Журнал учета приказов: Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал учета приказов: Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Содержание

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности - применяется для регистрации приказов, образующихся в деятельности организации и имеющих общее значение для организации в целом.

-

Пример заполнения основного раздела журнала:

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений. 

В отличие от приказов по личному составу и кадровых приказов, содержание приказа по основной деятельности относится не к конкретному сотруднику, а к организации в целом.

Приказами по основной деятельности являются следующие приказы:

Срок хранения Приказов по основной деятельности - постоянно.

Следует также отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения,

регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по основной деятельности не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации приказов по основной деятельности установлен срок хранения

постоянно.


Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.


Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности 2021

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Содержание граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.


Образец книги регистрации приказов по основной деятельности

Образец заполнения

Правовые документы

Журнал регистрации приказов по личному составу.

Образец и бланк 2021 года

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации приказов по личному составу .docСкачать образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу .doc

Расшифровка понятия «личный состав»

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

  • трудоустройстве,
  • сокращении,
  • отпуске,
  • материальном поощрении,
  • дисциплинарном взыскании,
  • дежурствах,
  • переводе на другую должность и т. д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Зачем нужен журнал

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Ответственный за ведение

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т. е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Основные правила составления

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

  • наименование предприятия;
  • дата открытия журнала, дата его окончания;
  • должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
  • срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

  • порядковый номер приказа, дату его выпуска;
  • номер документа, его вид, содержание;
  • ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
  • основание для выпуска распоряжения.

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

На что обратить внимание при оформлении

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как и сколько времени хранить журнал

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

Журнал регистрации приказов по личному составу 32 листа

Журнал регистрации приказов по личному составу 32 листа – выгодная цена – купить товар Журнал регистрации приказов по личному составу 32 листа в интернет-магазине Комус

Кадры в порядке

{{#each tradingPlatforms}} {{/each}} {{/if}}

Запросите оферту через форму обратной связи

{{#if tradingPlatforms. length}} {{/if}}

Арт. 447944

• В наличии

Характеристики:

  • Торговая марка: Кадры в порядке
  • Назначение: кадровое дело
  • Количество листов: 32шт.
  • Материал обложки: картон
  • Плотность/толщина материала: 260 г/кв.м
  • Вид бумаги: офсетная
  • Тип крепления: скрепка

Цена за шт.

цена только для интернет-магазина

399,01 р.

Количество Ваша цена Экономия
2 367,00 p. 32,01 р.
4 351,00 p. 48,01 р.
6 327,00 p. 72,01 р.
8 303,00 p. 96,01 р.

Наличие в магазинах «Комус» товара с артикулом N {{productId}}
{{region}}, состояние на {{currentTime}}

{{> pageNumberTemplate pages}} {{#if availableStocks.length}} {{#if subwayNeed }} {{/if}} {{#each availableStocks}} {{/each}} {{/if}} {{> pageNumberTemplate pages}}

В розничных магазинах «Комус» цена на данный товар может отличаться от цены Интернет-магазина.

Подробную информацию о цене и количестве товара вы можете получить,
позвонив по телефону ближайшего к Вам магазина «Комус».

Адреса всех магазинов Комус

Закрыть

Закрыть

{{/if}} {{#each products}} {{#if (eqw this.forbidden true)}} {{> productAddToCartForbiddenTemplate}} {{else}} {{#if (and (neqw this.stock null) (neqw (uppercase this.stock.stockLevelStatus.code) "OUTOFSTOCK") (neqw this.price null))}} {{else}} Товар недоступен {{/if}} {{/if}}

Арт. {{this.code}} {{#if this.stock}} {{#if (neqw this.stock.stockStatusText null)}} {{{ this.stock.stockStatusText }}} {{else}} {{#if (eqw (uppercase this.stock.stockLevelStatus.code) "ONREQUEST")}} Под заказ {{else}} {{#if (neqw (uppercase this.stock.stockLevelStatus.code) "OUTOFSTOCK")}} В наличии {{else}} Нет в наличии {{/if}} {{/if}} {{/if}} {{/if}}

{{/each}} {{#each fields}} {{@key}} {{#each this}} {{this}} {{/each}} {{/each}} Торговая марка {{#each products}} {{#if (neqw this.trademark null)}} {{this.trademark.name}} {{/if}} {{/each}} Рейтинг {{#each products}} {{#if (eqw this.ratingWidth null)}}

{{this.averageRating}}{{#if (eqw this.averageRating null)}}0{{/if}}

{{/each}}

Сравнение товаров

{{> breadcrumbTemplate breadcrumbs=breadcrumbs }} {{#if (gt products.length 0)}}

Закрыть

{{else}}

Нечего сравнивать

{{/if}}

Сопутствующие товары

{{#if (gt tags.length 7)}}

{{#each tags}} {{excerpt this.tagName 70}} {{/each}} Скрыть

{{/if}} {{/if}}

{{#each this.featureValues}} {{#if (gt @index 0)}}
{{/if}} {{#if ../this.featureUnit}} {{this.value}} {{lowercase ../this.featureUnit.symbol}} {{else}} {{this.value}} {{/if}} {{/each}}

{{/if}} {{/each}} {{/each}} {{/if}} {{#if (neq ../typeId undefined)}}{{/if}} {{#if this.images}} {{#each this.images}} {{#if (and (eq this.format 'product') (eq this.imageType 'PRIMARY'))}} {{/if}} {{/each}} {{else}} {{/if}} {{#if (and this.labels (gt this.labels.length 0))}}

{{> productLabelItemTemplate labels=this.labels}}

{{/if}} {{> productDetailTabItemDescriptionTemplate product=this typeId=../typeId needRenderPartials=true}} {{/each}} {{#if categoryLink}} {{/if}}

Журнал регистрации приказов по личному составу, 32 листа (64 пронумерованных страницы). Формат: 210×288 мм. Прошнурован, пронумерован, опломбирован. Плотная обложка + съемная обложка из прозрачной ПВХ-пленки. Журнал применяется для регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также других приказов со сроком хранения 75 лет (об установлении заработной платы, направлении в командировку, предоставлении отпуска по уходу за ребенком, поощрении работника и т.д.). Необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, упоминаемых в уставе, являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу. Регистрация документа фиксирует факт его создания, отправления или получения. При регистрации ему присваивается регистрационный номер.

Торговая марка: Кадры в порядке
Подробные характеристики
Назначение: кадровое дело
Количество листов: 32 шт.
Материал обложки: картон
Плотность/толщина материала: 260 г/кв.м
Вид бумаги: офсетная
Тип крепления: скрепка
Количество штук в упаковке: 1
Страна происхождения: Россия

Отзывы: Журнал регистрации приказов по личному составу 32 листа

Отзывы могут оставлять только авторизованные пользователи.

{{#if (neqw this.shopAnswer null)}}

Магазин «Комус»,

{{this.shopAnswer}}

{{/if}} {{/each}}

Описание

Журнал регистрации приказов по личному составу, 32 листа (64 пронумерованных страницы). Формат: 210×288 мм. Прошнурован, пронумерован, опломбирован. Плотная обложка + съемная обложка из прозрачной ПВХ-пленки. Журнал применяется для регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также других приказов со сроком хранения 75 лет (об установлении заработной платы, направлении в командировку, предоставлении отпуска по уходу за ребенком, поощрении работника и т.д.). Необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, упоминаемых в уставе, являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу. Регистрация документа фиксирует факт его создания, отправления или получения. При регистрации ему присваивается регистрационный номер.

Торговая марка: Кадры в порядке
Подробные характеристики
Назначение: кадровое дело
Количество листов: 32 шт.
Материал обложки: картон
Плотность/толщина материала: 260 г/кв.м
Вид бумаги: офсетная
Тип крепления: скрепка
Количество штук в упаковке: 1
Страна происхождения: Россия

Ульяна, написал(а) 12 Ноябрь 2019

Журнал неплохой, за свою цену качество хорошее. Обложка мягкий картон, сшит на ленту. Листы хорошие, не тонкие. Очень удобная разметка, необходимая информация есть. Строки широкие, записывать удобно. Советую.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу 2021

Что такое приказ по личному составу

Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

  • о приеме на работу;
  • переводе на другую должность;
  • увольнении;
  • изменении персональных данных;
  • изменении заработной платы или премировании;
  • об отпуске;
  • о командировке.

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.

Как регистрировать приказы

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

Регистрация помогает решить 3 задачи:

  • учет;
  • контроль исполнения;
  • возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Формой для регистрации может быть:

  • журнал или книга;
  • база данных.

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Требование к оформлению журнала

Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

  • регистрация изданных компанией кадровых документов;
  • быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
  • хранение и архивирование бумаг компании.

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Электронный учет кадровых документов

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

  1. Дата издания.
  2. Уникальный номер регистрации в программе.
  3. Краткое описание.
  4. Исполнитель.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу в электронной форме

Скачать

Бумажный учет кадровых документов

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Образец журнала учета приказов по личному составу на бумажном носителе

Скачать

Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Скачать

Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • об учебных отпусках;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления

Последние изменения:

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  • приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  • прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  • оплата труда, доплаты и премирование;
  • отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  • длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  • ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
  • кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  • дисциплинарные взыскания.
Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:
  • изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  • утверждения обновления штатного расписания;
  • назначения работников на руководящие посты;
  • сокращение численности.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Порядок оформления

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  • на титульной странице;
  • на последнем листе;
  • в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Регистрация приказов

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

  1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
  2. Название распорядительного документа.
  3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  1. Информация о сотруднике – виновнике составления.
  2. Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

© 2021 zakon-dostupno.ru


 

Журнал регистрации приказов на отпуск (прошитый, 100 страниц)

Журнал регистрации приказов на отпуск - применяется для регистрации кадровых приказов о предоставлении отпуска.

Важно! В зависимости от вида и продолжительности отпуска приказы на отпуск могут иметь разный срок хранения, в связи с чем они должны регистрироваться и храниться отдельно.

В журнале регистрации приказов на отпуск регистрируются приказы на отпуск со сроком хранения 5 лет, например:
- О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
- О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
- Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
- О предоставлении учебного отпуска
- О предоставлении отпуска без сохранения содержания сроком менее 14 дней
и т.д.
Приказы на отпуск, имеющие срок хранения 75 лет, регистрируются в Журнале регистрации приказов по личному составу. К таким приказам относятся:
- О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
- О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
- О предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы (свыше 14 дней)
и т.д.
Оформление приказов на отпуск производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 закреплена форма приказа на отпуск (Форма Т-6, Т-6а).

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).
Обратите внимание, что в соответствии с п. "д" ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации отпусков установлен срок хранения 3 года. Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

В чем разница между журналом заказа на закупку и счетом-фактурой? | Малый бизнес

Если вы ведете бизнес, важно вести базовый учет. Без точных и надежных записей ваши обязательства и дебиторская задолженность практически невозможно определить с какой-либо точностью, особенно за любой период времени. Это может привести к смерти хорошо организованного бизнеса. Журнал Entrepreneur Magazine сообщает, что 80% проблем со сбором денег возникают из-за проблем со счетами.Ведение точного учета - способ избежать этих проблем.

Заказы на закупку

Формальное определение заказа на поставку - это контракт, который разрешает выплату средств продавцу за определенные товары или услуги. Журнал - это запись всех заказов на покупку. В журнал заносятся все заказы, которые были выполнены, а также отменены или аннулированы.

Счета-фактуры

Счет-фактура - это своего рода счет за предоставленные товары и услуги.Таким образом, разница между заказом на покупку и счетом-фактурой заключается в том, что первый предназначен для купленных вещей, а другой - для проданных. Это противоположности в том смысле, что они являются аналогами, наличие счета-фактуры подразумевает, что где-то есть заказ на покупку, который юридически разрешает управление средствами для этой цели.

Записи

Счет-фактура, если он должен быть полезным предметом, сам по себе является журналом предоставленных товаров и услуг. Одна из причин, по которой счета-фактуры настолько проблематичны, заключается в том, что они часто неточны и не содержат подробных условий оплаты.Помимо функционального различия, разница между счетом-фактурой и журналом заказов на покупку заключается в том, что счет-фактура специализируется на одном наборе товаров и услуг, а журнал заказов на покупку представляет собой непрерывный список всех совершенных покупок.

Функции

Entrepreneur Magazine рекомендует использовать журнал заказов на поставку в качестве шаблона для счетов-фактур. Это означает, что счета-фактуры нельзя выписывать, а затем проверять в конце месяца квартала. Это источник многих головных болей и ошибок.Журнал заказов на закупку, как текущая запись покупок, должен иметь аналог в записи счета-фактуры, которая делает то же самое для продавца - записывает и детализирует характер каждой проданной услуги или продукта, кому и при каких обстоятельствах. Это также должно включать условия оплаты и любые процентные ставки, если применимо. Таким образом, основное различие между журналом заказа на покупку и счетом-фактурой состоит в том, что последний сосредоточен на одной транзакции или наборе транзакций. Журнал заказов на поставку ведется постоянно и служит центром записи всех купленных вещей, на которые можно легко ссылаться.

Ссылки

Писатель Биография

Уолтер Джонсон имеет более чем 20-летний опыт работы в качестве профессионального писателя. Проработав несколько лет в Корпусе морской пехоты США, он получил докторскую степень по истории в Университете Небраски. Специализируясь на экономических темах, Джонсон читает по-русски и публиковался в таких журналах, как «The Salisbury Review», «The Constantian» и «The Social Justice Review».

Шаблоны форм страниц журнала заказов на закупку для бесплатной печати



Эта страница содержит несколько журналов заказов на поставку для печати шаблоны, которые можно скачать бесплатно.Заказ на покупку журнал является неотъемлемой частью ведения бухгалтерских книг организованы при ведении вашего бизнеса в эффективном и эффективный способ. Используйте журнал заказов на закупку, чтобы отслеживать деловых покупок, невыплаченных платежей, видов платежей и больше.

Этот журнал бесплатных покупок позволяет вручную отслеживать даты покупки, приобретенные продукты, приобретенную категорию, причина покупки, имена продавцов, если покупка была оплачен, и если он был оплачен чеком, наличными, кредитом или номер заказа на поставку.Вы также можете хранить свою покупку закажите страницы журнала в папке с 3 кольцами, чтобы вы могли ссылаться вернуться к нему для справки.

Страницы журнала заказов на поставку ниже являются шаблонами. которые сохраняются как файл Adobe pdf. Просто распечатайте страницы заказа на покупку и укажите дату вместе с другая важная информация, имеющая отношение к вашему бизнесу покупки.

Связаться нам бесплатно расценки на информацию о вашей компании добавлен в форму для вас или настроить форму для вашего бизнес.

для печати Шаблон журнала покупок - используйте эту бесплатную распечатку журнал заказов на покупку для отслеживания деловых покупок.В этой форме заказа на поставку есть рука и калькулятор. в левой части страницы. Печать вашей компании логотип в правой части страницы.
(Стоимость БЕСПЛАТНА)

для печати Шаблон журнала покупок - используйте эту бесплатную распечатку журнал заказов на покупку для отслеживания деловых покупок.В этой форме заказа на поставку есть калькулятор на левая часть страницы. Нанесите логотип вашей компании на в правой части страницы.
(БЕСПЛАТНО)


Не забудьте ознакомиться с другой бесплатной печатной версией: Бесплатная версия для печати Шаблоны приглашений на вечеринку, бесплатно Шаблоны свадебных приглашений для печати Бесплатные шаблоны поздравительных открыток для печати, бесплатно Деловые формы для печати, бесплатно Календари для печати, бесплатно Шаблоны резюме и бесплатные Карты рецептов для печати.

Создание журнала заказов - OBFS

Держатель карты, сверитель или назначенный делегат для этих ролей могут создавать, изменять или удалять журнал заказов в P-Card Web Solution ™ (программное обеспечение P-Card). Журнал заказов должен создаваться для каждой покупки P-Card в течение трех (3) рабочих дней в соответствии с передовой практикой ведения бизнеса. В каждом Журнале заказов должны быть указаны подробные сведения о покупке, включая коммерческую цель. См. Руководство по политикам и процедурам OBFS, раздел 7.6: Карта закупок университета (P-Card) для ознакомления с требованиями к документации.


  1. Войдите в программное обеспечение P-Card.

  2. Выберите Журнал заказов из меню P-Card .

  3. Нажмите кнопку Новый заказ .

  4. Напишите номер заказа (например, LN ######) в чеке. Номер заказа расположен под кнопкой Сохранить изменения в этом заказе

    ПРИМЕЧАНИЕ : Используйте клавишу TAB для навигации по полям.


  5. Обновите поле Заказано , указав дату покупки. Обещанные поля , Полученные и Dept Ref No. являются необязательными.

  6. Введите имя поставщика в поле Поставщик .

  7. Нажмите кнопку Найти и значок Загрузить , который соответствует названию поставщика в списке, если применимо.

    ПРИМЕЧАНИЕ : Если поставщик имеет несколько записей в системе, это может привести к "истечению срока ожидания" поискового запроса. Чтобы обойти задержку, введите имя поставщика и нажмите клавишу TAB, чтобы продолжить.


  8. Введите информацию о заказе:
  • Кол-во (количество) - Оставьте значение по умолчанию «1» или измените общее количество конкретных приобретенных товаров .
  • Цена за единицу - Цена каждой позиции или общая сумма заказа, если количество равно «1».
    • Не используйте знак доллара ($), запятую (,) или более двух цифр для центов (.53) при вводе цены за единицу. Пример: 1,50 доллара, а не 1 доллар.495.
    • Используйте знак минус (-) перед суммой в долларах для журнала заказов на кредит.
  • Сумма предмета (количество) - Автоматически рассчитанная сумма Цена за единицу умноженная на Количество .
  • Описание предмета - Подробная информация о приобретенном товаре или авторизованной услуге, включая коммерческие цели.
  • FOAP - Сегмент распределения / учета по расходу. Чтобы внести изменения:
    • Щелкните кнопку поля под столбцом (рядом с Кол-во).
    • Внесите необходимые обновления в сегменты. Чтобы проверить сегмент, нажмите кнопку Найти под полем. Если введенный код недействителен, появится сообщение об ошибке.
    • Необходимо ввести правильный учетный код, чтобы сверитель задокументировал даты начала и окончания расходов.

      • НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ и Добавьте опцию FOAPAL для разделения стоимости заказа между счетами. Используйте опцию Добавить позицию ниже.
  • Del (Удалить) - Используйте кнопку X ТОЛЬКО для удаления соответствующей позиции строки, если это необходимо.
  • Комментарии - Введите дополнительные сведения или инструкции о расходах. Если товар или авторизованная услуга имеет определенную дату начала и дату окончания (например, членство, подписки, конференции), включите даты начала и окончания расходов для целей распределения и аудита.
    • Пример: «Годовое членство в NAPCP для сотрудника UPAY, Дж. Брауна, начинается 01.10.2010 и заканчивается 31.12.2020.«
  • Сумма заказа - Сумма, рассчитанная автоматически.
  • ДОПОЛНИТЕЛЬНО: Чтобы разбить заказ или распределить / разделить расходы между несколькими C-FOAPAL, нажмите кнопку Добавить статью для каждого элемента или строки C-FOAPAL и повторите шаг 8.

  1. По завершении нажмите кнопку Сохранить изменения в этом заказе .

    ПРИМЕЧАНИЕ. Щелкните значок Удалить (X) , чтобы при необходимости удалить неиспользуемый или неправильный журнал заказов.


  2. Щелкните Новый заказ , чтобы создать еще один журнал заказов. ИЛИ выберите Выход из системы из меню Файл , когда закончите.

  3. Доставить в раздел информации

  • Если заказ был для другого сотрудника, введите информацию в поля.
  • Если информация о Владельце карты неверна, обратитесь в службу поддержки карт UPAY, чтобы обновить данные.

Раздел информации для запрашивающих:

При необходимости обновите.


Раздел разной информации

Создать шаблон

Если заказы размещаются у поставщика на регулярной основе, функцию Добавить в шаблоны можно использовать для сохранения деталей журнала заказов, чтобы быстро создать еще один для использования.

  • Выполните шаги 1-8 процесса создания журнала заказов.
  • Выбрать Да для Добавить в шаблоны?
  • Нажмите кнопку «Сохранить изменения в этом элементе».

Использовать шаблон

  • Завершите шаг 1 процесса создания журнала заказов.
  • Выберите Шаблоны из меню P-Card .
    • ПРИМЕЧАНИЕ. Вы также можете нажать кнопку Шаблоны на экране Сводка заказа P-Card .
  • Щелкните значок Загрузить под Добавить заказ .
  • Обновите журнал, добавив в него сведения о новом заказе.
  • Нажмите кнопку Сохранить изменения в этом элементе .

Пожалуйста, свяжитесь со Службой поддержки карт UPAY для получения дополнительной помощи.


Щелкните значок печати, чтобы распечатать эту страницу.

Последнее обновление: 1 мая 2019 г.

Включение / выключение рабочего задания

Включение / выключение рабочего задания

Функции входа / выхода рабочего задания позволяют легко отмечать Заказ на работу и задача, над которой в данный момент работает сотрудник.Однажды работа Заказ или задача выполнены или приостановлены, сотрудник может легко выйти из системы. назначенное в настоящее время рабочее задание. Вход / выход из системы автоматически создает рабочую силу запись транзакции и рассчитывает стоимость на основе времени между входом в систему и выйти из системы.

Доступен из рабочих заданий >> Включение / отключение журнала рабочих заданий

Когда сначала открывается сканирование рабочих заданий сотрудников, оно содержит все рабочие задания, запланированные для сотрудника, который в настоящее время вошел в системе, а также все рабочие задания, которые еще не были запланированы, но с требования к ремеслу, соответствующие ремеслам, закрепленным за текущим сотрудником.Фильтрация по умолчанию в этой форме сканирования предполагает, что есть назначенный сотрудник к текущему логину. Если к текущему логину не привязан ни один сотрудник, нет записи будут отображаться.

Вход в систему

Доступ к форме входа можно получить, щелкнув значок рядом с нужным работа.

Определения полей;

Труда

Это код сотрудника, подключившегося к работе.Этот поле заполняется автоматически в зависимости от текущего пользователя, вошедшего в систему, но оно может быть изменен вручную.

Работа, Снаряжение, Задача, Ремесло

Эти поля автоматически заполняются из записи задачи. Сотрудник входит в систему, и они не могут быть изменены в форме.

Дата входа в систему

Дата и время операции входа в систему

Существующее завершение Комментарии

Это текстовое поле содержит подробную информацию о любых комментариях к завершению. которые могли быть добавлены ранее.

Кнопка «Войти»

Эта кнопка запускает действие «входа в систему». Если сотрудник в данный момент вошел в другую задачу, появляется сообщение об ошибке «Сотрудник вошел в систему другая задача »появится на экране, и процесс входа в систему не удастся, так как Сотрудник не может одновременно выполнять 2 разных задания. Если это В таком случае сотрудник должен сначала выйти из системы, используя другие задачи.

Выход из системы

Кнопка «Выход»

Выход из работы выполняется с помощью формы выхода.Нажмите на значок входа / выхода рядом с тем, что пользователь в настоящее время вошел в систему. Это откроет форму выхода.

Труда

Это код сотрудника, завершившего работу. Этот поле заполняется автоматически в зависимости от текущего пользователя, вошедшего в систему, но оно может быть изменен вручную.

Как только поле труда заполнено, часть остальные поля автоматически заполняются из задания.

Задание и задание

Эти поля автоматически заполняются из записи задачи. Сотрудник выходит из системы, и его нельзя изменить в форме.

Флажок "Завершить задачу"

Это поле предназначено для выполнения выбранной задачи. автоматически по завершении процесса выхода.

Флажок Заполнить маршрутные листы

Это поле предназначено для заполнения всего маршрутного листа. элементы все вместе с завершением задачи, если флажок Завершить задачу установлен проверил.

Комментарии о завершении работы

В этом доступном только для чтения поле отображаются все введенные комментарии завершения, поэтому далеко в рабочем состоянии.

Добавить комментарии о завершении работы

Это поле позволяет пользователю добавлять комментарии о завершении к рабочему заданию.

Дата входа в систему

Заполняется автоматически и отображает дату и время, когда этот сотрудник вошел в эту работу.

Дата выхода

Это записанные дата и время выхода из системы.ИТ по умолчанию будет сейчас, но может быть изменен пользователем.

Флажок "Сохранить задание"

Этот чек-бокс позволяет приостановить выполнение задачи. временно вместо того, чтобы предоставлять доступ другим сотрудникам. Когда это установлен флажок и нажата кнопка выхода, задача остается запланированной на того же сотрудника, и статус задачи изменится на «ВЫЙТИ». В случае, если флажок не установлен и нажата кнопка выхода, задача выполняется. незапланированный, и статус задачи меняется на «НЕПЛАНИРУЕТСЯ».

Кнопка «Выход из задачи»

Эта кнопка фиксирует данные выхода из системы и отстранить сотрудника от работы.

Форма выхода из системы также содержит сетку, когда любой код неисправности может быть дополнительно записанными перед выходом из системы. Любые неисправности, зарегистрированные здесь, будут записано против наряда на работу.

Чтобы добавить одну или несколько неисправностей, щелкните по выбору из списка. кнопка.

Откроется сетка с множественным выбором доступных неисправностей, которые можно выбрать.

Установите флажок рядом с неисправностями, которые необходимо добавить в заказ на работу, используя флажки выбора.

После того, как выбор сделан, нажмите кнопку «выбрать». rows », чтобы вернуть выбранные строки обратно в сетку.

Если какие-либо выбранные неисправности необходимо удалить из сети. Они можно удалить на этом этапе, установив флажок на ненужном строку и нажав кнопку удаления выбранных строк перед нажатием кнопки «Журнал Выкл. ».Или их можно будет удалить из рабочего задания позже.

Журнал запросов на изменение

Что такое журнал запросов на изменение?

Журнал запросов на изменение заказа - это просто текущий список всех запросов на изменение, отправленных подрядчиком своему клиенту. (Субподрядчик Генеральному Подрядчику, Генеральный подрядчик Владельцу и т. Д.).

В отрасли субподрядчики отправляют генеральному подрядчику электронные письма с запросами на изменение по мере их поступления. Эти COR собираются и подсчитываются, просматривая загруженный почтовый ящик генерального подрядчика.GC собирает эти документы, сохраняет их и вводит вручную в Excel или систему программного обеспечения для управления проектами (например, CMiC, Procore, Prolog и т. Д.).

Журнал запросов на изменение заказа - единственный документ для отслеживания, которым пользуются Субподрядчик и Генеральный подрядчик. Это также единственный способ, которым генеральные подрядчики могут быть уверены, что они учли все расходы, представленные их субподрядчиками.

Продолжение этого утомительного ручного процесса отслеживания - ключ к успеху генерального подрядчика.Но со всеми движущимися частями строительного проекта генеральным подрядчикам легко отстать в отслеживании множества заказов на изменение каждого субподрядчика.

Почему это такой важный документ

В нашем предыдущем содержании мы упоминали, что журнал заказов на изменение является наиболее важным документом в строительной отрасли. Таким образом, журналы запросов на изменение заказов делают следующее:

  • Документирует все изменения - Журнал запросов на изменение порядка предоставляет обеим сторонам исчерпывающий сбор всех изменений, которые были представлены на сегодняшний день по проекту.Этот документ позволяет GC подтвердить, что они не пропустили ни одного COR, отправленного им по электронной почте, и гарантирует, что они учли все затраты в своей системе учета.
  • Отслеживает все риски затрат - Журнал COR - единственный документ, совместно используемый Субподрядчиком и Генеральным подрядчиком, который показывает полную сводку утвержденных, проверенных и отклоненных COR. Без этого документа обе стороны играют в угадайку, надеясь, что в финансовом отношении другая сторона находится на одной странице.
  • Обеспечивает выполнение проекта в соответствии с графиком - Если COR одобрен для продолжения, но Субподрядчик не знает об одобрении, это будет отражено в журнале COR.Изучив этот документ, генеральный директор может увидеть, какие работы, по мнению субподрядчика, одобрены, а какие приостановлены.

Без того, чтобы этот документ был ясным и актуальным, все стороны рискуют, что затраты на проект будут неправильно поняты, упущены или признаны слишком поздно. Когда это происходит, проекты выходят за рамки бюджета, клиенты недовольны, отношения разрываются и даже могут возникать судебные иски.

Кто использует журналы запросов на изменение

В рамках строительного проекта есть собственники, субподрядчики и генеральные подрядчики.Каждая из этих компаний имеет контракт напрямую с другой. Журнал запросов на изменение заказа представляет собой текущий список изменений каждого из этих контрактов. В результате журнал COR обычно используется только сторонами, у которых есть договор между собой.

Каждый раз, когда Субподрядчик отправляет запрос на изменение, он должен одновременно обновлять свой журнал COR и отправлять его вместе с COR в GC. Это защищает субподрядчика, гарантируя, что его генеральный директор фактически проверяет все свои непогашенные расходы.Это также помогает GC отслеживать собственные расходы.

Эти вещи

должны быть в вашем журнале запросов на изменение

Журнал запросов на изменение заказа - это, по сути, электронная таблица, в которой вся информация о запросе на изменение хранится в одном месте. Кроме того, каждая запись требует подробностей, чтобы сделать данные значимыми. Чтобы журнал запросов на изменение был полным и полезным, каждая позиция должна сопровождаться следующей информацией:

  • Номер заказа на изменение - Это может показаться очевидным, но чрезвычайно важно, чтобы номера COR были пронумерованы, начиная с 1-10.Многие субподрядчики используют свою собственную внутреннюю систему нумерации, но имейте в виду, что эти цифры ничего не значат для генерального подрядчика. Смысл нумерации COR в последовательном порядке заключается в том, чтобы ваш клиент мог легко и однозначно идентифицировать их в случае, если они что-то пропустили.
  • Дата отправки - Документирование даты представления COR имеет решающее значение для всех сторон. Как правило, существуют договорные требования в отношении разрешенного количества времени для отправки COR после того, как произошло изменение, поэтому документирование даты отправки имеет решающее значение.Кроме того, субподрядчикам важно отслеживать дни устаревания своих COR, чтобы они могли защитить себя от растянутых сроков утверждения.
  • Номер тега времени и материала - Если работа была создана с помощью тега T&M, важно отметить, какие номера тегов связаны с COR. Таким образом, обе стороны могут легко сослаться на номер , подписанный для работы.
  • Регистрационный номер клиента - GC часто требует, чтобы субподрядчик отслеживал свои COR с помощью PCI, PCO, CE и т. Д.номер. Документирование этого в журнале дает GC быстрый справочник о том, с чем связан каждый COR.
  • COR Название - В журнале очень важно иметь сокращенное название описания COR. Таким образом, без необходимости открывать файл COR, GC может сканировать и видеть, какая работа связана с
  • .
  • Запрошенная сумма - Очень важно показать начальную запрошенную сумму COR. В случае согласования или пересмотра COR у субподрядчика есть четкое представление о том, где началось запрошенное значение.
  • Утвержденная сумма - это окончательная сумма, утвержденная CO, выпущенная GC в отношении запроса на изменение. Эта сумма отражает стоимость, которая была добавлена ​​к контракту и теперь может быть выставлена ​​на счет.
  • Days In Review - это простая математическая информация, которая показывает разницу между датой запроса COR и датой его утверждения (или текущей датой). Эта видимость критически важна для предотвращения слишком длительного старения COR.
  • Статус COR - отраслевой стандарт должен быть четко задокументирован в журнале:
  • В обзоре - Поскольку проверяется много различных этапов, рекомендуется иметь дополнительный столбец, указывающий, на каком этапе находится COR.
        • Цена - Скоро появится COR
        • На удержании - Если COR находится на рассмотрении
        • Пересмотреть и повторно отправить - Если что-то нужно исправить в COR.
        • Приблизительный порядок величин (ROM) - Это быстрая оценка стоимости до отправки формального COR.
        • Отзыв владельца - Если GC уже проверял, но сейчас владелец оставляет его.
        • Потенциальный заказ на изменение - Отслеживается что-то, что может повлиять на стоимость в будущем.Это эффективный способ для субподрядчика помочь защитить проектные риски своего GC за счет раннего определения потенциальных затрат.
    • Отклонено / аннулировано - Если согласовано, что COR не утвержден.
    • Одобрено для продолжения - это если устное или письменное одобрение дано, но официально СО еще не выдано. Это позволяет Субподрядчику следить за тем, что он делает в условиях риска, не имея возможности выставить счет за работу.
      • Одобренный выданный СО - Когда СО фактически выдается из GC, формально обновляя стоимость контракта.
  • Дата утверждения - Это дата, когда COR был устно утвержден или получил письменное разрешение. Это не тот день, когда выдается CO. Субподрядчикам крайне важно вести учет обеих дат в своем журнале.
  • Заказчик CO Номер - GC издает подписанный заказ на изменение, который формально обновляет стоимость контракта, позволяя Субподрядчику выставить счет на утвержденную сумму.GC выдает этот CO и отслеживает его по заданному номеру. CO может содержать несколько Sub COR, поэтому важно отслеживать, какие COR связаны с каким номером CO.
  • Информация заголовка - важно хранить основную информацию в верхней части журнала.
    • Название проекта
    • Имя клиента
    • Номер работы субподрядчика
    • Номер вакансии клиента
    • Адрес места работы
    • Название и информация о компании-субподрядчике

Эти журналы почти всегда создаются в Excel или экспортируются из финансовой системы проекта субподрядчика.Затем они пересылаются в PDF-формате и отправляются по электронной почте Генеральному подрядчику. Может показаться, что это охватывает все основы, но у отправки журнала PDF COR есть некоторые большие недостатки.

Недостатки журнала запросов на изменение в формате PDF

До сих пор не существовало концепции общего облачного журнала COR, который автоматически обновляется. Облачный журнал COR устраняет все подводные камни статического журнала PDF. Среди этих ловушек:

    • Ручной труд - Необходимость вручную обновлять журнал COR после отправки каждого COR или выполнения обновления занимает очень много времени.Конечно, регистрация в Excel может быть быстрой, но в конечном итоге вам придется отправить обновление на свой GC, а это означает, что единственный способ поддерживать их в актуальном состоянии - это создать PDF-файл и снова и снова отправлять им журнал COR по электронной почте.
    • Отсутствующие документы - Журнал COR информирует GC обо всех непогашенных расходах, но как субподрядчику узнать, что у него где-то сохранены самые свежие и правильные документы COR? Чтобы GC сохранил документы COR, он должен вернуться к каждому электронному письму, куда были отправлены COR, и загрузить их в папку с файлами.
    • Последняя версия - Когда отправляются статические журналы PDF, даже если они двухдневной давности, как GC узнает, что это последняя версия? По правде говоря, они не могут быть уверены. Поэтому на всякий случай GC постоянно запрашивает обновления, чтобы убедиться, что они задокументировали все возможные затраты.
    • Громоздкая связь - Где GC может оставлять комментарии в журнале PDF COR? Некоторые генеральные директора могут пометить PDF-файл синим цветом или Adobe и вернуть комментарии своему субподрядчику.Но этот процесс снова требует ручных усилий, которые снижают эффективность проекта.

В Extracker мы считаем, что этот болезненный процесс сопряжен с ненужным риском и снижает производительность строительных бригад. Наш первый в своем роде цифровой журнал запросов на изменение заказов призван помочь объединить партнеров по проекту, повысить эффективность и снизить риски по всем направлениям.

Почему так важен электронный журнал запросов на изменение

Отправляя или создавая COR через Extracker, вы можете автоматически поддерживать чистый и организованный журнал COR, которым можно легко делиться между сторонами.Субподрядчики могут загружать свои COR, созданные в их собственном процессе, или использовать мощные функции Extracker для создания цифровых тегов T&M и титульных листов COR, которые поступают непосредственно в наш журнал COR. Субподрядчик может пригласить свой GC к общему журналу или просто отправить им ссылку, по которой они могут просмотреть все COR проекта. Лучшая часть: при добавлении COR или внесении изменений журнал Extracker автоматически обновляется на стороне GC, так что обе стороны находятся на одной странице в реальном времени.

Кроме того, журнал действует как файловое хранилище со ссылкой на документацию по резервному копированию каждого COR, поэтому GC могут получить доступ ко всем COR в любое время.Больше не нужно искать документацию, прячущуюся во входящих.

Почему ведущие субподрядчики и генеральные подрядчики используют Extracker

Цифровой журнал COR

Extracker может использоваться подрядчиками самостоятельно, просто отправив заказчику ссылку на цифровой журнал Extracker, или в сотрудничестве с подрядчиком и заказчиком. Вот что Extracker может сделать для вашей компании:

    • Повышение производительности - Избавьтесь от утомительной административной работы по ручному обновлению журнала COR, созданию PDF-файла и отправке его клиенту.
    • Устранение бесполезной траты времени вперед и назад - Прекратите пересылать журнал PDF COR вперед и назад. После того, как ссылка станет доступной или обе стороны будут использовать Extracker, все будут всегда на одной странице.
    • Снижение риска - Устранение неопределенности, связанной с незнанием вашей позиции в отношении приказов об изменении.
    • Улучшение отношений с клиентами - Никто не любит небрежную, неорганизованную документацию. Четко представляйте свои расходы с помощью цифрового журнала COR Extracker и стандартных форм T&M и COR.Максимально упростите для вашего клиента просмотр и утверждение ваших запросов на изменение.

Журнал заказов на продажу

Журнал заказов на продажу

Журнал заказов на продажу отображает записи об изменениях (Вставить, Обновление или удаление) для заказов на продажу в PdMAIN.

Навигатор: стандартные запросы - журналы изменений

В этом журнале отображаются записи, которые в настоящее время содержатся в Файл заказа.Архивные заказы на продажу не отображаются.

В верхней части сетки отображается информация из Enter. Заказы на продажу - вкладка Заказы (заголовок):

Заказ на продажу (Номер)

Заказчик (Доставка Коду)

Заказать Тп (Тип заказа на продажу)

Номер заказа клиента

Wrhs (склад)

Статус (Статус заголовка заказа на продажу)

Выделите запись заказа на продажу в верхней сетке, чтобы просмотреть журнал изменения в остальной части дисплея.В средней левой сетке отображается запись для каждого изменения, внесенного в Заказ на продажу (Добавить, Изменить или Удалить), и представлен "Статусом" заголовка и тела заказа на продажу до (старого) и после (нового) изменения. Это означает, что может быть две записи в этом разделе сетки для одного изменения, которое затронуло обе вкладки "Заказы" (заголовок) и вкладка Строки (Тело). Пустое поле «Старый статус» указывает запись регистрирует новый Заказ на продажу (заголовок).

Старый статус

Новый статус

Код пользователя

Дата передачи

Выделите одну из этих записей, и PdMAIN отобразит

  1. Ниже grid, PdID оператора, который выполнил изменение вместе с дата

  2. В центре справа сетка, затронутые позиции.(из Enter Заказы на продажу - вкладка Строки). Фактический заказанный товар отображается в нижней части сетки.

Rem Qty (Остаток заказа на позицию)

Чистая сумма (единица Сумма x Рем кол-во)

O Дата Акта (Стар. Дата действия)

N Act Date (Новый Дата действия)

O Req Date (Старый Требуемая дата)

N Req Date (Новый Требуемая дата)

Тип журнала (Это запись журнала была создана в результате вставки, удаления или Обновление до Файл заказа на продажу)

Выделите одну из этих записей, и PdMAIN отобразит:

  1. Ниже этого grid, PdID оператора, который выполнил изменение вместе с дата, продажная цена предмета и количество проданного предмета. совершено (в списке выбора) в результате этого Заказ клиента.

Код пользователя

Дата передачи

Количество единиц

Подтвержденное количество

  1. В нижнем сетка, номер позиции, которая была заказана (введите продажи Заказы - вкладка Строки)

Seq

Номер позиции

Кол-во заказа

Продам Uom

Количество единиц

Требуемая дата

H (проверить box) - если этот флажок установлен, эта строка «Удерживается».

------------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- --------------------

Доступные отчеты ...

Журнал заказов на продажу

Журнал заказов на закупку - Национальная ассоциация бухгалтеров производства

Знание места в любой момент времени всех документов, входящих и исходящих из бухгалтерии, имеет важное значение для успешного офиса.Это может быть непросто, когда одновременно обрабатывается много документов, а ведение подробного журнала является ключевым моментом. Ниже приведен стандартный журнал заказов на закупку (PO), используемый в мире бухгалтерского учета кинопроизводства. Заказы на покупку - это место для денег, и их следует уважать, как если бы они сами были наличными.

Столбец №1: Номер - Когда отдел получает заказы на закупку для выставки, они будут расположены в числовом порядке, и эти числа необходимо будет занести в журнал.

Столбец № 2: Дата истечения и Столбец № 3: Дата начала - Группа заказов на поставку будет назначена различным отделам, которые в них нуждаются. Сумма, распределяемая за один раз, будет определяться ключевым бухгалтером, но обычно от пятнадцати до тридцати за раз на отдел, в зависимости от размера и потребностей этого отдела. Поскольку заказы на покупку должны рассматриваться как наличные, важно отслеживать, когда они выходят из системы, а также следует отмечать дату, когда заказ на покупку возвращается в учет для обработки.Таким образом, в конце проекта вы сможете увидеть, какие заказы на покупку уже учтены, а какие еще нет.

Столбец № 4: Поставщик и Столбец № 5: Сумма - Когда заказ на поставку передается на обработку, важна регистрация основной информации, чтобы с первого взгляда можно было увидеть, где были обещаны затраты. Как и в случае с регистрацией поставщика, обещанная стоимость помогает ключевому бухгалтеру узнать, сколько денег будет потрачено в будущем, если ему потребуется приблизительная оценка до того, как фактические заказы на покупку будут введены и отражены в отчете о расходах.

Столбец № 6: Выдано & Столбец № 7 Отдел - Поскольку заказы на покупку похожи на наличные деньги, отметка того, какой отдел и какой сотрудник отвечает за назначенные им заказы на покупку, является ключевым для отслеживания заказов на покупку.

Столбец № 8: введен - После того, как заказ на поставку «обошел» и получил одобрения от руководителя производства, линейного продюсера и главного бухгалтера, он будет введен в систему программного обеспечения бухгалтерского учета.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ