Бухгалтерская справка по заработной плате образец написания: Бухгалтерская справка — образец 2021

Однако, когда в процесс вовлекаются другие люди, появляется больше возможностей для плавного и своевременного расчета заработной платы, плюс сюда добавляются другие факторы (например, оплачиваемый отпуск и льготы). Поэтому, когда вы начинаете нанимать сотрудников, помимо себя, рекомендуется формализовать и автоматизировать систему расчета заработной платы, которая сможет справиться со всем этим.

2. Ваше время стоит больше, чем затраты на систему расчета заработной платы?

Большинство владельцев малого бизнеса не являются ни специалистами по персоналу, ни налоговыми бухгалтерами. Это означает, что ведение расчета заработной платы самостоятельно может съесть много времени, которое лучше потратить на развитие вашего бизнеса. У нового бизнеса может быть мало времени, и денег, но если у вас есть больше возможностей для маневра в финансовой сфере, хорошей идеей будет система начисления заработной платы.

3. Боитесь ли вы ошибаться?

Некоторые аспекты ведения бизнеса поддаются обучению по ходу дела.Вы можете позволить себе ошибаться и учиться методом проб и ошибок. Заработная плата на самом деле не одна из таких вещей.

В прошлом году IRS наложило штрафы и пени на сумму более 6 миллиардов долларов, связанных с налогами на заработную плату работодателей, и большая часть из них досталась малому бизнесу. Если вы не очень уверены в том, что рассчитываете заработную плату и платите налоги самостоятельно, лучше проявить осторожность и инвестировать в систему, которая сделает это за вас.

Какие типы систем расчета заработной платы доступны?

Если вы все еще читаете, скорее всего, система расчета заработной платы подходит для вашего бизнеса.Но какой? Большинство систем расчета заработной платы делятся на три категории:

• Расчет заработной платы внутри компании,
• Программное обеспечение расчета заработной платы и
• Расчет заработной платы на стороне.

Аутсорсинг в службу расчета заработной платы

Аутсорсинговая служба расчета заработной платы — это именно то, на что это похоже: сторонняя компания, которой вы платите, чтобы управлять своей системой расчета заработной платы от начала до конца. Тогда ваша роль будет заключаться в сборе информации — часы работы, изменения заработной платы, свободное время — которую вы передадите поставщику услуг, который позаботится о удержании налогов, удержаниях и всех других тонкостях расчета заработной платы.

Основными преимуществами аутсорсинга службы расчета заработной платы являются:

• Экономия вашего времени, владельца бизнеса: Если вы не являетесь специалистом в области управления персоналом, ваше время лучше потратить на другие части бизнеса. Аутсорсинг расчета заработной платы позволяет вам это сделать.
• Обеспечение соответствия требованиям: По мере того, как ваш бизнес не ограничивается только вами, расчет заработной платы может быстро усложняться. Когда вы привлекаете экспертов по расчету заработной платы, вы можете быть уверены, что ваш бизнес будет соблюдать все применимые налоги и процессы.

С другой стороны, стоимость сторонней службы расчета заработной платы может быстро увеличиваться по мере роста вашего бизнеса. А жесткая упаковка и предложения означают, что вы можете в конечном итоге заплатить больше, чем вам действительно нужно, особенно когда ваш бизнес только начинается.

Внутреннее программное обеспечение для расчета заработной платы и расчета заработной платы

Расчет заработной платы внутри компании — это то, с чем вы могли столкнуться, если бы работали в более крупной компании. Внутренний отдел, занимающийся управлением и отчетностью по заработной плате, а также уплатой применимых федеральных, государственных и местных налогов для всей компании.

Однако ведение расчета заработной платы собственными силами может выглядеть совсем иначе для малого бизнеса. Используя программное обеспечение для расчета заработной платы, вы можете управлять своим собственным расчетом заработной платы (даже по мере роста вашего бизнеса), не отнимая у вас время и не добавляя ненужных разочарований.

Использование программного обеспечения для расчета заработной платы для управления расчетом заработной платы в вашей компании дает множество преимуществ:

• Настройте свою систему расчета заработной платы: Вместо того, чтобы быть привязанным к жесткой системе сторонней компании, вы можете настроить процесс расчета заработной платы в соответствии с любыми уникальными потребностями вашего бизнеса.
• Простое масштабирование: Программное обеспечение также упрощает масштабирование (увеличение или уменьшение) и добавление дополнительных сотрудников по мере их поступления.
• Интеграция с другим программным обеспечением: Лучшее программное обеспечение для расчета заработной платы легко интегрируется с другими имеющимися у вас решениями (например, бухгалтерским и бухгалтерским программным обеспечением).

При выборе программного обеспечения для расчета заработной платы важно помнить о стоимости. Некоторые решения для расчета заработной платы могут стать дорогими по мере роста вашего бизнеса, поэтому важно заранее изучить и найти лучшее программное обеспечение для вас.

Выбор лучшего программного обеспечения для расчета заработной платы для вашего малого бизнеса

Кстати, когда дело доходит до выбора программного обеспечения для расчета заработной платы, подходящего для вашего бизнеса, нужно о многом подумать. В конце концов, переход от одного решения к другому — не идеальный вариант — вы хотите, чтобы это были долгосрочные отношения. Вам нужно решение, которое работает для вас сейчас и может расти вместе с вашим бизнесом позже.

Вот что следует учитывать при оценке вариантов программного обеспечения для расчета заработной платы.

Что нужно вашему бизнесу?

• Сотрудники: Количество сотрудников, которым вы будете платить, определяет, какое программное обеспечение лучше для вас и сколько это будет стоить.Не забывайте учитывать, скольким сотрудникам вы платите сейчас и к скольким вы стремитесь в будущем.
• Интеграции: Лучшее программное обеспечение без проблем работает с другими вашими решениями, поэтому ищите решение для расчета заработной платы, которое интегрируется с теми, которые вы уже используете.
• Сотрудники и подрядчики: Заработная плата различается в зависимости от того, классифицируются ли работники как наемные или подрядчики (подробнее об этом в главе 2), поэтому ищите программное обеспечение, которое поддерживает и то, и другое.

Какие функции включает решение?

• Поддержка при подаче налоговой декларации: Не во всех штатах упрощается или возможно решение по расчету заработной платы выполнять фактическую подачу налоговой декларации за вас, поэтому, если вы чувствуете, что вам нужна налоговая поддержка, это следует учитывать при выборе поставщика.
• Прямой депозит: Прямой депозит — это самый простой и быстрый способ платить вашим сотрудникам, но не все программы для расчета заработной платы поддерживают его, а некоторые могут взимать дополнительную плату.
• Отпуск и бонусы и льготы: Заработная плата включает не только почасовую оплату. Ищите решение, которое может учитывать другие вещи, такие как оплачиваемый выходной (PTO), годовые бонусы и удержание пособий.
• Хранение и безопасность данных: Данные о заработной плате ваших сотрудников не исчезают просто так после каждого расчета. Его нужно где-то хранить и хранить. Лучшее программное обеспечение для расчета заработной платы заботится как о хранении, так и о безопасности.

Сколько вы можете себе позволить?

• Базовая ежемесячная или годовая стоимость: Большинство программ расчета заработной платы начинается с базовой платы, которая покрывает вашу учетную запись или подписку.
• Дополнительные расходы: Помимо базовой платы, вы должны заплатить дополнительную установленную сумму за каждого сотрудника и / или за прогон платежей. Важно знать обо всех дополнительных функциях, которые не включены в базовую цену, а также о том, сколько они будут стоить.

Настройка зарплаты

Независимо от того, решите ли вы передать расчет заработной платы на аутсорсинг стороннему поставщику или обработать его самостоятельно с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы, вам нужно сделать несколько вещей, чтобы настроить свой бизнес для первого запуска расчета заработной платы.

Первый шаг включает в себя настройку вашего бизнеса на начисление заработной платы. Затем вам нужно будет собрать всю необходимую информацию, которая понадобится как программному обеспечению для расчета заработной платы, так и сторонним поставщикам расчетов для расчета заработной платы.

Создание бизнеса для расчета заработной платы

Подготовка вашего бизнеса к начислению заработной платы включает в себя множество шагов, которые вы, возможно, уже сделали, когда изначально регистрировали свой бизнес. Если вы только начинаете бизнес, вам нужно будет выполнить все указанные ниже действия.Если вы уже сделали это, просто пропустите.

Шаг 1. Подайте заявление «ведение бизнеса от имени» (или DBA)

Если вы планируете использовать в качестве названия своей компании любое другое имя, кроме своего собственного имени, вам необходимо подать «ведение бизнеса как» (или DBA), чтобы юридически зарегистрировать свою компанию под этим именем.

То же самое, если вы регистрируете свой бизнес как компанию с ограниченной ответственностью (LLC) или корпорацию и не хотите включать «LLC», «Inc.» или «Ко» от имени вашей компании — вам нужно будет подать DBA.

В любом случае вам понадобится законченный администратор баз данных для расчета заработной платы. Начните с проверки в канцелярии местного окружного чиновника, в государственной регистрации и в базе данных Управления по патентам и товарным знакам США, чтобы убедиться, что выбранное вами имя еще не используется.

Если вам ничего не известно, зайдите на веб-сайт вашего города или городского клерка, чтобы узнать, как подать заявку на DBA.

Шаг 2. Зарегистрируйтесь для получения федерального налогового идентификатора и налогоплательщика штата

Для расчета заработной платы вам понадобятся все необходимые федеральные, штатные и местные налоговые идентификационные номера.Таким образом правительство идентифицирует ваш бизнес для целей налогообложения и проверяет, что вы платите всю необходимую заработную плату и другие налоги — например, номер социального страхования для вашего бизнеса. В зависимости от вашего штата вам может потребоваться EIN для расчета заработной платы, в то время как в других штатах для получения вашего EIN требуется первая платежная ведомость.

Получение федерального налогового идентификатора (также называемого идентификационным номером работодателя, EIN или FEIN) — одна из самых простых частей открытия бизнеса. Просто зайдите на сайт IRS и заполните заявку.

Шаг 3. Получите номер и ставку налогового счета штата по безработице (известного как SUTA в большинстве штатов) от правительства своего штата и идентификатор удержания

Каждый штат в США требует, чтобы вы платили налог по безработице. В отличие от некоторых других налогов на заработную плату, вы (работодатель) платите сто процентов налога на безработицу (за исключением трех штатов, где работник платит часть: Аляска, Нью-Джерси и Пенсильвания), и ваша ставка будет варьироваться в зависимости от вашего штата и штата. ряд других факторов.

Лучшее место, где можно узнать, как зарегистрироваться для получения номера SUTA, — это веб-сайт правительства вашего штата. Находясь там, проверьте, требует ли ваш штат один или два идентификационных номера налогоплательщика. После того, как вы зарегистрируетесь для получения номера SUTA, правительство штата определит вашу ставку SUTA.

Вам также необходимо получить идентификационный номер удерживаемого источника от правительства, которое администрирует удерживаемый налог, чтобы вы могли подавать документы по этому номеру (44 штата имеют уникальный номер удержания, а шесть — нет: Аляска, Флорида, Невада, Южная Дакота. , Техас и Вашингтон).

Шаг 4: Файл для статуса S corp (необязательно)

Выше мы коснулись преимуществ регистрации в качестве S-корпорации. Если вы решите, что корпорация S подходит для вашего бизнеса, вам нужно будет зарегистрироваться как единое целое, прежде чем начинать расчет заработной платы (даже если вы единственный сотрудник).

К счастью, подать заявку на получение статуса S corp не так уж сложно. Просто заполните форму IRS 2553 и отправьте ее в IRS.

Какая информация мне нужна для настройки платежной ведомости?

Теперь, когда ваш бизнес зарегистрирован и имеет право на все важные государственные учреждения, следующим шагом будет просто собрать всю информацию, которая понадобится как поставщику услуг по расчету заработной платы, так и программному обеспечению для расчета заработной платы.

Большинство из них говорят сами за себя, поэтому мы будем краткими. Вот что вам нужно:

• Юридическое название, адрес и администратор базы данных вашей компании (если вы его подали)
• Все ваши идентификационные номера налогоплательщика, включая:
  • Федеральный идентификационный номер работодателя (EIN)
  • Идентификационный номер удерживаемого налога штата
  • Идентификационный номер налогоплательщика штата (SUTA / SUI)
  • Местные налоговые идентификационные номера (если применимо)
• Информация о ставках SUTA
• Личная информация для всех сотрудников, включая:
  • Имя
  • Адрес
  • Номер социального страхования (SSN)
  • Налог статус регистрации
  • Подробная информация о отчислениях и отчислениях
• Подробная информация о ставке оплаты (почасовая или заработная плата и сумма) и частоте (как часто вы проводите расчет заработной платы или сокращаете ее) для каждого сотрудника

Понимание затрат на заработную плату

Когда вы впервые начинаете думать о найме сотрудников, вы знаете, что это будет недешево.Поскольку минимальная заработная плата и зарплаты начального уровня растут во всем мире, вы начинаете процесс приема на работу с учетом определенных затрат. Многие владельцы малого бизнеса забывают учитывать дополнительные расходы, связанные с управлением и использованием системы расчета заработной платы.

Fit Small Business, работодатели должны ожидать, что они будут платить около 10% сверх годовой зарплаты, чтобы покрыть дополнительные расходы на заработную плату, такие как налоги и компенсация работникам.

Что входит в эти дополнительные расходы?

• Налоги с заработной платы: Подробнее об этом мы поговорим в главе 3.
• Компенсация работникам: Компенсация работникам — это вид страхования, позволяющий работодателям оплачивать медицинские счета и другие расходы, возникшие в результате производственной травмы. Сумма сильно варьируется от штата к штату, но в большинстве штатов работодатели требуют наличия этой страховки. По всей стране средняя ставка в США составляет 1,85% от заработной платы сотрудника.
• Дополнительные государственные и местные налоги: Ваш штат или местный муниципалитет могут взимать дополнительные налоги на заработную плату.
• Любое программное обеспечение и услуги: Как мы уже говорили выше, программное обеспечение для расчета заработной платы или сторонний поставщик услуг будет стоить вашему бизнесу денег. Это может быть ежемесячно или ежегодно и обычно будет увеличиваться по мере того, как вы добавляете новых сотрудников или увеличиваете частоту выплаты заработной платы.

Помимо заработной платы, важно учитывать все эти дополнительные расходы при планировании и составлении бюджета на заработную плату и новых сотрудников.

Планирование заработной платы

Планирование и настройка системы начисления заработной платы в первый раз может напугать нового владельца бизнеса.Но с правильной информацией и советами вы сможете принять лучшее решение для своего бизнеса, а с лучшим программным обеспечением для расчета заработной платы все станет проще.

Глава 2: Оплата труда сотрудников и подрядчиков

Если у вас есть система для управления и ведения платежной ведомости для вашего бизнеса, все в порядке, не так ли?

Реальность такова, что оплата труда сотрудников и подрядчиков — это намного больше, чем просто установление заработной платы и выдача зарплаты каждые две недели.Фактически, простое выяснение того, являются ли ваши нынешние работники наемными работниками или подрядчиками (и какой тип работников лучше всего подходит для вашего бизнеса), является одной из первых и наиболее важных частей управления фондом заработной платы.

В этой главе мы расскажем все, что вам нужно знать об оплате труда сотрудников и подрядчиков, в том числе:

• Разница между сотрудником и независимым подрядчиком,
• Общие условия найма и оплаты, которые вам нужно выбрать,
• Что происходит, когда работа прекращается или прерывается, и
• Все требования и отчетность вы несете когда к команде присоединяется новый сотрудник.

И мы поехали!

Сотрудники и независимые подрядчики: в чем разница?

Один из первых вопросов, на который вы должны ответить, когда вам нужна помощь для своего бизнеса, — это работать с сотрудниками или с независимыми подрядчиками. Если это похоже на семантику, будьте уверены, что это не так. То, как классифицируются люди, с которыми вы работаете, имеет большое значение для таких вещей, как налоги на заработную плату и льготы, а IRS довольно строго определяет, кто попадает в какую категорию.

Так как же отличить сотрудника от независимого подрядчика? BizFilings сказал следующее:

Ваши сотрудники являются сотрудниками, если вы имеете право направлять и контролировать их методы работы, как в отношении конечных результатов, так и в отношении деталей того, когда, где и как выполняется их работа.

Обычно сотрудник работает на вас, а подрядчик работает на вас . Подрядчики обычно привлекаются, когда работа очень ориентирована на проект — когда вам нужно выполнить конкретную задачу.С другой стороны, сотрудники несут ответственность за бесчисленное множество текущих задач.

Ключевыми факторами, которые IRS использует для их различения, являются контроль и независимость. Они разбивают его на три основных сегмента:

• Поведенческий контроль: Решаете ли вы, что и как работник выполняет свою работу? Например, вы устанавливаете рабочее время или требуете, чтобы работник приходил в офис?
• Финансовый контроль: Контролируются ли условия и методы оплаты и решаются ли вы или работник?
• Тип отношений: Здесь IRS учитывает такие вещи, как трудовые договоры (контракт), получение работником льгот и продолжительность рабочих отношений.

Если это звучит сложно, обычно это не так. Когда вы работаете с фрилансером или независимым подрядчиком, их статус обычно указывается с самого начала в вашем соглашении о предоставлении услуг.

Важно отметить, однако, что IRS считает всех рабочих сотрудниками, если у вас нет доказательств обратного. Вот почему всегда важно использовать подробный контракт и держать копию под рукой в ​​период налогового сезона.

Если вы действительно не уверены, подпадает ли работник под статус работника или подрядчика, вы можете отправить форму SS-8 в IRS для официального определения.

Условия труда и оплаты

После того, как вы выбрали между работой с независимыми подрядчиками (или фрилансерами) и наймом сотрудников, вам предстоит решить еще больше — например, будете ли вы платить им фиксированную зарплату или почасовую, сколько часов они будут работать и как часто вы будете запускать расчет заработной платы.

Неполный рабочий день или полный рабочий день против контрактных сотрудников

Когда приходит время нанять помощника, важно проанализировать потребности вашего бизнеса и выяснить, нужна ли вам помощь на условиях неполного, полного рабочего дня или по контракту прямо сейчас.

Хотя разница между неполной и полной занятостью кажется очевидной, между ними нет четкой границы.

Бюро статистики труда США определяет полную занятость как 35 или более часов в неделю. Однако Закон о доступном медицинском обслуживании считает любого, кто работает более 30 часов в неделю, штатным сотрудником.

Это различие важно, потому что сотрудники, занятые неполный рабочий день, обычно не получают таких льгот, как медицинское страхование, оплачиваемый отпуск или пенсионные планы.Хотя вы по-прежнему несете ответственность за уплату таких же налогов на заработную плату с их заработной платы, эти льготы могут иметь большое влияние на ваш процесс расчета заработной платы.

Сотрудники по контракту, с другой стороны, могут работать любое количество часов в неделю, но их занятость обычно привязана к установленному периоду времени (скажем, шести месяцам).

По истечении этого периода вы можете либо уволить сотрудника, либо принять его в качестве штатного или неполного сотрудника. В течение периода действия контракта работники чаще всего получают почасовую оплату, не имеют права на получение льгот, и вы не несете ответственности за начисление заработной платы или удержание налогов с их заработной платы.

Наем сотрудников на контрактной основе может иметь смысл в некоторых сценариях. Если вам нужна помощь в течение сезона (например, розничные торговцы и судоходные компании во время праздников) или по конкретному краткосрочному проекту или инициативе (например, запуск нового продукта), контрактный работник может добавить столь необходимый дополнительный набор руки, не повредив накладные расходы, когда ситуация снова замедлится.

Небольшие предприятия и стартапы также используют условия контракта на найм, чтобы почувствовать новых сотрудников, прежде чем вкладывать средства в их перевод на полный рабочий день и предоставление льгот.

Выплата сотрудникам заработной платы или почасовой оплаты

Следующее решение, которое вы примете при приеме на работу нового сотрудника, — это то, как ему платить: почасовая или наемная. Во-первых, давайте объясним разницу.

Наемные сотрудники получают фиксированную годовую сумму. Это количество делится между каждым периодом оплаты в году (подробнее об этом позже!). Большинство рабочих мест с полной занятостью оплачиваются.

Главное, что нужно помнить о наемных сотрудниках, — это то, что они зарабатывают одинаковую сумму денег независимо от того, работают ли они 20 часов в одну неделю, 60 часов в следующую и ровно 40 часов в следующую.Из-за этого большинство наемных сотрудников не имеют права на сверхурочную работу, поэтому их зарплата одинакова для каждого пробега.

С другой стороны, почасовые служащие получают заработную плату за столько часов, сколько фактически они работают, — например, обслуживающий персонал (например, домработницы), рабочие (например, строительство) и стажеры.

Когда вы нанимаете рабочих с почасовой оплатой, вы устанавливаете почасовую ставку, а их оплата — это просто ставка, умноженная на количество часов, которые они проработали в течение этого периода оплаты. Если вы выбираете почасовую оплату, важно убедиться, что выбранная вами ставка соответствует всем федеральным и государственным требованиям к минимальной заработной плате.

Работники, работающие почасово, обычно имеют право на сверхурочную работу, и их зарплата может варьироваться от одного цикла расчета к другому.

Если вы ожидаете, что вам понадобится новый сотрудник, который будет работать менее 40 часов в неделю, обычно лучше платить им почасово. Если вы беспокоитесь об оплате сверхурочных часов, зарплата может быть лучшим вариантом.

На сегодняшнем конкурентном рынке труда почасовая оплата (а также связанные с ней нестабильность и неопределенность) также могут затруднить привлечение талантливых сотрудников, поэтому важно также учитывать, чего потенциальные кандидаты хотят и чего ожидают от каждой должности.

Графики платежей и их преимущества

Теперь, когда вы решили, как платить сотрудникам, пора выяснить, как часто им платить. Ваш график платежей просто означает, как часто вы проводите расчет заработной платы и отправляете чеки.

Существует четыре основных графика платежей:

• Ежемесячно
• Раз в месяц
• Раз в две недели
• Еженедельно

Подавляющее большинство сегодняшних предприятий платят либо раз в полмесяца, либо раз в две недели, поэтому для наших целей здесь мы сосредоточимся на них два.Если вы думаете, что они звучат одинаково, вы далеко не одиноки. Однако есть несколько явных различий, которые могут иметь большое значение как для вашего бизнеса, так и для вашей команды.

При полумесячном графике платежей вы запускаете расчет заработной платы дважды в месяц (или 24 раза в год). Сотрудники обычно получают зарплату либо 1 и 15 числа месяца, либо 15, 30 или 31 числа.

Этот график упрощает работу с бухгалтерской точки зрения и с точки зрения выплат, поскольку и то, и другое обычно выполняется ежемесячно, поэтому его легче согласовать с платежной ведомостью.Для сотрудников полумесячная зарплата также упрощает планирование сроков оплаты счетов и расходов, поскольку им всегда платят в один и тот же день.

Главный недостаток этого графика заключается в том, что не все зарплаты имеют одинаковую сумму. В некоторых месяцах дней больше, чем в других, поэтому часы, включенные в каждый прогон выплат, могут несколько отличаться.

Двухнедельный график платежей означает, что расчет заработной платы выполняется каждые две недели, обычно в один и тот же день недели (например, каждую вторую пятницу).

Двухнедельная заработная плата всегда включает 80 часов работы для штатных сотрудников. Это означает, что все проверки одинаковы, что упрощает составление бюджета и вам, и вашим сотрудникам. Стабильное количество часов при каждом расчете заработной платы также упрощает учет сверхурочных часов.

Главный недостаток здесь в том, что дата расчета не совпадает от месяца к месяцу. В некоторые месяцы вместо двух окладов выплачивается три периода, что приближает вашу годовую сумму к 26 или 27, а иногда увеличивает расходы на заработную плату.

Ранее вы решили работать с штатными сотрудниками, а не с сотрудниками, занятыми неполный рабочий день, или подрядчиками? Если да, то по закону вы обязаны предоставлять определенные льготы, например:

• Медицинское страхование
• Страхование зубов
• Зрение
• Страхование жизни
• Оплачиваемый отпуск (включая отпуск, отпуск по болезни, отпуск по уходу за ребенком и т. Д.)
• Пенсионные планы, такие как 401 (k) или 403 (b)

Стоимость таких льгот, как медицинское страхование и пенсионные взносы, чаще всего распределяется между вашим бизнесом и сотрудником.Это важно при начислении заработной платы, потому что это вычеты до вычета налогов — это означает, что вы вычитаете часть затрат наемного работника из его валовой заработной платы до того, как вычитаете налоги .

Большинство программ для расчета заработной платы и сторонние службы расчета заработной платы могут обрабатывать отчисления из льгот и удержание налогов за вас, но на всякий случай лучше всего иметь рабочее взаимопонимание.

Новые требования к найму плюс квартальная и годовая отчетность

Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника или начинаете работать с новым фрилансером, вам необходимо соблюдать несколько требований, чтобы гарантировать соответствие трудовых отношений с IRS и государственными органами.Вам также необходимо будет создать и подать определенные квартальные и годовые отчеты о занятости.

Сотрудников

Для сотрудников (по определению IRS), независимо от того, работают они полный или неполный рабочий день, вам нужно будет начать рабочие отношения, попросив их заполнить:

• Форма W-4, в которой указано, какую сумму налога удерживать из их зарплаты.
• Форма I-9, которая помогает проверить личность сотрудника и разрешение на работу в США.
• Любые другие формы, требуемые вашим государством или местным муниципалитетом

Новые сотрудники также должны подписать соглашение или контракт, в котором указаны все условия найма и оплаты, о которых мы здесь говорили.Каждый год вы также отвечаете за создание формы W-2, в которой подробно описываются доходы и налоги каждого работника, уплаченные за год, и доставляете ее им до 31 января.

Независимые подрядчики

Когда вы начинаете работать с независимым подрядчиком или фрилансером, вам нужно меньше бумажной работы. Каждому новому подрядчику необходимо заполнить форму W-9. Он включает идентификационный номер налогоплательщика или SSN подрядчика, который помогает IRS идентифицировать платежи, которые вы производите подрядчику. У вас также должен быть рабочий контракт со всеми независимыми подрядчиками.

В начале каждого года вы обязаны предоставлять форму 1099-MISC для каждого подрядчика, с которым вы работали в предыдущем календарном году и заплатили более 600 долларов США.

Расторжение трудового договора

Очень немногие сотрудники или независимые подрядчики останутся в вашем бизнесе на неопределенный срок. Вот почему важно понимать, что происходит и что от вас требуется, когда трудовые отношения прекращаются или прерываются — что может произойти по разным причинам, каждая из которых имеет для вас разные последствия.

Выход

Выходное пособие — это пакет денежных и других льгот, выплачиваемых сотруднику при увольнении из компании. Пакеты увольнения не являются обязательными для работодателей, но они часто предлагаются, когда увольнение является результатом увольнения или упразднения должности — в основном, когда вы увольняете сотрудника по причинам, не связанным с его работой или поведением.

Выходное пособие включает (сверх любой заработной платы за уже отработанное время):

• Дополнительная выплата в качестве вознаграждения за отработанное время (или лояльность к компании),
• Выплата неиспользованного оплачиваемого отпуска (PTO) и
• Продолжение выплаты пособий по медицинскому, стоматологическому страхованию или страхованию жизни

Все обычные платежные ведомости налоги (как для работника, так и для работодателя) применяются к выходному пособию.

Прекращение действия

То, что в большинстве случаев называется «увольнением» сотрудника, по закону называется увольнением «по уважительной причине» — это означает, что вы уволили его из-за плохой работы или ненадлежащего поведения. Когда вы увольняете сотрудника по какой-либо причине, вы обязаны выплатить неиспользованный отпуск, накопленный к настоящему моменту, и заработную плату, причитающуюся за уже отработанное время.

Ваше единственное другое обязательство (если вы находитесь в США) — продлить и сообщить о льготах COBRA для здоровья на дополнительные 18–36 месяцев, в зависимости от обстоятельств расторжения.

Если ваша система расчета заработной платы в основном автоматизирована, не забудьте удалить уволенных сотрудников, поэтому вы не будете просто продолжать им платить.

Наемные работники и подрядчики

Управление фондом заработной платы и оплата вашим сотрудникам и подрядчикам — это гораздо больше, чем просто выплата чека за отработанные часы. Но, изучив свои возможности и обязанности как работодатель, вы сможете лучше спланировать найм сотрудников, работу с сокращениями, ведение расчета заработной платы и все остальное, что связано с этим.

Глава 3: Налоги на заработную плату

Налоги — одна из самых важных вещей, с которыми приходится иметь дело владельцам малого бизнеса, когда дело доходит до расчета заработной платы. Налоговая служба США (IRS) собрала почти 2,4 триллиона долларов в виде налогов на заработную плату в 2017 году. Полные 70% всех годовых федеральных доходов поступают из этих налогов на фонд заработной платы.

Несмотря на то, что налоги играют большую роль в начислении заработной платы, владельцы бизнеса часто думают о них в последнюю очередь. А поскольку наши налоги иногда могут сбивать с толку, легко потеряться, пытаясь понять, что вы должны, а также как и когда его платить.

В этой главе мы расскажем вам о налогах на заработную плату. Мы поговорим обо всем, что вам нужно знать, в том числе:

• Если вам даже нужно платить налоги на заработную плату,
• Различные виды налогов на заработную плату,
• Где и когда платить и сообщать налоги на заработную плату, а также
• Общие формы налога на заработную плату, о которых вам следует знать.

Без лишних слов, перейдем к делу.

Должен ли я платить налоги на заработную плату?

Прежде чем мы потратим какое-либо время на объяснение налогов на фонд заработной платы, давайте убедимся, что вам действительно нужно знать о них и платить их.На самом базовом уровне, если у вас есть сотрудники, вам необходимо платить и сообщать о налогах на заработную плату в различные федеральные, государственные и местные налоговые органы.

НО: Когда мы говорим «сотрудник», мы имеем в виду юридическое определение, а не просто любого, кто работает с вами. Мы говорили о разнице между сотрудниками и независимыми подрядчиками еще в главе 2. Если вам нужно быстро освежить информацию, Investopedia может сказать о сотрудниках следующее:

Обычно работники считаются наемными работниками, если вы имеете право направлять и контролировать то, как они выполняют свою работу, а не просто ее результаты.

Как владелец бизнеса и работодатель вы несете ответственность за уплату налогов на заработную плату всех сотрудников. Вы несете ответственность , а не по налогу на заработную плату с денег, которые вы платите независимым подрядчикам или фрилансерам.

Также важно отметить, зарегистрировали ли вы свой бизнес (или вы облагаетесь налогом как корпорация S). Если это так, вы считаются сотрудником компании в глазах IRS, а это означает, что вам нужно платить налоги на заработную плату с вашей собственной зарплаты.

Налоги на заработную плату, которые должен платить ваш бизнес

Теперь, когда мы выяснили, кто должен платить налоги на заработную плату, давайте поговорим о том, как эти налоги выглядят. Налоги на заработную плату делятся на две основные категории:

• Налоги у источника выплаты: Это налоги, которые ваши сотрудники платят со своего дохода. Вы несете ответственность за удержание их из зарплаты каждого из своих сотрудников и за хранение их в соответствующих налоговых органах.
• Налоги работодателя: Вы платите все налоги работодателя, и они обычно основываются на процентной доле от вашей заработной платы.

Вы будете платить налоги федеральному правительству, правительству штата и местным органам власти, которые входят в каждую из этих групп. Давайте разберем, сколько вы будете платить правительству каждого уровня.

Федеральные налоги

Федеральные налоги, конечно, уплачиваются правительству Соединенных Штатов, и они одинаковы для большинства предприятий, работающих в США. Ваша компания будет платить и сообщать о ваших федеральных налогах в Налоговое управление (или IRS).

Вот и все федеральные налоги на заработную плату, которые вам нужно платить.

Федеральный подоходный налог

Федеральный подоходный налог относится к удерживаемым налогам, то есть полностью вычитается из заработной платы ваших сотрудников.

Это определенный процент от заработной платы каждого сотрудника, который вы вычитаете из их зарплаты и передаете в IRS. Сумма удерживаемого вами федерального подоходного налога различна для каждого сотрудника. Он основан на двух вещах:

• Какова сумма их заработной платы и
• Льготы сотрудника по удержанию из их формы W-4 (подробнее об этом позже!)

Федеральный закон о страховых взносах (FICA) налог

Налог Федерального закона о страховых взносах (часто именуемый налогом FICA) включает налог на заработную плату, который вы платите в пользу Medicare и Social Security.Это общий налог, поэтому вы и ваши сотрудники платите половину от него.

На 2018 год ставка налога в рамках программы Medicare составляет 1,45% от налогооблагаемой заработной платы сотрудников, а ставка социального обеспечения — 6,2%, т.е. совокупная ставка FICA составляет 7,65%.

Важно отметить, что вы платите налог на социальное обеспечение только с первых 128 700 долларов, которые зарабатывает сотрудник. А как только зарплата сотрудника превышает 200 000 долларов, ставка налога в рамках программы Medicare повышается до 2,35% от оставшейся части его заработной платы.

Федеральный налог на безработицу (FUTA)

Федеральный налог на безработицу (или FUTA) — это налог работодателя, то есть ваш бизнес платит весь налог.На 2018 год стандартная ставка налога FUTA составляет 6% от общей заработной платы вашего сотрудника. Важно отметить, что большинство работодателей имеют право на получение кредита в размере 5,4% от их налога FUTA, что снижает ваши обязательства по налогу на трудоустройство.

Государственная пошлина

Налоги на заработную плату штата уплачиваются вашему отдельному штату или штату, в котором ваши сотрудники проживают и уплачивают свои налоги. На уровне штата существует два основных налога на заработную плату, которые аналогичны вашим федеральным налогам.

Налоговый орган, которому вы будете платить и сообщать о налогах, варьируется от штата к штату и от одного типа налога к другому.В большинстве штатов вы должны сообщать о доходах и удерживаемых налогах в Департамент доходов штата (или DoR) и сообщать о налоге на безработицу в Департамент труда (или DoL).

Государственный подоходный налог

Государственный подоходный налог — это еще один вид удерживаемого налога, поэтому он полностью взимается с заработной платы ваших сотрудников. Процент из заработной платы, удерживаемой вами в счет подоходного налога штата, отличается от федерального процента, но он также основан на тех же двух факторах, которые вы найдете в форме W-4, заполняемой каждым сотрудником, — заработной плате сотрудника и его предпочтениях по удержанию.

Государственный налог на безработицу (SUTA)

Так же, как ваш налог FUTA, налог штата по безработице (или SUTA) является налогом работодателя в большинстве штатов, поэтому вы платите всю сумму. Основное различие между федеральным налогом на безработицу и налогом штата — это ставка. В то время как налог FUTA использует стандартную ставку 6%, налог SUTA варьируется (иногда значительно) от одного штата к другому.

Во многих штатах правительство основывает вашу налоговую ставку SUTA на том, как долго вы были работодателем и в своей отрасли, поэтому она может меняться из года в год.Правительство вашего штата сообщит вам, какой будет ваша ставка SUTA в начале каждого года.

Подобно налогам FICA, как только работник получает установленную сумму заработной платы за год, вы прекращаете платить налоги SUTA на любую дополнительную заработную плату. Этот максимальный порог (называемый базой заработной платы) сильно различается в разных штатах, поэтому обязательно выясните базу заработной платы в своем штате, чтобы вы могли планировать и составлять бюджет соответствующим образом.

Местные налоги

Многие местные города, поселки и муниципалитеты также взимают налоги с заработной платы ваших сотрудников.Они сильно различаются по типу и сумме местного налога в зависимости от того, где вы ведете бизнес и где ваши сотрудники платят налоги. Например, в крупных городских районах, таких как Чикаго и Нью-Йорк, больше местных налогов, включая платежную ведомость.

Местные налоги на заработную плату можно разделить на множество категорий, и большинство из них — это налоги у источника выплаты, уплачиваемые вашими сотрудниками. Некоторые из наиболее распространенных включают:

• Доход,
• Школьный совет,
• Транзит и
• муниципальные налоги.

Чтобы узнать, взимает ли ваш город местный подоходный налог и налог на заработную плату, ознакомьтесь со списком The Balance.

Как и когда платить налоги на заработную плату

Где я могу уплатить налоги с заработной платы?

IRS теперь требует, чтобы все налоговые депозиты производились онлайн через электронную систему федеральных налоговых платежей (или EFTPS). К счастью, оплатить таким способом довольно просто и удобно. Просто зайдите на сайт EFTPS, зарегистрируйтесь и выберите «Внести платеж».

С какой периодичностью я должен платить налог на заработную плату?

Независимо от того, говорим ли мы о налогах у источника, работодателя или общих налогах на заработную плату, вы как работодатель обязаны внести эти деньги в нужное агентство в нужное время.А когда дело доходит до сбора налогов (включая налоги на заработную плату), IRS может быть безжалостным.

Малые предприятия составляют самую большую группу непослушных налогоплательщиков, поэтому важно уделять первоочередное внимание своевременной уплате налогов на заработную плату.

Что означает «вовремя», когда речь идет о налогах на заработную плату?

Когда вы регистрируете свой бизнес в IRS и других налоговых органах, они предоставят конкретный график, основанный на размере вашей компании и сумме ваших налоговых обязательств.Твердое и быстрое соблюдение этого графика — лучший способ обеспечить, чтобы ваш бизнес всегда был в курсе последних событий, и избежать штрафов IRS.

По «Золотому правилу»

Некоторые налоговые эксперты идут дальше и рекомендуют следовать «золотому правилу» федерального налога на трудоустройство: вносить налоги в тот же день, когда вы выписываете зарплату.

Поскольку уплата федеральных налогов — это довольно серьезное дело, рекомендуется вносить налоги на заработную плату одновременно с выплатой сотрудникам, чтобы не беспокоиться о том, что вы отстанете или не сможете покрыть свои налоговые обязательства, когда наступит срок.

Поскольку ваши налоговые обязательства по заработной плате вырастут до более чем 50 000 долларов за предыдущие 12 месяцев, ваш индивидуальный налоговый график от IRS, скорее всего, в любом случае перейдет на полунедельный график, поэтому не помешает соблюдать этот график с самого начала.

Хотя налоговые платежи FUTA обычно подлежат оплате на ежегодной основе, вы также можете платить их по тому же полу-недельному графику, что и FICA и удерживаемые налоги. Чтобы упростить задачу, мы рекомендуем вносить в этот график и ваши государственные и местные налоговые депозиты.

Общие формы, которые необходимо знать

Любой, кто подает налоговую декларацию в США, может подтвердить, что для этого требуется много бумажной работы. Между количеством форм, за которые отвечает работодатель, и их удивительно похожими названиями легко заблудиться.

Это наиболее распространенные формы, о которых вам следует знать, когда речь идет о заработной плате и налоге на трудоустройство. Для получения дополнительной информации по каждой или для загрузки версий в формате PDF перейдите по ссылкам на веб-сайт IRS.

W-4 форма

Форма W-4 сообщает вам, работодателю, какую сумму подоходного налога удерживать из заработной платы каждого сотрудника в зависимости от их личного и финансового положения и предпочтений.

Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, он должен заполнить форму W-4 — это стандартная часть документов о новом найме, которые мы рассмотрели в главе 2. Если ситуация сотрудника изменится, он всегда может заполнить новую форму W- 4 форму для изменения суммы удержания в начале каждого года.

W-9 форма

Форма W-9 — это, по сути, версия формы W-4 для независимого подрядчика — считайте ее частью документов «нового найма» для независимых работников.

Каждый раз, когда вы начинаете работать с новым подрядчиком или фрилансером, попросите их заполнить эту форму.Он предоставляет вам их имя, адрес и либо номер социального страхования (SSN), либо федеральный налоговый идентификатор (их EIN).

Даже если вы не платите и не удерживаете налоги с заработной платы с заработной платы независимого подрядчика, эта информация понадобится вам для создания ежегодного 1099-MISC для каждого подрядчика, с которым вы работаете.

Форма 941

Форма 941 содержит подробные сведения обо всех удерживаемых налогах и налогах FICA, которые вы уплатили в IRS. Он заполняется и заполняется ежеквартально, и это еще один способ убедиться, что вы всегда в курсе и точны по федеральным налогам на заработную плату, которые вам необходимо платить.

W-2 форма

Если вы работали в другой компании в США, значит, вы получили форму W-2. Их заполняет работодатель для каждого сотрудника. В формах W-2 подробно описываются все доходы сотрудника, уплаченные налоги и другие отчисления за год, и они являются важной частью собственной личной налоговой декларации сотрудника.

Они подаются ежегодно за предыдущий календарный год, и вы должны отправить копию сотруднику до 31 января.

W-3 форма

Формы W-3 могут быть немного менее знакомы, чем W-2.Они заполняются и ежегодно подаются в IRS до 31 января. Разница в том, что W-3 представляет собой объединенную информацию всех форм W-2, которые вы раздали. Он учитывает вашу общую федеральную заработную плату и уплаченные налоги, и вы подаете его вместе с копией W-2 каждого из ваших сотрудников.

1099-MISC

В форме 1099-MISC подробно описаны все выплаты, которые вы сделали независимому работнику в течение года. Думайте об этом как о W-2 для независимых подрядчиков.Каждый раз, когда вы платите подрядчику или фрилансеру 600 долларов или более в год, вы должны подать 1099-MISC в IRS и отправить копию подрядчику не позднее 31 января.

Форма 940

Форма 940 — это то, как вы сообщаете все свои федеральные налоги по безработице (FUTA). Она похожа на форму 941 (которая, помните, сообщает о федеральном подоходном налоге у источника и налогах FICA), но вы подаете эту форму только один раз в год, а не раз в квартал.

Форма 944

Форма 944 предназначена для мелких работодателей.Если ваше годовое обязательство по FICA и подоходному налогу составляет менее 1000 долларов, вы будете заполнять форму 944 ежегодно (до 31 января) вместо квартальной формы 941. Поскольку ваш налог на заработную плату превышает порог в 1000 долларов, вы вместо этого перейдете на заполнение формы 941 каждый квартал.

Платежная служба налоговой

, вероятно, не самая интересная часть ведения вашего бизнеса, но они важны.

Потратьте время на то, чтобы понять свои обязательства по налогу на заработную плату и то, как ими управлять, означает, что ваш бизнес всегда будет в курсе IRS и других налоговых органов, а это означает, что вы можете лучше спать по ночам и больше сосредоточиться на развитии своего бизнеса. вместо.

Глава 4: Расчет заработной платы

Для большинства предприятий с наемными работниками и подрядчиками фонд заработной платы представляет собой большие расходы. Каждый день выплаты жалованья вы выплачиваете определенную сумму, и важно, чтобы ваши книги отражали это и учитывали.

Бухгалтерский учет и ведение бухгалтерских книг имеют репутацию излишне сложной и сложной для расшифровки бухгалтерии, но так быть не должно. В конце концов, расчет заработной платы на самом деле просто фиксирует поток денег от вашего бизнеса к вашим сотрудникам.

Чтобы упростить задачу, мы разбиваем весь процесс на части. Эта глава поможет вам понять все, что вам нужно знать, чтобы вести точный учет своей заработной платы, в том числе:

• Почему расчет заработной платы имеет значение для вашего бизнеса,
• Типы записей журнала заработной платы,
• Как записывать платежную ведомость в главную бухгалтерскую книгу (с примерами),
• Сальдирование и выверка заработной платы и
• Отправка денежных переводов от третьих лиц.

Готовы? Давай сделаем это.

Почему важно вести расчет заработной платы

Актуальный и точный расчет заработной платы имеет большое значение для вашего бизнеса. Во-первых, это помогает вам оставаться на стороне IRS и других налоговых органов, гарантируя, что ваши налоги всегда уплачиваются вовремя и точно.

Расчет заработной платы также гарантирует, что ваша главная бухгалтерская книга и книги отражают истинную картину обязательств, расходов и общего финансового состояния вашего бизнеса. Не говоря уже о том, что это помогает вам следить за составлением бюджета и гарантировать, что вы не тратите больше, чем можете себе позволить.

Виды проводок в ЗП

Большинство ваших записей в журнале для расчета заработной платы будут выглядеть примерно так же. В конце каждого платежного периода вы регистрируете деньги, которые ваша компания должна и выплачивает вашим сотрудникам, подрядчикам и любым третьим лицам.

Основным типом записи журнала, которую вы будете использовать для учета заработной платы, является первоначальная запись. Это то, что вы будете записывать каждый раз при расчете заработной платы, и в нем учитывается выплаченная заработная плата, удержания и начисленные налоги вашего работодателя.Если ваши сотрудники получают зарплату, это должно выглядеть примерно одинаково для каждого периода оплаты.

Примеры, которыми мы поделимся в следующем разделе, представляют собой начальные записи.

Есть два других типа записей журнала заработной платы:

• Начисленная заработная плата
• Выплаты вручную

И то, и другое реже, но все же возникает, поэтому важно понимать, что они включают и почему ваш бизнес может их использовать.

Записи начисленной заработной платы происходят в конце отчетного периода (скажем, квартала или финансового года).Они позволяют вашим бухгалтерским книгам выверять заработную плату сотрудников (в том же отчетном периоде, что и заработную плату), но не выплаченную.

Например: если квартал заканчивается в среду, а расчет заработной платы проводится по пятницам, вам необходимо учитывать заработную плату, полученную вашими сотрудниками в предыдущем квартале, даже если вы не будете платить им до окончания квартала.

Платежи по предоплате — это способ регистрации… платежей по предоплате. Если вы сокращаете чек за пределами вашего обычного процесса расчета заработной платы (например, для корректировки заработной платы или увольнения сотрудника), эти транзакции записываются отдельно от вашей обычной записи в платежной ведомости.

Заработная плата и ваша главная книга

Теперь, когда вы знаете, какие типы записей журнала вы будете использовать для расчета заработной платы, давайте поговорим о фактическом процессе добавления этих записей в главную книгу вашего бизнеса. В вашей главной книге регистрируются все бухгалтерские записи — это официальный отчет о приходах и убытках активов, расходов и обязательств вашего бизнеса.

Самая важная часть входа в вашу главную бухгалтерскую книгу — это обеспечение баланса всего (подробнее об этом позже!). На данный момент просто убедитесь, что дебеты и кредиты в вашей записи балансируют друг друга.

Каждый раз, когда вы запускаете расчет заработной платы, в вашу главную книгу должны входить три основные записи.

Шаг 1. Запишите расходы на заработную плату

В первой записи записываются ваши расходы на заработную плату или деньги, которые вы выплачиваете сотрудникам каждый день зарплаты. В базовую запись о расходах по заработной плате включено (для каждого сотрудника):

• Брутто-заработная плата работника (общая сумма, которую они заработали в течение периода выплаты заработной платы),
• Доля работника в FICA и других совместных налогах,
• удержанных федеральных, государственных и местных налогов на прибыль, и
• к выплате заработной платы (или чистая заработная плата сотрудника)

Шаг 2: Переходы

В первой записи записываются ваши расходы на заработную плату перед тем, как вы фактически сократили чеки сотрудников.В день выплаты жалованья вы вводите отдельную транзакцию в главную книгу, которая учитывает ваши фактические выплаты этих расходов по заработной плате.

В этой записи регистрируется отток денежных средств для чистой заработной платы каждого сотрудника (их зарплата после удержания и других удержаний), рассчитанная в первой записи выше. Поскольку вы не всегда будете вносить удержания в тот же день, когда вы платите сотрудникам, важно записывать фактическую сумму платежа, а не валовую заработную плату сотрудника или общую заработную плату.

Шаг 3. Учет кредиторской и пассивной задолженности

Следующая запись в журнале отслеживает ваши обязательства и кредиторскую задолженность — расходы, которые вы несете в каждый платежный период, но не выплачиваете их сразу. Например, в каждый платежный период вы начисляете налоги работодателя на заработную плату своих сотрудников, но не платите их государству до конца квартала (или до следующего назначенного дня депозита).

По этой причине большая часть информации, содержащейся в этой записи (и в нашем примере ниже), имеет отношение к налогам:

• Налоговые удержания FICA (доля вашего сотрудника в налоге),
• Налог к ​​уплате FICA (ваша доля налога),
• Удержание подоходного налога на федеральном уровне, уровне штата и на местном уровне (доля работника) и
• Безработица на федеральном уровне и уровне штата налог (ваша доля и, в некоторых штатах, доля вашего сотрудника).

Если вы предоставляете такие льготы, как медицинское страхование, у вас также могут накапливаться обязательства по взносам, которые вы еще не уплатили.

Учет обязательств по заработной плате в вашей главной книге важен, чтобы вы могли отслеживать, что вы должны третьим сторонам (например, правительству или поставщикам льгот). Таким образом, вы уже заложили в бюджет эти платежи, когда они наступят.

Сальдирование и сверка заработной платы

Если вы регулярно обновляете свою главную бухгалтерскую книгу с учетом приведенных выше записей в журнале, ваш фонд заработной платы должен оставаться сбалансированным.Однако, независимо от того, является ли ваш бухгалтер человеком или машиной, иногда могут происходить ошибки.

Когда это произойдет, вы потеряете из виду расходы и обязательства по заработной плате. Вот почему так важно еще раз проверить, совпадают ли фактическая заработная плата и платежная ведомость в ваших бухгалтерских книгах. Как правило, вы должны сверять заработную плату за каждый платежный период. Лучше сверять до того, как вы начнете выписывать чеки, чтобы можно было исправить любые ошибки до того, как вы начнете платить сотрудникам.

Так как же убедиться, что расходы на заработную плату сбалансированы? Как мы уже говорили, если ваши сотрудники получают зарплату, большинство периодов оплаты в ваших книгах должны выглядеть одинаково.Итак, первый вопрос, который нужно задать: совпадает ли расчет заработной платы с прошлым периодом? Если нет, еще раз проверьте, можете ли вы учесть разницу (смена персонала, повышение, работа с подрядчиком и т. Д.).

Если вы не можете учесть изменения в заработной плате по наиболее очевидным причинам, следующим шагом будет убедиться, что все ваши числа и расчеты верны. Проверить все, в том числе:

• Заработная плата
• Количество отработанных часов, сверхурочные расчеты, отпуск, больничные
• Сумма удержаний и удержаний
• Налоги работодателя

Если все вышеперечисленное записано и рассчитано правильно, то ваши бухгалтерские книги должны соответствовать полностью покрыть расходы на заработную плату — и вы можете перейти к сокращению чеков.

Отправка денежных переводов от третьих лиц

Ранее мы говорили о регистрации ваших обязательств по заработной плате — это выплаты, которые идут не сотрудникам, а третьим лицам. Чаще всего это федеральное правительство или правительство штата или ваши поставщики пособий.

Эти платежи не поступают с того же счета, что и платежная ведомость вашего сотрудника, и они могут даже выплачиваться по совершенно другому графику. Вот почему они оплачиваются и регистрируются отдельно.

Денежные переводы от третьих лиц обычно происходят после того, как выполняется расчет заработной платы.Своевременно и точно регистрируя их, вы гарантируете, что эти платежи не пропадут без сбоев и что ваши финансовые и кадровые книги совпадают.

Когда вы производите эти платежи, вы создаете запись в бухгалтерской книге, аналогичную той, что мы рассматривали ранее. Он кредитует обязательства вашего бизнеса на уплаченную сумму и списывает ее с вашего денежного счета.

Отслеживание заработной платы

Немногие владельцы бизнеса приходят в восторг от мысли о бухгалтерском учете, но это жизненно важный шаг для обеспечения и поддержания финансового здоровья вашего бизнеса.Постоянно следя за расчетом заработной платы и дважды проверяя точность своих бухгалтерских книг, вы можете поддерживать поток денежных средств своего бизнеса и избегать неприятных ситуаций, когда дело касается налогов и других обязательств вашего работодателя.

Глава 5: Важное время года для расчета заработной платы

Есть некоторые аспекты ведения бизнеса, при которых вы, как предприниматель, имеете полный контроль и автономию — в конце концов, это одна из причин, по которой люди выбирают собственное дело и начинают свой бизнес.

Заработная плата — не одна из таких вещей.

Неважно, кто вы и чем занимаетесь ваша компания, есть важные даты, крайние сроки и другие детали, которые должна соблюдаться в вашей платежной ведомости. Поддержание вашей заработной платы и связанных с ней налогов в актуальном состоянии и в соответствии со всеми государственными постановлениями в основном сводится к обновлению вашей информации, уплате налогов и своевременному выполнению этого.

В этой главе мы рассмотрим:

• Важные даты для расчета заработной платы,
• Квартальные и годовые крайние сроки и то, что вам нужно делать в этом случае,
• О чем следует помнить в конце года и
• Пороговые значения налога на заработную плату на 2019 год.

Погрузимся!

Важные даты для расчета заработной платы

Если ваша компания платит сотрудникам в США, вам следует помнить о некоторых датах. Независимо от того, закрыты ли банки, или вы должны платить налоги или отчетные документы правительству, важно знать эти даты и поддерживать свой бизнес в соответствии с деловым миром вокруг вас.

квартал

Если говорить о заработной плате, у вас обязательно будут какие-то депозиты и формы, подлежащие оплате ежеквартально.Большинство американских предприятий согласовывают свои «финансовые кварталы» с календарным годом.

• Квартал 1: 1 января — 31 марта
• Квартал 2: 1 апреля — 30 июня
• Квартал 3: 1 июля — 30 сентября
• Квартал 4: 1 октября — 31 декабря

2019 федеральные праздники

Работодателю стоит подумать о федеральных праздниках. Многие профессионалы ожидают, что все или большая часть основных федеральных праздников будут свободными.Хотя вы не обязаны предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск, вам может потребоваться оплатить сверхурочные в эти дни. Также важно помнить, что все банки США будут закрыты в эти дни, то есть вы не сможете зайти в местный банк, а любые депозиты могут не поступить до следующего рабочего дня.

Вот список федеральных праздников США на 2019 год:

• 1 января: Новый год
• 21 января: День Мартина Лютера Кинга-младшего
• 18 февраля: День президентов
• 27 мая: День памяти
• 4 июля: День независимости
• 2 сентября: День труда
• 14 октября: День Колумба (или День коренных народов)
• 11 ноября: День ветеранов
• 28 ноября: День благодарения
• 25 декабря: Рождество

В вашем штате могут быть дополнительные праздники в течение года, о которых вам следует знать.Например, Массачусетс отмечает День патриотов в третий понедельник каждого апреля. Обязательно изучите местные праздники и праздники штата в вашем районе.

Сроки расчета заработной платы по годам и кварталам

Теперь, когда вы знаете все важные даты года, когда дело касается расчета заработной платы, есть также годовые и квартальные крайние сроки (а также некоторые уникальные для вашего бизнеса), которые нужно отслеживать. Давайте рассмотрим, что требуется от вас, работодателя, в эти важные сроки.

Годовые сроки и то, что потом

31 января

Каждый год 31 января отмечается крайний срок для предоставления всех годовых налоговых документов, депозитов и отчетов как вашим сотрудникам, так и федеральному правительству.

Не позднее этой даты вам нужно будет:

• Заполните все формы W-2 и 1099-MISC за предыдущий год и отправьте их сотрудникам и подрядчикам.
• Подайте эти формы 1099-MISC, все формы W-2 и форму W-3 в налоговую службу (IRS).
• Сделайте последний депозит в счет федерального налога на безработицу (FUTA) либо за предыдущий год, либо только за четвертый квартал (в зависимости от ваших налоговых обязательств и графика депозитов вашей компании) и заполните форму 940 в IRS.
• Если ваши общие федеральные удержания и налоговые обязательства FICA менее 1000 долларов в год, вам также необходимо ежегодно подавать форму 944.

15 марта

Для многих компаний 15 марта — не особо важная дата. Однако, если вы подаете налоговую декларацию в качестве корпорации S, ваша годовая налоговая декларация должна быть подана 15 марта. Это до общего срока подачи налоговой декларации в апреле, так что не позволяйте этому подкрасться.

15 апреля

Если вы не подаете налоговую декларацию как корпорация S, все личные и корпоративные налоговые декларации должны быть поданы 15 апреля (или в следующий ближайший рабочий день — в 2019 году, то есть во вторник, 17 апреля).Те, кому нужно больше времени для составления налоговой декларации, могут подать заявление о продлении срока, но заявка и все причитающиеся платежи все еще должны быть произведены до установленного срока.

Квартальные сроки и что вам нужно делать

Помимо ваших годовых требований, у вас также есть обязанности по отчетности и уплате налогов в течение года — обычно в конце каждого квартала. Ваши основные требования:

• Заполните форму 941 за предыдущий квартал и
• Внесите депозит по федеральному налогу на безработицу (FUTA) за предыдущий квартал (если ваши общие обязательства по FUTA составляют 500 долларов или более).

Это обе вещи, которые вы должны делать каждый квартал, и обычно они должны быть выполнены к концу следующего месяца. Если в вашей компании используются стандартные календарные кварталы, срок оплаты обоих из них:

• 31 января,
• 30 апреля,
• 31 июля и
• 31 октября.

Сроки для вашего бизнеса

Квартальные и годовые дедлайны — не единственные важные даты, которые вам нужно запомнить. Также будут указаны ключевые сроки, уникальные для вашего бизнеса

Когда вы зарегистрируетесь для получения идентификационного номера работодателя (EIN) в IRS, они предоставят вам конкретный график платежей на тот момент, когда должны быть выплачены ваши FICA и федеральные удерживаемые депозиты.

Этот график может меняться по мере роста вашего бизнеса и налоговых обязательств, поэтому очень важно соблюдать установленные сроки. Когда это произойдет, IRS отправит вашему бизнесу новое расписание в начале календарного года.

Еще о чем следует помнить в конце года

Конец года — самое загруженное время для бизнеса. Помимо планирования праздников и постановки целей на предстоящий год, также многое происходит с налогами, подготовкой к новым изменениям в оплате труда и заработной плате и закрытием бухгалтерских книг за год.

При всем этом легко провалиться сквозь трещины. Вот несколько вещей, которые следует помнить в конце года:

• Напомните своим сотрудникам о необходимости подать новую форму W-4, если их размер удержания или удержания изменились с прошлого года.
• Открытая регистрация на Marketplace и медицинское страхование, предоставляемое работодателем, охватывает последние два месяца года. В 2018 году он продлится с 1 ноября по 15 декабря. Напомните своим сотрудникам, что нужно выбрать страховое покрытие и внести необходимые изменения в состав иждивенцев до окончания периода.
• Не забудьте выплачивать любые бонусы в конце года — обычно во время последнего расчета заработной платы в году.
• Учитывайте любой оплачиваемый отпуск (ОТВ) ваших сотрудников. Если их PTO истекает в конце года, вам нужно будет выплатить их в их последнюю зарплату. Если он сохранится, вам нужно будет согласовать это в своей системе расчета заработной платы.
• Обновите свою систему начисления заработной платы с учетом увеличения заработной платы (включая повышение и новые требования к минимальной заработной плате) и любых других изменений (например, новых ставок начисления PTO), которые вступят в силу после Нового года.

Пороги налога на заработную плату на 2019 год