Как рассчитать фонд заработной платы: Как рассчитать фонд заработной платы

Содержание

как рассчитать и на что обратить внимание

Зарплата сотрудников – одна из важных статей расходов бизнеса. Однако фонд оплаты труда (ФОТ) включает в себя не только непосредственно ее, но и другие выплаты. Зная размер ФОТ, собственнику проще планировать и оптимизировать расходы.

Что включает в себя ФОТ

Зарплату штатных сотрудников
Премии за достижение целевых показателей
НДФЛ
Отпускные, больничные (три дня, оплачиваемых работодателем), командировочные
Стимулирующие выплаты: «северные», 13-я зарплата, надбавки за стаж и пр.
Материальную помощь
Доплаты за сверхурочную работу, совмещение и пр.

Сумма всех этих выплат и составляет ФОТ

Не входят в ФОТ

— Страховые взносы

— Годовые премии

— Материальная помощь по рождению ребенка, к юбилею сотрудника или фирмы и пр.

— Возмещение стоимости путевок

— Оплата труда исполнителей по договорам ГПХ

Расчет ФОТ необходим для:

Анализа структуры расходов: узнать удельный вес ФОТ в общем объеме производственных расходов
Принятия кадровых решений о расширении или сокращении штата
Расчета себестоимости товара или услуги
Составления бюджета
Предоставления в некоторые банки при оформлении заявки на кредит

Как рассчитать фонд оплаты труда

ФОТ можно рассчитать на любой период, а также отдельно по каждому сотруднику, отделу или всему коллективу. Чаще всего используется ФОТ на год.

ФОТ на год – это плановый показатель, поэтому в расчет берется среднее значение за прошедший год. Корректировку на возможное повышение зарплаты делать не нужно. Для расчета понадобятся расчетная ведомость компании, табель учета; штатное расписание.

Расчет делается по формуле: ФОТ = Ср.ЗП х Штат х 12 (где Ср.ЗП — сумма всех выплат сотрудникам компании (включаемых в ФОТ), поделенные на 12; Штат – среднесписочная численность сотрудников).

При почасовой или сдельной оплате труда ФОТ считается иначе:

— В первом случае учитываются сумма ставок почасовых работников и количество рабочих часов.

— Во втором случае за расчет берутся объем продукции, цена за единицу продукции и надбавки за перевыполнение плана.

При подсчете стоимости труда работников или себестоимости товара/услуги надо учитывать н только Фонде оплаты труда, но и страховые взносы. Общая ставка для всех видов страхования — 30%, но с суммы, которая превышает МРОТ, малый и средний бизнес может платить 15%.

ВАЖНО: Страховые взносы начисляются на зарплату до вычета НДФЛ.

Фонд оплаты труда в ресторане

Чем отличается ФОТ (фонд оплаты труда) от ФЗП (фонд заработной платы)?
Фонд оплаты труда — это более широкое понятие, которое включает в себя и фонд заработной платы. Буквально, Фонд заработной платы- это оплата труда за отработанное время. А фонд оплаты труда — это ФЗП + премии+бонусы и прочие надбавки.

Структура фонда оплаты труда. Что входит, какие бывают периоды и т. д. Подробный список/пример для кафе и ресторана.

Фонд оплаты труда в ресторанном бизнесе формируется из таких категорий:
— Ставка. Фиксированная оплата труда за утвержденный период времени.
Ставки начисляют:
По месячно ( чаще это топ менеджмент, бухгалтерский отдел, маркетинговый отдел)
По недельно ( линейный персонал)
По сменам ( линейный персонал)
По дням ( линейный персонал)
По часам ( линейный персонал)

— Ставки могут быть двойные, полуторные — за переработку, или работу в выходные дни.

— Премия. Формируется у всех индивидуально. Чаще всего ее сложно прогнозировать, но лучше всего предусмотреть максимально возможную и заложить в план фот. Премии могут начисляться на весь штат сотрудников за выполнение всех планов. Мы чаще всего закладываем 10 % от общего фзп. А уже распределяет ее между сотрудниками — управляющий или директор.

— % . В ресторанном бизнесе встречаются довольно разные бонусы для команды. В зависимости от проекта, от типа заведения, от общего плана продаж, себестоимости блюд и многих других факторов. Часто привязывают к проценту от товарооборота, что не есть всегда правильным решением. Например, когда я работала официантом, в одном ресторане у нас была мотивация.

– процент от личного выторга. И конечно ж мы продавали самые дорогие позиции из меню. А потом оказалось, что не все из них были рентабельными. Так же официанты не всегда имеют открытый доступ к информации о товарообороте, и этот доступ не всегда нужно делать открытым. Поэтому зачастую персонал не доверяет такой мотивации. Так же проценты могут начисляться для персонала, который имеет влияние на конечный финансовый результат. Например на оптимизацию затрат.

В примере приведен расчет начисления процентов для всей команды, и для каждой категории команды он разный и формируется, исходя из различных достижений.

— Ежедневные бонусы. Так же необходимо закладывать в фонд фот. Возможно у вас будет проведена активная вечеринка, и персонал проявит себя с лучшей стороны. Мгновенный бонус будет очень приемлем.

— Не материальная мотивация. Для поддержания командного духа так же необходимо применять такую мотивацию и закладывать затраты на нее. Дни рождения сотрудников, праздники, корпоративы, личные события команды.

Как рассчитать фонд оплаты труда для ресторана? Специфика расчет для общепита.
Для того фтобы рассчитать фот необходимо иметь общий план дохода. Далее стратегию его достижения. И из этого планирования вытекает планирование фот. В среднем в ресторанном бизнесе он составляет от 18 до 27 процентов от товарооборота, в зависимости от концепта заведения.

После общего планирования доходов, необходимо составить гипотезу штатного расписания. Расставить персонал по позициям, учесть праздничные и выходные дни, возможные переработки. В этом вам поможет маркетинговая стратегия. Начислить предполагаемую фзп, все премии и бонусы, и вывести итоговый бюджет в процент от планируемого товарооборота.

Для чего нужно планирование фонда оплаты труда, когда и как его лучше проводить?

Планирование фот крайне необходимо для каждого проекта. В нашей практике мы часто встречаем жалобы персонала о не выплате денег. Затем текучка кадров. Каждый управленец обязан рассчитать и спланировать эти расходы. Лучше всего это делать к концу третьей недели текущего месяца, когда уже есть предварительный анализ, и готовится бюджет следующего месяца. Каждое подразделение обязано подать план расходов, и расписание персонала. А управляющий сформировать фот.

Как проводить анализ использования фонда оплаты труда, и для чего это нужно?

Для качественной и продуктивной работы заведения, контролировать выполнение плана мы рекомендуем ежедневно. Но, к сожалению не всегда управленческий персонал готов этим заниматься. Но еженедельные срезы делать крайне необходимо, для того чтобы управлять изменениями и быстро реагировать на динамику.

Как оптимизировать фонда оплаты труда? Что стоит внедрять, а с чем лучше быть осторожнее? Советы, личный опыт.
Чаще всего при спаде товарооборота управленцы принимают решения урезать фзп и сокращать сотрудников. Такие действия мы крайне не рекомендуем. Любая оптимизация фот несет за собой и потерю в продуктивности всего бизнеса. Оптимизировать фот можно при условии прогноза спада товарооборота, которая подтверждена анализами раннего периода.

Какие бывают налоги на ФОТ?
Чаще всего в ресторанном бизнесе оптимизируют на налогообложении. Что так же несет за собой риски. По квэдам предусмотренным для ведения ресторанного бизнеса, есть определенные требования по штатному расписанию. И их необходимо соблюдать.

Как сделать начисление заработной платы? | Настройка для малого бизнеса и ООО

Знание того, как начислять заработную плату , необходимо для выживания любого малого бизнеса, даже если у него всего несколько сотрудников. Есть несколько способов выполнить эту задачу, но тот, который подходит именно вам, будет зависеть от нескольких факторов. Вам нужно будет тщательно взвесить размер вашей организации, ваш бюджет и количество времени, которое у вас есть. Полное понимание того, что входит в фонд заработной платы, также необходимо для принятия стратегического решения. Это руководство охватывает:

Как работает начисление заработной платы

Настройка расчета заработной платы
Сделай сам расчет заработной платы
Поставщики услуг по расчету заработной платы
Полезные инструменты расчета заработной платы
Распространенные ошибки расчета заработной платы

Несмотря на то, что самостоятельное начисление заработной платы включает множество шагов, они не являются показательными для процесса при работе с ADP. Мы используем автоматизацию, чтобы упростить ручной труд и высвободить ваше время.

Как работает начисление заработной платы?

Текущий расчет заработной платы состоит из множества расчетов. Вы должны учитывать заработную плату, часы, льготы, налоговые вычеты и штрафы, а также соблюдать федеральные и государственные правила на каждом этапе. Ключ к успеху — с самого начала настроить процесс, который поможет решить проблемы с соблюдением нормативных требований. В противном случае вы можете столкнуться с дорогостоящими штрафами за неправильную подачу налогов на заработную плату или нарушение сроков. Вывод — начисление заработной платы требует гораздо большего, чем просто выписывание чека каждые несколько недель.

Как настроить платежную ведомость

Независимо от того, как вы решите запустить платежную ведомость, настройка в основном одинакова. Для начала вам необходимо предоставить федеральным и местным органам власти информацию о вашем бизнесе и ваших сотрудниках. Также важно составить график начисления заработной платы и решить, какие льготы предлагать, а также приобрести компенсационное страхование работников и открыть банковский счет, предназначенный для начисления заработной платы.

Шаг 1. Подайте заявку на EIN

В глазах правительства люди идентифицируются по их номеру социального страхования. То же самое относится и к предприятиям, за исключением того, что он известен как идентификационный номер работодателя (EIN) или идентификационный номер федеральной налоговой службы. Он понадобится вашей организации для подачи налогов на заработную плату. Получить EIN можно бесплатно и легко сделать через Интернет или по почте, используя форму SS-4, Заявление на получение идентификационного номера работодателя. После утверждения он становится постоянным и не может быть отменен.

Шаг 2. Получите идентификационный номер вашего местного или государственного предприятия

Правительства штатов и местные органы власти, которые производят начисление подоходного налога, также требуют, чтобы предприятия имели идентификационный номер. Способы его получения различаются, поэтому для получения подробной информации обратитесь в соответствующее агентство в вашем регионе. Как правило, вам следует сначала подать заявку на получение федерального EIN, поскольку в некоторых штатах этот номер может использоваться для идентификации вашей компании.

Кроме того, во многих штатах требуется идентификационный номер штата по безработице, который должен отличаться от номера подоходного налога штата. Вы будете использовать этот номер для подачи налоговых деклараций штата по безработице от имени ваших сотрудников.

А если ваш бизнес базируется в Нью-Мексико, Вашингтоне или Вайоминге, вам потребуется отдельный идентификационный номер, чтобы подать заявку на страхование компенсации работникам.

Шаг 3. Соберите документы сотрудников

После того, как вы подготовите данные о своей компании, ваши сотрудники должны заполнить некоторые документы для государственных учреждений. Большинство этих документов обычно заполняется в первый день работы нового сотрудника:

Форма I-9, Подтверждение права на работу
В США используйте форму I-9 для проверки личности и разрешения на работу лиц, нанятых для работы.
Форма W-4, Свидетельство работника об удержании подоходного налога
Чтобы определить, сколько федерального подоходного налога нужно удержать из заработной платы работника, каждый работник должен заполнить форму W-4. Он включает в себя несколько шагов для ввода личной информации и статуса подачи, нескольких работ или работающих супругов, заявленных иждивенцев и других корректировок, если это необходимо.
Свидетельства штата об удержании подоходного налога
В большинстве штатов вы обязаны удерживать налоги штата, а также федеральные подоходные налоги из заработной платы сотрудников. Для этой цели вашим сотрудникам необходимо будет заполнить сертификат штата об удержании налогов или форму IRS W-4. Обратите внимание, что на Аляске, Флориде, Неваде, Нью-Гемпшире, Южной Дакоте, Теннесси, Техасе, Вашингтоне и Вайоминге заработная плата не облагается подоходным налогом штата.

В дополнение к заполнению государственной документации ваши сотрудники должны предоставить свои домашние адреса и номера социального страхования, чтобы вы могли подготовить и предоставить их ежегодную форму W-2, отчет о заработной плате и налогах. И если вы предлагаете льготы, вам понадобится их выбор, чтобы сделать надлежащие вычеты из заработной платы.

Шаг 4. Выберите периоды оплаты

Когда дело доходит до выбора графика расчета заработной платы, у вас есть четыре общих варианта: еженедельно, раз в две недели, раз в полгода и ежемесячно. Однако выбор может не полностью зависеть от вас, потому что в некоторых юрисдикциях требуется определенная частота оплаты труда для разных типов сотрудников, работодателей или обстоятельств.

Например, работодатели-производители или те, на кого распространяется действие коллективного договора, могут требовать более частого графика оплаты труда, чем это предусмотрено положениями общей юрисдикции. Эти правила также обычно включают требования о том, как скоро сотрудники должны быть оплачены после окончания периода оплаты.

При сужении вариантов помните, что чем чаще вы запускаете платежную ведомость, тем больше вы платите за учет и обработку. Постарайтесь найти баланс между экономичностью и удобством, соблюдая при этом требования юрисдикции.

Еженедельная оплата

Еженедельная оплата, распространенная в производственной, строительной и ресторанной отраслях, подходит для ручного труда с низкой оплатой труда. Этим типам работников нужно платить чаще, чтобы соответствовать их жизненному положению.

Оплата за две недели

Этот метод оплаты может быть лучшим для почасовых работников, поскольку сверхурочная работа обычно оплачивается по рабочей неделе. Работникам розничной торговли иногда платят таким образом.

Полумесячная оплата

Наемные работники часто предпочитают полумесячную оплату из-за ее постоянства и предсказуемости денежных потоков. Эта модель оплаты используется во многих отраслях, включая финансовые услуги и здравоохранение.

Ежемесячная оплата

Поскольку она обрабатывается реже, ежемесячная оплата является наименее затратным вариантом расчета заработной платы и обычно предназначена для руководителей с высокой заработной платой.

Этап 5 – Приобретение страховки компенсации работникам

Компенсация работникам – это регулируемая государством программа, которая оплачивает медицинское обслуживание, реабилитацию и часть потерянного дохода для работников, которые заболели или получили травму на работе. Кроме того, иждивенцы могут иметь право на пособия в случае смерти работника в результате производственной травмы.

В некоторых регионах страны от вас требуется страхование компенсации работникам, даже если у вас есть только один сотрудник. Вы можете приобрести полисы через частных страховых компаний, государства или обоих.

Компенсация работникам не вычитается из заработной платы, но при подаче требования вы должны подать отчет в свой штат.

Шаг 6. Предложите сотрудникам дополнительные льготы

Льготы, такие как медицинское страхование, стоматологическая помощь, страхование жизни и пенсионные планы, могут сделать ваш бизнес привлекательным местом для работы. Сотрудники обычно оплачивают часть стоимости, которая вычитается из их зарплаты. Сколько зависит от типов планов, которые вы предлагаете, и уровня покрытия, которое выбирает человек. Некоторые льготы, например те, которые предлагаются в рамках плана кафетерия, который соответствует конкретным требованиям и положениям раздела 125 Налогового кодекса, могут предлагаться на основе до уплаты налогов. Другие, такие как пенсионные планы Roth IRA, вычитаются после уплаты налогов.

Шаг 7. Открытие расчетного счета в банке

Многие компании предпочитают открывать банковский счет отдельно от корпоративного только для целей начисления заработной платы. Если вы это сделаете, используйте этот счет только для оплаты труда сотрудников и выполнения налоговых обязательств. Это позволит вам вести более точный учет транзакций по заработной плате.

Как рассчитать и начислить заработную плату самостоятельно

Многие малые предприятия начинают начислять заработную плату самостоятельно, и если у вас всего несколько сотрудников, это может быть экономически выгодным вариантом. Однако, сможете ли вы сделать это правильно, будет зависеть от ваших индивидуальных навыков и опыта. Любые просчеты могут привести к дорогостоящим штрафам, которые могут повлиять на вашу прибыль. Чтобы избежать этого, вам необходимо тщательно вести все записи о заработной плате, дважды проверять ввод данных и соблюдать все сроки подачи налоговых деклараций.

Шаг 1. Расчет отработанных часов и брутто-зарплаты

Первым шагом при обработке платежной ведомости вручную является расчет общего количества часов, отработанных каждым из ваших сотрудников в течение заданного периода оплаты. Бумажные табели учета рабочего времени, электронные таблицы и хронометры — все это способы отслеживания этой информации. Затем общее количество отработанных часов умножается на ставку заработной платы каждого работника или, по крайней мере, на применимую минимальную заработную плату, чтобы определить валовую заработную плату.

Если ваши сотрудники не освобождены от налога, не забудьте учитывать любые чаевые, которые они получают, и сверхурочные часы. Чтобы рассчитать оплату за сверхурочную работу в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA), умножьте каждый час, отработанный свыше 40 часов в течение рабочей недели, не менее чем в полтора раза по сравнению с обычной ставкой заработной платы работника. Хотя вы можете определить, когда ваши рабочие недели начинаются и заканчиваются, они должны состоять из семи последовательных 24-часовых периодов. Также обратите внимание, что в некоторых штатах действуют разные требования к выплате сверхурочной работы. Например, некоторые требуют оплаты сверхурочной работы после восьми часов работы в день.

Шаг 2. Обработка вычетов из заработной платы

После расчета брутто-зарплаты начните обработку вычетов из заработной платы на основе информации о сотрудниках, которую вы собрали ранее.

Сначала сделайте отчисления до уплаты налогов. Если вы предлагаете своим сотрудникам квалифицированные медицинские льготы, пенсионные планы 401(k) или групповое страхование жизни, именно тогда вы будете удерживать эти взносы.

Затем рассчитайте обязательные отчисления, включая федеральный подоходный налог и налог штата, а также налог на социальное обеспечение и медицинскую помощь, также известный как налоги на Федеральный закон о страховых взносах (FICA). Часть зарплаты каждого работника идет на оба налога FICA (до тех пор, пока не будет достигнута базовая заработная плата социального обеспечения), которую вы должны уплатить как работодатель. Вы также обязаны платить федеральный налог на безработицу (FUTA), но он не вычитается из заработной платы сотрудников и является исключительно вашей ответственностью. Обратите внимание, что в некоторых штатах и местных юрисдикциях действуют дополнительные налоги, которые должны удерживаться с работников и/или оплачиваться работодателями.

Наконец, вычтите отчисления после уплаты налогов. Эти удержания распространяются на сотрудников с наложением ареста на заработную плату по решению суда, пенсионных планов Roth IRA и профсоюзных взносов.

Шаг 3. Рассчитайте чистую заработную плату и заработную плату сотрудников

Когда все доналоговые и посленалоговые вычеты вычитаются из брутто-зарплаты работника, вы получаете чистую заработную плату или получаете заработную плату. У вас есть несколько вариантов распределения чистой заработной платы, если вы придерживаетесь различных федеральных законов и законов штата, регулирующих выплаты заработной платы.

Если вы используете электронную доставку, вы должны быть знакомы с особыми требованиями для каждой юрисдикции, где у вас есть сотрудники. В большинстве штатов также требуется, чтобы работодатели включали отчет о заработной плате при каждой выплате заработной платы. Законы штатов различаются в отношении того, как отчет о заработной плате может быть доставлен сотрудникам.

Помимо соответствия нормативным требованиям, сегодня на первое место выходят гибкость и стоимость. Многие работодатели отказываются от традиционных чеков, потому что бумага, материалы и почтовые расходы увеличивают операционные расходы на заработную плату. Альтернативные варианты, такие как прямой депозит и платежные карты, дешевле, удобнее и могут помочь привлечь в ваш бизнес перспективные таланты.

Шаг 4. Подача налоговых отчетов

Вычет налогов из заработной платы ваших сотрудников — это только полдела. Вы также должны подать их в различные агентства, включая федеральное правительство.

Как правило, вы можете использовать Форму 941, Ежеквартальную федеральную налоговую декларацию работодателя, чтобы уплатить свою долю налогов FICA и указать сумму подоходного налога, налога на социальное обеспечение и налога на Medicare, которую вы удержали из заработной платы сотрудников.

Возможно, вам также придется подать форму 940, ежегодную федеральную налоговую декларацию работодателя по безработице (FUTA). Помните, что только работодатели платят налог FUTA, поэтому не вычитайте его из заработной платы сотрудников.

Помимо FUTA, большинство работодателей платят государственные налоги по безработице. Они должны быть поданы в соответствии с местными правилами.

Шаг 5. Документирование и хранение записей о заработной плате

Помимо правильного расчета заработной платы, лучший способ избежать проблем с соблюдением требований — серьезно относиться к ведению документации. Для каждого работника платежная ведомость ¹ должна включать:

Имя и род занятий
Адрес
Номер социального страхования
День и время начала рабочей недели сотрудника
Количество часов, отработанных каждый день и рабочую неделю
Основание для выплаты заработной платы работнику
Стандартная почасовая оплата
Общий ежедневный или еженедельный заработок
Оплата сверхурочных за каждую рабочую неделю
Валовая заработная плата
Вычеты из заработной платы
Заявленные пособия
Чистая заработная плата
Дата каждого платежа и платежный период, который он охватывал
Удержанные налоги
Форма W-4

Записи, необходимые для целей налогообложения, должны храниться не менее четырех лет. Все остальные должны быть сохранены в соответствии с федеральными требованиями или требованиями юрисдикции, в зависимости от того, что больше. Если вы сомневаетесь, обратитесь в соответствующее федеральное, государственное или местное учреждение, чтобы убедиться, что вы храните нужные документы в течение нужного периода времени.

Кроме того, во многих штатах действуют законы о предотвращении хищения заработной платы, которые требуют, чтобы вы в письменном виде предоставляли своим сотрудникам конкретную информацию об их заработной плате и других льготах. Как правило, это должно быть сделано в день найма и всякий раз, когда есть обновления. Вы должны хранить эти уведомления в течение периода времени, установленного государством.

Шаг 6. Сообщите о новых сотрудниках

Отчеты о новых сотрудниках передаются в Национальный каталог новых сотрудников (NDNH) и сопоставляются с записями об алиментах на уровне штата и на федеральном уровне для определения местонахождения родителей. По этой причине в соответствии с федеральным законом вы обязаны собирать и сообщать о семи элементах данных в течение 20 дней с момента найма нового сотрудника в назначенное агентство штата. Некоторые штаты требуют дополнительных данных или имеют более короткие сроки, поэтому уточните это у местных властей.

Как произвести расчет заработной платы с помощью профессиональных услуг

По мере того, как ваш малый бизнес растет и вы нанимаете больше сотрудников, расчет заработной платы своими руками может стать слишком трудным и трудоемким. Или вы можете решить, что ваши усилия лучше направить на улучшение ваших продуктов и услуг, а не на административные задачи. В этот момент имеет смысл передать расчет заработной платы на аутсорсинг.

В этом отношении у вас есть несколько вариантов: работать с поставщиком услуг по начислению заработной платы, отдать весь свой отдел кадров на аутсорсинг профессиональной организации работодателей (PEO) или нанять бухгалтера. Из этих трех поставщиков услуг по расчету заработной платы, как правило, наиболее рентабельны и предлагают множество преимуществ, включая точность, поддержку соответствия и безопасность данных.

Шаг 1. Предоставление налоговой информации и документации

Когда вы выберете поставщика услуг по расчету заработной платы, вам необходимо будет предоставить ему все свои платежные ведомости. Сюда могут входить:

Личная информация о сотруднике
Сейчас самое подходящее время, чтобы ваши сотрудники проверили правильность всех своих данных. Поставщик, который предлагает самообслуживание, упростит будущие обновления. Также не забудьте предоставить информацию о сотрудниках, которые могли покинуть организацию в предыдущем году, чтобы они получили форму W-2.
Информация о вакансии
Помимо прочего, вам потребуется классификация работников, освобожденный статус, компенсация, дата найма, данные формы W-4 и приказы о награждении для каждого сотрудника.
Информация о компании
Ваш идентификационный номер федерального налогоплательщика и налогоплательщика штата, а также итоговые суммы налоговых платежей за текущий год и за последний квартал потребуются поставщику для подачи налогов на заработную плату от вашего имени.
Применимые правила
Сообщите своему новому поставщику обо всех государственных правилах, применимых к вашему бизнесу.

Шаг 2. Сообщите об авторизации агента

Налоговое управление требует, чтобы вы уведомили их, если вы решите работать с поставщиком услуг по расчету заработной платы. Это делается с помощью формы 8655, формы авторизации подотчетного агента. Это позволяет вашему провайдеру выполнять задачи по расчету заработной платы от вашего имени, например:

Оплата труда сотрудников
Подготовка и доставка форм W-2
Подавать определенные налоговые декларации (например, формы 940 и 941)
Получение корреспонденции по заработной плате и налоговым депозитам
Оплата федеральному правительству от имени вашего бизнеса

Шаг 3. Обработайте платежную ведомость

Благодаря автоматизации программное обеспечение для расчета заработной платы значительно упрощает процесс расчета заработной платы. В большинстве случаев все, что вам нужно сделать, это ввести данные о сотрудниках и бизнесе в систему один раз и обновлять только по мере необходимости. Затем программное обеспечение обрабатывает расчеты, выплаты сотрудникам и налоговые декларации от вашего имени.

Чтобы получить максимальную отдачу от вашей покупки, рассмотрите возможность интеграции расчета заработной платы с другими функциями отдела кадров. Многие провайдеры могут синхронизировать свое программное обеспечение для расчета заработной платы с часами, главной бухгалтерской книгой и администрированием льгот. Такие интеграции могут повысить эффективность и упростить задачи как для вас, так и для ваших сотрудников.

Полезные инструменты для расчета заработной платы

Независимо от того, выполняете ли вы расчет заработной платы вручную или работаете с поставщиком услуг, вы не одиноки в этом. ADP предлагает множество инструментов, которые могут помочь вам и вашим сотрудникам управлять финансами, связанными с заработной платой:

Калькуляторы заработной платы
Расчет заработной платы, почасовой оплаты и стоимости опционов на акции.
Пенсионные калькуляторы
Посмотрите, сколько вы должны внести в 401 (k), спланируйте процент снятия и многое другое.
Глоссарий терминов
Получите простые для понимания определения общепринятых налоговых терминов и сокращений.
Налоговые справочники и формы
Найдите копии последних документов, необходимых для соблюдения налогового законодательства.

Распространенные ошибки при расчете заработной платы

Автоматизация расчета заработной платы — лучший способ устранить ошибки при расчете заработной платы. Кроме того, вы можете сэкономить деньги и избежать головной боли, избегая этих распространенных ошибок расчета заработной платы:

Неправильный статус работника
Неправильная классификация работников как независимых подрядчиков, когда они на самом деле являются наемными работниками, может привести к штрафам.
Неточные платежные ведомости
Как долго вы должны хранить платежные ведомости, так и на уровне штата, и на федеральном уровне. Узнайте, что требуется от вашего бизнеса, прежде чем уничтожать документацию.
Просроченные налоговые платежи
Если вы используете календарь расчета заработной платы, отслеживайте даты платежей и создавайте напоминания о сроках уплаты налогов, чтобы избежать несвоевременной подачи налоговых деклараций.
Неправильно обработанные гарниры
Вы можете быть оштрафованы за невычет гарниров или их неправильное удержание.
Неучтенная налогооблагаемая компенсация
Если вы предлагаете опционы на акции или скидки для сотрудников, об этом необходимо сообщить правительству.
Мошенничество с расчетом заработной платы
Обновления банковских счетов сотрудников и форм W-4 следует выполнять лично, а не по электронной почте, чтобы предотвратить мошенничество с расчетом заработной платы.

Часто задаваемые вопросы о расчете заработной платы

Несмотря на то, что достижения в области технологий упростили расчет заработной платы, постоянное развитие рабочей силы и нормативно-правовые акты продолжают усложнять его. Наши часто задаваемые вопросы помогут вам понять основы расчета заработной платы.

Что такое начисление заработной платы?

Термин «начисление заработной платы» может означать разные вещи для разных людей. Сотрудник может думать об этом с точки зрения того, как часто и сколько ему платят. В то время как вы, как работодатель, можете видеть более широкую картину процесса — расчеты, классификации работников и налоговые вычеты — которые входят в создание зарплаты. На самом деле заработная плата — это все.

Как начать и начислять зарплату?

Чтобы начать обработку платежной ведомости, вам необходимо собрать информацию о каждом из ваших сотрудников и вашей компании. Это включает в себя классификацию работников, сведения об удержании налога, номера социального страхования, идентификационные номера налогоплательщика и многое другое. Вам также нужно будет определить частоту начисления заработной платы и виды льгот, которые вы будете предлагать сотрудникам, поскольку они обычно вычитаются из их заработной платы. Если вы переходите с процесса начисления заработной платы вручную на поставщика услуг по начислению заработной платы, вам может потребоваться обучение, чтобы вы могли освоить этот продукт.

Каковы преимущества использования системы начисления заработной платы?

Одно из основных преимуществ партнерства с поставщиком услуг по расчету заработной платы заключается в том, что это дает вам больше времени, чтобы сосредоточиться на операциях малого бизнеса, а не на обременительных административных задачах. Это также может сэкономить вам деньги, потому что вы с меньшей вероятностью допустите просчеты или пропустите сроки подачи налоговых деклараций, что может привести к дорогостоящим штрафам. Все это возможно благодаря автоматизации. Программное обеспечение для расчета заработной платы платит сотрудникам и регистрирует налоги от вашего имени и может помочь вам идти в ногу с меняющимися нормативными требованиями.

Как рассчитываются налоги с заработной платы?

Налоги на заработную плату обычно рассчитываются путем вычета следующих сумм из валовой заработной платы работника:

Федеральный подоходный налог на основании данных формы W-4
Социальный налог (6,2% от заработной платы)
Налог Medicare (1,45% от заработной платы)
Государственные и местные налоги

Как работодатель вы должны уплачивать налоговые отчисления на социальное обеспечение и Medicare и платить дополнительные 6% к федеральному налогу на безработицу, хотя эта ставка может быть меньше, если применяется налог штата на безработицу.

Это руководство предназначено для использования в качестве отправной точки при анализе обязательств работодателя по выплате заработной платы и не является исчерпывающим источником требований. Он предлагает практическую информацию по предмету и предоставляется с пониманием того, что ADP не предоставляет юридические или налоговые консультации или другие профессиональные услуги.

Налоговые данные приведены по состоянию на 2020 налоговый год.

¹ Существуют дополнительные требования к основным записям, которые работодатель должен вести в соответствии с различными федеральными законами и законами штата. Не забудьте проверить соответствие требованиям каждой юрисдикции.

Что такое удержания из заработной платы? | Вычеты до уплаты налогов и после уплаты налогов

Хотите, чтобы на ваш почтовый ящик поступало больше эксклюзивной деловой информации? Подпишитесь сейчас

Вычеты из заработной платы — это заработная плата, удерживаемая из общего заработка работника для целей уплаты налогов, штрафов и пособий, таких как медицинское страхование . Эти удержания составляют разницу между валовой и чистой заработной платой и могут включать:

Подоходный налог
Социальный налог
401(к) взносы
Наложение ареста на заработную плату ¹
Выплаты алиментов

Некоторые вычеты из заработной платы являются добровольными и могут быть вычтены из заработной платы до или после уплаты налогов, если работник предоставил письменное разрешение. С другой стороны, налоги и наложение ареста на заработную плату являются обязательными, и работодатели, которые не удерживают эти вычеты должным образом, могут нести ответственность за недостающие суммы.

Как производятся удержания из заработной платы?

Вычеты из заработной платы, как правило, обрабатываются каждый период выплаты на основании применимого налогового законодательства и утаивания информации, предоставленной вашими сотрудниками или по решению суда. Расчеты можно выполнять вручную или автоматизировать процесс с помощью поставщика услуг по расчету заработной платы. Многие компании выбирают автоматизацию, потому что она снижает количество ошибок и обеспечивает своевременную подачу платежей в соответствующие органы.

Сумма, которую вы удерживаете за каждого сотрудника, зависит от индивидуального свидетельства об удержании налогов по форме W-4, государственных и местных сертификатов об удержании налога, выбранных льгот и других деталей. Например, был ли работник зарегистрирован в вашем плане медицинского страхования или есть ли судебный запрет, который необходимо соблюдать?

Ваше место работы и место, где ваши сотрудники оказывают услуги, также играют роль в вычетах из заработной платы, поскольку не все штаты взимают подоходный налог.

Вычеты до налогообложения

Вычеты до налогообложения производятся из заработной платы работника до удержания любых налогов. Поскольку они исключены из валовой заработной платы для целей налогообложения, вычеты до налогообложения уменьшают налогооблагаемый доход и сумму денег, причитающуюся правительству. Они также снижают ваш федеральный налог на безработицу (FUTA) и государственные страховые взносы по безработице.

Типы вычетов до налогообложения включают, помимо прочего, медицинское страхование, групповое страхование жизни и пенсионные планы. И хотя сотрудники не обязаны участвовать, часто это в их интересах. Взносы до уплаты налогов могут сэкономить им значительные деньги по сравнению с тем, что они заплатили бы за пособия и другие услуги после уплаты налогов.

Экономия, однако, не безгранична. Обычно существуют ограничения на то, сколько сотрудники могут вносить до вычета налогов. IRS, например, регулирует общую сумму, которая может быть отложена до вычета налогов для пенсионного плана 401 (k) каждый год.

Установленные законом отчисления

Установленные законом отчисления требуются государственными учреждениями для оплаты государственных программ и услуг. Они состоят из федерального подоходного налога, налога Федерального закона о страховых взносах (FICA) (медикэр и социальное обеспечение) и подоходного налога штата. Чтобы правильно их оформить, нужно знать рабочий статус своих сотрудников.

Если вы нанимаете независимых подрядчиков, вам обычно не нужно удерживать подоходный налог, налог на социальное обеспечение или налог на Medicare из их заработной платы. Это потому, что эти типы работников платят налог на самозанятость со своего дохода. С другой стороны, если кто-то является добросовестным работником, вы обязаны вычесть необходимые налоги. Вы можете подать форму SS-8 «Определение статуса работника для целей уплаты федерального налога на занятость и удержания подоходного налога» в IRS для получения дополнительной помощи.

Налоги FICA

Налоги FICA поддерживают социальное обеспечение и Medicare. Сотрудники платят налог на социальное обеспечение по ставке 6,2% с лимитом взносов на основе заработной платы и платят налог на Medicare по ставке 1,45% без каких-либо ограничений. Это равняется 7,65% налогов FICA на каждую зарплату (до тех пор, пока не будет достигнута базовая заработная плата социального обеспечения), которую вы обязаны платить по закону.

Некоторые сотрудники могут также облагаться дополнительным налогом Medicare. Начиная с периода оплаты, в котором заработок физического лица превышает 200 000 долларов США, вы должны начать вычитать 0,9% от его заработной платы до конца года. Дополнительный медицинский налог также применяется к определенным уровням пенсионных компенсаций железнодорожников и доходов от самозанятости. Вы не обязаны соответствовать этому вычету.

Федеральный подоходный налог

Федеральное правительство имеет семь категорий подоходного налога, от предельной ставки 10% до 37%. Эти ставки применяются прогрессивно, что означает, что заработная плата работника сначала начисляется по самой низкой ставке, пока она не достигнет порога этой группы. С них по-прежнему взимается плата по каждой последующей ставке, пока они не достигнут своего общего валового дохода или самой высокой налоговой категории.

Налогооблагаемый доход в каждой категории варьируется в зависимости от статуса подачи документов физическим лицом — холост или женатый, подающий отдельно, состоящий в браке, подающий совместную декларацию, или глава семьи, — что указано в Форме W-4. Ежегодные корректировки на инфляцию со стороны IRS также будут определять пороговые значения налоговой категории.

Чтобы удержать федеральный подоходный налог за каждый платежный период, у вас обычно есть два варианта — метод уровня заработной платы или процентный метод — оба из них можно найти в публикации IRS 15-T.

Государственные и местные налоги

Законодательство штата о подоходном налоге широко варьируется от простого до сложного. Некоторые взимают фиксированную ставку со всего дохода, другие имеют несколько налоговых категорий, а некоторые вообще не взимают подоходный налог. Третьи следуют федеральному налоговому кодексу, а не создают свой собственный. По этим причинам вам следует проконсультироваться со всеми правительствами штатов, в которых вы работаете, чтобы убедиться, что ваша заработная плата соответствует местным правилам.

Вычеты после уплаты налогов

Вычеты после уплаты налогов производятся из заработной платы работника после удержания всех необходимых налогов. Поскольку вычеты после уплаты налогов уменьшают чистую заработную плату, а не валовую заработную плату, они не снижают общую налоговую нагрузку на человека. Общие примеры включают пенсионные планы Roth IRA, страхование по инвалидности, профсоюзные взносы, пожертвования на благотворительность и наложение ареста на заработную плату. Работники могут отказаться от участия во всех вычетах после уплаты налогов, кроме удержания заработной платы.

Наложение ареста на заработную плату

Суды, регулирующие органы и Налоговое управление США могут приказать вам удержать часть заработной платы работника после вычета налогов или чистой заработной платы для покрытия неуплаченных налогов, алиментов, алиментов или просроченных кредитов. Виды доходов, которые могут быть оформлены, включают:

Почасовая заработная плата
Заработная плата
Комиссии
Бонусы
Пенсии и пенсионные выплаты

В приказе о наложении ареста обычно указывается удерживаемая сумма или процент удержания, а также место, куда следует отправить платеж. Внимательно прочитайте и поймите эти документы. Если вы вычитаете штрафы неправильно или не выплачиваете их полностью, ответственность за просроченные платежи может нести ваша компания, а не сотрудник.

В дополнение к самому приказу о наложении ареста вы должны соблюдать Раздел III Закона о защите потребительских кредитов (CCPA). Этот закон ограничивает, какая часть заработной платы работника может быть арестована в неделю, и запрещает вам увольнять работника, если его или ее зарплата арестована за какой-либо один долг.

Добровольные отчисления

Работники могут выбрать, чтобы из их зарплаты было вычтено больше денег, чтобы покрыть стоимость различных льгот. Они известны как добровольные вычеты из заработной платы и могут удерживаться до налогообложения (если это разрешено в соответствии с разделом 125 Налогового кодекса) или после налогообложения.

Поскольку добровольные отчисления не являются обязательными, вы должны убедиться, что ваши сотрудники полностью осведомлены о них. Получите письменное согласие работника, прежде чем удерживать страховые взносы или любые другие выплаты из его заработной платы. Кроме того, отображайте текущий вычет и итоговую сумму за текущий год в каждой ведомости по оплате и ведите точные записи на случай, если сотрудник или аудитор засомневается в вычете. Многие штаты требуют этого в рамках своих правил ведения документации.

Виды добровольных отчислений из заработной платы включают:

Медицинское страхование

Предоставление вашим сотрудникам медицинской, стоматологической и офтальмологической страховки — отличный способ улучшить удержание и привлечь новые таланты, но вы не хотите, чтобы расходы были обременительными. Обычно и вам, и вашим сотрудникам выгоднее платить страховые взносы до вычета налогов. Если вы хотите сделать это, IRS требует, чтобы вы делали взносы в соответствии с планом Раздела 125.

Групповое срочное страхование жизни

Некоторые работодатели предоставляют своим сотрудникам базовое срочное страхование жизни без дополнительных затрат на покрытие до 50 000 долларов США. Все, что больше этого, приведет к вмененному доходу. Если сотрудники хотят добавить дополнительное покрытие или приобрести страхование жизни для иждивенца, вы обычно вычитаете эти средства из их заработной платы после уплаты налогов.

Пенсионные планы

Работодатели предлагают множество различных вариантов пенсионных накоплений, но два самых популярных — это 401(k) и Roth Individual Retirement Accounts (IRA). Взносы сотрудников по 401(k) откладываются для уплаты федерального подоходного налога и подоходного налога большинства штатов, но облагаются налогами FICA. Взносы IRA, с другой стороны, удерживаются после уплаты налогов.

Расходы, связанные с работой

Если ваши сотрудники состоят в профсоюзе, им, вероятно, придется платить за свое членство и любые налогооблагаемые льготы, предлагаемые профсоюзом. Другие виды расходов на работу, которые могут быть вычтены из заработной платы, включают форму, питание и проезд. Однако в некоторых штатах такие вычеты могут быть запрещены.

Как рассчитать вычеты из заработной платы

Расчет вычетов из заработной платы — это процесс преобразования валовой заработной платы в чистую. Для этого:

Скорректируйте брутто-зарплату, удержав доналоговые взносы на медицинское страхование, пенсионные планы 401(k) и другие добровольные пособия.
Для расчета и вычета федерального подоходного налога обратитесь к форме W-4 сотрудника и налоговым таблицам IRS за этот год.
Удержать 7,65% от скорректированной брутто-зарплаты в счет налога на Medicare и налога на социальное обеспечение вплоть до предела заработной платы.
Вычтите 0,9% в качестве дополнительного налога Medicare, если годовой доход достиг 200 000 долларов США или более.
В штатах, в которых взимается подоходный налог, удерживайте его в соответствии с инструкциями, приведенными в налоговом руководстве или налоговом кодексе каждого штата для работодателя.
Вычтите штрафы, взносы в пенсионные планы Roth IRA и другие выплаты после уплаты налогов, чтобы получить общую чистую заработную плату.

Калькулятор отчислений из заработной платы

Часто задаваемые вопросы о вычетах из заработной платы

Знать, когда и как производить удержания из заработной платы, не всегда легко, а ошибки могут дорого обойтись. Наши часто задаваемые вопросы помогут вам избежать нарушений.

Каковы примеры неправильных отчислений из заработной платы?

Неправильные удержания из заработной платы часто являются результатом того, что работодатели взимают со своих сотрудников льготы и услуги, которые они должны оплачивать сами. Сюда входят:

Федеральный налог на безработицу (FUTA)
Государственный налог на безработицу
Страхование компенсации работникам
Средства индивидуальной защиты, требуемые OSHA
Инструменты, необходимые для выполнения работ

На уровне штата могут быть установлены дополнительные ограничения на удержание доходов для покрытия расходов на униформу, нехватку кассовых аппаратов и расходы, связанные с работой.

Какие отчисления из заработной платы по страхованию?

Многие американцы, у которых есть медицинская страховка, приобретают ее через своих работодателей за счет отчислений из заработной платы. Это обеспечивает значительную экономию средств, поскольку страховые взносы могут быть удержаны из их заработной платы до вычета налогов в соответствии с планом Раздела 125. На самом деле, однако, работники не платят за свое медицинское страхование напрямую, а возмещают расходы своему работодателю, который передает платеж поставщику медицинского страхования.

Как регистрируются удержания из заработной платы?

При сообщении налоговых удержаний с сотрудников и подаче необходимых налоговых платежей работодателя в федеральное правительство обычно используются следующие формы:

Форма 940, Ежегодная федеральная налоговая декларация работодателя по безработице (FUTA)
Форма 941, КВАРТАЛЬНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя
Форма 944, Ежегодная федеральная налоговая декларация работодателя

Эти документы можно подать в бумажном или электронном виде. В отдельных штатах действуют свои собственные рекомендации по отчетности об отчислениях из заработной платы, поэтому важно проконсультироваться с местными властями.

Каковы примеры вычетов из заработной платы?

Вычеты из заработной платы делятся на четыре различные категории – до уплаты налогов, после уплаты налогов, добровольные и обязательные – с некоторым перекрытием между ними. Например, медицинское страхование является добровольным вычетом и часто предлагается на доналоговой основе. Конкретные примеры каждого типа вычетов из заработной платы включают:

Вычеты до налогообложения: Медицинские и стоматологические льготы, 401(k) пенсионные планы (для федерального подоходного налога и большинства штатов) и групповое страхование жизни
Обязательные вычеты: Федеральный подоходный налог и налог штата, налоги FICA и наложение ареста на заработную плату
Вычеты после уплаты налогов: Гарниры, пенсионные планы Roth IRA и благотворительные пожертвования
Добровольные отчисления: Страхование жизни, расходы на работу и пенсионные планы

Что такое вычет LTD из зарплаты?

Вычет за длительную нетрудоспособность (LTD) покрывает процент от заработной платы работников, которые получили травмы или слишком больны, чтобы работать в течение длительного периода времени. Когда LTD вычитается до уплаты налогов, сотрудники платят немного меньше страховых взносов, но облагаются федеральным подоходным налогом с любых полученных пособий. С другой стороны, вычеты LTD после уплаты налогов приводят к тому, что сотрудники получают немного меньшую заработную плату за каждый платежный период, но их льготы не облагаются никаким дополнительным налогом, если они их используют. Кратковременная нетрудоспособность (ЗППП) часто облагается налогом таким же образом.

Налоговые данные приведены по состоянию на 2020 налоговый год.

Важное примечание о калькуляторе заработной платы: Калькулятор на этой странице предоставляется Центром ресурсов для работодателей ADP и предназначен для предоставления общих рекомендаций и оценок.

Как рассчитать фонд заработной платы: Как рассчитать фонд заработной платы