Журнал исходящей корреспонденции: Журнал регистрации исходящих документов, «Кадры в порядке»

Журнал исходящей корреспонденции: Журнал регистрации исходящих документов, «Кадры в порядке»

Журнал регистрации исходящих документов, «Кадры в порядке»

Журнал регистрации исходящих документов — применяется для регистрации  документов, отправляемых корреспондентам из организации.

Вид основного раздела журнала:

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Документы нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер документа заносится в графу 1.  

Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. 

Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2013). 

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3. 

Краткое содержание или Заголовок документа обычно указывается вначале текста исходящего документа. К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять. Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ. Заголовок или краткое содержание также пишется в журнале в графе 3. 

Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно. 

В графе 5 указывается количество листов в документе. Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15. Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом:

Приложение: на 15 л. в 1 экз. 

В графе 6 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх. № документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров. 
Например:
• Директору ЗАО «Перспектива» И.А.Максимову – Исх.№ 165 / экз.1.
• Заместителю директора ОАО НПО «Альтернатива» – Исх.№ 165 / экз.2.
• Директору ООО «Прогресс» И.И.Пионерскому – Исх.№ 165 / экз.3.

Исполнитель — сотрудник, ответственный за письмо. Он работал с контрагентом, писал письмо, подписывал его у директора. Как правило, он и приносит документ на регистрацию. В графу 7 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение 

исполнителя документа.

В графе 8 ставится отметка о способе отправки документа. Основные способы отправки: по почте, по электронной почте, факсом, телефонограммой, курьером. Письмо может также забрать представитель получателя — естественно, под роспись, что тоже нужно указать в графе «способ отправки». 

В графе 9 отмечаем дату, когда документ был фактичестки отправлен.  

Если есть возможность узнать входящий номер, который получило письмо у адресата, это нужно сделать и зафиксировать его в графе 10. 

В графе 11 можно указать дополнительную информацию, относящуюся к данному документу – отметка об исполнении, полученном ответе, о возврате недоставленного документа и пр. 

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004

контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Журнал регистрации исходящих документов: Скачать бесплатно образец

Характеристики товара

• Бренд: Кадры в порядке
• Артикул: ОД-07
• Тип: журнал
• Область применения: Общее делопроизводство
• Комплект: N
• Количество в упаковке: 1
• Формат: А4
• Количество листов:
  32
• Ориентация: вертикальная
• Тип обложки: мягкая
• Материал обложки: золотистый картон
• Съёмная обложка: Есть
• Количество страниц: 64
• Нумерация страниц: да
• Тип бумаги: офсетная
• Плотность бумаги: 80 г/м2
• Печать: цифровая
• Рабочая поверхность листа: двусторонняя
• Тип крепления: скрепки
• Прошнурован: Да
• Тип шнуровки: Лента
• Опломбирован: Да
• Тип пломбы: Номерная голографическая
• Вес (грамм): 200
• Длина (мм): 288
• Ширина (мм): 210
• Высота (мм): 6
• Толщина (мм): 6
• Цвет : золотистый
• Страна изготовитель: Россия

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции — Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения об исходящих документах, отправляемых корреспондентам из организации.

---

Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения (оформления).

Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации.

Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1 (см. Приложение). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2012).

Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер документа – это порядковый номер документа в пределах календарного года и заносится в графу 2 (см.

Приложение). Например, исх. №165.

Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Регистрация документа осуществляется в день его подписания или утверждения.

Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов – отчетов, справок о выполнении поступивших поручений.

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3 (см. Приложение).

Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, куда был направлен документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).

Заголовок документа – краткое содержание документа, который указывается вначале текса исходящего документа. К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять. Заголовок или краткое содержание пишется в журнале в графе 5 (см. Приложение). Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ.

В графе 6 указывается количество листов в документе. Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15. Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом: Приложение: на 15 л. в 1 экз. только в адрес. Если не хватает в документе или в приложении какого- либо листа, уточняется у исполнителя и возвращается на доработку.

В графе 7 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх. № документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров. Например:
Директору ООО «Ромашка» И.И.Иванову – 1 экз.
Директору ЗАО «Ритм» И.А.Петрову – 2 экз.
Заместителю директора ОАО НПО «КАМАЗ» – 3 экз.
На каждом документе ставится исходящий номер документа и соответствующий экземпляр.

В графе 8 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение исполнителя документа.

В графе журнала 9 примечание можно указать, например, каким образом направлен документ (Почтой России, срочной экспресс-почтой, курьером или нарочным и т.п.). Можно отметить, если письмо направлялось заказным с уведомлением о вручении, когда было получено уведомление и число вручения корреспонденту. Полученное уведомление о вручении письма адресату, необходимо отдать исполнителю документа, чтобы тот подшил его в дело к копии отправленного письма.

Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверт. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направленные разными структурными подразделениями в один адрес, допускается вкладывать в один конверт.

Полезная статья? Да / Нет

Как проверить, получает ли ваш сервер исходящую электронную почту

Проверка связи » Устранение неполадок исходящей почты

Исходящая электронная почта получена SMTP-сервером Xeams, и связь между клиентом и сервером регистрируется в файле SMTPConversation. log.

Изучите файлы журнала

Каждый файл журнала в Xeams хранится в журналах папку вне каталога установки. Это обычные текстовые файлы и, следовательно, вы можете использовать любой редактор для просмотра их содержимого. Однако, Консоль администратора предлагает лучший способ. Следующие шаги показывают, как просмотреть содержимое файла журнала.

Предположение

• Предположим, что адрес электронной почты отправителя — Mary@Yourcompany
• Предположим, что получатель — [email protected]

Шаги

• . Выберите SMTPConversation.log, если вы используете SMTP-сервер, или SMTPProxyConversation.log, если вы используете прокси-сервер SMTP. Если вы не видите эти файлы, включите ведение журнала для этих типов.
• Введите [email protected] для строки фильтра
• Если сервер Джона пытался отправить электронное письмо, вы увидите аналогичный журнал.

  16.03.2007 13:44:15,364 - [ 123456] C --> ПОЧТА ОТ:@businesspartner.com>

  В приведенном выше примере номер 123456 соответствует идентификатору электронной почты. Этот идентификатор электронной почты используется для уникальной идентификации сообщения в системе. Этот идентификатор генерируется, даже если письмо не принято системой.

• Нажмите кнопку «Назад» в браузере, введите 123456 в строке поиска и нажмите «Продолжить».
• Теперь вы должны увидеть журнал всей связи, который должен выглядеть примерно так, как показано ниже.

  16.03.2007 13:44:14,004 - [ 123456] ************ Новое подключение от: 201.3.65.6
16.03.2007 13:44:14,864 - [ 123456] C - -> HELO mail.businesspartner.com
2007-03-16 13:44:14,864 - [ 123456] S <-- 250 201.38.165.6. Пожалуйста, до встречи
2007-03-16 13:44:15,364 - [ 123456] C --> ПОЧТА ОТ:
2007-03-16 13:44:15,364 - [ 123456] S <-- 250 OK
16.03.2007 13:44:15,864 - [ 123456] C --> RCPT TO:
16. 03.2007 13:44:15,864 - [ 123456] S <-- 250 OK
16.03.2007 13 :44:16,332 - [ 123456] C --> DATA
16 марта 2007 г. 13:44:16,332 - [ 123456] S <-- 354 Начать ввод почты; закончить с .
16.03.2007 13:44:18,973 - [ 123456] S <-- 250 2.6.0 Почта в очереди на доставку 03-16 13:44:19,832 - [ 123456] S <-- 221 До свидания. Надеюсь увидеть вас снова
16.03.2007 13:44:19,832 - [ 123456] ~~~~~~~~~~~~ Соединение прекращено (5828:999999)
@yourcompany.com>@businesspartner.com>

  Каждая строка содержащий C —> отправляется с сервера отправителя, а строки, содержащие S —>, являются ответом, отправленным Xeams. Если вы видите строку, содержащую команду DATA, это означает, что сервер Джона начал отправлять сообщение. В ответ на команду DATA Xeams должен отправить 250 2.6.0 Queued mail для доставки. Если вы видите эти строки, это означает, что Xeams принял сообщение от сервер Джона. Если вы не видите этих строк, сервер отправителя следует повторить попытку отправки сообщения.

linux — Мониторинг доставки исходящей почты Postfix

спросил 8 лет, 9 месяцев назад

Изменено 1 год, 8 месяцев назад

Просмотрено 45 тысяч раз

Я использую GNU Mailman с Postfix для запуска списка рассылки и хотел бы контролировать доставку исходящей почты, то есть: для каждого письма, отправленного из списка, проверить, был ли ответ на сообщение 250 (ОК), и если нет, сообщите мне.

А пока я делаю по-быстрому:

 # cat /var/log/syslog | grep "smtp.*to=.*" | греп -v 250
 

Есть ли простой способ контролировать вывод smtpd?

• Linux
• дисплей
• smtp
• постфикс
• системный журнал

2

Нет возможности контролировать отправленные письма чистым способом. Вы можете получить информацию только из почтового журнала postfix.

Вот пример:

 log='файл журнала постфикса'
grep "статус=отправлено" $log | \
egrep -ve 'postfix/(cleanup|pickup|master|qmgr|smtpd|local|pipe)'
 

А также избегайте журналов для dkim и т. д. Если вам нужно подсчитать количество писем, то в конце добавьте wc -l .

Как насчет:

 multitail -eX "smtp.*to=<(.*)>.*sent.*250" './bin/received' -f /var/log/maillog
 

./bin/received — это сценарий оболочки, который получает адрес электронной почты получателя в качестве параметра и что-то с ним делает.

попробуйте это

 cat /var/log/maillog |grep -v "relay=local" |grep "relay=" |grep "status=sent"
 

вы найдете очень полезную информацию здесь http://en.redinskala.com/postfix-maillog-interpretation/

1

Я наблюдаю за тем, кто отправляет электронную почту через мой сервер, с помощью этого:

 tail -f /var/log/mail.