Знание документооборота: Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2020
6 правил ведения документооборота в организации
Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.
Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.
Назначьте ответственного за прием и отправку документов
Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.
Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).
Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.
Правило 1. Организуйте предварительную оценку входящей документации
Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.
Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.
Правило 2. Присваивайте документам один рег. номер
Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.
Правило 3. Регламентируйте процесс согласования документов
Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.
Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.
Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать
Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.
Правило 5. Делегируйте право подписи
Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.
Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.
Правило 6. Разделяйте документы на потоки
Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть – от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.
Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.
Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.
Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.
Термин | Определение и нормативные документы |
Вид документа | Принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
|
Внутренний документ | «ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
|
Входящий документ | Документ, поступивший в учреждение от внешнего корреспондента «ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
|
Дата документа | Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
|
Движение документа | Передача документа от руководителя к исполнителю (исполнителям) в соответствии с резолюцией (поручением) — |
Дело | Совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа (организации) 1) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
2) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями на 26 апреля 2016 года)»
3) «СТО ЗЕТ 4.2.04-2013 Система менеджмента качества. Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации»
|
Делопроизводство | Деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними 1) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями на 26 апреля 2016 года)»
2) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»
3) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) (с изменениями на 11 июля 2014 года)»
|
Докладная записка | «СТО ЗЕТ 4.2.04-2013 Система менеджмента качества. Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации»
|
Документ | Это зафиксированная на носителе информация, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать 1) «Федеральный закон от 29.12.1994 г. N 77-ФЗ
2) «Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»»
3) «Решение Совета ЕЭК от 18.09.2014 г. N 71 «О Порядке работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования) в Евразийской экономической комиссии»»
4) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 17.10.2013 г.»
5) «ГОСТ 1.1-2002 «Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения»»
6) «ГОСТ Р 52292-2004 Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения» от 29.12.2004 г.»
|
Документооборот | Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки 1) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»
2) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»
|
Документопоток | Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
|
Доступ к информации | Возможность получения информации и ее использования 1) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации (с изменениями на 25 ноября 2017 года) (редакция, действующая с 1 января 2018 года)»
2) «ГОСТ Р 50922-2006 Защита информации. Основные термины и определения»
3) «О Порядке работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования) в Евразийской экономической комиссии»
4) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
|
Информация | Сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления 1) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации (с изменениями на 25 ноября 2017 года) (редакция, действующая с 1 января 2018 года)»
2) «ГОСТ Р 50922-2006 Защита информации. Основные термины и определения»
3) «ГОСТ 33707-2016 (ISO/IEC 2382:2015) Информационные технологии (ИТ). Словарь»
|
Исходящий документ | Официальный документ, отправляемый из учреждения внешнему корреспонденту «ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
|
Исполнитель документа | Лицо, подготовившее документ или получившее документ на исполнении |
Контролер | Должностное лицо (субъект делопроизводства), уполномоченное осуществлять контроль за исполнением поручений, как по срокам, так и по существу поручений. Получает отчет о выполнении задания от ответственного исполнителя |
Контрольная карта поручения | Набор информации и реквизитов в электронном виде, отражающих поручение, ход исполнения поручения и оценку его состояния, хранящихся в базе данных и относящихся к поручению по документу и используемые для осуществления контрольно-аналитических функций |
Контроль исполнения | Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
|
Корреспондент | Сотрудник (физическое лицо) либо организация (юридическое лицо), отправившая документ. |
Ответственный исполнитель | Исполнитель, указанный в поручении первым, или иным образом назначенный ответственным, на которого возложены обязанности по непосредственному исполнению поручения, координации работ соисполнителей, а также подготовка сводной информации и доклад отчета об исполнении в адрес должностного лица, выдавшего поручение «СТО ЗЕТ 4.2.04-2013 Система менеджмента качества. Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации»
|
Соисполнитель | Исполнитель (субъект делопроизводства: сотрудник или подразделение), на которого возложены обязанности по исполнению поручения в части его касающейся, а также подготовка и представление информации в адрес ответственного исполнителя. В выполнении задания соисполнитель отчитывается перед ответственным исполнителем. |
Номенклатура дел | Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
|
Организационно-распорядительный документ | Вид документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц «СТО ЗЕТ 4.2.04-2013 Система менеджмента качества. Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации»
|
Повторный документ | Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года. Замечание: Повторным может считаться как копия предшествующего документа, так и документ с изменениями, но в рамках одного и того же вопроса. Повторный документ поступает по одному и тому же вопросу, а входящий (исходящий) в рамках переписки – продолжает, развивает тему |
Подпись | Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
|
Поручение/Резолюция | Оформленное в письменном виде задание исполнителю, при необходимости с указанием сроков исполнения
|
Предварительное рассмотрение документов | Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
|
Регистрационный номер документа | Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
|
Регистрация документа | Присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе 1) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»
2) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
|
Реквизит документа | Элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним 1) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»
2) «Инструкцию по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)»
|
Служба делопроизводства (Канцелярия) | Структурное подразделение организации, в состав которого входят специалисты, обеспечивающие регистрацию, отправку и хранение дел, документов, а также осуществляющие контроль за осуществлением процесса делопроизводства в организации «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
|
Служебный документ | Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации «СТО ЗЕТ 4.2.04-2013 Система менеджмента качества. Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации»
|
Срок исполнения | Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
|
Сканирование документа | Способ создания электронной копии документа, изготовленного на бумажном носителе 1) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»
2) «Инструкцию по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)»
|
Экскурс в историю документооборота #делопроизводство #СЭД #ECMJ
Сейчас XXI век, и мы передаем информацию в виде электронных импульсов, звуковых волн, радиосигналов, …, ну и, конечно, бумажных документов. В данной статье я хочу, как раз, рассказать об истории документооборота и, насколько получится, сравнить с современной обстановкой дел в этой области.
В России, первыми официальными документами считаются приказы, ведающие управлением, сборами налогов и судами, которые начали появляться в конце XV века. Производство дела в приказах начиналось с момента поступления входящего документа, а также по указанию барина или царя. На входящем документе указывались дата и автор. Документы этого периода имели форму свитка. Таким образом, если документ относился к определенному делу, он приклеивался к концу свитка, и с обратной стороны место склейки заверялось подписью дьяка на всю ширину приказа. Чтобы прочитать дело нужно было развернуть свиток, а читая – сворачивать его. (При чтении дело волочилось, отсюда пошло понятие «Волокита».) Длинна таких дел достигала огромных размеров (Соборное уложение 1649 г. имело общую длину столпа 309м.).
В настоящее время документы, конечно, не подклеиваются в столпы, но от огромнейших папок, с подшитыми в них бумагами мы далеко не ушли. Однажды, в бухгалтерии одной государственной организации я увидела папку толщиной в 30 см, если не больше. Оказалось, что эта папка с документами на начисление заработной платы за один (!!!) месяц. При подшивке документов в папки, концы ниток, которыми сшито дело, приклеиваются к задней корке папки маленьким листочком бумаги, на котором пишется сколько листов в папке и ставится подпись и печать уже не дьяка, а руководителя организации.
Вернемся снова к истории: как и следовало ожидать, сильнейшие преобразования ввел Петр I. Он создал 12 коллегий, каждая из которых курировала определенную отрасль или сферу управления. В это же время появляются первые секретари (обер-секретарь, кабинет-секретарь, секретарь коллегии), к которым применялись требования: приветливость, смирение и учтивость. В конце XVIII в. уже существовали пособия по составлению документов. Например, служебная переписка велась на «Угловых» бланках. Появились упорядоченные системы регистрации. Документы каждой инстанции должны были регистрироваться в журналах (общих — в канцелярии и департаментах, частных – в отделениях канцелярий и департаментов). Журналы состояли из трех частей: для документов верховной власти, для «обыкновенных документов» и для секретных документов. Представьте, что с 1884г. в России издавались 8 специализированных журналов о конторском и канцелярском деле.
Регистрация документов и сейчас, в некоторых организациях, ведется в журналах (но мне больше нравится называть их «Амбарными книгами»), только стало их на порядок больше – отдельные для входящих документов, для исходящих, для приказов высшего руководства, внутренние приказы и т.д. Ну, а требования к секретарям теперь применяются различные: от длинны ног, до знания иностранных языков.
Во время октябрьского переворота 1917г. была необходимость «Выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей–машинисток, посыльных служащих в революционных организациях». Секретари руководящих работников были личными помощниками и помогали в приеме посетителей, следили за качеством подготовки служебных документов, были консультантами директоров и т.д. Однако, в 1925г. секретарей сравняли с машинистками, рассыльными, архивариусами. И только в 1932г. было принято решение разделить секретарей на 2 неравноправные группы: первая группа — помощники и референты, вторая – машинистки–секретари 1-й и 2-й категории. В 60-х годах появилась новая должность секретарь–стенографистка.
Да уж, на смену стенографисткам пришли диктофоны, секретари занимаются всем чем угодно: и документы набирают, и чай готовят, и архивы ведут, и посетителям объясняют, что у начальника совещание, а еще успевают цветочки полить и последние новости обсудить.
На дворе XXI век, а в некоторых организация до сих пор используются «технологии» XVIII в. Я не хочу сказать, что это плохо, тут больше подойдет слово «устарело». Технологии не стоят на месте, идет постоянное, прогрессивное развитие, в том числе и делопроизводства. На мой взгляд, пора уходить от макулатуры, ведь сейчас есть все возможности идти в ногу со временем.
1.3.Требования к знаниям основ делопроизводства и документооборота
Основы работы с документом
Основные положения унифицированной системы организационно-распорядительной документации: понятие документа, реквизиты, виды, функции, правила их составления и оформления;
Документы постоянного и временного хранения, обеспечение сохранности документов, передача дел в архив.
Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
Порядок приема, первичной обработки и отправки, регистрации документов;
Правила ведения учета документов, составления номенклатур и формирование дел;
Организация контроля за исполнением документов.
3.Общие принципы и регламенты межведомственного документооборота.
1.4.Требования к знаниям и навыкам в области информационно-коммуникационных технологий
Общие знания информационных технологий и применения персонального компьютера (далее – ПК):
знание составляющих ПК, включая аппаратное и программное обеспечение, устройства хранения данных;
общие знания современных коммуникаций, сетевых приложений, программного обеспечения;
знания основ обеспечения охраны здоровья во время работы с ПК, вопросов безопасности и защиты данных.
Знания и навыки владения ПК:
знание основных команд для работы с ПК;
знание основных принципов работы с рабочим столом;
знание принципов организации файловой структуры;
навыки создания, перемещения и удаления файлов;
навыки печати электронных документов.
Знания и навыки работы с офисными программами:
навыки по форматированию текстовых документов, включая написание, используя основные опции, копирование, вставку и удаление текста, а также навыки работы с таблицами и картинками в текстовых и графических редакторах;
навыки по подготовке презентаций в программах для работы с презентациями и слайдами;
создание, отсылка, получение электронных сообщений, написание ответов, пересылка ранее полученных сообщений, работа с вложениями в программах для работы с электронной почтой.
Знания и навыки работы с информационно-телекоммуникационной сетью «Интернет»:
Понимание основных принципов функционирования сети «Интернет», принципов защиты информации;
Использование поисковых систем сети «Интернет» для работы с ресурсами сети «Интернет» и получения необходимой информации.
2.Функциональные квалификационные требования.
Функциональные квалификационные требования устанавливаются по направлениям деятельности, осуществляемым в государственном органе, специализациям по указанным направлениям, категориям и группам должностей гражданской службы и включают следующие виды квалификационных требований:
требования к направлению подготовки (специальности) профессионального образования, включая дополнительное профессиональное образование;
требования к содержанию стажа (опыта) работы по специальности, направлению подготовки с учетом специальности (направления подготовки) профессионального образования;
требования к профессиональным знаниям, содержащие требования к знанию законодательства Российской Федерации и иным профессиональным знаниям;
требования к профессиональным навыкам
3.Специальные квалификационные требования.
Специальные квалификационные требования разрабатываются на основе базовых и функциональных квалификационных требований.
В специальные квалификационные требования включаются профессиональные знания и навыки, содержащиеся в функциональных квалификационных требованиях, а также предусматриваются профессиональные знания и навыки, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей по конкретной должности.
После этого необходимо включить в специальные квалификационные требования профессиональные качества, личностные качества и соответствующие им профессиональные навыки, требуемые для исполнения должностных обязанностей вне зависимости от конкретных направлений деятельности и дифференцированные по категориям и группам должностей гражданской службы
10 лучших вариантов программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов
Этот пост был обновлен на 2020 год.
Автоматизация рабочего процесса упрощает управление сложными бизнес-процессами. Когда запускается заполнение формы, действие пользователя или внутренний сигнал, автоматизированные рабочие процессы могут перемещать или преобразовывать данные в соответствии с вашими инструкциями. Такой подход помогает оптимизировать повторяющуюся и отнимающую много времени работу.
Правильное программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов может помочь вашей команде ускорить выполнение задач и проектов и может даже включать встроенную аналитику, которая поможет вам выявить неэффективность.
Большинство инструментов автоматизации рабочих процессов обеспечивают визуальный аспект, позволяющий создавать рабочие процессы без программирования или больших технических знаний. Это программное обеспечение идеально подходит для маркетологов, продавцов, медицинских и промышленных рабочих и даже преподавателей с помощью перетаскивания, форм или блок-схем. Многие поставщики также предлагают гибкие настройки для малых предприятий и уникальных процессов.
Если вы только начинаете свое исследование, воспользуйтесь нашим инструментом выбора продуктов. Наши консультанты по технологиям могут значительно сократить время поиска программного обеспечения, предложив вам лучшее программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов и программное обеспечение для управления бизнес-процессами.Это бесплатно и занимает менее пяти минут.
ProcessMaker
ProccessMaker — это инструмент автоматизации рабочего процесса с открытым исходным кодом и низким кодом, известный простотой использования и отличной ценой. Визуальные блок-схемы помогают создавать рабочие процессы на основе утверждения, а уведомления встроены в каждый процесс. Вся система основана на веб-технологиях и использует функции WYSIWYG («что видишь, то и получаешь»), чтобы снизить барьер для входа пользователей в любой отрасли, будь то производство, образование, здравоохранение или телекоммуникации.ProcessMaker имеет фиксированную цену на платформу с дополнительной ежемесячной платой за пользователя. Доступ к API для разработчиков открывает возможность настройки программного обеспечения для более крупных организаций и более сложных процессов.
Интегрифи
Integrify использует сервисный подход, который включает поддержку и консультации по передовым методам и улучшениям процессов. Программное обеспечение было разработано для простоты использования и использует редактор перетаскивания для большинства рабочих процессов.Все инструменты основаны на браузере и доступны для любого мобильного устройства. Верный своей сервис-ориентированной модели, на веб-сайте представлены полезные примеры рабочих процессов и полная база знаний для пользователей. Корпоративные обновления доступны для предприятий с особыми или сложными потребностями.
Узнать цену
Как мы можем связаться с вами и сообщить информацию о ценах?
Убедитесь, что этот продукт соответствует вашему бюджету.Наши специалисты свяжутся с вами и предоставят всю необходимую информацию о ценах.
Comindware Tracker
Электронная коммерция, малый бизнес и образовательные учреждения считают это программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов с низким кодом полезным и легко масштабируется для корпоративных организаций. Работая параллельно с программным обеспечением управления бизнес-процессами (BPM) Comindware, документооборот и документооборот Tracker разработан для гибких бизнес-процессов, которые плохо обслуживаются более структурированными системами.Рабочие процессы легко переносятся с настольного компьютера на мобильный, а конструктор с перетаскиванием и эстетикой Outlook / Excel позволяет легко подключиться. Возможности облачного и локального развертывания Comindware Tracker делают программное обеспечение безопасным выбором для строго регулируемых медицинских или финансовых организаций.
Узнать цену
Как мы можем связаться с вами и сообщить информацию о ценах?
Убедитесь, что этот продукт соответствует вашему бюджету.Наши специалисты свяжутся с вами и предоставят всю необходимую информацию о ценах.
ТАКЖЕ ПРОЧИТАЙТЕ: 4 инструмента управления продуктом для объединения всего
Флокзу
Визуальные рабочие процессыFlokzu включают блок-схемы на основе пиктограмм, на которых вы можете обрисовать свои бизнес-процессы без знания программирования. Ориентированные на задачи интерфейсы и рабочие процессы интегрируются с более чем 700 существующими соединениями приложений через Zapier и WebServices.Рабочие процессы адаптируются к индивидуальным процессам в зависимости от конкретных задач и потребностей вашей команды. Flokzu предоставляет шаблоны рабочего процесса, если вам нужны идеи для начала настройки. Эта облачная платформа обещает информационную безопасность за счет сквозного шифрования, а полный набор статистики процессов облегчает анализ и улучшение процессов для вашей команды.
Узнать цену
Как мы можем связаться с вами и сообщить информацию о ценах?
Убедитесь, что этот продукт соответствует вашему бюджету.Наши специалисты свяжутся с вами и предоставят всю необходимую информацию о ценах.
Запир
Zapier — отличный выбор для пользователей, занимающихся маркетингом и управлением проектами, благодаря простому интерфейсу и удобному подключению к приложениям. В феврале 2016 года платформа выпустила многоэтапные Zaps, которые позволяют создавать целые рабочие процессы, используя более 500 интеграций, от электронного маркетинга и обмена документами до социальных сетей и управления проектами.Zapier предлагает план «навсегда бесплатно», который включает доступ к существующим приложениям и 100 задач в месяц. Также доступны тарифные планы Starter, Professional, Team и Company. Уведомления сообщают вам, когда шаги вашего рабочего процесса были завершены, или Zapier может работать в фоновом режиме в бесшумном режиме для других «шумных» процессов, таких как подписка на электронную почту и захват потенциальных клиентов.
Kissflow
Простота и разумная ценаKissflow делают его одним из самых популярных инструментов рабочего процесса на рынке.Редактирование методом перетаскивания и интуитивно понятная визуализация рабочего процесса упрощают изучение программы. Интеграции API, WebHooks и Zapier объединяют все ваши технологии в одном месте и помогают отслеживать ваши процессы с помощью уведомлений. При правильной настройке вы можете устанавливать разрешения для разных уровней пользователей и получать подробные отчеты на основе показателей, которые важны для вашей команды. Адаптивный дизайн Kissflow поддерживает организации, зависящие от мобильных устройств, а также предприятия электронной коммерции.
Узнать ценуКак мы можем связаться с вами и сообщить информацию о ценах?
Убедитесь, что этот продукт соответствует вашему бюджету.Наши специалисты свяжутся с вами и предоставят всю необходимую информацию о ценах.
FastFlow
Система FastFlowFormFast визуализирует автоматизированный обмен документами между заинтересованными сторонами в больницах и медицинских учреждениях, поэтому это решение гораздо более отраслевое, чем другие в этом списке. Рабочие процессы построены вокруг безопасной системы обмена документами FormFast и зависят от гарантии того, что автоматическая маршрутизация документов снижает риски безопасности и потерю личных данных, вызванную человеческой ошибкой.Стандартизированные процессы и аналитика, встроенные в Workflow Designer FastFlow, позволяют легко проводить аудит для повышения скорости и безопасности.
Директор по процессам (BP Logix)
Построенный на основе программного обеспечения BP Logix Process Timeline, Process Director сочетает в себе совместное использование документов, уведомления, визуальные рабочие процессы и отчетность с мощью BPM. Это дальновидное, «прогнозирующее» решение имеет дизайн, подобный Microsoft Project, и не требует блок-схем или программирования.Дополнительные уведомления могут обновлять заинтересованные стороны на каждом этапе процесса, которым вы управляете. Формы, ориентированные на клиентов, и внутренние процессы интегрируются с аналитикой и отчетностью, в то время как программное обеспечение Process Timeline предлагает улучшения, основанные на прогнозном моделировании на основе исторических данных, полученных в ходе выполнения рабочих процессов.
TrackVia
Облачная визуализация рабочего процессаTrackVia упрощает автоматизацию с помощью приложений, которые вы уже встроили в свои производственные и складские процессы.Программное обеспечение устанавливает связи между существующими разрозненными приложениями, позволяя им общаться друг с другом и отправлять уведомления соответствующим людям. Сквозное шифрование данных означает, что конфиденциальная информация находится в безопасности на облачных серверах TrackVia. Интерфейс, готовый к работе в Интернете и для мобильных устройств, отличается минималистичным дизайном, что делает его доступным для многих различных сценариев использования, хотя их специализация — производство. Доступ к API доступен разработчикам, но TrackVia также предлагает сотни готовых коннекторов, в том числе один для Zapier.
Узнать цену
Как мы можем связаться с вами и сообщить информацию о ценах?
Убедитесь, что этот продукт соответствует вашему бюджету. Наши специалисты свяжутся с вами и предоставят всю необходимую информацию о ценах.
Гравитационный поток
Gravity Flow интегрируют рабочие процессы клиентов и сотрудников прямо в ваш WordPress.сайт org. Хотя для плагина требуется существующая подписка Gravity Forms, вы можете добавить лицензию для отдельного сайта или сразу для нескольких сайтов WordPress. Интеграция «наведи и щелкни» с дополнением верхнего уровня к интерфейсу администратора WordPress позволяет тем, у кого мало знаний о WordPress, легко создавать собственные рабочие процессы. Кодирование с открытым исходным кодом также дает разработчикам свободу создавать конфигурацию, отвечающую конкретным потребностям их сайта. Расширения включают Stripe, PDF Generator и Flowchart, но будут иметь свою цену, поскольку расширения не включены ни в один из четырех ценовых уровней, кроме самого дорогого.
Имейте в виду, что программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов часто интегрируется с инструментом BPM или может быть встроено в более крупный программный пакет, такой как автоматизация маркетинга или CRM. Это может быть полезно, поскольку дает вам доступ ко многим возможностям одновременно, но некоторые покупатели могут предпочесть лучшее в своем классе решение.
Эти 10 продуктов — отличное место для начала, но они не единственные варианты. Чтобы сравнить больше продуктов и получить индивидуальные рекомендации, основанные на ваших потребностях, используйте наш инструмент выбора продуктов.
Скачать бесплатно
Узнайте больше о преимуществах управления проектами из нашего лидирующего на рынке исследования.
Получите мое бесплатное руководство .Wiki Workflows: Публикация статьи
базы знанийЭто гостевой пост Роберто Домингеса из Comalatech, создателя плагина Ad-hoc Workflows для Confluence. Это первая из серии публикаций, посвященных настраиваемым рабочим процессам для корпоративной вики.
Частый случай использования плагина Ad hoc Workflows for Confluence — публикация статей в базе знаний.
Рабочий процесс создания FAQ — один из таких рабочих процессов.Этот конкретный рабочий процесс был создан для упрощения процесса публикации часто задаваемых вопросов в базе знаний одного из крупнейших музыкальных онлайн-магазинов.
Зачем нужен рабочий процесс?
Это классическая потребность в управлении знаниями: база знаний по важным вопросам и методам работы для агентов службы поддержки клиентов.
Все сотрудники должны иметь возможность вносить контент, но такие материалы не должны становиться общедоступными до тех пор, пока не будут проверены экспертом, с соответствующим экспертом, назначенным администратором.После того, как этот эксперт выполнит свою проверку, он нажимает «Опубликовать», чтобы отправить статью на сайт поддержки.
Уведомления об ответственности за документ на разных этапах рабочего процесса являются ключевыми, поэтому рабочий процесс обрабатывает уведомления для администраторов, экспертов в предметной области и авторов.
Пользователи могут предложить потенциальную статью с часто задаваемыми вопросами, достойную рассмотрения для публикации, отправив ее на рассмотрение, обратив внимание на руководство. После нескольких проверок со стороны коллег и руководства и любых необходимых правок его можно опубликовать для всеобщего обозрения.
Уже используете специальные рабочие процессы для Confluence?
С помощью Comalatech Workflow Exchange вы начнете использовать этот рабочий процесс за секунды.
Используя редактор рабочего процесса, вы можете настроить его в соответствии с вашими требованиями, используя простую буклету. Если этого недостаточно, вы можете погрузиться в рабочий процесс и настроить его по своему усмотрению.
Впервые в Ad hoc Worflows для Confluence?
Начните работу БЕСПЛАТНО с лицензией для начинающих специальных рабочих процессов .
Узнайте о 180+ функциях Confluence и опробуйте их в песочнице Confluence уже сегодня!
.5 типов рабочих процессов Git, которые помогут вам создать лучший код
Здесь, в Buddy, мы работаем вместе более 7 лет. Мы реализовали множество проектов разного размера и типа, постоянно развиваясь и улучшая способы сотрудничества. Услышав «сотрудничать», мы обычно думаем о таких словах, как «менеджер», «веха», «спринт», «схватка» или «канбан». В этой статье мы сосредоточимся на вещах, связанных с совместной работой кода: внесении изменений, разрешении конфликтов, использовании ветвей и многом другом.
Как вы знаете, у каждой команды свой рабочий процесс, основанный на типе проекта, размере компании, предпочтениях команды и многих других вещах.Чем больше команда, тем сложнее все держать под контролем: проблемы с конфликтами становятся более частыми, даты выпуска должны быть отложены, приоритеты постоянно меняются на ходу и т. Д. И т. Д.
Использование Git — это первый шаг к решение этих проблем, так как вы можете адаптировать его практически к любому рабочему процессу. Вот пять самых популярных типов рабочего процесса Git, которые вы можете использовать в своем бизнесе.
Базовый
Базовый рабочий процесс
Самый популярный рабочий процесс среди разработчиков Git и начальная стадия каждого проекта.
Идея проста: есть одно центральное хранилище. Каждый разработчик клонирует репозиторий, работает над кодом локально, делает коммит с изменениями и отправляет его в центральный репозиторий, чтобы другие разработчики могли извлечь и использовать в своей работе.
Feature Branch
Feature Branch Workflow
Базовый рабочий процесс отлично подходит для разработки простого веб-сайта. Однако, как только два разработчика начинают работать над двумя отдельными функциями в рамках одного проекта, начинают появляться проблемы.
Допустим, один из разработчиков завершил работу над своей функциональностью и хочет ее выпустить. Однако они не могут этого сделать, потому что вторая функция не готова. Выпуск в этот момент может привести к тому, что все, мягко говоря, испортилось.
Вот здесь и пригодятся ветки — основная функция Git. Филиалы — это самостоятельные «следы» развития проекта. Для каждой новой функциональности должна создаваться новая ветка, где новая функция разрабатывается и тестируется.Как только функция будет готова, ветку можно объединить с основной веткой, чтобы ее можно было передать в LIVE.
Запросы ветвления и слияния функций
Рабочий процесс ветвления функций предполагает, что все разработчики в команде обладают одинаковыми знаниями и должностями. Однако в более крупных командах всегда существует какая-то форма иерархии (младшие и старшие).
В этом случае вы можете использовать запросы на слияние и разрешения push.
Перед тем, как ветвь будет объединена с ведущей, ее необходимо проверить и проверить на наличие ошибок.Младшие разработчики могут создать запрос на слияние и назначить его одному из Старших разработчиков, чтобы они могли просматривать код и оставлять комментарии. Если все в порядке, запрос принимается и ветка объединяется.
Запросы на слияние можно комбинировать с разрешениями push, которые позволяют ограничить отправку изменений определенными ветвями в репозитории, чтобы вы могли полностью контролировать код.
Gitflow
Рабочий процесс Gitflow
Чем больше проект, тем больше контроля над тем, что и когда выпускать, вам нужно.Вашим проектам требуется больше модульных и интеграционных тестов, которые теперь считаются часами. Обычно вы не запускаете такие тесты в ветках, где разрабатываются функции.
Эту проблему можно решить с помощью Gitflow, изобретенного и описанного Винсентом Дриссеном в 2010 году.
В этом рабочем процессе используются две параллельные длительные ветки:
«Мастер» всегда готов к выпуску в LIVE, все полностью протестировано и одобрено (готово к производству).
«Разработка» — это ветвь, в которую объединяются все функциональные ветки и где выполняются все тесты.Только когда все тщательно проверено и исправлено, его можно слить с Мастером.
Форкинг рабочего процесса
В проектах с открытым исходным кодом именно владелец репозитория решает, кто может отправлять данные в репо. Однако идея открытого исходного кода заключается в том, что каждый может внести свой вклад в проект. Тем не менее, трудно представить, чтобы Линус Торвальдс предоставил неограниченный доступ к репозиторию проекта Linux любому, кто хотел бы изменить или улучшить его код.
Эта проблема решается форками: каждый раз, когда разработчик хочет что-то изменить в проекте с открытым исходным кодом, он не клонирует напрямую официальное репо.Вместо этого они разветвляют его, чтобы создать копию. Когда работа завершена, они делают запрос на перенос, чтобы владелец репозитория мог просмотреть изменения и решить, следует ли объединить их в свой проект.
По своей сути разветвление похоже на разветвление функций, но вместо создания веток выполняется разветвление репо, и вместо выполнения запроса на слияние вы создаете запрос на перенос.
Ваш собственный
Рабочие процессы git, которые я описал, являются лишь примерами. Самая большая особенность Git в том, что вы можете адаптировать его к своим потребностям и создать свой собственный рабочий процесс.Например, в Buddy мы используем модифицированный Gitflow с дополнительной ветвью stage. И у нас это прекрасно работает.
Поделитесь своим рабочим процессом в комментариях, чтобы мы могли добавить его в список и помочь другим разработчикам найти свой идеальный процесс!
.
Об авторе