Журнал регистрации бланков строгой отчетности образец: Полная информация для работы бухгалтера

Содержание

Как заполнить книгу учета бланков строгой отчетности

Разные организации, фирмы и предприниматели, продающие товары или оказывающие услуги населению, принимая наличные средства либо банковские карты при оплате, должны проводить расчет только при помощи кассового аппарата. Каждый случай осуществления финансовых операций, при котором допускается отсутствие кассового аппарата, специально указан в законе. Один из них – оказание населению услуг.

В этом случае как конкретный предприниматель, так и компания может заполнять бланки строгой отчетности (БСО), а временами от них это даже требуется. Часть таких бумаг имеет утвержденную форму, а в иных случаях компания способна разработать свой вариант БСО с применением обязательных реквизитов.

Читайте также: Виды деятельности, подлежащие лицензированию

Кроме обязательных реквизитов, которые должны присутствовать в бланке, главным требованием к нему считается изготовление в типографии, с применением специального оборудования. Только в этом случае можно обеспечить непрерывную нумерацию листов. Покупая подобные бланки (специального образца либо самостоятельно разработанные), предприниматель или компания обязаны обеспечивать их контроль, для чего применяется учетная книга БСО.

Большинство предпринимателей ищут форму книги учета бланков строгой отчетности, но в настоящее время утвержденного и единственно установленного образца ведения подобной документации не существует.

Есть экземпляры, напечатанные при помощи типографского оборудования, но они не всегда появляются в продаже и не для любой организации могут быть удобными. По этой причине для регистрации форм строгой отчетности допускается использовать любую амбарную или инвентарную книгу и даже стандартную школьную тетрадь.

Журнал учета позволяет зафиксировать поступление и применение бланков строгой отчетности. В большинстве случаев на левой стороне книги ставят отметки об их приобретении в типографии, при этом указывая номера. По мере израсходования бланков их регистрируют на правой стороне.

Списанию подлежат бланки, которые не использованы либо по каким-либо причинам не будут использоваться в дальнейшем, а также поврежденные и признанные недействительными.

Таким образом, проводя проверку книги учета БСО, контролирующая организация имеет возможность установить «судьбу» любого конкретного бланка.

Правила ведения и оформления учетной книги утверждаются локальным актом предпринимателя или организации. В таком документе должно отмечаться конкретное лицо, которое приняло на себя всю ответственность за получение, учет, правильное хранение, выдачу для использования бланков строгой отчетности. Именно этот человек может вносить записи в книгу учета по мере поступления и расходования БСО.

Сроки хранения журнала законом нигде не предусмотрены и не зафиксированы. Впрочем, исходя из длительности хранения корешков, списанных и испорченных бланков, составляющей 5 лет, можно заключить, что учетная книга сохраняется, соответственно, не меньше, чем последние документы, о которых в нее внесены записи.

Читайте также: Как рассчитать стоимость активов предприятия

Поэтому в указе об учете и использовании бланков обычно устанавливается срок для хранения журнала в 5 лет с момента внесения в него последней отметки. По истечении данного срока книга со всеми корешками и прочими бланками подлежит уничтожению, но не раньше, чем через 1 месяц после проведения последней проверки и инвентаризации.

Заполнение журнала учета БСО зачастую вызывает затруднения именно по той причине, что не существует типовой его формы. В законе присутствуют только самые основные требования. К примеру, в положении № 359, которое регламентирует правила ведения расчетов без применения кассовой техники, говорится, что журнал учета обязательно нужно прошить и полностью пронумеровать, на каждом листе должна присутствовать подпись управляющего (предпринимателя) и главного бухгалтера, и стоять оттиск печати организации (предпринимателя).

О ведении записей в самой книге учета можно добавить то, что они вносятся в довольно свободной форме. При регистрации бланков делается отметка, содержащая информацию о компании, в которой изготовлены или закуплены бланки, номер каждого из них и дату поступления. Если бланки (такое бывает чаще всего) соединены в книги, достаточно записать номера первого экземпляра в блоке и последнего.

В журнале учета абсолютно не обязательно делать отметки о каждом бланке, который выписывается покупателю. Зачастую они передаются представителю, ведущему непосредственный расчет с населением, в количестве, достаточном для работы на протяжении определенного периода. Если это отдельные листки, то можно выдавать их ежедневно, если скрепленный блок, то необходимо выдавать целый блок. При этом, опять же, отмечается дата, номера полученных бланков, обязательны подписи человека, ответственного за правильное ведение книги учета, и лица, получившего бланки.

Читайте также: Получение кодов статистики для ИП и ООО на сайте Росстата

После этого они применяются по прямому назначению, тогда ответственное лицо должно сдать заполненные корешки. Бланк можно испортить. В этом случае в журнале учета делается конкретная запись с указанием причин и номера испорченного бланка, а он сам также сохраняется.

Книга учета БСО: учет бланков строгой отчетности

Содержание

Ведение, получение и выдача БСО
Правила учета книги БСО
Особенности учета БСО и книги
Инвентаризация документов и остатков БСО

Применение бланков строгой отчетности (БСО) осуществляется вместо чеков ККМ (контрольно-кассовой машины). Документ выдается в случае проведения наличных расчетов с населением по предоставленным услугам.

К бланкам строгой отчетности относятся:

Билеты и абонементы.
Квитанции, путевые листы.
Путевки, проездные билеты и талоны.

Четко установленной формы БСО не имеется. Предприниматель может применить напечатанные в типографии, используемые в обиходе бланки или самостоятельно разработать форму при условии соблюдения требований о наличии:

Обязательных реквизитов ИП и получателя.
Уникальной нумерации каждого документа. Применяется нумерация с использованием шестизначного номера и серии, присваиваемых в типографии.

Книги учета и правильного ее ведения.
Архивации данных.

Для применения самостоятельно разработанных бланков необходимо иметь специальную программу и принтер, позволяющий распечатать защищенные формы учета. Хранение производится в течение 5 лет со дня совершения операции с последующей утилизацией. БСО всегда тщательно проверяются во время осуществления мероприятий контроля ИФНС.

Внимание! При оказании услуг организациям (юридическим лицам) или ИП выписка БСО не производится.

Ведение, получение и выдача БСО

Документы относятся к кассовым формам. Заполнение бланков производится без допуска помарок, зачеркиваний и подчисток. Если форма имеет помарки, данные считаются недействительными.

При выявлении ошибочной записи:

Документ больше не используется.
Перечеркивается по диагонали с надписью «ошибочно».
Сдается в бухгалтерию для контроля и внесения записи в журнал учета.

Внимание! Испорченный документ хранится вместе с корешками квитанций для подтверждения хронологии БСО и отсутствия поступления денежной наличности. Срок хранения испорченных форм совпадает с общим периодом архивации – 5 лет, период определяется от даты использования. Бланки подлежат уничтожению одновременно с неиспользованными остатками или копиями корешков.

Первая запись в книгу вносится при поступлении документов из типографии. Основанием для записи служит акт приема-передачи, подписанный производителем и получателем. Средства, затраченные на приобретение бланков, можно принять для снижения налогообложения в качестве расходов при ведении ОСН или УСН. Вести учет БСО должен кассовый работник, имеющий договор о полной материальной ответственности.

Для учета бланков:

Назначение ответственного лица производится приказом по предприятию. Вести учет традиционно поручают кассиру.
Документы хранятся вместе с кассовыми формами.
В обязательном порядке производится инвентаризация.

Предприниматель должен организовать порядок выдачи бланков. Передача бланков подотчетным лицам для дальнейшего использования производится по акту, подписанному комиссией или самим ИП.

В акте необходимо указать все номера, выданные под отчет. При ежедневном получении форм и сдаче неиспользованных документов в конце рабочей смены допускается составлять временный акт. Регистрация в журнале производится только в разрезе примененных для сбора наличности документов.

Правила учета книги БСО

Вести книгу учета можно только при обеспечении защиты формы. Журнал до начала внесения первой записи необходимо:

Пронумеровать и прошить.
Скрепить подписью ИП и печатью при ее использовании.
Заполнить титульную страницу.
Вести учет согласно инструкции, принятой предпринимателем.

Данные полученных и выданных БСО заносятся в журнал в разрезе используемых видов. ИП сможет применять в учете несколько категорий бумаг, разработанных по типам деятельности. Допускается использование форм одного образца, что позволяет упростить документооборот.

При разработке книги необходимо предусмотреть запись данных, сгруппированных по столбцам:

Нумерация по порядку и дата.
Организация (производитель) или работник, от имени которого производится поступление бланков.

Подотчетное лицо, получившее на руки БСО.
Наименование.
Номера и серии прихода.
Номера и серии расхода.
Подпись лица.
Остаток.

Сведения о поступлении бланков ведутся согласно актам приема-передачи, формы которых необходимо хранить на протяжении всего срока использования журнала. При необходимости прекращения деятельности, требующей применения БСО, остатки форм уничтожаются. Грамотная утилизация сопровождается оформлением акта, составленного в присутствии специальной комиссии, созданной для подтверждения уничтожения остатков.

Особенности учета БСО и книги

БСО применяются всеми организационными формами предприятий. На законодательном уровне установлено требование ведения бухгалтерского учета бланков. Для ИП, который составляет баланс только в упрощенном варианте и может не вести двойные записи синтетического учета, допускается только четкая организация получения, заполнения, хранения бланков.

Внимание! Отсутствие учета БСО влечет взыскание штрафа.

Предпринимателю для организации учета необходимо издать локальный акт – инструкцию по заполнению БСО и книги учета. Положения акта доводятся до всех лиц, участвующих в процессе использования форм под подпись.

Инвентаризация документов и остатков БСО

Одним из условий организации правильного хранения бланков и журнала выступает необходимость регулярного проведения инвентаризации. Действия производятся аналогично проверке состояния кассы и денежной наличности и входят в состав мероприятий при ее проверке.

В компании издается приказ о необходимости проведения инвентаризации. Наиболее правильным вариантом, снижающим документооборот, является создание в ИП постоянно действующей комиссии.

Особенности создания постоянных комиссий:

Состав лиц определяется ежегодно. Количество участников должно быть не менее 3 человек.
В начале нового календарного года издается приказ сроком на год.
Если состав комиссии и председатель не меняются, допускается дублировать действие приказа.

Для придания системности процессу инвентаризации ИП может установить срок проведения мероприятия контроля – ежемесячно, ежеквартально, по полугодиям. Документы проверяются совместно с кассовыми формами учета, поэтому для инвентаризации необходимо устанавливать сроки аналогично проверке наличности.

В порядке проведения мероприятия контроля ведутся действия:

При проведении инвентаризации кассовой наличности БСО подлежат пересчету и отражению в акте.
Проводится полистный подсчет остатков и сличение данных о наличии в книге учета.

В случае выявления недостачи фактических остатков в сравнении с документальными данными должностное лицо подлежит наказанию. Материальная ответственность за утерю БСО не предусмотрена, но к лицу применяется дисциплинарное взыскание.

Внимание! При отсутствии бланков строгой отчетности у ИП при расчетах с населением необходимость в применении и создании книги отсутствует.

Предыдущая статья: Бланки строгой отчетности (БСО) для ИП Следующая статья: Увольнение работников при закрытии ИП

Система отчетов об испытаниях EAS (ETRS)

En Español

Быстрые ссылки ETRS

Документы ETRS
Вход в систему ETRS
ETRS Описание
Общенациональные тестовые выпуски EAS
Ресурсы и часто задаваемые вопросы ETRS

Файлы EAS Test Reporting System (ETRS)

Участники EAS могут подать Форму 1 в Систему отчетности об испытаниях EAS (ETRS), начиная с 3 января 2023 г. , и должны подать ее не позднее 28 февраля 2023 г.

PSHSB предлагает дополнительную информацию и помощь в подаче документов в ETRS
6 марта 2023 г. Публичное уведомление: Word | Акробат
PSHSB открывает систему отчетов об испытаниях EAS для подачи заявок
3 января 2023 г., публичное уведомление: Word | Акробат
PSHSB устанавливает крайний срок формы 1 системы отчетности по испытаниям EAS
, 15 декабря 2022 г., публичное уведомление: Word | Акробат

С вопросами обращайтесь по адресу [email protected].

Вход в систему ETRS

Следующие ссылки обеспечивают доступ к регистрации новых пользователей ETRS, входу в систему, сбросу пароля и обновлениям профиля пользователя:

ETRS Описание

ETRS — это онлайн-система, в которую участники EAS должны вносить идентифицирующую информацию, данные дня тестирования и данные после тестирования, относящиеся к общенациональному тесту. ETRS предоставляет несколько новых функций, которые облегчают ввод данных участникам EAS, способствуют своевременной подаче документов и сводят к минимуму ошибки ввода.

Чтобы просмотреть видео с инструкциями по подаче заявок в ETRS, щелкните вкладку «Обучающее видео ETRS» выше. Для получения дополнительной информации или помощи в связи с ETRS, пожалуйста, свяжитесь с нами по адресу [email protected]

Общенациональные выпуски тестов EAS

PSHSB открывает систему отчетности EAS для подачи заявок
3 января 2023 г., публичное уведомление: Word | Акробат
PSHSB устанавливает крайний срок формы 1 системы отчетности по испытаниям EAS
15 декабря 2022 г., Публичное уведомление: Word | Акробат
Отчет FCC о проблемах от 11 августа 2021 г., общенациональное тестирование EAS
, 30 декабря 2021 г., отчет: Word | Акробат
Федеральная комиссия по связи США напоминает поставщикам о необходимости выпускать оповещения о доступности
, 7 июля 2021 г. , публичное уведомление: Word | Акробат
FCC объявляет о тестировании общенациональной системы аварийного оповещения 11 августа 2021 г. и открывает систему отчетов о тестировании EAS для подачи заявок
11 июня 2021 г., публичное уведомление: Word | Акробат
Федеральная комиссия по связи США отменяет требование о подаче заявок в систему отчетности об испытаниях EAS
8 июля 2020 г., Заказ: Word | Акробат
Отчет Федеральной комиссии связи США по общенациональному тесту аварийного оповещения
за 2019 г., 12 мая 2020 г., публичное уведомление: Word | Акробат
Напоминание участникам системы экстренного оповещения о крайних сроках тестирования
1 июля 2019 г., публичное уведомление: Word | Акробат
FCC объявляет о тестировании общенациональной системы оповещения о чрезвычайных ситуациях 7 августа 2019 г. и открывает систему отчетов о тестировании EAS для подачи заявок за 2019 г.
3 июня 2019 г., публичное уведомление: Word | Акробат

Чтобы просмотреть предыдущие выпуски предыдущих общенациональных тестов, щелкните вкладку «Архивные выпуски» выше.

Ресурсы и часто задаваемые вопросы по ETRS

Справочник EAS 2023 (редактируемый)
Вебинар маломощного вещателя
Часто задаваемые вопросы по ETRS
Руководство по подаче формы 1
Руководство по заполнению форм 2 и 3
В: Как мне обновить устаревшую или неверную информацию, которая автоматически заполняется в моем Form One?
A: Если вы обнаружите, что не можете редактировать устаревшие или неточные данные в форме 1, вам необходимо изменить данные в источнике, которым является онлайн-файл публичной проверки Комиссии (OPIF). Как только эта информация будет исправлена в OPIF, она будет обновлена в ETRS в течение 24 часов. Это страница входа в OPIF. Вот дополнительная информация для файлов OPIF

С вопросами обращайтесь по адресу [email protected].

Напоминание о системе экстренного оповещения и беспроводных звуковых оповещениях (сигналах внимания)

Ложное, мошенническое или несанкционированное использование кодов EAS или WEA или сигналов внимания (или их имитации) строго запрещено. Дополнительную информацию см. в Информационном бюллетене FCC № 2019-05 .

Обучающее видео по ETRS

Информация о регистрации

Заполнение первой формы ETRS

Доступ ко второй и третьей формам ETRS

Заархивированные выпуски

PSHSB предлагает дополнительную информацию и помощь при подаче документов в ETRS
6 марта 2023 г., публичное уведомление: Word | Акробат
PSHSB открывает систему отчетов об испытаниях EAS для подачи заявок
3 января 2023 г., публичное уведомление: Word | Акробат
PSHSB устанавливает крайний срок формы 1 системы отчетности по испытаниям EAS
15 декабря 2022 г., Публичное уведомление: Word | Акробат
Отчет FCC о проблемах от 11 августа 2021 г., общенациональное тестирование EAS
, 30 декабря 2021 г., отчет: Word | Акробат
FEMA и FCC объявляют о проведении общенационального тестирования в августе
Публичное уведомление: Word | Акробат
Отчет о общенациональном тесте оповещения о чрезвычайных ситуациях 2018 г. Отчет
: Word | Акробат
Общенациональный предупредительный тест перенесен на 3 октября 2018 г.
Публичное уведомление: Word | Акробат
FCC напоминает участникам EAS о предстоящих датах и сроках, связанных с общенациональным тестом EAS
в 2018 г. Публичное уведомление: Word | Акробат
FCC объявляет о общенациональном тестировании беспроводного оповещения о чрезвычайных ситуациях и систем аварийного оповещения 20 сентября 2018 г.
Публичное уведомление: Word | Акробат
Бюро общественной и национальной безопасности открывает систему отчетов об испытаниях EAS на 2018 г.
Публичное уведомление: Word | Акробат
Отчет о общенациональном испытании системы экстренного оповещения
от 27 сентября 2017 г. Отчет: Word | Акробат
Тестирование национальной системы оповещения о чрезвычайных ситуациях в 2017 г.: первоначальные результаты
Публичное уведомление: Word | Акробат
запланировано на 27 сентября
Пресс-релиз: Word | Акробат
Срок подачи тестов EAS продлен для тех, кто пострадал от ураганов 2017 года
Публичное уведомление: Word | Акробат
PSHSB напоминает участникам EAS о сроках проведения общенациональных испытаний 2017 г.
Публичное уведомление: Word | Акробат
Общенациональное испытание системы аварийного оповещения запланировано на 27 сентября ^th
Публичное уведомление: Word | Акробат
Бюро общественной и национальной безопасности предоставляет инструкции по регистрации ETRS в 2017 году с использованием стандарта CORES
. Уведомление для всех: Word | Акробат
PSHSB напоминает участникам EAS о сроках проведения общенациональных испытаний 2017 г.
14 августа 2017 г. — Публичное уведомление: Word | Акробат
Всероссийская проверка системы оповещения о чрезвычайных ситуациях назначена на 27 сентября ^th
24 июля 2017 г. — Публичное уведомление: Word | Акробат
Бюро общественной и национальной безопасности предоставляет инструкции по регистрации ETRS в 2017 году с использованием CORES
26 июня 2017 г. – Уведомление для всех: Word | Акробат
Бюро общественной и национальной безопасности объявляет о общенациональном испытании системы оповещения о чрезвычайных ситуациях 28 сентября 2016 г. Акробат
Бюро общественной безопасности и национальной безопасности запускает систему отчетов об испытаниях EAS (ETRS) и запрашивает комментарии к рекомендациям Справочника по эксплуатации EAS
27 июня 2016 г. — публичное уведомление: Word | Акробат
Бюро общественной и национальной безопасности предоставляет информацию о внедрении системы отчетности об испытаниях EAS
26 апреля 2016 г. — публичное уведомление: Word | Акробат
Обзор системы экстренного оповещения
Шестой отчет и приказ: Word | Акробат
Укрепление системы аварийного оповещения (EAS): уроки, извлеченные из общенационального тестирования EAS — апрель 2013 г. Отчет
: Word | Акробат

ETRS Руководство пользователя

Руководство пользователя ETRS

Все участники EAS должны зарегистрироваться в ETRS и ежегодно обновлять свою идентификационную информацию (ETRS Form One). Когда проводится общенациональный тест EAS, участники EAS должны подать результаты теста, используя форму 2 ETRS, в течение 24 часов или в соответствии с иным требованием Бюро общественной безопасности и национальной безопасности, а также подробные данные после тестирования, используя форму 3 ETRS в течение 45 дней. . В данном Руководстве пользователя приведены инструкции по использованию функций и возможностей ETRS.

Руководство пользователя ETRS

Руководство руководителя проекта с примерами [2023] • Asana

Ищете инструменты, которые помогут вашей команде добиться успеха? Реестр рисков может сделать именно это.

Реестр рисков является важным компонентом любого успешного процесса управления рисками и помогает смягчить потенциальные задержки проекта, которые могут возникнуть.

Реестр рисков предоставляется заинтересованным сторонам проекта для обеспечения хранения информации в одном доступном месте. Поскольку это обычно зависит от менеджеров проектов (мы говорим о вас!), было бы неплохо узнать, как и когда использовать реестр рисков, чтобы вы были готовы к следующему проекту.

Что такое реестр рисков?

Реестр рисков — это документ, который используется в качестве инструмента управления рисками для выявления потенциальных неудач в рамках проекта. Этот процесс направлен на коллективное выявление, анализ и устранение рисков до того, как они превратятся в проблемы. Хотя управление рисками обычно сосредоточено вокруг проектов, другие обстоятельства, в которых полезно управление рисками, включают запуск продукта и производство.

Документ реестра рисков, также известный как журнал реестра рисков, отслеживает потенциальные риски конкретно в рамках проекта. Он также включает информацию о приоритете риска и вероятности его возникновения.

Реестр рисков проекта должен не только выявлять и анализировать риски, но и предусматривать реальные меры по их снижению. Таким образом, если риск становится более серьезной угрозой, ваша команда готова предложить решения и уполномочена решать проблемы.

Создать шаблон реестра рисков

Когда следует использовать реестр рисков?

Во многих случаях может пригодиться реестр рисков. В идеале он должен использоваться — или быть доступным для использования при необходимости — для каждого проекта. Его можно использовать как для небольших, так и для крупных проектов, хотя ваш журнал рисков может выглядеть по-разному в зависимости от масштаба и сложности вашей инициативы.

В то время как небольшой проект может включать только базовую информацию о риске, такую как вероятность, приоритет и решения, более сложный проект может потребовать около 10 различных полей документа.

В то время как некоторые компании нанимают специалистов по управлению рисками для ведения журнала рисков, надзор за ним часто ложится на руководителя проекта или руководителя группы. Если ваша команда еще не использует процесс управления рисками или управления инцидентами, может быть полезно знать общие сценарии рисков, чтобы решить, подходит ли реестр рисков для вас и вашей команды.

Некоторые сценарии риска, ранжированные по приоритету, могут включать:

Низкий приоритет: Риски, такие как отсутствие связи и ошибки планирования, могут оставить проекты открытыми для изменения объема и упущенных результатов.
Средний приоритет: Такие риски, как незапланированная или дополнительная работа, могут привести к тому, что команды будут бороться с производительностью и ставить неясные цели.
Высокий приоритет: Такие риски, как безопасность данных и кража, могут привести к потере доходов вашей компании и должны быть приоритетными.

Если вы знаете, когда использовать реестр рисков, вы сможете правильно определить риски с высоким приоритетом, когда столкнетесь с ними.

Прочтите: Шаблон матрицы рисков: как оценить риск для успеха проекта (с примерами)

Распространенные сценарии риска

Во время нового проекта могут возникнуть множественные риски. Все, от безопасности данных до незапланированной работы, может привести к риску превышения бюджета и объема проектов. Никто не хочет представлять себе последствия пропущенных сроков, поэтому важно выявлять потенциальные риски до того, как они произойдут.

Рекомендуется включить общие категории рисков в журнал регистрации рисков, чтобы вы были готовы к их возникновению. Узнайте немного больше об этих рисках и определите, какие из них могут относиться к вашей команде.

Безопасность данных

Если вы работаете над проектами, которые могут повлиять на безопасность данных, чрезвычайно важно отслеживать и снижать потенциальные риски. Неуправляемые риски могут привести к:

Кража информации: Без надлежащего смягчения последствий ваш бизнес может стать уязвимым для кражи личной информации. Это особенно вредно, если информация о клиентах украдена.
Мошенничество с кредитными картами: Это опасно по ряду причин, но может привести к потере дохода и потенциальному судебному преследованию.

Безопасность данных представляет собой высший риск и должна быть соответствующим образом расставлена по приоритетам, чтобы предотвратить долгосрочные проблемы с безопасностью.

Проблемы со связью

Проблемы со связью могут возникнуть независимо от размера вашего проекта и команды. Хотя реестр рисков может помочь определить, где находятся области коммуникации, может быть полезно также внедрить программное обеспечение для управления работой, чтобы оптимизировать общение на работе.

Вот некоторые риски, которые могут возникнуть из-за отсутствия связи:

Несоответствия в проекте: Без надлежащей коммуникации несоответствия в результатах могут вызвать путаницу.
Пропущенные сроки: Никто не хочет пропустить крайний срок, но без четкой связи ваша команда может не знать о сроках выполнения результатов.

Создание надлежащего плана коммуникации также может помочь предотвратить возникновение рисков.

Прочтите: Почему четкий план коммуникации важнее, чем вы думаете

Задержки в планировании

Если ошибки и задержки в планировании остаются незамеченными, они могут стать большой проблемой, когда сроки не соблюдены. Такие инструменты, как временные шкалы и программное обеспечение командного календаря, в первую очередь могут помочь предотвратить ошибки планирования.

Задержки в планировании проекта могут привести к:

Поспешным результатам: Нет ничего хуже, чем проект, который не был должным образом выполнен, что может привести к тому, что цели будут упущены, а работа будет казаться небрежной.
Путаница: Команды могут быть перегружены и запутаны без надлежащего расписания.

Внедрение расписания может помочь отслеживать результаты как для ежедневных задач, так и для разовых проектов.

Незапланированная работа

Мы все были в ситуации, когда проект выходит за рамки. Это распространенный риск, который можно довольно легко смягчить, если его правильно отследить. Выявление незапланированной работы на раннем этапе позволяет правильно делегировать ее руководителю проекта.

Без надлежащего реестра рисков вы можете столкнуться с:

Невыполнение поставленных задач: Если работа сорвется, вы рискуете вообще не уложиться в срок.
Выгорание сотрудников: Перерасписание незапланированной работы членов вашей команды может создать напряжение и даже привести к переутомлению и выгоранию. Вот почему важно правильно планировать проекты.

Если у вас возникнут проблемы с незапланированной работой, внедрение процесса управления изменениями может помочь сообщить о дополнительной работе членам вашей команды.

Прочтите: 7 распространенных причин расползания ассортимента и как их избежать

Кража материалов

Хотя, надеюсь, это редкость, предприятия, имеющие большой запас продукции, могут столкнуться с риском кражи или ошибок в отчетах. Постоянно и часто отслеживая запасы, вы можете выявить риски на ранней стадии, чтобы определить причину.

Кража может оставить ваш бизнес открытым для:

Потеря дохода: Независимо от того, происходит ли кража продуктов или ошибки в отчетах, кража негативно скажется на доходах.
Неопределенность: Когда происходит кража, неопределенность сотрудников и бизнеса может вызвать внутренний стресс.
Злоупотребление временем: Наряду с кражей материальных ценностей существует риск кражи времени. В удаленной рабочей среде может быть сложнее отслеживать, где ваша команда проводит свое время.

Как и в случае с безопасностью данных, кража — это первостепенный риск, с которым следует бороться как можно быстрее.

Что включено в реестр рисков?

Реестр рисков состоит из списка рисков и полей отслеживания. Журнал рисков вашей команды, скорее всего, будет отличаться от других, поскольку у вас будут уникальные риски, связанные с вашими проектами.

Создание шаблона реестра рисков

Несмотря на различия, большинство реестров рисков состоят из нескольких основных частей, включая идентификацию риска, вероятность риска и снижение риска. Эти части работают для создания гибкого журнала информации о потенциальных рисках. Эти журналы также полезны при работе над новыми проектами, которые могут столкнуться с аналогичными рисками.

Дополнительные поля, которые полезно включить, — это такие сведения, как идентификация риска, описание и приоритет. Чем конкретнее вы расскажете, тем больше вероятность того, что вы будете готовы снизить любые риски, которые могут возникнуть на вашем пути.

Помните о важном практическом правиле: чем сложнее проект, тем более запутанным может быть ваш реестр рисков. Это означает, что рекомендуется быть как можно более конкретным в своем журнале для крупных проектов, которые охватывают несколько месяцев и имеют несколько разных заинтересованных сторон.

Вот некоторые из наиболее важных полей, которые следует включить в план управления рисками проекта.

1. Идентификация риска

Одной из первых записей, включаемых в реестр рисков, является идентификация риска. Обычно это имя риска или идентификационный номер. Поле идентификации риска должно включать:

Вам не нужно проявлять творческий подход к названию рисков, подойдет простое резюме. С другой стороны, если вы хотите проявить творческий подход, вы можете создать персонажей для каждого типа риска. Например, используя имя «Даниэла» в качестве имени риска безопасности данных, чтобы помочь членам команды понять, как быстро выявлять риски.

Наряду с именем вы также можете указать короткий подзаголовок и дату выявления риска. Это поможет отслеживать, сколько времени занимают методы смягчения, и позволит вам определить, какие риски требуют больше всего времени для устранения.

2. Описание риска

После завершения идентификации в журнал необходимо добавить краткое описание. Описание риска должно включать:

Длина описания зависит от того, насколько подробным должен быть ваш журнал, но средняя длина обычно составляет от 80 до 100 символов.

Важнее, чем длина, описание должно включать ключевые моменты риска и причины, по которым это может быть проблемой. Главный вывод заключается в том, что описание должно точно описывать риск, но не запутывать его, чтобы его можно было легко идентифицировать.

3. Категория риска

Существует ряд категорий риска, которые помогают быстро определить потенциальный риск. Быстрая идентификация риска упрощает назначение нужной команды, особенно при работе над сложным проектом с множеством рисков. Категория риска может быть любой из следующих:

Operations
Budget
Schedule
Technology
Information
Security
Quality
Project plan

To determine the category type , вам сначала нужно оценить, откуда исходит риск и кто может помочь его решить. Возможно, вам придется поработать с руководителями отделов, если решение не очевидно.

4. Вероятность риска

Если риски обнаруживаются достаточно рано, возможно, команда сможет разобраться с ними до того, как потребуются какие-либо реальные действия. Поэтому вполне возможно, что риски, отмеченные в вашем реестре рисков, на самом деле не станут проблемами.

Вероятность риска может быть задокументирована с помощью простого выбора:

. Скорее всего,
Скорее всего
Очень вероятно, что

Категоризация. и что вы должны ждать.

5. Анализ рисков

Анализ рисков оценивает потенциальное влияние риска на ваш проект. Это помогает быстро выявить наиболее важные риски, которые необходимо устранить. Это не следует путать с приоритетом, который учитывает как вероятность, так и анализ.

Хотя команды документируют уровни риска по-разному, вы можете начать с этой простой пятибалльной шкалы:

Очень низкий
Низкий
Средний
Высокий
Очень высокий

Если вам сложно определить уровень риска, вы можете получить второе мнение, обратившись к руководителю отдела. Таким образом, вы можете точно оценить, насколько сильным может быть воздействие.

6. Снижение рисков

План снижения рисков, также называемый планом реагирования на риски, является одной из наиболее важных частей реестра рисков. В конце концов, цель плана управления рисками — выявить и смягчить возможные риски. По сути, это план действий. План снижения риска должен включать:

Пошаговое решение по снижению риска
Краткое описание предполагаемого результата
Как план повлияет на воздействие чтобы смягчить, некоторые риски намного сложнее и не имеют очевидных решений. В этом случае план смягчения потребует некоторой командной работы для решения. Обычно это происходит за рамками фактического документа реестра рисков, например, во время встречи или группового совещания.
Как бы вы ни решили реализовать свой план смягчения последствий, вы должны задокументировать общее описание в журнале для справки и четкой коммуникации. Это не только гарантирует, что все в команде проекта понимают планы реагирования, но также поможет вам визуализировать решение.
Прочтите: 11 шаблонов проектов, которые помогут вам начать работу в правильном направлении
7. Приоритет риска
Хотя влияние риска поможет определить приоритет, рекомендуется также включить эту запись в свой журнал. Приоритет должен учитывать как вероятность риска, так и анализ риска. Оба эти аспекта прояснят, какие риски могут иметь пагубные последствия для проекта.
Приоритет может быть задокументирован простой числовой шкалой:
- 1 (Низкий)
- 2 (Средний)
- 3 (Высокий) Если вы хотите зарегистрироваться1
20 более визуально привлекательным, вы можете захотеть задокументировать приоритет, используя вместо этого шкалу с цветовой кодировкой. Это можно использовать вместо или вместе с тремя вариантами. Любите организовывать по цвету? Тогда цветовое кодирование журнала — идеальный вариант для вас!
8. Право собственности на риск
После того, как риск был идентифицирован, рассмотрен и расставлен по приоритетам, пришло время определить результаты снижения риска, которые необходимо реализовать. Право владения риском должно включать:
Поле владения риском может помочь быстро определить, какой отдел должен обрабатывать риск. Это также может помочь визуализировать, какие члены команды несут ответственность за конкретные риски.
9. Статус риска
Последнее поле, которое необходимо включить в реестр рисков, — это статус риска. Это помогает сообщить, был ли риск успешно снижен или нет. Поле статуса риска должно быть заполнено одним из следующих вариантов:
- Открыто
- В процессе
- Закрыто
и полный.
Дополнительные поля реестра рисков
Несмотря на то, что каждый реестр рисков должен включать несколько основных записей, вы также можете включить дополнительные необязательные элементы. Всегда лучше заранее подготовиться, чем быть застигнутым врасплох, когда придет время, поэтому взгляните на эти дополнительные поля, чтобы решить, нужны ли они вам.
- Триггер риска: Добавление записи триггера риска может помочь вам оценить, почему возник риск, чтобы предотвратить риски в будущем.
- Тип ответа: Хотя многие риски будут отрицательными, существует вероятность положительного исхода. В этом случае вы можете добавить поле для положительного или отрицательного ответа.
- Временная шкала: Вы также можете включить в журнал расписание или временную шкалу плана устранения последствий, чтобы хранить информацию в одном месте. Программное обеспечение Timeline — отличный инструмент, который поможет в этом.
Как создать реестр рисков (с примером)
Реестр рисков содержит много информации, и его создание в первый раз может оказаться сложной задачей. Хотя вы можете знать, какую информацию вам нужно включить, начать работу может быть сложно. Вот почему мы собрали пример, который поможет вам начать работу над собственным планом управления рисками.
Вот как может выглядеть ваш журнал реестра рисков:
Основная цель реестра рисков — регистрировать информацию о потенциальных рисках, поэтому не слишком увлекайтесь деталями. Вы должны выбрать поля, необходимые для информирования членов вашей команды о потенциальных рисках.
Некоторым командам может понадобиться только простой реестр рисков с несколькими полями, в то время как другим может потребоваться что-то более сложное. Может быть полезно начать с простого и при необходимости перейти к более сложному журналу.
Вот пример записи в журнале рисков, который поможет вам начать работу с собственным журналом рисков.
1. Название риска: Задержка при проектировании
2. Описание риска: Проектная группа задержалась, что привело к задержке работы, что привело к превышению сроков выполнения работ.
3. Risk category: Schedule
4. Risk likelihood: Likely
5. Risk analysis: Medium
6. Risk смягчение: Наймите фрилансера для создания проектной графики. Перенесите встречи из календаря Кабира на неделю 12 июля, чтобы освободить время для редактирования графики и отправки Кэт для окончательного утверждения.

Журнал регистрации бланков строгой отчетности образец: Полная информация для работы бухгалтера