Журнал входящей корреспонденции образец: Как вести журнал входящей и исходящей документации

Содержание

Журнал регистрации входящих документов | Делопроизводство

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности.

Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД). Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Бумажный журнал регистрации входящих документов

Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала.

Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Исходят обычно из следующих соображений:

в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.,
регистрация проводится в одном месте,
допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы):

Номер	Дата	От кого получен (корреспондент)	Исходящий номер	Исходящая дата	Краткое содержание	Роспись в получении

236	24. 04.2014	ООО «Клин»	04-12/102	23.04.2014	о заключении договора

Часто еще предпочитают добавлять графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе (например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию) надо последовательно изучить каждую страницу.

Поэтому ведение регистрации входящих документов в бумажном журнале рекомендовано, только если:

документооборот достаточно небольшой (несколько сотен входящих документов в год, т.е. легко просмотреть данные),
регистрация какой-либо категории документов четко установлена нормативным актом,
для обеспечения надежности хранения базы регистрации особо ценных документов (как правило, с очень длительными сроками хранения).

Электронный журнал регистрации входящих документов

Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов.

Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т.д.), используя функции «Найти» и «Фильтр».

Распечатывать журнал необходимо, только если вы хотите получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно просто не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

Регистрационные карточки в СЭД

Самый современный подход – это регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), но для этого СЭД должна быть внедрена и использоваться в вашей организации.

В СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа и в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки разнится в зависимости от применяемой системы электронного документооборота и предъявляемых требований организацией к ее форме.

О преимуществах использования электронного документооборота в организации и выборе СЭД уже было подробно изложено, прочитайте кому это интересно. Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое.

Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др.

В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки. Сами понимаете, получается это непродуктивно – долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота. Поэтому сегодня использование бумажных карточек для регистрации входящих документов не рекомендуется.

Подводя итог всему вышесказанному, рекомендация по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих документов в электронном виде – образец приведен (Word, Excel). Если организация пришла к пониманию необходимости ведения электронного документооборота, и позволяют денежные средства, то, разумеется, внедрять подходящую систему электронного документооборота.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 152 комментария

Образец журнала регистрации входящих документов

Для чего нужен журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.

Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики.

Составляется для хранения отметок о фактах создания, получения или отправки документов, № и датах, кратком содержании.

Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.

Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Виды журналов

журнал регистрации входящих документов;
журнал регистрации исходящих документов;
журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала

Форма ведения журнала определяется руководством:

Бумажная, журнальная или карточная

За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.

Журнал существует в единственном экземпляре, поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

Электронная

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.

На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Net.

Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.

Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.

Плюсы электронного учета:

минимум опечаток,
удобный поиск и чтение,
проверка программой на корректность вводимых данных,
возможность хранения сведений о корреспондентах, чтобы не вносить их повторно.

Графы журнала регистрации входящих документов

Дата регистрации только текущая (фактическая).
Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий.
Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.
Вид документа: приказ, распоряжение, договор, заявка, докладная записка, претензия и т.д..
Корреспондент. При входящем документе в его роли выступает организация-отправитель, заносятся все необходимые для идентификации данные. В случае исходящей документации в качестве корреспондента заносят Ф.И.О. создателя, дополнительно прописывают структурное подразделение, в котором составлен документ.
Дата документа берется непосредственно с самого документа, соответствует дате создания.
Номер документа отвечает порядковой нумерации внутрифирменных документов определенного вида.
Содержание. Краткое изложение целевого назначения документа.
Количество листов, в т. ч. приложений, подсчитывают и вписывают в графу №8, дабы избежать потерь или путаницы. Сам документ складывают в смысловом порядке, скрепляют по желанию. Вообще, порядок, форма и место хранения всей документации утвержден в инструкции делопроизводителя, индивидуально для каждого предприятия, главное условие, обеспечение сохранности.
Исполнителя в документ вносит руководитель после ознакомления, поэтому при регистрации это поле оставляют пустым, информацию заносят в ходе выполнения или по окончании. Рядом могут указывать структурное подразделение.
Отметка о выдаче во временное пользование (кому и когда выдан). Не входит в список обязательных полей, включение его в состав журнала может облегчить работу делопроизводителя. Поле остается пустым, если документ лежит в архиве.Хранит информацию о просителе: Ф.И.О, возможно должность или структурное подразделение. При программном ведении документооборота существует возможность не только хранить текущую информацию, но и просмотреть всю историю запросов.
При использовании бумажного журнала возможен вариант внесения записей на карандаш.
Срок выполнения. Графа создается, если в компании жестко отслеживают письма, находящиеся на исполнении. В данном случае не помешает отметка об окончании или просрочке.
Номер дела, в которое помещен документ, вписывают после исполнения.

Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.

Кроме регистрационного номера и даты на документе разрешено делать пометки со ссылками на другие документы, например, если входящий является ответом на отправленный запрос.

Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.

В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.

Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.

Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.

образец и порядок заполнения, ответственные за ведение лица

Любая организация в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Для порядка и сохранности деловой переписки существует система документооборота, и чем четче и слаженней она функционирует, тем меньше впоследствии возникает спорных вопросов, связанных с исполнением того или иного документа.

По большому счету, вся почта и документация делится на две группы: входящую (ту, что прислана извне) и исходящую (направляемую самой организацией по собственной инициативе или как ответ на запрос).

Что подлежит регистрации?

Для входящей и исходящей документации ведутся два журнала, и регистрируются такие документы по отдельности.

Следует сказать, что на крупных предприятиях и в учреждениях (где существует специальный отдел по делопроизводству и велик объем исходящей документации) распространена практика использования СЭД — системы электронного документооборота. При всех плюсах такой системы ее недостатками являются:

Высокая стоимость программы, особенно для небольшой компании.
Возможность несанкционированного доступа и взлома системы.

Однако, в ряде случаев разработчиками предоставляются в бесплатное пользование демо-версии СЭД, дающие возможность решить, стоит ли переходить на данный вариант документооборота.

Если объем исходящей корреспонденции не слишком велик, целесообразней вести регистрацию в традиционном виде (в книге). Регистрируют документы, которые подлежат передаче (пересылке) другим лицам и организациям

Такой учет позволяет:

Упорядочить переписку.
Обеспечить сохранность документов.
Контролировать исполнение документов ответственными работниками.
Следить за способами отправки корреспонденции.

Внутренние бумаги, такие как приказы по личному составу, производственная документация, служебные записки и др., учитываются отдельно. После окончания журнала его хранят в течение 5 лет.

Порядок данной процедуры в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Кто и когда его ведет?

Законодательно установленной формы журнала в нашей стране не существует. Ведение делопроизводства в отдельно взятой организации должно осуществляться согласно разработанным положениям или инструкциям.

Обязанность осуществлять регистрацию исходящей почты возлагается на определенного работника приказом или должностной инструкцией. В небольших фирмах этим обычно занимается

секретарь, делопроизводитель или офис-менеджер.

Важно: учет должен вестись накопительно, с начала календарного года, без пропусков номеров. Регистрация документа осуществляется только после его подписания руководителем или уполномоченным лицом (поскольку в процессе подготовки он может быть изменен либо вовсе не подписан).

Порядок заполнения

Заводя книгу учета в бумажном виде, следует выполнить несколько действий:

Пронумеровать страницы. Журнал не относится к документам строгой отчетности, поэтому прошивать и опечатывать прошивку не нужно.
На титульном листе ставят штамп организации, дату, номер согласно номенклатуре предприятия.
Указать лицо, ответственное за ведение (ФИО, должность, каким документом возложена обязанность).

Затем идут собственно страницы для учета документов. Для корректного внесения записей необходимо разграфить листы на следующие столбцы:

Номер. Присваивается регистрируемому исходящему документу обычно по возрастанию (с начала календарного года, начиная с №1).
Дата. Проставляется календарная дата в формате день/месяц/год.
Адресат (кому направляется бумага). Может быть указан в виде наименования организации или физического лица. В ряде случаев указывают несколько адресатов (если письмо направляется более чем одному получателю).
Краткое содержание. Здесь указывают сущность документа (ответ на запрос, пояснение, ответ на обращение граждан и т. д.), иногда — количество и состав приложений к нему.
Исполнитель (лицо, подготовившее документацию).
Примечания (по необходимости, необязательная графа).

В ряде организаций с развитым делопроизводством или большим количеством подразделений книга содержит дополнительную графу «Куда помещено», в которой указывается номер дела или папки, в которую подшивают копию исходящей бумаги. Однако в большинстве случаев достаточно подшивать копию в общую папку у того же специалиста, который отвечает за исходящую документацию.

Учитывая, что общеобязательных норм ведения журнала не установлено, любая компания может определить для себя наиболее подходящий и удобный способ ведения учета, который позволит полно и аккуратно регистрировать ее документы.

Зачем нужен журнал регистрации входящих документов: как вести

Входящая корреспонденция любого предприятия должна своевременно обрабатываться. В организациях обязательно ведется учет поступающих писем, что фиксируется в специальном журнале. Поступающие документы должен принимать делопроизводитель или секретарь. Затем производится их сортировка и передача адресатам после присвоения регистрационного номера.

Скачать образец журнала регистрации входящих документов.

Многие крупные организации давно перешли на систему электронного документооборота. Но подобные программы внедрены далеко не во всех учреждениях, поэтому факт поступления корреспонденции фиксируется в специальном журнале. Это необходимый элемент управления каждой организации.

Журнал регистрации входящих документов: понятие, цели использования

Регистрационный журнал входящей корреспонденции – это специальная тетрадь, где отражается информация о поступающей корреспонденции и ее дальнейшем распределении.

Может вестись в бумажной или электронной форме. Обычно форму ведения выбирает руководство организации. В последнее время очень распространенными стали электронные журналы, которые позволяют систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

Обычно письма регистрируются в день их поступления в секретариат или канцелярию. Для их полноценного учета требуется журнал входящей корреспонденции. Вот его основные цели использования:

Учет, систематизация и дальнейшая обработка входящей корреспонденции;
Своевременное оперативное исполнение решений руководства;
Контроль деятельности сотрудников по внешним и внутренним вопросам;
Проведение эффективной справочной работы с входящими документами.

Заполнением занимается секретарь или работник канцелярии, что зависит от самого предприятия и организации его деятельности. Если никого из вышеперечисленных сотрудников в организации нет, руководство назначает ответственное лицо, на которое возлагаются обязательства по ведению журнала.

Некоторые люди считают, что существует какой-то определенный образец журнала входящей корреспонденции, который должен быть единым для разных предприятий. Но это не так – никакой единой формы не существует. Отсутствие установленного шаблона приводит к тому, что руководители предприятий часто самостоятельно включают в журнал какие-то дополнительные графы, помимо основных.

Бумажная форма журнала

Журнал регистрации входящих документов в обычной бумажной форме выглядит как книга формата А4, изготовленная в типографии. Все страницы сделаны в табличной форме. Главное удобство такого журнала учета заключается в возможности руководства вписывать дополнительные графы в соответствии с нуждами конкретного предприятия.

Что касается данных о входящем документе, то они могут фиксироваться с левой и правой стороны страницы. Разрешается использовать для записей ручку с голубыми, фиолетовыми, синими или черными чернилами. Рекомендуется применение шариковых ручек, а не гелевых, для лучшей сохранности важной информации.

Бумажный журнал – это оптимальный вариант регистрации входящей корреспонденции с длительными сроками хранения. Но есть у него и недостатки. Порой для поиска данных о нужном письме приходится пролистывать почти всю книгу.

Электронная форма журнала

Во многих крупных компаниях уже давно взят курс на ведение журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Для этого создаются компьютерные файлы в специальных программах с расширениями xls, doc, docx. Также можно скачать уже готовый электронный образец журнала и вести учет писем с его помощью.

Поиск нужных данных, сортировка информации, установка фильтрации – все это возможно, если на предприятии ведется электронный журнал учета входящей корреспонденции. В табличном варианте можно с легкостью разместить гиперссылку на копию документа, которая была отсканирована.

Если журнал хранится на внутрисетевом сервере организации, доступ к нему имеет только несколько сотрудников, которые отвечают за обмен корреспонденцией.

Электронный регистрационный журнал не дублируется на бумаге. Найти интересующий документ будет совсем не сложно. Но при использовании подобной формы журнала всегда существует вероятность искажения важной информации об исполнителе, дате поступления письма, резолюции.

Многие организации предпочитают доверять данные о корреспонденции бумажному журналу.

О системе электронного документооборота

Подобная система является современной методикой регистрации входящей корреспонденции. У каждого документа должна быть индивидуальная карточка

В системе электронного документооборота всегда существует вероятность несанкционированного доступа к важной информации. У каждого сотрудника предприятия должна быть собственная страничка с конкретными данными. Доступ к ней можно получить посредством введения пароля. Но и злоумышленники могут в любой момент взломать секретные коды и получить доступ к очень важной информации.

Единственным выходом из таких опасных ситуаций станет ведение журнала в бумажной форме. Электронный документооборот применяется исключительно для распорядительной документации:

Приказов руководства.
Разнообразных распоряжений, оформленных в письменном виде.

Графы журнала регистрации входящих документов

Журнал должен иметь определенные графы, которые требуют обязательного заполнения.

Основные графы

К ним относятся:

Корреспондент.
Исполнитель.
Содержание.
Вид документа и его дата.
Регистрационный номер.

Что касается номера, то он складывается из нескольких цифр и букв, которые должны быть присвоены определенному документу. Это его кодовое обозначение.

В большинстве организаций используется трехчастная структура, в которой присутствует три основные цифры. Первая из них обозначает код структурного подразделения, вторая – код самого журнала по номенклатуре дел учреждения или структурного подразделения, а третья – это порядковый номер поступившего документа.

В регистрационном номере цифры могут разделяться знаками «дефиса» или «косой черточки». Под датой документа подразумевается число, месяц и год его поступления в канцелярию определенной организации. Сначала все нужные данный до документ заносятся в журнал, а потом уже в правом нижнем углу проставляются дата и регистрационный номер. Это очень важная информация, которая обязательно должна отражаться на самом документе.

Входящая корреспонденция подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Она может поступать в виде таких документов, как:

Объяснительные и служебные записки.
Распоряжения.
Заявления.
Письма.
Телеграммы.
Различные справки.

Исполнителем называют сотрудника, который поставлен руководством для решения вопросов, прописанных в документах. Корреспондент – это отправитель письма, то есть автор документа. Должны быть прописаны его инициалы.

Если корреспондентом является юридическое лицо, указывается название организации (в обязательном порядке).

Дополнительные графы

Отметка об исполнении и резолюция считаются наиболее распространенными графами, которые могут быть дополнительно внесены в журнал регистрации входящих писем.

Руководитель рассматривает входящий документ, а потом пишет на нем резолюцию. Это административная надпись для исполнителя, которая говорит о том, что необходимо сделать, то есть даются дальнейшие указания. Резолюция прописывается на документе и полностью переписывается в регистрационный журнал. По ней можно контролировать исполнение поручения руководства компании.

Отметкой об исполнении является конечный результат работы с конкретным единственным документом. Обычно пишется просто слово «Выполнено», но лучше расписывать информацию более подробно, чтобы потом избежать каких-то недочетов и спорных моментов. Эксперты советуют включать в журнал дату резолюции, которая поможет проследить за тем, насколько затянулось принятие решения об исполнении указанного документа.

В некоторых случаях в журнал регистрации входящих документов включают следующие графы:

Количество листов документа и метод его доставки.
Номер дела.
Примечание (одно или несколько).

Правила заполнения журнала

Еще до начала фиксации входящей корреспонденции потребуется указать на титульном листе наименование организации и дату открытия журнала. На последующих страницах размещается информация о лицах, которые ответственны за принятие писем и иных документов:

ФИО, занимаемая должность.
Период работы.
Подпись.

Непосредственная регистрация документов начинается только с четвертой страницы журнала. Еще до начала работы необходимо его пронумеровать. Нумерация должна быть сквозной и начинаться каждый год. При этом журнал новый не заводится, записи можно продолжать в старом. Срок хранения документа не должен превышать пять лет. А вот прошивать его необязательно. К документам строгой отчетности эта книга не имеет никакого отношения.

Еще в день поступления в организацию журнал должен быть зарегистрирован. Это делается один раз. Документу присваивается уникальный номер. Число и наименование столбцов зависит исключительно от специфики организации и порядка делопроизводства.

Что касается нерегистрируемой корреспонденции (поздравительные телеграммы, буклеты и рекламные листовки), то она просто заносится в инструкцию и утверждается приказом. Журнал для ее регистрации не требуется.

Как сделать журнал регистрации входящих документов образец

Журнал регистрации входящих документов — служит для документирования всей входящей документации в адрес хозяйствующего субъекта. В данном журнале отражается дата поступления документа его регистрационный номер, исходящий номер, вид документа, корреспондент кем был написан и отправлен , адресат на чье имя отправлен документ , краткое содержание, сведения о лице которому поручено исполнить данный документ, резолюция и отметка об исполнении. Для регистрации укажите Ваш E-Mail:. Для входа на сайт укажите Ваш E-Mail:. Для восстановления пароля укажите Ваш E-Mail:.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК «Делопроизводство»

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Журнал регистрации входящих документов

Активировать демодоступ. В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах. Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье. Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам.

Некоторые современные предприятия ввели у себя систему электронного документооборота. Однако программное обеспечение для этого нововведения установлено пока еще не во всех организациях, в связи с чем поступление новых писем регистрируется в отдельном бумажном журнале.

Данная процедура — неотъемлемая часть системы управления любого предприятия. Журналом входящей корреспонденции называется специальная тетрадь, в которой фиксируется факт поступления корреспонденции и приводится информация о ее последующем распределении по организации. Тетрадь может иметь обычную бумажную форму или электронную. Право выбора способа ведения журнала остается за руководством компании. Электронные журналы дают больше возможностей для систематизации и поиска информации, в связи с чем они стали приобретать все большее распространение.

Регистрация входящей корреспонденции производится в день ее поступления в канцелярию или секретариат организации. Книга учета входящей корреспонденции служит для облегчения и формализации процесса регистрации поступающих писем.

В зависимости от формы организации делопроизводства на предприятии ведением журнала занимается либо секретарь, либо специальный работник канцелярии. Бывают ситуации, когда в организации нет указанных сотрудников, тогда учетом входящей корреспонденции должен заниматься специально назначенный руководителем работник.

Иногда считают, журнал учета входящей корреспонденции должен соответствовать некоему единому образцу или шаблону. На самом деле, это не так. Ни законодательством, ни ГОСТом не предусмотрено стандартной формы ведения этой книги.

Руководство организации может включать в данный вид учета любые дополнительные графы. Традиционный бумажный журнал регистрации входящей корреспонденции выглядит как изготовленная в типографии книга формата А4. Страницы книги имеют вид таблицы. Журнал такой формы удобен тем, что всегда остается возможность вписать в него дополнительные графы, которые руководство посчитает нужным, сообразуясь с потребностями своего делопроизводства,. Данные о входящем письме вносятся либо с левой, либо с правой стороны страницы.

Можно использовать голубые, синие, фиолетовые и черные чернила. Использование гелевых ручек не рекомендовано, поскольку они не обеспечивают сохранность информации. Лучше использовать обычную шариковую ручку. Сложившаяся практика убедительно доказывает, что бумажная форма книги является наиболее удобной в использовании и надежной в хранении.

Единственный недостаток — отсутствие поиска по книге и сортировки по заданным параметрам. Для мелких и средних предприятий этот недостаток не является большой проблемой, а более крупные организации переходят на электронную форму ведения. Что представляет собой электронный журнал учета входящей корреспонденции?

По сути, это просто отдельный файл формата Microsoft Excel или Word в форме таблицы, содержащий все те же графы, что и бумажный вариант. Существуют готовые электронные шаблоны, доступные для скачивания.

Конечно, электронной вариант системы регистрации поступающей почты имеет свои несомненные преимущества и дает дополнительные возможности.

В первую очередь, это, конечно, поиск по ключевым словам, дате, адресату, отправителю и т. Второе преимущество, это возможность сортировки столбцов по тем же параметрам. Третье преимущество — возможность хранения данных на сервере и одновременна работа с книгой нескольких человек, у которых есть к ней доступ. Преимуществ можно найти множество, но есть и недостатки и опасности. Во-первых, это риск потери данных в результате компьютерных сбоев и вирусных атак.

Во-вторых, это возможность искажения данных и несанкционированного доступа. В-третьих, это необходимость преодолеть сопротивление сотрудников старшего поколения, нежелающих переходить на электронные системы обработки входящей информации.

Все вышеперечисленные причины и масса других, неназванных, обуславливают тот факт, что многие предприятия сохраняют бумажную систему регистрации входящей корреспонденции. Какую бы форму ведения журнала вы ни избрали, он должен содержать несколько обязательных граф, без которых его наличие становится бессмысленным. Регистрационный номер состоит из цифр и букв, которые присваиваются документу.

Данная комбинация является кодовым обозначением документа. Традиционно на большинстве предприятий применяются код, состоящий из трех цифр. Первая используется для обозначения кода структурного подразделения, вторая обозначает код самого журнала он присваивается ему в номенклатуре дел либо всей организации, либо одного отдела , а третья цифра обозначает порядковый номер входящего документа.

Как видим, цифры могут разделяться либо дефисом, либо косой чертой. Когда документ получен, нужно последовательно сделать две вещи — сначала занести в журнал всю информацию, касающуюся документа, а затем уже на самом письме, в правом нижнем углу, проставить дату поступления и регистрационный номер, который должен совпадать с номер, занесенным в книгу.

Вся входящая корреспонденция бывает двух видов — внутренняя и внешняя. Сотрудник, который назначается руководством ответственным за решения вопроса, поставленного в письме, называется «исполнителем». Отправитель или автор письма называется «корреспондентом». Корреспондентом может быть физическое лицо, в этом случае фиксируется его фамилия и инициалы, или юридическое, в этом случае фиксируется его полное название.

Эти сведения являются обязательными. Руководитель организации или подразделения может добавить в книгу любое количество дополнительных граф. Наиболее распространёнными из них являются графы «Отметка об исполнении» и «Резолюция». Последняя ставится руководителем организации на входящем документе и содержит указание, что нужно сделать с ним в дальнейшем. Потом эта резолюция переписывается в книгу. Она используется для дальнейшего контроля исполнения поручения руководителя организации.

Отметка об исполнении — это итоговый результат действий, совершенных по данному документу. Чаще всего ограничиваются надписью «Выполнено», но мы рекомендуем делать расшифровку этого слова: кем и когда выполнено, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений.

Также рекомендуется рядом с резолюцией проставить дату ее наложения на письмо. Это облегчит в дальнейшем контроль за сроком выполнения данного резолюции. Дополнительными графами могут также стать информация о количестве листов в документе, способ его доставки и любое количество примечаний.

До того как вы начнете вносить в книгу информацию о входящей корреспонденции, вам нужно правильно оформить сам этот документ. На титульном листе следует указать название организации и дату его создания.

Далее, на следующих страницах, нужно разместить информацию о сотрудниках, которые несут ответственность за ведение учета. Информация содержит следующие сведения: фамилия, имя, отечество, занимаемая должность, период работы, личная подпись.

Следует иметь в виду, что сама регистрация входящей корреспонденции должна начаться только с четвертой страницы книги. Разумеется, что данный документ следует пронумеровать еще до начала работы с ним.

Нумерация сквозная, начинается каждый год. На каждый календарный год не имеет смысла заводить новый документ, можно продолжать делать записи в старом. После закрытия книги ее хранят не более пяти лет.

Документ не прошивают. Книга регистрации входящей документации не является документом строгой отчётности. Единственное, что нужно сделать — в день ее создания, книгу нужно зарегистрировать и присвоить ей регистрационный номер.

Как уже отмечалось выше, количество столбцов в книге, а также их названия никак не регламентируется законодательством. Это определяется самим руководством в соответствии со спецификой и традицией делопроизводства в каждой конкретной организации. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

Как знакомить с документами: ошибки, которые не останутся для вас без последствий. Ввести код доступа О журнале. А еще Статьи Документооборот. Как вести журнал входящей корреспонденции.

Темы: Документооборот Внутренние документы. Из статьи вы узнаете: что такое журнал входящей корреспонденции; каково назначение журнала регистрации входящей корреспонденции; как вести журнал учета входящей корреспонденции. Справка Основными функциями данной книги являются: Регистрация, учет и дальнейшая обработка поступающей корреспонденции; Оперативная реакция на требования руководства; Осуществление контроля за работой с письмами сотрудникам организации; Выдача справок по входящей документации.

Корреспондент, то есть отправитель;. Обратите внимание, что дата документа — это дата его поступления в секретариат или канцелярию. Как правильно изъять документ из дела?

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма?

Журнал регистрации входящих документов заполнить, распечатать онлайн

Активировать демодоступ. Каждая организация зачастую получает входящие документы из других компаний или от контролирующих органов. Для того, чтобы в дальнейшем иметь возможность оперативно найти поступившую деловую бумагу, необходимо освоить правила регистрации входящей корреспонденции.

Активировать демодоступ. В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции.

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер , состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Как вести журнал входящей корреспонденции

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия.

Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения. Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы.

Журнал регистрации исходящих документов

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Журнал регистрации входящих документов в PDF формате скачать; Журнал регистрации Образец журнала регистрации входящих документов.

Бумажная выписка из журнала входящей корреспонденции в Excel

Бумажную выписку / копию электронного документа просто оформить и удостоверить. Только для официального удостоверения необходимо проверить, в каком регламентирующем документе организации закрепляется порядок регистрации поступающих документов в форме простой электронной таблицы Excel, внесено ли название и электронная форма представления этого журнала в номенклатуру дел, как контролируются права доступа к нему. То есть этот журнал, который ведется по годам в форме таблицы Excel, должен быть официальным документом организации.

Далее необходимо четко определить, какая инстанция, какой контролирующий и регулирующий орган (внутренний контроль или внешний регулятор) запросили выписку, потому что для представления в контролирующие органы часто требуется удостоверение выписки / копии документа подписью руководителя и печатью организации.

Во всяком случае, выписку готовит секретарь, на чьем рабочем месте ведется журнал. Выписка – это копия части текста документа. Поэтому рекомендуем секретарю создать новый файл Excel (например, с именем «выписка»), скопировать в него выделенный фрагмент журнала, а выше оформить в файле название вида документа:

Пример 1.

Ниже скопированных из журнала учетно-регистрационных данных (часть таблицы с необходимыми сведениями), лучше на следующей строчке или через 1-2 строки, нужно оформить реквизиты заверительной надписи (как показано в Примере 2).

Файл с именем «Выписка из журнала регистрации поступающих документов» сохраняется (желательно в той же папке, где хранится основной журнал), распечатывается на бумаге и удостоверяется личной подписью секретаря (или иного уполномоченного лица). Далее от руки и той же ручкой, что и личная подпись, оформляется дата выписки.

Пример 2.

В Примере 2 мы показали заверительную надпись, которая состоит не только из элементов, рекомендуемых ГОСТ Р 6.30-2003, но и включили в нее местоположение оригинала, из которого делается выписка, как того требует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х. Это повышает ее достоверность и статус как бумажной копии электронного документа.

Заверительная надпись может быть и целиком оформлена от руки.

журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может. Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

Вышестоящие инстанции.
Нижестоящие организации.
Предприятия-партнеры.
Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств). Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.

Документы для нижестоящих организаций

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы. Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями. Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.

Документация для фирм-партнеров

Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.

Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.

Документация в рамках одной организации

Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела – входящей.

Правила оформления журнала

Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.

Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.

Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.

Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от вида корреспонденции, в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

Компьютер в помощь!

В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
Принтер.
Сканер.
Компьютерную электронную почту.
Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать. Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Сколько нужно журналов?

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Как вести записи в журнале

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции. Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье.

Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
Дата отправления.
Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции. Образец представлен выше.

Входящая корреспонденция

Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

Вышестоящие инстанции.
Нижестоящие организации.
Фирмы-партнеры.
Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.

Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Работа с поступающим документами

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.

Разница состоит в «шапке» на бланках. В ней должны быть такие графы:

Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
Дата получения.
Организация, направившая документ.
Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
Название документа.
Количество экземпляров.
Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

Кто ведет учет?

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия. Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях). В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника – составитель и секретарь.

В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства.

Как нужно правильно вести учет входящей документации?

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции – дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие. Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя. Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию. На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.

На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами – принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку. Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.

На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма. Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ – в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции. На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя. Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале. Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия. Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

Зачем нужен учет корреспонденции?

Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции – это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

Упорядочивает документооборот.
Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
Рационализирует обмен информацией внутри производства.
Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
Помогает быстро найти необходимый документ.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.

ведение журнала в Exchange Online | Документы Microsoft

14.05.2021
10 минут на чтение

В этой статье

Ведение журнала может помочь вашей организации выполнять юридические, нормативные и организационные требования, регистрируя входящие и исходящие сообщения электронной почты. При планировании хранения сообщений и соответствия требованиям важно понимать ведение журнала, то, как оно вписывается в политики соответствия вашей организации и как Exchange Online помогает вам защитить журналируемые сообщения.

Почему ведение журнала важно

Во-первых, важно понять разницу между ведением журнала и стратегией архивирования данных:

Ведение журнала — это возможность записывать все сообщения, включая сообщения электронной почты, в организации для использования в стратегии хранения или архивирования электронной почты. Чтобы соответствовать растущему числу нормативных и нормативных требований, многие организации должны вести записи сообщений, которые происходят, когда сотрудники выполняют повседневные бизнес-задачи.
Архивирование данных относится к резервному копированию данных, удалению их из собственной среды и хранению в другом месте, что снижает нагрузку на хранилище данных. Вы можете использовать ведение журнала Exchange в качестве инструмента в стратегии хранения или архивирования электронной почты.

Хотя ведение журнала может не требоваться определенными правилами, соблюдение может быть достигнуто посредством ведения журнала в соответствии с определенными правилами. Например, корпоративные служащие в некоторых финансовых секторах могут нести ответственность за претензии, предъявленные их сотрудниками своим клиентам.Чтобы проверить правильность заявлений, корпоративный служащий может создать систему, в которой менеджеры регулярно проверяют некоторую часть коммуникаций между сотрудниками и клиентами. Ежеквартально руководители проверяют соответствие и одобряют поведение своих сотрудников. После того, как все менеджеры сообщают об одобрении корпоративному должностному лицу, корпоративный служащий от имени компании сообщает регулирующему органу о соответствии. В этом примере сообщения электронной почты могут быть одним из типов коммуникаций между сотрудниками и клиентами, которые менеджеры должны проверять; поэтому ведение журнала можно использовать для сбора всех сообщений электронной почты, отправленных сотрудниками, работающими с клиентами.Другие механизмы связи с клиентами могут включать факсы и телефонные разговоры, которые также могут регулироваться. Возможность вести журнал всех классов данных на предприятии — важная функциональность ИТ-архитектуры.

В следующем списке показаны некоторые из наиболее известных нормативов США и других стран, в которых ведение журнала может помочь стать частью ваших стратегий соответствия:

Закон Сарбейнса-Оксли 2002 г. (SOX)
Правило 17a-4 Комиссии по ценным бумагам и биржам (Правило 17 A-4 Комиссии по ценным бумагам и биржам)
Национальная ассоциация дилеров по ценным бумагам 3010 и 3110 (NASD 3010 и 3110)
Закон Грамма-Лича-Блайли (Закон о финансовой модернизации)
Закон о защите конфиденциальности финансовых учреждений от 2001 г.
Закон о защите конфиденциальности финансовых учреждений от 2003 г.
Закон 1996 года о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA)
Объединение и укрепление Америки путем предоставления соответствующих инструментов, необходимых для пресечения и противодействия терроризму Акт 2001 г. (Патриотический акт)
Директива Европейского Союза о защите данных (EUDPD)
Закон Японии о защите личной информации

Правила журнала

Ниже приведены ключевые аспекты правил журнала:

Область действия правила журнала : определяет, какие сообщения регистрируются агентом ведения журнала.
Получатель журнала : указывает SMTP-адрес получателя, для которого требуется вести журнал.
Почтовый ящик журнала : указывает один или несколько почтовых ящиков, используемых для сбора отчетов журнала.

В Exchange Online существует ограничение на количество правил журнала, которые вы можете создать. Дополнительные сведения см. В разделе ограничения правил журнала, транспорта и папки «Входящие».

Область действия правила журнала

Вы можете использовать правило журнала для ведения журнала только внутренних сообщений, только внешних сообщений или того и другого.В следующем списке описаны эти прицелы:

Только внутренние сообщения : правила журнала с областью действия, заданной для ведения журнала внутренних сообщений, отправляемых между получателями внутри вашей организации Exchange.
Только внешние сообщения : правила журнала с областью действия, заданной для ведения журнала внешних сообщений, отправленных получателям или полученных от отправителей за пределами вашей организации Exchange.
Все сообщения : правила журнала с заданной областью для ведения журнала всех сообщений, проходящих через вашу организацию, независимо от их происхождения или назначения.К ним относятся сообщения, которые, возможно, уже были обработаны правилами журнала во внутренней и внешней областях.

Получатель журнала

Вы можете реализовать целевые правила ведения журнала, указав SMTP-адрес получателя, для которого необходимо вести журнал. Получателем может быть почтовый ящик, группа рассылки, почтовый пользователь или контакт. На этих получателей могут распространяться нормативные требования или они могут быть вовлечены в судебные разбирательства, в которых сообщения электронной почты или другие сообщения собираются в качестве доказательств.Ориентируясь на конкретных получателей или группы получателей, вы можете легко настроить среду ведения журнала, которая соответствует процессам вашей организации и отвечает нормативным и юридическим требованиям. Ориентация только на определенных получателей, для которых необходимо вести журнал, также сводит к минимуму хранение и другие расходы, связанные с хранением больших объемов данных.

Все сообщения, отправленные получателям ведения журнала, указанным в правиле ведения журнала, или от них, заносятся в журнал. Если вы укажете группу рассылки в качестве получателя ведения журнала, все сообщения, отправленные членам группы рассылки или от них, заносятся в журнал.Если вы не укажете получателя ведения журнала, все сообщения, отправленные получателям или от получателей, которые соответствуют области действия правила журнала, заносятся в журнал.

Примечание

SMTP-адрес, указанный для получателя журнала, не может содержать подстановочный знак. Например, SMTP-адрес не может быть указан как *@contoso.com .

Почтовый ящик журналов

Почтовый ящик журналов используется для сбора отчетов журнала. Способ настройки почтового ящика журналов зависит от политик вашей организации, нормативных требований и требований законодательства.Вы можете указать один почтовый ящик журналов для сбора сообщений для всех правил журнала, настроенных в организации, или вы можете использовать разные почтовые ящики журналов для разных правил журнала или наборов правил журнала.

Вы не можете назначить почтовый ящик Exchange Online в качестве почтового ящика журналов. Вы можете доставлять отчеты журнала в локальную систему архивации или в стороннюю службу архивации. Если вы запускаете гибридное развертывание Exchange с вашими почтовыми ящиками, разделенными между локальными серверами и Exchange Online, вы можете назначить локальный почтовый ящик в качестве почтового ящика журналов для вашего Exchange Online и локальных почтовых ящиков.

Почтовые ящики журналов содержат конфиденциальную информацию. Вы должны защитить почтовые ящики журналов, потому что они собирают сообщения, которые отправляются получателям в вашей организации и от них. Эти сообщения могут быть частью судебного разбирательства или могут регулироваться нормативными требованиями. Различные законы требуют, чтобы сообщения оставались защищенными от подделки до того, как они будут отправлены в следственный орган. Мы рекомендуем вам создать политики, которые определяют, кто может получить доступ к почтовым ящикам журналов в вашей организации, ограничивая доступ только для тех лиц, которые имеют прямую потребность в доступе к ним.Поговорите со своими законными представителями, чтобы убедиться, что ваше решение для ведения журнала соответствует всем законам и постановлениям, применимым к вашей организации.

Важно

Если вы настроили правило ведения журнала для отправки отчетов журнала в почтовый ящик журналов, который не существует или является недопустимым местом назначения, отчет журнала остается в транспортной очереди на серверах центров обработки данных Microsoft. В этом случае персонал центра обработки данных Microsoft попытается связаться с вашей организацией и попросить вас устранить проблему, чтобы отчеты журнала могли быть успешно доставлены в почтовый ящик журналов.Если вы не решили проблему через два дня после того, как с вами связались, Microsoft отключит проблемное правило ведения журнала.

Альтернативный почтовый ящик журналов

Когда почтовый ящик ведения журнала недоступен, вы можете не захотеть, чтобы отчеты о недоставке журнала собирались в почтовых очередях на серверах почтовых ящиков. Вместо этого вы можете настроить альтернативный почтовый ящик журналов для хранения этих журнальных отчетов. Альтернативный почтовый ящик журналов получает отчеты журнала в виде вложений в отчеты о недоставке (также известные как отчеты о недоставке или сообщения о недоставке), создаваемые, когда почтовый ящик журналов или сервер, на котором он расположен, отказывается доставить отчет журнала или становится недоступным.Как и в случае с почтовым ящиком журналов, вы не можете назначить почтовый ящик Exchange Online в качестве альтернативного почтового ящика журналов.

Когда почтовый ящик журналов снова становится доступным, вы можете использовать функцию «Отправить снова » в Outlook, чтобы отправлять отчеты журнала для доставки в почтовый ящик журналов.

При настройке альтернативного почтового ящика журналов все отчеты журнала, которые отклонены или не могут быть доставлены по всей организации Exchange, доставляются в альтернативный почтовый ящик журналов.Поэтому важно убедиться, что альтернативный почтовый ящик журналов и сервер почтовых ящиков, на котором он расположен, могут поддерживать множество отчетов журнала.

Осторожно

Если вы настраиваете альтернативный почтовый ящик журналов, вы должны следить за почтовым ящиком, чтобы убедиться, что он не становится недоступным одновременно с почтовыми ящиками журнала. Если альтернативный почтовый ящик журналов также становится недоступным или одновременно отклоняет отчеты журнала, отклоненные отчеты журнала теряются и не могут быть восстановлены.Из-за существующих ограничений на получение электронной почты для почтовых ящиков Exchange Online настройка альтернативного почтового ящика журналов в качестве почтового ящика Exchange Online не поддерживается.

Поскольку альтернативный почтовый ящик журналов собирает все отклоненные отчеты журнала для всей организации Exchange Online, вы должны убедиться, что это не нарушает какие-либо законы или правила, применимые к вашей организации. Если законы или нормативные акты запрещают вашей организации разрешать хранение отчетов журнала, отправленных в разные почтовые ящики журналов, в одном и том же альтернативном почтовом ящике журналов, возможно, вы не сможете настроить альтернативный почтовый ящик журналов.Обсудите это со своими законными представителями, чтобы определить, можете ли вы использовать альтернативный почтовый ящик журналов.

При настройке альтернативного почтового ящика журналов следует использовать те же критерии, которые использовались при настройке почтового ящика журналов.

Важно

Альтернативный почтовый ящик журналов следует рассматривать как специальный выделенный почтовый ящик. Любые сообщения, адресованные непосредственно в альтернативный почтовый ящик журналов, не заносятся в журнал.

Журнал отчетов

Отчет журнала — это сообщение, которое генерирует агент ведения журнала, когда сообщение соответствует правилу журнала и должно быть отправлено в почтовый ящик ведения журнала.Исходное сообщение, соответствующее правилу журнала, включается без изменений как вложение к отчету журнала. Тело отчета журнала содержит информацию из исходного сообщения, такую как адрес электронной почты отправителя, тема сообщения, идентификатор сообщения и адреса электронной почты получателя. Это также называется журналированием конверта и является единственным методом ведения журнала, поддерживаемым Microsoft 365 и Office 365.

Журнальные отчеты и сообщения, защищенные IRM

При реализации ведения журнала необходимо учитывать журналирование отчетов и сообщений, защищенных IRM.Сообщения, защищенные IRM, повлияют на возможности поиска и обнаружения сторонних систем архивирования, не имеющих встроенной поддержки RMS. В Microsoft 365 или Office 365 вы можете настроить расшифровку отчета журнала, чтобы сохранить копию сообщения в виде открытого текста в журнальном отчете.

Важно

Функция расшифровки отчета журнала в настоящее время не поддерживает явное использование шаблонов OME. Если вы используете правило потока обработки почты (также известное как правило транспорта) для применения шаблона OME, отчет журнала не будет содержать расшифрованную копию сообщения.В настоящее время расшифровка отчета журнала работает только с шаблоном OME по умолчанию, который неявно применяется Exchange Online (к сообщениям OME).

Устранение неисправностей

Когда сообщение соответствует области действия нескольких правил журнала, срабатывают все соответствующие правила.

Если правила сопоставления настроены для разных почтовых ящиков журнала, отчет журнала будет отправлен в каждый почтовый ящик журнала.
Если все правила сопоставления настроены для одного и того же почтового ящика журнала, в почтовый ящик журнала отправляется только один отчет журнала.

Ведение журнала всегда определяет сообщения как внутренние, если адрес электронной почты в команде SMTP MAIL FROM находится в домене, который настроен как обслуживаемый домен в Exchange Online. Сюда входят поддельные сообщения из внешних источников (сообщения, в которых значение заголовка X-MS-Exchange-Organization-AuthAs также является анонимным). Следовательно, правила журнала, которые относятся к внешним сообщениям, не будут запускаться поддельными сообщениями с адресами электронной почты SMTP MAIL FROM в обслуживаемых доменах.

Сценарии дублирования отчетов журнала в гибридной среде Exchange

В гибридной среде Exchange известны следующие сценарии, приводящие к дублированию отчетов журнала, и они учитываются при разработке:

Облако в облако : любые ситуации, когда электронная почта разветвляется, приводят к дублированию журналов, например:

Транспортный фрагмент (в сообщении слишком много получателей).
Внутренние и внешние получатели существуют в одном и том же сообщении — две вилки создаются для целей спама / фишинга (одна, в которой существуют внутренние получатели, а другая — внешние).
Любые будущие потребности, когда облако должно разветвлять сообщение.

Локально в облако : один раз, когда локальные журналы, и один раз, когда облачные журналы. Этого можно избежать, реализовав тестовую версию PreventDupJournaling в клиенте.
Из облака в локальную среду : после ведения журнала в облаке локальные журналы. Мы не можем предотвратить этот сценарий.

Возникли проблемы? Обратитесь за помощью на форумы Exchange.Посетите форумы в Exchange Online или Exchange Online Protection.

Если у вас возникли проблемы с почтовым ящиком JournalingReportDNRTo , см. Статью Правила транспорта и почтовых ящиков в Exchange Online не работают должным образом.

ведения журнала в Exchange Server | Документы Microsoft

22.03.2021
На чтение 9 минут

В этой статье

Ведение журнала в Exchange Server может помочь вашей организации выполнять юридические, нормативные и организационные требования, записывая все или целевые сообщения электронной почты.Журналирование в Exchange Server практически не изменилось по сравнению с Exchange Server 2010.

Exchange предоставляет следующие параметры ведения журнала:

Стандартное ведение журнала : Журнал всех сообщений, отправляемых и получаемых почтовыми ящиками в определенной базе данных почтовых ящиков. Чтобы вести журнал всех сообщений в вашей организации, вам необходимо настроить ведение журнала для всех баз данных почтовых ящиков на всех серверах Exchange.
Ведение журнала Premium : используйте правила журнала для ведения журнала сообщений на основе получателей (все получатели или указанные получатели) и области действия (внутренние сообщения, внешние сообщения или все сообщения).Для ведения журнала премиум-класса требуются лицензии клиентского доступа Exchange Enterprise (CAL). Дополнительные сведения о клиентских лицензиях см. В разделе часто задаваемых вопросов о лицензировании Exchange.

Чтобы настроить ведение журнала, см. Процедуры ведения журнала в Exchange Server.

При планировании хранения сообщений и соответствия требованиям важно понимать ведение журнала и то, как ведение журнала вписывается в политики соответствия вашей организации.

Почему ведение журнала важно

Во-первых, важно понимать разницу между ведением журнала и архивированием, когда речь идет о сообщениях электронной почты:

Ведение журнала относится к записи сообщений электронной почты как части стратегии хранения электронной почты организации.
Архивирование относится к удалению сообщений электронной почты из их исходного местоположения (например, почтового ящика пользователя) и их сохранению в другом месте.

Многим организациям необходимо вести записи электронной почты, которая происходит, когда сотрудники выполняют свои повседневные бизнес-задачи. Вы можете использовать ведение журнала Exchange в качестве инструмента в стратегии хранения или архивирования электронной почты.

Хотя регулирование может не требовать особого ведения журнала, ведение журнала Exchange может помочь вашей организации обеспечить соблюдение требований.Например, корпоративные служащие в некоторых финансовых секторах могут нести ответственность за претензии, которые их сотрудники предъявляют клиентам. Назначенные менеджеры по соблюдению нормативных требований могут использовать ведение журнала для сбора и регулярного анализа сообщений электронной почты, отправляемых сотрудниками клиентам в рамках более масштабной проверки взаимодействия между сотрудниками и клиентами. Комплаенс-менеджеры могут сообщить о своем одобрении корпоративному служащему, а корпоративный служащий может затем сообщить о соответствии регулирующему органу.

В следующем списке показаны некоторые из наиболее известных U.S. и международные правила, в которых ведение журнала Exchange может стать частью ваших стратегий соответствия:

Закон Сарбейнса-Оксли 2002 г. (SOX)
Правило 17a-4 Комиссии по ценным бумагам и биржам (Правило 17 A-4 Комиссии по ценным бумагам и биржам)
Национальная ассоциация дилеров по ценным бумагам 3010 и 3110 (NASD 3010 и 3110)
Закон Грамма-Лича-Блайли (Закон о финансовой модернизации)
Закон о защите конфиденциальности финансовых учреждений от 2001 г.
Закон о защите конфиденциальности финансовых учреждений от 2003 г.
Закон 1996 года о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA)
Объединение и укрепление Америки путем предоставления соответствующих инструментов, необходимых для пресечения и противодействия терроризму Акт 2001 г. (Патриотический акт)
Директива Европейского Союза о защите данных (EUDPD)
Закон Японии о защите личной информации

Журналист

Агент ведения журнала — это встроенный агент транспорта Exchange, который обрабатывает сообщения по мере их прохождения через транспортную службу на серверах почтовых ящиков.Параметры конфигурации ведения журнала хранятся в Active Directory и считываются агентом ведения журнала. Агент ведения журнала регистрируется в событиях классификатора OnSubmittedMessage и OnRoutedMessage в транспортном конвейере. Дополнительные сведения о транспортном конвейере см. В разделе Почтовый поток и транспортный конвейер.

Обратите внимание, что встроенные транспортные агенты, такие как агент ведения журнала, невидимы и не управляются командлетами управления агентом транспорта ( * -TransportAgent ).

Журнал отчетов

Отчет журнала — это сообщение, записанное путем ведения журнала. Отчет журнала содержит исходное сообщение в виде неизмененного файлового вложения. Тело отчета журнала содержит сводную информацию из исходного сообщения (например, адрес электронной почты отправителя, тему сообщения, идентификатор сообщения и адреса электронной почты получателя). Этот тип ведения журнала известен как ведение журнала конверта и является единственным методом ведения журнала, поддерживаемым Exchange.

Журнальные отчеты и сообщения, защищенные IRM

Необходимо учитывать влияние сообщений, защищенных IRM, на отчеты журнала. Сторонние системы архивирования, не имеющие встроенной поддержки RMS, не могут расшифровать сообщения, защищенные IRM, в журнальных отчетах, что отрицательно сказывается на поиске и обнаружении контента в журналируемых сообщениях. В Exchange вы можете настроить расшифровку отчета журнала, чтобы сохранить копию сообщения в виде открытого текста в отчете журнала. Дополнительные сведения см. В разделе «Включение дешифрования отчета журнала».

Правила журнала

Основные компоненты правила журнала:

Получатель журнала : кто вы хотите вести журнал.
Область действия правила журнала : что вы хотите вести журнал.
Почтовый ящик журналов : где вы хотите хранить журналируемые сообщения.

Получатель журнала

Получатель журнала указывает, кого вы хотите вести журнал.Сообщения, отправленные или полученные получателем журнала, заносятся в журнал (направление не имеет значения). Вы можете настроить правило журнала для ведения журнала сообщений для всех отправителей и получателей в организации Exchange или ограничить правило журнала почтовым ящиком Exchange, группой, почтовым пользователем или почтовым контактом. Если вы указываете группу рассылки, вы включаете ведение журнала для участников группы рассылки (не для самой группы).

Выбирая конкретных получателей или группы получателей, вы можете настроить среду ведения журнала, которая поможет вам соответствовать нормативным и юридическим требованиям вашей организации, минимизируя при этом хранение и другие расходы, связанные с хранением больших объемов данных.

Получатели журнала, для которых включена единая система обмена сообщениями в Exchange 2016

По умолчанию, если ваша организация Exchange 2016 использует единую систему обмена сообщениями (UM) для консолидации инфраструктуры электронной почты, голосовой почты и факсов, Exchange настроен на ведение журнала уведомлений голосовой почты и уведомлений о пропущенных вызовах. Вы можете отключить ведение журнала для этих типов сообщений, но сообщения, содержащие факсы, созданные в единой системе обмена сообщениями, всегда заносятся в журнал.

Чтобы отключить ведение журнала для голосовой почты и уведомлений о пропущенных вызовах, см. Включение или отключение ведения журнала для голосовой почты и уведомлений о пропущенных вызовах.

Примечание

Единая система обмена сообщениями недоступна в Exchange 2019.

Область действия правила журнала

После того, как вы определите, кого вы хотите вести в журнал, вам нужно определить объем сообщений для журнала. Доступные области применения:

Только внутренние сообщения : источник или место назначения сообщения находится внутри вашей организации Exchange.
Только внешние сообщения : источник или место назначения сообщения находится за пределами вашей организации Exchange.
Все сообщения : Источник или место назначения сообщения не имеет значения. Обратите внимание, что правило журнала с этой областью потенциально может вести журнал сообщений, которые уже были записаны в журнал другими правилами с областями только для внутренних или только для внешних.

Почтовый ящик журналов

Почтовый ящик журналов — это место, куда доставляются журналируемые сообщения. Способ настройки почтового ящика журналов зависит от политик вашей организации, нормативных требований и требований законодательства.Например, вы можете настроить один почтовый ящик журналов для всех правил журнала в вашей организации или вам может потребоваться использовать разные почтовые ящики журналов для разных правил журнала.

Примечания :

Почтовые ящики журналов содержат конфиденциальную информацию, поэтому вам необходимо обеспечить безопасный доступ к ним. Сообщения в почтовом ящике журналов могут быть частью судебного разбирательства или регулироваться нормативными требованиями. Мы рекомендуем вам создавать и применять четко определенные политики, указывающие, кто имеет доступ к почтовому ящику журналов.Поговорите со своими законными представителями, чтобы убедиться, что ваше решение для ведения журнала соответствует всем законам и постановлениям, применимым к вашей организации.
Почтовый ящик Microsoft 365 или Office 365 нельзя использовать в качестве почтового ящика журналов. Если вы используете гибридное развертывание между локальным Exchange и Microsoft 365 или Office 365, вы можете назначить локальные почтовые ящики журналов для своих Microsoft 365 или Office 365 и локальных организаций. Вы также можете доставлять сообщения с журналом в локальную систему архивации электронной почты или в стороннюю службу архивации электронной почты.
Почтовые ящики журналов должны принимать сообщения, размер которых не меньше максимального размера сообщения, доступного в вашей организации. Обязательно учитывайте любые пользовательские максимальные размеры сообщений, которые вы настроили для отдельных почтовых ящиков. Дополнительные сведения см. В разделе Настройка ограничений размера сообщений для почтового ящика.
Мы рекомендуем настроить почтовый ящик журналов для приема сообщений только от получателя Microsoft Exchange (единственного отправителя отчетов журнала).Обратите внимание, что это можно сделать только в командной консоли Exchange. Дополнительные сведения см. В разделе Настройка ограничений доставки сообщений для почтового ящика.
Рекомендуется отключить ограничения квоты хранилища для почтового ящика журналов. Дополнительные сведения см. В разделе Настройка квот хранилища для почтового ящика.

Альтернативный почтовый ящик журналов

Как и другие сообщения, отчеты о недоставке журнала помещаются в очередь, и доставка периодически повторяется до истечения срока действия сообщения (значение по умолчанию — два дня и настраивается параметром MessageExpirationTimeout в командлете Set-TransportService ).В отличие от других сообщений, отчеты журнала с истекшим сроком действия не могут быть возвращены отправителю в отчете о недоставке (также известном как отчет о недоставке или сообщение о недоставке), поскольку отправителем является получатель Microsoft Exchange. Просроченные отчеты журнала не могут быть восстановлены.

Если вы не хотите, чтобы недоставленные отчеты журнала помещались в очередь и в конечном итоге истекали, вы можете указать альтернативный почтовый ящик журналов , который принимает отчеты о недоставке для всех недоставленных отчетов журнала , когда любой почтовый ящик журналов недоступен (один альтернативный почтовый ящик журналов для все почтовые ящики журналов в вашей организации).Исходный отчет журнала является приложением к отчету о недоставке. Когда почтовый ящик журналов снова становится доступным, вы можете использовать функцию «Отправить это сообщение повторно» в Outlook в отчетах о недоставке в альтернативном почтовом ящике журналов, чтобы отправлять неизмененные отчеты о доставке в почтовый ящик журналов.

Перед настройкой альтернативного почтового ящика журналов обратитесь к своим законным представителям. Законы или нормативные акты, применимые к вашей организации, могут запрещать хранение всех сообщений журнала в одном почтовом ящике.

Примечания :

Если альтернативный почтовый ящик журналов также становится недоступным и отклоняет отчеты о недоставке для недоставленных отчетов журнала, исходные отчеты журнала теряются и не могут быть восстановлены.
Альтернативный почтовый ящик журналов следует рассматривать как специальный выделенный почтовый ящик.Правила журнала, правила для папки «Входящие» и правила потока обработки почты (также известные как правила транспорта), которые связаны с альтернативным почтовым ящиком журналов, игнорируются.

Репликация правила журнала

Поскольку правила журнала хранятся в Active Directory, они считываются и применяются транспортной службой на всех серверах почтовых ящиков в организации. Когда вы создаете, изменяете или удаляете правило журнала, изменение реплицируется между контроллерами домена в вашей организации. Это позволяет Exchange предоставлять согласованный набор правил журнала для всей организации.

Примечания :

Репликация между контроллерами домена зависит от факторов, которые не контролируются Exchange (например, количества сайтов Active Directory и скорости сетевых ссылок). Следовательно, вам необходимо учитывать задержки репликации при внедрении правил журнала в вашей организации. Дополнительные сведения о репликации Active Directory см. В разделе Введение в репликацию Active Directory и управление топологией с помощью Windows PowerShell.
Каждый сервер почтовых ящиков кэширует расширенные группы рассылки, чтобы избежать повторных запросов Active Directory для определения членства в группе. По умолчанию записи в кэше расширенных групп удаляются каждые четыре часа. Следовательно, изменения членства в группе не могут быть применены к правилам журнала до тех пор, пока не будет обновлен кэш расширенных групп. Чтобы принудительно выполнить немедленное обновление кэша на сервере почтовых ящиков, перезапустите транспортную службу Microsoft Exchange. Вам необходимо перезапустить службу на каждом сервере почтовых ящиков, на котором вы хотите принудительно обновить кеш.

Устранение неисправностей

Возникли проблемы? Обратитесь за помощью на форумы Exchange. Посетите форумы по адресу: Exchange Server. Если у вас возникли проблемы с альтернативным почтовым ящиком журналов, см. KB2829319.

Все, что вам нужно знать о ведении журнала Exchange

В этом быстро меняющемся современном мире ваша организация, вероятно, отправляет и получает тысячи электронных писем — если не больше — каждый день. Многие из этих электронных писем содержат ценную или потенциально конфиденциальную информацию о бизнес-операциях и инициативах, продуктах и услугах, данных о клиентах, показателях производительности и т. Д.Учитывая характер этих сообщений, в ваших интересах создавать и поддерживать корпоративный учет всех электронных писем, к которому вы можете легко получить доступ в любой момент.

Это основная концепция ведения журнала электронной почты в Microsoft Exchange.

Что такое ведение журнала электронной почты?

Прежде чем мы углубимся в подробности, давайте поговорим о ведении журнала электронной почты. Ведение журнала электронной почты относится к процессу, при котором система ведения журнала создает теневые копии всех входящих и исходящих электронных писем, пока они находятся в пути, и хранит их в своем собственном почтовом ящике в течение неопределенного периода времени.

Разве это не то же самое, что архивирование электронной почты?

Нет. На самом деле ведение журнала электронной почты и архивирование электронной почты — это две совершенно разные вещи.

Вы видите, как упоминалось выше, ведение журнала электронной почты создает копию электронной почты и сохраняет ее в почтовом ящике на вашем основном сервере. С другой стороны, при архивировании электронной почты исходная копия электронной почты перемещается во внешнее хранилище — обычно на размещенный облачный сервер — тем самым освобождая ценное пространство для хранения. Архивы электронной почты, как правило, более удобны для пользователей, чем почтовые ящики журналов, поскольку в них легче искать.Кроме того, содержимое почтового ящика журнала может быть удалено любым пользователем с правами администратора, в отличие от содержимого архива электронной почты. И ведение журнала электронной почты, и архивирование электронной почты можно автоматизировать.

Обе функции предлагают уникальные преимущества и при совместном использовании являются мощными инструментами для соответствия нормативным требованиям для воспроизведения доказательств в случае запроса на обнаружение электронных данных или судебного разбирательства.

Что такое ведение журнала Exchange?

Exchange, флагманский почтовый и календарный сервер Microsoft, представлен в двух вариантах — Exchange Server и Exchange Online, которые предлагают встроенные системы ведения журнала электронной почты.Microsoft впервые запустила Exchange Journal Mailbox в 2010 году в ответ на новое требование Комиссии по безопасности обмена (SEC). Встроенный в Exchange агент ведения журнала перехватывает сообщения, известные как отчеты журнала , через транспортную службу на сервере почтовых ящиков. Отсюда агент ведения журнала сохраняет отчет журнала в виде неизменяемого файлового вложения и генерирует сводную информацию из исходного сообщения в процессе, известном как ведение журнала конверта.Эта сводная информация включает адреса электронной почты отправителя и получателя, а также тему письма.

Сервер

Exchange Server, в частности, предлагает два варианта ведения журнала электронной почты: стандартное ведение журнала и расширенное ведение журнала . Стандартное ведение журнала фиксирует все сообщения, отправленные или полученные почтовыми ящиками в определенной базе данных почтовых ящиков, тогда как ведение журнала премиум-класса требует, чтобы авторизованные пользователи настроили правила ведения журнала в Active Directory (AD).Эти правила определяют, какие сообщения должен фиксировать агент ведения журнала, и должны включать в себя получателя журнала , область действия правила журнала и почтовый ящик ведения журнала , которые определены следующим образом:

Первый и третий компоненты правила журнала — то есть получатель журнала и почтовый ящик журнала — имеют прямое влияние на ресурсы хранилища. В случае получателей журнала выбор конкретных получателей или групп получателей, в отличие от всей организации, может значительно уменьшить объем хранилища, необходимый для ведения журнала Exchange.Почтовые ящики журналов должны поддерживать максимальный размер сообщений, доступный в вашей организации; Основываясь на этой информации, Microsoft рекомендует пользователям отключить ограничения квоты хранилища для почтовых ящиков журналов. Вы также захотите подумать, имеет ли смысл хранить почтовые ящики журналов локально или в облаке с помощью стороннего решения; подробнее об этом на мгновение.

Любые изменения конфигурации, внесенные в правила журнала, хранящиеся в AD, реплицируются между контроллерами домена в вашей организации через службу транспорта в процессе, известном как репликация правила журнала .Задержки репликации могут возникать в зависимости от факторов, не зависящих от Exchange.

Если ваш почтовый ящик журнала Exchange недоступен по какой-либо причине, вы можете настроить альтернативный почтовый ящик журнала для хранения отчетов журнала до тех пор, пока он не вернется в оперативный режим, вместо того, чтобы позволять им оставаться в почтовых очередях серверов почтовых ящиков. Как только ваш почтовый ящик журналов снова будет в сети, просто используйте функцию Отправить снова , чтобы повторно отправить отчеты журнала в исходное место назначения.

Ведение журнала Exchange в облаке

Если ведение журнала Exchange вас интересует, но вы не хотите использовать драгоценные ресурсы локального хранилища, доступны облачные альтернативы.Например, если вы в настоящее время используете Exchange Server, вы можете подумать о переходе на Exchange Online, который полностью основан на облаке и имеет дополнительный бонус в виде встроенных ресурсов Microsoft для аварийного восстановления. Другой вариант — сотрудничать со сторонним поставщиком облачных услуг, хотя важно тщательно оценить стандарты каждого поставщика, прежде чем переходить на него.

Если ни один из этих вариантов вам не нравится, и у вашей организации уже есть собственное облако, вы можете подумать о перемещении своих почтовых ящиков журналов в это облако.В отличие от партнерства со сторонним поставщиком, этот параметр позволяет вам определять собственные положения о безопасности, соответствии и доступе. Лучше всего то, что Microsoft Azure упрощает перенос данных журнала Exchange в облако и предлагает неограниченную масштабируемость, поэтому ваши почтовые ящики могут расти вместе с вашим бизнесом.

Преимущества ведения журнала обмена

Повышенное соответствие нормативным требованиям: Независимо от того, работает ли ваша организация в финансовом секторе, в сфере здравоохранения или где-то между ними, вы, вероятно, подпадаете под действие по крайней мере нескольких нормативных требований, некоторые из которых могут содержать особые формулировки в отношении хранения записей.Ведение журнала Exchange исключает возможность догадок, создавая легкодоступные и безупречные записи всех сообщений электронной почты.

Некоторые из правил, которым может помочь ведение журнала, включают:

Превентивная подготовка к обнаружению электронных данных: В нашем мире судебных разбирательств нужно быть готовым. Создавая точную и неизменяемую запись обо всех или избранных сообщениях электронной почты, ведение журнала Exchange позволяет таким организациям, как ваша, быстро воспроизводить отчеты журнала в случае запроса на обнаружение электронных данных.

Подробные, защищенные от несанкционированного доступа записи корреспонденции: Хотите ли вы убедиться, что связь ваших сотрудников с клиентами соответствует стандартам качества или вашему отделу кадров необходимо просматривать журнальные отчеты в рамках текущего внутреннего расследования, ведение журнала Exchange создает удобный для поиска репозиторий неизменяемых записей.

Как настроить ведение журнала Exchange

Процесс настройки почтового ящика журнала Exchange немного отличается в зависимости от того, используете ли вы Exchange Server или Exchange Online.

Сервер Exchange: стандартное ведение журнала

Вы также можете использовать командную консоль Exchange для включения или отключения ведения журнала в базах данных почтовых ящиков.

Сервер Exchange: расширенное ведение журнала
При расширенном ведении журнала необходимо настроить правила журнала. Для этого выполните следующие действия:

Как и стандартное ведение журнала, вы также можете использовать командную консоль Exchange для создания правил журнала для расширенного ведения журнала.

Exchange Online

Процесс настройки почтового ящика журнала Exchange в Exchange Online в основном такой же, как и в расширенном журнале Exchange Server, в том смысле, что вам нужно создать правила журнала. Единственное существенное отличие состоит в том, что вы также должны указать альтернативный почтовый ящик журналов для недоставленных отчетов журнала.

Шаг 3. Настройка ведения журнала в Office 365 для всех или выбранных пользователей

Настройка правила журнала для архивирования сообщений электронной почты, отправленных или полученных выбранными пользователями вашего домена, представляет собой двухэтапный процесс.Действия по ведению журнала электронной почты для правил потока почты Office 365 следующие:

Создать список рассылки пользователей, для которых необходимо включить ведение журнала
Настройте правило журнала для списка рассылки, чтобы начать архивирование сообщений электронной почты.

я. Чтобы создать список рассылки, перейдите на вкладку Главная> Группы.

ii. Выберите Список рассылки в качестве типа создаваемой группы

iii.Предоставьте подробную информацию, как указано ниже

Дайте название группе
Установить адрес электронной почты группы
Предоставьте описание.
Добавить группу в домен Office 365

iv. Выберите только что добавленную группу из списка и нажмите «Изменить», чтобы добавить участников.

v. Добавить участников в группу.

Членами этого списка должны быть пользователи домена Office 365, для которых необходимо включить ведение журнала.

vi. Выберите пользователей, которых нужно добавить в список рассылки, и сохраните список.

vii. Закройте окна, чтобы завершить процесс.

viii. Вы можете отредактировать расширенные настройки этой группы, чтобы скрыть ее из списков адресов.

ii. Перейдите в Центр администрирования Exchange

iii. Выберите параметр «Управление соответствием» и перейдите на вкладку «Правила журнала»

iv. Создайте новое правило и предоставьте подробную информацию, как указано ниже

1.Отправляйте отчеты журнала на стандартный идентификатор Vaultastic в формате journal@{domain}.vaultastic.com

Пример: для домена thinkshop.io идентификатор Vaultastic для получения всех отчетов журнала будет иметь следующий вид: [email protected]

2. Дайте название правилу.

3. Выберите применение правила, если сообщение отправлено или получено от определенного пользователя или группы.

Выберите вновь созданный Распределенный список выбранных пользователей, для которых необходимо включить архивирование.

Добавьте группу и нажмите ОК.

4. Выберите в Журнал всех сообщений , как входящих, так и исходящих.

5. Сохраните правило.

v. Чтобы отразить изменения, выйдите из системы и повторно войдите на портал администрирования.

vi. Согласно правилу, вся почта, отправленная / полученная пользователями из списка рассылки, будет заархивирована в соответствующую учетную запись на сервере Vaultastic.

Чтобы настроить несколько доменов O365 в организации для архивирования в Vaultastic, настройте отдельное правило журнала для каждого домена O365.

Входящее сообщение

— обзор

5.3.3 Достижение равновесия и сборка составного решения

Чтобы доказать, что процесс распространения завершается, рассмотрим параллельную и автономную схему управления, при которой каждый процессор активируется всякий раз, когда любое из его входящих сообщений изменяет значение. Обратите внимание, что, поскольку сеть односвязна, каждый путь в конечном итоге должен заканчиваться либо в корневом узле, имеющем одного дочернего элемента, либо в листовом узле, имеющем одного родителя.Такие однопортовые узлы действуют как абсорбционные барьеры; обновляющие сообщения, полученные через эти порты, поглощаются и не вызывают последующего обновления исходящих сообщений. Таким образом, эффект каждого нового свидетельства ослабевает со временем пропорционально самому длинному пути в сети.

Чтобы доказать, что в состоянии равновесия выбранные значения x ^* действительно представляют наиболее вероятную интерпретацию имеющихся свидетельств, мы можем рассуждать путем индукции по глубине лежащего в основе дерева, принимая произвольный узел x в качестве корень.Сообщения λ ^* или π ^*, исходящие от каждого листового узла такого дерева, безусловно, соответствуют уравнениям. (5.40) и (5.41). Предполагая, что сообщения λ ^* (или π ^*) в любом узле глубины k дерева соответствуют их определениям в уравнениях. (5.40) и (5.41), вывод уравнений (5.42) — (5.47) гарантирует, что они будут продолжать соответствовать на глубине k — 1, и так далее. Наконец, в корневом узле β BEL ^* ( x ^*) фактически совпадает с P ( w ^* | e ), как в уравнении.(5.33), что означает, что BEL ^* ( x ), вычисленное по формуле. (5.50) должен давать x такой же рейтинг, как и max P ( x , w ′ _X | e ) (см. Уравнение (5.32)). Это доказывает, что каждый локальный выбор x ^* является частью некоторого оптимального расширения w ^*.

Если бы выбор каждого значения x ^* был уникальным, совокупность значений x ^* обязательно составила бы (уникальное) наиболее вероятное расширение w ^*.Однако, когда несколько назначений X = x дают один и тот же оптимальный BEL ^* ( x ), необходимо использовать систему указателей, чтобы гарантировать, что правило разрешения конфликтов не является произвольным, а согласуется с выборами, сделанными в соседних узлы.

Например, в схеме на рисунке 5.1, если бы мы приняли q ₁ = q ₃ < 1/2 , оптимальные интерпретации { X ₁ = 1, X ₃ = 0} и { X ₁ = 0, X ₃ = 1} были бы столь же полезными, давая BEL ^* ( X ₃ = 0) = q ₃ p ₁ = BEL ^* ( X ₃ = 1) = p ₃ q ₁ 9079, как отражено в * ( x ₃) и λ ^* _Y ₃ ( x ₃) сообщений на рисунке 5.3 d ; аналогично BEL * (X1 = 0) = q1p3 = BEL * (X1 = 1) = p1q3. Произвольный разрыв связей в таких случаях может привести к выбору субоптимального расширения { X ₁ = 0, X ₃ = 0} или даже несовместимого { X ₁ = 1 , X ₃ = 1}. Чтобы обеспечить выбор значений в пределах того же оптимального расширения , следует сохранять локальные указатели, чтобы отмечать значения соседей, при которых достигается максимизация.(В односвязных сетях соответствующий район состоит из родителей, детей и супругов, т. Е. Родителей общих детей [см. Главу 3].) Например, при максимизации, необходимой для вычисления λ ^* _Y ₃ ( x ₃) на рисунке 5.3 d мы имеем (см. Уравнение (5.47))

λZ * (x3) = maxY2, Y3λ * (y3) P (y3 | y2, x3) πY3 * ( y2) = maxY2 {P (Y3 = 0 | y2, x3) q1, если y2 = 0P (Y3 = 0 | y2, x3) p1, если y2 = 1 = maxY2 {1 × q1, если y2 = 0, x3 = 01 × q1, если y2 = 0 , x3 = 11 × p1, если y2 = 1, x3 = 00 × p1, если y2 = 1, x3 = 1 = {max (q1p1) = p1if x3 = 0 (y2 * = 1) max (0, q1) = q1, если x3 = 1 (y2 * = 0) = (p1, q1) aty2 * = (1,0).

Установление этого соответствия между x ₃ и y ^* ₂ составляет узел Y ₃ поддержание указателя от Y ₂ = 1 до X _{= 0 и другой указатель от Y ₂ = 0 до X ₃ = 1, чтобы указать, что эти две пары значений являются совместимыми членами одного и того же оптимального расширения.}

Когда мы сталкиваемся с выбором x ^* ₃, мы сравниваем значение BEL ^* ( x ₃ = 0) со значением BEL ^* ( x ₃ = 1) и получаем равенство

BEL * (x3) = λY3 * (x3) = (p1q3, q3p1) = p1q3 (1,1).

Однако выбор x ^* ₃ = 0 должен сопровождаться выбором y ^* ₂ = 1 и выбором x ^* ₃ = 1, на y ^* ₂ = 0. При аналогичном анализе на узле Y ₁ такой выбор y ^* ₂ будет привязан к значениям x ^* ₁ = 1 и x ^* ₁ = 0, соответственно, таким образом гарантируя, что выбор x ^* ₁ = 1 всегда будет сопровождаться x ^* ₃ = 0 и x ^* ₁ = 0, на x ^* ₃ = 1.

Наличие этих указателей на каждом узле обеспечивает простой механизм для получения общего оптимального расширения: мы решаем x ^* на некотором произвольном узле X , а затем рекурсивно следуем указателям, прикрепленным к x ^* . Кроме того, мы можем получить оптимальное расширение, совместимое с , любой экземпляр (скажем, второй лучший) некоторой выбранной переменной Y и, сравнивая достоинства нескольких таких расширений, можем определить второе лучшее объяснение в глобальном масштабе [Geffner and Жемчуг 1987а].Другой способ использования стрелочного механизма — облегчение анализа чувствительности. Чтобы определить достоинства тестирования неизвестной переменной, мы можем просто перейти по ссылкам, прикрепленным к каждому из ее возможных экземпляров, и изучить влияние переменной на другие предложения в системе.

Психологический бюллетень — APA Publishing

Редактор

Блэр Т. Джонсон, доктор философии
Университет Коннектикута, США

Младшие редакторы

Люси Боуз, доктор философии
Оксфордский университет, Великобритания

Ноэль А.Карточка, доктор философии
Университет Джорджии, США

Шери Л. Джонсон, доктор философии
Калифорнийский университет, Беркли, США

Родольфо Мендоса-Дентон, PhD
Калифорнийский университет, Беркли, США

Дафна Ойсерман, PhD
Университет Южной Калифорнии, США

Ннамди Поул, доктор философии
Смит-колледж, США

Джеймс Э. Пустеевский, доктор философии
Университет Висконсина Мэдисон, США

Ронг Су, доктор философии
Университет Айовы, США

Пауль Верхаген, доктор философии
Технологический институт Джорджии, США

Даниэль Войер, доктор философии
Университет Нью-Брансуика, Канада

Томас Л.Уэбб, доктор философии
Университет Шеффилда, Великобритания

Редакторы-консультанты

Долорес Альбаррасин, PhD
Иллинойсский университет в Урбане-Шампейн , США

Тэмми Д. Аллен, доктор философии
Университет Южной Флориды , США

Аск Карл, канд.
Гетеборгский университет , Швеция

Рэнди П. Ауэрбах, доктор философии
Колумбийский университет , США

Карен Барч, PhD
Университет Вайоминга , США

Эллиот Т.Беркман, доктор философии
Орегонский университет , США

Дэниел Берри, ЭдД
Миннесотский университет , США

Белосток Эллен, к.б.н.
Йоркский университет , Канада

Нишель Карпентер, доктор философии
Университет Рутгерса — Нью-Брансуик , США

Стивен Дж. Сеси, доктор философии
Корнельский университет , США

Ман-пуи Салли Чан, PhD
Иллинойсский университет в Урбане-Шампейн , США

Сесилия Ченг, доктор философии
Университет Гонконга , Гонконг

Майк В.Л. Чунг, доктор философии
Национальный университет Сингапура , Сингапур

Пим Кейперс, PhD
Vrije Universiteit Amsterdam , Нидерланды

Дев К. Далал, PhD
Университет в Олбани, Государственный университет Нью-Йорка , США

Поль де Бёк, доктор философии
Государственный университет Огайо , США

Эко Дж. К. де Геус, доктор философии
Vrije Universiteit Amsterdam , Нидерланды

Алиса Х.Игли, доктор философии
Северо-Западный университет , США

Пол В. Иствик, доктор философии
Калифорнийский университет, Дэвис , США

Эли Финкель, PhD
Северо-Западный университет , США

Р. Крис Фрейли, PhD
Иллинойсский университет в Урбана-Шампейн , США

Барбара Л. Фредриксон, доктор философии
Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл , США

Дэниел Фулфорд, PhD
Бостонский университет , США

Джейн Гиллхэм, доктор философии
Swarthmore College , США

Уша Клэр Госвами, доктор философии
Кембриджский университет , Великобритания

Уильям Х.Готтдинер, доктор философии
Колледж уголовного правосудия Джона Джея, США

Мартин Хаггер, доктор философии
Калифорнийский университет, Мерсед , США

Лорен С. Холлион, доктор философии
Питтсбургский университет , США

Сэм А. Харди, доктор философии
Университет Бригама Янга , США

Элизабет П. Хайден, доктор философии
Университет Западного Онтарио, Канада

Эмили Олден Хеннесси, доктор философии
Гарвардская медицинская школа, США

Джанет С.Гайд, доктор философии
Университет Висконсин-Мэдисон , США

Сара Джаффи, доктор философии
Пенсильванский университет , США

Мария Кангас, PhD
Университет Маккуори , Австралия

Юлия Карбах, PhD
Университет Кобленц-Ландау , Германия

Дебора А. Каши, доктор философии
Университет штата Мичиган , США

Элисон К. Коенка, доктор философии
Университет Содружества Вирджинии , США

Бенедек Курди, PhD
Корнельский университет , США

Ричард М.Ли, доктор философии
Миннесотский университет , США

Кристен Линдквист, доктор философии
Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл , США

Сунци Лю, доктор философии
Государственный университет Джорджии , США

Келли Линч, доктор философии
Техасский университет в Сан-Антонио , США

Кейт Мэддокс, доктор философии
Университет Тафтса , США

Ирис Маусс, доктор философии
Калифорнийский университет, Беркли , США

Блейкли Б.МакШейн, доктор философии
Северо-Западный университет , США

Моника Мелби-Лервог, PhD
Университет Осло , Норвегия

Венди Берри Мендес, доктор философии
Калифорнийский университет, Сан-Франциско , США

Диана Метр, доктор философии
Университет штата Юта , США

Грегори Э. Миллер, доктор философии
Северо-Западный университет , США

Нора С. Ньюкомб, PhD
Университет Темпл , США

Паула М.Ниденталь, доктор философии
Университет Висконсин-Мэдисон , США

Дениз С. Онес, доктор философии
Миннесотский университет , США

Фред Освальд, доктор философии
Университет Райса , США

Джон Пачанкис, доктор философии
Йельский университет , США

Эрика А. Паталл, PhD
Университет Южной Калифорнии , США

Пэн Пэн, доктор философии
Техасский университет в Остине , США

Терри Д.Пиготт, доктор философии
Государственный университет Джорджии , США

Лаура С. Ричман, доктор философии
Duke University , США

Ханна Ротштейн, доктор философии
Колледж Баруха, CUNY , США

Камило Руджеро, доктор философии
Университет Северного Техаса , США

Айелет Мерон Рушио, Ph.D.
Пенсильванский университет , США

Фрэнк Л. Шмидт, доктор философии
Университет Айовы , США

Тали Шарот, PhD
Universty College London , Великобритания

Паскаль Ширан, доктор философии
Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл , США

Джеймс А.Шепперд, доктор философии
Университет Флориды , США

Джонатан Смоллвуд, доктор философии
Йоркский университет , Великобритания

Хосе А. Сото, доктор философии
Государственный университет Пенсильвании , США

Бонни Спринг, доктор философии
Северо-Западный университет , США

Майя Тамир, доктор философии
Еврейский университет Иерусалима , Израиль

Эмили Э. Таннер-Смит, доктор философии
Орегонский университет , США

Киара Р.Тимпано, доктор философии
Университет Майами , США

Элизабет Типтон, доктор философии
Северо-Западный университет , США

Эндрю Р. Тодд, доктор философии
Калифорнийский университет, Дэвис , США

Линда Р. Тропп, доктор философии
Массачусетский университет, Амхерст , США

Эллиот М. Такер-Дроб, доктор философии
Техасский университет в Остине , США

Джек Л.Вевеа, доктор философии
Калифорнийский университет, Мерсед , США

Вольфганг Фихтбауэр, PhD
Маастрихтский университет , Нидерланды

Джефф Уорд, доктор философии
Университет Эссекса, Соединенное Королевство

Эдвард Роберт Уоткинс, доктор философии
Эксетерский университет , Великобритания

Брентон М. Верник, доктор философии
Университет Южной Флориды , США

Дженнифер Вили, доктор философии
Иллинойсский университет в Чикаго , США

Дэвид Уилсон, доктор философии
Университет Джорджа Мейсона , США

Эйдан Г.К. Райт, доктор философии
Питтсбургский университет , США

Рецензенты-методисты

Акабчук Ребекка Леонидовна, PhD
Университет Коннектикута, США

Джули М. Бриссон
Университет Коннектикута, США

Bariş Sevi
Университет Коннектикута, США

Координатор экспертной оценки

Чарли Рецлафф
Американская психологическая ассоциация, США

Электронный этикет

Недостатком использования функции Request a Read Receipt является то, что получатель должен ответить на всплывающий вопрос, подтверждающий, что отправителю можно отправить уведомление о прочтении, что может раздражать получателя.Кроме того, не все почтовые приложения поддерживают уведомления о прочтении, и даже если они есть, получатели могут отключить эту функцию.

3. Приоритет сообщений электронной почты. Если вы получили срочное или очень важное электронное письмо, на которое вы планируете сразу же ответить, в немедленном подтверждении нет необходимости. Но когда вы получаете электронное письмо, на которое не можете ответить сразу, я считаю, что правильнее всего будет сообщить отправителю, что вы получили его сообщение, и, возможно, сообщить отправителю ожидаемые сроки ответа.Например, вы можете ответить: «Я получил ваше сообщение с просьбой предоставить копию отчета, и я отправлю его вам, когда вернусь в свой офис в понедельник — это сработает для вас?»

4. Текстовые сообщения. Если вы общаетесь с помощью текстовых сообщений и отправляете чувствительное ко времени сообщение, например: «Я подтверждаю наши планы на обед на 11:50 утра в Seasons 52, расположенном в торговом центре Perimeter Mall, и я планирую отправиться туда через несколько минут», это может вызывать беспокойство, если ваш партнер по обеду не признает ваше коммюнике — вы не хотите тратить свое время, если планы этого человека изменились.В этой ситуации я считаю, что простое «да», «подтверждено» или «K» (сокращение от «ОК») может считаться вежливым способом подтвердить такое сообщение.

5. Спам. Конечно, если письмо является спамом или подозреваемым спамом, я бы посоветовал вам не тратить время на ответы; немедленно удалите его и продолжайте свой день. Как правило, если вы не узнаете отправителя или тему, или если ваше правильное имя не используется в начале письма, то блокировка отправителя и удаление этого письма могут быть лучшими действиями, которые следует предпринять.

Об авторе

Дж. Карлтон Коллинз ([email protected]) — консультант по технологиям, инструктор CPE и редактор JofA .

Примечание. Инструкции для Microsoft Office в разделе «Вопросы и ответы по технологиям» относятся к версиям с 2007 по 2016 год, если не указано иное.

Задать вопрос

У вас есть вопросы о технологиях для этой колонки? Или, прочитав ответ, у вас есть лучшее решение? Отправьте их на адрес jofatech @ aicpa.орг. Сожалеем, что не смогли ответить на все заданные вопросы индивидуально.

Журнал входящей корреспонденции образец: Как вести журнал входящей и исходящей документации