Журнал выдачи: Скачать образец журнала выдачи СИЗ 2020 и 2021 (форма, бланк)
Как заполнять журнал выдачи перчаток сотрудникам при коронавирусе?
- Правила выдачи перчаток
- Определение требуемого количества перчаток
Вы можете заказать регистрацию одноразовых перчаток в нашей компании.
С 12 мая 20202 года в России был снят общефедеральный режим карантина, который действовал в стране с конца марта. Однако при этом регионам была дана возможность самостоятельно регулировать сложившуюся ситуацию и устанавливать дополнительные ограничения, основываясь на параметрах текущей эпидемиологической обстановки. В результате во многих субъектах Федерации ограничения были сняты частично: если, например, в апреле право работать имели только жизненно важные организации, такие как аптеки и продуктовые магазины, то теперь открылись и парикмахерские, салоны красоты, магазины непродовольственных товаров и другие объекты.
Такие решения, конечно же, требуют определенной осторожности и соблюдения противоэпидемиологических правил, чтобы не вызвать в регионе вспышку коронавирусной инфекции. Для определения конкретных мер, подлежащих принятию в этом направлении, руководители субъектов Федерации обычно руководствуются положениями письма Роспотребнадзора от 11 апреля 2020 года N 02/6673-2020-32, в котором приводятся рекомендации по использованию специальных средств для защиты от COVID-19. Надо отметить, что в письме все категории персонала организаций разделены на три группы:
- группа с высоким профессиональным риском заражения, в которую входит медперсонал, контактирующий с инфицированными больными;
- группа со средним риском, в которую входит медперсонал, осуществляющий наблюдение за здоровыми людьми, и работники сферы услуг, предполагающих регулярный личный контакт с клиентами;
- группа с низким риском, к которой принадлежат работники остальных секторов сферы услуг, а также магазинов, транспорта, объектов культуры и проч.
Для каждой группы ответственным ведомством сформулированы отдельные рекомендации по применению индивидуальных защитных средств.
Правила выдачи перчаток
В соответствии со статьей 212 действующего Трудового кодекса обеспечение безопасности сотрудников в ходе их работы становится одной из основных обязанностей работодателя. Она реализуется в том числе посредством предоставления средств защиты, необходимость применения которых обусловлена характером технологического процесса или условий труда. Поэтому выдача масок и перчаток работникам, для которых их ношение в течение трудовой смены становится обязательным, осуществляется за счет работодателя.
Несмотря на наличие большого объема разъяснительной и информационной документации, опубликованной за последние месяцы ответственными государственными органами, включая Минздрав, Роспотребнадзор, Росздравнадзор и другие, в условиях пандемии коронавируса полномочия по определению порядка и правил выдачи таких СИЗ закрепляются за работодателем. При этом он должен принимать во внимание действующие требования, закрепленные нормативными документами федерального и регионального уровней.
Порядок предоставления сотрудникам перчаток и других защитных средств стоит зафиксировать в приказе по организации. В документе стоит прописать:
- основания для предоставления перчаток иных СИЗ, то есть реквизиты нормативных документов, изданных на уровне РФ и субъекта Федерации;
- сведения о сотруднике, на которого возложена ответственность за организацию выдачи;
- количество защитных средств, которые предоставляются работникам предприятия на единицу времени, например, рабочую смену, неделю или месяц;
- правила выдачи СИЗ, которые должны обеспечивать минимизацию контактов сотрудников со своими коллегами во избежание распространения коронавирусной инфекции;
- порядок регистрации СИЗ, для которого обычно используется особый журнал.
Определение требуемого количества перчаток
Частота смены перчаток определяется работодателем с учетом особенностей работы в компании и прописывается в упомянутом выше приказе.
При ее определении учитывается тип перчаток, которые будут носить сотрудники, а также возможность их обработки водой с мылом после контакта с кожей других людей и загрязненными поверхностями.
В дополнение к установленным правилам, прописанным в формальном приказе, работодателю стоит разработать для сотрудников памятку, в которой будут в доступной форме зафиксированы правила применения перчаток, включая их надевание, ношение и снятие. Такую памятку удобно оформить в виде инфографики и разместить в местах с высокой проходимостью – например, в холлах и коридорах. При ее составлении стоит руководствоваться методическими рекомендациями МР 3.1.0140-2018, разработанными сотрудниками ведущих государственных учреждений, действующих в сфере здравоохранения, в целях предотвращения распространения респираторно-вирусных заболеваний. В числе основных пунктов, которые должны быть отражены в памятке, можно указать:
- аккуратное надевание перчаток только на сухие руки для предотвращения их повреждения, которое может снизить защитный эффект;
- регулярное мытье с мылом рук в перчатках после каждого контакта с потенциально опасными поверхностями;
- запрет на прикосновение руками в перчатках к лицу и глазам;
- аккуратное снятие перчаток с последующим сворачиванием и помещением в герметично завязанный пластиковый пакет. Далее пакет с перчатками можно утилизировать как обычный бытовой мусор;
- обработка рук антисептическим препаратом с содержанием спирта после снятия перчаток.
Журнал выдачи перчаток
Для учета количества выданных защитных средств и документирования самого факта их выдачи организации рекомендуется вести отдельные журналы для каждого типа СИЗ, включая перчатки, предоставляемые сотрудникам. Стандартной формы такого журнала в действующем законодательстве не содержится, поэтому организация вправе самостоятельно разработать бланк такого документа или воспользоваться готовым образцом. Обычно он оформляется в табличном виде и включает следующие графы:
- дата выдачи перчаток;
- фамилия, имя и отчество сотрудника, получившего СИЗ;
- подразделение предприятия, в котором он работает;
- занимаемая должность;
- количество перчаток, полученных работником;
- фамилия, имя и отчество сотрудника, ответственного за выдачу;
- подпись работника, который получил перчатки.
Поскольку форма учетного журнала достаточно проста, самым удобным вариантом в такой ситуации будет подготовить образец на офисном компьютере и распечатать нужное количество листов. Затем их следует скрепить между собой, прошить и пронумеровать. Если руководитель организации считает это целесообразным, на месте прошивки можно организовать бумажную пломбу, помеченную печатью организации и подписью ответственного исполнителя. Когда оформленный журнал закончится, добавить к нему новые листы будет уже нельзя: потребуется завести новый журнал, в котором будут фиксироваться данные о выданных сотрудникам перчатках.
Журнал выдачи масок сотрудникам при коронавирусе
При приобретении работодателем средств защиты органов дыхания заводится Журнал выдачи масок сотрудникам при коронавирусе, в котором фиксируется факт выдачи медицинских масок (респираторов) работникам для предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции Covid-19. Ношение маски — одно из средств защиты от инфекции. Согласно рекомендаций ВОЗ, Роспотребнадзора и Министерства здравоохранения РФ, при массовом скоплении людей в качестве профилактической меры против коронавируса, необходимо носить медицинскую либо многоразовую маску.
Если также выдаются перчатки: Журнал выдачи масок и перчаток при коронавирусе
Одноразовые маски выдаются каждому работнику под подпись, о чем делается отметка в графе журнала регистрации выдачи медицинских масок сотрудникам при коронавирусе, в котором также указывается дата выдачи маски, фамилия и инициалы сотрудника, его структурное подразделение и должность. Удобнее всего выдавать сотруднику маски на одну рабочую неделю. Количество выдаваемых медицинских масок следует рассчитывать исходя из того, что одна маска используется на 2-3 часа работы.
Журнал
регистрации выдачи медицинских масок сотрудникам для профилактики коронавируса
Образец журнала регистрации выдачи медицинских масок сотрудникам с целью профилактики коронавируса заполняет работник, ответственный за выдачу масок в организации, школе или ДОУ, на предприятии, тем самым выполняя принятые мероприятия по предотвращению распространения коронавирусной инфекции.
Для получения Журнала в формате Word (13 страниц)
на электронную почту нажмите вверху «Добавить в корзину»
Наличие и правильность ведения журнала учета выдачи медицинских масок сотрудникам при коронавирусе должно контролироваться в первую очередь руководством школы и детского сада, организации или предприятия. Предложенный образец данного журнала выдачи масок соответствуют требованиям Роспотребнадзора по предупреждению распространения новой коронавирусной инфекции (Covid-19) и подойдет для использования в любых организациях, учреждениях и на предприятиях с наличием сотрудников.
Перейти к разделу:
Документы на период распространения коронавируса
Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях:
Заполнить журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур
Заполнить журнал учета счетов-фактурОрганизации-посредники, не уплачивающие НДС или освобожденные от уплаты этого налога, должны сдавать в налоговую инспекцию «Журнал учета счетов-фактур». Посредники, уплачивающие НДС, освобождены от этой обязанности.
Срок сдачи
Отчет сдается ежеквартально до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Как сформировать
- В разделе «Отчетность/Налоговая» или «Учет/Отчетность/Налоговая» (в зависимости от конфигурации) создайте отчет «Журнал учета счетов-фактур».
- На титульном листе проверьте, правильно ли указана налоговая инспекция и реквизиты организации.
- В зависимости от того, какие счета-фактуры нужно добавить, перейдите в раздел «Выставленные» или «Полученные».
- Нажмите «Добавить сведения» и заполните сведения о счетах-фактурах.
Как заполнить
Подробнее о формулах расчета и содержании каждого раздела читайте здесь.
Как отправить
Сверьте данные счетов-фактур с контрагентами. Это снизит риск отказа от налогового органа.
Проверьте и отправьте отчет. Он считается принятым, когда инспекция пришлет извещение о вводе.
- В разделе «ФНС» создайте отчет «Журнал учета счетов-фактур».
- На титульном листе проверьте, правильно ли указана налоговая инспекция, и нажмите «Далее».
- Нажмите «Добавить», выберите раздел и кликните «Сохранить».
- Откройте созданную папку.
- Нажмите «Добавить» и заполните сведения о счетах-фактурах.
Чтобы добавить еще один раздел, нажмите «
- Когда все данные будут заполнены, нажмите «Готово».
Как заполнить
Подробнее о формулах расчета и содержании каждого раздела читайте здесь.
Также вы можете посмотреть встроенную справку по заполнению.
Как отправить
Сверьте данные счетов-фактур с контрагентами. Это снизит риск отказа от налогового органа.
Проверьте и отправьте отчет. Он считается принятым, когда инспекция пришлет извещение о вводе.
О ведении некоторых форм журналов учета и регистрации документов — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве
Предлагаем вам подборку наиболее интересных вопросов о ведении некоторых видов журналов учета и регистрации документов, поступающих на наш адрес [email protected]. На вопросы отвечает эксперт НААР Т.В. Войцехович.Обязательно ли заводить Журнал учета проверок юридического лица? Если журнал не ведется, какие могут быть санкции (штрафы)?
Ведение журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля предусмотрено Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141 (ред. от 30.09.2011) «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».
В журнал вносятся сведения о проверках, проводимых контролирующими органами, и объектом которых может быть любое юридическое лицо, а также индивидуальный предприниматель. В свою очередь, в Акте проверки делается запись о внесении в журнал сведений о проверке или о невозможности внесения сведений в связи с отсутствием у проверяемого данного журнала.
Последнее обстоятельство нарушением не является, законодательной ответственности за отсутствие журнала не предусмотрено.
Журнал выдачи справок с места работы ранее не велся. Выдаваемые справки регистрировались в общем потоке исходящих писем. Можно ли завести отдельно журнал для данного рода документов? Когда можно это сделать – ждать начала нового года или можно начать с нового месяца? Какая при этом будет нумерация документов новая или продолжение старой?
Конечно лучше всего заводить все журналы с начала нового календарного года. Но если у вас возникла такая необходимость, например, большой объем данных документов или сложно в общем потоке исходящих писем находить выданные справки, можно завести журнал выдачи справок с любого времени, не дожидаясь начала нового периода. Дата заведения журнала указывается на титульном листе.
Что касается нумерации справок, чтобы избежать задвоения регистрационных номеров, советую в новом журнале выдачи справок дополнительно использовать литерную букву. Иначе, если последний зарегистрированный в общем потоке исходящих писем номер был, например, исх. № 123 от 05.06.2015, то при продолжении нумерации в новом журнале и старом журнале регистрации исходящей корреспонденции появятся два документа с исх. № 124. Или, если начнете нумерацию заново, то получите второй документ с исх. № 1. Разные даты регистрации положения не исправят.
Также удобно в обоих журналах сделать ссылку на место регистрации предыдущих/последующих справок. Это облегчит поиск нужного документа.
Обязательно ли вести журнал учета трудовых договоров с работниками компании?
Журнал учета трудовых договоров — необязательный документ, т.
е. нет таких нормативных актов, которые обязывали бы его вести и утверждали форму. Однако регистрация трудовых договоров — процедура распространенная, а по мнению многих специалистов — необходимая.
Журнала учета трудовых договоров включен в ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
У нас в организации есть структурные подразделения – лаборатории. В них ведется много различных журналов учета. Список журналов в течении года неоднократно изменяется (иногда по новым требованиям добавляются, иногда существующие отменяются, а вводятся новые).
Есть в организации номенклатура дел. Подскажите, как лучше их учитывать в номенклатуре дел? Несколько раз вносить изменения в утвержденную НД?
Когда в конце года составляется и утверждается номенклатура дел на следующий год, естественно, невозможно предусмотреть и включить в нее все, что может возникнуть в следующем году. Для этого в конце каждого структурного подразделения оставляют резервные строки, предназначенные для новых, возникших в процессе деятельности, дел (журналов).
Требуется достаточная квалификация работника ДОУ, чтобы отследить все изменения в делопроизводстве структурных подразделений в течении года и по окончании года внести их в номенклатуру дел в виде добавлений новых дел (журналов) или исключения (удаления) отмененных дел (журналов) с соответствующей записью в примечании.
Еще вариант: завести и внести в номенклатуру дел структурного подразделения (лаборатории) журнал учета журналов. Присвоить ему один индекс. Регистрировать в нем новые журналы с присвоением порядковых номеров и закрывать законченные или отмененные, делая соответствующие записи. Работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении (лаборатории), самостоятельно отслеживает все изменения и вносит необходимые записи в журнал учета журналов.
В этом случае необходимость многократно корректировать номенклатуру дел отпадает, но возникает обязанность для работника ДОУ оказывать структурному подразделению методическую помощь при определении сроков хранения законченных в делопроизводстве данного структурного подразделения журналов.
У нас в организации не ведется журнал учета печатей и штампов. Есть приказ, в котором указывается на какие документы и чью подпись заверяют какой печатью. Подскажите, обязательно вести такой журнал?
Действительно, организационные вопросы распределения полномочий на предприятии, в т.ч. кто имеет право подписи и какие документы заверяются печатью, утверждаются приказом. Также приказом назначается лицо, ответственное за учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов.
Непосредственно учет печатей и штампов организуют любым удобным и логичным способом. Главное, чтобы был порядок и исключалась возможность их несанкционированного использования недобросовестными сотрудниками.
Традиционно для целей учета используют журнал учета печатей и штампов. Причем ведут его по правилам ведения документов строгой отчетности, т.е. с нумерацией листов, прошиванием и скреплением печатью (штампом), подписью ответственного лица. Хранят журнал в сейфе.
Т.В. Войцехович
консультант по вопросам
делопроизводства
Перечень журнальной и бланочной продукции
Общий раздел
- Журнал кассира-операциониста
- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
- Журнал учета депонированной зарплаты
- Журнал учета ОС
- Кассовая книга
- Главная книга
- Журнал учета трудовых договоров
- Журнал регистрации приказов по личному составу
- Журнал учета приказов
- Журнал учета отпусков
- Книга учета доверенностей
- Домовая (поквартирная) книга
- Журнал учета командировочных удостоверений
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки
- Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них
- Книга учета по приходу и расходу
- Книга учета бланков строгой отчетности
- Медицинская карта
- Журнал регистрации операций, при которых изменяется количество прекурсоров
- Журнал сдачи под охрану, снятия с охраны помещений, ключей
- Журнал выезда-вьезда автотранспорта
- Книга приема и сдачи дежурства на объекте
- Книга контроля (осмотров) состояния объекта
Журналы по охране труда и технике безопасности
- Журнал учета инструкций по ОТ
- Журнал выдачи инструкций по ОТ
- Журнал учета и контроля состояния первичных средств пожаротушения
- Журнал учета противопожарного инструктажа на рабочем месте
- Журнал регистрации вводного противопожарного инструктажа
- Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте
- Журнал регистрации вводного инструктажа
- Журнал регистрации несчастных случаев на производстве
- Журнал выдачи защитных средств
Журналы для строительного комплекса
- Журнал учета и осмотра такелажных средств
- Вахтенный журнал крановщика мостового электрического крана
- Вахтенный журнал крановщика (автокран)
- Вахтенный журнал крановщика
- Журнал технического состояния оборудования
- Журнал учета осмотра и выдачи инструмента
- Журнал бетонирования стыков
- Журнал забивки свай
- Температурный журнал
- Журнал сварочных работ
- Журнал антикоррозийной защиты сварных соединений
- Журнал проверки качества контрольных (пробных) сварных соединений
- Журнал расстановки рабочих
- Журнал работ по монтажу строительных конструкций
- Журнал бетонных работ
- Общий журнал работ
- Журнал учета работы строительной машины
- Журнал учета и содержания средств защиты
- Журнал учета результатов входного контроля
- Журнал учета и контроля качества
- Журнал периодического осмотра съемных грузозахватных приспособлений (СГЗП) и тары
- Журнал приема и сдачи смен автомобильного крана
- Журнал постановки высокопрочных болтов
- Журнал выполнения монтажных соединений на болтах с контролируемым натяжением
- Журнал учета инцидентов, происшедших на опасных производственных объектах
- Журнал учета аварий, происшедших на опасных производственных объектах
- Журнал осмотра технического состояния лесов, подмостей и других средств подмащивания
- Журнал изоляционно-укладочных работ и ремонта изоляции (ВСН 012-88)
- Журнал изготовления и освидетельствования арматурных каркасов для бетонирования монолитных и сборных железобетонных конструкций на строительстве
- Журнал укладки асфальтобетонной смеси
- Журнал авторского надзора за строительством
Журналы транспортного комплекса
- Журнал выполненных ТО
- Вахтенный журнал крановщика
- Вахтенный журнал крановщика (автокран)
- Журнал учета проведения занятий с водительским составом по повышению профмастерства
- Журнал учета нарушений ПДД водителями
- Журнал учета неисправностей автомобилей
- Журнал учета проведения предрейсового инструктажа водительского состава
- Журнал учета ДТП
- Журнал регистрации водителей отстраненных от рейса
- Журнал регистрации путевых листов автотранспортных средств ИП
- Журнал учета движения путевых листов
- Журнал ТО-1
- Журнал ТО-2 с сопутствующим ремонтом
- Журнал инструктажа водителей по безопасности движения
- Журнал предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей
Журналы для предприятий общественного питания
- Бракеражный журнал полуфабрикатов, готовой продукции
- Журнал проведения уборки помещений
- Журнал здоровья
- Журнал осмотра рук и открытых частей тела на наличие гнойничковых заболеваний, других нарушений целостности кожного покрова
- Журнал учета температурного режима холодильного оборудования
- Журнал бракеража пищевых продуктов и продовольственного сырья
- Журнал учета использования фритюрных жиров
Журналы по электробезопасности
- Журнал по учету противоаварийных и противопожарных тренировок
- Журнал учета присвоения группы I по электробезопасности
- Журнал выдачи и возврата ключей от электроустановок
- Журнал регистрации инвентарного учета, периодической проверки и ремонта переносных и передвижных электроприемников, вспомогательного оборудования к ним
- Оперативный журнал
- Журнал учета и содержания электроинструмента
- Журнал учета выдачи наряд-допусков на производство работ с повышенной опасностью
- Журнал проверки знаний норм и правил работы в электроустановках
- Журнал учета работ по нарядам и распоряжениям
- Журнал учета и содержания средств защиты
- Журнал профилактического ремонта электрооборудования
Бланочная продукция
- Путевой лист легкового автомобиля
- Путевой лист грузового автомобиля (4-С)
- Путевой лист грузового автомобиля (4-П)
- Путевой лист автобуса необщего пользования
- Путевой лист спецавтомобиля
- Путевой лист автобуса
- Путевой лист крана
- Путевой лист строительной машины
- Транспортная накладная
- Накладная (А-4)
- Накладная (А-5)
- Приходный кассовый ордер
- Расходный кассовый ордер
- Доверенность
- Командировочное удостоверение
- Товарный чек
- Платежное поручение
- Авансовый отчет
- Товарный отчет
- Платежная ведомость (А-4)
- Платежная ведомость (А-5)
- Путевой лист грузового автомобиля ЧП
- Путевой лист автобуса ЧП
- Путевой лист легкового автомобиля ЧП
- Калькуляционная карточка
- Пустографка
- Табель (А-3)
- Табель (А-4)
- Расчетно-платежная ведомость
- Расчетная ведомость
- Инвентаризационная ведомость
- Вкладыш к инвентаризационной ведомости
- Материальный отчет
- Вкладыш к материальному отчету
- Журнал – ордер №
- Журнал – ордер № 1
- Личная карточка Т-2
- Налоговая карточка 1-НДФЛ
- Лицевой счет
- Дневной заборный лист
- Путевой лист трактора
- Меню-требование
- Приходный ордер М-4
- Требование-накладная М-11
- Справка 2-НДФЛ
- Ведомость учета выдачи ГСМ
- Карточка складского учета
- Карточка СИЗ
Журнал учета выдачи ключей (Logbook for callculation and delivery keys)
Артикул: 00805353
в желания В наличии
Место издания: Москва
Год: 2019
Формат: А4 (290х210 мм)
Переплет: Мягкая обложка
Страниц: 80
Вес: 180 г
С этим товаром покупают
Читать онлайн / Скачать/полистать/читать on-lineЧитать on-line книгу «Журнал учета выдачи ключей (Logbook for callculation and delivery keys)» на полный экран
Журнал учета выдачи ключей — журнал, используемый на судах всех типов, входящий в Судовой комплект журналов по МК ОСПС.
Форма судового журнала учета выдачи ключей определена Международным кодексом по охране судов и портовых средств.
Журнал учета выдачи ключей (Logbook for callculation and delivery keys) имеет графы:
1. №
2. Дата и время Date & Time
3. Помещение или № ключа Placing or Key No
4. Ф.И.О., должность сдавшего/получившего ключ Name, Rank of person returned/received key
5. Роспись получившего ключ Signature of received key
6. Роспись сдавшего ключ Signature of returned key
(RUS) Создание журнала выдачи спецодежды или спецоснастки
- Чтение занимает 2 мин
В этой статье
Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Используйте форму Выдача спецодежды, спецоснастки и МОС для выдачи номенклатуры со склада сотруднику. Спецодежда, элементы спецоснастки и малоценные основные средства (МОС) — это отдельные активы. Если журнал выдачи разнесен, отдельные карточки создаются в формах Спецодежда, Спецоснастка и Малоценные ОС.
При выдаче новых номенклатур спецодежды и спецоснастки происходят следующие действия:
Карточка спецодежды или спецоснастки создается для каждой строки журнала, а затем строки обновляются в форме Спецодежда or Спецоснастка.
Номер ОС создается на основании номерной серии, указанной в форме Параметры основных средств.
Количество спецодежды и спецоснастки равно количеству номенклатуры, указанному в этой строке журнала.
В форме Комплектующие количество соответствующей номенклатуры обновляется до 1 для каждого созданного актива.Модели стоимости и группа амортизации также обновляются в карточках. Если установить флажок Срок службы по норме в форме Модели учета основных средств, период носки или использования определяется по группам амортизации. Если флажок Срок службы по норме снят, период носки выбирается из строки журнала выдачи. Стоимость одинакова для всех моделей стоимости и выбирается из себестоимости этой строки номенклатуры.
Статус актива обновляется до Запланировано. Кроме того, дата приобретения обновляется датой проводки журнала, и сумма приобретения обновляется себестоимостью, которая разносится для строки номенклатуры.
В форме Комплектующие количество соответствующей номенклатуры обновляется до 1 для каждого созданного актива.При выпуске карточки использованной спецодежды или спецоснастки, если серийный номер карты выданной номенклатуры уже заполнен в складской проводке, соответствующей разнесенной строке журнала, выполняются следующие действия:
Выполняется поиск в журнале выдачи, созданном ранее, а затем он копируется с использованием складской аналитики серийного номера.
Себестоимость выбирается из себестоимости номенклатуры для базовой модели стоимости.
Срок службы обновляется для номенклатуры спецодежды или спецоснастки.
Остаточный период носки или использования вычисляется вычитанием прошлого срока службы из срока службы по норме.
Примечание
Для проводки выдачи или повторной выдачи, когда журнал разносится, журналы ОС создаются и разносятся автоматически. Эти журналы основных средств содержат проводки для включения актива в эксплуатацию, проводки амортизации и проводки списания.
Щелкните Основные средства (Россия) > Журналы > Выдача спецодежды, спецоснастки и МОС.
Создайте новый журнал.
В поле Дата выберите дату проводки.В поле Ввод в эксплуатацию выберите журнал ОС, используемый для проводок приобретения.
В поле Амортизация выберите журнал ОС, используемый для проводок амортизации.
В поле Склад выберите склад для проводки.
В поле Материально ответственное лицо выберите идентификационный код сотрудника, которому выдается актив.
В поле Местоположение выберите местонахождение актива.
Щелкните Строки.
Создайте новую строку журнала. В поле Номенклатура выберите код номенклатуры.
В поле Количество введите количество номенклатуры.
В поле Тип нормы выберите тип нормы выдачи номенклатуры.
В поле Ресурс выберите ресурс или группу ресурсов, назначенных номенклатуре.
Примечание
Поле Срок службы обновляется сроком службы номенклатуры для выбранного сочетания следующих элементов: код номенклатуры, тип нормы приоритетного подразделения организации, должность и тип выполняемых сотрудником функций.
На вкладке Аналитики продуктов в поле Склад выберите склад, на котором расположена номенклатура.
В поле Профиль учета выберите профиль учета номенклатуры.
В поле Номер партии выберите номер партии для номенклатуры.
В поле Серийный номер выберите серийный номер номенклатуры.
Закройте форму.
В форме Журнал выдачи спецодежды, спецоснастки и МОС щелкните Проверить, чтобы проверить журнал.
Щелкните Журналы ОС > Журнал ОС (ввод в эксплуатацию) для ввода актива в эксплуатацию.
– или –
Щелкните Журналы ОС > Журнал ОС (амортизация) для амортизации актива.
Щелкните Закрыть, чтобы разнести журнал.
В поле Дата выберите дату проводки.
Чтобы реверсировать выдачу спецодежды или номенклатуры спецоснастки, в форме Журнал выдачи спецодежды, спецоснастки и МОС щелкните Отмена выдачи.
См. также
(RUS) Рабочей одежды/специальные проблемы rigging/NVFA журнал (форма)
(RUS) Строки журнала проблемы rigging/NVFA рабочей одежды/Special (форма)
Все, что вам нужно знать о журналах проблем и способах их использования
Журнал проблем — это простой список или электронная таблица, которая помогает менеджерам отслеживать проблемы, возникающие в проекте, и определять приоритеты ответов на них. Проблема — это любое препятствие или непреднамеренное воздействие, которое напрямую влияет на сроки и / или производительность вашего проекта. Это отличается от риска, который можно определить как потенциальную проблему или будущую проблему, которая может возникнуть в вашем проекте . Проблема — это то, что уже возникло в вашем проекте, и вам необходимо немедленно идентифицировать и отслеживать эту проблему.
Мы создали простой шаблон журнала ошибок Excel, который вы можете скачать бесплатно. Это простой способ справиться с проблемами, которые всегда мешают проекту, и разрешить их до того, как они перерастут в проблему, которая сбивает проект с пути и обосновывает его неудачей.
Каковы компоненты журнала проблем?
Журнал проблем — это, по сути, список, в котором проблемы собираются как текущие или закрытые. Таким образом, вы можете отслеживать проблему с момента ее обнаружения до ее устранения.
Но журнал проблем может быть более динамичным. Они могут упорядочивать и систематизировать проблемы по типу и серьезности, что может помочь вам расставить приоритеты и управлять ими.
Следовательно, вы хотите иметь следующие заголовки столбцов.
- Проблема № . Если вы хотите отследить проблему, у вас должен быть простой способ отличить ее от других, потому что их всегда будет несколько.
- Статус : важно отметить, является ли проблема открытой, в процессе, заблокированной или решенной.Здесь вы будете отслеживать ее решение.
- Описание проблемы : Подробно запишите, в чем заключается проблема. Это может показаться очевидным, но вы не хотите, чтобы одна и та же проблема повторялась в вашем журнале, и вы хотите, чтобы человек, который ее решит, мог четко понимать, что произошло, чтобы ему не приходилось преследовать людей. и отложить ответ.
- Категория : вы можете распределить проблемы по отделам или поставщикам или определить тип проблемы.Они могут отличаться в зависимости от проекта или команды.
- Приоритет : у вас может не хватить времени или ресурсов для решения каждой проблемы , поэтому очень важно определить их приоритетность. У них низкий, средний или высокий приоритет? Теперь вы можете фильтровать журнал и работать над теми вопросами, которые наиболее важны для проекта.
- Присвоено к : Это также имеет первостепенное значение. Если у проблемы нет владельца, она, скорее всего, никогда не будет решена. Здесь вы отмечаете члена команды, которому поручено следить за этой проблемой до ее решения.
- Вызвано : это отличается от назначенного владельцу, который будет контролировать проблему в рамках проекта и работать над ее решением. Этот человек — тот, кто первым определил ее, и их следует отметить здесь, поскольку они могут оказаться полезным ресурсом позже с точки зрения ответов на вопросы, которые работают для ее решения.
- Дата открытия : Вы хотите иметь временные рамки, и для этого у вас должно быть начало, то есть день, когда проблема была обнаружена.
- Дата закрытия : Теперь у вас есть четкая временная шкала от начала до конца, которая может помочь, когда и если вы вернетесь к просмотру исторических данных при решении аналогичной проблемы в более позднем проекте.
- Комментарии : Вам всегда нужно место для записи важной информации, например, как проблема была решена, была ли она связана с другой задачей, вероятность повторения и т. Д.
Использование ProjectManager.com для управления проблемами
Теперь, когда вы знаете базовую структуру для создания журнала проблем, как вы используете журнал проблем при управлении проектом? Журнал проблем — отличный инструмент в вашем наборе инструментов для управления проектами. Это может помочь вам управлять как вашей командой, так и заинтересованными сторонами.
Это связано с тем, что журнал проблем не только позволяет решить проблему, но и создает доверие заинтересованных сторон и убеждает их в том, что вы выполняете проект быстро и правильно. Заинтересованные стороны и ваша команда почувствуют, что их слышат, и эти проблемы не повлияют на проект.
Вы уже создали журнал ошибок, и это здорово. В лучшем случае это должен быть совместный документ или, еще лучше, интегрированный с ProjectManager.com, онлайн-инструментом управления проектами.Если вы можете поделиться им в Интернете, значит, у всех будет к нему доступ. Вы упростили этот процесс и позаботились о том, чтобы ни одна проблема не пропала.
Канбан-доски как журналы ошибок
Следующим шагом является регистрация проблемы после ее выявления. Вы можете сделать это в Интернете, где человек, первым заметивший проблему, должен занести ее в журнал. ProjectManager.com имеет доски канбан, которые могут отслеживать проблему.
Когда проблема обнаруживается впервые, может быть столбец, в котором собрана проблема.Затем эта карта, которая является проблемой, может быть назначена ответственному за эту проблему ответственному за это лицо.
Теперь команда знает, что к ним нужно обращаться, и они знают, что в их обязанности входит регистрировать возникающие проблемы.
Следуйте протоколу журнала проблем, который мы описали выше. После назначения кого-то, кто будет решать эту проблему самостоятельно, он отвечает за работу над ее решением и отслеживание хода выполнения этого действия в ходе решения проблемы.
Вот почему ProjectManager.com — это гораздо больше, чем журнал проблем. Он не только может назначать владельца, который может собирать документы непосредственно для этой задачи, а также комментировать и @ членов команды для совместной работы, но и обеспечивает прозрачность для отслеживания журнала проблем.
Окончательная ответственность за решение этих проблем ложится не на плечи тех, кому поручено владеть им, а на вас.
Проблемы мониторинга
Частью процесса мониторинга является оценка воздействия проблемы и действий по ее решению.Возможно, вам нужно направить все свои ресурсы на решение этой одной проблемы, но, возможно, такой уровень внимания и усилий контрпродуктивен. Итак, вы должны знать, какие проблемы требуют эскалации, а какие нет.
Таким образом, вы хотите убедиться, что ваши действия соответствуют рассматриваемой проблеме. Может, этот вопрос подождет. Может быть, это требует немедленного внимания. Это, конечно, может измениться, поэтому важны мониторинг и постоянная оценка. Вы можете увидеть, как панель управления ProjectManager.com позволяет отслеживать ваши задачи в одном простом представлении, чтобы вы могли убедиться, что ваши проблемы решаются.Панели мониторинга проекта
ProjectManager.com позволяют отслеживать проблемы в режиме реального времени. Хотя член команды может владеть проблемой, как только будет разработан план действий для ее решения и, надеюсь, решения проблемы, теперь вам решать окончательное утверждение перед внедрением.
Затем вы должны убедиться, что план действительно эффективен и решает проблему. Если нет, то вернемся к чертежной доске.
И последнее, но не менее важное: самое лучшее — это когда проблема решена.Теперь вы можете исключить проблему из журнала проблем. Приятно, не правда ли?
ProjectManager.com — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое может помочь вам лучше управлять проблемами в вашем проекте. Вы подключены к сети, подключены к своей команде и получаете данные в режиме реального времени, что позволяет вам лучше понять проблему и лучше подготовиться к ее решению. Попробуйте сами и посмотрите, что он может сделать для вас и ваших команд с помощью этой бесплатной 30-дневной пробной версии.
Журнал ошибок | БЕСПЛАТНЫЙ шаблон журнала проблем проекта в Excel
Содержание журнала проблем
Поле формы
Описание формы и руководство по заполнению
Идентификатор проблемы
Это уникальный идентификатор для каждой проблемы.
Статус
Запишите текущий статус каждой проблемы, например:- Открыто: В настоящее время проблема открыта, но еще не решена.
- Работа в процессе: Вопрос активно прорабатывается, над решением проблемы.
- Закрыто: Проблема больше не считается активной угрозой проекта и может быть закрыта как с разрешением, так и без него.
Приоритет проблемы
У каждого выпуска должен быть приоритет, в идеале с цветовым кодом, например:.
- Критично: Ошибка останавливает выполнение проекта.
- Высокий: Проблема, вероятно, повлияет на бюджет, график или объем.
- Средний: Проблема влияет на проект, но ее можно смягчить, чтобы не повлиять на бюджет, график или объем.
- Низкий: Проблема незначительна и / или требует минимальных усилий для решения.
Описание ошибки
Кратко опишите проблему. Например:Опасения, высказанные членами совета директоров по поводу экономического обоснования, не позволяют проекту выйти из стадии инициирования.
Владелец
Лицо, которое возьмет на себя ответственность за решение проблемы. Они не обязательно предпримут действия для управления или решения проблемы, но они будут нести ответственность.
Предполагаемая дата разрешения
Введите плановую дату или предполагаемую дату решения проблемы. Это также может включать отметку времени для важных по времени элементов.
Требуется эскалация (Да / Нет)?
По некоторым вопросам может потребоваться вмешательство высшего руководства.Возможно, чтобы привлечь дополнительные ресурсы или утвердить действие, например запрос на изменение для реализации действия по устранению риска.В этом разделе вы можете использовать простое: «Да», если менеджер программы / проекта считает, что проблема требует эскалации, и «Нет», если эскалация не требуется для решения проблемы.
Удар
Опишите влияние проблемы. Это может быть связано с ограничениями проекта по времени, стоимости и объему, см. Треугольник проекта.Действия
Действия по устранению проблемы, предотвращению проблемы или решению проблемы.
Дата идентификации
Дата выявления проблемы.
Зарегистрирован пользователем
Имя человека, который задокументировал или идентифицировал проблему.
Окончательное решение и обоснование
Задокументируйте окончательный результат.- Решена ли проблема, если да, то как?
- Будут ли дальнейшие действия?
- Есть ли какие-либо последующие риски?
Дата завершения
Дата решения проблемы.
Бесплатно загружаемый шаблон журнала проблем
Управление проектами по самой своей природе представляет собой сложный процесс, который часто включает в себя множество людей, влияний, переменных, задач и других факторов для успешного управления. Чтобы быть успешным, менеджер проекта должен эффективно использовать различные инструменты и методологии для общения и управления проектом. Двумя наиболее важными характеристиками успешного проекта являются документация и подотчетность. Документация по проекту используется для формального сбора и передачи важной информации о проекте, чтобы она была доступна всем, кто в ней нуждается.Документацией необходимо тщательно управлять и обновлять по мере появления любых изменений, чтобы предотвратить пробелы и / или дублирование в работе над проектом. Подотчетность должна быть установлена таким образом, чтобы команда проекта и заинтересованные стороны понимали, кто несет ответственность за выполняемую работу. Если задачи не назначаются и не управляются специально, они будут бездействовать и могут существенно повлиять на общую производительность проекта.
Журнал проблем является одним из примеров проектной документации и отчетности. Журнал проблем используется на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы фиксировать любые возникшие проблемы, сообщать о проблемах команде проекта и заинтересованным сторонам, устанавливать категории и приоритеты всех проблем, назначать ответственность за каждую проблему и гарантировать, что каждая проблема решена с минимальным воздействием. к исполнению проекта.Как и большинство другой проектной документации, проектная группа должна регулярно просматривать журнал проблем, чтобы убедиться, что проблемы решаются. Документ следует обновлять и сообщать всем заинтересованным сторонам проекта по мере внесения обновлений. Наш шаблон журнала проблем предоставляет вам основу для создания журнала проблем вашего проекта.
Образец журнала проблем с пояснениями:
Кому назначена проблема? В какую дату была решена проблема? Какое было решение или что делается для решения проблемы?
| Журнал ошибок | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Проект: | Дата: | |||||||
| Выпуск | Описание | Приоритет (H, M, L) | Категория | Кому присвоено | Дата решения | Решение / комментарии | ||
Это должна быть стандартная система нумерации. | Подробное описание проблемы. | Высокий, средний или низкий приоритет. | Присвойте категории. | Кто сообщил о проблеме? | Каков статус проблемы? | |||
Пример журнала проблем с образцами данных:
| Журнал проблем | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Проект: | Дата: 21.04.20xx | |||||||
| Проблема | Описание | H, M Priority ( L)Категория | Сообщено | Назначено | Статус | Дата решения | Разрешение / комментарии | |
| 001 | Сломанный плоттер не позволяет инженерам публиковать чертежи проекта. | M | Technology | A. Белый | B. Коричневый | Закрыт | 2/25 / xx | Отправлен запрос в службу поддержки (# 6051232), и плоттер был отремонтирован и введен в эксплуатацию 25.02 / xx . |
| 002 | Аренда нового помещения находится под угрозой из-за отсутствия конечной даты 5/1/12 для утверждения. | M | Ресурсы | C. Черный | D. Зеленый | Открытый | 1 апреля 2012 г. проблема была передана вице-президенту по производственным объектам.Он указал, что должен получить одобрение аренды до 25.04.2012. Я буду следить дважды в неделю, пока проблема не будет решена. | |
| 003 | Директор группы тестирования недавно вышел на пенсию, и у него новый директор. Мы должны обеспечить поддержку и выделение ресурсов для проекта. | M | Ресурсы | E. Blue | J. Doe | Закрыто | 4/3 / xx | J. Doe встретился с новым директором группы тестирования 3 апреля 2012 г. и получил официальную поддержку проекта и ресурсы, которые уже были выделены предыдущим директором. |
Журнал ошибок • PM Learning Solutions
Если вам понравилось читать этот пост, ознакомьтесь со всем нашим постом на PMP Concepts Learning Series.
Покажите мне проект без проблем. Нет, я не думаю, что ты сможешь показать мне проект без проблем. Возникают вопросы. Это проблемы, которые нам необходимо решить в рамках нашего проекта. Проблемы — огромная часть нашей повседневной работы в качестве менеджера проекта. Вот почему одним из
ключевых инструментов, описанных в Руководстве PMBOK, является наш журнал проблем.Я считаю это одним из своих самых ценных инструментов, и я держу его очень близко к себе, постоянно в курсе, и это один из моих лучших инструментов общения.
Проблемы в моем журнале ошибок, выявленные проблемы, реализованные риски, нам нужно что-то с ними делать. Я отслеживаю все свои проблемы, включая идентификационный номер проблемы, описание. Я хочу знать, кто выявил проблему. Я хочу знать, кто назначен, чтобы помочь решить проблему, кто занимается, а также мне нужна контрольная дата.Когда мы думаем, что решим эту проблему?
Кроме того, поскольку я решаю эти проблемы, я хочу хранить там любые записи. Я также могу захотеть задокументировать, как мы решили эту проблему, и убедиться, что я перенесу эту информацию о решении в свой реестр извлеченных уроков. Потому что вы знаете что — проблемы
возникают снова и снова, одни и те же проблемы, в нескольких проектах. Итак, давайте разберемся, как мы его исправили, чтобы мы могли использовать то же разрешение в будущих проектах.
Журнал проблем — отличный способ оправдать ожидания заинтересованных сторон.Они видят, что вы работаете над проблемами, они понимают, и они также видят, что кто-то руководит этим, и, опять же, есть установленный срок для решения.
Эти проблемы, которые будут выявлены и решены, также должны быть кратко изложены в вашем окончательном отчете по проекту. Опять же, если они случатся однажды, они, вероятно, повторится снова.
Журнал проблем — невероятный инструмент. В настоящее время мы видим их в цифровом виде, где мы можем показать эту прозрачность в
нашем проекте.
Может быть, мы хотим иметь такое представление, где наши заинтересованные стороны могут активно видеть, в чем заключаются эти проблемы и как мы с ними работаем.Может, это просто в нашей команде. Может, это просто старая добрая таблица Excel. Кто знает? Я даже видел журналы ошибок, которые записаны на доске. Не то чтобы я обязательно это рекомендовал, но я рекомендую отслеживать ваши проблемы. Потому что, поверьте мне, они есть в каждом проекте.
10 основных компонентов журнала проблем (в свободной форме и в шаблоне)
Часть 1
Что такое журнал ошибок?
Журнал проблем — это документ, который принимает записи и ведет учет проблем, возникающих во время проекта.Основная цель этого документа — зафиксировать детали вопросов, требующих официального присутствия. Журнал проблем также известен как журнал проблем.
Как правило, журнал проблем находит применение почти во всех отраслях промышленности. Например, в обрабатывающей промышленности он может фиксировать задержки в производстве, а при разработке программного обеспечения могут регистрироваться задержки перед тестированием.
Журнал проблем является документом подотчетности , поскольку на протяжении всего проектного цикла проблемы фиксируются и доводятся до сведения заинтересованных сторон до того, как они будут решены.Это документ, который обеспечивает связь между различными отделами компании, что способствует укреплению доверия.
По мере продвижения проекта новые возникающие проблемы заносятся в журнал проблем, как только о них сообщается. Журнал отслеживается и часто обновляется, пока проблемы не будут решены.
Part 2
Преимущества журнала проблем: зачем вам эта форма?
Журнал проблем имеет следующие преимущества:
- Отличный шаблон журнала проблем предоставляет эффективный инструмент для управления и решения проблем, возникающих до и во время выполнения задачи.
- Это также полезно для документирования действий, которые необходимо предпринять для решения выявленных проблем.
- Предлагает средство, посредством которого проблемы доводятся до сведения заинтересованных сторон. Наличие этого документа вызывает доверие у заинтересованных сторон.
- Предоставляет отличную платформу для стимулирования участия заинтересованных сторон. Это достигается путем проверки механизма поиска и реагирования на обратную связь по вопросам проекта.
Часть 3
10 основных компонентов журнала проблем
Форма журнала проблем состоит из следующих основных компонентов:
Номер выпуска
Проблемы пронумерованы для облегчения отслеживания. Это помогает узнать о проблемах, которые были подняты первыми. (Если вы используете Status Platform для ведения журнала проблем, пропустите это).
Статус
Статус помогает определить, являются ли проблемы открытыми, решенными или в процессе.Это важно в решении вопросов.
Описание ошибки
Это подробное описание поднятых вопросов. Описание помогает избежать ошибки многократной записи одних и тех же проблем.
Категория
Это необязательно, но рекомендуется классифицировать проблемы. Это подчеркивает классификацию проблемы. Например, это может быть связано с поставщиками или определенным отделом.
Приоритет
Не каждый вопрос будет решен, как только он будет поднят.У компании может не хватать ресурсов. Следовательно, необходимо расставить приоритеты по вопросам.
Переуступка
Для решения вопроса необходимо задание.
Повышено
Здесь записан человек, озвучивший вопросы. Он / она будет следить за ее решением.
Дата открытия
Вот запись даты, когда проблема была обнаружена.
Дата закрытия
Вот крайний срок, в течение которого проблемы должны быть решены.
Это помогает отследить, сколько времени займет такая проблема, если она повторится в будущем.Комментарии
Раздел комментариев тоже имеет большое значение. Место должно включать такие детали, как то, как проблемы были решены, и вероятность повторного возникновения.
Это помогает отследить, сколько времени займет такая проблема, если она повторится в будущем.Часть 4
Рекомендации по журналу ошибок
Для эффективного управления проблемами необходимо соблюдать определенные методы. Эти методы включают:
- Любая проблема в рамках проекта или до его начала должна быть обнаружена заранее и решена соответствующим образом.
- В компании должна быть культура активного решения проблем.
- Все проблемы, независимо от их размера, незначительные или серьезные, должны регистрироваться в журнале ошибок.
- Все вопросы надо четко трясти. Для облегчения решения следует выбирать простые слова без двусмысленности.
Часть 5
Шаблон формы журнала проблем
Проблемы неизбежны в ходе проекта. Возникают неожиданные проблемы и вопросы, начиная от недостатка средств, проблем с человеческими ресурсами и заканчивая несоответствием дизайна проекта.Однако при хорошем управлении проблемами все они могут быть решены эффективно и вовремя.
Журнал проблемпредлагает систематический способ решения проблем, и, кроме того, помогает в хранении данных, которые могут быть полезны при планировании и установке мер по решению таких проблем , если аналогичный проект будет реализован.
Чтобы правильно понять, куда должен идти каждый элемент, вот шаблон формы журнала проблем:
Отредактируйте и используйте этот шаблон
Отредактируйте и используйте этот шаблон
Отредактируйте и используйте этот шаблон
ProsperForms — настройте форму и начните получать материалы от ваших коллег за считанные минуты.
Доступно более 100 форм: отчеты, журналы, запросы и т. Д. Или создавайте свои собственные. Просматривайте и управляйте представлениями на экранах временной шкалы и панели инструментов, создавайте отчеты в формате PDF. Начало работы Отредактируйте и используйте этот шаблон
Отредактируйте и используйте этот шаблон
Отредактируйте и используйте этот шаблон
Отредактируйте и используйте этот шаблон
Отредактируйте и используйте этот шаблон
ProsperForms — настройте форму и начните получать материалы от ваших коллег за считанные минуты.Доступно более 100 форм: отчеты, журналы, запросы и т. Д. Или создавайте свои собственные. Просматривайте и управляйте представлениями на экранах временной шкалы и панели инструментов, создавайте отчеты в формате PDF. Начало работыОтредактируйте и используйте этот шаблон
Отредактируйте и используйте этот шаблон
Отредактируйте и используйте этот шаблон
Отредактируйте и используйте этот шаблон
Отредактируйте и используйте этот шаблон
Отредактируйте и используйте этот шаблон
ProsperForms — настройте форму и начните получать материалы от ваших коллег за считанные минуты.Доступно более 100 форм: отчеты, журналы, запросы и т. Д. Или создавайте свои собственные. Просматривайте и управляйте представлениями на экранах временной шкалы и панели инструментов, создавайте отчеты в формате PDF. Начало работыОтредактируйте и используйте этот шаблон
Отредактируйте и используйте этот шаблон
Отредактируйте и используйте этот шаблон
Отредактируйте и используйте этот шаблон
Отредактируйте и используйте этот шаблон
Как начать:
Шаг 1: Создайте свою учетную запись и создайте новый апплет, выбрав настраиваемый шаблон.
Опции:
- Установите апплет как «Общегрупповой», если вы хотите, чтобы все члены команды могли просматривать записи друг друга.
- В качестве альтернативы вы можете разрешить каждому участнику просматривать только свои собственные записи, а заинтересованным сторонам — просматривать все записи.
- При необходимости приглашайте гостей с ограниченными правами.
- Настройте напоминания, если вы хотите, чтобы члены вашей команды получали автоматические напоминания по электронной почте.
- Настройте, кто будет добавлять записи, выбрав вкладку «Участники».
Шаг 2: Пользователи будут нажимать кнопку « Open Submission Form », чтобы заполнить и отправить.
Шаг 3 : Как только будет добавлена новая запись, участники с правами «Просмотр» получат уведомление по электронной почте и смогут просматривать ее в реальном времени на экране временной шкалы.
- Щелкните «Редактировать», чтобы изменить статус или другие соответствующие атрибуты.
- Сотрудники могут обсуждать записи в режиме реального времени — каждая запись имеет свой собственный раздел для живых комментариев.
- Добавляйте к записи неограниченное количество вложений (документы, изображения, фотографии, видео, аудиозаметки, файлы).
- Экспортируйте записи или делитесь ими в Интернете.
Шаг 4 : Получите мгновенный доступ к историческим данным и файлам с мощными возможностями поиска и фильтрации.
Шаг 5 : Экран приборной панели позволяет вам сэкономить время, когда вы хотите проверить общий обзор, с быстрым поиском соответствующей информации одним щелчком мыши.
Начать сейчас
3 важных элемента для журнала проблем
Нам всем нравится думать, что наши проекты будут успешными.
Тем не менее, вы можете заниматься всем в мире планированием, и время от времени у вас все равно будут возникать проблемы. Кажется, что все никогда не обернется так, как предсказывает план!
Это потому, что проекты по своей сути содержат много неопределенности. На них влияют вещи, происходящие вне проекта, которые вы не можете контролировать. На них влияет поведение людей в команде. На результат проекта влияет множество факторов.
Имея это в виду, разумно подготовиться к тому, что может случиться.Вы делаете это через свой журнал рисков. Когда происходит что-то или , что влияет на способность вашего проекта продвигаться по плану, это становится проблемой. Проблемы могут быть рисками, которые, как вы думали, могут произойти, а затем действительно происходят, или тем, что затрагивает ваш проект с левой стороны и никогда не отображалось в журнале рисков.
В любом случае, это все еще проблемы, и самое главное, что с ними связано, — это то, что вы должны что-то с ними делать. В противном случае эти проблемы могут расти и расти.
В журнале проблем вы записываете проблемы, возникшие в проекте. Журнал проблем может быть простой электронной таблицей или встроен в программное обеспечение для управления проектами. У вас может быть шаблон из предыдущего проекта или вашего PMO. На самом деле не имеет значения, как вы записываете проблемы в журнал, если у вас есть журнал.
Однако имеет значение, какое значение заносится в журнал ошибок. Вот три вещи, которые обязательно нужно включить для каждой записи в журнале проблем.
1. Описание проблемы
Это может показаться очевидным, но слишком многие руководители проектов дают проблеме название, но не записывают, что это на самом деле означает. Или, возможно, ваш коллега затрагивает проблему и дает ей название, а вы не понимаете, о чем они говорят.
Вы можете избежать неприятностей, добавив описание. Это должно включать:
- Что случилось
- Что вызывает проблему (если вы уже знаете основную причину)
- Как это повлияет на ваш проект (бюджет, график, ресурсы и т. Д.)
- Ваша первоначальная оценка того, насколько велико воздействие.
Д.)Вам следует написать несколько предложений, описывающих ситуацию. Вы можете не знать о последствиях во время ввода сведений в журнал проблем. Вы можете провести полный анализ и решить точные проблемы в должное время, но если у вас нет этих деталей под рукой, укажите свое чутье на то, какую проблему это представляет для проекта. Это большая проблема? Или что-то, с чем можно легко справиться? У вас уже есть нужные навыки в команде, чтобы все исправить? Или вам понадобится экспертный вклад от других людей? Вы знаете, что починить это будет дорого? Или вы можете решить вопрос в рамках уже имеющегося у вас бюджета? Это то, что вы должны записывать в журнал проблем.
Причина всех этих подробностей в том, что чем больше вы знаете о проблеме, тем легче определить, кто должен взять на себя ответственность за ее устранение.
2. Владелец проблемы
Это подводит нас к тому, кто будет единственным контактным лицом для решения этой проблемы.
Запишите их имя в журнал проблем (не только их роль — вы хотите, чтобы владельцем проблемы было указанное лицо).
Совет: Владелец задачи должен быть кем-то, у кого есть доступные ресурсы (т.е. члены команды), чтобы исправить проблему. В большинстве случаев это будет ведущий специалист по рабочему потоку или предметный эксперт, а не руководитель проекта. Не называйте себя менеджером проекта против всех проблем, иначе вы потратите весь день в погоне за другими людьми за обновлениями. Решение проблемы должно быть чем-то, что вы можете легко делегировать. Возможно, вы захотите «оставить» несколько вопросов для себя, например, те, которые связаны с организационной политикой или переговорами с другими проектами. Если вы считаете, что разумно взять на себя ответственность, как ответственный за проблему, но не беспокойтесь о том, чтобы делегировать все возможные проблемы другим членам команды.
3. План действий по выпуску
Наконец, третье, что нужно включить, — это то, что вы собираетесь делать с этой проблемой. Это план действий. В нем описывается, что нужно сделать для решения проблемы.
План действий по каждой проблеме будет полностью зависеть от самой проблемы. Вам понадобится индивидуальный план решения каждой проблемы, поэтому я не могу дать вам здесь краткое изложение или пошаговое руководство. Вам необходимо оценить проблему и решить, как лучше с ней справиться. И делать это нужно в индивидуальном порядке.
В плане действий указано, что нужно сделать для решения проблемы. В журнале проблем может не хватить места для записи всего, что делается (в зависимости от того, что это такое). Если это имеет смысл, просто добавьте ссылку на то, где люди могут найти дополнительную информацию о плане действий. Например, если вы добавили задачи в основное расписание проекта, запишите это.
По моему опыту, вы можете записать несколько предложений о том, что делается, и этого достаточно для журнала проблем.Как руководитель проекта, все, что вам нужно знать, это то, что с этим что-то делается и у кого запрашивать обновления. Если вы уверены, что ваша команда делает работу, этого достаточно.
Совет: Иногда ничего не делать — уместно. В таком случае у вас не будет плана действий. Запишите факт, что проблема была оценена и что вы приняли решение (с Советом проекта, если необходимо) ничего не предпринимать в этом случае.
Ваш шаблон журнала проблем может включать много других полей, и это нормально. Заполните то, что, по вашему мнению, вам необходимо записать по каждой проблеме. Если вы создаете журнал проблем с нуля, то это три поля, которые я считаю наиболее важными.
Журнал ошибок| PMD Pro
Что это?
Даже самые продуманные планы сталкиваются с проблемами, которые ставят проекты под сомнение во время реализации.
Важно научиться управлять ими, отслеживать и контролировать, как решаются проблемы, и адаптировать свой план так, чтобы он отражал самые последние реалии.
варьируются от бумажных контрольных списков до онлайн-баз данных, в зависимости от размера проекта. Их легко заполнить, и они включают как минимум 1) ссылочный номер, 2) имя человека, сообщившего о проблеме, 3) описание проблемы, 4) дату сообщения, 5) имя человека. назначен для решения этой проблемы, и 6) столбец статуса и разрешения.
Как мне его использовать?
Работа в команде: Использование этого инструмента позволяет создать среду, в которой ваша команда несет ответственность за выполнение действий, обеспечивающих своевременное и эффективное решение проблем.
Лучше всего этого добиться, побуждая членов команды решать проблемы самостоятельно, консультируясь с вами по мере необходимости. Могут быть случаи, когда вам нужно передать проблему на более высокий уровень для достижения решения.Важно помнить, что, хотя управление проблемами — это совместные усилия, вы в конечном итоге несете ответственность за то, чтобы все возникающие проблемы решались надлежащим образом.
Одна из проектных групп ЮНИТАС столкнулась с проблемой поставок цемента, которая могла затруднить строительство туалета. Амира, менеджер проекта, записывает это в свой журнал проблем и поручает другому члену команды найти решение. К следующему собранию команды был найден новый поставщик, и, хотя затраты остались прежними, доставка цемента займет больше времени.Это подсказка Амире, чтобы посмотреть, повлияет ли эта проблема на критический путь на ее диаграмме Ганта.
В качестве ответственного лица вы разовьете навыки анализа и рассмотрения последствий решений, которые вы используете, и поймете, как передавать и делиться этой информацией с другими.
Когда мне это использовать?
Все руководители проектов будут сталкиваться с ситуациями, которые могут стать проблематичными, если с ними не справиться должным образом.
Об авторе