Порядок начисления заработной платы на предприятии: как правильно начислить и не ошибиться — Бухонлайн

Порядок начисления заработной платы на предприятии: как правильно начислить и не ошибиться — Бухонлайн

Содержание

ТК РФ Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы \ КонсультантПлюс

ТК РФ Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 136 ТК РФ

— В какие сроки выплачивается аванс и вторая часть заработной платы

— В каком порядке следует выплачивать заработную плату? Форма и место выплаты

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

(часть первая в ред. Федерального закона от 23. 04.2012 N 35-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо переводится в кредитную организацию, указанную в заявлении работника, на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором. Работник вправе заменить кредитную организацию, в которую должна быть переведена заработная плата, сообщив в письменной форме работодателю об изменении реквизитов для перевода заработной платы не позднее чем за пятнадцать календарных дней до дня выплаты заработной платы.

(в ред. Федеральных законов от 04.11.2014 N 333-ФЗ, от 26.07.2019 N 231-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме определяются коллективным договором или трудовым договором.

Заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается федеральным законом или трудовым договором.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

(часть шестая в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 272-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы.

При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня.

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Услуги по начислению заработной платы ≡ заказать бухгалтерский учет по начислению заработной платы, цены на сайте

Порядок начисления заработной платы в Украине происходит добровольно-принудительно, согласно действующему законодательству. Рекомендуемая процедура расчета представляет выплату денег сотрудникам дважды в месяц. Большую часть суммы выплачивают в период с 15 по 21 число, остальная часть, заработанная работником, идет к выплате с 1 по 7 число следующего за отчетным месяцем. Порядок двухразовой выплаты дает гарантию соблюдения трудового кодекса, избегая непредвиденных санкций и штрафов. Начисление заработной платы находится под строгим контролем Пенсионного фонда, откуда информацию о поступающих деньгах сразу же передают в органы Государственного труда. При неправильном или несвоевременном поступлении могут появиться дополнительные штрафы. Порядок начисления заработной платы в Украине находится под строгим контролем организационно-правовой системы, фиксирующей:

  • систему тарифов и окладов;
  • сдельные расценки;
  • расчет и размер премий сотрудникам;
  • компенсационные выплаты;
  • порядок начисления заработной платы на предприятии;
  • гарантийные и поощрительные выплаты;
  • временные сроки выплаты заработанных денег;
  • индексацию зарплаты, за которой следует внимательно следить;
  • нормы зарплаты при отклонениях от тарифных планов;
  • компенсации при нарушениях выплат;
  • алгоритм расчета средней основной зарплаты.

Порядок начисления заработной платы на предприятии

Единый социальный взнос (ЕСВ) упростил ведение бухучета и освободил от составления и предоставления отчетности в разные фонды. Однако порядок начисления, выплата заработной платы остаются ответственным и опасным процессом в бухучете и кадровом делопроизводстве. Одна ошибка приводит к большим суммам штрафов.

Основная заработная плата работникам обязательная и требует профессионального подхода. Итоговые данные этого непростого процесса идут в основу формирования и оплаты налогов, исходя из чего бухгалтер выполняет расчет следующих удержаний:

  • военный сбор;
  • ЕСВ (единые социальные взносы) в счет обязательного государственного страхования;
  • налог на доходы физических лиц.

Ошибки при начислении заработной платы

Бухгалтерия отвечает за трудоемкие и важные задачи, среди которых формирование фонда заработной платы, своевременные расчеты и выдача сотрудникам заработанных денег за выполненную работу. Бухгалтеры отвечают перед законодательством, персоналом компании, руководителем на основании подписанного правового гражданского договора. Но даже опытный и грамотный профессионал может совершить ошибку и перепутать суммы или сроки. Чаще всего это:

  • неправильное начисление заработной платы, бухгалтерский учет отражает неточности в ходе проверки;
  • работнику рассчитана большая сумма, чем он заработал за определенный период;
  • неправильные формы начисления заработной платы уволенным сотрудникам;
  • неправильные удержания из заработной платы;
  • выплата зарплаты произошла на период командировки, в качестве среднего заработка или пособия на отпуск;
  • нет компенсационных выплат при задержке зарплаты;
  • расчетные документы выдали сотрудникам с нарушениями действующих правил;
  • не соблюдаются требования Трудового кодекса.

Бухгалтерский учет, начисление заработной платы должны проходить в строгом соответствии с законами Украины, любая задержка считается грубой ошибкой бухгалтерии.

Ответственность бухгалтера при нарушении порядка начисления заработной платы

Порядок начисления заработной платы в Украине строго регламентируется законодательством. Даже незначительная случайная ошибка сотрудника бухгалтерии может привести к серьезным последствиям, штрафным санкциям и другим неприятностям. Такие ошибки могут быть обнаружены самостоятельно сотрудником бухгалтерии или через период, например, через год в ходе поверки налоговыми органами. За ведение учета и начисление средств отвечает главный бухгалтер, руководитель или ответственное лицо в конкретном случае. Меры пресечения при неправильном начислении заработной платы в Украине зависят от обстоятельств ошибок и строгости нарушений. Основные виды ответственности:

  • материальная или дисциплинарная;
  • административная или налоговая;
  • уголовная или гражданско-правовая.

При несвоевременном или неправильном начислении заработной платы в Украине применяется один из трех типов ответственности. Административное наказание ждет бухгалтера при совершении правонарушения. В данном случае отвечать необходимо будет перед директором. Материальная ответственность заключается в возмещении расходов, к которым привели неправильные действия. Погашение расходов может происходить в счет заработной платы бухгалтера или внесением суммы возмещения сразу.

Как обрабатывать платежную ведомость — businessnewsdaily.com

  • Надлежащее управление платежной ведомостью является ключом к своевременной оплате труда ваших сотрудников и выполнению ваших юридических обязательств.
  • Для правильного отслеживания и выдачи платежной ведомости необходимо выполнить несколько шагов.
  • Правильное программное обеспечение или услуга по расчету заработной платы могут помочь обеспечить точную, своевременную обработку вашей заработной платы.
  • Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса и специалистов по кадрам, которые изучают способы управления обработкой заработной платы.

Когда дело доходит до расчета заработной платы, обычно лучше инвестировать в службу расчета заработной платы или работать с бухгалтером, поскольку вы избегаете большей части обременительной административной и налоговой работы. Однако, несмотря на преимущества аутсорсинга расчета заработной платы, многие малые предприятия решают сделать это самостоятельно, чтобы сэкономить деньги.

Если вы заинтересованы в обработке платежной ведомости вручную, вам необходимо выполнить несколько шагов. В зависимости от размера вашего бизнеса, это может быть очень сложным процессом. И, если вы еще не являетесь экспертом в области расчета заработной платы и налогового законодательства, у вас могут возникнуть проблемы с IRS.

Хотя это руководство предоставит вам некоторые практические шаги для обработки платежной ведомости, вам следует проконсультироваться с бухгалтером или специалистом по заработной плате, чтобы убедиться, что вы соблюдаете требования штата и федерального налога и занятости. Это руководство включает в себя базовый обзор и более подробный пошаговый процесс ручного заполнения платежной ведомости вашей компании.

Что такое расчет заработной платы?

Расчет заработной платы — это процедура, используемая для выплаты работникам в конце периода расчета заработной платы. Этот процесс включает в себя несколько шагов, чтобы гарантировать, что заработная плата правильно рассчитывается, отслеживается и распределяется, а также удерживаются правильные суммы налогов, льгот компании и других вычетов. Расчетом заработной платы часто управляет и администрирует специальный специалист по расчету заработной платы, но он также может подпадать под компетенцию отдела кадров.

Основные этапы обработки платежной ведомости

Воспринимайте эти основные этапы как дорожную карту процесса расчета заработной платы. Если у вас есть опыт расчета заработной платы и вам нужно быстро освежить свои знания, этот первый набор шагов может быть быстрым ресурсом.

Если вы ищете более глубокое погружение, продолжайте прокручивать, чтобы увидеть более подробное руководство.

Прежде чем приступить к расчету заработной платы, выполните следующие действия:

  • Получите идентификационный номер работодателя (EIN).
  • Укажите налоговый номер штата или местного штата.
  • Соберите налоговую и финансовую информацию о сотрудниках, включая формы W-4.
  • Настройте график расчета заработной платы.
    • Выберите правильный график расчета заработной платы для вашего бизнеса.
    • Установить даты уплаты налогов.

Выполните следующие действия, чтобы вручную обработать платежную ведомость:

  • Просмотрите почасовые графики сотрудников.
  • Определить оплату за сверхурочную работу.
  • Рассчитать брутто-зарплату.
  • Определить отчисления.
  • Расчет чистой заработной платы.
  • Выдача платежей сотрудникам предпочтительным для них способом доставки (например, бумажным чеком, прямым депозитом).

Имейте в виду следующее после каждого платежного периода:

  • Ведите учет заработной платы.
  • Помните о возможных просчетах и ​​ошибках.
  • Сообщите о новых сотрудниках в IRS.

Основные выводы: Основные этапы обработки платежной ведомости включают сбор информации о сотрудниках, настройку графика заработной платы, отслеживание отработанного времени и причитающихся денег, выдачу платежей и ведение точных записей.

Как обрабатывать платежную ведомость

Шаг 1: Введите свой идентификационный номер работодателя.

Первым шагом в обработке платежной ведомости является установка вашего EIN и вашего государственного и местного налогового идентификатора. Правительство использует эти идентификационные данные для отслеживания налогов на заработную плату вашего бизнеса и обеспечения соблюдения требований.

Если вы не знаете свой EIN или у вас его нет, вы можете посетить веб-сайт IRS, чтобы настроить его. Для получения идентификационных номеров налогоплательщиков штата и местных налогов вам нужно будет пройти через штат и муниципалитет. [Хотите найти лучшие обзоры системы расчета заработной платы для вашего малого бизнеса? Мы можем помочь!]

Шаг 2: Соберите соответствующую налоговую информацию о сотрудниках.

Прежде чем вы начнете начислять заработную плату, ваши сотрудники должны будут заполнить различные налоговые формы, чтобы вы могли учитывать надбавки и другие налоговые данные. Эти формы включают W-4 и I-9 (если это новый сотрудник). Вам нужно будет предоставить различные государственные и местные формы, но они будут зависеть от того, где работает ваш бизнес.

Перед обработкой первого чека о зарплате сотрудника от вашей компании, вы также должны иметь под рукой следующие документы:

  • Заявление о приеме на работу: информация находится в одном месте.
  • Вычеты: Работник может участвовать в льготах компании, таких как медицинское страхование, сберегательный счет на здоровье или план пенсионных сбережений. Надлежащая обработка платежных ведомостей гарантирует, что правильные суммы для этих пособий удерживаются каждый платежный период.
  • Наложение ареста на заработную плату: По закону вы можете быть обязаны наложить арест на заработную плату ваших сотрудников, если они должны деньги, такие как выплаты IRS или алименты. Наложение ареста на заработную плату осуществляется по решению суда; убедитесь, что у вас есть надлежащая документация на руках и в ваших записях.

Шаг 3: Выберите график расчета заработной платы.

Когда у вас будет соответствующая налоговая и юридическая информация для расчета заработной платы, вы сможете выбрать график, который лучше всего подходит для вашего бизнеса. Существует четыре основных графика: ежемесячный, полумесячный, двухнедельный и еженедельный. Важно понять каждый план, прежде чем решить, какой из них лучше всего подходит для вашего бизнеса. После того, как вы выберете график, настройте календарь с днями выплаты заработной платы и отметьте дни, когда вам придется обрабатывать платежную ведомость для ваших работников, чтобы получить свои деньги в этот определенный день.

Укажите важные квартальные налоговые даты, праздничные дни и ежегодные налоговые даты. Имейте в виду, что вам придется делать это в начале каждого года. Вы также захотите установить предпочтительный способ доставки для каждого сотрудника. Например, многие предприятия позволяют сотрудникам выбирать между бумажным чеком и прямым депозитом.

Шаг 4: Рассчитайте брутто-зарплату.

Теперь, когда вы установили график расчета заработной платы, вы можете начать обработку своей первой платежной ведомости. Для этого вы должны рассчитать валовую заработную плату каждого сотрудника, которая представляет собой общее количество часов, отработанных сотрудником в данный период оплаты, умноженное на его почасовую ставку.

Начните с подсчета количества часов, отработанных сотрудником в данный платежный период, и обратите внимание на сверхурочные часы. Дополнительное время должно быть оплачено по более высокой ставке в соответствии с федеральным законом. Если почасовой рабочий работает более 40 часов в неделю, вам придется платить полтора часа или почасовую оплату работника плюс половину этой заработной платы.

Вот пример расчета брутто-зарплаты:

  • Работник А отработал 50 часов в течение вашего еженедельного периода оплаты и зарабатывает 10 долларов в час.
  • 40 часов x 10 долларов в час = 400 долларов
  • 10 часов x 15 долларов в час (полтора раза) = 150 долларов
  • Общая заработная плата = 550 долларов

Шаг 5: Определите отчисления каждого сотрудника.

Соберите информацию из форм W-4 ваших работников, федеральных требований и требований штата, страховых требований и требований по льготам, чтобы определить отчисления каждого сотрудника. Это может усложниться; каждый штат взимает разные налоги с малого бизнеса, поэтому вам придется изучить политику своего штата, прежде чем выполнить этот шаг. Вот несколько примеров общих требований:

  • Федеральные налоги
  • Социальное обеспечение
  • Государственные налоги
  • Местные налоги
  • Medicare
  • 401 (k) Взносы
  • Рассчитайте компенсацию работников
  • . сотрудники.

    Вычтите отчисления каждого работника из его брутто-зарплаты. Оставшаяся сумма представляет собой чистую заработную плату работника, или заработную плату на вынос. Это сумма, которую вы будете платить каждому сотруднику. Вам придется удерживать отчисления и выплачивать их вместе с налогами на заработную плату каждый месяц или квартал, в зависимости от установленного вами графика.

    После того, как вы установили чистую заработную плату каждого сотрудника, вы можете платить им в запланированный день выплаты жалованья. Вот несколько примеров способов оплаты вашим сотрудникам:

    • Бумажные чеки, отправляемые по почте на дом или раздаваемые в офисе
    • Прямой перевод на их банковские счета
    • Предоплаченные карты, на которые загружаются платежи на вынос
    • Мобильный кошелек в который вы можете вносить зарплату своих сотрудников
    • Наличные (хотя этот метод требует более подробного учета и может быть проблемой безопасности)

    Шаг 7: Ведите учет заработной платы и вносите необходимые исправления.

    При обработке платежной ведомости важно вести учет ваших транзакций для целей налогообложения и соблюдения нормативных требований. Если сотрудник оспаривает оплату или IRS нуждается в какой-либо документации в будущем, вам нужно иметь записи наготове. Особенно в случае, когда сотрудник оспаривает зарплату, важно вести учет, в том числе платежи за текущий год, чтобы вы могли решить любые возникающие проблемы.

    Шаг 8. Помните о текущих соображениях.

    Имейте в виду, что вы должны подавать налоговую декларацию вашего бизнеса ежеквартально и ежегодно. Важно проконсультироваться с бухгалтером, чтобы убедиться, что вы понимаете, как ваши налоги на заработную плату вписываются в этот аспект вашей деятельности. Вы также должны будете сообщать о любых новых сотрудниках в IRS. Когда вы работаете с решением для расчета заработной платы или бухгалтером, это обычно не входит в ваши обязанности.

    Примечание редактора: Ищете информацию о системах расчета заработной платы? Заполните анкету ниже, и наши партнеры-поставщики свяжутся с вами и предоставят необходимую информацию: 

    Что такое штрафы за невыплаченный налог на заработную плату?

    Важно следить за тем, чтобы налоги с фонда заработной платы выплачивались должным образом и вовремя. Штрафы за неуплату налога на заработную плату налагаются на предприятия, когда они не платят эти налоги или не платят их вовремя. Вы можете подвергнуться этим штрафам, если не выполните одно из следующих действий: не предоставите отчетность сотрудникам, не подали форму 941 в квартал или не перечислите налоги, удержанные из зарплаты сотрудников, на социальное обеспечение или программу Medicare.

    Знаете ли вы? Несвоевременная уплата налогов с заработной платы или невыплата налоговых штрафов может привести к серьезным финансовым санкциям, наложенным на ваш бизнес.

    Ресурсы по расчету заработной платы

    Эти ресурсы обеспечивают дополнительную поддержку при начале операций по расчету заработной платы:

    • Калькулятор удержания налогов IRS
    • Этапы расчета заработной платы от Управления по делам малого бизнеса США
    • Заявление на получение идентификационного номера работодателя
    • Ведение учета и отчетности Министерства труда США. рекомендации
    • Руководство по ведению документации IRS

    Использование услуг по расчету заработной платы

    Если вы сотрудничаете с бухгалтером или подписываетесь на программное обеспечение для расчета заработной платы, вам не нужно выполнять какие-либо из этих шагов. Если вы работаете с бухгалтером, вы можете координировать свои действия с ним, чтобы обеспечить правильную и своевременную обработку платежной ведомости вашего бизнеса.

    С помощью программного обеспечения для расчета заработной платы вы просто предоставляете соответствующую информацию о сотрудниках и утверждаете отработанные часы. Платформа автоматически рассчитывает отчисления, валовую и чистую оплату. Поставщики услуг по расчету заработной платы обычно имеют онлайн-порталы, на которых работники могут войти в систему, чтобы просмотреть платежные квитанции и налоговые документы на конец года, а также обновить свою информацию. [Если вас интересует поставщик услуг по расчету заработной платы, ознакомьтесь с некоторыми из наших обзоров таких компаний, как OnPay, Gusto и Paychex].

    Стелла Моррисон участвовала в написании и исследовании этой статьи.

     

    Что такое расчет заработной платы? Как обрабатывать платежную ведомость

    Часто задаваемые вопросы и ответы о заработной плате

    Обработка платежной ведомости означает вознаграждение сотрудников за их работу. Он включает в себя расчет общей заработной платы, удержание отчислений, подачу налогов на заработную плату и доставку платежа. Эти шаги можно выполнить вручную, но автоматизированный процесс обычно более точен и эффективен и может помочь вам соблюдать различные правила расчета заработной платы.

    Как вы обрабатываете платежную ведомость вручную?

    Если у вас небольшой бизнес с несколькими сотрудниками и вы решили обрабатывать расчет заработной платы вручную, вам необходимо будет вести точный учет отработанных часов, выплаченной заработной платы и классификации работников, среди других деталей. Вы также должны убедиться, что ваши расчеты верны, и не забудьте вовремя подать все необходимые налоги и документы в государственные органы. По мере того, как вы добавляете больше сотрудников, становится все сложнее начислять заработную плату, и любые ошибки, которые вы совершаете, могут привести к дорогостоящим налоговым штрафам.

    Влияние начисления заработной платы на денежный поток

    Даже если вы не платите кому-либо за начисление заработной платы, это все равно считается деловыми расходами. Это связано с тем, что заработная плата ваших сотрудников и ваша доля налогов на заработную плату сокращают вашу прибыль. И если бизнес замедлится, вы можете столкнуться с трудным решением об отсрочке платежей или отвлечении денег из других источников.

    Один из способов ограничить влияние платежной ведомости на ваш денежный поток – это платить своим сотрудникам с помощью прямого депозита или цифровых способов оплаты вместо бумажных чеков. Поскольку вы не знаете, когда кто-то обналичит зарплату, становится все труднее следить за тем, чтобы на вашем банковском счете всегда было достаточно средств. При прямом депозите вам нужно покрывать расходы на заработную плату только в определенные дни месяца, что позволяет лучше управлять своими финансами. Кроме того, переход на цифровые технологии сокращает расходы на бумагу для печати.

    Приступайте к работе Получите 3 месяца бесплатно*, если вы зарегистрируетесь сегодня для расчета заработной платы

    * См.

    Правила расчета заработной платы

    Некоторые аспекты обработки заработной платы регулируются Налоговой службой (IRS) и Министерством труда (ДОЛ). Некоторые из законов, которые вы должны соблюдать, включают:

    Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA)

    Закон FLSA дает право не освобожденным работникам на минимальную заработную плату не менее 7,25 долларов в час (вступает в силу 24 июля 2009 г.).) и оплата сверхурочных по ставке не ниже полуторакратной обычной ставки оплаты после 40 часов работы в неделю. Это означает, что вам нужны точные средства отслеживания времени и посещаемости, чтобы вы могли применять оплату за сверхурочную работу в соответствии с законом.

    FSLA также требует, чтобы вы вели определенные записи для каждого не освобожденного работника. Записи о заработной плате, например, обычно включают часы, отработанные каждый день, общее количество часов, отработанных в течение рабочей недели, основу, на которой выплачивалась заработная плата сотрудников, регулярную почасовую ставку заработной платы, общее количество сверхурочных за рабочую неделю, дату оплаты и охваченный период, а также общее количество часов. заработная плата выплачивается каждый период. Эти записи должны храниться не менее трех лет, а записи, на которых основаны расчеты заработной платы, такие как табели учета рабочего времени, должны храниться в течение двух лет.

    Федеральный закон о страховых взносах (FICA)

    FICA требует, чтобы часть валового заработка каждого работника направлялась на оплату пособий Medicare и Social Security. За каждый платежный период вы должны вычесть 6,2% налога на социальное обеспечение (до тех пор, пока не будет достигнута базовая заработная плата) и 1,45% налога на Medicare. Вы также должны соответствовать этим вычетам, в результате чего общий налог FICA на одного работника составляет 15,3%.

    Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA)

    Большинство работодателей вносят свой вклад в федеральные программы и программы штата по безработице, которые компенсируют работникам, потерявшим работу. Таким образом, FUTA не является вычетом из заработной платы, поскольку применяется только к работодателям, а не к работникам. Чтобы соответствовать требованиям, вы должны заплатить 6% налогов с первых 7000 долларов, которые вы платите сотруднику в течение года. Однако могут применяться исключения, если у вас есть домашние или сельскохозяйственные работники.

    Выплата заработной платы в соответствии с правилами и нормами штата

    В дополнение к федеральным нормам вы должны соблюдать законы штата в отношении выплаты заработной платы. В каждом штате есть свои правила, некоторые строже, чем другие, регулирующие минимальную заработную плату, графики выплаты зарплаты и ведение документации. Таким образом, если вы ведете бизнес за пределами штата, соблюдение требований по заработной плате становится намного сложнее.

    Хороший способ соблюдать требования — поручить руководителю или кому-либо из юридического отдела составить список всех законов о труде, применимых к вашей организации. Попросите его или ее отслеживать изменения в существующих законах и документировать любые предлагаемые новые законы. Проверяйте эти результаты не реже одного раза в месяц, чтобы вы могли адекватно адаптировать свои операции и избежать штрафов.

    Посмотреть требования штата к выплате заработной платы
    Посмотреть законы штата о минимальной заработной плате
    Посмотреть все законы штата о труде

    Подать заявку на EIN

    Идентификационный номер работодателя, также известный как федеральный идентификационный номер, представляет собой девятизначный номер (формат: 00-0000000), который Налоговая служба (IRS) использует для отслеживания вашей организации в налоговых целях. Думайте об этом как о номере социального страхования для вашего бизнеса. Вы можете подать заявку на получение EIN бесплатно через Интернет или отправив форму SS-4 «Заявка на получение идентификационного номера работодателя» (EIN) в IRS. После утверждения его нельзя будет отменить, и он останется связанным с вашей организацией до тех пор, пока вы остаетесь в бизнесе. Некоторые государственные и местные органы власти также могут потребовать от вас иметь отдельный идентификационный номер налогоплательщика.

    Документы, необходимые для начисления заработной платы

    Прежде чем приступить к оформлению начисления заработной платы, вам, как правило, необходимо собрать следующие документы, некоторые из которых могут потребоваться государственными учреждениями:

    • Форма W-4, Сертификат работника об удержании налогов

      В первый день работы новые сотрудники обычно заполняют форму W-4, Свидетельство об удержании налога с работника, которую вы будете использовать для вычета правильной суммы федерального подоходного налога из их заработной платы. Хотя это и не требуется, ваши сотрудники должны каждый год заполнять новую форму, если их личное или финансовое положение меняется.
    • Форма W-9, запрос на получение идентификационного номера налогоплательщика и подтверждение

      Если вы нанимаете фрилансеров или независимых подрядчиков, вам следует попросить их указать свое имя, адрес и номер социального страхования или идентификационный номер налогоплательщика в форме W-9 «Запрос на получение идентификационного номера налогоплательщика и подтверждения». Этот документ предназначен для ваших записей и не отправляется в IRS. В конце года вы будете использовать информацию в форме W-9 для подачи формы 109.9-NEC, Nonemployee Compensation, который показывает, сколько вы заплатили независимым подрядчикам.
    • Форма I-9, подтверждение права на трудоустройство

      В Соединенных Штатах используйте форму I-9 «Подтверждение права на трудоустройство», чтобы проверить личность и разрешение на работу любых лиц, которых вы нанимаете. Сотрудники должны заполнить эту форму в первый рабочий день. После этого у вас есть три рабочих дня, чтобы заполнить и подписать Раздел 2. Сотрудникам также необходимо предъявить документы, удостоверяющие личность, такие как паспорт или водительские права, и подтвердить свое разрешение на работу. Формы I-9не отправляйте в государственное учреждение, если этого не требует уполномоченный представитель.
    • Заявление о приеме на работу

      Хотя кандидаты часто предоставляют резюме, заявления о приеме на работу помогут вам получить согласованную информацию о потенциальных новых сотрудниках. Большинство из них требуют подписи, подтверждающей точность данных, которую вы можете использовать, чтобы начать подготовку платежной ведомости для любого, кого вы решите нанять.
    • Информация о банке

      Если вы планируете предлагать прямой депозит, вам потребуется, чтобы ваши новые сотрудники предоставили вам название своего банка, номер счета и маршрутный номер. Или они могут предоставить аннулированный чек.
    • Бланки медицинского страхования

      Вы можете иметь самые лучшие намерения и искренне заботиться о здоровье своих сотрудников, но вы не можете вычитать страховые взносы из их заработной платы без предварительного письменного разрешения.
    • Документы пенсионного плана

      Как и медицинские пособия, пенсионные планы представляют собой добровольный вычет из заработной платы и требуют подписи сотрудника, прежде чем вы сможете удерживать взносы на счет 401(k) или другой пенсионный счет.

    Как классифицировать работников

    Чтобы соответствовать федеральным законам о налоге на заработную плату, вам необходимо правильно классифицировать своих работников как наемных работников или независимых подрядчиков. Общие шаги для этого:

    1. Оценить характер выполняемой работы.
      Работник может быть независимым подрядчиком, если вы имеете право контролировать или направлять только результат работы, а не то, что будет сделано и как это будет сделано. Если вы контролируете и то, что будет сделано, и то, как это будет сделано, рабочий обычно является наемным работником.
    2. Определить, применяются ли удержания из заработной платы.
      Удерживать подоходный налог, налог на социальное обеспечение и налог на Medicare только с заработной платы, выплачиваемой работникам, а не независимым подрядчикам. Эти типы работников платят налог на самозанятость со своего дохода.
    3. Подайте форму W-2, отчет о восковых и налоговых расходах в IRS для сотрудников.
      Включите все формы компенсации, выплачиваемой работникам, включая заработную плату и чаевые, а также удержанные налоги.
    4. Форма файла 1099-NEC, Компенсация неслужащим для независимых подрядчиков.
      Как правило, вы должны сообщать о выплатах в размере 600 долларов и более лицам, не являющимся сотрудниками. Заполненная форма отправляется как в IRS, так и работнику.

    При определении статуса работника обращайте особое внимание на детали. Неправильная классификация работников может привести к штрафам, и вы можете нести ответственность за любую невыплаченную заработную плату, включая сверхурочные. Если вам нужна помощь в определении статуса работника, вы можете подать форму SS-8 «Определение статуса работника для целей уплаты федерального налога на занятость и удержания подоходного налога» в IRS.

    Каков типичный цикл расчета заработной платы?

    Наиболее распространенный цикл начисления заработной платы или период выплаты в Соединенных Штатах — раз в две недели. Посмотрите, как это сравнивается с другими частотами расчета заработной платы:

    Цикл расчета заработной платы Зарплата в год
    Раз в две недели 26
    Еженедельно 52
    Раз в полгода 24
    Ежемесячно 12

    График расчета заработной платы

    График расчета заработной платы является вопросом предпочтения, но могут применяться минимальные стандарты. В некоторых штатах требуются выплаты как минимум раз в полгода для всех сотрудников, в то время как в других установлены определенные периоды для разных типов работников. Если вы не связаны требованиями штата к выплате заработной платы, вы можете выбрать тот период оплаты, который лучше всего подходит вам и вашим работникам. Сотрудники, особенно те, кто работает с низкой оплатой труда, обычно предпочитают, чтобы им платили чаще, но по мере того, как ваша частота оплаты увеличивается, растут и ваши затраты на обработку платежной ведомости. Вам нужно будет тщательно взвесить ожидания вашей рабочей силы и вашего бюджета и соблюдать все законы штата.

    Создайте политику расчета заработной платы

    Чтобы обеспечить точность, своевременную обработку и соответствие всем правилам начисления заработной платы, вам необходимо разработать инструкции как для ваших сотрудников, так и для отдела расчета заработной платы. Типичная политика расчета заработной платы включает:

    Определения рабочих недель

    Четко определенные рабочие недели необходимы для соблюдения правил FSLA в отношении сверхурочной работы, а также требований штата по выплате заработной платы. Вы можете выбрать, когда ваша рабочая неделя начинается и заканчивается, но обычно они должны составлять семь последовательных 24-часовых периодов.

    Время и посещаемость

    Точный расчет заработной платы начинается с точного хронометража. Ваши сотрудники должны знать, как регистрировать свое рабочее время — часы, бумажные табели и т. д. — процесс утверждения и дисциплинарные меры за предоставление ложных записей.

    Перерывы

    Федеральное правительство не требует перерывов на обед или обед, но в большинстве штатов они предусмотрены. Предлагая периоды отдыха, четко определите их продолжительность и сообщите сотрудникам, является ли перерыв оплачиваемым или неоплачиваемым, и нужно ли им отслеживать свое время.

    Сверхурочные

    Объясните, кто имеет право на оплату сверхурочных и как применяется эта ставка. Работникам, на которых не распространяется действие FSLA, должна выплачиваться не менее минимальной заработной платы за все отработанные часы и не менее чем в полтора раза больше их обычной ставки заработной платы за каждый час, отработанный свыше 40 часов в течение рабочей недели. Если в вашем штате также действуют правила сверхурочной работы, вы должны следовать закону, который обеспечивает наибольшую выгоду для работника. Например, в Калифорнии требуется полуторакратная обычная ставка заработной платы за все часы, отработанные более восьми часов в любой рабочий день и более 40 часов в течение рабочей недели. Кроме того, CA требует оплаты в двойном размере, чего не требует FLSA.

    Периоды оплаты

    Документируйте, как часто вы будете платить своим сотрудникам. Еженедельно, раз в две недели и раз в полгода являются наиболее распространенными. Также отметьте, какой конкретный день недели будет днем ​​выплаты жалованья.

    Обязательные удержания из заработной платы

    Укажите все федеральные налоги и налоги штата, которые будут вычитаться из заработной платы ваших сотрудников. Включите информацию о формах, которые они должны заполнить, чтобы получить правильные суммы удержания, и о том, как работают наложения ареста на заработную плату.

    Добровольные отчисления из заработной платы

    Если вы предлагаете своим сотрудникам медицинское страхование или пенсионные планы, объясните стоимость и то, как они могут участвовать. Также предоставьте информацию о выплате пособий до или после уплаты налогов.

    Структура заработной платы

    Будьте прозрачны в отношении различных способов вознаграждения сотрудников в вашей компании, будь то почасовая оплата, оклад, бонусы, комиссионные или опционы на акции. Кроме того, обратите особое внимание на законы штата, регулирующие выплату последней заработной платы тем, кто покидает вашу организацию.

    Учет заработной платы

    FSLA и государственные органы требуют, чтобы учетные записи о заработной плате хранились в файле в течение определенных периодов времени. Задокументируйте применимые к вам законы о ведении документации и то, как вы будете поддерживать конфиденциальность.

    Назначить менеджера по заработной плате

    Каждому предприятию нужен кто-то, кто будет распоряжаться заработной платой. Вы можете нанять сотрудника специально для этой цели, но в большинстве случаев роль занимает офис-менеджер, директор по персоналу или даже владелец. В результате у многих администраторов по заработной плате есть обязанности, выходящие за рамки простого управления платежной ведомостью. Им часто поручают оказывать поддержку клиентам и отвечать на вопросы сотрудников, анализировать систему начисления заработной платы, следить за соблюдением нормативных требований, работать с аудиторами и устранять технические ошибки.

    Те, кто преуспевает в качестве менеджера по расчету заработной платы, обладают определенным набором навыков. Они, как правило, ориентированы на детали, организованы, аналитически и технически склонны. Однако их успех требует совместной работы сотрудников, менеджеров и отдела кадров. Например, рабочие должны предоставлять точную информацию, а менеджеры должны оперативно утверждать табели учета рабочего времени, чтобы начисление заработной платы выполнялось правильно и своевременно.

    Отслеживание времени и посещаемости сотрудников

    То, как ваш администратор заработной платы управляет временем и посещаемостью — будь то часы, мобильное приложение или карандаш и бумага — полностью зависит от вас. Имейте в виду, однако, что выполнение этого вручную открывает дверь для человеческой ошибки. Вы можете помочь устранить многие из этих ошибок, ускорить рабочие процессы и облегчить работу менеджера по заработной плате, используя автоматизированное решение учета рабочего времени, которое интегрируется с платежной ведомостью.

    Расчет налогов

    Как работодатель вы несете ответственность за расчет и удержание федеральных, государственных и местных налогов из заработной платы каждого работника. Удерживаемая сумма определяется формами W-4, представленными вашими сотрудниками, и текущими налоговыми ставками. Кроме того, правительство Соединенных Штатов требует, чтобы вы платили федеральный налог на безработицу (FUTA) и соответствовали тому, что ваши сотрудники платят в виде налогов на социальное обеспечение и Medicare.

    Удержание дополнительных удержаний из заработной платы

    Сотрудники могут выбрать, чтобы вы удерживали деньги из их зарплаты для финансирования пенсионных планов и страховых взносов. Для каждого из них требуется отдельная форма согласия. Иногда вы также должны удерживать отчисления в отношении взысканий по решению суда, таких как алименты и алименты.

    Соответствие платежной ведомости

    Большинство штатов требуют, чтобы вы предоставили платежную ведомость в печатном или электронном формате во время выплаты заработной платы. Некоторые законы позволяют сотрудникам соглашаться с электронными отчетами или отказываться от них, и вам, возможно, придется обеспечить, чтобы они могли легко просматривать или распечатывать свою платежную информацию.

    Целью этих правил является прозрачность. Обычно требуется указать почасовую ставку, общее количество отработанных часов, валовую заработную плату, чистую заработную плату и отчисления. Чтобы избежать нарушений, обратитесь в государственные департаменты труда за конкретными инструкциями по оплате труда.

    Как выдавать чеки по зарплате

    Вы можете приобрести чековые бумаги в банке, в котором открыт ваш расчетный счет, или в магазине канцтоваров. При размещении заказа убедитесь, что чековая бирка предназначена для предотвращения мошенничества, использует чернила, которые могут быть интерпретированы считывателями банковских чеков, и содержит всю необходимую информацию. На большинстве из них будет отображаться название вашей компании, имя и адрес сотрудника, номер и дата чека, а также название и адрес банка. После того, как чеки будут напечатаны, запечатайте их в конверт с двойным окном, чтобы были видны адреса назначения и возврата, примените соответствующие почтовые расходы и отправьте их по почте. Этот процесс можно упростить, используя услугу расчета заработной платы, которая в некоторых случаях включает доставку зарплаты.

    Прямой депозит в сравнении с платежными картами

    Печатные чеки о зарплате были проверенным и надежным методом компенсации в течение многих лет, но благодаря технологиям существуют более эффективные и менее дорогие способы оплаты труда ваших сотрудников. Сегодня используются два таких метода: прямой депозит и платежные карты.

    Прямой депозит Электронный перевод денег с вашего расчетного банковского счета на личный банковский счет сотрудника. Транзакция происходит мгновенно, и большинство банков не взимают за нее плату. По этим причинам прямой депозит превзошел печатные чеки в качестве предпочтительного метода оплаты. Однако у сотрудников должен быть действующий банковский счет, и иногда на его открытие может уйти до двух недель.

    Более новый способ оплаты, который становится все более популярным, — дебетовые карты предоплаты или зарплатные карты. Они идеально подходят для работников, у которых нет банковского счета, но которые хотят получить немедленный доступ к своей зарплате.

    Какой бы способ оплаты труда вы ни выбрали для своих сотрудников, обязательно ознакомьтесь со всеми требованиями штата. Большинство из них допускают электронные платежи, но, как правило, это не единственный вариант.

    Как я могу улучшить процесс расчета заработной платы?

    Долгие часы, потраченные на административную работу и ответы на письма от IRS или судебные постановления о наложении ареста на заработную плату, являются красноречивыми признаками того, что ваш процесс начисления заработной платы нуждается в некоторых улучшениях. Вот несколько советов по оптимизации вашей работы:

    1. Унифицируйте периоды оплаты
      Оплата труда разных категорий работников по разным графикам (т. е. почасовая оплата труда еженедельно, а наемным работникам — раз в полгода) усложняет начисление заработной платы. Найдите период оплаты, который соответствует законам штата и лучше всего подходит для всей вашей рабочей силы.
    2. Инвестируйте в программное обеспечение для расчета заработной платы
      Автоматизированные функции, доступные в программном обеспечении для расчета заработной платы, устраняют повторяющиеся задачи, такие как ручной ввод данных. Это снижает количество ошибок, экономит время и повышает соответствие требованиям.
    3. Интеграция вашего расчета заработной платы с другими процессами
      Многие типы программного обеспечения для расчета заработной платы могут быть легко интегрированы с табельными часами и бухгалтерскими книгами. Когда эти операции синхронизированы, у вас могут быть более точные расчеты заработной платы.
    4. Использование цифровых решений для хронометража
      Бумажные табели часто приводят к ошибкам. Программное обеспечение для учета рабочего времени использует биометрическую идентификацию для предотвращения мошенничества и автоматически подсчитывает отработанные часы.
    5. Будьте в курсе нормативных требований
      Законы, регулирующие начисление заработной платы и трудоустройство, постоянно меняются. Оставаясь в курсе последних изменений законодательства, вы сможете соблюдать требования и избежать дорогостоящих штрафов.
    6. Работа с поставщиком услуг по расчету заработной платы
      Часто самый надежный способ улучшить процесс расчета заработной платы — это работать с поставщиком, который может заниматься всеми аспектами расчета заработной платы от вашего имени. Вы можете быть спокойны, зная, что вашим сотрудникам платят вовремя, а налоги исчисляются правильно.

    Часто задаваемые вопросы об обработке платежных ведомостей

    Узнайте, что другие работодатели спрашивают об обработке платежных ведомостей:

    Сколько времени занимает обработка платежных ведомостей?

    Метод, который вы выберете для расчета заработной платы, будет определять, сколько времени это займет. Ручные расчеты могут занять от нескольких часов до нескольких дней, в зависимости от того, сколько у вас сотрудников и законов, которые вы должны соблюдать. Если вы представляете крупный бизнес, работающий за пределами штата, такой способ расчета заработной платы обычно невозможен. Более эффективным подходом является использование программного обеспечения для расчета заработной платы, которое может выполнять расчет заработной платы за считанные минуты благодаря автоматизации.

    Что такое полный цикл расчета заработной платы?

    Промежуток времени между днями выплаты заработной платы называется циклом начисления заработной платы. Это может быть как неделя, так и месяц. В течение этого периода происходит несколько повторяющихся шагов:

    • Сотрудники работают и отслеживают свое рабочее время
    • Валовая заработная плата рассчитывается на основе почасовой оплаты труда
    • Налоги и другие отчисления удерживаются из заработной платы
    • Чистая заработная плата выплачивается работникам чеком, прямым депозитом или платежной картой

    Что такое сквозная обработка платежной ведомости?

    Сквозная обработка расчета заработной платы объединяет расчет заработной платы с другими аспектами управления персоналом, такими как оценка производительности, обучение, планирование, льготы и компенсации. Установив эту связь, вы можете улучшить коммуникацию, ведение документации, аналитику и эффективность на протяжении всего жизненного цикла сотрудников.

    Почему важен процесс расчета заработной платы?

    Обработка расчета заработной платы важна, так как задержка оплаты труда сотрудников или неправильная декларация налогов могут привести к штрафам и процентам по налоговым задолженностям. Ненадежный расчет заработной платы также может повредить моральному духу сотрудников и запятнать вашу деловую репутацию. Когда вы рассматриваете эти разветвления, часто лучше выделить необходимые ресурсы, будь то время или деньги, чтобы убедиться, что вы правильно получаете заработную плату.

    Что необходимо для расчета заработной платы?

    Перед тем, как вы наймете своего первого работника, необходимо внедрить процесс расчета заработной платы. Как правило, вам потребуется:

    • Подать заявку на получение федерального идентификационного номера работодателя (EIN)
    • Получить идентификационный номер государственного и местного налогоплательщика, если применимо
    • Сбор налоговых документов сотрудников (Форма W-4, Форма I-9 и Форма W-9)
    • Открыть банковский счет специально для оплаты труда сотрудников и уплаты налогов
    • Нанять или назначить менеджера по расчету заработной платы
    • Разработка графика расчета заработной платы
    • Создать политику расчета заработной платы компании

    Какие существуют виды обработки платежных ведомостей?

    Когда дело доходит до расчета заработной платы, у вас есть несколько вариантов на выбор, в зависимости от размера вашего бизнеса и индивидуальных потребностей.

Об авторе

alexxlab administrator

Оставить ответ