Заполнение табелей учета рабочего времени: заполнение, составление и оформление за месяц, виды, инструкция, каким образом оформить для ИП — образец, как сделать документ на зарплату
Как заполнить табель учета рабочего времени: ошибки при заполнении
Табель рабочего времени – первичный документ кадрового учета, необходимый бухгалтеру как для начисления заработной платы за месяц, так и для определения размера поощрительных выплат (если их начисление связано с учетом рабочего времени).
Содержание статьи:
1. Для чего нужен табель
2. Правила заполнения табеля рабочего времени
3. Как заполнять табель рабочего времени в сложных ситуациях
4. Ошибки в табеле учета рабочего времени
5. Автоматизированный табель рабочего времени в Excel
1. Для чего нужен табель
Итак, основные причины использования табеля рабочего времени:
Начисление заработной платы, в том числе поощрительных выплат.
Контроль соблюдения трудовой дисциплины, трудового договора работником.
Контроль соблюдения трудового законодательства работодателем. Прежде всего, контролируются установленные Трудовым кодексом (ТК РФ) ограничения на использования труда работников сверх норм.
Контроль со стороны фискальных органов за правильностью начисления по трудовым договорам.
2. Правила заполнения табеля рабочего времени
_(1).png)
Перед тем, как ответить на вопрос: «как заполнить табель рабочего времени», сначала напомним, что:
табель рабочего времени заполняются все организации и ИП, имеющие работников (статья 91 ТК РФ),
табель заполняется только на работников организации – физических лиц, с которыми заключен трудовой договор. Лица, заключившие с компанией гражданско-правовой договор на выполнение отдельных работ, например, договор подряда, в табель не включаются.
если с работником заключено соглашение об исполнении в основное рабочее время обязанностей по другой должности, либо есть приказ на замещение временно отсутствующего работника, данные об исполнении таких обязанностей в табеле никак не фиксируются.
табель заполняется отдельно на каждое подразделение организации. Табельный номер присваивается работнику один раз. Табельный номер после увольнения работника можно вновь присваивать новому работнику только по истечении нескольких лет (п. 18 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных Письмом Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80).
Оформлять табель нужно по одной из унифицированных форм: Т-12 или Т-13, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Мнение, что работодатель может заполнять табель по самостоятельно разработанной форме, на наш взгляд, не совсем верно.
В примерах нашей статьи мы будем использовать буквенные коды для обозначения явок и неявок на работу. Напомним, что согласно Постановлению Госкомстата № 1 можно использовать и цифровые коды.
Важно учитывать, что табель может заполняться как сплошным методом (регистрация всех явок и неявок), так и путем фиксации лишь отклонений от нормальной продолжительности рабочего времени в организации. Применяемый подход необходимо отразить в локальном нормативном акте (ЛНА) организации.
3. Как заполнять табель рабочего времени в сложных ситуациях
К сожалению, не все ситуации, которые возникают в деятельности организации, предусмотрены инструкцией по заполнению табеля. Рассмотрим, как заполнять табель в часто встречающихся случаях.
3.1. Работа сверхурочно
Предположим, в один из дней месяца работник проработал 11 часов при восьмичасовом рабочем дне.
Для обычной продолжительности рабочего дня предусмотрен код «Я», для сверхурочной работы код «С».
В табель можно ввести дополнительные графы, в которых указать код «С» и время, отработанное сверхурочно – 3 часа (рис. 1):
В | Я | Я | Я | Я | Я | В | В | Я | Я | Я | Я | Я | В | В | Х |
8,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00 | Х | |||||
С | Х | ||||||||||||||
3,00 | Х |
Рис.
1
Вариант 2
Дополнительные графы не вводить, а заполнить двойной код и время. В нашем примере код будет «Я/С» и время «8/3» (рис. 2):
В | Я | Я | Я | Я | Я/C | В | В | Я | Я | Я | Я | Я | В | В | Х |
8,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00/3,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00 | Х |
Рис.
2
Вариант 3
Вместо кодов «Я» и «С» использовать код «Ф» — фактически отработанное время (рис. 3):
В | Ф | Ф | Ф | Ф | Ф | В | В | Ф | Ф | Ф | Ф | Ф | Ф | В | Х |
8,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00 | 11,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00 | 8,00 | Х |
Рис.
3
Основанием такого заполнения можно считать формулировку статьи 91 ТК РФ – «Работодатель обязан учитывать время, которое фактически отработал каждый сотрудник независимо от режима его работы».
3.2. Переработка при ненормированном рабочем дне
При ненормируемом рабочем дне переработка не оплачивается, но предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск не менее 3 календарных дней. Количество дней (часов) переработки, дающих право на такой отпуск, законодательно не установлено (Письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1), поэтому время переработки можно и не указывать в табеле.
Если же ЛНА организации установлено правило вести учет времени переработки таких сотрудников, то можно добавить в табель дополнительный код, например «НРД» (ненормируемый рабочий день) и для этого кода отражать количество часов переработки в день.
3.3. Работа в выходной день во время командировки
Иногда сотрудники в связи с производственной необходимостью вынуждены работать в командировке в свой выходной день.
Либо они уезжают или возвращаются из командировки в выходной день.
Согласно решению Верховного Суда РФ от 20.06.2002 № ГКПИ02-663, оплата работнику за такие дни должна осуществлять по правилам статьи 153 ТК РФ (общие правила оплаты работы в выходные и праздничные дни).
В табеле в таком случае рекомендовано указывать двойной код «К/РВ», где «К»- командировка «РВ» — работа в выходные и нерабочие праздничные дни. Причем необходимо указать и время работы в выходной или праздник. Так как при коде «К» рабочие часы не поставляются, на наш взгляд, в этом случае допустимо обозначение часов в виде «_/4» — для обозначения, например, работы в выходной день, приходящийся на командировку, если продолжительность работы составила 4 часа.
Об оплате труда в такие дни можно посмотреть Письма Минтруда от 13.10.2017 № 14-2/B-921, Роструда от 16.10.2019 № ПГ/26391-6-1 и другие.
Если сотруднику по его желанию за работу в выходной день (в том числе в командировке) будет предоставлен дополнительный день отдыха, его нужно будет отметить кодом «НВ» (дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)) без указания количества рабочих часов в этот день.
3.4. Работа по основному месту в дни командировки
Это ситуация, когда сотрудник в день выезда в командировку или в день приезда из командировки работает и по основному рабочему месту полный или неполный рабочий день.
Делать это работник не обязан, но по согласованию с работодателем (за дополнительную оплату) такая ситуация может иметь место.
В табеле, аналогично предыдущему случаю, можно либо ввести дополнительные графы, либо проставить двойной код «К/Я» и рабочие часы, например, — «_/4».
3.5. Как заполнять табель, если пришлось работать в дни болезни
Если сотрудник, находясь на больничном, выходит на работу, дни работы ему должны быть оплачены. В табеле в дни выхода проставляется код «Я», в дни болезни, которые работник не работал – код «Б». Но работник сам должен выбрать, что он хочет получить – оплату по больничному, либо заработную плату.
В этом случае следует попросить его написать соответствующее заявление.
Пример
Как заполнить табель рабочего времени, если в первый день болезни работник отработал весь день, а затем отправился в поликлинику и получил больничный лист. Если за первый день он выбирает выплату зарплаты, а не пособия, то период в 3 дня, который оплачивается из средств работодателя, может быть сдвинут. В таком случае работодатель оплачивает 2-4 дни больничного (п. 1 части 2 статьи 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
3.6. Работа во время отпуска по уходу за ребенком
Работница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, может выйти на работу на неполный рабочий день без потери пособия. В таком случае можно указать код «ОЖ/Я», рабочие часы «_/4» (если работница трудится 4 часа в день), либо ввести дополнительные строки, в которых и заполнить данные по явкам.
3.
7. Если рабочая смена попадает сразу на две даты
Например, работник трудится согласно графику с 20.00 одного дня до 6.00 другого дня.
В табеле в этом случае отражается количество часов, отработанных за каждый день с кодом «Я».
Кроме того, дополнительно время работы с 22.00 до 6.00 помечается и кодом «Н» (ночное время) с указанием количества часов работы.
В случаях, когда работник в соответствии с трудовым договором трудится только в ночное время с 22.00 до 6.00, использовать код «Я» не нужно, достаточно указать код «Н» и отработанное время.
3.8. Если сотрудник является и внутренним совместителем
В табеле по такому сотруднику заполняется две строки. Неурегулированным законодательно остается вопрос присвоения второго табельного номера при оформлении совместительства. Так как порядок присвоения табельного номера трудовым законодательством не установлен, можно рекомендовать прописать правила присвоения табельных номеров в ЛНА организации.
Вариант 1
Можно присвоить второй табельный номер, так как совместительство оформляется заключением нового трудового договора.
Вариант 2
Новый табельный номер не присваивать. В табеле заполнять две строки, но для строки, в которой отражаются часы работы внутреннего совместителя табельный номер или вообще не указывать (Письмо Роструда от 18.03.2008 № 660-6-0), либо указывать основной табельный номер. С одной стороны такой подход позволяет избежать ошибок при исчислении НДФЛ и взносов, с другой – возможно, используемая вами учетная система не позволит сделать запись с тем же самым табельным номером, либо вообще без номера.
4. Ошибки в табеле учета рабочего времени
Ошибки в табеле учета рабочего времени чаще всего возникают в случаях, которые мы уже рассмотрели выше. Но есть и некоторые другие. Отметим основные из них.
Ошибка 1
В табеле не указаны часы работы сотрудника сверх норм при ненормированном рабочем дне.
Такие ошибки никак не сказываются на начислении зарплаты, но согласно требованиям ТК РФ работодатель обязан учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником (статья 91 ТК РФ).
Ошибка 2
Выходные дни, приходящиеся на дни отпуска, в табеле отметили кодом «В».
Это ошибка, так как оплата отпуска идет за календарные дни, которые отмечаются кодом «ОТ» (в том числе и выходные). Исключение – праздничные нерабочие дни, которые пришлись на время отпуска. Например, 8 марта, 9 мая. Вот их необходимо отметить в табеле отпускника кодом «В».
Ошибка 3
День возврата из командировки в выходной отметили только кодом «К»
День приезда из командировки приходится на выходной день.
Например, субботу. В табеле его отметили только кодом «К». Да, это день командировки, за него положено оплатить суточные. Но не только. Раз он пришелся на выходной, работник имеет право на оплату в такой день в двойном размере. Или может получить по своему желанию оплату в одинарном размере плюс отгул.
Поэтом важно в табеле указать кроме кода «К» еще и код «РВ» (работа в выходные) и количество часов, когда командированный находился в пути. Сделать это можно по проездным документам.
Ошибка 4
Сотрудника, находящегося на больничном, вызвали на работу и отправили в срочную командировку
Вызов из больничного – противозаконное действие. Он чревато как для работодателя, так и для работника. Работодатель может быть наказан за несоблюдение ТК РФ. Работник может лишиться оплаты листка нетрудоспособности.
Например, если в табеле у этого сотрудника сначала стоял код «Б», затем код «К» и снова «Б» — ФСС не будет компенсировать / оплачивать такой больничный.
Либо пересчитает обязательства (отразив оплату больничного подлежащей возврату и, скорее всего, добавив штраф) в случае последующей проверки.
Ошибка 5
Сотруднику, с которым заключен дополнительный договор на внутреннее совместительство, в табеле заполняется одна строка.
Такое заполнение не позволяет контролировать соблюдения ТК РФ в части количество часов, которые может отработать внутренний совместитель.
Ошибка 6
Сотруднику, работающему неполный рабочий день, в табеле в предпраздничный день ставится продолжительность его обычного дня.
Исключений для сотрудников, работающим неполный рабочий день ТК РФ не содержит. Ему, как и всем другим сотрудникам, работа в предпраздничный день должна быть сокращена на 1 час (статья 95 ТК РФ).
Ошибка 7
По сотруднику, уволившемуся до окончания месяца, не заполнен табель на дату увольнения.
Эта ошибка не связана непосредственно с заполнением табеля. Мы лишь хотим напомнить, что сотруднику бухгалтерии, осуществляющему окончательный расчет с работником, одного приказа не достаточно. Ведь расчет заработной платы согласно ТК РФ производится на основании табеля учета рабочего времени. Поэтому заполнить табель по увольняющемуся сотруднику необходимо не в конце месяца, а на дату увольнения.
Табель рабочего времени можно исправлять и корректировать. Обычно это делают путем заполнения нового, исправленного табеля. Но допускается ввести и дополнительные графы, например, «Номер и дата корректировки».
5. Автоматизированный табель учета рабочего времени в Excel
К счастью, высокие технологии не стоят на месте и способствуют развитию кадрового учета. Одним из наиболее эффективных решений является использование автоматизированного табеля учета рабочего времени в формате Excel, который имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с ведением учета на бумажном носителе:
- минимум возможных ошибок заполнения,
- широкий спектр опций, которые помогут точечно настроить учет согласно особенностям работы Вашего бизнеса,
- автоматизированный процесс формирования бланка шаблона на любой месяц и год,
- дополнительные функции учета рабочих активностей (больничный, отгул, прогул, отпуск, командировка, декретный отпуск и т. д.), расчета переработок, выходов в выходные и праздничные дни, формирования заработной платы.
д.), расчета переработок, выходов в выходные и праздничные дни, формирования заработной платы.Скачать табель, а также изучить инструкцию по его ведению Вы можете в отдельной статье по данной ссылке
Мы с вами ответили на важный вопрос – «как заполнить табель рабочего времени» и рассмотрели типичные ошибки в табеле учета, которые лучше не допускать в работе. Если в вас остались вопросы, пишите их в комментариях ниже.
Нужно освоить учет заработной платы и программы 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 и 1С ЗУП 8 ред. 3.1?
Присоединяйтесь к нашему курсу по зарплате
Как заполнить табель учёта рабочего времени
Табель нужен, чтобы вести учёт рабочего времени сотрудников. А делать это должны все работодатели без исключения. По табелю можно понять, кто и сколько часов отработал в каждом месяце.
Это важно для контролирующих органов и расчёта зарплаты. ФСС может запросить табель, чтобы проверить, правильно ли вы рассчитали пособие сотруднику, трудинспекция — не ущемляете ли вы его права, а налоговая — не завысили ли вы свои расходы на зарплату.
Какие формы бывают
Обычно используют унифицированные формы табеля Т-12 или Т-13. Выберите одну из этих форм или разработайте свой более простой бланк табеля с обязательными реквизитами.
Табель составляют ежемесячно, а выглядит он как таблица: по вертикали список сотрудников, по горизонтали дни месяца. В клеточках показывают, когда и сколько сотрудник трудился, отдыхал или болел. Это делают с помощью буквенных и цифровых обозначений, которые перечислены на титульном листе формы № Т-12. Чаще всего вы встретитесь с такими:
— «Я» или «01» — работа в дневное время.
— «В» или «26» — выходные дни и нерабочие праздничные дни.
— «ДО» или «16» — отпуск без сохранения заработной платы.
— «ОТ» или «09» — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
— «Б» или «19» — временная нетрудоспособность с назначением пособия.
А если используете собственную форму табеля, то сами решаете, какими в нем будут условные обозначения. Можно выработать свои или использовать обозначения из унифицированных форм табелей.
Пример
В понедельник бухгалтер Даша отработала 6 часов, а на 2 часа отпросилась с работы, потому что плохо себя чувствовала. Во вторник она поправилась и остальные дни недели отработала полностью. В табеле учета рабочего времени эта неделя у Даши будет выглядеть так:
🎁
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Попробовать бесплатноКак график влияет на табель
Самый понятный и распространенный метод ведения табеля — метод сплошной регистрации явок и неявок на работу, где каждая клетка заполняется своим кодом. При нормальном 8-ми часовом рабочем дне ставят «Я» или «01», а ниже 8.
Гибкий график работыВ табеле ставят код «Я» или «01» и указывают фактически отработанное время.
При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени сотрудника не превысила норму. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели — 40 часов.
Сменная работа вводится, когда в день нужно поработать больше 8 часов.
В табеле также отмечают фактически отработанные часы. Работа в дневную смену — код «Я» или «01». Если смена сотрудника приходится и на дневное, и на ночное время, поставьте его рабочее время через дробь или отведите отдельную строку. Код для работы в ночное время — «Н» или «02».
Пример
Трудяга Ваня работает с 10 утра до 10 утра следующего дня по сменному графику «сутки через трое». Его рабочее время переходит на следующий день, а значит:
— в первый день Ваня отработал 12 дневных часов: с 10:00 до 22:00 и 2 ночных: с 22:00 по 00:00;
— во второй день 6 ночных: с 00:00 по 06:00 и 4 дневных с 06:00 по 10:00, поэтому табель заполняем так:
Ненормированный рабочий деньНекоторым работникам не получается соблюдать нормы труда, поэтому им устанавливают ненормируемый рабочий день.
Работа сверх нормы для таких сотрудников дополнительно не оплачивается, но отмечать в табеле часы переработки сверх графика нужно: исключений тут трудовой кодекс не предусматривает.
Как учитывать время переработки таких сотрудников — решайте сами. Универсальный способ: добавить в табель условное обозначение специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика. Например, буквенного кода «НР». Тогда под кодом «Я» в табеле будете вести учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом — учёт часов сверх графика.
Как быть в особых случаях
Внешний совместитель
В табеле показывайте время, которое по факту отработал совместитель, но не забывайте про ограничения трудового законодательства.
Сотрудник не может работать больше 4 часов по совместительству, если весь день работал по основному месту. Больше четырех часов совместитель работает только в те дни, когда он не занят по основному месту работы.
Не запрещено указывать и дробные числа.
Например, если совместитель ежедневно работает по 4 часа 15 минут, то в табеле проставляйте дробное число — 4,25 часа (4 ч + 15 мин: 60 мин/ч).
Внутренний совместитель заболел
Поставьте в табеле код «Б» или «19». Такие же коды укажите в строке, где учитывается его рабочее время по основной должности. При оплате больничного учитывают общий заработок сотрудника — как основной, так и по совместительству.
Сотрудник отработал полный день, а вечером его отправили на больничный
По факту сотрудник отработал день полностью и не важно, что этим же вечером ему оформили больничный лист. Поэтому в табеле поставьте код «Я» или «01» с полными рабочими часами.
Выходной в командировке
Для командировки используют код «К» или «06». Для выходных дней — код «В» или «26». Поэтому, если у сотрудника выходной в командировке, используйте двойной код: «К/В» или «06/26». Он покажет, что это командировка и сотруднику нужно начислить суточные, а код «В» — что сохранять средний заработок за этот выходной день не нужно.
Если сотрудник в свой выходной в командировке работает, используйте код «К/РВ» или «06/03». Ведь ему полагаются не только суточные, но и оплата в повышенном размере или отгул. «РВ» или «03» — это коды для работы в выходные и нерабочие праздничные дни.
Как вести табель учёта в Эльбе
Эльба ежемесячно готовит табель учёта рабочего времени по форме №Т-13 в задаче по выплате зарплаты и НДФЛ: шаг Расчёт зарплаты → Распечатать. Эльба умеет готовить табель только для нормального режима работы: 5-ти дневная 40 часовая неделя. Если у сотрудника другой график работы, то табель можно скачать в exсel и подправить вручную.
Статья актуальна на 08.02.2021
Табель учетарабочего времени и расчета оплаты труда(форма N Т-12)
Табель учета рабочего времени
Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.
При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.
).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
в форме N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.
п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9.
Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.
Открыть полный текст документа
Как заполнить табель учета рабочего времени в нерабочие дни
Один из самых популярных вопросов, поступающих в Контур.
Школу в период режима повышенной готовности, — как отражать в табеле учета рабочего времени нерабочие дни. За разъяснениями мы обратились к эксперту по трудовому праву Евгении Конюховой
Что же такое «нерабочие дни с сохранением заработной платы» и как работодателю их правильно отразить?
В трудовом законодательстве нет понятия нерабочих дней с сохранением заработной платы. Эти дни не относятся ни к выходным, ни к нерабочим праздничным. Аналогичная позиция — в Разъяснениях Минтруда от 26.03.2020 года.
Среди кодов, которые были в табеле учета рабочего времени для отражения периодов отсутствия / присутствия на работе, нет подходящего кода для этих дней. Коды «В» (выходные дни) и «ОВ» (дополнительные выходные дни (оплачиваемые) не подходят.
Можно ли просто автоматом поставить рабочие дни и начислить зарплату как обычно?
- Проставить в эти дни явки нельзя. Код «Я» предусмотрен для дней присутствия на работе. Главное условие — за работником за этот период должна сохраниться заработная плата. Правило о выплате заработной платы не отменено: ее нужно выплатить строго в сроки, установленные у работодателя.
Правило о выплате заработной платы не отменено: ее нужно выплатить строго в сроки, установленные у работодателя.Если ни один из принятых кодов не подходит, как быть? Что проставлять в табеле учета рабочего времени за эти дни?
- Работодателям самостоятельно нужно установить приказом новый код для отражения в табеле учета рабочего времени нерабочих дней с сохранением заработной платы. Например, НДО, НДЗ, НДУ — любой, какой вам больше нравится. В приказе нужно прописать, что эти дни не относятся ни к выходным, ни к праздничным дням. И главное, зафиксируйте, что за эти дни за работником сохраняется именно заработная плата. Не забудьте внести изменения в учетную политику, утвердив новую форму табеля.
Как «привязать» новый код к программе автоматизированного учета рабочего времени?
- Рекомендую написать техническое задание, служебную записку программистам той программы автоматизированного учета рабочего времени, которую использует работодатель. Иначе придется просчитывать заработную плату.
Иначе придется просчитывать заработную плату.Изменится ли норма рабочего времени в связи с установлением нерабочих дней?
- В соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н, норма рабочего времени исчисляется в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье исходя из продолжительности ежедневной работы (смены). И в формуле расчета не участвуют нерабочие дни, предусмотренные Указом Президента.
Нужно ли утверждать новый производственный календарь?
Бесплатные вебинары в Контур.Школе
Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.
Расписание вебинаров- Производственный календарь никем не утверждается, не нужно ориентироваться на справочно-правовые системы, интернет или программу электронного документооборота работодателя. Он просчитывается каждым работодателем в зависимости от установленной работнику продолжительности рабочего времени в неделю. Из-за введенных нерабочих дней менять производственный календарь не нужно.
Из-за введенных нерабочих дней менять производственный календарь не нужно.Если работа организована удаленно, что ставить в табеле?
Есть различия для тех, кто имеет право в эти дни работать, и тех, кто не подпадает под определение непрерывно действующих организаций?
- При переходе на удаленный режим работы у работодателя должен быть приказ, которым определены списки работников, переведенных на дистанционный формат работы. Также должны были быть составлены дополнительные соглашения и определен режим работы таких работников. Из документов работодателя должно быть понятно, как работник и работодатель взаимодействуют и как ведется учет рабочего времени.
Специального кода для удаленной работы нет. Этим кодом может быть привычный код «Я». Главное, чтобы из документов следовало, что работник не присутствует на рабочем месте и тем самым нет нарушений санитарно-эпидемиологических предписаний.
Если программное обеспечение работодателя позволяет вносить в него изменения, то можно также написать техническое задание и дополнить табель кодом для удаленной работы, например «УД» или «УР», и утвердить приказом соответствующие изменения в табель.
Так работодатели смогут различать тех, кто работает на удаленке, и тех, кто работает на рабочем месте.
Но в целом можно остаться со стандартными «явками» в табеле. Введение дистанционной работы само по себе не влияет на оплату труда, если стороны не договорились об ином в соглашении к трудовому договору.
Евгения, какой совет вы можете дать читателям в сложившихся обстоятельствах?
По сути, все, что сейчас происходит, — это проверка наших компетенций на то, как быстро мы можем подстраиваться под происходящие изменения. Нужны нестандартные решения, в том числе и от провайдеров программ электронного документооборота. Я настоятельно рекомендую качественно обосновывать во внутренних документах организации все, что связано с практикой введения нерабочих дней.
Работа с табелями учета рабочего времени для работ — Business Central
-
000Z» data-article-date-source=»ms.date»>08/24/2021 - Чтение занимает 7 мин
В этой статье
Используйте пакетное задание Создать табели учета рабочего времени, чтобы настроить табели для определенного количества периодов времени или недель. Вы должны иметь права на создание табелей.
Можно скопировать и использовать в табеле строки планирования работы. В этом способе необходимо только ввести информацию для одного места, и информация в строке всегда будет правильной.
После утверждения операций табеля для задания можно выполнять их учет в соответствующем журнале заданий или журнале ресурсов.
Прежде чем использовать табели, необходимо настроить общую информацию и указать администратора и одного или нескольких утверждающих табелей. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка табелей учета рабочего времени.
Создание табеля учета рабочего времени
Можно использовать пакетное задание Создать табели учета рабочего времени, чтобы настроить табели для определенного количества периодов времени или недель.
Затем владелец табеля может открыть его и записать время, которое было затрачено на задание.
Выберите значок, введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
На странице Список табелей выберите действие Создать табели учета рабочего времени.
Заполните соответствующим образом поля. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.
Примечание
Поля Использовать табель и Код пользователя владельца табеля должны быть заполнены в карте для ресурса табеля.
Нажмите кнопку ОК.
Можно просматривать табели, созданные вами, на странице Список табелей.
Копирование строк планирования работ в табель учета времени
Далее описывается процедура создания быстрого добавления строк планирования работы в табель.
- Выберите значок, введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
- На странице Список табелей выберите табель учета рабочего времени для соответствующего периода времени.
- Выберите действие Строка, а затем выберите действие Создать строки из планирования работ. Все строки планирования заданий в периоде времени табеля копируются в табель для лица или машины в поле Номер ресурса табеля учета рабочего времени.
Определение видов работ и добавление вида работ в табель
Можно определить тип работы для всех для строк табелей для заданий. Таким образом можно добавить информацию, которая необходима, чтобы выставить счет клиенту за различные типы работ.
- Выберите значок, введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
- Откройте соответствующий табель.
- Выберите поле Описание.
- На странице Сведения о работах строк табелей окне выберите поле Код вида работы и выберите вид работы из списка, например КМ.
- В случае отсутствия видов работ, выберите действие Создать.
- На странице Виды работ заполните требуемые поля.
- Повторите шаг 4 для назначения нового вида работ табелю.
Повторное использование строк табелей в других табелях
Если ваши сведения о табеле учета рабочего времени остаются прежним от периода времени к периоду времени, можно сохранить время, копируя строки из предыдущего периода времени. Затем необходимо просто ввести свое время работы для нового периода.
- Выберите значок, введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
- Откройте табель дата периода, более позднего, чем период для существующего табеля со строками.
- Выберите действие Строка, а затем выберите действие Копировать строки из предыдущих табелей.
Строки копируются, включая подробную информацию, такую как тип и описание. Например, если данная строка связана с работой, то поле Код работы копируется.
Все скопированные строки имеют статус Открыто. Теперь строки можно изменять, как требуется.
Заполнение строк табелей и отправка на утверждение
Регистрация табеля отслеживается в часах (стандартной базовой единице измерения для ресурсов). По умолчанию в табеле отображаются общие рабочие дни с понедельника по пятницу.
Выберите значок, введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
Выберите табель учета рабочего времени на соответствующий период.
Заполните поля в строке по мере необходимости. Введите количество часов, использованных ресурсом, для каждого дня недели.
Совет
Можно просмотреть общее количество часов, которые вы ввели на информационной панели Сводка по фактическим и бюджетным суммам.
Повторите шаг 3 для других видов работ, которые выполняет ресурс.
Выберите действие Обработка, затем выберите действие Отправить, выберите действие Все открытые строки для передачи всех строк или действие Только выбранные строки для передачи только строк, которые выбраны на странице Табель учета рабочего времени.
Примечание
Вы можете отправлять только строки табеля, для которых введено время.
Чтобы изменить информацию в строке, для которой установлено значение Представляется, выделите строку и выберите действие Открыть.
Примечание
Менеджер может отклонить строку табеля, которая представлена на утверждение. Если строка имеет статус Отклонено, вы можете внести изменения в строку, а затем выбрать Отправить еще раз.
Нажмите кнопку ОК.
Утверждение или отклонение табеля
Табель должны быть отправлен для утверждения, прежде чем его можно будет использовать. Можно принимать или отклонять отдельные строки в табеле либо отправлять обратно для выполнения дополнительного действия. Табель может быть утвержден двумя способами:
- Администратор табелей может утвердить любой табель.
- Лицо, указанное в поле Код пользователя, утверждающего табель в карточке ресурса, может утвердить табели этого ресурса. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка табелей учета рабочего времени.
Дополнительные сведения см. в разделе Настройка табелей учета рабочего времени.- Выберите значок, введите Табели учета рабочего времени для менеджера, а затем выберите связанную ссылку.
- Выберите табель в списке.
- На странице Табель учета рабочего времени,
- Выберите действие Обработка, затем выберите действие Утвердить.
- Выберите действие Все отправленные строки, чтобы утвердить все строки, или действие Только выбранные строки для утверждения только строк, которые выбраны на странице Табель учета рабочего времени.
- Нажмите кнопку ОК.
- Можно также выбрать действие Отклонить и выполнить шаги с 4 по 5.
Совет
Используйте информационные панели Статус табеля и Сводка по фактическим и бюджетным суммам для общего просмотра сведений о табеле учета рабочего времени.
После утверждения или отклонение табеля его нельзя изменить, пока он не будет повторно открыт. В следующей процедуре объясняется, как повторно открыть утвержденный или отклоненный табель.
Повторное открытие табеля
Выберите значок, введите Табели учета рабочего времени для менеджера или Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
Откройте табель из списка.
Примечание
Повторно можно открыть только строки с состоянием Одобрено. Невозможно повторно открыть строки со статусом Отклонено. Невозможно повторно открыть табель, если он был учтен.
На странице Табель учета рабочего времени выберите действие Открыть повторно, затем выберите действие Все отправленные строки для повторного открытия всех строк или действие Только выбранные строки для повторного открытия только строк, которые выбраны на странице Табель учета рабочего времени.
Нажмите кнопку ОК. Статус строки или строк табелей изменяется на Представляется.
Просмотр и утверждение табелей учета рабочего времени по работе
Для данной работы можно определить лицо, ответственное за эту работу. Данная информация связана со строками табелей учета рабочего времени и может использоваться для создания списка табелей учета рабочего времени, который менеджер должен просмотреть и утвердить. Например, менеджер команды проекта может быть ответственными за некоторые задачи в вашей организации. В этом случае, менеджер должен быть обозначен как Ответственное лицо в карточке работы. В этом представлении сведений о табеле учета рабочего времени можно просмотреть рабочие задания, связанные с задачей и использованное количество часов.
Примечание
Чтобы утверждать табели учета времени в окне Табели учета рабочего времени для менеджера по работам, необходимо сначала выбрать вариант Табель учета рабочего времени по утверждению работы на странице Настройка модуля «Ресурсы».
Дополнительные сведения см. в разделе Настройка ресурсов.
Утверждение или отклонение табеля учета рабочего времени по заданию
В поле Поиск введите Управление табелями учета рабочего времени по заданию, а затем выберите связанную ссылку. Business Central отображает список строк табеля учета рабочего времени, связанных с заданиями, за которые вы отвечаете.
Выберите действие Утвердить, затем выберите действие Все отправленные строки для утверждения всех строк или действие Только выбранные строки для утверждения только строк, которые выбраны на странице Табель учета рабочего времени.
Примечание
Можно одобрять только те табели, которые имеют состояние Отправлено.
Чтобы предоставить дополнительную информацию об утверждении или отклонении, выберите действие Связанный, затем выберите Комментарии, а потом Комментарии к строке и введите комментарии.
Нажмите кнопку ОК.
Примечание
После утверждения или отклонение строки табеля по заданию ее нельзя открыть повторно или изменить в окне Табель учета рабочего времени.
Учет строк табеля в журнале ресурсов
После утверждения операций табеля для ресурса можно выполнять их учет в соответствующем журнале ресурсов.
- Выберите значок, введите Журналы ресурсов, а затем выберите связанную ссылку.
- Выберите действие Предлагать строки из табелей.
- На странице Предложить строки журнала ресурсов заполните требуемые поля.
- Нажмите кнопку ОК. Операции для использования создаются в журнале ресурсов, в котором можно изменить информацию как нужно.
- Выберите действие Учет.
- Чтобы проверить учет, выберите действие Книга операций. Открывается страница Книга операций по ресурсам с результатом учета журнала ресурсов.
Учет строк табеля в журнале работ
После утверждения операций табеля для работы можно выполнять их учет в соответствующем журнале работ.
Выберите значок, введите Журналы работы, а затем выберите связанную ссылку.
Выберите действие Предлагать строки из табелей.
На странице Предложить строки журнала работ заполните требуемые поля.
Нажмите кнопку ОК. Операции для использования создаются в журнале работ, в котором можно изменить информацию как нужно.
Примечание
Информация о типе работы и о том, оплачивается ли эта работа, копируется из строки табеля. Если необходимо, можно сократить количество и выполнить частичный учет. Если уменьшить количество, то в следующий раз при выборе действия Предлагать строки из табелей создаваемая строка будет содержать остаток часов.
Выберите действие Учет.
Чтобы проверить учет, выберите действие Книга операций. Открывается страница Книга операций по работам с результатом учета журнала ресурсов.
Архивирование табелей
После учета табелей их можно поместить в архив для обращения в будущем. Все строки табелей необходимо учесть, прежде чем табель можно будет поместить в архив.
Примечание
Примечание. Когда архивируется табель учета рабочего времени, он удаляется из списков на страницах Табели учета рабочего времени и Управление табелями учета рабочего времени.
- Выберите значок, введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
- Выберите действие Переместить табели учета рабочего времени в архив.
- На странице Переместить табели учета рабочего времени в архив заполните поля, как требуется, и нажмите кнопку ОК.
- Чтобы просмотреть архивированные табели учета рабочего времени, выберите значок, введите Архивы табелей учета рабочего времени или Архивы табелей учета рабочего времени для менеджера, а затем выберите связанную ссылку.
См. также
Управление проектами
Настройка управления проектами
Финансы
Покупки
Продажи
Работа с Business Central
Правила заполнения табеля учета рабочего времени — 2021
Когда поднимается вопрос об использовании форм бланка табеля, проходящих под номерами Т-12 и Т-13
Ст. 91 Трудового кодекса РФ обязывает всех без исключения работодателей вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками.
Кроме того, нормы ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ требуют от организаций документального оформления всех фактов своей хозяйственной жизни, к которым относится и выход/невыход сотрудника на работу.
Совокупность вышеуказанных нормативных актов делает необходимым оформление табелей учета рабочего времени всеми предприятиями и индивидуальными предпринимателями, имеющими наемных работников. Именно табель является тем учетным документом, где содержатся данные об отработанном и не отработанном работниками времени.
До вступления с 01.01.2013 в силу отдельных норм закона «О бухучете» в компаниях обязательными для ведения табеля учета рабочего времени считались формы, получившие название унифицированных и наравне с другими документами первичного учета включенные в постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В нем есть 2 формы табеля: Т-12 (для проставления обозначений от руки) и Т-13 (для автоматизированного заполнения).
В настоящее время организации вправе разработать собственные формы табеля и использовать их. Но большинство предприятий продолжают применять формы табеля, предложенные законодателем. А если они не полностью отвечают нуждам делопроизводства, в бланк вносятся небольшие корректировки путем добавления или вычеркивания отдельных граф или реквизитов.
Если скачать простой образец табеля, как правильно его заполнять
Если в организации было принято решение использовать унифицированную форму, то с простым бланком табеля учета рабочего времени можно ознакомиться в указанном выше постановлении Госкомстата.
Для вашего удобства в начале нашей статьи мы разместили доступный для скачивания бланк табеля Т-12. Там же можно скачать бланк, обязательный к применению бюджетными учреждениями.
К сожалению, образца заполнения табеля учета рабочего времени в постановлении Госкомстата нет, но есть правила его заполнения, актуальные для 2021 года (приведены в последнем разделе документа).
Сам же табель учета рабочего времени выглядит как таблица, в которой напротив каждой фамилии сотрудника делаются отметки на протяжении 31 дня. Каждый день помечается определенным кодом, отображающим явку/неявку сотрудника и причины этого, причем все причины должны иметь документальное подтверждение.
В графе, расположенной под кодом, предусмотрено место для указания продолжительности выхода/невыхода на работу (можно указывать часы или минуты).
Подпишитесь на рассылку
Если же говорить о методике заполнения, то работодатель может выбрать, как заполнить табель учета рабочего времени:
- либо методом, по которому регистрации подлежат все действия и для каждого дня проставляются свои обозначения;
- либо методом, когда отображению подлежат лишь отклонения от нормального рабочего режима и в табеле отмечаются только те дни, когда сотрудник не работал, хотя и должен был, или работал с определенными особенностями.
В конце графы есть место для итогового учета за месяц отработанных и выходных дней, а также дней, требующих отдельного подхода при расчете зарплаты, например командировок или больничных.
В форме Т-12 табеля перечисляются обозначения, которые допустимы при заполнении (многие бухгалтеры и кадровые служащие пользуются ими даже без подсказок), — эти же обозначения проставляются и в форме Т-13. Унифицированные коды, применяемые для обозначения рабочего/нерабочего времени, приведены на картинке ниже.
В наших статьях вы можете ознакомиться с правилами применения кодов в табеле. Например:
При этом в компаниях могут быть внедрены и свои обозначения, если сотрудникам, отвечающим за ведение табеля и интерпретацию информации из него, так будет удобнее.
Отличительной чертой формы Т-12 является возможность рассчитать заработную плату прямо в табеле, для чего предназначается раздел 2 (страницы 3–4). Если в компании учет рабочего времени ведется отдельно от расчета оплаты труда, раздел 2 формы Т-12 можно не заполнять.
На какой срок рассчитаны формы Т-12 и Т-13 табеля учета рабочего времени — на год или на месяц
В обеих формах табеля предусмотрено место только для проставления обозначений на протяжении 31 дня. Следовательно, табель учета рабочего времени может вестись только на протяжении месяца. Каждый месяц табель закрывается, подписывается уполномоченным лицом и сдается в бухгалтерию. Таким образом, за год в бухгалтерии накапливается 12 бланков табеля, которые учитываются при расчете начислений.
***
Каких-либо нововведений на законодательном уровне в правилах, по которым происходит заполнение табеля, в 2021 году не произошло. Если же подобные изменения произошли в рамках какой-либо конкретной организации (например, была скорректирована форма табеля или добавлена новая графа), то об этом в обязательном порядке должен уведомляться сотрудник, ответственный за ведение и заполнение табеля.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «График и учет рабочего времени».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Создание и заполнение табеля учета рабочего времени в 1С
Если в Вашей организации зарплата сотрудников зависит от фактически отработанного времени, то Вы наверняка знаете, как вести табель учета рабочего времени. Если нет, воспользуйтесь нашей инструкцией.
Чтобы приступить к работе с табелем в первую очередь Вам нужно будет заполнить производственный календарь. Для этого перейдите на вкладку Настройка и выберите пункт Производственные календари.
Чтобы вести учет рабочего времени в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, Вы можете использовать два способа:
- Метод отклонений – используя этот метод, программа будет регистрировать отклонения от составленного графика работы сотрудника.
- Метод сплошной регистрации – этот метод включает в себя регистрацию как отклонений от рабочего графика так и фактически затраченное время.
Когда сотрудника принимают на работу, в его личной карточке должен указываться график работы. Если его нет, то обязательно заполните его.
Регистрация расхождений с установленным графиком происходит с помощью таких документов: Начисление по больничному листу, Начисление отпуска, Отпуск по уходу за ребенком.
Перейдите на вкладку Зарплата в пункт Учет времени и создайте индивидуальный график для определенного сотрудника (по необходимости).
Табель учета рабочего времени нужно вести тогда, когда в Вашей организации сотрудники работают по нецикличным графикам учета рабочего времени. Также это необходимо если смены сотрудников постоянно меняются между собой.
Для начала работы и заполнения табеля перейдите на вкладку Зарплата в блок Учет времени и нажмите пункт Табели. В открывшемся окне с помощью кнопки Создать, сформируйте новый документ.
Обязательными для заполнения являются поля: Организация, период.
Затем с помощью кнопки Заполнить сформируйте документ и по необходимости внесите в него свои коррективы.
Табель учета рабочего времени заполняется в соответствии со специальными буквенными обозначениями. Более детально ознакомиться с ними Вы можете на вкладке Настройка в пункте справочника Виды рабочего времени.
После заполнения документа нажимаем Провести и закрыть.
Как заполнить табель учета рабочего времени за 7 простых шагов (Руководство на 2021 год)
Если вы хотите научить , как заполнять табель учета рабочего времени , вы находитесь в нужном месте.
Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса, ищущим простой способ записи рабочего времени своей команды, или подрядчиком, которому необходимо отслеживать оплачиваемые вами часы для выставления счетов, табели учета рабочего времени являются ценным решением.
К сожалению, традиционные табели учета рабочего времени допускают много ошибок. Вам нужно знать, как правильно их заполнять, чтобы сэкономить время, оптимизировать процессы и повысить точность расчета заработной платы.
В этой статье мы рассмотрим, как заполнить табель учета рабочего времени за семь простых шагов. Мы также рассмотрим все, что вам нужно знать о расписаниях на основе бумаги и электронных таблиц, включая их три основных недостатка.
И в качестве бонуса мы также выделим лучший способ учета рабочего времени.
В этой статье содержится:
(Щелкните по ссылкам ниже, чтобы перейти в конкретный раздел)
Давайте приступим, ладно?
Как заполнить табель учета рабочего времени (пошаговое руководство)
Табель учета рабочего времени или табель рабочего времени — это таблица данных, которая содержит рабочее время сотрудника за определенный период.Компании используют табели учета рабочего времени для записи количества часов, отработанных над задачами, проектами или работой конкретного клиента.
Это также помогает доказать соответствие Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA), который требует от всех сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, предоставлять свои табели учета рабочего времени.
Согласно FLSA, работодатель должен вести точный учет посещаемости для всей своей рабочей силы — за исключением освобожденных сотрудников, которые, как правило, получают зарплату.
Теперь есть два способа использования расписаний:
Наиболее распространенные электронные или бумажные расписания — это ежедневные, еженедельные, двухнедельные, ежемесячные расписания и расписания для конкретного проекта.Вот шаги, которые вы можете выполнить, чтобы заполнить любой из этих расписаний:
Шаг 1. Введите имя сотрудника
В поле имени в расписании добавьте полное имя человека , часы которого вы записываете. Обычно это человек, который заполняет табель рабочего времени.
Если у вас несколько сотрудников с одинаковым именем, их полные имена должны помочь избежать путаницы.
Шаг 2. Добавьте дату или диапазон дат
Затем вам нужно будет ввести дату.
В зависимости от того, когда они выплачивают заработную плату, большинство компаний требуют, чтобы сотрудники заполняли табели учета рабочего времени ежедневно, еженедельно или ежемесячно . Например, вы можете ввести дату начала соответствующей недели в недельном расписании.
Помните, что важно указывать правильную дату для расчета заработной платы, налогов и аудита. Неточные записи могут создать юридические проблемы для вашей компании.
Шаг 3. Заполните детали проекта и задачи
В расписании работодатели могут сгруппировать задачи по проекту , чтобы было легче увидеть, над чем работал сотрудник.Это также поможет вам предоставить клиентам доказательства оплачиваемых часов для выставления счетов.
Вам также может потребоваться заполнить список выполненных задач в рамках конкретного проекта в зависимости от ваших потребностей. Это полезно для фрилансеров или подрядчиков, счета которых вы рассчитываете для каждой задачи.
Шаг 4: Добавьте рабочие часы для каждого дня недели
В расписании будет столбец для каждого дня из недели . Вы можете указать количество отработанных часов относительно правильных дней.
Этот раздел расписания важен, потому что он позволяет вам выбрать любые еженедельные схемы. Например, если сотрудник опаздывает каждый понедельник или имеет тенденцию пропускать работу в пятницу.
Шаг 5: Подсчитайте общее количество часов
Затем вам нужно будет подсчитать свои общих часов и заполнить время в столбце общего количества.
Таким образом, вы можете увидеть общее количество отработанного времени каждый день. Работодатели могут использовать эту информацию для расчета сверхурочных часов и удвоения рабочего времени для расчета заработной платы.
Если вы используете таблицу Excel или аналогичную программу, вы можете использовать формулы для автоматического расчета столбцов и строк, чтобы получить общее количество отработанных часов.
Шаг 6: Добавьте примечания, если требуется
В большинстве табелей учета рабочего времени будет место для примечаний . Здесь вы можете ввести такие данные, как недельные или почасовые ставки, причины сверхурочных, задержек или отсутствий и т. Д.
Например, если вам пришлось не работать, чтобы присутствовать на дежурстве присяжных, вы можете указать это в разделе примечаний.
Шаг 7. Получите утверждение
После того, как вы заполните свой табель учета рабочего времени, вы должны отправить его своему руководителю, представителю отдела кадров или назначенному утверждающему лицу. Они должны проверить данные и расписаться, как требуется для утверждения расписания.
Если вы используете электронный табель, вы можете легко отправить его утверждающему по электронной почте или доставить распечатанные табели лично.
Ищете настраиваемый шаблон расписания ?
Ознакомьтесь с этими бесплатными шаблонами табелей учета рабочего времени в форматах Excel, Word или PDF , которые вы можете загрузить и использовать сегодня.
4 различных типа расписаний
Существует четыре распространенных типа расписаний, которые вы можете использовать сегодня:
1. Ежедневные расписания
С помощью этого расписания можно отслеживать, как сотрудники проводят свое время в день . Сотрудники могут записывать каждое действие почасово, что полезно для выплаты зарплаты почасовым сотрудникам.
2. Еженедельные расписания
Шаблон еженедельного расписания полезен для расчета часов и заработной платы для каждой рабочей недели.
Сотрудники могут добавлять в начале и в конце смены. Они также могут указать время отпуска или отпуска по болезни, прежде чем их начальник подсчитает их обычные часы, дополнительные часы, общие часы и оплату.
3. Двухнедельные табели учета рабочего времени
Если вы подсчитываете количество рабочих часов или период оплаты составляет каждые две недели, вам лучше всего подойдет расписание раз в две недели . Сотрудники заполняют свои часы и отправляют свои расписания каждые две недели.
4. Ежемесячные табели учета рабочего времени
Ежемесячные табели учета рабочего времени подходят для компаний, которые рассчитывают свое рабочее время и периоды оплаты каждый месяц.
3 Основные недостатки использования расписаний на основе бумаги и электронных таблиц
Хотя вы можете использовать бумажные расписания и программы для работы с электронными таблицами, такие как Excel и Google Sheets, для записи рабочего времени сотрудников, эти традиционные системы имеют несколько недостатков.
Вот краткий обзор трех основных недостатков традиционных табелей учета рабочего времени:
1. Требуется много времени для управления
Управление табелями учета рабочего времени в традиционной системе учета рабочего времени может занять много времени.
Утомительно, чтобы вручную. каждый день указывал свое рабочее время, а затем подсчитывал общее количество часов, сверхурочные и т. Д.Вам также необходимо помнить, когда вы начинаете работу, делаете перерывы и время, когда уходите.
Кроме того, сбор расписаний всех ваших сотрудников и расчет данных потребуют от работодателей еще больше времени и усилий.
2. Слишком много места для человеческой ошибки
Независимо от того, выберете ли вы традиционный бумажный табель учета рабочего времени или электронную таблицу, при каждом вводе будет слишком много места для человеческой ошибки .
Сотрудники могут указать неправильные часы по ошибке или намеренно.Вы не сможете определить, указаны ли часы с точностью до секунды.
Существует также риск того, что сотрудники забудут указать свое рабочее время или совершат мошенничество с указанием времени, указав часы, которые они не отработали. А если у вас есть удаленные сотрудники, у вас нет возможности проверить, работают ли они, когда они говорят, что работают.
Вот почему несколько компаний переходят на безбумажные табели учета рабочего времени для большей точности и эффективности.
3. Сложно оценить продуктивность
Хотя традиционные табели учета рабочего времени помогают вам записывать часы, в течение которых сотрудник находился на работе, вы не можете быть уверены, как они это время потратили.
Например, вы не узнаете, просматривал ли сотрудник веб-сайты социальных сетей вместо того, чтобы выполнять свои задачи.
Традиционные табели учета рабочего времени не дают вам четкого представления о производительности сотрудников и не помогают оценить, улучшается ли она. Это может привести к неточным отзывам сотрудников.
Улучшенная система табелей учета рабочего времени: программное обеспечение онлайн-расписания
Онлайн Программное обеспечение расписания значительно упростило учет рабочего времени сотрудников.
Сотрудники могут начать отслеживать время автоматически, когда они включают свой компьютер или открывают приложение и нажимают кнопку «Пуск», чтобы начать запись времени. Приложение автоматически записывает часы и представляет данные расписания в виде отчетов.
Однако не все приложения расписания одинаковы.
Некоторые инструменты могут напугать сотрудников, которым может казаться, что вы за ними следите.
У вас также есть инструменты учета рабочего времени, которые предлагают функции для управления проектами.Например, менеджер проекта может использовать программное обеспечение для отслеживания хода выполнения задачи и соответствующим образом обновлять план проекта.
Лучше выбрать приложение, которое будет простым в использовании и удобным для сотрудников, но при этом будет иметь все функции, необходимые работодателю.
Итак, какой инструмент расписания выбрать?
Простой: Time Doctor .
Что такое Time Doctor?
Time Doctor — это мощный и удобный инструмент для управления расписанием и производительностью.Он используется крупными организациями, такими как Verizon и Ericsson, а также средними и малыми предприятиями, такими как Firehouse Subs, для повышения производительности по всем направлениям.
По сравнению с бумажным или электронным табелем учета рабочего времени Time Doctor является превосходной системой табеля рабочего времени, поскольку он точно записывает время и предлагает несколько полезных функций повышения производительности.
Вот краткий обзор некоторых ключевых функций Time Doctor:
1. Гибкое отслеживание времени
Time Doctor предлагает автоматических и интерактивных режимов отслеживания времени для максимальной гибкости.
Вот как работает функция Time Doctor интерактивного времени отслеживания :
- Щелкните Start , чтобы запустить таймер.
- Приложение будет отслеживать ваши часы в в реальном времени и покажет разбивку отслеживаемого времени на основе клиента, проекта и задачи .
- Вы можете нажать Stop , чтобы остановить таймер, когда ваша задача будет завершена, или если вы хотите сделать перерыв.
Примечание: Существует также опция автоматическая времени слежения за , которая начнет отслеживать время в момент включения компьютера.
2. Подробные табели учета рабочего времени и отчеты о производительности
Time Doctor предлагает ряд отчетов , которые помогут вам записывать время и анализировать производительность, чего нельзя сделать с традиционными табелями учета рабочего времени.
С Time Doctor вы получаете доступ к точным расписанию отчетов , таким как Timeline Report. Отчет о временной шкале показывает, сколько времени сотрудники тратили на задачи и перерывы на ежедневной или еженедельной основе.
Time Doctor также предоставляет вам несколько других отчетов, например:
- Сводный отчет об активности: Показывает активные минуты, активные секунды, непродуктивное, ручное и мобильное время для каждого сотрудника за выбранный период.
- Отчет о посещаемости: Знайте, когда сотрудник присутствует, отсутствует, частично отсутствует или опаздывает, и информацию о посещаемости в режиме реального времени.
- Отслеживаемые часы Отчет : Узнайте, сколько времени сотрудники отслеживают ежедневно, еженедельно или для любого выбранного диапазона дат.
- Отчет о проектах и задачах: Показывает время, затраченное сотрудниками на отдельные проекты и задачи.
- Интернет и Приложение Отчет об использовании: Просмотр времени, проведенного на различных веб-сайтах и в различных приложениях.
- Пользовательский отчет об экспорте: Настройте то, что вы хотите видеть в отчете, не загружая отдельные отчеты с нескольких страниц.
3. Упрощенное управление заработной платой
Для безбумажной системы расчета заработной платы вы можете включить функцию Payroll в Time Doctor.
Он позволяет производить платежи сотрудникам и фрилансерам напрямую, используя PayPal, Wise и другие популярные платежные шлюзы.
С функцией расчета заработной платы Time Doctor вы также можете:
- Выполнять платежи во всех валютах на основе расписаний сотрудников.
- Автоматизируйте табели учета рабочего времени и загружайте их для пакетных платежей для оплаты нескольких сотрудников.
- Настройте платежную ведомость для наемных сотрудников или членов команды с почасовой оплатой.
4. Интеграции для максимальной функциональности
Чтобы максимизировать продуктивность вашей команды и отслеживать время в других приложениях, которые вы уже используете, Time Doctor поддерживает 50+ интеграций .
Некоторые из доступных интеграций включают популярные приложения для управления проектами, такие как Asana, Trello, ClickUp и другие.
Заключение
Использование бумажных табелей учета рабочего времени или таких программ, как Excel и Google Sheets, может помочь вам отслеживать часы работы сотрудника. Это также может помочь в некоторой степени упростить бизнес-процессы, такие как расчет заработной платы.
Однако, если вы действительно хотите оптимизировать свои рабочие процессы и вывести управление производительностью на новый уровень, вам поможет онлайн-инструмент для расписания, такой как Time Doctor .
Time Doctor не только помогает с легкостью отслеживать время, но этот инструмент отслеживания также дает вам точную информацию о , как сотрудников проводят свое рабочее время, чтобы помочь в управлении производительностью.
Почему бы не подписаться на 14-дневную бесплатную пробную версию Time Doctor , чтобы упростить управление расписанием и производительностью?
Вайшали — контент-маркетолог в Time Doctor — платформе, широко используемой крупными брендами для отслеживания времени и производительности.
Получите больше подобных материалов
In your In your Inbox
Подпишитесь на наш список рассылки и получайте интересные материалы об удаленной работе и продуктивности на свой почтовый ящик.
Мы уважаем вашу конфиденциальность и серьезно относимся к ее защите.
35+ наиболее распространенных вопросов о расписании, ответы на них
ОСНОВЫ
01. Что такое табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени — это запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу в течение фиксированного периода времени, например дня, недели или месяца.Это также запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу над конкретным проектом или для конкретного клиента.
Таблицы учета рабочего времениобычно заполняются сотрудниками, хотя это зависит от политики расписания компании — в некоторых случаях менеджер, руководитель или работодатель заполняет расписание рабочего времени сотрудника.
02. Кто изобрел табели учета рабочего времени?
Христиану Гюйгенсу приписывают изобретение первых часов (маятниковых часов) в 1656 году, но первое имя в истории, связанное с современной концепцией расписания, — это Уильям Банди.Он был тем, кто изобрел, а затем запатентовал первые автоматические механические часы в 1880-х годах.
Изображение предоставлено: Petecollier [CC BY-SA 3.0]Сегодня многие компании используют систему на основе карт учета рабочего времени, аналогичную той, которую представил Банди — фактически, всю систему часов, которую мы используем сегодня, часто называют a Bundy. часы .
Интересно то, что во времена Банди многие профессионалы, которые сегодня обычно работают с почасовой оплатой (например, инженеры, юристы и архитекторы), игнорировали концепцию часов с почасовой оплатой и предпочитали заряжать по месту работы.
03. Как заполнять табели учета рабочего времени? Как работают табели учета рабочего времени?
Формы расписанияобычно требуют, чтобы сотрудники вводили время, которое они проводят на работе, с акцентом на время, которое они проводят, выполняя работу для конкретных клиентов и над конкретными проектами.
Хотя это не точное предназначение расписания, руководитель может также определить время, когда сотрудники приходили на работу и уходили, а также время, когда они делали перерывы.
Эти данные вводятся за день, а затем суммируются ежедневные итоги, чтобы получить итоги за неделю и месяц для проектов.
В этом суть, но точные данные, требуемые расписанием, определяются типом расписания, которое вам нужно заполнить.
04. Какие бывают табели учета рабочего времени?
Обычно мы различаем табели учета рабочего времени на основе периода времени, который они охватывают, и требуемой информации.
- Ежемесячные табели учета рабочего времени
- Полумесячные табели учета рабочего времени
- Еженедельные табели учета рабочего времени
- Расписание на две недели
- Ежедневные почасовые расписания для сотрудников
- Ежедневный табель для руководителей
- Расписания по проекту
Скачать шаблоны табелей учета рабочего времени
05.Почему мне нужно заполнять табель учета рабочего времени?
Табели учета рабочего времени так важны для бизнеса по нескольким причинам:
- Они помогут вам более точно выставить счета
- Они помогают отслеживать стоимость проекта
- Они помогают измерить производительность сотрудников
- Они дают вам представление о вашей эффективности на работе
- Они помогают сэкономить деньги, соизмеряя предполагаемый бюджет проекта с реальностью вашего незавершенного проекта
И, что, возможно, наиболее важно, они помогают вам правильно получать оплату за вашу работу — табели учета рабочего времени, которые заполняются точно и вовремя, часто требуются для расчета заработной платы.
06. Табель учета рабочего времени — это табель учета рабочего времени?
Расписания и табели рабочего времени часто используются как синонимы — в конце концов, они оба представляют собой записи о часах, потраченных на работу.
Однако в расписании записывается больше данных, чем в традиционном табеле учета рабочего времени:
- Табель учета рабочего времени — это карта с отметкой времени, означающая, что только для записи времени начала и окончания работы сотрудника — это, по сути, простая система времени прихода / ухода. Раньше сотрудники использовали перфокарты для входа и выхода, но в настоящее время они используют для этой цели автоматические калькуляторы временных карт или программное обеспечение для отслеживания времени.
- Табель учета рабочего времени позволяет регистрировать различные задачи и проекты, над которыми работали в течение фиксированного периода времени, для целей учета проектов, выставления счетов клиентам и обработки заработной платы. Хотя это не его основная функция, в расписании также записывается время , когда сотрудники приходят на работу и уходят в течение дня.
07. Что такое приложение для расписания?
Приложение расписания — это электронное решение для добавления времени в расписание — вы получаете готовый шаблон расписания, в котором вы можете добавить время для проектов и задач за пару кликов.
Позже вы сможете загружать и распечатывать свои заполненные табели учета рабочего времени, копировать шаблоны табелей учета рабочего времени для использования в будущих неделях, удалять и редактировать проекты и задачи, над которыми вы работали, а также перемещаться по заполненным табелям учета рабочего времени за прошлые недели.
08. Что такое соблюдение расписания?
Соблюдение расписаниясвязано с рядом важных федеральных законов и ведомств, а именно с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Агентством по аудиту контрактов на оборону (DCAA).
Все сотрудники, подпадающие под действие правил и положений FLSA (также известные как сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов), должны соответствовать требованиям FLSA. Правила и нормы, которые должны быть соблюдены, чтобы компания оставалась совместимой с FLSA, включают:
- Количество отработанных часов в неделю
- Количество утвержденных сверхурочных часов в неделю
- Время, затраченное на отпуск по болезни и оплачиваемое время
Компании, заключающие контракты с правительством США, должны соответствовать требованиям DCAA — в их обязанности входит:
- Ведение контрольного журнала всех изменений расписания
- Утверждение заполненных табелей учета рабочего времени
- Составление регулярных и всеобъемлющих отчетов
Для получения дополнительной информации о том, как обеспечить соответствие расписаний, ознакомьтесь с нашими руководствами по соответствию FLSA и DCAA.
09. Действительно ли стартапам нужно программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы отслеживать сотрудников и выполнение проектов?
По доверенности, стартапам на самом деле не нужно соблюдать какие-либо жесткие правила, но использование программного обеспечения для расписания может иметь ряд неоспоримых преимуществ для вашего начинающего бизнеса.
Если ваша команда стартапа регулярно заполняет табели учета рабочего времени, вы сможете:
- Легко и правильно выставляйте счета клиентам
- Платите своей команде правильно
- Контроль стоимости проекта
- Сведите к минимуму время, затрачиваемое на менее важные детали вашего бизнеса
- Максимально увеличьте время, затрачиваемое на стратегическое мышление, чтобы вывести ваш стартап на новый уровень
Более того, элемент прозрачности, обеспечиваемый заполнением расписаний, поможет вам справиться с выкупами и слияниями, а также составить точные записи, которые служат доказательством работы и прогресса вашего стартапа — такие записи могут иметь решающее значение для привлечения потенциальных инвесторов.
10. Какая связь между программным обеспечением табелей учета рабочего времени и производительностью?
Учет рабочего времени с помощью программного обеспечения для расписания доказало, что оно повышает продуктивность и дает ряд преимуществ для бизнеса, связанных с производительностью.
Некоторые из этих преимуществ включают:
Теоретически вы могли бы достичь отличных результатов работы без программного обеспечения для расписания — попросив ваших сотрудников заполнять бумажные табели учета рабочего времени ручкой или используя другой метод, не связанный с электронным табелем.
Тем не менее, программное обеспечение для расписания — это элемент расписания, который способствует лучшей производительности и управлению временем за счет автоматизации этих процессов, делая все проще и эффективнее.
ФИНАНСОВЫЙ АСПЕКТ
11. Почему табель учета рабочего времени важен для расчета заработной платы?
Одно из основных применений заполненных табелей учета рабочего времени — расчет заработной платы. Заработная плата рассчитывается на основе количества рабочих часов, добавленных в табель учета рабочего времени. По сути, вот как это происходит:
- Сотрудники заполняют табели учета рабочего времени
- Суммируется время, проработанное сотрудниками в течение недели или месяца
- Общая сумма на одного сотрудника преобразуется в десятичный формат и умножается на их соответствующие почасовые ставки (например,грамм. 8,5 x 60 долларов = 510 долларов)
Опять же, вы можете выполнить эти действия с помощью ручного расчета (если ваш бизнес использует физические табели учета рабочего времени для отслеживания рабочего времени сотрудников), но автоматизация расчета с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени является гораздо более быстрым и точным решением.
12. Что такое аттестация табелей учета рабочего времени?
Аттестация по определению означает «свидетельство или доказательство чего-либо», а аттестация расписания помогает вам доказать, что ваша компания соответствует стандартным правилам и положениям в отношении заработной платы и отработанного времени.Аттестация расписания также помогает снизить риск ответственности.
Лучше всего обеспечить аттестацию расписания, добавив пункт аттестации в свою политику расписания — при этом вам необходимо:
- Решите, что сотрудники должны подтвердить, и затем четко укажите это в своем пункте
- Определите процессы, необходимые для реализации политики — это включает аудит старых процессов политики и обеспечение реализации процессов, которые способствуют реализации новой политики
- Убедитесь, что документация согласована
- Определить дисциплинарные меры, которые будут применяться к сотрудникам, которые часто злоупотребляют политикой аттестации
- Определить способы исследования проблем с внедрением процессов
- Обучите своих менеджеров и руководителей отслеживать и исследовать проблемы с политикой аттестации
13.Как рассчитать заработок на основе расписания?
Рассчитать прибыль на основе расписания легко, особенно если вы используете программное обеспечение для автоматического расписания — например, вы хотите подсчитать прибыль, которую вы получили по конкретному проекту:
- Определите почасовую ставку для этого проекта
- Укажите все время, которое вы потратили на этот проект
После того, как вы введете свои данные, вам останется только наблюдать, как время, потраченное вами на работу над этим проектом, автоматически умножается на вашу почасовую ставку — итоговые числа — это ваши доходы от этого проекта.
14. Как выставить счет на табель учета рабочего времени?
Выберите простое в использовании программное обеспечение для выставления счетов из списка проверенных инструментов для выставления счетов.
Добавьте к счету число, которое представляет общую сумму доходов вашего проекта от программного обеспечения расписания. Добавьте дополнительную информацию, необходимую для формы счета-фактуры, такую как номер счета-фактуры, позиции счета-фактуры, дату платежа и т. Д.
После того, как вы заполнили форму счета, отправьте ее клиенту.
ЮРИДИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ
15.Табель учета рабочего времени — это юридический документ?
Согласно политике табелей учета рабочего времени, табели учета рабочего времени являются юридическим документом, учитывая, что они являются источником операций по начислению заработной платы, а также важной частью выставления счетов клиентам.
Они служат правовой основой для обеспечения того, чтобы сотрудники получали компенсацию, льготы и отпуск, на которые они имеют право.
16. Когда мне нужно заполнять табель учета рабочего времени? И когда мне нужно его отправить?
Это зависит от вашей компании — как видно из различных доступных шаблонов расписаний, компании обычно просят отправлять расписания ежедневно, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно.
Точное время и способ отправки ваших табелей учета рабочего времени будут зависеть от политики вашей компании.
В любом случае, лучше всего, чтобы вы заполняли свои расписания ежедневно, в то время как точные задачи и проекты, над которыми вы работали, и время, которое вы потратили на них, были свежими в вашей памяти. Затем вам нужно будет отправить ваши заполненные табели на утверждение назначенному вами утверждающему до установленного политикой крайнего срока.
17. Как предотвратить мошенничество с табелями учета рабочего времени в вашей компании?
Мошенничество с табелями учета рабочего времени в компаниях включает завышение рабочего времени, фальсификацию записей данных и ошибки, вызванные задержкой в заполнении табелей учета рабочего времени — строго говоря, ошибки могут не быть мошенничеством, но все же могут рассматриваться как таковые юридическими лицами.Все они приводят к потере денег и снижению доверия к отделу работодателя / менеджера / служащего.
Возможно, вам не удастся полностью остановить мошенничество с табелями учета рабочего времени в своей компании, но вы можете свести его к минимуму в будущем:
- Создание четких политик расписания — с акцентом на последствия, которые принесет несоблюдение политик
- Использование электронных табелей учета рабочего времени — чтобы свести к минимуму все непреднамеренные ошибки
- Определение правил внутреннего контроля и управленческой отчетности — для выявления нарушений правил начисления заработной платы, превышения рабочего времени и превышения бюджета на раннем этапе
Самое главное, вам необходимо установить дисциплинарные меры для правонарушителей — как только люди узнают о последствиях своих действий, они с большей вероятностью будут действовать надлежащим образом, чтобы избежать указанных последствий.
18. Может ли работодатель удерживать зарплату работникам за опоздание? Получу ли я деньги, если я не заполню свой табель учета рабочего времени?
Короче — да и нет.
Иногда сотрудник может задерживать или задерживать выплату, чтобы мотивировать сотрудников вовремя заполнять табели учета рабочего времени в будущем. В других случаях у работодателя могут возникнуть проблемы с оплатой работника за этот день — отсутствие расписания также означает, что нет доказательств того, что этот день был проработан.
Однако Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) гласит, что работодатель обязан оплачивать работникам все обычные часы, запланированные на этот день, и работник, который не сдал свой табель учета рабочего времени, не является исключением.
Но законы и нормативные акты FLSA также требуют, чтобы все сотрудники, охваченные FLSA, сдавали свои табели рабочего времени, чтобы компания соблюдала правила. Итак, лучше всего сообщить о важности сдачи табелей учета рабочего времени сотрудников. Помимо соблюдения требований, такие расписания также помогают почасовым сотрудникам получать оплату за точное время, которое они отработали, плюс сверхурочные, которые им причитаются.
19. Как заполнить перерыв в моем рабочем расписании?
Согласно федеральному закону, работодатель не обязан предоставлять сотрудникам перерывы вне обеденного перерыва, но законы штата могут требовать короткие перерывы, от 5 до 20 минут.Чтобы сотрудники не брали больше разрешенных перерывов, работодатель может попросить добавить все короткие перерывы в расписание.
Если мы оценим вопрос с практической точки зрения, вы можете использовать эти короткие перерывы, чтобы сходить в ванную, приготовить себе чашку кофе или выполнить небольшое личное дело.
Чтобы отслеживать время короткого перерыва в Clockify, просто создайте проект под названием «Время перерыва» в разделе «Проекты» приложения — каждый раз, когда вы выходите на перерыв, добавляйте описание к своему перерыву, а затем добавляйте его в » Перерыв ».Таким образом, вы будете прозрачны в отношении времени, затрачиваемого на перерывы, но вы также получите личное представление о том, не тратите ли вы слишком много времени на эти перерывы.
Закон FLSA не требует компенсации за перерывы, которые короче 20, а официальный обеденный перерыв обычно не оплачивается, однако его все же необходимо добавить в табель учета рабочего времени из соображений соблюдения нормативных требований.
20. Может ли работодатель изменить расписание?
В сущности — да.
Закон FLSA требует, чтобы компании вели учет рабочего времени для своих сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, но он не требует, чтобы сотрудники создавали свои записи, и возлагает ответственность за все проблемы с расписаниями сотрудников на работодателя.
По этой причине работодатели вправе по своему усмотрению изменять учет рабочего времени своих сотрудников — однако они должны обеспечить, чтобы учет рабочего времени соответствовал времени работы сотрудников.
На практике в основном сотрудники вводят свои табели учета рабочего времени в соответствии с часами, которые они отработали в тот день, но, если выясняется, что сотрудник забыл ввести время начала или окончания дня, работодатель может сделать это за него / ее.
Тем не менее, такие изменения следует вносить осторожно, и есть одно изменение, которое работодатель не может вносить в табель рабочего времени сотрудника — сокращение количества часов, отработанных почасовыми сотрудниками, не освобожденными от уплаты налога, с тем, чтобы избежать оплаты им сверхурочной работы.
21. Считается ли мой рабочий лист конфиденциальным?
Это зависит от информации, содержащейся в расписании.
Если табель учета рабочего времени содержит только информацию о часах работы сотрудников, то он обычно подпадает под действие Закона о публичных записях — такие табели используются для расчета заработной платы и считаются финансовыми записями, а не личными, что означает, что они не подлежат обработке. как конфиденциально.
Однако, если табель содержит информацию, помеченную как , личная (например, оценка работы, время отпуска, время работы, номера социального страхования и т. Д.)) табели учета рабочего времени считаются конфиденциальными, а это означает, что местным органам власти запрещено предоставлять доступ к табелям учета рабочего времени.
22. Работодатель использовал неверные табели учета рабочего времени — как я могу восстановить недостающую заработную плату?
Сотрудники, подпадающие под действие FLSA, могут столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем из-за неправильных расписаний:
- Минимальная заработная плата невыплаченная
- Не получают заработную плату за все отработанные часы
- Ошибочная классификация сотрудников
- Неоплачиваемая сверхурочная работа
Хотя перечисленные правонарушения требуют судебных исков в соответствии с FLSA, есть также определенные исключения из этих правил, которые делают несоответствия в ваших расписаниях законными — в случае какой-либо путаницы или спора проконсультируйтесь со своим юристом, прежде чем предъявлять прямые обвинения.
23. Сотрудник существенно лжет в расписании — как защитить меня после увольнения?
Если вы обеспокоены тем, что ваши сотрудники завышают фактическое количество отработанных часов, есть четкий путь, по которому вы можете следовать:
- Во-первых, проверьте политику вашей компании в этом вопросе — если нет положений, касающихся фальсификации табелей учета рабочего времени, добавьте их самостоятельно
- Независимо от того, существует ли официальная политика или нет, скорее всего, ваша компания сталкивалась с подобными проблемами в прошлом, поэтому узнайте в своем отделе кадров, что делать.
- Прежде чем принимать дисциплинарные меры, сначала поговорите с сотрудником и выслушайте его версию истории — возможно, вы обнаружите, что в игре произошла честная ошибка
- Выберите и выполните корректирующее действие — если вы имеете дело с первым нарушителем, устное или письменное предупреждение станет отличным началом.Однако, если проблема не исчезнет, вам, возможно, придется обратиться к более серьезным действиям — даже к прекращению действия
Если вы включили этот пункт о фальсификации расписаний в свою политику расписания, вы будете уверены, что ваши сотрудники знают, какие действия в отношении их расписаний приведут их к увольнению — и решать им, если до этого дойдет.
24. Как измерить результативность творческих работников, которые не заполняют табель учета рабочего времени?
Если ваши сотрудники не заполняют свои табели учета рабочего времени для оценки своей творческой отдачи, вы все равно можете направить их к желаемым результатам по:
- Определение дорожной карты для вашего проекта или продукта, который вы разрабатываете
- Назначьте задачи непосредственно членам вашей команды, а затем попросите их оценить время выполнения задач
- Регулярный анализ хода выполнения задач посредством дополнительных встреч
Однако выполнение задач из дорожной карты в случайном порядке и слабая политика проверки хода выполнения могут нанести ущерб проекту и производительности ваших сотрудников в долгосрочной перспективе, поэтому заполнение расписаний менее хлопотно, когда отслеживание и поддержание прогресса проекта, даже в отношении результатов творческих работников.
25. Важна ли ежедневная точность расписания, если конечная проверка такая же?
Короче говоря — да, это так.
Ведение точных расписаний жизненно важно для точного выставления счетов клиентам и установления с ними хороших профессиональных отношений — если клиент потребует доказательства проделанной работы при возникновении проблемы, вы сможете отправить им расписания в пару кликов.
Однако, если возникает проблема и ваши расписания не являются достаточно точными и точными, чтобы вы могли подтвердить свою точку зрения, с вашим бизнесом может возникнуть ряд проблем, даже если вы правы.
Например, вы можете потерять договор, клиент может потребовать возврата денег, и вас даже могут оштрафовать. В худшем случае руководитель и / или сотрудники могут попасть в тюрьму по обвинению в мошенничестве.
26. Я соврал в расписании и меня поймали — как это исправить?
Ложь о расписании может привести к серьезным неприятностям.
Например, политика компании обязывает вас приходить на работу в 7:00, но вы приходите в 7:20 утра и все равно пишете, что прибыли в 7:00.В этот момент есть свидетели, которые спрашивают, писали ли вы, что пришли на работу в 7:20 — вы лжете и говорите «да», но знаете, что есть простой способ проверить это.
Лучшее решение — избегать подобных ошибок в суждениях — если вы прибываете в 7:20, хотя знаете, что должны были прибыть к 7:00, лучше, чтобы вы признались в этом как можно скорее. Помните, что последствия вашего опоздания обычно меньше (особенно если это ваше первое правонарушение), чем если бы вы солгали об этом, а затем вас поймали.
27. Могу ли я заполнить табель для другого человека?
Заполнение табеля учета рабочего времени и добавление времени для других для кого-то еще является законным, особенно если ваш начальник заполняет вашу ведомость для целей расчета заработной платы.
Однако вам все равно нужно будет проверить точность расписания — если есть несоответствия, вам нужно будет уведомить и поговорить с руководителем. Если все верно, вам также обычно необходимо будет подписать табель учета рабочего времени, тем самым отметив его как утвержденное вами, т.е.е. человек, который работал, сказал часы.
28. Бывший работодатель отказывается предоставить мне копии табелей учета рабочего времени — как я могу их получить?
По закону ваш работодатель обязан предоставить вам доступ к вашим табелям учета рабочего времени, особенно если вам еще не заплатили за это время — более того, в некоторых штатах требуется, чтобы работодатель, который не заплатил вам за часы, которые вы отработали вовремя, в конечном итоге платить до трехкратного размера вашей официальной заработной платы + гонорары адвокатам.
Итак, если у вас возникли проблемы с отказом бывшего сотрудника предоставить вам копии записей расписания, лучше всего проконсультироваться со специализированным юристом, чтобы он посоветовал вам дальнейшие действия.
29. Как не допустить, чтобы пользователь заполнял табели учета рабочего времени для старых проектов?
Если вы беспокоитесь о том, что ваши сотрудники могут добавить дополнительные записи времени в уже завершенный проект и счет-фактуру, что приведет к несоответствиям в учетных записях рабочего времени вашей компании, вам необходимо принять меры предосторожности — вы можете сделать это с помощью Clockify:
- Таблицы учета рабочего времени можно заблокировать до определенного периода времени
- Вы также можете установить автоматическую блокировку для ваших записей времени, которая вступает в действие после фиксированной точки (например, вы можете настроить автоматическую блокировку, чтобы она вступила в действие в среду, и заблокировать редактирование записей времени за предыдущие две недели) — отлично, если вы беспокоитесь, что забудете заблокировать табели вручную
ПРАЗДНИКИ
30.Когда отмечаются государственные праздники?
Если национальный праздник выпадает на субботу, он наблюдается в предыдущую пятницу для работников, работающих с понедельника по пятницу. Если национальный праздник выпадает на воскресенье, он будет отмечаться в следующий понедельник.
Вот национальные праздники, которые должна учитывать ваша компания:
- Новый год (1 января)
- День Мартина Лютера Кинга-младшего (третий понедельник января)
- День памяти (последний понедельник мая)
- День Независимости (4 июля)
- День труда (первый понедельник сентября)
- День ветеранов (11 ноября)
- День благодарения (четвертый четверг ноября)
- Черная пятница (День после Дня благодарения)
- Рождество (25 декабря)
Федеральные законы, законы штата и местные законы не требуют оплаты национальных праздников в США и не требуют, чтобы компания закрывалась в эти дни — на практике, независимо от того, оплачиваются эти праздники или нет, независимо от того, работает ли компания в эти праздничные дни. или нет, зависит от политики отдельной компании.
В этом отношении правила расписания также различаются — если в вашей компании обычный рабочий день, вы должны добавить часы в свой табель, как и в любой другой рабочий день. Если ваша компания находится в неоплачиваемом или оплачиваемом отпуске в течение дня, отметьте это в своем расписании.
31. Что делать, если вы являетесь подрядчиком с оплачиваемым отпуском и сверхурочной работой — это 0 часов в праздничной неделе в расписании, или это относится к общему времени вашего проекта?
Подрядчики часто заключают соглашение о сверхурочных часах, которые они работают — например, у вас может быть контракт на 48 часов в неделю в течение 20 недель.Все, что превышает это число, считается сверхурочным.
Однако, если у вас также есть 1 оплачиваемая праздничная неделя в течение 20 недель, может быть сложно решить, как отнести это время в вашем расписании — к общему времени вашего проекта или как выходной?
Это еще один вопрос расписания, который зависит исключительно от компании, с которой вы работаете по контракту — некоторые компании будут считать 48 часов праздничной недели как праздничный день (то есть время отдельно от проекта), а другие будут считать его. как часть общего времени проекта.Если вы не знаете, как добавить это время в свой табель, спросите соответствующий персонал в вашей контрактной компании.
РАСПИСАНИЕ РАБОТЫ
32. Как составить расписание?
Чтобы ваша система расписания работала как часы, вам необходимо разработать расписание, в котором ваша команда должна регистрировать определенное количество рабочих часов в течение фиксированного периода времени. Чтобы запланировать расписание, вам необходимо настроить систему напоминаний, которая будет следить за тем, чтобы сотрудники регистрировали свое рабочее время в запланированном количестве.
В Clockify вы можете установить цели отслеживания времени для своей команды, а затем автоматически напоминать им по электронной почте, если они еще не зарегистрировали дневной / недельный минимум часов в своих расписаниях.
33. Какое расписание для перерывов в ванной?
Перерывы в ванной обычно подпадают под короткие перерывы — как таковые, они рассматриваются как неоплаченные платежи в соответствии с правилами и положениями FLSA, которые не требуют оплаты за перерывы менее 20 минут.
В соответствии с этим, некоторые работодатели требуют, чтобы сотрудники регистрировали свои перерывы в туалете или просто выходили из системы во время перерыва и снова запускали свои таймеры только после того, как они возобновили работу — работникам не платят за это время.
Однако у работодателя могут возникнуть проблемы из-за того, что он оставил перерывы в туалете неоплаченными — на одну компанию из Пенсильвании был подан иск, и ей пришлось заплатить 1,75 миллиона долларов за то, что она заставила своих сотрудников выходить на улицу во время перерывов в туалете.
Если вы являетесь фрилансером, выставляющим счета по часам, вам решать, как вы будете учитывать время перерыва в своих расписаниях — один из вариантов — использовать таймер Pomodoro для вашей работы и разделить ваш рабочий день на 25-минутную работу. сеансы и 5-минутные перерывы будут автоматически напоминать вам.Затем вы можете использовать 5-минутные интервалы для перерывов в ванной, когда это необходимо.
34. Как создать табель в Jira? Или в других популярных инструментах управления проектами и бизнесом?
Чтобы быстро создавать и экспортировать данные из Jira и других популярных инструментов управления проектами и бизнеса для целей расписания, просто используйте расширения Clockify для Chrome или Firefox.
Вы сможете отслеживать время в задачах Jira и автоматически синхронизировать их с веб-версией Clockify, где вы сможете экспортировать их в виде расписания в Excel и CSV за пару кликов.
35. Как добавить сверхурочную работу в табель учета рабочего времени?
Стандартная рабочая неделя обычно составляет как минимум 40 часов в неделю — фактическое количество стандартных рабочих часов в неделю зависит от политики вашей компании. Все, что сверх этого времени, считается сверхурочным.
Наемные сотрудники, как правило, освобождаются от правил и положений FLSA и, таким образом, не имеют права на сверхурочную оплату, но не освобожденные почасовые сотрудники имеют право на сверхурочную оплату, и им следует проявлять особую осторожность при добавлении этого времени в свои табели учета рабочего времени.
Одним из эффективных способов добавления и расчета оплаты сверхурочных является использование калькулятора табеля учета рабочего времени. Вы сможете установить свою оплату сверхурочной работы, и ваши сверхурочные часы будут рассчитываться автоматически на основе вашей ставки сверхурочной работы.
АВТОМАТИЧЕСКИЕ ТАБЛИЦЫ
36. Как создать простой табель учета рабочего времени в Google Таблицах? Как сделать табель учета рабочего времени в таблицах гугл? Как подготовить табель учета рабочего времени в Excel? Как я могу заставить Excel автоматически составлять мой табель?
Если вы хотите создавать свои собственные простые табели учета рабочего времени в Google Таблицах или Excel с формулами, которые автоматически рассчитывают ваши рабочие часы, у нас есть подробное руководство по этому вопросу, о котором вы можете прочитать и следовать здесь.
37. Как мы можем автоматизировать составление табелей учета рабочего времени в масштабах компании?
Автоматизация составления расписаний в масштабах компании возможна только при использовании программного обеспечения для расписания — таким образом, все расписания ваших сотрудников группируются, сортируются и упорядочиваются в одном безопасном месте.
Сотрудники входят в программное обеспечение через свои личные учетные записи и заполняют свои табели учета рабочего времени — вы, как администратор, можете отслеживать и анализировать прогресс их проекта в режиме реального времени.
38.Есть какие-нибудь забавные напоминания о расписании?
Конечно, есть! Вы можете найти множество забавных мемов с расписаниями, которые напоминают людям, чтобы они отправляли свои расписания здесь.
39. Что представляет собой отличное бесплатное программное обеспечение для учета рабочего времени?
Как ранее подчеркивалось в этих ответах, наше бесплатное приложение для отслеживания рабочего времени и расписания Clockify является эффективным выбором для отслеживания отработанных дней и часов.
Вы получите надежное программное обеспечение для ведения учета, в котором вы сможете хранить данные расписания за месяцы и годы для неограниченного числа пользователей, проектов, задач и клиентов.
На странице расписания в приложении вы сможете:
- Определите почасовую оплату
- Добавление, удаление и редактирование строк табеля учета рабочего времени
- Добавляйте столько проектов в день, сколько вам нужно
- Все время, которое вы добавляете в расписание, рассчитывается автоматически — с вашим доходом, рассчитываемым на основе ваших почасовых ставок, а затем отображаемым в разделе «Отчеты» приложения.
- Скопируйте шаблон расписания с проектами за прошлую неделю и просто заполните шаблон новыми данными на этой неделе
- Создавайте шаблоны табелей учета рабочего времени, которые можно использовать в любое время
- Добавьте время для других с помощью опции «Товарищи по команде»
Вы также сможете просматривать все записи расписания в компактном виде (для более экономичного формата печати), а также экспортировать данные расписания в Excel, CSV и PDF.
Узнайте 10 способов поощрения сотрудников к заполнению табелей учета рабочего времени
Таблицы учета рабочего времениявляются центральным элементом для обеспечения эффективной работы компании. Отслеживание времени помогает вам и вашему сотруднику знать, что они делают, какие задачи им предстоит, сколько работы осталось и т. Д. Однако неудивительно, что когда дело доходит до учета рабочего времени сотрудников, существует общий образ мышления: сотрудники не любят заполнять табели учета рабочего времени.
Несмотря на то, что учет рабочего времени дает вам возможность видеть ваших сотрудников и проекты в реальном времени и повышает общую эффективность, продуктивность и прибыльность, менеджерам постоянно сложно собирать заполненные и точные табели учета рабочего времени.Итак, как вы можете гарантировать, что ваши сотрудники отправляют табели учета рабочего времени точно и вовремя?
Может быть нелегко убедить сотрудников заполнять табели учета рабочего времени, но эти 10 советов помогут вам добиться того же.
1. Автоматизировать табели учета рабочего времени
Ручной учет рабочего времени был традиционным методом учета рабочего времени сотрудников на протяжении веков. Однако ручная работа подвержена ошибкам, а неточные данные не помогут вам опередить кривую. Это также приводит к «краже времени», что приводит к значительным потерям времени и прибыли.Поэтому первым делом нужно отказаться от ручных процессов. Это сэкономит много административной работы и усилий и исключит возможность человеческой ошибки при заполнении и отправке табеля учета рабочего времени. В то же время это также ускорит процесс утверждения.
Майкл Экштейн, владелец Eckstein Advisory и Eckstein Tax Services, говорит: «Инвестируйте в более совершенное программное обеспечение для управления расписанием. Все хотят «срезать углы» здесь или там, и платить за каждого сотрудника только за то, чтобы отслеживать время, неинтересно.Но покупка дешевого решения за 2 доллара в месяц, которое никто не хочет использовать, в конечном итоге не сэкономит вам денег, потому что вам постоянно нужно заставлять сотрудников использовать его, и вы теряете любые забытые оплачиваемые часы ».
Автоматизация процесса учета рабочего времени сделает расписание более управляемым и доступным для сотрудников независимо от их местонахождения — в первую очередь, если вы используете корпоративное программное обеспечение для учета рабочего времени, доступное онлайн через SaaS (программное обеспечение как услуга).
2. Добавьте гибкости и языковой поддержки
Сотрудники могут задерживать или не заполнять табель учета рабочего времени даже после того, как вы полностью перешли на автоматизацию.Мы спросили нескольких отраслевых экспертов и выяснили, что большинство сотрудников будут тратить время на ожидаемые результаты, а не тратить драгоценные минуты на заполнение сложных расписаний.
Джон Элдер, директор Business Bocks, говорит: «При внедрении наших систем учета рабочего времени мы позаботились о том, чтобы оборудование и системы доступа были на месте, чтобы работники могли их использовать. Это включало обеспечение доступа к платформе через телефоны Android или iOS, а также наличие достаточного Wi-Fi или мобильного доступа.”
Таблицы учета рабочего времени должны заполняться как можно меньше времени каждый день и должны быть доступны в любое время, в любом месте и на любом устройстве. Длинные табели учета рабочего времени расстраивают сотрудников, заставляя вашу компанию терять время и деньги, которые можно было бы лучше потратить на задачи, которые важны для общей прибыльности компании. Кроме того, все сложное приведет к тому, что ваши сотрудники потеряют интерес и не представят свои расписания раньше установленного срока. Вам также следует выбрать простое и удобное решение для отслеживания времени, которое поддерживает несколько языков и валют, чтобы его можно было легко адаптировать для любого пользователя.
3. Объясните преимущества расписания
Первоочередной задачей любой компании является прибыльность. Очень важно следить за тем, как и где тратится время и эффективно ли оно расходуется. Пока ваши сотрудники не поймут преимущества заполнения табелей учета рабочего времени, они всегда будут колебаться. Таким образом, ознакомление сотрудников с преимуществами расписания будет отличным способом заставить их заполнять расписания вовремя. Вы можете объяснить им, как будут составляться табели учета рабочего времени:
- Обеспечьте прозрачность и сэкономьте время, чтобы они могли сосредоточиться на повышении своих навыков
- Помогите им интерпретировать время и отчеты по проекту без помощи руководителя
- Помогите им узнать точное количество отработанных часов и следить за их производительностью
- Повысьте их навыки, сообщая им о сферах, которым они уделяют больше времени, и улучшите их рабочий процесс, зная, что им следует делать.
4. Обучите своих сотрудников
Жизненно важно обучить ваших сотрудников тому, как заполнять табели учета рабочего времени, какие данные заполнять и как часто они должны отправлять свои табели учета рабочего времени. Вам необходимо установить четкие правила и инструкции для ваших сотрудников по регулярной отправке табелей учета рабочего времени. Объясните своим сотрудникам важность учета рабочего времени и убедитесь, что они понимают последствия позднего или полного отсутствия расписания.
Также полезно проводить регулярные занятия для обучения ваших сотрудников и показывать им, как записываться в свое рабочее время и отслеживать их работу, чтобы избежать каких-либо задержек.Вы также можете запустить тест в конце обучения, чтобы убедиться, что все ваши сотрудники знают систему, и создать справочный центр для сотрудников, чтобы в будущем ответить на их вопросы.
5. Запрос обратной связи
Очень важно запрашивать отзывы у ваших сотрудников после внедрения любого нового программного обеспечения. Возможно, вы выбрали лучшее программное обеспечение для учета рабочего времени, основанное на отраслевых стандартах, но вашим сотрудникам оно может оказаться недостаточно полезным или простым.
Elder считает, что компании должны «обеспечить постоянную обратную связь от конечных пользователей, чтобы обеспечить и укрепить хорошие привычки.Если есть конструктивный отзыв, убедитесь, что вы его внедрили, и проследите за ним ».
Процесс обратной связи также должен быть упрощен для сотрудников, подумайте о — опросе по электронной почте или просто онлайн-опрос. Благодаря этой обратной связи вы можете собрать проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники, а затем найти решения этих проблем.
Помните — в ваших интересах получить этот отзыв, поскольку он поможет устранить проблему, поэтому будьте очень приветливы, чтобы сотрудники говорили вам правду.Сокрытие правды может привести к неудовлетворенности сотрудников, поэтому верьте их мнению и оценивайте его.
6. Не наказывайте своих сотрудников за их искренность
Как только вы получите данные о времени, заполненные вашими сотрудниками, вы можете обнаружить, что они тратят свое время на другие виды деятельности, помимо проектов. Легко заставить вашего сотрудника записывать время, затрачиваемое на проект, но трудно заставить его отчитываться (последовательно и без страха) о времени, не связанном с проектом.
Следовательно, вы должны использовать эти данные для определения источника проблемы и ее устранения, а не наказывать своих сотрудников.Например, если сотрудники проводят слишком много времени на собраниях и не находят достаточно времени, чтобы сосредоточиться на своих задачах, это приведет к задержке завершения проекта. В таких случаях день без встреч может помочь разорвать этот круг.
7. Используйте автоматические напоминания и подтверждения
Вполне вероятно, что ваши сотрудники могут забыть заполнить свои табели учета рабочего времени. В этом случае простое напоминание поможет им выполнить задачу. Большинство решений для отслеживания рабочего времени поставляются с функцией уведомления, которая побуждает сотрудников заполнять табели учета рабочего времени в установленный срок и снимает давление, связанное с отправкой табелей учета рабочего времени в последнюю минуту.
Автоматическое напоминание, отправляемое в виде электронной почты, SMS, уведомления и т. Д., Поможет сократить количество поздних отправок и снизить нагрузку на менеджеров, заставляющих своих сотрудников заполнять табели учета рабочего времени раньше установленного срока.
Кроме того, ошибки в расписаниях, которые сотрудники могли случайно сделать при вводе времени, часто могут приводить к неправильным расчетам заработной платы, счетам и переделкам для менеджеров, поскольку им придется просить и контролировать сотрудников, чтобы они повторно вводили время и отправляли их. Следовательно, предопределенные или настраиваемые правила проверки будут гарантировать, что данные, введенные в табель учета рабочего времени, действительны и соответствуют предопределенным правилам.Если введенные данные не будут соответствовать предопределенным правилам проверки, пользователю будет отображаться предупреждение или ошибка.
8. Уменьшите количество элементов отслеживания и систем
Если вы не хотите, чтобы данные отслеживания превращались в кошмар для ваших сотрудников, вы можете ограничить количество отслеживаемых элементов, таких как внутренние встречи, обучение, звонки и т. Д. Это упростит создание отчетов и упростит задачу для сотрудники должны регистрировать свое время.
Также нежелательно использовать несколько систем для отслеживания рабочего времени сотрудников.Выберите единый единый источник истины, который легко интегрируется с вашим существующим программным обеспечением. Вместо того, чтобы заставлять сотрудников заполнять свою информацию в нескольких системах, можно синхронизировать данные между ними и сократить время записи.
9. Время проекта «Не придираться»
Это общепринятый факт, что некоторые проекты требуют больше времени для завершения, а некоторые — меньше. Таким образом, ограниченная информация о работе над проектом может привести к придиркам к данным расписания и, в свою очередь, к ходу выполнения задач.Это может привести к потере доверия и создать иллюзию контроля и микроменеджмента у ваших сотрудников.
Тем не менее, не менее важно, чтобы сотрудники не умышленно отставали в своих результатах, что влияло на успех и прибыльность бизнеса. Учет рабочего времени — это универсальное решение для выявления таких ленивых сотрудников и принятия дальнейших мер для завершения проекта в срок.
10. Избегайте системы вознаграждений / штрафов
Некоторые компании применяют штрафы, чтобы убедиться, что табели учета рабочего времени заполняются и отправляются вовремя, например, удержание оплаты до тех пор, пока табели учета рабочего времени не будут отправлены / утверждены.Это может временно решить проблему, но это определенно не лучшая практика.
Использование системы штрафов / вознаграждений может подорвать единство сотрудников во многих отношениях и создать нездоровую атмосферу между руководителями и сотрудниками — чего следует избегать, если вы создаете компанию, которая должна существовать долго.
Если вы сделаете процесс отправки расписания простым и автоматизированным, сотрудники не будут уклоняться от учета рабочего времени. Регулярные тренинги и справочные центры для сотрудников могут помочь сотрудникам понять преимущества учета рабочего времени и считать это своей рутинной работой.
Как организация, вы должны выяснить причину задержки с отправкой расписания — будь то сложное программное обеспечение или просто опоздавшие сотрудники. Сделайте шаг назад и подумайте о следующих шагах, которые позволят вам регулярно собирать данные о рабочем времени ваших сотрудников, даже тех, кто не желает этого делать.
Узнайте, как Replicon поможет вам и вашим сотрудникам.
⏰ Учет рабочего времени 101: Заполняют ли наемные сотрудники табели учета рабочего времени?
Вы уже знаете, что табели учета рабочего времени необходимы вашим почасовым сотрудникам.Таблицы учета рабочего времени не только содержат записи о количестве часов, отработанных вашими сотрудниками в каждый платежный период, но и в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA), как владелец малого бизнеса, вам, как владельцу малого бизнеса, на самом деле требуется , чтобы отслеживать время и сохранять точность. записи — например, табели учета рабочего времени — для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов.
А как насчет наемных работников? Каков порядок учета рабочего времени сотрудников, получающих заработную плату? Нужно ли им также отслеживать свое рабочее время в табеле или табеле учета рабочего времени?
Понимание законов о табелях учета рабочего времени
Как уже упоминалось, федеральный закон обязывает владельцев малого бизнеса вести точный учет всех сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, включая учет рабочего времени.В соответствии с FLSA работодатели должны регистрировать время и день начала рабочей недели сотрудника, общее количество рабочих часов за каждый рабочий день и общее количество часов, отработанных сотрудником за каждую рабочую неделю.
Как вы регистрируете и отслеживаете эти часы, зависит от вас (согласно Министерству труда, «работодатели могут использовать любой метод хронометража по своему усмотрению. Например, они могут использовать часы, иметь хронометриста, чтобы вести учет рабочего времени сотрудника. или попросите своих сотрудников записывать свое время в учетные записи.Любой план учета рабочего времени приемлем, если он является полным и точным, но независимо от того, какой метод вы используете, вам необходимо точно отслеживать рабочее время своих сотрудников, не освобожденных от налогов.
Итак, чтобы определить, нужно ли наемным работникам заполнять табели учета рабочего времени, важно понимать разницу между работниками, не освобожденными от уплаты налогов, и работниками, освобожденными от уплаты налогов.
Работники, не освобожденные от уплаты налогов, имеют право на сверхурочную оплату — это означает, что если они работают сверх 40 часов в течение одной рабочей недели, они получают компенсацию за эти сверхурочные часы (что как минимум в полтора раза превышает их обычную ставку оплаты) .
Освобожденные работники освобождены от уплаты сверхурочной работы, поэтому даже если они работают более 40 часов в рабочую неделю, они не имеют права на сверхурочную оплату.
Итак, будет ли наемный работник заполнять табель учета рабочего времени, будет зависеть от того, будет ли он освобожден от уплаты налогов или нет. Если они освобождены от уплаты налогов, а это большинство наемных сотрудников, вам не нужно заставлять их заполнять табель учета рабочего времени, но если они подпадают под категорию не освобожденных от налогов (например, если зарплата сотрудника составляет менее 684 долларов США за каждого сотрудника). неделю), то им нужно будет заполнить табель учета рабочего времени.
Почему ваши наемные сотрудники должны заполнять табели учета рабочего времени, даже если это не требуется по закону
Если ваши наемные сотрудники освобождены от уплаты налогов, вы не обязаны по закону заставлять их заполнять табели учета рабочего времени со своими часы работы — но то, что вы не обязаны это делать, не означает, что вы не должны этого делать.
Практика ведения журналов учета рабочего времени всех ваших сотрудников, включая наемных сотрудников, имеет множество преимуществ, помимо соблюдения нормативных требований. Существует множество причин, по которым вы должны попросить наемных сотрудников заполнять табели учета рабочего времени, в том числе:
- Отслеживание и контроль отпусков и отпусков по болезни . Если ваши наемные сотрудники имеют право на больничный и отпуск, вам необходимо отслеживать а) как они накапливают отпуск и б) когда они берут отпуск в виде дней отпуска по болезни или отпуска.Если ваши наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, это поможет вам более эффективно отслеживать, контролировать и управлять их отпусками, а также упрощает весь процесс для вас и вашей команды кадров.
- Более точное управление проектами. Если у вас есть сотрудники, работающие над множеством разных проектов, вам нужно знать, какое рабочее время уходит на какие проекты; В противном случае будет сложно оценить, как продвигается каждый проект, и нужно ли переключать сотрудников между проектами, чтобы добиться результатов.Если наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, а затем сравнивают свое рабочее время с общим количеством рабочих часов проекта, которому они назначены, это может дать вам представление о том, как продвигаются проекты, и о том, нужно ли вам вносить какие-либо изменения в свои рабочие задания .
- Не допускайте выгорания. Вы хотите, чтобы у ваших сотрудников был баланс между работой и личной жизнью; если ваши сотрудники работают слишком много, это может быть рецептом выгорания, что не пойдет на пользу ни им, ни вам. Если ваши наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, это поможет вам определить, когда сотрудники затрачивают слишком много времени, и поможет вам вернуть их к обычному графику до того, как они полностью сгорят.
- Повышенная производительность. Если наемный сотрудник работает более 50 часов в неделю и по-прежнему не работает на уровне других членов вашей команды, это дает вам знать, что есть возможность повысить производительность, и вы можете предоставить этому сотруднику необходимое обучение или поддержку. чтобы добиться результатов за меньшее время. Но единственный способ определить эту возможность — это знать, сколько они работают — информация, к которой вы легко сможете получить доступ, когда они заполнят табель учета рабочего времени.
- Выявить красные флажки . Даже несмотря на то, что наемные сотрудники не получают почасовую оплату, вы все равно ожидаете, что они будут работать определенное количество часов каждый день. Если наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, это подтвердит, что они приходят вовремя и работают разумное количество часов, или, если они опаздывают и уходят каждый день рано, это подскажет вам, что происходит.
Убедитесь, что все ваши сотрудники заполняют табели учета рабочего времени — включая наемных сотрудников
Как владелец малого бизнеса, некоторые сотрудники (в частности, не освобожденные от налогов) должны заполнять табели учета рабочего времени.Но если вы хотите добиться наилучших результатов для своего бизнеса, вам следует запланировать, чтобы всех ваших сотрудников заполняли табели учета рабочего времени, включая сотрудников, получающих зарплату или освобожденных от уплаты налогов.
Ищете решение для учета рабочего времени, которое поможет вам лучше отслеживать и управлять временем ваших сотрудников? С помощью ежечасно ваши сотрудники могут приходить и уходить со своих мобильных устройств, а вы можете собирать подписанные ими электронные табели учета рабочего времени со своего телефона. Хотите убедиться на собственном опыте, как Hourly может упростить процесс расписания для вас и ваших сотрудников? Начните с бесплатной 14-дневной пробной версии уже сегодня!
Как правильно заполнять табель рабочего времени
4 мин.Прочитать
- Концентратор
- Другое
- Как правильно заполнять табель рабочего времени
Отслеживание рабочего времени ваших сотрудников — важная часть любого бизнеса.
Ваши сотрудники должны получать надлежащую оплату за свое время. И как владелец бизнеса вы хотите убедиться, что не платите им слишком много или слишком мало.
Таблицы учета рабочего времени— отличный способ отслеживать часы, отработанные каждым из ваших сотрудников.Это проверенный и надежный метод учета рабочего времени.
Но что такое табель учета рабочего времени? И как правильно заполнить табель учета рабочего времени?
Рассмотрим подробнее.
Вот что мы расскажем:
Что такое расписание?
Как сделать табель учета рабочего времени
Как заполнять табель учета рабочего времени
Ключевые выводы
Что такое расписание?Табель учета рабочего времени — это разнообразный и многофункциональный инструмент.
Чаще всего табель используется для записи количества отработанного сотрудником времени. Это может быть количество часов в смене или количество часов, отработанных над определенной задачей.
Эти табели затем передаются в ваш бухгалтерский и финансовый отдел, которые затем используются для расчета заработной платы.
В управлении проектами табели учета рабочего времени — отличный способ для предприятий отслеживать свое время и отслеживать выполнение проектов.
Их также можно использовать в качестве инструмента управления для отслеживания расходов или оценки доступности своей команды.
Как составить табель учета рабочего времениСуществует несколько методов и способов создания расписания.
Самый простой способ — это физический табель. Это дешевый и эффективный способ отслеживать свое время. Проблема с физическими табелями учета рабочего времени заключается в том, что они приводят к накоплению бумажной работы.
Таблицы учета рабочего времени из бумаги также легко потерять или потерять. В вашем бухгалтерском отделе должны быть строгие процедуры подачи документов, что отнимает время.
Гораздо более эффективный способ составить расписание — использовать программное обеспечение для онлайн-расписания. Это позволяет вам держать все в порядке в сети. Это, в свою очередь, позволяет вашему отделу расчета заработной платы быть более рациональным и эффективным.
Как заполнять табель учета рабочего времениБольшинство расписаний составляются ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Они также могут выполняться для отдельных проектов.
Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы правильно заполнить любой из этих распространенных табелей учета рабочего времени:
1.Введите имя сотрудникаЗдесь вы должны указать полное и юридическое имя сотрудника, часы работы которого вы ведете.
2. Укажите дату или диапазон датДалее вам нужно добавить дату.
Как упоминалось выше, табели обычно составляются на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе.
Очень важно, чтобы вы вводили правильную информацию для целей расчета заработной платы, налогов и аудита. Это потому, что неточные записи и детали могут создать проблемы для вашего бизнеса.
3. Заполните сведения о задачеЭто должна быть конкретная задача или проект, над которым работал сотрудник, или просто название должности.
Эти данные помогут вашей бухгалтерии правильно заполнить бланк. Это также позволяет вам предоставить клиентам доказательства оплачиваемых часов.
При необходимости вы можете указать конкретные данные здесь. Это особенно важно для фрилансеров или подрядчиков, которые работают по отдельности.
4.Добавить количество отработанных часовЗатем вы должны указать количество часов, отработанных в каждый конкретный день.
Если вы работаете над расписанием проекта, вы должны указать, сколько времени потребовалось для выполнения каждой задачи.
5. Подсчитайте общее количество часовПосле того, как все остальное будет завершено и заполнено, вы должны подсчитать общее количество часов, отработанных в течение периода времени.
Его можно использовать для расчета дополнительных часов, сверхурочных часов или удвоения рабочего времени для целей расчета заработной платы.
6. Утвердите табель учета рабочего времениПосле того, как расписание будет заполнено, его нужно будет пройти через процесс утверждения.
Данные должны быть проверены и подписаны, чтобы предотвратить любое мошенничество с табелями учета рабочего времени.
Основные выводы Таблицы учета рабочего времени— это ключевые инструменты, которые позволяют вашему бизнесу оптимизировать процесс расчета заработной платы.
Упорядоченный процесс позволяет вам избавиться от значительного объема ненужной работы вашего финансового отдела.
В современном деловом мире нет более эффективного способа обработки расписаний, чем программное обеспечение для учета рабочего времени.
Вы ищете больше бизнес-советов по всему, от открытия нового бизнеса до новых методов ведения бизнеса?
Тогда загляните на сайт FreshBooks Resource Hub.
СТАТЬИ ПО ТЕМЕ
рабочих плохо заполняют расписания, а это стоит миллиарды долларов в день
Вы, вероятно, тратите огромное количество своего времени на работу с электронной почтой — большинство из нас это делает.И мы хорошо понимаем, за что приходится платить: отвлечение внимания, вторжение в нашу личную жизнь и так далее. Но для консультантов, юристов и других специалистов, работающих в сфере профессиональных услуг, часто возникают другие, более прямые издержки: потеря оплачиваемых часов.
К такому выводу пришли результаты недавнего исследования AffinityLive, компании, специализирующейся на автоматизации профессиональных услуг. Прошлым летом компания опросила 500 сотрудников и подсчитала, что каждый из них теряет 50 000 долларов в год из-за недостаточного отслеживания электронных писем с клиентами и другими людьми.В целом, «почти 40% респондентов сообщили, что никогда не отслеживали время, потраченное на чтение и ответы на электронную почту», и только 33% респондентов сказали, что они «всегда» или «часто» делают это. Примите во внимание эти цифры, когда поймете, что «более половины респондентов указали, что их работодатель напрямую использует табели учета рабочего времени для почасового выставления счетов клиентам или определения суммы аванса».
Принимая во внимание размер сектора профессиональных услуг, по оценкам компании, экономика США теряет 50 миллионов часов, или 7 долларов.4 миллиарда в день по производительности.
Исследование и план AffinityLive по предоставлению автоматизированных решений для отслеживания, основанный на разговорах, которые генеральный директор Джефф Маккуин вел с другими представителями индустрии профессиональных услуг (в то время он руководил таким бизнесом). «У них были те же проблемы», — говорит он. «Они будут работать усерднее и дольше и узнают, насколько это оправдано с финансовой точки зрения, только через пару недель после окончания месяца». И хотя иногда было легко определить на раннем этапе проекты, которые были крупными победителями или крупными бедствиями, все в середине было мутным.«Мы действительно не знали, что, черт возьми, происходит», — сказал МакКуин.
Частично эта трудность связана с тем, что наш нынешний способ работы усложняет точное отслеживание того, сколько времени мы тратим на проекты. Маккуин отмечает, что до отправки по электронной почте корреспонденция обычно приходила по почте или факсу. «Вы бы потратили 15 или 20 минут, читая это письмо и думая о том, что вы собираетесь делать», — говорит он. «Затем вы можете составить черновик ответа, что может занять от 45 минут до часа.По сути, вы имеете дело со временем в оба конца, равным часу. Если вам потребовалось, скажем, две минуты, чтобы отслеживать это, вы в основном имеете дело с 3% накладных расходов, чтобы отслеживать проделанную вами работу ».
Эта модель полностью изменилась благодаря электронной почте, утверждает Маккуин. Люди часто имеют дело с парой сотен электронных писем в день, при этом большая часть взаимодействия занимает от 20 до 30 секунд, а время от времени более длительные ответы — около пяти минут. «Если затем вам потребуется три минуты, чтобы войти в программу расписания и записать время, значит, вы перешли от 3% рабочего времени на административные накладные расходы к 60% накладных расходов.«Не говоря уже о том, что совершенно непрактично регистрировать активность по крупицам каждый раз, когда вы отвечаете на электронное письмо. Это, как говорится в отчете AffintyLive, «отстраненная запоздалая мысль, и не является частью каких-либо других систем, которые люди используют для выполнения своей работы».
МакКуин говорит, что многие люди справляются с этим, проводя после обеда пятницу, пытаясь вспомнить, что они делали в течение недели, чтобы заполнить свои табели учета рабочего времени. Очевидно, это не очень точный метод. Данные, собранные AffinityLive, показывают, что люди, которые заполняют табели учета рабочего времени один раз в день, сообщают, что ведут более точный учет, чем те, кто заполняет их один раз в неделю или реже.(А люди, которые сказали, что не следят за своим временем? Они обязаны предоставлять табели учета рабочего времени своей компанией, но по сути предполагают, что они делали в тот день или неделю.)
По словам Сэнфорда ДеВоу, доцента кафедры организационного поведения и управления персоналом в Школе менеджмента Ротмана, особенно трудно вспомнить время, потраченное на электронную почту, по нескольким причинам. «Электронная почта занимает это предельное пространство между задачами, и нам очень больно, что мы часто пишем и получаем личные электронные письма, когда читаем или составляем ответ клиенту.Эта интеграция между личным и профессиональным создает впечатление, что это не та задача, за которой вы должны следить », — говорит он. «Если мы тратим время на написание внутренней заметки, нам становится намного яснее, что мы тратим определенное количество времени на выполнение рабочей задачи».
Когда дело доходит до того, почему мы застряли между новым способом работы и старым способом записи, Маккуин возлагает большую вину на сектор технологий и, в частности, на недружелюбное отношение к корпоративному программному обеспечению для пользователей.Неудивительно, что он указывает на программное обеспечение своей компании как на потенциальное решение. Он в основном автоматизирует ввод данных для вас в зависимости от того, что находится в вашем календаре и кому вы пишете, используя эти сигналы для создания записи о работе человека в течение дня. В будущем он представляет себе возможность определять, является ли номер ячейки клиентом или вы встречаетесь с клиентом, исходя из вашего географического положения. Затем программа автоматически регистрирует количество минут, в течение которых вы разговариваете по телефону или в офисе клиента.
Если это кажется далеко идущим, когда дело доходит до конфиденциальности сотрудников, он говорит, что программа учитывает только то, что вы делаете, используя свою рабочую учетную запись электронной почты и с рабочими контактами. И побочным эффектом этого является разоблачение людей, которые «действительно хорошо умеют убеждать свою организацию в том, что они работают, хотя на самом деле это не так».
Но есть ли подводные камни в этом типе отслеживания мелких деталей? Возможно, если вы не подойдете к задаче вдумчиво и с использованием правильных технологий.«Самая большая опасность в том, что менеджеры или сотрудники слишком много внимания уделяют тому, как они проводят свое время, заключается в том, что деятельность, за которую не выплачивается оплата, будет недооценена», — говорит ДеВо. «Существует большое количество академической литературы, подтверждающей важность гражданского поведения в организации — всего того, что технически не является частью вашей работы, но, тем не менее, является ключом к успеху организации».
Кроме того, слишком внимательно относиться к тому, как сотрудники проводят свое время, может быть психологически проблематичным, — объясняет ДеВо.«Когда люди оплачивают свое время по высокой цене, лабораторные эксперименты, которые я провел, показывают, что мы становимся более нетерпеливыми по отношению к нашему времени. Это, очевидно, имеет отрицательные стороны с точки зрения увеличения временного стресса, но возбуждение нетерпения может иметь последующие последствия в широком наборе областей, например, делая людей более недальновидными в финансовом отношении ».
Наконец, это может повлиять на вашу личную жизнь и мировоззрение. «Своевременная денежная оценка может сделать вас более скупым на свободное время, с меньшей вероятностью останавливаться и понюхать розы и с большей вероятностью сосредоточиться на экономических факторах, когда вы оцениваете свою общую удовлетворенность жизнью», — говорит он.
По словам ДеВое, технологиимогут помочь, потому что они могут точно и ненавязчиво измерять вашу активность без многих психологических ловушек. В качестве передовой практики компаниям следует «явно учитывать денежную ценность, когда они принимают привычные или постоянные решения о том, как люди будут проводить свое время в организации, но избегать практик, которые постоянно напоминают им о денежной ценности их времени».
Другими словами, вам нужна правильная информация, которая поможет вам распределять время организации без ежедневного психологического бремени, связанного с ее сбором.
расписаний: полное руководство | ProjectManager.com
Шаблон расписания
Чтобы познакомиться с типичным расписанием, мы создали бесплатный шаблон расписания, чтобы новички могли поиграть и изучить его самостоятельно. Это типичный пример еженедельного расписания, в котором указаны общие часы почасовой оплаты, обычные часы, сверхурочные часы и сведения о отпуске.
Если вы решите в конечном итоге использовать ProjectManager.com, указанный выше шаблон Excel можно напрямую импортировать для продолжения работы.
Связано: Бесплатные шаблоны управления проектами
Как заполнять табель учета рабочего времени?
Легче всего заполнять расписания, которые автоматически связываются с расписанием вашего проекта. Вы сэкономите много времени на вводе данных о задачах, если все, что вам нужно сделать, это выбрать задачи из списка. Независимо от того, интегрирован ли он автоматически и, следовательно, предварительно заполнен, или нет, вам понадобится список задач в расписании, прежде чем вы сможете его выполнить.
Лучшие практики для программного обеспечения онлайн-расписания
Программа для расписания— это ключевой компонент в отслеживании времени, затрачиваемого на задачи и проекты, чтобы гарантировать соблюдение графика.Расписания также важны с точки зрения отслеживания расходов, чтобы помочь вам контролировать расходы по вашему проекту.
ProjectManager.com имеет встроенную функцию расписания, которая работает вместе со всеми инструментами нашего программного обеспечения, чтобы упростить использование расписаний и обеспечить большую прозрачность в ходе выполнения вашего проекта. Вот краткое руководство по использованию расписаний в нашем программном обеспечении. Подпишитесь на бесплатную пробную версию и следите за ней, чтобы ваши проекты развивались как никогда гладко.
1.Создайте свой проект
Управлять расписаниемнамного проще, если вы заранее знаете, над какими задачами будут работать сотрудники. Мы рекомендуем начать с определения задач, которые вам понадобятся для достижения конечного результата.
Вы можете создать пустой проект для начала в программе или использовать один из наших отраслевых шаблонов для начала.
2. Пригласите свою команду
Собери свою команду. Выбирайте участников, у которых есть опыт и навыки, чтобы справиться со всеми задачами, необходимыми для выполнения работы.
В программе пригласите членов команды в проект. Они будут уведомлены по электронной почте о том, что они добавлены.
3. Добавление и назначение задач
Задачи являются строительными блоками вашего проекта, и тщательно спланированные списки задач направляют вашу команду на протяжении всего проекта. Поэтому очень важно практиковать правильное управление задачами с четким указанием направления и другими деталями.
Назначьте задачи членам команды и добавьте трудозатраты. Добавьте предполагаемое количество часов для каждой задачи, чтобы члены команды знали, чего от них ждут.После регистрации почасовой ставки и часов вы можете отслеживать свой бюджет.
4. Назначьте лицо, утверждающее табель учета рабочего времени
Назначьте кого-нибудь из команды, кто получит отправленные табели учета рабочего времени. Этот человек (обычно менеджер) будет следить за тем, чтобы оплачиваемые часы соответствовали выполненным задачам.
На вкладке «Управление пользователями» выберите утверждающего, которому член группы отправит свое расписание на проверку. Этот человек будет посредником между членом команды и платежной ведомостью / отделом кадров.
5. Попросите членов команды записать свое рабочее время
Каждый член команды отвечает за отслеживание часов, в течение которых они работают над задачей. Затем эта информация собирается в расписании.
Регистрируйте часы работы по отдельным задачам или записывайте их в табель рабочего времени. Вы также можете нажать кнопку автозаполнения, чтобы включить все назначенные вам задачи.
6. Просмотрите табель учета рабочего времени
Большая часть процесса расписания в ProjectManager.com автоматизирована для экономии времени и повышения эффективности. Однако должен быть человек, который проверяет расписание, чтобы убедиться, что он правильный, прежде чем передавать его в расчет заработной платы.
По прошествии необходимого количества времени (обычно еженедельно, раз в две недели, ежемесячно или два раза в месяц) самое время просмотреть расписание перед отправкой. Просмотрите расписание, щелкнув время в главном меню навигации. Установите неделю, которую хотите просмотреть.
7. Отправьте табель учета рабочего времени
Отправка расписания утверждающему в группе, которая утверждает их, является следующим шагом процесса.
Чтобы гарантировать своевременную отправку расписаний, вы можете настроить оповещения, которые можно настроить на определенный день / время каждую неделю.Вы получите напоминание по электронной почте.
8. Утвердить табель учета рабочего времени
Утверждающий получит табель рабочего времени сотрудника и должен просмотреть часы и задачи, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Если есть расхождения, то расписание необходимо вернуть тому, кто его отправил.
Если утверждающий отклоняет расписание, отправитель будет уведомлен. Будет поле, в котором вы можете объяснить любые расхождения и отправить заявку повторно. После утверждения расписание блокируется.Как показано в примере расписания ниже, одобрить или отклонить расписание очень просто с помощью ProjectManager.com.
9. Отчеты
Теперь, когда ваше расписание утверждено, вы можете еще больше отслеживать свое время с помощью отчетов. Отчетность полезна для просмотра всех ваших данных и выявления узких мест, превышений и других несоответствий. Они также являются важным инструментом для того, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе.
Вы можете создавать отчеты на основе данных расписания для отдельных пользователей или проектов за определенный диапазон дат, чтобы получить более подробную информацию о ходе выполнения.Настройте отчеты и поделитесь ими в формате PDF или электронной таблицы, когда у вас есть презентация для заинтересованных сторон.
ProjectManager.com — это надежное и отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогло руководителям проектов завершить более 2 миллионов проектов. Доступ к нашим надежным инструментам управления расписанием может быть именно тем, что вам нужно, чтобы выйти на новый уровень производительности.
Начните составлять табели учета рабочего времени прямо сейчас, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией ProjectManager.com!
Многочисленные варианты использования табелей учета рабочего времени
Мы уже касались этого ранее, а теперь более подробно рассмотрим преимущества расписания, помимо учета рабочего времени и оплаты сотрудников.
Для создания базы данных исторической информации.
Выходные данные отслеживания рабочего времени представлены в виде расписаний, которые показывают, сколько времени человек потратил на выполнение конкретной задачи. Это ценные данные, потому что многие из этих задач повторится снова в будущем. Ваше хранилище данных для отслеживания рабочего времени позволит вам лучше оценивать ситуацию в будущем, потому что вы можете использовать реальные данные.
Например, предположим, что вы оцениваете, что подготовка каркасов для нового веб-сайта займет 5 дней.Вы вносите это в расписание проекта, и оно автоматически передается в расписания для соответствующих ресурсов. Они заполняют табели рабочего времени фактическими часами работы, потраченными на создание каркасов. На создание макетов у двух человек уходит 4 дня, то есть в общей сложности это 8 дней.
В следующий раз, когда вы придете оценивать задачу по созданию каркасов, вы можете использовать реальные данные за 8 дней и составить гораздо более точный график проекта.
Для расчетных клиентов
Это довольно очевидно.Как мы объясняли в начале, если ваша коммерческая модель основана на взимании с клиентов платы за ваше время, вам необходимо знать, за сколько времени они будут взимать плату. Таблицы рабочего времени также дают вам подробную информацию, чтобы вы могли точно указать, что вы делали над проектом.
Это полезно, если когда-либо запрашиваются ваши счета, особенно когда работа занимает больше времени, чем планировалось, из-за изменений, запрошенных клиентом. Еженедельные расписания являются стандартом для информирования клиентов. Однако ежедневные расписания могут быть более эффективными в проектах с меньшей продолжительностью.
Для управления вашей рабочей нагрузкой
Менеджеры и сотрудники часто удивляются, когда начинают отслеживать свое время, потому что они могут точно видеть, где они тратят больше всего усилий. И не всегда бывает там, где должно быть.
Таблицы учета рабочего временимогут быть действительно полезны, если вы укажете, почему вы не так эффективны, как вам кажется, потому что они указывают на то, куда уходит ваше время. Это поможет вам более эффективно управлять своей рабочей нагрузкой как в течение одного дня, так и в течение более длительного периода времени, например недели.
Как часто следует заполнять еженедельное расписание?
На этот счет нет жесткого правила, но, как правило, лучше заполнять каждый день еженедельного расписания как можно скорее, чтобы помнить, на что вы тратили свое рабочее время.
Если у вас не так много задач, вероятно, вы сможете управлять своим недельным расписанием, выполняя их раз в неделю. Однако, если у вас много отдельных задач в течение дня, то лучше потратить несколько минут на запись своего времени непосредственно перед выходом из системы на весь день.
Как управлять пропусками и отпусками в расписаниях
Иногда вам не захочется записывать время по деятельности по проекту, потому что сотрудник находится в отпуске по болезни или в ежегодном отпуске. Это может поставить под угрозу точность отслеживания ваших расходов.
Самый простой способ справиться с этим — настроить задачу «администратора» под названием «Болезнь» или «Отпуск» и попросить их вместо этого записывать свои обычные рабочие часы. В зависимости от политики компании это может считаться оплачиваемым выходным или нет, что должно быть указано в онлайн-расписании.
Когда период простоя затрагивает всех, например закрытие офиса на праздник, вы можете изменить рабочее время в главном календаре, чтобы вашей команде не приходилось записывать время в эти дни.
Следует ли сохранять тайну расписания?
Данные управления расписаниемне должны оставаться конфиденциальными, потому что теоретически ваша команда должна знать, над чем вы работаете, и наоборот. На самом деле нет ничего конфиденциального в названии задачи высокого уровня для подавляющего большинства информации о планировании проекта.Если это было запланировано, ваша команда все равно сможет увидеть запланированное задание. Учет рабочего времени сотрудников также включает менеджера.
табели учета рабочего времени — добро или зло?
Менеджеры, как правило, делятся на два лагеря, когда дело доходит до учета рабочего времени: они либо понимают ценность этого и являются огромными сторонниками, либо не видят смысла и считают, что это подрывает доверие к команде. Если вы попадете во второй лагерь, то, надеюсь, это объяснит, почему вам следует пересмотреть отслеживание времени в ваших проектах.
Это трюизм, что управлять можно только тем, что вы измеряете. Успешные менеджеры проектов в любой момент знают, насколько далеко они продвинулись в своем проекте. Эта информация помогает им определить, опережают ли они бюджет или превышают его, и могут ли они уложиться в предстоящие сроки. Контроль времени и затрат имеет важное значение для успеха любого проекта. Хотя онлайн-табели учета рабочего времени являются лучшим выбором из-за их набора функций, электронные табели учета рабочего времени или даже распечатываемые табели рабочего времени следует использовать для отслеживания прогресса любого проекта.
Если вы не знаете, сколько времени заняло выполнение задачи, и не можете сравнить это время с запланированным, тогда понять эффективность вашего проекта будет намного сложнее.
Как преодолеть сопротивление использованию расписаний
Одна из проблем, которые вы можете услышать от менеджеров, заключается в том, что команда не любит использовать табели учета рабочего времени. Из-за этого, казалось бы, широко распространенного мнения, может быть сложно перейти на временную запись, если вы раньше так не работали. Введение учета рабочего времени сотрудников там, где это еще не практикуется, является огромным изменением культуры для многих организаций.
Если в вашей организации есть сопротивление, сделайте шаг назад и спросите, почему существует такой уровень сопротивления. Это могло быть потому, что
- Они считают, что табели учета рабочего времени — это большая работа.
- Они чувствуют себя управляемыми на микроуровне.
- Они считают, что табели учета рабочего времени можно использовать для наказания сотрудников, которые не регистрируют достаточное количество часов.
Лучший способ справиться с этими проблемами — сесть с командой и объяснить, что вы делаете для их решения. Например, если они обеспокоены тем, что заполнение расписаний будет затруднительным, покажите им, как легко щелкнуть и отправить с помощью онлайн-программного обеспечения для учета рабочего времени.
Когда вы знаете, почему члены команды не хотят отслеживать свое время, вы можете решать их проблемы индивидуально. Возможно, вам потребуется разработать стратегии с человеческими ресурсами, чтобы привлечь вашу команду.
Как сэкономить время вашей команды при использовании счетчиков расписания
Учет времени сам по себе является дополнительной задачей. Однако это не должно быть обременительным. Программное обеспечение для учета рабочего времени делает этот процесс быстрым, эффективным и простым для всех участников.
Если вы регулярно выполняете одни и те же задачи для одних и тех же проектов, вы можете использовать общую функцию «Копировать прошлую неделю» для автоматического заполнения расписания на эту неделю.Либо сразу нажмите «Сохранить», либо внесите несколько изменений и отправьте его.
Вы даже можете сэкономить время, если создадите индивидуальный еженедельный табель. Если ваше программное обеспечение для учета рабочего времени связано с расписанием вашего проекта, вы можете «Автозаполнить», чтобы выполнить задачи, которые вам были назначены, избавив вас от необходимости печатать их. Дополнительным преимуществом здесь является то, что они автоматически передают данные о вашем времени обратно в расписание проекта, которое обновляет задачу, чтобы показать, сколько усилий было потрачено на нее на текущий момент.
Следующие шаги для отслеживания времени
Самый простой способ узнать, будет ли учет рабочего времени полезным для вас и вашей организации, — это просто зафиксировать и начать записывать свое время на задачи. Самым сложным аспектом сохранения времени является сохранение этой привычки.
При правильном применении расписания проектов быстро станут нормой для вашей команды, а их заполнение станет еще одним аспектом коллективного достижения успеха. Вскоре вы удивитесь, как вам когда-либо удавалось запускать свои проекты без обширных данных, которые предоставляет учет рабочего времени.
Пройдет совсем немного времени, и ваши оценки улучшатся, ваша уверенность в соблюдении сроков повысится, а показатели успешности вашего проекта увеличатся.
Об авторе