О начисления заработной платы: Расчет и начисление заработной платы работникам — порядок — ICQ Information Center. Продажа ICQ. Продажа уинов. Продажа асек. ICQ sale. Sale ICQ.

О начисления заработной платы: Расчет и начисление заработной платы работникам — порядок

Содержание

Особенности начисления заработной платы и отчислений в фонды при нахождении сотрудника под стражей – АКГ «Деловой профиль»

На страницах газеты «Учет. Налоги. Право» опубликован комментарий Яны Лазаревой, Заместителя руководителя отдела бухгалтерского и налогового консалтинга АКГ «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ» (GGI). Эксперт представила развернутый ответ на вопрос читателя о том, нужно ли начислять заработную плату и делать отчисления страховых взносов во внебюджетные фонды на период нахождения сотрудника в СИЗО.

Вопрос:

Если сотрудник находится в СИЗО, нужно ли начислять заработную плату и отчисления в фонды до момента вынесения ему решения? В каком статусе в этом период находится работник – как в вынужденном прогуле или в другом? К какой категории в трудовом стаже его нужно отнести при составлении отчета в ПФР?

Ответ:

Исходя из описания ситуации, в отношении сотрудника была избрана мера пресечения – заключение под стражу. Об избрании меры пресечения дознаватель, следователь или судья выносит постановление, а суд – определение. Копия упомянутого постановления или определения вручается лицу, в отношении которого оно вынесено, а также его защитнику или законному представителю по их просьбе (ст.5, 98, 101 Уголовно-процессуального кодекса РФ).

Естественно, в период нахождения под стражей работник не выполняет свои должностные обязанности. Следовательно, нет оснований для начисления заработной платы – вознаграждения за труд (ст.129 ТК РФ). Равно как нет оснований и для сохранения на этот период среднего заработка, поскольку это не предусмотрено трудовым законодательством. Значит, базы для начисления страховых взносов во внебюджетные фонды не возникает.

Вместе с тем, в течение срока проведения расследования уволить работника нельзя. Трудовой договор подлежит расторжению лишь в случае осуждения работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу (п.

4 ч.1 ст.83ТК РФ).

Действующие нормативно-правовые акты не содержат прямых указаний о том, каким образом зафиксировать в Табеле учета рабочего времени отсутствие сотрудника на рабочем месте, если он находится в следственном изоляторе. Суд указывает, что арест не относится к неуважительным причинам отсутствия работника на рабочем месте, поскольку в данном случае от его воли, желания или нежелания исполнять свои трудовые обязанности ничего не зависит (Постановление Президиума Московского областного суда от 13.10.2004 г. N 631). Так как арест является уважительной причиной отсутствия на рабочем месте, в Табеле не стоит отмечать прогул. Допустимо использовать буквенный код НБ «Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы», которому соответствует цифровой код 35.

В графе 7 подраздела 6.8 «Период работы за последние три месяца отчетного периода» раздела 6 формы РСВ-1 ПФР отражаются дополнительные сведения о периоде работы.

Коды для этой графы определены в подразделе «Исчисление страхового стажа: дополнительные сведения» Классификатора параметров, используемых при заполнении персонифицированных сведений (Приложение 2, утв. Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 г. N 2п Неоплачиваемый период отстранение от работы (недопущение к работе) не по вине работника код обозначается кодом «НЕОПЛ».

Газета «Учет. Налоги. Право» – ведущее еженедельное издание для главных бухгалтеров, финансовых директоров, аудиторов, налоговых консультантов и юристов. Включает четыре региональных выпуска, посвященных местной специфике: Москва, Урал, Сибирь, Северо-Запад. Тираж газеты составляет более 98 тыс. экземпляров.

Источник: Пресс-центр АКГ «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ» (GGI), Газета «Учет. Налоги. Право»

Расчет, начисление заработной платы (зарплаты) работников во Владимире.

Кто производит расчет зарплаты
в вашей организации

Бухгалтер по расчету ЗП – в этом случае могу возникать такие проблемы:

сотрудник увольняется, а значит приходится подбирать и обучать нового исполнителя, либо обращаться к аутсорсинговой компании
сотрудник не имеет необходимой квалификации
работник временно не способен исполнять обязанности (берет больничный, уходит в декрет и т. д.), и организация желает сохранить его место, а для этого требуется найти достойную альтернативу на определенный срок
отношение работника обязанностям ухудшилось по не установленным причинам
вы столкнулись с тем, что не можете компенсировать штрафные санкции контролирующих органов, а также превышение рассчитанных и выданных сотрудникам сумм в соответствии с законодательством

При возникновении любой из этих ситуаций
самое время подумать о передаче расчета зарплаты на аутсорсинг.

Совмещающий специалист:

расчет занимает у вас от 20% рабочего времени и более (возможно, по причине того, что совместитель допускает многочисленные ошибки и тратит слишком много времени)
у вас несколько юридических лиц, обособленных подразделений, по каждому из которых приходится готовить зарплатную отчетность
у вас не хватает времени на более важные функции, такие как анализа расходов, оптимизация налогов, вы постоянно перерабатываете, но отчетность по-прежнему закрывается «в последний день»
квалификация персонала Вас не устраивает (возникают проблемы с контролирующими органами, допускаются ошибки в расчете)

совместитель увольняется, и замены ему нет
выросли требования компании к расчету заработной платы (внедрены новые бизнес-процессы, усложнилась структура организации, работа автоматизируется), нужны более компетентные исполнители
вы столкнулись с тем, что не можете компенсировать штрафные санкции контролирующих органов, а также превышение выданных сотрудникам сумм в соответствии с законодательством

Это дает повод задуматься о передаче расчета зарплаты на аутсорсинг в нашу организацию.

Бухгалтерская компания:

качество услуг подрядчика не соответствует их стоимости
допускаются ошибки с перечислением заработка (не в том размере или не на те реквизиты)

при обслуживании используется нестандартная программа, что ставит под сомнение прозрачность процесса, а также возможность его преемственности
подрядчик не проявляет инициативу в решении возникающих проблем, например, не пытается найти резервы для сокращения налогов по разным видам выплат работающим, полагая это «не своей зоной ответственности»
повысились требования компании к начислению заработной платы, нужны более компетентные исполнители
вы не можете компенсировать штрафные санкции контролирующих органов, а также превышение рассчитанных и выданных сотрудникам сумм в соответствии с законодательством

Все эти случаи показывают: сейчас самое время задуматься о смене подрядчика.

К ЧЕМУ МОЖЕТ ПРИВЕСТИ

НЕКОМПЕТЕНТНЫЙ РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Основные проблемы:

Сведения о рабочем времени (включая отгулы, отпуска, командировки) сотрудников собираются не оперативно, вводятся не всегда корректно
Средний заработок рассчитывается неверно, что приводит к завышению либо занижению выплат, с вытекающими отсюда конфликтными ситуациями
Зарплата рассчитывается неправильно, что несет риски претензий со стороны персонала, а также проверки контролирующих органов
Ошибочно исчисляются налоги (налоговое законодательство не исполняется или трактуется неверно)
Бухгалтер по расчетам учитывает не все виды выплат

Последствия:

Недоплата / переплата работникам
Вследствие ошибочного начисления налогов – недоплата или переплата в бюджет
Неправильное начисление зарплаты в пользу сотрудника приводит к необоснованному занижению налога на прибыль – для того чтобы исправить ситуацию, придется подавать уточненные декларации или ждать проверки

Вы избежите этого, обратившись к нам

Расчет заработной платы – наша основная профессиональная функция, мы обладаем компетенцией, временем и ресурсами на анализ и проверку расчетных данных
Наши специалисты глубоко понимают специфику налогового законодательства и знают, как вести себя в спорных ситуациях

Основные проблемы:

При выплате могут упускаться из виду командировочные, займы и другие взаиморасчеты с персоналом
В реквизитах бухгалтерами допускаются ошибки, вследствие чего «зарплатные» не доходят до получателя

Последствия:

Недоплата или переплата работникам, с нанесением финансового и репутационного ущерба компании
Возникновение задолженности перед государством, что может привести к блокировке счета организации или списанию средств с него, трудностям при сдаче отчетной документации, значительными финансовыми потерями

Мы оградим вас от подобных рисков

Один из принципов нашей работы – регулярная сверка с ИФНС и внебюджетными фондами на отсутствие задолженностей
Наши специалисты внимательно следят за изменениями законодательства, что позволяет применять исключительно корректные суммы налоговых начислений

Основные проблемы:

Бухгалтер по расчету заработной платы вводит некорректные или неполные данные по персоналу
Другие специалисты, готовящие отчетность, не успевают отслеживать изменения в процессе формирования и сдачи отчетных документов

Последствия:

Возникают ошибки в процессе формирования отчетов, что ведет к задержкам по срокам
Организации грозит штраф за несвоевременную сдачу бухгалтером персонифицированной отчетности в ПФР в размере 20% от общей суммы взносов

Это исключено, если вы сотрудничаете с нами:

Мы заблаговременно готовимся к сдаче персонифицированной отчетности, строго контролируем достаточность информации на каждом этапе

Специалисты компании обладают многолетним опытом в деле начисления зарплаты, а потому успешно избегают трудных мест и ошибок
Расчет заработной платы – наше профильное направление, поэтому мы в курсе актуальных изменений

КАК МЫ ПРОИЗВОДИМ РАСЧЕТ ЗАРПЛАТЫ

При подключении к обслуживанию

Анализируем имеющуюся систему оплаты труда и налоговую схему
Определяем источники данных и документов, которые предстоит использовать для начисления заработной платы, и выявляет лиц, ответственных предоставлять такую информацию
Изучаем имеющиеся в компании средства автоматизации, дорабатываем программные продукты
Все процессы регламентируем, фиксируем в письменном виде
Внедряем контрольные процедуры
Оптимизируем обмен информации между учетной системой бухгалтерии и зарплатной программой

В ходе обслуживания

Рассчитываем зарплату работников в соответствии с заданными параметрами
Выявляем риски, которые могут возникнуть по ходу сбора данных и документации
Организуем взаимодействие с главным бухгалтером, если это необходимо для улучшения бизнес-процессов
Изыскиваем ресурсы по сокращению налоговых выплат
Адаптируем бизнес-процесс в соответствии с изменением условий ведения бизнеса (как внешних, так и внутренних)

УСЛУГА ВКЛЮЧАЕТ В СЕБЯ

РАСЧЕТ

зарплаты, выплат по договорам ГПХ
премий, отпускных, командировочных, компенсаций, пособий, прочих начислений
налогов и взносов
резервных средств на оплату отпусков

ПОДГОТОВКА

индивидуальных расчетных листков для рассылки работникам
справок 2-НДФЛ и в произвольной форме
платежных ведомостей
промежуточных выплат сотрудникам
всех видов зарплатной отчетности в контролирующие органы
различных вариантов отчетов для внутренних нужд компании.

КОНТРОЛЬ

Ежеквартальное выполнение сверок с внебюджетными фондами
Регулярный контроль задолженностей перед бюджетом
Установление обратной связи с налоговой посредством системы электронной сдачи отчетности

КОНСАЛТИНГ

Разъяснения по выполненным расчетам
Письменные разъяснения законодательных норм в сфере начисления заработной платы и налогов и соответствующего документооборота
Устное консультирование по трудовому законодательству — в неограниченном объеме

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ГОСОРГАНАМИ

Возмещение расходов на выплату
пособий из Фонда социального
страхования.
Взаимодействие с налоговыми
органами и внебюджетными фондами при
возникновении вопросов к отчетности
вашей фирмы

ПОЧЕМУ ЭТО ВЫГОДНО

ГЛАВНОМУ БУХГАЛТЕРУ

Передаете нам рутинную работу, которая занимает большое количество полезного времени
Приобретаете время и ресурсы для более важных дел
Снимаете с себя ответственность за качество и результат работы
Избавляетесь от решения кадровых вопросов, связанных с поиском, обучением персонала
Избавляетесь от нужды контролировать сотрудника

ИЛИ ПОЗВОНИТЕ НАМ ПО ТЕЛЕФОНАМ:

+7 (4922) 44-15-55
+7 (904) 596-4842

КОМПАНИИ

Начисление зарплаты производится более качественно и профессионально
обеспечивается точность и оперативность, отсутствие ошибок
Силы главного бухгалтера высвобождаются для более значимых дел
сокращение налоговых рисков фирмы, повышение безопасности налогообложения,
контроль учетных процессов в организации и т. д.
Минимизируются налоговые риски
Это достигается благодаря качественной подготовке работы (фактически к нулю сводится вероятность задолженности перед государством, с блокировкой расчетного счета, финансовыми потерями и интересом налоговиков)
Гарантируем абсолютную конфиденциальность
Зарплату работников и руководства будут знать исключительно уполномоченные лица, и больше никто
Снижаются расходы
сокращаются налоговые издержки, за счет безопасного уменьшения «зарплатных» налогов и налога на прибыль
Снижаются издержки на организацию рабочего места бухгалтера по заработной плате, программное обеспечение и т.д.
Появляется возможность отказаться от поддержки 1С: ЗУП
Берем на себя финансовую ответственность
Готовы компенсировать любые возможные ошибки за свой счет. ущерб за свой счет. Наша ответственность составляет трехкратную стоимость услуг за месяц по результатам одной проверки.
Ваша репутация как работодателя безупречна
Мы позаботимся о том, чтобы вы могли в полной мере и своевременно исполнять обязательства перед своими работниками

ПОЧЕМУ ЛОЦМАН БИЗНЕС-ТЕХНОЛОГИЙ?

Вы полагаете, будто расчет заработной платы может выполнить любой более-менее опытный бухгалтер. Однако практика свидетельствует о том, что начисление зарплаты в каждом втором случае происходит с трудностями.
Мы обладаем многолетним и богатым опытом в данном вопросе, способны действовать в сложных и нестандартных ситуациях, знаем, как избежать возможных проблем.

Работа в «1С: ЗУП»

В своей работе мы применяем общеизвестную универсальную программу для бухгалтеров «1С: ЗУП». Это позволит начать обслуживание вашей компании без дополнительных расходов, а также гарантировать полную преемственность бухгалтерских процессов. Наша организация – многопрофильная, мы являемся франчайзи фирмы 1С, и у нас есть достаточные ресурсы для оперативной доработки программы 1С под конкретную организацию.

Возможность удаленной

работы

Мы готовы предложить удаленный доступ к базе, где начисляется зарплата, что очень удобно для вас, например, в случае если кадровый учет вы ведете самостоятельно. Совместная работа в единой базе облегчает взаимодействие и позволяет устранить дублирование функций.

Материальная

ответственность
за результат

Наша компания несет материальную ответственность за результат своей работы, параметры которой обговариваются при заключении договора. С нами вам, даже в случае совершения ошибки в начислениях, не придется переживать о начислении штрафов – мы их берем на себя.

5 главных вещей, которые вам нужно знать о расчете заработной платы

Ваши сотрудники являются одним из самых ценных активов, когда речь идет о развитии вашего бизнеса. Это те, кто взаимодействует с вашими клиентами, выполняет повседневные задачи и помогает открывать новый бизнес. Поскольку ваши сотрудники так много делают для вас и вашего бизнеса, важно, чтобы они получали компенсацию за свое время и усилия. Легко поверить, что начисление заработной платы — это просто сокращение нескольких чеков и обеспечение своевременной оплаты труда ваших сотрудников. Как только вы возьмете на себя ответственность за расчет заработной платы, вы быстро поймете, что расчет заработной платы гораздо сложнее, чем кажется.

Это одна из основных причин, по которой многие малые предприятия предпочитают передавать свои платежные ведомости сторонним поставщикам. Поставщики услуг по расчету заработной платы обычно предоставляют свои услуги издалека, что дает вам возможность сосредоточиться на своем бизнесе, пока кто-то другой занимается вашей платежной ведомостью. Итак, что на самом деле влечет за собой начисление заработной платы? Вот 5 главных вещей, которые вам нужно знать о заработной плате:

Новые процедуры найма

Когда вы нанимаете нового сотрудника, вы должны предоставить отчет о новом найме в назначенное государственное агентство вскоре после того, как он будет принят на работу. . Агентство проверит, что вашим сотрудникам разрешено работать в стране по закону, и предоставит им необходимые налоговые формы для заполнения, такие как форма W-4 для удержания федерального подоходного налога. Без этой формы вы не сможете точно удерживать налоги со своих сотрудников.

Выплаты заработной платы

Понимание федерального законодательства и законов штата о минимальной заработной плате является важной частью расчета заработной платы. В некоторых штатах установлена более высокая минимальная заработная плата, чем требует федеральный закон. В этом случае будет применяться более высокая ставка. Важно помнить, что законы о минимальной заработной плате также распространяются на работников, получающих чаевые и освобожденных от уплаты налогов. Кроме того, в некоторых штатах требуются оплачиваемые перерывы на отдых и действуют законы, требующие, чтобы вы платили работникам к определенному времени.

Налоги с заработной платы

Трудовые обязательства делятся на две категории: обязательства работодателя и работника. Как работодатель, вы несете ответственность за удержание и уплату федеральных, государственных и местных налогов на сотрудников вместе со своей частью. Вы также должны сообщать о своих налогах в соответствующее агентство. Если вы не соблюдаете налоговое законодательство, могут применяться гражданские и уголовные санкции.

Ведение документации

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует, чтобы вы вели определенные записи как для освобожденных, так и для не освобожденных сотрудников. FLSA также определяет, как долго должны храниться записи и где они должны храниться. К документам, которые вы обязаны хранить, относятся: трудовые договоры, табели учета рабочего времени и записи, в которых указаны удержания и надбавки к заработной плате. Вам также необходимо проверить в своем штате, чтобы узнать, есть ли у них требования к ведению записей.

Надлежащая классификация сотрудников

FLSA устанавливает федеральные требования к освобожденным работникам, что означает, что они исключены из положений закона об оплате сверхурочной работы. Работники, которые не исключены, помечены как неисключенные, и они имеют право на оплату сверхурочной работы, если они работают более 40 часов в неделю. Если вы неправильно классифицируете освобожденных и не освобожденных сотрудников, вы можете случайно привести к тому, что неправильно классифицированный сотрудник не получит оплату за сверхурочную работу, на которую он или она имеет право. Как правило, наемные работники освобождаются от налога, в то время как почасовые работники не освобождаются.

Также важно понимать разницу между наемным работником и независимым подрядчиком. Согласно IRS, независимый подрядчик является самозанятым лицом. Работнику платят из фонда заработной платы, а независимому подрядчику — нет. Неправильная классификация работника как независимого подрядчика может привести к тому, что работник не получит определенные льготы, на которые он имеет право, такие как сверхурочные, семейный/медицинский отпуск и страхование по безработице.

Расчет заработной платы гораздо сложнее и детальнее, чем может показаться, и многие малые предприятия считают более эффективным с точки зрения затрат передачу своих услуг по расчету заработной платы стороннему поставщику. Windfall сотрудничает с ADP, чтобы предоставить вашему бизнесу эксклюзивную экономию на услугах по расчету заработной платы. Не являетесь участником Windfall ? Узнайте больше и зарегистрируйтесь!

Новые процедуры найма

Выплаты заработной платы

Налоги с заработной платы

Ведение документации

Надлежащая классификация сотрудников

Система управления заработной платой | ADP

Хотите больше эксклюзивной информации о бизнесе, подобной этой, доставленной на ваш почтовый ящик? Подпишитесь сейчас

Ведение расчета заработной платы — одна из самых важных обязанностей для владельцев бизнеса, но она не должна быть самой напряженной. При правильной системе управления заработной платой работодатели могут обрести душевное спокойствие и найти больше времени, чтобы сосредоточиться на развитии своего бизнеса.

Что такое система управления заработной платой?

Проще говоря, система управления начислением заработной платы — это процесс, с помощью которого работодатели выплачивают заработную плату своим работникам. Это также то, как они демонстрируют свою приверженность своим работникам, выполняют свои обязательства перед государственными учреждениями и ведут финансовый учет в порядке.

Почему важно управлять расчетом заработной платы?

Управление расчетом заработной платы является важной частью любого бизнеса, поскольку помогает повысить вовлеченность сотрудников и соблюдение нормативных требований. Без эффективных и точных средств оплаты труда сотрудников, внесения и подачи налогов, а также ведения учета работодатели могут столкнуться с претензиями по заработной плате и дорогостоящими штрафами.

Какие существуют методы управления начислением заработной платы?

В зависимости от бюджета и желаемого уровня участия работодатели могут выбрать один из нескольких вариантов управления заработной платой, в том числе:

Ручное управление заработной платой с использованием электронных таблиц
Работодатели с несколькими сотрудниками могут выбрать управление заработной платой вручную , такие как электронные таблицы. Однако потенциальная экономия средств обычно перевешивается подводными камнями. Ручные процессы «сделай сам» повышают риск дорогостоящих ошибок и отнимают время у деятельности, способствующей росту бизнеса.
Программное обеспечение для расчета заработной платы
Высококачественное программное обеспечение для расчета заработной платы экономит время и снижает административную нагрузку за счет автоматизации трудоемких задач. Работодатели могут полагаться на него для точного расчета брутто-зарплаты, вычетов и чистой заработной платы, позволяя им сохранять некоторый контроль над процессом.
Аутсорсинг
Работодатели, которые заинтересованы в том, чтобы полностью отказаться от начисления заработной платы, часто обращаются к поставщику административных услуг или вступают в совместную работу с профессиональной организацией работодателей (PEO). В таких договоренностях все аспекты администрирования заработной платы, включая налоговые депозиты, отчетность и соблюдение требований, могут полностью управляться поставщиком услуг или PEO.

Каковы этапы процесса управления заработной платой?

Независимо от того, как работодатели решают управлять начислением заработной платы, процесс обычно состоит из трех этапов:

Предварительный расчет заработной платы
Работодатели собирают соответствующие данные за период оплаты на основе определенных политик компании и нормативных требований, включая часы, отработанные не -освобождение сотрудников, время исключения (например, отпуск, болезнь, исполнение обязанностей присяжного и т. д.) и корректировки сотрудников, такие как новые сотрудники, увольнения, повышение заработной платы или изменения в льготах и удержании налогов. Затем эта информация проверяется и используется для расчета заработной платы.
Расчеты
Работодатели рассчитывают общую валовую заработную плату каждого работника, заработанную в течение платежного периода, и удерживают налоги и отчисления, в результате чего получается чистая заработная плата. Они также начисляют свои собственные налоговые обязательства за тот же период времени.
Выплата заработной платы после выплаты заработной платы
Работодатели согласовывают свои платежные ведомости, перечисляют налоги к назначенному сроку и обрабатывают любые связанные платежи, такие как приказы об удержании заработной платы. Кроме того, они выплачивают вознаграждение своим сотрудникам вместе с квитанцией о заработной плате или справкой о заработной плате, что требуется в большинстве юрисдикций.

Каковы функции системы управления начислением заработной платы?

Следующие функции, выполняемые с вниманием к деталям и внимательным наблюдением за меняющимися правилами, часто необходимы для успешного перехода через каждую фазу управления начислением заработной платы:

Расчет заработной платы сотрудников

точно отслеживать количество часов, отработанных не освобожденными сотрудниками каждую рабочую неделю, чтобы правильно рассчитать заработную плату. Учет времени не так важен для наемных работников, потому что их валовая заработная плата представляет собой произведение их годовой заработной платы, деленное на количество периодов оплаты в календарном году. Тем не менее, некоторые не освобожденные сотрудники могут получать заработную плату, и в этом случае их часы должны отслеживаться, чтобы обеспечить оплату любой сверхурочной работы, как того требует закон.

После расчета брутто-зарплаты для каждого работника работодатели должны обработать определенные вычеты из заработной платы, в том числе:

Налоги
Работодатели удерживают налоги на основании свидетельств своих сотрудников об удержании налогов и общей налогооблагаемой заработной платы.
Добровольные отчисления
Прежде чем работодатель сможет вычесть взносы в пенсионный план, взносы по страхованию здоровья или жизни или профсоюзные взносы, требуется письменное разрешение работников.
Обязательные отчисления
Работодатели обычно получают официальный приказ от государственного учреждения или суда, уведомляющий их о том, что они должны удерживать IRS или государственные налоговые сборы, алименты или другие удержания из заработной платы.

Когда все вычеты вычитаются из общей заработной платы, результатом является чистая заработная плата работника или заработная плата.

Обработка налогов на заработную плату

Работодатели должны рассчитывать и удерживать федеральные, государственные и местные налоги из заработной платы сотрудников. Точные суммы основаны на текущих налоговых ставках и форме W-4 каждого сотрудника, Свидетельстве об удержании подоходного налога и государственных или местных сертификатах об удержании налога. Работодатели также обязаны уплачивать взносы сотрудников в фонды социального обеспечения и Medicare, также известные как налоги на Федеральный закон о страховых взносах (FICA), и могут нести единоличную ответственность за уплату федеральных налогов и налогов штата по безработице. В некоторых штатах, однако, требуется, чтобы работники вносили вклад в программы штата по безработице, а также в программы инвалидности и оплачиваемого отпуска по семейным обстоятельствам посредством отчислений из заработной платы. Все платежи должны быть отправлены в государственные органы в указанные сроки.

Соблюдение требований по ведению учета заработной платы

Государственные учреждения требуют от работодателей вести учет заработной платы ¹ для каждого работника. Эта информация обычно включает:

Имя и род занятий
Адрес
Номер социального страхования
День и время начала рабочей недели сотрудника
Количество часов, отработанных каждый день и рабочую неделю
Основание для выплаты заработной платы работнику
Стандартная почасовая ставка
Общий ежедневный или еженедельный заработок
Оплата сверхурочных за каждую рабочую неделю
Валовая заработная плата
Вычеты из заработной платы
Заявленные пособия
Чистая заработная плата
Дата каждого платежа и платежный период, который он охватывал
Удержанные налоги
Форма W-4 и государственные налоговые сертификаты

Записи, необходимые для целей федерального налогообложения, должны храниться не менее четырех лет; все другие записи должны храниться в соответствии с различными законами, применимыми к бизнесу. Если на него распространяются как федеральные, так и государственные правила, он должен соблюдать тот, у которого больше временных рамок. В случае сомнений работодатели должны обратиться в соответствующее агентство, чтобы убедиться, что они хранят нужные документы в течение нужного периода времени.

Предоставление сотрудникам отчетов о заработной плате

В целях прозрачности в большинстве штатов требуется, чтобы предприятия предоставляли своим сотрудникам отчеты о заработной плате в момент получения ими заработной платы. Как правило, ставки заработной платы, отработанные часы, валовая заработная плата, чистая заработная плата и отчисления должны отображаться для каждого периода оплаты. Кроме того, существуют законы, регулирующие доставку электронных выписок по заработной плате и порядок доступа к ним сотрудников. Чтобы избежать нарушений, работодатели должны обращаться в свои государственные отделы труда для получения конкретных требований.

Каковы преимущества использования программного обеспечения для расчета заработной платы?

Попытка стать экспертом в области расчета заработной платы — это кропотливый процесс, который оставляет владельцам бизнеса мало возможностей для улучшения своих продуктов или услуг. Вот почему многие полагаются на программное обеспечение для управления заработной платой, которое высвобождает их время и дает им другие ключевые преимущества, такие как:

Точные расчеты
Автоматизация помогает обеспечить правильность расчета заработной платы, отчислений из заработной платы и налоговых платежей.
Помощь в соблюдении нормативных требований
Некоторые поставщики программного обеспечения для расчета заработной платы уведомляют работодателей об изменениях в трудовом или налоговом законодательстве, которые могут повлиять на их бизнес.
Доступ к налоговым формам
Работодатели могут иметь легкий доступ к важным налоговым документам — форме W-4, форме W-2, форме 1099, форме I-9 и другим — через свое программное обеспечение для расчета заработной платы.
Гибкие платежи
Помимо традиционных чеков, программное обеспечение для расчета заработной платы обычно поддерживает прямой депозит и альтернативные способы оплаты, такие как платежные карты.
Подробное ведение записей
Многие цифровые системы расчета заработной платы создают профили сотрудников с различными записями о заработной плате, которые можно агрегировать и загружать в соответствии с нормативными требованиями.
Самообслуживание сотрудников
Через мобильное приложение или компьютер сотрудники могут редактировать свою личную информацию, изменять вычеты, предоставлять информацию об удержании налога, просматривать платежные ведомости и многое другое.
Сокращение числа ошибок при расчете заработной платы
Программное обеспечение для расчета заработной платы, которое можно интегрировать с программами учета рабочего времени и управления персоналом, сокращает ввод повторяющихся данных, тем самым помогая предотвратить ошибки.
Автоматические оповещения
Многие системы расчета заработной платы предлагают уведомление о рабочем процессе. Когда программное обеспечение обнаруживает ошибку ввода данных, если оно настроено, оно может отправить предупреждение пользователям, чтобы они могли исправить ошибку до обработки платежной ведомости.

Как выбрать систему управления начислением заработной платы

Правильная система управления начислением заработной платы, как правило, обеспечивает точную и своевременную обработку начислений заработной платы и услуги по подаче налоговых деклараций, опираясь на экспертные знания и интегрированные технологии. Чтобы найти такое решение, владельцы бизнеса должны задать следующие вопросы:

Соответствует ли стоимость бюджету или ожидаемому росту?
Малые предприятия с минимальными финансовыми ресурсами могут выбрать базовые функции расчета заработной платы, в то время как организации, которые ожидают роста, могут быть готовы потратить больше на надежные возможности.
Какова репутация и опыт поставщика услуг?
У авторитетных поставщиков платежных ведомостей, как правило, есть давние клиенты, которые готовы говорить о качестве полученных ими услуг. И чем больше лет поставщик работает в конкретной отрасли, тем больше вероятность того, что он будет разбираться в применимых законах и вопросах соблюдения.
Насколько безопасна служба?
Шифрование, брандмауэры, многофакторная аутентификация и методы резервного копирования необходимы для обеспечения конфиденциальности и целостности. Поставщики платежных ведомостей, которые серьезно относятся к безопасности, обычно могут продемонстрировать эти и любые другие меры, которые они используют для защиты данных.
Совместимо ли данное программное обеспечение с другими программами?
Работодатели должны убедиться, что их поставщик платежных ведомостей предлагает беспрепятственную интеграцию с отслеживанием рабочего времени, HR и любыми другими существующими программами.
Каковы возможности создания отчетов?
Некоторые провайдеры платежных ведомостей могут помочь гарантировать, что новые отчеты о найме, годовые отчеты и другие документы будут своевременно поданы в соответствующие государственные учреждения и содержать всю необходимую информацию.

Как ADP может помочь предприятиям в управлении заработной платой

Вот уже более 70 лет малые и крупные предприятия доверяют ADP управление заработной платой. Наши гибкие и доступные решения помогут организациям сэкономить время и деньги благодаря следующим функциям:

Автоматизированный расчет заработной платы и налогов
Удобные приложения самообслуживания для сотрудников
Гибкие варианты оплаты – зарплата, прямой депозит, платежная карта
Удержание налогов и платежи от имени клиента
Поддержка по вопросам соответствия и требованиям отчетности
Простая интеграция с программами учета рабочего времени и HR

Узнайте больше и сравните наши доступные варианты управления заработной платой >

Часто задаваемые вопросы об управлении начислением заработной платы

Что означает управление начислением заработной платы?

Управление расчетом заработной платы – это административная задача по оплате труда сотрудников за оказанные услуги. Он также предоставляет финансовую отчетность о валовых заработках сотрудников, вычетах из заработной платы и чистой заработной плате, а также о соответствующих обязательствах работодателя по налогу на заработную плату.

Как мне управлять расчетом заработной платы?

Управление расчетом заработной платы может быть сложным и трудоемким процессом без надежного программного обеспечения для автоматизации расчетов и сведения к минимуму ошибок. В своей самой простой форме расчет заработной платы состоит из следующих шагов:

Рассчитать брутто-зарплату
Для наемных работников: разделить годовой оклад на общее количество периодов оплаты в году. Для работников с почасовой оплатой умножьте почасовую ставку на общее количество отработанных часов и соблюдайте федеральные законы и законы штата в отношении оплаты любых сверхурочных или премиальных компенсаций. Обратите внимание, что работодатели, у которых есть сотрудники, не освобожденные от налога и получающие зарплату, должны будут точно отслеживать время и посещаемость, как и в случае с почасовыми работниками.
Удержание вычетов
Рассчитать и удержать из валовой заработной платы любые квалифицированные доналоговые взносы, за которыми следуют федеральный подоходный налог и налог штата, налоги на медицинское обслуживание и социальное обеспечение, государственные пособия по безработице, инвалидности или оплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам, судебные аресты заработной платы и любые другие добровольные или обязательные отчисления.
Оплата труда сотрудников
Распределение чистой заработной платы среди сотрудников в соответствии с правилами выплаты заработной платы штата и предоставление каждому сотруднику платежной ведомости, соответствующей законам штата, если это необходимо.
Перечислять налоги государственным учреждениям
Рассчитывать и вносить налоги с работодателей (т. е. федеральные налоги и налоги штата на безработицу, налоги FICA) и налоги, удерживаемые с заработной платы сотрудников, к установленным срокам, используя соответствующие методы подачи.
Архивные платежные ведомости
Обратитесь к федеральным законам и законам штатов о ведении учета заработной платы, чтобы обеспечить сохранение необходимых документов в соответствии с каждым из требований.

Каковы шесть шагов управления системой расчета заработной платы?

Поддержание или создание системы управления начислением заработной платы в первый раз может состоять из следующих шагов:

Подача заявления на получение идентификационного номера работодателя (EIN)
ИНН, который можно получить в Налоговом управлении США, необходим для заполнения платежной ведомости налоги. Работодателям также может потребоваться подать заявку на получение государственных или местных идентификационных номеров.
Сбор налоговых документов сотрудников
Форма W-4 и справки штата об удержании налога необходимы работодателям для расчета налоговых вычетов из заработной платы сотрудников.
Определение графика расчета заработной платы
Обычные периоды оплаты: еженедельно, раз в две недели и раз в полгода. В некоторых штатах могут быть требования к частоте оплаты.
Задокументировать условия вознаграждения
Иметь четко изложенные правила, разъясняющие требования компании и законы в отношении отработанного времени, сверхурочной работы, оплачиваемого отпуска и т. д. Кроме того, необходимо получить письменное согласие каждого сотрудника на выплату пособий и другие добровольные удержания из заработной платы, как а также определенные способы выплаты заработной платы, такие как прямой депозит и платежные карты.
Выберите метод расчета заработной платы
Предприятия могут управлять расчетом заработной платы самостоятельно или передать этот процесс поставщику услуг по расчету заработной платы для оптимальной экономии времени и обеспечения соответствия требованиям.
Открыть банковский счет для начисления заработной платы
Отдельные счета для начисления заработной платы часто позволяют лучше управлять средствами, упростить сверку и более точный учет транзакций по заработной плате.

Что такое система начисления заработной платы?

Система начисления заработной платы – это любое средство оплаты труда работников, внесения налогов на заработную плату и ведения учета транзакций. Эти задачи можно выполнять вручную или автоматизировать с помощью программного обеспечения, чтобы сэкономить время и свести к минимуму риск ошибки.

Это руководство предназначено для использования в качестве отправной точки при анализе обязательств работодателя по выплате заработной платы и не является исчерпывающим источником требований. Он предлагает практическую информацию по предмету и предоставляется с пониманием того, что ADP не предоставляет юридические или налоговые консультации или другие профессиональные услуги.

¹ Существуют дополнительные требования к основным записям, которые работодатель должен вести в соответствии с различными федеральными законами и законами штата. Не забудьте проверить соответствие требованиям каждой юрисдикции.

О начисления заработной платы: Расчет и начисление заработной платы работникам — порядок