Журнал отсутствия на рабочем месте – Журнал отсутствия на рабочем месте, образец – объяснительная по прогулу работника

Журнал отсутствия на рабочем месте – Журнал отсутствия на рабочем месте, образец – объяснительная по прогулу работника

Журнал учета рабочего времени сотрудников

По закону работодатели обязаны вести учет времени, которое фактически отработал каждый сотрудник (п. 4 ст. 91 ТК РФ). Делать это можно разными способами. Один из простых и незатратных вариантов — журнал учета рабочего времени. Расскажем, как его правильно заполнять и дадим готовый образец.

Что такое журнал учета рабочего времени

Он представляет собой книгу, в которой фиксируется время явки и ухода, а также продолжительность фактического нахождения сотрудника на рабочем месте. Записи вносятся по каждому работнику каждый рабочий день. Журнал в организации выполняет сразу несколько функций:

• позволяет контролировать соблюдение сотрудниками правил внутреннего распорядка;
• помогает вести учет рабочего времени, особенно, при почасовой оплате труда;
• в случае возникновения споров доказывает правоту той или иной стороны конфликта;
• выступает как обоснование для применения дисциплинарного взыскания за опоздания или прогул.

Читайте также:

Обязателен ли этот документ для компании

В процессе хозяйственной деятельности организации используют различные журналы, которые делятся на:

• обязательные, например, журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;
• рекомендуемые, то есть компания вправе как вести их, так и отказаться от их ведения. Решение о применении или отказе от формирования таких учетных реестров принимают исполнительные органы организации.

Журнал учета рабочего времени сотрудников не относят к обязательным, но ведут его во многих фирмах, независимо от величины штата.

Важно! Если руководство вводит журнал, то это действие необходимо отразить во внутренних документах компании. Например, генеральный директор издает приказ о введении журнала и назначении ответственных лиц. На основе информации из журнала заполняют обязательный для расчета заработной платы табель учета рабочего времени.

Принципы ведения журнала учета рабочего времени сотрудников

Ввиду необязательности наличия в организациях журнала способ ведения, а также то, как

www.business.ru

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

При помощи журнала учета рабочего времени можно осуществлять контроль над дисциплиной сотрудников предприятия. Законодательство обязывает каждого работника придерживаться правил внутреннего распорядка в организации.

Бывает и такое, что работнику нужно уйти с работы в рабочее время. Если он сделает это без оповещения командира, то это будет квалифицироваться как прогул. Если же начальник будет поставлен в известность и в журнал будут внесены соответствующие записи, то сотрудник не понесет за отсутствие на трудовом месте никакого наказания.

Именно для таких обстоятельств и существует журнал учета – в него вносятся записи для точного определения фактически отработанного времени каждым из сотрудников производства.

Обзор журнала

Журнал учета рабочего времени – это тетрадь, в которой вписываются периоды прибытия и ухода сотрудников с места работы. В эти периоды обязательно входит предоставление обеденных перерывов. Эта продолжительность на каждом предприятии определяется индивидуально, при помощи коллективного и трудового договора, а также представителями профсоюза. За период выполнения своих трудовых обязанностей сотрудник получает заработную плату.

В Трудовом кодексе, а также некоторых других законодательных актах прописано, что работники на предприятии могут трудиться не более 40 часов в неделю. Исходя из этой нормы и разрабатывается внутренний распорядок на производстве, а также график выходов на работу.

Все отметки об отработанном времени или отсутствии сотрудника на рабочем месте вносятся в журнал учета.

Статья 91 Трудового кодекса обязывает работодателей фиксировать время, отработанное их сотрудниками. Из журнала часы работы переносятся в специальный табель и используются во время начисления заработной платы.

Статья 91 ТК РФ. Понятие рабочего времени

Как он выглядит

Журнал представляет собой тетрадь, которая состоит из обложки золотистого цвета из плотного картона, а также пленки из ПВХ, которую несложно снять во время отправки документа в архив. Журнал содержит отверстия стандартного размера, которые используются для подшивания.

Титульный лист журнала содержит название документа, место для вписывания наименования компании, а также блок с такой информацией:

• дата начала и конца вписывания информации;
• сколько записей содержит;
• нумеровка тома;
• сколько времени его нужно хранить.

На обратной стороне документа присутствует поле, позволяющее его заверить и опечатать. Важно, чтобы штамп обязательно был проставлен на соответствующем месте (с пометкой М.П), прикасался к наклейке и ленте.

Опечатывать журнал нужно только в том случае, если подобное требуется правилами внутреннего распорядка предприятия. Законодательство не делает эту операцию обязательной.

В книге учета содержатся такие разделы:

1. Таблицы, в которые следует вносить информацию о сотрудниках.
2. Информация о лицах, которые ответственны за заполнение журнала.
3. В конце журнала располагается дополнительная информация (справка).

Журнал учета уникален тем, что содержит очень важную для бухгалтеров и кадровиков информацию.

Для чего нужен

Время работы – это некие период, когда сотрудник организации выполняет свои прямые должностные обязанности, беря во внимание все должностные инструкции и локальные правила.

Рабочее время непосредственно влияет на начисление заработной платы, в также разного рода надбавок и премий. Из-за этого ведение учета должно быть максимально точным и верным.

Для этих целей существует журнал учета рабочего времени. Его использование позволяется во всех организациях, независимо от вида и формы собственности.

Основными задачами журнала учета являются:

• дисциплина персонала предприятия;
• контроль над эффективностью трудового времени;
• начисление справедливого размера зарплаты;
• учет времени простоя;
• отчетность о том, сколько дней сотрудник болел или прогуливал работу;
• расчет часов, проработанных сверхурочно и т.п.

В книге содержатся данные о том, сколько времени фактически отработал сотрудник за определенный период времени. При помощи журнала предприятие получает возможность контролировать оптимальную продолжительность труда каждого из работников.

В журнал также можно внести отметки о:

• прогулах;
• задержках;
• опозданиях.

После суммирования всех отработанных часов производится начисление зарплаты, сверхурочных или премий.

Образец журнала учёта рабочего времени сотрудников:

Образец приказа

Подобная фиксация рабочего времени возможна только после того, как руководитель предприятия выдаст приказ об этом. Кроме указания на существование такого документа в организации, в тексте приказа будет указано и должностное лицо, ответственное за заполнение журнала учета рабочего времени.

Это может быть одно из таких лиц:

• на небольших предприятиях этим делом часто занимается сам директор;
• руководитель отдела, где осуществляется контроль;
• один из специалистов отдела кадров.

Большинство работодателей выбирают последний вариант, как самый оптимальный. Также журналы учета отличаются в зависимости от частоты их заполнения. Учет может быть еженедельный, ежедневный и суммированный.

Приказом журнал и табель можно не только создать, но и изменить. Обычно документ составляется из двух частей: в первой руководитель распоряжается в том, чтобы начать вести журнал, во втором – назначает ответственное лицо.

Необходимость внесения поправок может быть вызвано разными факторами – для работы во вредных условиях и ненормированном графике документ может иметь особую структуру. Для ее подтверждения нужно будет издать приказ и подтвердить его соответствующим распоряжением.

Кто за него отвечает

Ответственность за ведение журнала может быть возложена на того же сотрудника, который ведет табель, или на кого-то другого. Книгу учета может вести даже сам руководитель, но в любом случае информация об этом должна быть отражена в должностной или служебной инструкции.

Еще одним вариантом является приказ руководства предприятия. Это значит, что сотрудник, который ведет журнал учета, несет административную ответственность.

В обязанности заполнителя журнала входит внесение в него необходимых записей и передача их для дальнейшего реестра.

Если происходит увольнение сотрудника, заполняющего журнал, руководитель должен выдать новый приказ о назначении нового ответственного лица.

Смежные условия

Обязательно ли в 2019 году вести журнал учета рабочего времени? В статье 91 НК указывается на то, что обязательным условием является ведение табеля (форма Т-12), но журнал учета в перечне обязательных документов отсутствует. Руководство предприятия может самостоятельно принимать решение о том, нужен этот журнал на предприятии или нет.

Скачать форму №Т-12 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Ведение книги учета дает множество преимуществ, среди которых:

• повышается качество работы трудового персонала;
• эффективно используется время работы;
• оптимизация труда работников;
• всесторонняя оценка возникшей ситуации, что помогает избежать или решить многие конфликтные ситуации.

Учет рабочего времени может происходить с такой периодичностью:

Ежедневно	Используется в том случае, когда работники приходят на предприятие каждый день, их работа нормирована, они работают определенное количество часов.
Еженедельно	Сотрудникам не обязательно приходить на работу каждый день – они за неделю должны исполнить необходимое количество задач.
Суммирование	Используется в том случае, если на предприятии действует гибкий график работы.

Последний вариант подходит для тех организаций, которые осуществляют свою деятельность 24 часа в сутки.

Способы заполнения и контроль

Основным документом, который используется для контроля сотрудников на предприятии, является журнал учета, но вместе с ним используются и другие методы. К ним можно отнести электронный пропуск в виде магнитной карточки. С ее помощью можно четко отслеживать время прибытия и отбытия сотрудников.

Самым современным способом является биометрический учет, так как он предполагает проверку отпечатков пальцев сотрудников.

В законодательстве отсутствуют особые требования к заполнению журнала учета. Их рекомендуется утвердить внутренними нормативными актами распоряжениями.

Журнал заполняется двумя способами. Первый из них предполагает, что ответственное лицо заполняет всю информацию, а другие работники заверяют внесенные данные подписью. В другом варианте ответственный сотрудник заполняет колонки с данными и ставит свою подпись.

Два эти способы имеют равную ценность, их заполнение требует выполнения таких норм:

• информацию записывать можно только ручкой – использование карандаша строго запрещается;
• данные вносятся разборчивым почерком;
• для изменения информации нельзя использовать корректор – лучше зачеркнуть текст одной чертой и сверху написать верные данные;
• нельзя оставлять пустых строк, и если они по какой-то причине уже образовались, то их нужно заполнить прочерком.

Сегодня допускается заполнение бланка журнала в электронном виде. Для этого используется специальная программа или мобильное приложение. Необходимые программы можно получить от поставщика как в аренду на определенное время, так и купить их бессрочно. В последнем случае нужно будет заплатить намного больше, чем в первом.

Детали оформления

Журнал не имеет общей формы заполнения – каждое предприятие имеет возможность разработать себе его самостоятельно на основании образцов. Скачать образец журнала учета рабочего времени сотрудников можно в интернете. Может различаться и количество граф, на которые делится лист из журнала.

Обычный журнал включает в себя такие колонки:

№	Ф.И.О сотрудника	Должность, наименование структурного подразделения	Подпись сотрудника, время		Информация о местных командировках
			Уход	Приход	Время прихода	Время ухода	Информация о командировке
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Смирнов Л.Б.	Инженер ПЭО	7.30	16.30	14.20	15.10	Сдача счетов в банке

Перечень колонок может быть увеличена при необходимости. Но тут стоит учитывать, что документ не является обязательным с законодательной стороны, и некоторые колонки из него можно выбрасывать.

Правила содержания

Журнал учета содержится ответственным лицом до окончания его заполнения.

Следует придерживаться таких правил делопроизводства:

• нумеровать все листы журнала;
• прошить книгу – нитки должны быть выведены на последний форзац, там их нужно завязать и оставить длину в семь сантиметров;
• на последней странице следует сделать пломбу в виде прямоугольника из бумаги, которую следует прикрепить к концам нити.

На прямоугольнике нужно прописать количество листов, поставить подпись руководителя или сотрудника, который ответственный за ведение журнала.

Особые случаи

Существуют организации, где сотрудников отправляют в командировки в нерабочее время. В законодательстве не предусмотрено журнала учета ненормированного режима ведения трудовой деятельности, поэтому позволяется в журнале добавлять новые графы. Это могут быть: сведения о сверхурочных, основания для опозданий и др.

Журнал учета – это важный документ для правильной оценки работы сотрудников и начисления им заработной платы. В нем должна содержаться только достоверная информация. Если во время заполнения данных была сделана какая-то ошибка, неверные данные следует зачеркнуть и сверху надписать правильные сведения.

Сроки хранения

В нормативных документах указывается то, что журналы учета, табели и графики на предприятии должны содержаться в архиве на протяжении 5 лет. Если же на предприятии условия работы можно назвать вредными или опасными, то такая документация хранится 75 лет.

Журнал учета рабочего времени – это документ, позволяющий придерживаться норм труда, а именно — соблюдать возможные часы работы сотрудников.

Одновременно осуществляется контроль над деятельностью работников, эффективности использования ими рабочего времени. Все это однозначно положительно влияет на успехи предприятия.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

jurjur24.ru

Образец журнала учета рабочего времени

Время прибытия на рабочее место сотрудников, время, которое фактически работники находятся на работе и время окончания работы, являются не только довольно существенными условиями соглашения работника с организацией, но и в некоторых случаях, имеет значение для начисления оплаты за работу.

 

Естественно на предприятии должен быть организован контроль за соблюдение сотрудниками графика работы.

 

 

Как производится учёт рабочего времени

 

В современных реалиях, контроль за временем нахождения сотрудников на работе всё больше доверяют электронным системам.

 

Такие сервисы автоматически учитывают время появления работника на предприятии, все его отлучки и время ухода с места работы. Но ведение ручного, на бумаге, учёта вовсе не возбраняется, хотя и отходит к устаревшим методам контроля персонала.

 

 

Ведение журнала учета рабочего времени

 

В журнале учёта рабочего времени (такой журнал можно вести не только в отношении всех сотрудников предприятия, а можно завести отдельные журналы для каждого подразделения), отмечаются фамилии работников, работающих в подразделении или компании и ставятся отметки о времени прибытия на место работы и время убытия с него.

 

В форме простейшей таблицы, в которую ежедневно вносятся данные ответственным сотрудником, руководителем или сотрудником службы безопасности, в конце отчётного периода или в любое другое время, руководитель может определить, кто из работников нарушил условия трудового соглашения, не соблюдая график работы, закреплённый в договоре.

 

В определённых случаях, журнал учёта рабочего времени может стать довольно веским обоснованием применения к работнику какого-либо взыскания, связанного как раз с несоблюдением условий договора.

 

Самовольное опоздание, без веской причины, или без объяснения такой причины, как и покидание рабочего места до официального времени окончания работы, вполне могут стать причинами, побудившими работодателя уволить сотрудника.

 

Электронный вид ведения учёта рабочего времени повторяет бумажную форму учёта, по запросу, предоставляя сводную таблицу о графике прибытия сотрудников и времени их убытия с работы. Но электронные системы намного удобнее.

 

Функционал позволяет просмотреть время прибытия отдельного работника в течение некоторого времени, сделать определённые выборки, провести анализ эффективности установления именно такого графика работы предприятия.

 

Журнал учёта рабочего времени, как и любая другая форма контроля, требует ответственного за ведение такого контроля.

 

В должностных обязанностях ответственного сотрудника отдельным пунктом должно быть помечено, что именно он ответственен за ведение подобного журнала.

 

Должна быть предусмотрена ответственность за ненадлежащее ведение и внесение намеренных искажений в таблицу учёта рабочего времени сотрудников.

 

Ниже расположен типовой бланк и образец журнала учета рабочего времени, вариант которого можно скачать бесплатно.

uristhome.ru

срок хранения, распоряжение о ведении

Трудовой Кодекс обязывает работодателей производить учет всего отработанного времени всех своих сотрудников, обычно для этого используется табель учета отработанного времени. Но в некоторых компаниях в дополнение к этому также заводят еще журнал для учета рабочего времени.

Общие сведения о журнале учета рабочего времени сотрудников

Понятие и обязательность ведения

Основное отличие журнала для учета рабочего времени от табелей состоит в том, что в последнем учитывают количество отработанных часов, а в журнале отмечается время прихода сотрудника и его ухода. Законодательство не обязывает администрацию предприятия вести его в обязательном порядке, поэтому это решает сам работодатель.

Данный документ оформляется в виде журнала, в котором в столбцы вносятся необходимые данные, а в строки вписываются конкретные работники и информация об их рабочем дне.

Для тех, кто ведет учет рабочего времени при помощи 1С, будет полезно следующее видео:

Его предназначение

Ведение журнала преследует несколько целей:

• Учет времени появления на работе и ухода сотрудников организации;
• Учет опозданий и ухода с работы раньше установленного времени;
• Мотивация работников соблюдать график рабочего распорядка;
• Отсутствие работника на предприятии полный день;
• Учет отработанных часов отличающихся от нормальной нормы: сверхурочная работа, ненормированный рабочий график, работа в праздники и выходные.

В конце месяца по результатам, занесенным в  журнал будут составляться табеля учета рабочего времени, или табельщик просто с ним сверяется.

Форма

Этот журнал не имеет унифицированной либо рекомендованной форм, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно в соответствии со своими потребностями. В журнале может учитываться следующая информация:

• ФИО сотрудника;
• Наименование должности и структурное подразделение;
• Время появления на работе;
• Время ухода с работы;
• Количество отработанных часов;
• Выход на рабочее место в выходные и праздничные дни, привлечение к сверхурочным работам;
• Причина привлечения сотрудников к работе свыше установленных норм;
• Роспись сотрудника и ответственного, подтверждающая достоверность сведений.

В журнале могут быть отражены все сведения сразу, либо можно завести несколько журналов, предназначенных для разных случаев:

• Общий журнал;
• Журнал, учитывающий сверхурочное рабочее время;
• Журнал для должностей имеющих сменный график;
• Журнал для учета отработанного времени должностей с ненормированным рабочим графиком;
• Журнал для учета отработанного времени отдельных категорий сотрудников предприятия.

Приказ о ведении

Журнал учета рабочего времени будет относиться к внутренним документам организации и частью ее делопроизводства, а значит, его ведение должно быть оформлено соответствующим образом. В первую очередь необходимо разработать форму журнала и утвердить ее приказом-распоряжением.

Затем издается следующий приказ, непосредственно о введение журнала в действие. Оно составляется в свободной форме и в нем подробно расписывается следующая информация:

• Порядок использования журнала;
• Ответственные за его ведение;
• Обязанность работников являться к ответственному работнику для отметки.

Далее приказ подписывает руководитель и содержащаяся в нем информация доводится до сведения работников. Также необходимость ведения журнала можно внести в один из локально – нормативных актов предприятия: правила распорядка рабочего дня, инструкцию по делопроизводству.

Оформление документа

При оформлении журнала учета рабочего времени необходимо следовать правилам оформления всех остальных журналов, ведущиеся на предприятии – в соответствии с правилами оформления таких документов.

Пример граф основного раздела журнала

Требования

К оформлению журнала учета рабочего времени работников в компании предъявляются требования, указанные ниже:

• На обложке должно стоять наименование журнала;
• На титульном листе должно быть указано полное наименование компании и ее отделения, к которому относится журнал;
• Здесь же необходимо указать дату начала внесения записей в журнал. А после того, как будет сделана последняя запись, ставится дата завершения ведения журнала;
• На последнем форзаце указывают ответственного за ведение документа.

Табель учёта рабочего времени и его ведение описаны этим видеороликом:

Заполнение

Журнал заполняет ответственный сотрудник, все данные должны вноситься строго в колонки, предназначенные для них. Если предусмотрена графа для подписей, то расписывающийся работник должен быть ознакомлен с записью.

Доступ к журналу должен иметься только у сотрудника, отвечающего за его ведение.

Скачать бесплатно бланк журнала вы можете здесь.

Образец заполнения журнала учета рабочего времени

Общие правила

При ведении журнала необходимо придерживаться следующих правил:

• Записи в журнале делаются только ручкой, в нем не должно быть записей, сделанных карандашом;
• Если есть необходимость исправить запись, то неправильная зачеркивается, а сверху пишется нужный вариант. Пользоваться корректором не стоит;
• Все записи необходимо вносить так, чтобы они были написаны разборчиво и аккуратно;
• Все записи должны идти подряд, пустых строк не должно оставаться.

Нюансы для специальных профессий

Поскольку для журнала нет унифицированной формы, а его ведение не предусмотрено законом, то все нюансы ведения для различных профессий (пр. военнослужащих по контракту, педагога-психолога и т.п.) будут зависеть от формы разработанного журнала и того, какая информация в нем отражается.

Периодичность заполнения

Периодичность заполнения журнала зависит от того, какие данные вносятся  в данный документ, но в любом случае должно соблюдаться правило: «заполнение журнала по факту». Это значит, что записи вносятся в журнал непосредственно при появлении работника на его рабочем месте или при его уходе.

Прошивание

Журнал учета необходимо оформлять, как и все прочие журналы, то есть пронумеровать и прошить. Нумерация должна быть сквозной, начиная с первого листа. Затем журнал прошивается, и прошивка пломбируется прямоугольником бумаги, на котором указано количество прошитых листов.

Ответственный за ведение

Работника, который будет отвечать за ведение журнала назначает руководитель. Чаще все эта обязанность возлагается на следующие должности:

• Охранник или вахтер на входе на территорию предприятия или здания;
• Секретарь, ведущий делопроизводство организации;
• Сотрудник отдела кадров.

На две последние должности обязанность по ведению журнала целесообразно возлагать, только если численность работников предприятия не велика.

Срок хранения

Поскольку журнал учета рабочего времени работников не входит в перечень обязательной документации, то и конкретные сроки хранения для него не определены. Исходя из того, что журнал является первичным документом для составления табеля, то сроки хранения этих документом должны быть равны.

Таким образом, можно выделить два срока хранения журнала:

Поскольку журнал может вестись не один год, то срок его хранения необходимо отсчитывать от даты последней записи.

Журнал учета рабочего времени работников, хотя и не является обязательным к ведению документом, ведется на многих предприятиях. Он является часть делопроизводства организации, поэтому при его ведении и оформлении необходимо соблюдать правила оформления документации.

Суммированный учет рабочего времени и правила его ведения рассмотрены этим видеороликом:

uriston.com

Акт о невыходе на работу. Бланк и образец заполнения

Акт о невыходе на работу – самостоятельный документ, фиксирующий отсутствие сотрудника на рабочем месте с начала рабочего дня. От акта о прогуле он отличается тем, что документирует именно неявку в тот момент, когда еще неизвестно о причине отсутствия сотрудника. Акт послужит вспомогательным документом, если по прошествии времени обнаружится, что имел место именно прогул, и не повредит, если выяснится, что причиной неявки стала болезнь или какое-либо другое уважительное обстоятельство.

Акт о невыходе на работу может быть составлен только в том случае, если отсутствующий сотрудник не предупредил заранее свое руководство или коллег о том, что не появится на рабочем месте в определенный день.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о невыходе на работу .docСкачать образец заполнения акта о невыходе на работу .doc

Кто составляет акт

Данный документ составляет либо начальник отдела, либо секретарь, либо специалист кадрового отдела, либо юрист предприятия. При его оформлении должна присутствовать специальная комиссия (в составе не менее двух человек), члены которой удостоверят своими подписями факт отсутствия сотрудника по месту исполнения служебных обязанностей.

Действия руководства в случае невыхода сотрудника на работу

Неявка сотрудника регистрируется в табеле учета рабочего времени. До выяснения причин невыхода на работу напротив фамилии сотрудника пишется «НН» или цифровой код «30». Если табель ведется вручную, то до установления обстоятельств отсутствия сотрудника отметки следует делать карандашом, чтобы в дальнейшем их откорректировать, если на компьютере, то после выяснения обстоятельств отсутствия сотрудника, пометки в исходном документе нужно будет также исправить.

В случаях, когда руководство предприятия не имеет стопроцентной уверенности в том, что сотрудник болеет или имеет иные уважительные причины для неявки на работу, акт о невыходе следует составлять каждый день, после чего, в пятницу можно оформить обобщающий акт за всю неделю.

Кроме того, желательно посылать работнику (по адресу его места проживания) письменные уведомления о невыходе на работу с просьбами пояснить причины неявки. Все эти документы будут иметь доказательную силу в тех случаях, если дело дойдет до суда. Поскольку закон никак не регулирует действия работодателя, то каждая организация вправе самостоятельно разрабатывать алгоритм действий в таких ситуациях, опираясь на судебную практику и свой опыт.

Основные правила

Акт создаётся в двух экземплярах, каждый из которых является равноценным. Печатная форма или от руки — неважно. Главное — персональные подписи соответствующих лиц.

Данный акт не имеет унифицированного единого для всех образца, поэтому сотрудники организаций могут составлять его в свободной форме или же по специально разработанному и утвержденному внутри предприятия шаблону. Оформлять его можно на обычном листе А4 формата или фирменном бланке компании, как от руки, так и на компьютере. Чётко должен быть отмечен факт неявки сотрудника на рабочее место.

Инструкция по заполнению акта о невыходе на работу

Акт имеет стандартную форму с точки зрения делопроизводства и не должен вызвать больших трудностей при заполнении.

• Заголовок пишут по центру верхней строки.
• Чуть ниже указывается населенный пункт, в котором зарегистрирована компания, выписывающая акт, а также дата его составления. Затем вписывается точное время оформления акта (обычно ближе к концу рабочего дня).

Далее в свободной форме нужно зафиксировать факт неявки сотрудника.

• Сначала в эту часть акта вносится фамилия, имя, отчество человека, от лица которого заполняется документ.
• Затем вписываются свидетели (работники любых подразделений) с указанием их должностей, фамилий, имен, отчеств, ставится дата, в которую отмечено отсутствие сотрудника на рабочем месте.
• После этого вносятся сведения, касающиеся отсутствующего: его должность (согласно штатному расписанию), фамилия имя отчество, номер и дата трудового договора, по которому он трудоустроен.

Затем здесь же нужно удостоверить то, что причины невыхода на работу коллегам отсутствующего неизвестны.

• Последняя часть акта включает в себя подписи сотрудников, вошедших в состав комиссии. Они должны быть также проставлены напротив соответствующих должностей с обязательной расшифровкой. Заверять акт печатью необязательно, так как он относится к внутреннему документообороту компании.

После составления акта

В дальнейшем, если выяснится, что сотрудник не имел уважительных причин для невыхода на работу, данные факты признаются прогулом, что влечет за собой наказание через приказ о дисциплинарном взыскании, вплоть до увольнения. Если же сотрудник, появившись на работе, предоставляет работодателю письменные доказательства об уважительных обстоятельствах отсутствия на рабочем месте, то он освобождается от какой-либо ответственности и на законных основаниях приступает к исполнению служебных обязанностей.

assistentus.ru

Книга учета явок работников на работу и ухода с нее

 

Учет явки работников на работу и ухода с нее

В обязанности нанимателя вменена организация учета явки работников на работу и ухода с нее. До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании – уход (часть вторая ст. 133 Трудового кодекса РБ, далее – ТК). Это означает, что нанимателю необходимо организовать ведение журнала (книги) для учета времени прихода работников на их рабочие места и ухода с работы в начале и по окончании рабочего дня (смены).

Журналы для учета рабочего времени

Кроме того, для учета фактически отработанного работником рабочего времени и его целевого использования в течение рабочего дня (смены) необходимо вести журнал внутрисменных отлучек работников. Данный учет можно вести как в одном журнале, так и в двух. Второй журнал необходим, если работа связана с выполнением работником своих трудовых обязанностей вне места расположения нанимателя (например, специалист по кадрам отлучается с работы для сдачи отчета в ФСЗН, оформления пенсий и др.). Форму указанных журналов организация определяет самостоятельно.

Образцы журналов смотрите в рубрике «Полезная документация» на стр. 25–26.

Для ведения такого учета приказом нанимателя (при необходимости для каждого структурного подразделения) необходимо назначить работника, ответственного за ведение журнала внутрисменных отлучек работников.

Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение журналов учета явок работников на работу и ухода с нее и внутрисменных отлучек смотрите в рубрике «Полезная документация» на стр. 26.

Кроме того, следует определить место нахождения журнала (журналов) в течение рабочего дня (смены). Журнал учета явок на работу и ухода с нее должен находиться в общедоступном месте (например, у вахтера, секретаря организации) за 15 минут до начала рабочего дня (смены) и за 5 минут до окончания рабочей смены. Все остальное время он может находиться у работника, ответственного за его ведение. Журнал внутрисменных отлучек, напротив, должен находиться в общедоступном месте в течение всего рабочего дня (смены). 

Необходимо закрепить обязанности работников по фиксации отработанного ими рабочего времени в локальном нормативном правовом акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка.

В журнале отлучек в течение рабочего дня нужно отметить дату, время ухода, цель, название юридического лица (куда поехал сотрудник), время возвращения, поставить свою подпись. 

В части третьей ст. 133 ТК определено, что учет ведется в табелях использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах.

Но, как правило, табель учета использования рабочего времени и другие аналогичные документы не позволяют вести учет явок на работу и ухода с нее. Они предназначаются для учета количества отработанных часов, а также неотработанного времени (отпуск, больничный, прогул, отстранение, простой и т.д.).

Поэтому в качестве документа для учета времени прихода работников на их рабочие места и ухода с работы в начале и по окончании рабочего дня (смены) может выступать журнал (книга), о котором было сказано выше. Что касается табеля учета использования рабочего времени, то его заполнение осуществляется на основании данных названного журнала или другого аналогичного документа.

По результатам проверок, проводимых государственными органами надзора и контроля, можно сделать вывод, что такие журналы ведутся не всеми нанимателями, а рабочее время учитывается посредством проставления в табеле учета рабочего времени количества часов за рабочий день (смену), которое установлено правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности).

Таким образом, можно резюмировать, что требование контролирующих органов об организации нанимателями всех форм собственности учета явок работников на работу и ухода с нее является обоснованным, поскольку позволяет отразить реальное количество часов отработанного работником времени (например, в случае опоздания на работу).

Данное требование не распространяется на граждан, привлекаемых для выполнения работ (оказания услуг) по гражданско-правовым договорам, потому что эти правоотношения не регулируются ТК.

 

www.spok.by

Журнал учета прибытия, убытия и нахождения в местных командировках работников организации — Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле

Журнал учета прибытия, убытия и нахождения в местных командировках работников организации – это журнал, который ведет уполномоченное лицо в организации, для фиксирования времени прибытия на работу и убытия с работы работников организации, а так же выезд работников в местные командировки.

Ведение такого журнала дает возможность контролировать со стороны руководства рациональное использование рабочего времени работниками и исключить нарушение трудовой дисциплины, а так же дисциплинирует самих работников.  

 Информация о местных командировках заноситься в журнал с той целью, чтобы зафиксировать периоды отсутствия работника в течение рабочего времени на постоянном месте работы. Например, работник по заданию своего непосредственного руководителя может отъехать на несколько часов к поставщику. При этом он не будет находиться на рабочем месте, хотя время логично считать отработанным. Сведения, взятые из журнала, могут быть использованы при составлении табеля рабочего времени.

Установленной формы журнала учета прибытия, убытия и нахождения в местных командировках работников организации нет. Форма журнала может быть разработана в организации самостоятельно, его листы размножены с помощью ксерокса, компьютера. Журнал может быть изготовлен типографским способом. В любом случае журнал должен быть прошит, пронумерован, удостоверен печатью. 

Журнал может храниться у секретаря или у другого уполномоченного лица.

Срок хранения Журнала учета прибытия, убытия и нахождения в местных командировках работников организации установлен ст. 784 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.), и составляет 1 год. 

naar.ru