Журнал регистрации внутренних документов образец: Журнал регистрации внутренних документов …

Содержание

Журнал регистрации внутренних документов …

Указатель и Поиск
Новые формы (КНД | ОКУД | КФД)
Нотариусы Москвы
Новости
Статьи
О проекте

Яндекс поиск
Гугл поиск
Гороскоп
Игра для умников

Бизнес гороскоп на текущую неделю c 02.01.2023 по 08.01.2023

Открыть гороскоп на неделю

Открыть шифр замка из трёх цифр с ограничениями

Открыть игру, играйте в нерабочее время :)

Журнал регистрации внутренних документов — основная группа документов в которую входит документ, другие группы в которые входит документ, похожие документы

Журналы — разделы в которые входит документ, все разделы документов

Скачать в MS Word docx

Редактировать документ

Подписывайтесь на наш Youtube канал!

Подписывайтесь на наш Telegram канал!

Гороскоп (бизнес/феншуй) Бланки новых документов, актуальных с 2023 года и производственный календарь 2023

Читайте статьиКрипта #прожиточныйминимум#производственныйкалендарь#пособие#социальноевидео

Категории документа

6 документовЖурнал регистрации внутренних документов4106 документовЖурнал

Ячейка бибилиотеки документов

0891 — ячейка

<перейти в начало документа>

<скачать бесплатно документ 2023>

Журнал регистрации приказов по предприятию в 2023 году – Юридическая поддержка

Автор Петр Кузнецов На чтение 11 мин Опубликовано 23.11.2021 Обновлено 23.11.2021

Содержание

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Расшифровка понятия «личный состав»

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

трудоустройстве,
сокращении,
отпуске,
материальном поощрении,
дисциплинарном взыскании,
дежурствах,
переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Зачем нужен журнал

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Ответственный за ведение

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Основные правила составления

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

наименование предприятия;
дата открытия журнала, дата его окончания;
должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

порядковый номер приказа, дату его выпуска;
номер документа, его вид, содержание;
ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
основание для выпуска распоряжения.

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

На что обратить внимание при оформлении

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как и сколько времени хранить журнал

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 ).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

вопросы хозяйственной деятельности;
систему планирования;
порядок и структуру отчетности;
выстраивание стратегии продаж;
задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

назначении директора;
создании филиала;
введении штатного расписания;
утверждении правил трудового распорядка;
обеспечении коммерческой тайны;
проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Содержание граф примерно следующее:

Порядковый номер документа.
Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

исправлений;
подчисток;
необоснованных зачеркиваний;
откорректированных записей;
разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.

Функции журнала регистрации

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
Упорядочивание справочных данных о документации.
Быстрый и простой поиск нужной бумаги.
Упорядочивание всей документации.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.

Какие журналы должны быть в компании?

В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

По учету входящей корреспонденции.
По учету исходящей корреспонденции.
По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
По учету соглашений.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.

Требуется ли регистрировать каждый документ?

Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.

Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

Электронная или бумажная форма?

Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.

Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Как хранить журналы?

Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.

Программы

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.
Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

Оцените статью:

[Всего голосов: 0 Средняя оценка: 0]

ISO 9001 Требует, чтобы вы поддерживали контроль над документами

Управление записями

Создание и управление записями как доказательство соответствия требованиям и демонстрация эффективной работы системы менеджмента качества.

Установите документированную процедуру для определения средств контроля, необходимых для записей:

Идентификация
Хранение
Защита
Поиск
Удержание
Распоряжение
Храните записи разборчивыми, легко идентифицируемыми и доступными.

Какая документация действительно требуется в соответствии с ISO 9001:2015?

В то время как в версии ISO 9001:2008 прямо говорилось о документации, ISO 9001:2015 предоставляет больше свободы в том, как, что и когда документировать процесс управления качеством (например, конкретные процедуры).

Похоже, что эта эволюция предназначена не только для приспособления к более современным формам связи, таким как видео, аудио и другие электронные записи, но и для того, чтобы позволить организации гибко повторно использовать соответствующую информацию, упростить поддержку текущих версий, обеспечить более широкий доступ/распространение и сократить расходы, связанные с оформлением документации. (Примечание: это изменение не требует смены носителя и позволяет организации также повторно использовать существующую документацию QMS, если она соответствует требованиям. См. объяснение ниже.)

Измененный характер документации ISO 9001

Стандарт ISO 9001:2015 устранил различие между документами и записями. И то, и другое теперь называется «документированной информацией». Согласно определению ISO, термин «документированная информация» относится к информации, которую необходимо контролировать и поддерживать. Поэтому ожидается, что вы также поддерживаете и контролируете среду, а также информацию. Документированная информация используется в качестве доказательства соответствия.

Иметь свой путь (вроде)

ISO 9001:2015, по существу, позволяет организации адаптировать полноту или сложность документации к своей ситуации, пока она по-прежнему достигает своих общих целей. Однако этот сдвиг не снижает требования к надлежащей документации. Как указано в стандарте, может потребоваться «документированная информация»:

Когда информация должна быть распространена или передана.
Чтобы доказать (и сохранить это доказательство), что процесс обеспечения качества был завершен и каковы были результаты.
Чтобы сохранить организационные знания, включая:
- Процессы
- Спецификации и модификации
- Цели и ожидания
- Мониторинг и измерение
- Анализ, обзоры, оценки и проверки
- Терминология
- Принятые решения
- Переговоры
- Уведомления
- Авторизации
- Предпринятые действия
- Активы, запасы и управление имуществом
- Описание должностей и квалификации

Так что же требуется?

ISO 9001:2015 пункт 7. 5 требует от организации:

«Поддерживать документированную информацию в объеме, необходимом для поддержки работы процессов, и сохранять документированную информацию в объеме, необходимом для уверенности в том, что процессы выполняются в соответствии с планом».

Руководство ISO по требованиям к документированной информации ISO 9001:2015 предоставляет следующие рекомендации о том, что следует документировать:

Документирование важнейших частей системы менеджмента качества (СМК), таких как ее объем, ключевые операционные процессы, политики и цели.

Документирование важной, но, возможно, менее критической информации, поддерживающей СМК, такой как блок-схемы процессов, конкретные процедуры качества и операционные процедуры, графики, подходы к сбору информации (например, формы, опросы), бизнес-планы и т. д.

Требуется ли Руководство по качеству?

Короткий ответ: в соответствии с ISO 9001:2015 руководство по качеству не требуется. Стандарт ISO 9001:2015 не требует формального руководства по качеству. Тем не менее, руководство по качеству может по-прежнему удовлетворять требованиям к документированной информации, касающейся:

Политики качества
Область применения СМК
Информация для поддержки процессов, связанных с качеством

Во многих случаях информация, требуемая СМК, будет по-прежнему наиболее удобной и доступной, если она будет собираться, публиковаться и поддерживаться в традиционном формате руководства по качеству.

Ведение документации

Как отмечалось в разделе 7.5, в стандарте по-прежнему применяется традиционная строгость при обновлении, защите и сохранении документов для информации, которая считается важной частью СМК (и других связанных систем управления). Существует много конкретных пунктов, которые по существу требуют целостности этой документации (см. образец раздела из руководств по документированной информации ISO ниже).

Примеры необходимой документации ISO 9001 2015

Хотя требования к документации ISO 9001 2015 менее строгие, чем в предыдущих редакциях, все же существуют определенные случаи, когда документированная информация должна быть записана и сохранена организацией для подтверждения достигнутых результатов, как отмечалось выше.

Из Руководства ИСО по требованиям к документированной информации ИСО 9001:2015

Самое важное достижения своих целей определяют требования к документации. Если можно показать, что существующая документация эффективно поддерживает процессы СМК, то ее можно и нужно использовать для этой цели. Если нет, то должны быть предприняты соответствующие усилия по преобразованию или перепрофилированию этой документации в надлежащую функцию.
Эта гибкость, однако, не освобождает организацию от возможности доказать, что она достигает своих целей управления качеством. Как отмечалось выше, в стандарте есть много случаев, когда требуется конкретное свидетельство соответствия. Соответственно, документация должна быть точной, объективной и актуальной в этом отношении и на практике должна выдерживать проверку, которую потребует должным образом проведенный внешний аудит. Таким образом, несмотря на то, что ISO 9001:2015 более гибок в отношении директив по документации, дисциплина, используемая при составлении требований к системе менеджмента качества предыдущей версии, может по-прежнему быть жизнеспособным подходом.
Обратите внимание, что определенный текст из стандарта ISO 9001 используется только в учебных целях. Standard Stores признает и соблюдает авторские права и правила интеллектуальной собственности Международной организации по стандартизации (ISO).

Что такое журнал (файл журнала)?

Айви Вигмор

Журнал в вычислительном контексте представляет собой автоматически создаваемую документацию с отметками времени о событиях, относящихся к конкретной системе. Практически все программные приложения и системы создают файлы журналов.

Несколько распространенных примеров журналов:

На веб-сервере в журнале доступа перечислены все отдельные файлы, запрошенные пользователями с веб-сайта. Эти файлы будут включать файлы HTML и встроенные в них графические изображения, а также любые другие связанные файлы, которые будут переданы. Из файлов журнала сервера администратор может определить количество посетителей, домены, с которых они посещают, количество запросов для каждой страницы и шаблоны использования в зависимости от таких переменных, как время дня, недели, месяца или года.

В Microsoft Exchange журнал транзакций записывает все изменения, внесенные в базу данных Exchange. Информация, которую нужно добавить в базу данных почтовых ящиков, сначала записывается в журнал транзакций Exchange. После этого содержимое журнала транзакций записывается в базу данных Exchange Server.

Журнал аудита (также известный как журнал аудита) записывает хронологическую документацию любых действий, которые могли повлиять на конкретную операцию или событие. Подробности обычно включают в себя ресурсы, к которым осуществлялся доступ, адреса назначения и источника, отметку времени и информацию для входа в систему для человека, который получил доступ к ресурсам.

Последнее обновление: ноябрь 2014 г.

Продолжить чтение О журнале (файл журнала)

Инструменты анализа журналов пополняют арсенал управления центром обработки данных
Как анализировать файлы журнала SMTP сервера Exchange в Microsoft Excel
Простые приемы Active Directory: журналы событий
Брандмауэр и системные журналы: использование анализа файла журнала для защиты
Использование файлов журнала для наблюдения за рабочим местом
враждебный ML
Состязательное машинное обучение — это метод, используемый в машинном обучении для обмана или введения в заблуждение модели с помощью злонамеренных входных данных.
Сеть
межсоединение центра обработки данных (DCI)
Технология соединения центров обработки данных (DCI) объединяет два или более центров обработки данных для совместного использования ресурсов.

Протокол маршрутной информации (RIP)
Протокол маршрутной информации (RIP) — это дистанционно-векторный протокол, в котором в качестве основного показателя используется количество переходов.
доступность сети
Доступность сети — это время безотказной работы сетевой системы в течение определенного интервала времени.
Безопасность
кража учетных данных
Кража учетных данных — это тип киберпреступления, связанный с кражей удостоверения личности жертвы.
суверенная идентичность
Самостоятельная суверенная идентификация (SSI) — это модель управления цифровой идентификацией, в которой отдельные лица или предприятия владеют единолично . ..
Сертифицированный специалист по безопасности информационных систем (CISSP) Сертифицированный специалист по безопасности информационных систем
(CISSP) — это сертификат информационной безопасности, разработанный …
ИТ-директор
рассказывание историй о данных
Рассказывание историй о данных — это процесс перевода анализа данных в понятные термины с целью повлиять на деловое решение…
оншорный аутсорсинг (внутренний аутсорсинг)
Оншорный аутсорсинг, также известный как внутренний аутсорсинг, представляет собой получение услуг от кого-то вне компании, но в пределах …
FMEA (анализ видов и последствий отказов)
FMEA (анализ видов и последствий отказов) представляет собой пошаговый подход к сбору сведений о возможных точках отказа в …
HRSoftware
самообслуживание сотрудников (ESS)
Самообслуживание сотрудников (ESS) — это широко используемая технология управления персоналом, которая позволяет сотрудникам выполнять множество связанных с работой . ..
платформа обучения (LXP)
Платформа обучения (LXP) — это управляемая искусственным интеллектом платформа взаимного обучения, предоставляемая с использованием программного обеспечения как услуги (…
Поиск талантов
Привлечение талантов — это стратегический процесс, который работодатели используют для анализа своих долгосрочных потребностей в талантах в контексте бизнеса …
Обслуживание клиентов
виртуальный помощник (помощник ИИ)
Виртуальный помощник, также называемый помощником ИИ или цифровым помощником, представляет собой прикладную программу, которая понимает естественный язык …
интерактивный голосовой ответ (IVR)
Интерактивный голосовой ответ (IVR) — это автоматизированная система телефонии, которая взаимодействует с вызывающими абонентами, собирает информацию и маршрутизирует .

Журнал регистрации внутренних документов образец: Журнал регистрации внутренних документов …

Журнал регистрации внутренних документов образец: Журнал регистрации внутренних документов …