Журнал регистрации служебных записок образец: Журнал регистрации записок (служебных документов)
Журнал регистрации записок (служебных документов)
Журнал регистрации записок, представлений
| (наименование работодателя: организации или индивидуального предпринимателя) |
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ЗАПИСОК, ПРЕДСТАВЛЕНИЙ
| Окончен | « | » | 20 | ||||||
|
Ольга Моисеенко,
Обязательна ли регистрация докладных и объяснительных записок? В соответствии с п. 139.2 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, независимо от способа их создания, передачи или доставки. Регистрация внутренних документов осуществляется централизованно, в службе ДОУ (п. 139.4 Инструкции по делопроизводству). Децентрализованная система регистрации документов допускается только при территориальной разобщенности структурных подразделений или в тех случаях, когда речь идет о специфических видах документов (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и т. Таким образом, докладные и объяснительные записки подлежат обязательной регистрации в службе ДОУ. Хотелось бы обратить особое внимание на то обстоятельство, что если докладная записка является одним из документов, при помощи которых организация будет доказывать в суде правомочность своих действий (например, в делах по трудовым спорам), суд вправе поставить под сомнение подлинность документа и отклонить его рассмотрение, если он не будет зарегистрирована в порядке, установленном нормативными документами. Как должна выглядеть форма журнала регистрации докладных (объяснительных) записок? При разработке формы журнала регистрации докладных (объяснительных) записок можно использовать форму журнала регистрации исходящих и внутренних документов, приведенную в приложении 9 к Инструкции по делопроизводству, при необходимости дополнив ее нужными вам графами. При незначительном объеме внутренних документов их регистрация может осуществляться в регистрационных формах исходящих документов (п. В соответствии с п. 139.9 Инструкции по делопроизводству журнальная форма регистрации ведется в организациях с небольшим объемом документооборота (до 600 документов в год). Как правильно составить докладную записку о продлении срока исполнения документов, установленного руководителем организации? Докладная записка о переносе (продлении) срока исполнения документа должна быть составлена исполнителем на имя должностного лица, установившего срок исполнения не менее чем за 5 дней до окончания срока исполнения документа. В ней необходимо кратко и четко изложить обстоятельства и привести аргументы, которые свидетельствуют о необходимости данного переноса (продления), а также предложить новый срок исполнения документа. оформить подписку на журнал |
by
д.).
Как эффективно вести журнал заметок для более продуктивной организации
Ларри Струкман
Заметки для менеджеров позволяют владельцам и менеджерам документировать и передавать важную информацию, касающуюся повседневных или долгосрочных задач.
К счастью, облачные технологии, такие как бортовой журнал ShiftNote, позволяют вам избежать написания нескольких стикеров Post-it для сообщения важных оперативных и связанных с персоналом заметок.
Ведение журналов заметок менеджера помогает в общении между менеджерами и другими руководителями внутри организации. Это также упрощает процесс общения, упрощая принятие решений и делая информацию более четкой. Систематизация заметок в журнале также позволяет менеджерам следить за работой вашей команды и нести ответственность. А с помощью такого инструмента, как журнал ShiftNote, вы можете измерять важную статистику / данные на панели инструментов, чтобы информировать будущие решения с помощью количественных данных.
Кому могут быть полезны заметки для онлайн-менеджера?
Предприятия с одним или несколькими подразделениями могут извлечь выгоду из использования облачных заметок для руководства. На самом деле, этот тип решения можно использовать в ресторанах, розничных магазинах, гостиницах, загородных клубах, гольф-курортах, производственных компаниях, бизнес-центрах, здравоохранении и практически в любом месте, где требуется обмен данными между сменами.
Действительно, любой бизнес с большим количеством движущихся частей может извлечь выгоду из онлайн-инструмента журнала.
Какие типы заметок менеджера следует регистрировать?
- 1. Ежедневные оперативные заметки
- 2. Проблемы, возникшие во время вашей смены, или идеи, как сделать следующую смену более гладкой
- 3. Кадровые вопросы
- 4. Заметки сотрудников в поддержку двухгодичного или ежегодного обзора
- 5. Отзывы сотрудников
- 6. Отзывы клиентов
- 7. Вопросы обслуживания и ремонта
- 8. Прогнозирование продаж
- 9. Операционные расходы
- 10. Оценочные проценты труда
- 11. Предстоящие рекламные идеи или маркетинговые инициативы
- 12. Отслеживание задач
- 13. Инвентаризация — вещи, которые у вас, возможно, закончились или вы только что заказали больше
- 14.
Отраслевые или продуктовые тенденции - 15. Документация по совещанию и примечания
- 16. Погода
- 17. Предстоящие события
- 18. Необходимость технического обслуживания или ремонта
- 19. Хранение информации о стандартах и процедурах безопасности пищевых продуктов
- 20. Разработка программ поощрения сотрудников
- 21. Технические/системные улучшения программного обеспечения или компьютеров, используемых в вашей организации
- 22. Действия персонала
- 23. Примечания к ценам
- 24. Краткосрочные или долгосрочные действия или цели персонала
- 25. Хранить документы
Отраслевые или продуктовые тенденцииЗаметки для менеджера — передовой опыт
Теперь, когда вы понимаете типы действий, которые можно регистрировать, теперь вы должны получить представление о передовых методах ведения журнала заметок. Вот несколько советов:
Необходимы важные детали
- В каждой записи должно быть достаточно подробностей, чтобы кто-то другой, кто читает сообщения, мог получить четкое представление о том, что произошло, не запрашивая дополнительную информацию.
- Подробные записи в журнале также важны, поскольку они могут помочь при возникновении юридических вопросов. С этой целью.
- Избегайте использования псевдонимов в заметках журнала. Четко укажите, кого касается запись.
- Придерживайтесь фактических записей в журнале. Следует избегать личных мнений. Вместо этого записывайте свои заметки менеджера очень аналитическим способом. Ответьте на «5 W» — кто, что, где, когда и почему.
- Заметки в журнале должны быть предназначены только для деловых целей. Это не место для случайного общения. Используйте систему обмена сообщениями или электронную почту для неделовых вопросов.
Конфиденциальная информация
- Будьте осторожны при размещении конфиденциальной финансовой или медицинской информации.
- Не присваивайте гостям или сотрудникам ярлыки с использованием каких-либо категорий, охраняемых государством, включая расу, цвет кожи, пол, религию, национальность, инвалидность или возраст. Это важно в случае заявления о дискриминации.
Это важно в случае заявления о дискриминации.Если вы будете следовать приведенным выше рекомендациям и писать четкие, но подробные заметки о смене, то ShiftNote станет для вас замечательным инструментом, который поможет сделать вашу жизнь намного проще!
Хотя на рынке доступны и другие инструменты для журналов менеджеров, мы считаем, что наше решение намного превосходит остальные. Наши функции включают в себя:
- Возможность создания записей смены в электронном виде
- Доступен в любом месте
- Мгновенный поиск
- Удобное приложение для документов
- Управление несколькими местоположениями
- Информация о погоде
- Статистика и отслеживание продаж
- Ежедневные отчеты и оповещения
- Календарь событий
- Отслеживание задач
- Внесение депозита и подсчет наличных
- Настраиваемый
Сервисный журнал
Журнал обслуживания Служба Журнал — это журнал, в котором поставщики услуг регистрируют поддержку или идентифицированные службы.
в планах 504 и IEP. Функция копирования позволяет легко регистрировать ту же услугу
для нескольких студентов или повторяющаяся услуга для одного студента.
Служба Доступ к экрану журнала осуществляется через навигационную панель . Меню . Однако, если у вас нет доступа к этой ссылке, вы должны записи журнала в Referral в пределах соответствующий план или через профиль учащегося > Поддерживает вкладку .
ВАЖНО ПРИМЕЧАНИЕ ДЛЯ ПОСТАВЩИКОВ УСЛУГ: Прежде чем продолжить, обратите внимание на следующее:
Услуги должен быть предоставлен для ученик на соответствующем плане или экране. Например:
Услуги обязательно быть подготовленным в 504 План или ИЭП от Реферал. Это включает в себя Дополнительный Вспомогательные средства и услуги .
Журналы для Дополнительный Вспомогательные средства и услуги могут быть введены с Сервис Журнал или Профиль учащегося > Поддерживает вкладку .
Сервисные записи для опор (например, Суд/Процесс , Школьная консультация , Управление лекарствами и Планирование и участие группы обучения ) можно задокументировать в службе Журнал . Однако сначала они должны быть предоставлены в профиле учащегося > Supports 9.0138 вкладка
Вы должен быть запрошенный провайдер для предоставляемых услуг или быть авторизованным провайдером для регистрации услуги от имени провайдера.
Вы может регистрировать услуги для одного или нескольких студентов. Студенты должны сначала быть на любом из ваших Студент Списки .
Журналы для неактивных сервисов можно быть введено, если Дата обслуживания не более за год до до текущей даты .
Вы должен быть частью студенческого Student Команда .
Если вы не видите своих учеников , авторизованные пользователи могут следовать этим инструкциям чтобы решить проблему.
Оплачиваемые услуги: Для контрактных поставщиков услуг, чтобы ваши услуги оплачивались Министерством энергетики, они должны быть зарегистрированы как оплачиваемые услуги. Это включает в себя (1) предоставление оплачиваемых служебную информацию и (2) привязку вашей служебной записи к Запрос поставщика (RFP) документ. В приведенных ниже инструкциях содержится дополнительная информация и пошаговые инструкции.
Вход в журналы служб
Для внесения записей в Сервисный журнал:
Откуда меню навигации , выберите Журнал обслуживания .
Если вы регистрируете новую служебную запись, игнорируйте окно поиска и поля в верхней части экрана. Они предназначены для сортировки или фильтрации существующих записей журнала обслуживания.
Обратите внимание:
Кнопка «Выбор поставщика» доступен только авторизованным пользователям.
Ан звездочка (*) означает, что служба активна .
рядов красным цветом показаны записи для Альтернативные договоренности для которой услуга не была оказана. (Учиться подробнее.)
Кому добавить новую запись Service Log , нажмите Добавить .
Когда вы входите в журналы обслуживания, вы делаете это в
две части: (a) создать шаблон и (b) генерировать записей журнала на основе
шаблон, который вы создали.
Создайте шаблон — Вы создать шаблон, который будет использоваться для предварительного заполнения нескольких записи. Для этого выполните оба Сервис Шаблон и Детали Шаблон вкладки. Не нажимайте Добавить служебную запись до вашего шаблона — в том числе оба Обслуживание Шаблон и Детали Шаблон вкладки — завершен.
Вкладка «Шаблон службы» — Ввод следующие поля, в зависимости от ситуации:
Служба Дата
Проектируемый Дата следующего обслуживания
Служба Длина — введите число минут.
Первичный Метод контакта/вмешательства
Размер группы — Если вы проводите групповое занятие, введите количество студентов в группе.
Фактический Поставщик (если не обычный поставщик)
Студенты/Услуги — Нажмите Добавить для выбора учеников. Обратите внимание:
экран показывает всех студентов, которые назначены на ваш услуги.
Типы услуг , Списки учащихся и Дисплей поддерживает выпадающие меню — это фильтры, которые помогут вам отсортировать ваш список учеников.
Кому введите логи для неактивного услуги , выберите Все Поддерживает из дисплея Поддерживает раскрывающийся список . Журналы для неактивны services можно ввести, если Service Дата не больше единицы год до текущей даты .
Галочка студент или несколько студентов, для которых вы вводите Журнал обслуживания записи, уделяя особое внимание Службе столбец.
Нажмите ОК .
Вы возвращены в Службу Шаблон . Перейдите к подробностям Шаблон вкладка.
Вкладка «Шаблон сведений» — Ввод следующие поля, в зависимости от ситуации:
За завершенное посещение — не учитывать Студент/провайдер Нет В наличии .
Если провайдер или студент недоступен — Укажите, был ли провайдер или студент недоступен.
Заполните все соответствующие поля. Если провайдер недоступен,
вам нужно будет документировать
альтернативные аранжировки на отдельном экране.Войти текстовое описание в документации поля службы .
Создать записи журнала — Когда вы ввели всю необходимую информацию во вкладки шаблона, вы готовы нажать Добавить Сервисная книжка . После этого вы увидите запись в журнале отображается ниже, предварительно заполненный информацией, которую вы только что ввели в вашем шаблоне. Вы можете приступить к редактированию записи по мере необходимости.
О платных услугах — Если услуга оплачивается, отметьте Оплачиваемый . добавит новые поля или сделает существующие поля обязательными:
Служба Дата — это поле становится обязательным.Служба Длина (мин) — это поле становится обязательным.
LOC — LOC является аббревиатурой уровня . Уход .
Старт Время 901:38 — Время, когда вы начали свою службу.
Запрос предложений ID — это поле только для чтения будет пустым перед записью сохраняется.
Местоположение — Место службы.
Документация of Service — Ваше описание услуги, которую вы предоставили в это конкретное время, дату и место.
Щелкните Добавить Сервисная запись , чтобы сгенерировать необходимое количество записей в журнале. Записи добавляются внизу окна.
СОВЕТ. Если вы создали несколько записей для одного Студент, эти советы облегчат редактирование дат. Вы можете:
Заполните все соответствующие поля. Если провайдер недоступен,
вам нужно будет документировать
альтернативные аранжировки на отдельном экране.
Когда все готово, нажмите Сохранить затем Закрыть .
Вы теперь снова на главном экране службы Лог , и ваша запись отобразится в списке.
Кому завершить процесс перевода ваших услуг в счет , вы должны связать запись с RFP . В списке выделите запись, которую хотите связать.
Нажмите Ссылка Запрос предложений . Появится окно Link RFP . со списком RFP. ( ПРИМЕЧАНИЕ: Если список пустой , пожалуйста узнать, почему и как решить проблему.)
Подсветка соответствующий RFP и нажмите ОК .
Сейчас что запись связана с запросом предложений, услуга может быть обработана для оплаты. Те, у кого есть доступ, могут просмотреть RFP, выделив запись, затем нажмите Открыть RFP .
[Назад к началу]
Вход в сервисные журналы из Профиль студента
Чтобы зарегистрировать службу от Студент Профиль , делаем следующее:
Поиск студента.
От на вкладке Referral выберите соответствующий Referral и разверните ПЛАН. Разверните до найдите свою услугу и имя; или
На вкладке Поддерживает разверните Службы node и найдите свой сервис и имя.
Выберите Открыть журнал обслуживания в Действиях Меню.
Нажмите Добавить .
Кому зарегистрируйте неактивную службу , нажмите Обновить журнал неактивных служб .
Добавить теперь отображается кнопка.
Нажмите Добавить . Журналы для неактивных служб можно ввести, если служба Дата не больше единицы год до текущей даты .
Полный поля в служебной записи окно как положено.
Когда все готово, нажмите OK . Или, вы можете продолжить с дополнительными записями в службе, нажав ОК и далее .
После все записи регистрируются, нажмите Сохранить затем Закрыть .
Документ Альтернативные договоренности
Если провайдер был недоступен , провайдер должен документально подтвердить, была ли предоставлена альтернатива услуге. Если сервис был перенесен и предоставлен позже ( Альтернативный Договоренность ), визит должен быть задокументирован как таковой.
После альтернативной аранжировки посещение должно быть задокументировано следующим образом:
В Журнал обслуживания экран, выделение соответствующую запись в журнале. ПРИМЕЧАНИЕ: Несколько записей могут быть помечены Альтернативный Расположение . Выберите запись, соответствующую альтернативному договоренность, которую вы документируете.
Об авторе