Журнал регистрации писем: Журнал учета исходящей корреспонденции (Форма N 1-а) \ КонсультантПлюс
Журнал регистрации исходящих документов, «Кадры в порядке»
Журнал регистрации исходящих документов — применяется для регистрации документов, отправляемых корреспондентам из организации.
Вид основного раздела журнала:
Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
(ГОСТ Р 51141-98)
Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Документы нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер документа заносится в графу 1.
Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату.
Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2013).
Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3.
Краткое содержание или Заголовок документа обычно указывается вначале текста исходящего документа.
К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять. Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ. Заголовок или краткое содержание также пишется в журнале в графе 3.
Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно.
В графе 5 указывается количество листов в документе. Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15. Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом:
В графе 6 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх.
№ документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров.
Например:
• Директору ЗАО «Перспектива» И.А.Максимову – Исх.№ 165 / экз.1.
• Заместителю директора ОАО НПО «Альтернатива» – Исх.№ 165 / экз.2.
• Директору ООО «Прогресс» И.И.Пионерскому – Исх.№ 165 / экз.3.
Исполнитель — сотрудник, ответственный за письмо. Он работал с контрагентом, писал письмо, подписывал его у директора. Как правило, он и приносит документ на регистрацию. В графу 7 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение исполнителя документа
.В графе 8 ставится отметка о способе отправки документа. Основные способы отправки: по почте, по электронной почте, факсом, телефонограммой, курьером. Письмо может также забрать представитель получателя — естественно, под роспись, что тоже нужно указать в графе «способ отправки».
В графе 9 отмечаем дату, когда документ был фактичестки отправлен.
Если есть возможность узнать входящий номер, который получило письмо у адресата, это нужно сделать и зафиксировать его в графе 10.
В графе 11 можно указать дополнительную информацию, относящуюся к данному документу – отметка об исполнении, полученном ответе, о возврате недоставленного документа и пр.
Контрольная пломба
Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.
Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Нормативные материалы:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
Журнал регистрации исходящих документов: Скачать бесплатно образец
Характеристики товара
- Бренд: Кадры в порядке
- Артикул: ОД-07
- Тип: журнал
- Область применения: Общее делопроизводство
- Комплект: N
- Количество в упаковке: 1
- Формат: А4
- Количество листов: 32
- Ориентация: вертикальная
- Тип обложки: мягкая
- Материал обложки: золотистый картон
- Съёмная обложка: Есть
- Количество страниц: 64
- Нумерация страниц: да
- Тип бумаги: офсетная
- Плотность бумаги: 80 г/м2
- Печать: цифровая
- Рабочая поверхность листа: двусторонняя
- Тип крепления: скрепки
- Прошнурован:
- Тип шнуровки: Лента
- Опломбирован: Да
- Тип пломбы: Номерная голографическая
- Вес (грамм): 200
- Длина (мм): 288
- Ширина (мм): 210
- Высота (мм): 6
- Толщина (мм): 6
- Цвет : золотистый
- Страна изготовитель: Россия
Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции — Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле
Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения об исходящих документах, отправляемых корреспондентам из организации.
Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения (оформления).
Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации.
Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1 (см. Приложение). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2012).
Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер документа – это порядковый номер документа в пределах календарного года и заносится в графу 2 (см.
Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Регистрация документа осуществляется в день его подписания или утверждения.
Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов – отчетов, справок о выполнении поступивших поручений.
Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр.
Вид документа отмечается в журнале в графе 3 (см. Приложение).
Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, куда был направлен документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).
Заголовок документа
В графе 6 указывается количество листов в документе. Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь.
Например, 2/15. Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом: Приложение: на 15 л. в 1 экз. только в адрес. Если не хватает в документе или в приложении какого- либо листа, уточняется у исполнителя и возвращается на доработку.
В графе 7 проставляется количество экземпляров. В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх. № документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров. Например:
Директору ООО «Ромашка» И.И.Иванову – 1 экз.
Директору ЗАО «Ритм» И.А.Петрову – 2 экз.
Заместителю директора ОАО НПО «КАМАЗ» – 3 экз.
На каждом документе ставится исходящий номер документа и соответствующий экземпляр.
В графе 8 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение исполнителя документа.
В графе журнала 9 примечание можно указать, например, каким образом направлен документ (Почтой России, срочной экспресс-почтой, курьером или нарочным и т.п.). Можно отметить, если письмо направлялось заказным с уведомлением о вручении, когда было получено уведомление и число вручения корреспонденту. Полученное уведомление о вручении письма адресату, необходимо отдать исполнителю документа, чтобы тот подшил его в дело к копии отправленного письма.
Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверт. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направленные разными структурными подразделениями в один адрес, допускается вкладывать в один конверт.
| Полезная статья? Да / Нет |
Создавайте буквенные логотипы бесплатно!
Почему я должен использовать буквенный дизайн логотипа для своего бизнеса?
Создание буквенного логотипа для вашего бизнеса — отличный способ повысить узнаваемость бренда и привлечь внимание людей к тому, что вы предлагаете.
Например, буквенные логотипы используются повсюду, от популярных ресторанов, таких как McDonald’s и In-N-Out Burger, до небольших предприятий, имеющих всего одно или два места.
Почему я должен использовать производителя буквенных логотипов, а не нанимать дизайнера?
Наем дизайнера буквенного логотипа может быть дорогостоящим, и нет никакой гарантии, что буквенный логотип будет соответствовать вашему видению. Буквенные логотипы, созданные с помощью инструментов для создания буквенных логотипов, легко редактировать, поэтому можно вносить изменения до тех пор, пока вы не будете удовлетворены результатами.
Какие цвета подходят для буквенного логотипа?
Создаваемый вами буквенный логотип должен представлять ваш бизнес. Если вы ведете относительно консервативный бизнес, лучше придерживаться классических цветов, таких как синий и зеленый, в то время как забавные буквенные логотипы для более ярких предприятий могут использовать ярко-розовый или ярко-желтый.
Какие стили шрифтов подходят для моего буквенного дизайна логотипа?
Стили шрифтов во многом зависят от личных предпочтений.
Однако буквенные логотипы со слишком богато украшенными или стилизованными буквами могут быть трудночитаемыми в меньшем разрешении. Один из советов — делать буквенные логотипы простыми по дизайну, чтобы вашей аудитории было легче идентифицировать их в долгосрочной перспективе.
Каковы варианты макета моего логотипа Letter?
Буквенный логотип может быть ориентирован вертикально или горизонтально, в зависимости от используемого шрифта. Обязательно используйте буквенные логотипы, которые эстетичны и легко читаемы, независимо от того, выбираете ли вы между текстовыми буквенными логотипами или буквенными логотипами на основе фотографий.
Какого размера должен быть мой буквенный логотип?
Это зависит от использования вашего логотипа письма. Любые буквенные логотипы, которые используются как часть дизайна фирменных бланков для визитных карточек, фирменных бланков и канцелярских принадлежностей для конвертов, должны быть не менее двух дюймов в высоту, если они распечатаны.
Буквенные логотипы, которые используются для рекламных щитов или другой рекламы, могут уменьшаться, чтобы поместиться в меньшем пространстве, но при этом они должны сохранять качество при масштабировании.
Где я могу использовать свой новый буквенный логотип?
9Логотипы 0002 Letter можно размещать на фирменных бланках, визитных карточках, бланках и т.д. Показывайте его везде, где ваша аудитория может увидеть буквенный логотип! Буквенные логотипы могут отображаться на фирменных бланках, визитных карточках, бланках и т.д. Показывайте его везде, где ваша аудитория может увидеть буквенный логотип!Почему GraphicSprings — лучший производитель буквенных логотипов?
Программа для создания буквенных логотипов GraphicSprings является лучшей, потому что она проста в использовании и позволяет любому, независимо от технического образования или опыта, создавать буквенные логотипы. Вы можете выбирать из сотен стилей надписей, добавлять эффекты надписей, такие как градиенты и текстуры, и даже редактировать текст, если какую-либо букву необходимо изменить.
Можно ли создать буквенный логотип с помощью GraphicSprings бесплатно?
Конечно! Наш конструктор логотипов на 100 % бесплатен для использования и не требует регистрации. Мы считаем, что дизайн буквенного логотипа должен быть доступен каждому, независимо от бюджетных ограничений.
Сколько времени занимает разработка логотипа с помощью GraphicSprings?
Это займет всего несколько минут! Начните создавать свой буквенный логотип прямо сейчас, используя наш простой в использовании генератор буквенных логотипов.
Могу ли я вносить неограниченное количество изменений в свой логотип письма?
Да. Вы можете добавлять, удалять и редактировать надписи на логотипе письма сколько угодно, и количество изменений, которые вы можете внести, не ограничено.
Буквенные логотипы | Создатель буквенного логотипа
Как создать буквенный логотип, который вам понравится.
Хотите крутой буквенный логотип? Тогда вы находитесь в правильном месте! У BrandCrowd есть сотни буквенных логотипов, которые вы можете настроить всего за несколько кликов.
Вы можете попробовать создателя логотипа бесплатно!
Чтобы создать идеальный дизайн букв, просто выполните следующие действия:
1. Просмотрите библиотеку профессионально разработанных буквенных логотипов
2. Найдите дизайн, который вам нравится, и измените цвета, шрифт и макет
3. Как только вы будете довольны своим буквенным логотипом, сразу загрузите
Какие элементы делают красивый буквенный логотип?
Легко создать буквенный логотип с помощью конструктора логотипов BrandCrowd, но если вы правильно воспользуетесь этими элементами дизайна, ваш логотип будет идеальным. Логотип вашего письма должен представлять ваш бренд, помогать людям запоминать вас и давать представление о ваших услугах. Выбор правильных цветов, макета, шрифтов и форм является ключом к тому, чтобы ваш буквенный логотип был выше конкурентов.
Тип логотипа
На выбор предлагается множество различных типов логотипов.
Нужна ли вашему логотипу буква значок или просто текст? Должен ли он иметь комбинацию обоих?
Узнать больше
Цвета логотипа
Хотите передать надежность? Хотите казаться веселым и общительным? Выбор правильных цветов для вашего буквенного логотипа имеет большое значение.
Узнать больше
Шрифт логотипа
Точно так же, как цвета могут передавать значение, шрифты и типографика тоже могут это делать. Нужен серьезный буквенный логотип или, может быть, что-то более нежное? Обязательно выбирайте шрифты с умом.
Узнать больше
Часто задаваемые вопросы
Создать идеальный буквенный логотип с помощью BrandCrowd несложно, но на всякий случай вот несколько часто задаваемых вопросов, которые помогут вам начать работу.
Что такое производитель логотипов BrandCrowd?
Средство для создания буквенных логотипов BrandCrowd позволяет создавать и настраивать выделяющиеся буквенные логотипы за считанные минуты.
BrandCrowd предоставляет вам доступ к профессиональной библиотеке с тысячами настраиваемых дизайнов буквенных логотипов, что делает создание вашего буквенного логотипа недорогим и простым. Наши логотипы, созданные дизайнерами со всего мира, открывают перед вами неограниченные возможности.
Получу ли я прозрачную версию логотипа моего письма?
Абсолютно! Прозрачная версия логотипа с буквой предоставляется при загрузке в формате PNG. Даже если вы выбрали сплошной фон для своего логотипа в виде письма, для вашего удобства мы предоставим версию вашего логотипа с прозрачным фоном, которая идеально подходит для использования на вашем веб-сайте.
Какой макет лучше всего подходит для буквенных логотипов?
Вы хотите, чтобы ваш буквенный логотип выделялся среди конкурентов. Ваш логотип должен сообщать вашей аудитории, клиентам, поклонникам и конкурентам, что вы настроены серьезно. Нет однозначного ответа на вопрос, какой макет должен иметь ваш буквенный логотип, но имейте в виду, какое сообщение вы хотите передать с помощью своего логотипа.
Простой макет может передать элегантность и изысканность, в то время как более динамичный макет может означать веселье или приключение. Найдите дизайн в нашей коллекции логотипов, а затем настройте его в соответствии со своими потребностями. Помните, что вы также можете исследовать буквенные логотипы — обратите внимание на их макет, выбор цвета, темы дизайна и шрифты.
Какой текст выбрать для логотипа моего письма?
Что в имени? Если у вас еще нет названия для вашего логотипа, вот несколько советов. Вы хотите использовать текст и имя, которые описывают ваш бизнес, качество предоставляемых вами услуг и то, что находит отклик у клиентов. Если вы в тупике, поищите идеи для логотипов других компаний с буквами. Помните, что ваш буквенный логотип должен иметь броское и не оскорбительное название, которое хорошо подходит для всей команды. Старайтесь, чтобы текст логотипа был коротким и простым, используя жирный чистый шрифт, чтобы его было легко распознать на логотипе вашего письма.
Как найти правильный буквенный логотип?
Проще говоря, буквенные логотипы — это визуальное представление того, чем занимается ваш бизнес. Выбранный вами логотип станет синонимом вашего бренда, поэтому стоит выбирать его с умом. BrandCrowd предлагает доступ к библиотеке буквенных логотипов, созданных профессиональными дизайнерами со всего мира. Найти идеальные буквенные логотипы так же просто, как найти в библиотеке, настроить логотип по своему вкусу и загрузить. Помните, что простой логотип с тремя или менее цветами и чистыми шрифтами создает эффективный и привлекательный логотип.
Как добавить слоган к логотипу моего письма?
Вы можете легко улучшить свой логотип с помощью слогана. Слоган обычно добавляется внизу вашего логотипа и состоит из короткого фрагмента текста, такого как девиз или крылатая фраза. Слоганы, которые работают, включают от трех до семи запоминающихся слов. Как рекламный джингл или популярная песня, этот дополнительный текст на логотипе вашего письма помогает еще больше связать ваш дизайн с вашим брендом.
Об авторе