Журнал кадровых приказов образец: Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Журнал кадровых приказов образец: Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности 2020 и 2021

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

• возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
• возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
• придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

• вопросы хозяйственной деятельности;
• систему планирования;
• порядок и структуру отчетности;
• выстраивание стратегии продаж;
• задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

• назначении директора;
• создании филиала;
• введении штатного расписания;
• утверждении правил трудового распорядка;
• обеспечении коммерческой тайны;
• проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Содержание граф примерно следующее:

1. Порядковый номер документа.
2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

• исправлений;
• подчисток;
• необоснованных зачеркиваний;
• откорректированных записей;
• разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

---

Образец книги регистрации приказов по основной деятельности

Образец заполнения

Правовые документы

Журнал регистрации приказов по организации

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Журнал регистрации приказов по организации (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Журнал регистрации приказов по организации

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Журнал регистрации приказов по организации Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы8. Журнал регистрации приказов по личному составу. Необязательный документ. Однако его ведение в организации позволит систематизировать приказы, отследить дату их издания, сохранить непрерывность текущих номеров в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего хранения, а также если приказы могут одновременно издаваться разными структурными подразделениями. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
«Кадровое делопроизводство»
(4-е издание, переработанное и дополненное)
(Семенихин В.

В.)
(«ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2019)На вопрос в скольких экземплярах оформляется приказ на командировку, следует сказать, что обычно делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо организации. При этом небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре — в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в журнале приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации, второй — для отдела кадров, третий — для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении, где работают командированные лица.

Нормативные акты: Журнал регистрации приказов по организации

Как заполнить и вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?

Юридическая консультация

>

Трудовое право

>

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.

Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования

Юридическая сторона

Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.

Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Есть ли необходимость в ведении?

Журналы хранятся 5 или 75 лет

Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.

Письменно или в электронном виде?

Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.

В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.

Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

• о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
• о командировании работников;
• журналы отпусков;
• о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

Порядок работы с журналом

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

• грамотное построение делопроизводства;
• ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
• надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Видео (кликните для воспроизведения).

Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

[1]

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

1. инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
2. номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Кто несет ответственность?

Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

• Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
• Приказы по работе администрации.
• Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования . Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.
• Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

[2]

Необходимые пункты

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

• порядковый номер,
• дата приказа,
• номер распоряжения,
• основное содержание приказа,
• сотрудник,
• табельный номер,
• основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

1. кто подписал приказ,
2. кто исполняет приказ,
3. куда передали приказ,
4. расписка о получении, дата,
5. отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия

№ п/п	Дата	Номер приказа	Разновидность приказа	Сотрудник	Табельный номер приказа	Основание
100	3.05.2014	20-лс	Перевод на другую должность	Иванов Иван Иванович	28394	Дополнительное соглашение   № 5 от 29.04.2014 к трудовому договору № 74 от 1.01.2012
101	3.05.2014	21-лс	Прием на работу	Орлова Ольга Павловна	30492	Заявление
102	3.05.2014	22-лс	Прием на работу	Антонов Петр Николаевич	67540	Заявление

Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25. 08.2010 № 558.

[3]

В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:

• о приеме на работу;
• об оплате труда;
• о совмещении профессий;
• о повышении квалификации;
• о смене фамилии сотрудника;
• о длительных командировках.
• о поощрении персонала;
• об отпусках
• о дежурстве;
• о переводе;
• об увольнении работника

В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:

1. о дежурствах,
2. об учебных и очередных отпусках,
3. о непродолжительных командировках,
4. о дисциплинарных взысканиях

Как регистрировать приказы задним числом

Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства

Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.

Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:

1. Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
2. Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.

Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование.

С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

1. О.Ю. Свиридов Деньги, кредит, банки / О.Ю. Свиридов. — М.: Издательский центр «МарТ», ИКЦ «МарТ», 2004. — 480 c.
2. Ивасенко, А.Г. Денежное обращение и кредит России / А.Г. Ивасенко. — М.: Феникс, 2015. — 675 c.
3. Деньги, кредит, банки / Под редакцией Г.Н. Белоглазовой. — М.: Юрайт, 2016. — 624 c.

Как заполнить и вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?

Оценка 5 проголосовавших: 1

Здравствуйте! Представляюсь на нашем ресурсе. Я Виктор Серов. В настоящее время я уже более 10 лет работаю юристом. В настоящее время являюсь специалистом в этом направлении, хочу научить всех посетителей сайта решать сложные и не очень задачи.
Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести как можно доступнее всю нужную информацию. Перед применением описанного на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация с профессионалами.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности: реестр, образец, форма

Каждый руководитель фирмы рано или поздно задумывается над вопросом о правильной, удобной систематизации и хранении имеющейся документации. Согласно закону об архивном деле Российской Федерации, определены разные сроки хранения документов.

Например, некоторые распоряжения по административно-хозяйственной деятельности действительны 5 лет, приказы по личному составу рассчитаны на хранение в течение 75 лет. Это является главной причиной, почему так важно разделять всю документацию по разным регистрационным изданиям.

Содержание статьи

Что это такое

Названное издание предназначено для записи сведений всех распоряжений организации.  Иначе говоря, в журнале регистрируются приказы, устанавливающие нормы трудовой функции как рядовых сотрудников фирмы, так и ее руководства.

На данный момент нет единой общепринятой формы документа, каждая организация имеет право структурировать его по своему усмотрению. Как правило, основными составляющими такого издания являются:

Титульный лист. На нем расположены:

• наименование организации;
• название документа;
• дата начала ведения;
• дата окончания заполнения.

Раздел с указанием списка сотрудников, на которых возлагается ответственность за работу с журналом. Здесь фиксируются:

• Ф.И.О., должности ответственных лиц;
• ссылки на документы, где прописаны обязанности закрепленных за изданием сотрудников;
• их подписи, подтверждающие ведение журнала в определенный период времени.

Основной раздел. Он предназначен для регистрации распоряжений, включает в себя:

• порядковый номер приказа;
• номер, название и дату регистрируемого документа;
• количество листов в документе;
• Ф.И.О. и должности лиц, на чью деятельность распространяется действие распоряжения.

Для чего нужен

Ведение названного журнала для каждой организации является обязательным и имеет ряд положительных факторов при систематизации, а также хранении документации:

• максимальная оптимизация работы с распорядительными документами;
• возможность оценки общего количества изданных распоряжений;
• осуществление быстрого поиска требуемого приказа;
• фиксация факта издания распоряжения и дальнейшая возможность подтверждения его юридической силы.

Этот журнал должен храниться в организации постоянно. В случае если зафиксированные в нем данные могут оказаться полезными, будут использоваться в научно — справочных целях, регистрационная книга передается на хранение в госархивы.

Какие локальные акты фиксируются

Как отмечалось ранее, в журнал вносятся сведения о распоряжениях, касающихся трудовой функции всех работников организации или руководства (например, гендиректора, заместителя директора, главного бухгалтера). Этим они отличаются от более персонифицированных приказов по личному составу.

Реестр регистрируемых приказов

Основными локальными актами, сведения о которых вносятся в журнал, являются следующие распоряжения о (об):

• назначении генерального директора;
• назначении главного бухгалтера;
• утверждении логотипа;
• утверждении или изменении структуры организации;
• обеспечении сохранности коммерческой тайны;
• утверждении штатного расписания;
• установлении режима работы и внутреннего трудового распорядка;
• утверждении положений, правил, инструкций, иных нормативных документов;
• планировании основной деятельности фирмы и надлежащем контроле над ней и т.д.

Отдельно стоит выделить группу распоряжений со сроком хранения менее 5 лет о:

• дисциплинарных взысканиях;
• праздничных днях;
• ежегодных оплачиваемых отпусках;
• краткосрочных командировках и т.д.

Типовая форма

Регистрационный документ может быть оформлен не только как бумажный носитель. Допускается также использование электронной формы.

При заполнении бумажного варианта стоит помнить некоторые правила:

• все листы должны быть пронумерованы, документ полностью прошит, скреплен печатью фирмы;
• на прошивку должна быть нанесена наклейка с указанием: количества имеющихся листов, Ф.И.О. и должности заверителя (руководителя фирмы либо ответственного сотрудника, назначенного отдельным приказом), подписи заверителя.

Кроме того, на наклейку наносится печать фирмы, скрепляющая надпись.

Также журнал можно вести и в электронном варианте с помощью специальных программ. В таком случае назначенным сотрудникам стоит помнить о соблюдении сроков хранения документа, установленными законодательством (п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования<…>, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Электронная форма документа может ускорить процесс поиска нужного распоряжения, подобный вариант эффективен при текучести кадров и значительном документообороте.

Шаблон журнала

Типовая форма издания не регламентирована законом, допустимо любое количество колонок, требований к необходимым сведениям регистрируемого распоряжения. Примерный план составленного журнала выглядит следующим образом:

Дата приказа	Регистрационный номер приказа	Наименование приказа	Кем подписан приказ	Исполнитель	Куда передан приказ	С приказом ознакомлен (дата, подпись)	Отметка об исполнении и направлении в дело
1	2	3	4	5	6	7	8

Приобрести подобное издание можно и в книжном магазине. Готовый экземпляр уже содержит в себе разработанный удобный формат, что позволит сэкономить время на его составлении.

Нормативная регламентация

Большинство руководителей считают ведение регистрационного документа  необязательным, что в корне ошибочно. Наличие у организации журнала регламентировано законом (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).

Видео, на котором рассказывается о сроках хранения и учете кадровых приказов.

Ответственное лицо за ведение документа

Назначение лица, отвечающего за хранение, ведение регистрационной книги, немаловажно. Как правило, ответственным становится сотрудник, назначенный отдельным распоряжением. Однако, часто такая обязанность возлагается на плечи специалиста по кадровому делопроизводству.

Подобная трудовая функция прописана в должностной инструкции, с которой он может быть ознакомлен при приеме на работу. В случае длительного отпуска специалиста кадрового отдела, за работой с  журналом закрепляется другой сотрудник, на которого издается соответствующее распоряжение.

Основные правила

Ранее уже говорилось об отсутствии общепринятой формы издания, однако, необходимо придерживаться некоторых правил при ведении:

• на титульном листе должны быть отмечены реквизиты фирмы, даты начала, окончания заполнения документа, соответствующий номер, информация об ответственном за журнал сотруднике, срок хранения документа (5 или 75 лет).
• нельзя забывать и о литерах, присвоенных каждому приказу: ЛС – для документов, которые необходимо хранить 75 лет, К – для всех остальных распоряжений, подлежащих учету;
• нумерация листов должна строиться по порядку, запрещается вырывать листы из журнала;
• не рекомендуется вносить данные о распоряжениях «задним числом». Это возможно лишь с составленной объяснительной запиской на имя руководителя организации, где поясняются причины сложившихся обстоятельств.
• какие-либо исправления вносятся последовательной нумерацией с обязательным указанием основания его внесения;
• заполнение регистрационной книги должно производиться ручкой одного цвета — черного или синего;
• не рекомендуются любые зачёркивания, корректировки, штриховки;
• данное регистрационное издание относится к документации, предназначенной исключительно для внутренней эксплуатации в организации. Ознакомиться с его содержанием возможно исключительно в присутствии закрепленного за ним сотрудника.

Правильное ведение регистрационной книги дает возможность упорядочить реестр имеющейся документации с различными сроками хранения, а также держать под контролем количественные показатели издаваемых приказов.

Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде, если номера приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С?

Ответ:

Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде не установлена. Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно.

Обоснование:

Согласно

п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их ведение для организаций в бумажном виде обязательно:

форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (утв. Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141) и др.

Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнала учета отпусков) законодательно не утверждена. Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.

Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации. В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.

Отметим, что организации необходимо учитывать сроки хранения книг и журналов кадрового учета, которые установлены

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

 

Е.А.Чершинцева

Национальный исследовательский

университет «Высшая школа экономики»

Журнал регистрации приказов по предприятию. Журнал регистрации приказов образец бланк. Как заполнить и его образец

Применяется для регистрации приказов, образующихся в деятельности организации и имеющих общее значение для организации в целом.

Пример заполнения основного раздела журнала:

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

В отличие от приказов по личному составу и кадровых приказов, содержание приказа по основной деятельности относится не к конкретному сотруднику, а к организации в целом.

Приказами по основной деятельности являются следующие приказы:

• Приказ О назначении Генерального директора
• Приказ О создании обособленного подразделения
• Приказ Об утверждении штатного расписания
• Приказ Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка
• Приказ О введении безналичной формы оплаты труда
• Приказ Об обеспечении охраны коммерческой тайны
• Приказ Об установлении полной коллективной материальной ответственности
• Приказ О сокращении численности и штата
• Приказ Об утверждении формы расчетного листка
• и др.

Срок хранения Приказов по основной деятельности — постоянно .

Следует также отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности , а не по личному составу.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации , формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно , а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет .

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по основной деятельности не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации приказов по основной деятельности установлен срок хранения постоянно .

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.

ФАЙЛЫ

Обязанности

Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:

• Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
• Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
• Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.

Функционал

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

• Документы о назначении руководителя на свою должность.
• Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
• Документы относительно .
• Документы о трудовом распорядке.
• Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

• Хозяйственной деятельности компании.
• Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
• Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Элементы

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

• Наименование документа.
• Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
• Если есть, то наименование структурного подразделения.
• Номер дела по номенклатуре и номер тома.
• Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
• Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

Вложенные страницы содержат две таблицы.

1. Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
2. Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

Графы обеих следует заполнять. Они включают:

• Порядковые номера регистрируемых документов.
• Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
• Номера приказов по основной деятельности.
• Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
• Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
• ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.

Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

Возможно ли вести электронный журнал

В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:

• Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
• Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Срок хранения

Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.

В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

Фиксация и учет всех приказов, изданных по организации, ведется в специальном журнале регистрации. В статье рассказывается, как правильно оформить и вести журнал регистрации приказов в 2018 году.

Из статьи вы узнаете:

Назначение журнала регистрации приказов

Назначение и порядок ведения журнала регистрации приказов удобнее всего рассмотреть на примере ведения журнала регистрации приказов по личному составу.

Порядок учета приказов в организации регламентируется Постановлением Росархива от 6 сентября 2000 года. Порядок учета кадровой документации, к которой и относятся приказы по личному составу, регулируется ст. 358 этого Постановления. В частности, в данном нормативном акте есть пункт, предписывающий вести учет кадровой документации (в т.ч. приказов) отдельно ото всей прочей документации компании. На практике это означает, что в каждой фирме должен быть создан специальный Журнал регистрации приказов по личному составу.

В 2018 году не планируется введение унифицированной формы ведения данного журнала. В связи с этим, как и ранее, каждая организация вправе на свое усмотрение и в соответствии со спецификой своей деятельности разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант данного документа.

Если форма журнала остается свободной, то сроки хранения данного документа подлежат строгой регламентации и не могут быть установлены самостоятельно. Срок хранения обусловлен типом приказа и может варьироваться в широком диапазоне — от 5 лет до 75.

В данном случае представляется целесообразным иметь на вооружении несколько журналов для приказов с разными сроками хранения.

В одном, срок хранения которого равен 75 годам, будут фиксироваться приказы: о приеме на работу; о перемещении; о совмещении; о переводе; об увольнении; об аттестации, повышении квалификации об изменении фамилии; о поощрении, награждении; об оплате труда, премировании, различных выплатах; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; об отпусках по уходу за ребенком; об отпусках без сохранения содержания о дежурстве по профилю основной деятельности; о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Как правильно оформляется и ведется книга приказов

Свободная форма ведения рассматриваемого журнла не отменят необходимость строгого соблюдения базовых правил оформления документации подобного рода.

В частности, обложка данного документа должна содержать даты, когда он был начат и окончен. Индекс журнала должен соответствовать принятой в организации номенклатуре дел. Разумеется, что данная информация должна быть размещена на обложке журнала.

Есть три общепринятых способа указания информации о работнике, ответственным за надлежащее ведение и хранение книги учета. Первый вариант — это размещение данных о нем на титульном листе журнала, либо на его обороте.

Второй вариант — это размещение данных об ответственном лице самом конце журнала, т.е. на его последней странице.

Третий вариант — данные сведения находятся внизу каждой страницы документа. Если вы создаете электронный журнал учета, то можно просто внести эту информацию в нижний колонтитул страницы:

Журнал учета приказов относится к категории документации строгой отчетности. В связи с этим для него существуют особые правила оформления, предотвращающие возможность извлечения, перемещения или вставки новых страниц.

Образец Журнала регистрации приказов по личному составу представлен ниже:

Защита журнала обеспечивается двумя способами — нумерация страниц и их шнуровка. Следущий этап обеспечения надлежащей защиты — скрепление шнуровки мастичной или сургучной печатью и заверение журнала подписью генерального директора или заместителя директора по персоналу (начальника отдела кадров и т.п.

Подробнее о журнале регистрации личных приказов читайте в статье .

Иногда печать заменяют наклейкой с оттиском основной печати фирмы или печати отдела кадров.

Заверительная запись, приведенная ниже, размещается на последней странице журнал (если выбран вариант зашиты с наклейкой):

Стандартом ведения журнала является полное указание фамилий, имен и отчеств всех лиц, упоминаемых в содержательной части документа. Штатное расписание компании служит стандартом, согласно которому указывается должность, специальность или профессия сотрудников, упоминаемых в журнале .

Неверно сделанные записи запрещается стирать, подчищать или замазывать специальными средствами.

Одна аккуратная черта, зачеркивающая неверный текст, но не исключающая возможность его прочтения — это тот способ, который допускается использовать в случае возникновения необходимости внести исправления в записи журнала. Корректный текст вносится в ту же графу. Графу «Примечания» необходимо сразу внести в проект журнала,и в том, случае, если в тексте имеются исправления, в данной графе нужно написать следующий текст:

«Документация внутреннего пользования» — так называется категория деловых бумаг, к которой относится рассматриваемый нами журнал. Что это означает на практике?

Это означает, что доступ к данному документу имеют только работники отдела кадров фирмы. Специальное распоряжение начальника данного отдела позволяет передавать данную книгу работникам других отделов внутри предприятия. С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, ответственного за ведение данного документа.

Актуальность, точность и корректность информации, содержащейся в журнале, обеспечивается регулярными проверками, осуществляемыми руководителем кадровой службы. Частота проверок регламентируется специальными локальным нормативными актами конкретной организации.

Лицо, ответственное за ведение журнала, является также ответственным за его хранение. На лицевой стороне титульного листа размещается запись, удостоверяющая факт его закрытия.

Скачать образец журнала регистрации приказов и получить информацию о ведении журнала регистрации приказов можно в статье .

Порядок регистрации приказов

Выше мы уже отмечали, что единый стандартный порядок внесения записей в журнал законодательством не регламентирован. На практике сложилась типовая последовательность действий, придерживаясь которой вы сможете быть уверены в полноте вносимых данных:

Вносим номер приказа. Как правило, этот номер присваивается документу в момент регистрации . Он состоит из цифр и букв. Конечно, порядок присвоения номеров в организации может быть любой, но наиболее распространена буквенно-цифровая система индексации. Номер вносится в графу 1.

Когда объем кадровый документов достаточно велик, целесообразно сразу разработать систему индексации приказов по личному составу и добавить к индексу приказа соответствующую букву. Например, если приказ касается движения кадров (прием на работу, увольнение, сокращение, перевод на другую должность), то к индексу добавляется буква «к» (кадровый) или «лс» (личный состав), Если приказ связан с отпусками, то добавляется отметка «о», с командировками — «км», с поощрениями -«п», взысканиями «в» и т.д.

Вносим название документа в графу 2.

Проставляем дату в графу 3. Дата издания документа считается число, когда он был подписан генеральным директором фирмы.

Указываем вид документа. Эти данные вносят в графу 4. Вид приказа определяется тем вопросом, по которому он был издан (прием на работу, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и т.д.)

Заносим данные на сотрудника, которого данный приказ касается. Эти данные занимаются графы с 5 по 8.

Даем краткое содержание бумаги. Как правило, заголовок приказа отражает его краткое содержание. Его вносим в графу 9.

Вносим основание документа в графу 10. Основанием приказа является инициативный документ, послуживший причиной его издания. Например, заявление сотрудника или распоряжение руководства.

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

• “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
• “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
• “КМ” – приказы по командировкам работников.
• “К” – кадровые.
• “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Требования к оформлению журнала

Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

• Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
• Номер приказа и его дата издания.
• Вид приказа (Перемещение, и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
• ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
• Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
• Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Ведение журнала в электронном виде

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Тема сложная и интересная. Я и сама не так давно в ней разобралась. Раньше, например, думала, что гриф «Для служебного пользования» может применяться во всех организациях. Оказалось, нет.

Правила применения грифа ограничения доступа есть и они меняются, в связи с введением новых нормативных актов. Например, статья 139 ГК РФ «О служебной и коммерческой тайне» утратила силу. Теперь действуют ФЗ «О коммерческой тайне» и «Положение о порядке обращения со служебной информацией» (ссылки ниже). А методические рекомендации к ГОСТ Р 7.0.97 -2016 наконец разъяснили правила оформления грифа. И это порадовало.

Давайте разберемся какие бывают грифы ограничения доступа и в каких случаях их нужно применять.

Гриф ограничения доступа — это реквизит документа, который ограничивает распространение информации. Его применяют при оформлении конфиденциального документа. Именно это и отличает конфиденциальный документ от обычного.

Конфиденциальный документ — носитель документированной информации, оформленный определенным образом и содержащий сведения, которые относятся к коммерческой, служебной или иной тайне, доступ к которому охраняется законодательством и его обладателем.

Конфиденциальная информация отличается от конфиденциального документа тем, что может быть и устной. А устную информацию контролировать довольно трудно. С материальными носителями все проще. Поэтому для документов, флешек, дисков существует гриф ограничения доступа.

Работодатель сам решает (кроме гостайны) какую информацию следует отнести к конфиденциальной, но это не должно противоречить законодательству. Поэтому нужно сначала изучить нормативные акты по этому вопросу.

После изучения нормативных документов работодатель должен решить какой гриф(ы) ограничения доступа будет использоваться в организации и будет ли. Затем правила работы с конфиденциальной информацией и использования грифа следует закрепить в нормативных документах организации. Тогда сотрудники будут знать какая информация относится к конфиденциальной и как с ней работать.

Виды грифов ограничения доступа:

«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» .
Использование этих грифов допускается только для засекречивания информации, составляющей государственную тайну. Применяется в основном в государственных организациях или организациях, осуществляющих государственное управление. Правила отнесения сведений к гостайне определяет Правительство Российской Федерации.

Совершенно секретно
Экз.№ 1

Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

«Для служебного пользования» .
Используется для работы со служебной информации ограниченного распространения (служебная тайна). Этот гриф используется только в федеральных органах исполнительной власти для работы с информацией, которую можно отнести к несекретной.

Какую информацию отнести к несекретной определяет исполнитель и должностное лицо, подписывающее документ. Они несут ответственность за обоснованность этого решения и за соблюдение ограничений в отношении этой информации.

Для служебного пользования
Экз.№ 1

«Коммерческая тайна»
Используется для информации, которая позволяет организации увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке и получить коммерческие выгоды.

Коммерческая тайна
Акционерное общество
«ИнтелИнвест»
Норвежская ул., д. 24,
г. Казань, 657533

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

«Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация»
Если в организации есть конфиденциальные документы, которые не отвечают признакам какой-либо тайны, то организация вправе сама определить форму грифа. Например, ввести гриф «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация».

Конфиденциально
Экз.№ 2

Это самые распространенные грифы ограничения доступа. Организация также может установить грифы, связанные с профессиональной деятельностью — «Банковская тайна», «Налоговая тайна», «Врачебная тайна» и другие. На практике встречается и гриф «Персональные данные», но в 80% случаях для ограничения доступа к этой информации организации используют гриф «Конфиденциально».

журналы учета, Комментарий, разъяснение, статья от 01 июля 2011 года

Кадровое делопроизводство: журналы учета

Российский бухгалтер, N 7, 2011 год
Ольга Берг,
эксперт журнала

Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном ниже материале.

Журналы учета приема, перевода, увольнения работников

Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Например, журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.

Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме.

С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.

____________________________________________________ (наименование организации) ОТДЕЛ КАДРОВ ЖУРНАЛ УЧЕТА______________________________________ Начат » __» _______________ 20 ___ г. Окончен «__» ______________ 20 ___ г.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.

Форма подачи таких сведений следующая.

Лицо, ответственное за ведение журнала
должность	фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:

1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.

2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью		листов

Начальник отдела кадров
(подпись)		(расшифровка подписи)

«___» _______________ 20__г.


Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе 6
(подпись)		(расшифровка подписи)

00.00.0000


Если графа «Примечание» в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись N ___ в графе N ___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6 октября 2000 года, установлены следующие сроки хранения:

Наименование	Срок хранения
Книги, журналы приема, перемещения (первода), увольнения работников	75 лет

Журнал учета приема работников

N п/п	ФИО	Табельный номер	Дата поступления на работу	Структурное подразделение	Должность (профессия)	Трудовой договор, приказ о приеме (дата, номер)
1	2	3	4	5	6	7
12	Тищенко Ольга Николаевна	34	13.09.2010	отдел сбыта	менеджер	Трудовой договор от 13.09.2010 N 75-ТД, Приказ от 13.09.2010 N 56-ок
13	Корнев Владимир Алексеевич	35	20.09.2010	секретариат	делопроизво-дитель	Трудовой договор от 20.09.2010 N 76-ТД, Приказ от 12.09.2010 N 57-ок

Журнал учета перевода работников

N п/п	ФИО	До перевода			Дата перевода	После перевода
		табель- ный номер	должность (профессия)	структурное подразделение		табель- ный номер	должность (профессия)	структурное подразделение
1	2	3	4	5	6	7	8	9
41	Лещев Евгений Сергеевич	65	кладовщик

Журнал закупок — пояснение, формат, пример

Определение и объяснение

Журнал покупок (также известный как книга покупок и дневная книга покупок ) — это специальный журнал, используемый предприятиями для записи всех покупок в кредит. Все покупки за наличные регистрируются в другом специальном журнале, известном как журнал денежных выплат или журнал выплат наличными.

Когда товары и их счет-фактура получены от поставщика, ответственный персонал из отдела получения сравнивает их с копией заказа, размещенного отделом закупок.Если количество и качество товара соответствуют заказу, товар принимается и передается на склад. После этого в журнале покупок сразу же делается запись на основании информации, полученной из выставленного продавцом счета.

Счет-фактура, предоставленная поставщиком (или продавцом), известна как счет-фактура покупки или входящий счет-фактура. Обычно он предоставляет следующую информацию:

1. Номер накладной на приобретенные товары.
2. Дата составления счета-фактуры.
3. Имя, адрес, адрес электронной почты и номер телефона покупателя и продавца.
4. Правильное описание товаров, то есть количество, качество, цены и общая сумма купленных товаров.
5. Подробная информация об условиях продажи.

Форма / образец накладной

Простой счет-фактура покупки с основной информацией может выглядеть следующим образом:

Фактический формат или внешний вид счета-фактуры, выставленного продавцом, может немного отличаться от приведенного выше образца, но основная информация, представленная в нем, почти аналогична.

А Д В Е Р Т И С Е М Е Н Т

Формат журнала закупок

Количество столбцов, используемых в журнале покупок, зависит от потребностей каждого бизнеса. Обычно используемый формат приведен ниже:

Расшифровка столбцов:

1. Столбец «Дата»: Столбец «Дата» используется для записи даты получения счета-фактуры на приобретенные товары.
2. Столбец «Поставщик»: В этом столбце указано название поставщика.Некоторые предприятия также включают в этот столбец краткое описание приобретенных товаров.
3. Столбец даты счета-фактуры: Столбец даты счета-фактуры используется для записи даты, на которую счет-фактура подготовлен поставщиком.
4. Столбец «Условия оплаты»: Этот столбец используется для записи условий платежа, разрешенных поставщиком.
5. Справочный столбец: В конце каждого дня записи из журнала покупок разносятся по отдельным счетам вспомогательной книги кредиторской задолженности.Если используется компьютерное программное обеспечение, эти записи немедленно вносятся во вспомогательную бухгалтерскую книгу. Столбец «Ссылка» используется для записи номеров счетов, на которые были перенесены записи. Если учетные записи не пронумерованы, в этом столбце записывается номер страницы учетных записей.
6. Столбец «Счета к оплате»: В этом столбце записывается сумма, подлежащая оплате в счете-фактуре.
7. Столбцы товаров: Эти столбцы используются для ввода стоимости отдельных товаров, приобретенных у поставщиков, таких как инвентарь, товары для магазинов, канцелярские товары, оборудование и т. Д.Количество столбцов номенклатур, которые будут использоваться в журнале покупок, зависит от характера и требований каждого отдельного бизнеса.

А Д В Е Р Т И С Е М Е Н Т

Проводка журнала закупок в дочернюю компанию и в главную книгу

Проводка по вспомогательной книге кредиторской задолженности:

В конце дня каждая запись в журнале закупок разносится по кредиту соответствующего индивидуального счета во вспомогательной книге кредиторской задолженности.

Проводка в главную книгу:

В конце месяца (или другого подходящего периода) итоги столбца проводятся в главную книгу следующим образом:

1. Сумма столбца кредиторской задолженности кредитуется на счет кредиторской задолженности в главной книге.
2. Итого в столбце запасов проводится по счету запасов в главной книге.
3. Сумма всех других позиций проводится по соответствующим счетам в главной книге.

Рассмотрим следующий пример для лучшего понимания всего обсуждения.

Пример

В следующем примере резюмируется процедура ввода проводок в журнал покупок и последующей разноски записей в счетах вспомогательной книги кредиторской задолженности и главной книги.

Рашид Джавед (M.Com, ACMA)

Подготовка записей журнала для системы затрат на заказы на выполнение работ — Принципы бухгалтерского учета, Том 2: Управленческий учет

Хотя вы видели систему калькуляции заказов на выполнение работ, в которой используются как Т-счета, так и ведомости затрат на работы, необходимо понимать, как эти операции регистрируются в главной книге компании.

Записи журнала для переноса прямых материалов, прямого труда и накладных расходов в незавершенное производство

Dinosaur Vinyl ведет учет своего инвентаря и заказывает дополнительные запасы, которые необходимо иметь под рукой, когда производственный отдел запрашивает их. Этот инвентарь не связан с какой-либо конкретной работой, и закупки остаются в инвентаре сырья до тех пор, пока не будут назначены для конкретной работы. Например, Dinosaur Vinyl закупила дополнительно 10 000 долларов винила и 500 долларов черных чернил для оформления рекламного щита Macs & Cheese.Если покупка совершается на счету, запись выглядит следующим образом:

Как показано на (Рисунок), для производственного процесса для задания MAC001 руководитель заданий представил форму заявки на материалы на 300 долларов винилом, 100 долларов черными чернилами, 60 долларов красными чернилами и 60 долларов золотыми чернилами. Для процесса отделки для Job MAC001 было заявлено 120 долларов на прокладки и 60 долларов на отделочную древесину. Запись, отражающая эти действия:

Сотрудники производственного отдела работают над вывеской и отправляют ее в отдел отделки / сборки, когда они выполнили свою часть работы.

Прямые затраты на рабочую силу на заводе включают прямую заработную плату, выплачиваемую работникам, и все другие затраты на заработную плату, связанные с этим трудом. Как правило, это включает заработную плату, налоги с фонда заработной платы и дополнительные льготы, непосредственно связанные с этой заработной платой. Система бухгалтерского учета должна отслеживать трудозатраты и другие связанные с этим расходы, связанные с конкретной работой. Эти записи обычно хранятся в табеле учета рабочего времени, ежедневно отправляемом сотрудниками.

10 апреля табель рабочего времени на общую сумму 30 долларов записан для задания MAC001 через эту запись:

Монтажный персонал в отделе отделки / сборки выполняет задание MAC001 за два часа.Занятость записана, как показано:

Косвенные материалы также имеют форму заявки на материалы, но затраты регистрируются по-другому. Сначала они переводятся на производственные накладные расходы, а затем распределяются на незавершенное производство. Запись для учета косвенного материала — это дебет производственных накладных расходов и кредит запасов сырья.

Учет косвенных трудовых ресурсов также ведется через табели учета рабочего времени, хотя такая работа не связана напрямую с конкретной работой.Разница между прямым трудом и косвенным трудом состоит в том, что косвенный труд учитывает дебет производственных накладных расходов, а кредит относится к заработной плате предприятия.

Временные билеты

Dinosaur Vinyl показывают, что в течение этого периода были понесены косвенные затраты на рабочую силу в размере 4000 долларов США. Запись:

Dinosaur Vinyl также записывает фактические накладные расходы. Как показано на (Рисунок), накладные расходы на производство составили 21 000 долларов США. Запись для записи этих расходов увеличивает сумму накладных расходов в счете производственных накладных расходов.Запись:

Накладные расходы, применяемые к заданию MAC001, составляют 165 долларов. Процесс определения нормы расчета производственных накладных расходов был объяснен и продемонстрирован в разделе «Учет производственных накладных расходов». Запись в журнале для записи производственных накладных расходов для задания MAC001:

Запись журнала для перемещения незавершенных затрат в готовую продукцию

После завершения каждой работы и ведомости затрат на наряд-заказ делается запись для переноса общей стоимости из запасов незавершенного производства в запас готовой продукции.Общая стоимость продукта для Job MAC001 составляет 931 доллар США, а запись:

Записи журнала о включении готовой продукции в себестоимость проданной продукции

После продажи товар переходит к покупателю. Товар переводится из запасов готовой продукции в себестоимость реализованной продукции. Также делается соответствующая запись для записи продажи. Знак Job MAC001 имел продажную цену 2000 долларов и стоимость 931 доллар. Это записи для записи передачи товаров и продажи покупателю:

Полученный результат отражен в отчете о прибылях и убытках компании:

Текущие избыточные накладные расходы

В конце каждого года производственные накладные расходы анализируются, и делается корректировочная запись, чтобы избавиться от недопоставленных или перерасходованных накладных расходов.Что бы вы посоветовали компании, у которой накладные расходы превышали каждый из последних пяти лет?

Ключевые концепции и краткое изложение

• В ведомостях затрат на работу записываются затраты на материалы, оплату труда и накладные расходы для каждого задания, тогда как в журнальных записях затраты переносятся на незавершенные работы, запасы готовой продукции и стоимость проданных товаров.

(Рисунок) С какого счета дебетуется закупленное сырье в системе затрат на заказы?

1. Запасы сырья
2. Незавершенное производство инвентаря
3. Опись готовой продукции
4. Cебестоимость проданной продукции

(Рисунок) В системе затрат на выполнение заказов накладные расходы дебетуются с какого счета?

1. незавершенное производство запасов
2. Опись готовой продукции
3. накладные расходы на производство
4. Cебестоимость проданной продукции

(Рисунок) С какого счета дебетуются производственные расходы по заработной плате в системе затрат на заказы?

1. Запасы сырья
2. Незавершенное производство инвентаря
3. Опись готовой продукции
4. Cебестоимость проданной продукции

(Рисунок) С какого счета дебетуются понесенные расходы на коммунальные услуги?

1. незавершенное производство запасов
2. Опись готовой продукции
3. производственные накладные расходы
4. Cебестоимость проданной продукции

(Рисунок) С какого счета дебетуется косвенная оплата труда в системе затрат на заказы?

1. незавершенное производство запасов
2. Опись готовой продукции
3. накладные расходы на производство
4. Cебестоимость проданной продукции

(Рисунок) Сопоставьте концепцию слева с ее правильным описанием.

A. Стоимость заказа на выполнение работ	и. вычисляет накладные расходы, применяемые к каждому заданию
Б. Заявка на материалы	ii. исходный документ с указанием количества часов, отработанных сотрудником на определенных должностях
C. Избыточные накладные расходы	iii. первичный документ с указанием сырья, назначенного для конкретного производственного задания
D. заданная ставка накладных расходов	iv.система учета затрат, используемая производителями кормов для домашних животных
E. себестоимость процесса	v. Система учета затрат, используемая юридическими фирмами
F. Временной билет	vi. результат, когда фактические накладные расходы меньше суммы, назначенной для каждой конкретной работы
г. Неполные накладные расходы	vii. результат, когда фактические накладные расходы превышают сумму, назначенную для каждой конкретной работы

(Рисунок) В течение недели компания совершает следующие операции.

• Закупка запасов сырья на сумму 1000 долларов
• Назначение инвентаря сырья на сумму 500 долларов США Иову 5
• Расчет заработной платы за 20 часов с выделением 1000 долларов на работу 5
• Заводские коммунальные платежи 750 $
• Накладные расходы по ставке 10 долл. США в час

Какова стоимость задания 5 в конце недели?

(Рисунок) В течение месяца Job AB2 использовал специализированное оборудование в течение 450 часов и потратил 500 долларов на коммунальные услуги, 300 долларов на амортизацию завода и 100 долларов на налог на имущество на заводе.Подготовьте в журнале записи для следующего:

1. Запишите понесенные расходы.
2. Запишите распределение накладных расходов по заранее определенной ставке 1,50 доллара за машинный час.

(Рисунок) Работа 113 была завершена за 5000 долларов, а Работа 85 была завершена за 3000 долларов и продана за 4500 долларов. Подготовьте в журнале записи для следующего:

1. Завершение работы 113.
2. Завершение и продажа Работа 85.

(Рисунок) В индивидуальных листах вакансий компании указаны следующие расходы:

Накладные расходы применяются в 1.В 25 раз больше прямых затрат на рабочую силу. Используйте данные из ведомостей затрат для выполнения следующих задач:

1. Примените накладные расходы к каждому заданию.
2. Подготовьте запись для записи о назначении прямых материалов в незавершенное производство.
3. Подготовьте запись для записи о назначении непосредственного персонала на незавершенное производство.
4. Подготовьте запись для записи присвоения производственных накладных расходов незавершенному производству.

(Рисунок) Сводка заявок на материалы и табелей учета рабочего времени вместе с распределением накладных расходов показывает следующие затраты:

1. Подготовьте запись для записи присвоения прямого материала незавершенному производству.
2. Подготовьте запись для записи о назначении непосредственного персонала на незавершенное производство.
3. Подготовьте запись для записи присвоения производственных накладных расходов незавершенному производству.

(Рисунок) В течение недели компания совершает следующие операции.

• Закупка запасов сырья на сумму 3000 долларов
• Назначение инвентаря сырья на сумму 700 долларов США для Job 7
• Заработная плата за 10 часов и 3000 долларов назначено на задание 7
• Заводская амортизация 1750 $
• Накладные расходы по ставке 200 долл. США в час

Какова стоимость задания 7 в конце недели?

(Рисунок) В течение месяца Job Arch3 использовал специализированное оборудование в течение 350 часов и потратил 700 долларов на коммунальные услуги, 400 долларов на амортизацию завода и 200 долларов на налог на имущество на заводе.Подготовьте в журнале записи для следующего:

1. Запишите понесенные расходы.
2. Запишите распределение накладных расходов по заранее определенной ставке 1,50 доллара за машинный час.

(Рисунок) Работа 113 была завершена за 7 500 долларов, а Работа 85 была завершена за 2 300 долларов и продана за 4 500 долларов. Подготовьте в журнале записи для следующего:

1. Завершение работы 113.
2. Завершение и продажа Работа 85.

(Рисунок) В индивидуальных листах вакансий компании указаны следующие расходы:

Накладные расходы применяются в 1.В 75 раз больше прямых затрат на рабочую силу. Используйте данные из ведомостей затрат для выполнения следующих задач:

1. Примените накладные расходы к каждому заданию.
2. Подготовьте запись для записи присвоения непосредственного материала незавершенному производству.
3. Подготовьте запись для записи о назначении непосредственного персонала на незавершенное производство.
4. Подготовьте запись для записи присвоения производственных накладных расходов незавершенному производству.

(Рисунок) Сводка заявок на материалы и табелей учета рабочего времени вместе с распределением накладных расходов показывает следующие затраты:

1. Подготовьте запись для записи присвоения прямого материала незавершенному производству.
2. Подготовьте запись для записи о назначении непосредственного персонала на незавершенное производство.
3. Подготовьте запись для записи присвоения производственных накладных расходов незавершенному производству.

(Рисунок) Следующие данные обобщают операции в течение года. Подготовьте запись в журнале для каждой транзакции.

1. Закупка сырья на счету: 3000 долларов США
2. Сырье, используемое в Иове 1: 500 долларов
3. Сырье, используемое в качестве косвенного материала: 100 долларов США
4. Непосредственный труд для работы 1: 300 долларов
5. Непрямые трудозатраты: 50 долларов США
6. Коммунальные услуги на счету предприятия: 700 долларов США
7. Корректировка записи для заводской амортизации: 250 долларов
8. Производственные накладные расходы в процентах от прямых затрат труда: 200%
9. Работа 1 перенесена в готовую продукцию
10. Работа 1 продана за 3000 долларов
11. Производственные накладные расходы превышены: 100 долл.

(Рисунок) Следующие события произошли в марте для компании Ajax.Подготовьте запись в журнале для каждой транзакции.

1. Приобретено материалов на счету на сумму 35 429 долларов США.
2. Были запрошены материалы для начала работ по Работе C15 на сумму 25 259 долларов.
3. Прямые затраты на рабочую силу для задания C15 составили 24 129 долларов.
4. Фактические накладные расходы составили 32 852 долл. США.
5. Заводские накладные расходы были отнесены на счет Задания C15 в размере 200% от прямых затрат на оплату труда.
6. Работа C15 была переведена в производство готовой продукции на сумму 97 646 долларов США.
7. Job C15 был продан за 401 000 долларов.

(Рисунок) Следующие данные обобщают операции в течение года. Подготовьте запись в журнале для каждой транзакции.

1. Закупка сырья на счету: $ 1,500
2. Сырье, используемое в Иове 1: 400 долларов
3. Сырье, используемое в качестве косвенного материала: 50 долларов США
4. Непосредственный труд для работы 1: 200 долларов
5. Косвенные труды, понесенные для работы 1: 30 долларов США
6. Коммунальные услуги на счету предприятия: 500 долларов США
7. Корректировка записи для заводской амортизации: 200 долларов
8. Производственные накладные расходы в процентах от прямых затрат труда: 100%
9. Работа 1 перенесена в готовую продукцию
10. Работа 1 продана: $ 1 000
11. Непредоставленные накладные расходы на производство: $ 100

(Рисунок) Следующие события произошли в марте для компании Ajax.Подготовьте запись в журнале для каждой транзакции.

1. Приобретено материалов на счету 5 429 долларов США.
2. Были запрошены материалы для начала работы по Работе C15 на сумму 2500 долларов США.
3. Прямые затраты на рабочую силу для задания C15 составили 4250 долларов.
4. Фактические накладные расходы по счету составили 5 385 долларов.
5. Заводские накладные расходы были отнесены на счет задания C15 из расчета 200% прямых затрат на оплату труда.
6. Работа C15 была переведена на готовую продукцию на сумму 15 250 долларов.
7. Job C15 был продан за 28000 долларов.

(Рисунок) Как ведомости затрат на работы действуют как вспомогательная бухгалтерская книга для незавершенного производства, если в ведомости затрат на работы не вносятся записи журнала?

2.3 Процесс калькуляции заданий с записями журнала

Стоимость работ

Система стоимости задания (калькуляция заданий) накапливает затраты, понесенные в соответствии с отдельными заданиями. Компании обычно используют системы оплаты труда, когда они могут идентифицировать отдельные продукты или когда они производят товары для удовлетворения конкретных потребностей клиента.

Кто использует калькуляцию затрат на работу? Примеры включают строителей домов, которые проектируют отдельные дома для каждого клиента и накапливают затраты отдельно для каждой работы, и поставщиков общественного питания, которые накапливают затраты на каждый банкет отдельно. Консалтинговые, юридические и бухгалтерские фирмы используют калькуляцию затрат на работу для измерения затрат на обслуживание каждого клиента. Кинофильмы, полиграфия и другие отрасли, в которых создаются уникальные задания, используют калькуляцию заданий. Больницы также используют калькуляцию затрат на работу для определения стоимости лечения каждого пациента.

Мы будем использовать следующую блок-схему, чтобы помочь нам записать транзакции в калькуляции стоимости работ (щелкните поток стоимости работы, чтобы распечатать версию с примерами записей в журнале):

В записи журнала мы будем делать записи для каждой буквы, помеченной на диаграмме — где стрелка указывает на наш дебет, а где стрелка идет ОТ, это наш кредит. Вот видео-обсуждение записей журнала стоимости работы, а затем мы сделаем пример.

Пример

Assume Creative Printers — это компания, управляемая группой студентов, которые используют настольные издательские системы для выпуска специализированных книг и инструкций.Creative Printers использует калькуляцию работ. Creative Printers отслеживает время и материалы (в основном бумагу), использованные для каждой работы.

Компания сравнивает стоимость каждой работы с полученным доходом, чтобы убедиться, что работа приносит прибыль. Иногда компания узнает, что определенные работы слишком дороги, учитывая цены, которые они могут взимать. Например, Creative Printers недавно узнала, что кулинарные книги не приносят прибыли. С другой стороны, печатать инструкции по эксплуатации было довольно прибыльно, поэтому компания больше сосредоточилась на рынке инструкций.Чтобы проиллюстрировать систему калькуляции заданий, в этом разделе описываются транзакции для принтеров Creative за июль.

1 июля у Creative Printers были эти начальные запасы:

Инвентаризация материалов (или инвентаризация сырья)	$ 20 000
Незавершенный производственный инвентарь (Работа № 106: прямые материалы, 4200 долларов; прямые трудозатраты, 5000 долларов; накладные расходы, 4000 долларов)	13 200 90 246
Инвентаризация готовой продукции (Работа №105)	5 500

Creative Printing выполнила задание № 105, набор книг по садоводству, но не отправила их заказчику по состоянию на 30 июня. Дополнительная информация об операциях за июль:

а. В течение июля Creative Printers приобрела материалов на сумму 25 000 долларов США. Эта покупка включала как прямые материалы, такие как бумага, так и косвенные материалы, такие как расходные материалы для печати и компьютерные принадлежности. Требуемая запись в журнале:

		Дебетовая	Кредит
а.	Инвентаризация сырья	25 000 долл. США
	Счета к оплате		25 000
	Приобретенные материалы на счету

б. В течение июля Creative Printers отправила прямые материалы из хранилища материалов на рабочие места в следующем размере: 9000 долларов на задание № 106 и 14000 долларов на задание № 107. Компания также отправила косвенные материалы на 1000 долларов рабочим местам.Мы хотим переместить стоимость прямых материалов ИЗ запасов сырья НА производственные запасы. Он начислял косвенные материалы на накладные расходы, а не на каждую работу, потому что компания не отслеживает, сколько косвенных материалов она использует для каждой работы. (Производственные компании часто используют производственные (или заводские) накладные расходы для счета накладных расходов. Обычно в этой главе мы используем счет накладных расходов как для производственных, так и для непроизводственных компаний.) Записи будут такими:

		Дебетовая	Кредит
б.	Незавершенное производство	23 000
	Инвентаризация сырья		23 000
	Учет прямых использованных материалов (9000 долларов США + 14000 долларов США)
	Накладные расходы	1 000 90 246
	Инвентаризация сырья		1 000 90 246
	Учет использованных косвенных материалов

г.Производственные работники отслеживают время, потраченное на каждую работу в Creative Printers. Основываясь на этой информации, компания распределила производственные затраты на рабочую силу по работам (прямой труд) и накладным расходам следующим образом: 4000 долларов — по заданию № 106, 16000 долларов — по заданию № 107, а косвенные трудозатраты в размере 2000 долларов — по накладным расходам. Запись для регистрации заработной платы, полученной в течение отчетного периода (не показан), включает дебет в Сводку заработной платы (или Заводскую расчетную ведомость) и кредит на счет наличных или пассивов в зависимости от того, была ли она выплачена.В этих записях мы распределяем итоги заработной платы (Factory Payroll) по рабочим местам и накладным расходам. Для непосредственного труда мы хотим взять затраты на рабочую силу ИЗ итогового счета заработной платы ДО работы в процессе инвентаризации. Для косвенного труда мы будем относить это к накладным расходам, а не к конкретной работе в процессе инвентаризации.

		Дебетовая	Кредит
г.	Незавершенное производство	20 000
	Заводская ведомость заработной платы		20 000
	Рекордный объем использованного прямого труда (4000 долларов США + 16000 долларов США)
	Накладные расходы	2 000
	Заводская ведомость заработной платы		2 000
	Рекордно использованный косвенный труд

г.Компания назначает накладные расходы на каждую работу на основе количества машинных часов, которые она использует. Накладные расходы назначаются заданию из расчета 2 доллара за каждый машинно-час, использованный для выполнения задания. У задания 16 было 875 машинно-часов, поэтому мы взимали накладные расходы в размере 1750 долларов (850 машинно-часов x 2 доллара за машинно-час). У задания 17 было 4 050 машинно-часов, поэтому накладные расходы составили бы 8 100 долларов (4 050 машинных часов x 2 доллара). Запись в журнале, которая будет применяться или назначать накладные расходы для заданий, должна переместить затраты ИЗ накладных расходов НА работу в инвентаризации процесса.

		Дебетовая	Кредит
г.	Незавершенное производство	9,850
	Накладные расходы		9,850
	Применены рекордные накладные расходы (1750 долларов + 8100)

Полные ведомости затрат на работы 106 и 107 будут выглядеть следующим образом:

Работа:	106	107
Начало работы	$ 13 200	0
Добавлен этот период:
Прямые материалы	9000	14 000
Непосредственный труд	4 000	16 000
Накладные расходы	1,750	8100
Общая стоимость работ	27 950 долларов США	38 100 долл. США

e.Работа № 106 выполнена. Общая стоимость работ по Job 106 составляет 27 950 долларов за всю выполненную работу, включая затраты на начало работы в процессе инвентаризации 1 июля и добавленные затраты в течение июля. Эта запись регистрирует завершение Задания 106 путем перемещения общей стоимости ИЗ запасов незавершенного производства в запасы готовой продукции.

		Дебетовая	Кредит
e.	Опись готовой продукции	27 950
	Незавершенное производство		27 950
	Запись о завершении задания 16
	(нач.WIP $ 13 200 + 9000 немецких марок + 4000 DL + 1750 OH)

ф. Работа № 105 была продана в июле за 9000 долларов. Для этой транзакции потребуется 2 записи: одна для продаж и для клиентов, а другая для фактических затрат компании (помните, вы не хотите, чтобы они были одинаковой суммы. Вы хотите взимать с клиентов БОЛЬШЕ, чем это стоит вам для получения прибыли) . Поскольку это было продано в счет, мы знаем, что это означает дебиторскую задолженность. Стоимость задания 105 может быть найдена в начальном инвентаре для инвентаризации готовой продукции.

		Дебетовая	Кредит
ф.	Дебиторская задолженность	9000
	Продажа		9000
	Рекордная продажа Job 105 за 9000 долларов на счете
	Себестоимость проданной продукции	5 500
	Опись готовой продукции		5 500
	Рекордная общая стоимость вакансии 105 сейчас продано

г.Компания применила накладные расходы к заданиям в статье (d) на основе заранее определенной ставки накладных расходов. Многие фактические накладные расходы неизвестны до конца месяца или позже. Например, компания не получит счета за коммунальные услуги за июль примерно до августа. В дополнение к косвенным материалам и косвенной рабочей силе, указанным в статьях (b) и (c), Creative Printers понесла следующие накладные расходы за июль:

Ремонт и обслуживание машин	$ 1 500
Коммунальные услуги, включая затраты на электроэнергию для работы машин	1 000 90 246
Износ зданий и машин	2 500 90 246
Прочие накладные расходы	1,800
Итого накладные расходы, понесенные в июле, кроме косвенных материалов и косвенного труда	$ 6 800

Для подготовки записи в журнале мы дебетуем счет накладных расходов по фактическим затратам.Затем мы кредитуем кредиторскую задолженность за ремонт и обслуживание оборудования, коммунальные услуги и другие накладные расходы. (Мы предполагаем, что обслуживание и ремонт выполняет внешний подрядчик.) Сумма составляет 4300 долларов (3500 долларов + 1000 долларов + 1800 долларов). И, наконец, мы засчитываем Накопленную амортизацию в размере 2500 долларов США. Вот запись в журнале для записи фактических накладных расходов:

		Дебетовая	Кредит
г.	Накладные расходы	6 800
	Счета к оплате		4300
	Накоп.Амортизация		2 500 90 246
	Зарегистрировать фактические накладные расходы

Если мы разместили каждую из этих записей журнала, вы обнаружите, что конечное сальдо счетов запасов будет:

Запасы сырья	21 000 долл. США
(20 000 + 25 000 — 23 000 — 1 000)
Незавершенное производство инвентаря	$ 38 100
(Итого затраты на работу 17)
Опись готовой продукции	$ 27 950
(Общая стоимость работ 16)

Уведомление, задание 105 было перемещено из инвентаря готовой продукции после продажи и теперь отражается как расходы, называемые «Себестоимость проданных товаров».Кроме того, заметили ли вы, что фактические накладные расходы составили 9800 долларов (1000 долларов на косвенные материалы + 2000 долларов на косвенный труд + 6800 долларов на другие накладные расходы из транзакции g), но мы применили 9850 долларов в качестве накладных расходов на задания в транзакции d? Всякий раз, когда мы используем оценку вместо фактических чисел, следует ожидать, что потребуется корректировка. В следующих разделах мы обсудим разницу между фактическими и применяемыми накладными расходами и то, как мы справляемся с различиями.

---

Менеджеры будут использовать предыдущую информацию о затратах для нескольких целей: во-первых, они будут сравнивать фактические затраты на работу с ожидаемыми затратами как в процессе выполнения работы, так и после ее завершения.В последующих главах обсуждается роль управленческого учета в оценке эффективности.

Во-вторых, менеджеры оценили бы прибыльность рабочих мест. Например, у Job 105 выручка составила 9000 долларов США, а затраты — 5500 долларов США. В-третьих, менеджеры сравнивали фактические накладные расходы в левой части счета накладных расходов с накладными расходами, примененными к заданиям в правой части. Если фактические накладные расходы превышают примененные накладные расходы, они могут захотеть узнать, почему фактические накладные расходы так высоки. Кроме того, они могут попросить бухгалтеров увеличить накладные расходы на рабочие места, чтобы лучше понять их стоимость.Если фактические расходы меньше примененных накладных расходов, они могут попросить бухгалтеров уменьшить накладные расходы, применяемые к заданиям.

Примеры, журналы и руководство по написанию

Рецензирование — важная форма регулирования на рабочем месте и в академических кругах. Это средство обеспечения того, чтобы все соответствовали установленным стандартам. Многие ассоциации применяют различные методы экспертной оценки для поддержания доверия. Как профессионалу важно понимать, что такое рецензирование и как применять методы рецензирования.

Что такое экспертная оценка?

Рецензирование — это процесс оценки. Он включает в себя определение степени качества продукции отдельного человека. Партнерская проверка обычно включает предоставление обратной связи по конкретному качеству рассматриваемых результатов. Эта оценка обычно проводится лицами с превосходными или дополнительными знаниями в отношении исследуемых результатов.

Другими словами, экспертная оценка включает в себя тщательную проверку выходных данных по определенным параметрам, чтобы определить, соответствует ли они требуемому стандарту.

Типы экспертных оценок

Экспертные проверки в основном делятся на два типа, а именно; экспертная оценка на рабочем месте и академическая экспертная оценка.

Партнерская проверка рабочего места

Партнерская проверка рабочего места — это процесс, в ходе которого отдельные лица в организации оценивают отношение, навыки и компетентность работника на рабочем месте.

Это важная часть корпоративной культуры во многих организациях. Например, персонал отдела кадров часто полагается на коллегиальные обзоры, чтобы определить сильные и слабые стороны персонала.

Отзывы коллег на рабочем месте могут помочь работнику определить слабые места. В целом, если все сделано правильно, это помогает повысить общую квалификацию персонала.

Для сотрудников важно применять эффективные методы коллегиальной оценки, чтобы улучшить общий результат работы сотрудников.

Экспертная оценка рабочего места бывает двух типов;

Как следует из названия, экспертная оценка — это оценка, проводимая коллегами с дополнительным статусом на рабочем месте.

В ходе этого процесса сотрудники предоставляют отзывы о поведении, навыках и компетенциях коллег.Он дает представление о качестве профессиональной продукции сотрудника.

Партнерская проверка — отличный способ укрепить командный дух на рабочем месте. Сотрудники будут чувствовать себя в большей безопасности, получив оценку от коллег.

Партнерская проверка часто более точна, чем другие методы коллегиальной проверки на рабочем месте. Коллеги на том же уровне лучше осведомлены об отношении к работе и сильных сторонах людей в их команде, поскольку они работают с ними в тесном контакте.

В токсичных условиях работы коллегиальная оценка может стать чрезвычайно предвзятой.Таким образом, эксперты советуют, чтобы равная оценка не была активным фактором, определяющим продвижение персонала по службе.

Партнерская проверка со стороны руководства также называется традиционной или нисходящей проверкой. Здесь менеджер или персонал отдела кадров проводят обзор, чтобы оценить сотрудника.

Эта оценка влияет на продвижение по службе и повышение заработной платы сотрудника. Обзор сверху вниз включает только оценщика и сотрудника.

Этот метод экспертной оценки рабочего места очень субъективен.Это потому, что это зависит от единственного мнения и наблюдения рецензента. Рецензент может быть предвзятым.

Часто рецензенты не имеют личного опыта знакомства с навыками и компетенциями сотрудников. Таким образом, он или она может быть не в состоянии дать целостное суждение.

Преимущества экспертной оценки рабочего места

Проверка рабочего места дает конструктивную обратную связь о производительности сотрудников. Это очень полезно для карьерного роста и развития.

Анализ производительности определяет возможные области улучшения для работников. Они дополнительно выделяют пошаговые процессы для достижения улучшенных результатов на рабочем месте.

В соответствии с отзывами, полученными в результате проверок эффективности, сотрудники становятся лучше подготовленными для повышения профессионального уровня. Это оказывает всеобъемлющее влияние на результаты организации и стандарты предоставления услуг.

Экспертные обзоры помогают укрепить командный дух на рабочем месте. Сотрудники учатся контролировать продуктивность друг друга и учатся обеспечивать конструктивную обратную связь.

Создает более эффективную и эффективную коммуникацию на рабочем месте.

Проверка рабочего места помогает работодателю отслеживать работу команды. Благодаря этому работодатель определяет ключевые компетенции своей команды.

Эти знания полезны, особенно при принятии решений о приеме на работу.

• Стратегии улучшения плана

На основе отзывов, полученных в результате анализа эффективности, работодатель сможет создать реалистичную траекторию роста для команды.

Работодатель или персонал отдела кадров могут использовать эту информацию для организации обучения персонала.

Недостатки экспертной оценки рабочего места

Партнерская проверка рабочего места может создать токсичную рабочую среду, если она сделана неправильно. Сотрудники могут обидеться, если почувствуют нападение на отзыв коллеги.

Для достижения наилучших результатов при проверке рабочего места сотрудники должны проявлять профессионализм.

Оценка производительности может превратиться в вендетту.Работодатели или персонал отдела кадров могут предоставить профессионально опасную обратную связь о навыках сотрудника.

Из-за природы проверок сверху вниз получить объективную и исчерпывающую обратную связь о сотруднике.

Рецензент может дать положительный отзыв о сотруднике из-за личных отношений, существующих между ними обоими.

Кроме того, сотрудник может не дать точный отзыв о коллеге, который является другом. Наличие группировок на рабочем месте влияет на эффективность проверок рабочего места.

Проверка рабочего места может оказаться контрпродуктивной. В этом смысле это может деморализовать работников и снизить уровень их приверженности работе.

Сотрудник, получивший исключительно негативные отзывы, может деморализоваться и стать недостаточно продуктивным на работе.

Без таких инструментов рабочего места, как Formplus builder, проверка производительности обычно может занять много времени.

Примеры вопросов экспертной оценки Top Workplace

Как бы вы оценили результаты работы сотрудника на данный момент?

Укажите уровень компетентности сотрудников в следующих областях:

• Аналитические навыки (0-5)
• Создание команды (0-5)
• Сотрудничество (0-5)
• Изобретательность (0-5)

Оцените коммуникативные навыки сотрудников

Оцените организационные навыки сотрудников

Оцените навыки межличностного общения сотрудников

Академическая коллегиальная оценка

Академическая коллегиальная проверка — это процесс оценки, используемый для определения качества научная статья перед публикацией в журнале или сборнике.Это также известно как научная экспертная оценка или судейство. Рецензирование позволяет автору работы идентифицировать серые области или слабые утверждения, требующие более строгой проверки.

Обычно перед публикацией академической статьи ее рецензируют другие эксперты в этой области. Это делается для проверки качества знаний и информации, содержащихся в таком документе.

Рецензентам важно применять стандартные методы проверки и сводить к минимуму субъективность.

Лучшие академические журналы экспертной оценки

• Медицинские и сестринские экспертные журналы

1. Журнал общественной медицины и санитарного просвещения
2. Журнал хирургии и неотложной медицины
3. Журнал онкологической медицины и практики
4. Качество в первичной медицинской помощи
5. Разнообразие в равенстве и здравоохранении

• Научные журналы экспертной оценки

1. Клиническая и экспериментальная психология
2. Журнал управления биоразнообразием и лесного хозяйства
3. Журнал биотехнологии и биоматериалов
4. Журнал компьютерных наук Системная биология
5. Журнал глобальных исследований в области компьютерных наук

• Журналы обзора бизнеса и менеджмента

1. Промышленная инженерия и менеджмент
2. Журнал бухгалтерского учета и маркетинга
3. Арабиан Джо журнал Business Management Review
4. International Journal of Economics and Management Sciences
5. Journal of Entrepreneurship and Organization Management

• Engineering Peer Review Journal

1. Journal of Electrical Engineering and Electronic Technology
2. Journal of Textile Science and Инженерное дело
3. Журнал биосенсоров и биоэлектроники
4. Журнал гражданской и экологической инженерии
5. Журнал телекоммуникационных систем и управления

• Журналы экспертной оценки политических и социальных наук

1. Международный журнал экономики и управления
2. Global Media Journal
3. Разнообразие и равенство в здравоохранении
4. Журнал биоразнообразия, биоразведки и развития
5. Журнал массовой коммуникационной журналистики

Преимущества of Academic Peer Review

Academic Peer Review помогает создать и поддерживать стандарт для академических публикаций.Это важно, потому что академические статьи используются для получения знаний.

Кроме того, он обеспечивает общее согласованное качество академического содержания для конкретных областей.

Это помогает исследователю получить обратную связь о качестве статьи перед публикацией.

Рецензенты часто выделяют возможные области улучшения во время академических обзоров. Это улучшает общее качество работы.

• Это предотвращает дублирование академического контента

Академические экспертные оценки предотвращают публикацию дублирующих исследовательских работ.Исследователям легко создать дублированный контент в исчерпывающей академической сфере.

Во время рецензирования рецензент может выявить дублирующийся академический контент.

Научные коллегиальные обзоры подтверждают качество исследовательской работы перед публикацией. Это предотвращает публикацию фальсифицированной информации.

Академические коллегиальные обзоры устанавливают взаимозависимость знаний в академических кругах. Это ведет к более здоровым отношениям. Рецензент может порекомендовать свое исследование для дальнейшей проверки утверждения в рецензируемой научной статье.

Недостатки академической экспертной оценки

Академическая экспертная оценка обычно требует много времени. Они могут длиться месяцами; что приводит к задержке публикации. Эта задержка может повлиять на общую релевантность исследовательской работы для конкретной области исследования.

Некоторые области обучения имеют минимальное количество экспертов. Эти эксперты могут дискредитировать исследовательскую работу; особенно, если он содержит информацию, которая, казалось бы, противоречит идеям, которые они отстаивают.

Несмотря на академические экспертные оценки, существует много опубликованных научных работ с ложной информацией.Это показывает, что академические экспертные обзоры не полностью исключают риск искажения знаний.

Академические журналы рецензирования обычно требуют, чтобы пользователи вносили плату за доступ. Это ограничивает материал; оставляя студентам и исследователям возможность полагаться на непроверяемую информацию в своих областях обучения.

Эксперты могут использовать научные коллегиальные обзоры для дискредитации исследовательских работ будущих ученых. Это может создать токсичную академическую среду.

Советы по проведению идеальных экспертных обзоров

Без сомнения, экспертные проверки могут улучшить рабочее место и академическую культуру, если они проводятся правильно.Вот 7 советов по проведению безупречной экспертной оценки.

Основная цель проверки эффективности — получить обратную связь об общем профессиональном отношении сотрудника. Таким образом, важно создать диалоговую среду, которая побуждает сотрудника и коллег открываться.

Не пугайте сотрудника или коллег своим поведением. Убедитесь, что вы подходите к оценке доброжелательно и профессионально.

Не пытайтесь посадить сотрудника в ящик.Позвольте ему или ей свободно высказывать свои наблюдения. Таким образом, вы получите честные ответы, которые помогут вам прийти к объективным выводам.

Это буквально означает, что нельзя помещать своего сотрудника или рецензентов в ящик. Как указано выше, позвольте вашему сотруднику свободно выражать свои мысли. Не задавайте закрытых вопросов. Кроме того, не создавайте вопросов с целью получения заранее обдуманных ответов. Вопросы в экспертной оценке обычно должны быть нацелены на получение честной обратной связи от сотрудника.

• Избегайте спорных вопросов

Конфронтационные вопросы усложняют жизнь сотруднику, который должен пройти аттестацию. Убедитесь, что ваши вопросы не содержат подсознательного обвинения сотрудника в несоблюдении определенных стандартов.

Если сотрудник чувствует, что на него нападают, он может не дать честной обратной связи, которая необходима. Сотрудник может занять оборонительную позицию, и это может создать для него или нее токсичную рабочую среду. Это также может привести к снижению производительности.

Во время экспертной оценки важно, чтобы рецензент отбросил все формы настроений. Рецензирование — это строго профессиональное занятие.

В это время рецензент должен скрыть свои личные знания о сотруднике или исследователе. Вместо этого ему или ей следует сосредоточиться на оценке качества представленной продукции.

Это поможет рецензенту провести объективную экспертную оценку.

Адаптируйте свои вопросы строго к профессиональному результату сотрудника.Соблюдать этику на рабочем месте при допросе; это если вы проводите личную экспертную оценку.

• Определите, будет ли анонимность поощрять правдивую обратную связь

Это особенно полезно для экспертной оценки. Позвольте сотрудникам оставлять анонимные отзывы о своих коллегах. Это ограничивает возникновение токсичности на рабочем месте.

Сотрудники с большей вероятностью дадут честную обратную связь, если они будут анонимными.

Анкета — хороший инструмент для сбора отзывов об эффективности сотрудников в рамках экспертной оценки.Вы можете создать индивидуальную анкету или использовать шаблоны, представленные в Интернете.

Formplus Builder позволяет создавать собственные анкеты для экспертной оценки. Это эффективное средство сбора и обработки больших объемов данных от сотрудников. Он также предоставляет множество шаблонов экспертных оценок для разных профессий.

С помощью Formplus проще собирать обратную связь от сотрудников анонимно. Вы можете поделиться ссылками на форму с сотрудниками индивидуально. Вот образец формы экспертной оценки.

Использовать этот шаблон

Профессионализм — ключ к успеху. Убедитесь, что вы сохраняете профессиональный подход на протяжении всего процесса проверки.

5 лучших шаблонов формы экспертной оценки для вас

Этот шаблон опроса для оценки учителей разработан для студентов, чтобы они могли оставить отзыв о работе учителя. В нем есть разные поля, которые требуют, чтобы рецензент ответил на вопросы ранжирования.

Вопросы обычно охватывают все аспекты профессиональной деятельности учителя. Посмотреть здесь:

Использовать этот шаблон

Эта форма предназначена для экспертной оценки. Это позволяет сотрудникам оставлять отзывы о профессиональном поведении члена команды.

Он заполняет вопросы ранжирования, которые требуют, чтобы рецензент оценил члена группы по установленным критериям.

Использовать этот шаблон

Использование этого шаблона формы обзора сотрудников сэкономит работодателю время, затрачиваемое на обработку больших объемов информации.

Это также избавляет сотрудников от стресса, связанного с предоставлением большого количества информации, необходимой для проверки сотрудников.

Использовать этот шаблон

Эта форма упрощает для писателей передачу рукописей корректорам и редакторам.В нем есть поля, запрашивающие такую ​​информацию, как количество слов в тексте и количество страниц.

Вы получите всю необходимую информацию одним взглядом.

Использовать этот шаблон

Эта форма поможет персоналу отдела кадров отслеживать эффективность работы сотрудников. Это требует от сотрудников предоставления отзывов о своем профессиональном опыте и ожиданиях.

Эта информация важна при планировании карьерной траектории сотрудника.

Не можете найти нужный шаблон формы экспертной оценки? Зарегистрируйтесь, чтобы начать создавать онлайн-формы на Formplus.

Создавайте формы экспертной оценки с Formplus

Заключение

Рецензирование — важный способ получить обратную связь от членов вашей команды.Он также предоставляет полезную информацию, которую можно использовать для дальнейшего стимулирования роста и развития организации.

При проведении экспертной оценки любого рода не забывайте поддерживать высокий уровень профессионализма. Задавайте вопросы, которые поощряют честные отзывы сотрудников. Не скупитесь и не задавайте вопросов с заранее определенными ответами.

Что еще более важно, используйте инструменты на рабочем месте, которые помогут вам эффективно собирать и обрабатывать отзывы. Formplus имеет множество шаблонов форм для сбора и обработки информации.

Вы также можете создавать собственные формы для вашей организации с помощью Formplus Builder.

Бухгалтерский цикл | Лаборатория личных финансов

Учетный цикл — это серия шагов, предпринимаемых предприятиями для отслеживания транзакций и консолидации финансовой информации за определенный отчетный период (месяц, квартал, год). Конечным результатом бухгалтерского цикла является составление точной финансовой отчетности за этот период и готовность к следующему отчетному периоду.Мы рассмотрим этапы бухгалтерского цикла, а именно: (1) идентификация транзакций, (2) запись транзакций, (3) разноска записей журнала в главную бухгалтерскую книгу, (4) создание нескорректированного пробного баланса, (5) подготовка корректировка проводок, (6) создание скорректированного пробного баланса, (7) подготовка финансовых отчетов, (8) подготовка заключительных проводок и (9) подготовка пробного баланса после закрытия.

Идентификация транзакций

Операции связаны с покупкой или продажей чего-либо и могут быть определены как «ведение бизнеса».’Это может включать обмен или передачу товаров, услуг или денежных средств. Когда происходит транзакция, она регистрируется в системе бухгалтерского учета компании в виде записи журнала . Однако сначала необходимо идентифицировать транзакцию; например, если компания покупает оборудование, она должна добавить новый актив в уравнение бухгалтерского учета.

Идентификация транзакций — пример

1 января 2018 г. компания Martin выпустила 5000 обыкновенных акций за денежные средства по цене 20 долларов за акцию.В январе компания также выявила следующие сделки:

Неспособность идентифицировать транзакции может привести к тому, что последующие шаги в бухгалтерском цикле будут неточными. Следовательно, все транзакции должны быть идентифицированы и проанализированы, иначе у нас будет некорректный процесс финансовой отчетности.

Влияние операций на бухгалтерское уравнение

Каждая новая операция изменяет финансовое состояние компании и влияет на определенные активы, обязательства и / или счета капитала.Уравнение бухгалтерского учета записано ниже:

Уравнение учета можно записать как:

Активы = Обязательства + Акционерный капитал

Уравнение бухгалтерского учета всегда будет верным — если это не так, есть проблема. Правильно зарегистрированные транзакции сохранят сбалансированность бухгалтерского уравнения. Вот почему важно не просто идентифицировать, но и анализировать транзакции и точно их записывать.

Запись транзакций

Операции сначала регистрируются в системе бухгалтерского учета в виде записей журнала.Каждая транзакция должна быть занесена в соответствующий журнал и вестись в том порядке, в котором они произошли. Каждая запись журнала содержит следующую информацию:

1. Счет (а) и сумма (а) к дебетованию
2. Счет (а) и сумма (а) для зачисления
3. Дата совершения операции
4. Объяснение сделки

В следующем примере демонстрируется запись транзакций, которые мы определили на первом этапе бухгалтерского цикла.

Запись транзакций — пример

Каждая транзакция имеет дебетовую и кредитную запись, перечислена в хронологическом порядке и включает краткое описание самой транзакции. Теперь, когда каждая транзакция была должным образом записана в общем журнале, мы готовы разместить записи журнала в главной книге.

Размещать записи журнала на счетах главной книги

Главная книга используется для создания финансовой отчетности компании.После того, как транзакция была занесена в журнал, она в конечном итоге разносится (или переносится) в главную книгу. Наличие полного списка транзакций в главной книге позволит нам создать нескорректированный пробный баланс и продолжить шаги в бухгалтерском цикле. В следующем примере показано, как мы размещаем записи журнала с предыдущего шага в главной книге.

Размещать записи журнала на счетах главной книги — пример

Конечное сальдо на этих счетах главной книги (выделено серым цветом) будет использовано для создания нескорректированного пробного сальдо на следующем шаге.Помните: если пробный баланс не сбалансирован, что-то не так!

Подготовить нескорректированный пробный баланс

В конце отчетного периода создается нескорректированный пробный баланс для проверки того, что общие дебетовые записи равны общим кредитовым проводкам. Нескорректированный пробный баланс — это список счетов и их остатков до того, как будут сделаны какие-либо корректировочные записи для создания финансовых отчетов. Мы создадим нескорректированный пробный баланс, просто введя конечные балансы в бухгалтерские счета из предыдущего шага и сложив дебеты и кредиты, чтобы увидеть, сбалансированы ли они.

Подготовьте нескорректированный пробный баланс — пример

Выглядит хорошо! Все уравновешивается, и это подготавливает нас к внесению любых необходимых корректировок для создания скорректированного пробного баланса.

Подготовить корректировочные записи

Корректирующие проводки производятся в конце отчетного периода (года, квартала, месяца). Эти записи изменяют окончательные сальдо определенных счетов главной книги, чтобы отразить полученные доходы и понесенные расходы в течение отчетного периода.Это гарантирует, что мы соблюдаем принцип учета по методу начисления.

Подготовить установочные записи — пример

Информация для корректировки записей:

• Канцелярские товары первоначальной стоимостью 5 000 долл. США не использовались на конец периода. Канцелярские товары, первоначальная стоимость которых составляла 17 000 долларов, показаны в нескорректированном пробном балансе.
• Оборудование стоимостью 50 000 долларов имеет срок полезного использования 6 лет и оценочную аварийную стоимость 10 000 долларов. Используется линейный метод начисления амортизации.

Эти корректирующие записи будут использоваться для корректировки пробного баланса, чтобы отразить изменения, которые необходимо внести в конце отчетного периода.

Составьте скорректированный пробный баланс

После внесения корректировочных проводок компании составляют скорректированный пробный баланс. Скорректированный пробный баланс показывает баланс всех счетов и включает корректировки, сделанные в конце отчетного периода. В следующем примере мы применим корректировочные записи, сделанные на предыдущем шаге, к нашему нескорректированному пробному балансу.

Подготовьте скорректированный пробный баланс — пример

Как видите, «Расходы на материалы» увеличились на 12 000 долларов, а «Канцелярские товары» уменьшились на 12 000 долларов, чтобы отразить расходы, которые мы понесли в январе, но еще не зарегистрированы. «Расходы на амортизацию» увеличились на 556 долларов, а «Накопленная амортизация» увеличилась на 556 долларов.

Подготовка финансовой отчетности

Финансовая отчетность может быть подготовлена ​​на основе скорректированного пробного баланса.Финансовая отчетность представляет собой отчет о финансовых результатах, финансовом состоянии и движении денежных средств компании.

Подготовьте финансовую отчетность — пример

Отчет о прибылях и убытках

Бухгалтерский баланс

Подготовить заключительные записи

На завершающей фазе бухгалтерского цикла сальдо временных счетов обнуляются для подготовки к следующему отчетному периоду.На этом этапе временные учетные записи по существу «опорожняются» в постоянные.

Подготовить закрывающие записи — пример

Подготовить пробный баланс после закрытия

Пробный баланс после закрытия исключает все временные счета и оставляет только реальные (или «постоянные») счета. Эти остатки позволяют нам проверять нашу работу и определять, правильно ли мы ведем журнал и размещаем заключительные записи. Пробные балансы после закрытия можно увидеть в «Шаге 7» выше как один из финансовых отчетов, которые мы создали.

Поп-викторина

Контрольный список менеджера для проверок сотрудников

Мы часто обсуждаем тему «чек-инов» (личных встреч, встреч, встреч и т. Д.), Будь то в нашем блоге или с нашими клиентами. Независимо от того, как это называется, идея повышения частоты и качества разговоров об эффективности сотрудников остается приоритетной задачей для большинства компаний сегодня.

Некоторые компании ввели обязательные еженедельные проверки, некоторые планируют их по мере необходимости, другие просят менеджеров обеспечивать завершение встреч после каждого проекта, а другие компании планируют официальные проверки в течение года.Независимо от частоты этих разговоров, их цель остается той же: поддерживать открытые линии связи между менеджерами и сотрудниками, чтобы эффективно вовлекать и управлять производительностью.

Чем больше сотрудники и менеджеры могут общаться, тем лучше они смогут работать вместе для достижения целей, развития навыков и предоставления / получения обратной связи. Несмотря на то, что проверки должны казаться сотрудникам относительно случайными, менеджеры должны придерживаться свободной структуры, чтобы это потраченное время оставалось полезным и побуждало к действиям.

Мы подумали, что было бы удобно подготовить контрольный список вопросов для обсуждения и начала разговора, который менеджеры могли бы использовать, чтобы максимально эффективно проверять работу сотрудников.

Контрольный список менеджера для проверок сотрудников

Перед встречей: Подготовить

Нет ничего хуже, чем пойти на встречу с менеджером, который кажется неинвестированным или неподготовленным. Подготовьтесь к встрече за 5 минут. Если вы используете централизованное расположение или инструмент для отслеживания целей, обратной связи и / или журнала / заметок о встречах, менеджеры должны легко получать доступ и просматривать заметки о прошедших встречах и производительности.

• Просмотрите все заметки, сделанные во время последнего собрания, чтобы ускорить выполнение любых запланированных результатов.
• Просмотрите список целей и проектов сотрудника, чтобы узнать, есть ли какие-то запланированные или отклоняющиеся от курса.
• Отметьте важные изменения в отделе или компании, которые следует обсудить.
• Просмотрите все отправленные / полученные отзывы, чтобы определить любые моменты для обсуждения.
• Отключитесь от других занятий, чтобы сотрудник знал, что он полностью сосредоточен на вас.

Во время встречи: возможные темы для обсуждения

Преимущество частых проверок сотрудников в том, что менеджерам не нужно открывать пожарный шланг на каждом собрании. Они могут выбрать конкретные цели, проекты или пункты коучинга, чтобы сосредоточиться на каждом собрании . Сотрудники также могут начать разговор и направить внимание (даже лучше).

Как правило, менеджеры и сотрудники должны расставлять приоритеты для обсуждения, исходя из сроков выполнения и прогресса.То, что обсуждается, будет меняться от встречи к встрече.

Пример программы регистрации сотрудников / вопросы для обсуждения:

• Заставьте сотрудника говорить!
  • Используйте средства начала разговора, чтобы вовлечь сотрудника в разговор
  • Используйте открытые вопросы, чтобы они говорили
  • Позвольте сотруднику вести разговор, но не забудьте обсудить все важные вопросы
• Обновления целей / проектов
  • Обсудить статус краткосрочных целей и долгосрочных проектов
  • Корректировать / обновлять существующие цели с помощью сотрудника
  • Обсудите любые проблемы или извлеченные уроки
  • Предлагать наставничество и / или помощь при любых препятствиях
  • Обсудить, могут ли другие приоритеты повлиять на достижение цели
  • Обеспечить выполнение всех целей
  • Подтвердите любые вехи или достижения
  • Обсудить / подтвердить любые новые цели для сотрудника
• Недавние достижения
  • Подтвердите недавние достижения и оставьте отзыв
  • Спросите сотрудника о последних достижениях
• Статус обучения / обучения
  • Обсудить все необходимые / выполняемые учебные задания
  • Спросите сотрудника, есть ли запросы на обучение
  • Спросите, считает ли сотрудник, что он получает достаточно обратной связи
  • Спросите, учится ли сотрудник у коллег / наставников, или они хотели бы
  • Рекомендовать учебные предметы для повышения квалификации и дальнейшей карьеры
  • Обсудить, как / должно проводиться обучение
• Обновления компании или команды / Новости
  • Обсудите любые важные обновления компании / команды или новости
  • Подтвердите все необходимые действия
• Идеи / запросы сотрудников на изменения
  • Спросите у сотрудника какие-либо идеи / предложения
  • Обсудите любые области, требующие изменений (компания, команда, проект и т. Д.)
  • Спросите сотрудника, эффективен ли для него ваш стиль управления, и получите предложения по изменениям
  • Обсудите любые общие препятствия или отвлекающие факторы, которые могут влиять на сотрудника
• Развитие карьеры сотрудников
  • Обсудить карьерные цели сотрудника
  • Обсудите, как вы можете работать вместе для достижения своих карьерных целей
  • Обсудить возможности и карьерный рост для сотрудника
  • Установите четкие ожидания относительно любого бокового / восходящего движения
План
• на неделю / месяц / квартал
  • Пересмотреть приоритеты на краткосрочную и долгосрочную перспективу

Начало разговора: продолжайте говорить

Некоторые сотрудники неохотно высказываются, но это не означает, что основную часть разговоров должен делать руководитель.Есть простые способы вовлечь сотрудника и продолжить разговор во время контрольной встречи. Помните, эта встреча о них. Чем больше они вносят свой вклад в разговор, тем лучше.

Вот несколько открытых вопросов, чтобы сотрудники могли поговорить:

• Расскажите мне о своей неделе / ​​месяце — каковы были эти дни?
• Расскажите мне о том, над чем вы работали.
• Как вы думаете, где я могу быть наиболее полезным?
• Вы идете в срок?
• Какие направления опережают график?
• Какие вопросы у вас есть по поводу этой зоны ответственности или проекта?
• Как вы собираетесь к этому подойти?
• Что вы узнали об этой сфере ответственности или проекте?
• Что пошло не так, как вы надеялись? Почему?
• Что вы можете сделать по-другому в следующий раз?
• Какие у вас есть предложения?

Вот несколько проверенных и верных способов начать разговор, чтобы сотрудники говорили:

«Продолжайте….. »

«Расскажи подробнее…»

«Почему ты так говоришь…»

«Что вы имеете в виду…»

«Вы можете привести пример…»

«Что еще…»

В конце собрания: подвести итог

Перед тем, как сотрудник покинет собрание, выделите несколько минут, чтобы подвести итоги ключевых вопросов для обсуждения. Это поможет напомнить сотрудникам о любых действиях и подкрепить любые предоставленные рекомендации или советы по обучению. Спросите сотрудника, не было ли чего-то упущено, и напомните ему, когда будет следующая встреча.

После собрания: Документ

Этот маленький шаг имеет большое значение, и его часто пропускают, но он может иметь большое значение. Уделите 2-5 минут после каждой встречи, чтобы записать ключевые моменты обсуждения, действия или отзывы. Это поможет дать толчок следующей встрече и послужит полезным журналом, когда менеджерам потребуется проанализировать тенденции производительности. Храните эти заметки в централизованном месте. Инструмент обратной связи и ведения журнала, такой как тег emPerform, может хорошо служить этой цели.

Мы опросили наших клиентов и обнаружили, что менеджеры, которые делали 1-2 заметки о каждом сотруднике в месяц, сокращали 50% времени на ввод комментариев на конец года во время годовой проверки.Это потому, что они не сидят, пытаясь вспомнить ключевые вехи или тенденции в поведении).

Как у вас дела?

Уделите несколько минут после каждой встречи, чтобы оценить, как вы ее прошли. Даже лучшие менеджеры должны стремиться улучшить свои навыки общения и встреч.

• Вы слишком много / недостаточно говорили?
• Вы активно слушали?
• Вы задавали вопросы?
• Признали ли вы чувства сотрудника?
• Перефразировали ли вы ключевые моменты, чтобы подтвердить понимание?
• Вы давали эффективные советы тренеру?
• Вас отвлекла встреча?
• Считаете ли вы встречу полезной?
• Обсудили все важные моменты?
• Что вы могли бы сделать, чтобы улучшить следующую встречу?

В целом, частые проверки сотрудников необходимы для обеспечения ясности, обучения и поддержки, необходимой сотруднику для достижения успеха.Хотя для многих менеджеров найти время в течение дня может быть проблемой, проверки — это время, потраченное не зря, и в конечном итоге окупится для менеджера, сотрудника, команды и компании.

Для дополнительных ресурсов по обратной связи:

---

Цели деятельности, проекты и отметки

Все в одном месте.

Хотите помочь менеджерам и сотрудникам документировать и отслеживать цели производительности, проекты и вопросы для обсуждения? Посетите emPerform для постоянного управления целями, отзывов и журналов производительности.

Источники: Отдел кадров округа Сан-Матео: Как проводить индивидуальные встречи https://hr.smcgov.org/how-conduct-one-one-meetings-guide-supervisors

Вы также можете посетить:

Распределение и мониторинг бюджетов — Как работают финансы — Информация для персонала — Финансы

Целью данного руководства по передовой практике является предоставление рекомендаций о процессах и процедурах, которые вы должны использовать в своем отделе для эффективного управления своими бюджетами.Он также предоставляет информацию о процессе распределения бюджета и о том, когда его следует / не следует использовать.

Распределение бюджета и мониторинг

Хорошие системы финансового управления и процессы отслеживания использования ресурсов необходимы отделу для эффективного использования своих ресурсов. Эффективное планирование и финансовый контроль помогут отделам:

• обеспечить эффективное и действенное использование ресурсов
• Принимайте обоснованные бизнес-решения
• продемонстрировать ответственность
• при необходимости принять меры по исправлению положения

Бюджетирование

Основные расходы относятся к ежегодным бюджетным ассигнованиям от вашего вице-президента и руководителя факультета (академические отделы), главного операционного директора (корпоративные службы), директора академических служб (академические службы) или финансового директора (финансовый и коммерческий).

При рассмотрении основных расходов вашего отдела за год следует принимать во внимание следующие факторы:

• Стратегия вашего отдела на год и то, как финансовые ресурсы будут использоваться для реализации стратегии
• Прочие операционные и организационные аспекты, такие как плановые доходы и согласованный предел расходов
• любые существующие обязательства по расходам, т.е. текущие расходы на персонал
• Приоритезация деятельности в отделении

При распределении бюджетов расходов соответствующие уровни могут определяться историческими структурами расходов и любыми соответствующими контрольными показателями, которые были определены или приняты.Следует помнить об административной нагрузке, связанной с созданием центров затрат с бюджетными ассигнованиями менее 100 фунтов стерлингов и составлением отчетов по ним. Рассмотрение уровней существенности бюджета, конечно, будет варьироваться от отдела к отделу в зависимости от размера общего бюджета и количества людей, активно вовлеченных в процесс управления расходами по сравнению с бюджетом.

Узнайте больше об ответственности руководства за составление бюджета (факультеты и академические департаменты).

Распределение бюджетов

Когда бюджеты распределяются между отдельными «центрами затрат» (счет для сбора затрат, финансируемых из ассигнований основного бюджета) или группам, необходимо предпринять следующие шаги:

• при необходимости первоначальный бюджет должен быть составлен с участием тех, кто будет нести ответственность за его контроль и исполнение
• Результаты любых бюджетных решений должны быть доведены до сведения всех соответствующих сотрудников.
• Ответственность за каждый элемент бюджетных ассигнований должна быть делегирована указанному лицу
• указанное лицо обычно будет «ответственным лицом» или «утверждающим лицом» в системе uBASE.В противном случае отдел должен четко указать, кто отслеживает расходы по сравнению с бюджетом и / или несет ответственность за использование бюджета.

Использование резервов (академические подразделения)

Общие резервы отдела должны отражать планы расходов на будущие годы (то есть за пределами текущего года), и они могут быть дополнены путем добавления к ним из распределения текущего года или корректировки за предыдущий год (PYA).

Любое движение в резервы может производиться только в конце одного финансового года / начале следующего, то есть только после объявления бюджета на новый год и / или после подтверждения PYA элемент может быть номинирован как добавляемый к резервы.

Невозможно включить бюджет в резервы в течение финансового года, так как это помешает правильной оценке PYA на этот год. PYA рассчитывается на основе показателей как по расходам, так и по доходам.

Согласно текущему руководству максимально допустимая выборка резервов в любой год должна составлять либо 20% невыпущенных резервов на начало года, либо 50 000 фунтов стерлингов, в зависимости от того, что больше.

Рекомендуемая передовая практика при учете нераспределенного или невыпущенного элемента резервов — хранить их в едином «центре затрат» и просматривать высвобождение резервов как часть процесса распределения бюджета по отдельным «центрам затрат».

Узнайте больше об использовании резервов для академических отделов и факультетов, прочитав Финансовые советы по политике резервных счетов, которые доступны здесь.

Перенос остатков на будущие периоды и профицит по проекту (отделы профессиональных услуг)

Руководство по принципам согласованного переноса остатков по расходам, не связанным с персоналом, и нецелевым проектам для отделов профессиональных услуг подробно разъясняется здесь.

Мониторинг расходов

Важен регулярный мониторинг расходов; не только для проверки соответствия расходов целевым показателям, но и для выявления изменяющихся моделей или обстоятельств, требующих корректирующих действий.

У вас должны быть процедуры в вашем отделе для отслеживания прогресса в отношении бюджета и целей через регулярные промежутки времени (обычно ежемесячно). Кроме того, должны быть созданы соответствующие механизмы отчетности и авторизации.

Для отслеживания расходов вам потребуется следующая информация:

• бюджет по направлению деятельности на полный год и профили за год до настоящего времени. При профилировании бюджета следует учитывать запланированные модели расходов.Для определенных типов расходов (особенно расходов, не связанных с персоналом) вполне вероятно, что расходы будут максимальными и минимальными в определенные моменты в
году.
• фактические расходы на дату
• Обязательства по будущим расходам
• остаток годового бюджета. Когда фактические расходы и обязательства вместе сравниваются с бюджетом на весь год, это указывает на остаток бюджета, оставшийся на момент проверки
Выполнение прогноза
• .Это ожидаемая позиция по отношению к бюджету на конец года после учета всех ожидаемых расходов. Прогноз исполнения может не соответствовать первоначальному бюджету
• анализ и объяснение любых положительных или отрицательных отклонений при сравнении расходов и прогнозируемых результатов с бюджетом вместе с документированным планом действий для устранения неблагоприятных отклонений

В uBASE есть ряд отчетов, которые могут помочь вам в отслеживании расходов по сравнению с бюджетом.Информация об отчетах доступна в каталоге «Отчеты».

Мониторинг расходов по сравнению с бюджетом должен регулярно проводиться на общем уровне главой управления и, при необходимости, на более подробном уровне — отдельными держателями бюджета.

Встречи между главой отдела и отдельными распорядителями бюджета должны проводиться через регулярные промежутки времени (в идеале — ежемесячно), а любые выявленные действия должны быть официально задокументированы и согласованы.

Budget Virement и журналы

Нарушение бюджета между центрами затрат

Если изменение бюджета было санкционировано, должно быть официальное доказательство этого со стороны главы отдела (или кандидата), а также запись, хранящаяся в отделе для возможной проверки аудиторами или другим персоналом в случае запроса.

Нет необходимости систематически проверять бюджеты по всем центрам затрат, чтобы исключить любые возможные отклонения.В этих обстоятельствах следует оставить исходное значение бюджета, чтобы облегчить планирование будущих расходов и указать бюджетным менеджерам, где возникли отклонения.

Начальник отдела должен проактивно использовать бюджетные направления, чтобы санкционировать дополнительные расходы в определенном «центре затрат», возникающие в результате изменений в первоначальном плане. Не требуется просто согласовывать бюджет с уже понесенными общими расходами. Про-проректор вашего факультета будет в основном заниматься контролем над расходами в рамках всего департамента, а не на уровне отдельных центров затрат.

Уровень существенности для проведения проверки должен соответствовать размеру первоначальных бюджетных ассигнований. Например, если у центра затрат первоначальный бюджет составляет 10 000 фунтов стерлингов, не предполагается, что бюджетные изменения будут проводиться на суммы менее 100 фунтов стерлингов.

Возможность проведения бюджетных операций в uBASE должна быть ограничена в отделе не более чем тремя пользователями. Это необходимо для обеспечения согласованности подхода и сохранения необходимых документальных свидетельств, подтверждающих необходимость выполнения данного требования.

Журналы

Использование журналов в uBASE предназначено для исправления подлинных ошибок кодирования.

Чтобы запросить журнал, пользователи должны отправить подробные сведения финансовому менеджеру своего академического отдела или отдела профессиональных услуг или в отдел финансирования исследований, который следит за кодом учетной записи, с которой будет взиматься плата.

Например:

• журнал для корректировки расходов, первоначально начисленных МВЗ, которые теперь должны быть списаны со счета исследования, должен быть отправлен в соответствующий отдел финансовой группы исследований, которая занимается этим конкретным грантом или контрактом
• журнал для корректировки основного центра затрат, на который должны быть начислены некоторые расходы, следует отправить помощнику финансового менеджера вашего академического отдела или отдела профессиональных услуг.

Детали, которые должны быть предоставлены при запросе журнала, должны включать:

• МВЗ или СПП-элемент для кредитования и соответствующий МВЗ или СПП-элемент для получения начисления
• код (а) Главной книги расходов (ГК) для перевода
• суммы по коду GL
• исходные номера заказов на поставку, к которым относится исправление. (Это необходимо для обеспечения того, чтобы использование журналов сопровождалось подтверждающими доказательствами, которые можно проверить.Невозможно просто переместить фиксированные суммы или «блочные суммы» из одного кода в другой без этого подтверждающего доказательства.)

Ожидается, что код Главной книги будет одинаковым как для записи по кредиту, так и по дебету, поскольку журналы не должны использоваться для реклассификации характера затрат (т. Е. Кода GL), которые были первоначально созданы при первом выборе группы материалов. . Если это не так, необходимо предоставить подробные сведения в запросе журнала, чтобы объяснить, почему были указаны разные коды GL.

Для журналов, запрашивающих движение затрат на занятость персонала, подтверждающая информация должна включать персонал, к которому относится перевод, и соответствующий период.

Для журналов, запрашивающих движение неправильно начисленных затрат на внутреннюю торговлю, требуется журнал особого типа. В отчете это отмечено как «Внутренняя торговля».

Может быть возможно переместить фиксированные суммы затрат на занятость с помощью журналов, но для большинства корректировок затрат на найм персонала журналы фактически не требуются.Это связано с тем, что сама система расчета заработной платы может перекодировать « распределение затрат » из предыдущих месяцев оплаты, и это должно быть инициировано путем запроса финансового менеджера вашего академического отдела, отдела профессиональных услуг или отдела финансирования исследований (т. Е. В зависимости от того, внесены ли исправления). включать или нет код исследовательского проекта, финансируемого из внешних источников).

Опять же, требуемые данные будут включать:

• ФИО сотрудника
• относится к периоду
• % затрат на оплату труда перекодировать

Например: Dr A Bloggs (платежная ведомость № 12345), 50% перекодировать в МВЗ 399999 с 1 сентября 2008 г. по 30 ноября 2008 г.

Пользователи, запрашивающие перенос журнала, должны учитывать, что «лицо, ответственное» или «утверждающее» для МВЗ или СПП-элемента, подлежащего дебетованию, не получит возможности принять или отклонить запись. Таким образом, для защиты всех сторон, связанных с переносом журнала (т. Е. Запрашивающей и вводящей), очень важно, чтобы были предоставлены вспомогательные детали, как описано выше.

Департаменты должны помнить об административном бремени сбора доказательств для поддержки запроса журнала и самого процесса ввода.Не предполагается, что журналы будут запрашиваться на сумму менее 50 фунтов стерлингов.

Рассмотрение уровней существенности журнала, конечно, будет варьироваться от отдела к отделу и от проекта к проекту в зависимости от размера общего бюджета.

Нужна помощь или дополнительная информация

Кому обращаться
Финансовый менеджер поддерживает академические отделы или отделы профессиональных услуг с запросами, касающимися расходов отдела и бюджетов на деятельность, не связанную с исследованиями.Финансирование исследований оказывает поддержку академическим отделам в исследовательской деятельности.

.