Заверение копии документа по госту: Гост заверение документов \ Акты, образцы, формы, договоры \ КонсультантПлюс

Заверение копии документа по госту: Гост заверение документов \ Акты, образцы, формы, договоры \ КонсультантПлюс

С первого июля 2018 года заверять копию трудовой книжки нужно по правилам нового ГОСТа

Вопрос:

С первого июля 2018 года заверять копию трудовой книжки нужно по правилам нового ГОСТа. В чем различия новых и старых правил, кто обязан применять новый ГОСТ?

Ответ:

С первого июля 2018 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).

В результате с указанной даты работодателям нужно по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. И этот новый порядок распространяется в том числе на копии трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам.

В настоящее время при заверении копий документов, в том числе трудовых книжек, применяется ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003).

Заверение трудовой книжки выглядит так.

Ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата заверения.

Таким образом, взамен ГОСТ Р 6.30-2003 на заверение копий трудовых книжек с 01.07.2018 будут распространяться положения нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

Новый порядок заверения копий документов действует для случаев, когда копии предоставляются в другие организации. И это в том числе относится к копиям трудовых книжек работников, которые им требуются как раз для того, чтобы подтвердить свой трудовой стаж в сторонних учреждениях.
Отличие состоит в том, что к стандартной записи о заверении копии нужно добавить надпись о месте хранения подлинника документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), которая заверяется печатью организации.

Пример.

Верно

Инспектор службы кадров ______ Иванов _____ И.И. Иванов

03.07.2018

Подлинник документа находится в ООО «Актив» в деле № 2314 за 2014 год.

Вместе с тем по общему правилу стандартизация в РФ основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации») (далее – Закон № 162-ФЗ).
Документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции (товаров, работ, услуг), если иное не установлено законодательством Российской Федерации (ч. 1 ст. 26 Закона № 162-ФЗ).

Однако статья 62 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя по письменному заявлению сотрудника предоставлять ему копии документов, связанных с работой. При этом в данной норме отдельно оговорено, что копии документов должны быть заверены надлежащим образом.

Специальной ответственности за то, что работодатель неправильно заверил копию «кадрового» документа, с одной стороны, не предусмотрено. С другой — ненадлежащим образом заверенная копия считается недействительной — у сотрудника ее не примут.

Также, согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Поэтому, если работодатель неверно заверит копию трудовой книжки, такое деяние можно квалифицировать как невыполнение работодателем обязанности, предусмотренной ст. 62 ТК. Соответственно, компания может быть привлечена к ответственности по ст. 5.27 КоАП.

Ответ подготовлен службой правового консалтинга компании РУНА

Заверение копии трудовой книжки или документов по-новому ГОСТу

161 942

74 425

54 469

46 940

26 636

22 813

20 964

Сразу скажем, вступление в силу нового ГОСТ Р 7. 0.97-2016 «Требования к оформлению документов» перенесен приказом Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст на 1 июля 2018 года. До этого момента действует постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и ГОСТ Р 6.30-2003.

Работать по новым стандартам можно не дожидаясь 1 июля 2018 г.

• Заверение копий выполняет лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. Это может быть сотрудник отдела кадров или бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В противном случае бумаги заверяются у генерального директора.
• Согласно п. 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст, лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.  Эта заверительная надпись должна захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их.
• Отсканировать (распечатать) необходимо все заполненные листы трудовой книжки или иного документа, включая титульный. Каждый лист копии должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если распечатка или ксерокопия выполнены с обеих сторон листа, его могут не принять. Текст после печати должен быть четким и хорошо читаемым.
• Заверение копии трудовой книжки и любого другого документа можно осуществить двумя способами: постранично или комплектом. В первом случае заверительная надпись и печать компании проставляются на каждом листе копии. Во втором случае, листы копии нумеруются и прошиваются по левому краю так, как это делается в нотариальных конторах. На обратной стороне последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и указать на ней количество листов в копии. Здесь же проставляется заверительная надпись и подпись ответственного лица. Печать компании располагается так, чтобы частично затрагивать должность и подпись ответственного лица на бумажной наклейке, а частично лист копии.
• Как правило, достоверность данных подтверждается еще и печатью организации-работодателя. Однако, в постановлении Госкомстандарта N 65-ст на этот счет сказано, что это допускается, но не обязательно. Кроме того, в нашей стране ряд компаний освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими копии документов будут иметь такую же силу.
• В некоторых случаях работник может попросить написать фразу: «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

С 1 июля 2018 года вводятся разные требования к заверению копий или выписок из трудовой книжки в зависимости от назначения: В случае заверения документов для сторонней организации, под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение документа, с которого копия была снята. Запись может звучать следующим образом: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год». Если компания не включила в номенклатуру дел трудовые книжки как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой книжки можно, например, указать: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Если копия документа заверяется для использования внутри компании, запись о местонахождении оригинала вносить не нужно.

Обращаем внимание, что инициалы указываются в таком же порядке, в каком они упоминаются в аббревиатуре Ф.И.О., т.е. пишем «Иванов А. Г.», а не «А. Г. Иванов».

Важно! Печать компании проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица , подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати») [п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016].

Другие изменения по новому ГОСТу Р 7. 0.97-2016 с 1 июля 2018 года

НОВЫЕ РЕКВИЗИТЫ:

• Гриф ограничения доступа к документу. Ставят на документах с информацией, доступ к которой ограничен. Проставляют гриф в верхнем правом углу первого листа документа, проекта на границе верхнего поля листа. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ.
• Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.
• Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др. ), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования.
• Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
  • а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
  • б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
  • в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
  • г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

  Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

  Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти, товарного знака организации в соответствии с действующим законодательством.

ИЗМЕНЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ:

• Адресат. Если направляем документ по е-mail/факсу, допустимо указать только номер факса или электронную почту получателя. Если адресат – должностное лицо, перед фамилией следует указать «г-ну» или «г-же» (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
• Дата документа. Если месяц в дате документа указан словом, то день месяца от 1 до 9 пишем без нуля (п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016). То есть указываем дату следующим образом: 08.03.2018 или 8 марта 2018 г.
• Текст документа. В новом ГОСТе прописано, каким шрифтом печатать кадровые документы и через какой межстрочный интервал. Желательно оформлять реквизиты шрифтами:
  Times New Roman, размер 13–14; Arial, размер 12–13; Verdana, размер 12–13; Calibri, размер 14.

  Текст документа следует печатать через один-полтора интервала с абзацным отступом 1,25 см. В письмах рекомендуется использовать фразы делового этикета: вступительное обращение «Уважаемый» и заключительную этикетную фразу «С уважением». Многостраничный документ позволительно печатать на лицевой и оборотной сторонах листа.

  Все подробности оформления читайте в п. 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016.

• Отметка об исполнителе. Включает фамилию, имя, отчество полностью, номер телефона. В качестве дополнительной информации: наименование должности, структурного подразделения, электронную почту (п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

– Российский орган по сертификации СЕРКОНС

Сертификат соответствия ГОСТ Р – официальный документ, подтверждающий соответствие товаров, подлежащих сертификации, стандартам качества и безопасности. Они устанавливаются действующими нормативными документами (ГОСТ и технические регламенты РФ).
Система ГОСТ Р восходит к временам Советского Союза. В настоящее время эта система по-прежнему остается актуальной и используется на территории Российской Федерации. В то же время технический регламент был направлен на гармонизацию национальных стандартов и привел к реформированию повышения конкурентоспособности отечественных товаропроизводителей в России в соответствии с соответствующим федеральным законом.
Технический регламент Евразийского таможенного союза (ТР ТС) по сертификации ЕАС заменяет старую систему ГОСТ.
В феврале 2010 года в Российской Федерации принято постановление, определяющее, какая продукция подлежит обязательной сертификации, а какая требует только декларирования. Продукция, требующая только декларирования, может быть дополнительно сертифицирована в добровольном порядке. Полученный сертификат является полным подтверждением соответствия конкретной продукции стандартам качества и безопасности, установленным действующими нормативными документами.

КОГДА МОЖНО ПРИМЕНЯТЬ СЕРТИФИКАТ ГОСТ Р?

• При ввозе на территорию Российской Федерации товаров, требующих таможенного оформления
• Реализация на рынке или через торговые сети

СЕРТИФИКАТ ЕАС

Сертификат ЕАС является официальным документом, подтверждающим абсолютное соответствие продукт с требованиями, определенными в Техническом регламенте (ТР ТС). Только орган по сертификации, имеющий прямую аккредитацию от государственного агентства, может выдать сертификат. Сертификаты соответствия введены в результате реализации реформы системы стандартизации, в соответствии с Федеральным законом № 184 «О техническом регулировании» от 2002 г.
Этот закон также определяет правила выдачи сертификатов соответствия; его основной отличительной чертой является требуемая конкретная процедура. В законе конкретно указано, какие продукты подлежат сертификации.

ДОБРОВОЛЬНАЯ СЕРТИФИКАЦИЯ ГОСТ Р

Добровольная сертификация проводится по той же процедуре. Однако в этом случае компания-заявитель имеет возможность выбирать продукты. Время, необходимое для оформления сертификата, может занимать до 7 дней и зависит от типа сертифицируемого продукта и типа требуемого или выбранного сертификата.
Действительный сертификат свидетельствует о надежности продукта и повышает потребительский спрос. Многие предприятия сертифицируют свою продукцию на соответствие техническим регламентам или ГОСТ Р, направленным на повышение уровня продаж и конкурентоспособности, даже если сертификация является исключительно добровольной.

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ СЕРТИФИКАЦИИ ГОСТ Р

Серийное производство:

1. Форма заявки
2. Техническое описание продукта и области его применения
3. Документация о качестве

Разовая поставка:

1. Форма заявки
2. Копия договора
3. Регистрационные документы
4. Техническая документация Ростехрегулирования) и правом на выдачу сертификатов соответствия ГОСТ Р и ЕАС согласно Техническому регламенту Евразийского Таможенного Союза.

   【Сертификаты ГОСТ】 Все, что вам нужно знать

   1. Что такое сертификат ГОСТ?

   2. Вы уверены, что вам нужен сертификат ГОСТ Р?

   3. Виды сертификатов ГОСТ

   4. Маркировка ГОСТ

   5. Скачать логотипы ОСАГО

   Что такое сертификат ГОСТ?

   Аббревиатура ГОСТ происходит от «Государственный стандарт», что означает «государственный стандарт». С момента своего появления почти столетие назад сертификаты ГОСТ установили технические требования к безопасности и качеству, необходимые для допуска продукта к реализации сначала в СССР, а затем в России и большинстве стран бывшего СССР. После событий начала 19 в.В 90-е годы каждая из бывших советских республик определила свои стандарты, что привело к появлению, например, ГОСТ К для Казахстана и ГОСТ Б для Беларуси. Когда мы просто говорим о сертификате ГОСТ в целом, мы имеем в виду ГОСТ Р, который представляет собой серию стандартов, применимых к России в целом.

   В целом мы сосредоточимся на сертификате ГОСТ Р, но правда в том, что система очень похожа во всех странах, которые ее приняли. По сути, сертификаты ГОСТ , когда они носят обязательный характер, являются необходимыми документами для таможенного оформления.

   Об этом свидетельствует тот факт, что с 2002 года органами, ответственными за систему сертификации, являются, с одной стороны, орган по сертификации Росстандарта (Росстандарт), а с другой стороны, Федеральная таможенная служба (ФТС, ранее известная как ГТК: Федеральная таможенная служба).

   Перед определением различных типов сертификатов ГОСТ необходимо задать следующий важный вопрос:

   Вы уверены, что вам нужен сертификат ГОСТ Р?

   Наши расчеты показывают, что только 7% компаний, которые обращаются к нам за получением сертификата «ГОСТ», действительно нуждаются в сертификате этого типа. Подавляющее большинство не знает о существовании ЕАС и до сих пор помнит о временах, когда правила были в прошлом (узнать все, что вам нужно знать о маркировке EAC, нажмите здесь)

   Несмотря на то, что в наши дни это не так часто, сам российский клиент или импортер иногда может «устареть» и передать некорректный запрос в экспортер.

   Если вы ищете информацию и не знаете, какая именно процедура применима к вашей продукции, мы рекомендуем вам отправить нам запрос . Мы вышлем вам быстрый ответ, чтобы сообщить вам, каковы правила.

   Типы сертификатов ГОСТ

   Сертификация ГОСТ состоит из нескольких типов сертификатов , и часть нашей работы заключается в том, чтобы точно определить, какие из них следует использовать.

   Несмотря на то, что процесс таможенной интеграции, завершившийся в 2014 году созданием Евразийского экономического союза, сделал многие сертификаты ГОСТ Р устаревшими (заменив их вышеупомянутой сертификацией ЕАС), все еще есть товары, для которых Россия, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан и Армения применяют собственное национальное законодательство.

   Эти товары просто делятся на две группы:

   • Товары, подлежащие обязательной сертификации
   • Товары, НЕ подлежащие обязательной сертификации

   Очень распространенной ошибкой является мнение, что товары, не подлежащие обязательной сертификации, могут свободно экспортироваться. Однако экспорт никогда не бывает бесплатным , и тому есть две причины.

   С одной стороны, ГОСТ не единственный, который применяется с точки зрения безопасности и здоровья населения. Поэтому возможны случаи, когда таможенные формальности усложняются из-за отсутствия конкретного сертификата, например, санитарно-эпидемиологического сертификата, который является евразийским по объему. Именно в такой ситуации оказались компании-экспортеры плитки до 2011 г.

   С другой стороны, даже если властям не требуются какие-либо документы для подтверждения конкретных характеристик продукта, компаниям может потребоваться Письмо об освобождении для таможенного оформления или Добровольный сертификат ГОСТ для удовлетворения деловых или коммерческих требований их собственного российского партнеры.

   В результате, если у вас есть какие-либо продукты, не подпадающие под действие правил Eurasec, , вы должны запросить хотя бы один из этих национальных сертификатов:

   • Добровольный ГОСТ Р
   • Обязательный ГОСТ Р
   • Отказное письмо

   Кроме того, во многих случаях необходимо будет запросить другие сертификаты для подтверждения определенных характеристик, а также более подробной информации о работе продукта. В этих случаях нужно смотреть другие сертификаты ГОСТ Р:

   • ГОСТ Р Пожарный сертификат
   • ГОСТ Р ИСО 9001 Сертификат
   • ГОСТ Р Метрологический сертификат

   Маркировка ГОСТ

   Как и товары, подпадающие под действие правил ЕАС, которые должны быть легко узнаваемы благодаря маркировке

   ЕАС , изделия, подпадающие под действие обязательных правил ГОСТ, также должны быть маркированы особым образом с использованием определенного логотипа.

   Этот логотип, CTP , заменил в 2021 году предыдущий и хорошо известный исторический логотип PCT и может быть выбран из 4 доступных вариантов.