Журнал регистрации входящих документов: Журнал регистрации входящих документов, «Кадры в порядке»

Содержание

Журнал регистрации входящих документов — шаблон из журнал

Указатель и Поиск
Новые формы (КНД | ОКУД | КФД)
Нотариусы Москвы
Новости
Статьи
О проекте

Яндекс поиск
Гугл поиск
Гороскоп
Игра для умников

Бизнес гороскоп на текущую неделю c 19.12.2022 по 25.12.2022

Открыть гороскоп на неделю

Открыть шифр замка из трёх цифр с ограничениями

Открыть игру, играйте в нерабочее время :)

Журнал | часть 35 — основная группа документов в которую входит документ, другие группы в которые входит документ, похожие документы

Журналы — разделы в которые входит документ, все разделы документов

Скачать в MS Word docx

Редактировать документ

Подписывайтесь на наш Youtube канал!

Подписывайтесь на наш Telegram канал!

Гороскоп (бизнес/феншуй) Бланки новых документов, которые актуальны с 2023 года

Читайте статьиКрипта #прожиточныйминимум#пособие#социальноевидео#жалобанаштрафнакарантине

Категории документа

4105 документовЖурнал

Ячейка бибилиотеки документов

0891 — ячейка

<перейти в начало документа>

<скачать бесплатно документ 2022>

Журнал регистрации входящих документов | Делопроизводство

Помещено в тему: Документооборот

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД). Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Бумажный журнал регистрации входящих документов

Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Исходят обычно из следующих соображений:

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы):

Номер	Дата	От кого получен (корреспондент)	Исходящий номер	Исходящая дата	Краткое содержание	Роспись в получении

236	24. 04.2014	ООО «Клин»	04-12/102	23.04.2014	о заключении договора

Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе (например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию) надо последовательно изучить каждую страницу.

Поэтому ведение регистрации входящих документов в бумажном журнале рекомендовано, только если:

документооборот достаточно небольшой (несколько сотен входящих документов в год, т.е. легко просмотреть данные),
регистрация какой-либо категории документов четко установлена нормативным актом,
для обеспечения надежности хранения базы регистрации особо ценных документов (как правило, с очень длительными сроками хранения).

Электронный журнал регистрации входящих документов

Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов.

Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т.д.), используя функции «Найти» и «Фильтр».

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Регистрационные карточки в СЭД

Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.

О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.

Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др. ).

В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно – долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота. Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется.

Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде – образец приведен (Word, Excel). Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота.

К записи 152 комментария

« Старые комментарии

Создание записей входящих документов — Business Central

Редактировать

Твиттер LinkedIn Фейсбук Электронное письмо

Статья
19.
09.2022
3 минуты на чтение

На странице Входящие документы можно использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами OCR и преобразования файлов входящих документов вручную или автоматически в соответствующие документы или строки журнала. Внешние файлы можно прикреплять на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и результирующим записям поставщика, клиента и главной книги.

Чтобы записать внешний документ в Business Central, сначала создайте или заполните запись входящего документа. Вы можете выполнить эти задачи вручную или сфотографировать внешний документ, чтобы создать запись входящего документа с прикрепленным файлом изображения.

Прежде чем использовать функцию Входящие документы , необходимо выполнить необходимую настройку. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка входящих документов.

Для утверждения или отклонения входящего документа

Если вы настроили Входящие документы Функция требует утверждения для создания документов, пользователи с соответствующими правами должны утверждать записи перед их обработкой. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка утверждающих записей входящих документов.

Выберите значок, введите Входящие документы и выберите соответствующую ссылку.
Выберите строку с документом, который вы хотите утвердить или отклонить, а затем выберите действия Утвердить или Отклонить .

Если вы утверждаете запись о входящем документе, в строке входящего документа устанавливается флажок Деблокировано . Пользователь, ответственный за создание, например, счетов за покупку, может приступить к обработке записи.

Создание записи входящего документа путем фотографирования

Примечание

Следующая процедура применима только к клиентам Business Central для планшетов и телефонов.

В ролевом центре выберите Создать входящий документ с камеры , а затем перейдите к шагу 4.
Можно также выбрать значок, ввести Входящие документы , а затем выбрать соответствующую ссылку.
На странице Входящие документы выберите Создать , а затем выберите Создать из камеры . Камера на планшете или телефоне активирована.
Сфотографируйте документ, например чек о покупке, который вы хотите обработать как входящий документ, а затем выберите Используйте кнопку .
Создается новая запись входящего документа с прикрепленным изображением.

Прикрепление изображения к записи входящего документа путем фотографирования

Примечание

Следующая процедура применима только к клиентам Business Central для планшетов и телефонов.

Выберите значок, введите Входящие документы и выберите соответствующую ссылку.
Откройте карточку существующей записи входящего документа.
На странице записи документа выберите Обработать , а затем выберите Прикрепить изображение с камеры . Камера на планшете или телефоне активирована.
Сфотографируйте документ, например чек о покупке, который вы хотите обработать как входящий документ, а затем нажмите кнопку Использовать .
Изображение прикреплено к записи входящего документа.

Для создания записи входящего документа вручную

Выберите значок, введите Входящие документы и выберите соответствующую ссылку.
Выберите Новый , а затем действие Создать из файла .
На странице Вставить файл выберите файл, а затем выберите Открыть . Файл автоматически прикрепляется.
В качестве альтернативы выберите действие New .
Чтобы прикрепить файл, выберите Процесс , а затем Прикрепить файл 9.0020 действие.
На странице Вставить файл выберите файл, представляющий рассматриваемый входящий документ, а затем нажмите кнопку Открыть .
На странице Входящий документ заполните необходимые поля. Наведите курсор на поле, чтобы прочитать краткое описание.

См. также

Использование OCR для преобразования файлов PDF и изображений в электронные документы Создание записей входящих документов непосредственно из документов и записей Поиск отправленных документов без записей входящих документов Входящие документы
Закупки
Работа с Business Central

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь

Обратная связь

Отправить и просмотреть отзыв для

Этот продукт Эта страница

Просмотреть все отзывы о странице

Журнал входящих/исходящих писем – Компас подрядчика

Июль 2018 г.

Анвар Хафиз, SDC & Associates, Inc. увеличить свою прибыль, им необходимо вести эти пять журналов, чтобы отслеживать информацию и быстро находить ее:

Журнал отправки
Журнал радиопомех
Журнал заказов на изменение
Журнал обратной зарядки
Журнал входящих/исходящих писем

В этой статье обсуждается наилучшая методология, которую следует использовать для подготовки, управления и отслеживания этих журналов, как указано ниже:

Журнал отправки

Почему владелец требует представления? Журналы подачи необходимы субподрядчикам для:

Материалов, соответствующих контрактной документации.
Координация с другими профессиями, особенно в области электротехники и механики.
Производственные чертежи конструкционной стали, арматуры, столярных изделий и т. д.
Требуется место для встраивания.
Чертежи контуров, панели управления и т. д.
Макеты.

Определенные материалы абсолютно необходимы, например, арматура, конструкционная сталь, заводские чертежи столярных изделий, потому что контрактные чертежи для них носят схематический характер, а рабочие чертежи готовы показать все сложные детали и стать производственными чертежами. Владелец должен исключить большинство представлений, на которых есть штамп на продукте, в котором указано, что было указано.

Типы документов

Утверждение.
Замена.
На равных.
Образцы.
Каталог Отрезы.
Магазин чертежей.

Замена и/или равноценная подача должны быть отмечены в вашей Передающей форме — это может включать предоставление кредита — в противном случае подача считается соответствующей проектной документации заявки. В противном случае у вас возникнут проблемы, если вы представите некоторые продукты, на которые две стороны не заключили контракт, даже если подача будет одобрена.

Журнал RFI

Что такое RFI? RFI — это система запроса информации, позволяющая задавать вопросы, связанные с проблемами, возникающими при реализации строительных проектов, например:

Дефектные контрактные документы.
Конфликты в договорных документах.
Упущения в договорных документах.
Неясности в договорных документах.
Различные условия площадки.
Устные указания.
Координация работы на строительной площадке.
Проблемы с конструктивными изменениями.

Система RFI является стандартной рабочей процедурой для строительных проектов, как и контрактные документы, особенно с учетом того, что дизайн большинства строительных проектов ухудшился, и проектировщики больше не выезжают на строительную площадку и, таким образом, они не узнают, как на самом деле строятся вещи. .

RFI — это уникальная форма связи. В отличие от писем, электронных писем или полевых заметок, вы можете получить или не получить ответ на заданный вами вопрос, но RFI представляет собой систему вопросов и ответов. Вы задаете вопрос, вы получаете ответ. Иногда вам может не понравиться ответ на вопрос, но вы все равно его получите.

Итак, для чего мы используем буквы? Письмо по договорным вопросам, например:

Уведомление о задержках и дополнительных расходах в связи с ответами на ЗПИ, представлениями, разъяснениями.
Отправка предложений по стоимости для заказов на изменение.
Уведомление о подаче претензии.

Система RFI эффективна, если она правильно подготовлена и реализована. Вы можете написать RFI и повлиять на ответ, который вы хотите. Иногда вам не следует писать RFI, см. предыдущие статьи в Компас подрядчика Я написал о «Конфликтах и комиссиях».

Предположим, что начиная с завтрашнего дня вы решили, что каждый вопрос, который вы будете задавать, будет осуществляться через RFI, а не через письма, электронные письма и полевые заметки. В чем преимущество?

Все ваши вопросы и ответы, которые вы задали, находятся в одной системе, а не в четырех.
Они пронумерованы и отслеживаются.
Вам не нужно гадать, задали ли вы вопрос во время строительства — вы либо задали, либо нет.
Информацию легко найти, и вся информация находится в одном месте.
RFI — отличный источник для получения заказов на изменение и документирования задержек в проекте.

Ключи к выигрышной системе RFI

Используйте ее в качестве основного средства связи
Установить систему приоритетов на совещании по подготовке к строительству:
Приоритет 1 — ответ нужен в течение 1 рабочего дня
Приоритет 2 — ответ нужен в течение 2 рабочих дней
Приоритет 3 — ответ нужен в течение 5 рабочих дней
Приоритет 4 — ответ нужен в течение 10 рабочих дней
Ведите и контролируйте журнал RFI и напишите письмо с жалобой на проблемы с чертежами и спецификациями, а также на то, что проектировщики завершают свой проект во время строительства.
Храните журнал RFI с перекрестными ссылками, как показано на рис. 2:

Последующие действия с журналами подачи заявок и RFI

Вы должны отправлять следующее письмо своему контрагенту каждый понедельник утром. Вы можете запрограммировать свою электронную таблицу Excel или, если вы используете любое программное обеспечение для управления проектами, — все, что вам нужно сделать, это нажать кнопку печати и отправить следующее письмо с указанием:

Обращаем ваше внимание, что следующие RFI не отвечают нам:

№ ЗПИ	Дата отправки	Дата запроса ответа	Дата Поздняя

Обращаем Ваше внимание, что следующие Заявки просрочены в своем одобрении:

Заявка №	Дата отправки	Дата запроса ответа	Дата Поздняя

Последствия несвоевременных ответов на запросы запросов и несвоевременного утверждения наших заявок заключаются в том, что для этого проекта потребуются дополнительные задержки и/или расходы. Мы настоятельно просим вас ускорить получение ответов на RFI и утверждение наших представлений, перечисленных выше, а также других RFI и представлений, находящихся в вашем распоряжении.

Это то, что я называю «неустанным сопровождением», которое сообщает контрагенту, что вы активно пытаетесь выполнить проект вовремя.

Журнал заказов на изменения

Чтобы отслеживать ваши заказы на изменения (CO), назначьте вашего менеджера проекта (PM) для присвоения номеров CO после того, как другой персонал проекта убедит PM в том, что это законный CO для преследования вашей компании. будет подавать запросы на внесение изменений, которые не имеют смысла и ухудшают отношения с контрагентом. Ваш PM должен вести этот журнал

Журнал обратного начисления

Чтобы отслеживать ваши заказы на изменение обратного начисления (BCO), поручите менеджеру проекта (PM) присвоить номера BCO после того, как другие сотрудники проекта убедит PM в том, что это законные ОПТ, в противном случае ваша компания отправит ОПТ, которые не заслуживают внимания и ухудшат отношения с вашими поставщиками/субподрядчиками. Ваш PM должен вести этот журнал.

Этот журнал отличается от журнала CO тем, что он отслеживает возвратные платежи/внутренние транзакции между вами и вашими собственными субподрядчиками и не имеет ничего общего с вашим контрактом по проекту. Используйте разные серии кодов кодов затрат для отслеживания затрат BCO — отдельно от затрат по контракту и затрат CO.

Журнал входящих/исходящих писем

Чтобы отслеживать входящие/исходящие письма, вы должны отслеживать исходящие и входящие письма стороне, с которой вы заключили договор. Таким образом, вы не потеряете ни одного письма и будете знать, на какие письма вы ответили и как и на какие письма вы решили не отвечать. Вы также знаете, что если вы получаете письма не по порядку, вам следует принять меры, чтобы получить недостающие буквы или узнать, что они были аннулированы. Я не рекомендую использовать этот журнал в небольших проектах, так как для этого требуется много работы

Если вы используете программное обеспечение для управления проектами или интернет-систему управления проектами, настройте ее с помощью информации, представленной в этой статье, и/или добавьте то, что подходит для вашей компании.

Журнал регистрации входящих документов: Журнал регистрации входящих документов, «Кадры в порядке»

Журнал регистрации входящих документов: Журнал регистрации входящих документов, «Кадры в порядке»