволяют обрабатывать возвраты, отслеживать запасы, составлять ежедневные отчеты о продажах и подключаться к внешнему оборудованию.
Если вам нужно только звонить по продажам, совершать платежные операции, хранить деньги и распечатывать квитанции, для вашего бизнеса может быть достаточно системы регистрации.
Стоимость кассовых аппаратов
Стоимость кассовых аппаратов варьируется в зависимости от их характеристик и функциональности.
Стоимость недорогих кассовых аппаратов
Недорогие кассовые аппараты стоят от 100 до 300 долларов. Регистраторы в этом ценовом диапазоне, как правило, представляют собой настольные устройства с традиционной клавиатурой, прикрепленными денежными ящиками и встроенными термопринтерами чеков.
Эти машины предлагают пользователям привлекательную цену и отличный срок службы, но им не хватает цифровой интеграции или отчетности. Когда такие кассы используются в общественном питании, официантам по-прежнему приходится сдавать билеты по старинке.
Стоимость кассовых аппаратов среднего уровня
Кассовые аппараты среднего класса доступны по цене от 300 до 600 долларов США. В этом ценовом диапазоне вы увидите в основном конструкции с клавиатурой и некоторые варианты с сенсорным экраном, но вы также найдете высокоскоростные встроенные термопринтеры и множество специализированных регистраторов (например, специально для общественного питания).
Если вы выполняете операции с большими объемами и используете традиционный кассовый маршрут, этот диапазон цен должен быть для вас минимальным.
Стоимость кассовых аппаратов высшего класса
Высококачественные кассовые аппараты стирают грань между традиционными кассовыми аппаратами и POS-системами. В ценовом диапазоне от 700 до 1100 долларов вы найдете множество кассовых аппаратов с сенсорным экраном со встроенным программным обеспечением для инвентаризации и отчетности, сканерами штрих-кодов, сканерами кредитных карт и вариантами онлайн-интеграции.
Если вы тратите столько денег на кассовый аппарат, вам следует, по крайней мере, сравнить модели, которые вы рассматриваете, с POS-системами аналогичной стоимости, потому что интерфейс в POS-системах обычно лучше. Кроме того, с помощью POS-системы стало проще комбинировать и отслеживать онлайн-обработку (электронная коммерция) и обычные (в магазине) покупки в одном месте.
Вопросы стоимости кассовых аппаратов
По всем направлениям кассовые аппараты, как правило, дешевле, чем POS-системы, даже если вы выбираете кассовый аппарат высокого класса. Типичная причина этого заключается в том, что при покупке кассового аппарата все включено для базового использования, а при оптовых закупках часто предоставляются скидки.
На самом деле это не относится к POS-системам, которые обычно не работают так долго и часто требуют дополнительных продуктов (таких как внешние принтеры и сканеры кредитных карт) для достижения полной функциональности.
Хотя разница в цене между POS-системами и кассовыми аппаратами сократилась, традиционный кассовый аппарат по-прежнему остается более дешевым вариантом для начинающих малых предприятий.
Плюсы кассовых аппаратов
Кассовые аппараты уже давно стали неотъемлемой частью торговли. POS-системы могут упростить кассу и иметь больше наворотов, но для миллионов владельцев бизнеса традиционные кассовые аппараты — это все, что необходимо. Вот несколько причин, по которым они остаются популярными:
- Они дешевы и их легко купить. Кассовые аппараты могут стоить всего 100 долларов, и их легко купить. Владелец малого бизнеса может зайти в Staples и уйти с кассовым аппаратом.
- Они просты в использовании. Пользоваться кассовым аппаратом довольно просто. Для комфортного использования не требуется долгой подготовки.
- Они безопасны и надежны. Денежные ящики электронных кассовых аппаратов автоматически блокируются и доступны только авторизованным пользователям. Это снижает вероятность того, что кто-то украдет деньги из вашей кассы.
- Это простое решение для небольших традиционных магазинов. Система на основе реестра не имеет такого количества функций, как POS-система, но для многих владельцев бизнеса это вполне приемлемо. Кассовый аппарат идеален, если вы просто хотите звонить по продажам и обрабатывать платежи. Владельцы бизнеса, которые настороженно относятся к технологиям, могут чувствовать себя более комфортно с традиционным кассовым аппаратом.
Минусы кассовых аппаратов
Электронные кассовые аппараты имеют много преимуществ, но есть и причины популярности POS-систем. Вот основные минусы, которые следует учитывать перед покупкой кассового аппарата:
- Их возможности ограничены. Кассовые аппараты хорошо справляются с обзвоном продаж, обработкой платежей, распечаткой квитанций и обработкой возвратов и возмещений — но это все. У них есть некоторые возможности отчетности, но они не предоставляют вам полный набор функций или данных, которые помогут вам управлять своим розничным магазином или рестораном.
- Вы можете потерять данные. Одним из преимуществ использования POS-системы является то, что ваши данные сохраняются либо в облаке, либо на локальном сервере. С кассовым аппаратом такого нет. Если ваш кассовый аппарат сломается или отключится электричество, вы можете потерять данные.
- Им может потребоваться торговый счет. Когда вы пользуетесь кассовым аппаратом, вы должны открыть счет в торговом банке, на который будут поступать платежи от ваших клиентов. В POS-системе это часть программного обеспечения.
Система POS (иногда называемая кассовым аппаратом POS) — это место, где ваши клиенты совершают покупки. Он состоит из аппаратного и программного обеспечения, которое помогает вам совершать сделки купли-продажи, осуществлять платежи, а также собирать и хранить данные о клиентах. POS-системы могут интегрировать широкий спектр функций для бесперебойной работы вашего бизнеса, включая управление запасами, отчеты о продажах и программы лояльности клиентов.
Когда розничный продавец говорит о POS-системе, он обычно описывает традиционную POS-систему, постоянно установленную в фиксированном месте на кассе. Он может включать в себя один основной терминал с полноценным встроенным компьютером, который находится на главной кассе. Иногда розничные продавцы размещают POS-системы в нескольких кассах. В определенных отраслях, таких как рестораны, к системе POS могут обращаться и использовать несколько сотрудников в зоне размещения заказов.
Многие крупные розничные продавцы уже давно используют POS-системы, но по состоянию на 2021 год 56% розничных продавцов с одним магазином еще не перешли на POS-системы. Для предприятий, у которых в настоящее время есть POS-система, 30% планируют заменить свое программное обеспечение POS в 2021 году, а 22% говорят, что сделают это в течение следующего года.
POS-системы становятся все более популярными, и важным фактором является необходимость для розничных продавцов управлять тенденцией «покупать онлайн, забирать в магазине / на обочине» из-за изменения предпочтений клиентов после пандемии COVID-19.
Если вы ищете POS-систему для своего бизнеса, прочитайте наши обзоры лучших POS-систем, чтобы узнать о функциях и ценах.
Как работают POS-системы?
POS-системы состоят из двух основных компонентов: аппаратного и программного обеспечения. Аппаратное обеспечение представляет собой специализированный компьютер со встроенным экраном (POS-терминал), а программное обеспечение POS обычно предварительно загружено в систему.
Система POS подключена к Интернету или локальному серверу. В дополнение к основам POS-системы большинство предприятий также используют другие подключенные устройства, такие как устройства для считывания кредитных карт, портативные сканеры, принтеры чеков и денежные ящики.
Особенности POS-системы
POS-терминалы почти всегда имеют интерфейсы с сенсорным экраном, встроенное программное обеспечение для отчетности и инвентаризации, облачное хранилище, функции администрирования (например, возможность устанавливать разные разрешения для разных сотрудников) и интеграцию с магазинами электронной коммерции. Чем больше вы тратите на эти надежные машины, тем больше функций вы получаете и, как правило, тем лучше программный интерфейс.
Тип программного обеспечения POS, который вам нужен, зависит от вашего бизнеса. Некоторые системы позволяют интегрировать информацию по всем вашим каналам и местоположениям в отчеты о продажах, запасах, укомплектовании персоналом и финансовых отчетах.
Вот некоторые стандартные функции POS-систем:
- Аппаратное обеспечение: POS-системы обычно имеют сенсорный экран и часто поставляются со встроенным или внешним считывателем кредитных карт.
- Программное обеспечение: Программное обеспечение POS-системы включает в себя возможности для истории покупок клиентов и управления лояльностью, а также управления купонами, скидками и рекламными акциями. Программное обеспечение системы POS позволит вам запускать отчеты о продажах по продукту, местоположению и продавцу. Вы также сможете создавать отчеты финансовой и бизнес-аналитики, которые помогут вам определить самое загруженное время дня и недели, самые эффективные рекламные акции, самые продаваемые продукты и самых эффективных сотрудников.
- Планирование и управление сотрудниками: POS-системы упрощают планирование и управление вашими сотрудниками и их запросами на отгулы.
- Интеграция с вашей системой учета: POS-системы могут легко интегрироваться с вашими системами учета, автоматически обмениваясь информацией, поэтому вам не нужно загружать и скачивать отчеты вручную.
- Системы программного обеспечения POS для розничной торговли: POS-системы для розничных магазинов позволяют управлять запасами по размеру, цвету и наименованию. Вы также можете рассчитать стоимость доставки; управлять штрих-кодами; быстро искать товары; и эффективно выполнять возвраты, возвраты и обмены.
- POS-системы для ресторанов: POS-системы для ресторанов позволяют распределять заказы по соответствующим станциям приготовления на кухне и обеспечивают управление открытыми столами. Вы также можете управлять бронированием, списками ожидания, онлайн-заказами и вариантами доставки, а также предварительно авторизовать вкладки панели.
Дополнительные функции системы POS включают дополнительные мобильные приложения, подарочные карты и запись на прием.
Стоимость POS-системы
Большинство предприятий малого и среднего бизнеса должны иметь возможность найти POS-терминал, соответствующий их потребностям, по цене от 1000 до 2500 долларов, но есть специальные модели, которые стоят дороже, некоторые продаются по цене более 5000 долларов за единицу. Одним из существенных преимуществ POS-системы, которая поставляется со всем необходимым оборудованием, является то, что она предназначена для интенсивного использования в бизнесе.
POS-системы для планшетов
Некоторые POS-системы поставляются с оборудованием (например, денежным ящиком, принтером и подставкой) и программным обеспечением, но требуют от покупателя покупки и использования собственного планшета (обычно iPad). Эти POS-системы обычно требуют замены гораздо чаще, чем те, которые поставляются со всем аппаратным обеспечением «из коробки», потому что одним из основных компонентов этих частичных POS-систем является потребительский продукт, такой как iPad, который не производится. для интенсивного использования.
Эти POS-терминалы для планшетов обычно намного дороже, чем со встроенным компьютером, но они хорошо подходят для некоторых предприятий. (Мы расскажем больше о POS-системах на базе планшетов в следующем разделе.)
Знаете ли вы?
Планшеты в магазине могут повысить качество обслуживания покупателей, ускорив оформление заказа, сэкономив место, улучшив визуализацию товаров и повысив производительность труда сотрудников.
Что такое системы mPOS?
Система mPOS — это мобильная POS-система — программный продукт, который можно загрузить на совместимый планшет, который необходимо приобрести отдельно. Некоторые системы mPOS включают в себя сканеры карт, ящики и принтеры; на самом деле пакеты, включающие все эти функции, часто перечислены в разделе «POS-системы», даже если они не включают компьютер.
Однако чаще mPOS-системы предлагаются на заказ. Покупатель покупает подставку для планшета и программное обеспечение, а затем выбирает дополнения, которые лучше всего подходят для его бизнеса. Подобные системы обычно имеют простой в использовании интерфейс, множество вариантов настройки и надежные отчеты.
С другой стороны, они полагаются на ежедневное использование компьютеров, которые не предназначены для интенсивного использования в бизнесе, а поскольку iPad обычно является совместимым устройством, замена экрана и компьютера может быть дорогостоящей.
Как работают системы mPOS
Центральной частью системы mPOS является программное обеспечение; это считается «программное обеспечение как услуга» или SaaS. Программное обеспечение создано для совместимости с мобильными устройствами, такими как планшеты или даже смартфоны. Иногда программное обеспечение mPOS не так надежно, как обычное программное обеспечение POS, поэтому крайне важно убедиться, что система обладает необходимыми функциями.
mPOS-системы могут принимать платежи путем ручного ввода информации о карте клиента; однако подключение системы mPOS к мобильному считывателю кредитных карт дешевле и эффективнее. Мобильные картридеры обычно подключаются к планшету или телефону через Bluetooth, но некоторые из них подключаются к разъему для наушников (Android) или зарядному порту (iOS).
Особенности системы mPOS
Системы mPOS имеют многие из тех же функций, что и традиционные POS-системы.
- Основное оборудование: Для mPOS-систем обычно требуется планшет, например, iPad или фирменный планшет, или мобильный телефон.
- Подставка: Дополнительная аппаратная функция — подставка, встроенная в экран или используемая с планшетом.
- Внешнее оборудование: Некоторые системы mPOS также включают в себя внешний мобильный считыватель кредитных карт и внешний принтер чеков.
- Программное обеспечение: системное программное обеспечение mPOS позволит вам ввести информацию о кредитной карте вручную. Хотя функциональные возможности различаются, как минимум у вас должен быть доступ к данным о клиентах, отчетам и информации о продукте. Системы mPOS могут интегрироваться с более надежным программным обеспечением POS, если в вашем бизнесе есть такая система.
Преимущества системы mPOS
Инвестирование в mPOS дает множество преимуществ, а не в кассовый аппарат или POS. Некоторые малые и средние предприятия выбирают mPOS-системы только из-за их размера и внешнего вида. mPOS-машины намного меньше, чем традиционные POS-терминалы или кассовые аппараты, и многие предприниматели считают, что касса на iPad соответствует их общему имиджу.
Люди, которые управляют магазинами pop-up, фургончиками с едой или продают свои товары в меняющихся местах (например, на уличных ярмарках или фестивалях), выбирают mPOS почти исключительно из-за портативности и быстрой настройки.
Еще одна причина перехода на mPOS — децентрализация процесса оформления заказа. Некоторые обычные магазины и рестораны меняют порядок заказов и оплаты: все официанты или продавцы носят с собой mPOS-планшеты с подключенными сканерами кредитных карт. Возможность связать несколько mPOS-устройств для беспрепятственной связи может ускорить обслуживание столов, сократить очереди на кассе и повысить ответственность сотрудников (поскольку у каждого человека есть свой планшет).
Несколько первопроходцев в сфере умных обедов делают еще один шаг вперед и размещают планшетные терминалы за каждым столом, чтобы клиенты могли размещать свои собственные заказы.
Основными факторами при выборе mPOS-системы являются цена и затраты на замену. Многие малые и средние предприятия начинают с одного централизованного POS- или mPOS-терминала, а затем постепенно добавляют планшеты-спутники. Если вам нравится этот подход, убедитесь, что приобретенную вами систему POS или mPOS можно использовать с другими планшетами mPOS. Кроме того, спросите у компании, будут ли взиматься дополнительные сборы за большее количество устройств, как это часто бывает.
mPOS-системы на базе iPad особенно полезны для ресторанов. Преимущества POS-систем iPad для ресторанов включают обработку платежей за столом, отслеживание ингредиентов и простоту использования.
Изучение вариантов
После того, как вы установили бюджет и выбрали общий тип счетчика, который вы хотите, рекомендуется сравнить характеристики как минимум трех разных моделей от трех известных производителей. Вот функции, на которые следует обратить внимание:
- Будущие расходы: Вы рассматриваете возможность открытия еще одной кассы, добавления портативных планшетов в свой бизнес или открытия еще одной кассы? Даже если это еще не в разработке, всегда полезно сразу узнать, сколько будет стоить добавление дополнительных устройств в вашу линейку. Вы также должны узнать о стоимости дополнительных сканеров кредитных карт, сканеров штрих-кода или любых других внешних аксессуаров, которые могут вам понадобиться.
- Интерфейс: Как для кассовых аппаратов с клавиатурой, так и для POS-систем с сенсорным экраном интерфейс имеет значение. Если возможно, получите практический опыт использования любой кассовой машины, которую вы рассматриваете. Если это невозможно, запросите демонстрацию. Подумайте, насколько интуитивно понятен интерфейс, возможности настройки, есть ли в нем необходимые вам функции безопасности и администрирования и, прежде всего, насколько легко сотрудникам будет учиться и использовать его. Система, в которой трудно ориентироваться, может привести к неправильному использованию сотрудников, неэффективному использованию времени и ненужному разочарованию.
- Физическая установка: Если ваше пространство не ограничено, измерьте точное количество места, которое у вас будет для установки вашей кассы. Подумайте не только о том, где вы разместите настольный компьютер, но и о том, где вы будете хранить сканеры, внешние принтеры, клавиатуры, кассы и все остальное, что вы планируете иметь. Когда вы просматриваете различные модели регистров и POS, проверяйте размер спецификаций для каждой из них.
- Интеграция: Если вы выбираете базовый кассовый аппарат и не беспокоитесь об интеграции, вы можете вообще пропустить это, но если вы планируете интегрировать свою кассовую систему с вашим интернет-магазином или использовать ее в тандеме с другим программным обеспечением, убедитесь, что выбранный вами продукт совместим.
- Отчеты и экспорт: Если у вас есть POS или mPOS, важно учитывать, как они сообщают и экспортируют информацию. Например, вы хотите экспортировать данные инвентаризации в стороннюю систему или получить конкретный отчет о поведении сотрудников? Убедитесь, что вы полностью понимаете параметры отчетности и экспорта любого программного обеспечения POS, прежде чем переходить к продукту.
Знаете ли вы?
Независимо от того, есть ли у вас система POS или mPOS, существуют полезные отчеты POS, которые необходимо использовать вашему бизнесу, такие как отчеты сотрудников, отчеты о запасах, отчеты об анализе затрат и прибыли, а также отчеты о сравнении магазинов.
Выбор между кассовым аппаратом, POS и mPOS
Выбирая между кассовым аппаратом, POS и mPOS, рассмотрите свой бизнес таким, какой он есть сейчас и каким он будет в будущем. То, как это будет выглядеть, определит, какое устройство лучше для вас.
Кассовый аппарат лучше всего подходит для следующих случаев:
- Только начинающие предприятия, которым не хватает капитала
- Устоявшиеся предприятия, которым необходимо только звонить по продажам, принимать платежи и печатать квитанции
Система POS имеет смысл в следующих случаях:
- Предприятиям, которым нужна система, которая не только регистрирует продажи, но также отслеживает и управляет запасами и помогает в управлении клиентами и сотрудниками
- Розничные продавцы и владельцы ресторанов с несколькими каналы продаж, как онлайн, так и оффлайн
- Предприятия, которые имеют несколько офисов или нуждаются в более чем одной кассе
Система mPOS имеет смысл в следующих случаях:
- Предприятия, которые хотят обрабатывать платежи за пределами физического магазина, например, на мероприятии или на открытом рынке
- Розничные продавцы и владельцы ресторанов, которые хотят представить меню и платежный процессор клиентам в Интернете или у стола
Независимо от того, выберите систему POS, систему mPOS, кассовый аппарат старой школы или какую-либо гибридную установку, имейте в виду, что у производителей нет стандартизации того, что включено в кассу, POS-устройство или программное обеспечение POS.
Об авторе