Журнал входящей корреспонденции: Образец журнала входящей и исходящей документации в 2022 году. Образец журнала регистрации документации

Журнал входящей корреспонденции: Образец журнала входящей и исходящей документации в 2022 году. Образец журнала регистрации документации

Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов

>

<

PDF

WORD

ПЕЧАТЬ

ВПЕРЕД

НАЗАД

ПОИСК ПО РЕСУРСУ

Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции — Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле

Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения о входящих документах, поступащих в организацию от корреспондентов.

Регистрируются все документы, которые необходимо учитывать, исполнять и использовать в справочных целях. Все документы, поступившие в организацию, нужно отсортировать на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень групп документов, которые необязательно регистрировать:

• ГОСТы, ОСТы, ТУ.
• Графики, наряды, заявки, разнарядки.
• Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская отчетная документация.
• Корреспонденция, адресованная работникам с пометкой «Лично».
• Научные работы.
• Нормы и нормативы расхода материалов.
• Печатные издания (журналы, книги, бюллетени).
• Поздравительные письма, телеграммы.
• Пригласительные билеты.
• Прейскуранты.
• Программы конференций, совещаний.
• Рекламные материалы (программы, проспекты, листовки, извещения).
• Учебные планы, программы.
• Формы и банки (кроме строгой отчетности).

Входящие документы регистрируются независимо от способа их передачи и доставки. Поступившие в организацию документы регистрируются один раз в день их поступления.

Документы, поступающие в организацию (включая телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы), проходят следующие этапы: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, а потом доставляются исполнителям.

Первичная обработка документов заключается в проверке целостности конверта, пакета или упаковки, правильности адресования документов, а при вскрытии – наличие в нем документов, количество листов, включая приложения. Открываются все конверты. Исключение составляет личная корреспонденция (с пометкой «Лично»).

При отсутствии листов в документе или приложении в тот же день ставится в известность корреспондент письма и делается запись на самом документе и в журнале регистрации входящих (поступающих) документов в графе Примечание (см. Приложение). Обязательно нужно составить акт в трех экземплярах: первый остается в секретариате, второй хранится с поступившим документом, третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Документы, адресованные в подразделения организации, передаются сразу в подразделения, минуя руководство. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст поступившей телефонограммы записывается, печатается и регистрируется, оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Предварительное рассмотрение документов: необходимо осуществить фильтрацию входящей корреспонденции, направленной руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут передаваться зам. руководителя, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Дата поступления документа заносится в графу 1 (см. Приложение).

Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа проставляется штамп-отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

Считается и ставится количество листов, а также количество листов и брошюр в приложениях. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и подобных материалах. Допускается вручную ставить входящий номер (в отсутствии штампа в организации), например вх. № 136 от 21.02.2012 на 15 л. + прил. 32 л.

Регистрационный номер указывается в журнале графе 2 (см.Приложение) – порядковый номер поступления в пределах календарного года. Регистрационный номер документа служит его главным учетным и поисковым признаком. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и внесения резолюции может дополняться через косую черту кодом структурного подразделения (по номенклатуре дел организации) – исполнителя. Например, вх .№ 185/03 (03 – бухгалтерия).

Наименование вида документа и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, письмо, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма, рекомендательное письмо, уведомление и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 4 (см. Приложение).

Адресат отмечается в журнале в графе 5; пишется, откуда поступил документ. Это Ф.И.О. (если есть на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, откуда поступил документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).

В графу 6 списывается с поступившего документа исходящий номер адресата и дата, если номер отсутствует, то пишется б/н (без номера).

Заголовок документа – краткое содержание документа, который указывается в начале текса входящего документа. Если заголовок отсутствует, необходимо оценить содержание документа и занести его краткое содержание в журнале в графе 7 (см. Приложение).

Результаты рассмотрения документов руководством отражаются в резолюции в графе 8. Из резолюции секретарь должен внести сведения об исполнителе графа 9 и срок исполнения поручения графа 10. Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией передается исполнителю, указанному первым, остальным исполнителям направляются копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документов.

В графе журнала 9 примечание делается отметка о выполнении поручения исполнения документа или причина невыполнения, в какое дело подшит документ после его исполнения.

Регистрация входящих сообщений электронной почты — Высший эшелон

Поиск:

Справочный центр Главная

• Начало работы
  • Начало работы с Top Echelon
• Тренировка в прямом эфире
  • Тренировка Большого Биллера
  • Вебинары по обучению рекрутеров
• Навигация
  • Навигация высшего эшелона
  • Приборные панели
• Добавление записей
  • Добавление людей
  • Добавление компаний
  • Добавление заданий
• Управление записями
  • Управление записями людей
  • Ведение документации компании
  • Управление записями рабочих заданий
  • Регистрация / планирование действий
• Поиск
  • Запуск поиска
  • Управление результатами поиска
• Производительность
  • Горячие списки
  • Трубопроводы
  • Электронная почта
  • Текстовые сообщения
  • Планировщик
  • Отчеты
• Реклама вакансий
  • Доска объявлений высшего эшелона
  • Сообщение о вакансии высшего эшелона
• Настройки
  • Общие настройки
  • Настройки электронной почты
  • Инструменты и управление данными
• Биллинг
  • Выставление счетов и счетов-фактур
• Поиск и устранение неисправностей
  • Часто задаваемые вопросы
• Обновления продукта
  • Все обновления продукта
• раздельных мест размещения
  • Сеть высшего эшелона

К настоящему времени вы, вероятно, знаете, что вы можете отправлять исходящие электронные письма через Top Echelon Recruiting Software, но у вас также есть возможность регистрировать входящие электронные письма обратно в программное обеспечение. У каждого пользователя есть уникальный адрес электронной почты, который он может использовать, чтобы быстро регистрировать входящие электронные письма, независимо от того, какой внешний почтовый клиент вы выбрали для своего бизнеса.

В первый раз, когда вы хотите зарегистрировать электронное письмо из своего почтового клиента, вам нужно будет найти и скопировать свой уникальный адрес электронной почты журнала . Для этого:

• Разверните боковую панель в правом верхнем углу страницы и нажмите значок  Настройки  
.
• Нажмите, чтобы развернуть раздел Email   и выберите Parse & Log Addresses

• На странице «Адреса синтаксического анализа и регистрации» найдите свой Адрес электронной почты журнала в левой части страницы
• Нажмите кнопку  Копировать адрес справа

• Теперь, когда у вас есть уникальный адрес журнала, вы готовы записывать сообщения электронной почты в свою базу данных прямо из почтового клиента

Чтобы зарегистрировать входящее электронное письмо :

• Перейдите в свою программу электронной почты и найдите электронное письмо, которое вы хотите зарегистрировать, в Top Echelon Recruiting Software
• Переслать сообщение из папки «Входящие» на ваш уникальный адрес в журнале.
  • Вставьте (Ctrl+v для ПК / Command+v для Mac) свой адрес журнала в поле  Кому
  • После того, как вы один раз вставили и отправили на этот уникальный адрес, ваша программа электронной почты должна запомнить этот адрес
  • Двигаясь вперед, все, что вам нужно будет сделать, это начать вводить начало вашего уникального адреса («log-»), и ваша программа электронной почты должна автоматически заполнить остальные (нет необходимости запоминать этот длинный адрес!)
• Отправить электронное письмо после завершения
• Наши серверы получат сообщение и зарегистрируют его в соответствующей записи в вашей базе данных на основе связанного с сообщением адреса —.
  • Это будет зарегистрировано в Top Echelon Recruiting Software как  Входящее электронное письмо Тип действия

Для регистрации исходящего сообщения электронной почты , отправленного внешним поставщиком услуг электронной почты:

• Составьте и направьте электронное письмо, как обычно, в почтовом клиенте
• Вставьте (Ctrl+v для ПК / Command+v для Mac) свой адрес журнала в поле BCC .
  • После того, как вы один раз вставили и отправили на этот уникальный адрес, ваша программа электронной почты должна запомнить этот адрес
  • Двигаясь вперед, все, что вам нужно будет сделать, это начать вводить свой уникальный адрес («log-»), а ваша программа электронной почты должна автоматически заполнить остальные (нет необходимости запоминать этот длинный адрес!)
• Отправить электронное письмо после завершения
• Наши серверы получат сообщение и зарегистрируют его в соответствующей записи в вашей базе данных на основе связанного с сообщением адреса —.
  • Это будет зарегистрировано в Top Echelon Recruiting Software как  Исходящая электронная почта Тип действия

Вернуться к Руководству по началу работы0001

Задавать вопрос

спросил 3 года, 2 месяца назад

Изменено 3 года, 1 месяц назад

Просмотрено 456 раз

У меня есть почтовый ящик на моем сервере, почтовый бот, который работает нормально. Напишите на [email protected] работает и в соответствии с файлом procmailrc отправляет текстовый файл автоответчика.

Но я должен иметь возможность отправить на [email protected] , и он также должен дать мне (другой) автоответчик. Но это не так.

Прежде чем приступить к отладке сценария автоответчика, я хочу на 100 % подтвердить, что сообщение электронной почты, отправленное на адрес , mailbot+12345@, по крайней мере, попадает в мой ящик. (Существует служба перехвата спама, которая заранее фильтрует почту; они уверяют меня, что mailbot+12345@ проходит через мой сервер, но это то, что мне нужно подтвердить.)

Итак, я предполагаю, что procmail используется для получения почты (правильно?)… и я хочу регистрировать ВХОДЯЩУЮ почту, которую принимает procmail, чтобы я мог видеть, приходит ли эта почта.

Как я могу это сделать? Я так много гуглил, и все, что я могу найти, это тонны ответов о том, как регистрировать исходящую почту (/etc/var/maillog, да, понял).