Журнал учета входящей корреспонденции: Журнал учета входящей корреспонденции (Форма N 1) \ КонсультантПлюс

Журнал учета входящей корреспонденции: Журнал учета входящей корреспонденции (Форма N 1) \ КонсультантПлюс

Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов

>

<

PDF

WORD

ПЕЧАТЬ

ВПЕРЕД

НАЗАД

ПОИСК ПО РЕСУРСУ

Журнал регистрации входящих документов | Делопроизводство

Помещено в тему: Документооборот

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД). Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Бумажный журнал регистрации входящих документов

Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Исходят обычно из следующих соображений:

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы):

Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе (например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию) надо последовательно изучить каждую страницу.

Поэтому ведение регистрации входящих документов в бумажном журнале рекомендовано, только если:

• документооборот достаточно небольшой (несколько сотен входящих документов в год, т.е. легко просмотреть данные),
• регистрация какой-либо категории документов четко установлена нормативным актом,
• для обеспечения надежности хранения базы регистрации особо ценных документов (как правило, с очень длительными сроками хранения).

Электронный журнал регистрации входящих документов

Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов.

Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т.д.), используя функции «Найти» и «Фильтр».

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Регистрационные карточки в СЭД

Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации. В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.

О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.
 

 
Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др.).

В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно – долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота. Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется.

Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде – образец приведен (Word, Excel). Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота.

К записи 152 комментария

« Старые комментарии

Регистрация входящих сообщений электронной почты — Высший эшелон

Поиск:

Справочный центр Главная

• Начало работы
  • Начало работы с Top Echelon
• Тренировка в прямом эфире
  • Тренировка Большого Биллера
  • Вебинары по обучению рекрутеров
• Навигация
  • Навигация высшего эшелона
  • Приборные панели
• Добавление записей
  • Добавление людей
  • Добавление компаний
  • Добавление заданий
• Управление записями
  • Управление записями людей
  • Ведение документации компании
  • Управление записями рабочих заданий
  • Регистрация / планирование действий
• Поиск
  • Запуск поиска
  • Управление результатами поиска
• Производительность
  • Горячие списки
  • Трубопроводы
  • Электронная почта
  • Текстовые сообщения
  • Планировщик
  • Отчеты
• Реклама вакансий
  • Доска объявлений высшего эшелона
  • Сообщение о вакансии высшего эшелона
• Настройки
  • Общие настройки
  • Настройки электронной почты
  • Инструменты и управление данными
• Биллинг
  • Выставление счетов и счетов-фактур
• Поиск и устранение неисправностей
  • Часто задаваемые вопросы
• Обновления продукта
  • Все обновления продукта
• раздельных мест размещения
  • Сеть высшего эшелона

К настоящему времени вы, вероятно, знаете, что вы можете отправлять исходящие электронные письма через Top Echelon Recruiting Software, но у вас также есть возможность регистрировать входящие электронные письма обратно в программное обеспечение. У каждого пользователя есть уникальный адрес электронной почты, который он может использовать, чтобы быстро регистрировать входящие электронные письма, независимо от того, какой внешний почтовый клиент вы выбрали для своего бизнеса.

В первый раз, когда вы хотите зарегистрировать электронное письмо из своего почтового клиента, вам нужно будет найти и скопировать свой уникальный адрес электронной почты журнала . Для этого:

• Разверните боковую панель в правом верхнем углу страницы и нажмите значок  Настройки  
.
• Нажмите, чтобы развернуть раздел Email   и выберите Parse & Log Addresses

• На странице «Адреса синтаксического анализа и регистрации» найдите свой Адрес электронной почты журнала в левой части страницы
• Нажмите кнопку  Копировать адрес справа

• Теперь, когда у вас есть уникальный адрес журнала, вы готовы записывать сообщения электронной почты в свою базу данных прямо из почтового клиента

Чтобы зарегистрировать входящее электронное письмо :

• Перейдите в свою программу электронной почты и найдите электронное письмо, которое вы хотите зарегистрировать, в Top Echelon Recruiting Software
• Переслать сообщение из папки «Входящие» на ваш уникальный адрес в журнале.
  • Вставьте (Ctrl+v для ПК / Command+v для Mac) свой адрес журнала в поле  Кому
  • После того, как вы один раз вставили и отправили на этот уникальный адрес, ваша программа электронной почты должна запомнить этот адрес
  • Двигаясь вперед, все, что вам нужно будет сделать, это начать вводить начало вашего уникального адреса («log-»), и ваша программа электронной почты должна автоматически заполнить остальные (нет необходимости запоминать этот длинный адрес!)
• Отправить электронное письмо после завершения
• Наши серверы получат сообщение и зарегистрируют его в соответствующей записи в вашей базе данных на основе связанного с сообщением адреса —.
  • Это будет зарегистрировано в Top Echelon Recruiting Software как  Входящее электронное письмо Тип действия

Для регистрации исходящего сообщения электронной почты , отправленного внешним поставщиком услуг электронной почты:

• Составьте и направьте электронное письмо, как обычно, в почтовом клиенте
• Вставьте (Ctrl+v для ПК / Command+v для Mac) свой адрес журнала в поле BCC .
  • После того, как вы один раз вставили и отправили на этот уникальный адрес, ваша программа электронной почты должна запомнить этот адрес
  • Двигаясь вперед, все, что вам нужно будет сделать, это начать вводить свой уникальный адрес («log-»), а ваша программа электронной почты должна автоматически заполнить остальные (нет необходимости запоминать этот длинный адрес!)
• Отправить электронное письмо после завершения
• Наши серверы получат сообщение и зарегистрируют его в соответствующей записи в вашей базе данных на основе связанного с сообщением адреса —.
  • Это будет зарегистрировано в Top Echelon Recruiting Software как  Исходящая электронная почта Тип действия

Вернуться к Руководству по началу работы0001

Отправить эту проблему по электронной почте

Отправить эту проблему по электронной почте — для Jira Cloud

📈 Marketplace❓ Поддержка❤️ Отзыв🏠 META-INF Apps

Поиск

На этой странице объясняются функции журнала входящей почты этой задачи по электронной почте.

В журнале входящей почты отображаются подробные журналы обо всех входящих сообщениях, обработанных функцией «Отправить эту проблему».

Это полезно для изучения жизненного цикла электронного письма после его получения и обработки.

Если вы не можете найти электронное письмо в журнале входящей почты (или в очереди входящей почты), это означает, что мы не получили электронное письмо по внешним причинам (например, кто-то открыл электронное письмо в почтовом ящике, прежде чем мы сможем начать обработку). это).

Действия в журнале

Поиск сообщения электронной почты

Если вы ищете определенное почтовое сообщение или хотите просмотреть только определенное количество элементов/в пределах заданного диапазона времени/категории, которую вы можете запустить поиск в почтовом журнале:

Журнал входящей почты — функция поиска

В разделе «Поиск» вы можете выполнять следующие действия:

• Поиск выражения в задаче/электронной почте , например, ключа задачи и сводка, получатели от/до/копии/скрытой копии, тема и тело сообщения электронной почты

• Выберите максимальную сумму электронных писем, чтобы показать

  • Доступные пакеты составляют 10, 100, 200, 500, 1000 пунктов

• Узкие.

  • все: возвращает все электронные письма из всех категорий

  • получение электронной почты: это статус временного хранения для только что обработанных электронных писем.

  • фильтр электронной почты: возвращает пропущенные электронные письма, которые были отфильтрованы обработчиком почты​

  • обработчик выполнения: возвращает электронные письма, которые были получены почтовым обработчиком и были либо успешно обработаны, либо не были обработаны 7 дней

  • последние 15 дней

  • последние 30 дней

  • последние 90 дней

  • Все время

  3 9 00010

  При нажатии кнопки Поиск результаты будут перечислены внизу страницы и могут быть расширены нажатием кнопки расширения.

  Примеры журналов

  В этом разделе вы можете увидеть несколько примеров всех видов журналов, которые помогут вам понять их.

  Обработчик выполнения — Журнал успешного выполнения

  Когда выбрана категория Обработчик выполнения и/или электронное письмо с результатом Успешно , раскрывается 9Подробности журнала 0357 объясняют, как обработчик обрабатывал электронную почту и каковы были точные шаги обработки.

  В этом примере сообщение было успешно обработано почтовым обработчиком (так называемое «тестовое входящее»). Отправитель был признан зарегистрированным пользователем (точнее, заказчиком) и действия производились от его имени. Для входящего письма проблема не найдена, поэтому в обработчике была выполнена ветвь «Проблема не найдена», которая создает новый запрос в проекте ITSM.

  Журнал входящей почты — успешно выполненный элемент

  Журнал основан на следующих действиях почтового обработчика:

  Пример обработчика успешного журнала

  Когда выбрана категория Выполнить обработчик и/или получено электронное письмо с результатом Ошибка расширен, подробности журнала объясняют, как обработчик обработал электронную почту и каковы были точные шаги обработки, а также причины сбоя электронной почты. Обратите внимание, что в большинстве случаев мы возвращаем ошибки либо из Jira, либо из JSM, и даже если у нас есть доступ к основной причине ошибки, журналы могут не отражать их.

  В этом примере сообщение было обработано почтовым обработчиком (называемым «Andris Mail Handler»), но не смогло создать проблему.

  Ошибка гласит:

  ОШИБКА: Не удалось выполнить «Создать задачу» с «примером» пользователя:

  Ошибка создания запроса:

  {null = REST (https://metainfsupport.atlassian.net/rest/servicedeskapi/ запрос)

  вызов завершился ненормально: 400, неверный запрос}

  ОШИБКА: Последнее действие обработчика не выполнено, остановите дальнейшую обработку.

  Это ошибка не в нашем приложении, а в Jira Service Management, и обычно она связана с отсутствующими значениями настраиваемых полей, которые помечены как «обязательные» при создании. Если вы столкнулись с одной из таких ошибок, сообщите нам об этом в запросе в службу поддержки, и мы проведем расследование для вас.

  Журнал входящей почты — Элемент с ошибкой

  Журнал фильтрации электронной почты (пропущенной)

  Когда выбрана категория Фильтровать электронную почту или электронная почта с результатом Пропущено , раскрывается 9Подробности журнала 0403 объясняют, почему электронная почта не была обработана обработчиком. В этом примере сообщение было пропущено, потому что это письмо с автоматическим ответом, а фильтрация обработчика почты настроена на пропуск сообщений с автоматическим ответом.

  Журнал входящей почты — пропущенный элемент

  Дополнительные действия

  Следующие два дополнительных действия доступны в очереди входящей почты, и их следует использовать с осторожностью:

  • Удалить все в поиске : Безвозвратно удаляет все элементы журнала, находящиеся в поиске. Обратите внимание, что удаленные элементы не будут присутствовать в очереди входящей почты, даже если они будут удалены.

  Журнал входящей почты — Удалить все в поиске

  • Свернуть все сведения : свернуть все развернутые элементы электронной почты.