Заявление на электронный документооборот: Заявление об участии в электронном документообороте — Диадок

Заявление на электронный документооборот: Заявление об участии в электронном документообороте — Диадок

Электронный документооборот между организациями — nalog-nalog.ru

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

О переходе на электронные трудовые книжки читайте в этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

• Обладать обязательными реквизитами.
• Соответствовать утвержденному формату.
• Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

• Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
• Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
• Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
• Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

• Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
• Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
• Необходимость в последующей распечатке документа.
• Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
• Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс.

Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к разъяснениям эксперта.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

• Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
• Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Образец заполнения заявления:

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

1. До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
2. После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

• О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
• Его преимуществах.
• Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
• Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Готовая форма соглашения об электронном документообороте уже составлена экспертами КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе, скачайте бланк, внесите свои реквизиты и соглашение готово.

С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:

• «Форма соглашения о неустойке — образец»;
• «Образец дополнительного соглашения к договору поставки».

Итоги

Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).

Источники:

• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ
• Приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н

Образец заявления о подключении к электронному документообороту ПФР 2022

Калинина Татьяна

27 января 2019

59364

Распечатать

Поделиться

Размер шрифта:

Для того чтобы облегчить работу бухгалтера, в частности, чтобы подключить документооборот с ПФР, необходимо выполнить ряд действий: заполнить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР и соглашение с ПФР об электронном документообороте. Подробнее об этих тонкостях в материале.

Содержание

Ввиду очень насыщенного информационного потока очень важно оптимизировать работу бухгалтера. Одним из способов достижения этой цели является подключение к электронному документообороту с Пенсионному фонду. Преимущества такого взаимодействия очевидны — нет необходимости посещать Пенсионный фонд и сдавать отчетность, кроме того есть возможность оперативно выявить и исправить ошибки.

Цифровой документооборот с Пенсионным фондом безопасен. По закону, вся информация, участвующая в документообороте, не подлежит передаче третьим лицам.

Что нужно для подключения электронного документооборота

Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:

• заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
• соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.

Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день организаций, предоставляющих подобные услуги, более чем достаточно.

Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.

Как заполнить заявление на электронный документооборот с ПФР

Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:

• наименование организации;
• ИНН, КПП;
• регистрационный номер в ПФР;
• данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
• юридический и фактический адрес;
• среднесписочная численность сотрудников.

После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.

В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.

Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.

Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.

Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.

После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности

Скачать Заявление стандартной формы

Скачать Соглашение с ПФР

‘;}

Распечатать

Поделиться

Калинина Татьяна

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Подписаться

5 лучших систем электронного документооборота

Элиза Уильямс

2022-12-09 16:11:22 • Подано в: Business Solution • Проверенные решения

Каждый бизнес имеет разные потребности, когда речь идет об электронном управлении документами . Важно не торопиться с поиском правильного решения, которое принесет пользу вашему бизнесу, прежде чем совершить покупку. Как только вы оцените свои потребности и будете готовы найти подходящую для вас электронную систему управления файлами, эта статья поможет вам сравнить лучшие инструменты на рынке. Ниже представлены топ 6 Системы электронного документооборота (СЭД) к вашему рассмотрению.

Управление документами стало важной частью операций малого бизнеса в этом цифровом мире. Вот лучшее решение для управления документами для малого бизнеса.

• #1 Zoho Docs
• #2 Логический документ
• #3 Microsoft SharePoint Online
• #4 М-файлы DMS
• #5 Система Ascensio Только для офиса
• #6 Evernote Business

Выберите правильную систему управления цифровыми документами

Особенности продукта	Документы Зохо	Логический документ	SharePoint Online	PDFelement Скачать Скачать
Поддержка системы	Рабочий стол и Интернет	Веб-интерфейс	Веб-интерфейс, Android, iOS и Windows Mobile	Windows, Mac, Android и iOS
Облачное хранилище				Универсальное решение для работы с файлами PDF
Мобильное приложение
Функция оптического распознавания символов
Синхронизация
Шифрование файлов
Соавтор в режиме реального времени
Пользователи и группы

1.

Zoho Docs

Прежде всего, это Zoho Docs, решение для электронного документооборота, которое поможет вам работать в дороге. Центральный репозиторий документов для всех документов, Zoho позволяет легко обмениваться файлами и фотографиями в Интернете. Вы можете начать использовать его в пробной версии для 25 пользователей с ограничением 5 ГБ на пользователя. И если вам это нравится, вы можете подписаться на премиум-версию. Все, что вам нужно сделать, это указать свое имя, адрес электронной почты и пароль.

Плюсы:

• Интуитивно понятный и удобный интерфейс
• Простая и бесплатная интеграция с приложениями Google
• Отличные инструменты для редактирования документов онлайн

Минусы:

• Некоторым пользователям может не хватить места на одного пользователя
• Стоимость ежемесячной абонентской платы может составлять
• Вам необходимо зарегистрироваться в Zoho Writer, чтобы получить доступ к полному редактору

Загрузить Zoho Docs>>

---

2.

Logical Doc

Это программное обеспечение поможет любой организации получить контроль над своими процессами электронного документооборота. Основное внимание уделяется поиску контента и автоматизации бизнес-процессов. Использование этого электронного инструмента управления документами помогает вам создавать, координировать и совместно редактировать любой документ в вашей организации. Ваша производительность значительно повысится благодаря простому в использовании веб-интерфейсу и интеграции с Office и Outlook.

Плюсы:

• Удобный интерфейс упрощает работу с новичками
• Отличное общее управление информацией
• Отличная служба поддержки

Минусы:

• Некоторым пользователям требуется синхронизация клиента с локальным каталогом в репозитории
• Нет поддержки по телефону, только поддержка по электронной почте
• Включает множество дополнительных покупок, которые накапливаются, что делает его более дорогим

Скачать логический документ>>

---

3.

Microsoft SharePoint Online

Microsoft SharePoint — отличный вариант, если вы хотите легко обмениваться деловыми документами. Это позволяет пользователям создавать групповые веб-сайты, которые могут выступать в качестве мини-интрасети, что значительно упрощает совместное использование документов или даже целых папок. Существует также множество бесплатных приложений, которые вы можете добавить в свою учетную запись SharePoint, включая приложения для управления почтой и контактами. Кроме того, этот инструмент дает вам возможность ребрендинга веб-сайтов, и нет ограничений на количество приложений, которые вы можете использовать.

Плюсы:

• Позволяет редактировать документы онлайн
• Вы можете использовать его для создания нескольких сайтов групп и добавления приложений, чтобы упростить процесс обмена

Минусы:

• Он имеет множество функций, которые могут сделать процесс первоначальной настройки непосильным.

Загрузить Microsoft SharePoint Online>>

---

4. M-Files DMS

Если вы ищете простой, но эффективный способ управления электронными документами, M-Files, вероятно, является лучшим инструментом для работы. Он автоматизирует большинство систем электронного документооборота, чтобы сэкономить ваше время и повысить производительность бизнеса. Вы также получаете уникальную возможность отслеживать, над какими файлами в данный момент работают, и даже отслеживать каждое изменение, когда оно вносится в конкретный файл.

Плюсы:

• Позволяет получать доступ к документам с любого устройства с выходом в Интернет, включая смартфоны и планшеты
• Позволяет пользователям отслеживать изменения, внесенные в файлы, в режиме реального времени

Минусы:

• Для использования требуется загрузка, поэтому ей не хватает удобства системы управления документами, к которой можно получить доступ онлайн

Скачать M-Files DMS>>

---

5.

Ascensio System OnlyOffice

Если вы ищете систему электронного документооборота, которая также является менеджером проектов, Ascensio System OnlyOffice может быть для вас правильным выбором. На первый взгляд он похож на Google Диск, но предлагает гораздо больше, чем просто обмен файлами, онлайн-документы и функции совместной работы. Это также позволяет вам очень легко управлять целыми проектами, позволяя интегрировать электронные письма и календари и даже собственный URL-адрес для вашей учетной записи. Несмотря на все эти замечательные функции, он по-прежнему прост и удобен в использовании и еще проще в настройке.

Плюсы:

• Он совместим со многими облачными сервисами, что невероятно упрощает хранение и совместное использование
• Он поставляется с функциями управления задачами, которые делают его универсальным решением для всех ваших потребностей в хранении документов

Минусы:

• Имеет относительно небольшой объем доступного облачного хранилища по сравнению с другими подобными инструментами

Скачать Ascensio System OnlyOffice>>

---

6.

Evernote Business

Вы ищете систему электронного документооборота, которая также удобна для проведения мозговых штурмов? Evernote Business поможет вам. Большинство людей думают об Evernote как о простом программном обеспечении для создания заметок, но недавно оно было расширено за счет включения инструментов для обмена документами и совместной работы, которые конкурируют с лучшими в бизнесе. Вы можете использовать его для захвата сеансов мозгового штурма разными способами, включая встроенные документы, аудио, изображения и многое другое. В Evernote есть много отличных инструментов для малого бизнеса, которые хотят иметь возможность делиться мыслями, даже когда не в офисе. Он поставляется с приложениями для iOS и Android, которые делают удаленную совместную работу намного удобнее.

Плюсы:

• Нет ограничений на количество пользователей, которые могут использовать Evernote одновременно
• Он предлагает полный онлайн и мобильный доступ благодаря тому, что у него есть мобильные приложения

Минусы:

• Редактирование документов возможно только через настольное приложение

Скачать Evernote Business>>

---

Представляем PDFelement — комплексное решение для управления электронными документами

С распространением цифровых технологий и переходом на безбумажный формат электронные системы управления документами приобрели важное значение, поскольку они обеспечивают простое создание, хранение и управление цифровыми документами. Наиболее распространенным типом цифровых файлов является PDF.

Но даже самые лучшие инструменты электронной системы управления имеют ограничения при работе с PDF, так как формат не был создан для простого редактирования или совместной работы.

PDFelement поможет вам преодолеть эти ограничения. Эта программа предлагает комплексное решение для работы с PDF-документами, позволяющее редактировать и гибко работать с данными, цифровыми формами и полями форм, а также предлагает функции для безопасного сотрудничества (включая простое комментирование и редактирование) и безопасного обмена.

Пакетное преобразование файлов в PDF и одновременное извлечение данных из нескольких документов означает, что время, необходимое для управления важными электронными документами, значительно сокращается. PDFelement — это программа, которая значительно помогает вашему программному обеспечению системы электронного документооборота.

5 Решения, которые PDFelement предлагает для улучшения вашей системы электронного документооборота

1. Стандартизируйте документы в формате PDF для улучшения совместной работы всех групп

Если у вас много разных групп, работающих с разными типами файлов в разных программах, производительность часто снижается, поскольку все типы файлов ведут себя по-разному. PDFelement предлагает быстрое и простое решение для преобразования файлов различных форматов в стандартные PDF-файлы, которые могут использоваться несколькими командами. Поддерживаемые форматы файлов включают Word, Excel, PPT, HTML, EPUB и RTF.

Документы могут быть преобразованы в PDF с помощью процесса пакетного преобразования, который, опять же, значительно сокращает время, необходимое для создания стандартизированных процессов для более эффективного электронного управления документами. Это то, что стандартные программные средства электронного документооборота не могут предложить сами по себе.

Попробуйте бесплатно Попробуйте бесплатно КУПИ СЕЙЧАС КУПИТЬ СЕЙЧАС

2. Простое редактирование PDF-файлов

PDF-файлы никогда не создавались для редактирования и адаптации, но поскольку в последние годы они стали стандартным форматом бизнес-файлов, нередактируемые PDF-файлы стали проблемой. Предыдущие решения для редактирования PDF-файлов были сложными и дорогостоящими, но PDFelement стал лучшим решением для редактирования PDF-файлов, создавая программное обеспечение, которое работает так же, как все хорошие текстовые процессоры.

Легко редактируйте и добавляйте текст в существующие и новые документы PDF, а также вставляйте изображения и символы для создания разнообразных документов по мере необходимости. Вы можете вносить эти изменения так же легко, как и в Microsoft Word, а PDFelement поддерживает все функции Word, но только для PDF-файлов. Создавайте, редактируйте и управляйте содержимым PDF-документов так, как это было бы невозможно при использовании только системы управления электронными документами.

3. Автоматическое извлечение данных из документов

По мере стандартизации документооборота вы столкнетесь с необходимостью переноса важных данных из файлов в новые документы и системы. В прошлом для этого требовался ввод данных вручную, что приводило к трате времени и ресурсов.

Попробуйте бесплатно Попробуйте бесплатно КУПИ СЕЙЧАС КУПИТЬ СЕЙЧАС

Функция автоматического извлечения данных из PDFelement быстро извлекает данные в формат, готовый к анализу. Несколько файлов можно обрабатывать в пакетном режиме, чтобы еще больше сократить рабочие часы, необходимые для ввода данных в новые программы. С полностью настраиваемыми полями данных PDFelement также предлагает полный контроль над тем, какие данные могут быть извлечены.

4. Простое, эффективное и редактируемое создание форм

Любому бизнесу требуются какие-либо формы. Но их создание часто требовало специальных знаний в области программного обеспечения и навыков проектирования для создания интерактивных форм, соответствующих бренду. PDFelement предоставляет еще одно простое решение, которое значительно упрощает работу с формами.

Инструменты редактирования PDFelement упрощают создание интерактивных, заполняемых в цифровом виде форм на все случаи жизни. Простая функция перетаскивания позволяет добавлять такие элементы, как поля цифровой подписи, поля форм, кнопки, флажки и комбинации всех элементов для создания удобных интерактивных форм. Эта функция очень полезна для процесса электронного документооборота.

5. Защитите свои конфиденциальные файлы с помощью паролей

Многие деловые документы содержат конфиденциальную информацию, которую необходимо защитить. Часто бывает необходимо, чтобы целые документы или разделы документов были защищены паролем, чтобы только определенные доверенные лица могли получить доступ к информации. Решения для электронного документооборота не всегда обеспечивают простой способ добиться этого. Но PDFelement делает.

Добавлять полностью зашифрованные пароли к документам (или пакетам документов) очень просто, чтобы вы могли защитить тех, кто имеет доступ к этим файлам и открывает их. Благодаря возможности добавлять, изменять и управлять паролями и элементами управления паролями для нескольких документов одновременно, PDFelement создан с полными и гибкими функциями безопасности. Эффективно управляйте конфиденциальными документами с помощью PDFelelment.

Попробуйте бесплатно Попробуйте бесплатно КУПИ СЕЙЧАС КУПИТЬ СЕЙЧАС

Скачайте бесплатно или купите PDFelement прямо сейчас!

Скачайте бесплатно или купите PDFelement прямо сейчас!

Купите PDFelement прямо сейчас!

Купите PDFelement прямо сейчас!

Лучшее программное обеспечение для управления документами 2022 года — businessnewsdaily.com

Business News Daily получает компенсацию от некоторых компаний, перечисленных на этой странице. Рекламное раскрытие информации

Домашняя страница

> Поиск решения

> Решения для малого и среднего бизнеса

By

Адам Узиалко

,

Business News Daily Staff

| Обновлено

9 декабря 2022 г.

Программное обеспечение для управления документами становится все более важной частью любого бизнеса в эпоху цифровых технологий. Вместо рядов шкафов для документов системы управления документами создают электронный архив, доступ к которому и редактирование которого может получить любой уполномоченный пользователь.

Лучшая недорогая система

Rubex от Efilecabinet

Checkmark

Три ценовых уровня на выбор

Лучшие в целом

Microsoft SharePoint

. галочка

Знакомый и интуитивно понятный интерфейс

Лучшая бесплатная система

галочка

Программное обеспечение с открытым исходным кодом, разработанное сообществом

Наш лучший выбор

Получить предложение

Наши обзоры

Ценообразование

Преимущества программного обеспечения для управления документами

Что нужно искать

Предыдущие лучшие выборы

Эксперт сообщества. любого бизнеса в цифровую эпоху. Вместо рядов шкафов для документов системы управления документами создают электронный архив, доступ к которому и редактирование которого может получить любой уполномоченный пользователь.

Программное обеспечение для управления документами поможет вам упорядочить цифровые документы и с легкостью оцифровать существующие бумажные записи. Поскольку на рынке так много вариантов, мы исследовали десятки вариантов, чтобы выбрать лучшее программное обеспечение для различных типов бизнеса. При выборе мы учитывали такие факторы, как параметры хостинга, возможности поиска и возможности сканирования. Если вам нужна система управления документами для малого бизнеса, это руководство поможет выбрать наиболее подходящую для ваших нужд.

Документирование сводки обзора программного обеспечения

Исследование программного обеспечения	10
Управление версиями Да
Хранение	10 ГБ – 4 ТБ
Доступна бесплатная пробная версия	30 дней с демонстрацией

Найдите подходящую систему управления документами для вашего бизнеса

Заполните эту анкету, чтобы найти поставщиков, отвечающих вашим потребностям.

Наши обзоры

Rubex от eFileCabinet: лучшая недорогая система управления документами

Rubex от eFileCabinet

pro

Rubex предлагает ежемесячные и годовые варианты выставления счетов.

pro

Интеллектуальная функция автоматизации Rubex распознает и упорядочивает ваши документы.

против

У Rubex может быть небольшая кривая обучения для некоторых пользователей.

Rubex от eFileCabinet Online — это облачное решение, позволяющее удаленным сотрудникам входить в систему с любого компьютера с доступом в Интернет и иметь те же функциональные возможности, что и при работе в офисе. Фактически, ранее мы выбрали Rubex от eFileCabinet как лучшую систему управления документами для предприятий с удаленной рабочей силой. У него есть сложное мобильное приложение, которое обеспечивает доступ ко всем сохраненным файлам. Система использует традиционную структуру папок-шкафов и предоставляет несколько способов поиска документов. Rubex от eFileCabinet Online доступен в трех тарифных планах, которые различаются по функциям и объему хранилища.

Февраль 2021: Компания Rubex недавно представила новую структуру ценообразования. В настоящее время существует три ценовых уровня, которые варьируются от 55 до 199 долларов США за пользователя в месяц при ежегодной оплате. Если вы платите ежемесячно, цены начинаются с 66 долларов и увеличиваются до 239 долларов за пользователя в месяц. Планы различаются включенным пространством для хранения, функциями и инструментами.

Read Rubex от eFileCabinet Review

Microsoft SharePoint: лучшая система управления документами в целом

Microsoft SharePoint

pro

SharePoint предлагает комплексные функции управления корпоративным контентом.

pro

Превосходные инструменты для совместной работы позволяют командам редактировать документы одновременно.

con

Для изучения всех возможностей программного обеспечения может потребоваться дополнительное обучение персонала.

Microsoft SharePoint является лидером в области управления документами и совместной работы, и на то есть веские причины. Его обширный набор функций включает в себя возможность создавать концентраторы контента или организовывать архивы по командам. Он позволяет создавать настраиваемые поля метаданных для всех файлов, хранящихся в системе, что позволяет легко адаптировать способ организации документов к потребностям вашего бизнеса. Это особенно удобно для компаний, которые уже используют другие продукты Microsoft, например Office 365.

SharePoint предлагает гибкую и масштабируемую платформу для организации документов и управления ими, а также для совместной работы над созданием и редактированием. Тем не менее, это разветвленная система с небольшой кривой обучения, поэтому ожидайте, что вашей команде потребуется обучение и некоторое время, чтобы ознакомиться с системой.

Октябрь 2020 г.: Корпорация Майкрософт представила SharePoint Syntex, свой первый продукт от Project Cortex, который использует искусственный интеллект для просмотра данных вашей компании и сбора информации, которую можно автоматизировать в процессах. Microsoft описывает Syntex как «обучаемый ИИ», который обрабатывает три основных типа контента: цифровые изображения, структурированные или полуструктурированные формы и неструктурированные документы.

Подробнее

M-Files: лучший для простоты использования

M-Files

pro

M-Files имеет оптическое распознавание символов, которое автоматизирует процесс метатегов и классифицирует отсканированные файлы для вас.

pro

M-Files поддерживает возможности перетаскивания.

con

Только корпоративные планы M-Files обеспечивают предотвращение печати и скачивания — две функции, разработанные для обеспечения конфиденциальности и безопасности ваших данных.

M-Files — комплексная система управления документами с интуитивно понятным и простым в освоении интерфейсом. Он может обслуживать различные отрасли, такие как бухгалтерский учет, бизнес-консалтинг, строительство, машиностроение, энергетика, финансовые услуги, производство, профессиональные услуги и недвижимость. M-Files содержит множество инструментов, которые позволяют компаниям беспрепятственно организовывать документы, оцифровывать большие объемы бумажных документов и автоматизировать рабочие процессы. Например, он предлагает варианты метаданных и контроль версий, упрощая процесс хранения и поиска. Он также может интегрироваться с Parashift, высокотехнологичной компанией, которая специализируется на поиске документов с помощью машинного обучения, чтобы вы могли еще больше ускорить и упростить процессы управления документами. Вместо ручной классификации документов и считывания данных вы можете автоматически обрабатывать широкий спектр структурированных, полуструктурированных и неструктурированных документов.

M-Files предлагает три различных плана обслуживания. Нам нравится, что каждая из них доступна в виде локальной, облачной или гибридной системы, поэтому пользователи могут выбрать тип системы, который лучше всего соответствует потребностям и возможностям их организации. Каждый план также отличается простотой внедрения и автоматическими обновлениями, поэтому вы можете быть уверены, что ваша система управления документами находится в актуальном состоянии. M-Files предлагает пакеты быстрого развертывания, управляемые услуги и услуги группового обучения, если вам нужна дополнительная помощь. Компания также предлагает множество онлайн-ресурсов для обучения, таких как отраслевые отчеты, тематические исследования, инфографика, электронные книги, видео, подкасты и вебинары по запросу.

Read M-Files Reviewpro

VIENNAA Advantage — это система управления документами с открытым исходным кодом.

pro

Сертифицирован TÜV SÜD на предмет соответствия и качества.

con

VIENNA Advantage может быть сложным, и для его реализации требуются некоторые технические ноу-хау.

VIENNA Advantage — это управляемая сообществом система управления документами с открытым исходным кодом, которая предоставляется предприятиям бесплатно. Его удобный интерфейс прост в навигации и аккуратно организован. Он имеет параметры автоматизации рабочего процесса для оптимизации задач и безопасного шифрования конфиденциальных документов. Она также масштабируема, позволяя вашему бизнесу расти с помощью бесплатной системы управления документами.

Проблема, связанная с VIENNA Advantage, носит технический характер; вы должны полагаться на поддержку своего сообщества пользователей, чтобы помочь вам внедрить программное обеспечение и устранить любые проблемы. В отличие от платного программного обеспечения для управления документами, VIENNA Advantage не предлагает группу технической поддержки.

Январь 2021: ВЕНА Advantage недавно прошла сертификацию TÜV SÜD, которая предоставляет решения в области безопасности, защиты и устойчивого развития, а также услуги по тестированию, сертификации и аудиту. Сертификация VIENNA Advantage TÜV SÜD включает в себя сертификацию по стандартам ISO/IEC 25051:2014 и IDW PS 880 (GoBS), которые подтверждают, что программное обеспечение работает так, как предлагается, и безопасно и правильно хранит данные.

Стоимость программного обеспечения для управления документами

Программное обеспечение для управления документами может сильно различаться по цене и структуре затрат. Первый и, возможно, самый важный фактор, влияющий на стоимость вашей системы управления документами, заключается в том, какую версию вы выберете: облачную или локальную.

Программное обеспечение на базе облачных вычислений берет на себя обслуживание инфраструктуры и бремя безопасности вашего бизнеса и возлагает их на стороннюю компанию. Хотя это снижает расходы и сложность управления ими внутри компании, вам просто нужно верить, что компания правильно обрабатывает ваши данные. Облачное программное обеспечение обычно оплачивается по подписке. Для большинства программ для управления документами это может варьироваться от 15 до 200 долларов в месяц на пользователя, в зависимости от сложности выбранного вами решения.

Для локальных версий программного обеспечения для управления документами требуются собственные серверы и, как правило, выделенный ИТ-персонал для обслуживания. Ваш бизнес несет полную ответственность за безопасность ваших данных, но это также означает, что вы имеете полный контроль над своими данными. Для локальных решений обычно необходимо приобретать лицензию для каждого пользователя. Каждая лицензия может стоить 1000 долларов и более, но это единоразовая плата. Однако локальные решения обычно взимают дополнительную плату за техническую поддержку и обновления программного обеспечения после первого года, которая обычно составляет около 20 % от первоначальной стоимости лицензии.

Для малых предприятий, которым требуется программное обеспечение, которым легко управлять и которое не требует больших накладных расходов, мы рекомендуем облачное решение. Однако убедитесь, что ваш провайдер придерживается передовых методов кибербезопасности для защиты ваших данных.

Фактическая цена программного обеспечения для управления документами зависит от компании. Очевидно, что системы с более сложными функциями, как правило, стоят дороже, в то время как затраты на базовое программное обеспечение для управления документами без дополнительных функций (таких как инструменты управления задачами и функции автоматизации рабочих процессов) могут быть довольно низкими. Кроме того, чем больше пользователей вы добавите в облачную систему, тем выше будет ежемесячная стоимость подписки.

Основные выводы: Облачное программное обеспечение для управления документами обычно стоит от 15 до 200 долларов на пользователя в месяц. Цена зависит от того, к скольким функциям и инструментам вы хотите получить доступ.

Преимущества программного обеспечения для управления документами

Преимущества программного обеспечения для управления документами

Система управления документами может повысить эффективность для вас и вашего персонала, организовав все ваши файлы и облегчив их поиск любому сотруднику организации. Многие преимущества системы DMS включают в себя:

Экономия времени  

Если вы в настоящее время используете ручную систему, вы теряете часы, которые в противном случае могли бы быть потрачены на другие, более насущные деловые вопросы. DMS автоматизирует многие аспекты управления документами, снимая эту ответственность с вас.

Простое масштабирование

Система управления документами более гибкая, чем традиционная система бумажного делопроизводства. Он легко приспосабливается к росту вашего бизнеса, а вашу систему индексации можно настроить несколькими щелчками мыши. Это может снизить потребность в физическом пространстве для хранения файлов и бумажных документов.

Повышенная безопасность документов

По мере того, как мир переходит на цифровые решения, обеспечение безопасности вашей информации (данные клиентов, коммерческая тайна и т. д.) имеет решающее значение. Системы управления документами поставляются со встроенными элементами управления безопасностью и доступом, поэтому вы определяете, кто может получить доступ к определенным документам. Кроме того, вы можете видеть все действия с любым документом.

В случае стихийного бедствия, например, пожара или наводнения, ваши файлы надежно хранятся в облаке, вдали от физического вреда.

Быстрый и простой поиск документов

Поиск нужного документа может быть сложным и занимать много времени; это может даже стоить вам денег. При правильной системе индексации поиск документа может занять считанные секунды, а сотрудники могут получить удаленный доступ к нужным им документам.

Знаете ли вы? Организации могут ежегодно терять тысячи часов производительности из-за плохого управления документами. Узнайте о других преимуществах безбумажного офиса.

Лучшее соответствие нормативным требованиям

Требования соответствия для многих деловых документов могут быть сложными и требовательными; DMS может помочь вам избежать штрафов, отзыва лицензий или даже уголовной ответственности за счет автоматизации ключевых документов в соответствии с требованиями. Например, HIPAA и закон Сарбейнса-Оксли о борьбе с мошенничеством имеют строгие правила безопасности и политики в отношении документов и записей — DMS автоматически следует этим правилам.

Улучшение совместной работы

DMS упрощает обмен информацией и совместную работу, обеспечивая доступ к документам из разных источников из разных мест. Пользователи также могут обмениваться документами, отслеживать рабочие процессы, предоставлять или запрещать доступ к определенным документам и видеть, какие изменения были внесены.

На что обращать внимание в программном обеспечении для управления документами

Хотя все системы управления документами оцифровывают и упорядочивают документы, облегчая их извлечение или редактирование пользователями с разрешения, в ваше программное обеспечение для управления документами могут быть встроены многие другие функции. Вот обзор некоторых инструментов и аспектов, которые вы, возможно, захотите рассмотреть при выборе системы управления документами.

Удобство использования

Одним из наиболее важных элементов любого программного обеспечения является удобство использования. Он может предложить все функции в мире, но они не принесут вам никакой пользы, если система не удобна для пользователя. Многие системы управления документами предлагают бесплатные пробные версии, которые позволяют протестировать их перед покупкой. Если возможно, позвольте вашей команде опробовать программное обеспечение в течение бесплатного пробного периода и поделиться своим мнением о том, что им нравится и не нравится в нем.

Совместное использование документов и совместная работа

Хотя основной функцией системы управления документами является оцифровка и систематизация файлов, большинство современных программ также позволяет пользователям обмениваться файлами друг с другом и совместно редактировать их. Некоторое программное обеспечение для управления документами позволяет пользователям редактировать документ одновременно, в то время как другие полагаются на функцию возврата/отправки, которая гарантирует, что только один пользователь может работать с документом одновременно. Другие предлагают оба варианта.

Контроль версий

Управление версиями, иногда называемое «управление версиями», является важной функцией программного обеспечения для управления документами, позволяющей отслеживать изменения в документе. Лучшее программное обеспечение для управления документами даже поддерживает архив старых версий, позволяя вам видеть, как документы менялись с течением времени, и при необходимости возвращаться к старой версии.

Сканирование изображений и оптическое распознавание символов

Сканирование изображений и оптическое распознавание символов являются полезными функциями для компаний, у которых есть много бумажных документов, которые они хотели бы оцифровать. Сканирование — это первый шаг — преобразование бумажной записи в цифровой файл, который можно импортировать в программу. OCR — это более продвинутая функция, но она необходима для оптимизации крупных проектов оцифровки. OCR считывает текст изображения и делает содержимое изображения доступным для поиска. Лучшие системы управления документами используют OCR для автоматического заполнения метаданных и упрощения последующего поиска документа.

Электронные подписи

Программное обеспечение для управления документами часто содержит файлы, требующие подписи менеджера, например заказы на поставку. Многие системы управления документами интегрируются с инструментом электронной подписи, таким как DocuSign, что позволяет использовать электронные подписи. Вы часто можете отправить документ получателю с запросом на его подпись через программное обеспечение.

Автоматизация рабочего процесса

Функции автоматизации рабочего процесса автоматически перемещают задачи. Возьмем приведенный выше заказ на покупку в качестве примера: вы можете настроить автоматизацию рабочего процесса, чтобы после создания заказа на покупку он автоматически попадал на подпись соответствующему менеджеру. Менеджер получит уведомление, а когда задача будет выполнена, следующий соответствующий член команды (например, кто-то из бухгалтерии или руководитель менеджера) будет уведомлен. Если необходимы дополнительные действия, вы также можете включить их в автоматизированный рабочий процесс. Лучшие системы управления документами позволяют настраивать рабочие процессы в соответствии с тем, как ваши команды работают вместе.

К вашему сведению: Автоматизированные рабочие процессы помогут оптимизировать ваши бизнес-процессы и обеспечить соответствие требованиям законодательства.

Разрешения пользователей

Важным элементом программного обеспечения для управления документами является возможность администраторов устанавливать индивидуальные разрешения пользователей. Разрешения позволяют определенным пользователям просматривать или редактировать файлы, в то время как другим может быть запрещено даже просматривать эти документы в системе. Это не только полезно для повышения эффективности, но и является важной мерой безопасности. Лучшее программное обеспечение для управления документами позволяет администраторам устанавливать разрешения для определенных групп, а также изменять разрешения на лету, если вам нужно сделать исключение, сохраняя при этом настройки разрешений по умолчанию.

Мобильная функциональность

В современной бизнес-среде доступ к мобильным устройствам имеет важное значение. Многие системы управления документами имеют специальное мобильное приложение. Другие полагаются на веб-браузеры или онлайн-порталы. Убедитесь, что мобильная версия любого программного обеспечения для управления документами, которое вы рассматриваете, действительно удобна для мобильных устройств. Даже если вы лично не используете его на мобильных устройствах, вполне вероятно, что им будут пользоваться другие члены вашей команды.

Не каждая система управления документами поддерживает все эти поля, в то время как другие предлагают все и даже больше. При выборе программного обеспечения для управления документами подумайте, какие инструменты и функции будут наиболее полезны для вашего бизнеса. Важно найти баланс между полнотой и удобством использования; например, некоторые системы могут делать все это, но в них сложно ориентироваться (не говоря уже о том, что они дороже, чем более простое программное обеспечение).

Безопасность данных

Безопасность данных является важной частью любой системы управления документами. В 2019 году, сообщает TechRepublic, количество взломов выросло на 54%, 89% из которых были атаками извне.

По мере того, как все больше компаний переходят на цифровые технологии, все больше клиентов доверяют конфиденциальную личную информацию компаниям, с которыми они ведут бизнес. Ваша организация несет ответственность за обеспечение безопасности данных клиентов и их защиту от взлома. Ищите службы управления документами, которые предлагают инструменты шифрования и соответствия требованиям, автоматические обновления, избыточность данных и резервное копирование.

 

Часто задаваемые вопросы

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами помогает вам управлять информацией, автоматизировать политики управления записями, помогая отслеживать, кто имеет доступ к тем или иным документам, и обеспечивать соответствие стандартам, таким как ISO, FDA, Sarbanes-Oxley или HIPAA.

Как вы управляете файлами на своем компьютере?

Управление файлами на компьютере — простой процесс, если у вас с самого начала установлена ​​надежная система. Определите основные группы для ваших файлов, а затем создайте вложенные папки в этих группах. Выберите единую систему именования файлов, которую вы будете применять ко всем своим файлам, чтобы любой сотрудник вашей организации мог легко их найти.

Каковы преимущества управления записями?

Управление записями (или документами) имеет ряд преимуществ. Система управления документами может облегчить любому сотруднику вашей компании поиск нужных файлов, устранить необходимость в дорогостоящих и громоздких физических устройствах хранения и сэкономить ваше время, позволяя вызывать любой файл за считанные секунды.

Для чего используются системы управления документами?

Системы управления документами используются для нескольких целей, включая безопасное хранение важных документов, отслеживание изменений, внесенных в документы, и простой обмен документами между членами организации.

Система управления документами также позволяет легко находить определенные файлы, присваивая каждому документу ключевые слова и теги. Эти системы также могут помочь компаниям обеспечить соответствие конфиденциальных документов (например, HIPAA), предоставляя необходимые ограничения безопасности и разрешений для определенных ключевых документов.

Как работают системы управления документами?

Система управления документами захватывает документ, что делается путем сканирования физического документа или загрузки цифровой версии по электронной почте или с помощью других приложений. Затем документ индексируется, то есть он классифицируется с помощью тегов, ключевых слов и метаданных, которые делают его доступным для поиска. Наконец, документ упорядочивается и помещается в папку, где к нему могут получить доступ соответствующие сотрудники.

Большинство систем управления документами основаны на облаке, поэтому, как только файл надлежащим образом защищен в системе, к нему можно получить доступ из любого места, где есть подключение к Интернету. Некоторые поставщики программного обеспечения для управления документами предлагают мобильные приложения, что дает пользователям еще большую гибкость и удобство доступа к документам.

Каковы ключевые особенности эффективной системы управления документами?

Лучшая система управления документами должна быть простой в использовании; он должен позволять обмениваться документами; и он должен иметь инструменты для совместной работы, мобильную функциональность и контроль версий. Первые две функции позволяют вашей команде работать вместе над важными документами без необходимости находиться в одном офисе. Контроль версий ведет журнал всех изменений (и тех, кто их внес) в документы вашей компании.

Еще одна важная особенность, о которой следует помнить: вы должны убедиться, что выбранное вами программное обеспечение предлагает надежные протоколы безопасности, гарантирующие, что только те, у кого есть соответствующие разрешения, могут получить доступ к файлам.

ЧТО ТАКОЕ ХОРОШАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ?

Хорошую систему управления документами легко внедрить и масштабировать. Сложность программного обеспечения должна основываться на технических ноу-хау вашей команды, позволяя им легко хранить и находить документы по мере необходимости. Ваша команда должна иметь возможность обмениваться документами и сотрудничать на платформе, даже если они используют мобильные устройства.

Хотя каждая система управления документами должна иметь протоколы безопасности, контроль доступа и управление версиями файлов, эти функции особенно важны для тех, кто работает в строго регулируемых отраслях. Другими функциями, повышающими удобство использования системы управления документами, являются параметры метаданных и тегов, поиск по ключевым словам, история редактирования и восстановление документов, автоматическое сохранение и удаление документов, сканирование изображений, оптическое распознавание символов и настраиваемые рабочие процессы. Лучшее программное обеспечение также может интегрироваться с другими вашими бизнес-платформами.

Предыдущие лучшие решения

В прошлом мы выбирали лучшие системы для самых разных вариантов использования. Некоторые из наших вариантов изменились, но если вы хотите более тщательно просмотреть свои варианты, вы все еще можете увидеть наши предыдущие лучшие варианты ниже.

• Лучшая система управления документами 2018 для компаний с удаленной работой: В 2018 году мы назвали eFileCabinet лучшей системой управления документами для удаленной работы. Если вам интересно, вы можете прочитать наш обзор eFile Cabinet.
• Лучшая система управления документами для совместной работы в 2019 году: В 2019 году мы назвали Alfresco лучшей системой управления документами для совместной работы.
• Лучшая система управления документами для малого бизнеса в 2019 году: В 2019 году мы назвали FileHold Express лучшей системой управления документами для совместной работы. Если вам интересно, вы можете прочитать наш обзор FileHold Express.

Что ожидать в 2021 году

Программное обеспечение для управления документами обычно доступно либо в виде локального решения, либо в виде облачного программного обеспечения. Тем не менее, мы ожидаем дальнейшего роста облачных решений, поскольку все больше компаний выбирают удобное облачное хранилище и программное обеспечение как услугу. Хранение документов в облаке устраняет накладные расходы на покупку и обслуживание серверного решения и дает предприятиям больше гибкости в отношении того, где и когда они могут получить доступ к своим документам.

Рост числа облачных решений также уступил место тенденции использования систем управления документами для оптимизации совместной работы. Поскольку облачные системы позволяют большему количеству сотрудников получать доступ к документам из разных мест, команды могут работать более совместно, улучшая общую командную работу и автоматизируя свои рабочие процессы.

В дополнение к увеличению количества облачных решений мы можем ожидать увеличения внимания к безопасности и соответствию требованиям. По мере того, как системы управления документами становятся все более надежными и легкодоступными, многие предприятия хранят особо важные документы в этих решениях, подвергая их риску безопасности. В результате мы видим, что программное обеспечение для управления документами ужесточает свои протоколы безопасности, чтобы обеспечить безопасность документов.

Еще одной растущей тенденцией в программном обеспечении для управления документами является мобильная доступность. В постоянно растущей среде удаленной работы людям необходим доступ к общим документам с различных устройств, включая смартфоны и планшеты. Многие поставщики программного обеспечения для управления документами в настоящее время включают мобильный доступ в свои стандартные предложения.

Наша методология

Чтобы помочь вам найти подходящую систему управления документами, мы изучили и проанализировали десятки вариантов. Вот объяснение того, как мы выбирали лучшее программное обеспечение.

Поиск лучших услуг

Чтобы определить лучшие системы управления документами, мы начали с пула, в который вошли все поставщики из списка ниже. После некоторого предварительного исследования, которое включало просмотр других списков лучших вариантов и исследование каждой системы, мы опросили владельцев малого бизнеса и нашли других поставщиков, которых можно добавить в наш список.

Выбор лучших услуг

Затем мы исследовали каждого поставщика, изучая его услуги, просматривая учебные пособия и обучающие видеоролики, тестируя систему, когда это возможно, и читая комментарии пользователей. Мы также учитывали цены, указанные на сайтах этих сервисов. Сократив список до 11 претендентов, мы связались с отделом обслуживания клиентов каждой компании по телефону или, если возможно, в чате, представившись новыми владельцами бизнеса, чтобы оценить качество поддержки, предлагаемой каждым провайдером.

Исследование каждой услуги

Наш процесс включает в себя образ мышления владельца малого бизнеса и сбор данных, которые были бы легко доступны такому человеку. Мы учитывали простоту использования, независимо от того, было ли решение локальным или размещенным в облаке, структуру картотеки, возможности поиска, параметры сканирования, возможности редактирования, инструменты для совместной работы, меры безопасности, интеграцию, возможности рабочего процесса, мобильный доступ, обслуживание клиентов и Стоимость.