Вопрос: Допустимо ли заполнение журналов регистрации приказов в электронном виде с последующей распечаткой и заверением подписью руководителя и печатью?
Ответ: Да, допустимо.
Приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам после подписания руководителем регистрируются в службе делопроизводства секретарем приемной руководителя, так как в его обязанности входит осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также ведение контрольно-регистрационной картотеки. Исключения из данного правила составляют приказы по личному составу: обязанности по их ведению вменены специалистам по кадрам (выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденный постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 N 159 «Об утверждении выпуска 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех видов деятельности», выпуска 6 ЕКСД «Должности служащих, занятых в машиностроении и металлообработке», выпуска 33 ЕКСД «Должности служащих, занятых финансами, кредитом и страхованием» и выпуска 21 ЕКСД «Должности служащих, занятых геодезией и картографией»).
Т.С.КУЗЬМИНА,
юрист
В каждом предприятии или организации происходит постоянное движение рабочих и служащих. Люди принимаются на работу и увольняются, уходят в отпуск и болеют. Существуют другие нюансы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Для учета передвижения работников кадровой службой ведется журнал регистрации приказов по личному составу.
При приеме на работу на каждого нового сотрудника заводятся личные документы: лицевой счет, финансовые документы и трудовая книжка, в которой происходит учет трудового стажа сотрудников. При любом передвижении работника, специалистом по кадрам составляется приказ о соответствующем передвижении, который подписывает руководитель предприятия.
Приказ по личному составу представляет собой главный документ, определяющий служебное положение сотрудника организации. Приказ является основанием для внесения данных в личную карточку работника.
Нумерация приказов производится в рамках одного года, начиная с первого рабочего дня в календарном году. Все распоряжения, подписанные и утвержденные руководителем предприятия, регистрируются в журнал установленного образца.
Регистрация в журнале – это засвидетельствование того, что приказ состоялся и подписан, и занесен в соответствующую книгу. Это придает значимость документу с юридической точки зрения. Пока приказ не зарегистрирован, он не может считаться официальным документом.
Журнал регистрации приказов по личному составу – это книга, куда заносятся указания, касающиеся передвижения сотрудников на предприятии, в хронологическом порядке. Ведение журнала возлагается на специалиста по кадрам.
Существуют определенные нормы и правила по ведению журнала регистрации, установленные действующим законодательством.
Важно! Перед началом работы новый журнал нумеруется, прошнуровывается и скрепляется печатью во избежание утери и исправлении данных, зарегистрированных в книге! Журнал хранится на предприятии в течение семидесяти пяти лет, поскольку в нем отражается учет трудового стажа сотрудника.
На лицевой стороне обязательно прописывается наименование организации, дата начала и окончания. На разных предприятиях форма журнала может немного отличаться. Заказать такую книгу можно в типографии или купить в магазинах по продаже офисной документации.
В журнале регистрации учитываются все без исключения приказы, созданные и подписанные руководством организации, связанные с передвижением сотрудников. Специалист по кадрам на основании текста, прописанного в приказах, делает соответствующие записи в журнал.
Основные приказы, подлежащие регистрации:
На самом деле, этот список может быть более обширным. Все зависит от специализации предприятия и от условий, прописанных в трудовом договоре организации. Все эти документы в обязательном порядке проходят через бухгалтерию для начисления заработной платы и других выплат, причитающихся сотрудникам, и предоставления данных в Фонд социального страхования и Пенсионный фонд.
Важно! Специалисты организации, осуществляющие функции управления на предприятии: директор предприятия, главный бухгалтер, руководитель подразделения, при назначении или переводе их на должность, оформляются на основании приказа по основной деятельности.
Если главный бухгалтер ведет несколько учреждений одного ведомства, например, в отделах образования в пределах одного района, то рациональнее всего, журналы регистрации бухгалтера и руководителя вести отдельно.
По своей структуре каждая страница книги содержит семь столбцов разных размеров:
Есть определенные требования по заполнению журнала регистрации.
После того как новый журнал был пронумерован, прошнурован и скреплен печатью, заполняется лицевая сторона. О том, как правильно прошить журнал, у нас есть отдельная статья: Как прошивать документы нитками.
На титульном листе прописывается наименование организации согласно учредительному документу полностью и в сокращенной форме. Обязательно должна быть указана дата начала заполнения книги. В день, когда исписана последняя страница, проставляется дата окончания. На оборотной стороне, где записано количество пронумерованных страниц и стоит печать, ответственный специалист ставит свои ФИО и расписывается. Для дальнейшей работы заводится новая книга, а старая сдается на хранение в архив.
В течение года может быть заведено несколько журналов, в зависимости от количества распоряжений. Каждой книге присваивается индекс – порядковый номер, если в организации предусмотрен учет журналов по номенклатуре.
Ведение журнала, как правило, возлагается на одно лицо, назначенное руководителем организации. Во-первых, с одного человека легче спросить, если возникнут претензии от сотрудников предприятия. Во-вторых, легче найти нужную информацию. Ответственным исполнителем может быть специалист по кадрам, делопроизводитель или секретарь, находящийся в прямом подчинении у руководства. В случае отсутствия специалиста, который вносит приказы в книгу, назначается другое лицо на основании отдельного распоряжения.
Для удобства при поиске нужных документов, все записи в книге нумеруются по порядку последовательно. Внесение изменений, исправлений в записях не допускается! Если ошибка все же допущена, делается пометка с пояснением в новой строке с указанием номера записи, которую нужно считать недействительной. Ниже ставим должность, инициалы лица, допустившего ошибку и роспись.
Важно! При исправлении не допускается использование корректора и канцелярской резинки.
Все фактические данные вносятся согласно датам по порядку. Если, например, документ за прошедшее время остался без регистрации, то его лучше перепечатать другим числом.
На лицевой стороне журнала прописывают сведения о работнике, ответственном за его оформление и ведение. По усмотрению руководителя, эти данные могут быть записаны на оборотной стороне или на каждой странице.
Удалять или подчищать записи не разрешается. Следует зачеркнуть тонкой линией, чтобы было видно текст, подлежащий исправлению. Верную запись следует занести в ту же строку. В некоторых книгах предусмотрена строка «Примечание». В таком случае исправление заносится именно в нее.
Пример правильного заполнения:
Дополнительная информация. Все строки, заполненные в книге регистраций, должны точно соответствовать и совпадать с текстом и номером по приказу. При проведении проверок иногда находят несоответствие номера приказа, должности, фамилии и других показателей. Рекомендуется быть предельно внимательным при заполнении книги.
При выявлении ошибок, занесенных в журнал в течение года, может возникнуть необходимость что-то заменить. Нужно сразу усвоить, что это недопустимо категорически! Защитой от таких действий является изначально правильное оформление книги. Ответственное за журнал лицо, в самом начале производит нумерацию, прошивку, расписывается и отдает руководителю, который в свою очередь, ставит подпись и печать.
Обратите внимание! Если ошибка обнаружена своевременно, исправления можно сделать так, как было изложено в разделе «Требования к заполнению».
Одной из задач кадровых служб является сохранность документов по личному составу. Хранить их лучше отдельно от других приказов. Чтобы не нарушать социальные права работников, документы сдаются в архив и хранятся на протяжении 75 лет со дня увольнения. За халатное отношение к сохранности документов предусмотрена уголовная ответственность.
Показать подробности
4.8 из 5
81 голос
Неоплачиваемый отпуск сверх одного полного периода оплаты требует предварительного одобрения Директора или Назначенного. Любой неутвержденный/неутвержденный отпуск без сохранения содержания приведет к дисциплинарному взысканию в самоволке вплоть до увольнения включительно* Если отпуск по болезни является отсутствием для супруга/супруги Если это отсутствие связано с условием FMLA, кто является вашим сыном/дочерью FMLA Другое укажите Родителя.
DocHub Отзывы
44 отзыва
DocHub Отзывы
23 оценки
15 005
10 000 000+
303
100 000+ пользователей
01. Отредактируйте форму вызова онлайн
Введите текст, добавьте изображения, затемните конфиденциальные данные, добавьте комментарии, выделение и многое другое.
02. Подпишите в несколько кликов
Нарисуйте свою подпись, введите ее, загрузите изображение или используйте мобильное устройство в качестве панели для подписи.
03. Поделитесь своей формой с другими
Отправьте форму вызова сотрудника по электронной почте, ссылке или факсу. Вы также можете скачать его, экспортировать или распечатать.
Простота настройки
Пользовательские рейтинги DocHub на G2
9.0Простота использования
Пользовательские рейтинги DocHub на G2
Корректировать документы с помощью нашего универсального и интуитивно понятного редактора PDF очень просто. Выполните следующие шаги, чтобы легко и быстро заполнить онлайн-шаблон журнала вызовов сотрудников:
Воспользуйтесь преимуществами DocHub, одного из самых простых в использовании редакторов для оперативной обработки документов онлайн!
будьте готовы получить больше
Получить форму
У нас есть ответы на самые популярные вопросы наших клиентов. Если вы не можете найти ответ на свой вопрос, пожалуйста, свяжитесь с нами.
Свяжитесь с нами
Самый эффективный способ отслеживать посещаемость Сотрудники могут вести учет прихода и ухода с помощью часового приложения, включая GPS и фотоверификацию. Вы можете видеть расписание каждого и посещаемость в режиме реального времени в одном месте в Интернете. Вы можете быстро утверждать табели учета рабочего времени, смены смен и запросы на отгулы.
Учет рабочего времени и посещаемости является ключевой функцией каждого отдела кадров. Это делается для того, чтобы все сотрудники выполняли свои обязательства и чтобы компания соблюдала различные правила.
Создайте новый лист и подготовьте список всех месяцев. Вернитесь к листу с посещаемостью. Щелкните соседнюю пустую ячейку рядом с ячейкой Месяц. Перейдите на вкладку Данные. Нажмите «Проверка данных». Выберите «Список» в меню «Разрешить» в окне «Проверка данных». Щелкните Source и перейдите на лист с названиями месяцев.
Система управления посещаемостью является ключевым процессом в отделе кадров. Отслеживание посещаемости сотрудников имеет решающее значение для надежности и прибыльности компании. Для отслеживания рабочего времени сотрудников компании используют различные методы, начиная от традиционных систем перфокарт и табелей учета рабочего времени и заканчивая биометрической системой.
Дополнительные данные об отсутствии сотрудников Добавьте столбец справа после столбца «Итого», в котором вверху есть только буква V (чтобы сообщить нам, что это столбец итогов за дни отпуска). В этой ячейке мы использовали формулу =СЧЁТЕСЛИ(B5:AF5,\u201dV\u201d). Он работал, чтобы рассчитать общее количество дней отпуска для каждого сотрудника.
шаблон Excel для отслеживания посещаемости сотрудников скачать бесплатно бесплатный шаблон Excel для отслеживания посещаемости сотрудников 2022 Ежемесячный табель посещаемости сотрудников скачать в формате pdf Ежемесячный табель посещаемости excel скачать бесплатно табель посещаемости за месяц в excel с формулой
будьте готовы получить больше
Получить форму
0:00 6:16 Как составить лист посещаемости \u2611\ufe0f — YouTube YouTube Начало предлагаемого клипа Конец предлагаемого клипа Присутствует хорошо в этом разделе отсутствующие детали вверху показаны здесь количество листьев показано здесь theMoreПрисутствует хорошо в В этом разделе здесь показаны отсутствующие детали вверх, здесь показано количество листьев, здесь показано количество полусырых листов, а здесь показано общее количество рабочих дней этой продолжительности.
Шаг 1. Заполните основные метки. Запустите Excel и начните с добавления меток для посещаемости и имени, затем используйте «Student1» для имени слота имени. … Шаг 2Добавление и форматирование дат. … Шаг 3. Добавьте столбец «Всего»… Шаг 4. Удалите нули для несуществующих учащихся. … Шаг 5. Создайте область печати для окончательного подсчета.
Давайте рассмотрим шаги, которые необходимо выполнить, чтобы создать ежемесячную таблицу отслеживания посещаемости в Excel: Откройте новую таблицу Excel и создайте столбцы для каждой даты месяца. Создайте столбец для имен сотрудников в левом углу. Заполните цветом столбцы, соответствующие выходным и праздничным дням.
Существует множество различных способов отслеживания посещаемости сотрудников, в том числе: Ручной ввод часов работы сотрудников в электронную таблицу. Смахивание карты. Высокотехнологичные сканеры отпечатков пальцев и сетчатки глаза.
Установка значений дней отдыха и зарплаты сотрудников В столбце «День отдыха» для каждого сотрудника введите число, соответствующее его выходному дню. Выберите все ячейки, в которых будут данные о посещаемости сотрудников. Затем перейдите на вкладку «Проверка данных» на вкладке «Данные» и выберите «Список» в категории «Разрешить».
Формы и письма для отношений с сотрудниками | Люди и культура
Формы и письма для сотрудников. Катастрофическая программа совместного отпуска. Форма перевода отпускных часов (файл PDF). Отгулы (CTO).
Подробнее
HR-формы и шаблоны | Отдел кадров – az.gov
HR Формы и шаблоны; 16.06.20, ASPS/HRD — FA3.01 (2), Заявление о приеме на работу — (Часть 2 из 2) ; 01.02.18, ASPS/HRD — FA3.13, Проверка перед приемом на работу …
Узнать больше
Дежурство — Википедия
Планирование дежурств, иногда называемое дежурными сменами, — это процессы, используемые в бизнесе, где графики работы сотрудников преднамеренно непредсказуемы.
Узнать больше
© 2022 ООО «ДокХаб»
Подкатегория «Персонал и управление персоналом» включает деловые документы, которые помогают организовать и оптимизировать функции продаж и маркетинга.
Некоторые из форм и документов этой категории включают листы продаж, листы заказов и организационные формы клиента.
Торговому персоналу часто приходится писать письма продавцам и клиентам. У нас есть несколько шаблонов продающих писем, доступных для скачивания.
Эти документы представлены в форматах Adobe Acrobat PDF, Microsoft Word DOC и Microsoft Excel XLS.
Если вашему предприятию требуются высококачественные HR-шаблоны премиум-класса, , нажмите здесь.
Шаблон рабочего графика
Любая компания, в которой есть сотрудники, должна составлять график работы на каждую неделю, а также часто требуется график для …
Реестр заработной платы
Реестр заработной платы представляет собой простую электронную таблицу Microsoft Excel, предназначенную для отслеживания еженедельно, раз в две недели. или ежемесячные платежи в пользу …
Предупреждение для сотрудников
Предупреждение для сотрудников — это форма, которая в основном используется отделом управления бизнесом или отделом кадров для дисциплинарного взыскания . ..
Журнал деловых событий
Документируйте время, инциденты и предпринятые действия с помощью нашей бесплатной формы журнала бизнес-событий. Эта форма доступна в Microsoft …
Форма жалобы сотрудников
Если правила бизнес-офиса не соблюдаются или сотрудник хочет подать жалобу на другого сотрудника, подробная документация …
Журнал деловых событий
Документ время, инциденты и действия, предпринятые с помощью нашей бесплатной формы журнала деловых событий. Эта форма доступна в Microsoft …
Форма разрешения на прямой депозит
Эта распечатываемая форма разрешения на прямой депозит должна использоваться предприятиями, независимыми подрядчиками или даже частными лицами для разрешения прямого … управляя автомобилем, всегда лучше пройти …
Форма согласия на тестирование на наркотики
Многие компании в настоящее время проверяют всех новых сотрудников или сотрудников, которые могут управлять тяжелым оборудованием, на употребление наркотиков и алкоголя . ..
Заявление о приеме на работу
Бесплатное заявление о приеме на работу — это информационный лист, который может использоваться малыми предприятиями в качестве заявления о приеме на работу. Это …
Таблица данных о сотрудниках
Вторая версия нашего Листа данных о сотрудниках может также использоваться для систематизации информации о ваших сотрудниках, персонале или …
Справочник сотрудников и форма списка контактов
Форма создается в Microsoft Word и позволяет добавлять всю необходимую информацию, такую как дата …
Форма оценки сотрудников
Эта печатная форма оценки предназначена для оценки сотрудников по различным основным аспектам их работы. Распечатанная оценка сотрудника …
Форма жалобы сотрудников
Когда правила бизнес-офиса не соблюдаются или сотрудник хочет подать жалобу на другого сотрудника, подробная документация …
Информационный лист сотрудника
Информационный лист сотрудника может использоваться для систематизации информации о ваших сотрудниках, других сотрудниках или волонтерах. Вы можете отслеживать …
Оценка эффективности работы сотрудников
Эта форма оценки эффективности работы сотрудников представляет собой базовый одностраничный документ в формате .pdf, в котором приводится заполняемая информация об оценке эффективности …
Форма оценки эффективности работы сотрудников представляет собой документ в формате pdf, который позволяет пользователю заполнить информацию для …
Контрольный список увольнения сотрудников
Когда сотрудник увольняется из компании, для компании всегда важно убедиться, что он принимает …
Табель учета рабочего времени
Бесплатная печатная форма табельного учета рабочего времени, которая позволяет пользователю отслеживать рабочее время сотрудников в течение недели. Эта форма включает в себя …
Отчет о командировочных расходах сотрудников
Бесплатная форма командировочных расходов сотрудников представляет собой одностраничный документ в формате .pdf, содержащий заполняемую форму, которая используется . ..
Предупреждение для сотрудников
Предупреждающее уведомление для сотрудников — это форма, которая в основном используется руководителями бизнеса или отделами кадров для дисциплинарного взыскания …
Форма подтверждения занятости
Бесплатная печатная форма подтверждения занятости представляет собой электронную таблицу, предназначенную для систематизации информации о подтверждении занятости … , менеджеры или отделы кадров при проведении …
Форма возмещения расходов
Шаблон формы возмещения расходов для сотрудников для отслеживания расходов и подачи на возмещение. Эта форма возмещения расходов содержит пустые поля для …
Рабочий лист планирования целей
Этот рабочий лист планирования целей является отличным решением, чтобы помочь любому сотруднику установить профессиональные цели для себя и … помочь своим сотрудникам вести учет рабочего времени …
Форма заявления о приеме на работу
Бесплатная форма заявления о приеме на работу представляет собой простой двухстраничный документ. Это заполняемая форма для сбора информации о работе …
Онлайн-форма заявления о приеме на работу
Ниже вы найдете PDF-файл для загрузки, который содержит базовую онлайн-форму заявления о приеме на работу на одной странице. Печатное заявление о приеме на работу может быть …
Форма описания работы
При ведении бизнеса лучше всего иметь под рукой официальную запись, документирующую каждую должность, и тщательное …
Форма собеседования при приеме на работу
Эта печатная вакансия Форма собеседования с кандидатом предназначена для использования малыми предприятиями, независимыми подрядчиками или отдельными лицами для рассмотрения и …
Письмо с заполненной вакансией
Письмо с заполненной вакансией предназначено для отправки ответа кандидатам на работу, которым не предлагается …
Форма запроса о переводе на другую работу любому сотруднику или компании подать заявку на перевод в …
Реестр заработной платы
Реестр заработной платы представляет собой простую электронную таблицу Microsoft Excel, которая была разработана для отслеживания еженедельных, двухнедельных или ежемесячных платежей в .
Об авторе