Журнал выдачи трудовых книжек: Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения
порядок заполнения, образец документа, правила скрепления и опломбирования
Журнал учета трудовых книжек является обязательным учетным документом, который оформляется работодателем для организации движения трудовых книжек и вкладышей к ним на предприятии. При оформлении такого журнала работодателю стоит учесть законодательные требования к нему.
Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.
8 (800) 350-31-84
Для чего предназначен
В перечне обязанностей работодателей, которые связаны с их работой с трудовыми книжками, находятся:
- Прием трудовых книжек от зачисленных в штат работников.
- Оформление новых трудовых книжек для сотрудников, только начинающих свой карьерный путь.
- Внесение в трудовую книжку отметки о работе и переводах на другую работу, а также об имеющихся .
- Обеспечение сохранности трудовых книжек в специальном месте, которое исключает их уничтожение или повреждение, а также доступ посторонних.
- Внесение записи об увольнении или прекращении трудового договора с сотрудником.
- Выдача документа бывшему сотруднику или доверенному лицу после увольнения или смерти сотрудника.
Обязанности работодателя по ведению строгого учета трудовых книжек прописана в Правилах ведения и хранения трудовых книжек №225 от 2003 года и ст. 66 Трудового кодекса. Понятие учета движения трудовых книжек в законодательстве не предусмотрено. Но под ним понимается регистрация трудовых книжек (принятых от сотрудников и оформленных), фиксация фактов их хранения и передачи сотруднику при расторжении с ним трудового договора.
В частности, согласно законодательным требованиям, каждый работодатель должен вести:
- Приходно-кассовую книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (она ведется бухгалтерией, куда вписывается количество принятых и отпущенных бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием их стоимости).
- Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей (она заполняется кадровой службой работодателя).
Особенности организации учета трудовых книжек на предприятии описаны также в Инструкции по заполнению трудовых книжек №69 от 2003 года.
Главный учетный документ для регистрации и контроля за трудовыми книжками называется журналом (также используется наименование реестр).
Согласно пп. 40,41 Правил ведения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 2003 года №225, в целях организации контроля за движением трудовых книжек на предприятии оформляется специальный журнал или учетная книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Требования
В данном журнале содержится информация относительно трудовых книжек и вкладышей к ним, которые были переданы трудоустроенными сотрудниками и заведены работодателем на лиц, которые впервые устраиваются на работу.
К журналу движения трудовых книжек предъявляются такие требования:
- Он должен иметь твердый переплет с прошитыми страницами, так как данный журнал будет эксплуатироваться на предприятии долгое время. После чего он еще будет храниться на предприятии 75 лет.
- Каждый лист учетного журнала нумеруется.
- На месте сшивки журнала делается запись с указанием прошитых листов и с подписью руководителя.
- Журнал должен быть скреплен сургучной печатью и пломбой по ч. 4 п. 41 Правил. Пломба должна захватывать края жгута, которым ранее сшивался журнал. Вместо сургучной печати нельзя использовать мастичную печать.
- Журнал учета трудовых книжек заполняется гелевой (шариковой) ручкой с пастой черного, фиолетового или синего цвета.
Но нельзя дать гарантии, что этот способ не вызовет претензий со стороны проверяющих.
Сведения, которые содержит книга учета трудовых книжек
В Приказе Министерства труда РФ №69 от 2003 года №69 в Приложении №3 утверждена типовая форма учетного журнала.
На титульном листе указывается наименование компании и дата начала заполнения журнала учета трудовых книжек.
Перед тем как приступать к заполнению журнала, нужно его пронумеровать (поставить номер на каждом листе или странице).
Для учета трудовых книжек предусмотрено 13 столбцов, в котором отображаются такие данные:
- Порядковый номер поступившей для трудовой книжки или вновь оформленного документа (1, 2, 3…).
- Дата заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
- Дата приема сотрудника на работу (столбцы со 2 по 4). Указанные даты могут не совпадать: ведь по закону работодатель оформляет трудовую книжку в течение 5 дней после трудоустройства сотрудника, а когда трудовая оформляется впервые – в течение недели (по п. 8 Правил №225).
- Персональные данные владельца трудовой книжки: его фамилия, имя, отчество (полностью без сокращений).
- Реквизиты трудовой книжки и вкладыша в нее (их серия и номер).
- Должность (в строгом соответствии с приказом о приеме на работу), на которую принимается сотрудник (профессия или специальность работника, на которого была заведена трудовая книжка).
- Наименование структурного подразделения, которое будет являться местом работы.
- Реквизиты распоряжения работодателя, по которым происходит прием на работу: это приказ о приеме сотрудника в штат. Это поле заполняется исключительно для трудовых книжек.
- Подпись лица, которое приняло трудовую книжку под свою ответственность и заполнило ее.
- Сумма, которая была получена за заполнение трудовых книжек и вкладышей в них. Если плата не взималась, то поле остается пустым или ставится прочерк.
- Дата выдачи трудовой книжки на руки сотруднику (при расторжении с ним трудового договора).
- Подпись увольняемого лица, которая подтверждает факт получения им трудовой книжки.
Указанные 13 граф содержат исчерпывающий перечень сведений о трудовых книжках, который необходим для их должного учета. Дополнять их своим столбцами работодателю не следует.
Есть некоторые нюансы, которые необходимо учесть работодателю при заполнении учетного журнала:
- Сокращения недопустимы.
- При переводе сотрудника на новую должность указанные сведения не переносятся в учетный журнал.
- В графе 12 с датой получения трудовой книжки нужно, чтобы эта дата совпала с последним рабочим днем сотрудника. Если же сотрудник не получил трудовую в последний рабочий день, то сюда вносится дата отправки уведомления о необходимости получения трудовой книжки или передачи согласия на ее пересылку.
- Если сотрудник отказался расписаться в журнале о получении трудовой книжки, то об этом составляется специальный акт, который прикладывается к журналу.
Кто заполняет журнал
Журнал учета трудовых книжек на предприятии заполняет лицо, которое является ответственным за их учет и хранение в компании. Обычно это специалист кадровой службы, секретарь или бухгалтер. В небольших компаниях такие полномочия берет на себя сам руководитель.
При этом, согласно законодательным требованиям, все связанные с трудовыми книжками действия могут осуществлять только ответственные лица, назначенные приказом руководителя. Именно они ведут учет и обеспечивают должное хранение трудовых книжек.
Правила заполнения
Записи в учетный журнал вносятся аккуратно для обеспечения их читабельности. Вся информация здесь должна быть точной и достоверной.
При необходимости внесения правок в журнал учета они делаются по правилам, действующим для самих трудовых книжек. Вначале сотрудник указывает, что ошибочная запись является недействительной. Эта заметка заверяется подписью и печатью организации. После чего нужно сделать новую правильную запись. Главное, что не нужно зачеркивать запись и замазывать ее корректором.В остальном особых правил заполнения журнала не предусмотрено. Содержание документа определено на законодательном уровне и дополнительные данные в него не вносятся. Обычно у специалистов кадровой службы не возникает сложностей при ведении журнала учета трудовых книжек.
Хранение
Книга учета трудовых книжек не оформляется заново каждый год. Новая книга заполняется работодателем только в случае нехватки места в старой. Таким образом, один журнал в небольших компаниях может использоваться достаточно длительное время.
Отдельных требований относительно того, где следует хранить журнал учета, в законе не содержится. Это должно быть место, в которое невозможно обеспечить доступ третьих лиц (например, сейф).
После полного заполнения страниц учетного журнала он передается на хранение в архив. Здесь он должен храниться 75 лет, согласно п. 695 Перечня из Приказа Минкультуры от 2010 года №558.
Именно длительное использование одного журнала указывает на то, что бланк документа должен быть качественным: обложка – твердой, а листы – надежно прошитыми.
Ответственность за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек
В случае когда компания не ведет учетную книгу, то если при проверке этот факт откроется трудовым инспекторам, то работодателя могут привлечь к административной ответственности.
По ст. 5.27 КоАП за подобного рода правонарушения предусмотрен штраф до 50 тыс. р. Минимальный штраф для ИП составляет 1000 р., для организаций – 30 тыс. р.
Аналогичные штрафные санкции грозят работодателю и за отсутствие журнала учета или за его неправильное ведение. Практика показывает, что в спорах суды поддерживают трудовых инспекторов по вопросу выбора меры пресечения за грубые ошибки в учетном журнале.
Именно поэтому работодателю стоит максимально ответственно подходить к оформлению и ведению учетного журнала.
Таким образом, журнал учета трудовой книжки представляет собой документ строгой отчетности, в котором содержится весь перечень сведений относительно движения трудовых книжек на предприятии. Форма такого журнала и порядок его ведения утвержден на законодательном уровне в Приложении №3 Инструкции №69 от 2003 года. Ведение учетного журнала – это не право, а обязанность работодателя, которая закреплена за ним п. 40 Правил №225. В архив допускается передавать только полностью заполненный журнал, где он должен храниться 75 лет.
Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии. Это бесплатно.8 (800) 350-31-84
Рейтинг автора
331
Автор статьи
Юрист
Написано статей
571
Загрузка… Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников
В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.
Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.
Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.
Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек
Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.
В данную книгу записывают:
- трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
- книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}
- вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.
Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.
Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.
Эти две даты редко совпадают, поскольку:
- согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней}
- согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.
При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.
В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.
При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.
Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.
В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.
В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.
В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.
Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.
В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша. Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации. В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.
Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.
Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.
Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:
- дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику}
- дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.
Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.
Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.
Требования, предъявляемые к книге учета
Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.
Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.
Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.
В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.
Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?
Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.
Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.
Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.
Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации. После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально. В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном. Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.
Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.
Журнал электронных трудовых книжек | Современный предприниматель
Краткая информация об электронных трудовых книжках
ЭТК, а точнее «Сведения о трудовой деятельности» содержат те же сведения, что и бумажные трудовые (ст. 66.1 ТК РФ). Ведет их ПФР, для чего работодатели в установленные сроки подают в ведомство сведения о кадровых событиях по каждому сотруднику (приеме, увольнении, переводе и т.д.). Для перехода на ЭТК работодателям не придется устанавливать специальное программное обеспечение, так как для хранения данных о трудовой деятельности будут использоваться информационные системы ПФР.
Сотрудникам нужно выбрать, хотят ли они сохранить бумажную трудовую книжку или предпочтут, чтобы сведения об их трудовой деятельности оформлялись в электронном формате, для чего нужно написать соответствующее заявление работодателю. В случае отказа от бумажного формата трудовая книжка выдается на руки гражданину и с этого момента вся ответственность за сохранность документа с работодателя снимается. Перед выдачей трудовой в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.
Для того, чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошел без проблем, работодателям нужно предпринять такие действия:
- внести изменения в локальные нормативные акты, соглашения и коллективные договоры;
- технически подготовиться к передаче сведений в ПФР через Интернет;
- письменно уведомить персонал о переходе на ЭТК.
Особенности процедуры уведомления работников
До 30 июня 2020 года руководство организаций должно поставить в известность весь персонал о предстоящих новшествах, для этого каждому сотруднику нужно вручить соответствующее уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, строгие требования к его оформлению отсутствуют. Важно, чтобы в тексте документа было указано, что в связи с изменениями действующего законодательства у работников появилась возможность сменить бумажную трудовую книжку на электронную, но они также вправе продолжить ведение обычной трудовой на бумаге. Также нужно указать, что работники до 31.12.2020 г. должны подать заявление о сохранении бумажной трудовой либо об отказе от нее. В ряде случаев такое заявление может быть подано и позднее.
Информирование персонала о введении ЭТК – это обязанность всех без исключения работодателей. В связи с этим руководителю нужно назначить ответственного сотрудника, который будет выдавать работникам такие уведомления под роспись. Кроме того, необходимо вести специальный журнал электронных трудовых книжек и отмечать в нем тех, кто уже получил уведомления. Если в данное время нет возможности лично вручить уведомление, его можно отправить по почте заказным письмом или передать курьером. Также в журнал целесообразно вносить данные заявлений, поданных работниками о выборе ЭТК или обычной трудовой книжки.
Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?
Если работник выбрал ведение электронной трудовой книжки и отказался от бумажной трудовой, он сможет получить необходимую информацию такими способами:
- Обратившись к работодателю по последнему месту работы. Работодатель должен выдать сведения в течение 3 дней (рабочих) с момента получения соответствующего заявления от работника или в день его увольнения. Отметим, что работодатель сможет выдать сведения только за тот период, когда человек работал у него.
- Обратившись в отделение Пенсионного фонда.
- Оформив заявку на портале «Госуслуги» или МФЦ.
Журнал учета электронных трудовых книжек: что это за документ
Журнал перехода на электронные трудовые книжки предназначен для фиксации факта вручения уведомлений работникам. Также в него можно вносить записи о выдаче гражданам сведений о работе в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Вести такой журнал не обязательно, но пользу от его оформления невозможно переоценить. Внося записи в журнал, сотрудники отдела кадров смогут проконтролировать, все ли работники получили уведомления о переходя на ЭТК, и определить, скольких людей еще нужно уведомить.
Журнал не имеет унифицированной формы, его можно вести на бумаге или в электронном виде. Ведение журнала осуществляют сотрудники кадровой службы или иного подразделения, на которое возложена функция по оформлению приема и увольнения сотрудников.
Как правильно оформить журнал
Журнал учета уведомлений ЭТК состоит из обложки и табличной части. На титульном листе нужно указать такие сведения:
- полное и краткое наименование организации или ИП;
- название документа;
- дату начала ведения журнала и дату окончания.
В табличной части отображают следующую информацию:
- порядковый номер записи;
- Ф.И.О. и должность сотрудника;
- реквизиты приказа, на основании которого сотрудник был зачислен в штат;
- отметку о вручении уведомления о переходе на ЭТК;
- подпись работника, которой он подтверждает факт получения уведомления;
- дата получения заявления от работника об отказе или продолжении ведения обычной трудовой;
- Ф.И.О. и должность ответственного сотрудника, который заполнил журнал и выдал уведомление.
Если гражданин выбрал ведение трудовой книжки в электронном формате, то в журнале целесообразно указать дату, с которой бумажный документ был передан ему на руки.
Общие правила оформления журнала перехода на электронные трудовые книжки:
- Документ нужно прошнуровать.
- Все страницы журнала должны быть пронумерованы.
- Руководитель организации должен заверить журнал своей подписью. При наличии печати ею также заверяют документ.
- Обязательно наличие надписи «Пронумеровано и прошнуровано __ листов».
- В журнале не должно быть помарок и исправлений.
Образец заполнения журнала учета электронных трудовых книжек приведен ниже.
что важно знать бухгалтеру и кадровику
Прогресс. Но есть вопрос к ПО Делис относительно утвержденн…
3-4 месяца — с округлением квартал. Видимо, он не платит ден…
С самозанятыми можно не составлять, но лучше перестраховатьс…
Если сделают хранение + ключ в одном месте на гос. сайте в э…
народ что то я не пойму у меня ооо Бременские музыканты на о…
если платят мало — то не надо заморачиваться профессионализм…
Слишком много моментов, на которые самозанятый в итоге может…
расстаться с деньгами
а кого обзванивать?
а просто отдать документы и сказать — баста?
С 6 сентября
что-то не поняла, если я требование получила (открыла) 1 сен…
Возник Буржуйский разрыв между бедными и богатыми. В СССР та…
На днях звонил потенциальный клиент, договорились, что он по…
Форма w-8ben для избежания двойного налогообложения с доходо…
Думаю, тут проблема в психологическом восприятии) Т.к. торго…
при пределени прибыли от продажи акций учитываются расходы н…
а я чо-то подумал, ну её нафиг форму w-8ben которая, с налог…
вообще-то гуглил, в нескольких местах написано было, что учи…
Что-то несходится в ваших расчётах. Если я купил акции на 10…
Форма W-8ben относится непосредственно к налогу на дивиденды…
Добрый день! ЭЦП нужно оформлять на физ лицо или на ИП?
Читаем внимательно область применения: „1.1 Настоящий свод …
Короче, ему патологоанатом требуется..) этому можно уже всё …
Автор забыл что Покупатель иностранных акций может подписать…
Нет конечно, как и коммунальные расходы на помещение с торго…
а в доходе комиссия брокера при покупке и при продаже учитыв…
так это в феврале ещё было
Архив курсов валют ЦБ РФ: cbr.ru/currency_base/daily/ . Дл…
После оплаты за нал или после прихода кредитных денег продав…
Однако после такой операции уже не будет видно, что у тебя? …
1. Финмониторинг решает специалист банка на основании пакета…
А если с момента государственной регистрации права собственн…
Если я действительно стою сто тысяч мильёнов, то нельзя ли м…
Ищу бухгалтера.Чтобы можно было доверять сердце.В организаци…
Так, может они с руководством рассчитались уже борзвми щенка…
Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам
Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам предназначен для регистрации факта выдачи работникам трудовой книжки в целях обязательного социального страхования (обеспечения).
Обязанность выдать трудовую книжку работнику для оформления пенсии закреплена в Трудовом кодексе (статья 62).
С 1 января 2015 г. по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения).
Для получения трудовой книжки работник должен написать заявление. Пример такого заявления предлагает журнал «Справочник кадровика»:
Вид основного раздела журнала:
Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 10 Статья 62
Выдача документов, связанных с работой, и их копий
(в ред. Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ)
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Контрольная пломба
Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.
Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Нормативные материалы:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
Полезная информация:
Семинары по теме:
Журнал учета трудовых книжек — правила заполнения и ведения
Все трудовые книжки работников, вместе с вкладышами и бланками, в обязательном порядке хранятся у работодателя. Помимо хранения, требуется вести учет этих документов, для чего предназначен специальный журнал, или книга учета.
Необходимо ведение журнала учета трудовых книжек, как работодателями – организациями, так и работодателями – индивидуальными предпринимателями. Заполнение этого документа имеет определенные правила, исключающие произвольную форму.
Что такое журнал по учету трудовых книжек?
Трудовые книжки учитываются в журнале, который представлен в виде книги с множеством страниц. Он имеет 13 граф и утвержден Министерством труда России. Формат журнала – А4.
Эта книга имеет производственный выпуск, ее можно приобрести. Так же допускается изготовление этого документа в учреждении при условии соблюдения специальных требований.
Учет документов производится сотрудником кадровой службы. В него заносятся данные принятых книжек сотрудников, которых оформляют на рабочее место. Так же в него записываются сведения из впервые созданных книжек, и тех, которые выдаются работникам.
Вкладыш тоже регистрируется, если он присутствует в книжке. В ситуации, когда вкладыш был получен работником в другом учреждении, требуется внести лишь сведения, которые есть в его трудовой книжке. Данные из вкладыша записываются в следующую строку журнала.
Заполнение
Законодательство установило строгую форму ведения журнала. Перечислим по графам все сведения, которые фиксируются в нем:
- 1-я графа служит для простановки по порядку всех номеров книжек, которые сдали сотрудники;
- 2,3,4-я графа служат для того, чтоб записать в них дату принятия работника. Нужно учесть, что порой даты принятия сотрудника на работу и оформления его трудовой книжки могут быть различными;
- в 5-й графе записываются имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращения;
- 6-я графа служит для записи серии и номера книжки. Когда работник в преклонном возрасте, его трудовая книжка может не иметь серию и номер. В этом случае работник службы кадров обозначает прочерком отсутствие нужных данных;
- в 7-й графе записывается специальность и профессия рабочего. Вместе с этим указывается категория, разряд и квалификация;
- 8-я графа нужна для записи наименования предприятия, куда поступил работник;
- 9-я графа служит для записи того, на каком основании принят рабочий и для записи номера приказа, соответствуя которому он начал выполнение своих обязанностей;
- 10-я графа – для подписи кадровика, которому передавалась трудовая книжка;
- в 11-ю графу заносят сведения о сумме, которую заплатил сотрудник за трудовую книжку (бланк), либо за вкладыш к ней. Эту графу заполняют в случае, когда книжка заводится вновь. В остальных случаях в ней просто ставится пометка в виде прочерка;
- в 12-й и 13-й графах будут занесены сведения при увольнении работника из организации. В 12-й графе запишут дату, когда сотруднику выдадут книжку, в 13-й графе работник должен поставить роспись, заверив получение книжки на руки.
При отсутствии работника в тот день, когда произошло увольнение, и передать трудовую книжку лично в руки нет возможности, необходимо уведомить его о том, что он обязан придти и получить ее, либо разрешить переслать книжку почтой. Так же поступают, когда рабочий на получение трудовой книжки ответил отказом.
В связи с этим, в 12-ю и 13-ю графу журнала пишут дату и номер уведомления, которое отправлено сотруднику, а так же дату отправления почтой (если сотрудник дал согласие).
В том случае, если на предприятии сотруднику оформляли вкладыш, увольняясь, ему необходимо поставить подпись не только за то, что он получил трудовую книжку, но и за получение вкладыша, так как он был зарегистрирован отдельно.
Опломбирование
Журнал необходимо опломбировать или опечатать сургучом, захватывая частично бумажный лист, кончики шнуровки и часть обложки. Когда книга пломбируется, пломбу ставят на кончики шнуровки, которые выступают.
Пломба для опломбирования – номерная, индикаторная. Она сделана в виде уникального индикаторного устройства с однократным применением. С помощью нее можно обнаружить незаконный доступ к журналу. Требуется фиксирование номера пломбы на титульном листе. Без наличия этой записи опломбирование журнала считается недействительным.
Как заверить журнал учета движения трудовых книжек? Об этом рассказывается в видеоролике.
Оформление
Журнал учета движения трудовых книжек образец заполнения скачать вы можете, если перейдете по ссылке.
Ввиду того, что книга учета движения трудовых книжек используется в течение долгого периода, предпочтительнее, чтобы она была в твердой и плотной обложке. Страницы прошиваются с помощью ниток. Требуется обозначение нумерации страниц. Журнал необходимо прошнуровать, кончики шнуровки закрепить на обложке внутри. Для этого на них нужно приклеить небольшой бумажный листок.
На лицевую обложку книги учета приклеивается этикетка, на которой пишется название учреждения, название самого журнала (книги), и даты, когда он начат, и когда закончен. Так же на нее ставится роспись работника — кадровика. Подпись может ставиться и на оборотную сторону. Записи в книге учета производятся шариковыми, гелевыми или чернильными ручками. Цвет чернил – синий, фиолетовый, черный.
Недопустимо делать зачеркивания и исправления. Также запрещается прибегать к помощи корректирующей жидкости. При допущении кадровиком ошибки, он должен написать, что она недействительна. Можно предварительно сделать графу для примечаний перед началом ведения журнала, куда будут вноситься сведения о сделанных ошибках.
Книга, отвечающая за учет трудовых книжек, должна быть заверена подписью руководства учреждения. Необходимо поставить количество страниц и дату. Все эти данные записываются на бумажном листке, который приклеен на обложку внутри. Журнал ведут до тех пор, пока он полностью не будет заполнен. Достигнув последней страницы, в нем ставят число и передают на архивное хранение. Храниться в архиве он должен 75 лет.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 938-59-45 (Москва)
+7 (812) 425-60-37 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно!
Оформляем книгу учета движения трудовых книжек
В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму. В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы. Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.
 }
В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.
Форма книги
Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.
В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).
Замена регистрационного журнала
Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.
Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.
На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.
Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.
Заполнение
Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:
- трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
- впервые оформленных документах,
- вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.
В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.
В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.
В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.
Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.
В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.
Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.
12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки. В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой. В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.
Требования к регистрационным журналам
Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.
Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:
- Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
- Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
- Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
- После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.
В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.
Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.
Отслеживание действий в журнале — Outlook
Вот как найти журнал.
На панели навигации щелкните
> Папки > Журнал . (Или просто нажмите Ctrl + 8.)Вы можете работать с существующими записями журнала или создавать новые на панели папок.
> Папки > Журнал . (Или просто нажмите Ctrl + 8.)
На панели папок щелкните папку Journal .
Щелкните Home .
В группе Новый щелкните Запись журнала .
В поле Тема введите описание.
В поле Тип записи щелкните тип записи журнала, которую вы записываете.
Выберите другие требуемые параметры.
Примечание. Предыдущие версии Outlook включали функцию автоматического журнала, которая отслеживала документы, открытые в других приложениях Microsoft Office и Windows.Эта функция недоступна в Outlook 2013 и Outlook 2016.
В журнале в режиме временной шкалы щелкните Просмотр .
В группе Current View щелкните View Settings , а затем щелкните Columns .
В поле Выбрать доступные поля из щелкните нужный набор полей.Обычно это Часто используемые поля или Все поля журнала .
В поле Доступные поля даты / времени щелкните поле, содержащее время, которое вы хотите использовать в качестве времени начала для элемента, а затем щелкните Start .
В поле Доступные поля даты / времени щелкните поле, содержащее время, которое вы хотите использовать в качестве времени окончания для элемента, а затем щелкните Конец .
Совет: На временной шкале показано, когда каждый элемент и документ были созданы, сохранены, отправлены, получены, открыты и изменены. Когда вы изменяете поля времени, используемые для отображения элементов на шкале времени, расположение и продолжительность элементов на шкале времени могут измениться.
Откройте запись журнала.
Введите новую дату и время начала. Чтобы изменить время окончания, измените число в поле Продолжительность .
Примечание. Изменение времени, связанного с записью журнала, не влияет на время начала элемента, документа или контакта, к которому они относятся.
Совет: Для быстрого доступа к Журналу вы можете добавить кнопку просмотра Журнал в область навигации.Внизу панели навигации щелкните Настроить кнопки 
, затем щелкните Добавить или удалить кнопки , а затем щелкните Журнал .
Автоматическая запись элементов и файлов
Щелкните вкладку Файл .
Щелкните Параметры .
Щелкните Заметки и журнал .
Щелкните Параметры журнала .
В списке Автоматически записывать эти элементы установите флажки для элементов, которые вы хотите автоматически записывать в Журнал .
В списке Для этих контактов установите флажки для контактов, элементы которых вы хотите записывать автоматически.
В поле Также записывать файлы из установите флажки рядом с программами, из которых вы хотите автоматически записывать файлы в Журнал .
Записать элемент Outlook вручную
В любом модуле Outlook на вкладке Home в группе New щелкните New Items , укажите на Other , а затем щелкните Journal Entry .
В поле Тема введите описание.
В поле Тип записи щелкните тип записи журнала, которую вы записываете.
Выберите другие требуемые параметры.
Записать файл из-за пределов Outlook вручную
Найдите файл, который вы хотите записать.Вы можете использовать Outlook, Windows Explorer или рабочий стол.
Перетащите элементы в Журнал .
Выберите параметры для записи журнала.
Запишите дату и время, когда вы работали с контактом
Разомкните контакт.
На вкладке Контакт в группе Связь щелкните Дополнительно , а затем щелкните Запись журнала .
Текущая дата и время отображаются в заголовке элемента журнала. Чтобы изменить дату или время, щелкните стрелку, прикрепленную к каждому полю, а затем щелкните нужный вариант.
Чтобы задокументировать точное время начала и окончания, на вкладке Journal Entry в группе Timer щелкните Start Timer .
В элементе журнала записывается дата и время, в течение которого вы работали с контактом. Щелкните Таймер паузы , чтобы остановить часы.
Щелкните Сохранить и закрыть на вкладке Действия , чтобы записать информацию в журнал.
Отключить журнал
Чтобы отключить журнал, необходимо снять несколько флажков в диалоговом окне «Параметры журнала». Ни одна из опций не отключает журнал.
Щелкните вкладку Файл .
Щелкните Параметры .
Щелкните Заметки и журнал .
Щелкните Параметры журнала .
В списке Автоматически записывать эти элементы снимите все флажки,
В Также записывать файлы из поля , снимите все флажки.
Примечание: Нет необходимости снимать флажки под Для этих контактов .
Пустой журнал
Очистка журнала включает удаление записей.
В журнале на вкладке Home в группе Current View щелкните Entry List .Появится табличное представление всех записей журнала.
Выполните одно из следующих действий:
Выбор отдельной записи Щелкните нужную запись.
Для выбора нескольких записей Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните нужные записи.Если вы хотите выбрать набор смежных записей, щелкните первую запись, удерживая нажатой клавишу SHIFT, а затем щелкните последнюю запись.
Чтобы выбрать все записи в папке Щелкните любую запись, а затем нажмите CTRL + A.
На вкладке Home щелкните Delete или нажмите DELETE.
Совет: Для быстрого доступа к Журналу вы можете добавить кнопку просмотра Журнал в область навигации. В нижней части области навигации щелкните значок нажмите кнопку Добавить или удалить кнопки , а затем щелкните Журнал .
Выполните одно или несколько из следующих действий:
Автоматическая запись элементов и файлов
В меню Инструменты щелкните Параметры .
Щелкните Параметры журнала .
В поле Автоматически записывать эти элементы установите флажки для элементов, которые вы хотите автоматически записывать в Журнал .
В поле Для этих контактов установите флажки для контактов, элементы которых вы хотите записывать автоматически.
В поле Также записывать файлы из установите флажки рядом с программами, файлы которых вы хотите автоматически записывать в Журнал .
Записать элемент Microsoft Outlook вручную
В меню Файл наведите указатель на Новый , а затем щелкните Запись журнала .
В поле Тема введите описание.
В поле Тип записи щелкните тип записи журнала, которую вы записываете.
Выберите другие требуемые параметры.
Записать файл из-за пределов Outlook вручную
Найдите файл, который вы хотите записать. Вы можете использовать Outlook, Windows Explorer или рабочий стол.
Перетащите элементы в журнал
.Выберите параметры для записи журнала.
.В меню Инструменты щелкните Параметры .
Щелкните Параметры журнала .
В поле Для этих контактов установите флажок рядом с контактами, элементы которых вы хотите записывать автоматически.
В поле Автоматически записывать эти элементы установите флажки рядом с элементами, которые нужно записывать автоматически.
Разомкните контакт.
В меню Действия щелкните Создать , а затем щелкните Новая запись журнала для контакта .
Текущая дата отображается в заголовке элемента журнала. Для другой даты щелкните стрелку, а затем щелкните дату.
На вкладке Journal Entry в группе Timer щелкните Start Timer .
В элементе Журнал записывается дата и время, в течение которого вы работали с контактом.
Откройте контакт, записи журнала которого вы хотите просмотреть.
На вкладке Контакт щелкните Действия .
В поле Показать щелкните Журнал .
В меню Go щелкните Journal .
В меню View выберите Current View , а затем щелкните Customize Current View .
Щелкните Поля .
В поле Выбрать доступные поля из щелкните нужный набор полей.
В поле Доступные поля даты / времени щелкните поле, содержащее время, которое вы хотите использовать в качестве времени начала для элемента, а затем щелкните Start .
В поле Доступные поля даты / времени щелкните поле, содержащее время, которое вы хотите использовать в качестве времени окончания для элемента, а затем щелкните Конец .
На временной шкале показано, когда каждый элемент и документ были созданы, сохранены, отправлены, получены, открыты и изменены. Когда вы изменяете поля времени, используемые для отображения элементов на шкале времени, расположение и продолжительность элементов на шкале времени могут измениться.
На временной шкале щелкните меню View , укажите на Current View , а затем щелкните Customize Current View .
Щелкните Другие настройки .
Выберите нужные параметры.
Откройте запись журнала.
Введите новую дату и время начала.
Примечание. Перемещение записи журнала не изменяет время начала элемента, документа или контакта, на которые она ссылается.
Чтобы отключить журнал, необходимо снять несколько флажков в диалоговом окне Параметры журнала .Ни один из вариантов не может отключить журнал.
Отключить журнал
В меню Инструменты щелкните Параметры .
На вкладке Preferences щелкните Journal Options .
Менее Автоматически записывать эти элементы , снимите все флажки.
Менее Также записывайте файлы из , снимите все флажки.
Нет необходимости снимать флажки под Для этих контактов .
Пустой журнал
Очистка журнала включает удаление записей журнала.
Удалить одну запись
Удалить несколько записей
В Журнале на панели навигации в разделе Текущее представление щелкните Список записей . Появится табличное представление всех записей.
Щелкните любую запись в таблице и затем нажмите CTRL + A или в меню Edit щелкните Select All .
Нажмите УДАЛИТЬ.
Что такое запись в журнале о прямом труде? | Small Business
Ваши сотрудники заполняют табели учета рабочего времени по мере того, как незавершенная продукция перемещается по различным производственным отделам. Табели учета рабочего времени — это журнал часов, в течение которых каждый непосредственный сотрудник работал на производственной линии. Эта заработная плата зарабатывается, но остается невыплаченной до окончания периода выплаты заработной платы. Для расчета вашей прямой заработной платы вы собираете табели учета рабочего времени в производственных отделах. Вы делаете запись в журнале, чтобы записать сумму заработной платы брутто и удержания для каждого сотрудника.
Запись журнала незавершенного производства
Прямые затраты на оплату труда добавляются к счету незавершенного производства в конце рабочей недели. Косвенные затраты на оплату труда добавляются к счету заводских накладных расходов. Прямые затраты на рабочую силу рассчитываются путем сложения количества часов, отработанных каждым сотрудником, и умножения этого количества на ставку заработной платы. По окончании периода оплаты рассчитывается валовая заработная плата каждого непосредственного работника, которая суммируется с остальными. Запись в журнале для записи общей суммы прямых трудозатрат предназначена для дебетования счета незавершенного производства и кредитования счета заработной платы и подлежащей оплате.
Расчет чистой заработной платы
Прежде чем вы сможете платить своим сотрудникам, вы должны вычесть суммы, удерживаемые из их заработной платы брутто. Сумма федерального налога, удерживаемого у источника, зависит от количества освобождений, заявленных вашим сотрудником. На момент публикации ставка удержания социального обеспечения составляла 6,2 процента, а Medicare — 1,45 процента. Вы должны удерживать подоходный налог штата, прибавки к заработной плате и часть страховых выплат работнику из общей заработной платы. Общая сумма каждого удержания рассчитывается отдельно от других удерживаемых сумм.
Сводная запись журнала
Вы регистрируете суммы заработной платы как сводную запись в своих бухгалтерских записях. Как производственная фирма, вы указываете прямые затраты на оплату труда отдельно от косвенного труда и заработной платы, выплачиваемой другим сотрудникам. Запись в журнале для записи заработной платы предназначена для дебетования прямых затрат на рабочую силу, дебетования расходов на заработную плату и дебетования расходов по налогам на заработную плату. Для регистрации удержаний из заработной платы вы зачисляете денежные средства на чистую сумму заработной платы, зачитываете федеральные подоходные налоги, подлежащие уплате, зачитываете налоги на социальное обеспечение, зачитываете подлежащие уплате налоги по программе Medicare и зачитываете федеральные налоги к уплате по безработице.Государственные удержания или прибавки к заработной плате являются дополнительными зачетами к итоговой записи журнала.
Сводная запись начисления
Если вы используете систему учета начислений, вы начисляете невыплаченную заработную плату до окончания периода оплаты. В этом случае запись журнала является дебетом прямых затрат на оплату труда и дебетом расходов на заработную плату. Вы зачисляете начисленную заработную плату и начисленные налоги на заработную плату. Вы можете объединить все удержания в счете «Начисленные налоги на заработную плату» или перечислить удержания отдельно.Когда вы готовы платить начисленные налоги, вы списываете начисленную заработную плату, дебетируете начисленные налоги на заработную плату и зачисляете денежные средства.
.Понимание управления записями | Сохранить
Вся информация и записи проходят жизненный цикл. Знание того, какие этапы проходят записи, помогает определить наиболее важные действия, которые должны произойти для защиты и правильной организации записей Организации.
Первая фаза — Создание / получение — начинается, когда записи либо получены из внешнего источника, либо созданы внутри. Цели этого начального этапа:
Создавайте полные и точные записи, подтверждающие функции, деятельность, решения, транзакции, процедуры организации и т. Д. | |
Определить и применить соответствующую классификацию безопасности | |
Различать записи и незарегистрированные копии или рабочие документы, чтобы иметь возможность надлежащим образом разделить их в файловой системе | |
Поместите запись в схему организационной классификации (или план файлов) на бумаге (например, в картотеке или скоросшивателе) или в электронной версии (например,грамм. на общем диске или в системе), чтобы гарантировать, что он сохраняется в своем контексте |
После первой фазы записи сразу переходят в Активную фазу жизненного цикла. Это означает, что они часто используются, совместно используются коллегами, извлекаются для поддержки повседневного бизнеса и упоминаются. Целями этого этапа являются: Создание полных и точных записей, свидетельствующих о функциях, деятельности, решениях, транзакциях, процедурах и т. Д. Организации.
Определить и применить соответствующую классификацию безопасности | |
Различать записи и незарегистрированные копии или рабочие документы, чтобы иметь возможность надлежащим образом разделить их в файловой системе | |
Поместите запись в схему организационной классификации (или план файлов) либо на бумаге (например, в картотеке или в папке), либо в электронной версии (например,грамм. на общем диске или в системе), чтобы убедиться, что он сохраняется в своем контексте | |
Сохранять целостность записи, то есть гарантировать, что она не была изменена после завершения | |
Поддерживать удобство использования, что означает сделать его доступным для всех коллег, которым необходим доступ к записи для выполнения своей работы | |
Упрощение идентификации и сохранения записей с постоянным хранением |
Активная фаза жизненного цикла может быть короткой для некоторых записей (например,грамм. Активная фаза платежной ведомости обычно составляет всего около двух месяцев) и длительная для других (например, Меморандум о взаимопонимании между полевой миссией и правительством принимающей страны может находиться в активной стадии на протяжении всего периода работы миссии). Однако все записи проходят жизненный цикл, и со временем скорость извлечения часто снижается. В какой-то момент они достигают стадии, когда они больше не нужны в основном офисном помещении, но их все равно нужно хранить для доказательственных, юридических, финансовых или исторических целей, как того требует график хранения.Это когда они входят в Неактивную фазу жизненного цикла. На этом этапе мы должны освободить место в наших офисах для новых записей, но нам необходимо обеспечить удобное хранение неактивных записей. Цели этого этапа:
Укажите записи, которые не требуется хранить в основном офисе (на бумаге) или в системах / общих дисках (в электронном виде) | |
Организуйте и перечислите их | |
Передайте их в местный Центр документации (для полевых миссий — в местный Центр документации в районе миссии; для офисов штаб-квартиры — Центр документации ARMS). | |
Получать только те записи, которые необходимы время от времени |
Наконец, в конце жизненного цикла записи переходят на стадию принятия решения (обычно на основе утвержденного графика хранения) о том, что происходит с записями, вступившими в заключительную стадию своей жизни.Это называется этап утилизации . В Организации Объединенных Наций доступны два действия по удалению: Архивировать или Уничтожить. Это означает, что некоторая часть записей, обычно около 5% от общего количества записей офиса или миссии, которые из-за их исторической ценности имеют постоянное хранение, будут переданы в ARMS, а остальные будут уничтожены в какой-то момент. точка. Цели этого этапа:
Определить записи, имеющие архивную ценность (постоянное хранение), составить их список, систематизировать и отправить в ARMS | |
Определить записи, подлежащие утилизации / уничтожению, составить их список, собрать необходимые разрешения на уничтожение и приступить к экологически безопасному процессу уничтожения |
Симпатичная Повестка дня План Недели Дневник Ежедневный Планировщик Записок Журнал Записная книжка Канцелярские товары Офис и Школа Учебный план Рабочий план Поставки | |
Добро пожаловать
Обратите внимание:
1. Если вариант продукта является случайным, это означает, что цвет и разновидности не доступны для выбора.
2. из-за различий в освещении и экране цвет изделия может немного отличаться от цвета на фотографиях. Пожалуйста, поймите,
3. Пожалуйста, убедитесь, что адрес доставки заполнен. Адрес не может быть изменен после доставки.
4.Мы можем отказаться от заказа на доставку, счета и рекламные объявления не предоставляются.
Примечание: производственная партия, освещение и отображение и другие факторы могут вызвать ЦВЕТНОЕ ОТТЕНОК, пожалуйста, укажите подробные изображения и текстовые описания!
Изображения
страниц: 40 листов
Советы:
Оптовая продажа может получить больше скидок.Если вы хотите делать большие заказы, обращайтесь к нам по электронной почте. И мы предоставим вам больше скидок. Спасибо за отличное сотрудничество!
Желаю вам приятных покупок здесь! Я желаю вам счастливой жизни, но также надеюсь, что вы получите пакет, который может дать мне хорошую оценку (5 звезд) Большое спасибо.
Об авторе