Журнал исходящей корреспонденции образец рб: Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.by
|
Наталия Кондакова Надо ли прошивать и нумеровать журнал регистрации исходящих документов? Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлен единый перечень регистрационно-учетных форм, которые должны прошиваться. В случае если речь идет о журналах (книгах) регистрации документов и дел (входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан и т.п.), то нормативными правовыми актами Республики Беларусь по делопроизводству не установлены особые требования к их оформлению. По общему правилу регистрационно-учетные формы ведутся до их полного заполнения и ни в процессе ведения, ни после окончания делопроизводством прошивке (прошнуровка, прошивка, скрепление печатью) не подлежат. Журналы регистрации исходящих документов ведутся в соответствии с требованиями п. 139.9, п. 141 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19. Допускается ли направлять один документ более чем в один адрес? Каким образом оформляется реквизит «Адресат» на документе, направляемом нескольким адресатам? Допускается. Реквизит «Адресат», при этом, не должен содержать более четырех адресов. Адресаты располагаются один под другим, слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется. Чтобы сократить время на подготовку экземпляров рассылаемого документа, адресат можно обозначить обобщенно. Это допускается, если документ адресуется нескольким однородным организациям. Если документ является ответным, первым адресатом указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов. Не допускается указывать нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа. Какое максимальное количество адресатов можно оформить на исходящем документе? Как уже говорилось выше, документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более 4 адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не пишется. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе — на каждом экземпляре указывают только одного адресата или обобщенное наименование адресатов. После отправки экземпляров документа список на рассылку помещают в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе, что избавляет организацию-отправителя от необходимости оформлять и сохранять копию каждого отправленного экземпляра с указанием конкретного адресата на ней. При рассылке одного и того же документа в копиях нескольким организациям этому документу следует присваивать один исходящий номер или каждый раз номера должны быть разные? Основной принцип регистрации — однократность. При необходимости рассылки документа в копиях нескольким организациям по установленным правилам составляется список на рассылку. При этом на каждом экземпляре рассылаемого документа проставляется один и тот же регистрационный индекс. Дата документа на указанных экземплярах также должна быть единой и соответствовать дате подписания первого экземпляра документа (подлинника). Материал опубликован частично. Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал. оформить подписку на журнал |
Это означает, что один и тот же документ должен быть зарегистрирован в организации только один раз: входящие — в день поступления, внутренние и исходящие — в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.Журнал регистрации исходящих документов
Журнал регистрации исходящих документов
|
Регистрационный номер |
Дата отправления документа |
Адресат |
Краткое содержание документа |
Кто подписал документ |
Исполнитель |
Номер дела с копией исходящего документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
>
<
WORD
ПЕЧАТЬ
ВПЕРЕД
НАЗАД
ПОИСК ПО РЕСУРСУ
Порядок обработки исходящей корреспонденции для целей делопроизводства и архивирования
Порядок обработки исходящей корреспонденции для целей хранения и архивирования
В каждом письме или меморандуме, отправляемом в архив, должен быть указан полный адрес и номер ссылки (ссылка на файл и номер фолио), а также ссылки на любую другую корреспонденцию, цитируемую в тексте письма.
Процесс
- Исходящие меморандумы также должны иметь название или тему (например, Re: Программа управления архивами и записями). «Пометки безопасности» или «конфиденциальность» печатаются на видном месте вверху и внизу каждого листа.
- Если исходящему письму или меморандуму был присвоен неправильный ссылочный код, сотрудники архива исправят ссылочный код и уведомят лицо, подготовившее его, об изменении.
- После того, как письмо или меморандум были подписаны оперативным офицером, они должны быть возвращены в архив для отправки.
Спецификации для исходящих писем
Чтобы образ правительства, отраженный в его исходящей корреспонденции, был последовательным и профессиональным, рекомендуется подготовить исходящие письма в соответствии со следующими спецификациями:
- 12 пунктов Helvetia или Times Романский шрифт. Не использовать шрифты Courier
- Напечатано на соответствующем государственном бланке.
Бланки должны быть напечатаны в метрических размерах - Поля должны быть 1 дюйм
- Должен использоваться блочный стиль
- Ссылочный номер файла должен быть указан вверху буквы
- Инициалы автора и машинистки должны стоять под блоком подписи
- Приложения, указанные ниже инициалов отправителя и машинистки
- Код заголовка файла обработки текста должен отображаться внизу страницы, когда это уместно.
Бланки должны быть напечатаны в метрических размерахКопии файлов
Копии всей исходящей корреспонденции всегда должны быть подготовлены и отправлены в архив для хранения.
Проставление букв «F/C» рядом с номером дела/кодом ссылки должно указывать на то, что документ является файловой копией исходящей корреспонденции.
Затем копия файла должна быть помещена в межведомственный почтовый конверт в лоток для документов/файлов и отправлена делопроизводителю. Не позволяйте копиям документов накапливаться в течение длительного времени перед отправкой их на хранение, так как это приведет к задержке подачи документов в архиве.
Исходящая почта и регистр исходящей корреспонденции
Подготовка писем к отправке:
Сотрудники архива несут ответственность за проверку исходящей почты, проверяя правильность имен, адресов и рекомендательных документов, а также наличие всех вложений и приложений. После того, как письмо было подписано и датировано сотрудником по действиям, оно должно быть возвращено в архив для отправки. Сотрудники отдела документации отвечают за сортировку исходящей почты по соответствующим категориям и за ведение учета того, что отправлено. В журнале исходящей корреспонденции отмечаются следующие сведения о письмах, покидающих отделение:
- серийный номер
- письмо о дате получения для отправки
- тема письма
- номер ссылки письма
- имя адресата письма
- способ отправки (лично или по почте)
Книга отправлений офис-менеджера
Письма, которые должны быть доставлены лично, регистрируются в книге отправлений.
Будут введены следующие данные:
- дата отправки письма
- номер ссылки буква
- имя помощника/мессенджера
- куда направлено (министерство/департамент/подразделение)
- имя и подпись принимающего лица и дата
Доставка почты
Отдел записей передает всю почту, готовую к отправке, офисному помощнику/курьеру вместе с книгой рассылки курьера. При доставке писем посыльный должен получить имя и подпись или инициалы лиц, которым он доставляет письма. Об этом пишется в последней графе Книги отправлений вместе с датой получения.
Способ подачи заявления
Лично, электронная почта
Контактная информация отдела
Национальный отдел управления архивами и записями
Отдел управления архивами и записями
Building Government of the Virgin Islands
Town 10 Decastro Street, Burhym Road 10, Burhym 10 Street, Burhym Road, 10, Burhym Road, 10, Burhym Street, 10 , Tortola
Virgin Islands, VG1110
Часы работы: с 9:00 до 16:00
Адрес электронной почты: nationalarchives_info@gov.
vg
Контактная форма
(284) 468-3044
Mail Interceptors and Observers for Logging and Development
Что такое Mail Interceptor?
При использовании ActionMailer в Rails есть способ подключиться к исходящему сообщению после вызова метода «доставки», но до его фактической отправки агентам доставки. Вы можете думать об этих перехватчиках как о фильтрах перед действиями в контроллере или как о промежуточном программном обеспечении в стойке. В этом посте я расскажу о некоторых возможных вариантах использования перехватчика почты, о том, как их зарегистрировать и определить, и покажу несколько примеров возможных реализаций.
Что такое Mail Observer?
Подобно Interceptor, Observer позволяет подключиться к доставке электронной почты, с той разницей, что это происходит после доставки электронной почты. Вы можете думать о наблюдателях как о фильтрах после действия. Они позволяют записывать информацию об отправленном электронном письме, но не позволяют изменять ее (в конце концов, она уже отправлена).
Использование
Хотя я уверен, что люди использовали эти методы для некоторых довольно творческих решений, сразу приходят на ум три варианта использования. Во-первых, изменить либо сообщение, либо получателей. Думайте, занимаясь локальной разработкой, никогда не беспокоясь о том, чтобы отправить электронное письмо не тому человеку. Вы можете гарантировать, что он будет доставлен только вам. Второе возможное использование — полностью остановить доставку, возможно, в качестве отказоустойчивости, чтобы убедиться, что ваша система не рассылает кому-либо спам. Третьим может быть регистрация в базе данных исходящей почты для целей отслеживания.
Регистрация перехватчика или наблюдателя
Мне нравится регистрировать перехватчики и наблюдатели в файле инициализатора. Классы Observer должны реализовывать метод класса Delivering_email , а Классы Interceptor должны реализовывать метод уровня класса Delivering_email .
Оба эти метода принимают один параметр, который является экземпляром Mail::Message .
# config/initializers/action_mailer.rb
ActionMailer::Base.register_interceptor(MailThrottleInterceptor)
ActionMailer::Base.register_observer(MailLoggerObserver)
Изменение сообщения или получателей
Если вам необходимо внести какие-либо изменения, вам потребуется использовать Interceptor. Это пример того, как вы можете убедиться, что он будет отправлять электронные письма только вам при локальной разработке. Вы также можете внедрить окружение в тему письма, чтобы узнать, откуда оно пришло.
class MailDevelopmentInterceptor
def self.delivering_email(mail)
if Rails.env.development?
mail.to = "[email protected]"
mail.cc = nil
mail.bcc = nil
end
end
end
End
ты изменение данных до их доставки, должен быть Interceptor.
Здесь вы можете получить доступ к методу Perform_Deliveries и при необходимости установить для него значение false. Скажем, потому что ваша система определила, что вы отправляете слишком много писем определенному пользователю.Вы также можете вызвать исключение вместо изменения метода Perform_Deliveries , как я сделал ниже.
класс MailThrottleInterceptor
def self.delivering_email(mail)
если не доставить?(mail)
mail.perform_deliveries = false
end
end
5
5
5
5
.доставить?
# Независимо от того, какая логика необходима для определения
false
end
end
Регистрация данных
Регистрация данных может выполняться в Observer, поскольку вам не нужно ничего изменять в исходящем сообщении, и вы хотите запустить его только после того, как электронная почта будет доставлена. Имейте в виду, что наблюдатели должны реализовать метод Delivered_email , который отличается от Interceptors.
Об авторе