Депонирование заработной платы: определение, проводки, налоги — Контур.Бухгалтерия

Депонирование заработной платы: определение, проводки, налоги — Контур.Бухгалтерия

определение, проводки, налоги — Контур.Бухгалтерия

Если предприятие выдает сотрудникам зарплату наличными средствами через кассу, то порой оно сталкивается с депонированием заработной платы. Что это такое, как оформлять и куда отправлять такие средства?

Что такое депонирование зарплаты?

Трудовой кодекс требует выдавать сотрудникам зарплату два раза в месяц. Сроки выплат устанавливаются руководителем и отражаются во внутренних документах компании. Перед выплатой зарплаты предприятие получает необходимую сумму из банка и составляет расходную ведомость, куда бухгалтер по зарплате вносит данные по каждому сотруднику: имя, начисленную сумму. Период выплаты зарплаты продолжается не больше пяти дней (включая день получения средств со счета в банке), и это единственное время, когда в кассе компании можно держать средства сверх кассового лимита.

Если кто-то из сотрудников не успел получить свою зарплату в отведенный срок, то эти средства придется депонировать — т.е. , вернуть в банк. Это обязанность компании, по требованию ЦБ РФ (Указание от 11.03.2014 №3210-У). На какие бухгалтерские счета нужно внести средства при возвращении в банк, как признать суммы при расчете налога на прибыль, надо ли начислять с них страховые взносы и удерживать НДФЛ? — читайте далее.

Как депонировать зарплату: пошаговый алгоритм

Когда закончится срок, установленный для выплаты зарплаты, кассир должен проверить зарплатную ведомость, пересчитать выплаченные суммы и выяснить величину остатка. В графе 23 напротив фамилий сотрудников, которые не успели получить деньги, делается запись “Депонировано” или проставляется такой же штамп. В конце ведомости прописываются суммы. Важно: итоги выплаченных и подлежащих депонированию сумм должны быть равны окончательной сумме в ведомости.

Зарплату, которая подлежит депонированию, нужно сдать в банк на следующий день после завершения срока выплаты зарплаты. Депонирование отразите в реестре. Унифицированной формы реестра депонентов не существует, составить его можно в свободной форме. В реестре обязательно должны присутствовать такие реквизиты:

• название компании или ФИО ИП;
• дата оформления реестра;
• период возникновения депонированных средств;
• номер платежной ведомости;
• ФИО и табельный номер (если есть) работника, который не получил деньги;
• сумма невыплаченной з/п;
• итоговая сумма по невыплаченной з/п;
• подпись кассира с расшифровкой.

В реестр можно включить и другие реквизиты, которые важны компании. Из реестра данные перенесите в книгу учета депонированных сумм. Форму книги тоже можно сформировать самостоятельно или взять за основу формы для бюджетных организаций. Бухучет операции по депонированию з/п оформите проводкой:

Дт 70 Кт 76-4 — депонированная з/п, не полученная сотрудниками;
Дт 51 Кт 50-1 — депонированная з/п, внесенная на расчетный счет.

Когда работник, не получивший зарплату, обратится за ней, сумму нужно будет выдать по первому требованию, письменному или устному. Срока для выдачи депонированной з/п нет. Нужно получить из банка сумму зарплаты, составить расходный кассовый ордер на имя сотрудника, дату и номер ордера отразить в книге учета депонированных сумм.

Выдачу з/п надо зафиксировать в реестре депонированных сумм, проставить напротив фамилии сотрудника отметку о полученных суммах и указать дату. Хранить реестры о депонировании з/п нужно пять лет. Бухучет операции по выдаче депонированной з/п оформите проводкой:

Дт 50-1 Кт 51 — получены из банка деньги на выплату депонированной з/п;
Дт 76-4 Кт 50-1 — работнику выдана депонированная з/п.

Что делать с невостребованной зарплатой?

У сотрудника есть три года, чтобы получить свою депонированную зарплату. Отсчет начинается со следующего дня после той даты, когда предприятие должно было выдать з/п. Если работник или его представитель не обратились за депонированной з/п в течение трех лет, нужно совершить следующие действия.

В бухучете спишите сумму на прочие доходы.

Для расчета налога внесите ее в состав внереализационных доходов. Подготовьте акт инвентаризации, бухгалтерскую справку и приказ руководителя организации о списании кредиторской задолженности.

Никогда ничего не упустишь в начислении зарплаты

«Бухгалтерия — удобная программа. Спасибо разработчикам. С Контуром работаю уже давно. И кадры удобно вести, никогда ничего не упустишь в начислении заработной платы. Отчеты все вовремя попадают к адресату. Все обновляется в ногу со временем. Мне очень нравится, все удобно. А когда бывает что-то непонятно, можно позвонить — и вам всегда придут на помощь. Еще раз спасибо разработчикам».

Наталия Аббасова, бухгалтер, ст. Вешенская, Ростовская обл.

Как удержать НДФЛ?

НДФЛ с зарплаты удерживается в момент выплаты денег сотруднику. Перечислить налог нужно в день выплаты или на следующий день. Поэтому с депонированной з/п налог удержать невозможно.

Как перечислить страховые взносы?

Со страховыми взносами все тоже однозначно. Поскольку страховые взносы платятся с начисленной зарплаты и не зависят от факта ее уплаты, с суммы депонированной з/п нужно перечислять взносы во внебюджетные фонды не позднее 15 числа следующего месяца.

Как сформировать налог на прибыль?

Порядок списания сумм депонированной з/п в налоговом учете зависит от метода, по которому предприятие рассчитывает налог на прибыль.

• При методе начисления депонированную з/п включают в расходы в том же месяце, когда она была начислена.
• При кассовам методе сумму депонированной з/п включают в расходы только в момент ее выплаты. Тогда в месяце начисления з/п возникает вычитаемая временная разница и создается отложенный налоговый актив, который спишется после выдачи з/п.

Сегодня большинство компаний имеют с банками договоры зарплатного проекта с перечислением денег на карты сотрудников, и операции по депонированию з/п случаются редко.

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис, в котором вы можете легко вести бухучет, начислять зарплату (и оформлять депонирование зарплаты), сдавать отчетность. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней!

Попробовать бесплатно

Депонирование заработной платы в 1С

Кассовая дисциплина подразумевает соблюдение лимитов хранения наличных денежных средств в кассе предприятия – предприниматели и юридические лица не имеют права держать в кассе деньги сверх установленных пределов, выручка сдается в банк.

Только при выплате заработной платы на предприятии может быть больше наличных, но только на протяжении не более 5 рабочих дней с учетом даты получения средств с расчетного счета. Если в течение этого срока деньги так и не были выплачены сотрудникам, нужно должным образом вернуть их в банк, а операцию депонирования зарплаты отразить в учете.

Как отражается в 1С: Бухгалтерия депонирование заработной платы?

Факт не своевременной выплаты денежных средств сотрудникам должен в обязательном порядке регистрироваться в учете и фиксироваться соответствующими документами в 1С: Бухгалтерия 8.3. В случае, если вы решили программу купить 1С Упрощенка 8 , вместо этой конфигурации, то эта инструкция вам не понадобится – каждый продукт 1С имеет свою специфику и свой особый набор инструментов и форм для ведения учета.

Для оформления операции по депонированию необходимо создать соответствующий документ – ведомость в кассу. Создается ведомость на основании депонирования неполученной в установленный срок заработной платы.

Из этой формы можно сразу распечатать реестр депонированных сумм.

Одновременно можно проверить, как отразилась операция в учете и были ли корректно сформированы проводки.

Впоследствии (в течение трех лет) сотрудник может получить причитающиеся ему деньги, но обычно это происходит уже в следующем месяце после депонирования. Для отражения этой операции в учете необходимо выбрать раздел «Выдача наличных» в меню «Касса».

Останется лишь распечатать расходный кассовый ордер на выдачу депонированной ранее заработной платы.

При этом движение денежных средств отразится в соответствующих проводках.

Бывают ситуации, когда сотрудники не истребуют депонированные суммы из собственной неполученной зарплаты. Срок давности для этого – три года, но работник может уволиться и не забрать часть средств, которые ему полагаются.

В таком случае оставшиеся деньги по истечению трех лет организация-работодатель обязана списать в счет собственных доходов. В учете (программа 1С: Бухгалтерия 8.3) это отражается в главном меню раздел «Начальные остатки». Операция по списанию депонированной зарплаты проводится с использованием специального помощника ввода остатков.

Эта операция фиксируется и в соответствующих проводках – движение по счетам можно проверить незамедлительно после ввода остатков.

Но на этом процедура списания на доходы организации не завершается. Далее потребуется в разделе «Зарплата» провести документ «Списание зарплаты депонентов».

В учете это будет отражено движением по проводкам и завершится списанием указанной суммы на внереализационные доходы работодателя.

Схожим образом нужно будет поступать и с депонированием заработной платой в других программах учета, например, если вы соберетесь купить 1С Склад и работать с этим продуктом.

Обязательный прямой депозит | Федеральные законы и законы штатов для работодателей

Многие работники — 94% из них, если быть точным, — получают свою заработную плату через прямой депозит. Когда вы решаете, как платить своим сотрудникам, скорее всего, на ум приходит прямой депозит. Однако не все работники хотят получать заработную плату через прямой депозит. Можете ли вы потребовать обязательный прямой депозит? Освежите в памяти федеральный и обязательный прямой депозит в соответствии с законами штата, прежде чем требовать прямого депозита для вашей рабочей силы.

Что такое прямой депозит?

Прямой депозит — это электронный перевод средств (EFT), который позволяет вам переводить зарплату ваших сотрудников непосредственно на их текущие или сберегательные счета.

Конечно, вы можете платить сотрудникам бумажными чеками, наличными или даже платежными картами. Но использование прямого депозита для оплаты вашей рабочей силы может сэкономить ваше время и обеспечить безопасность и организованность вашей платежной ведомости.

Как и везде, у прямого депозита есть свои плюсы и минусы.

Сотрудники могут увеличить свои личные сбережения и избавиться от хлопот, связанных с бегом в банк, чтобы внести зарплату каждый день. Однако некоторые сотрудники предпочитают работать с бумажными чеками.

Для работодателей прямой депозит является удобным способом оплаты труда сотрудников. Некоторые поставщики программного обеспечения для расчета заработной платы, такие как Patriot Software, даже предлагают бесплатный прямой депозит.

В связи с преимуществами прямого депозита у вас может возникнуть вопрос: Могут ли работодатели требовать прямой депозит? Чтобы ответить на этот вопрос, вам нужно ознакомиться с федеральными законами и законами штатов о прямых депозитах.

Расслабьтесь — рассчитывайте заработную плату всего за 3 простых шага с Patriot!

• Простое подключение с помощью нашего мастера настройки
• Бесплатный прямой депозит
• Бесплатная поддержка в США

Узнайте больше о платежной ведомости Patriot

Федеральные законы об обязательном прямом депозите

Закон об электронном переводе средств (EFTA) защищает работодателей и сотрудников, которые используют такие функции, как прямой депозит.

В соответствии с федеральным законом работодатели могут требовать, чтобы работники получали заработную плату в виде прямого депозита. Однако работодатели должны соответствовать федеральным требованиям для прямого депозита.

Вы можете сделать прямой депозит обязательным, если сделаете ОДИН из следующих вариантов:

• Разрешить сотруднику выбрать банк для доступа к своему прямому депозиту
• Выберите банк, из которого сотрудник должен получить доступ к своему прямому депозиту, но вы также предлагаете другой вариант оплаты (например, бумажный чек или наличные)

Для получения дополнительной информации о федеральных законах об обязательном прямом депозите посетите веб-сайт Федеральной резервной системы.

Хотя федеральный закон может разрешать вам устанавливать политику обязательного прямого депозита, ваш штат может этого не делать.

Обязательный прямой депозит штата

Может ли работодатель требовать прямого депозита в соответствии с законодательством штата? Это зависит от штата.

Если в вашем штате есть закон за или против обязательного прямого депозита, вы должны ему следовать.

Штаты, не имеющие законов об обязательном прямом депозите, следуют федеральным законам. Поскольку федеральный закон разрешает обязательный прямой депозит, работодатели в штатах без законов могут требовать этот способ оплаты.

Законы штатов не так просты, как федеральные законы. Каждый штат может устанавливать свои собственные законы о прямом депозите. И они могут устанавливать дополнительные правила.

Например, в вашем штате могут быть специальные законы о прямых депозитах, которые:

• Запрещают работникам взимать комиссию за прямые депозиты
• Позволяют работодателям выбирать финансовое учреждение
• Относятся к определенным секторам, например к частным работодателям , например, сельскохозяйственные работодатели
• Разрешить работникам отказаться от прямого депозита с письменным заявлением

Используйте приведенный ниже справочник штатов, чтобы узнать, в каких штатах работодателям разрешено требовать прямого депозита, а в каких штатах обязательный прямой депозит запрещен. Государства с особыми правилами отмечены звездочкой.

Обратитесь в министерство труда вашего штата за дополнительными нормативными актами штата.

Если ваш штат не дает вам возможности сделать прямой депозит обязательным, не беспокойтесь. Вы все еще можете предложить его в качестве варианта расчета заработной платы.

Вы хотите предложить сотрудникам прямой депозит. Что теперь?

Независимо от того, требуется ли вам обязательный прямой депозит или вы хотите предложить его в качестве варианта оплаты, вы должны собрать информацию о сотрудниках.

В соответствии с федеральным законодательством и законодательством штата ваш сотрудник должен разрешить прямой депозит, предоставив следующее:

1. Название банка
2. Тип счета (чековый или сберегательный)
3. Маршрутный номер
4. Номер счета

Вы также можете попросить своих сотрудников предоставить аннулированный чек с информацией о прямом депозите для проверки номера счета и маршрутных номеров верны.

Убедитесь, что вы записываете информацию о прямых депозитах ваших сотрудников. И поместите информацию в безопасное место.

Если вы решите использовать прямой депозит, вам может потребоваться предоставить своим сотрудникам выписку, показывающую, сколько вы вычитаете из их зарплаты. Это заявление известно как квитанция об оплате. Вы можете предоставлять платежные квитанции либо онлайн, либо раздавать сотрудникам бумажные платежные квитанции.

Ищете решение для расчета заработной платы, которое предлагает бесплатный прямой депозит? Ищете систему, которая позволяет легко печатать чеки? Онлайн-программное обеспечение Patriot для расчета заработной платы позволяет вам использовать бесплатный прямой депозит, распечатывать платежные чеки или и то, и другое. Таким образом, вы можете разместить всех сотрудников. Получите бесплатную пробную версию прямо сейчас!

Эта статья была обновлена ​​по сравнению с первоначальной датой публикации 7 ноября 2016 г.

Это не юридическая консультация; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Что такое прямой депозит и как его настроить

• Прямой депозит — это электронный перевод заработной платы с вашего банковского счета на счета ваших сотрудников.
• Прямой депозит проще, быстрее, экологичнее и безопаснее как для работодателей, так и для сотрудников.
• Есть шесть простых шагов, которые вы должны предпринять, чтобы настроить прямые депозиты для сотрудников.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, желающих установить прямые депозиты для сотрудников.

В наши дни может показаться, что все, что когда-то существовало на бумаге, полностью перешло в онлайн, включая оплату труда ваших сотрудников. Для этого есть причина — на самом деле, есть много причин, по которым прямой депозит является доминирующим способом оплаты труда сотрудников. Помогает то, что очень легко настроить прямые депозиты для сотрудников. Узнайте больше ниже.

Что такое прямой депозит?

Прямой депозит – это электронный перевод денег с одного банковского счета на другой без бумажных чеков или наличных денег. В контексте малого бизнеса прямой депозит означает электронную доставку заработной платы сотрудникам (с вычетом налога на заработную плату, когда это применимо). Если вы отказываетесь от бумажных чеков и ваши сотрудники заходят на свои банковские счета в день выплаты жалованья для подтверждения платежа, вы платите прямым депозитом.

Помимо заработной платы, люди также получают другие доходы через прямые депозиты, включая алименты, пособия по социальному обеспечению и возмещение налогов. Однако в этой статье мы обсудим прямой депозит как метод выплаты заработной платы работникам.

Как работает прямой депозит?

Прямой депозит — это форма оплаты ACH. Аббревиатура «ACH» означает «автоматизированная расчетная палата», что указывает на то, что ваш депозит прошел через американскую финансовую систему. За этим процессом следит организация National Automated Clearing House Association (Nacha).

«Очистка», которая происходит в «доме», является утверждением ваших депозитов. Если у вас недостаточно средств на вашем счете, когда ваш банк отправляет все ваши прямые депозиты в ACH, ваши депозиты не будут отправлены. Если у вас достаточно средств, банк каждого сотрудника получит ваш депозит, соответственно кредитует счет сотрудника и дебетует ваш. Обычно процесс занимает один-два рабочих дня.

Хотя прямой депозит является формой платежа ACH, многие компании также принимают платежи ACH от клиентов, что является значительным удобством для клиентов, которые не хотят платить кредитной картой.

Каковы преимущества прямого депозита?

Приблизительно 93% работников в США получают зарплату посредством прямого депозита. Это в первую очередь потому, что прямой депозит чрезвычайно выгоден как для владельцев малого бизнеса, так и для сотрудников. Ниже мы объясним некоторые ключевые преимущества прямого депозита для обеих групп.

Пособия по прямому депозиту для владельцев малого бизнеса

Владельцы малого бизнеса часто предпочитают прямой депозит бумажным чекам или наличным по следующим причинам:

• Это более доступно. Вырезание чеков может обойтись дорого. Вы должны постоянно покупать специальную бумагу для зарплаты и чернила для принтера, и это после часто значительных расходов на лазерный или струйный офисный принтер. Дополнительные почтовые расходы вступают в игру, если вы отправляете чеки по почте, а не вручаете их лично. Прямой депозит не несет никаких из этих расходов и может быть дешевле до 3 долларов за зарплату. Распространите на всю вашу команду, что может привести к огромной экономии.
• Это быстрее. Каждый из дорогостоящих этапов печати бумажных чеков и отправки по почте также утомителен и занимает много времени. Прямой депозит, с другой стороны, является полностью автоматизированным процессом. Да, в некоторых случаях вам сначала потребуется несколько минут, чтобы собрать и ввести информацию о ваших сотрудниках. Тем не менее, прямой депозит — это гораздо более короткий процесс, чем печать и отправка чеков по почте, и часто сотрудники, а не вы, добавляют свою информацию.
• Это более безопасно. В 2020 году было много историй о «ловле почтовых ящиков», а именно о том, что мошенники крадут чеки из почтовых ящиков и подменяют их суммы и получателей. Прямой депозит исключает возможность этой все более распространенной формы мошенничества. Кроме того, если ваша служба расчета заработной платы и банк примут тщательные меры кибербезопасности, все данные прямого депозита будут зашифрованы.
• Сокращает углеродный след. Общеизвестно, что использование бумаги вредно для окружающей среды. Реже обсуждается количество выбросов углерода, связанных с почтовой почтой. Когда вы выбираете прямой депозит, ваш бизнес не играет никакой роли в этом экологическом ущербе. Большинство малых предприятий резко сокращают использование невозобновляемых ресурсов при переходе на прямой депозит.

Прямые депозитные льготы для сотрудников

Сотрудники часто предпочитают безбумажные варианты расчета заработной платы физическим чекам по следующим причинам:

• Устраняет банковские поездки. Сотрудники, получающие бумажные чеки, должны принести их в свой банк для депозита. Это поручение еще больше задерживает, когда заработная плата работника становится доступной. Конечно, вы можете возразить, что этой проблемы больше не существует, поскольку 12 миллионов человек отказались от банковских переводов в пользу мобильных чеков. Однако для мобильных депозитов по-прежнему требуется несколько минут в мобильном приложении. Прямой депозит устраняет и это время.
• Обеспечивает предсказуемость и стабильность. При прямом депозите сотрудники точно знают, когда их заработная плата будет доступна. Сравните это с бумажными чеками, которые возлагают на сотрудника бремя поиска времени для мобильных депозитов или поездок в банк. Прямой депозит, безусловно, является победителем, помогая вашим сотрудникам достичь предсказуемого и стабильного финансового положения.
• Позволяет разделить депозит. Ваши сотрудники не могут вносить бумажные чеки на два банковских счета. Вместо этого им придется вносить свои чеки на один счет, а затем переводить деньги на другой счет позже. С другой стороны, прямой депозит позволяет разделить депозит. Если сотрудник хочет направить 70% своей заработной платы на текущий счет и 30% на сберегательный счет, это вполне возможно.
• Организует платежные квитанции. Бумажные платежные квитанции сотрудника могут легко затеряться в картотеке. Когда вы включаете прямой депозит, ваши сотрудники получают электронные платежные квитанции, хранящиеся в хронологическом порядке в вашем программном обеспечении для расчета заработной платы. Таким образом, сотрудники могут легко получить доступ к своим сведениям о заработной плате и отчислениях всего за несколько кликов.

Как настроить прямой депозит для вашего бизнеса

Обычно настроить прямой депозит для сотрудников несложно. Вот как это сделать.

1. Выберите услугу расчета заработной платы.

Для большинства малых предприятий лучшим вариантом прямого депозита является расчет заработной платы. Это связано с тем, что службы расчета заработной платы рассчитывают сумму, которую вы должны платить сотрудникам за период оплаты, поэтому они находятся в лучшем положении для выполнения этих платежей. Хотя вы можете настроить прямой депозит через свой банк, выбор правильной службы расчета заработной платы предлагает вашему бизнесу дополнительные функции и функции, которые значительно улучшают его повседневные операции.

Услуги по расчету заработной платы часто достаточно доступны для использования любым владельцем малого бизнеса. Например, структура ценообразования OnPay ориентирована на очень малый бизнес, а прямой депозит входит в число ее ключевых особенностей. (Дополнительную информацию см. в нашем обзоре OnPay.)  

Аналогичным образом, ADP может обеспечить прямой депозит даже для самых сложных платежных ведомостей. (Дополнительную информацию см. в нашем обзоре ADP.)

Можно обратиться в ваш банк за прямым депозитом, но услуги по расчету заработной платы имеют так много дополнительных преимуществ, что они, вероятно, являются лучшим выбором. Узнайте больше о лучших услугах по расчету заработной платы и их многочисленных преимуществах в наших обзорах лучших услуг по расчету заработной платы.

2. Официально зарегистрируйтесь для прямого депозита.

Большинство служб расчета заработной платы позволяют вам зарегистрироваться для прямого перечисления средств всего за несколько минут. Обычно вы добавляете информацию о своем банковском счете и отвечаете на электронное письмо с подтверждением, подтверждающее, что вы делаете прямой депозит. Затем вы запустите пробный депозит, при котором со счета снимаются небольшие суммы, и записываете их суммы. Если ваша служба расчета заработной платы сообщает вам, что вы записали правильные суммы, значит, настройка прямого депозита завершена.

3. Получите информацию о банковских счетах ваших сотрудников.

Чтобы перевести заработную плату непосредственно на банковские счета ваших сотрудников, вам потребуется номер банковского счета каждого сотрудника, маршрутный номер и название банка. Вам также необходимо знать, делаете ли вы депозит на текущий или сберегательный счет. Вы можете запросить эту информацию у своих сотрудников или попросить их добавить ее в ваше программное обеспечение для расчета заработной платы, если это позволяет ваша служба расчета заработной платы.

В дополнение к банковской информации о сотрудниках вам потребуется авторизация. Для этого попросите своих сотрудников заполнить и подписать форму авторизации. Обычно вы можете настроить эти формы для своего бизнеса, но независимо от того, как они выглядят, они должны позволять вам выплачивать заработную плату в электронном виде.

4. Введите банковскую информацию ваших сотрудников.

Если ваши сотрудники не добавили свою информацию непосредственно в ваше программное обеспечение для расчета заработной платы, сейчас самое время это сделать. Обратите внимание, что если вы выбрали банковский путь вместо использования услуг по расчету заработной платы, вам следует начать с сбора всей информации о ваших сотрудниках в вашем бухгалтерском программном обеспечении. Затем вы можете экспортировать все это в один файл Nacha для отправки в свой банк. В качестве альтернативы, как и в случае с программным обеспечением для расчета заработной платы, возможно добавление вручную.

5. Установите график оплаты.

Определите, будете ли вы платить своим сотрудникам еженедельно, раз в две недели, раз в два месяца или ежемесячно. Если вы переходите с бумажных чеков на прямой депозит, внесите изменения за достаточное время, чтобы прямой депозит был запущен к следующей дате выплаты. Процесс обычно занимает от семи до десяти рабочих дней.