Журнал учета исходящих документов образец: Журнал учета исходящей корреспонденции (Форма N 1-а) \ КонсультантПлюс
Журнал регистрации входящей корреспонденции: образец 2021
Главная » Журналы
Автор Ольга Подзорова, эксперт сайта Обновлено
Регистрация входящей корреспонденции в отдельном журнале ведется, если необходимо обеспечить ее учет и систематизацию. Его ведение позволяет контролировать процесс поступления писем и документов в организацию и отслеживать их дальнейшее движение и исполнение.
Журнал учета можно вести в свободном виде без применения типовых форм, ниже предлагаем бесплатно скачать примерный образец оформления.
Содержание
- Что такое журнал регистрации входящей корреспонденции
- Нужно ли вести на предприятии
- Как заполнить
- Скачать образец
Многие организации практикуют журнальную форму регистрации входящих (поступающих) писем.
Журнальная форма подразумевает, что учет документов ведется по строгому шаблону – в соответствующих графах данного регистра фиксируются только те сведения, которые имеют значение. Впоследствии это позволяет быстро находить нужную информацию.
На предприятиях и в учреждениях журнал регистрационного учета поступающей корреспонденции выполняет следующие важные функции:
- Обеспечиваются учет входящих документов, их систематизация и целенаправленная обработка.
- Своевременно исполняются решения, выработанные руководством. Это достигается посредством надлежащего информационного обеспечения принимаемых решений.
- Контролируется деятельность наемных работников, осуществляемая как внутри самой организации, так и в её внешней среде.
- Ведется результативная и эффективная работа с входящими письмами, представляющими особую важность для организации.
Вся корреспонденция, которая поступает в компанию, подразделяется на внутреннюю и внешнюю.
Внутренняя обычно поступает от сотрудников организации, а внешняя – от различных сторонних субъектов.
Входящая корреспонденция может включать заявления, письма, телеграммы, распорядительные документы, справки, объяснительные, служебные записки, докладные записки и прочие бумаги, которые поступают в компанию от её сотрудников и внешних субъектов.
Нужно ли вести на предприятии
На предприятии вся входящая корреспонденция фиксируется в специальном журнале регистрации по следующим причинам:
- При большом количестве писем, регулярно поступающих в компанию, надлежащая регистрация всей входящей корреспонденции – присвоение письмам входящих порядковых номеров – обеспечивает должный учет и сохранность документов. Без такой регистрации работа с входящими бумагами может оказаться проблематичной.
- Важные и срочные письма при их регистрации в журнале помечаются специальными символами, что позволяет рассматривать их в первую очередь. Регистрация позволят расставлять приоритеты.
- Унифицированный подход к ведению данного журнала позволяет найти в нем нужные сведения любому заинтересованному (уполномоченному) лицу. Это бывает существенно, если временно отсутствует специалист, который отвечает за ведение регистра входящей корреспонденции.
- Фиксация времени поступления входящих документов позволяет руководству организации подстраховаться на случай предъявления необоснованных претензий. Всегда можно подтвердить дату/время поступления письма.
- Правильная и своевременная регистрация позволяет не загромождать архив предприятия, вовремя избавляясь от лишних бумаг.
Журнал регистрационного учета входящей корреспонденции эффективно систематизирует работу с различными бумагами на предприятии.
Это имеет принципиальное значение для обработки, хранения и дальнейшего использования поступающих документов. При этом нужно четко определить, какие входящие письма не отражаются в данном журнале (не регистрируются рекламные материалы, поздравительные письма, буклеты конференций, книги и прочие бумаги, не представляющие большую важность для организации).
Как заполнить
Журнал регистрации и учета оформляется и ведется в виде таблицы, включающей такие столбцы (графы):
- Регистрационный номер, присвоенный входящему письму получателем, то есть в самой компании.
- Дата/время поступления документа в компанию (к получателю).
- Дата, указанная на самом письме (имеется в виду дата его оформления отправителем).
- Регистрационный номер, присвоенный отравителем.
- Отправитель – юрлицо/физлицо.
- Краткое содержание. Указываются существенные реквизиты и сведения.
- Адресат письма – получатель.
- Лицо, которое приняло данное письмо в работу (ФИО, должность).
- Способ доставки.
- Резолюция руководителя компании.
- ФИО и должности исполнителей.
- ФИО и должность лица, осуществляющего контроль.
- Ход работы с письмом.
- Отчет о выполненной работе.
- Номер дела, в которое данное письмо подшивается.
На практике в журнале учета входящей корреспонденции могут быть не все графы (столбцы), перечисленные выше.
Информацию следует отражать аккуратно и без ошибок.
Не рекомендуется фиксировать лишние сведения, которые не имеют значения с точки зрения регистрационного учета входящей корреспонденции.
Скачать образец
Образец журнала учета и регистрации входящей корреспонденции.
|
Наталия Кондакова Надо ли прошивать и нумеровать журнал регистрации исходящих документов? Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлен единый перечень регистрационно-учетных форм, которые должны прошиваться. В случае если речь идет о журналах (книгах) регистрации документов и дел (входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан и т. Журналы регистрации исходящих документов ведутся в соответствии с требованиями п. 139.9, п. 141 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, которые не содержат особых требований, предусматривающих прошивку (прошнуровку) и (или) скрепление печатью такого журнала. Допускается ли направлять один документ более чем в один адрес? Каким образом оформляется реквизит «Адресат» на документе, направляемом нескольким адресатам? Допускается. Реквизит «Адресат», при этом, не должен содержать более четырех адресов. Чтобы сократить время на подготовку экземпляров рассылаемого документа, адресат можно обозначить обобщенно. Это допускается, если документ адресуется нескольким однородным организациям. Если документ является ответным, первым адресатом указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов. Не допускается указывать нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа. Какое максимальное количество адресатов можно оформить на исходящем документе? Как уже говорилось выше, документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более 4 адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не пишется. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. После отправки экземпляров документа список на рассылку помещают в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе, что избавляет организацию-отправителя от необходимости оформлять и сохранять копию каждого отправленного экземпляра с указанием конкретного адресата на ней. При рассылке одного и того же документа в копиях нескольким организациям этому документу следует присваивать один исходящий номер или каждый раз номера должны быть разные? Основной принцип регистрации — однократность. Это означает, что один и тот же документ должен быть зарегистрирован в организации только один раз: входящие — в день поступления, внутренние и исходящие — в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют. При необходимости рассылки документа в копиях нескольким организациям по установленным правилам составляется список на рассылку. При этом на каждом экземпляре рассылаемого документа проставляется один и тот же регистрационный индекс. Дата документа на указанных экземплярах также должна быть единой и соответствовать дате подписания первого экземпляра документа (подлинника). Материал опубликован частично. Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал. оформить подписку на журнал |
Адресаты располагаются один под другим, слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.
На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе — на каждом экземпляре указывают только одного адресата или обобщенное наименование адресатов.
Журналы отслеживания сообщений поиска | Microsoft Узнайте
Твиттер LinkedIn Фейсбук Эл. адрес
- Статья
- 4 минуты на чтение
Отслеживание сообщений записывает действия с сообщениями, когда почта проходит через транспортный конвейер на серверах почтовых ящиков и пограничных транспортных серверах. Вы можете использовать 9Командлет 0017 Get-MessageTrackingLog в командной консоли Exchange для поиска записей в журнале отслеживания сообщений с использованием определенных критериев поиска. Например:
Узнайте, что случилось с сообщением, отправленным пользователем конкретному получателю.
Узнайте, действовало ли на сообщение правило обработки обработки почты (также известное как правило транспорта).
Узнайте, попало ли сообщение, отправленное отправителем из Интернета, в вашу организацию Exchange.
Найти все сообщения, отправленные указанным пользователем за указанный период времени.
Что нужно знать, прежде чем начать?
Приблизительное время выполнения: 10 минут
Для выполнения этой процедуры или процедур необходимы соответствующие разрешения.
Чтобы узнать, какие разрешения вам нужны, см. запись «Отслеживание сообщений» в разделе «Разрешения для потока почты».Для поиска в журналах отслеживания сообщений должна быть запущена служба поиска журналов транспорта Microsoft Exchange. Если вы отключите или остановите эту службу, вы не сможете выполнять поиск в журналах отслеживания сообщений или запускать отчеты о доставке. Однако остановка этой службы не влияет на другие функции Exchange.
Имена полей, отображаемые в результатах командлета Get-MessageTrackingLog , аналогичны фактическим именам полей в файлах журнала отслеживания сообщений. Самые большие отличия:
Дефисы удалены из названий полей. Например, идентификатор внутреннего сообщения отображается как
InternalMessageId.Поле даты-времени отображается как
Отметка времени.Поле адрес получателя отображается как
Получатели.Поле sender-address отображается как
Sender.
В поле дата-время в журнале отслеживания сообщений хранится информация в формате всемирного координированного времени (UTC). Однако вам необходимо ввести критерии поиска даты и времени для параметров Start или End в региональном формате даты и времени компьютера, который вы используете для выполнения поиска.
Вы не можете копировать файлы журнала отслеживания сообщений с другого сервера Exchange, а затем искать их с помощью командлета Get-MessageTrackingLog . Кроме того, если вы вручную сохраните существующий файл журнала отслеживания сообщений, изменение отметки даты и времени в файле нарушит логику запроса, которую Exchange использует для поиска в журналах отслеживания сообщений.
В Exchange 2016 командлет Get-MessageTrackingLog может выполнять поиск в журналах отслеживания сообщений на серверах почтовых ящиков Exchange 2013 и транспортных серверах-концентраторах Exchange 2010 на одном сайте Active Directory.
В обмен 2019, командлет Get-MessageTrackingLog может выполнять поиск в журналах отслеживания сообщений на серверах почтовых ящиков Exchange 2016 и Exchange 2013 на одном и том же сайте Active Directory.Сведения о сочетаниях клавиш, которые могут применяться к процедурам в этом разделе, см. в разделе Сочетания клавиш в центре администрирования Exchange.
Чтобы узнать, какие разрешения вам нужны, см. запись «Отслеживание сообщений» в разделе «Разрешения для потока почты».
В обмен 2019, командлет Get-MessageTrackingLog может выполнять поиск в журналах отслеживания сообщений на серверах почтовых ящиков Exchange 2016 и Exchange 2013 на одном и том же сайте Active Directory.Совет
Возникли проблемы? Обратитесь за помощью на форумах Exchange. Посетите форумы по адресу: Exchange Server, Exchange Online или Exchange Online Protection.
Используйте командную консоль Exchange для поиска в журналах отслеживания сообщений
Для поиска в записях журнала отслеживания сообщений определенных событий используйте следующий синтаксис.
Get-MessageTrackingLog [-Server] [-ResultSize | Неограниченно] [-Start ] [-End ] [-EventId ] [-InternalMessageId ] [-MessageId ] [-MessageSubject ] [-Recipients ..>] [-Reference
] [-Sender ]
Чтобы просмотреть 1000 последних записей журнала отслеживания сообщений на сервере, выполните следующую команду:
Get-MessageTrackingLog
В этом примере в журналах отслеживания сообщений на локальном сервере выполняется поиск всех записей с 8:00 28 марта 2015 г. до 17:00 28 марта 2015 г. для всех событий FAIL , в которых отправителем сообщения был pat@contoso .ком.
Get-MessageTrackingLog -ResultSize Unlimited -Начало "28 марта 2015 г., 8:00" - Конец "28 марта 2015 г., 17:00" -EventId "Fail" -Отправитель "[email protected]"
Используйте командную консоль Exchange для управления выводом поиска в журнале отслеживания сообщений
Используйте следующий синтаксис.
Get-MessageTrackingLog| <Формат-Таблица | Список форматов> [ ] [ ]
В этом примере выполняется поиск журналов отслеживания сообщений с использованием следующих критериев поиска:
Возврат результатов для первых 1000 Отправка событий.
Показать результаты в формате списка.
Отображение только тех имен полей, которые начинаются с
ОтправитьилиПолучатель.Запишите вывод в новый файл с именем
D:\Send Search.txt
Get-MessageTrackingLog -EventId Отправить | Список форматов Отправить*,Получатель* | Set-Content-Path "D:\Send Search.txt"
Используйте командную консоль Exchange для поиска в журналах отслеживания сообщений сообщений на нескольких серверах
Обычно значение в поле MessageID: поле заголовка остается постоянным, поскольку сообщение перемещается по организации Exchange. Это свойство называется InternetMessageId в утилитах просмотра очередей и MessageId в утилитах просмотра журнала отслеживания сообщений. После того как вы определили значение MessageID: определенного сообщения, вы можете искать информацию об этом сообщении в журналах отслеживания сообщений на каждом сервере почтовых ящиков в вашей организации Exchange.
Для поиска определенного сообщения во всех записях журнала отслеживания сообщений на всех серверах почтовых ящиков и транспортных серверах-концентраторах Exchange 2010 используйте следующий синтаксис.
$Servers = Get-ExchangeServer; $Серверы | где {$_.isHubTransportServer -eq $true -или $_.isMailboxServer -eq $true} | Get-MessageTrackingLog -MessageId | Select-Object | Sort-Object -Property
В этом примере выполняется поиск журналов отслеживания сообщений на всех серверах почтовых ящиков и транспортном сервере-концентраторе Exchange 2010 с использованием следующих критериев поиска:0017 MessageID: значение . Обратите внимание, что вы можете опустить символы угловых скобок ( < > ). Если нет, вам нужно заключить все значение MessageID: в кавычки.
Для каждой записи отобразите поля дата-время , имя-хоста-сервера , имя-хоста-клиента , источник , идентификатор события и адрес получателя .
Сортировка результатов по полю даты-времени .
$Servers = Get-ExchangeServer; $Серверы | где {$_.isHubTransportServer -eq $true -или $_.isMailboxServer -eq $true} | Get-MessageTrackingLog -MessageId [email protected] | Временная метка Select-Object, ServerHostname, ClientHostname, Source, EventId, Recipients | Sort-Object - Временная метка свойства
Использование Центра администрирования Exchange для поиска в журналах отслеживания сообщений
Вы можете использовать функцию отчетов о доставке для администраторов в центре администрирования Exchange (EAC) для поиска в журналах отслеживания сообщений информации о сообщениях, отправленных или полученных определенным почтовым ящиком в вашей организации. Дополнительные сведения см. в разделе Отслеживание сообщений с помощью отчетов о доставке.
Безопасность жизненно важна для работы больших и малых почтовых центров.
Если это проблема, обратитесь к своему почтмейстеру для решения. Это может предотвратить потерю или кражу вашей почты.
Об авторе