Журнал учета рабочего времени образец: Журнал учета рабочего времени сотрудников. Образец 2021 года

образец, бланк, цель и порядок заполнения

Современная деятельность любых предприятий требует от руководства вести учет трудового времени сотрудников, используя соответствующие документы, в том числе и журнал учета рабочего времени.

Это документ, позволяющий начальству поддерживать дисциплину и контролировать эффективность использования времени рабочих.

Для чего он необходим?

Данный документ должен присутствовать во всех организациях независимо от вида формы собственности, так как на его основании осуществляется начисление заработной платы, премий и других выплат.

Главным содержанием книги является обозначение фактического времени, отработанного сотрудниками. Рабочее время – период, когда лицо выполняет свои обязанности. Законом предусмотрено еженедельное время на труд – 40 часов, а внутренние установки организаций обозначают начало и конец рабочего дня, время на обеденный перерыв. Так устанавливается конкретный график, соблюдение которого – обязанность всех рабочих.

При необходимости покинуть службу по каким-либо причинам сотрудники должны согласовывать свой уход с начальством или записать данный факт в журнале, чтобы не получился прогул.

Прогулы, опоздания и задержки тоже фиксируются в данном документе. Судя по отметкам в нем, руководство начисляет премии и другие поощрения за ответственный труд, а также штрафует и делает выговоры за халатное отношение к работе.

Основным результатом ведения журнала становится выделение из штата сотрудников для премирования и возможного повышения в должности и безответственных работников, снижающих темп работы и производительность организации.

Обязательно ли его вести?

Трудовой кодекс РФ, а именно статья 91 обязывает руководителей компаний вести учет времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Это время отражается в необходимом документе – табеле.

Ведение журнала учета по законодательству не является обязательным. Но деятельность организаций он упрощает многократно – экономит время и повышает качество трудовых ресурсов.

В РФ существуют 3 типа учета трудового времени:

• Ежедневный – традиционный учет, когда сотрудники приходят на работу каждый день, а время их труда нормировано одинаковым количеством часов. При таком учете документ заполняется ежедневно относительно всего персонала.
• Еженедельный – учет, приемлемый в случаях, когда работники приходят на службу не каждый день, но за неделю отрабатывают норму, указанную в договоре. Журнал заполняется в конце каждой недели.
• Суммированный учет применяется при гибком графике сотрудников. Считается оптимальным для компаний, ведущих круглосуточное производство. Новая запись в книге может появиться по окончании месяца, полугода или года.

Какой вид учета выбрать для своей организации каждый руководитель решает сам, опираясь на вид работ, график и продолжительность трудового дня.

Некоторые нюансы суммированного учета времени вы можете узнать из следующего видео:

Ответственные за ведение лица

Каждая организация сама вправе решать, кто будет заполнять журнал и нести за него ответственность – Трудовой кодекс не регламентирует данный пункт. В небольших фирмах зачастую работодатели сами заполняют этот документ, а могут и назначить ответственное лицо или несколько лиц для каждого отдела.

Данная обязанность отражается в должностной инструкции, трудовом договоре или в приказе о трудовой деятельности.

Неисполнение обязательства, нарушения по ведению журнала влекут за собой административную ответственность, которую налагает Федеральная инспекция труда.

Сотрудник, отвечающий за документ, контролирует записи в нем и предоставляет его для текущих проверок. Важно грамотно и правильно заполнять книгу, регистрируя часы начала и завершения работ. Учитывается как отработанное, так и неотработанное время, а также сверхурочные часы.

Порядок заполнения

Данный документ заполняется в краткой форме.

Основные графы:

• Номер записи.
• Имя, фамилия работника.
• Дата записи.
• Время явки сотрудника на службу.
• Время отправления домой с рабочего места.
• Примечание, где указываются опоздания, причины отсутствия.
• Подпись лица, осуществляющего запись.

Допускается добавление некоторых граф, например, запись сверхурочных часов работы. Страницы журнала должны быть пронумерованы и прошнурованы. Сотрудник, отвечающий за него, должен поставить на шнуровку пломбу с оттиском печати компании и расписаться под ней.

Польза данного документа очевидна – не происходит превышение трудовых норм, предусмотренных ТК РФ, повышается дисциплина штата, производительность труда и, как следствие, прибыль и успех компании.

Журнал учета сверхурочных работ – образец

Термин рабочего времени закреплен в стат. 431 ТК. Здесь сказано, что это такое время, в течение которого персонал предприятия обязан исполнять свои трудовые функции. Точный режим занятости устанавливается работодателем в трудовом распорядке и договорах со специалистами. Вести учет фактически выработанных часов должна каждая организация по работникам отдельно. Для этого, в том числе, используется журнал учета переработки рабочего времени. Разберемся, как составляется этот документ.

Зачем нужен журнал учета переработки рабочего времени

Как известно кадровикам, нормальной продолжительностью времени занятости считается 40 часов еженедельно. В течение этого периода персонал предприятия обязан исполнять возложенные обязанности и функции. Чтобы не нарушать трудовую дисциплину, в каждой организации разрабатываются правила распорядка занятости. Регламент включает в себя точное время начала и окончания работы, перерывы и т.д.

Чтобы проконтролировать, вовремя ли приходит сотрудник на работу, во сколько уходит, задерживается или нет на перерыве, трудится сверхурочно, используется журнал учета переработки рабочего времени. Фиксировать по каждому сотруднику отдельно время работы и переработки работодателей обязывает стат. 91 ТК РФ. Именно на основании этого документа, а еще табеля учета рабочего времени впоследствии бухгалтер начисляет зарплату персоналу.

Обратите внимание! В трудовом законодательстве не обозначено четко, что работодатели обязаны вести журнал. В стат. 91 ТК только отмечена обязанность по учету фактического времени занятости. Но, как показала практика, применение журнала помогает кадровикам четко проконтролировать, сколько переработал специалист.

Как составить табель переработки рабочего времени

Унифицированной формы такого журнала, именуемого также табелем, не существует. Каждое предприятие вправе разработать и утвердить у руководителя собственный бланк. Ведение документа допускается в электронном виде или «на бумаге». Если журнал составляется в бумажном виде, необходимо пронумеровать все его страницы, а потом прошить и заверить подписью директора и печатью работодателя. Ответственное лицо за ведение формы назначается по распоряжению руководителя.

Журнал учета сверхурочных работ – образец

Какие сведения отражать в регистре? Точный перечень реквизитов составляется с учетом особенностей хоздеятельности компании. Рекомендуется указать следующую информацию:

• Данные о работодателе – вносятся на титуле журнала. Здесь же приводятся дата открытия документа и ответственный за его ведение сотрудник.
• Данные о сотрудниках – заполняются в виде таблицы. Обычно вносится порядковый № записи, ФИО и должность специалиста, дата отражения сведений, время прихода и ухода, время опозданий или прогулов, общее время выработки.

Пример составления журнала учета отработанного времени:

Обратите внимание! Не допускается наличие исправлений и помарок в журнале. Если необходимо внести корректировки, неверная запись зачеркивается и указывается верная. Исправления заверяются ответственным лицом. Хранить регистр следует в течение 5 лет (минимально).

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников в 2020 году

На предприятиях и в организациях, где используется труд людей, рабочее время должно быть расписано и утверждено на официальном уровне, причем одним из таких документов будет журнал учета рабочего времени.

Он не будет обязательным, но его введение позволяет решить вопросы, касающиеся занятости людей, и тем самым предупредить спорные ситуации, которые могут возникать в правовых отношениях сторон.

К тому же, таким образом можно осуществлять контроль трудовой дисциплины, а именно присутствие и отсутствие людей на рабочем месте.

Для чего он нужен

Некоторые работодатели не знают, для чего служит такой журнал, поэтому и не используют его в повседневной работе.

Чтобы разобраться в удобстве документа, следует рассмотреть понятие рабочего времени. Обычно неделя труда длится не более 40 часов, то есть в день предполагается пребывание человека в организации на протяжении 8-ми часов.

Именно в это время человек должен выполнять все функции, возложенные на него работодателем и зафиксированные в трудовом соглашении и распорядке, утвержденном внутри организации.

Чтобы не возникало разногласий по поводу тех часов, которые были реально отработаны, следует разработать журнал учета.

Данные в него вносятся по каждому сотруднику отдельно, что позволяет индивидуализировать учет.

Из этого исходит, что документ такого рода нужен как начальству, так и подчиненным, благодаря основным функциям:

При несоответствии необходимых и реально отработанных часов, на сотрудника может быть наложено дисциплинарное взыскание, если он действительно нарушил распорядок труда.

А при проверках из контролирующих органов именно этот журнал позволит объяснить, почему тот или иной человек был наказан или поощрен, а также даст понимание того, соответствует ли штат заявленным документам.

Какие есть методы учета

Рабочее время может быть учтено несколькими методами, каждый из которых подходит в разных ситуациях. Так, встречаются следующие способы:

И хотя учет времени не является обязательством работодателя, все же это помогает наладить порядок между сотрудниками и увеличить эффективность их работы в несколько раз.

Для компаний, в которых выстроен четкий график работы или введена почасовая оплата, подойдет ежедневный метод, более простым вариантом которого является еженедельный учет.

Суммированный же будет хорош для тех компаний, в которых либо допускается гибкий график, либо присутствует большое количество персонала.

Требования к оформлению

Табель рабочего времени можно вести как на бумаге, так и в электронном формате, причем второй зависит полностью от программного обеспечения работодателя.

При этом до сих пор действуют госпредприятия, на которых все ведется на бумаге, а контрастом выступают организации, где этим занимается особое программное обеспечение, поставляющее данные сразу в бухгалтерское ПО, а готовые таблицы и формы можно скачать в интернете.

Электронная форма документа будет более удобной, так как экономит время ответственных сотрудников, и при этом дает возможность контроля рабочего времени, особенно в том, что касается несанкционированных уходов.

Если журнал было решено вести на бумаге, то его листы должны быть пронумерованы и скреплены суровой ниткой, степлер применять запрещено, а на последней странице ставится общее количество листов.

Если на предприятии используется печать, то также листы штампуются, а внутренним приказом назначается ответственный сотрудник, который в дальнейшем заверяет введенную на каждом листе информацию своим автографом.

Кто занимается его заполнением

Обычно задача ведения журнала лежит на кадровом специалисте или представителе бухгалтерии, но на самом деле можно назначить ответственным любого человека, который отличается ответственностью, умеет работать с документами и понимает, как нужно вести учет времени.

Чтобы выбрать сотрудника, следует назначить его ответственным, что делается приказом начальства, но с такими полномочиями человек должен обязательно согласиться, ведь заставить его выполнять сомнительные правила не уполномочен никто.

Ведь ответственный человек не только ведет журнал, но и отвечает за правильность и достоверность внесенных данных, а также их передачу специалистам, которые отвечают за выплату заработка.

От него зависит и то, будет ли применяться наказание за прогулы или отсутствие на рабочем месте, поскольку при наличии журнала учета рабочего времени для таких шагов сверяются именно с ним.

Какая информация в нем указывается

После того, как документ подготовлен в бумажном виде, необходимо разобраться, какая информация в него должна вноситься.

Этот фактор определяется с учетом индивидуальных особенностей деятельности компании, к примеру, стандартной ситуацией будет внесение таких данных:

• номера записи в книге;
• дата;
• ФИО конкретного сотрудника;
• время, когда он пришел на работу и ушел с нее;
• подпись работника;
• служебные поездки — время ухода с работы и возврата, цель отлучки.

Естественно, если работники не направляются в командировки или по служебным заданиям, то такой пункт включать в листки не нужно, также можно и добавить время перерывов в отдельной графе.

В целом же образец будет типовым, так как ничего нового работодатели еще не придумали и все задачи остаются стандартными.

Видео: профили учета

Как выглядит заполненный пример

Ведение журнала, как и его заполнение — довольно простые мероприятия, требующие только внимательности и аккуратности.

В верхней части титульного листа указывается наименование организации, на которой ведется учет, а также название самого документа.

Кроме того, вписывается дата начала журнала, то есть когда была сделана первая запись и отводится графа под дату окончания, заполняемая после отсутствия свободного места на страницах или ненадобности такого документа.

Также можно указать ФИО и должность ответственного сотрудника с его подписью, хотя обычно такого не делают.

Само содержание журнала представляет собой таблицу, в которую вводятся необходимые данные.

В зависимости от метода учета, выбранного для предприятия, вводится дата, когда контролируется работник, ФИО последнего и время, когда он пришел. По уходу с работы время проставляется в графе ухода, а сам человек ставит свою подпись.

Если все же командировки или поездки по заданиям начальства могут быть, то следует оставить такие столбцы, и фиксировать время ухода на задание и прихода с него, а в отдельной графе ставится описание задания, причем по возврату с него сотрудник также ставит подпись.

Допускается ли исправление ошибок

Если было решено завести такую учетную тетрадь, то следует выполнять обязанность по ее ведению, не допуская ошибок и помарок, но если они уже возникли, важно верно исправить ситуацию.

Здесь действуют нормы, схожие с исправлением в трудовых книжках, а там установлено, что нельзя стирать запись, замазывать ее корректором или пользоваться каким-либо схожим методом.

Вместо этого следует зачеркнуть ошибочные данные, причем во всем графах, а ниже вносится верная, при этом исправление такого рода заверяется подписью ответственного сотрудника.

Сроки хранения

По правилам, которые установлены законодательством, документы в организации должны храниться на протяжении определенного времени, и когда заканчивается этот период, они передаются в архив населенного пункта, где зарегистрирована организация.

Для определения срока, на протяжении которого должны храниться учетные документы, следует пользоваться соответствующим перечнем.

По нему, журнал учета времени должен храниться на протяжении пяти лет с момента последней записи.

Но при включении в документ сведений о работе во вредных или опасных условиях, то его срок хранения увеличивается до 75 лет.

При меньшем сроке находится журнал во внутреннем архиве компании, а после истечения этого срока и необходимости хранения до 75 лет, бумага отправляется в архив города.

Для того, чтобы наладить дисциплину на предприятии и получить возможность грамотно вести учет времени, следует завести соответствующий журнал, в котором отмечается посещение сотрудниками рабочего места, их поездки и даты, когда они были на работе.

Данная тетрадь должна оформляться по определенным правилам и нормам, чтобы исключить фальсификацию информации и обеспечить правильный учет.

30 Печатных шаблонов журнала учета рабочего времени [Excel, Word]

Шаблон журнала рабочего времени демонстрирует его использование во многих действиях в рабочей среде, поскольку он помогает вам отслеживать время. Например, если вы посещаете мероприятие, вам нужно будет войти в систему перед входом, а затем выйти из нее перед выходом. Это всего лишь один пример этого шаблона, и есть много других полезных приложений, которые полезны как для сотрудника, так и для работодателя.

Шаблоны журнала времени

Что такое журнал времени?

Проще говоря, табель учета рабочего времени — это документ, который вы постоянно редактируете и обновляете.Он представляет собой упорядоченную в хронологическом порядке последовательность действий, которые вы выполняли или планируете выполнять. Его основная функция — записывать время, которое вы тратите на выполнение конкретной задачи.

Шаблон журнала учета рабочего времени — очень полезный документ, если вы хотите отслеживать ход выполнения задач и общую производительность. Этот документ обычно используется во многих компаниях. Для многих из нас, кто работает, мы должны вести журнал, когда мы приступаем к работе, когда у нас обеденный перерыв, когда мы возвращаемся и когда мы уходим с работы.

Есть даже компании, которые требуют от своих сотрудников вести журналы проектов, в которых они в настоящее время участвуют. Например, офисному помощнику может потребоваться заполнить этот документ, когда они отвечают на электронные письма, отвечают на телефонные звонки, общаются с клиентами и т. Д. .

Это также документ, в котором сотрудники отмечают точное время, когда они начали задание и когда закончили его. Это, в свою очередь, помогает работодателям отслеживать продуктивность сотрудников и, следовательно, они могут поощрять сотрудников за время, потраченное на работу.

Помимо этого, документ также может помочь работодателям отслеживать прогресс сотрудников в выполнении определенных действий и заданий. Другими словами, журнал может помочь как работодателям, так и сотрудникам вести учет драгоценного времени, которое следует правильно использовать для важных действий.

Ежедневный журнал времени

Как вести журнал времени?

Будь то большой или малый бизнес, шаблон журнала учета рабочего времени является важным инструментом для управления временем.Вы можете понять важность этого документа, когда вам особенно трудно выполнить свои задачи в течение определенного периода времени или если вы склонны отвлекаться.

Ежедневный журнал учета рабочего времени поможет вам определить потенциальные области, требующие улучшения, и даст вам визуальный обзор того, как вы проводите свое время каждый день. Вот шаги, чтобы сделать это:

• Создайте образец журнала времени «среднего дня»
  Вы можете сделать это вручную или воспользоваться программным обеспечением для управления временем.Используйте только одну страницу в день.
• Составьте список ваших ежедневных задач вверху
  Каждая задача должна иметь отдельный столбец. Вам не нужно включать в себя простые повседневные дела, если они не являются важной частью вашей работы. В конце списка создайте столбец для действий, которые вы считаете «расточителями времени».
• Укажите часы дня
  Каждый часовой блок, который вы потратили на работу, должен иметь отдельную строку. При необходимости вы можете разделить часы на получасовые блоки, в зависимости от вашей работы и вашего обычного расписания задач.Начните с часа, когда вы отчитываетесь о работе, затем добавьте столько строк, сколько необходимо для завершения рабочего дня.
• Добавьте свои ежедневные действия
  Каждый раз, когда вы работаете над определенной задачей, делайте заметки в блоке журнала, который соответствует задаче. Если вы начнете работу позже в течение часа, заполните только часть блока. Делайте это каждый день в течение как минимум 5 дней — каждый день используйте новый журнал. По ним вы можете определить среднее время, которое вы тратите на каждую из своих задач.
• Включите и тех, кто расточает время
  Вам также следует регистрировать время, которое вы тратите на занятия, которые не имеют отношения к вашей работе, такие как чтение личных писем, серфинг в Интернете или ничего, что не является частью вашей работы.Используйте столбец, который вы добавили для тех, кто тратит время впустую, чтобы записать часы или полчаса, которые вы тратите на все эти действия.
• Анализируйте данные в своем журнале и интерпретируйте их
  Из информации, которую вы записали в свой журнал, вы можете определить, сколько времени вы потратили на работу, продолжительность каждой задачи в среднем и количество времени, которое вы тратите впустую. каждый день. Имея эти результаты под рукой, теперь вы можете соответствующим образом планировать свои дни, выделяя достаточно времени для каждой задачи и сокращая количество потраченного впустую времени.

Таблицы регистрации времени

Как я могу отслеживать свое время?

Рассмотрите следующие шаги, чтобы более эффективно отслеживать свое время с помощью табеля рабочего времени:

• Берите журнал с собой куда угодно
  У вас может быть хорошая память, но чаще всего , ты не можешь все вспомнить. Не ждите последнего часа работы, чтобы попытаться восстановить по памяти то, что вы делали каждый час дня.
• Записывайте время начала и окончания всех ваших действий.
  В шаблоне журнала времени запишите время, когда вы запускаете задачу, и время, когда вы останавливаетесь. Отсюда вы можете определить общую продолжительность каждого действия. При этом обратите внимание, что вы уже повышаете осведомленность о том, как проводите свое время.
• Будьте как можно более подробными и конкретными
  Например, не записывайте просто «работает». Будьте более подробными в своих записях, записывая специфику каждой задачи.
• Добавьте категории и подкатегории по мере необходимости.
  Создание категорий дает вам лучший обзор того, как вы проводите свое время на работе. Вы можете дополнительно разбить эти категории на подкатегории, чтобы сделать каждое действие более конкретным. Этот метод поможет вам определить, какие категории занимают слишком много времени, а какие вы игнорируете.
• Запишите свои чувства при выполнении каждой из задач
  Здесь вам просто нужно записать, что вы чувствуете при выполнении определенной задачи — вызывает ли эта задача обиду, счастье, стресс, скуку, вину, тревогу , отвлеченный, ошеломленный, энергичный и так далее.Хотя это необязательный шаг, вы также можете отслеживать, как вы относитесь к задачам, которые выполняете каждый день.
• Включите раздел «Примечания», чтобы отслеживать все.
  В вашем журнале должен быть раздел «Примечания», в котором вы описываете деятельность, в том числе с низкой, средней или высокой степенью воздействия.

Шаблон учета времени для Excel

В Интернете вы можете найти всевозможные программы для учета рабочего времени для предприятий любого размера.Некоторые решения для отслеживания времени упрощают учет времени прихода и выхода и отслеживание часов, отработанных над конкретными проектами, будь то с помощью мобильных приложений или машин для хронометража или веб-расписаний. Наше решение для учета рабочего времени позволяет отслеживать вашу работу над конкретными проектами с помощью простой электронной таблицы.

Объявление

Чтобы отслеживать часы работы над проектами, а не регистрировать фактическое время работы, вы можете попробовать шаблон еженедельной карты рабочего времени. В этом шаблоне также есть скрытый столбец, который позволяет записывать отработанные минуты, а не вводить время начала / окончания.

Шаблон учета рабочего времени

Описание

Этот шаблон учета рабочего времени разработан для фрилансеров, юристов, инженеров, субподрядчиков и других специалистов, у которых есть несколько клиентов или которым необходимо отслеживать время, отработанное над несколькими проектами и задачами. Его также можно использовать в качестве счетчика рабочего времени сотрудников, но некоторые функции, такие как отслеживание выставленных часов и счетов, могут не потребоваться.

Шаблон отслеживания времени использует многие специальные функции Excel, такие как сводные таблицы, срезы и раскрывающиеся списки.Для настройки этих функций могут потребоваться более глубокие знания Excel, но эта часть уже была сделана за вас. Просто следуйте нескольким простым инструкциям в таблице, чтобы начать использовать счетчик времени.

Использование шаблона учета времени

Использование журнала учета времени

На снимке экрана выше показан рабочий лист TimeLog, в котором вы записываете отработанные часы, вводя дату, проект, задачу, время начала и время окончания. Если вы делали перерывы, которые не должны включаться в оплачиваемые часы, вы можете ввести время в минутах.

Проекты и задачи : В столбцах «Идентификатор проекта» и «Идентификатор задачи» используется проверка данных для создания раскрывающихся списков, которые позволяют выбирать из текущего активного набора проектов. Список идентификаторов задач зависит от идентификатора проекта, поэтому элементы в раскрывающемся списке будут меняться в зависимости от выбранного идентификатора проекта.

Монитор отработанных часов : В верхней части таблицы приводится сводная информация об общем количестве отработанных часов за текущий день, текущую неделю и настраиваемый период времени, который можно изменить, указав даты начала и окончания.

Пометка часов как выставленных : электронная таблица не включает счет-фактуру, но вы можете загрузить шаблон счета-фактуры для использования вместе с этим счетчиком времени. После выставления счета за отработанные часы обновите журнал учета рабочего времени, поставив «x» в столбце Счета. Вы можете ввести другое значение, например «н / д», если хотите отслеживать работу, за которую не взимается оплата.

Отслеживание счетов-фактур : помимо указания того, были ли оплачены часы, вы можете захотеть включить связанный номер счета-фактуры.Это будет в основном для целей ведения учета. Номер счета больше нигде в шаблоне не используется.

Добавление дополнительных строк : В таблице журнала учета рабочего времени используется специальная функция Excel «Таблица», поэтому вы можете добавить дополнительные строки в нижнюю часть, просто перетащив нижний угол таблицы вниз. Вы также можете вставлять строки в таблицу традиционным способом. Замечательная особенность функции «Таблица» заключается в том, что формулы в «Часы» и «Текущий период» автоматически копируются при вставке или добавлении новых строк.

Запись отработанных минут : Если вы хотите иметь возможность вводить количество минут, отработанных над проектом в данный день, а не записывать время начала и окончания, откройте столбец H и используйте столбец «Проработанные минуты». Это может быть удобно, если вы используете шаблон только для оценки времени, затраченного на различные задачи, а не для выставления счетов или расчета заработной платы.

Настройка списка проектов и задач

Клиенты и клиенты могут приходить и уходить. Проекты и задачи могут время от времени меняться.Мы упростили обновление отображаемых проектов и задач. Просто отредактируйте таблицу на листе «Проекты», показанном на изображении ниже. Поместите «x» в столбец «Активный» для всех проектов / задач, которые должны отображаться в раскрывающихся списках.

Обновление сводных таблиц : Мы использовали специальный прием Excel в нашей электронной таблице для отслеживания времени для создания зависимых списков проектов / задач. Справа от таблицы «Проекты и задачи» вы увидите две сводные таблицы, которые выглядят следующим образом:

После редактирования и сортировки таблицы «Проекты и задачи» просто обновите сводные таблицы, нажав CTRL + ALT + F5 или выбрав «Данные»> «Обновить все».

Создание отчетов из журнала учета рабочего времени

Рабочий лист отчета использует сводную таблицу, которая упрощает создание различных сводных отчетов (см. Изображение ниже). Поля с кнопками справа от сводной таблицы называются «Срезами сводной таблицы» и позволяют быстро фильтровать столбцы «Текущий период» и «Счета», просто нажимая на кнопки. Чтобы удалить фильтр, вы можете щелкнуть маленький значок фильтра в правом верхнем углу слайсера.

Чтобы обновить отчет, вы можете выбрать ячейку в отчете, затем щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Обновить» или перейти к «Данные»> «Обновить все»> «Обновить» или нажать ALT + F5.Использование срезов автоматически обновит сводную таблицу.

Сводка отработанных, но еще не выставленных счетов

Для создания счетов-фактур вам необходимо знать, сколько часов было отработано над различными проектами или для разных клиентов. Установите Текущий период на «(Все)» и выставьте счет на «(пусто)».

Сводка отработанных часов за определенный период

Если вы используете счетчик времени для отчета о часах, отработанных над конкретными проектами за определенный период времени, установите для параметра «Текущий период» значение «да», а для параметра «Счета» — «(все)».

Измените даты начала и окончания текущего периода с помощью рабочего листа TimeLog. Как это работает: в столбце «Текущий период» используется формула для пометки всех записей, попадающих в этот период, как «да». Сводная таблица позволяет фильтровать по этому столбцу, выбирая только строки, отмеченные «да».

Связанное содержимое

11+ Шаблон журнала учета рабочего времени и ЛИСТЫ БЕСПЛАТНО Загрузить [Word, Excel, Doc]

Вы когда-нибудь оценивали свои продуктивные часы в день? У всех нас есть разные цели, но все они могут быть достигнуты только при правильном управлении временем.

Если вы сталкиваетесь с проблемами в управлении повседневной рутиной и выполнении требований на ходу, самое время избавиться от прокрастинации и оценить свое текущее использование времени с помощью инструмента под названием журнал времени.

Образец шаблона учета рабочего времени для загрузки

Шаблон табеля рабочего времени можно использовать для 24-часового периода времени, поэтому вы или ваш сотрудник внимательно следите за тем, как тратится каждый час.

В этом разделе таблицы шаблонов журналов вы также можете увидеть различные шаблоны ежедневных журналов, которые можно применить немедленно.

1) Шаблоны учета рабочего времени для рабочего места или бизнеса

При наличии соглашения между сотрудником / подрядчиком и работодателем счет обычно выставляется вместе с журналом учета рабочего времени.

Следующий шаблон журнала времени включает такие поля, как дата, описание работы, время начала, время окончания и общее количество отработанных минут, аналогично счету-фактуре подрядчика .

Ниже приводится версия электронной таблицы журнала учета рабочего времени для упомянутых выше шаблонов журнала учета времени.

2) 24-часовая активность Шаблон временного журнала

Это еще один шаблон табеля рабочего времени, который предназначен для отслеживания действий, выполненных в течение 24 часов.

Нет предопределенных действий, и пользователь может ввести действия вместе с временем в минутах, как и другие наши шаблоны, такие как шаблон анализа затрат и выгод

С одной стороны, можно рассчитать общее количество минут / часов / времени, отработанного за день в этом журнале времени или с помощью шаблона карты учета рабочего времени.Однако этот журнал можно использовать для подсчета часов / времени, потраченного в неделю на работу или конкретную деятельность.

3) Шаблоны для отслеживания задач

Подобно вышеупомянутому шаблону журнала свободного времени, вот еще один шаблон журнала для отслеживания задач, который также можно использовать для отслеживания общего времени и часов начала, потраченных на выполнение конкретной задачи. так что вы можете осуществлять долгосрочное планирование проекта с помощью этих печатных форм и ежедневного отслеживания задач.

4) Шаблон расписания проекта

Ежедневный табель рабочего времени может быть записан для проекта в целом.Отметив дату, можно перечислить выполненные задачи вместе с начальным и конечным временем, как при использовании шаблона еженедельного почасового расписания.

5) Шаблон расписания с перерывами

Это еще один шаблон журнала учета рабочего времени, который показывает время перерывов и записывает только те общие часы, когда сотрудник фактически работал.

6) Шаблон ежедневного расписания

Это, безусловно, наиболее часто используемый и очень полезный шаблон Excel для всех, кто планирует максимизировать производительность.

В конце каждого дня можно также отслеживать, чтобы добавить раздел комментариев или сделать раздел, чтобы лучше планировать с этим шаблоном журнала времени.

Шаблоны еженедельного журнала учета рабочего времени

Другой тип простого шаблона рабочего журнала предназначен для еженедельного отслеживания хода вашей работы.

Эти шаблоны журнала времени широко используются, например, менеджерами проектов и учителями, поскольку они оценивают развитие в работе и разрабатывают планы работы с помощью этого шаблона журнала времени.

7) Шаблон еженедельного расписания

Иногда, если вы выбираете простой шаблон еженедельного расписания, помогает перечислить задачи и важные функции, которые необходимо выполнить в ближайшие 7 дней.

Это намного проще по сравнению с шаблоном дневного журнала.

8) Шаблон еженедельного расписания

Простой недельный шаблон позволяет бизнес-пользователю преобразовать дневной журнал учета рабочего времени в недельный период, а затем рассчитать сверхурочные часы или общее количество часов, отработанных в организации.Это полезно для расчета недельного журнала заработной платы сотрудников в часах.

Если вы планируете создать журнал шаблона времени сотрудника, вы можете напрямую открыть электронную таблицу и создать столбцы, такие как задача, дата, время начала, время перерыва и время окончания (часы) в шаблоне журнала рабочего времени чтобы следить за временем.

Шаблоны ежемесячных табелей учета рабочего времени

9) Шаблоны ежемесячных табелей учета рабочего времени

Как сказано выше, ежедневные и еженедельные табели учета рабочего времени могут быть преобразованы в ежемесячные табели учета рабочего времени.Этот шаблон журнала учета рабочего времени сотрудника может использоваться работодателем, если производительность сотрудника должна быть оценена по времени и часам.

Выберите, загрузите шаблоны журнала учета рабочего времени Excel и используйте редактируемый шаблон журнала учета рабочего времени электронной таблицы прямо здесь — Microsoft XLS (шаблон Excel)

10) Шаблоны ежемесячного расписания волонтеров

Шаблон расписания Excel используется для различных целей . Когда он используется НПО, очень важно оценить время, затраченное волонтерами на выполнение задачи.

Шаблон журнала времени в Excel позволяет человеку максимально повысить производительность и улучшить способность планировать задачи и эффективно выполнять их с помощью этого шаблона.

Важность шаблона журнала учета рабочего времени

В этом посте вы узнаете о преимуществах Excel шаблона журнала рабочего времени и способе создания шаблона журнала учета рабочего времени для оценки вашей продуктивности с ежедневными и еженедельными графиками. Это в первую очередь очень важно для правильного управления шаблоном расписания вашего сотрудника, чтобы отслеживать часы, которые вы работаете или инвестируете в какую-либо работу.

Что такое шаблоны журнала учета рабочего времени?

Шаблон Excel для отслеживания начального времени / журнала времени предназначен для того, чтобы предоставить вам большую часть ограниченного времени (права защищены).

Вот несколько шаблонов расписаний сотрудников для управления временем, с которых вы можете начать и отслеживать сверхурочные часы сотрудников и себя самого. Любой из этих шаблонов журнала времени подходит для повседневного использования и может быть легко распечатан.

Бесплатные образцы табелей учета рабочего времени для отслеживания ежедневного управления рабочим временем

Если вы ищете одно решение для улучшения своих навыков управления временем, есть несколько шаблонов табелей учета рабочего времени, к которым мы хотели бы предоставить вам доступ прямо сейчас, чтобы отслеживать количество времени вы фактически тратите на работу в рабочее время.

Преимущества шаблонов журнала учета рабочего времени Для использования в бизнесе и в личных целях

Шаблоны журнала учета рабочего времени имеют несколько преимуществ и возможностей применения. Эти шаблоны журнала учета рабочего времени предназначены не только для личного развития, но также могут помочь в отслеживании рабочего времени сотрудников.

Заключение

Журнал учета рабочего времени является обязательным для каждого человека, стремящегося чего-то добиться в жизни.

С шаблонами журнала времени окончания, перечисленными в этой статье, вы готовы начать продуктивную жизнь и тратить каждую минуту с умом!

Похожий:

1. 13+ Образец свидетельства о признании
2. Шаблон формы авторизации кредитной карты

Резюме

Рецензент

Сара Бизли

Дата проверки

2021-01-11

Проверенный элемент

Оценка автора

Название программного обеспечения

Time Manager

Название программного обеспечения

Windows и Mac

Категория программного обеспечения

Производительность

Ведение журнала времени — Как отслеживать свое время —

Используйте свое время более эффективно, ведя журнал учета рабочего времени.

Вот вопрос, который вы, наверное, задавали себе много раз: «Куда ушло время?» Если это похоже на вас, у меня есть инструмент, с помощью которого вы можете начать отслеживать свое время, поэтому вы всегда можете ответить на этот вопрос. Это старый добрый журнал.

Журнал времени можно использовать для всех следующих целей:

• Определите, как вы проводите время.
• Определите расточителей времени.
• Научитесь лучше определять, сколько времени у вас уйдет на выполнение задачи.
• Определите, как вы откладываете на потом.
• Лучше используйте свой досуг, чтобы начать выделять час в день на осуществление своей мечты.
• Придумывайте стратегии, чтобы лучше использовать свое время.
• Измерьте результаты своих усилий, чтобы стать более продуктивным.

Ниже вы узнаете, как вести журнал учета рабочего времени.

Как вести журнал учета рабочего времени

Вот 8 этапов процесса, которым вы собираетесь следовать, чтобы начать вести журнал времени:

Период отслеживания времени

1.Выберите период отслеживания . Решите, как долго вы собираетесь вести учет рабочего времени. По общему мнению, чтобы получить точную картину того, как вы проводите свое время, вы должны отслеживать свое время в течение 30 дней.

При этом вы, вероятно, получите информацию, которую сможете использовать, чтобы начать лучше использовать свое время с первого дня.

Инструмент учета времени

2. Выберите инструмент учета времени. Вы можете вести учет своего времени в аналоговом виде — с помощью бумаги и ручки — или в цифровом виде.Если вы выберете аналоговый вариант, вы можете выполнить одно из следующих действий:

• Создайте форму на листе бумаги для отслеживания времени (я создал форму, которую вы можете скачать в конце этой публикации).
• Используйте каталожные карточки.
• Используйте записную книжку, например дневник.

Если вы выберете цифровой путь, вы можете использовать три инструмента:

• Clockify . Clockify — это бесплатное программное обеспечение для отслеживания времени. Когда вы начинаете новое занятие, введите название занятия и запустите таймер.Когда вы закончите упражнение, остановите таймер. Запись будет добавлена ​​в ваш табель учета рабочего времени.
• SlimTimer . SlimTimer — еще одно бесплатное веб-приложение для отслеживания вашего времени.
• Excel . Если вы уже знаете, как использовать Excel, вы можете просто создать электронную таблицу Excel и использовать ее для отслеживания своего времени.

Методика учета времени

3. Всегда держите при себе журнал рабочего времени и записывайте свои действия в режиме реального времени. Не ждите конца дня, чтобы попытаться восстановить по памяти, чем вы занимались каждый час в течение дня.

4. Запишите время начала занятия и время остановки. Затем запишите общую продолжительность занятия (сколько времени вы на него потратили). Обратите внимание: просто записывая, что вы делаете, вы повышаете уровень осведомленности о том, как вы проводите свое время.

5. Чем больше подробностей вы запишите, тем эффективнее будет ваш журнал учета рабочего времени. Например, не стоит просто записывать «работает». Будьте более конкретными, записав такие вещи, как:

• Ответ на электронные письма от клиентов;
• Работа над проектом X;
• Встреча с моим начальником;
• Подготовка к презентации в понедельник;
• Помощь коллеге в освоении нового программного обеспечения; и так далее.

6. Создайте категории и подкатегории. Получите хорошее представление о том, как вы проводите время, создавая категории и подкатегории. Категории могут включать в себя такие вещи, как:

• Здоровье и благополучие
• Работа
• Семья
• Социальные сети (друзья и сообщество)
• Обслуживание дома
• Транспорт

Затем разбейте каждую категорию на столько подкатегорий, сколько вам нужно.Например, категорию «Здоровье и благополучие» можно разбить на следующие подкатегории:

• Упражнение
• Духовное питание
• Утренний ритуал
• Ночной ритуал
• Чтение
• Дремать

Таким образом вы можете увидеть процент времени, который уходит на каждую из ваших жизненных категорий и подкатегорий. Это может помочь вам определить, какие категории отнимают у вас слишком много времени, а какие игнорируются.

Придумайте категории и подкатегории, которые вы будете использовать, и символ для каждой (например: «W» для работы, «M» для маркетинга и т. Д.).

7. Запишите, что вы чувствуете, выполняя каждое задание — счастливым, в потоке, обидчивым, напряженным, виноватым, скучающим, тревожным, подавленным, высокоэнергетическим, низкоэнергетическим, рассеянным и т. Д.

Этот шаг не является обязательным, но если вы отслеживаете, сколько времени вы тратите на различные задачи, вы также можете отслеживать, как вы себя чувствуете при работе над каждой задачей.

8. Кроме того, имейте раздел «Примечания», чтобы отслеживать такие вещи, как:

• Это заняло больше времени, чем ожидалось, потому что. . . (Я не сосредотачивался, меня постоянно перебивали, я не мог найти нужные инструменты и т. Д.).
• Это заняло меньше времени, чем ожидалось, потому что. . .
• Этого не было в моем списке дел, но я посвятил ему время, потому что. . .
• Я мог бы лучше использовать свое время. . .

Вы также можете указать в разделе «Примечания», было ли действие активным с высокой, средней или слабой степенью воздействия.

Образец журнала времени

Журнал учета рабочего времени должен выглядеть примерно так:

Анализируйте свой журнал рабочего времени

После того, как вы ввели журнал за время, указанное на первом шаге описанного выше процесса, проанализируйте результаты. Задайте себе следующий вопрос:

• Трачу ли я свое время на правильные дела?
• Я трачу большую часть своего времени на занятия с низкой, средней или высокой отдачей?
• Что хорошо работает?
• Чем я хочу перестать заниматься? Есть ли задачи, которые я могу устранить? Могу ли я поручить или заплатить кому-то другому за выполнение задач, которые мне не нравятся, или за малоэффективные задачи, которые необходимо выполнить?
• Как я зря трачу время?
• Где есть место для улучшения?

Используйте свои ответы на эти вопросы, чтобы придумать стратегию более эффективного использования своего времени.

Следующие шаги

После того, как вы проанализировали, как тратите свое время, и придумали стратегию его более эффективного использования, реализуйте свою стратегию. Затем снова отследите свое время, чтобы убедиться, что ваша стратегия работает.

Задайте себе следующие вопросы:

• Вы лучше используете свое время?
• Довольны ли вы количеством времени, которое вы проводите в каждой временной категории, которую вы придумали?
• У вас есть хороший баланс между работой и личной жизнью?
• Вам нужно сделать больше улучшений?

Продолжайте делать это — отслеживая свое время, придумывая стратегию улучшения, внедряя стратегию и анализируя свои результаты, — пока вы не будете довольны тем, как вы проводите свое время.

Заключение

Если вы отслеживаете свое время, в следующий раз, когда вы задаетесь вопросом, куда ушло все ваше время, вы можете просто взглянуть на свой журнал учета рабочего времени и узнать ответ. Живите своей лучшей жизнью, ведя журнал времени.

А теперь, как и было обещано, вот журнал, который вы можете скачать:

Похожие сообщения:

бесплатных шаблонов расписаний в Excel, PDF, Word (еженедельно, ежемесячно, раз в две недели)

Если есть одна вещь, с которой согласны и сотрудники, и работодатели, это то, что учет рабочего времени — чрезвычайно утомительный процесс.

Чтобы упростить процесс, загрузите три бесплатных шаблона расписания сотрудников в форматах MS excel, Google Sheets, MS Word или PDF, приведенных в этой статье.

Вы также можете использовать автоматический инструмент учета рабочего времени вместо заполнения таблиц или PDF-файлов вручную.

Использование автоматизированного инструмента учета рабочего времени, такого как Time Doctor, предоставит вам гораздо более точные отчеты без ручных усилий, что сэкономит ваше время и деньги.

Чтобы узнать, как Time Doctor автоматически отслеживает время, перейдите к этому разделу этой статьи.

О чем мы расскажем в этой статье:

3 типа бесплатных табелей для загрузки:

Вы можете щелкнуть ниже, чтобы перейти к каждому шаблону (в форматах MS excel, Google Docs, MS Word и PDF)

Автоматическое отслеживание рабочего времени

Основы расписания:

————————————————–

Шаблон еженедельного расписания Бесплатно

Шаблоны еженедельного расписания используются при расчете рабочего времени и периодов оплаты еженедельно.

Примечания к нашему шаблону простого еженедельного расписания:

Поле «Начало недели» автоматически вводит дату сегодня и заполняет столбцы «дата» и «день» соответственно.Вы можете изменить это вручную.

Общее количество отработанных часов сотрудником рассчитывается автоматически. Вам нужно только ввести данные о времени ожидания и времени ожидания.

Общая заработная плата рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel. Мы бесплатно предоставили только пустые шаблоны табелей учета рабочего времени для Microsoft Word и PDF.

Скачать табель рабочего времени Ссылки:

————————————————–

Шаблон двухнедельного расписания Бесплатно

Если вы рассчитываете рабочее время и периоды оплаты каждые две недели, то расписание будет раз в две недели шаблон подойдет вам больше.

Примечания к нашему двухнедельному простому шаблону расписания:

Поле «Начало недели» автоматически вводит дату сегодня и заполняет столбцы «дата» и «день» соответственно. Вы можете изменить это вручную.

Общее количество отработанных часов сотрудником рассчитывается автоматически. Вам нужно только ввести данные о времени ожидания и времени ожидания.

Общая заработная плата рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel.Мы предоставили только пустой шаблон табеля учета рабочего времени для Word и PDF.

Скачать табель рабочего времени Ссылки:

————————————————–

Шаблон ежемесячного расписания Бесплатно

Этот шаблон табеля более подробный, поскольку он обеспечивает обзор ваших ежемесячных рабочих часов и оплата, а также еженедельная разбивка этих данных. Вы даже можете разделить это на полумесячный табель учета рабочего времени.

Примечания к нашему шаблону простого ежемесячного табеля:

В этом бесплатном месячном табеле в поле «Месяц» автоматически вводится текущий месяц.Вы можете изменить это вручную, указав любую дату месяца, для которого хотите создать табель.

Даты и дни автоматически заполняются в соответствии с полем «Месяц» ежемесячного расписания Excel. Сюда входит столбец «Начало недели».

Общее количество отработанных часов сотрудником автоматически рассчитывается ежемесячно в этом бесплатном ежемесячном табеле учета рабочего времени. Вам нужно только ввести данные о времени входа и времени ожидания в разделе «Еженедельная разбивка».

Общая сумма оплаты рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час и периода оплаты.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel. Мы предоставили только пустой шаблон табеля учета рабочего времени для Word и PDF.

Скачать табель рабочего времени Ссылки:

————————————————–

Ограничения ручного отслеживания времени с помощью шаблонов

Использование электронных таблиц или документов для отслеживания времени имеет несколько ограничений. Гораздо эффективнее автоматизировать учет рабочего времени с помощью такого инструмента, как Time Doctor.

1) Фактор человеческой ошибки

Человеческая ошибка создает массу возможностей, которые могут привести к огромным ошибкам в таблицах учета рабочего времени Excel.Например, простое использование неправильных формул, включение неправильных форматов или ошибочное исключение показателей может привести к огромным ошибкам в расчетах ставок заработной платы сотрудников.

Фактически, одна из самых распространенных человеческих ошибок, допущенных в таблицах учета рабочего времени в Excel, — это их ошибочное удаление. Попытка восстановить эти удаленные листы может быть очень сложной задачей и неизбежно привести к кризису.

2) Несоответствие между фактическими отработанными часами и указанными часами работы

Хотя вы должны доверять своим сотрудникам, вы не можете гарантировать, что каждый из них будет точным в своих отчетах.Могут быть даже непреднамеренные ошибки в сообщении о фактически отработанных часах.

К сожалению, таблицы Excel не позволяют отслеживать фактические отработанные часы в режиме реального времени. Таблицы рабочего времени основаны на отчетных часах работы, вставленных в таблицы вручную.

Расхождение примерно в 5-10 минут каждый день может не быть проблемой, но когда эта разница возрастет, вы можете потерять много денег.

3) Вы не можете изменять или обновлять данные

Отслеживание времени всегда включает элементы модификации — будь то внезапная новая задача или если что-то занимает больше времени, чем ожидалось — всегда должно быть место для корректировки.

Однако изменение данных в традиционных шаблонах Excel — очень трудоемкий процесс.

Эта трудность имеет серьезные последствия, когда обновления появляются слишком поздно и сотруднику уже выставлен счет за меньшее количество часов, чем фактически отработанное.

4) Сложно оценить производительность

Конечно, табели учета рабочего времени Excel предоставляют менеджерам все часы, отработанные работниками за определенную неделю или месяц, но это слишком много данных, чтобы их можно было просмотреть за один раз.

Формат этих данных не способствует принятию важных решений. Кроме того, довольно высоки шансы того, что менеджер неверно истолкует информацию, поскольку пройти через все это довольно сложно.

5) Проблема с историческими данными

Вы должны помнить, что табели учета рабочего времени Excel не предназначены для хранения исторических данных. Это означает, что довольно часто для экономии места более ранние выпуски отчетов перезаписываются и обновляются.

Обратной стороной является то, что у вас больше нет доступа к старым данным.

Самый большой недостаток отсутствия доступа к историческим данным заключается в том, что компании не могут определять долгосрочные тенденции и анализировать производительность с течением времени или даже иметь доказательства для разрешения споров в отношении отработанных часов в будущем.

6) У вас нет доступа к отчетам «в реальном времени»

Расписания часто отправляются менеджерам на еженедельной основе.

Это означает, что менеджеры не получают обновленную информацию о часах работы сотрудника в режиме реального времени. Проблема здесь в том, что менеджеры получают только «отложенную копию», часто эти листы могут не отражать то, что происходит в настоящее время, или были ли какие-либо изменения в обстоятельствах.

Кроме того, эти отчеты могут затеряться в почтовом ящике менеджеров или они могут получить неправильную, устаревшую версию файла.

7) Их склонность к сбою

Чем больше листов Excel обновляется или предоставляется общий доступ, тем выше вероятность того, что файл будет поврежден и станет непригодным для использования. Вы не можете пойти на такой риск, когда дело доходит до важной задачи учета рабочего времени.

————————————————–

Используйте инструмент автоматического отслеживания времени

Если вам нужен более эффективный способ учета времени, то, что требует меньше времени на управление и Анализируйте, автоматизированный инструмент онлайн-отслеживания предназначен для вас.

Профессиональные табели учета рабочего времени, такие как Time Doctor, являются отличной альтернативой ведомостям рабочего времени сотрудников. Time Doctor — это инструмент учета рабочего времени, который предоставляет вам автоматические отчеты о рабочей деятельности ваших сотрудников, включая:

• Задачи, над которыми они работали
• Время, которое им потребовалось
• Какие сайты они посещали в обычное время
• Время и время выхода и многое другое.

С помощью этих программных часов отслеживать отработанное время стало еще проще!

Несколько основных функций Time Doctor

Простое отслеживание времени для задач

Сотрудники должны запустить таймер, связанный с задачей, и Time Doctor запускается в фоновом режиме, регистрируя, сколько времени сотрудник тратит на эту конкретную задачу.Нет необходимости в каком-либо ручном калькуляторе расписания — им просто нужно входить и выходить. Это значительно упрощает весь процесс учета рабочего времени для отдельных задач.

Мониторинг использования

С помощью Time Doctor вы можете отслеживать неэффективное использование времени — например, время, которое ваши сотрудники проводят на непродуктивных сайтах, таких как YouTube и Facebook, — чтобы убедиться, что ваши сотрудники не расслабляются в обычные часы. Когда сотрудник заходит на подобные веб-сайты, Time Doctor автоматически отправляет всплывающее окно с вопросом, работают ли они еще.

Это очень полезная функция, которая обычно не доступна в такой упрощенной форме в других инструментах учета рабочего времени, таких как программа расписания Dovico, Toggl и т. Д.

Time Doctor также может делать скриншоты экранов сотрудников через случайные промежутки времени во время их работы. часы работы, чтобы убедиться, что они работают. Вы можете отключить эту функцию, если хотите. Если вы все же используете это, мы рекомендуем вам сообщить своим сотрудникам, что вы делаете снимки экрана.

Программное обеспечение также автоматически предполагает, что сотрудник берет перерыв, если он бездействует в течение трех минут.Это гарантирует, что программное обеспечение не запустится по ошибке, когда ваши сотрудники находятся в перерывах на обед или просто передохнуть.

Излишне говорить, что обычная электронная таблица не сможет контролировать ваших сотрудников в такой степени.

Расширенные отчеты

Отчеты о времени, создаваемые Time Doctor, намного более подробны, чем те, которые вы получаете из обычного табеля рабочего времени, что делает процесс учета рабочего времени более значимым.

Вы можете просматривать данные по нескольким параметрам в мгновение ока.У вас есть доступ к подробным отчетам об использовании времени, отсортированным по отдельным лицам, группам, проектам и временным периодам — ​​чего вы не получите из обычных таблиц и табелей учета рабочего времени.

Вот некоторые отчеты, к которым у вас есть доступ при использовании Time Doctor:

1) Отчет расписания

Отчет расписания показывает общее количество часов, отработанных вашими сотрудниками за определенный период, чтобы вы имели представление о том, что они все готово. Более того, вы можете легко экспортировать их в любой из них.Форматы CSV или .XLS для упрощения хранения.

2) Отчет об использовании времени

С его помощью вы можете увидеть, над чем работал каждый отдельный член команды в определенный период. Поскольку Time Doctor требует, чтобы пользователи вводили задачу, над которой они работают, перед отслеживанием, у вас будет точная разбивка того, сколько времени каждый пользователь потратил на каждую задачу в течение периода.

3) Ежедневный отчет временной шкалы

Как и шаблон ежедневного расписания, ежедневный отчет временной шкалы дает вам подробную разбивку всей работы, которую ваши сотрудники сделали за день — вы будете знать, над какими задачами работали, кем и для сколько.

4) Отчет по проектам

Подобно расписанию проекта, отчет по проектам фокусируется на отдельных проектах. Вы получаете разбивку по времени, затраченному на задачу в целом, а также определяете, какой член команды потратил на нее больше всего времени.

5) Отчет о посещаемости

Отчет о посещаемости значительно упрощает отслеживание отсутствующих в удаленной группе. У вас будет список всех отсутствующих на неделе с указанием причин, по которым они не смогли приехать.

6) Отчет о неэффективном использовании времени

Time Doctor имеет встроенную защиту, гарантирующую, что ваши сотрудники проводят время в нужных местах.

Сайты, такие как Reddit, Facebook, Youtube, Twitter и т. Д., Классифицируются как потенциально неэффективное использование времени (этот список можно настроить, и эту функцию можно отключить).

Time Doctor будет записывать, какие из этих сайтов посещал сотрудник, когда они его посещали и как долго, обеспечивая эффективное управление временем.

Думайте об этом как о калькуляторе табеля рабочего времени, предназначенном для отслеживания часов, потраченных на задачи, над которыми вы не хотите, чтобы ваши сотрудники работали.

7) Отчет об использовании Интернета и приложений

Этот отчет демонстрирует все использование Интернета и активность приложений каждого сотрудника. Однако он недостаточно подробный, чтобы показать вам, какие из этих приложений или сайтов были непродуктивными — вам придется использовать отчет о неэффективном использовании времени, чтобы отслеживать это.

Контроль конфиденциальности

Time Doctor предоставляет вашим сотрудникам всю необходимую им безопасность в отношении их конфиденциальности при использовании приложения для учета рабочего времени.Ничего не будет записано или отслеживаться, если они отметят, что они не работают.

Также, если снимок экрана был сделан, когда они были в перерыве и забыли приостановить Time Doctor, у них есть возможность удалить его.

Множественные интеграции

Time Doctor имеет несколько интеграций с инструментами, которые ваша команда, возможно, уже использует, такими как Todoist и Slack, что значительно упрощает переход к использованию программного обеспечения для учета рабочего времени сотрудников с традиционной электронной таблицы.

————————————————–

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это электронная таблица, в которой указывается, сколько времени сотрудник потратил на выполнение различных задач. Ваши сотрудники вводят точное время, когда они начинают работу в течение дня, а также время, когда они выходят из системы — это когда они выходят из системы. Затем подсчитывается общее время, отработанное над отдельными задачами. Это так просто.

Отслеживание того, сколько времени сотрудник работает, может быть невероятно полезным. Это не только делает весь процесс расчета заработной платы за общее количество отработанных часов более прозрачным, но также гарантирует, что ваши сотрудники останутся организованными.

В идеале это обязательные поля данных для расписаний:

• Имя сотрудника и идентификационный номер, если применимо
• Строка для каждого дня недели
• Столбец для даты, времени начала и времени окончания
• В некоторых случаях столбец для перечисления сверхурочных часов и отпуска по болезни
• Область, в которой руководитель и сотрудник должны поставить подпись для подтверждения точности информации в табеле рабочего времени

—————————— ———————–

Применения табелей учета рабочего времени

Как упоминалось ранее, профессиональные табели рабочего времени могут быть полезным инструментом для процесса мониторинга ваших сотрудников.

Вот несколько причин, по которым вам следует использовать табель рабочего времени:

Для ведения записей и разрешения споров

Основная причина, по которой работодатели используют табели рабочего времени, заключается в том, чтобы вести учет количества часов работы своих сотрудников и регистрировать любые сверхурочные • Если у них есть организованный и надежный способ отслеживания того, сколько работы вложили их сотрудники, он позволяет измерять их производительность. Если их зарплата привязана к отработанному времени (например, для внештатных сотрудников или членов команды по контракту), табели учета рабочего времени упрощают выплату им соответственно.

Это также позволяет избежать ситуации, когда между работодателем и работником возникает серьезный спор о заработной плате по поводу проделанной работы и последующей оплаты сверхурочной работы. Поскольку имеется точный учет отработанных часов сотрудниками, эти споры о заработной плате можно легко разрешить.

Предоставление точных котировок клиентам

Еще одним преимуществом регистрации общего количества отработанных часов является то, что клиентам проще предоставлять точные расценки. Имея надежный табель учета рабочего времени, независимые подрядчики могут с большей уверенностью сообщать клиентам расценки.Это также увеличивает прозрачность всего процесса, поскольку клиенты знают, сколько часов заняли определенные задачи и почему с них взимается X сумма за эти оплачиваемые часы.

Для повышения производительности задач

В подробном расписании сотрудники могут указать время, которое они тратят на повторяющиеся задачи в течение дня. Работодатели могут использовать эту информацию, чтобы подсчитать, сколько часов в целом уходит на выполнение этих конкретных задач, и повысить производительность команды при выполнении повторяющихся и регулярных задач.Кроме того, благодаря точному способу измерения отработанных часов сотрудниками период оплаты труда сотрудников может быть скорректирован для компенсации отпуска по болезни.

Однако создание таблицы с нуля для отслеживания общего количества отработанных часов и последующего расчета соответствующей оплаты по почасовой ставке, как это, может стать утомительным процессом, особенно если вы делаете это вручную в бумажных табелях учета рабочего времени.

Это одна из самых больших жалоб, которые мы слышим от владельцев малого бизнеса, которые только что наняли своего первого сотрудника или фрилансера и не думают, что они вполне готовы вкладывать значительные средства в программное обеспечение, такое как калькулятор тайм-карт — они, похоже, не могут сделать процесс расписания достаточно эффективным.

Чтобы помочь вам в этом, мы предоставили вам бесплатные шаблоны табелей учета рабочего времени, каждый из которых имеет разные форматы в соответствии с вашими потребностями. Просто скачайте их и используйте, чтобы упростить отслеживание рабочего времени!

Однако, если вы хотите опробовать автоматизированные табели учета рабочего времени, щелкните здесь, чтобы узнать, как Time Doctor готовит для вас автоматические табели учета рабочего времени.

————————————————–

Как оптимизировать процесс учета рабочего времени

Теперь, когда у вас есть готовый бесплатный шаблон расписания, пора его представить своим сотрудникам и сделайте весь процесс максимально простым.

Вы можете сделать это, сосредоточив внимание на распространении и сборе табелей учета рабочего времени.

Распределение

Хотя некоторые организации по-прежнему используют бумажные табели учета рабочего времени, большинство из них перешли на онлайн-табели учета рабочего времени для простоты их распространения.

• Вы можете загрузить электронную таблицу в общую рабочую учетную запись, такую ​​как Google Docs или Dropbox, где каждый сотрудник имеет доступ к электронной таблице в любое время.
• В качестве альтернативы, если ваши сотрудники работают в совершенно разных условиях и требуют других табелей учета рабочего времени, вы всегда можете отправить их лично по электронной почте.
• Чтобы упростить доступ к ним, мы включили несколько форматов электронных таблиц одного и того же шаблона Excel Free — выберите тот, который удобен для вас и ваших сотрудников.

Сбор

• Убедитесь, что вы установили крайние сроки для всех ваших сотрудников, чтобы отправить свои табели учета рабочего времени. Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники отправляли табели учета рабочего времени в разные дни.
• Укажите формат, в котором шаблон расписания сотрудника должен быть отправлен руководителю.Будет ли он отправлен непосредственно вам по электронной почте, загружен в общую учетную запись или даже распечатан в бумажных табелях учета рабочего времени. Обеспечение единообразия всегда облегчает процесс.
• Убедитесь, что они подписали / отметили заявление об одобрении в формах, когда они передают его вам. Вы также хотите включить раздел, в котором они будут указывать все сверхурочные часы и взятые отпуска по болезни.

————————————————–

Два основных совета по использованию табелей учета рабочего времени

Сохраняйте простоту

Вы хотите, чтобы табель учета рабочего времени был максимально простым для понимания.Ваши сотрудники не должны запутаться в том, где и что им нужно вводить. Таблицы рабочего времени призваны упростить процесс учета рабочего времени для работодателя и сотрудников, а не наоборот.

Категоризация

Чтобы еще больше упростить процесс, попробуйте назначать задачи с кодовыми номерами, которые сотрудники могут записывать в свои табели учета рабочего времени. Таким образом, вы можете узнать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение конкретных задач, что поможет вам лучше анализировать данные для планирования будущих расписаний задач.

Мы все согласны с тем, что табели учета рабочего времени — невероятно полезный инструмент. Однако бумажные табели учета рабочего времени или даже традиционные онлайн-табели учета рабочего времени — не самый эффективный способ учета рабочего времени.

Последние мысли

Получите Time Doctor за 9,99 долларов США на пользователя в месяц, если вам нужен простой и эффективный метод учета рабочего времени. Если вы все еще сомневаетесь, воспользуйтесь этой бесплатной пробной версией, чтобы получить доступ к нашему бесплатному программному обеспечению расписания на 14 дней (не нужно указывать данные кредитной карты) и посмотрите, насколько оно эффективно по сравнению с любыми традиционными электронными таблицами или другим программным обеспечением.

Если программное обеспечение не то, что вам нужно, загрузите наш бесплатный шаблон пустой таблицы учета рабочего времени, который лучше всего подходит для вас и вашего бизнеса.

Будь то электронные таблицы еженедельно или раз в две недели, эти шаблоны расписаний сотрудников обязательно помогут вам и вашей команде сосредоточиться на важных задачах и оставаться продуктивными, вместо того, чтобы тратить все силы на отслеживание рабочего времени сотрудников.

Грег Диньо пишет для TimeDoctor.com, программного обеспечения для мониторинга времени и производительности, разработанного для отслеживания часов и производительности удаленных команд.Если вы хотите узнать, где вы и ваша команда проводите время во время работы, попробуйте Time Doctor БЕСПЛАТНО в течение 14 дней.

Получите больше подобных материалов

Подпишитесь на наш список рассылки и получайте интересные материалы об удаленной работе и продуктивности на свой почтовый ящик

мы уважаем вашу конфиденциальность и серьезно относимся к ее защите.

Загрузите и настройте профессиональный шаблон учета рабочего времени

Хотите вывести свой бизнес фрилансеров на новый уровень? Что ж, пора вам начать работать с шаблоном журнала учета рабочего времени, если у вас его еще нет.Хотя большинство фрилансеров считают, что они достаточно дисциплинированы, чтобы работать без шаблона учета рабочего времени, иногда стоит выйти из своей зоны комфорта и сделать это по-другому. Итак, если вы все еще ведете свой внештатный бизнес без шаблона учета рабочего времени, пора принять изменения и начать делать что-то по-другому. Кто знает? Это может быть ступенькой к большим возможностям.

Но зачем вам шаблон журнала учета рабочего времени?

Шаблон журнала учета рабочего времени — один из самых полезных инструментов фрилансера.Это могло быть разницей между продуктивностью и бездействием. Это может поддержать и ваш бизнес фрилансера. Он предлагает вам информацию о том, как вы проводите время в офисе, особенно о любом незавершенном проекте. Шаблон необходим для раскрытия творческих способностей. Это постоянно держит вас в тонусе. Изучая его, вы можете решить, какие изменения в вашем расписании необходимы, чтобы повысить продуктивность на один или два уровня. Шаблон шаблона журнала учета рабочего времени хорошо работает, если вы используете его вместе с другими инструментами повышения производительности.

Теперь, когда вы знаете, зачем вам нужен шаблон журнала учета рабочего времени, пора приступить к действию и разработать его. Если вы никогда не делали этого раньше, это может быть сложно. Однако, поскольку в Интернете доступно множество шаблонов шаблонов журналов, вы всегда можете найти свой путь. Но даже в этом случае важно знать, для чего нужен хороший шаблон журнала учета рабочего времени.

В этой статье мы рассмотрим самые мелкие детали, которые создают шаблон журнала учета рабочего времени, чтобы помочь в его разработке. Для этого не нужны какие-то особые навыки. С помощью приведенных ниже советов вы всегда сможете создать один за секунду.

Давайте посмотрим на шаблон ниже.

Ниже приведены другие стратегии, которые вы должны использовать вместе с шаблоном журнала учета рабочего времени.

Вы не можете позволить себе заниматься фрилансом без плана. План тем более важен для любого фрилансера, который предлагает консультационные услуги. Но как вы будете работать без плана? Это было бы хаосом. Вы можете работать с отставанием от графика и не расставлять приоритеты для срочных задач.Итак, начните с изложения своих планов, прежде чем приступить к работе.

Если вы не знали, план поможет вам работать над проектами клиентов. Это также гарантирует, что у вас будет достаточно времени для работы над совершенствованием своих навыков.

Фрилансеры не могут позволить себе сосредоточить все свое внимание на клиентах. Им также нужно выделить время, чтобы поработать над своим ремеслом. Скучно тратить целый день на работу над чем-то, что, кажется, не приходит к концу. Иногда вам нужен перерыв, и это возможно только в том случае, если у вас есть подробный план с учетом этого.Поэтому подготовьте подробный список мероприятий, которые вы запланировали на каждый день, не упуская из виду досуг.

Помните, работа без игры делает Джека скучным мальчиком. Так что учитывайте в своем плане досуг, чтобы убедиться, что у вас есть время для других дел. Пусть этот список действий включает часы, которые вы собираетесь потратить на каждую задачу. Таким образом, шаблон шаблона журнала учета рабочего времени может оказаться для вас очень полезным.

Информация важна только в том случае, если вы правильно ее используете.Как было сказано ранее, хорошо подготовить список занятий, которые вы запланировали на каждый день. Но этого недостаточно, чтобы перечислить события дня. Вам нужно приложить дополнительные усилия, чтобы оценить свой день и посмотреть, все ли получилось так, как планировалось. Как еще вы будете измерять свою продуктивность, если этого не сделаете?

Теперь, когда у вас есть шаблон журнала учета рабочего времени, будет очень легко анализировать результаты дня. Просто используйте шаблон шаблона журнала учета рабочего времени, чтобы определить, следовали ли вы составленному списку или нет.После этого вносите изменения, исходя из ваших успехов и неудач в этом отношении. Опять же, не делайте этого один раз и бросайте все. Это отбросит вас на много шагов назад, и, прежде чем вы осознаете это, вы начинаете все сначала. Вместо этого будьте более последовательны, чтобы это стало привычкой.

Успеха легче достичь, если вы примите последовательность и сделаете ее частью своей повседневной жизни при консультировании. Это не единственный ключ к успеху, но он может помочь вам продвинуться дальше по пути к успеху.Постройте основы своего бизнеса на последовательности.

Шаблон шаблона журнала учета рабочего времени также может сыграть решающую роль с точки зрения помощи в более точной организации расписаний. График работы фрилансера является частью вашей повседневной жизни, и работа может оказаться непосильной, если вы не будете его организовывать. С шаблоном журнала времени работа наполовину сделана. Вы всегда можете использовать его для точной настройки своего расписания.

Однако он не делает ничего, кроме предоставления вам информации с рейтингом «золото».Как вы используете эту информацию, зависит от вас. Что еще более важно, вы должны найти способы применить все, что вы выберете из шаблона, для организации своего расписания. Итак, здесь требуются некоторые навыки и внимание, чтобы все стало на свои места. Обычно цель состоит в том, чтобы составить как можно более реалистичный график. Даже в этом случае делайте все это, осознавая текущую ситуацию или потребности.

‍ Никто не в силах изменить все сразу. У вас могут пройти дни, месяцы или даже год, прежде чем вы доберетесь туда.Но самое главное — достичь поставленных целей, даже если на это у вас ушло время. Даже в этом случае не просто расслабляйтесь и расслабляйтесь. Постарайтесь, чтобы все стало на свои места в кратчайшие сроки. Постарайтесь более стратегически подходить к новому расписанию. Не бойтесь включать как можно больше деталей в свое новое расписание. Это позволит вам выйти из зоны комфорта.

Он идет рука об руку с созданием реалистичного расписания.Теперь потребуется время, чтобы сломать старые привычки и принять новые. Всегда трудно избавиться от старых привычек, но не отчаивайтесь. При большой практике и решимости в конце туннеля всегда есть свет. Так что не теряйте надежды. Продолжайте пытаться, даже если вы потерпите неудачу тысячу раз.

При недостатке терпения сложно адаптироваться к новым привычкам. Поэтому постарайтесь проявить как можно больше терпения для достижения своих целей. Опять же, сделайте себе слабину и не будьте к себе слишком строги.Конец может быть слишком далеким, но подождать стоит, особенно если вы используете правильную процедуру, чтобы попасть туда, куда вы хотите. Приятно получить то, что ты хотел, даже если тебе потребовались столетия, чтобы достичь этого. Так что не расстраивайтесь, если с самого начала что-то не получается.

Возможно, вам придется какое-то время работать с сигналами тревоги, прежде чем новые привычки станут для вас второй натурой. Что еще более важно, вам придется развить новый набор устойчивости и посвятить себя этим новым целям.Это все, что вам нужно, чтобы все заработало.

Как показано здесь, шаблон журнала учета рабочего времени может невероятно изменить вашу карьеру фрилансера. Так почему бы не разработать его для своего внештатного бизнеса.

Как создать журнал управления временем | Малый бизнес

Тайм-менеджмент необходим в любом малом бизнесе. Это особенно верно, если вы обнаруживаете, что завершить работу за определенный промежуток времени практически невозможно или если вы склонны отвлекаться.Создание журнала управления временем поможет вам определить потенциальные области, которые требуют улучшения, а также даст вам наглядное представление о том, как вы проводите свое время каждый день. Журнал тайм-менеджмента — бесценный инструмент как для сотрудников, так и для менеджеров и владельцев бизнеса.

Изобразите пример дня на листе бумаги. Вы можете использовать миллиметровую бумагу и делать это вручную или, если хотите, использовать программное обеспечение для управления временем. Используйте одну страницу в день.

Перечислите свои ежедневные задачи вверху листа.У каждой задачи должен быть свой столбец. Например, если ваш обычный день связан с проверкой электронной почты, подборкой документов, подготовкой корреспонденции или выполнением какой-либо важной задачи, для каждого из них должен быть отдельный столбец. Простые задачи, такие как ответ на звонок, не должны включаться, если это не является неотъемлемой частью вашей работы. Создайте один столбец в конце строки с задачами для расточителей времени.

Отметьте свои часы сбоку от этой таблицы. Для каждого часового блока, проведенного на работе, должен быть свой ряд. При необходимости разделите это на получасовые блоки в зависимости от вашей работы и того, когда вы обычно планируете свои задачи.Начните с часа, когда вы начинаете работу, и добавьте столько строк, сколько необходимо для вашего рабочего дня. Если хотите, можете пропустить обеденный перерыв или просто заблокировать каждую клетку на этот период дня.

Записывайте свои действия в течение дня. Каждый раз, когда вы работаете над задачей, заполните часовой блок, соответствующий этой задаче. Если вы начнете позже в течение часа, заполните только часть блока. Делайте это каждый день в течение пяти дней, используя новый лист для каждого дня, чтобы определить среднее время, затрачиваемое на каждую из ваших задач.

Журнал учета времени потрачен впустую на вашем графике. Если в течение дня вы проводите время в Интернете, читаете личные электронные письма или не выполняете намеченные задачи, будьте честны с собой и записывайте и это время. Используйте столбец, который вы посвятили «расточителям времени», чтобы указать часы или полчаса, потраченные на эти действия.

Интерпретируйте данные, чтобы увидеть, сколько времени вы тратите на работу, сколько времени занимает каждая из ваших задач в среднем, а также сколько времени вы тратите каждый день.