Журнал регистрации входящих и исходящих документов: Журнал регистрации исходящих документов
Журнал регистрации исходящих документов
Журнал регистрации исходящих документов
|
Регистрационный номер |
Дата отправления документа |
Адресат |
Краткое содержание документа |
Кто подписал документ |
Исполнитель |
Номер дела с копией исходящего документа |
|
1 |
2 |
|
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
>
<
WORD
ПЕЧАТЬ
ВПЕРЕД
НАЗАД
ПОИСК ПО РЕСУРСУ
Журнал регистрации входящих документов
Журнал регистрации входящих документов
|
Дата посту-пления |
Регистрационный номер (для обращений граждан номер дополняется индексом «О») |
Корреспондент (для обращений граждан также адрес, номер телефона и (или) адрес электронной почты) |
Номер и дата документа |
Краткое содержание документа |
Резолюция |
Испол-нитель |
Срок испол-нения |
Отметка об исполнении |
Номер дела, куда помещен исполненный документ |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
>
<
WORD
ПЕЧАТЬ
ВПЕРЕД
НАЗАД
ПОИСК ПО РЕСУРСУ
Как вы ведете учет входящих и исходящих документов в вашей организации?
Программное обеспечение и системы управления документами в последние годы стали незаменимым инструментом для многих учреждений и органов государственного управления, в основном из-за большого количества документов, информации и запросов, которые ежедневно должны обрабатываться тысячами организаций по всей стране, но какова их основная функция?
Что такое программное обеспечение для регистрации заезда и отъезда?
Как мы упоминали во введении, давайте подумаем о том, как учреждения могут управлять и оцифровывать всю документацию, которая ежедневно входит и выходит из их офисов, и, прежде всего, как они могут управлять, распространять и классифицировать эту информацию абсолютно безопасным способом? , здесь очень важную роль играет программное обеспечение для регистрации заезда и отъезда.
Этот тип программного обеспечения помогает централизованно улучшить управление документами любого учреждения, позволяя интегрировать автоматизацию процессов обработки такой информации и связь с другими приложениями.
Преимущества наличия программного обеспечения для ввода и вывода документов
Основные преимущества, которые эти решения могут предложить любой организации или государственному учреждению:
- Оцифровка для всей документации, выданной и полученной на бумажном носителе.
- Централизованное администрирование и распределение всех входящих и исходящих записей.
- Безопасность документов для всей организации
- Настройка записей и экспорта
- Статистический контроль над всеми записями
Какие функции должна иметь система регистрации заезда и отъезда?
Система регистрации и выезда предлагает организациям и пользователям следующие функции:
1.
Централизованное управление всей документацией.
Вы сможете иметь программу управления документами, которая позволит вам централизованно управлять, редактировать, авторизовать или подписывать любые документы.
2. Захват всех типов документов
Любой пользователь сможет регистрировать документы в системе с помощью сканера, факса или изображений. Они будут храниться в электронном архиве инструмента.
3. Создание отчета
Программное обеспечение для управления документами позволяет выполнять исчерпывающий поиск с использованием расширенных фильтров, которые облегчают обнаружение и компиляцию документов или файлов определенным образом с помощью нескольких связанных полей.
4. Подходит для нескольких записей
Системы управления документами подготовлены для хранения и управления различными типами процессов записи. Управление файлами, управление бухгалтерским учетом, кадастровое управление или расчеты, среди прочего.
5. Стандарты защиты и безопасности документов.
Эти системы позволят вам контролировать и администрировать доступ всех участников, а также позволят вам распространять резервные копии среди разных пользователей, которые будут выполнять определенные функции во время этого процесса.
Еще одной его особенностью является настройка доступа к системе данных посредством цифрового сертификата или электронного идентификатора.
6. Интеграция с эл. из любого файла происходит.
7. Автоматическое создание документов
Программное обеспечение для управления документами позволяет создавать документы Word или PDF на основе предопределенных шаблонов.
Вы знаете Трек?
Track — это программное обеспечение Records для ввода и вывода всей документации вашей организации, разработанное Intelequia, чтобы помочь вам получить 360-градусный обзор всего вашего бизнеса простым и упрощенным способом.
Теперь, когда мы увидели, насколько важно иметь технологическое решение, которое контролирует все документальные записи, чтобы любое учреждение могло получать и выдавать в бумажном или электронном формате, не стесняйтесь запрашивать дополнительную информацию, и наша команда консультантов предоставит будем рады помочь вам.
Создание записей входящих документов — Business Central
Обратная связь Редактировать
Твиттер LinkedIn Фейсбук Эл. адрес
- Статья
- 3 минуты на чтение
На странице Входящие документы можно использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами OCR и преобразования файлов входящих документов вручную или автоматически в соответствующие документы или строки журнала.
Внешние файлы можно прикреплять на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и результирующим записям поставщика, клиента и главной книги.
Чтобы записать внешний документ в Business Central, сначала создайте или заполните запись входящего документа. Вы можете выполнить эти задачи вручную или сфотографировать внешний документ, чтобы создать запись входящего документа с прикрепленным файлом изображения.
Перед использованием функции Входящие документы необходимо выполнить необходимую настройку. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка входящих документов.
Для утверждения или отклонения входящего документа
Если вы настроили Входящие документы функция требовать утверждения для создания документов, пользователи с соответствующими правами должны утверждать записи перед их обработкой. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка утверждающих записей входящих документов.
- Выберите значок, введите Входящие документы и выберите соответствующую ссылку.
- Выберите строку с документом, который вы хотите утвердить или отклонить, а затем выберите действия Утвердить или Отклонить .
Если вы утверждаете запись входящего документа, в строке входящего документа устанавливается флажок Деблокировано . Пользователь, ответственный за создание, например, счетов за покупку, может приступить к обработке записи.
Создание записи входящего документа путем фотографирования
Примечание
Следующая процедура применима только к клиентам Business Central для планшетов и телефонов.
В ролевом центре выберите Создать входящий документ с камеры , а затем перейдите к шагу 4.
Можно также выбрать значок, ввести Входящие документы , а затем выбрать соответствующую ссылку.
На странице Входящие документы выберите Новый , а затем выберите Создать из камеры .
Камера на планшете или телефоне активирована.Сфотографируйте документ, например чек о покупке, который вы хотите обработать как входящий документ, а затем выберите Используйте кнопку .
Создается новая запись входящего документа с прикрепленным изображением.
Камера на планшете или телефоне активирована.Прикрепление изображения к записи о входящем документе путем фотографирования
Примечание
Следующая процедура применима только к клиентам Business Central для планшетов и телефонов.
Выберите значок, введите Входящие документы и выберите соответствующую ссылку.
Открыть карточку существующей записи входящего документа.
На странице записи документа выберите Процесс , а затем выберите Прикрепить изображение с камеры . Камера на планшете или телефоне активирована.
Сфотографируйте документ, например чек о покупке, который вы хотите обработать как входящий документ, а затем нажмите кнопку Использовать .
Изображение прикреплено к записи входящего документа.
Для создания записи входящего документа вручную
- Выберите значок, введите Входящие документы и выберите соответствующую ссылку.
- Выберите Новый , а затем действие Создать из файла .
- На странице Вставить файл выберите файл, а затем выберите Открыть . Файл автоматически прикрепляется.
- В качестве альтернативы выберите действие New .
- Чтобы прикрепить файл, выберите Процесс , а затем Прикрепить файл действие.
- На странице Вставить файл выберите файл, представляющий рассматриваемый входящий документ, а затем нажмите кнопку Открыть .
- На странице Входящий документ заполните необходимые поля. Наведите курсор на поле, чтобы прочитать краткое описание.
Об авторе