Журнал приказов по личному составу образец: Образец журнала регистрации приказов по личному составу 2020

Журнал приказов по личному составу образец: Образец журнала регистрации приказов по личному составу 2020

Содержание

Образец журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу (далее – будем называть его по первому слову наименования) – это специальный документ, куда заносятся все факты по движению работников. Это все является основанием для оформления трудовых книжек работающих. Поэтому их фиксация имеет важность для обоих — руководителя, подчиненного, поскольку определяют степень служебного положения последнего, оплату его труда соответственно.

Так как этот сброшюрованный документ представляет определенную ценность по расчету трудового стажа работника, то хранится в учреждении 75 лет независимо от переименования места или его реорганизации.

Бесплатная консультация юриста по телефону

Задать вопрос юристу

По Москве и области

Санкт-Петербург и область

Федеральный номер

Структура заполнения

Каждая страница имеет 7 столбцов, разных по ширине; каждый из них имеет свое название:

  1. Номер.
    Это номер распоряжения, подлежащего регистрации.
  2. Дата. Проставляется дата написания. Шаблон унифицированных приказных форм по труду предусматривает, что пара номер — дата неразделима, то есть они обычно стоят рядом.
  3. Вид. Бывает три – о приеме, об увольнении, о переводе.
  4. ФИО работника. Использовать именительный падеж, писать полностью, без сокращений.
  5. Табельный номер. Присваивается служащему при приеме.
  6. Основание. По действующему законодательству, это трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору. Соглашений может быть несколько, им также присваиваются номера.

Какие приказы подлежат регистрации в журнале

Как было уже указано выше, основные типы приказов определяют отношение работника к своему рабочему месту – либо он принят на должность, либо уволен, либо переведен на другое место.

Однако перечень обязательных документов может быть расширен.

Примеры приказов, подлежащих регистрации в Журнале:

  • О премировании;
  • О предоставлении основных, дополнительных, других отпусков с сохранением зарплаты или без;
  • Об объявлении взыскания;
  • О направлении на курсы повышения квалификации с отрывом от производства;
  • Об изменении фамилии по вступлении в брак или вследствие развода;
  • Об утверждении или изменении штатного расписания;
  • О работе в праздничные дни.

Иными словами, сюда могут вноситься все приказы, касающиеся трудового статуса сотрудника. Фантазия работодателя также не ограничивается предложенным перечнем. Все эти, а также подобные им документы также «проходят» через бухгалтерию, соответственно содержат информацию, обрабатываемую и предоставляемую в ФСС, ПФР для начисления необходимых выплат.

 Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу в формате MS Word.

Журнал также удобен тогда, когда даже через много лет по истечении своей трудовой деятельности работник оформляется на пенсию, то требует сведения для подтверждения своего трудового стажа.

Тогда кадровику очень легко прочитать давно сделанные записи и составить необходимую справку.

Журнал директора

В учреждении (организации) приказы четко делятся на приказы директора и главного бухгалтера. Соответственно, каждая из групп регистрируется отдельно.

Журнал главного бухгалтера

К ним относятся такие приказы, типа «О материальной ответственности», «О проведении инвентаризации» и многие другие согласно номенклатуре дел бухгалтерии.

Крупные предприятия (заводы, фабрики) имеют, конечно, свои собственные бухгалтерии). Бывают случаи, когда бухгалтерия обслуживает несколько одинаковых по типу учреждений (организаций), например, учреждения образования в пределах одного района города.

Бесплатная консультация юриста по телефону

Задать вопрос юристу

По Москве и области

Санкт-Петербург и область

Федеральный номер

Поэтому целесообразнее вести журналы регистрации приказов директора и главного бухгалтера отдельно с разной нумерацией-датированием, независимо от того, в одном или разных зданиях работают эти две структуры


Основные виды журналов по срокам хранения

Подразделяются на:

  1. Длительные;
  2. Краткосрочные.

Выше было сказано, что приказы по личному составу должны храниться 75 лет. Напомним, что в них отражается информация именно по личностям сотрудникам, сведения об их должностях, история переводов.

Многие кадровики предпочитают дробить приказы по личному составу, выделяя некоторые из них в отдельный регистр.

Они условно называются менее важными, их можно обозначать приказами «по кадрам». Это могут быть приказы об отпусках. Также яркий пример таких приказов – об объявлении взыскания.

Дело в том, то срок действия замечаний и выговоров длится приблизительно 6 месяцев. Потом взыскание снимается и приказ, соответственно, теряет свою юридическую силу, значимость, перестает быть значимым для директора и сотрудника. Такие распоряжения можно не хранить 75 лет. Поэтому они называются краткосрочными.

Хотя целесообразнее все же вести одну папку долгосрочных приказов, а также соответственно записывать их в одном месте.

Требования к заполнению    

 
  1. Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации. Наименование указывается полностью и в краткой форме в соответствии с Уставом. Также указывается дата начала ведения журнала. Когда заканчивается последняя страница журнала, а записи уже негде фиксировать, то на титульнике фиксируется дата окончания ведения журнала. Потом начинается ведение нового журнала. «Исписанный» сдается архивариусу на хранение. На этой странице также может стоять ФИО лица, ответственного за его ведение.
  2. Вести журнал может только одно лицо, уполномоченное на эти действия самим руководителем. Как правило, это секретарь, делопроизводитель, специалист по кадрам, начальник отдела кадров, то есть лицо, непосредственно подчиненное начальнику учреждения. В случае отсутствия секретаря (болезнь, отпуск) директор может назначить ответственным за ведение журнала любое другое лицо, издав соответствующее письменное распоряжение.
    Почему удобно, когда журнал ведет один человек? – Чтобы не нарушать стиль записей. Так, заполнение граф получается более читабельным, аккуратным, ответственным. По логике, тот, кто вносил записи, должен впоследствии уметь работать с журналом, то есть уметь правильно вычитывать необходимую информацию из него. Также, руководителю легче «спросить» с конкретного подчиненного о причинах внесения некорректных записей в журнал.
  3. Все записи нумеруются в последовательном порядке. Это удобно для поиска. Вносить сведения «постфактум» нельзя. Хотя, если они все же были сформулированы ошибочно, можно сделать соответствующие пояснения, указав «неправильную» позицию: «Запись за №417 считать недействительной. Делопроизводитель Самсонова С.И. (Роспись)». При этом запрещается категорически пользоваться корректирующей жидкостью, стирательной резинкой, производить грубое зачеркивание ручкой.
  4. Факты вносятся согласно дате, то есть хронологически правильно. Например, не может быть внесена запись за определенным номером от 23.04.2014 г, если текущая – от 12.12.2015 г.
  5. ФИО работника заносятся разборчиво, без сокращений, описок в соответствии с его паспортом.

Предложения должны соответствовать содержанию приказов. Пример: у некоторых нерадивых документоведов фиксируются номера и даты распоряжений, пишется их наименование. Однако если открыть сам приказ по указанным реквизитам, то можно увидеть разночтения. То есть указано, что приказ о приеме Козлова С.С. №12 от 30.11.2015 г. зафиксирован под №19, то сам приказ посвящен переводу Петрова А.Н. с должности учителя на должность воспитателя.

Особенности защиты от внесения неправомерных изменений   

    

По каким-либо причинам может возникнуть потребность внесения недостоверных или пропущенных сведений в документ регистрации. Общими установленными требованиями к ведению делопроизводства это строжайше запрещено.

Защита от изъятия страниц производится за счет того, что они:

  • нумеруются;
  • прошнуровываются насквозь всего журнала;
  • их количество фиксируется на специальном бланке о конфиденциальности информации;
  • сведения скрепляются «синей» или даже сургучной печатью организации;
  • постановка подписи руководителя или другого ответственного лица.

Для чего нужна контрольная пломба на журнале

Уточняем, что все это делается на специальной пустой странице перед обложкой. Пломба может быть изготовлена самостоятельно или продаваться в комплекте с бланком.

На вид — это прямоугольный листок бумаги с размерами приблизительно 3х6 сантиметров. На пломбе указывается количество страниц, прошнурованных, пронумерованных, скрепленных печатью. Пломба наклеивается на место фиксации прошивки. Поверх нее ставится печать учреждения таким образом, чтобы часть оттиска налагалась на пломбу, а другая ее часть – на страницу, свободную от пломбы.

Пломба может быть номерной, индикаторной, изготовленной специально на заказ или выполненной на компьютере, а потом напечатанной на обыкновенной бумаге (можно другого цвета).

Следовательно, эта пломба является индикатором того, пытался ли кто-то изменить порядок страниц официального документа, внести другие записи и т.д. Таким образом, она может использоваться разово.

На сегодняшний день типографские фирмы продают уже готовые журналы со шнуровкой, нумерацией, опломбированием, но можно провести шнуровку, а также все остальные процедуры самостоятельно, имея на руках чистый бланк журнала.

Если нет бланка, то можно скачать в интернете образец журнала, отредактировать его в текстовом редакторе «Word», распечатать и повторить манипуляции с опломбированием.

Если бланк журнала типографского производства, то пломба содержит голографическую надпись «Опломбировано». Если ее нечаянно повредить или намеренно вскрыть, то она поменяется на «Вскрыто».

Но такой бланк стоит сравнительно недешево, но уже сейчас некоторые кадровики его покупают и используют в своей практике.

Образец журнала регистрации по личному составу

Дата приказа Номер приказа Вид приказа ФИО работника Табельный номер Основание
1 01.01.2015 1-лс (или 1-к) Прием Иванникова Светлана Игоревна 0001 Трудовой договор №1 от 0. 01.2015 г.
2

Несколько практических советов:

  1. Не торопитесь заполнять! Пусть пройдет хотя бы 3 дня после издания распоряжения. Есть опасность, что руководитель передумает писать приказ либо он станет менять тип документа, либо дату;
  2. Если возникает необходимость вносить изменения, делайте это аккуратно, строго по памятке, читаемым почерком.
  3. Почаще используйте интернет-порталы, где можно задать любой вопрос специалисту в блоге и получить квалифицированный ответ.

Журнал приказов по основной деятельности, образец

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.

Приказы по основной деятельности могут регулировать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • вопросы планирования;
  • порядок отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:

  • о назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны.

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.

Структура журнала регистрации приказов

Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:

  • титульный лист;
  • раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  • основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.

На титульном листе журнала может быть приведено:

  • наименование фирмы;
  • наименование документа;
  • дата начала заполнения журнала;
  • дата завершения заполнения журнала.

В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:

  • Ф. И. О., должности ответственных лиц;
  • ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
  • подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
  • даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.

В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:

  • порядковые номера приказов;
  • даты, номера, наименования приказов;
  • количество листов в каждом приказе;
  • Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие того или иного приказа.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Содержание граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

>Образец книги приказов по основной деятельности

Структура журнала регистрации приказов

Бюджетные организации разрабатывают этот документ самостоятельно. Законом унифицированная форма не предусматривается. У каждого предприятия может быть свой образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. В следующих разделах представлен образец книги регистрации приказов по основной деятельности и пример его правильного заполнения.

Обычно он включает следующие структурные подразделы:

  • титульный лист;
  • раздел с перечнем ответственных за его ведение;
  • главный раздел с информацией по регистрации бумаг.

На титульном листе приводят:

  • наименование организации;
  • наименование документа;
  • дату начала и окончания ведения.

В разделе об ответственных лицах фиксируют:

  1. ФИО сотрудников, ответственных за ведение книги (начальника отдела кадров, секретаря и т.п.).
  2. Полномочия этих сотрудников.
  3. Их подписи.
  4. Дату ведения документа.

Основной раздел включает:

  1. Порядковые номера внутренних актов предприятия.
  2. Даты издания актов.
  3. Номера распоряжений.
  4. Их наименования.
  5. Количество листов в каждом из них.
  6. ФИО и должности служащих, на которых распространяется действие распоряжения.

Образец заполнения журнала приказов по основной деятельности

Приводим пример заполнения для муниципальной бюджетной организации. Раздел «Примечание» заполняется по желанию сотрудника, ответственного за ведение документа, в примере — секретарь-референт.

Шаг 1. Заполните шапку. Нужно вписать название организации и другие реквизиты.

Шаг 2. Укажите день, когда сделана первая запись. Дату окончания нужно внести в день, когда сделана последняя запись.

Шаг 3. Укажите, кто несет ответственность за заполнение книги.

Шаг 4. Заполните информацию о новом распоряжении. Ответственное лицо при этом — сотрудник, который отвечает за его исполнение, не всегда тот, кто заполняет таблицу. Поле «Примечание» заполнять не обязательно.

Ниже вы можете скачать полностью заполненную книгу.

Если приказ подписан, его нужно ввести в действие и придать ему юридическую значимость. Это делается с помощью его регистрации, после присвоения ему номера и даты.

Образец приказа>>

Приказ может регистрироваться в журнале регистрации приказов или только в системе электронного документооборота. Журнал регистрации приказов может быть бумажным или электронным. Часто в организациях, где приказы регистрируются в электронном виде или СЭД, регистрация дублируется и в бумажном журнале. Эта двойная работа делается для надежности, хотя совсем необязательна. Форма журнала не закреплена в нормативных документах, поэтому можно разработать свою и закрепить в Инструкции по делопроизводству.

Образец журнала регистрации приказов

Номер Дата Ответственный отдел Кол-во листов Кол-во листов приложений
01–01/12 18.04.2016 Отдел безопасности Об обеспечении безопасности в период праздников 2 24

01-номер отдела

01-номер дела

12-порядковый номер приказа

В соответствии с каждый вид приказа имеет разные сроки хранения (по основной деятельности — постоянно, по личному составу — 75 лет, по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет, поэтому их помещают в разные дела. Соответственно регистрируются эти виды приказов также в разных журналах. Приказы по личному составу должны регистрироваться в отделе кадров.

Как оформить приказ>>

Основные правила регистрации приказов:

  1. Приказ регистрируется в день его подписания. В крайнем случае — на следующий день.

  2. Приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует служба делопроизводства.

  3. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

  4. Перед регистрацией нужно проверить: есть ли подпись руководителя, собраны все визы согласования, правильно ли оформлен приказ.

  5. Нумерацию в бумажном журнале регистрации приказов нужно вести шариковой ручкой одного цвета.

Порядок согласования приказов>>

Регистрация приказов должна производиться в тот же день, но часто бывает, что приказ просят зарегистрировать задним числом. Делать это не положено, но иногда приходится идти на уступки. Например, оставлять резервные номера, точно зная, что они будут заполнены. Или, если вам приносят регистрировать приказ первым в этот день, то не будет страшно, если его зарегистрировать вчерашним днем.

Проверяйте, чтобы все графы в журнале регистрации были заполнены, пустых номеров не оставалось, приказы в деле соответствовали количеству, номеру, порядку приказов в журнале. Эти несоответствия пишутся в нарушения при проверках.

Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности — постоянно.

Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу — 75 лет.

Срок хранения журнала регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.

Образец приказа>>

Образец распоряжения>>

Как правильно сделать выписку из приказа>>

>Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:

  • приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
  • приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Все виды приказов по основной деятельности должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет. То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации. В зависимости от объема документооборота могут применяться различные виды журналов.

  • Журнал регистрации приказов по основной деятельности
  • Журнал регистрации приказов
  • Журнал регистрации локальных нормативных актов

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Полномочия и ответственность

  • Приказ О вступлении в должность руководителя
  • Приказ О возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера
  • Приказ О назначении временно исполняющего обязанности генерального директора
  • Приказ О наделении правом подписи
  • Приказ О досрочном сложении полномочий директора
  • Приказ О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
  • Приказ О назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства
  • Приказ О предоставлении права подписи кадровых документов
  • Приказ О назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени
  • Приказ О передаче функций по ведению кадрового делопроизводства
  • Приказ О назначении ответственного за проведение вводного инструктажа по охране труда
  • Приказ О назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании
  • Приказ О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения

Организационная структура и штатное расписание

  • Приказ О введении в действие штатного расписания
  • Приказ О разработке штатного расписания на 2016 год
  • Приказ Об утверждении штатного расписания
  • Приказ О внесении изменений в штатное расписание, создание нового подразделения
  • Приказ О внесении изменений в штатное расписание, введение новой должности
  • Приказ О внесении изменений в штатное расписание, увеличение кол-ва штатных единиц
  • Приказ О создании обособленного подразделения

Утверждение и введение в действие локальных нормативных актов

  • Приказ О введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»
  • Приказ О введении в действие Инструкции по кадровому делопроизводству
  • Приказ О введении в действие Инструкции по организации охраны труда
  • Приказ О внесении изменений в унифицированную форму №Т-1

Регламенты и процедуры

  • Приказ О порядке выдачи работникам трудовых книжек (новый)
  • Приказ Об обеспечении охраны коммерческой тайны (подробный)
  • Приказ Об организации воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе
  • Приказ Об использовании мобильной связи
  • Приказ Об утверждении перечня материально ответственных лиц
  • Приказ О заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности
  • Приказ О регламенте ознакомления с локальными нормативными актами
  • Приказ Об организации работы с печатью отдела кадров фирмы
  • Приказ О проведении коллективных переговоров
  • Приказ Об организации приема-передачи дел и инвентаризации
  • Приказ О действии работников при обнаружении пожара
  • Приказ О порядке проведения противопожарных инструктажей
  • Приказ О запрещении курения

Режим работы компании

  • Приказ О графике работы организации в майские праздники
  • Приказ О введении неполной рабочей недели
  • Приказ О досрочной отмене неполной рабочей недели

Охрана труда и техника безопасности

  • Приказ О введении Инструкции по организации охраны труда
  • Приказ О назначении ответственного за проведение вводного инструктажа по охране труда
  • Приказ О назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании
  • Приказ О действии работников при обнаружении пожара
  • Приказ О порядке проведения противопожарных инструктажей
  • Приказ О запрещении курения
  • Приказ О назначении ответственного лица за сохранность и готовность к действию первичных средств пожаротушения
  • Приказ Об установлении противопожарного режима

Журнал регистрации приказов по личному составу: особенности заполнения

Юридическая консультация > Предпринимательная деятельность > Журнал регистрации приказов по личному составу: особенности заполнения

Весь трудовой путь любого работника, начиная с момента приема для исполнения своих обязанностей до последующего увольнения, отражается документально отделом кадров с помощью составления приказов по личному составу. Они помогают работе различных подразделений, а тем более важны для бухгалтерии.

Так, нам начисляются премии, заработная плата, устанавливается оклад и выписывается очередной отпуск. К тому же, необходимость решать спорные дела в суде, доказать принадлежность к организации и даже взять кредит тоже потребует наличия таких приказов.

Приказы по движению кадров

Журнал регистрации приказов по личному составу заполняется работниками отдела кадров

Они могут быть различного вида, сроков хранения и параметров составления. Среди них выделяют следующие приказы:

  • Прием на работу. Здесь возможны различные варианты, учитывающие основное место, вахтовый метод, совместительство и т.д;
  • Перемещение работника. Такой документ свидетельствует о продвижении по службе, работу в новом отделе, смене территории закрепления или размера оплаты труда;
  • Премирование. Выплата дополнительных денежных средств за хорошее выполнение своих трудовых обязанностей, по поводу праздничных мероприятий и т. д.;
  • Увольнение. Расторжение договора или решение уйти по собственному желанию;
  • Командировка. Направление на определенный срок для исполнения трудовых обязанностей;
  • Отпуск по уходу за ребенком. Рождение малыша и последующее его воспитание;
  • Вредные условия труда. Назначение командировки или специального отпуска

На протяжении всего срока работы кадровой службы в организации составляется огромное количество документов, которые необходимо постоянно систематизировать и правильно хранить. Именно поэтому заводятся специальные журналы, где регистрируются все необходимые данные. Они учитывают весь личный состав, давая возможность быстрого поиска интересующей информации.

Назначение журнала регистрации приказов

Любой созданный документ, проверенный руководителем и согласованный им же получает статус официального и подлежит обязательной регистрации. Это подтверждает его законность и при присвоении уникального номера максимально снижает риск создания дубликата или вредоносных действий по оформлению бумаг задним числом.

Сам журнал подлежит обязательной нумерации. Его впоследствии шнуруют, описывая количество листов и дату начала использования. Все приказа и распоряжения вносятся поочередно не нарушая строгой отчетности.

После того, как произведены основные действия с журналом, его нельзя разрывать, изымая неверно заполненный лист, добавлять какие-либо странички, вклеивать или вшивать их.

После того, как проведена порядковая нумерация, плотно продевается шнуровка, и выведенные ее концы с обратной стороны проклеиваются специальным маленьким бланком. На нем отмечается количество страниц, сначала числом, а потом прописными буквами, проставляется подпись ответственного лица и поверх нее официальная печать. Чаще всего такой журнал подписывает сам руководитель.

Когда заводится журнал?

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец заполнения

На законодательном уровне нашего государства не существует определенных правил и параметров начала ведения такого журнала. Подобные решения принимаются локально внутри самой организации и чаще всего остаются на усмотрение отдела кадров. Так, начиная с первого дня работы, как самого предприятия, так и его сотрудников, необходимо составлять приказы. Именно поэтому, первым делом стоит создать журнал, утверждая его в «Положении о делопроизводстве компании».

Конечно, если сам приказ, касающийся личного состава, имеет определенный параметры для своего составления, то структуру заводимого журнала, его графы, колонки, формат, можно разрабатывать самостоятельно или отдать этот вопрос для решения специалистам предприятия. Возможно, такой способ покажется трудоемким, и потребует определенных усилий. Есть другая возможность выхода из подобной ситуации.

Сейчас на полках книжных магазинов можно встретить уже разлинованный вариант, а его дубликат прекрасно представлен различными сайтами интернета. Кстати сказать, данное решение станет наиболее приемлемым именно, потому, что разработано кадровиками, имеющими огромный опыт в своем деле. Учитывая все необходимые нюансы, были соблюдены нужные графы и порядок заполнения.

Приобретая уже готовый журнал, вы избавите себя от необходимости шнуровать, нумеровать и пломбировать его. Останется только заверить печатью и внести данные организации.

Иногда случается так, что бюджет предприятия не позволяет осуществить дополнительные траты и запланировать эту покупку будет не возможно, ведь начало журнала должно соответствовать старту вашей деятельности. И на этот случай имеется приемлемое решение. Внимательно изучите сайты по делопроизводству, скачайте несколько образцов такого журнала к себе на компьютер и выберете тот, который наиболее полно соответствует направлению работы. Создайте нужные столбцы, линии, повторяя скаченный макет, а дальше приступайте к заполнению.

Ответственность за журнал регистрации приказов

Так как этот документ является архивным, очень важно назначить одного человека, который будет нести полную ответственность и полностью контролировать каждую запись. Это важно еще и потому, что любые помарки и пометки не допустимы. Если в вашей организации имеется специальная кадровая служба, то поручите ей эту обязанность.

Можно даже составить специальный приказ по основной деятельности, через который назначить работника, возложив на него все необходимые функции. Если сотрудник отдела кадров по сложившимся обстоятельствам временно покинет свое рабочее место, то возложить дальнейшие обязанности, связанные с журналом можно на иного человека, составив на него приказ.

Основные параметры оформления

Журнал регистрации приказов по личному составу содержит большой объем информации

Конечно законодатель для нас не закрепил четких и жестких требований к оформлению журнала, но для того, чтобы его форма стала наиболее правильной и помогала вам вести делопроизводство постарайтесь придерживаться ряда правил.

  • Титульный лист. Обязательно напишите реквизиты своего предприятия, его наименование, юридический статус, а также дату начала ведения журнала и пустую строчку для последующего указания окончательного периода. Кстати, по номенклатуре дел, проводимой внутри самой компании, ему присваивается порядковый номер, который тоже необходимо отметить. Чуть ниже пропишите Ф.И.О. работника, который будет нести ответственность за журнал и срок его хранения. Стоит понимать, что информация, вносимая в него, может быть рассчитана как на 5 лет, так и на 75 лет. Поэтому, укажите литеры, присваиваемые приказам. Если это «ЛС», то документы подлежат архивному хранению в 75 лет, а если «К», то это обычные кадровые записи.
  • Порядковый номер. Каждая новая запись должна иметь свой уникальный номер, увеличивающийся с каждым разом.
  • Дата. Здесь прописывается именно та дата, которой был создан приказ. Желательно регистрировать его своевременно.
  • Номер приказа. Такая цифра имеет отношение только к приказам по личному составу.
  • Вид приказа. Постарайтесь кратко, но очень емко описать суть самого приказа. Возможно это увольнение или прием на работу, перевод с одной должности на другую, отправление в командировку или поощрение сотрудника. Делая такую запись, необходимо понимать, что именно она станет основой вашего дальнейшего поиска.
  • Ф.И.О. работника. Здесь обязательно указать инициалы и личные данные того человека, на которого создан приказ.
  • Основание. Вносится наименование документа, которое послужило созданию данного приказа. Это может быть № трудового договора, соответствующее письмо или соглашение

Если такое решение вам будет удобно, то в конце каждой странички проставляйте подпись, чтобы видеть, кто и когда заполнял ее. Если вдруг обнаружилась случайная ошибка, то править ее нельзя, а тем более вырывать листы.

Таким образом собьется нумерация и нарушится шнуровка. Самым оптимальным выходом для этой ситуации считается заполнение последующей строчки с обязательным уточнением в столбце «Основание», почему было сделано исправление.

Электронная форма журнала регистрации приказов

На смену бумажным журналам приходят электронные версии

Современные технологии не стоят на месте и на смену обычным бумажным носителям приходят электронные версии. Они разработаны с учетом вех необходимых потребностей и наиболее удобны в своем использовании.

При помощи обычных клавиш клавиатуры можно легко и быстро найти нужную информацию, по каждому сотруднику даже самой огромной организации. Так, можно быстро просмотреть наличие отпусков и даты их проведения, назначение командировок, выходы в декрет и т.д.

Так, например, если нужна информация за последние 3 года по какому либо одному работнику, то перелистывание журнальной формы создаст особые неудобства и большую потерю времени, к тому же различные отвлекающие факторы способны сбить с проведенных подсчетов.

Если организация пользуется учетом по форме 1С, то в этой программе изначально заложена возможность ведения электронного журнала регистрации приказов.

Его удобно выгружать в программу Excel, просматривая более наглядно каждую строчку, а по истечении отчетного года, можно распечатать всю информацию, создав бумажную версию. Далее журнал просто шнуруется, нумеруется и пломбируется, отправляясь при необходимости в архив.

С заполнением журнала регистрации приказов по личному составу вас ознакомит видеоматериал:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Поделиться

ВКонтакте

Класс

WhatsApp

Telegram

    

Составление и заполнение журнала регистрации приказов по личному составу

Приказы по личному составу необходимы для оформления трудовой деятельности каждого работника в организации любого юридического статуса. В соответствии с их содержанием бухгалтерия насчитывает заработную плату, премии, компенсации, отпускные начисления. Если работник хочет взять в банке кредит, вместе с другими документами требуют предоставить документы о трудовой деятельности, в том числе и копию приказа о приеме на работу.

Таким образом, приказы по личному составу формально отражают трудовой путь сотрудников организации. В судебных разбирательствах по поводу трудовых споров они имеют юридическую силу, подтверждающую ту или иную версию спора.

Содержание статьи

Виды приказов по движению кадров

К приказам по личному составу, имеющим постоянный срок хранения, относятся следующие:

  • О приеме на работу по основному месту, совместительству, на неполный рабочий день, вахтовым методом и т.д.
  • О перемещении работников, то есть повышении их в должности, переводе в другой отдел или на работу в другую местность, изменении оплаты за труд и т.д.
  • О премировании сотрудников за высокие показатели в работе или хорошее исполнение трудовых обязанностей, по случаю профессионального праздника.
  • Об увольнении или расторжении трудового договора по соглашению сторон или по собственному желанию работника, или по другим основаниям.
  • О направлении в длительную зарубежную командировку.
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
  • О командировках или отпуске, связанными с вредными, опасными условиями труда.

В отдельную группу можно выделить кадровые распоряжения, которые имеют срок хранения до пяти лет:

  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • о краткосрочных командировках;
  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о праздничных днях и т.д.

Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования. К ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику. Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.

Для чего нужен этот журнал?

Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера. Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом.

Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать. В журнале по порядку должны фиксироваться утвержденные руководителем организации документы.

Его страницы нельзя изымать или добавлять, или подменять, или уничтожать каким-либо образом. С этой целью журнал перед его заполнением необходимо прошнуровать, пронумеровав перед этим каждую страницу.

Шнуровка закрепляется специальным бланком, в котором указывается количество страниц в числовом и буквенном обозначении, проставляется подпись ответственного лица – чаще всего, руководителя компании и печать соответствующего уровня. То есть, подпись ответственного лица закрепляется печатью для документов, подпись генерального директора или руководителя организации – гербовой печатью.

Когда журнал составляется и запускается в производственный процесс?

Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать. На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа, поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».

Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.

С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах. Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.

Можно купить готовый журнал:

  • прошнурованный;
  • пронумерованный;
  • опломбированный;

Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации.

Кто должен вести этот журнал?

Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение. Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала. Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству, с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.

Если кадровик, который ведет журнал по учету кадровых документов в соответствии с функциональными обязанностями, уходит в длительный отпуск по любому основанию, необходимо возложить исполнение данной рабочей функции на другого работника при помощи соответствующего приказа.

Требования к оформлению

Как было отмечено выше, нет единых законодательно закрепленных требований к оформлению журнала по учету кадровых документов, но необходимо опираться на общие правила оформления журналов по регистрации различных документов.

Титульный лист содержит реквизиты организации, даты начала и окончания ведения журнала, номер документа в соответствии с номенклатурой дел в компании, сведения о работнике, ответственном за ведение журнала и срок хранения (75 или 5 лет). Также необходимо указать литеры, которые присвоены приказам, подлежащим учету в данном журнале:

  • это ЛС для документов, которые хранятся 75 лет;
  • К – для остальных кадровых документов, если они регистрируются в одной книге.

Сам журнал оформляется следующими графами:

  • Номер по порядку. Каждой отдельной записи присваивается свой номер.
  • Дата издания приказа.
  • Номер приказа по личному составу.
  • Вид приказа (прием, увольнение, перемещение и т.д.). Краткое содержание приказа (срок направления в командировку, пункт назначения и т.д.).
  • ФИО работника или работников, на которых издан приказ.
  • Основание (№ трудового договора или письма, или дополнительного соглашения и т. д.).

На каждой странице может также стоять подпись ответственного лица, заполнившего ее. Изымать листы из журнала нельзя, если необходимо внести какое-то исправление, то оно вносится под следующим по порядку номером и указывается основание, почему оно внесено.

Электронная форма журнала

При большом документообороте в компании и при высокой текучести кадров очень сложно отследить их движение при помощи такого журнала в бумажном варианте.

Поэтому желательно иметь электронную форму данного документа, которая ускоряет процесс поиска необходимой информации по каждому отдельному работнику: сколько дней отпуска он отгулял, в какие дни он был в командировке, когда брал отпуск без оплаты труда и т.п.

С помощью электронной формы документа собрать эту информацию будет достаточно просто. Бумажный вариант придется долго и очень внимательно просматривать, а если изучается деятельность работника, например, за три года, этот процесс займет очень много времени.

Если в организации управленческий документооборот ведется с помощью программы 1С, то в ней автоматически регистрируются все приказы. Также можно создать электронную версию в Excel для внутреннего пользования. Если в организации журнал первоначально ведется в электронной форме, которая потом распечатывается, то все распечатанные листы нумеруются, прошиваются и опечатываются для сдачи в архив.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Для чего предназначается журнал по личному составу

Кадровые сотрудники обязаны вести журнал по личному составу, где должны отображаться любые изданные руководством предприятия приказы по отдельному сотруднику.

Единой установленной формы журнала нет, и организация вправе сама разработать свою форму. К обязательной регистрации приказов относят:

  • Приказ о зачислении в штат сотрудников.
  • О совмещении сотрудником другой работы во время основной.
  • О переводе на другую должность на основании приказа: с повышением в должности или с понижением.
  • О наложенных на сотрудника взысканиях, поощрениях, награждениях.
  • О повышении квалификации сотрудника на основании успешного прохождения курса повышения.
  • В случае изменения личных данных издается приказ о смене фамилии с указанием оснований.
  • О выплате премиальных или поощрительной суммы, не относящихся к основным заработанным средствам.
  • О выходе в отпуск с содержанием или без содержания, например, в учебный отпуск.
  • Приказ о командировке сотрудника.
  • И другие важные приказы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудника.

Законодательная база

Записи в журнале ведутся на основании ряда Законов и подзаконных актов:

  • Ст. 86 ТК РФ определяет позицию по внесению персональных данных сотрудника.
  • В соответствии раздела VI ТК РФ определены положения о заработной плате, которые указываются в приказе о приеме на работу.
  • Статьей 123 ТК РФ регулируется трудовой отпуск.
  • Статьи 15, 56, 67 ТК РФ регулируют заключение трудового договора, на основании которого издается приказ о зачислении на работу.
  • Ст. 68 ТК РФ определяет порядок издания приказа о зачислении.
  • Статья 128 ТК РФ регулирует предоставление отпуска без сохранения содержания при учебном отпуске сотрудника.
  • Ст. 358 Приказа Росархива определяет порядок ведения журнала регистрации приказов по личному составу.

Сроки хранения

Сроки хранения журнала регистрации регулируются положениями «Основных правил работой с архивацией документов» и зависят от установленных сроков.

Все приказы можно группировать по этому показателю и формировать в отдельные дела.

  • Сроком хранения в архиве до 75 лет относят изданные приказы о зачислении в штат сотрудников, увольнении, переводе в другое подразделение компании, оформлении премии и поощрении. Также подлежат хранению 75 лет приказы о получении повышения, присвоения квалификации и высокого рабочего разряда.
  • До 5 лет хранят приказы об отпусках, о наложении взысканий, командировках и дежурствах на предприятии. К этой категории относят приказы о работе во внеурочное время, о денежных компенсациях по переработке сверх установленного времени.

Требования

Можно использовать специально разработанную Минфином специализированную форму, а можно использовать и свою, это также допускается.

Самое главное требование – вести журнал нужно по правилам делопроизводства:

  1. Титульный лист должен содержать название компании и обозначение журнала. Журнал регистрации приказов будет содержать атрибуты приказов по личному составу компании.
  2. Необходимо указать порядковый номер тома, дату создания. По окончании журнала на титульном листе указывают дату завершения записей. Поскольку такой журнал подлежит хранению до 75 лет, на титуле указывают срок хранения.
  3. Вести журнал должен назначенный сотрудник кадровой службы, он назначается отдельным приказом руководства компании. На первой странице указывают ответственное лицо и дату назначения. Также необходимо прописать данные о лице, ответственном за его заполнение: штатная должность, номер приказа о назначении и роспись отвечающего сотрудника. Если произошла смена ответственного, то подобным образом вносятся сведения о нем.
  4. Листы журнала предназначены для фиксации распоряжений и приказов по личному составу, в каждой графе проставляют порядковые номера распорядительного документа. Также указывают вид приказа: о приеме на работу сотрудника или его увольнении. Прописывают ФИО, должность, по срочному или бессрочному договору был принят сотрудник, и проставляют дату и номер распорядительного документа. Если были допущены ошибки, то исправленную информацию подтверждают подписью ответственного лица.
  5. Листы журнала должны быть пронумерованы, это действие предотвратит подмену информации. Также журнал прошнуровывают и скрепляют печатью.

Регистрация приказов

Кадровые сотрудники регистрируют изданные приказы по личному составу в отдельно отведенном журнале в день его издания, причем регистрации подлежат любое распоряжение руководства относительно сотрудников.

Зарегистрированный приказ обладает юридической значимостью, и если этого не сделать, то приказ утрачивает свою силу. Ведется журнал за текущий год, нумерация производится сначала. Подобные приказы оформляют в соответствии с требованиями ТК РФ и они выступают как веские основания для внесения записи в трудовую книжку сотрудника.

Как видно из приведенного примера, в журнале присутствуют:

  • Порядковый номер проведенной записи.
  • Номер приказа, на основании которого делается регистрация.
  • ФИО сотрудника.
  • Подразделение, где будет работать сотрудник.
  • Его штатная должность.
  • Присвоенный табельный номер сотрудника.
  • Сведения о трудовом договоре: номер и дата заключения.
  • Дополнительная информация.

Опытные кадровые сотрудники подразделяют приказы по личному составу по их значимости, и регистрируют отдельно долгосрочные и срочные приказы.

Кроме основополагающих для сотрудника приказов, также подлежат регистрации и дополнительные трудовые соглашения, и приказы на отпуск, и дисциплинарные взыскания и поощрения сотрудника.

Каждый приказ может иметь свой уникальный код, по которому затем будет легче отыскать нужную информацию, например, кодируются приказы на отпуск буквой «О», для взысканий – «В», для командировок сотрудников – « КМ».

Правила заполнения

Допускается прописывать имя и отчество сотрудника в сокращенном варианте в том случае, если на предприятии нет однофамильца. Тогда имя и отчество прописывается полностью.

Нумеруют записи по очереди, но чаще всего проставляется индекс и номер приказа.

Дата проставляется в привычном формате «ДД. ММ.ГГГГ»

Отдельная графа «вид приказа» предназначена для уточнений по приказу: прием в штат, увольнение сотрудника, поощрения или взыскания, ухода в отпуск. Здесь указывают основания для вынесения приказа, например, заявление на отпуск, соглашение на дополнительную работу и т.д.

Этот журнал можно вести как в обычном бумажном варианте, так и в электронном. Электронный вариант следует защитить от доступа к нему случайных людей: установить пароль. Все правила регистрации приказов относятся и к электронному варианту. В любой момент электронную версию можно отправить на печать, и оформить его в соответствии с требованиями делопроизводства.

Ведение журнала

Кадровая политика на каждом предприятии своя, но есть и общие правила регистрации кадровых приказов, сроком хранения до 5 лет, к ним относят краткосрочные приказы, например о командировке работника, отправлении на учебные курсы повышения квалификации, ухода в отпуск.

Под регистрацией понимают занесение сведений о приказе в особую книгу, что придает ему юридическую значимость.

Все кадровые приказы относят к внутренней документации, и форма регистрационного журнала не установлена в жестких рамках. Срок хранения начинается с даты последней регистрационной даты.

Журнал может содержать и дополнительную информацию, например, основания для издания приказа. На титульном листе можно указать индекс приказов, например приказы по отпускам или по больничным листам. Хотя нет требований по индексированию журналов, но для работы кадровой службы это намного удобнее.

В журнале присутствуют 9 граф:

  1. Порядковая нумерация приказа.
  2. Дата выхода.
  3. Нумерация приказа.
  4. Описывается вид: о приеме, увольнении. Регистрируют полностью, без сокращений.
  5. Данные сотрудника.
  6. Причина издания приказа: на основании заявления, трудового договора, по соглашению сторон.
  7. Графа для подписи сотрудника об уведомлении о выходе приказа, например, об увольнении. Если он не желает ставить свою подпись, то указывают это в отдельной строке.
  8. Указывается должность сотрудника, который регистрирует приказ.
  9. Подпись ответственного исполнителя.

Оформление

Особое внимание следует обратить на нумерацию листов, именно листов, а не страниц журнала. В конце указывают количество пронумерованных страниц.

Прошивать журнал следует прочной нитью, поскольку его хранение будет длительным, и нити могут испортиться от времени.

Прошивать следует 2 раза для прочности. Концы нити оставляют на фронтальной стороне журнала, их связывают узлом. На нитях крепят бумажную наклейку, в которой указываются дата окончания журнала, № приказа об его окончании, а на листе ставит подпись ответственный за его ведение лицо.

Требования к подписи жесткие: она должна быть разборчивой. Затем нужно проставить печать компании так, чтобы она покрывала подпись ответственного и на узлах нитей. Нити следует залить клеящим веществом для того, чтобы не была нарушена книга.

 Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу в формате MS Word.

Статья была полезна?

0,00 (оценок: 0)

Согласование и регистрация приказов | Делопроизводство

Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.
Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

Согласование приказа

Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

  • кто готовит приказ,
  • кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
  • юридической службы,
  • службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
  • главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
  • прочие заинтересованные – если необходимо.

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя. Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

Регистрация приказов

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Вы можете принять за основу этот образец журнала регистрации приказов.doc
 

 
Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.

Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 284 комментария

Журнал регистрации приказов по предприятию. Журнал регистрации приказов образец бланк. Как заполнить и его образец

Применяется для регистрации приказов, образующихся в деятельности организации и имеющих общее значение для организации в целом.

Пример заполнения основного раздела журнала:

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

В отличие от приказов по личному составу и кадровых приказов, содержание приказа по основной деятельности относится не к конкретному сотруднику, а к организации в целом.

Приказами по основной деятельности являются следующие приказы:

  • Приказ О назначении Генерального директора
  • Приказ О создании обособленного подразделения
  • Приказ Об утверждении штатного расписания
  • Приказ Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка
  • Приказ О введении безналичной формы оплаты труда
  • Приказ Об обеспечении охраны коммерческой тайны
  • Приказ Об установлении полной коллективной материальной ответственности
  • Приказ О сокращении численности и штата
  • Приказ Об утверждении формы расчетного листка
  • и др.

Срок хранения Приказов по основной деятельности - постоянно .

Следует также отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности , а не по личному составу.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации , формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно , а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет .

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по основной деятельности не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации приказов по основной деятельности установлен срок хранения постоянно .


Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.

ФАЙЛЫ

Обязанности

Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:

  • Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
  • Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
  • Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.

Функционал

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

  • Документы о назначении руководителя на свою должность.
  • Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
  • Документы относительно .
  • Документы о трудовом распорядке.
  • Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

  • Хозяйственной деятельности компании.
  • Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
  • Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Элементы

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

  • Наименование документа.
  • Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
  • Если есть, то наименование структурного подразделения.
  • Номер дела по номенклатуре и номер тома.
  • Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
  • Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

Вложенные страницы содержат две таблицы.

  1. Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
  2. Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

Графы обеих следует заполнять. Они включают:

  • Порядковые номера регистрируемых документов.
  • Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
  • Номера приказов по основной деятельности.
  • Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
  • Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
  • ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.

Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

Возможно ли вести электронный журнал

В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:

  • Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
  • Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Срок хранения

Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.

В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

Фиксация и учет всех приказов, изданных по организации, ведется в специальном журнале регистрации. В статье рассказывается, как правильно оформить и вести журнал регистрации приказов в 2018 году.

Из статьи вы узнаете:

Назначение журнала регистрации приказов

Назначение и порядок ведения журнала регистрации приказов удобнее всего рассмотреть на примере ведения журнала регистрации приказов по личному составу.

Порядок учета приказов в организации регламентируется Постановлением Росархива от 6 сентября 2000 года. Порядок учета кадровой документации, к которой и относятся приказы по личному составу, регулируется ст. 358 этого Постановления. В частности, в данном нормативном акте есть пункт, предписывающий вести учет кадровой документации (в т.ч. приказов) отдельно ото всей прочей документации компании. На практике это означает, что в каждой фирме должен быть создан специальный Журнал регистрации приказов по личному составу.

В 2018 году не планируется введение унифицированной формы ведения данного журнала. В связи с этим, как и ранее, каждая организация вправе на свое усмотрение и в соответствии со спецификой своей деятельности разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант данного документа.

Если форма журнала остается свободной, то сроки хранения данного документа подлежат строгой регламентации и не могут быть установлены самостоятельно. Срок хранения обусловлен типом приказа и может варьироваться в широком диапазоне - от 5 лет до 75.

В данном случае представляется целесообразным иметь на вооружении несколько журналов для приказов с разными сроками хранения.

В одном, срок хранения которого равен 75 годам, будут фиксироваться приказы: о приеме на работу; о перемещении; о совмещении; о переводе; об увольнении; об аттестации, повышении квалификации об изменении фамилии; о поощрении, награждении; об оплате труда, премировании, различных выплатах; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; об отпусках по уходу за ребенком; об отпусках без сохранения содержания о дежурстве по профилю основной деятельности; о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Как правильно оформляется и ведется книга приказов

Свободная форма ведения рассматриваемого журнла не отменят необходимость строгого соблюдения базовых правил оформления документации подобного рода.

В частности, обложка данного документа должна содержать даты, когда он был начат и окончен. Индекс журнала должен соответствовать принятой в организации номенклатуре дел. Разумеется, что данная информация должна быть размещена на обложке журнала.

Есть три общепринятых способа указания информации о работнике, ответственным за надлежащее ведение и хранение книги учета. Первый вариант - это размещение данных о нем на титульном листе журнала, либо на его обороте.

Второй вариант - это размещение данных об ответственном лице самом конце журнала, т.е. на его последней странице.

Третий вариант - данные сведения находятся внизу каждой страницы документа. Если вы создаете электронный журнал учета, то можно просто внести эту информацию в нижний колонтитул страницы:

Журнал учета приказов относится к категории документации строгой отчетности. В связи с этим для него существуют особые правила оформления, предотвращающие возможность извлечения, перемещения или вставки новых страниц.

Образец Журнала регистрации приказов по личному составу представлен ниже:

Защита журнала обеспечивается двумя способами - нумерация страниц и их шнуровка. Следущий этап обеспечения надлежащей защиты - скрепление шнуровки мастичной или сургучной печатью и заверение журнала подписью генерального директора или заместителя директора по персоналу (начальника отдела кадров и т.п.

Подробнее о журнале регистрации личных приказов читайте в статье .

Иногда печать заменяют наклейкой с оттиском основной печати фирмы или печати отдела кадров.

Заверительная запись, приведенная ниже, размещается на последней странице журнал (если выбран вариант зашиты с наклейкой):

Стандартом ведения журнала является полное указание фамилий, имен и отчеств всех лиц, упоминаемых в содержательной части документа. Штатное расписание компании служит стандартом, согласно которому указывается должность, специальность или профессия сотрудников, упоминаемых в журнале .

Неверно сделанные записи запрещается стирать, подчищать или замазывать специальными средствами.

Одна аккуратная черта, зачеркивающая неверный текст, но не исключающая возможность его прочтения - это тот способ, который допускается использовать в случае возникновения необходимости внести исправления в записи журнала. Корректный текст вносится в ту же графу. Графу "Примечания" необходимо сразу внести в проект журнала,и в том, случае, если в тексте имеются исправления, в данной графе нужно написать следующий текст:

"Документация внутреннего пользования" - так называется категория деловых бумаг, к которой относится рассматриваемый нами журнал. Что это означает на практике?

Это означает, что доступ к данному документу имеют только работники отдела кадров фирмы. Специальное распоряжение начальника данного отдела позволяет передавать данную книгу работникам других отделов внутри предприятия. С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, ответственного за ведение данного документа.

Актуальность, точность и корректность информации, содержащейся в журнале, обеспечивается регулярными проверками, осуществляемыми руководителем кадровой службы. Частота проверок регламентируется специальными локальным нормативными актами конкретной организации.

Лицо, ответственное за ведение журнала, является также ответственным за его хранение. На лицевой стороне титульного листа размещается запись, удостоверяющая факт его закрытия.

Скачать образец журнала регистрации приказов и получить информацию о ведении журнала регистрации приказов можно в статье .

Порядок регистрации приказов

Выше мы уже отмечали, что единый стандартный порядок внесения записей в журнал законодательством не регламентирован. На практике сложилась типовая последовательность действий, придерживаясь которой вы сможете быть уверены в полноте вносимых данных:

Вносим номер приказа. Как правило, этот номер присваивается документу в момент регистрации . Он состоит из цифр и букв. Конечно, порядок присвоения номеров в организации может быть любой, но наиболее распространена буквенно-цифровая система индексации. Номер вносится в графу 1.

Когда объем кадровый документов достаточно велик, целесообразно сразу разработать систему индексации приказов по личному составу и добавить к индексу приказа соответствующую букву. Например, если приказ касается движения кадров (прием на работу, увольнение, сокращение, перевод на другую должность), то к индексу добавляется буква "к" (кадровый) или "лс" (личный состав), Если приказ связан с отпусками, то добавляется отметка "о", с командировками - "км", с поощрениями -"п", взысканиями "в" и т.д.

Вносим название документа в графу 2.

Проставляем дату в графу 3. Дата издания документа считается число, когда он был подписан генеральным директором фирмы.

Указываем вид документа. Эти данные вносят в графу 4. Вид приказа определяется тем вопросом, по которому он был издан (прием на работу, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и т. д.)

Заносим данные на сотрудника, которого данный приказ касается. Эти данные занимаются графы с 5 по 8.

Даем краткое содержание бумаги. Как правило, заголовок приказа отражает его краткое содержание. Его вносим в графу 9.

Вносим основание документа в графу 10. Основанием приказа является инициативный документ, послуживший причиной его издания. Например, заявление сотрудника или распоряжение руководства.

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

  • “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  • “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  • “КМ” – приказы по командировкам работников.
  • “К” – кадровые.
  • “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Требования к оформлению журнала

Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:
  • Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
  • Номер приказа и его дата издания.
  • Вид приказа (Перемещение, и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
  • ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
  • Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
  • Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Ведение журнала в электронном виде

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Тема сложная и интересная. Я и сама не так давно в ней разобралась. Раньше, например, думала, что гриф «Для служебного пользования» может применяться во всех организациях. Оказалось, нет.

Правила применения грифа ограничения доступа есть и они меняются, в связи с введением новых нормативных актов. Например, статья 139 ГК РФ «О служебной и коммерческой тайне» утратила силу. Теперь действуют ФЗ «О коммерческой тайне» и «Положение о порядке обращения со служебной информацией» (ссылки ниже). А методические рекомендации к ГОСТ Р 7.0.97 -2016 наконец разъяснили правила оформления грифа. И это порадовало.

Давайте разберемся какие бывают грифы ограничения доступа и в каких случаях их нужно применять.

Гриф ограничения доступа — это реквизит документа, который ограничивает распространение информации. Его применяют при оформлении конфиденциального документа. Именно это и отличает конфиденциальный документ от обычного.

Конфиденциальный документ — носитель документированной информации, оформленный определенным образом и содержащий сведения, которые относятся к коммерческой, служебной или иной тайне, доступ к которому охраняется законодательством и его обладателем.

Конфиденциальная информация отличается от конфиденциального документа тем, что может быть и устной. А устную информацию контролировать довольно трудно. С материальными носителями все проще. Поэтому для документов, флешек, дисков существует гриф ограничения доступа.

Работодатель сам решает (кроме гостайны) какую информацию следует отнести к конфиденциальной, но это не должно противоречить законодательству. Поэтому нужно сначала изучить нормативные акты по этому вопросу.

После изучения нормативных документов работодатель должен решить какой гриф(ы) ограничения доступа будет использоваться в организации и будет ли. Затем правила работы с конфиденциальной информацией и использования грифа следует закрепить в нормативных документах организации. Тогда сотрудники будут знать какая информация относится к конфиденциальной и как с ней работать.

Виды грифов ограничения доступа:

    «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» .
    Использование этих грифов допускается только для засекречивания информации, составляющей государственную тайну. Применяется в основном в государственных организациях или организациях, осуществляющих государственное управление. Правила отнесения сведений к гостайне определяет Правительство Российской Федерации.

    Совершенно секретно
    Экз.№ 1

    Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

    «Для служебного пользования» .
    Используется для работы со служебной информации ограниченного распространения (служебная тайна). Этот гриф используется только в федеральных органах исполнительной власти для работы с информацией, которую можно отнести к несекретной.

    Какую информацию отнести к несекретной определяет исполнитель и должностное лицо, подписывающее документ. Они несут ответственность за обоснованность этого решения и за соблюдение ограничений в отношении этой информации.

    Для служебного пользования
    Экз.№ 1

    «Коммерческая тайна»
    Используется для информации, которая позволяет организации увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке и получить коммерческие выгоды.

    Коммерческая тайна
    Акционерное общество
    «ИнтелИнвест»
    Норвежская ул., д. 24,
    г. Казань, 657533

    В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

    «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация»
    Если в организации есть конфиденциальные документы, которые не отвечают признакам какой-либо тайны, то организация вправе сама определить форму грифа. Например, ввести гриф «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация».

    Конфиденциально
    Экз.№ 2

Это самые распространенные грифы ограничения доступа. Организация также может установить грифы, связанные с профессиональной деятельностью — «Банковская тайна», «Налоговая тайна», «Врачебная тайна» и другие. На практике встречается и гриф «Персональные данные», но в 80% случаях для ограничения доступа к этой информации организации используют гриф «Конфиденциально».

30 печатных шаблонов журнала учета рабочего времени [Excel, Word]

Шаблон журнала учета рабочего времени демонстрирует свое использование во многих действиях в рабочей среде, поскольку он помогает вам отслеживать время. Например, если вы посещаете мероприятие, вам придется входить в систему перед входом, а затем выходить из нее перед выходом. Это всего лишь один пример этого шаблона, и есть много других полезных приложений, которые полезны как для сотрудника, так и для работодателя.

Шаблоны журнала времени

Рекламное объявление











Что такое журнал времени?

Проще говоря, табель учета рабочего времени - это документ, который вы постоянно редактируете и обновляете.Он представляет собой упорядоченную в хронологическом порядке последовательность действий, которые вы выполняли или планируете выполнять. Его основная функция - записывать время, которое вы тратите на выполнение конкретной задачи.

Шаблон журнала учета рабочего времени - очень полезный документ, если вы хотите отслеживать ход выполнения задач и общую производительность. Этот документ обычно используется во многих компаниях. Для многих из нас, кто работает, мы должны вести журнал, когда мы приступаем к работе, когда мы делаем перерыв на обед, когда мы возвращаемся и когда мы уходим с работы.

Есть даже компании, которые требуют от своих сотрудников вести журналы проектов, в которых они в настоящее время участвуют. Например, офисному помощнику может потребоваться заполнить этот документ, когда они отвечают на электронные письма, отвечают на телефонные звонки, общаются с клиентами и т. Д.

Это также документ, в котором сотрудники отмечают точное время, когда они начали задание и когда закончили его. Это, в свою очередь, помогает работодателям отслеживать продуктивность сотрудников и, следовательно, они могут поощрять сотрудников за время, потраченное на работу.

Помимо этого, документ также может помочь работодателям отслеживать прогресс сотрудников в выполнении определенных действий и заданий. Другими словами, журнал может помочь как работодателям, так и сотрудникам вести учет драгоценного времени, которое следует правильно использовать для важных действий.

Ежедневный журнал










Как вести журнал учета рабочего времени?

Будь то большой или малый бизнес, шаблон журнала учета рабочего времени является важным инструментом для управления временем.Вы можете понять важность этого документа, когда вам особенно трудно выполнить свои задачи за определенный промежуток времени или если вы склонны отвлекаться.

Ежедневный журнал учета рабочего времени помогает определить потенциальные области, требующие улучшения, и дает визуальный обзор того, как вы проводите свое время каждый день. Вот шаги, чтобы сделать это:

  • Создайте образец журнала «среднего дня»
    Вы можете сделать это вручную или воспользоваться программным обеспечением для управления временем.Используйте только одну страницу в день.
  • Составьте список ваших ежедневных задач вверху
    Каждая задача должна иметь отдельный столбец. Вам не нужно включать в себя простые повседневные дела, если они не являются важной частью вашей работы. Создайте столбец в конце вашего списка для занятий, которые вы считаете «расточителями времени».
  • Укажите часы дня
    Каждый часовой блок, который вы потратили на работу, должен иметь отдельную строку. При необходимости вы можете разделить часы на получасовые блоки, в зависимости от вашей работы и вашего обычного расписания задач.Начните с часа, в который вы отчитываетесь о работе, затем добавьте столько строк, сколько необходимо для завершения рабочего дня.
  • Добавьте свои ежедневные действия
    Каждый раз, когда вы работаете над определенной задачей, делайте заметки в блоке журнала, который соответствует задаче. Если вы начнете работу позже в течение часа, заполните только часть блока. Делайте это каждый день в течение как минимум 5 дней - каждый день используйте новый журнал. По ним вы можете определить среднее время, которое вы тратите на каждую из своих задач.
  • Включите и тех, кто расточает время.
    Вам также следует регистрировать время, которое вы тратите на занятия, не относящиеся к вашей работе, такие как чтение личных писем, серфинг в Интернете или ничего, что не является частью вашей работы.Используйте столбец, который вы добавили для тех, кто тратит время впустую, чтобы записать часы или полчаса, которые вы тратите на все эти действия.
  • Анализируйте данные в своем журнале и интерпретируйте их
    Из информации, которую вы записали в свой журнал, вы можете определить, сколько времени вы потратили на работу, продолжительность каждой задачи в среднем и количество времени, которое вы тратите впустую. день. Имея эти результаты под рукой, теперь вы можете соответствующим образом планировать свои дни, выделяя достаточно времени для каждой задачи и сокращая потери времени.

Листы регистрации времени










Как я могу отслеживать свое время?

Рассмотрите следующие шаги, чтобы более эффективно отслеживать свое время с помощью табеля рабочего времени:

  • Берите журнал с собой куда угодно.
    Возможно, у вас хорошая память, но чаще всего вы не можете все запомнить. Не ждите последнего часа работы, чтобы попытаться восстановить по памяти то, что вы делали каждый час дня.
  • Записывайте время начала и окончания всех ваших действий.
    В шаблоне журнала времени записывайте время начала задачи и время остановки. Отсюда вы можете определить общую продолжительность каждого действия. При этом обратите внимание, что вы уже повышаете осведомленность о том, как проводите свое время.
  • Будьте как можно более подробными и конкретными.
    Например, не записывайте просто «работает». Будьте более подробными в своих записях, записывая специфику каждой задачи.
  • Добавьте категории и подкатегории по мере необходимости.
    Создание категорий дает вам лучший обзор того, как вы проводите свое время на работе. Вы можете далее разбить эти категории на подкатегории, чтобы сделать каждое действие более конкретным. Этот метод поможет вам определить, какие категории занимают слишком много времени, а какие вы игнорируете.
  • Запишите свои чувства при выполнении каждой из задач
    Здесь вам просто нужно записать, что вы чувствуете при выполнении определенной задачи - вызывает ли эта задача чувство обиды, счастья, стресса, скуки, вины, беспокойства, отвлеченный, ошеломленный, энергичный и так далее.Хотя это необязательный шаг, вы также можете отслеживать, как вы относитесь к задачам, которые выполняете каждый день.
  • Включите раздел «Заметки», чтобы отслеживать все.
    В вашем журнале должен быть раздел «Заметки», в котором вы описываете активность, в том числе с низкой, средней или высокой степенью воздействия.

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников

Зачем нужно отслеживать посещаемость сотрудников

Ведение учета посещаемости сотрудников на работе помогает удаленным и офисным компаниям выявлять и решать ряд вопросов:

  1. Выявите любые проблемы, связанные с посещаемостью, в вашей компании
  2. Сократить невыход на работу
  3. Повысьте продуктивность и моральный дух сотрудников за счет точных и своевременных запросов и разрешений на отгулы
  4. Упростите планирование отпусков в целом
  5. Оцените работу удаленно
  6. Обеспечить своевременную оплату труда сотрудников
  7. Анализируйте продуктивность сотрудников, чтобы принимать более взвешенные решения по планированию
  8. Анализируйте продуктивность сотрудников, чтобы принимать более обоснованные решения о найме

Отслеживание посещаемости также полезно, если вы хотите сравнить посещаемость сотрудников с временем, которое сотрудники проводят в отпуске по болезни, личном отпуске или в отпуске.

Чтобы отслеживать посещаемость ваших сотрудников, лучше всего использовать регистр посещаемости. В зависимости от типа используемых вами записей о посещаемости вы и ваши сотрудники сможете отмечать, отслеживать и просматривать:

  • Время прихода и выхода сотрудника в течение дня
  • Посещаемость в день, неделю, месяц или год
  • Перерыв в сутки
  • Количество дней в отпуске сотрудников
  • Количество дней, проведенных работником в отпуске по болезни
  • Количество дней отпуска сотрудников
  • Не приходят ли некоторые из ваших сотрудников на работу, но своевременно не объясняют, почему

Чтобы помочь вам отслеживать эти данные, вот 12 шаблонов посещаемости сотрудников, которые вы, ваша команда по работе с персоналом или ваши сотрудники можете легко заполнить в Excel или Google Таблицах, и которые вы или ваша команда HR позже сможете проанализировать и сделать из них ценные выводы.

Загрузить шаблоны отслеживания посещаемости сотрудников

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников с ограничением по времени
Шаблон ежедневной посещаемости сотрудника Шаблон еженедельной посещаемости сотрудника Шаблон ежемесячной посещаемости сотрудника

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников на основе событий
Шаблон посещаемости собрания Шаблон посещаемости обучения Шаблон посещаемости мероприятия Шаблон входа волонтера

Шаблоны Excel для отслеживания отсутствия сотрудников
Шаблон отслеживания ежемесячных отпусков, отпусков по болезни, личных отпусков

Шаблоны Excel для отслеживания посетителей и встреч
Шаблон для входа в систему для посетителей Шаблон для входа в систему

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников с ограничением по времени

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников с привязкой ко времени позволяют отслеживать посещаемость сотрудников по дням, неделям, месяцам или годам.

Вы сможете отслеживать дни ваших сотрудников:

  • Посещенная работа (добавив или написав «✔» в соответствующих слотах шаблона)
  • Были в отпуске по болезни (добавив S или написав «s» в соответствующих слотах шаблона)
  • Были в личном отпуске (добавив P или написав «p» в соответствующих слотах шаблона)
  • Были в отпуске (добавив V или написав «v» в соответствующих слотах шаблона)
  • Не смог явиться на работу или своевременно объяснить, почему они пропустят работу (добавив X или написав «x» в соответствующих слотах шаблона)

Там, где это применимо, вы также сможете отмечать и отслеживать свои нерабочие дни (например, государственные праздники, выходные или другие нерабочие дни), добавив H или написав «h» в соответствующих местах шаблона.

Чтобы сделать ваши шаблоны визуально отличными и удобными для чтения и анализа, скопируйте и вставьте метки правильного цвета в нужные слоты. Для более быстрого доступа напишите соответствующие буквы в нужных местах.

В зависимости от характера шаблона вы сможете рассчитывать и отслеживать эти данные для каждого отдельного сотрудника и / или за период времени, охватываемый шаблоном.

В каждом шаблоне также есть место для записи заметок и наблюдений.

Шаблон ежедневной посещаемости сотрудников
О чем это?

Шаблон ежедневной посещаемости сотрудников позволяет отслеживать посещаемость сотрудников по дням.

Сначала укажите день и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Чтобы визуально отметить статус явки для каждого сотрудника, скопируйте и вставьте правильные метки в нужные слоты (например, скопируйте и вставьте метку или напишите «✔» в столбце посещаемости рядом с «Сотрудник 1» отметить, что «Сотрудник 1» в этот день присутствовал на работе).

Вы также можете отметить время, когда каждый сотрудник приходил на работу и уходил, а также общее время, которое он или она провел в перерыве в этот день.

Каждый раз, когда вы замечаете, что сотрудник присутствовал, находился в отпуске по болезни, личном отпуске, отпуске или не явился на работу или не позвонил, чтобы объявить о своем отсутствии, счетчик (расположенный рядом с основной таблицей) автоматически подсчитывает итоги для весь день.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите отслеживать посещаемость сотрудников, отпуск по болезни, личный отпуск, отпуск и дни, когда они не приходили и не звонили, чтобы объявлять о своем отсутствии на ежедневной основе.

⏬ Загрузите классический шаблон ежедневной посещаемости сотрудников в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон ежедневной посещаемости сотрудников в Google Таблицах

.
Шаблон еженедельной посещаемости сотрудников
О чем это?

Шаблон еженедельной посещаемости сотрудников позволяет отслеживать посещаемость сотрудников по неделям.

Сначала укажите месяц и диапазон дат для недели и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Чтобы визуально отметить статус посещаемости для каждого сотрудника, скопируйте и вставьте правильные метки в нужные слоты (например, скопируйте и вставьте метку S или напишите «s» в определенный дневной интервал рядом с «Сотрудником 1» », Чтобы отметить, что« Сотрудник 1 »в определенный день находился на больничном).

Каждый раз, когда вы замечаете, что сотрудник присутствовал, находился в отпуске по болезни, личном отпуске, в отпуске или не явился на работу или позвонил, чтобы объявить о своем отсутствии, счетчик автоматически подсчитывает итоги на каждого отдельного сотрудника (эта статистика доступна в каждая строка сотрудника в основной таблице).

Вы также получите итоги, рассчитанные за каждую неделю для всех сотрудников (эти статистические данные доступны под основной таблицей).

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите еженедельно отслеживать посещаемость сотрудников, отпуск по болезни, личный отпуск, отпуск и дни, когда они не приходили и не звонили, чтобы объявить о своем отсутствии. Также замечательно, если вы хотите отслеживать эти данные по каждому отдельному сотруднику, а также по всей вашей команде в целом.

⏬ Загрузите классический шаблон еженедельной посещаемости сотрудников в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон еженедельной посещаемости сотрудников в Google Таблицах

.
Шаблон ежемесячной посещаемости сотрудника
О чем это?

Шаблон ежемесячной посещаемости сотрудников позволяет отслеживать посещаемость сотрудников по месяцам.

Сначала укажите месяц и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Чтобы визуально отметить статус явки для каждого сотрудника, скопируйте и вставьте правильные метки в нужные слоты (например, скопируйте и вставьте метку P или напишите «p» в определенный дневной интервал рядом с «Сотрудником 1» », Чтобы отметить, что« Сотрудник 1 »в определенный день находился в личном отпуске).

Каждый раз, когда вы замечаете, что сотрудник присутствовал, находился в отпуске по болезни, личном отпуске, в отпуске или не явился на работу или позвонил, чтобы объявить о своем отсутствии, счетчик автоматически подсчитывает итоги на каждого отдельного сотрудника (эти статистические данные доступны в разделе каждая строка сотрудника в таблице).

Вы также получите итоги, рассчитанные за каждый месяц для всех сотрудников (эти статистические данные доступны под основной таблицей).

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите ежемесячно отслеживать посещаемость сотрудников, отпуск по болезни, личный отпуск, отпуск и дни, когда они не приходили и не звонили, чтобы объявить о своем отсутствии. Также замечательно, если вы хотите отслеживать эти данные по каждому отдельному сотруднику, а также по всей вашей команде в целом.

⏬ Загрузите классический шаблон ежемесячной посещаемости сотрудников в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон ежемесячной посещаемости сотрудников в Google Таблицах

.
Годовой шаблон посещаемости сотрудника
О чем это?

Шаблон годовой посещаемости сотрудников позволяет отслеживать посещаемость сотрудников по годам.

Сначала выберите лист, на котором отмечен определенный месяц, и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Чтобы визуально отметить статус явки для каждого сотрудника, скопируйте и вставьте правильные метки в нужные слоты (например, скопируйте и вставьте метку V или напишите «v» в определенный дневной интервал рядом с «Сотрудником 1» », Чтобы отметить, что« Сотрудник 1 »был в отпуске в определенный день).

Каждый раз, когда вы замечаете, что сотрудник присутствовал, находился в отпуске по болезни, личном отпуске, в отпуске или не явился на работу или позвонил, чтобы объявить о своем отсутствии, счетчик автоматически подсчитывает итоги на каждого отдельного сотрудника (эти статистические данные доступны в разделе каждая строка сотрудника в таблице).

Вы также получите итоги, рассчитанные за каждый месяц для всех сотрудников (эти статистические данные доступны под основной таблицей).

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите отслеживать посещаемость сотрудников, отпуск по болезни, личный отпуск, отпуск и дни, когда они не приходили или не звонили, чтобы объявить о своем отсутствии на ежегодной основе. Также замечательно, если вы хотите отслеживать эти данные по каждому отдельному сотруднику, а также по всей вашей команде в целом.

⏬ Загрузите классический шаблон годовой посещаемости сотрудников в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон годовой посещаемости сотрудников в Google Таблицах

.

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников на основе событий

Шаблоны Excel для отслеживания посещаемости сотрудников на основе событий позволяют отслеживать посещаемость собраний, учебных занятий, корпоративных мероприятий, на которых сотрудники выступают в качестве участников, и корпоративных мероприятий, на которых сотрудники выступают в качестве добровольцев.

В каждом шаблоне также есть место для записи заметок и наблюдений.

Шаблон посещаемости собрания
О чем это?

Шаблон посещаемости собрания позволяет отслеживать посещаемость сотрудников на собраниях.

Сначала определите название собрания, повестку дня, место, организатора, дату и время.

Добавьте участников и их информацию (имя, должность и отдел). Отметьте их статус присутствия как «Да» для участников и «Нет» для тех, кто не участвует в указанной дате и времени собрания.

Количество людей, которые присутствовали или не присутствовали на встрече в указанную дату и время, будет автоматически подсчитано на счетчике рядом с основной таблицей.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит для отслеживания посещаемости любого типа встреч, которые вы обычно проводите, от ежедневных и еженедельных встреч с обновлением статуса до встреч по созданию команды или встреч для принятия решений.

⏬ Загрузите классический шаблон посещаемости собраний в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон посещаемости собраний в Google Таблицах

Шаблон посещаемости обучения
О чем это?

Шаблон посещаемости обучения позволяет отслеживать посещаемость сотрудников в программах обязательного и / или добровольного обучения.

Сначала определите имя программы, уровень и ссылку, а также место обучения, дату, время и имя тренера.

Добавьте участников и их информацию (имя, должность и отдел). Отметьте их статус присутствия как «Да» для участников и «Нет» для тех, кто не присутствовал, для указанной даты и времени сеанса обучения.

Количество людей, которые прошли или не присутствовали на тренировке в указанную дату и время, будет автоматически подсчитано в счетчике рядом с основной таблицей.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит для отслеживания посещаемости любого типа программы посещаемости, от программ обучения навыкам межличностного общения и технических тренингов до программ обучения разнообразию или чувствительности.

⏬ Загрузите классический шаблон посещаемости обучения в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон посещаемости для общего доступа в Google Таблицах

Шаблон посещаемости мероприятия
О чем это?

Шаблон посещаемости мероприятий позволяет отслеживать посещаемость сотрудников на обязательных и / или добровольных мероприятиях компании.

Сначала определите название мероприятия, цель, место, организатора, дату и время.

Добавьте участников и информацию (имя, должность и отдел). Отметьте их статус присутствия как «Да» для участников и «Нет» для тех, кто не присутствовал, для указанной даты и времени мероприятия.

Количество людей, посетивших или не посетивших мероприятие в указанную дату и время, будет автоматически подсчитано в счетчике рядом с основной таблицей.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, когда вы хотите отслеживать посещаемость сотрудников на любом мероприятии компании, от семинаров и конференций до благодарственных мероприятий.

⏬ Загрузите классический шаблон посещаемости мероприятий в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон посещаемости мероприятия в Google Таблицах

Шаблон для входа добровольцев
О чем это?

Шаблон входа в систему для добровольцев позволяет отслеживать людей, которые вызвались участвовать и помогать в корпоративном мероприятии.

Сначала определите название добровольческого мероприятия, причину, место, организатора, дату и время.

Добавьте своих волонтеров и их информацию (имя, должность и отдел).

Укажите задачу / действие, которые они назначили или добровольно согласились выполнить на мероприятии компании. Затем укажите дату или время, в которое они должны запланировать выполнение задачи / действия.

Добавьте их адреса электронной почты и номера телефонов в шаблон на тот случай, если организаторам мероприятия понадобится простой способ связаться со всеми или некоторыми волонтерами по любой причине.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите, чтобы ваша компания участвовала в определенном деле или достигла определенной цели, и вам нужны люди, которые добровольно участвовали бы в мероприятии, чтобы помочь в достижении указанной цели или цели.Вы сможете отслеживать добровольцев, а также задачи или действия, на которые они подписались.

⏬ Загрузите классический шаблон входа для волонтеров в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон для добровольного входа в систему в Google Таблицах

Шаблоны Excel для отслеживания отсутствия сотрудников

Шаблоны Excel для отслеживания отсутствия сотрудников позволяют отслеживать количество дней, в течение которых ваши сотрудники не посещали работу из-за отсутствия на работе, например отпуска, отпуска по болезни или личного отпуска.

Вы сможете рассчитывать и отслеживать эти данные для каждого отдельного сотрудника и периода времени, охватываемого шаблоном.

В каждом шаблоне также есть место для записи заметок и наблюдений.

Простой шаблон отслеживания отпусков, отпусков по болезни и личных отпусков

О чем это?

Простой шаблон отслеживания отпусков, отпусков по болезни и личных отпусков позволяет ежегодно отслеживать отпуска по болезни, личные отпуска или дни отпуска с помощью простого счетчика.

Сначала определите год и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Определите количество дней, в течение которых каждый из них может использовать отпуск по болезни и отпуск (личный отпуск обычно впоследствии определяется по мере необходимости).

Каждый раз, когда кто-то уходит в отпуск по болезни или в личный отпуск, или берет дни отпуска, укажите эти дни в строках «Затраченные» для каждого сотрудника.

Количество дней, в течение которых каждый сотрудник имеет «Осталось» по болезни или отпуску, будет автоматически уменьшаться каждый раз, когда вы добавляете дни отпуска по болезни или отпуска рядом с чьим-либо именем.

Количество дней, которые каждый сотрудник «провел» в личном отпуске, будет автоматически добавляться к общему количеству отпусков для сотрудника и группы.

Итоги отпуска по болезни, личного отпуска и отпуска для каждого сотрудника рассчитываются автоматически в последнем столбце основной таблицы.

Итоги отпуска по болезни, личного отпуска и отпуска для всей команды автоматически рассчитываются в последней строке основной таблицы.

Общее количество отгулов для всей команды автоматически рассчитывается для всей команды в последнем столбце последней строки основной таблицы.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, если вам нужен простой и легкий способ отслеживать, сколько ваших сотрудников:

  • имеют отпуск по болезни и отпуск в год
  • израсходовали больничный, личный отпуск и отпуск
  • ушли по болезни и в отпуск

⏬ Загрузите классический шаблон простого ежегодного отпуска, отпуска по болезни, персонального трекера отпусков в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон простого ежегодного отпуска, отпуска по болезни, персонального трекера для отслеживания отпусков в Google Таблицах

Визуальный ежегодный отпуск, отпуск по болезни, шаблон персонального трекера отпусков
О чем это?

Визуальный шаблон отслеживания ежегодных отпусков, отпусков по болезни, личных отпусков позволяет отслеживать количество дней, на которые ваши сотрудники специально потратили:

  • Отпуск по болезни (добавив S или написав «s» в соответствующих слотах шаблона)
  • Персональный отпуск (добавив P или написав букву «p» в соответствующих ячейках шаблона)
  • Отпуск (добавив V или написав «v» в соответствующих слотах шаблона)

Вы также можете отмечать свои нерабочие дни (например, праздничные и выходные или другие нерабочие дни), добавив H или написав «h» в соответствующих местах шаблона.

Сначала выберите лист, на котором отмечен определенный месяц, и добавьте основную информацию для каждого сотрудника (имя, должность и отдел).

Чтобы визуально отметить статус явки для каждого сотрудника, скопируйте и вставьте правильные метки в нужные слоты (например, скопируйте и вставьте метку V или напишите «v» в определенный дневной интервал рядом с «Сотрудником 1» », Чтобы отметить, что« Сотрудник 1 »был в отпуске в определенный день).

Каждый раз, когда вы замечаете, что сотрудник находился в отпуске по болезни, личном отпуске или отпуске, счетчик автоматически подсчитывает итоговые суммы для каждого отдельного сотрудника (эта статистика доступна под каждой строкой сотрудника в таблице).

Вы также получите итоги, рассчитанные за каждый месяц для всех сотрудников (эти статистические данные доступны под основной таблицей).

Чтобы подсчитать количество дней, доступных для отпуска по болезни и отпуска для сотрудника в следующем месяце, просто скопируйте и вставьте дни , оставшиеся для отпуска по болезни и отпуска в предыдущем месяце (например,грамм. Если на листе «Апрель» указано, что у Сотрудника 1 осталось 19 дней, осталось на отпуск и 2 дня на отпуск по болезни, добавьте эти числа в лист «Май» под номером , доступным ). Продолжайте эту схему для каждого последующего месяца.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, если вы хотите визуально отслеживать и легко находить отпуск по болезни, личный отпуск, отпуск и нерабочие дни / праздничные дни в течение всего года.

Визуальное отслеживание этих данных за день может помочь вам составить график и назначить работу в течение года.

Например, вы и ваша команда будете знать, что нельзя назначать проект или задачу Лизе Джонсон с 15 по 25 мая, потому что вы увидите, что в это время она находится в отпуске.

В той же строке вы сможете пересмотреть график крайнего срока проекта на 4 мая, потому что вы будете знать, что у компании будет этот выходной в связи с государственным праздником.

⏬ Загрузите классический шаблон ежегодного отпуска, отпуска по болезни, персонального трекера отпусков в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон ежегодного отпуска, отпуска по болезни или личного отпуска в Google Таблицах

Шаблоны Excel для отслеживания посетителей и встреч

Шаблоны отслеживания посетителей и встреч

позволяют отслеживать случайных посетителей и официальных лиц, таких как клиенты, которые входят в вашу компанию.

В каждом шаблоне также есть место для записи заметок и наблюдений.

Шаблон входа для посетителей

О чем это?

Шаблон входа для посетителей позволяет отслеживать посетителей, которые входят в вашу компанию.

Укажите имена посетителей, которых они приходили повидать, цель визита, дату визита, а также время входа и выхода из здания компании.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, когда у вашей компании есть случайные или частые случайные посетители (например, члены семей сотрудников), и вы хотите отслеживать, кто и когда вошел в здание компании.

⏬ Загрузите классический шаблон входа для посетителей в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон для входа в систему для посетителей в Google Таблицах

Шаблон для входа на прием
О чем это?

Шаблон входа на встречу позволяет отслеживать посетителей, у которых есть официальные встречи с сотрудниками вашей компании, например, собеседников и клиентов.

Укажите имена участников, к которым они пришли, цель их встречи, а также дату и время встречи.

Лучшее для чего и для кого?

Этот шаблон отлично подходит, когда ваша компания работает и консультируется с клиентами, поэтому вы хотите отслеживать их встречи.

⏬ Загрузите классический шаблон входа на встречу в Excel

⏬ Загрузите онлайн-шаблон для входа на встречу в Google Таблицах

Почему вам следует использовать программное обеспечение для отслеживания посещаемости

Когда дело доходит до лучших способов отслеживания посещаемости сотрудников, отслеживать посещаемость с помощью шаблонов просто и легко.

Но у этого есть свои ограничения.

А именно, отслеживание посещаемости с помощью шаблона подходит только в том случае, если в вашей компании меньше сотрудников, поэтому вы можете легко отслеживать и вручную добавлять правильную информацию для всех.

Однако, возможно, ваша компания придерживается политики измерения отпуска по болезни, личного отпуска или отпуска в часа вместо дней.

И, возможно, вы хотите получить более подробное представление о действиях, задачах и поручениях, которые действительно выполняют ваши сотрудники, посещая работу.

В таком случае лучшим решением будет использование инструмента учета рабочего времени, который позволяет автоматизировать отслеживание посещаемости вашей команды в различных проектах.

Clockify - это программа для учета рабочего времени, которая позволяет легко отслеживать время по всем «проектам» компании, включая посещаемость, время перерыва в день, а также дни отсутствия, вызванные отпуском по болезни, личным отпуском или отпуском. Вот как.

Как отслеживать посещаемость с помощью Clockify

Чтобы отслеживать посещаемость сотрудников наиболее простым способом с помощью Clockify, просто пригласите свою команду в рабочее пространство своей компании и предоставьте инструкции:

Каждый раз, когда сотрудник приходит в офис (или садится перед компьютером, чтобы работать из дома), он или она должны запустить таймер на странице «Учет времени» в приложении.

В качестве альтернативы, сотрудники могут добавить время, которое они проработали вручную, после того, как они закончили работу в течение дня.

Помимо этого простого подхода с приходом и уходом, вы также можете использовать Clockify для отслеживания задач и действий, выполняемых вашими сотрудниками в , пока на работе.

Если вы работаете над несколькими рабочими проектами, определите для них отдельные проекты Clockify и проинструктируйте сотрудников выбирать и отслеживать время на этих проектах при работе над ними.

Чтобы сотрудники отслеживали свои перерывы, просто определите проект под названием «Перерывы» и попросите сотрудников отслеживать время, которое они тратят на короткие перерывы или обеденные перерывы.

После того, как вы определите пару проектов, ваши сотрудники также смогут записывать свои часы в простой табель.

Чтобы упростить рабочий процесс, вы также можете добавлять в проекты определенные задачи, писать описания для каждой записи времени, определять теги, чтобы указать тип задачи, над которой работаете, и многое другое.

Позже вы можете перейти в отчеты приложения и сразу увидеть, кто работал, когда, как долго и над чем. Вы можете найти еженедельный отчет особенно полезным, поскольку он показывает вам простую и легко читаемую разбивку времени, в течение которого ваши сотрудники были на работе на еженедельной основе.

Как отслеживать отсутствие с помощью Clockify

Помимо отслеживания посещаемости, вы также можете легко отслеживать отсутствие с помощью Clockify, создав для этого несколько подходящих проектов, а затем попросив сотрудников отслеживать время на них.

Для начала вы можете следовать схеме перечисленных шаблонов отслеживания посещаемости, а также создавать и называть отдельные проекты для «Отпуск по болезни», «Отпуск», «Персональный отпуск».

Или, в зависимости от политики в отношении отпускных дней и рабочего процесса вашей компании, вы можете расширить эти базовые данные о времени отдыха и попросить сотрудников отслеживать время для «Полудня», «Семейный отпуск», «Неоплачиваемый отпуск», «Личный Время »и многое другое.

Независимо от того, как вы выберете учет рабочего времени сотрудников, вы легко сможете создавать проекты для каждого типа отпуска за пару кликов.

После этого ваши сотрудники смогут отслеживать это время так же, как и свое рабочее время:

  • с таймером
  • , добавив время вручную
  • путем добавления времени в табель учета рабочего времени

Если обычный рабочий день в вашей компании составляет 8 часов, вам следует проинструктировать сотрудников, чтобы они также добавляли 8 часов для свободного времени.

Позже вы сможете просматривать и анализировать отсутствие сотрудников в разделе «Отчеты» приложения и даже сравнивать отсутствие с посещаемостью, если вы решите просмотреть отчет по всем своим проектам Clockify сразу.

шаблонов листов сверхурочной работы (еженедельно и ежемесячно) для Excel

Лист сверхурочных - это зарегистрированный документ, используемый компаниями для отслеживания еженедельных или ежемесячных графиков работы работников сверх обычного рабочего графика. Для компаний и предприятий нормально, когда их сотрудники работают сверх согласованного рабочего времени для достижения установленных рабочих целей и задач. В основном сверхурочные оплачиваются вдвое сверх обычного рабочего времени. Для расчета сверхурочной работы каждого сотрудника используются таблицы сверхурочной работы.Эти таблицы содержат записи о дополнительном рабочем времени каждого сотрудника и рассчитывают частоту начала взвешивания. Мы опубликовали бесплатных распечатываемых сверхурочных листов в формате Word или Excel , что сэкономит вам много времени на подготовку сверхурочных листов.

Листы сверхурочной работы будут служить в следующем качестве;

  • Справедливая компенсация - Лист сверхурочных используется для защиты как компании, так и сотрудника в отношении компенсации. В то время как работнику требуется правильная и надежная оплата сверхурочной работы, компания также должна убедиться, что правильный расчет затрат на рабочую силу, относимых к ее операционным расходам, основан на фактических сверхурочных часах, отработанных сотрудником.
  • Работа и защита работников - Лист сверхурочных используется для защиты важных рабочих проблем, связанных с использованием ресурсов компании работником, чтобы свести к минимуму злоупотребления и неправомерное использование, а также для защиты прав работников с целью обеспечения их производительности и здоровья. , и безопасность, чтобы иметь эффективных и счастливых сотрудников.

Плюсы использования листа сверхурочной работы

  • Повышение эффективности - Сверхурочная ведомость - это хорошо организованный регистратор, который позволяет сотрудникам четко отслеживать свои платежи, а компании - делать правильные и точные счета.
  • Отслеживание поведения сотрудников - это позволяет компании определить, в каких отделах сотрудник остается в офисе дольше и, следовательно, может нуждаться в помощи в управлении ресурсами.

Минусы

  • Человеческая ошибка - в основном лист сверхурочных зависит от некоторой формы человеческого взаимодействия, следовательно, высока вероятность человеческой ошибки на каком-то этапе в долгосрочной перспективе.

Бесплатные шаблоны и примеры

Образец шаблона листа сверхурочной работы

Скачать

Шаблон листа сверхурочной работы для персонала Пример

Скачать

Формат редактируемого шаблона сверхурочного листа

Скачать

Overtime Sheet Template Скачать бесплатно

Скачать

Шаблон листа сверхурочной работы PDF

Скачать

Вывод:

Компаниям следует подумать о внедрении сверхурочных листов для своего бизнеса.Если они знают о потенциальных недостатках, они всегда могут найти способ убедиться, что они не станут проблемой.

Я бесплатно предоставлю эти листы в формате Word или PDF. Совершенно очевидно, что бесплатные распечатываемые сверхурочные листы окажутся полезными в вашей повседневной работе.

примеров и шаблонов электронных писем для переписки сотрудников и клиентов

Когда наступит время открытия, ваша компания захочет дать четкое сообщение как сотрудникам, так и клиентам, информируя их о том, чего ожидать.Хотя это не является исключительной обязанностью отделов кадров, вам стоит выделить ключевые моменты обмена сообщениями. Специфика каждого электронного письма будет отличаться от бизнеса к бизнесу и от компании к компании, но есть несколько основных элементов, которые любой бизнес должен будет сообщить своему сообществу.

Письмо для внутреннего персонала

  • Когда вы открываете и что мотивирует это решение?
  • Когда ожидается, что сотрудники вернутся к работе и будет ли нормальное рабочее время?
  • Каких изменений следует ожидать сотрудникам от своего офиса, ожиданий от работы и поведения?
  • Куда сотрудники обращаются за дополнительной информацией об изменениях в отношении COVID-19?
  • К кому сотрудники могут обратиться за вопросами или помощью?

Письмо внешнего покупателя

  • Когда вы открываете и что мотивирует это решение?
  • Каковы ваши часы работы?
  • Есть ли особые часы работы для пожилых людей или людей с повышенным риском?
  • Что сделала ваша компания, чтобы изменить вашу деятельность, чтобы клиентам или клиентам было безопаснее взаимодействовать с вами?

Вот пара примеров шаблонов писем, которые вы можете скопировать и вставить для личного или коммерческого использования.

Шаблон для внутреннего служебного письма

Тема: Сотрудники, добро пожаловать в офис 05 июня 2020 г.

Привет, команда,

Мы рады сообщить, что наша руководящая группа в соответствии с местными и федеральными законами сочла безопасным и целесообразным вновь открыть наш главный офис для избранной группы сотрудников.

Офис будет открыт с 5 июня 2020 года с 9:00 до 17:00.

К завтрашнему дню вы получите электронное письмо от вашего непосредственного руководителя с конкретными инструкциями для вашей должности, но взгляните на эти отделы, которым разрешено снова работать в офисе, соблюдая новые правила поведения в офисе, чтобы обеспечить безопасность наших сотрудников. вся команда:

  • Маркетинг
  • Продажа
  • Служба поддержки клиентов

Вот группы сотрудников, которым мы советуем пока не работать из дома:

  • Бухгалтерский учет
  • HR
  • Финансы
  • Legal

Обратите внимание, что наши решения по этим группам были основаны исключительно на том, насколько хорошо эти группы могут выполнять свои служебные обязанности удаленно по сравнению с командой, насколько хорошо наш бизнес инвестирует в цифровую инфраструктуру, и не отражают какого-либо фаворитизма.Кроме того, мы изменили конфигурацию офиса, чтобы позволить каждому сотруднику офиса находиться в радиусе 6 футов от любого другого сотрудника, что на данный момент уменьшило нашу общую вместимость офиса. Мы продолжим работать с менталитетом удаленной работы и все время работать как единая команда. Любой сотрудник, который не чувствует себя комфортно при возвращении на работу, может поговорить с вашим начальником один на один о ваших обстоятельствах. Точно так же, если вы чувствуете, что есть веские основания полагать, что ваша роль должна быть в офисе, обратитесь к вам.

Это тоже не последнее из наших изменений.

Мы внедрили новые корпоративные правила в отношении чистоты комнат, поведения персонала, того, как мыть руки, как и когда использовать конференц-залы, и сколько людей может находиться в одной комнате одновременно. Ознакомьтесь с новыми правилами в нашем справочнике для сотрудников здесь.

Кроме того, мы ожидаем, что политики, процедуры и операции будут продолжать развиваться по мере того, как мы понимаем, что работает, а что нет.

Мы просим всех сотрудников быть проворными, терпеливыми и любопытными, когда мы приступаем к внедрению наших новых процедур, и чтобы они знали, что мы участвуем в этом вместе.

Если у вас есть вопросы или вы хотите уверенно поговорить с руководством или отделом кадров, пожалуйста, сделайте это:

[адрес электронной почты защищен] - кадровые вопросы

[адрес электронной почты защищен] - Генеральный директор

Или вы всегда можете задать вопросы своему менеджеру.

Мы рады идти с вами по этому пути выздоровления.

А теперь за работу!

- Имя

Шаблон письма внешнему персоналу

Subject Line: Присоединяйтесь к нам, поскольку мы снова откроем двери 5 июня 2020 г.

Уважаемый покупатель,

Мы безмерно благодарны за вашу постоянную поддержку и преданность нашему бренду и услугам. В настоящее время я с гордостью могу объявить об открытии нашего бизнеса 5 июня 2020 года.

В последние несколько месяцев дела шли неустойчиво, и именно благодаря обязательствам, которые вы нам дали, мы можем держать наших сотрудников на работе и открывать двери.

За это мы благодарим вас от имени всех сотрудников Нашего Бизнеса.

Так что дальше?

Мы готовим социально-удаленную грандиозную вечеринку по случаю открытия 5 и 6 июня. Приходите зайти. Мы открыты в обычное рабочее время с 9:00 до 17:00, а для групп повышенного риска мы работаем с 8:00 до 9:00. Вот еще кое-что, что мы сделали, чтобы защитить вас, наших клиентов:

  • Наше пространство модернизировано, чтобы клиенты и персонал могли в любое время выдерживать 6-футовые расстояния.
  • Вы вложили средства в бесконтактные кассы, и мы временно не принимаем наличные.
  • Санитарно-гигиенические станции у каждой двери, и поощрять всех постоянных посетителей, посетителей и персонал дезинфицировать руки при входе и выходе из здания.
  • Мы вложили средства в высококачественные чистящие средства и удвоили наши усилия по уборке.

Если вы считаете, что мы должны принять меры предосторожности иными способами, сообщите нам об этом.

В противном случае, мы рады видеть вас на нашей грандиозной вечеринке по случаю открытия, где вы можете получить товары со скидкой 20%, помочь украсить наш тротуар мелом для тротуаров и пообщаться с местным населением на безопасном расстоянии.

От имени всех малых предприятий в этом сообществе мы благодарим вас за вашу постоянную поддержку,

- Имя

Об авторе

Жан Спенсер

Джин Спенсер - старший менеджер по интегрированным кампаниям в Zenefits.Она бывший журналист, нынешний маркетолог и всегда предприниматель. Ее первая работа заключалась в продаже самодельных пазлов (картонные коробки, раскрашенные, нарезанные и собранные в пластиковые пакеты) внизу подъездной дорожки за 0,25 доллара.

Формы и документы - Управление академического персонала - CSU, Чико

GA / TA / ISA Описание формы обязанностей (открывается в новом окне) 908 66 Процедура приема на работу (Факультет с частичной занятостью) (PDF) Пулы найма временных преподавателей 9 0867 Формы найма и образцы документов Формы и образцы документов (PDF) Набор 908 Набор 96868 Назначение заместителя преподавателя (PDF) 908 67 Формы / заявления
Заявление о подтверждении (DOC) Файл оценки преподавателей и рабочего персонала (WPAF)

Разные формы и документы

Форма проверки (раз в два года) Временный факультет) Оценка профессорско-преподавательского состава и файл действий рабочего персонала (WPAF) Разные формы и документы
Форма закрытия файла Файл оценки профессорско-преподавательского состава и действий рабочего персонала (WPAF) Разные формы и документы
Оценка преподавателей и файл действий с персоналом (WPAF) Разные формы и документы
Позиция в памятке по персоналу (PDF) Оценка преподавателей и Файл действий рабочего персонала (WPAF) Разные формы и документы
Форма позднего добавления - запрос r Добавление доказательств после закрытия файла (DOC) Оценка факультета и файл действий рабочего персонала (WPAF) Разные формы и документы
ИНСТРУКЦИИ по позднему добавлению формы (PDF) Оценка факультета и файл действий рабочего персонала (WPAF) ) Разные бланки и документы
Рекомендации для получения статуса Emeritus / Emerita (PDF) Инструкции по рекомендациям Разные бланки и документы
Журнал подписей PAF (DOC) Файл оценки работы персонала WPAF) Разные формы и документы
Сохранение документации / Академический персонал (PDF) Файл оценки преподавателей и рабочего персонала (WPAF) Разные формы и документы
Возврат персонала Материалы / досье Памятка о целях (DOC) Оценка преподавателей и файл действий рабочего персонала (WPAF) Mis c Формы и документы
Образец досье (DOC) Оценка факультета и файл действий с персоналом (WPAF) Образцы для колледжа / факультета
Образец электронного письма / письма штатному преподавателю, проходящему периодическую оценку ( DOC) Оценка профессорско-преподавательского состава и файл действий рабочего персонала (WPAF) Образцы для использования в колледже / факультете
Образец формы оценки посещения аудиторий (PDF) Оценка преподавателей и файл действий рабочего персонала (WPAF) Образцы для Колледж / факультет
Образец сводной формы посещения класса (PDF) Оценка факультета и файл действий рабочего персонала (WPAF) Образцы для колледжа / факультета
Образец протокола собеседования кандидата / комитета (PDF) Файл оценки преподавателей и рабочего персонала (WPAF) Образцы для колледжа / факультета U se
Образец электронного письма / письма временному преподавателю, проходящему периодическую оценку (PDF) Оценка факультета и файл действий рабочего персонала (WPAF) Образцы для колледжа / факультета
Образец электронного письма / письма на испытательный факультет, проходящий периодическую оценку (PDF) Оценка факультета и файл действий рабочего персонала (WPAF) Образцы для использования в колледже / факультете
Уведомление о намерении в FERP (открывается в новом окне) Программа досрочного выхода на пенсию преподавателей Разные формы и документы
Отчет об удержании (голубой) (открывается в новом окне) Проверки эффективности - Сохранение Отчеты RTP и страницы с подписями (с цветами)
Сохранение страницы с подписью (светло-голубой) (открывается в новом окне) Обзоры производительности - Сохранение Отчеты RTP и подписные страницы (с цветами)
Отчет о владении (бафф) (открывается в новом окне) Обзоры эффективности - Срок владения Отчеты RTP и страницы подписи (с цветами)
Страница подписи владения (бафф) (открывается в новом окне) Обзоры эффективности - Срок владения Отчеты RTP и страницы подписей (с цветами)
Отчет об ускоренном владении (светло-розовый) (открывается в новом окне) Обзоры производительности - Срок владения Отчеты и страницы подписей RTP (с цветами)
Страница Accelerated Tenure Signature (светло-розовый) (открывается в новом окне) Performance Reviews - Tenure RTP Reports & Signature Pages (с цветами)
Отчет о продвижении (средний зеленый) (открывается в новом окне) Обзоры эффективности - продвижение RTP-отчеты и страницы подписи (с цветами)
Страница подписи промоакции (средний зеленый) (открывается в новом окне)
Per formance Reviews - Продвижение Отчеты RTP и страницы подписей (с цветами)
Отчет об ускоренном продвижении (светло-зеленый) (открывается в новом окне) Обзоры эффективности - Продвижение Отчеты RTP и страницы подписей (с цветами)
Страница подписи ускоренного продвижения (светло-зеленый) (открывается в новом окне) Обзоры эффективности - продвижение Отчеты RTP и страницы с подписями (с цветами)
PE отчета о факультете отслеживания владения (Goldenrod) (открывается в в новом окне) Периодические оценки Страницы отчетов и подписей RTP (с цветами)
PE страницы подписей преподавателей слежения за сроком владения (золотарник) (открывается в новом окне) Периодические оценки Страницы отчетов и подписей RTP ( с цветами)
ЧП временного факультета (а.ka 5 Year Review) (goldenrod) (открывается в новом окне) Периодические оценки RTP-отчеты и страницы с подписями (с цветами)
PE страницы подписи штатного преподавателя (также известного как 5 Year Review) (goldenrod) (открывается в новом окне) Периодические оценки Страницы отчетов и подписей RTP (с цветами)
PE временного факультета (золотарник) (открывается в новом окне) Периодические оценки Страницы отчетов и подписей RTP (с цветами )
PE страницы с подписью временного преподавателя (goldenrod) (открывается в новом окне) Периодические оценки Страницы отчетов и подписей RTP (с цветами)
Форма запроса дополнительного преподавателя (PDF) Факультет
Форма запроса на использование средств для повышения квалификации (PDF) Профессиональное развитие факультета
Кафедра C Шаблон учреждения и Устава (PDF) Профессиональное развитие преподавателей
Запрос факультета о выделенных взвешенных учебных единицах (AWTU) (PDF) Запрос факультета о назначении взвешенных учебных единиц saculty Запрос на выделение взвешенных учебных единиц
Процесс запроса AWTU от преподавателей (PDF) Запрос от преподавателей на назначенную группу взвешенного обучения
Меморандум AWTU, утвержденный деканом (открывается в новом окне) Запрос от преподавателей на группу со взвешенным обучением
Руководство по набору персонала (PDF ) обновлено 10/3/18 Набор персонала Процедуры набора
Быстрые шаги набора (без приложения?) Набор персонала Процедуры набора
Процедура набора

PDF)
Набор персонала Recr Процедуры приема на работу
Информация о проверке биографических данных (открывается в новом окне) Набор персонала Процедуры приема на работу
Процедура сохранения документов на факультет (PDF) Набор Процедуры приема на работу
Набор персонала Формы найма и образцы документов
Журнал потока кандидатов (Факультет с частичной занятостью) (XLS) Набор Формы найма и образцы документов 75
Набор Формы найма и образцы документов
Документ A-Образец объявления (DOC) Набор персонала Формы найма и образцы документов
67 Документ B-International Ad (DOC) Набор
Документ C-Direct Mail Efforts (DOC) Набор персонала Формы найма и образцы документов
Документ D-Directory (DOC) Образец документа о найме
Документ о выдвижении по электронной почте (DOC) Набор Формы найма и образцы документов
Документ F-Заявитель Подтверждение (DOC) Документ Fa-Self ID Form (PDF) Набор
Документ G-Исключение кандидата (DOC) Набор на работу Формы набора и образцы документов
Документ H-Подтверждение приглашения на собеседование (DOC) Образец документа о приеме на работу
Документ I-Candidate Update (DOC) Набор Формы набора и образцы документов
Документ об отмене J-Search (DOC) Набор Формы набора и образцы документов
Форма 1 - Форма разрешения на набор Формы найма и образцы документов
Форма 2 - Критерии отбора и отбора (DOC)
Набор Формы найма и образцы документов
Форма 3 - объявление о вакансии (открывается в новом окне объявления о вакансии)
Набор персонала Формы набора и образцы документов
Форма 3b - Шаблон короткого объявления (DOC) Набор персонала Формы набора персонала и образцы документов
Форма 4 - Заявление о приеме на работу (DOC) Набор персонала Формы приема на работу и образцы документов ments
Форма 7 - Форма разрешения на собеседование (PDF) Набор на работу Формы набора и образцы документов
Форма 8 - Информационное сообщение о трудоустройстве и образовании (DOC) Набор Формы и образцы документов о приеме на работу
Форма 9 - Проверка окончательных кандидатов (DOC) Набор Формы приема на работу и образцы документов
Форма 10 - Подтверждение образования окончательных кандидатов (PDF)
Набор Форма набора и набор Документы
Форма 11 - Разрешение на продление предложения (PDF) Набор на работу Формы набора и образцы документов
Форма 12 - Письмо с предложением на академический год с отсрочкой владения (свяжитесь с OAPL для получения шаблона) Набор Формы найма и образцы cuments
Форма 13 - Письмо с предложением об окончании срока пребывания в должности на академический год - ABD (свяжитесь с OAPL для получения шаблона) Набор на работу Формы набора и образцы документов
Форма 14 - Сводка результатов поиска декана (DOC) Формы приема на работу и образцы документов
Заявление о приеме на работу временного преподавателя (PDF)
Для всех академических должностей: преподавательский состав, тренер, библиотекарь, советник
Набор Ассистенты должности ) (PDF) Набор Заявки на вакансию
Ассоциированные преподаватели (TA) (PDF) Набор на работу Заявки на вакансию
Помощники студентов-инструкторов (ISA) (PDF) Набор
Внешние работники t Форма раскрытия информации (Приложение G (PDF)) Наем Внешняя работа
Рекомендации по найму заместителей (PDF) Заменители
Инструкции по назначению на замену (PDF)
Краткосрочное замещающее назначение (преподавательский состав) (PDF) Заменители
Краткосрочное замещающее назначение - Табель учета рабочего времени (PDF) Заместители
Заместитель Заместители

Назначение заместителя преподавателя - Табель учета рабочего времени (PDF)

* По состоянию на октябрь 2015 года все заместители финансируются изнутри (кафедра / подразделение / колледж)

Special Consultant Resources (откроется в новом окне)

Документация специального консультанта

Cal Государственный труд и отношения с сотрудниками

  • Статья 28 CBA, разница в оплачиваемых отпусках
  • Статья 27 CBA, Отпускные отпуска
  • Статья 22 CBA, отпуска без оплаты
Cal Штат и CalPERS Информация об отпуске для преподавателей
Варианты приобретения кредита на обслуживание CalPERS (PDF)
Файл с веб-сайта CalPERS
Cal State and CalPERS Информация об отпуске для преподавателей
Заявление на субботний отпуск или разницу в заработной плате (PDF) Формы / Заявления Информация об отпуске для преподавателей
Заявление на академический отпуск или отпуск с разницей в заработной плате для дополнительной работы или работы по совместительству (PDF) Формы / заявки Информация об отпусках для преподавателей
Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (PDF) Информация об отпуске для преподавателей
Изменение формы запроса на отпуск (PDF) Формы / заявки Информация об отпуске для преподавателей
Вексель (PDF) Формы / заявки Информация об отпусках
Запрос информации после формы увольнения преподавателя (PDF)
(Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Сохранить файл на рабочий стол и откройте в Adobe Acrobat, чтобы использовать эту форму)
Формы / приложения Информация об увольнении преподавателей
CSU, Chico Benefits Льготы и компенсация работникам Информация об отпусках для преподавателей
CSU, Chico Workers 'Compensation Льготы и компенсация работникам Процедуры для получения информации об увольнениях для преподавателей 75 (PDF) Набор Набор Формы и образцы документов
Формы и ресурсы для волонтеров (открывается в новом окне) Формы / заявки

Волонтеры факультета

Информация о семейственности (открывается в новом окне) (папка в рамке) Формы / заявки

Кумовство

Банк данных COVID-19 (шаблоны и формы)

PDF

Указанные ниже документы доступны для бесплатного скачивания.

Fisher Phillips ПО ЗАПРОСУ

Приведенные ниже документы можно получить у наших юристов Fisher Phillips. Пожалуйста, свяжитесь с вашим юристом напрямую для получения этих форм.

  • Рекомендации по использованию одноразовых масок
  • Пакет с уведомлением о модели для Калифорнии
  • Письменная программа профилактики COVID-19 в Калифорнии
  • Обучающая презентация для Калифорнии
  • Дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии COVID-19
  • Дополнительный оплачиваемый отпуск в Калифорнии по COVID-19 Политика
  • Форма запроса на дополнительный оплачиваемый отпуск по болезни в Калифорнии по COVID-19
  • Уведомление о дополнительном оплачиваемом отпуске по болезни в Калифорнии по COVID-19 для сотрудников непродовольственного сектора
  • План возврата к работе по модели COVID-19
  • COVID-19 OSHA 300 Контрольный список для отчетности
  • Анкета по COVID-19 для посетителей и продавцов
  • Анкета по возвращению на работу из поездки по COVID-19
  • Сводка по возвращению на работу по COVID-19 - Обзор безопасности на рабочем месте
  • Политика в отношении поездок по COVID-19 (личные и деловые поездки )
  • Приложение к справочнику по PSL и FMLA для чрезвычайных ситуаций
  • Emerg ency PSL и FMLA Автономная политика
  • Подтверждение сотрудником процедур по безопасности и охране здоровья при возвращении на работу
  • Форма согласия сотрудника на тестирование на коронавирус и ежедневные проверки температуры
  • Справочник сотрудника COVID-19 Приложение
  • Форма подтверждения риска для здоровья сотрудников
  • Федеральное предупреждение Пакет уведомлений (в свете COVID-19)
  • Контрольный список внедрения оплачиваемых отпусков FFCRA (в свете COVID-19)
  • Вопросы об изменении заработной платы FLSA для освобожденных сотрудников (в свете COVID-19)
  • Furloughs vs.Увольнения; Правовой анализ (в свете COVID-19)
  • Модель допущения риска и отказа от ответственности в отношении COVID-19
  • Модель Калифорнийской программы профилактики травм и заболеваний (с приложением COVID-19)
  • Типовая политика удаленной работы в чрезвычайных ситуациях ( в свете COVID-19)
  • Типовой запрос сотрудника на оплачиваемый отпуск по болезни по причине, связанной с COVID-19, и самостоятельная сертификация
  • Типовое приложение к справочнику: Экстренный оплачиваемый отпуск по болезни и FMLA (в свете COVID-19)
  • Типовой возврат письмо на работу для сотрудника, отозванного из Furlough
  • Типовое письмо о прекращении службы для сотрудников, которые отказываются вернуться на работу (в свете COVID-19)
  • Типовая автономная политика: экстренный оплачиваемый отпуск по болезни и FMLA (в свете COVID-19)
  • Модель Вирджинии OSHA План готовности и реагирования на инфекционное заболевание OSHA для рабочих мест со средним и низким уровнем риска
  • Предварительный опросный лист для проверки на COVID-10 сотрудника
  • Политика возврата на работу COVID-19 и подтверждение
  • Анкета для возвращения на работу
  • Контрольный список RIF (в свете COVID-19)
  • Образец сообщения сотрудника относительно временных увольнений / увольнений (в свете COVID-19)
  • Шаги по Обратитесь к случаю COVID-19 в California Workplace
  • Профсоюзный список уязвимостей для повторного открытия предприятий
  • Соглашение о добровольном использовании респиратора

Если вы не являетесь текущим клиентом и хотели бы получить доступ к адвокату по этим ресурсам, напишите ewilliams @fisherphillips.com.

бесплатных шаблонов расписаний в Excel, PDF, Word (еженедельно, ежемесячно, раз в две недели)

Если есть одна вещь, с которой согласны и сотрудники, и работодатели, это то, что учет рабочего времени - чрезвычайно утомительный процесс.

Чтобы упростить процесс, загрузите три бесплатных шаблона расписания сотрудников в форматах MS excel, Google Sheets, MS Word или PDF, приведенных в этой статье.

Вы также можете использовать автоматический инструмент учета рабочего времени вместо заполнения таблиц или PDF-файлов вручную.

Использование автоматизированного инструмента учета рабочего времени, такого как Time Doctor, предоставит вам гораздо более точные отчеты без ручных усилий, что сэкономит ваше время и деньги.

Чтобы узнать, как Time Doctor автоматически отслеживает время за вас, перейдите к этому разделу этой статьи.


О чем мы расскажем в этой статье:

3 типа бесплатных табелей для загрузки:

Щелкните ниже, чтобы перейти к каждому шаблону (в форматах MS excel, Google Docs, MS Word и PDF)

Автоматическое отслеживание рабочего времени

Основы расписания:

————————————————–

Шаблон еженедельного расписания Бесплатно

Шаблоны еженедельного расписания используются при расчете рабочего времени и периодов оплаты еженедельно.

Примечания к нашему шаблону простого еженедельного расписания:

Поле «Начало недели» автоматически вводит дату сегодня и заполняет столбцы «дата» и «день» соответственно. Вы можете изменить это вручную.

Общее количество отработанных часов сотрудником рассчитывается автоматически. Вам нужно только ввести данные о времени ожидания и времени ожидания.

Общая заработная плата рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel.Мы бесплатно предоставили только пустые шаблоны табелей учета рабочего времени для Microsoft Word и PDF.

Ссылки для скачивания расписания:

————————————————–

Шаблон двухнедельного расписания Бесплатно

Если вы рассчитываете рабочее время и периоды оплаты каждые две недели, то расписание будет раз в две недели шаблон подойдет вам больше.

Примечания к нашему двухнедельному шаблону простого расписания:

В поле «Начало недели» автоматически вводится сегодняшняя дата и соответственно заполняются столбцы «дата» и «день».Вы можете изменить это вручную.

Общее количество отработанных часов сотрудником рассчитывается автоматически. Вам нужно только ввести данные о времени ожидания и времени ожидания.

Общая заработная плата рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel. Мы предоставили только пустой шаблон табеля учета рабочего времени для Word и PDF.

Ссылки для скачивания расписания:

————————————————––

Шаблон ежемесячного расписания Бесплатно

Этот шаблон расписания является более подробным, поскольку он обеспечивает обзор ваших ежемесячных рабочих часов и оплата, а также еженедельная разбивка этих данных.Вы даже можете разделить это на полумесячный табель.

Примечания к нашему шаблону простого ежемесячного табеля:

В этом бесплатном ежемесячном табеле учета рабочего времени в поле «Месяц» автоматически вводится текущий месяц. Вы можете изменить это вручную, указав любую дату месяца, для которого хотите создать табель.

Даты и дни автоматически заполняются в соответствии с полем «Месяц» ежемесячного расписания Excel. Сюда входит столбец «Начало недели».

Общее количество отработанных часов сотрудников автоматически рассчитывается ежемесячно в этом бесплатном ежемесячном табеле учета рабочего времени.Вам нужно только ввести данные о времени входа и времени ожидания в разделе «Еженедельная разбивка».

Общая сумма оплаты рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час и периода оплаты.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel. Мы предоставили только пустой шаблон табеля учета рабочего времени для Word и PDF.

Скачать табель рабочего времени Ссылки:

————————————————–

Ограничения ручного отслеживания времени с помощью шаблонов

Использование электронных таблиц или документов для отслеживания времени имеет несколько ограничений.Гораздо эффективнее автоматизировать учет рабочего времени с помощью такого инструмента, как Time Doctor.

1) Фактор человеческой ошибки

Человеческая ошибка создает массу возможностей, которые могут привести к массовым ошибкам в расписаниях Excel. Например, простое использование неправильных формул, включение неправильных форматов или ошибочное исключение показателей может привести к огромным ошибкам в расчетах ставок заработной платы сотрудников.

Фактически, одна из самых распространенных человеческих ошибок, допущенных в расписаниях Excel, - это их ошибочное удаление.Попытка восстановить эти удаленные листы может быть очень сложной задачей и неизбежно привести к кризису.

2) Несоответствие между фактическими отработанными часами и зарегистрированными отработанными часами

Хотя вы должны доверять своим сотрудникам, вы не можете гарантировать, что каждый из них будет точным в своих отчетах. Могут быть даже непреднамеренные ошибки в сообщении фактических отработанных часов.

К сожалению, таблицы Excel не позволяют отслеживать фактические отработанные часы в режиме реального времени.Таблицы рабочего времени основаны на отчетных часах работы, вставленных в таблицы вручную.

Несоответствие примерно на 5-10 минут каждый день может не быть проблемой, но когда эта разница возрастет, вы можете потерять много денег.

3) Вы не можете изменять или обновлять данные

Отслеживание времени всегда включает элементы модификации - будь то внезапная новая задача или если что-то занимает больше времени, чем ожидалось - всегда должно быть место для корректировки.

Однако изменение данных в традиционных шаблонах Excel - очень трудоемкий процесс.

Эта трудность имеет огромное значение, когда обновления появляются слишком поздно и сотруднику уже выставлен счет за меньшее количество часов, чем фактически отработанное.

4) Сложно оценить производительность

Конечно, табели учета рабочего времени в Excel предоставляют менеджерам все часы, отработанные работниками за определенную неделю или месяц, но это слишком много данных, чтобы просмотреть их за один раз.

Формат этих данных не способствует принятию важных решений. Кроме того, довольно высоки шансы того, что менеджер неверно истолкует информацию, поскольку пройти через все это довольно сложно.

5) Проблема с историческими данными

Вы должны помнить, что табели учета рабочего времени Excel не предназначены для хранения исторических данных. Это означает, что довольно часто для экономии места более ранние версии отчетов перезаписываются и обновляются.

Обратной стороной является то, что у вас больше нет доступа к старым данным.

Самый большой недостаток отсутствия доступа к историческим данным заключается в том, что компании не могут определять долгосрочные тенденции и анализировать производительность с течением времени или даже иметь доказательства для разрешения споров в отношении отработанных часов в будущем.

6) У вас нет доступа к отчетам «в реальном времени»

Расписания часто отправляются менеджерам еженедельно.

Это означает, что менеджеры не получают обновленную информацию о часах работы сотрудника в режиме реального времени. Проблема здесь в том, что менеджеры получают только «отложенную копию», часто эти листы могут не отражать то, что происходит в настоящее время, или были ли какие-либо изменения в обстоятельствах.

Кроме того, эти отчеты могут затеряться в почтовом ящике менеджеров или они могут получить неправильную, устаревшую версию файла.

7) Их склонность к сбою

Чем больше листов Excel обновляется или предоставляется общий доступ, тем выше вероятность того, что файл будет поврежден и станет непригодным для использования. Вы не можете пойти на такой риск, когда дело доходит до важной задачи учета рабочего времени.

————————————————–

Используйте инструмент автоматического отслеживания времени

Если вам нужен более эффективный способ учета времени, то, что требует меньше времени для управления и Анализируйте, автоматизированный инструмент онлайн-отслеживания для вас.

Профессиональные табели учета рабочего времени, такие как Time Doctor, являются отличной альтернативой табелям рабочего времени сотрудников.Time Doctor - это инструмент учета рабочего времени, который предоставляет вам автоматические отчеты о рабочей деятельности ваших сотрудников, включая:

  • Задачи, над которыми они работали
  • Время, которое им потребовалось
  • Какие сайты они посетили в обычное время
  • Часы в расписании и время выхода и многое другое.

С помощью этих программных часов отслеживать отработанное время стало еще проще!

Несколько основных функций Time Doctor

Простое отслеживание времени для задач

Сотрудники должны запускать таймер, связанный с задачей, и Time Doctor запускается в фоновом режиме, регистрируя, сколько времени сотрудник тратит на эту конкретную задачу. задача.Нет необходимости в каком-либо ручном калькуляторе расписания - им просто нужно входить и выходить. Это значительно упрощает весь процесс учета времени для отдельных задач.

Мониторинг использования

С помощью Time Doctor вы можете отслеживать неэффективное использование времени - например, время, которое ваши сотрудники проводят на непродуктивных сайтах, таких как YouTube и Facebook, - чтобы убедиться, что ваши сотрудники не расслабляются в свое обычное рабочее время. Когда сотрудник заходит на подобные сайты, Time Doctor автоматически отправляет всплывающее окно с вопросом, работают ли они еще.

Это очень полезная функция, которая обычно не доступна в такой упрощенной форме в других инструментах учета рабочего времени, таких как программа расписания Dovico, Toggl и т. Д.

Time Doctor также может делать снимки экрана сотрудников через случайные промежутки времени во время их часы работы, чтобы убедиться, что они работают. Вы можете отключить эту функцию, если хотите. Если вы все же используете это, мы рекомендуем вам сообщить своим сотрудникам, что вы делаете снимки экрана.

Программное обеспечение также автоматически предполагает, что сотрудник берет перерыв, если он бездействует в течение трех минут.Это гарантирует, что программное обеспечение не запустится по ошибке, когда ваши сотрудники находятся в перерывах на обед или просто делают небольшую передышку.

Излишне говорить, что обычная электронная таблица не сможет контролировать ваших сотрудников в такой степени.

Advanced Reporting

Отчеты о времени, создаваемые Time Doctor, намного более подробны, чем те, которые вы получаете из обычного табеля рабочего времени, что делает процесс учета рабочего времени более значимым.

Вы можете просматривать данные по нескольким параметрам в мгновение ока.У вас есть доступ к подробным отчетам об использовании времени, отсортированным по отдельным лицам, группам, проектам и временным периодам - ​​чего вы не получите из обычных таблиц и табелей.

Вот некоторые из отчетов, к которым у вас есть доступ при использовании Time Doctor:

1) Отчет расписания

В отчете расписания указывается общее количество часов, отработанных вашими сотрудниками за определенный период, чтобы вы имели представление о том, что они все готово. Более того, вы можете легко экспортировать их в любой из них.Форматы CSV или .XLS для упрощения хранения.

2) Отчет об использовании времени

С его помощью вы можете увидеть, над чем работал каждый отдельный член команды в определенный период. Поскольку Time Doctor требует, чтобы пользователи вводили задачу, над которой они работают, перед отслеживанием, у вас будет точная разбивка того, сколько времени каждый пользователь потратил на каждую задачу в течение периода.

3) Ежедневный отчет временной шкалы

Как и шаблон ежедневного расписания, ежедневный отчет временной шкалы дает вам подробную разбивку всей работы, которую ваши сотрудники сделали за день - вы будете знать, какие задачи были выполнены, кем и для сколько.

4) Отчет по проектам

Как и расписание проекта, отчет по проектам фокусируется на отдельных проектах. Вы получаете разбивку по времени, затраченному на задачу в целом, а также определяете, какой член команды потратил на нее больше всего времени.

5) Отчет о посещаемости

Отчет о посещаемости значительно упрощает отслеживание отсутствующих в удаленной группе. У вас будет список всех отсутствующих на неделе с указанием причин, по которым они не смогли приехать.

6) Отчет о неэффективном использовании рабочего времени

Time Doctor имеет встроенную защиту, гарантирующую, что ваши сотрудники проводят время в нужных местах.

Сайты, такие как Reddit, Facebook, Youtube, Twitter и т. Д., Классифицируются как потенциально неэффективное использование времени (этот список можно настроить, и эту функцию можно отключить).

Time Doctor будет записывать, какие из этих сайтов посещал сотрудник, когда они его посещали и как долго, обеспечивая эффективное управление временем.

Думайте об этом как о калькуляторе табеля рабочего времени, предназначенном для отслеживания часов, потраченных на задачи, над которыми вы не хотите, чтобы ваши сотрудники работали.

7) Отчет об использовании Интернета и приложений

Этот отчет демонстрирует все использование Интернета и активность приложений каждого сотрудника. Однако он недостаточно подробный, чтобы показать вам, какие из этих приложений или сайтов были непродуктивными - вам придется использовать отчет о неэффективном использовании времени, чтобы отслеживать это.

Контроль конфиденциальности

Time Doctor предоставляет вашим сотрудникам всю необходимую им безопасность в отношении их конфиденциальности при использовании приложения для учета рабочего времени.Ничего не будет записано или отслеживаться, если они отметят, что они не работают.

Также, если снимок экрана был сделан, когда они были в перерыве и забыли приостановить Time Doctor, у них есть возможность удалить его.

Множественные интеграции

Time Doctor имеет несколько интеграций с инструментами, которые ваша команда, возможно, уже использует, такими как Todoist и Slack, что значительно упрощает переход к использованию программного обеспечения для учета рабочего времени сотрудников с традиционной электронной таблицы.

————————————————–

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени - это электронная таблица, в которой указывается, сколько времени сотрудник потратил на выполнение различных задач. Ваши сотрудники вводят точное время, когда они начинают работу в течение дня, а также время, когда они выходят из системы - это когда они выходят из системы. Затем подсчитывается общее время, отработанное над отдельными задачами. Это так просто.

Очень полезно отслеживать, сколько времени сотрудник работает. Это не только делает весь процесс расчета заработной платы за общее количество отработанных часов более прозрачным, но также обеспечивает организованность ваших сотрудников.

В идеале это обязательные поля данных для расписания:

  • Имя сотрудника и идентификационный номер, если применимо
  • Строка для каждого дня недели
  • Столбец для даты, времени начала и времени окончания
  • В некоторых случаях столбец для перечисления сверхурочных часов и отпусков по болезни
  • Область, на которой руководитель и сотрудник могут поставить подпись для подтверждения точности информации в табеле рабочего времени

————————— ———————–

Приложения табелей учета рабочего времени

Как упоминалось ранее, профессиональные табели рабочего времени могут быть полезным инструментом для процесса мониторинга ваших сотрудников.

Вот несколько причин, по которым вам следует использовать табель рабочего времени:

Для ведения записей и разрешения споров

Основная причина, по которой работодатели используют табели рабочего времени, заключается в том, чтобы вести учет количества часов работы их сотрудников и регистрировать любые сверхурочные, затраченные на них. • Если у них есть организованный и надежный способ отслеживания того, сколько работы вложили их сотрудники, он позволяет измерять их производительность. Если их зарплата привязана к отработанному времени (например, для внештатных сотрудников или членов команды по контракту), табели учета рабочего времени упрощают выплату им соответственно.

Это также позволяет избежать ситуации, когда между работодателем и работником возникает серьезный спор о заработной плате по поводу выполненной работы и последующей оплаты сверхурочных. Поскольку имеется точный учет отработанных часов сотрудников, эти споры о заработной плате можно легко разрешить.

Предоставление точных ценовых предложений клиентам

Еще одним преимуществом регистрации общего количества отработанных часов является то, что клиентам проще предоставлять точные расценки. Имея надежный табель учета рабочего времени, независимые подрядчики могут с большей уверенностью сообщать клиентам расценки.Это также увеличивает прозрачность всего процесса, поскольку клиенты знают, сколько часов заняли определенные задачи и почему с них взимается X сумма за эти оплачиваемые часы.

Для повышения производительности задач

В подробном расписании сотрудники могут указать время, которое они тратят на повторяющиеся задачи в течение дня. Работодатели могут использовать эту информацию, чтобы подсчитать, сколько часов в целом уходит на выполнение этих конкретных задач, и повысить производительность команды при выполнении повторяющихся и регулярных задач.Кроме того, с помощью точного способа измерения отработанных часов сотрудниками период оплаты труда сотрудников может быть скорректирован для компенсации отпуска по болезни.

Однако создание таблицы с нуля для отслеживания общего количества отработанных часов с последующим расчетом соответствующей оплаты по почасовой ставке, как это, может стать утомительным процессом, особенно если вы делаете это вручную в бумажных табелях учета рабочего времени.

Это одна из самых больших жалоб, которые мы слышим от владельцев малого бизнеса, которые только что наняли своего первого сотрудника или фрилансера и не думают, что они вполне готовы вкладывать значительные средства в программное обеспечение, такое как калькулятор тайм-карт - они, похоже, не могут сделать процесс расписания достаточно эффективным.

Чтобы помочь вам в этом, мы предоставили вам бесплатные шаблоны табелей учета рабочего времени, каждый из которых имеет разные форматы в соответствии с вашими потребностями. Просто скачайте их и используйте, чтобы упростить отслеживание рабочего времени!

Однако, если вы хотите опробовать автоматизированные табели учета рабочего времени, щелкните здесь, чтобы узнать, как Time Doctor готовит для вас автоматические табели учета рабочего времени.

————————————————–

Как оптимизировать процесс учета рабочего времени

Теперь, когда у вас есть готовый бесплатный шаблон табеля рабочего времени, пора его представить вашим сотрудникам и сделайте весь процесс максимально простым.

Вы можете сделать это, сосредоточившись на распространении и сборе табелей учета рабочего времени.

Распределение

Хотя некоторые организации по-прежнему используют бумажные табели учета рабочего времени, большинство из них перешли на онлайн-табели учета рабочего времени, чтобы облегчить их распространение.

  • Вы можете загрузить электронную таблицу в общую рабочую учетную запись, например, в Google Docs или Dropbox, где каждый сотрудник имеет доступ к электронной таблице в любое время.
  • В качестве альтернативы, если ваши сотрудники работают в совершенно разных условиях и им требуются разные табели учета рабочего времени, вы всегда можете отправить их лично по электронной почте.
  • Чтобы упростить доступ к ним, мы включили несколько форматов таблиц одного и того же шаблона Excel Free - выберите тот, который удобен для вас и ваших сотрудников.

Сбор

  • Убедитесь, что вы установили крайние сроки для всех ваших сотрудников для отправки своих расписаний. Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники отправляли табели в разные дни.
  • Укажите формат, в котором шаблон расписания сотрудника должен быть отправлен руководителю.Будь то отправлено вам по электронной почте, загружено в общую учетную запись или даже распечатано в бумажных табелях учета рабочего времени. Обеспечение единообразия всегда облегчает процесс.
  • Убедитесь, что они подписали / отметили заявление об одобрении в формах, когда они передают его вам. Вы также хотите включить раздел, в котором они будут указывать все сверхурочные часы и взятые отпуска по болезни.

———————————————–

Два основных совета по использованию табелей учета рабочего времени

Сохраняйте простоту

Вы хотите, чтобы табель учета рабочего времени был максимально простым для понимания.Ваши сотрудники не должны запутаться в том, где и что им нужно вводить. Таблицы рабочего времени призваны упростить процесс учета рабочего времени для работодателя и сотрудников, а не наоборот.

Категоризация

Чтобы еще больше упростить процесс, попробуйте назначать задачи с кодовыми номерами, которые сотрудники могут записывать в свои расписания. Таким образом, вы можете узнать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение конкретных задач, что поможет вам лучше анализировать данные для планирования будущих расписаний задач.

Мы все согласны с тем, что табели учета рабочего времени - невероятно полезный инструмент. Однако бумажные табели учета рабочего времени или даже традиционные онлайн-табели учета рабочего времени - не самый эффективный способ учета рабочего времени.

Заключительные мысли

Получите Time Doctor за 9,99 долларов США на пользователя в месяц, если вам нужен простой и эффективный метод учета рабочего времени. Если вы все еще сомневаетесь, воспользуйтесь этой бесплатной пробной версией, чтобы получить доступ к нашему бесплатному программному обеспечению расписания на 14 дней (не нужно указывать данные кредитной карты) и посмотрите, насколько оно эффективно по сравнению с любыми традиционными электронными таблицами или другим программным обеспечением.

Если программное обеспечение не то, что вам нужно, загрузите наш бесплатный шаблон пустой таблицы учета рабочего времени, который лучше всего подходит для вас и вашего бизнеса.

Будь то электронные таблицы еженедельно, раз в две недели или ежемесячно, эти шаблоны расписания сотрудников обязательно помогут вам и вашей команде сосредоточиться на важных задачах и оставаться продуктивными, вместо того, чтобы тратить все силы на отслеживание рабочего времени сотрудников.

Получите больше подобных материалов

В вашем почтовом ящике

Подпишитесь на наш список рассылки и получайте интересные материалы об удаленной работе и продуктивности на свой электронный ящик

Мы уважаем вашу конфиденциальность и серьезно относимся к ее защите.

Грег Диньео
Грег Диньо пишет для TimeDoctor.com, программного обеспечения для отслеживания времени и производительности, разработанного для отслеживания рабочего времени и производительности удаленных команд.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ