Журнал учета бланков строгой отчетности образец заполнения: Полная информация для работы бухгалтера

Журнал учета бланков строгой отчетности образец заполнения: Полная информация для работы бухгалтера

Книга учета бланков строгой отчетности

Коммерческие отношения между предпринимателем и физическим лицом (покупателем, заказчиком) могут осуществляться посредством ККТ или бланков строгой отчетности. Оба способа предусмотрены законодательством и имеют определенные нюансы в вопросе оформления, использования и хранения. Рассмотрим подробнее специфику учета кассовой документации, когда хозяйствующий субъект отдает предпочтение не кассовому аппарату, а специальным бланкам, которые идентифицируются как БСО. Чтобы избежать факта мошенничества предпринимателем или недобросовестной работы продавцов, требуется книга учета бланков строгой отчетности. Какая форма допустима для использования? Как осуществлять ведение книги? Кто несет ответственность за заполнение и хранение? Подробности – в статье.

Законные требования

Положение № 359 и Приказ Минфина № 173н регламентируют использование бланков строгой отчетности и правила их учета. Юридическое лицо или ИП обязаны ввести в документооборот специальный журнал, который на официальном уровне принято называть «Книга учета БСО».

Изначально унифицированная форма была разработана для бюджетных учреждений. Коммерческим организациям и предпринимателям каких-либо рекомендаций в стандартизации отчета не предъявлялось. Хозяйствующий субъект, использующий не ККМ, а особый бланк, вправе самостоятельно выбирать формат книги учета. Единственным требованием является тот факт, что форму нужно пронумеровать, прошить и заверить подписями руководителя и бухгалтера.

Предусмотрены два вида бланков строгой отчетности:

• Выпущенные типографией по заказу клиента – определенная партия поступает в распоряжение предприятия, должна быть правильно оприходована и передана специалисту, несущему материальную ответственность. Бланк может быть придуман заказчиком, учитывая требования к наличию определенных граф в книге. Для систематизации движения таких чеков требуется журнал учета на бумажном носителе.
• Сформированные в автоматической системе – хозяйствующий субъект приобретает специальное программное обеспечение, которое позволяет формировать БСО, вести учет бланков.

Предпочтение способу формирования бланков отдает предприниматель самостоятельно, потому что особых рекомендаций в нормативно-правовых актах не содержится.

Что взять за основу

Многие коммерческие организации не утруждают себя созданием нового журнала для учета БСО, а используют уже известный вариант – форма 0504045. Она была утверждена для бюджетных организаций, но содержит необходимые ячейки для ведения учета в сфере бизнеса. Поэтому самым простым способом является возможность скачать готовую форму по ссылке выше, распечатать и использовать. Можно подкорректировать некоторые разделы, если для этого есть необходимость.

Иногда для учета бланков строгой отчетности применяют обычную тетрадь или журнал в твердой обложке. Страницы нужно разлиновать, пронумеровать, прошить, опломбировать, чтобы исключить вероятность исправлений или незаконных действий.

В электронной форме ведение книги учета БСО недопустимо. Вся информация заносится в хронологической последовательности в письменном виде человеком, назначенным ответственным за эту процедуру.

Правила оформления документооборота

Предположим, что юридическое лицо или ИП выбирает вариант покупки готовых БСО, сделав заявку в местную типографию. До получения первой партии бланков должны быть оформлены распоряжения или локальные акты о правилах ведения книги учета и назначении ответственного лица, который будет заполнять форму и вести контроль движения чеков.

Обычно исполнителем назначается бухгалтер или кассир. Книга учета должна быть правильно подготовлена к работе. Обязательно заполняется титульный лист, который должен содержать информацию о хозяйствующем субъекте, дату начала ведения журнала, форму документа по ОКУД (например, 0504045), дату окончания заполнения и срок хранения после внесения последней записи (обычно составляет 5 лет).

При поступлении БСО в организацию должен быть составлен акт приема-передачи о количестве поступившей продукции с подписями трех лиц:

• Представителя типографии (поставщика).
• Кладовщика организации (заказчика).
• Бухгалтера организации (заказчика).

После оприходования информация о БСО вносится в книгу учета. Ответственное лицо вписывает дату поступления, данные поставщика, наименование документа отгрузки (накладная), количество квитанций, серию и номер поступивших бланков.

Для наглядности приведем пример:

ИП Салтыков П.Н. занимается оказанием услуг по изготовлению корпусной мебели на заказ. Для расчета с клиентами используется БСО, имеющий название «Квитанция». Один чек состоит из двух бланков, которые заполняются при открытии заказа. Оригинал отдается заказчику, копия остается у предпринимателя. Соответственно, квитанция имеет серию и номер, которые дублируются на двух бланках. При получении бланков строгой отчетности ИП нужно внести информацию в книгу учета. Первая партия была получена 10 декабря 2016 года в количестве 50 штук по накладной. Соответственно, в журнале будут заполнены следующие графы:

• Дата: 10 декабрь 2016 г.
• От кого получено: ООО «Типография».
• Основание: накладная № 25 от 10.12.2016.
• Приход, количество: 50 шт.
• Серия и номер: ВВ 000001; ВВ 000050 (с первого до последнего чека в упаковке).

Так будет осуществлен приход БСО в организацию. В следующих строках будет расписана информация о том, кому выданы бланки, когда, на основании акта приема-передачи, в каком количестве, какие номера.

Например, дизайнеру Петровой И.В. были переданы 5 квитанций для оформления заказов. Рабочее место сотрудника расположено вне офиса, поэтому БСО будут храниться у дизайнера. В книге учета нужно сделать запись:

• Дата: 15 декабрь 2015 г.
• Кому отпущено: Петрова И.В.
• Основание: акт передачи от 15.12.2015.
• Расход, количество: 5 шт.
• Серия, номер: ВВ 000001; ВВ 000005.
• Подпись дизайнера: Петрова.

Так последовательно вписывается любая информация о движении и других процедурах с БСО.

Если книга оформляется впервые и есть сомнения в правильности записей, можно изучить готовый образец заполнения и следовать этому варианту.

Сроки использования книги

Книга учета БСО ведется до тех пор, пока не закончатся все пронумерованные страницы или предприниматель не прекратит свою деятельность или не сменит квалификацию. В некоторых организациях происходит большой оборот бланков строгой отчетности и одного журнала бывает мало. Тогда документ после внесения последней записи отправляется в архив на хранение.

Требований к сроку хранения именно книги учета в законодательных актах нет, но бланки строгой отчетности должны храниться 5 лет. Через месяц после окончания срока хранения они подлежат утилизации. Об этом вносится соответствующая запись в отчетную документацию, и факт подтверждается уполномоченной комиссией.

Исходя из требований к БСО, такие же правила применяются к хранению книги учета. Срок определяется последней записью, сделанной на страницах журнала. Он уничтожается лишь после того, как будет утилизирован последний БСО.

Заводить новую книгу учета ежегодно нет необходимости, если она не закончилась. Дополнительные журналы учета нужно оформлять, если предприятие занимается разными видами деятельности, для которых предусмотрены иные бланки. Одновременно в бухгалтерии может вестись несколько таких журналов. Главное, чтобы были соблюдены все условия их ведения.

Если предприниматель не желает устанавливать на торговой точке или в пункте приема заказа, оказания услуг кассовый аппарат, то денежные отношения с физическими лицами должны быть подтверждены бланками строгой отчетности. Но не стоит пренебрегать ведением учета поступления, передачи и хранения БСО. Обязательно оформите книгу учета, выбрав для себя подходящую форму документа, чтобы избежать санкций со стороны проверяющих ведомств.

Как вести книгу учета БСО?

ИП и организации, которые ведут деятельность в сфере оказания услуг населению, могут не использовать ККТ при расчетах, а выдавать клиентам специальные бланки строгой отчетности. Чтобы их применять и вести грамотный учет, необходимо иметь книгу учета БСО и вносить туда все изменения. Как она должна выглядеть и какие данные там должны содержаться рассмотрим ниже.

Журнал учета

Компании, которые не использую ККТ должны выдавать клиентам при расчетах  альтернативу обычному чеку, а именно бланк строгой отчетности,в котором указана вся информация об организации и осуществляемой сделке. Такие бланки чаще всего заказываются в типографии и печатаются на специальном оборудовании. 

Каждая денежная операция и выданный в ее ходе БСО обязательно должны быть зафиксированы в специальной книге. Она называется журналом учета БСО и должна вестись определенным лицом. Такое лицо назначается руководителем компании и является материально-ответственным. Данный работник должен следить за бланками и не допускать их потери или кражи. Также он обязан грамотно вести и книгу, в которой должны быть отображены все движения данных бланков. Во время инвентаризации проверяется общее состояние денег в кассе и сравнивается с фактическим состоянием БСО по книге.

Российское законодательство не содержит единый официальный образец заполнения журнала бланков, поэтому каждая фирма в праве либо разработать свою форму книги, либо использовать утвержденную форму.

Как правильно вести?

Порядок ведения данной книги прописан в Положении Правительства №359 от 06.05.2008 о порядке осуществления наличных денежных расчетов  ( или с помощью карт) без применения ККТ. В нем указано, что учет БСО  должен вестись в специальной книге учета. Вне зависимости от того, разработана форма журнала самостоятельно, или взят готовый утвержденный вариант — необходимо соблюдать установленные законодательством требования заполнения:

• такой журнал должен  быть оформлен точно также, как и кассовая книга;
• он должен быть полностью пронумерован и прошнурован «от и до»;
• должна стоять печать организации;
• в нем должны быть указаны данные о: компании и наименовании данного заполняемого документа, дата начала и окончания его ведения, ФИО и должности лиц, кто заполняет данную книгу;
• каждый раздел книги должен быть подписан главным бухгалтером или руководителем организации;
• в журнале должны быть указаны все реквизиты БСО и записи о приходе\расходе\выдаче или списании бланков;
• книга должна вестись в хронологическом порядке;
• приложением к журналу являются корешки бланков и их неиспользованные БСО.

В журнале учета зафиксирована информация по количеству БСО, которые получили в типографии,  использованные, оставшиеся и списанные по каким-либо причинам. Заверять в налоговой данную книгу не нужно. Однако, за неправильное ведение или полное отсутствие такого документа, к организации или предпринимателю применяются штрафы. Если будет происходить проверка компании и будут выявлены нарушения в ведении книги — тогда компании будут предъявлены штрафы и налоговая, либо административная ответственность. Поэтому подходить к ведению книги нужно ответственно и грамотно.

Возврат к списку

Бухгалтерские формы для МСП: типы + бесплатные шаблоны

Как бизнес, вам необходимо отслеживать свои финансовые отчеты и расходы, чтобы эффективно контролировать рост вашего бизнеса. Вот почему важно иметь в своем распоряжении правильные формы бухгалтерского учета. В этой статье мы обсудим наиболее важные бухгалтерские формы, которые должны быть у вас в малом бизнесе, и почему они так важны для успеха вашей компании.

Что такое бухгалтерская форма?

Бухгалтерские формы используются для доступа к информации о доходах и расходах предприятий. Он также предоставляет данные о потенциальных убытках, фактических убытках, непогашенных обязательствах и активах. Они также используются, чтобы избежать или устранить дорогостоящие ошибки в бизнесе.

Существуют также заметные различия в способах использования методов (автоматизированные, ручные и механизированные), в том, как сочетаются аналитический и синтетический учет и как соотносятся друг с другом хронологическая и систематическая регистрация данных.

Используйте бесплатно: Шаблон формы выверки банковских счетов

Зачем каждому малому бизнесу нужны бухгалтерские формы

Бухгалтерские формы помогают малым предприятиям отслеживать расходы и находить новые возможности роста. Они также предоставляют важную информацию о доходах, прибыли, убытках и помогают предприятиям в принятии решений.

Кроме того, владельцы бизнеса несут ответственность за выполнение налоговых обязательств правительства посредством ведения точного учета.

Бухгалтерские формы также помогают инвесторам и заинтересованным сторонам оценить эффективность и финансовое состояние компании.

Важно, чтобы предприятия имели бухгалтерские операции, чтобы предотвратить банкротство, потому что одной из распространенных причин банкротства малых предприятий является плохое управление финансами. Это ожидаемо, потому что малый бизнес имеет ограниченные ресурсы, следовательно, ограниченный бюджет. Бухгалтерская информация помогает предприятиям планировать свой рост и развитие.

Другие способы ведения бухгалтерского учета помогают малому бизнесу:

• Малые предприятия могут доверять бухгалтерскому учету, который поможет им понять концепции постоянных затрат, переменных затрат и того, как вести переговоры о затратах по проекту. Таким образом, они не теряют деньги на проектах.
• Бухгалтерские формы позволяют малым предприятиям лучше понять состояние своего бизнеса. Это достигается путем изучения балансов, отчетов о прибылях и убытках и отчетов о движении денежных средств.
• Бухгалтерский учет помогает малым предприятиям отслеживать денежные потоки. Внедряя эффективную политику ведения учета и разрабатывая надежную финансовую стратегию, владельцы бизнеса могут предотвратить исчерпание денежного потока своего бизнеса.
• Это также помогает обнаруживать и предотвращать мошенничество со стороны клиентов, сотрудников или поставщиков
• Владельцы бизнеса могут эффективно проводить аудит, если они понимают финансовые операции бизнеса.
• Банкиры более открыты для работы с владельцами бизнеса, которые имеют глубокие знания о финансах бизнеса и понимают финансовые последствия.

Ключом к успеху малого бизнеса является проверка его финансовой отчетности и внедрение подробного бюджета, который позволит им обнаружить операционную неэффективность.

Используйте бесплатно: Шаблон формы банковского кредитного спора

Как разработать форму бухгалтерского учета

Вопреки мнению, что финансовые сотрудники и бухгалтеры несут исключительную ответственность за запись или ведение учета всех деталей транзакций. Они также отвечают за анализ и оценку данных. Это позволяет бухгалтерам сделать вывод и предложить рекомендации, которые документируются.

Когда бухгалтер или финансовый директор составляет бухгалтерские формы, важно, чтобы вся информация была написана кратко, прежде чем она будет записана или задокументирована. Это связано с тем, что отчеты или записи имеют важное значение в бизнес-организации. Он также определяет уровень бизнес-операций бизнеса в отношении затрат.

Следовательно, бухгалтеры должны писать свои отчеты точно, целенаправленно и лаконично. Способ связи примет форму любого из них; письма, отчеты, меморандумы или документы. Бухгалтеры должны иметь в виду свою аудиторию при написании своих отчетов. Например, тон и стиль, используемые при отправке внутреннего электронного письма коллеге, должны отличаться от таковых клиента.

Используйте бесплатно: Шаблон формы запроса чековой книжки

Советы по написанию бухгалтерской формы

Бухгалтеры и финансовые работники должны практиковать эффективные процедуры написания. Это потому, что они тратят много времени на написание или документирование отчетов. Таким образом, при написании бухгалтерской формы бухгалтеры или финансовые служащие могут использовать следующие советы:

1. Знайте свою аудиторию.

Как было установлено ранее, знание того, кто является вашей аудиторией, поможет вам задать тон вашим отчетам. Должны быть четкие различия между отчетами, предназначенными для общественности, и отчетами, предназначенными исключительно для членов компании.

2. Четко указать цель отчета или формы.

Вы должны указать, относится ли бухгалтерский отчет к ежемесячным доходам и расходам, увеличению или уменьшению продаж, финансовому положению или подоходному налогу.

3. Пишите содержание четко, кратко, точно и своевременно.

4. Правильно структурируйте информацию.

5. Следуйте стандартной бухгалтерской форме или формату написания отчета или инструкциям.

Убедитесь, что ваш отчет содержит факты. Вы можете использовать диаграммы, графики и другую информацию, чтобы помочь чтению и пониманию.

Например, вы можете использовать круговую диаграмму для отображения розничных продаж и онлайн-продаж. Используйте данные в своей презентации. «Рентабельность компании выросла за последние шесть месяцев» необоснованно, если не подтверждено данными. Вместо этого укажите точный процент увеличения. Если документ не позволяет указать проценты, укажите это в приложении.

6. Убедитесь, что письменный отчет не содержит ошибок. Он должен быть хорошо отполирован.

7. Вы можете включить прогнозы или рекомендации в заключение. Также важно честно говорить о возможных проблемах, которые могут возникнуть, чтобы с ними можно было быстро бороться.

Используйте бесплатно: Шаблон формы заявки на получение бесплатного кредита

8 шаблонов бухгалтерских форм, необходимых каждому бизнесу

• Шаблон формы запроса чековой книжки
  6

Все малые предприятия нуждаются в чековой книжке для бесперебойной работы своего бизнеса. Чековая книжка – это небольшая книжка, содержащая уже напечатанные бумажные документы, которые выдаются владельцам расчетных счетов при оплате ими товаров или услуг. Он содержит последовательно пронумерованные чеки, которые можно использовать в качестве переводного векселя.

На чеках обычно предварительно печатаются имя владельца счета, адрес, номер счета, маршрутный номер банка, номер чека и другая информация для идентификации. Вы можете создать чековую книжку с помощью формы запроса чековой книжки Formplus. Владельцы текущих банковских счетов могут удобно использовать его для запроса чековых книжек. Владельцы учетных записей могут указать имя своей учетной записи, тип учетной записи, номер учетной записи, тип запрашиваемой чековой книжки и т. д.

Использовать бесплатно: Шаблон формы возмещения расходов

• Шаблон формы оплаты кредитной картой

Шаблон формы оплаты кредитной картой от Formplus тщательно разработан, чтобы помочь предприятиям создать платежную структуру для регулярного списания средств с карт клиентов.

Клиенты могут заполнить свои контактные данные, типы карт, сумму для выставления счета, загрузить электронную подпись и т. д. с помощью этого шаблона формы. Эта форма может использоваться как отдельная форма, а также может быть встроена в ваш веб-сайт.

• Шаблон налоговой анкеты клиента

Formplus предлагает уникальный шаблон формы анкеты для налоговой службы клиента, который позволяет предприятиям собирать и документировать информацию о налогоплательщиках. Вы можете использовать эту форму, чтобы заполнить личные данные вашего клиента, финансовую, медицинскую информацию, историю и так далее. Вы также можете использовать хранилище Formplus для защиты всей информации налогоплательщиков. Начните работу с этой налоговой анкетой сегодня.

• Форма утверждения покупки, шаблон

Предприятия могут использовать форму подтверждения покупки для проверки своих покупок и поставщиков.

Эту форму можно использовать для заполнения описания продукта, количества, цены, информации о продавце и т. д. Все детали транзакций и счета могут храниться в хранилище Formplus.

• Шаблон формы офисных расходов

Малые предприятия могут легко отслеживать и документировать свои офисные расходы, используя шаблон Formplus Office Expense Form. Этот бесплатный шаблон формы расходов на офис предназначен для того, чтобы сотрудники предприятий могли легко регистрировать ежедневные расходы на офис и цель расходов. С помощью этой формы менеджеры могут контролировать и управлять расходами в офисе.

• Шаблон формы ежедневной инвентаризации

Если вы владелец малого бизнеса, вы можете использовать форму ежедневной инвентаризации в качестве информационной формы, которую можно использовать для отслеживания и документирования ежедневной инвентаризации.

С помощью этой формы вы можете перечислить все проданные товары. Вы можете использовать безопасную систему хранения Formplus для хранения деталей этого Инвентаря. Вы также можете настроить этот шаблон формы в соответствии со своими потребностями и стилем.

• Шаблон формы инвентаризации материалов

Вы можете использовать форму инвентаризации материалов для записи и отслеживания списка материалов в вашем инвентаре. С помощью этой формы ваши сотрудники или менеджеры по запасам могут легко обновлять список запасов материалов. Вы также можете записать название каждого материала, количество, описание и т. д. 

• Шаблон формы заявки на топливо

Если вашему бизнесу требуются постоянные перевозки, воспользуйтесь шаблоном заявки на топливо Formplus. Эту форму могут использовать логистические компании и организации, использующие большое количество транспортных средств.

Эта форма заявки на топливо предназначена для того, чтобы помочь сотрудникам оптимизировать заявку на топливо в организации. С помощью этой формы водители могут заполнить необходимый объем топлива, цель и дату запроса. Предприятие может использовать эту форму для контроля расхода топлива и подготовки к нему.

Заключение

Для бизнеса очень важно иметь возможность безопасного резервного копирования и хранения всей информации вашей организации. Многие предприятия обычно хранят все свои бухгалтерские записи и финансовую информацию в одном хранилище, что нецелесообразно. В этом случае информация о вашей компании подвержена риску человеческой ошибки. сбой сервера, вирусы и многое другое.

Поэтому убедитесь, что вы инвестируете в хороший процесс учета, а также приобретете хорошую систему хранения вашей информации. Formplus предлагает безопасную систему хранения и несколько шаблонов бухгалтерских форм, которые могут использоваться организациями, предприятиями и банками.

Начните бесплатно

Ресурсы для регистрации и отчетности | PCAOB

Первым шагом при попытке зарегистрироваться является запрос имени пользователя и пароля для получения доступа к веб-системе PCAOB.

Ознакомьтесь с правилами PCAOB, касающимися регистрации.

Регистрация в PCAOB

Первым шагом при попытке зарегистрироваться является запрос имени пользователя и пароля для получения доступа к веб-системе PCAOB.

Запрос имени пользователя и пароля

Форма 1: Заявление о регистрации

Чтобы зарегистрироваться в Совете, бухгалтерские фирмы должны подать в Совет в электронном виде заполненное Заявление о регистрации по форме 1, которое должно быть одобрено Советом. Фирмы, желающие зарегистрироваться, также должны оплатить регистрационный сбор.

Ресурсы для регистрации

• Образец формы
• Инструкции 
• Вопросы и ответы по регистрации
• Вопросы и ответы по вопросам, касающимся неамериканских Бухгалтерские фирмы
• Вопросы и ответы по регистрации аудиторов брокеров-дилеров
• Заявления от фирм в юрисдикциях, которым отказано в доступе для инспекции
• КК Раздел 20 – Система контроля качества бухгалтерской и аудиторской практики аудиторской фирмы

Подать заявку на регистрацию

Форма 1-WD: Запрос на снятие с регистрации

Снятие не является автоматическим. Любая зарегистрированная аудиторская фирма, желающая отказаться от регистрации в Совете, должна подать в Совет Форму 1-WD. Совет может отложить отзыв, пока PCAOB проводит соответствующую проверку, расследование или дисциплинарное разбирательство..

Ресурсы для снятия с регистрации

• Образец формы
• Инструкции 

Снятие с регистрации

Отчетность в PCAOB

Форма 2: Годовой отчет

Каждый год зарегистрированная фирма должна предоставлять базовую информацию о фирме и ее аудиторской практике за последний 12-месячный период путем подачи формы 2 в Совет по 30 июня.

Ресурсы по годовой отчетности

• Образец формы
• Инструкции
• Вопросы и ответы по годовой отчетности

Подача годового отчета

Форма 3: Специальный отчет

изменение названия фирмы, изменение основного контактного лица фирмы с Советом директоров, а также определенные судебные разбирательства с участием фирмы или связанных с ней лиц — в подан специальный отчет (форма 3) не позднее 30 дней после возникновения отчетного события.

Специальные ресурсы отчетности

• Форма выборки
• в тех случаях, когда он доступен, процесс правопреемства по форме 4 позволяет незарегистрированной фирме получить регистрационный статус PCAOB фирмы-предшественника, которая была зарегистрирована без прерывания статуса регистрации. Форма 4, чтобы быть своевременно, должно быть подано в течение 14 дней Комбинации изменений или. Определенные участники аудита

  Зарегистрированные аудиторские фирмы должны предоставить форму AP,  Аудиторское заключение определенных участников аудита , чтобы раскрыть имена партнеров по проекту и других аудиторских фирм, которые участвовали в их аудитах государственных компании. Форма AP, чтобы быть своевременной, должна быть подана в течение 35 дней после даты первого включения аудиторского отчета в документ, поданный в SEC, за исключением случаев IPO, форма AP должна быть подана в течение 10 дней после того, как аудиторский отчет впервые включен в документ, поданный в SEC.